10.1 Plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording 2021

Van de uitgevoerde verbijzonderde interne controles worden schriftelijke rapportages gemaakt. Het concept van de rapportages wordt eerst besproken met de betrokken medewerkers en daarna per email verstuurd naar de medewerkers en de betrokken domeinmanager, met het verzoek om hierop desgewenst te reageren. Uiteraard staat ook de mogelijkheid van mondeling overleg en toelichting open. De ontvangen reacties worden verwerkt in het controleverslag. De controller voorziet de reacties van commentaar. 3. De frequentie waarmee de verbijzonderde interne controles worden uitgevoerd en het continue karakter van deze controles. De interne controles worden opgevolgd door de verbijzonderde interne controles. Deze controles vinden plaats gedurende het hele jaar. In de loop van het jaar worden de financieel relevante processen zoveel als mogelijk op de voet gevolgd om mogelijke afwijkingen in een zo vroeg mogelijk stadium te ontdekken. Per proces wordt het controledossier stapsgewijs gevoed met documenten en bevindingen. Bij het vaststellen van fouten wordt direct teruggekoppeld naar de betrokken medewerker(s) en eventueel de leidinggevende. 4. Welke controlemiddelen worden gebruikt. De audit-trail moet duidelijk zijn. In het controleverslag wordt vastgelegd wat de omvang van de te controleren massa is en op welke wijze dit integraal of bij steekproef wordt gecontroleerd.

De gegevensbestanden, de daarin gecontroleerde elementen en de documenten die daarop betrekking hebben worden in het controledossier bewaard. Door middel van controlelijsten in Excel wordt een overzicht gegeven van de gecontroleerde items en bevindingen. Op jaarbasis worden bij verschillende processen controles uitgevoerd op de aansluiting tussen jaarrekening, administratie en subadministraties. De resultaten van deze totaalcontroles en verschillenanalyses worden gedocumenteerd in het controledossier. 5. Waarom zijn juist deze verbijzonderde interne controles uitgevoerd en waarom deze omvang en de timing. In het controleverslag wordt de vorm, omvang en timing van de werkzaamheden gemotiveerd op basis van de financiële omvang en risico’s van de betreffende processen. Over het algemeen is sprake van een jaarlijks herhalend stramien van controlewerkzaamheden. Aan de hand van bevindingen in voorgaande jaren of bevindingen in de lopende controle kan de inrichting en omvang van de controle worden aangepast. Plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording 2021