Rapport Doorwerkingsonderzoek 2018-2022

Heesch, 8 augustus 2023

Rapport Doorwerkingsonderzoek bestuursperiode 2018 – 2022

Rekenkamercommissie Bernheze

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

2

1.1. 1.2. 1.3.

De aanleiding Onderzoeksvragen De opbouw van het rapport

2 2 3

2.

Centrale boodschap: algemene conclusie en aanbevelingen

3

2.1. 2.2.

Algemene conclusie Aanbevelingen

3 3

3.

Bevinding

5

3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11.

Decentralisatie Jeugd en Wmo (2018) Doorwerkingsonderzoek Verbetering begroting (2018) Agrifood Capital (2019) Woningbouwbeleid (2019) VAB (2020) Budgetsubsidies (2020) Proces DNI (2021) Burgerparticipatie (2021) Toezicht & Handhaving OOV (2021) Kapitaalgoederen (2022) Digitale dienstverlening (2022)

5 7 9 12 15 18 20 23 25 27 29

Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 1

1. Inleiding 1.1. De aanleiding Om de vier jaar brengt de rekenkamercommissie een rapport uit over de doorwerking van de door haar gedane en door de gemeenteraad overgenomen conclusies en aanbevelingen. Veel van deze aanbevelingen hebben de vorm van een opdracht/verzoek van de raad aan het college om iets uit te voeren of voor te bereiden voor volgende besluitvorming in de raad. Maar ook aanbevelingen aan de raad zelf worden onderzocht. Dit doorwerkingsonderzoek gaat over de rapporten die in de zittingsperiode 2018-2022 aan de raad zijn aangeboden. Het is daarmee het laatste doorwerkingsonderzoek dat door de rekenkamercommissie is uitgevoerd. De Wet versterking decentrale rekenkamers en de recent door de gemeenteraad vastgestelde Verordening Rekenkamer Bernheze 20231 geven aan dat zowel de raad en het college jaarlijks vóór 1 april dienen te rapporteren over de uitvoering van door de rekenkamer aan hen uitgebrachte aanbevelingen en voorstellen2. De rekenkamer is uiteraard geïnteresseerd in deze rapportages en zal indien zij dit nodig acht in een rekenkamerbrief ingaan op deze rapportages. Wij hebben de doorwerking en uitwerking van 11 onderzoeken onderzocht. Van 10 van deze onderzoeken heeft de ambtelijke organisatie ons bij aanvang van het onderzoek uitvoerige informatie gestuurd over de wijze waarop de aanbevelingen opgepakt zijn en waar dat toe heeft geleid.

Op basis hiervan en aan de hand van nadere vraagstellingen en interviews met de meest betrokkenen hebben wij ons een beeld gevormd over de uitwerking van onze aanbevelingen. Het is hier dan ook de plaats om de gemeentesecretaris en allen die er aan bijgedragen hebben te bedanken voor deze ondersteuning.

1.2. Onderzoeksvragen De vier belangrijkste onderzoeksvragen zijn: 1. Op welke wijze en wanneer zijn de door de raad overgenomen aanbevelingen aan het college door het college opgevolgd? Waaruit blijkt dat en is dat een voldoende opvolging? 2. Op welke wijze is de gemeenteraad geïnformeerd over de concrete opvolging van de overgenomen aanbevelingen die aan het college gericht waren? 3. Als een aanbeveling (nog) niet is opgevolgd, wat is daar dan de reden van en wordt daar alsnog invulling aan gegeven? 4. Voor de aanbevelingen die aan de raad zelf zijn gericht: Zijn deze opgevolgd, zo ja hoe en zo nee waarom niet? Maar er zit ook een onderzoeksvraag achter deze vragen die voor de rekenkamercommissie zelf van belang is: Hoe zit het met de adresseerbaarheid en uitvoerbaarheid van de aanbevelingen? Zo mogelijk komen daar verbeterpunten voor de rekenkamercommissie zelf uit naar voren. 1 Vastgesteld in de raadsvergadering van 6 juli 2023 2 In de Wet versterking decentrale rekenkamers komt het woord aanbevelingen niet meer voor. De wet

spreekt enkel nog van voorstellen

Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 2

1.3. De opbouw van het rapport Dit rapport kent de volgende opbouw: Hoofdstuk 2: De centrale boodschap. Hierin staan kernachtig onze conclusies en aanbevelingen. Hoofdstuk 3: Bevindingen. In dit hoofdstuk is een beknopte opsomming opgenomen van de resultaten van de documentanalyse en de interviews per onderzoeksrapport uit de afgelopen bestuursperiode. Om terugzoeken overbodig te maken zijn per onderzoek de aanbevelingen uit het oorspronkelijke rapport, de reactie van het college en ons nawoord destijds en het raadsbesluit in compacte vorm weergegeven.

2. Centrale boodschap: algemene conclusie en aanbevelingen 2.1. Algemene conclusie De rekenkamercommissie concludeert dat het college bij bijna elk van onze onderzoeken serieus aan de slag is gegaan met onze aanbevelingen en ook zichtbaar heeft kunnen maken wat er gedaan is en hoe het is aangepakt. Wij schrijven ‘bijna bij elk’ omdat het college dit voor het VAB-beleid niet zichtbaar heeft kunnen maken. De resultaten van de overige uitwerkingen stemmen ons over het algemeen tot tevredenheid zij het dat er soms nog sprake is van ‘work in progress’ of van een resultaat dat wij als ‘matig’ bestempeld hebben. De conclusies voor elk van de 11 onderzoeken zijn opgenomen in de het hoofdstuk ‘bevindingen’ waar wij steeds onze analyse afsluiten met een ‘eindoordeel’

2.2. Aanbevelingen In algemene zin hebben wij de volgende twee aanbevelingen en ook een aandachtspunt voor onszelf. Het aandachtspunt voor onszelf gaat over het formuleren van concrete en goed adresseerbare aanbevelingen. Hoewel wij daar geen opmerkingen over ontvangen hebben, leert het uitvoeren van een doorwerkingsonderzoek ons nog eens hoe belangrijk dit is. Als een aanbeveling wordt overgenomen, moet uit de aanbeveling zelf al duidelijk worden welke actie gevraagd wordt. Het zou voor het college dan ook duidelijk moeten zijn wie er mee aan de slag moet. Aanbevelingen die hier niet aan voldoen verdwijnen gemakkelijk ‘in het niets’. Op deze manier wordt tevens vermeden dat het beeld kan ontstaan dat een aanbeveling vrijblijvend is en dat het vrij is om er al dan niet uitvoering aan te geven. De Wet versterking decentrale rekenkamers heeft om die reden het woord aanbeveling vervangen door het duidelijkere begrip ‘voorstel’. De eerste aanbeveling ligt in het verlengde van het zojuist genoemde aandachtspunt: als de raad aanbevelingen overneemt die de vorm hebben van een opdracht aan het college, zou de eerste actie van het college moeten zijn om op korte termijn (bijvoorbeeld 2 maanden) na het raadsbesluit in de vorm van een Nti een beknopt plan van aanpak naar de raad te sturen met daarin de aanpak: Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 3

Wie gaat het doen, op welke manier, welke aandachtspunten, wanneer resultaat/rapportage, op welke wijze wordt de raad bij de verdere uitwerking betrokken. Voor de volledigheid: wij hanteren de term beknopt want de rekenkamer is niet op zoek naar uitgebreide rapporten. In de optiek van de rekenkamer biedt het college dit plan van aanpak ter kennisneming dan wel ter bespreking aan voor de commissie waar het inhoudelijke onderwerp onder valt. Een soortgelijke aanpak zou moeten gelden voor aanbevelingen die aan de raad zelf zijn gericht. In dat geval is de griffie aan zet om een beknopt plan van aanpak op te stellen en aan de raad3 ter kennis te brengen. Onze tweede algemene aanbeveling is dat bij het uitwerken c.q. opvolgen van elke aanbeveling in de rapportages, beleidsdocumenten en waar nodig in de raadsvoorstellen een duidelijk verwijzing naar de onderhavige aanbeveling is opgenomen. Dat maakt het voor alle betrokkenen duidelijker waarom een bepaald voorstel wordt voorgelegd. Bij de volgende onderzoeken hebben wij nog een concrete aanbeveling: 1. Verbetering Begroting/P&C-cyclus: Om de geconstateerde onevenwichtigheid tussen financiën en beleid te verminderen zou de taak van de auditcommissie uitgebreid moeten worden. Deze commissie zou niet alleen de raad moeten adviseren over de kwaliteit van de jaarrekening maar ook over de kwaliteit van het jaarverslag.

Hiertoe zou naar analogie met de vergadering met de accountant ook een voorbereidingsgesprek met de rekenkamer plaats kunnen vinden. 2. Relatie gemeente RNOB Uit het doorwerkingsonderzoek AFC blijkt dat de informatie-uitwisseling ondanks de ingestelde regiotafel nog niet optimaal verloopt. De raad verwacht blijkbaar van het college meer informatie dan er (in commissievergaderingen) gegeven wordt en vindt de terugkoppeling vanuit de regiotafel onvoldoende. Wij denken dat het informeren van de raad over regiozaken structureel verbeterd kan worden als na elke regiocyclus door het college een Nti wordt opgesteld met daarin een toelichting op de belangrijkste besluiten en initiatieven vanuit die cyclus. Deze Nti kan dan in de commissies als leidraad gebruikt worden voor de terugkoppeling. 3. VAB-beleid Het feit dat niet kan worden vastgesteld in hoeverre er concreet opvolging is gegeven aan de aanbevelingen om het kwantitatieve inzicht voor de raad te verbeteren maakt dat er geen beeld is van de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het VAB-beleid. De concrete aanbeveling is (wederom): draag alsnog zorg voor de indertijd omschreven gegevens. In de ogen van de rekenkamercommissie komt dit de begrijpbaarheid en de uitvoering van de Transitie Landbouw ten goede.

3 Afhankelijk van de “zwaarte” van het onderwerp kan ook besloten worden om het plan van aanpak in de

commissie bespreken dan wel in het presidium.

Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 4

3. Bevinding 3.1. Decentralisatie Jeugd en Wmo (2018) Datum raadsbehandeling 19 mei 2018 Opgemerkt wordt dat dit onderzoeksrapport grotendeels in de voorgaande raadsperiode 2014 – 2018 is opgezet. Formeel is het vastgesteld door de nieuwe raad in 2018. Vooraf In het Doorwerkingsonderzoek 2014 – 2018 is al gekeken naar de wijze waarop opvolging is gegeven aan de aanbevelingen voor zowel raad als college. Omdat bij de behandeling van dat Doorwerkingsonderzoek nog niet alle aanbevelingen een plek hadden gekregen is nu met name naar de resterende aanbevelingen gekeken zonder al het werk bij het vorige Doorwerkingsonderzoek volledig over te doen. Dat betekent dat de opzet van deze bijlage afwijkt van alle andere bijlagen in het nu voorliggende rapport over doorwerking 2018 – 2022. Het overnemen van de aanbevelingen van toen, het ingaan op de bestuurlijke reactie alsemede het nawoord van de rekenkamercommissie toen voegt weinig waarde toe. De conclusies in 2018 Zonder verder uit te wijden over de achtergronden volgen onderstaand de conclusies (ingekort) uit 2018: 1. Wel plannen en verordeningen; nog geen meetbare doelen en te behalen resultaten; 2. Wel rapportages maar te weinig systematiek en daarmee te weinig inzicht en overzicht; 3. De uitvoeringsstructuur heeft vorm gekregen; 4. Raad èn college onderkennen behoefte aan meer gestructureerde informatievoorziening; 5.

Over de inkoop van zorg: De gemeenteraad is via de plannen van aanpak redelijk goed geïnformeerd maar heeft zelf weinig kaders gesteld over de inkoop van zorg. Maar het is moeilijk vast te stellen of de beide regionale inkoopbureaus voldoende professioneel werken; 6. Over de kwaliteit en kostenbeheersing van de zorg: De kwaliteit van zorgaanbieders is nadrukkelijk object van aandacht maar de kwaliteit van de geleverde zorg zelf wordt niet systematisch geanalyseerd; 7. ONS Welzijn: goed op weg maar echt nog niet klaar: ONS Welzijn is als belangrijke uitvoerende partij op de goede weg maar moest van ver komen; 8. Naar heldere opdrachten en indicatoren: De gemeenten en ONS Welzijn zijn zich bewust van hun positie in dit proces. De voorbeelden die wij gezien hebben zijn stappen in de goede richting maar gaan nog voornamelijk over inspanningen en niet over resultaten; 9. Over de burgerinitiatieven Dit zijn waardevolle initiatieven die steun verdienen; 10. Doelbereik niet inzichtelijk: Op basis van de beschikbare rapportages en cijfers kan niet afgeleid worden of de in algemene zin geformuleerde doelen voor de Wmo en de Jeugdwet dichter bij hun realisatie zijn gekomen; 11.

Relatief goede scores op cliëntervaringsonderzoek De in het rapport geformuleerde aanbevelingen zijn met name gericht op een betere beleidsvoorbereiding, een betere informatievoorziening en een inzichtelijker besluitvorming. Uiteraard is het ook van belang om de beschikbare middelen én effectief én efficiënt te besteden.

Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 5

Documenten Voor het doorwerkingsonderzoek zijn diverse documenten bestudeerd waaronder relevante Nti’s (Budgettair kader jeugdhulp 2020 t/m 2023, Analyse jeugdhulp Noordoost Brabant (met een gemeenteprofiel), Inkoop jeugdhulp 2021, Startnotitie Sociaal Domein, Regionaal beleidsplan jeugdhulp 2020-2023 (met een lokale paragraaf), Verordening en nadere regels jeugdzorg, Inkoopdracht en budgettair kader specialistische jeugdhulp, Wijziging centrumregeling Noordoost Brabant Gesprekspartners Hans Schuurmans en Karin van den Akker Bevindingen doorwerkingsonderzoek 2018 - 2022 De verplichte jaarlijkse beleidsplannen WMO en JEUGD zijn opgeleverd. Ze zijn regionaal tot stand gekomen. Hierin worden ambities en actielijnen benoemd. Er wordt nog steeds gebruik gemaakt van de zogenaamde verplichte indicatoren in de normale P & C cyclus. Er is besloten om meer samenhang te brengen in het sociaal domein, o.a. door de uitwerking van onze Startnotitie Sociaal Domein in drie prioritaire programmalijnen: • Programmalijn Meedoen naar Vermogen 2020-2022 • Programmalijn Aanpakken met Impact 2020-2022 • Programmalijn Integrale Toegang Bernheze Deze programmalijnen hadden als doel om de integraliteit in het sociaal domein in beeld te brengen. De programmalijnen zijn afgerond eind 2021 en in de huidige bestuursperiode (2022 – 2026) wordt een integraal meerjarenbeleidsplan sociaal beleid gemaakt.

Het resultaat van de inzet is terug te vinden in de jaarlijkse Rapportages Wmo en Jeugd. Opgemerkt wordt dat dit rapportages zijn in het kader van de regionale samenwerking (Gemeenschappelijke regelingen) en dat deze opgesteld zijn vanuit de regionale inkoopbureaus. Daarmee is ook het inkoopproces gestroomlijnd. Vanaf 2018 is de gemeente met ONS Welzijn veelvuldig in gesprek en wordt gestuurd op een transparantie in bekostiging: helderheid in doelen, activiteiten en waar kan maatschappelijk beoogde effecten. Sinds 2022 werkt ONS welzijn met een Dienstenboek. Uit het dienstenboek maken ONS Welzijn en de gemeente gezamenlijk keuzes welke diensten er worden afgenomen. Het dienstenboek is daarmee onderlegger van de subsidieaanvraag. Het dienstenboek geeft inzicht in de ingekochte diensten en geeft flexibiliteit in het afnemen van diensten. Daarnaast weten de gemeente en ONS welzijn welke diensten er in het subsidiejaar worden ingekocht en welke niet. Als er andere diensten nodig zijn dan worden er aparte (subsidie) afspraken gemaakt. Wat betreft de burgerinitiatieven is in/rond de zomer van 2021 het gesprek gestart met burgerinitiatieven zorg en welzijn, ONS welzijn en gemeente. In Programmalijn Aanpakken met Impact is ingezet op stimuleren van onderlinge verbinding en samenwerking in de kernen.

Met Burgerinitiatieven zorg en welzijn, ONS welzijn en gemeente zijn een aantal overleggen geweest. Door de opvang van vluchtelingen van Oekraïne en de benodigde tijd en capaciteit Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 6

hiervoor, zijn de gesprekken en daarmee het proces om te komen tot een beleidskader tijdelijk stopgezet. Inmiddels wordt weer verder gewerkt aan een beleidskader. Planning voor de gemeente is dat een uitgangspuntennotitie over de inzet en wijze van subsidiëring van burgerinitiatieven midden 2023 wordt voorgelegd aan de burgerinitiatieven en ONS welzijn. Vaststelling van de nota in de raad kan dan plaatsvinden eind 2023. Eindoordeel In 2020 was in het vorige doorwerkingsonderzoek al geconstateerd dat een belangrijk deel van de aanbevelingen was ingevuld. Met de meest recente informatie in het voorjaar van 2023 kan worden vastgesteld dat, zij het met het inspelen op actualiteit en gebruik makend van nieuwe inzichten, de gemeente op de goede weg is zoals beoogd met de aanbevelingen uit 2018.

3.2. Doorwerkingsonderzoek Verbetering begroting (2018) Datum raadsbehandeling: 12 februari 2020 (vorige brede doorwerkingsonderzoek) In 2016 heeft de rekenkamercommissie een ‘formeel’ rekenkameronderzoek over dit onderwerp uitgevoerd. In het vorige doorwerkingsonderzoek is hier over gerapporteerd. Daarna hebben wij de ontwikkelingen op dit terrein met interesse gevolgd en op enkele momenten nader advies uitgebracht. Het betreft hier: • Een brief aan de raad en aan het college van 20 maart 2018 waarin wij aangeven dat in de programmabegroting 2018 nog geen van de door ons in 2016 voorgestelde verbeteringen is doorgevoerd. • Het vorige brede doorwerkingsonderzoek met ook een paragraaf over de begroting (12-02-2020) • Een brief aan de raad (7-10-2022) naar aanleiding van het verschijnen van de begroting 2023 Een nadeel van brieven is dat zij , anders dan formele rekenkamerrapporten, geen formeel besluitvormingstraject kennen. In het beste geval worden brieven of punten eruit opgepikt en ingebracht in bijvoorbeeld de begrotingsdebatten. Daarmee is de gebruikelijke opzet: ‘aanbevelingen-reactie college-nawoord rkc-besluit van de raad-opvolging’ niet goed hanteerbaar.

Bevindingen doorwerkingsonderzoek 2018-2022 Wij kiezen er dan ook voor om een paar relevante onderwerpen uit de discussie over de verbetering van de begroting te benoemen en van een oordeel te voorzien: • In onze brief als reactie op de begroting 2023 gaven wij aan dat het ons opviel dat er nog steeds veel intentionele en algemene passages in het programmaplan zijn opgenomen en dat de zinnen die gaan over concrete te bereiken resultaten hierbij achter blijven. Heel vaak treffen wij passages die beginnen met ‘wij zetten in op meer…’ en ‘wij werken verder aan…’ De rekenkamercommissie twijfelt er niet aan dat men zich inzet …..maar dit soort formuleringen helpen de raad niet om straks te controleren of wat voorgenomen is ook daadwerkelijk bereikt is als het te bereiken resultaat is niet concreet is gedefinieerd. • In september 2019 biedt het college met een Nti de notitie “P&C cyclus 2021 en verder” aan. Wij zien dit als een intentioneel en procesmatig verhaal over de stappen die gezet moeten worden om de gewenste verbeteringen gerealiseerd te krijgen. In het vorige doorwerkingsonderzoek hebben wij dit als positief beoordeeld. • Onze aanbeveling om de kwaliteit van beleidsnota’s te bevorderen heeft geleid tot een interne handreiking voor de opbouw van beleidsnota’s.

Uit capaciteitsgebrek wordt daar niet op Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 7

•

•

•

gestuurd, zo is ons medegedeeld. Het Duisenbergwerkgroepje. Naar aanleiding van een suggestie van de rekenkamercommissie is een groepje raadsleden met onze ondersteuning aan de slag gegaan om het jaarverslag 2019 kritisch te analyseren. Dit heeft een tijdje goed gewerkt (met name bij de analyse van het jaarverslagonderdeel ‘Economisch Zaken’) maar dit initiatief is niet uitgegroeid tot een structurele component in het werk van raadsleden. Deels door corona, deels door personele mutaties is het groepje stilgevallen en niet meer opgestaan. Inmiddels is als gevolg van een nieuwe kijk op het functioneren van de gemeentelijke organisatie (“terug naar de kern”) en als gevolg van het steeds meer denken in maatschappelijke opgaven een nieuwe indeling (zie “de staat van Bernheze”) ontstaan die leidend is geworden voor een nieuwe begrotingsindeling. Wij vinden dit een positieve ontwikkeling maar vinden het jammer dat als gevolg van deze ontwikkeling de aandacht voor scherper formuleren van gewenste resultaten en doelen verminderd is zoals het college in de aanbiedingsbrief bij de begroting 2023 ook aangeeft. Hopelijk is dit een tijdelijk fenomeen en pakken college en organisatie dit weer snel op. Meermaals hebben wij het college geadviseerd om naast de ‘begroting in één oogopslag’ ook een ‘programmaplan in één oogopslag’ aan de begroting toe te voegen.

Het valt namelijk niet mee om uit de 63 bladzijden die het programmaplan telt precies op te maken waarop het college na afloop van het begrotingsjaar aangesproken kan worden want algemene formuleringen en concrete te bereiken resultaten wisselen elkaar in de tekst af. Om de raad hierin behulpzaam te zijn, hebben wij eerder de burgemeester en de secretaris gesuggereerd om naar analogie van de wel opgenomen ‘begroting in één oogopslag’ ook een ‘programmaplan in één oogopslag’ in de programmabegroting op te nemen. Daarin zouden dan in 1 of 2 pagina’s de beleidsplannen opgenomen kunnen worden die in 2023 aan de raad ter vaststelling zullen worden voorgelegd alsmede de belangrijkste uitvoeringsprojecten. Wij hebben onze ideeën ook kenbaar gemaakt in een brief aan de raad. Dit had tot gevolg dat bij de bespreking van de begroting 2023 in de commissie B&S aan de portefeuillehouder gevraagd is om hierop te reageren. De wethouder gaf aan hierop afzonderlijk terug te komen. Bij uitblijven van een reactie hebben wij het college hier nog eens op geattendeerd met als gevolg dat inmiddels besloten is om in de begroting 2024 een ‘programmaplan in één opslag’ op te nemen. Wij denken dat zo’n ‘programmaplan in één oogopslag’ (en dus ook een ‘jaarverslag in één oogopslag) de raad behulpzaam kan zijn om ook zijn controlerende rol goed uit te voeren.

Wij verwachten dat dit met name merkbaar zal zijn bij de behandeling van het jaarverslag.

Geraadpleegde documenten Relevante documenten waaronder Structuuraanpassingen programmabegroting, Programmabegroting Bernheze nieuwe stijl, Planning en Controlcyclus inclusief notitie, Helder adviseren en Toekomst Global Goals in Bernheze Eindoordeel De vorderingen die de gemeente sinds 2016 gemaakt heeft, zijn ons niet meegevallen. Regelrechte onzin zoals het kopiëren van teksten uit de begroting in het jaarverslag komt gelukkig niet meer voor. Er is naar onze mening echter nog steeds sprake van een onbalans tussen (de aandacht voor) het beleidsmatige/programmatische deel en het financiële deel. De doorontwikkeling van de doelenbomen tot een meer hanteerbaar instrument is naar onze mening te vroeg gestopt om plaats te maken voor de ‘global goals’ die wel zinvol zijn maar veel te globaal zijn om te hanteren in een programmaplan waar het om concrete doelen en prestaties hoort te gaan. Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 8

Het wegvallen van het Duisenbergwerkgroepje als aanjaaginstrument voor de raad zelf hebben wij ook jammer gevonden. Begrijpelijk is dat een nieuwe programma-indeling energie heeft gevraagd die dan niet beschikbaar is geweest voor het scherper formuleren van gewenste resultaten en doelen. Hopelijk kan er nu daadwerkelijk voortgang geboekt worden.

3.3. Agrifood Capital (2019) Datum raadsbehandeling: 27 juni 2019 Onze aanbevelingen: 1. De belangrijkste aanbeveling is dat er behoefte is aan een duidelijker organisatiemodel en de daarmee samenhangende verduidelijking in de communicatie naar buiten; 2. Daarnaast wordt aanbevolen dat de samenwerkende gemeenten hun bijdrage leveren aan het beperken van de kwetsbaarheid van de organisatie door heldere afspraken te maken over de te leveren personele inzet vanuit de gemeenten; 3. Benut het overlegplatform RNOB actief om te komen tot een goede verbinding tussen lokale en regionale opgaven; 4. Maak in het kader van de voorbereiding van een nieuw convenant voor samenwerking ook nieuwe afspraken over de toekomstige sturing; 5. Voor RNOB/AFC BV: Organiseer, gelet op de ervaren afstand op dit moment, een stevigere betrokkenheid van de raadsleden; 6. Voor Colleges van B&W en ambtelijke organisaties: organiseer de regionale agenda steviger binnen de gemeente en breng de raadsleden beter in positie; 7. Voor raadsleden: Maak de regionale agenda meer onderdeel van het eigen werk en concentreer je daarbij vooral op de politiek relevante zaken voor de eigen gemeente. Collegereactie Gelet op de breedte en omvang van dit onderzoek heeft het college gekozen voor een meer algemene reactie waaruit waardering voor het onderzoek blijkt.

Enerzijds omdat antwoord wordt gegeven op vragen die bij de raad leven en anderzijds omdat dit rapport op een goed moment komt omdat een nieuwe regionale agenda in ontwikkeling is. Daarnaast zijn nog enkele meer concrete kanttekeningen geplaatst onder andere over onze opvatting dat het een gemiste kans is geweest om bij de verlenging van het bestuursconvenant in 2016 niet tevens de Strategische Agenda aan te pakken. Nawoord rekenkamercommissie De rekenkamercommissie heeft op enkele van de meer concrete kanttekeningen gereageerd maar bij lezing nu zijn die niet meer echt relevant in het kader van de grotere ontwikkelingslijn in de verhouding tussen de gemeente en de regio. Raadsbesluit Op 27 juni 2019 heeft de raad unaniem ingestemd met het rapport en de daarin opgenomen aanbevelingen.

Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 9

Het beeld van de doorwerking Nu terugkijkend op de aanbevelingen destijds valt ons op dat een aantal van hen toch wel wat algemeen geformuleerd waren. Dat had te maken met de complexheid van de materie en de omvattendheid van de onderzoeksopzet. Anders gezegd: aangeven of en hoe onze aanbevelingen zijn opgevolgd vraagt meer dan vinkjes zetten. Daarom zoeken wij naar het antwoord op de volgende vragen: • Is de positie van RNOB verduidelijkt; • Is de verbinding tussen RNOB en de gemeente(n) verbeterd? • Is de gemeente Bernheze regiovraagstukken beter gaan agenderen; • Is de betrokkenheid van de raad bij regiovraagstukken ook daadwerkelijk vergroot. Rondom deze thema’s zijn onze waarnemingen als volgt: Door ons rapport van destijds maar ook door gelijktijdig lopende communicatieve activiteiten van RNOB is de organisatorische positie van RNOB verduidelijkt.

Voer alles tot dan toe onder de naam Agrifood Capital, in ons rapport is aangegeven dat het om 4 afzonderlijke organisaties gaat, te weten: • De Regio Noordoost Brabant: een samenwerkingsverband tussen 11 regiogemeenten en 2 waterschappen voor bovenlokale vraagstukken; • Noordoost Brabant Werkt: de arbeidsmarktsamenwerking van overheden, werkgevers en werknemers en onderwijsinstellingen; • Agrifood Capital, een stichting waarin overheden (via RNOB), bedrijven en kennisinstellingen samenwerken om de voedselketens voor de toekomst te ontwikkelen. • Ondernemerslift+: een stichting die zich richt op de begeleiding van (door)startende ondernemers. (in het najaar van 2022 tijdelijk on hold gezet) Dit onderscheid is sindsdien veel duidelijker gecommuniceerd, waarbij met name duidelijk is gemaakt dat RNOB voor de gemeenteraden de meest nabije organisatie is. Wij nemen waar dat de verbinding tussen RNOB en de gemeenten verbeterd is. Dat is deels te danken aan ons rapport maar zeker ook aan de verbeterde communicatie vanuit de regioorganisatie: het is veel minder de ‘ver van mijn bed-show” geworden zo geven raadsleden aan. Daarnaast heeft sinds het uitkomen van ons rapport al twee keer een zogenaamde ‘Voorbereidende Verenigde Bijeenkomst’ plaats gevonden, waarin met alle raadsleden uit de regio het gesprek wordt aangegaan over de Samenwerkingsagenda en onlangs de ‘Prioriteitennota’.

In deze bijeenkomsten kunnen raadsleden moties indienen die indien zij een meerderheid krijgen, ook verwerkt zullen worden in de beleidsdocumenten die daarna overigens weer ter instemming naar de diverse gemeenteraden gaan. In de laatste VVB waren 10 raadsleden uit Bernheze aanwezig tegenover 1 in de eerste VVB. Tot slot kan nog worden vermeld dat de klankbordgroep van raadsleden uit de regio (2 uit elke gemeente) nieuw leven is ingeblazen. Deze klankbordgroep heeft vooral tot doel raadsleden te informeren over achterliggende processen en hen daarover mee te laten denken. Deze informatie kunnen zij ook delen met hun achterban. De verbinding tussen regio en gemeente wordt ook verbeterd door de bijdragen die gemeenteambtenaren leveren aan het werk van de regio. Hier zijn afspraken over gemaakt waarbij gemeenten die onvoldoende capaciteit leveren dat financieel compenseren. Bernheze levert de bijdrage in menskracht en dat levert veel meer op dan een bedrag op een rekening storten.

Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 10

Gemeenteambtenaren leren de regio kennen en ook de regionale opgaven waar de gemeenten gezamenlijk voor staan. Dat stelt hen ook in staat om op lokaal niveau beter te functioneren. In de ogen van de rekenkamercommissie Is dit een effectieve manier om de relatie tussen de gemeente en de regio te verbeteren. Zowel de regiomanager als de gemeentesecretaris zijn positief over deze manier van samenwerken. Een belangrijke aanbeveling uit ons rapport was het instellen van een zogenaamde lokale regiotafel. De gemeente Bernheze heeft deze aanbeveling overgenomen en al snel zo’n lokale regiotafel ingesteld. Het samenspel tussen het college en raad rondom regiovraagstukken is een intensief besproken onderwerp in de gemeente Bernheze. In die zin heeft ons rapport zeker zijn werk gedaan. Maar dat wil nog niet zeggen dat alles daarmee oké is. Uit de beschikbare documenten en vergaderverslagen maken wij het volgende op: • De regiotafel is goed van start gegaan en heeft na ruim een jaar functioneren in november 2021 kritisch zijn eigen functioneren beschouwd; • Na het aantreden van een nieuwe raad is het regio-onderwerp ten fundamentele nog eens geagendeerd voor de vergadering B&S van 28-11-2022; • Mede op basis van de daar gevoerde discussie is de regio-strategie besproken en vastgesteld door de raad op 23 mei 2023. Een rode draad in deze periode is de zorg over de informatieoverdracht.

Je kunt wel zeggen dat er nog steeds onvrede hierover is. Het gaat dan zowel over de tekortschietende informatie zoals de raad die vanuit het college ervaart als om gebrekkige terugkoppeling van de leden van regiotafel en de klankbordgroep naar de eigen achterban van raadsleden. Ook aan de directeur van het regiobureau is gevraagd wat naar zijn mening de impact van ons rapport is geweest. Hij geeft aan dat het rapport ook hun inzicht in de lokale percepties heeft verscherpt en daarmee een belangrijk hulpmiddel is geweest bij de voorbereiding van de samenwerkingsagenda en het bestuursconvenant van 2020. Geraadpleegde documenten: • Evaluatie regiotafel (nov 2021) • Verslaglegging voorbereidende verenigde vergaderingen 2020 en 2023 • Rapport Berenschot en Universiteit Groningen • Discussiestuk en verslaglegging vergadering B&S (november 2022) • Raadsstuk Bernheze in de regio/reflectie op samenwerking (mei 2023) Geïnterviewde personen (telefonisch) Jesse Jansen, Rob Houweling, Peggy Hurkmans, Roel van Rijswijk, René Peereboom Eindoordeel De rekenkamercommissie is van mening dat de gemeente Bernheze de aanbevelingen uit ons rapport zeker ter harte heeft genomen, naast het feit dat ons rapport ook veel verduidelijking heeft gegeven.

De snelle instelling van de regiotafel als middel om de raad meer bij regiozaken te betrekken en om de communicatie tussen raad en college rondom regiozaken te verbeteren is een duidelijke concretisering van onze aanbevelingen. Met de inzet van ambtelijke capaciteit (inclusief het voorzitterschap van het overleg van gemeentesecretarissen in de regio) geeft de gemeente ook het belang van verbinding met de regio aan.

Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 11

Maar ook geldt dat op het gebied van de informatie-uitwisseling tussen college en raad en tussen raadsleden onderling de steen der wijzen blijkbaar nog niet gevonden is.

3.4. Woningbouwbeleid (2019) Vooraf Het onderzoek woningbouwbeleid was een belangrijk onderzoek met als hoofdvraag: “In hoeverre heeft het door de gemeente Bernheze in de periode 2014 - 2018 gevoerde beleid ertoe geleid dat de taakstelling met betrekking tot realisatie van de woningbouw is behaald en wat is de invloed van de Woonvisie 2016 – 2021 hierop?”. De RKC heeft geconcludeerd dat er zowel in kwantitatieve zin als in kwalitatieve zin is afgeweken van het vastgestelde Bestuursprogramma 2014 - 2018 alsmede van de later vastgestelde Woonvisie 2016 – 2021. In de rapportage is een aantal conclusies opgenomen die hebben geleid tot een omvangrijk pakket van aanbevelingen. In deze bijlage zijn die aanbevelingen beknopt samengevat. Tevens is de bestuurlijke reactie van het college opgenomen evenals het nawoord van de RKC. Datum raadsbehandeling 23 mei 2019 De besluitenlijst van deze vergadering is op 27 juni 2019 vastgesteld Onze aanbevelingen Voor alle aanbevelingen geldt dat deze, indien ze zijn overgenomen, in een monitoringsysteem dienen te worden opgenomen teneinde met enige regelmaat te beoordelen in hoeverre de aanbevelingen daadwerkelijk worden uitgevoerd. Deze wijze van monitoring is een vraagstuk op zich en geldt wellicht niet alleen voor het woningbouwbeleid.

Alhoewel buiten de scope van het onderzoek naar het woningbouwbeleid ligt het voor de hand dit punt ook als aanbeveling te noteren. Generiek: • Kies voor een frequente informatie-uitwisseling met alle relevante betrokkenen bij de woningbouwprogrammering die aansluit bij de eerder toezeggingen oftewel ééns per halfjaar; • Formuleer actiepunten concreet met een realisatiedatum, beoogd resultaat, de “eigenaar” en betrokken derden en de wijze waarop de raad wordt geïnformeerd over de voortgang. Sturing • Ga uit van kaderstelling waarbij het gaat om hoofdlijnen van beleid middels het aangeven van de bandbreedte en waarbij rekening is gehouden met de regionale taakstellingen; • Kies voor een actieve opstelling als raad en nodig het college uit frequent informatie ter beschikking te stellen en kies er voor om die informatie concreet te bespreken. • Kies voor een opbouw van de woningbouwprogrammering uitgaande van de dynamiek van de woningmarkt en ga daarbij tevens uit van scenario’s inclusief het regionale perspectief.

Beheersing • Continueer de huidige werkwijze waarbij de realisatie van de taakstellingen en de voortgang van de actiepunten frequent worden gemonitord en vertaal dit naar concrete actiepunten; • Beoordeel de huidige detaillering van de taakstelling en de registratie van de voortgang daarvan op effectiviteit en hanteerbaarheid; • Stel op korte termijn een Plan van Aanpak op voor de verschillende actiepunten uit de 4 speerpunten en maak concrete afspraken waar de medewerking van derden gewenst is.

Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 12

Toezicht en verantwoording • Draag het college op elk half jaar middels een woningbouwrapportage aan de Commissie RZ de raad te informeren over alle relevante aspecten uit de vigerende woonvisie. • Geef in elke NTI waar woningbouwaspecten aan de orde zijn duidelijk aan hoe die aspecten zich verhouden tot de Woonvisie. Collegereactie In de reactie van het college worden de aanbevelingen van de RKC opgesomd. Tot slot stelt het college: “De rekenkamer constateert een duidelijke positieve lijn binnen het woningbouwbeleid. Wij hebben kennisgenomen van de aanbevelingen voor verbetering aan ons college. Indien de raad deze overnemen zien wij in elk geval de volgende ruimte voor verbetering: • We gaan de bestuursrapportage, minimaal 1 maal per jaar, gebruiken voor de periodieke terugkoppeling naar de raad over de stand van het woningbouwbeleid; • Samen met de regio werken sinds 2018 aan het Regionaal Perspectief op Wonen. Deze procesafspraak over regionale uitwisseling op gebied van woningbouw krijgt de komende jaren verder vorm en inhoud.

Het behouden van de voortgang in ieders woningbouw staat daarbij voorop; • Wij zullen de detaillering van de huidige monitoring van het woningbouwbeleid op effectiviteit en hanteerbaarheid en het daarbij instellen van bandbreedtes beoordelen; • De uitkomsten van de herijking van het woningbouwprogramma 2019 zullen wij hierbij betrekken en u daarover informeren. Het college verneemt graag het standpunt van de raad over bovengenoemde punten.” Reactie van het college over de aanbevelingen aan de Raad: “Voor wat betreft de aanbevelingen aan de gemeenteraad is het aan de raad om hier uitspraken over te doen”. Nawoord rekenkamercommissie In de bestuurlijke reactie geeft het college aan dat er een voorkeur is voor een lager frequentie van het rapporteren aan de raad en dat de P&C-cyclus daarvoor het geëigende middel is. Het college gaat niet in op het smarter formuleren. Wel is het regionale perspectief goed benoemd door het college. Naar aanleiding van aanbeveling over de detaillering van de huidige monitoring geeft het college aan dat zij een en ander gaat beoordelen en het daarbij instellen van bandbreedtes meeneemt.

De RKC merkt nog op dat het college niet ingaat op de aanbeveling die tot doel om concreet uitvoering te geven aan de (resterende) actiepunten uit de Woonvisie en om te beoordelen in hoeverre de huidige kwantitatieve verschillen (meer dure koop en minder goedkope huur dan beoogd) alsnog bijgestuurd kunnen worden. Raadsvoorstel De raad van de gemeente Bernheze besluit, op basis van het bijbehorende voorstel van de rekenkamercommissie Bernheze van 3 april 2019: 1. Kennis te nemen van het rapport 'Woningbouwbeleid gemeente Bernheze'; 2. In te stemmen met de conclusies en aanbevelingen;

Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 13

3. Het college te verzoeken nog voor het zomerreces aan te geven op welke wijze uitvoering wordt gegeven aan de aanbevelingen die aan het college zijn gedaan. Dit met inachtneming van het gestelde in het nawoord van de rekenkamercommissie. Raadsbesluit Het raadsvoorstel is conform vastgesteld door de raad van de gemeente Bernheze in zijn openbare vergadering van 23 mei 2019. Geraadpleegde documenten • Infographic Bernheze Woningbouw • Bijlage Uitvoeringsprogramma Woonvisie Bernheze • Bijlage Woningmarkt gemeente Bernheze in beeld • Raadsvoorstel Woonvisie 'Perspectief op goed wonen in onze kernen' • Raadsbesluit Vaststellen Woonvisie 'Perspectief op goed wonen in onze kernen' • Woonvisie 'Perspectief op goed wonen in onze kernen’ • Commissieagenda’s en -verslagen Geraadpleegde personen Christa van den Langenberg Bevindingen doorwerkingsonderzoek 2018-2022 Om te beginnen: er is geen voortgangsoverzicht noch van de aanbevelingen aan de raad noch van de aanbevelingen via de raad aan het college dat de basis kan zijn om alle aanbevelingen goed te beoordelen. Daarbij komt dat er personele wisselingen hebben plaatsgevonden zowel bestuurlijk als ambtelijk waardoor er niet altijd kon en kan worden teruggegrepen op eerdere ervaringen.

De Raad heeft in november 2021 een nieuwe woonvisie vastgesteld (‘Perspectief op goed wonen in onze kernen’), waarin de uitkomsten van het rekenkameronderzoek daar waar mogelijk meegenomen zijn. En in maart 2023 heeft het college de Regionale Woondeal ondertekent. Ook daarmee is zonder meer invulling gegeven aan een deel van de aanbevelingen uit het rapport zoals vastgesteld in mei 2019. De RKC heeft de aanbevelingen gedaan om een aantal verbeteringen te bewerkstellingen in het beleidsproces rondom het woningbouwbeleid en de woningbouwprogrammering. Het oordeel van de RKC is dat in inhoudelijke zin die verbeteringen op hoofdlijnen zijn doorgevoerd. Wel is de RKC van mening dat het college op onderdelen voor een andere uitwerking heeft gekozen waardoor de vraagtekens bij de RKC blijven over de effectiviteit van de doorgevoerde verbeteringen. Dat geldt met name voor de wijze waarop de raad in beeld wordt gebracht. De RKC had (en blijft) de voorkeur geven aan een halfjaarlijkse rapportage welke als bespreekstuk wordt geagendeerd in plaats van het opnemen van (veel beknoptere) passages in de P&C-cyclus en het toezenden van Nti’s. Die werkwijze is technisch gesproken misschien wel goed maar brengt de raad onvoldoende in positie. Ter illustratie: de raad is in maart middels een Nti geïnformeerd over de Regionale Woondeal.

Dat is een in de ogen van de RKC zeer belangrijk document dat toch op zijn minst in de commissie besproken had dienen te worden voordat de gemeentelijke handtekening werd gezet op 10 maart 2023. Eindoordeel

Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 14

Het eindoordeel van de RKC over de wijze waarop invulling is gegeven aan de aanbevelingen is matig. Er zijn positieve elementen maar tevens zijn er ook onderdelen die onvoldoende zijn uitgevoerd. Tot de eerste groep behoort het geïntensiveerde regionale overleg en de betere afstemming in de keten. De Regionale Woondeal is daar het resultaat van. Maar de RKC blijft van mening dat er nog steeds teveel op details gestuurd wordt. En het gebruik van de P&C-cyclus om over de voortgang te rapporteren blijft in de ogen van de RKC een zwak punt. Tot slot komt niet uit de verf op welke wijze invulling is gegeven aan het inlopen van de geconstateerde achterstanden in de woningproductie.

3.5. VAB (2020) Datum raadsbehandeling 19 mei 2021 Het onderzoek naar het VAB-beleid is één van de onderzoeken waarbij externe expertise is ingehuurd. Dit was noodzakelijk gezien de specifieke problematiek. Onze aanbevelingen Ten aanzien van het verdere vervolg voor het VAB-beleid is de belangrijkste aanbeveling: draag zorg voor voldoende (aanvullende) kwantitatieve gegevens teneinde adequaat te kunnen vaststellen in hoeverre het beleid ook daadwerkelijk de beoogde vruchten afwerpt. Vervolgens: formuleer op basis van de (aanvullende) gegevens duidelijke doelen voor de komende periode en stem hier de benodigde capaciteit van de ambtelijke organisatie op af waarbij het voor de hand ligt om zowel kwalitatief als kwantitatief over deze doelen in de commissie Ruimtelijke Zaken met het college van gedachten te wisselen en te toetsen in hoeverre genoemde doelen daadwerkelijk gehaald (gaan) worden. Tevens heeft de RKC een meer algemene aanbeveling gedaan die op heel veel beleidsterreinen van toepassing kan worden verklaard die gaat over het inrichten van het totale proces in heldere stappen: sturing, beheersing en toezicht en verantwoording. Het beeld dat bij het VAB-beleid (als onderdeel van de Transitie Landbouw) ontstaat is dat geschetste structuur niet expliciet wordt toegepast.

Collegereactie Zoals de rekenkamercommissie terecht constateert, verdiende het VAB-beleid in de onderzochte periode tussentijds bijstelling. Ook constateert de rekenkamercommissie terecht dat veel kwantitatieve effecten niet in beeld zijn. Weliswaar zijn er incidentele bestemmingsplanwijzigingen maar dan is de gemeente volgend. Mede door de grote opgave, de beperkte ambtelijke capaciteit en de hiervoor genoemde focus en prioriteitstelling, constateert de rekenkamercommissie terecht dat er geen inzicht is verschaft in aantallen gereduceerde kippen, geiten, etc. Deze informatie is niet apart geregistreerd. Specifieke doelstellingen naar diersoorten e.d. waren ook niet gesteld. Naast het VAB-beleid hebben ook vele andere regelingen en werkzaamheden bijgedragen aan doel agrariërs te faciliteren bij beëindiging van intensieve veehouderij en vrijkomende bebouwing te amoveren.

Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 15

Conclusies 1.1. en 1.2. Inzicht in kwantitatieve inzet. Sturen op aantallen of inschatten hoeveel van welke transitie en met welke inzet moet worden gefaciliteerd, zal altijd erg lastig blijven Conclusies 1.3. en 1.4. Financiële consequenties: De rekenkamercommissie constateert terecht dat de directe financiële consequenties van VAB-beleid in eerste instantie er een is voor de betreffende agrariër en vervolgens voor subsidiërende partijen niet zijnde de gemeente. Conclusie 1.5. Extra inzet: Zoals bekend wordt er niet expliciet tijd geschreven. Het is dus juist dat niet is bijgehouden hoeveel tijd er bijvoorbeeld is besteed aan het in behandeling nemen van initiatiefvoorstellen die het gevolg zijn van het VAB-beleid of het gevolg van ander beleid en of keuzes van de initiatiefnemer. Nawoord rekenkamercommissie Gezien de reactie van het college neemt de RKC aan het college de conclusies volledig onderschrijft. De hoofdconclusie van het rapport (de gemeente is onvoldoende in control in de periode 2017 – december 2020) is een stevige conclusie. Dan zou de verwachting zijn dat het college veel meer aandacht besteed aan de aanbevelingen maar dat is niet het geval. Afgezien van het feit dat het college de aanbevelingen onderschrijft wordt op geen enkele wijze aandacht besteed aan de concretisering van die aanbevelingen.

Ook de aanbeveling met betrekking tot de inzet van de (ambtelijke) organisatie en een gedachtewisseling met de commissie hierover wordt verder niet aangestipt terwijl in het onderzoeksrapport de RKC juist heeft aangegeven dat het niet te achterhalen is in hoeverre de door de raad ter beschikking gestelde budgetten juist besteed zijn. Het college is van mening dat het gevoerde beleid effectief geweest is. Het college verwijst hiervoor naar de Nti van februari 2021 waarin een aantal resultaten benoemd is waaronder de sloop van 50.000 m2 stal- en bedrijfsruimte. Dat getal is ongetwijfeld juist maar er is op geen enkele wijze te achterhalen welk deel dit aantal uitmaakt van hetzij de totale oppervlakte stal- en bedrijfsruimte dan wel het deel dat herleid kan worden naar potentiële stoppers en agrariërs die gebruik hebben gemaakt van de stoppersregeling. Raadsvoorstel De raad van de gemeente Bernheze besluit, op basis van het bijbehorende voorstel van de rekenkamercommissie Bernheze van 19 mei 2021: • In te stemmen met de conclusies en aanbevelingen uit het rapport “Scherp in beeld?” • Het college te verzoeken de aanbevelingen uit te voeren. • Het college opdracht te geven tenminste éénmaal per jaar een voortgangsrapport VAB-beleid in de commissie Ruimtelijke Zaken te bespreken.

Raadsbesluit Vastgesteld door de raad van de gemeente Bernheze in zijn openbare vergadering van 8 juli 2021. Geraadpleegde documenten Er zijn geen documenten overlegd waaruit de opvolging van de aanbevelingen blijkt. Geraadpleegde personen Peggy Hurkmans, Martijn van Gessel.

Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 16

Bevindingen doorwerkingsonderzoek 2018 - 2022 De derde aanbeveling is helder: tenminste éénmaal per jaar een voortgangsrapport VAB-beleid in de commissie Ruimtelijke zaken bespreken. Voor zover de RKC kan nagaan heeft dit niet plaatsgevonden. Er zijn geen voortgangsoverzichten aan de RKC ter beschikking gesteld. Wel zou volgens informatie de voortgangsrapportering zijn ondergebracht in de documenten van de P&Ccyclus. In de Kadernota 2022-2025, de Kadernota 2023-2026 en Kadernota 2024-2027 zijn passage/hoofdstukken opgenomen over de Transitie Landbouw. Maar in die nota’s gaat het om het aangeven van met name kwalitatieve doelen en niet zozeer de door de RKC bedoelde kwantitatieve doelen. Dat geldt ook voor de Jaarstukken 2022. De RKC stelt vast dat in genoemde documenten uit de P&C-cyclus onvoldoende informatie is te halen. Uit de ingewonnen informatie blijkt dat er regionaal is ingezet op de samenwerking. In die zin kan de RKC volgen dat er stevig is ingezet op de Transitie Landbouw. Maar ook in dat geval zijn kwantitatieve gegevens onmisbaar voor een goede beleidsvoorbereiding. In het kader van het doorwerkingsonderzoek is navraag gedaan maar het bleek niet mogelijk om de juiste kwantitatieve gegevens “boven water te krijgen”. Eén van de verklaringen was dat er veel personele wisselingen hebben plaatsgevonden en dat daarmee “het geheugen van dit onderwerp” vertrokken was.

De RKC begrijpt dit argument maar stelt dan meteen vast dat het vertrek van medewerkers geen probleem hoeft te zijn als van meet af aan invulling was gegeven aan de aanbevelingen m.b.t. de kwantitatieve registraties. Daarnaast is aangegeven dat het VAB-beleid onderdeel uitmaakt van de Transitie Landbouw en dat veel werk verzet is en wel degelijk resultaten behaald zijn. De RKC heeft die Transitie Landbouw niet onderzocht dus er kan niet worden vastgesteld in hoeverre de uitspraken terecht zijn. Maar veel belangrijker: als het VAB-beleid onderdeel is van een hoger beleid dan betekent dat niet dat de bouwstenen voor het VAB-beleid opeens niet meer nodig zouden zijn. Aanbeveling 2 heeft betrekking op de afstemming tussen taakomvang en taakintensiteit enerzijds en de beschikbare ambtelijke capaciteit anderzijds. De RKC heeft geen stukken aangetroffen waar die relatie is gelegd. Daarmee is in de ogen van de RKC het nog steeds lastig om sturing aan te brengen. En dus is het lastig om met de commissie Ruimtelijke Zaken hierover van gedachten te wisselen en waar nodig aanvullende prioriteiten te stellen/te muteren. Wel is duidelijk gebleken dat de huidige aanwezig capaciteit de afgelopen periode niet toereikend was. En zoals aangegeven is het verloop in de organisatie ook een stevige factor.

In het doorwerkingsonderzoek maar ook bij het onderzoek naar het VAB-beleid in 2019 kwam naar voren dat er (veel) vertrouwelijke gegevens van agrarische ondernemers aan de orde zijn en daarom er minder (of soms zelfs geen) registratie plaatsvindt. De RKC heeft alle begrip voor de privacy. Maar dat wil niet zeggen dat het verzamelen van gegevens om die reden achterwege kan blijven: het zegt iets over de wijze van vastleggen, over de toegankelijkheid en over het toepassen van de gegevens. Voor de volledigheid: de RKC dient gewoon toegang te hebben tot vertrouwelijke gegevens als die in het kader van het onderzoek relevant zijn. De RKC houdt zich dan zonder meer aan de strenge spelregels die voor dat type gegevens gelden. Eindoordeel

Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 17

Het eindoordeel van de RKC over de uitvoering van de aanbevelingen VAB-beleid is een onvoldoende. De reden is dat er geen informatie kan en kon worden gegeven op welke wijze die aanbevelingen zijn opgepakt en uitgewerkt. Het feit dat het VAB-Beleid bij de Transitie Landbouw hoort is op zich prima maar dat laat onverlet dat er nog steeds kwantitatieve gegevens nodig zijn. Enerzijds om het beleid te onderbouwen en anderzijds om de inzet van de ambtelijke organisatie beargumenteren.

3.6. Budgetsubsidies (2020) Onze aanbevelingen: 1. Formuleer het subsidiekader. Herijk het subsidiebeleid voor de professionele instellingen (budgetsubsidies) en leg de uitgangspunten daarvan in een kadernota subsidies vast; 2. Moderniseer de subsidieverordening; 3. Let meer op de doelmatigheid en effectiviteit van de toegekende subsidies; 4. Evalueer het subsidiebeleid periodiek; 5. Betrek de gemeenteraad meer bij het subsidieproces. Collegereactie Aanbeveling 1 wordt niet door het college overgenomen, omdat in het bestuursprogramma 20182022 staat dat een heroverweging van subsidies aan verenigingen en hun vrijwilligers niet nodig gevonden wordt. Wel gaat het college verder op weg om de subsidieafspraken met de professionele instellingen te professionaliseren en verzakelijken. Het college wil meer sturen op het behalen van resultaten. Bij aanbeveling 2 geeft het college aan dat men de subsidieverordening op het onderdeel “budgetsubsidies” gaat aanpassen. Aanbevelingen 3 tot en met 5 neemt het college over. Nawoord rekenkamercommissie De rekenkamercommissie constateert hier een verschil van opvatting met het college maar blijft van mening dat een beleidskader een noodzakelijke onderlegger is voor de verordening. Voor het overige constateert de rekenkamercommissie dat het college de aanbevelingen overneemt.

Raadsbesluit De raad neemt de aanbevelingen over en neemt tevens het volgende amendement aan: Het college opdracht te geven om in de commissievergadering Maatschappelijke Zaken van 8 september 2020 een planning voor te leggen voor de uitvoering van de aanbevelingen van de rekenkamer, met als uitgangspunt dat de subsidieverordening tijdig is aangepast voor subsidieverlening 2021 en waarbij de raad in de gelegenheid wordt gesteld om de resultaatafspraken voor de budgetsubsidies te formuleren. Geraadpleegde documenten: 1. Raadsvoorstel Notitie ter informatie Amendement planning uitvoering aanbevelingen rekenkamercommissie; 2. Een impressie van werkbijeenkomst sturen op budgetsubsidies van 9 november 2020;

Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 18

3. Verordening welzijnssubsidies gemeente Bernheze 2021; 4. Raadsvoorstel Vaststellen gewijzigde verordening welzijnssubsidies gemeente Bernheze 2021 van 10 december 2020; 5. Raadsbesluit Vaststellen gewijzigde verordening welzijnssubsidies gemeente Bernheze 2021 van 10 december 202; 6. Raadsvoorstel Notitie ter informatie programmalijnen sociaal domein 29 november 2021; 7. Rapportage evaluatie programmalijnen sociaal domein 29 november 2021; Vanwege de duidelijkheid van de schriftelijke toelichting en de hiergenoemde documenten heeft de rekenkamercommissie het niet nodig geoordeeld om nog interviews te houden. Bevindingen doorwerkingsonderzoek 2018-2022 Aanbeveling 1 ( stel een beleidskader op).Het college stuurt ter uitvoering van het aangenomen amendement op 28 juli een uitgebreide Nti die besproken wordt in de commissie MZ van 8 september 2020. Daarin herhaalt het college dat niet ingestemd wordt met aanbeveling 1 over het beleidskader. De commissie MZ stemt hier mee in waarmee onze eerste aanbeveling die in het raadsbesluit nog wel formeel overgenomen is, feitelijk van tafel is. Ook wordt in die commissievergadering afgesproken dat op 9 november 2020 een werkbijeenkomst zal worden gehouden over sturen op budgetsubsidies. Aanbeveling 2: (Moderniseer de subsidieverordening) is uitgevoerd.

De Verordening welzijnssubsidie Bernheze is geactualiseerd voor alle onderdelen: budget subsidies, subsidies vrijwilligers- en zelforganisaties, projectsubsidies en donaties. De verordening is vastgesteld in de raad van 10 december 2020. Aanbeveling 3: (let meer op doelmatigheid en effectiviteit). In de werkbijeenkomst met de commissie MZ op 9 november zijn bevindingen geconstateerd en afspraken gemaakt. De rekenkamercommissie heeft een uitgebreide toelichting ontvangen over hoe hier uitvoering aan is/wordt gegeven. Er is een veelheid aan activiteiten ondernomen. Sturen op budgetsubsidies is een continue proces waarin stap voor stap verbeteringen worden doorgevoerd. Aanbeveling 4 (Evalueer het subsidiebeleid periodiek). Ten aanzien van de aanbeveling van de rekenkamercommissie om de verantwoordingsdocumenten van Bibliotheek en Muzelinck te gebruiken om (samen) terug te kijken op het gebruik van de subsidieverordening, wordt geconstateerd dat de organisaties zich houden aan de bepalingen in de verordening (qua termijnen en inhoudelijke bepalingen). Bijstelling van de verordening is dan ook niet nodig. Aanbeveling 5 Betrek de gemeenteraad meer bij het subsidieproces. De jaarverslagen van de organisaties ONS welzijn, Bibliotheek en Muzelinck worden actief geagendeerd.

Op 31 augustus 2020 zijn de jaarverslagen 2019 van de drie organisaties op iBabs gepubliceerd onder Laatste nieuws. Op 21 september 2021 zijn de jaarverslagen 2020 actief geagendeerd voor bespreking in de commissie MZ. Helaas zijn de jaarverslagen 2021 niet gepubliceerd/geagendeerd. Dit vraagt alertheid om de jaarverslagen volgende jaren wel weer te agenderen. Als vervolg op de werkbijeenkomst van 9 november 2020 hebben op 23 maart 2021 Muzelinck en Bibliotheek met presentaties hun jaarplannen besproken in de commissie MZ. Eindoordeel Afgezien van aanbeveling 1 (over de noodzaak van een onderliggend beleidskader) constateren wij dat de raad, het college en de ambtelijke organisatie zeer serieus aan de slag zijn gegaan met de door de raad overgenomen aanbevelingen van de rekenkamercommissie.

Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 19

Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 20

3.7. Proces DNI (2021) Datum raadsbehandeling 11 november 2021 Onze aanbevelingen 1. Bezie de nota gemeenschapshuizen opnieuw en beantwoord de vraag of het inwonertal van Heesch, de afwijkende sociale structuur en de omvang van de accommodatie een andere benadering van De Pas onderbouwen. 2. Ontwikkel voor maatschappelijke projecten met deze omvang en complexiteit een meer modelmatige benadering waarbij de zogenaamde GROTIK- elementen: Geld, Risico, Tijd, Informatie, Organisatie en Kwaliteit systematisch aandacht krijgen. 3. Zorg voor realistische inhoudelijke uitgangspunten bij deze maatschappelijke projecten en stel deze als raad vooraf vast. 4. Verbeter de aanpak en voorbereiding van de opiniërende besprekingen: denk daarbij aangerichte informatievoorziening over onderwerpen waar richting op wordt gevraagd, een discussiemodel dat de mogelijkheid biedt voor een rijkere ‘oogst’ dan een lijstje opvattingen vanuit de fracties en ook meer aandacht voor conclusievorming aan het eind. Collegereactie Onderstaand samengevat de reactie van het college. Regievoering en kaderstelling: Uw onderzoeksopzet spitst zich toe op de vraag of de gemeente voldoende regie heeft gevoerd in het totale proces. Deze vraag veronderstelt dat het proces is ingezet vanuit inhoudelijk en financieel inkaderen vooraf.

Maar destijds is bij de start van het proces echter bewust gekozen voor het uitgangspunt van co-creatie. De inzet was om De Nieuwe Instelling tot stand te laten komen in een samenwerking tussen betrokken partijen, elk vanuit hun eigen kracht, met de gemeente in een faciliterende rol. In een dergelijke aanpak is de vraag over het functioneren van het systeem als geheel beter op z'n plaats dan de vraag naar regievoering door de gemeente. Ambitie en visie: We constateren dat gedurende het proces een verschil in ambitie en visie ontstond tussen diverse betrokkenen. Ten aanzien van de positie van de raad zegt u daarover terecht iets in conclusie 3. Tussen bestuur DNI io en gemeentebestuur ontstonden allengs ook steeds grotere verschillen in ambitie en visie over het eindresultaat. Vanaf het moment dat dit medio 2018 duidelijk werd, hebben wij dit ambtelijk en bestuurlijk meerdere keren onder de aandacht gebracht bij partijen. Ook de randvoorwaarden die wij gezamenlijk, met alle betrokken partijen, hebben opgesteld gingen hiervan uit. Wij hebben hierbij de nota gemeenschapshuizen impliciet en ook diverse malen expliciet als kader benoemd, DNI moest simpeler en kleiner. De andere partijen hadden echter een andere opvatting over het eindresultaat.

Naar onze mening is dit niet gelegen in het feit dat de nota niet bekend zou zijn maar in een wezenlijk andere opvatting over de toekomst van De Nieuwe Instelling. Terugkijkend op het hele traject, hadden we wellicht eerder een besluit moeten nemen om een pas op de plaats te maken om te heroverwegen. Inmiddels is het maatschappelijk denken over eigen kracht, co-creatie en de rol van de overheid veranderd; een aanpak zoals bij in het proces van DNI ziet er in het huidige tijdsgewricht anders uit.

Rekenkamercommissie Bernheze Doorwerkingsonderzoek Bestuursperiode 2018 – 2022

pagina 21

In vervolg op onze algemene reactie hierboven gaan wij hieronder specifieker in op uw aanbevelingen. Hierin zien wij aanknopingspunten voor toekomstige verbeteringen. 1. Bezie de nota gemeenschapshuizen opnieuw in het licht dat de kern Heesch qua inwoneraantal en sociale structuur afwijkt van de andere kernen. Wil je in je beleidsuitgangspunten hierop onderscheid maken? De nota gemeenschapshuizen is weliswaar met meer van recente datum maar biedt nog voldoende basis voor ons huidige beleid en voor differentiatie, inclusief de iets andere positie van de kern Heesch. 2. Ontwikkel voor maatschappelijke projecten van deze omvang en complexiteit een meer modelmatige benadering. Deze aanbeveling kunnen wij alleen maar onderschrijven. Daarnaast gaan we de methode projectmatig creëren gebruiken, waarin de GROTIK-elementen een rol spelen. 3. Zorg voor realistische inhoudelijke uitgangspunten en stel deze als raad vooraf vast: Uw advies is om de raad bij grote dossiers beter in positie te brengen en te zorgen voor duidelijke randvoorwaarden. Het is goed om hierover al bij aanvang van het proces het gesprek met de raad te voeren. Ook als het vertrekpunt co-creatie is. 4. Verbeter de aanpak en voorbereiding van de opiniërende besprekingen: Deze aanbeveling nemen we over: we zijn er al over in gesprek met de gemeenteraad.