21040.6 - Bijlage Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen

^ ^

De receptieplekken voldoen aan de algemene beveiligingseisen in het kader van de verstrekking van waarde documenten en bevat de volgende voorzieningen: ^ Paniekknop (ten behoeve van intern waarschuwen bij calamiteiten) ^ Schermen ten behoeve van bewakingscamera's ^ Ruimte voor randapparatuur ^ “uitvoer” buizenpost waardedocumenten, geïntegreerd in de snelbalie ^ Centraal kassasysteem ^ Afgesloten kast voor gevonden voorwerpen

De 12 (beveiligde) spreekkamers (9 voor 4 personen, 2 voor 8 personen en 1 voor 10 personen), zijn gesitueerd in het publieksgebied. De grotere spreekkamers zijn ook te gebruiken voor kosteloze huwelijken, overleg met externen en eventueel trainingen.

De apparatuur die gebruikt wordt bij de werkplekken achter de receptie mag niet toegankelijk zijn buiten openingstijden Het publieksgebied is voorzien van een wachtgebied waar bezoekers kunnen wachten op hun afspraak. Toiletvoorzieningen (Miva) zijn vanuit het wachtgebied bereikbaar. Naast de circa 20 wachtplekken (in diverse uitvoeringen), zijn de volgende voorzieningen aanwezig in het wachtgebied: ^ Een speelhoekje voor kinderen ^ Aanmeldzuil (voorzien van touchscreen) en oproepschermen ^ Tafels/informele overlegplekken voor inkijken bestemmingsplannen ^ PC plek te gebruiken door inwoners die iets willen opzoeken en dit thuis niet kunnen doen (eventueel aangevuld met een printvoorziening)

Referentie: 1649403-0035.0.3.

• • •

Leestafel t.b.v. inzien vergunningen e.d. Infotheek. Folderwand aangevuld met de PC plekken, waar digitaal gezocht kan worden naar informatie. Wellicht is een printer bij de PC plekken een optie. De infotheek moet op een logische plek gepositioneerd zijn, zodat bezoekers automatisch naar deze plek toegetrokken worden en zich niet eerst melden bij de receptie. De receptie moet dus iets verder weg zitten. Bij binnenkomst moeten mensen niet te veel prikkels ervaren en ze moeten zich goed kunnen oriënteren. Presentatiemogelijkheden voor bouwplannen (maquettes, bouwtekeningen). Digitale informatieschermen Koffie/theecorner; zelfbediening (afhankelijk van positie eet-werkcafé, eventueel geïntegreerd in eet-werkcafé)

De spreekkamers dienen daarnaast te voldoen aan de volgende eisen: ^ De spreekkamers zijn ingericht met een overlegtafel, een bureaustoel en bezoekersstoelen en hebben diverse (in)formele sferen. • De spreekkamers zijn deels extra beveiligd. Deze kamers zijn voorzien van aparte vluchtweg naar een beveiligd gebied voor de medewerker • Door middel van zichtlijnen, het creëren van transparantie en de opstelling van het meubilair moet de sociale veiligheid van werknemers vergroot worden • De spreekkamers zijn geschikt voor mindervaliden; rolstoeltoegankelijk. Deuren zijn voorzien van een knop om de deur automatisch te bedienen • Eén van de kleinere spreekkamers is geschikt voor het voeren van een gesprek met kinderen en kent een daartoe passende uitstraling. Liefst voorzien van een lage zit. • Alle spreekkamers zijn uitgerust met een calamiteitenknop/paniekknop (ten behoeve van intern waarschuwen bij calamiteiten) • De spreekkamers zijn geluidsdicht en gedeeltelijk voorzien van glas in verband met sociale veiligheid. Echter privacy moet wel geborgd blijven • Spreekkamers zijn reserveerbaar en aan de buitenzijde is middels een scherm zichtbaar of de ruimte al dan niet gereserveerd is. • Spreekkamers zijn toegerust met de benodigde werkplekapparatuur.

Pagina 24 van 29

HEVO

Publieksbalies Benodigd zijn 2 flexibel bruikbare balies. Flexibel in die zin dat er diverse diensten/vragen verleend/beantwoord kunnen worden aan één en dezelfde balie (loket), maar ook flexibel te gebruiken door diverse ambtenaren in verschillende werkvormen. Multifunctionaliteit staat voorop. Aan minimaal één balie dienen mindervaliden geholpen te kunnen worden.

4.5.2 Backoffice Klantcontactcentrum

FMŽSÌžädļ

ÜldÉÉl

4.6. Ondersteunende voorzieningen A

De balies zijn bij voorkeur in een eilandstructuur opgesteld. Aandachtspunt hierbij vormt de borging van privacy en beschikbaarheid van benodigde apparatuur, voor bijvoorbeeld de verwerking van paspoortaanvragen. Bij werken in een eilandstructuur, dient de werkwijze hierop afgestemd te worden. De inrichting van de balies voldoet aan de algemene beveiligingseisen in het kader van de verstrekking van waarde documenten. Bij de verdere inrichting van de balies dient rekening gehouden te worden met de volgende voorzieningen: ^ Paniekknop (ten behoeve van intern waarschuwen bij calamiteiten) ^ Duidelijke nummering ^ Ruimte voor randapparatuur ^ Eén beeldscherm voor een medewerker ^ De apparatuur die gebruikt wordt bij de balies mag niet toegankelijk zijn buiten openingstijden In de nabijheid van de balies dient een inbraak en brandwerende kluisruimte te zijn. Deze ruimte moet voldoen aan de daarvoor wettelijk geldende eisen en is aangesloten op het toegangs-beveiligingssysteem. In deze ruimte worden de aktes van de burgerlijke stand opgeborgen en staat tevens de docudistri van waaruit waardedocumenten middels de buizenpost getransporteerd worden naar de snelbalie.

Referentie: 1649403-0035.0.3.

Het baliegebied (frontoffice) grenst aan de midoffice, waarin naast Bestwijzer en het sociaal domein van de gemeente ook het KCC Burgerzaken hun werkdomein heeft. Het werkdomein van KCC burgerzaken is een aparte beveiligde zone binnen de midoffice in verband met borging van privacy van persoonsgebonden gegevens. In het werkdomein staat ook de werkplek voor het RAAS station (PC, printer en scanner). ^ 1 voor paspoorten en identiteitsbewijzen ^ 1 voor rijbewijzen

4.6.1

Eet-werkcafé (inclusief keuken, uitgifte en opslag)

In het eet-werkcafé kunnen medewerkers elkaar op (in)formele wijze ontmoeten, overleg voeren, een goede kop koffie drinken, de lunch gebruiken, maar ook werken. De ruimte heeft circa 80 zitplekken en is te gebruiken door de medewerkers en op verzoek ook door aan de gemeente of Bestwijzer gelieerde externe partijen. De ruimte wordt ingericht met diverse zitstijlen zodat tegemoet wordt gekomen aan de diverse vormen van verblijf (ontspannen, werken, overleggen en lunchen). Belangrijk aandachtspunt hierbij is flexibiliteit en multifunctionaliteit. Het gebied moet grotendeels leeg gehaald kunnen worden voor het faciliteren van grote events (zoals de nieuwjaarsborrel). Ook moet het gebied gebruikt kunnen worden door externe partijen (gelinkt aan Bestwijzer) voor het organiseren van bijeenkomsten. Buiten de lunchtijden heerst er een informele sfeer in het eet-werkcafé door de aanwezigheid van aanlandwerkplekken en informele overlegruimten. Hierbij kunnen de zitplaatsen van het eet-werkcafé tevens als werkplek dienen in het geval van een piek. Daartoe zijn diverse plekken voorzien van 230V voedingspunten. Het eet-werkcafé moet vooral huiselijkheid, geborgenheid en gezelligheid uitstralen met goede faciliteiten om zowel te werken, te ontmoeten als te lunchen.

Pagina 25 van 29

HEVO Het eet-werkcafé is gesitueerd in de nabijheid van de raadzaal, zodat het tevens als lobby kan fungeren bij de raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten in de raadzaal. Het eet-werkcafé voorziet in de volgende faciliteiten: ^ Koffiefaciliteiten. • Lunch/ontmoetingsplekken Aangrenzend aan het eet-werkcafé is de keuken, uitgifte en opslag voor levensmiddelen voorzien. De voorzieningen moeten zodanig zijn dat dit past bij de services van een extern cateraar.

4.6.5 Kolfruimte en privé ruimte

Er dient zowel een kolfruimte, met de benodigde voorzieningen als een aparte privé ruimte gerealiseerd te worden. De privé ruimte kan gebruikt worden voor o.a. meditatie, als gebedsruimte, yogaruimte, rustruimte en fungeert ook als EHBO ruimte. In de kolfruimte, staat een gemakkelijke stoel, is een koelkast aanwezig en is een wastafel met koud en warm water. De privé ruimte is ingericht met een kast met benodigde EHBO artikelen, een rustbed en enkele gemakkelijke stoelen en een tafeltje. Ook is in deze ruimte een wastafel met koud en warm water en een koelkast. N.B. grotere yogasessies kunnen hun plek krijgen in het centraal vergadergebied of mogelijk de Raad- of Trouwzaal.

4.6.2 Centraal vergadergebied

Dit vergadergebied is bij voorkeur gesitueerd in de nabijheid van de raadzaal, daar het ook dienst gebruikt wordt door de fracties. Zie paragraaf 3.5. Elke vergaderruimte is voorzien van een TV-presentatiescherm waarop een laptop aangesloten kan worden. Ook is er audioapparatuur om videoconferencing te ondersteunen. 4.6.3 Bodekamer

De bodekamer is ingericht met 2 werkplekken en is gesitueerd in de nabijheid van het publieksgebied i.v.m. de beveiligingsfunctie van de bodes. Daar de bodes ook goederen ontvangen, dient hun ruimte ook in de nabijheid te zijn van de goederenontvangst. In de bodekamer staan ook enkele kasten voor klein gereedschap en BHV artikelen. In de nabijheid van deze ruimte is ook een goederenopslag (expeditieruimte), waar goederen tijdelijk opgeslagen kunnen worden, voor verder transport in het gebouw en deels ook permanent opgeslagen kunnen

4.6.6 Ruimte bedrijfsarts

De bedrijfsarts maakt gebruik van 2 reguliere vergaderruimten in de werkgebieden. Deze ruimten zijn naast elkaar gelegen in een luwe zone. De ene ruimte wordt gebruikt als wachtkamer en de andere als spreekkamer. De ruimten dienen in verband met privacy, standaard geblindeerd te zijn of kunnen worden. De vergaderruimte die gebruikt wordt als spreekkamer is geluidsdicht (41 dB). De ruimte is afsluitbaar en voldoet aan adequate hygiënische omstandigheden. Er is voldoende daglichttoetreding (zonder inkijk!). Aan de buitenzijde is zichtbaar of de ruimte in gebruik is. De toegang voldoet aan de richtlijnen van het Handboek voor toegankelijkheid. De vergaderruimte die als spreekkamer wordt gebruikt, is uitgerust met een wastafel. Er is een behandeltafel, een kamerscherm en kapstok benodigd. Deze zijn indien de ruimte niet door de bedrijfsarts wordt gebruikt, opgeborgen in een daarvoor aanwezige kast. 4.6.7 Berging

4.6.4 Post/reprovoorziening

•

T.b.v. postafhandeling (verzenden en ontvangen) is een postruimte. In deze ruimte staat een werkplek, een hoge werktafel, een sorteerrek, enveloppensluitmachine en andere kleinere apparatuur die gebruikt wordt voor de postafhandeling. De bodes zijn verantwoordelijk voor de afhandeling van de post. Vandaar dat de ruimte voor de postafhandeling in de nabijheid van de kamer van de bodes is.

•

Referentie: 1649403-0035.0.3.

Berging voor tijdelijk stallen meubilair. Deze ruimte is gelegen in of in de nabijheid van het centrale vergadergebied, zodat hier bij het moeten leegruimen van één of meerdere vergaderruimten het meubilair eenvoudig opgeborgen kan worden Bergruimte facilitaire zaken, voor het opbergen van een kleine voorraad aan stoelen en tafels.

Pagina 26 van 29

HEVO

^

• ^ ^ ^

^ ^

Berging voor verkiezingsmaterialen. In deze ruimte worden de stemkoffers opgeslagen. De grotere artikelen, zoals stemhokjes staan opgeslagen bij de buitendienst. Berging sanitaire producten en schoonmaakartikelen Berging ICT producten, tevens werkruimte ICT voor reparaties (circa 15 m2) Berging kantoorartikelen (papier, enveloppen, etc.) Deze ruimte is bij voorkeur gesitueerd in de nabijheid van de post/reproruimte Berging benodigdheden koffieautomaten. Deze zou in geval er gekozen wordt voor een extern cateraar geïntegreerd kunnen worden in de opslagruimte bij het eet-werkcafé. Berging voor opslag van communicatie en promotiematerialen Geklimatiseerde archief(kluis)ruimte, voor de berging van dossiers. Deze ruimte dient wat betreft bouwkundige eisen te voldoen aan wat gesteld is in de archiefwet.

4.6.9 ICT ruimten

Afhankelijk van de keuze m.b.t. een shared service center, is er een serverruimte nodig, anders kan volstaan worden met enkele patchkasten. Verdere technische ruimten zijn geen onderdeel van dit RF PvE en dienen in het technisch Programma van Eisen een plek te krijgen. Dit geldt ook voor de specifieke technische eisen die gesteld worden aan de bovengenoemde ruimte.

4.7. Parkeren Voor het stallen van fietsen is een inpandige fietsenstalling nodig voor 76 fietsen, waarvan 24 voorzien van oplaadpunten voor elektrische fietsen. Met in de toekomst nog mogelijkheid tot uitbreiding van de oplaadpunten. Bezoekers kunnen hun fiets plaatsen op het terrein rondom het gebouw. Daarnaast is er in de nabijheid van de hoofdentree op het terrein rondom het gebouw een fietsenstalling voor circa 16 fietsen en 3 scootmobiels voor bezoekers.

4.6.8 Sanitair, douches, kleedruimten en werkkasten

Het aantal toiletten voldoet aan het bouwbesluit, waarbij het aantal dames toiletten iets over gedimensioneerd is in aantal ten opzichte van het aantal in dienst zijnde dames bij de gemeente en organisaties Bestwijzer. Op de begane grond in het publieksgebied is naast een ‘normale' toiletvoorziening ook een Miva. Dit geldt ook voor de ander etages in het gebouw.

Voor auto's zijn er 2 parkeerplekken benodigd voor de dienstauto's. Overige parkeervoorzieningen, zijn in de nabijheid van het Dorpsplein aanwezig.

Op elke etage is een werkkast voor de schoonmaak. In de werkkast staat een kleine stelling met schoonmaakartikelen, een schoonmaakkar en is een uitstortgootsteen aanwezig. De algemene douche- en kleedruimte, bestaat uit 1 dames en 1 heren douche met gescheiden kleedruimte. Deze kunnen ook gebruikt worden door de BOA's. Voor hen zijn ook minimaal 3 afsluitbare kledinglockers aanwezig. Voor de schoonmakers is er een ontmoetings-/kleedruimte, waarin een wasmachine staat, een aanrecht met gootsteen. Daarnaast staat er een vergadertafel met 4 stoelen en zijn er 8 kledinglockers.

Referentie: 1649403-0035.0.3.

Pagina 27 van 29

HEVO

Bijlage: Ruimtebehoefte gezamenlijke huisvesting Scenario 3b Volledige nieuwbouw op locatie aan dorpsplein

Scenario 2b Grotendeels handhaven bestaande gebouw (-t- deel sloop en nieuwbouw) 'Nieuwbouw*deel *

'Oudbouw'deel

Nieuwbouw

nieuwbouw Werkplekken

139 voor gemeente, 4 griffie, 5 B&W, 32 voor Bestwijzer

Werkplekken

139 voor gemeente, 4 griffie, 5 B&W, 32 voor Bestwijzer

2182

Ondersteunende functies

Raadzaal, Trouwzaal, Publieksgebied, Vergadergebied, Centraal ontmoetingsgebied (eet-werkgebied)

1061

576

Opslag

Kluìsruimten en opslagruimten

220

143

Opslag

Kluìsruimten en opslagruimten

Facilitaire ruimten

Postkamer, Kolfruimte, Kleed&doucheruimte

60

36

Facilitaire ruimten

Postkamer, Kolfruimte, Kleed&doucheruimte

Serverruimte

Serverruimte en patchkasten

Serverruimte

Serverruimte en patchkasten

140

Sanitair

126 Techniek inpandig, trappen en liften

Raadzaal, Trouwzaal, Publieksgebied, Vergadergebied, Centraal ont m oeti ngsgeb ied (eet- werkge b ied)

24

Fietsenberging

Techniek en verticaal verkeer

Ondersteunende functies

Fietsenberging 53

138

Sanitair

Toiletten en werkkasten

Techniek en verticaal verkeer

Techniek inpandig, trappen en liften

94

Constructie

641

279

Totaal

4592

1181

Constructie

Extra BVO's

t.b.v. mogelijke nieuwe partners Bestwijzer

250

Restant vierkante meters

Vierkante meters beschikbaar, maar níet benodigd voor inpassing

447

363

Extra BVO's

5289

1544

Restant vierkante meters

Totaal

Totaal

6833

ļ Scenario 3a Handhaven 'oudbouw’deel bestaande gebouw * nieuwbouw op bestaand 'nieuwbouw'deel

Ondersteunende functies

139 voor gemeente, 4 griffie, 5 B&W, 32 voor Bestwijzer Raadzaal, Trouwzaal, Publieksgebied, Vergadergebied, Centraal ontmoetingsgebied (eet-werkgebíed)

'Oudbouw'deel

1061

576

Kluìsruimten en opslagruimten

220

143

Facilitaire ruimten

Postkamer, Kolfruimte, Kleed&doucheruimte

60

36

ļ Serverruimte en patchkasten

5514

2182

Opslag

ļ Serverruimte

t.b.v. mogelijke nieuwe partners Bestwijzer

ļ Nieuwbouw

Werkplekken

5264

Totaal

24

140

Fietsenberging

53

Sanitair

Toiletten en werkkasten

106

Techniek en verticaal verkeer

Techniek inpandig, trappen en liften

190

94

398

279

4381

1181

Constructie Totaal Extra BVO's

t.b.v. mogelijke nieuwe partners Bestwijzer

Restant vierkante meters

Vierkante meters beschikbaar, maar niet benodigd voor inpassing

250 293 4631

Totaal

Referentie: 1649403-0035.0.3.

1474

6105

Pagina 28 van 29

HEVO

r

Colofon

Uitgave: Datum: Auteur(s):

HEVO B.V. 10 mei 2021 mevrouw drs. A.M. Meeuwisse

Contact Statenlaan 8 5223 LA 's-Hertogenbosch

Postbus 70501 5201 CB 's-Hertogenbosch

T +31 (0)73 6 409 409 info@hevo.nl www.hevo.nl

www.rpmbyhevo.nl

Niets uit deze uitgave mag zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van HEVO B.V. worden gekopieerd, noch aan derden ter inzage worden gegeven

Referentie: 1649403-0035.0.3.

Pagina 29 van 29