C25a Bijlage - rapport onderzoek gevolgen uittreding Zandvoort uit GBKZ 2026000648.pdf
Tekst van het document
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
1/34
ONDERZOEK
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ Intern vertrouwelijk - 3 oktober 2025 Daniël Huisman, Kirsten Schaafstra en Theo van Vliet (ANG)
GRONDLEGGER VAN VOORUITGANG
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
2/34
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 ...................................................................................................................... 3 Inleiding........................................................................................................................... 3 1.1
Context en aanleiding ..................................................................................... 3
1.2
Doel van de opdracht ...................................................................................... 3
1.3
Gehanteerde uitgangspunten voor compensatie ............................................. 3
1.4
Aanpak ........................................................................................................... 5
1.5
Leeswijzer ...................................................................................................... 5
Hoofdstuk 2 ...................................................................................................................... 6 Structurele gevolgen uittreden Zandvoort ........................................................................ 6 2.1
Inleiding ......................................................................................................... 6
2.2
Huidige begroting GBKZ .................................................................................. 6
2.3
Aandeel gemeente Zandvoort in de huidige begroting GBKZ ........................... 7
2.4
Structureel financieel effect van het uittreden Zandvoort voor overblijvende deelnemers GBKZ ..................................................................... 7
Hoofdstuk 3 .................................................................................................................... 13 Bepaling compensatie .................................................................................................... 13 3.1
Inleiding ....................................................................................................... 13
3.2
Project/aanloopkosten bij GBKZ vóór 1-1-2027 ........................................... 13
3.3
Projectkosten bij GBKZ en Bloemendaal ná 1.1.2027 .................................... 14
3.4
Desintegratie- en frictiekosten GBKZ ............................................................ 15
3.5
Incidentele kosten niet bij GBKZ ................................................................... 19
Hoofdstuk 4 .................................................................................................................... 20 Conclusies en aanbevelingen .......................................................................................... 20 4.1
Inleiding ....................................................................................................... 20
4.2
Conclusies..................................................................................................... 20
4.3
Aanbevelingen .............................................................................................. 24
Bijlage 1.
Overige cijfermatige overzichten .................................................................. 26
Bijlage 2.
Berekenings-systematiek frictiekosten ......................................................... 30
Bijlage 3.
Aanvullende afspraak frictiekosten ............................................................... 33
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
3/34
HOOFDSTUK 1
Inleiding 1.1
Context en aanleiding
In 2024 hebben Berenschot en ANG onderzocht in hoeverre GBKZ voldoende toekomstbestendig is. Hoewel dat onderzoek aangaf dat GBKZ voldoende toekomstbestendig is, heeft het college van de gemeente Zandvoort besloten de aanbeveling op te volgen toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Cocensus verder uit te werken. Het college van de gemeente Zandvoort heeft daarop op 26 november 2024 besloten het voornemen te hebben per 31 december 2026 uit de gemeenschappelijke regeling GBKZ te treden en toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling Cocensus per 1 januari 2027. De gemeente Zandvoort heeft aan de centrumgemeente Bloemendaal gevraagd om de voorbereidingen hiervoor in gang te zetten. In de gemeenschappelijke regeling GBKZ (artikel 11 lid 4 t/m 7) is opgenomen dat de financiële gevolgen van uittreding voor rekening van de uittredende gemeente komen. Voorafgaand aan die uittreding wordt door de deelnemende gemeenten gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige over de vast te stellen financiële gevolgen. Het advies van deze deskundige is voor de gemeenten bindend. Berenschot vervult in deze opdracht de rol van extern deskundige.
1.2
Doel van de opdracht
Om de financiële gevolgen van de uittreding in kaart te brengen, beantwoorden wij in dit rapport de volgende vijf onderzoeksvragen: 1.
In welke omvang kunnen de kosten van GBKZ worden gereduceerd door het wegvallen van het
2.
Advies over de termijn waarover de compensatie strekt en of er sprake kan zijn van een
takenpakket voor Zandvoort en welke kosten blijven over om te worden gecompenseerd; afbouw gedurende de termijn. En zo ja, welke mate van afbouwen er voor de verschillende soorten kosten reëel zijn; 3.
Advies over de kosten in 2025 en 2026 voor GBKZ voor het bijdragen aan het uittredingsproces;
4.
Advies over de wel of niet te verwachten effecten op de kosten van GBKZ voor de andere deelnemende gemeenten;
5.
Advies over de gewenste omvang en inrichting van GBKZ zonder Zandvoort en de daarbij behorende kosten.
1.3
Gehanteerde uitgangspunten voor compensatie
In deze paragraaf gaan we in op de gehanteerde uitgangspunten voor de compensatie. De nu volgende tabel laat zien welke soorten kosten we berekenen en het gehanteerde uitgangspunt voor de compensatie.
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
4/34
Categorie
Kostenpost
Uitgangspunt compensatie
1. Projectkosten bij GBKZ vóór 1.1.2027 (uittredingsproces)
•
Op basis van werkelijke/ aantoonbare kosten (bijvoorbeeld facturen)
2. Projectkosten bij GBKZ ná 1.1.2027
Oude jaren en archief:
• • •
• •
3. Afbouw begroting GBKZ: desintegratieen frictiekosten
• • •
Projectcoördinatie aan de kant van GBKZ/ Bloemendaal Externe inhuur t.b.v. ondersteuning 'going concern' en/of begeleiding transitie Kosten opwerken belastingbestanden Personeelsadvies/ arbeidsrechtelijk advies
Afhandeling ‘oude jaren’ invordering en bezwaren/ beroepen Raadpleegfunctie niet geconverteerde (historische) data Frictiekosten: afbouw vaste formatie Desintegratiekosten: afbouw overhead Bloemendaal ICT-softwarekosten (applicaties) die niet direct komen te vervallen
Op basis van werkelijke/ aantoonbare kosten (bijvoorbeeld facturen)
5 jaars afbouwschema voor kosten die niet direct vervallen (in totaal 300% van de jaarlijkse kosten); zie toelichting onderaan de tabel
Voor de compensatie inzake de afbouw van de begroting van GBKZ hanteren we uitgangspunten die vergelijkbaar zijn met de uitgangspunten die gehanteerd zijn bij het uittreden van Haarlemmerliede en Spaarnwoude in 2018. Het gaat om de volgende uitgangspunten (rekenregels): •
Peildatum voor de compensatie is begroting 2024. Bij de analyse van de begroting 2024 wordt onderscheid gemaakt tussen: -
Kosten die direct vervallen, bijvoorbeeld inhuurkosten. Deze kosten worden niet gecompenseerd.
-
Kosten die niet direct vervallen. Doordat deze kosten niet direct vervallen ontstaat er een financieel dekkingsvraagstuk voor de twee achterblijvende gemeenten na het uittreden van Zandvoort. Het gaat dan met name om boventalligheid van de vaste formatie en de afbouw van de overhead van de gemeente Bloemendaal. Deze kosten worden wel gecompenseerd.
•
Voor de kosten die niet direct vervallen wordt het aandeel van Zandvoort in de kosten (begroting) GBKZ bepaald op basis van de kostenverdeelsleutel. 1 Voor de compensatie van de kosten die niet direct vervallen wordt gerekend met een 5 jaars afbouwschema. Het bij Haarlemmerliede en Spaarnwoude gehanteerde (en in deze opdracht te hanteren) afbouwschema ziet er als volgt uit.
In hoofdstuk 3 gaan we aan de hand van deze uitgangspunten de omvang van de compensatie berekenen. De berekening van de compensatie vindt plaats op basis van de begroting 2024. Bij de uiteindelijke uittreding per 1 januari 2027 zal hierop een inflatiecorrectie worden toegepast. Hierbij wordt aangesloten bij de indexatiemethodiek van de gemeente Bloemendaal; deze is namelijk leidend voor (de begroting van) GBKZ. Voor de bepaling van het loon- en prijsniveau maakt de gemeente
1 Het gaat hierbij om de begroting exclusief de kostenposten die één op één met de gemeenten worden afgerekend.
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
5/34
Bloemendaal gebruik van de meest recente cijfers van het Centraal Planbureau (CPB). Daarbij wordt onderscheid gemaakt in loonkostenontwikkeling en prijsontwikkeling van goederen en diensten.2
1.4
Aanpak
De aanpak voor dit onderzoek zag er in hoofdlijnen als volgt uit. Ter begeleiding van de opdracht zijn bij de start en gedurende het proces gesprekken gevoerd met de ambtelijk opdrachtgevers van Bloemendaal, Heemstede en Zandvoort. Voor het verzamelen van de benodigde gegevens zijn gesprekken gevoerd met GBKZ, de gemeente Zandvoort en Cocensus. Op basis hiervan is een conceptrapportage opgesteld die op 12 juni wordt besproken met de ambtelijk opdrachtnemer.
1.5
Leeswijzer
De rapportage is als volgt opgebouwd. In hoofdstuk 2 staan we stil bij de structurele financiële effecten van de uittreding van de gemeente Zandvoort uit GBKZ. In hoofdstuk 3 lichten we de berekening van het compensatiebedrag toe. Lezers met weinig tijd adviseren wij om hoofdstuk 4, met de conclusies en aanbevelingen, eerst te lezen. De hoofdstukken 2 tot en met 4 bevatten nadere onderbouwing van de conclusies. Na oplevering van deze rapportage door Berenschot hebben de drie gemeenten aanvullende afspraken gemaakt over de verrekening van de personele frictiekosten. Deze afspraken treft u aan in bijlage 3.
2 In de kadernota 2025 van de gemeente Bloemendaal staat dat voor de loonontwikkeling een percentage van 4,75% wordt aangehouden en voor de prijsontwikkeling van goederen en diensten een percentage van 2,2%.
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
6/34
HOOFDSTUK 2
Structurele gevolgen uittreden Zandvoort 2.1
Inleiding
In dit hoofdstuk geven wij eerst inzicht in de huidige situatie van GBKZ - waaronder de productieaantallen, formatie, bezetting en begroting – en vervolgens de structurele gevolgen die de uittreding van Zandvoort hierop heeft. We focussen ons in de eerste plaats op de begrotingsruimte die GBKZ overhoudt als de bijdragen van Bloemendaal en Heemstede gelijk blijven. Vervolgens kijken we naar de niet direct beïnvloedbare werklast, kosten en de benodigde formatie na het uittreden. Zo maken we inzichtelijk welke begrotingsruimte nodig is na het uittreden van Zandvoort. Door dit te vergelijken met de begrotingsruimte die overblijft bij gelijkblijvende bijdragen van Bloemendaal en Heemstede maken we inzichtelijk wat de structurele gevolgen zijn van het uittreden van Zandvoort op de werklast en de begroting van GBKZ.
2.2
Huidige begroting GBKZ
De begroting van GBKZ zag er in 2024 als volgt uit: Tabel 1. Begroting GBKZ 2024 Gemeenschappelijk budget
Begroting 2024
Personeelslasten volgens byl.1(K)
€ 1.568.087
Inhuur ext. pers. Belastingen(K)
€ 144.705
Overige kosten(K)
€ 23.359
Kosten heffingen(K)
€0
Kosten invordering(K)
€0
Kosten WOZ(K)
€0
Ondersteuning Civision(K)
€ 246.264
xxllnc waarderen(K)
€ 91.987
Uitw. Informatiebeleidsplan(K)
€0
Afschrijving kosten informatieplan
€ 34.187
Aandeel overhead (DAR tarief)(K)
€ 635.050
Totaal
€ 2.743.639
We tonen hier de gemeenschappelijke budgetten in de begroting van GBKZ, omdat die door middel van een kostenverdeelsleutel worden toegerekend aan de drie gemeenten. Kosten die door GBKZ enkel worden begroot per individuele gemeente, laten we hier niet zien. Dat komt omdat de kosten die voor Zandvoort individueel worden begroot en afgerekend geen invloed hebben op de toekomstige begroting en jaarrekening van Bloemendaal en Heemstede; wij begrijpen dat die posten met Zandvoort worden afgerekend op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten.
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
2.3
7/34
Aandeel gemeente Zandvoort in de huidige begroting GBKZ
Om vast te kunnen stellen wat het structurele financiële effect is van het uittreden van de gemeente Zandvoort, brengen we eerst in kaart welk deel van de begroting weg zou vallen per 1 januari 2027. We baseren ons daarbij op de begroting met prijspeil 2024. In de begroting van 2024 bedroeg het totale aandeel van de gemeente Zandvoort € 1.030.165. Dat is 37,5% van de begroting van GBKZ. De begrotingsbudgetten zijn niet nader gespecificeerd per gemeente. Om per budget te kunnen vaststellen wat het aandeel van Zandvoort daarin is, passen wij het aandeel van de gemeente Zandvoort in de totale begroting 2024 (37,5%) per budget toe. We tonen als uitgangspunt de begroting van GBKZ inclusief het aandeel van Zandvoort en vergelijken daarmee de begroting zonder Zandvoort per 1 januari 2027 (prijspeil 2024). We maken ten opzichte van de begroting van 2024 één aanpassing. De investering in het informatieplan is per 2025 afgeschreven. Dit budget wordt daarom niet meegenomen in de begroting per 1-1-2027. In totaal bedraagt de begroting van GBKZ na het uittreden van Zandvoort en exclusief de afschrijving van het informatieplan € 1.692.123. Tabel 2. Begroting GBKZ 2024 in- en exclusief het aandeel van de gemeente Zandvoort
Gemeenschappelijk budget
Huidige begroting GBKZ incl. Zandvoort (prijspeil 2024)
Begroting GBKZ na uittreden Zandvoort (prijspeil 2024)
Verschil
Personeelslasten volgens byl.1(K)
€ 1.568.087
€ 979.311
-€ 588.776
Inhuur ext. pers. Belastingen(K)
€ 144.705
€ 90.372
-€ 54.333
Overige kosten(K)
€ 23.359
€ 14.588
-€ 8.771
Kosten heffingen(K)
€0
€0
€0
Kosten invordering(K)
€0
€0
€0
Kosten WOZ(K)
€0
€0
€0
Ondersteuning Civision(K)
€ 246.264
€ 153.798
-€ 92.466
xxllnc waarderen(K)
€ 91.987
€ 57.448
-€ 34.539
€0
€0
€0
Uitw. Informatiebeleidsplan(K) Afschrijving kosten informatieplan
€ 34.187
€0
-€ 34.187
Aandeel overhead (DAR tarief)(K)
€ 635.050
€ 396.605
-€ 238.445
Totaal budgetten
2.4
€ 2.743.639
€ 1.692.123 -€ 1.051.516
Structureel financieel effect van het uittreden Zandvoort voor overblijvende deelnemers GBKZ
Hierboven hebben we aangegeven welk deel van de budgetten uit de begroting wegvallen met het uittreden van de gemeente Zandvoort. Daarbij gaan we uit van een gelijkmatige procentuele vermindering (37,5%) over alle budgetten. In de praktijk zullen echter niet alle werkzaamheden, en daarmee de bijbehorende budgetten, op dezelfde wijze af te schalen zijn. Zo worden de kosten voor belasting-specifieke software niet op basis van werklast maar op basis van inwoneraantal berekend. Ook kan het zo zijn dat de werklast bij de verschillende teams van GBKZ anders verdeeld is over de drie gemeenten (dan waar het algemene percentage budget rekening mee houdt) of er blijven werkzaamheden doorlopen die niet evenredig kunnen worden afgeschaald. Zo kunnen er verschillen ontstaan in de benodigde budgetten ten opzichte van de begrotingsruimte die overblijft zonder aanpassingen.
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
8/34
Hieronder tonen wij die verschillen. In de volgende paragrafen lichten wij per post in de tabel toe waardoor de verschillen ontstaan. Tabel 3. De begrotingsruimte van GBKZ na het uittreden van de gemeente Zandvoort ten opzichte van de benodigde budgetten per 1 januari 2027 Begrotingsruimte GBKZ na uittreden Z’voort (prijspeil 2024)
Benodigde begroting GBKZ na uittreden Z’voort (prijspeil 2024)
Structureel financieel effect/ meerkosten
Personeelslasten volgens byl.1(K)
€ 979.312
€ 999.150
€ 19.838
Inhuur ext. pers. Belastingen(K)
€ 90.372
€ 92.540
€ 2.168
Overige kosten(K)
Gemeenschappelijk budget
€ 14.588
€ 3.929
-€ 10.659
Kosten heffingen(K)
€0
€0
€0
Kosten invordering(K)
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Ondersteuning Civision(K)
€ 153.798
€ 183.898
€ 30.099
xxllnc waarderen(K)
€ 57.448
€ 60.354
€ 2.906
Uitw. Informatiebeleidsplan(K)
€0
€0
€0
Afschrijving kosten informatieplan
€0
€0
€0
Kosten WOZ(K)
€ 396.605
€ 401.649
€ 5.044
€ 1.692.123
€ 1.741.519
€ 49.396
Aandeel overhead (DAR tarief)(K) Totaal budgetten
2.4.1
Benodigde formatie en personeelslasten
We gaan nu in op het effect van het uittreden van Zandvoort op de benodigde formatie en de personeelslasten van GBKZ. We maken daarbij onderscheid tussen de formatie van de productieafdelingen (WOZ, Heffen en Invorderen) en de formatie van de indirecte functies (management, beleid en applicatiebeheer). Formatie productieafdelingen Om te bepalen welke formatie nodig blijft na het uittreden van Zandvoort, kijken we bij de productieafdelingen in de eerste plaats naar de huidige productiecijfers van de werklastbepalende factoren per proces. Voor het programma WOZ is de werklastbepalende factor het aantal objecten per gemeente, voor het programma Heffen gaat het om het aantal aanslagregels en voor het programma Invordering betreft het aantal aanslagbiljetten (zie ook bijlage 1). Op de productiecijfers voeren we twee correcties uit: •
GBKZ heeft de Invordering van naheffingsaanslagen parkeerbelasting voor buitenlandse kentekens uitbesteed. Die aanslagbiljetten leveren dus minimale werklast op voor de werknemers van GBKZ. We laten daarom de aanslagbiljetten parkeerbelasting voor buitenlandse kentekens buiten beschouwing bij het vaststellen van de werklast bij GBKZ voor het programma Invordering.
•
De functie van ‘poortwachter’ bij het programma Heffen bestaat uit het boeken van inkomende stukken en deze toewijzen aan behandelaren. Het overgrote deel van deze werkzaamheden heeft betrekking op de uitvoering van het programma WOZ. De werklast van deze functie wordt daarom vastgesteld op basis van het percentage van het programma WOZ (en niet op basis van het programma Heffen).
We stellen op basis van deze gegevens per programma vast welk aandeel de gemeente Zandvoort heeft in de werklast. Om de benodigde formatieruimte na 1 januari 2027 te bepalen, verminderen we de formatie per programma met het percentage werklast dat aan Zandvoort is toe te rekenen. We komen dan op het volgende overzicht uit:
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
9/34
Tabel 4. Formatie van de productieafdelingen van GBKZ in de begroting voor en na het uittreden van de gemeente Zandvoort Formatie (begroting 2024)
Aandeel Zandvoort
Formatie na uittreden Z’voort (begroting 2024)
WOZ
5,92
32%
4,01
Heffingen
5,17
Poortwachter
0,83
32%
0,56
Overige functies
4,34
42%
2,54
Invordering
2,39
50%
1,20
Totaal formatie
13,48
O.b.v. begroting 2024
3,10
8,31
GBKZ geeft aan de werkzaamheden van de productieafdelingen gelijk met de werklastverdeling te kunnen afschalen. Daardoor verwachten zij ook geen verschil tussen de benodigde formatie ten opzichte van de formatieruimte die overblijft in de begroting na het uittreden van de gemeente Zandvoort. Formatie management, beleid en applicatiebeheer Om te bepalen welk aandeel Zandvoort heeft in de formatie van de indirecte functies buiten de productieafdelingen - zoals afdelingshoofd, functioneel beheer, juridische functies en administratie - kunnen we niet direct de productiecijfers toepassen. Daarom bepalen we het aandeel van Zandvoort in de formatie van deze functies als volgt. In totaal bestaat de formatie voor de indirecte functies van GBKZ uit 4,67 fte. Het totale budget voor deze functies bedraagt € 440.058. De kosten van deze indirecte functies worden door GBKZ naar de productieafdelingen toegerekend. Dit gebeurt door het totaal van kosten van deze functies te verdelen op basis van de verhoudingen tussen het aantal fte in de productieafdelingen. De door GBKZ toegerekende budgetten voor de functies management, beleid en applicatiebeheer (MAB) schalen we vervolgens op dezelfde manier af als de formatiebudgetten voor de productieafdelingen, dat wil zeggen op basis van werklast.
Het resterende budget voor de functies management, beleid en applicatiebeheer rekenen we terug naar een aantal fte. Dat doen we door het resterende budget af te zetten tegen de gemiddelde kosten per fte voor de functies management, beleid en applicatiebeheer. Dan resteert in totaal 2,92 fte voor deze functies in de begroting zonder Zandvoort (zie de betreffende tabel in bijlage 1). Wanneer we al deze functies evenredig afschalen blijkt dat de formatieruimte op sommige functies ontoereikend is om de resterende werklast te kunnen opvangen. Dat is met name het geval voor applicatiebeheer. Voor applicatiebeheer zijn de productieaantallen van GBKZ minder van invloed op de totale werklast. Voor het beheer van de applicaties zijn grotendeels dezelfde werkzaamheden – in omvang en in aard – nodig na het uittreden van Zandvoort. Daarom schatten wij in dat de benodigde formatie voor deze functie nagenoeg ongewijzigd blijft. GKBZ geeft aan dat hiervoor vooralsnog tenminste 0,8 fte benodigd blijft. We komen dan uit op het volgende overzicht van de benodigde indirecte formatie na het uittreden van Zandvoort. Tabel 5. Begrotingsruimte voor de formatie van de indirecte functies ten opzichte van de benodigde formatie
O.b.v. begroting 2024 Management
0,67
Formatie in begroting na uittreden Z’voort 0,42
Applicatiebeheer
0,83
0,52
0,80
Overige functies (incl. juridische werkzaamheden)
3,17
1,98
1,95
Totaal
4,67
2,92
3,17
Huidige formatie
Benodigde formatie na uittreden Z’voort 0,41
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
10/34
Totale benodigde formatie Een gecombineerd overzicht van bovenstaande berekeningen laat zien wat de benodigde formatie van GBKZ is na het uittreden van de gemeente Zandvoort: Formatie in begroting na uittreden Z’voort
Benodigde formatie na uittreden Z’voort (begroting 2024)
Management
0,42
0,42
0
Applicatiebeheer
0,52
0,80
0,28
Overige functies (incl. juridische werkzaamheden)
1,98
1,95
-0,03
WOZ
3,70
4,01
0,31
Heffingen
3,23
3,10
-0,13
Poortwachter
0,52
0,56
0,04
Overige functies
2,71
2,54
-0,17
O.b.v. begroting 2024
Verschil
Invordering
1,49
1,20
-0,29
Totaal formatie
11,34
11,48
0,14
Benodigde formatie na uittreden Zandvoort ten opzichte van resterend budget Op basis van bovenstaande analyse is de benodigde totale formatie van GBKZ na 1 januari 2027 0,14 fte hoger dan de formatieruimte na het uittreden van de gemeente Zandvoort. Vanwege verschuivingen in het budget ten opzichte van de werklast, heeft dat bij verschillende afdelingen een positief of juist negatief effect. Uiteindelijk is het totale structurele financiële effect voor GBKZ (en dus voor de achterblijvende gemeenten Bloemendaal en Heemstede) € 19.838. Tabel 6. Structurele meerkosten voor de benodigde formatie ten opzichte van de begrotingsruimte van GBKZ zonder Zandvoort Formatiebudget (begroting na uittreden Z’voort) € 274.828
Formatiebudget nodig na uittreden Zandvoort
Structureel verschil /meerkosten
€ 298.104
€ 23.276
WOZ
€ 341.914
€ 371.140
€ 29.226
Heffingen
€ 248.769
€ 238.736
€ -10.033
Management, beleid en applicatiebeheer3
Invordering
€ 113.801
€ 91.170
€ -22.631
Totaal formatie
€ 979.312
€ 999.150
€ 19.838
2.4.2
Overhead
Het budget voor overhead voor GBKZ wordt vastgesteld op basis van het DAR-tarief. Dat tarief bedraagt in de begroting van 2024 € 34.989 per fte. Op basis van de benodigde formatie van GBKZ (11,48 fte - zie hierboven), bedragen de overheadkosten na het uittreden van Zandvoort € 401.649. Op basis van het prijspeil van 2024 is dat een structureel verschil van ongeveer € 5.000 per jaar extra ten opzichte van de begroting van GBKZ zonder de bijdrage van Zandvoort. Het verschil komt voort uit de formatie voor applicatiebeheer die niet volledig af te schalen is in lijn met de verminderde werklast.
3 Dit betreft de functies van afdelingsmanager, applicatiebeheerder, juridisch medewerker en medewerker bedrijfsvoering & control.
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
2.4.3
11/34
Kosten inhuur
GBKZ huurt voor verschillende soorten werkzaamheden personeel in. Het gaat dan om het behandelen van bezwaren en beroepen en ook om de inhuur van specifieke expertise voor het waarderen van niet-woningen, herwaarderingen of invorderingswerkzaamheden. Op basis van de jaarrekening van 2024 hebben wij per inhuurpost gekeken in hoeverre de werkzaamheden zijn af te schalen na het vertrek van de gemeente Zandvoort uit GBKZ. Om tot een bedrag in de begroting te komen, hebben wij het bedrag dat in de jaarrekening van 2024 overblijft voor GBKZ afgezet tegen de totale kosten voor inhuur in de jaarrekening. Daaruit volgt dat 64% van de kosten voor inhuur blijft bestaan na het uittreden van de gemeente Zandvoort uit GBKZ. Uiteindelijk betekent dit in termen van de begroting dat we een klein verschil verwachten tussen de begroting van ingehuurd personeel voor GBKZ met en zonder Zandvoort. Op basis van het prijspeil van 2024 bedraagt het verschil ruim € 2.100. Niet verbonden aan het uittreden van Zandvoort, maar wel van belang voor de toekomstige ontwikkelingen bij GBKZ, is het volgende. De kosten voor ingehuurd personeel kunnen per jaar flink verschillen. Dit heeft met name met de werklast voor bezwaren en beroepen te maken. De afgelopen jaren zien we dat er landelijk sprake was van een grote stijging in het aantal bezwaren, met name voor de WOZ.
Dit bracht grote hoeveelheden werk met zich mee en daardoor een grotere behoefte aan ingehuurd personeel om de werkvoorraad weg te werken. Alhoewel het aantal bezwaren en bijgevolg het aantal beroepen weer lijkt te dalen in 2024, blijft de werklast voor bezwaren en beroepen een onzekere factor in de toekomst. Daarmee kan ook het benodigde ingehuurde personeel in de toekomst gaan verschillen van de inschatting die wij nu maken op basis van de begroting en jaarrekening 2024.
2.4.4
ICT software (applicaties)
GBKZ maakt gebruik van verschillende softwarepakketten voor het uitvoeren van haar werkzaamheden. De voornaamste pakketten die terug te vinden zijn op de begroting van GBKZ zijn CiVision (van PinkRoccade) en xxllnc waarderen. De kosten voor deze software wordt met name bepaald door het inwoneraantal van de gemeenten (zie bijlage 1). In de begroting en de jaarrekening van GBKZ worden deze kosten echter verrekend tussen de gemeenten op basis van de werklast. Aangezien er een verschil bestaat tussen de relatieve werklast per gemeente en de inwoneraantallen per gemeenten, zijn de ICT softwarekosten van GBKZ na het uittreden van Zandvoort anders dan het resterende budget dat in de huidige begroting aan Zandvoort wordt toegeschreven. Hieronder staat onze inschatting hoe de verdeling op basis van werklast zich verhoudt tot de verdeling op basis van inwoneraantal. Tabel 7. Kosten CiVision en xxllnc waarderen na uittreding Zandvoort ten opzichte van begrotingsbudget
Softwarepakket
GBKZ begroting Kosten o.b.v. na uittreding verhouding Zandvoort inwoneraantal (prijspeil 2024) (prijspeil 2024)
Verschil (structureel effect/ meerkosten)
PinkRoccade (CiVision)
€ 153.798
€ 183.897,6
€ 30.099
xxllnc waarderen
€ 57.448
€ 60.353,7
€ 2.906
€ 211.246
€ 244.251
€ 33.005
Totaal
Daarbij blijven de kosten (op basis van inwoneraantal) voor Bloemendaal en Heemstede gelden na het uittreden van de gemeente Zandvoort.
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
12/34
De aanbieder van het softwarepakket xxllnc waarderen heeft bevestigd dat de kosten worden aangepast op basis van het inwoneraantal van de gemeenten. De software die GBKZ afneemt van PinkRoccade bestaat uit verschillende pakketten. 4 Het is onzeker in hoeverre alle pakketten af te schalen zijn op basis van het inwoneraantal en tegen welke prijs. In bovenstaande berekening zijn wij uitgegaan van een vermindering van de kosten voor CiVision tegen het huidige tarief en met de relatieve inwoneraantallen van 2024. GBKZ is momenteel in overleg met PinkRoccade over aanpassingen in de dienstverlening en neemt daarin de gevolgen van het uittreden van de gemeente Zandvoort mee voor de berekening van de jaarlijkse (software)kosten. Wij begrijpen dat er ten tijde van het onderzoek nog geen informatie beschikbaar is over de exacte kosten van CiVision na 1 januari 2027.
2.4.5
Overige budgetten
Overige kosten De structurele items in de begrotingspost ‘overige kosten’ betreffen met name de kosten voor uitvoering van de parkeerbelasting bij de gemeente Zandvoort. Dit betreft grotendeels portikosten (€ 17.326 in de jaarrekening 2024) en een aantal kleinere posten met betrekking tot contributies. Met het uittreden van Zandvoort vallen een belangrijk deel van deze werkzaamheden weg, waardoor de daadwerkelijke structurele begroting voor deze post voor de gemeente Bloemendaal en Heemstede lager uitvalt. In de berekening van de begroting per 1-1-2027 houden we geen rekening met de incidentele items die onder deze begrotingspost zijn afgerekend in de jaarrekening. In 2024 viel deze kostenpost hoger uit dan begroot door een onderzoek dat uitgevoerd werd met betrekking tot de toekomstbestendigheid van GBKZ (€ 42.729). Aangezien dit eenmalige kosten betreft, nemen we deze niet mee in de berekening van de structurele effecten na het uittreden van de gemeente Zandvoort. Kosten heffingen, invordering en WOZ GBKZ neemt in haar begroting geen extra kosten op voor de programma’s heffingen, invordering en WOZ. Jaarlijks worden de kosten die onder deze posten vallen in de jaarrekening verrekend op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten.
De kosten omvatten onder andere doorlopende kosten voor abonnementen en brancheverenigingen – die niet beïnvloed worden door het uittreden van de gemeente Zandvoort – maar ook de kosten voor controles toeristenbelasting, uitbestede werkzaamheden met betrekking tot bezwaar, beroepen en kwijtscheldingsverzoeken. In de toekomstige begroting van GBKZ betekent dit dat het effect van het uittreden van Zandvoort 0 bedraagt. Het budget bedraagt ook in het huidige prijspeil immers nul. In de jaarrekening van 2024 bedroegen de totale kosten in deze drie budgetten die aan Bloemendaal en Heemstede kunnen worden toegerekend ongeveer € 33.000 (ten opzichte van in totaal € 91.033). Gelet op de aard van de kosten (denk aan eenmalige onderzoeken), is de toekomstige afrekening van de kosten in de jaarrekening van GBKZ onzeker.
4 Het gaat om de volgende pakketten: Belastingen en Kadaster, Innovatie Bel en Kadaster, Objectregistratie, Debiteurenbeheer, Integrale bedrijfsvoering en Hosting van het SAP platform.
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
13/34
HOOFDSTUK 3
Bepaling compensatie 3.1
Inleiding
In dit hoofdstuk gaan we na wat de te compenseren kosten zijn door Zandvoort als gevolg van het uittreden van de gemeente Zandvoort uit GBKZ. De nu volgende tabel geeft op hoofdlijnen inzicht in de omvang van het door Zandvoort te compenseren bedrag. Tabel 8. Overzicht van de incidentele kosten bij GBKZ5 Categorie 1. Projectkosten bij GBKZ vóór 1.1.2027 (uittredingsproces) 2. Projectkosten bij GBKZ ná 1.1.2027 3. Afbouw begroting GBKZ: desintegratie- en frictiekosten
Min (excl. btw) € 30.000 + nacalculatie
Max (excl. btw) € 60.000 + nacalculatie
Nacalculatie
Nacalculatie
€ 1.901.975+ nacalculatie
€ 1.901.975+ nacalculatie
De bovenstaande tabel laat zien dat we de te compenseren kosten hebben ingedeeld in de volgende drie categorieën: 1. De projectkosten/aanloopkosten in aanloop naar de uittreding van Zandvoort en de overdracht van de taken naar Cocensus (periode vóór 1 januari 2027). 2. Incidentele kosten van GBKZ ná uittreding van Zandvoort (na 1 januari 2027). 3. Afbouw van de begroting van GBKZ: frictie- en desintegratiekosten. Deze drie categorieën lichten we in de volgende paragrafen nader toe. Daarbij geven we aan hoe we voor sommige posten tot een berekening zijn gekomen en waarom voor andere posten deze berekening nog niet te maken valt. Tot slot geven we globaal inzicht in de aard van de incidentele kosten die naar verwachting gemaakt zullen worden bij Cocensus en de gemeente Zandvoort.
3.2
Project/aanloopkosten bij GBKZ vóór 1-1-2027
De onderstaande tabel geeft inzicht in de project/ aanloopkosten bij GBKZ vóór de overdracht van de taken naar Cocensus, inclusief een toelichting. Tabel 9. Overzicht van de project/aanloopkosten bij GBKZ vóór 1 januari 2027 Project/aanloopkosten bij GBKZ
Projectleiding aan de kant van GBKZ
5
Min (excl. btw)
Max (excl. btw)
€ 30.000
Projectleiding bij GBKZ ten behoeve van de transitie. De geschatte kosten voor inhuur zijn gebaseerd op inhuur voor 1 dag in de week in een € 40.000 periode van 30 tot 40 weken. Kosten komen ten laste van gemeente Zandvoort en worden doorbelast op basis van werkelijk gemaakte kosten (op factuurbasis)
Toelichting
Omdat er op dit moment nog sprake is van nacalculatieposten bevat de tabel geen totaalregel.
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
Project/aanloopkosten bij GBKZ
Externe inhuur t.b.v. begeleiding transitie (inhuur kan doorlopen na 1.1.27, bijvoorbeeld voor coördinatie wegwerken oude jaren) Subtotaal
Externe inhuur voor opwerken bestanden
Extra inhuurkosten t.b.v. ondersteuning ‘going concern’ als gevolg van vertrek vaste medewerkers
Min (excl. btw)
Max (excl. btw)
14/34
Toelichting
Mogelijk zijn er nog werkzaamheden nodig tijdens de transitie, zoals het wegwerken van werkzaamheden die betrekking hebben op oude jaren. De inschatting is gemaakt op basis van 1 dag €0 € 20.000 in de week voor maximaal 20 weken. Kosten komen ten laste van gemeente Zandvoort en worden doorbelast op basis van werkelijk gemaakte kosten (factuurbasis) € 30.000 € 60.000 Kosten met betrekking tot schoon door de poort/ opwerken bestanden. Eerst door GBKZ en, als het niet goed genoeg is, door Cocensus. Inschatting van de kosten is pas mogelijk na een schoon door de Nacalculatie poort meting (door Cocensus). Kosten worden doorbelast aan gemeente Zandvoort op factuurbasis. Kosten voor inhuur personeel ten behoeve van doorlopende reguliere werkzaamheden. Eventuele kosten komen ten laste van de gemeente Zandvoort Nacalculatie op basis van nacalculatie. Het gaat dan om het verschil tussen de inhuurkosten ten opzichte van formatie- en inhuurbudget (op factuurbasis)
Zoals hierboven aangegeven, is de omvang van een tweetal posten nog niet bekend: de externe inhuur voor het opwerken van de bestanden en inhuurkosten voor doorlopende werkzaamheden. We lichten nu uitgebreider toe wat deze posten inhouden: •
Externe inhuur voor het opwerken van bestanden betreft werkzaamheden die nodig zijn om de gegevens van Zandvoort (in de database van GBKZ) gereed te maken voor conversie naar het systeem van Cocensus. De omvang van deze werkzaamheden is sterk afhankelijk van de kwaliteit van de data in de gegevensbestanden van GBKZ. Dit wordt door Cocensus getest op basis van een ‘schoon-door-de-poort’ controle. 6 Op dat moment wordt dus ook meer duidelijk over de aanpassingen in de data die moeten plaatsvinden voordat de gegevens kunnen worden geconverteerd naar het systeem van Cocensus (GouwIT).
•
In de periode voor 1 januari 2027 lopen de reguliere werkzaamheden van GBKZ door. Aan de andere kant bestaat het risico dat vast (ervaren) personeel vertrekt als gevolg van de aankomende veranderingen in de organisatie en het vertrek van de gemeente Zandvoort. Om de lopende werkzaamheden uit te kunnen blijven voeren, zou dan tijdelijke inhuur van extra personeel nodig zijn. Het risico dat er sleutelfiguren uit de vaste bezetting zullen vertrekken, wordt door GBZK als laag ingeschat - maar kan niet uitgesloten worden.
3.3
Projectkosten bij GBKZ en Bloemendaal ná 1.1.2027
Na het uittreden van de gemeente Zandvoort kunnen er nog verschillende kosten verbonden zijn aan de uittreding. Ten eerste zijn er de projectkosten in de periode na uittreding van Zandvoort. Het gaat dan bijvoorbeeld om het afhandelen van overgebleven werkzaamheden met betrekking tot oude jaren – zoals beroepen die al ingepland zijn bij de rechtbank – en het inrichten van een 6 Het ervoor zorgen dat de naar de belastingapplicatie van Cocensus te converteren gegevens van Zandvoort van voldoende kwaliteit zijn valt uiteen in twee onderdelen: a. Een door Cocensus uit te voeren onderzoek naar de kwaliteit van de gegevensbestanden van GBKZ. De kosten van deze ‘schoon door de poort’ controle komen niet voor rekening van GBKZ (en nemen we dus niet mee in deze rapportage). b. Het wegwerken (‘opwerken’) van de bij het ‘schoon door de poort’ onderzoek geconstateerde omissies. Hiervoor wordt in de regel ingehuurd. Deze kosten worden op factuurbasis doorbelast aan de gemeente Zandvoort.
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
15/34
informatiesysteem waarmee niet converteerde (historische) data kan worden geraadpleegd. Hieronder lichten we toe wat deze kosten inhouden. De kosten voor het afschalen van formatie en overhead vallen hier niet onder, die specificeren we in paragraaf 3.4. Tabel 10. Overzicht van de projectkosten bij GBKZ na 1 januari 2027 Projectkosten GBKZ na uittreden Zandvoort
Toelichting
GBKZ is in overleg met PinkRoccade over aanpassingen in de dienstverlening. De kosten van deze functie worden hierin meegenomen Raadpleegfunctie (t.b.v. maar zijn nog niet bekend. Deze kosten komen voor rekening van de raadplegen historie niet gemeente Zandvoort op factuurbasis (werkelijke kosten). geconverteerde data) > 1e jaar Verder is er mogelijk een raadpleegfunctie nodig voor het WOZ-bestand vanuit xxxllnc waarderen voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld het eerste na uittreding (2027) jaar na de uittreding. Er zal nader onderzocht worden in hoeverre dit nodig is. Dit betreft kosten met betrekking tot het inrichten van een raadpleegbare database met de historische gegevens van de gemeente Zandvoort ten Kosten inrichten aparte behoeve van toekomstige werkzaamheden bij Cocensus. De kosten komen database t.b.v. archivering voor rekening van de gemeente Zandvoort op basis van werkelijke kosten (eenmalige investering) (factuurbasis). De kosten voor inrichting van een database liggen doorgaans tussen de €15.000 en € 20.000. Betreft de kosten voor de eenmalige opschoning van de databases van CiVision en ‘de makelaar’ met de gegevens van Zandvoort.7 De opschoning wordt uitgevoerd om toekomstige werkzaamheden & kosten te voorkomen Eenmalige schoning database met betrekking tot applicatiebeheer. Kosten komen voor rekening van de gemeente Zandvoort op factuurbasis.
Deze werkzaamheden zouden na 1 januari 2027 door Cocensus opgepakt Oude jaren: invorderingsproces kunnen worden. Dan zouden zowel de kosten voor deze werkzaamheden als (aanmaningen en de invorderingsopbrengsten voor rekening van Cocensus komen. Er moeten dwangbevelen) nog wel afspraken gemaakt worden tussen Cocensus en GBKZ over eventuele overname van oude jaren. De afhandeling van bezwaar- en beroepsschriften over de jaargrens zou mogelijk grotendeels kunnen worden overgenomen door Cocensus. Er moeten nog wel afspraken gemaakt worden tussen Cocensus en GBKZ over Oude jaren: afhandeling eventuele overname van oude jaren. bezwaar- en beroepsschriften Werkzaamheden die achterblijven bij GBKZ kunnen op factuurbasis e.d. (urenregistratie) worden doorbelast aan de gemeente Zandvoort. Het gaat dan bijvoorbeeld om het afhandelen van beroepen die reeds ingepland zijn bij de rechtbank.
3.4
Desintegratie- en frictiekosten GBKZ
Naast project/aanloopkosten is er sprake van desintegratie- en frictiekosten. Deze bestaan met name uit frictiekosten voor het vaste personeel, transitievergoedingen voor het tijdelijk personeel en de kosten van de afbouw van de overhead bij de gemeente Bloemendaal (desintegratiekosten). In onderstaande tabel geven we inzicht in de omvang van deze kosten. Tabel 11. Overzicht van de desintegratie- en frictiekosten bij GBKZ Post
Bedrag (excl. btw)
Toelichting
Frictiekosten vaste formatie
€ 1.077.387
Betreft de afbouw van bovenformatieve vaste formatie over een periode van 5 jaar. In totaal worden 300% van de jaarlijkse kosten in die periode vergoed. Afbouwschema in lijn met uittreding Haarlemmerliede – Spaarnwoude.
Transitievergoeding tijdelijke contracten
Transitiekosten voor tijdelijk personeel wiens contract niet verlengd wordt vanwege uittreding van de gemeente Zandvoort. De kosten hiervan komen ten laste van de € 10.239 gemeente Zandvoort op basis van werkelijk gemaakte kosten. Inschatting op basis van dienstverbanden per 1 april 2025.
7 Via de ‘makelaar’ functie worden de gegevens van de landelijke voorzieningen gekoppeld aan de belastingdatabases van GBKZ.
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
Bedrag (excl. btw)
Post
Afbouw overhead Bloemendaal (desintegratiekosten)
Afbouw ICT-softwarekosten Subtotaal
16/34
Toelichting
Betreft de afbouw van overhead in de gemeente Bloemendaal over een periode van 5 jaar. In totaal worden € 715.334 300% van de jaarlijkse overheadkosten in die periode vergoed. Afbouwschema in lijn met uittreding Haarlemmerliede – Spaarnwoude. Betreft de afbouw van de ICT-softwarekosten over een periode van 5 jaar. In totaal worden 300% van de jaarlijkse € 99.015 kosten in die periode vergoed. Afbouwschema in lijn met uittreding Haarlemmerliede – Spaarnwoude. € 1.901.975
Kosten eigen-risicodrager tijdelijke contracten
Betreft de kosten eigen-risicodragerschap voor de tijdelijke Nacalculatie contracten. Kosten worden doorbelast aan gemeente Zandvoort op basis van werkelijke kosten.
We lichten de verschillende posten in de bovenstaande tabel nu nader toe.
3.4.1
Frictiekosten vaste formatie
Zoals hierboven aangegeven, zijn er verschillende soorten personele frictiekosten die samenhangen met het uittreden van de gemeente Zandvoort uit GBKZ. Ten eerste is er sprake van bovenformatief personeel in vaste dienst. Daarnaast zijn er kosten verbonden aan het niet verlengen van tijdelijke contracten in verband met het uittreden van de gemeente Zandvoort uit GBKZ. We lichten hieronder toe wat deze posten precies inhouden. Sociaal plan/frictiekosten vast personeel Wanneer de formatieruimte van GBKZ per 1 januari 2027 wordt afgeschaald, zal de bezetting niet evenredig kunnen worden teruggebracht. Het personeel is immers tot en met 2026 nodig om de lopende belastingtaken uit te voeren en zal ook deels betrokken moeten worden bij de voorbereiding van de overgang van de gemeente Zandvoort. Dat betekent dat de bezetting vóór de overgang niet of beperkt kan worden teruggebracht. Per 1 januari 2027 zal er daarom meer bezetting (van vaste formatie) dan formatieruimte zijn. Dit is een financieel dekkingsvraagstuk voor GBKZ na het uittreden van Zandvoort. Om te berekenen wat de omvang van het dekkingsvraagstuk is, vergelijken wij de bezetting met een vast contract per 1 april 2025 met de formatieruimte per 1 januari 2027 die overblijft nadat het deel van de begroting dat Zandvoort dekt wegvalt.8 We lichten de berekeningssystematiek hiervan nader toe in bijlage 2.
Bij ongewijzigde bezetting is de formatieruimte in de begroting zonder Zandvoort 3,84 fte hoger dan de verwachte bezetting van vaste formatie (zie ook bijlage 1 voor de bezetting). Daarmee zijn de volgende kosten verbonden: Tabel 12. Kosten vaste formatie ten opzichte van resterende begrotingsruimte per 1 januari 2027
Categorie
8
Resterende begrotingsruimte formatie per 1-1-2027
Kosten verwachte vaste bezetting per 1-1-2027
Verschil per 1-1-2027 (niet gedekt in begroting)
Management, beleid en applicatiebeheer
€ 274.828
€ 426.059
€ 151.231
Waardering Onroerende Zaken
€ 341.914
€ 547.478
€ 205.564
Heffingen
€ 248.769
€ 250.402
€ 1.633
Daarbij is van belang op te merken dat GBKZ in de afgelopen periode vrijgekomen formatieplaatsen (na vertrek van medewerkers), waar mogelijk, tijdelijk heeft ingevuld. Omdat deze bezetting is terug te brengen door het niet verlengen van deze tijdelijke contracten, tellen wij de kosten van dit tijdelijke personeel niet mee in de kosten voor het sociaal plan van vast personeel. Er zijn mogelijk wél kosten verbonden met het niet verlengen van deze contracten. Die specificeren we apart (zie hierna).
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
Resterende begrotingsruimte formatie per 1-1-2027
Categorie
Kosten verwachte vaste bezetting per 1-1-2027
17/34
Verschil per 1-1-2027 (niet gedekt in begroting)
Invordering
€ 113.801
€ 114.364
€ 563
Totaal
€ 979.312
€ 1.338.441
€ 359.129
Om te berekenen wat de frictiekosten voor personeel zijn, gaan we uit van een afbouwschema van 5 jaar met een totaal afbouwpercentage van 300%. Dit afbouwschema is in lijn met de frictiekosten die zijn berekend bij het uittreden van de gemeente Haarlemmerliede-Spaarnwoude. De afbouw van de kosten voor vast personeel per 1 januari 2027 ziet er dan als volgt uit: Tabel 13. Afbouwschema frictiekosten vast personeel 2027
2028
2029
2030
2031
Totaal
Afbouwpercentage
100%
80%
60%
40%
20%
300%
Frictiekosten personeel
€ 359.129
€ 287.303
€ 215.477
€ 143.652
€ 71.826
€ 1.077.387
De frictiekosten voor het vaste personeel (dus de vaste bezetting minus de formatieruimte in de begroting zonder Zandvoort) kan om twee redenen lager uitvallen per 1 januari 2027:
1. Wanneer vaste formatie van GBKZ door Cocensus wordt overgenomen. 2. Wanneer vaste formatie in de periode tot 1 januari 2027 uit dienst gaat en (tijdelijk) wordt vervangen.9 In hoeverre dit het geval zal zijn, is op dit moment (juli 2025) uiteraard nog niet bekend. Frictiekosten tijdelijke contracten GBKZ heeft in de afgelopen periode vrijgekomen formatieplaatsen, waar mogelijk, tijdelijk ingevuld. Per 1 april 2025 zijn er 2,45 fte tijdelijke krachten. Het niet verlengen van de tijdelijke contracten telt niet mee in de frictiekosten, omdat dit alleen berekend wordt over het vaste personeel. Desalniettemin zijn er incidentele kosten verbonden aan het niet verlengen van tijdelijke contracten: 1. Ten eerste heeft tijdelijk personeel, bij het niet verlengen van een contract, recht op een transitievergoeding. Op basis van een inschatting van GBKZ bedragen de transitievergoedingen voor het huidige personeel dat tijdelijk in dienst is € 10.239 op 1 januari 2027. Afhankelijk van personele wisselingen in de periode voor 1 januari 2027 kunnen deze kosten nog wijzigen. Uiteindelijk komen de kosten voor de transitievergoedingen voor tijdelijk personeel ten laste van de gemeente Zandvoort op basis van werkelijk gemaakte kosten (nacalculatie). 2.
Een tweede kostenpost die samenhangt met het niet verlengen van tijdelijke contracten, is het eigen-risicodragerschap voor de Werkeloosheidswet.10 Dit is voor GBKZ met name relevant wanneer tijdelijk personeel geen nieuwe dienstbetrekking vindt nadat het contract bij GBKZ niet verlengd is. In dat geval kan GBKZ verantwoordelijk zijn voor het voldoen van de uitkeringen aan het (voormalige) tijdelijk personeel. Op dit moment is de omvang van deze kosten niet in te schatten. Dit ligt sterk aan de arbeidsmarktomstandigheden en de arbeidsmarktpositie van het tijdelijk personeel. De kosten voor tijdelijk personeel dat aanspraak maakt op een WW-uitkering worden daarom op nacalculatie gedragen door Zandvoort.
9 Wanneer een vacature door het uittreden van vast personeel wordt ingevuld door tijdelijk personeel, kunnen uiteraard wel de eventuele transitiekosten voor tijdelijk personeel navenant hoger uitvallen. 10 Gemeenschappelijke regelingen (GR) zoals GBKZ, zijn verplicht eigenrisicodrager voor de WW.
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
3.4.2
18/34
Desintegratiekosten: afbouw overhead Bloemendaal
GBKZ maakt gebruik van de overhead van de gemeente Bloemendaal. Het betreft kosten voor onder meer huisvesting, P&O, financiën, control en facilitaire zaken. Het aandeel van Zandvoort in de overheadkosten van GBKZ bedraagt op basis van de begroting van 2024 € 238.445. Binnen de gemeente Bloemendaal wordt de overhead toegerekend op basis van het aantal formatieplaatsen, in dit geval de formatie van GBKZ. Wanneer Zandvoort uittreedt bij GBKZ, vermindert het aantal formatieplaatsen in de begroting en daardoor het bijbehorende overheadbudget. De overheadkosten bij de gemeente Bloemendaal zijn echter vaste kosten die niet direct vervallen. Daarom rekenen we, in lijn met de afbouw van de overhead bij het uittreden van de gemeente Haarlemmerliede-Spaarnwoude, met een periode van 5 jaar waarin deze kosten kunnen worden afgebouwd. Ieder jaar wordt het percentage overheadkosten met 20% verminderd. Het bedrag van de vermindering is de taakstelling voor de gemeente Bloemendaal om per jaar de overheadkosten te kunnen verminderen. Uiteindelijk bedraagt de totale compensatiesom voor de overhead 300% van de begrote jaarlijkse kosten: € 715.334. Zie de volgende tabel voor de berekening. Tabel 14. Afbouwschema overhead 2027
2028
2029
2030
2031
Totaal
Afbouwpercentage
100%
80%
60%
40%
20%
300%
Desintegratiekosten overhead
€ 238.445
€ 190.756
€ 143.067
€ 95.378
€ 47.689
€ 715.334
3.4.3
Frictiekosten ICT software
Zoals aangegeven in paragraaf 2.4.4 worden de kosten voor de ICT applicaties CiVision en xxllnc waarderen door de aanbieders berekend op basis van het inwoneraantal van de gemeenten. In de begroting van GKBZ worden de kosten van ICT-applicaties echter doorberekend op basis van het aandeel van elke gemeente in de werklast van WOZ, Heffen en Invorderen. De relatieve werklast van de gemeente Zandvoort bij GBKZ is hoger dan het relatieve inwoneraantal van de gemeente Zandvoort (ten opzichte van Bloemendaal en Heemstede).11 Dit heeft tot gevolg dat bij het uittreden van de gemeente Zandvoort uit GBKZ de kosten voor de ICT-applicaties minder verlaagd worden dan de dekking van de kosten die wegvallen door het uittreden van Zandvoort. In de begroting van 2024 bedroeg het verschil € 33.005. Het gaat hierbij dus om kosten die niet direct vervallen en waarvoor dus dekking wegvalt na het uittreden van Zandvoort. In lijn met de afbouw van de andere kosten die niet direct vervallen, worden deze ICT-kosten over 5 jaar afgebouwd. Zie de onderstaande tabel voor de berekening. Tabel 15. Afbouwschema ICT-kosten 2027
2028
2029
2030
2031
Totaal
Afbouwpercentage
100%
80%
60%
40%
20%
300%
Desintegratiekosten ICT
€ 33.005
€ 26.404
€ 19.803
€ 13.202
€ 6.601
€ 99.015
Deze kosten voor de applicaties zijn, zeker op de korte termijn, niet direct te beïnvloeden door GBKZ.
11 Dat komt met name omdat het uitvoeren van de parkeerbelasting bij de gemeente Zandvoort relatief arbeidsintensief is. Voor deze belastingsoort is er bij Zandvoort namelijk sprake van veel grotere volumes ten opzichte van de andere twee gemeenten .
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
3.5
19/34
Incidentele kosten niet bij GBKZ
In ons onderzoek hebben wij ook gekeken naar de overige incidentele kosten die gemaakt worden ten behoeve van de uittreding van Zandvoort uit GBKZ. Dit zijn kosten die gedragen worden door Cocensus of de gemeente Zandvoort. Deze kosten worden dus niet gemaakt bij GBKZ, maar zijn wel van belang voor de gemeente Zandvoort. Het gaat dan specifiek om: •
Projectleiding aan de kant van Cocensus.
•
Het inrichten van processen en de belastingapplicaties bij Cocensus.
•
Conversie van gegevens van de ICT-applicatie van GBKZ naar de applicatie van Cocensus.
•
Data-controle/schoon-door-de-poort meting door Cocensus.
•
(Her)aansluiting op de LV-WOZ door Cocensus.
•
Communicatiekosten met belastingplichtigen door de gemeente Zandvoort.
•
Juridisch advies inzake de uittreding uit de GR GBKZ en toetreding tot Cocensus.
•
Incidentele kosten met betrekking tot de regie, het inregelen van de BAG-WOZ-koppeling en de processen tussen Cocensus en de gemeente Zandvoort (uit te voeren door het ambtelijk apparaat van de gemeente Haarlem).
Gezien de scope van onze opdracht hebben wij deze kosten niet nader gespecificeerd.
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
20/34
HOOFDSTUK 4
Conclusies en aanbevelingen 4.1
Inleiding
In dit hoofdstuk staan wij stil bij de belangrijkste conclusies die volgen uit ons onderzoek, door de aan ons gestelde vijf onderzoeksvragen te beantwoorden. We lichten de structurele financiële consequenties van de uittreding van de gemeente Zandvoort voor GBKZ toe. Ook lichten we toe welke incidentele kosten er verbonden zijn met de overgang. We sluiten het hoofdstuk af met onze aanbevelingen.
4.2
Conclusies
Onderzoeksvraag 1: in welke omvang kunnen de kosten van GBKZ worden gereduceerd door het wegvallen van het takenpakket voor Zandvoort en welke kosten blijven over om te worden gecompenseerd? Het aandeel van de gemeente Zandvoort in de begroting van 2024 bedraagt 37,5%. Op het moment dat de gemeente Zandvoort per 1 januari 2027 uittreedt, vervalt ook de bijdrage van de gemeente aan de begroting van GBKZ. Enkele kostenposten zijn direct beïnvloedbaar en kunnen daardoor per 1 januari 2027 worden afgebouwd. Het gaat om: •
Kosten voor tijdelijk personeel en inhuur
•
Kosten voor uitbestede werkzaamheden voor de gemeente Zandvoort (met name buitenlands parkeren).
Daarnaast zijn er kosten die niet direct vervallen op het moment dat de gemeente Zandvoort uittreedt per 1 januari 2027. Het gaat dan om de volgende kosten: •
Personeelskosten voor bovenformatief vast personeel
•
Overhead
•
ICT softwarekosten.
Bij onderzoeksvraag 2 lichten we toe hoe deze kosten worden gecompenseerd. Onderzoeksvraag 2: advies over de termijn waarover de compensatie strekt en of er sprake kan zijn van een afbouw gedurende de termijn. En zo ja, welke mate van afbouwen er voor de verschillende soorten kosten reëel zijn. Bij het uittreden van de gemeente Haarlemmerliede-Spaarnwoude in 2018 is een afbouwschema van 5 jaar en een afbouwpercentage van in totaal 300% gehanteerd.12 Daarom sluiten wij bij de compensatie voor de afbouw van de kosten van het vaste personeel, de overhead 13 en de ICT software aan bij het schema dat gehanteerd is voor het uittreden van de gemeente
12
In soortgelijke trajecten zien wij overigens dat een dergelijk afbouwschema vaker gehanteerd wordt. Omdat specificaties van de doorbelaste overheadkosten van de gemeente Bloemendaal ontbreken, kunnen wij geen nadere inschatting maken in hoeverre de afbouw van de overhead in een ander schema meer of minder reëel is dan het in 2018 gehanteerde schema.
13
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
21/34
Haarlemmerliede-Spaarnwoude. We komen dan uit op het volgende compensatieschema in de volgende tabel. Tabel 16. Compensatieschema niet direct beïnvloedbare kosten (personeel, overhead en ICT) 2027
2028
2029
2030
2031
Totaal
Afbouwpercentage
100%
80%
60%
40%
20%
300%
Frictiekosten personeel
€ 359.129
€ 287.303
€ 215.477
€ 143.652
€ 71.826
€ 1.077.387
Desintegratiekosten overhead
€ 238.445
€ 190.756
€ 143.067
€ 95.378
€ 47.689
€ 715.334
Prijspeil begroting 2024
Desintegratiekosten ICT
€ 33.005
€ 26.404
€ 19.803
€ 13.202
€ 6.601
€ 99.015
Totaal
€ 630.579
€ 504.463
€ 378.347
€ 252.231
€ 126.116
€ 1.891.736
Onderzoeksvraag 3: advies over de kosten in 2025 en 2026 voor GBKZ voor het bijdragen aan het uittredingsproces De incidentele projectkosten bij GBKZ voor het uittreden van de gemeente Zandvoort kunnen ingedeeld worden in de volgende drie categorieën: 1. Incidentele kosten vóór de overdracht van de taken naar Cocensus per 1 januari 2027. 2. De kosten die na 1 januari 2027 worden gemaakt. 3. Frictiekosten voor tijdelijk personeel.14 Hieronder geven we aan welke kostenposten nu gericht in te schatten zijn en welke kosten op basis van nacalculatie moeten worden vastgesteld. We nemen geen totaalregel op omdat voor het merendeel van deze kosten de omvang op dit moment niet met zekerheid is in te schatten. Tabel 17. Overzicht projectkosten aan de kant van GBKZ Projectkosten GBKZ
Min (excl. btw)
Max (excl. btw)
€ 30.000
€ 40.000
€0
€ 20.000
1. De project/ aanloopkosten vóór de overdracht van de taken naar Cocensus: • Projectleiding aan de kant van GBKZ • Externe inhuur t.b.v. begeleiding transitie (inhuur kan doorlopen na 1.1.27, bijvoorbeeld voor coördinatie wegwerken oude jaren) • Externe inhuur voor wegwerken achterstanden/ opwerken bestanden – kosten afhankelijk van schoon-door-de-poortmeting 15 • Extra inhuurkosten t.b.v. ondersteuning ‘going concern’ als gevolg van vertrek vaste medewerkers 2. De project/ aanloopkosten na de overdracht van de taken naar Cocensus: • Raadpleegfunctie CiVision in 1e jaar na uittreding • Kosten inrichten aparte database t.b.v. archivering (eenmalige investering) • Eenmalige schoning database • Oude jaren invorderingsproces: aanmaningen en dwangbevelen Afhandeling oude jaren afhandeling bezwaar- en beroepsschriften e.d. 3. Frictiekosten tijdelijk personeel: • Transitievergoeding tijdelijke contracten • Kosten eigen-risicodragerschap WW
nacalculatie nacalculatie nacalculatie nacalculatie
nacalculatie nacalculatie nacalculatie nacalculatie nacalculatie
nacalculatie nacalculatie nacalculatie nacalculatie nacalculatie
€ 10.239 € 10.239 nacalculatie nacalculatie
14 Andere incidentele kosten, niet opgenomen in deze tabel, zijn die voor het afbouwen van de overhead en het personeel (zie onderzoeksvraag 2). 15 Het zorgdragen dat de naar de belastingapplicatie van Cocensus te converteren gegevens van Zandvoort van voldoende kwaliteit zijn valt uiteen in twee onderdelen: a. Een door Cocensus uit te voeren onderzoek naar de kwaliteit van de gegevensbestanden van GBKZ. Deze kosten komen niet voor rekening van GBKZ (en nemen we dus niet mee in deze rapportage). b. Het wegwerken (‘opwerken’) van de bij het onderzoek geconstateerde omissies. Hiervoor wordt in de regel ingehuurd. Kosten worden op factuurbasis doorbelast aan de gemeente Zandvoort.
Gevolgen uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ
22/34
Al deze eenmalige kosten komen, op basis van aantoonbare facturen en/of specificaties, voor rekening van de gemeente Zandvoort. Het merendeel van de kosten is op dit moment niet gericht in te schatten omdat zij afhankelijk zijn van nader onderzoek (bijvoorbeeld een schoon-door-depoortmeting door Cocensus), van een kostenopgave van externe partijen of van omstandigheden in de toekomst.16 Projectkosten die te verwachten zijn bij Cocensus en de gemeente Zandvoort – en daardoor niet bij GBKZ zullen worden gemaakt – zijn de volgende: •
Het inrichten van processen en de belastingapplicaties bij Cocensus.
•
Conversie van gegevens van de ICT-applicatie van GBKZ naar de applicatie van Cocensus.
•
Data-controle/schoon-door-de-poort meting door Cocensus.
•
(Her)aansluiting op de LV-WOZ door Cocensus
•
Communicatiekosten met belastingplichtigen door de gemeente Zandvoort.
•
Juridisch advies ten behoeve van de uittreding uit de GR GBKZ en toetreding tot Cocensus
•
Incidentele kosten met betrekking tot de regie, het inregelen van de BAG-WOZ-koppeling en de processen tussen Cocensus en de gemeente Zandvoort (uit te voeren door het ambtelijk apparaat van de gemeente Haarlem).
Gezien de scope van onze opdracht hebben wij deze kosten niet nader gespecificeerd. Onderzoeksvraag 4: advies over de wel of niet te verwachten effecten op de kosten van GBKZ voor de andere deelnemende gemeenten; In onderstaande tabel laten we zien met welk bedrag de begroting van GBKZ wordt verminderd met het uittreden van de gemeente Zandvoort en hoe zich dat verhoudt tot de geschatte kosten voor de benodigde werkzaamheden na uittreden: Tabel 18. Overzicht structureel financieel effect uittreden gemeente Zandvoort Prijspeil begroting 2024
Bedrag
Huidige begroting GBKZ incl. Zandvoort
€ 2.743.639
Aandeel Bloemendaal & Heemstede in huidige begroting
€ 1.692.123
Benodigde begroting GBKZ na uittreding Zandvoort
€ 1.741.519
Structureel financieel effect / meerkosten
€ 49.396
Zonder de jaarlijkse bijdrage van de gemeente Zandvoort, komt de begroting van GBKZ uit op €1.692.123. Daarentegen verwachten wij dat een bedrag van € 1.741.519 nodig is om de huidige werkzaamheden uit te kunnen blijven voeren. Dit leidt tot een structureel financieel effect/meerkosten van € 49.396 voor de gemeenten Bloemendaal en Heemstede. Het verschil komt onder andere voort uit de benodigde formatie na het uittreden van de gemeente Zandvoort. GBKZ schat in dat de werkzaamheden van de productieafdelingen in lijn met de verminderde werklast kunnen worden afgeschaald. De applicatiebeheerfunctie kan echter niet volledig worden afgeschaald.17
16
Dit laatste heeft met name te maken met de kosten voor het eigen-risicodragerschap van de GR GBKZ voor de Werkeloosheidswet. Wanneer tijdelijk personeel na het niet verlengen van een contract bij GBKZ een nieuwe dienstbetrekking vindt en zij een beroep doen op een uitkering, zal het UWV GBKZ aanspreken voor de kosten hiervan. Afhankelijk van de dienstjaren van het voormalige, tijdelijke personeel, kan dit een significante kostenpost opleveren voor GBKZ. Op dit moment is echter niet in te schatten of dit aan de orde zal zijn. 17 Dat komt omdat deze werkzaamheden minder sterk verbonden zijn met productie-aantallen (aanslagbiljetten, -regels of het aantal objecten). Werkzaamheden aan het systeem zullen naar schatting ongeveer even veel tijd kosten na het uittreden van de gemeente Zandvoort, omdat het beheer van de applicaties min of meer gelijk blijft.