21040.6 - Bijlage Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen

HEVO

Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen Gezamenlijke huisvesting

Opdrachtgever Gemeente Best Datum 10 mei 2021 Project Procesbegeleiding RF PvE gezamenlijke huisvesting

""iiüļ grnīiĩa

- W

Referentie 1649403-0035.0.3

Hit flī Ÿ

Auteur(s) mevrouw drs. A.M. Meeuwisse

Statenlaan 8

Postbus 70501

T +31 (0)73 6 409 409

www.hevo.nl

5223 LA 's-Hertogenbosch

5201 CB 's-Hertogenbosch

info@hevo.nl

www.rpmbyhevo.nl

Archiefexemplaar van BL21-07746

- Ruimtelijk en functioneel Pve gezamenlijke huisvesting

ISO 9001-gecertificeerd

HEVO

Samen gaan Referentie: 1649403-0035.0.3.

Pagina 2 van 29

HEVO

Inhoudsopgave 1. 1.1. 1.2.

Inleiding Doel Programma van Eisen Leeswijzer

4 4 4

2. 2.1. 2.2.

Vertrekpunt project Visie op huisvesting Scope en aanvullende voorwaarden

5 5 6

3. Ontwerpprincipes op gebouwniveau 3.1. Van visie naar uitgangspunten voor de huisvesting 3.2. Ontwerpprincipes 3.2.1 Flexibiliteit en gedeeld gebruik 3.2.2 Openheid en transparantie 3.2.3 Logistiek en toegankelijkheid 3.2.4 Beveiliging en veiligheid 3.2.5 Beleving 3.3. Ruimtebehoefte 3.4. Ruimtestaat 3.5. Aantallen en diversiteit aan plekken 3.6. Samenwerkingsrelaties 3.7. Zonering 3.7.1 Openbare zone - publieksgebied 3.7.2 Semi openbare zone - vergadergebied 3.7.3 Private zone - werkomgeving ambtelijke en bestuurlijke organisatie 3.7.4 Private zone - ondersteunende ruimten

7 7 7 7 8 8 9 9 13 13 13 14 15 15 15 16 16

4. Uitwerking op voorzieningenniveau 4.1. Primaire werkomgeving 4.1.1 Basiswerkplek 4.1.2 Concentratiewerkplek 4.1.3 Projectgroepruimte (circa 4 personen) 4.1.4 Call center klantcontactcentrum 4.1.5 Werkdomein handhaving en veiligheid

17 17 17 18 18 18 18

Referentie: 1649403-0035.0.3.

4.2. Secundaire werkomgeving 4.2.1 Aanlandplek 4.2.2 Belplek 4.2.3 Overlegplek 4.2.4 Koffiecorner Z informele overlegplek Z netwerkzone 4.3. Werkomgeving college, directie, griffieen raad 4.3.1 Werkplek college 4.3.2 Werkplek directie/gemeentesecretaris 4.3.3 Werkplek bestuurs-Zdirectie secretariaat 4.3.4 Griffie 4.3.5 B&W kamer 4.3.6 Raadzaal 4.3.7 Vergaderruimten fracties 4.3.8 Trouwzaal en ruimte babs 4.4. Werkomgeving en ICT voorzieningen 4.5. Publieke voorzieningen 4.5.1 Publieksgebied 4.5.2 Backoffice Klantcontactcentrum 4.6. Ondersteunende voorzieningen 4.6.1 Eet-werkcafé (inclusief keuken, uitgifteen opslag) 4.6.2 Centraal vergadergebied 4.6.3 Bodekamer 4.6.4 Post/reprovoorziening 4.6.5 Kolfruimte en privé ruimte 4.6.6 Ruimte bedrijfsarts 4.6.7 Berging 4.6.8 Sanitair, douches, kleedruimten en werkkasten 4.6.9 ICT ruimten 4.7. Parkeren

19 19 19 19 20 20 20 21 21 21 22 22 22 23 23 23 23 25 25 25 26 26 26 26 26 26 27 27 27

Bijlage: Ruimtebehoefte gezamenlijke huisvesting

28

29

Pagina 3 van 29

HEVO

1.

Inleiding iiiim

1.1.

Doel Programma van Eisen

In het voorliggend ruimtelijk functioneel Programma van eisen (RF PvE) is een vertaling gemaakt van de visie en ambities van de gemeente Best en de (vrijwilligers)organisaties van Bestwijzer (in dit document benoemd als Bestwijzer) en mogelijke nieuwe partners, naar ruimtelijke en functionele eisen voor de fysieke werkomgeving voor de nieuwe huisvesting. Dit RF PvE heeft de volgende doelen: ^ Het is een leidend document voor de ontwerpende partijen, projectmanagers en andere betrokken partijen. ^ Het is een toetsingsmiddel voor de beoordeling van de output van de ontwerpende partijen en een instrument voor evaluatie.

Sinds 2016 zetten de gemeente en Bestwijzer samen stappen in de verbetering van de dienstverlening aan haar inwoners, organisaties en ondernemers. Een van de activiteiten betreft de geuite wens voor het realiseren van één fysieke toegang. In september 2020 stemde de raad in met het raadsvoorstel ‘Verkenning één fysieke toegang'. Parallel stemde de raad in met het raadsvoorstel ‘Onderzoek naar huisvesting'. Daarmee ligt er een opdracht voor onderzoek naar drie verschillende gezamenlijke huisvestingsmogelijkheden: vernieuwbouw huidige locatie (2b), nieuwbouw op huidige locatie (3a) of nieuwbouw aan het Dorpsplein (3b). Alle drie de scenario's bieden ruimte om een gezamenlijke dienstverlening te realiseren, zoals besloten in het raadsvoorstel ‘Verkenning één fysieke toegang'. In september 2020 is een nieuwe fase gestart in het huisvestingsproject, welke in maart 2021 de naam ‘Samen gaan' kreeg. In deze fase van het project wordt voor de drie huisvestingsmogelijkheden een ruimtelijk functioneel en technisch Programma van Eisen' (RF PvE en T PvE) opgesteld. Het gaat hier om het zogenoemde spoor 1. Daarnaast is in spoor 2 van dit project gestart met de uitwerking van de ‘zachte kant' (identiteit, dienstverlening en samenwerking) die cruciaal is voor het succes van de nieuwe gezamenlijke huisvesting. Op 12 juli 2021 ligt een en ander voor bij de raad (collegebehandeling mei 2021).

Referentie: 1649403-0035.0.3.

De architect kan aan de hand van dit RF PvE een ontwerp maken voor inrichting van de nieuwe gezamenlijke huisvesting. Waarbij opgemerkt dat binnen scenario 2b en 3a (waarbij het ‘oudbouw'deel van het gemeentehuis onderdeel uit maakt van de huisvestingssituatie), de vergaderruimten op de 2e etage in het ‘oudbouw'deel van het gemeentehuis gehandhaafd blijven. De 1e etage in dit deel bestemd is voor het realiseren van het eet-werkcafé en de burgerzaal verbouwd wordt tot Trouwzaal en vergaderruimten. De raadzaal komt in alle scenario's op een nieuwe plek. Parallel aan dit RF PvE is een technisch PvE (T PvE) opgesteld, waarin de kwaliteit van de nieuwe gezamenlijke huisvesting is vastgelegd inclusief de technische uitrusting, eisen en wensen van de gebruikers.

1.2.

Leeswijzer

Dit RF PvE bestaat uit vijf hoofdstukken. Na de inleiding wordt in hoofdstuk 2 het vertrekpunt - de visie, scope & aanvullende voorwaarden - van het project beschreven. In hoofdstuk 3 worden de ontwerpprincipes op gebouwniveau beschreven. In hoofdstuk 4 zijn de functionele en esthetische eisen op voorzieningenniveau beschreven. Alle foto’s in dit document zijn illustratief en hebben niet direct een relatie met de nieuwe toekomstige huisvesting. Behoudens de beelden die zijn weergegeven in de paragraaf 3.2.5. Beleving.

Pagina 4 van 29

HEVO

2.

Vertrekpunt project

Bestwijzer). Integraal en opgavegericht samenwerken, om tot optimale dienstverlening te komen, wordt hierbinnen steeds belangrijker.

2.1. Visie op huisvesting Als vertrekpunt voor het definiëren van ruimtelijk functionele eisen voor de nieuwe gezamenlijke huisvesting, is benoemd wat verstaan wordt onder Activiteitgerelateerd werken ‘nieuwe stijl' (AGW), waarin hybride werken een belangrijke plek inneemt.

De gemeente staat voor een omslag naar een nieuwe tijd. Door andere vragen vanuit inwoners, organisaties en ondernemers veranderen de verwachtingen ten aanzien van de gemeente. De gemeente en de organisaties Bestwijzer willen in samenwerking met elkaar - en mogelijk ook anderen - een zo goed mogelijke dienstverlening creëren voor inwoners, organisaties en ondernemers in Best. Gezamenlijke huisvesting (lees een publieksgebied en midoffice voor organisaties Bestwijzer en onder andere medewerkers Sociaal Domein en Burgerzaken van de gemeente) en een nieuwe eigentijdse kantooromgeving (backoffice voor de medewerkers van de gemeente), is hieraan ondersteunend. Digitalisering is een andere belangrijke ontwikkeling die van invloed is op de werkwijzen, producten en diensten. In de toekomst zal dienstverlening daar waar mogelijk en wenselijk naar verwachting meer en meer online plaatsvinden, wat zich doorvertaalt in een manier van werken die hierop aansluit.

Wat willen de gemeente en Bestwijzer bereiken met de andere manier van werken? ^ Optimalisatie dienstverlening, afgestemd op de behoefte/mogelijkheden van de klant o Klant staat centraal ^ klant kan proces beter volgen bijvoorbeeld via een digitaal kanaal (track and trace principe) o Klant- en wijkgericht werken ^makkelijker bereikbaar voor inwoners o Digitaal waar het kan, fysiek waar nodig. Afgestemd op doelgroep en inhoud/doel van de afspraak. ^ Meer digitaal werken ^ minder papierstroom ^ Minder ad hoc meer focus o Efficiënter werken (productiever) o Sneller kunnen schakelen o Meer projectmatig werken ^ Hybride werken, dus deels op kantoor en deels elders (thuis, bij partners, etc.) Tijd en plaatsonafhankelijk werken o meer flexibiliteit in contactmomenten (beschikbaarheid/bereikbaarheid voor inwoners) o bieden van flexibiliteit aan medewerkers om zelf de locatie te bepalen van waaruit je werkt (soort werkplek en locatie) ^ Bijdrage aan maatschappelijke thema's: klimaat, mobiliteit, duurzaamheid ^ Aantrekkelijk werkgeverschap, door bieden van flexibiliteit en keuzevrijheid o betere balans werk-privé

Deze snelle veranderingen en ontwikkelingen vragen om een wendbare organisatie en wendbare medewerkers (betaald of onbetaald van de gemeente en organisaties

Referentie: 1649403-0035.0.3.

Pagina 5 van 29

HEVO

Wat is hiervoor nodig? ICT Å IM ^ Juiste ICT tools (hardware op medewerkers- en werkplekniveau, zowel op kantoor als op locatie [thuis, bij de klant of elders]) ^ Optimalisatie digitaal samenwerkingsportaal ^ aandachtspunt: veiligheid van de digitale werkomgeving, zonder te veel belemmeringen voor gebruikers • Apps of iets dergelijks om inzicht te hebben of iemand bereikbaar is of aanwezig is op kantoor. Dit ter ondersteuning van de samenwerking. • Uniforme systemen/software voor online overleggen • Juiste digitale vaardigheden (organiseren trainingen om kennis op peil te brengen van minder digivaardigen) • Meer producten online • Mogelijkheid tot beeldbellen met inwoners Werkomgeving • Eén fysieke ingang • Meerdere typen werkplekken (rust, ruis, rumoer) ^ Goede plekken om te ontmoeten en in gesprek met elkaar te kunnen gaan ^ Werkplekken voor ongestoord bellen en online overleg ^ Vergaderruimten die ook geschikt zijn voor hybride vergaderen ^ Geluidsarme ruimten (voor vertrouwelijke gesprekken) ^ Arbo verantwoorde thuiswerkplek Afspraken ^ Uniformiteit in werkafspraken rondom AGW en dienstverlening. Gemeente en Bestwijzer hebben elkaar nodig! ^ welke kanalen gebruik je en welke locatie kies je voor welke dienstverlening? Uniformiteit in keuzes hierin, geeft duidelijkheid, zowel intern als extern. ^ Heldere richtlijnen m.b.t.

digitaal werken in het kader van veiligheid ^ Respecteer ieders keuze in de voor hem/haar werk-privé balans ^ Borging privacy ook als je thuis werkt ^ Uniforme afspraken omtrent thuiswerken voor de medewerkers van de gemeente met mogelijkheid tot maatwerk (o.b.v. thuissituatie of aard werkzaamheden)

Referentie: 1649403-0035.0.3.

^

^ eventueel aanpassen arbeidsvoorwaarden cq. mondelinge overeenkomsten ^ afspraken over bezetting kantoor ^ thuiswerkregeling (gebaseerd op de CAO) Kritisch zijn in wie er bij een overleg aanwezig moet zijn (of je überhaupt aanwezig moet zijn)

2.2.

Scope en aanvullende voorwaarden

Dit RF PvE bevat de ruimtelijke en functionele eisen en wensen voor de nieuwe gezamenlijke huisvesting. De volgende aspecten zijn geen onderdeel van dit RF PvE, maar hebben wel aandacht nodig: ^ De ICT en audiovisuele voorzieningen, zoals werkplek- en ruimtegebonden apparatuur en aansluitingen, dienen nog nader uitgewerkt te worden in een ICT concept en audiovisueel concept. Ook de gebouwgebonden ICT-gerelateerde voorzieningen, zoals infrastructuur en wifi accespoints, dienen inzichtelijk te worden gemaakt. ^ Veranderende huisvesting leidt niet automatisch tot ander gedrag, een andere manier van werken. Ter voorbereiding op de ingebruikname van de nieuwe gezamenlijke huisvesting, is het dan ook noodzakelijk om aandacht te hebben voor het thema gedrag en verandering. De nieuwe gezamenlijke huisvesting vraagt om een andere manier van werken en de gemeente en Bestwijzer dienen hierop ingespeeld te zijn. Dit onderwerp wordt in spoor 2 van dit project opgepakt. ^ In dit RF PvE is een beperkte hoeveelheid bergruimte op de werkvloeren opgenomen, waardoor digitalisering een randvoorwaarde is geworden om in de nieuwe gezamenlijke huisvesting op een prettige manier te kunnen gaan werken.

Pagina 6 van 29

HEVO

3.

Ontwerpprincipes op gebouwniveau

^

•

jm M

•

■H wĘmsm

3.1.

Van visie naar uitgangspunten voor de huisvesting

De nieuwe manier van werken, heeft meer dan ooit een plaatsonafhankelijk karakter gekregen. Het thuis of elders werken is in een stroomversnelling gekomen. De nieuwe gezamenlijke huisvesting zal meer en meer een plek voor ontmoeting, samenwerking (en zo nodig fysiek klantcontact) zijn en in mindere mate een plek om individuele bureauwerkzaamheden uit te voeren. Bij de inrichting van de aantrekkelijke nieuwe werkomgeving (front-, mid- en backoffice) dient rekening te worden gehouden met het volgende: ^ De vindbaarheid van (clusters van) teams/organisaties dient maximaal geborgd te worden, middels het werken met een thuisbassisstructuur voor (clusters van) teams/organisaties, zogenaamde ‘vlekken'. Ook de inzet van ICT middelen en bijvoorbeeld apps speelt hierbij een belangrijke rol. • De werkomgeving biedt voorzieningen die zowel individuele bureauwerkzaamheden, als werkzaamheden met een samenwerkingskarakter ondersteunen. De werkomgeving dient te voorzien in een variatie aan (samen)werkplekken en biedt daarmee keuzevrijheid.

Referentie: 1649403-0035.0.3.

•

^ ^

Iedereen gaat flexibel werken, waarbij er altijd ruimte is voor uitzonderingen om functie of persoonsgebonden redenen. Denk daarbij aan baliefuncties of het callcenter van het KCC. ^ Te hanteren flexfactor: 600Zo • MT leden van de gemeente hebben geen eigen werkplek/kamer. Er dienen wel voldoende geluidsarme overlegplekken te zijn die gereserveerd of adhoc gebruikt kunnen worden door MT leden van de gemeente. • Het college, de directie en de griffie hebben een eigen werkdomein (thuisbasis), met daarin werk- en overlegkamers of een combinatie daarvan. De werkomgeving dient veranderingen op te kunnen vangen, onder meer door flexibiliteit, uniformiteit, gedeeld gebruik en vooral niet ‘te krap’ te huisvesten. De werkomgeving dient de samenwerking tussen medewerkers maximaal te ondersteunen, onder meer door het faciliteren van de (spontane) ontmoeting middels uitnodigende voorzieningen binnen de werkgebieden, maar ook in de vorm van een eet-werkcafé. • Voorzieningen zoals aanland/ontmoetingsplekken in het eet-werkcafé zijn op verzoek ook beschikbaar voor het organiseren van evenementen door inwoners, organisaties en ondernemers waarmee de gemeente en Bestwijzer samenwerken. Dit is vergelijkbaar met de huidige situatie.

• Er is geen uitgebreide cateringvoorziening in het eet-werkcafé Het publieksgebied is uitnodigend en ondersteunt samenwerking tussen inwoners, organisaties en ondernemers ^ De bezoeker van de nieuwe gezamenlijke huisvesting voelt zich welkom. Hij/zij voelt zich gastvrij ontvangen in een open, aantrekkelijke en laagdrempelige omgeving ^ Er is één toegang voor alle bezoekers met uitzondering van leveranciers De Raadzaal dient in omvang twee keer zo groot te zijn als de huidige raadzaal en is gesitueerd op een zichtbare locatie. Parkeren van auto's gebeurt op maaiveldniveau, de fietsenstalling is inpandig.

3.2. Ontwerpprincipes 3.2.1

Flexibiliteit en gedeeld gebruik

In de nieuwe werkomgeving wordt op een activiteitgerelateerde manier gewerkt. Dit betekent dat een medewerker een werkplek kiest die past bij de werkzaamheden die

Pagina 7 van 29

HEVO

hij/zij op dat moment uitvoert. Een diversiteit aan werkzaamheden vereist een diversiteit aan werkplektypen die medewerkers met elkaar delen. De werkplekken worden gestandaardiseerd waardoor iedereen gebruik kan maken van alle verschillende werkplekken die aanwezig zijn. Niet alle werkplekken zijn Arbo-conform uitgevoerd. De tijdsduur die een medewerker besteedt op een bepaalde werkplek is bepalend voor de uitvoering van de werkplek. De basiswerkplekken zijn bedoeld om voor langere tijd te gebruiken en zijn daarom Arbo-conform uitgevoerd. De plekken zijn makkelijk verstelbaar, waarvan een nader te bepalen percentage zelfs tot stahoogte. De bureaustoel bij de werkplek dient gebruiksvriendelijk verstelbaar te zijn. De aanlandplekken zijn bedoeld voor kortdurend gebruik ^ 2 uur) en worden daarom niet Arbo-conform uitgevoerd. De verschillende typen werk- en overlegplekken worden door elkaar heen gepositioneerd, zodat looproutes beperkt blijven. Door activiteiten te clusteren met bijbehorende geluidsniveaus en openheid worden de activiteiten optimaal ondersteund. Clean-desk is een randvoorwaarde voor activiteitgerelateerd werken. Op verschillende plekken worden lockers geplaatst om persoonlijke spullen in op te slaan. Daarnaast staan er binnen de werkgebieden kasten voor het opbergen van fysieke documenten (onderhanden werk) en naslagwerk.

Uitgangspunt is per medewerker gemiddeld 0,5 m1. Voor teams die meer nodig hebben dan de 0,5 m1 per persoon, wordt gestreefd naar verdergaande digitalisering. Wat eventueel nog aan extra kastruimte benodigd is bovenop de 0,5 m1 per persoon, zal binnen het werkdomein van teams (de thuisbasis) voorzien worden, middels kleine opslagruimten per team. Flexibiliteit en gedeeld gebruik, als onderdeel van het huisvestingsconcept, maken het mogelijk om organisatieontwikkelingen op te vangen in de (nabije) toekomst. De moderne kantooromgeving biedt een variatie aan werkplekken, keuzemogelijkheden en voorzieningen voor samenwerking, ontmoeting en gedeeld gebruik. Hierdoor hoeft de organisatie niet te worden ‘vastgeklikt' in haar huidige vorm. Maar biedt de kantooromgeving ruimte voor verdere ontwikkeling zonder dat er in de toekomst direct fysieke ingrepen in de gebouwen hoeven plaats te vinden.

Referentie: 1649403-0035.0.3.

3.2.2 Openheid en transparantie

Om samenwerking, interactie en kennisdeling te bevorderen, dienen zichtbaarheid, vindbaarheid en toegankelijkheid van medewerkers optimaal te worden geborgd. De volgende maatregelen worden getroffen: ^ Heldere zichtlijnen waardoor de zichtbaarheid wordt vergroot. • Een open en transparante omgeving waar het aantal gesloten ruimten beperkt is, met aandacht voor privacy en akoestiek. ^ Aantrekkelijke, informele overlegplekken op verschillende plaatsen in de nieuwe gezamenlijke huisvesting. In het eet-werkcafé kunnen medewerkers elkaar ontmoeten en wordt samenwerking gestimuleerd. ^ Teams die veel met elkaar samenwerken zodanig positioneren dat samenwerking wordt versterkt door de ruimtelijke indeling; werken met vlekken/werkdomeinen (thuisbasisstructuur). ICT tools kunnen hierbij ook ingezet worden. Ook dienen met name de publieksfuncties zichtbaar te zijn voor de ‘buitenwereld'. Voor die functies dient de nieuwe gezamenlijke huisvesting transparant en uitnodigend te zijn. Het moet duidelijk verbonden zijn met de omliggende buitenruimte. De routing moet logisch zijn. 3.2.3 Logistiek en toegankelijkheid

Toegankelijkheid zorgt ervoor dat mensen met een functiebeperking niet onnodig worden uitgesloten van het gebruik van voorzieningen, producten en diensten. Bovenal is toegankelijkheid een kwaliteitsaspect. Toegankelijkheid van de gebouwen voor mindervaliden, slechthorenden en slechtzienden dienen in de openbare en private zone georganiseerd te zijn conform het Handboek voor Toegankelijkheid. Het ITSkeurmerk (Internationaal Toegankelijkheidssymbool) is van toepassing. Binnen de nieuwe gezamenlijke huisvesting moet gezorgd worden voor een goede routing (ondersteunt middels bijvoorbeeld pictogrammen) en prikkelarme inrichting. Het publieksgebied en het eet-werkcafé vormen het ‘actieve hart' waar (informeel) ontmoeten centraal staat.

Pagina 8 van 29

HEVO

De verschillende vlekken/werkdomeinen moeten goed bereikbaar zijn en met elkaar in verbinding staan. De werkomgeving moet ontmoeten bevorderen en communicatiebevorderend werken. Openheid en transparantie zijn daarom een vereisten. Hierbij gaat het vooral om een meer transparante uitstraling met zichtlijnen, zonder volledige openheid na te streven. Medewerkers kunnen tijdens de reguliere openingstijden van de nieuwe gezamenlijke huisvesting gebruik maken van dezelfde ingang als de bezoekers. Buiten de openingstijden, maar binnen kantooruren, is de personeelsingang te gebruiken door de medewerkers. Er is een neveningang die de raad, griffie, fracties en commissieleden toegang biedt tot het vergadergebied en de raadzaal (plus werkgebied van de griffie). Goederen- en bevoorradingsaanvoer vindt plaats via de goederen- of expeditie-ingang.

gebruiken. Vandaar dat er een beveiligingsschil nodig is tussen de (semi)openbare en private zone. Private zone De private zone is voorzien van passende toegangsbeveiligingsmaatregelen en enkel met toezicht en/of met de juiste toegangsvoorziening bereikbaar. Over het algemeen zijn alle ruimten toegankelijk voor medewerkers, maar niet voor raadsleden, commissieleden en overige bezoekers. Dit geldt niet voor opslag-, installatie- en serverruimten, de keuken van het eet-werkcafé en specifieke archieven, die enkel voor daartoe aangewezen medewerkers van de gemeente toegankelijk zijn. Buiten openingstijden en kantooruren dient het gebouw enkel toegankelijk te zijn voor geautoriseerd personeel en voor onder andere de raad en fracties ten behoeve van de overlegmomenten die in de avonden plaatsvinden.

3.2.4 Beveiliging en veiligheid

Beveiliging en sociale veiligheid is belangrijk binnen de nieuwe gezamenlijke huisvesting. De huisvesting moet voldoen aan alle wettelijk vastgelegde veiligheidseisen. De sociale veiligheid, gezondheid en het welbevinden van de gebruiker moeten gewaarborgd zijn. Veiligheid voor medewerkers door mogelijk agressief gedrag van bezoekers is een belangrijk aandachtspunt. Daarnaast mogen de primaire en secundaire bedrijfsprocessen niet in gevaar komen. Voor fysieke beveiliging en beveiliging van de (werk)omgeving dient de NEN-7510 en dan met name hoofdstuk 11 en een deel van hoofdstuk 9 in acht te worden genomen. Gekeken naar de zonering van het gebouw is de volgende beveiliging gewenst:

3.2.5 Beleving

Naast functionaliteit is de sfeer in de nieuwe gezamenlijke huisvesting een belangrijke factor voor de algehele beleving. Sfeer in de vorm van kleur- en materiaalgebruik zijn ondersteunend aan de functionele beleving en verdienen dus speciale aandacht. Voor de beleving en ‘look and feel' van het in- en exterieur van het gebouw is input opgehaald in een werksessie met de ambassadeurs. De door de ambassadeurs aangedragen beelden vormen de inspiratie voor het tot stand komen van het kleur en materialenpallet.

Openbare en semi openbare zone Het publieksgebied is voor iedereen vrij toegankelijk. Bezoekers kunnen hier wachten totdat ze worden opgehaald voor hun afspraak. Binnen dit gebied zijn (beveiligde) spreek/overlegkamers en informele overlegplekken, zodat inwoners in dit gebied te woord gestaan kunnen worden en niet meegenomen behoeven te worden in de private zone. Het centrale vergadergebied, het eet-werkcafé en de Raadzaal liggen in de semiopenbare zone. Dit gebied, wat tevens gebruikt wordt door de raad en fracties voor hun (avond)vergaderingen is separaat van de werkomgeving (de private zone) te

Referentie: 1649403-0035.0.3.

Pagina 9 van 29

HEVO

Algemeen In de nieuwe gezamenlijke huisvesting speelt beeldbeleving en groen een rol. Beeldbeleving in de vorm van toepassing van beelden typerend voor Best. Dit zorgt voor herkenbaarheid. Groen is op natuurlijke wijze geïntegreerd in het interieur. De verbinding tussen binnen en buiten is duidelijk zichtbaar. Hiermee is er ook een indirecte verwijzing naar de duurzaamheidsambities. Ambities die natuurlijk verder reiken dan het behalen van een energielabel en daarom middels bijvoorbeeld toe te passen materialen en hergebruik van meubilair, ook echt zichtbaar en voelbaar zijn binnen en buiten het gebouw. Voor wat betreft het exterieur van de nieuwe gezamenlijke huisvesting, is een open, transparante, uitnodigende, toegankelijke, levendige, duurzame uitstraling aan een groen plein de beeldverwachting (zie afbeelding vorige pagina).

ü! I j*

A

PPmw

«it\i» ļ

JL

iiiBiiiinii

m m -

ľ m

1

L

Referentie: 1649403-0035.0.3.

k

'

Ontmoetingsgebieden In de ontmoetingsgebieden is een variatie in inrichting en uitstraling. Ruimten/gebieden sluiten aan bij formeel en informeel ontmoeten. Licht, openheid en ruimtelijkheid zijn belangrijk. De ontmoetingsgebieden ogen huiselijk en warm en natuurlijke tinten en groen vormen de basis. Decoratie en kleurgebruik is tijdloos en harmonieus. Er is ruimte voor ontspanning in de vorm van bijvoorbeeld tafeltennis of een gameroom

Pagina 10 van 29

HEVO

Werkgebieden Werkgebieden zijn eigentijds, open, licht, ruimtelijk en semi-transparant. Toepassing van glas benadrukt openheid en transparantie. Het moet echter geen ‘vissenkom' worden. De werkgebieden zijn akoestisch prettig en de materiaalkeuzes ondersteunen dit. De werkgebieden zijn warm en behaaglijk, ze stralen rust uit, zonder dat het saai wordt. Kleuren moeten passen bij het type ruimte en hebben als functie herkenning, inspiratie en plezier. Kleur wordt harmonieus en tijdloos toegepast. Om te zorgen voor het gevoel van geborgenheid en een ‘thuisgevoel’ en om te weten waar teams onderling mee bezig zijn, worden er plekken ingericht waar (tijdelijk) rondom bijvoorbeeld opgaves of projecten iets op te hangen of omschrijven is.

iļ ė

m

a

ä—--.WgÊ?]

n n .‘"'ët y

ĪGŰ19HAVIC

Referentie: 1649403-0035.0.3.

Pagina 11 van 29

HEVO

Publieksgebied

Wat niet! Wat vooral niet past bij de sfeerverwachting van de nieuwe gezamenlijke huisvesting is een koude, kille en gesloten uitstraling, met lange donkere gangen en een onpersoonlijke sfeer. Ook een grote werkruimte (kantoortuin), met veel werkplekken, of toepassing van heel veel glas, past niet bij de gewenste geborgenheid. De uitdaging is om de balans te vinden tussen transparantie en openheid aan de ene kant, en rust en geborgenheid aan de andere kant.

™ L, fTHārl WELKOM

2f«8-

r ļ

i

-

iiŞSĮI r

I_.jJLJļ

I

I

Als men de nieuwe gezamenlijke huisvesting binnenkomt, treedt men binnen in een warm, sfeervol gebied. Het gebied is open, licht en overzichtelijk en het is duidelijk waar men naartoe moet. De routing is helder, men voelt zich niet verloren. De uitstraling is niet te modern en uitbundig. Het is een ruimte die verwelkomend is. Warme kleuren, natuurlijke materialen en aantrekkelijke vormen zorgen voor huiselijkheid en een aangename sfeer.

Referentie: 1649403-0035.0.3.

Pagina 12 van 29

HEVO

3.3. Ruimtebehoefte

Voor het bepalen van het aantal benodigde vierkante meters nuttig oppervlak is een kengetal van 12 m2 per Arbo-werkplek aangehouden, verdeeld in werkdomeinen van circa 35 werkplekken. De werkdomeinen bestaan uit een mix aan gesloten en open werkplekken en aanvullende voorzieningen. Door deze verschillende werkplekken en voorzieningen slim te positioneren ten opzichte van elkaar, wordt zorg gedragen voor rust en privacy. Werkplekken Om inzicht te krijgen in de diversiteit aan werkzaamheden en aan de hand daarvan een vertaling te maken naar de mix aan benodigde werkplekken, is in de enquête die is uitgezet onder de medewerkers, gevraagd naar de werkzaamheden die men verwacht in de toekomst weer uit te voeren als men weer naar kantoor mag. Dit heeft geresulteerd in de volgende mix aan werkplekken voor de totale groep van gebruikers:.

3.4.

^ ^ ^

Ruimtestaat

3.5. Aantallen en diversiteit aan plekken Door de overgang naar activiteitgerelateerd en flexibel werken is het mogelijk met de nieuwe werkomgeving groei en krimp beter op te vangen. In de berekening van het aantal werkplekken wordt daarom in beginsel niet met extra medewerkers (lees: groei) gerekend; dit zit al voldoende geborgd in het concept zelf.

35 /o concentratieplekken 20 /o samenwerkplekken (2-4 persoons) 45 /o besloten en open werkplekken

Daar de aanwezigheid op kantoor om individuele bureauwerkzaamheden uit te voeren, lager is dan voor het “Corona tijdperk”, zijn er per saldo minder Arbo-conforme werkplekken nodig, dan voor Corona het geval zou zijn geweest. Echter om pieken op te vangen (bijvoorbeeld rondom ‘standaard' overlegmomenten/dagen) worden wel extra aanlandplekken gecreëerd, waar je enerzijds individueel bureauwerk kunt verrichten, maar die ook gebruikt kunnen worden als ontmoetingsVoverlegplek.

Opbouw aantal m2 per werkdomein van 35 werkplekken Per werkplek 4 m211 m2 leesruimte +1 m2 ruimte voor LCD scherm

210

Toeslag van 2 m2 per werkplek voor diversiteit werkplekken

70

2 Overleg/projectgroep ruimte voor 4-8 personen

30

Ontmoetingszone met pantry en informele ontmoetingsplekken

35

4 Aanlandplekken en 4 belplekken

35

Facilitaire zone (printer, garderobe, lockers, dossierkasten, etc.)

40

Totaal aantal m2 NO (incl. horizontale verkeersruimte)

420

Referentie: 1649403-0035.0.3.

Op basis van de flexfactor van 60/, zijn voor de 231 medewerkers van de gemeente, 139 werkplekken benodigd. Dit is exclusief de receptieplekken en balieplekken, maar inclusief de call center plekken voor het KCC en de plekken voor de medewerkers van Handhaving ã Veiligheid. Voor de medewerkers van de organisaties binnen Bestwijzer zijn 32 werkplekken benodigd. Voor het college is rekening gehouden met 2 werkkamers en 2 separate overlegkamers voor de wethouders en één werk/vergaderkamer voor de burgemeester. Voor de directie is rekening gehouden met één werk/vergaderkamer. Voor de griffie is er één werkkamer en één vergaderkamer. De genoemde werkplekken betreffen ARBO conforme werkplekken. Deze werkplekken worden aangevuld met ondersteunende werkplekken zoals aanlandwerkplekken,

Pagina 13 van 29

HEVO

belplekken, informele ontmoetingsplekken en twee overleg/projectruimte voor 4-8 personen. Daarnaast is er een facilitaire zone, met lockers, de plek voor de printer, etc. Voor nadere omschrijving zie hoofdstuk 4.

De overleg/projectruimten komen op diverse plekken terug in de nieuwe gezamenlijke huisvesting, zodat er altijd in de nabijheid van een werkgebied een overlegplek is terug te vinden. De overlegplekken dienen goed akoestisch uitgevoerd te zijn, zodat er geen spraakoverdracht is naar omliggende ruimten/werkgebieden. Op de werkvloer is daarnaast in de nabijheid van het werkdomein van het bestuur, ook de B&W kamer (voor 10 personen) gesitueerd.

35 Arbo werkplekken

Facilitaire en ontmoetings zone

35 Arbo werkplekken

De overleg/projectruimten zijn reserveerbaar. De bezetting van de ruimten is eenvoudig zichtbaar. Centraal via Outlook en bij de ruimte zelf middels een schermpje naast de toegangsdeur. Dit maakt ad hoc gebruik gemakkelijker.

3.6.

Overlegplekken De vergader/overlegruimten komen op diverse plekken terug in de nieuwe gezamenlijke huisvesting. De grotere ruimten (die ook te gebruiken zijn voor fractie/commissie vergaderingen) in een centraal vergadergebied en de kleinere ruimten in de werkgebieden, zodat er altijd in de nabijheid van een werkgebied een overlegplek is terug te vinden. De volgende overleg/vergaderruimten zijn voorzien in het centrale vergadergebied: ^ 2 x 20 personen ^ 1 x 16 personen ^ 1 x 14 personen ^ 2 x 10 personen Het centraal vergadergebied ligt in de nabijheid van de raadzaal, zodat de vergaderruimten i.c.m. de raadzaal gebruikt kunnen worden door de fracties. Naast de overleg/projectruimten die vallen binnen een ‘standaard' werkdomein worden op de werkvloeren ook nog extra overleg/vergaderruimten voorzien, namelijk: • 4 ruimten voor 4 personen • 2 ruimten voor 10 personen

Multidisciplinair samenwerken is belangrijk. Door teams en de organisaties binnen Bestwijzer die veel face to face samenwerken in elkaars nabijheid hun thuisbasis te bieden, wordt samenwerking beter ondersteund. In de op de volgende pagina getoonde figuur i) zijn de samenwerkingsverbanden tussen teams en Bestwijzer afgebeeld. Afhankelijk van de omvang van teams en Bestwijzer en de gebouwmogelijkheden, dienen deze samenwerkingsverbanden terug te komen in het ontwerp van de werkomgeving en de thuisbasisopzet. Delen van sommige teams binnen de gemeente en de organisaties Bestwijzer, krijgen daarbij hun werkplekken in de zogenaamde midoffice. Hiermee wordt integrale samenwerking rondom klantvragen beter ondersteund. De teams die hun thuisbasis deels hebben in de midoffice zijn Sociaal domein uitvoering en KCC burgerzaken. Voor 25 medewerkers van deze twee teams van de gemeente, worden werkplekken voorzien in de midoffice. Deze zijn deels cursief gearceerd. Net zo als de bol van Bestwijzer. De midoffice grenst aan de frontoffice. Hierdoor is voor de medewerkers werkzaam in de midoffice, die ook vaak fysiek klantcontact in de frontoffice hebben, de loopafstand tot de frontoffice beperkt. 1)

Referentie: 1649403-0035.0.3.

Samenwerkingsrelaties

Figuur is opgesteld in december 2020

Pagina 14 van 29

HEVO

zich zelfstandig aan via een app (binnen het afsprakensysteem JCC), om vervolgens plaats te nemen in het wachtgebied. Vanuit het wachtgebied worden bezoekers opgehaald door de desbetreffende medewerker waarmee hij/zij een afspraak/overleg heeft of middels een scherm opgeroepen naar de juiste balie of spreekkamer binnen het publieksgebied.

Jeugd team College

'Consultatie­ bureau

Advies

E

i

Facilitair 8t

Bestwijzer

ndersti :euning

De gehele inrichting van het publieksgebied dient een informele sfeer te hebben, het gevoel van een ‘huiskamer'. Het moet uitnodigend zijn om naar binnen te komen.

ICT& IM Handhaving

Financiën

Sociaal c

Veiligheid

Vergunningen Ingenieurs bureau

winkel)

Sociaal Domein beleid

Beheer

Ruimtelijk Domein

Openbare Duurzaam

ruimte binnen

3.7. Zonering Toegankelijkheid voor medewerkers vertaalt zich in zo min mogelijk deuren en vrije toegang in de gezamenlijke nieuwe huisvesting. Echter vanwege privacy en veiligheid, zal er wel gewerkt worden met beveiligingsschillen/zonering. ^ Zone 1: publieksgebied plus is vrij toegankelijk voor bezoekers ^ Zone 2: werkgebied griffie plus vergadergebied (inclusief raadzaal) en het eetwerkcafé zowel te gebruiken door de medewerkers van de gemeente en Bestwijzer als door de raad (vooral ‘s avonds). ^ Zone 3: werkgebied van de medewerkers en het college ^ Zone 4: ondersteunende ruimten, waarbij de toegang geregeld is met een sleutelplan of elektronisch toegangsbeveiliging. 3.7.1

Openbare zone -publieksgebied

De bezoeker van de nieuwe gezamenlijke huisvesting zal zich na binnenkomst door de hoofdentree in het publieksgebied begeven. Het publieksgebied is een ontmoetingsruimte waar verschillende voorzieningen zijn getroffen om de bezoeker gastvrij te ontvangen. De bezoeker meldt zich bij binnenkomst bij de receptie of meldt

Referentie: 1649403-0035.0.3.

Het ‘hart' van het gebouw vormt het eet-werkcafé. Het eet-werkcafé dient op een natuurlijke wijze het punt met de meeste beweging te worden waar collega's elkaar ontmoeten. Een plek die samenwerking tussen medewerkers van de gemeente en Bestwijzer stimuleert. Door dit gebied geschikt te maken voor eten, ontmoeten, samenwerken, maar ook individueel werken, ontstaat eigenlijk een uitbreiding van de werk/overleggebieden waarmee piekbenutting goed opgevangen kan worden. Door het bieden van een diversiteit aan plekken in een eet-werkcafé, leert de ervaring dat het beter gebruikt wordt, ook buiten lunchtijd. Het eet-werkcafé is op verzoek ook toegankelijk voor zakelijke relaties en andere aan de gemeente en Bestwijzer gelieerde partijen. Op deze manier gun je hen een ‘kijkje in de keuken' en ontstaat een levendig gebied. 3.7.2 Semi openbare zone - vergadergebied

Het publieksgebied met de balies en formele (beveiligde) en informele overlegplekken is verbonden met de semi openbare zone, het vergadergebied. Dit gebied is niet vrij toegankelijk voor externen. Bezoekers hebben onder begeleiding van een medewerker toegang tot dit gebied. Het vergadergebied moet separaat van de overige gebieden ook buiten de reguliere openingstijden toegankelijk zijn, voor de raad en eventuele andere gebruikers (maatschappelijke partners). Binnen dit gebied ligt ook het werkdomein van de griffie.

Pagina 15 van 29

HEVO

3.7.3 Private zone - werkomgeving ambtelijke en bestuurlijke organisatie

3.7.4 Private zone - ondersteunende ruimten

De mid- en backoffice met werkplekken bevinden zich in de private zone. De werkgebieden zijn uitsluitend te gebruiken door geautoriseerde medewerkers. In dit gebied worden geen externen ontvangen, met uitzondering van het werkgebied van het bestuur (en directie).

Hierbij gaat het om ruimten die slechts voor daartoe geautoriseerde medewerkers toegankelijk zijn. Denk hierbij aan logistieke ruimten, kluis voor waarde documenten, archieven, server- en netwerkruimte.

Back-office

Ruimten bedrijfsarts

Privé ruimte

Vergaderruimten Server ruimte

Werkgebied

bestuurs/

Werkcafe Berging cateringproducten

College

Griffie

Werkgebied Directie

Mid-office

Raadzaal

Centraal vergadergebied (F ractie/com m issie kamers)

Berging ICT artikelen

directiesecr

Werkplekken ambtelijke organisatie

Werkplekken Bestwijzer

Werkgebied

Handhaving

Ca center Veiligheid

Ingang personeel

Berging facilitair

Trouwzaal

Ingang v goederen ) met verschoon-mogelijkheid

Ingang publieke gebied; hoofdentree

Referentie: 1649403-0035.0.3.

Pagina 16 van 29

HEVO

4.

Uitwerking op voorzieningenniveau

Dit kan door middel van kleine wandjes tussen de bureaus of door middel van ‘room dividers' zoals gordijnen, halfhoge kasten of wanden. Er wordt gestreefd naar open werkplekken in groepen van maximaal 8 werkplekken, zodat er natuurlijke akoestische barrières ontstaan in de plattegrond van de kantoorvloeren. Vanwege de openheid van de werkplekken en de aanloopfunctie is het belangrijk dat de looplijnen naar belplekken, concentratiewerkplekken en overlegplekken kort zijn. De basiswerkplek kan verschillend worden uitgevoerd, waarbij de ene plek net wat meer concentratiemogelijkheden biedt dan de andere. In oplopende mate van concentratie zijn de volgende typen werkplekken te onderscheiden binnen de categorie ‘basiswerkplek': ^ Standaard basiswerkplek met klein tussenwandje: cluster van 2-4 werkplekken. ^ Coupé-werkplek: werkplek met aan drie zijden halfhoge akoestische wanden.

jSBÊÊÊBÊĒ

4.1.

MHU9İ

Primaire werkomgeving

4.1.1 Basiswerkplek De basiswerkplekken zijn bedoeld voor semi-geconcentreerd bureauwerk, routine­ matige activiteiten en werkzaamheden waarbij sprake is van een aanloopfunctie. Het open karakter van de werkplek en de positie in de kantooromgeving stimuleert directe interactie. In de basis wordt er individueel gewerkt op de basiswerkplekken, waarbij de mogelijkheid bestaat om met elkaar af te stemmen. De basiswerkplek wordt in varianten van verschillende aantallen aaneengeschakeld in de werkomgeving gepositioneerd. De werkplek is bedoeld om voor langere tijd aan te werken en dient daarom Arbo-conform te worden uitgevoerd.

Voor sommige functies is een hogere mate van vertrouwelijkheid vereist. Extra privacy kan dan worden geborgd door bijvoorbeeld de toepassing van speciale schermen waardoor voorbijlopende medewerkers niet direct kunnen meelezen op de beeldschermen.

Faciliteiten Alle basiswerkplekken hebben een (elektrisch) in hoogte verstelbaar bureau (deels tot stahoogte) en een verstelbare bureaustoel. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 m.

Situering De werkplekken zijn zodanig gesitueerd dat er een prettige, werkbare ruimte ontstaat waarin geluidsoverlast wordt voorkomen door compartimentering. De werkplekken behoeven een halfhoge beschutte omgeving.

Referentie: 1649403-0035.0.3.

Pagina 17 van 29

HEVO

4.1.2 Concentratiewerkplek

De concentratiewerkplekken zijn afgesloten werkruimten voor aaneengesloten gebruik door één persoon. Deze werkplek is bedoeld voor geconcentreerd bureauwerk, vertrouwelijke telefoongesprekken en Teams/Zoom gesprekken. De werkplek wordt Arbo-conform uitgevoerd.

Situering De concentratiewerkplek is bij voorkeur niet gesitueerd in de buurt van drukke functies zoals een koffiecorner. De positie van het bureau in de ruimte moet zodanig zijn dat de persoon die in de ruimte is zich maximaal kan concentreren en manoeuvreren. De scheidingswanden moeten dusdanig transparant zijn dat men in de ruimte geen opgesloten gevoel heeft. Daarbij dient wel voldoende privacy te worden geboden voor geconcentreerd werk. Bij het werkblad dienen de wanden dan ook niet volledig transparant te zijn. De ruimte dient ook geschikt te zijn voor één-op-één persoonlijke gesprekken. Hiertoe is een bijzetstoel nodig in de ruimte.

In de ruimte zijn voldoende faciliteiten, zoals een groot beeldscherm, beschrijfbare ‘wanden', ophangmogelijkheden, etc. om projectmatig samen te werken en brainstormen te ondersteunen.

Faciliteiten De werkplekken in deze ruimte bestaan uit een groepstafel met daaromheen bureaustoelen. 4.1.4 Call center klantcontactcentrum

De functiegebonden werkruimte van het telefoonteam van het klantcontactcentrum bestaat uit 4 Arbo werkplekken met de nodige akoestische voorzieningen om onderling geen overlast te ondervinden. Voorzieningen zowel op gebouwniveau als meubilair gerelateerde geluiddempende voorzieningen. In deze ruimte staan ook 2 extra werkplekken voor het online team.

Faciliteiten De werkplekken in deze ruimte hebben een (elektrisch) in hoogte verstelbaar bureau en een verstelbare bureaustoel. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 m. 4.1.5 Werkdomein handhaving en veiligheid

Faciliteiten Alle concentratiewerkplekken hebben een elektrisch in hoogte verstelbaar bureau (deels tot stahoogte) en een verstelbare bureaustoel. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 m. 4.1.3 Projectgroepruimte (circa 4 personen)

De projectgroepruimte, is een ruimte waar medewerkers projectmatig kunnen samenwerken, gedurende een aantal aaneengesloten uren. Deze ruimte kan aangekleed worden met kasten waarin verzamelde naslagwerken, boeken en projectmaterialen opgeslagen worden. De werkplekken in deze ruimte zijn niet volledig Arbo-conform uitgevoerd.

Referentie: 1649403-0035.0.3.

De BOA's hebben hun werkplek binnen de nieuwe gezamenlijke huisvesting. Daarnaast maken ze ook gebruik van voorzieningen op het Politiebureau. Daar medewerkers van handhaving (m.n. toezichthouders) ook 's avonds en in het weekend gebruik maken van de werkplekken, dient hun werkdomein in de nabijheid van de personeelsingang op de begane grond te zijn. Dit werkdomein is separaat van andere gebieden in de nieuwe gezamenlijke huisvesting te gebruiken en heeft daartoe ook in de directe nabijheid de benodigde faciliterende voorzieningen (toilet, pantry, printer, etc.). Hiermee voorkom je dat het hele gemeentehuis verwarmd behoeft te worden, bij slechts gedeeltelijk gebruik. Ook in het kader van veiligheid is het niet wenselijk dat buiten reguliere openingstijden, medewerkers door het hele gebouw kunnen ‘rondzwerven'. N.B. de marktmeester maakt ook gebruik van dit gebied.

Pagina 18 van 29

HEVO

4.2.

Secundaire werkomgeving

4.2.1 Aanlandplek

De aanlandplek wordt gebruikt om tijdelijk aan te werken, bijvoorbeeld tussen afspraken door. Gezien de tijdelijke aard van gebruik wordt de werkplek niet Arboconform uitgevoerd.

Situering Deze plekken worden in de randen van de werkdomeinen of in de centrale of decentrale ontmoetingsgebieden gesitueerd om interactie en kennisdeling te stimuleren.

Situering De belplekken bevinden zich tussen de basiswerkplekken. De situering van de ruimten kan inpandig zijn vanwege het tijdelijke gebruik. Deze plekken worden voorzien van de benodigde akoestische voorzieningen zodat geen overlast wordt veroorzaakt. Bij situering op het midden van de vloer dient voldoende privacy te worden geboden voor geconcentreerd werk en mag er geen afleiding zijn voor de gebruiker(s) van de belplek.

Faciliteiten De belplekken kennen twee uitvoeringen. Enerzijds met een hoge kruk en een hoge, smalle tafel en anderzijds met een tafel en bureaustoel. De laatste is geschikt voor langere bijvoorbeeld Teams/Zoom overleggen. De ruimten kunnen indien noodzakelijk ook uitgerust worden met een extra beeldscherm. 4.2.3 Overlegplek

Faciliteiten De aanlandwerkplek kent diverse uitvoeringen.

Naast de centrale vergaderfaciliteiten zijn er ook (deels reserveerbare) overlegvoorzieningen op de werkvloeren. Zie paragraaf 3.5 voor de aantallen. Hiermee ontstaat een mooie mix aan voorzieningen binnen de werkgebieden en zijn alle voorzieningen ‘dichtbij’. De verschillende varianten overlegplekken zijn bestemd voor het voeren van (ad hoc) overleg, groepsgesprekken en vertrouwelijke gesprekken.

4.2.2 Belplek

De belplek is een kleine gesloten ruimte die gebruikt kan worden op de momenten dat medewerkers in de open werkplekken een individueel langdurig/intensief telefoongesprek moeten voeren. De belplek is geen volwaardige werkplek en is bedoeld voor tijdelijk gebruik. De werkplek wordt daarom niet Arbo-conform uitgevoerd. Het is echter wel van belang dat er voldoende licht in de ruimte valt. De ruimte dient transparant te zijn.

Referentie: 1649403-0035.0.3.

In alle overlegruimten dienen voorzieningen aanwezig te zijn om in een hybride wijze overleg met elkaar te hebben via videoconferencing. De ruimten hebben verschillende ‘looks' passend bij de verschillende typen overleg. Denk daarbij aan brainstormen en scrummen.

Pagina 19 van 29

HEVO

Situering De situering van de ruimten kan deels inpandig zijn vanwege het tijdelijke gebruik. De ruimten mogen niet te transparant zijn in verband met vertrouwelijkheid en afleiding; een redelijke mate van beschutting is daarom vereist (niet geheel voorzien van glazen wanden). De ruimten dienen om dezelfde redenen akoestisch optimaal geïsoleerd te zijn. Van buitenaf dient men te kunnen zien of de ruimte beschikbaar is of niet door de toepassing van deels glazen wanden.

maatgevend. Binnen het gehanteerde kengetal van 12 m2 per werkplek is gerekend met 1 koffiecorner op het scheidsvlak van twee werkdomeinen.

Faciliteiten ^ • ^ ^ •

Koffieautomaat. Spoelbak met koud- en warmwater. Afvalbakken voor gescheiden afvalinzameling. Informele overlegplekken voor totaal 8 personen. Narrow casting schermen

Bij het inrichten van de overlegplekken dient te worden gestreefd naar een aangename verhouding tussen het volume van de ruimte en het volume van de inrichtingselementen. Bij de positionering van de overlegplekken moet rekening gehouden worden met de routing, zodat de medewerkers niet ‘gestoord' worden in hun werkzaamheden.

Service unit

4.2.4 Koffiecorner /informele overlegplek / netwerkzone

Garderobe

De koffiecorners bevinden zich op een logische plek op de kantoorvloer zodat mensen elkaar daar kunnen ontmoeten. Deze koffiecorners vormen het centrale punt binnen een werkgebied of het grensvlak van meerdere werkgebieden, en faciliteren ontmoeting, samenwerking en overleg.

Op elke verdieping nabij de koffiecorner is ruimte om je jas op te hangen. De ruimte staat in open verbinding met de centrale ruimte zodat ventilatie geborgd blijft.

. -BL

7

De reuring loopt vanaf deze plekken geleidelijk over in rust. Het type werkplekken ondersteunt de overgang van reuring naar rust. De werkplekken in de nabijheid van de koffiecorners bestaan voornamelijk uit aanlandwerkplekken, dit gaat over in de verschillende typen basiswerkplekken De koffiecorner heeft een multifunctionele opzet en kan ook gebruikt worden voor (informeel) overleg. De ruimte heeft een informele uitstraling.

Het definitieve aantal koffiecorners moet worden bepaald op basis van het gebouwontwerp. Een acceptabele loopafstand tot een koffiecorner is hierbij

Referentie: 1649403-0035.0.3.

In de nabijheid van de koffiecorner is ook een service unit, waar de printer en een kast met de benodigde kantoorartikelen staan.

Lockers De lockers zijn bedoeld om persoonlijke eigendommen in op te bergen. De lockers worden gesitueerd nabij de koffiecorner zodat overlast naar de werkdomeinen wordt beperkt. De lockers worden ontsloten middels de toegangspassen. Afmeting locker: 40 x 50 x 30 cm (hxdxb)

4.3. Werkomgeving college, directie, griffie en raad 4.3.1 Werkplek college

Net zo als de medewerkers in de ambtelijke organisatie en medewerkers Bestwijzer, hebben ook de collegeleden werkzaamheden die divers van aard zijn. Waarbij het zwaartepunt bij hen ligt bij het hebben van overleg. Vanwege vindbaarheid en zichtbaarheid heeft het college een vaste thuisbasis/werkdomein, centraal binnen de nieuwe gezamenlijke huisvesting, in de nabijheid van de werkplekken van de directie en de griffie.

Pagina 20 van 29

HEVO

Het werkdomein van het college hoeft geen afgesloten zone te zijn, maar moet wel duidelijk (akoestisch) gescheiden zijn van overige voorzieningen in de nieuwe gezamenlijke huisvesting. Het werkdomein van het college bestaat uit een tweetal kamers met elk twee werkplekken voor de vier wethouders. Daarnaast zijn er twee voorkeurs vergaderkamers, die de wethouders met elkaar delen. De burgemeester heeft een eigen kamer met daarin een vergadertafel, die tevens te gebruiken is als werkplek. Indien de kamers niet in gebruik zijn, kunnen ze ook door anderen gebruikt worden. Het college is gehuisvest in de semi-openbare zone, zodat ze goed vindbaar en toegankelijk is voor raadsleden. Aandachtspunt hierbij vormt wel het borgen van veiligheid en privacy van gebruiker en informatie.

directie en de griffie, zodat ze zicht hebben op de werkplekken, maar ook op de overlegplekken van het college, de directie en de griffie. Binnen het werkdomein van het college en het bestuurssecretariaat staat een fax en noodtelefoon, die gebruikt kan worden in noodsituaties (crisis). In de nabijheid van het secretariaat is een wachtplek, in de vorm van een leestafel voor bezoekers/collega's. Deze kan ook gebruikt worden voor informeel overleg door en met het college. In de nabijheid van deze plek is ook een garderobe. N.B. Mochten de drie secretariaatsmedewerkers tegelijkertijd aanwezig zijn, dan kunnen ze uitwijken naar één van de werkplekken van de wethouders of elders een werkplek gebruiken.

Faciliteiten De beide werkkamers van de wethouders zijn ingericht met twee verstelbare bureaus en twee bureaustoelen. In de voorkeurs vergaderkamers van de wethouders staat een (tot stahoogte verstelbare) vergadertafel met zes vergaderstoelen. De kamer van de burgemeester is ingericht met een verstelbare werk/vergadertafel geschikt voor acht personen. Aan deze tafel staan zeven vergaderstoelen en één verstelbare bureaustoel. Ook staat in deze ruimte een informeel zitje met twee- vier zitplekken. De look and feel van deze kamers is divers en heeft cachet passend bij de gasten die hier ontvangen worden. De vergaderkamers zijn voorzien van de benodigde audiovisuele middelen om presentaties te kunnen geven en eventueel hybride te kunnen overleggen.

Faciliteiten De werkplekken zijn elektrisch in hoogte verstelbaar en hebben een verstelbare bureaustoel. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 meter. De leestafel is geschikt voor vier personen. 4.3.4 Griffie

Voor de griffie is een tweetal kamers beschikbaar. Eén kamer met drie werkplekken en één kamer ingericht met een werk/vergadertafel voor zes personen. Deze kamers/werkplekken zijn gesitueerd in de nabijheid van het college. De griffie is gehuisvest in de semi-openbare zone, zodat ze goed vindbaar en toegankelijk is voor raadsleden.

4.3.2 Werkplek directie/gemeentesecretaris

Faciliteiten

De directie heeft een persoonsgebonden werk/vergaderkamer nabij het college.

De werkplekken zijn elektrisch in hoogte verstelbaar en hebben een verstelbare bureaustoel. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 meter. In de werkkamer staat één hoge kast met vijf legborden voor het opbergen van vertrouwelijke stukken. De vergaderkamer is ingericht met een verstelbare vergadertafel geschikt voor zes personen. Aan de tafel staan vijf vergaderstoelen en één verstelbare bureaustoel, zodat deze ruimte ook te gebruiken is als werkplek, bij aanwezigheid van alle vier de griffieleden. De vergaderkamer is voorzien van de benodigde audiovisuele middelen om presentaties te kunnen geven en eventueel hybride te kunnen overleggen.

Faciliteiten In de kamer staat een verstelbare werkplek annex vergadertafel met één verstelbare bureaustoel en vijf vergaderstoelen. 4.3.3 Werkplek bestuus/directie secretariaat

Het werkdomein van het bestuurs-Zdirectiesecretariaat bestaat uit twee flexibele werkplekken. Dit domein staat in verbinding met het werkdomein van het college, de

Referentie: 1649403-0035.0.3.

Pagina 21 van 29

HEVO

4.3.5 B&Wkamer

Dit is een multifunctionele vergaderruimte voor tien personen, waar in ieder geval het college van B&W vergadert, maar die ook door anderen is te gebruiken. Deze vergaderruimte is bij voorkeur gesitueerd in de nabijheid van het werkdomein van het college, maar wel zodanig dat deze ook makkelijk gebruikt kan worden door de ambtelijke organisatie. Men moet geen drempel ervaren. Let wel, het college heeft voorrang op gebruik van de B&W kamer. Qua inrichting is de B&W kamer onderscheidend van de reguliere vergaderruimten en heeft een meer representatief karakter. De ruimte is ingericht met een vergadertafel met 10 stoelen. De benodigde audiovisuele middelen om presentaties te kunnen geven en eventueel hybride te kunnen overleggen zijn aanwezig. De ruimte wordt tevens gebruikt als crisiskamer. In de nabijheid van de raadzaal is een pantry met koffievoorziening en een koelkast. 4.3.6 Raadzaal

De raadzaal als huis van de democratie moet cachet hebben en voor de raad en bezoekers ruimtelijk en uitnodigend zijn en als een warm (t)huis voelen. De uitstraling, toegankelijkheid (liefst middels meerdere toegangsdeuren) en vindbaarheid van de raadzaal (binnen de nieuwe gezamenlijke huisvesting) moet hier op aansluiten. De raadzaal is gesitueerd in de semi-openbare zone en is vrij toegankelijk voor raads- en burgerleden. De raadzaal is een multifunctioneel bruikbare ruimte. In de raadzaal is de uitstraling naar bezoekers vooral van belang en er dient voldoende ruimte te zijn voor bezoekers. De zichtrelatie tussen publiek, raadsleden en college is van belang, met behoud van benodigde privacy (lees: publiek moet op zodanige afstand zitten dat ze niet mee kunnen lezen op de mobiele device van raadsleden en college of gesprekken die raadsleden/college onderling voeren, verstaanbaar zijn). Multifunctionaliteit, vraagt een flexibele inrichting en een inrichting die past wat betreft look and feel bij verschillende overlegsettings. Speciale aandacht voor de akoestiek en privacy in deze ruimte is benodigd. De ruimte moet geluiddicht zijn en indien noodzakelijk (bij vertrouwelijk gebruik) ook geblindeerd kunnen worden.

Referentie: 1649403-0035.0.3.

De raadzaal grenst of ligt in de nabijheid van het centrale eet-werkcafé, zodat dit eetwerkcafé dienst kan doen als lobby voor de ontvangst van bezoekers en de nazit van de raad. Faciliteiten Inrichting: 23 plekken voor de raadsleden, één voor de voorzitter, vijf voor B&W, drie voor de griffie en twee plekken voor de pers. Daarnaast zijn er circa 40 bezoekersplekken. Daarnaast staat er een spreekgestoelte. De raadzaal moet uitgerust zijn met hedendaagse technologische middelen: streaming van beeld en geluid (via encoder Notubiz), audiovisuele mogelijkheden voor presentaties, filmpjes en deelnemers via Teams, stopcontacten (hoeft niet vast, wel beschikbaar), schermen waar ook de agenda geprojecteerd kan worden, geluid (kan draadloos, mits kwaliteit van het geluid gewaarborgd is), een ringleiding voor slechthorenden. 4.3.7 Vergaderruimten fracties

De vergaderruimten zijn gesitueerd in het centrale vergadergebied in de semiopenbare zone, in de nabijheid van de raadzaal. De raadsleden maken voornamelijk 's avonds gebruik van deze kamers, vandaar dat ze goed te combineren zijn met de vergaderruimten van de ambtelijke organisatie. In verband met de 24/7 beschikbaarheid van deze ruimten, is extra aandacht nodig voor toegang, beveiliging en positie ten opzichte van ondersteunende voorzieningen (koffie, ontmoetingsplek, printer). De vergaderruimten, de raadzaal en het eet-werkcafé dienen bij avondgebruik afgesloten te zijn van de rest van de voorzieningen binnen de nieuwe gezamenlijke huisvesting. Afhankelijk van de gebouwmogelijkheden is het realiseren van een separate ‘avond' ingang naar het centrale vergadergebied en de raadzaal denkbaar. Representativiteit is hierbij wel van belang. In het centrale vergadergebied is ook een printvoorziening, een pantry met koffie en theevoorziening en een lees/ontmoetingsplek.

Faciliteiten De vergaderruimten kennen een diversiteit aan inrichtingsvormen en ‘looks'. De inrichting van de kamers is flexibel en makkelijk aanpasbaar. De ruimten zijn voorzien

Pagina 22 van 29

HEVO

van benodigde audiovisuele middelen om presentaties te kunnen geven en eventueel hybride te kunnen overleggen. Ook zijn er beschrijfbare panelen/wanden en ophangmogelijkheden. Eén van de grotere vergaderruimten is tevens voorzien van voorzieningen om beelden te streamen. In verband met presenteren en het voorkomen van inkijk van buitenaf, is enige mate van blindering van de ramen noodzakelijk.

Binnen de werkdomeinen staan multifunctionals. In de midoffice staan aanvullend ook stand alone multifunctionals die enkel gebruikt worden door bijvoorbeeld de LEV groep. Nader onderzocht wordt, of er nog meer stand alone multifunctionals nodig zijn. In vergaderruimten en projectgroepruimten, zijn een TV-presentatiescherm benodigd. Dit moet nader uitgewerkt worden in het audiovisueel concept.

4.5.

Publieke voorzieningen

4.5.1 Publieksgebied 4.3.8 Trouwzaal en ruimte babs

De trouwzaal voor circa 30 personen, is multifunctioneel te gebruiken. Het is een ruimte die is ingericht met losse stoelen in een theateropstelling, een zitje/bankje voor het bruidspaar en een spreekgestoelte voor de Babs. De ruimte is sfeervol en passend bij een trouwsetting. Indien de ruimte niet gebruikt wordt voor een trouwerij is deze via burgerzaken eventueel ook te boeken voor een intern overleg. De ruimte is voorzien van de benodigde audiovisuele middelen. In de nabijheid van de Trouwzaal is een omkleedruimte voor de babs. In deze ruimte is een wastafel met warm en koud water een spiegel, een garderobe, een stoel en klein tafeltje.

4.4. Werkomgeving en ICT voorzieningen Om de werkplekken zo flexibel mogelijk te kunnen gebruiken, zijn ze eenduidig uitgerust. Elke werkplek is ingericht met twee beeldschermen en een USB c connector voor het aankoppelen van mobiele devices. Muis en toetsenbord zijn vanwege hygiëne oogpunt, persoonsgebonden. Aandachtspunt vormt het feit dat niet alle organisaties binnen Bestwijzer van dezelfde apparatuur gebruik maken. Nader onderzoek is nodig om hieromtrent een beeld te vormen en de impact daarvan te kunnen bepalen. Bij de vakgroep DIV is één functiegebonden werkplek nodig i.v.m. gebruik scanapparatuur. Bij DIV staat ook een A3 en A0 scanner/plotter en ook bij de afdeling beheer. Bij de vakgroep Financiën staat een scanner.

De gemeente en Bestwijzer hebben de wens om een prettig, vriendelijk, toegankelijk, warm (huiselijk) en aantrekkelijk publieks-en ontmoetingsgebied te faciliteren in de nieuwe gezamenlijke huisvesting: een plek waar medewerkers, inwoners, relaties en gasten graag komen om contact met elkaar te hebben, advies te verkrijgen en informatie op te publieksruimteen en te delen. Bezoekers krijgen een warme en persoonlijke ontvangst in een laagdrempelige sfeer; zij komen binnen op een plek, die overzichtelijk is en waar men zich goed kan oriënteren. Bezoekers worden persoonlijk in de publieksruimte opgehaald door hun gesprekspartner, om vervolgens in één van de spreekkamers in het publieksgebied, het eet/werkcafé, in één van de vergaderruimten in het centraal vergadergebied of elders in de nieuwe gezamenlijke huisvesting, overleg te voeren. Waarbij het laatste een uitzondering moet zijn, aangezien de vergaderruimten in de werkgebieden bij uitstek bedoeld zijn voor intern overleg. Binnen het eet/werkcafé zijn plekken waar redelijkerwijs privacy is geborgd en men rustig kan praten.

Faciliteiten ^ ^ ^

^ •

Referentie: 1649403-0035.0.3.

1 centrale ontvangst/receptie 2 balies voor o.a. burgerzaken Wachtgebied (circa 20 zitplekken; leestafel, wachtbanken/stoelen, etc.) Let op afstand tot balies en het borgen van privacy 12 (beveiligde) spreekkamers en circa 3 informele overleg/spreekplekken 2 kamers voor de GGD

Pagina 23 van 29

HEVO

De centrale ontvangst/receptie is in het zicht van de hoofdentree gesitueerd. De gemeente en Bestwijzer in zijn algemeenheid zijn herkenbaar. De receptie bestaat uit drie werkplekken, de zogenaamde snelbalie voor bijvoorbeeld het afhalen van paspoorten en rijbewijzen, het afhalen van een uittreksel uit het geboorteregister, het verlengen van een rijbewijs, etc. en een werkplek voor de gastvrouw/heer die inwoners ontvangt en de weg wijst en een extra balie voor ontvangst/afhandeling van vragen door Bestwijzer. Waarbij voor de balie van Bestwijzer extra aandacht benodigd is voor het borgen van privacy. De medewerkers achter de receptie zit op ooghoogte van de klant. De centrale receptie is niet volledig afgescheiden van de centrale publieksruimte, zodat de medewerkers van achter de receptie, gemakkelijk de publieksruimte in kunnen lopen om bezoekers te woord te staan en te helpen.