Evaluatierapport Grip op Regionale Samenwerkingsverbanden

EVALUATIE GRIP OP REGIONALE SAMENWERKINGSVERBANDEN

Griffierswerkgroep Noordoost Brabant April 2021

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

INHOUDSOPGAVE 1

INLEIDING

2

2

UITGEVOERDE ACTIES OP BASIS VAN GRIP RAPPORT

4

3

OPZET EN RESULTATEN VAN UITGEVOERDE ENQUÊTES

7

4

ANALYSE VAN DE RESULTATEN

12

5

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

17

Bijlage 1 Resultaten enquête raads- en commissieleden

19

Bijlage 2 Resultaten enquête griffiers

29

Bijlage 3 Resultaten enquête samenwerkingsverbanden

33

1

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

1

INLEIDING

1.1 AANLEIDING EVALUATIE Begin 2017 is een regionale griffierswerkgroep Regionale Samenwerking Noordoost Brabant in opdracht van de presidia/ raden aan het werk gegaan om te kijken hoe de sturing van de raden op de regionale samenwerkingsverbanden kan worden vergroot. Dit heeft in juni 2017 geresulteerd in het rapport Grip op regionale samenwerkingsverbanden (verder Grip), waarin een aantal praktische maatregelen zijn opgenomen om de positie van de raden te verbeteren. Bij de presentatie van het rapport is afgesproken om na twee jaar te evalueren in hoeverre de genomen maatregelen zijn uitgevoerd en het gewenste effect hebben gehad. De daadwerkelijke effectuering van de eerste maatregelen van het rapport Grip vonden plaats in het voorjaar van 2018 (na de gemeenteraadsverkiezingen maart 2018). De evaluatie is allereerst bedoeld om de regiogriffiers zelf inzicht te geven in wat er is bereikt en waar nog verbeteringen mogelijk zijn. Daarnaast is de evaluatie een middel om aan de gemeenteraden terug te koppelen wat de afgelopen jaren is bereikt en om input te geven voor de discussie over de toekomst van de regionale samenwerking. 1.2 INHOUD VAN HET GRIP RAPPORT In Grip zijn de volgende doelen gedefinieerd: 1. Versterken van de sturing door gemeenteraden; 2. Verbeteren van de informatievoorziening aan en informatie-uitwisseling tussen de 3. gemeenteraden; 4.

Vergroten van de regionale betrokkenheid van raadsleden; 5. Verbeteren van de samenwerking tussen gemeenteraden en griffiers onderling. Om de doelen te halen zijn de volgende maatregelen voorgesteld in het rapport. 1. Focus aan te brengen in de te volgen samenwerkingsverbanden; 2. Ontwikkelen van een Regionaal Informatiesysteem; 3. De vergadercycli van de raden per 2018 nog meer af te stemmen; 4. De belangrijke samenwerkingsverbanden te vragen eens per 4 jaar via een interactief proces met de raden te komen tot een concept meerjarig beleidsplan; en de raden vervolgens de mogelijkheid te geven een zienswijze op het concept in te dienen; 5. Twee keer per jaar een regionale beeldvormende avond te organiseren; 6. Adoptiegriffiers te introduceren. 1.3 OPZET EVALUATIE In de evaluatie staan twee vragen centraal: 1. In hoeverre zijn de in GRIP voorgestelde maatregelen uitgevoerd? 2. Hebben de maatregelen bijgedragen aan de in GRIP gedefinieerde doelen? In hoofdstuk 2 zal op vraag is 1 worden ingegaan. Om vraag 2 te kunnen beantwoorden zijn de volgende deelvragen opgesteld: 1. Heeft de focus op een beperkt aantal regelingen geleid tot (meer) duidelijkheid over en betrokkenheid bij deze regelingen? Wat doen we met jeugdzorg en WMO die een afwijkende regionale organisatievorm hebben? 2. Wat is het gebruik van en waardering voor het regionale iBabs? Zijn er verbeteringen mogelijk? 3.

Heeft de strakkere planning van zienswijzetrajecten en vergadercycli geleid tot een makkelijkere inpassing van raadsvoorstellen over regionale samenwerking in de raadscycli en tot onderlinge uitwisseling van standpunten en moties?

2

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

4. 5.

6. 7.

Leiden de meerjarige beleidsplannen tot meer inhoudelijke betrokkenheid bij en discussie over het beleid van de regionale samenwerkingsverbanden? Wat is de deelname aan en de waardering voor de regionale bijeenkomsten? Hebben deze geleid tot meer kennis over en betrokkenheid bij de samenwerkingsverbanden? Kunnen we de betrokkenheid van de raden bij de bijeenkomsten nog meer vergroten? Heeft het systeem van de adoptiegriffiers geleid tot een betere communicatie tussen griffiers en samenwerkingsverbanden en tot een betere samenwerking onderling? Welke aanvullende maatregelen zijn denkbaar om de samenwerking te versterken?

Om deze vragen te kunnen beantwoorden is een enquête gehouden onder de raads- en commissieleden van de regiogemeenten en onder de regiogriffiers. Daarnaast zijn door de adoptiegriffiers interviews uitgevoerd met de regionale samenwerkingsverbanden. De opzet en de resultaten hiervan worden besproken in hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4 komen de lessen aan de orde die getrokken kunnen worden uit de uitvoerde enquêtes en interviews, De evaluatie sluit af met een hoofdstuk met conclusies en aanbevelingen.

3

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

2

UITGEVOERDE ACTIES OP BASIS VAN GRIP RAPPORT

2.1 INLEIDING In het Grip rapport zijn de volgende acties opgenomen: 1. Focus aan te brengen in de te volgen samenwerkingsverbanden; 2. Ontwikkelen van een Regionaal Informatiesysteem; 3. De vergadercycli van de raden voor het vaststellen van kadernota’s en begrotingen voor regionale samenwerkingsverbanden per 2018 nog meer af te stemmen; 4. De belangrijke samenwerkingsverbanden te vragen eens per 4 jaar via een interactief proces met de raden te komen tot een concept meerjarig beleidsplan; en de raden vervolgens de mogelijkheid te geven een zienswijze op het concept in te dienen; 5. Twee keer per jaar een regionale beeldvormende avond te organiseren; 6. Adoptiegriffiers te introduceren. Onderstaand wordt per actie bekeken wat er gedaan is om invulling te geven aan de acties. 2.2 AANBRENGEN VAN FOCUS IN DE TE VOLGEN SAMENWERKINGSVERBANDEN Besloten is prioriteit te geven aan de volgende samenwerkingsverbanden: de Veiligheidsregio, de Omgevingsdienst, de GGD, de Regio Noordoost Brabant, de regionale samenwerking Jeugdwet en de regionale samenwerking WMO. Onderstaand wordt een korte beschrijving van de samenwerkingsverbanden gegeven. De acties die voort zijn gevloeid uit het aanbrengen van focus worden in de volgende paragrafen beschreven. Veiligheidsregio, Omgevingsdienst en GGD Dit zijn gemeenschappelijke regelingen met een eigen ambtelijk apparaat.

De wijze van samenwerking en de betrokkenheid van de gemeenteraden is vrij strak gereguleerd door de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) en de gemeenschappelijk regeling zelf. Er zijn vaste afspraken over vierjaarlijkse beleidsplannen en de wijze waarop jaarlijks de begrotingen en jaarverslagen worden behandeld. Regio Noordoost Brabant De regionale samenwerking in Noordoost Brabant bestaat uit drie verschillende onderdelen waarin wisselende partners deelnemen. • De Regio Noordoost Brabant is de overheidssamenwerking waarin naast de regiogemeenten ook de twee waterschappen deelnemen. De samenwerking vindt plaats op basis van een convenant en het is dus geen gemeenschappelijke regeling. Personeel dat voor de regio-organisatie werkt bestaat uit een beperkt aantal vanuit de gemeenten gedetacheerde ambtenaren. • In Agrifood Capital werkt vervolgens de Regio Noordoost Brabant samen met het bedrijfsleven en het onderwijs aan de economische ontwikkeling van de regio. Agrifood Capital is een stichting met een (klein) eigen personeelsbestand. Aansturing door de gemeenteraden van Agrifood Capital is getrapt. De gemeenteraden geven beleidsmatige kaders aan de regio die deze vervolgens samen met de partners vertaalt naar de werkagenda van Agrifood Capital. Tevens bepalen de gemeenteraden het bedrag wat vanuit de gemeenten voor Agrifood Capital wordt ingezet.

• Noordoost Brabant Werkt is een ‘netwerkorganisatie’ waarin werkgevers, werknemersorganisaties, onderwijsinstellingen en overheden samenwerken aan een goed functionerende en toekomstbestendige arbeidsmarkt. Net als bij Agrifood Capital is de aansturing door de gemeenteraden getrapt. Gemeenteraden stellen geld ter beschikking, maar stellen niet de werkagenda vast. Jeugdhulp en WMO Tenslotte vindt de samenwerking op het terrein van de Jeugdhulp en de WMO plaats op grond van een centrumgemeente regeling, waarbij in principe de centrumgemeente de werkzaamheden uitvoert.

4

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

Complicerende factor is dat er voor de WMO sprake is van twee centrumgemeenten (Den Bosch en Oss) met een aparte regeling. 2.3 ONTWIKKELEN VAN EEN REGIONAAL INFORMATIESYSTEEM In het Grip rapport is gesignaleerd dat er behoefte is aan een betere informatievoorziening op twee punten: 1. De bestaande informatie over de samenwerkingsverbanden, zoals bijvoorbeeld statuten, geldende beleidsplannen en begrotingen en jaarverslagen moet makkelijker vindbaar worden; 2. Het moet makkelijker worden om de standpunten van de verschillende regiogemeenten over zaken als beleidsplannen en begrotingen van de samenwerkingsverbanden terug te vinden en om standpunten (bijvoorbeeld ingediende/aangenomen moties) uit te wisselen. Door de griffierswerkgroep is een marktverkenning gedaan van eventueel al beschikbare informatiesystemen voor samenwerkingsverbanden. Er bleek geen pasklare oplossing op de markt te zijn. Besloten is daarom om zo veel mogelijk aan te sluiten bij wat er bij de regiogemeenten al in gebruik is. Het bleek dat bij op één na alle gemeenten de vergadersoftware iBabs wordt gebruikt. Dit systeem is daarom gebruikt om een regionaal platform in te richten. Via de griffiers van de regiogemeenten zijn daarna alle raads- en commissieleden geautoriseerd om gebruik te maken van het systeem.

De griffiers zijn ook gevraagd om het systeem te vullen met de in hun gemeente beschikbaar komende documenten over regionale aangelegenheden zoals raadsvoorstellen en moties en amendementen. 2.4 BETER AFSTEMMEN VAN DE VERGADERCYCLI VAN DE RADEN Jaarlijks wordt vanuit de gemeenschappelijke regelingen en de regio samenwerking Noordoost Brabant een kadernota (voor de gemeenschappelijke regelingen) en een begroting aan de gemeenteraden aangeboden met het verzoek hierop een zienswijze in te dienen. In het verleden was er een brede variatie aan aanbiedingstijdstippen en reactietermijnen, waardoor het voor gemeenteraden lang niet altijd mogelijk was om een officiële zienswijze in te dienen. Inmiddels zijn met alle regionale organisaties afspraken gemaakt over data van beschikbaarheid en reactietermijnen, waardoor gemeenteraden hier met hun vergaderplanning rekening mee kunnen houden. 2.5 OPSTELLEN VAN MEERJARIGE BELEIDSP LANNEN PER SAMENWERKINGSVERBAND Sinds 2018 hebben de Veiligheidsregio, de Regio Noordoost Brabant en de samenwerking Jeugdhulp een vierjaren beleidsplan uitgebracht, die zijn besproken in de gemeenteraden. De beleidsvisie van de GGD is in 2016 vastgesteld en loopt van 2017 tot 2021 en zou dus dit jaar vernieuwd moeten worden. Voor de Omgevingsdienst en de regionale samenwerking WMO zijn in deze periode geen meerjaren beleidsplannen verschenen.

2.6 TWEE KEER PER JAAR ORGANISEREN VAN EEN REGIONALE BEELDV ORMENDE AVOND Na de verkiezingen van 2018 zijn de regiogriffiers begonnen het organiseren van regionale bijeenkomsten voor raadsleden. Het doel van de bijeenkomsten is tweeledig. Allereerst het bundelen van regionale bijeenkomsten waardoor het voor raads- en commissieleden eenvoudiger wordt om informatie over regionale ontwikkelingen op te halen. Ten tweede moeten de regionale bijeenkomsten het onderlinge contact tussen regionale raads- en commissieleden stimuleren en de betrokkenheid bij de regio vergroten. De volgende bijeenkomsten hebben plaatsgevonden:

5

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

18 april 2018 24 oktober 2018 6 februari 2019 23 oktober 2019

- Kennismakingsbijeenkomst regionale samenwerking voor de nieuwe raden in Oss - Presentaties van alle prioritaire samenwerkingsverbanden in Oss - Thema's Veiligheidsplan en Regionale Energiestrategie in Oss - Thema's Regionale samenwerking Noord-Oost Brabant/Agrifoodcapital en Regionale Energiestrategie in Oss 11 maart 2020 - Thema Regionale Energiestrategie 28 oktober 2020 - Verantwoording regionale aanpak Covid-19 De doelstelling om twee keer per jaar een bijeenkomst te organiseren is daarmee geslaagd. Vanwege Covid 19 zijn de laatste twee bijeenkomsten digitaal gehouden. Naast bovengenoemde door de griffiers georganiseerde bijeenkomsten, is op 19 februari 2020 door de regio een zogenaamde Verenigde Voorbereidende Bijeenkomst gehouden. Deze bijeenkomst stond in het teken van het vierjaren beleidsplan van de regio. Tijdens de bijeenkomst is geëxperimenteerd met het indienen en stemmen over regionale moties. De tijdens de bijeenkomst “aangenomen” moties zijn verwerkt in het beleidsplan. 2.7 INTRODUCEREN VAN A DOPTIEGRIFFIERS. Voor alle prioritaire samenwerkingsverbanden zijn adoptiegriffiers ingesteld. De adoptiegriffiers hebben periodiek overleg met de samenwerkingsverbanden over de relatie van de gemeenteraden met de samenwerkingsverbanden. In de praktijk blijkt het lastig voor de adoptiegriffiers om bij de centrumregelingen WMO en Jeugdhulp een goed aanspreekpunt te vinden.

Het ontbreekt aan ambtenaren die naast inhoudelijke kennis ook zicht hebben op de regionale component. Bestuurlijk aanhaken is lastig omdat tegenover de portefeuillehouders-overleggen waarmee wethouders sturing geven aan de samenwerking, geen vergelijkbare structuur van de gemeenteraden staat. Voor de WMO, waar er ook nog sprake is van twee regelingen is uiteindelijk besloten om geen adoptiegriffiers meer aan te wijzen.

6

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

3

OPZET EN RESULTATEN VAN UITGEVOERDE ENQUÊTES

3.1 INLEIDING Om een beeld te krijgen hoe raads- en commissieleden, samenwerkingsverbanden en griffiers aankijken tegen regionale samenwerking zijn enquêtes uitgezet. Gelet op de verschillende achtergronden en kennisniveaus zijn verschillende enquêtes gemaakt voor raadsleden/commissieleden, griffiers en voor vertegenwoordigers van regionale samenwerkingsverbanden. In de volgende paragraaf zal allereerst worden ingegaan op de opzet van de enquêtes voor de verschillende doelgroepen, waarna in de paragraaf daarna de resultaten zullen worden besproken. 3.2 OPZET ENQUÊTES Raads- en commissieleden Er is een digitale enquête opgesteld die verspreid is onder alle raadsleden en commissieleden van de regiogemeenten. In de enquête is gepeild in hoeverre raads- en commissieleden zicht hebben op de belangrijkste regionale samenwerkingsverbanden en in hoeverre ze zich betrokken voelen bij de regionale samenwerking. Daarnaast is in de enquête gevraagd naar het gebruik van en de waardering voor de deze raadsperiode ingevoerde nieuwe instrumenten zoals het regionale iBabs en de regionale informatiebijeenkomsten. Naar verwachting is de kennis over de regionale samenwerking, zeker bij wat grotere fracties, over meerdere personen verdeeld. Invullen van de enquête was daarom zowel mogelijk op persoonlijke titel als namens de fractie.

In de verwerking van de resultaten is met dit onderscheid rekening gehouden. Er is daarnaast bewust voor gekozen om bij de raads- en commissieleden niet te vragen naar een vergelijking met de situatie voor het Grip-rapport. Gelet op de vernieuwingssnelheid van gemeenteraden was de verwachting dat dit weinig zinvolle resultaten zou opleveren. De resultaten van de enquête zijn opgenomen in bijlage 1. Griffiers Er is een digitale enquête opgesteld die door alle regiogriffiers is ingevuld. Omdat de meerderheid van de griffiers al ruim voor de totstandkoming van het Grip-rapport in functie was, is er bij de griffiers wel gevraagd naar een vergelijking met situatie voor het rapport. Aan de griffiers gevraagd om een inschatting te maken in hoeverre de nieuw ingevoerde instrumenten een bijdrage hebben geleverd aan de doelen uit het Grip-rapport. Daarnaast is aan de griffiers gevraagd hoe ze de intensievere samenwerking zelf hebben ervaren. De resultaten van de enquête zijn opgenomen in bijlage 2. Regionale samenwerkingsverbanden De regionale samenwerkingsverbanden zijn nog al verschillend van structuur en karakter. Er is daarom niet voor gekozen om een digitale vragenlijst uit te zetten bij de samenwerkingsverbanden. In plaats daarvan is door de adoptiegriffiers een aantal open vragen voor te leggen aan de samenwerkingsverbanden.

Omdat de samenwerking van de griffiers met de samenwerkingen op het gebied van de WMO en Jeugdwet niet van de grond zijn gekomen, zijn daar geen vragen aan gesteld. De resultaten van de enquête zijn opgenomen in bijlage 3. 3.3 RESULTATEN ENQUÊTES Algemeen De enquêtes zijn uitgezet door de regiogriffiers uitgezet onder de raads- en commissieleden in hun gemeente. De enquête is ingevuld door 59 individuele raadsleden en 21 fracties. Gelet op het totale aantal raads- en commissieleden (569) en totaal aantal fracties (118) is dit een beperkt aantal en statistisch gezien niet representatief voor de hele populatie. Uitkomsten moeten dan ook met enige voorzichtigheid gebruikt worden. 7

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

Het mag ook worden verwacht dat degenen die de enquête hebben ingevuld een bovengemiddelde kennis van en belangstelling voor de regionale samenwerking hebben. De enquête zal dus een positiever beeld van deze kennis en belangstelling geven dan er in werkelijkheid is. In tabel 1 staat het aantal respondenten per gemeente. Ingevuld op persoonlijke titel

Ingevuld namens de fractie

Aantal raadsleden en commissieleden

Aantal fracties

Bernheze

11

3

47

7

Boekel

5

0

24

4

Boxmeer

5

2

34

6

Boxtel

0

3

23

8

Cuijk

0

1

50

8

Grave

3

1

30

7

Heusden

4

1

50

9

Landerd

1

1

17

8

Meierijstad

4

3

55

10

Mill en Sint Hubert

3

0

22

3

Oss

0

2

57

9

‘s-Hertogenbosch

8

2

60

13

Sint Anthonis

1

0

17

3

Sint Michielsgestel

2

1

21

8

Uden

10

0

39

9

Vught

2

1

23

6

Totaal

59

21

569

118

Tabel 1 Aantal respondenten per gemeente

Zicht op en betrokkenheid bij regionale samenwerkingsverbanden Een van de doelen van het Grip-rapport was het verbeteren van de sturing door gemeenteraden op regionale samenwerking. Hiervoor is het allereerst van belang dat raads- en commissieleden inzicht hebben in de politieke keuzes die gemaakt worden door samenwerkingsverbanden. In de enquête is gevraagd in hoeverre dit zicht op de politiek relevante keuzes er is voor de verschillende prioritaire samenwerkingsverbanden. In tabel 2 zijn de resultaten hiervan opgenomen. Het blijkt dat in de door individuele raads- en commissieleden ingevulde enquêtes een derde tot de helft van de respondenten (heel) weinig zicht heeft op de politiek relevante keuzes. De Veiligheidsregio en de regio samenwerking Brabant Noordoost doen het hierbij relatief het best. De ODBN en de samenwerkingen op het gebied van de Jeugdwet en de WMO het slechtst met bijna de helft van de respondenten die (heel) weinig zicht heeft op de relevante politieke keuzes. Voor de enquêtes die ingevuld zijn door fracties is het beeld minder somber en ook gelijkmatiger. Bij alle samenwerkingsverbanden geeft (iets meer dan) een kwart van de fracties aan (heel) weinig zicht te hebben op politiek relevante keuzes.

Zicht op de politiek relevante keuzes van regionale samenwerkingsverbanden (in procenten) Samenwerkingsverband Veiligheidsregio GGD ODBN Regio Noordoost Brabant inclusief Agrifood Capital Samenwerking Jeugdwet Samenwerking WMO

(zeer) veel zicht persoonlijk fractie 24 19 17 19 13 14 22 28 19 15

Gemiddeld persoonlijk fractie 42 57 41 52 41 57 41 43

24 24

36 36

Tabel 2 Resultaten enquête raads- en commissieleden zicht op samenwerkingsverbanden

8

48 52

(heel) weinig zicht persoonlijk fractie 34 24 42 29 46 29 37 29 45 49

28 24

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

In de toelichting die respondenten op de vraag konden geven zijn er een aantal die verklaren waarom ze van een bepaald onderdeel weinig afweten, meestal omdat het niet binnen hun portefeuille valt. Er zijn ook een aantal respondenten die kritischer zijn op het geheel. De opmerking:” Ondanks alle presentaties en bijeenkomsten blijft het toch erg besturen op afstand. Beetje zoals in een bus, je beslist wel of je instapt, maar daarna wacht je af welke route de chauffeur neemt.” vat goed samen wat het gevoel van deze respondenten is. Daarnaast is door een aantal respondenten opgemerkt dat ze in de vraag de Regionale Energie Strategie hebben gemist. Aan de griffiers is gevraagd of ze in de afgelopen periode meer zicht hebben gekregen op de verschillende regionale samenwerkingsverbanden. Dit levert een vrij helder beeld op (tabel 2). De griffiers zijn in grote meerderheid van mening dat met uitzondering van de samenwerking op het gebied van de Jeugdwet en de WMO, het zicht op de samenwerkingsverbanden is verbeterd. Voor de samenwerking Jeugdwet en WMO is de situatie juist omgekeerd, een grote meerderheid ziet hier geen verbetering. Het doel van het Grip rapport was ook om de regionale betrokkenheid van raads- en commissieleden te vergroten. Omdat er geen nul meting is gedaan is niet na te gaan of dit doel is bereikt.

Wel is gevraagd in hoeverre raads- en commissieleden zich op dit moment betrokken voelen. In tabel 3 zijn de resultaten hiervan opgenomen. Van de individuele raads- en commissieleden geeft een derde aan zich weinig tot niet betrokken te voelen bij regionale samenwerking, van de fracties is dat een vijfde. Betrokkenheid bij regionale samenwerking (in procenten) Mate van betrokkenheid

(heel) betrokken persoonlijk fractie 29 48

gemiddeld persoonlijk fractie 37 33

Weinig/niet betrokken persoonlijk fractie 34 19

Tabel 3 Resultaten enquête raads- en commissieleden betrokkenheid bij samenwerkingsverbanden

De respondenten konden suggesties geven om regionale betrokkenheid van raadsleden te verbeteren. Door een aantal respondenten wordt verwezen naar de inmiddels ingestelde klankbordgroep voor de Regio Noordoost Brabant. Dit zou ook voor de andere samenwerkingsverbanden kunnen. Daarnaast geven een aantal respondenten aan dat regionaal samenwerken door de grootte van de regio en de wijze van organiseren toch een beetje een ver van mijn bed show blijft. Regionaal informatiesysteem Om de informatievoorziening aan en informatie-uitwisseling tussen de gemeenteraden te verbeteren is een regionaal informatiesysteem in het leven geroepen, op basis van het bij veel gemeenten in gebruik zijnde systeem iBabs. Aan de raads- en commissieleden is gevraagd in hoeverre ze gebruik maken van het systeem en of ze het systeem nuttig vinden voor het krijgen en delen van informatie. In tabel 4 staande resultaten van de enquête samengevat. Het blijkt dat een zeer beperkte groep regelmatig gebruik maakt van dit regionale iBabs. Een grote meerderheid gebruikt het nooit. Toch vind een grote groep raads- en commissieleden en fracties het systeem nuttig voor het krijgen van informatie over samenwerkingsverbanden. Iets minder positief is men over het nut van het systeem voor informatie-uitwisseling met andere gemeenteraden.

Ruim een derde van de respondenten vindt dit weinig/niet nuttig en nog geen twintig procent vindt het (heel) nuttig.

9

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

Regionaal iBabs (in procenten) Gebruik regionaal iBabs in het afgelopen jaar Nut voor informatie-voorziening over/van regionale samenwerkings-verbanden Nut voor informatie-uitwisseling met andere gemeenteraden

>5 keer persoonlijk fractie 12 10 (heel) nuttig persoonlijk fractie 34 40 (heel) nuttig persoonlijk fractie 14 20

1-5 keer persoonlijk fractie 29 33 gemiddeld persoonlijk fractie 46 50 gemiddeld persoonlijk fractie 53 40

Geen gebruik persoonlijk fractie 59 57 Weinig/niet nuttig persoonlijk fractie 20 10 Weinig/niet nuttig persoonlijk fractie 33 40

Tabel 4 Resultaten enquête raads- en commissieleden regionaal iBabs

Uit de toelichting die respondenten op de vragen konden geven blijkt dat een aantal van de respondenten niet op de hoogte zijn van het bestaan van het regionale iBabs. Een aantal geven aan dat het systeem eigenlijk vooral geschikt is als informatiekanaal en niet als communicatiekanaal met andere gemeenteraden. Tenslotte geven een aantal respondenten aan dat het handiger zou zijn als het regionale iBabs geïntegreerd zou zijn in het lokale iBabs en geven een aantal respondenten aan dat er de laatste tijd weinig informatie aan het iBabs is toegevoegd. De regiogriffiers zijn aanmerkelijk negatiever over het regionale iBabs. Een ruime meerderheid (12 griffiers) vindt dat het regionaal iBabs weinig of heel weinig bijdraagt aan informatievoorziening aan en informatieuitwisseling tussen raadsleden. Regionale beeldvormende avonden Vóór het Grip rapport hielden alle samenwerkingsverbanden aparte informatiebijeenkomsten. Sinds 2018 worden de bijeenkomsten zoveel mogelijk gebundeld in twee regionale bijeenkomsten per jaar. In de enquête is gevraagd hoe vaak respondenten hebben deelgenomen aan bijeenkomsten of ze de onderwerpen en inhoud van de presentaties relevant vonden en hoe nuttig ze de bijeenkomsten vinden voor contacten met andere gemeenteraden en voor het bijpraten over regionale onderwerpen. In tabel 5 staan de resultaten samengevat.

De bijeenkomsten zijn door de respondenten goed bezocht. Ongeveer de helft van de individuele raads- en commissieleden en van de fracties heeft vier tot zes bijeenkomsten bezocht. De andere helft deed dat één tot drie keer. Alleen bij de individuele raads- en commissieleden zijn er respondenten die aangeven geen enkele bijeenkomst te hebben bezocht (acht procent). De respondenten zijn zeer te spreken over de relevantie van zowel de onderwerpen als de inhoud van de presentaties. Tweederde tot driekwart van de respondenten vindt deze (heel|) relevant. Respondenten zien in grote meerderheid ook het nut van de bijeenkomsten om bijgepraat te worden over regionale onderwerpen. Tweederde tot driekwart geeft hier aan de bijeenkomsten hiervoor (heel) nuttig te vinden. Over het nut voor het leggen van contacten met andere gemeenteraden zijn de meningen wat meer verdeeld. Van de individuele raads- en commissieleden vindt bijna de helft dit (heel) nuttig, maar ook een kwart weinig/niet nuttig. De fracties zijn wat dat betreft positiever, zeventig procent vindt de bijeenkomsten hiervoor nuttig en maar 10 procent weinig/niet nuttig.

10

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

Regionale bijeenkomsten (in procenten) Bezoek bijeenkomsten

Relevantie onderwerpen

Relevantie inhoud presentaties

Nut voor contact met andere gemeenteraden Nut voor bijpraten over regionale onderwerpen

4 - 6 keer persoonlijk fractie 48 52 (heel) relevant persoonlijk fractie 73 66 (heel) relevant persoonlijk fractie 65 67 (heel) nuttig persoonlijk fractie 46 70 (heel) nuttig persoonlijk fractie 69 77

1 - 3 keer persoonlijk fractie 44 48 gemiddeld persoonlijk fractie 17 24 gemiddeld persoonlijk fractie 24 19 gemiddeld persoonlijk fractie 26 20 gemiddeld persoonlijk fractie 21 14

Geen persoonlijk fractie 8 0 Weinig/niet relevant persoonlijk fractie 5 5 Weinig/niet relevant persoonlijk fractie 4 9 Weinig/niet nuttig persoonlijk fractie 28 10 Weinig/niet nuttig persoonlijk fractie 10 9

Tabel 5 Resultaten enquête raads- en commissieleden regionale bijeenkomsten

Uit de toelichting die respondenten op de vragen konden geven blijkt dat een aantal respondenten kritisch is over de aard van de bijeenkomsten. Te veel gericht op informatieoverdracht en te weinig op meepraten. Het gebruik van Oss als standaard locatie zou voor sommige respondenten ingewisseld mogen worden voor wisselende locaties. De regiogriffiers zijn enthousiast over de regionale bijeenkomsten. Een grote meerderheid van de griffiers vindt dat de regionale bijeenkomsten (heel) veel bijdragen aan de informatievoorziening aan en de regionale betrokkenheid van raadsleden. Instellen adoptiegriffiers, afspraken met samenwerkingsverbanden en onderlinge samenwerking De griffiers zijn in grote meerderheid van mening dat het instellen van adoptiegriffiers (heel) veel heeft bijgedragen aan de afstemming van de behandeling van beleidstukken van samenwerkingsverbanden op de vergadercycli van de gemeenteraden. De griffiers zijn daarnaast bijna unaniem van mening dat het Grip-rapport een grote bijdrage heeft geleverd aan een betere onderlinge samenwerking tussen de regiogriffiers. Aan de samenwerkingsverbanden is ook gevraagd hoe de onderlinge samenwerking wordt ervaren. Het blijkt dat de samenwerkingsverbanden tevreden zijn met de samenwerking met de regiogriffiers en dan specifiek de adoptiegriffiers.

Men vindt het prettig om een vast aanspreekpunt te hebben en is blij dat men bij de griffiers terecht kan om mee te denken over het benaderen/in stelling brengen van de gemeenteraden. De regionale bijeenkomsten worden hierbij als een meerwaarde gezien. Ook vanuit de samenwerkingsverbanden geeft men aan dat het nog zoeken is naar de beste manier om gemeenteraden op een zodanige manier van informatie te voorzien, dat het ook overkomt. Een samenwerkingsverband geeft aan dat er veel wordt gecommuniceerd, maar dat raden toch nog vaak onvoldoende op de hoogte lijken. Verder wordt de complexiteit genoemd van het regionale proces dat een samenspel is van raden, colleges en samenwerkingsverbanden. Een beter samenspel tussen raad en college (drs. P-en in de woorden van een samenwerkingsverband, verwijzend naar het nummer heen-en-weer) kan hier in bijdragen, aldus het samenwerkingsverband.

11

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

4

ANALYSE VAN DE RESULTATEN

4.1 INLEIDING In dit hoofdstuk worden op basis van de resultaten uit hoofdstuk 2 en 3 de geformuleerde deelvragen beantwoord: 1. Heeft de focus op een beperkt aantal regelingen geleid tot (meer) duidelijkheid over en betrokkenheid bij deze regelingen? Wat doen we met jeugdzorg en WMO die een afwijkende regionale organisatievorm hebben? 2. Wat is het gebruik van en waardering voor het regionale iBabs? Zijn er verbeteringen mogelijk? 3. Heeft de strakkere planning van zienswijzetrajecten en vergadercycli geleid tot een makkelijkere inpassing van raadsvoorstellen over regionale samenwerking in de raadscycli en tot onderlinge uitwisseling van standpunten en moties? 4. Leiden de meerjarige beleidsplannen tot meer inhoudelijke betrokkenheid bij en discussie over het beleid van de regionale samenwerkingsverbanden? 5. Wat is de deelname aan en de waardering voor de regionale bijeenkomsten? Hebben deze geleid tot meer kennis over en betrokkenheid bij de samenwerkingsverbanden? Kunnen we de betrokkenheid van de raden bij de bijeenkomsten nog meer vergroten? 6. Heeft het systeem van de adoptiegriffiers geleid tot een betere communicatie tussen griffiers en samenwerkingsverbanden en tot een betere samenwerking onderling? 7.

Welke aanvullende maatregelen zijn denkbaar om de samenwerking te versterken? 4.2 HEEFT DE FOCUS OP EEN BEPERKT AANTAL REGELINGEN GELEID TOT (MEER) DUIDELIJKHEID OVER E N BETROKKENHEID BIJ DEZE REGELINGEN? Het aanbrengen van focus op een aantal belangrijke samenwerkingsverbanden heeft niet in alle gevallen geleid tot veel zicht op de te maken politieke keuzes. Met name de Regiosamenwerking Noordoost Brabant en de Veiligheidsregio steken er bovenuit. Dit zijn samen met Regionale Energiestrategie ook de thema’s die voornamelijk aan bod zijn geweest bij de regionale informatiebijeenkomsten. Daarnaast is er voor de Regiosamenwerking noordoost Brabant nog een aparte bijeenkomst geweest over het nieuwe convenant en de samenwerkingsagenda waarin de mogelijkheid bestond voor raadsleden om “moties” in te dienen. Dit alles heeft er voor gezorgd dat voor deze onderwerpen de respondenten relatief positief gestemd zijn over de informatiepositie. Voor de andere samenwerkingsverbanden is wat dat betreft het beeld niet erg positief. Als tegen de vijftig procent van de raads- en commissieleden en een derde van de fracties aangeeft dat de informatiepositie onvoldoende is, is er nog wel een wereld te winnen. Door de regiogriffiers wordt dat ook bevestigd. Met name bij de regiosamenwerking WMO en Jeugd is het niet gelukt om afspraken te maken over betere betrokkenheid van de raden.

Wat hier lastig is dat deze regelingen worden aangestuurd door bestuurlijke regiegroepen van wethouders, waar tegenover geen vergelijkbare structuur van raadsleden staat. Voor de griffiers is het daarom lastig om in positie te komen. Voor de regiosamenwerking WMO komt daar nog bij dat de samenwerking is verdeeld in twee subregio’s, wat het eigenlijk onmogelijk maakt om er op regionaal vlak op een zinvolle manier aandacht te besteden. Voor de mindere score van de GGD en de ODBN ten opzichte van de Veiligheidsregio en de Regiosamenwerking Noordoost Brabant speelt wellicht dat deze laatste twee organisaties de afgelopen periode duidelijk meer in de belangstelling hebben gestaan. Beide organisaties hebben een meerjarig beleidsplan aan de raden voorgelegd en zijn ook ruim aan bod geweest bij de informatiesessies. De Veiligheidsregio staat ook bij de coronacrisis als regionaal orgaan volop in de belangstelling. Zowel GGD als ODBN hebben geen beleidsplannen in de afgelopen periode aan de orde gehad en hebben in de informatiebijeenkomsten alleen algemene informatie gegeven. De 12

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

GGD heeft weliswaar tijdens de coronacrisis ook in de belangstelling gestaan, maar daarbij lag de nadruk op het landelijke aspect en niet op de GGD als regionale organisatie. Het lijkt er voor het zicht op samenwerkingsverbanden dus wel toe te doen dat raden in de gelegenheid worden gesteld om zich uit te spreken over meerjarig beleid van de organisatie en als hierover ook voldoende gecommuniceerd wordt. Voor de nieuwe periode zou opnieuw gekeken moeten worden wat prioritaire samenwerkingsverbanden zijn voor de raden om te volgen. Uit opmerkingen van respondenten blijkt dat in ieder geval de Regionale Energie Strategie, die ook de komende jaren nog aandacht zal vragen, hiervoor een belangrijke aanvulling kan zijn. Tegelijkertijd is gebleken dat de regiosamenwerking WMO minder goed past binnen het systeem, omdat het feitelijk om twee subregionale samenwerkingsverbanden gaat. Tenslotte zou gekeken moeten worden hoe tot een betere afstemming over de regiosamenwerking Jeugd gekomen kan worden, zodat ook de informatievoorziening aan de raden hierover beter op orde kan komen. De lage respons op de enquête geeft een indicatie over de prioriteit die regionale samenwerking voor het gemiddelde raadslid/commissielid heeft binnen het raadswerk. Het blijft meer iets wat vooral interessant is voor een paar specialisten binnen de fracties, dan dat het raadsbreed in de belangstelling staat.

4.3 WAT IS HET GEBRUIK VAN EN WAARDERING VOOR HET REGIONALE IBABS? ZIJN ER VERBETERINGEN MOGELI JK? In de enquête onder de raads- en commissieleden zit een zekere paradox. Er is heel weinig gebruik gemaakt van het opgezette systeem en in de praktijk zal de bijdrage van het systeem aan de informatievoorziening aan en informatie-uitwisseling tussen gemeenteraden dus beperkt zijn. Dit is ook het beeld dat uit de enquête onder de griffiers komt. Tegelijkertijd geven raads- en commissieleden aan zeker het nut van het systeem wel in te zien. Dat laatste geldt dan met name voor informatievoorziening, voor de uitwisseling van standpunten vinden de respondenten het systeem minder nuttig. Voor het beperkte gebruik zijn een aantal oorzaken aan te wijzen. Het gebruikte iBabs systeem staat naast het lokale iBabs dat veel gemeenten in gebruik hebben. Alhoewel het relatief simpel is om van het lokale systeem naar het regionale systeem te gaan is het toch een extra handeling die drempelverhogend werkt. Een aantal respondenten geven dit ook aan. Daarnaast is het per definitie geen systeem dat raads- en commissieleden dagelijks gebruiken. Je hebt het immers vooral nodig als er nieuwe regionale voorstellen zijn en dat is maar een paar keer per jaar. Dat betekent dat het systeem een groot risico loopt om uit beeld te raken bij de gebruikers.

Tenslotte blijkt een behoorlijk aantal raads- en commissieleden het systeem niet te kennen. Wellicht had er meer aandacht aan besteed kunnen worden binnen de gemeenten. In de praktijk blijkt ook het beheer van het systeem niet vlekkeloos te verlopen. Er ligt een beheerafspraak dat alle gemeenten hun eigen data (raadsvoorstellen, moties) invoeren. In de praktijk is gebleken dat dit betekent dat het systeem vaak niet compleet is en daardoor ook minder waardevol. Uit de resultaten blijkt dat het weinig zin heeft om het werken met het regionale iBabs op dezelfde wijze voort te zetten. Er wordt eenvoudigweg te weinig gebruik van gemaakt. Respondenten vragen om een systeem wat meer geïntegreerd is in het dagelijkse werk, wat beter wordt bijgehouden en waar beter over wordt gecommuniceerd.

13

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

4.4 HEEFT DE STRAKKERE P LANNING VAN ZIENSWIJZETRAJECTEN EN VERGADERCYCLI GELEID TOT EEN MAKKELIJKERE INPASSING VAN RAADSVOORSTELLEN OVER REGIONALE SAMENWERKING IN DE RAADSCYCLI EN TOT ONDERLINGE UITWI SSELING VAN STANDPUNTEN EN MOTIE S? In de praktijk is het zeker makkelijker geworden om de raadsvoorstellen over regionale samenwerking in te passen in de raadscycli van de regiogemeenten. Er worden jaarlijks heldere en vaste afspraken gemaakt over aanleverdata, waardoor (bijna) alle gemeenten tijdig zienswijzen kunnen aanleveren. Ook vanuit de samenwerkingsverbanden wordt dit gewaardeerd. Tot veel onderlinge uitwisseling van standpunten en moties heeft dit echter niet geleid. Het regionale informatiesysteem, zo blijkt uit de enquêtes, is hier ook niet echt geschikt voor. Voornaamste optie die dan overblijft om moties en amendementen uit te wisselen is de email. Het is de afgelopen periode wel voorgekomen dat raden hier gebruik van maken, maar dat gebeurt maar heel sporadisch. 4.5 LEIDEN DE MEERJARIGE BELEIDSPLANNEN TOT MEER INHOUDELIJKE BE TROKKENHEID BIJ EN DISCUSSIE OVER HE T BELEID VAN DE REGIONALE SAMENWERKINGSVE RBANDEN? Vanuit de enquêtes is deze vraag niet zonder meer te beantwoorden. Zoals in paragraaf 4.2 is aangegeven is er wel een indicatie dat de meerjarige beleidsplannen bijdragen aan het gevoel van raads- en commissieleden dat ze zicht hebben op een regeling.

Het voeren van een echt politiek inhoudelijke discussie over de samenwerkingsverbanden blijft echter lastig. In de lokale discussie gaat het toch vaak over geld en lokale belangenbehartiging. Voor het voeren van een regionale politieke discussie ontbreekt het instrumentarium. Bij het bespreken van het nieuwe regioconvenant en meerjarenplan is geëxperimenteerd met het indienen van “moties”. Hoewel daar juridisch natuurlijk allerlei haken aan ogen aan zitten, was de constatering wel dat dit voor het eerst aanleiding gaf tot een regionale politieke discussie. Dit is ook iets waarvan uit de commentaren blijkt dat dit gemist wordt. De mogelijkheid om op regionale schaal mee te praten over plannen en keuzes. Het is het overwegen waard of het experiment in de komende periode kan worden uitgebouwd. 4.6 WAT IS DE DEELNAME A AN EN DE WAARDERING VOOR DE REGIONALE BIJEENKOMSTEN? De regionale bijeenkomsten zijn een behoorlijk succes, zowel qua deelname als waardering. Raads- en commissieleden vinden de bijeenkomsten en onderwerpen relevant en nuttig. Belangrijkste punten van kritiek zijn de locatie van de bijeenkomsten en het ontbreken van voldoende mogelijkheden om mee te praten. Wat betreft de locatie van de (fysieke) bijeenkomsten, is de meeste keren gekozen voor Oss als locatie, omdat dit redelijk centraal ligt in de regio.

Dit betekent inderdaad wel dat sommige raadsleden altijd een thuiswedstrijd hebben en anderen altijd moeten reizen. Het is te overwegen om de bijeenkomsten wat meer over de regio te verdelen. Het meer interactief maken van de bijeenkomsten is zeker een uitdaging. Er zijn de afgelopen periode een aantal aanzetten gegeven om daar meer invulling aan te geven. Zo zijn bij de laatste digitaal gehouden bijeenkomsten de presentaties opgebouwd rond de vragen die deelnemers hebben over het onderwerp. Hierdoor komt de nadruk veel minder te liggen op het zenden van informatie vanuit de sprekende organisatie en veel meer op de informatiebehoefte vanuit de raads- en commissieleden. 4.7 HEEFT HET SYSTEEM VAN DE ADOPTIE GRIFFIERS GELEID TOT EEN BETERE COMMUNICATIE TUSSEN GRIFFIERS EN SAMENWERKINGSVERBAND EN EN TOT EEN BETERE SAMENWERKING ONDERLING? Voorafgaand aan het Grip-rapport lag de nadruk op samenwerking tussen de griffiers op de subregio’s. Na het Grip-rapport is een constructieve regiobrede samenwerking tussen de regiogriffiers op gang gekomen. De 14

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

griffiers zelf zien een hele duidelijke verbetering in de samenwerking en onderlinge afstemming tussen de griffiers. Het systeem van adoptiegriffiers wordt zowel door de samenwerkingsverbanden als de griffiers gewaardeerd. Doordat er eenduidige aanspreekpunten zijn voor de hele regio is het voor samenwerkingsverbanden makkelijker om afspraken te maken en om te polsen hoe bepaalde zaken regionaal besproken kunnen worden. Goed voorbeeld zijn de afspraken over aanleverdata voor kadernota’s en begrotingen. Doordat vaste afspraken zijn gemaakt is het veel makkelijker geworden om deze in te bedden in de raadscycli van de diverse gemeenten. Zoals eerder aangegeven is systeem van adoptiegriffiers niet goed van de grond gekomen bij de regionale samenwerking Jeugd en WMO. Omdat dit centrumgemeenteregelingen zijn ontbreekt een duidelijk regionaal orgaan met een eigen mandaat en ambtelijk apparaat om afspraken mee te maken. Afspraken zouden gemaakt moeten worden op bestuurlijk niveau, maar daarvoor ontbreekt een regionale structuur op raadsniveau.

4.8 WELKE (AANVULLENDE ) MAATREGELEN ZIJN DENKBAAR OM DE SAMENWE RKING TE VERSTERKEN? Continuering van de huidige instrumenten Met betrekking tot de met het Grip-rapport ingevoerde instrumenten is een ruime meerderheid van de regiogriffiers van mening dat de focus op bepaalde samenwerkingsverbanden, adoptiegriffiers, regionale beeldvormende bijeenkomsten en meerjarenbeleidsplannen voor alle prioritaire samenwerkingsverbanden moeten blijven. Ten aanzien van het regionale informatiesysteem vindt een meerderheid van de griffiers dat het ofwel kan stoppen of alleen in gewijzigde vorm kan worden gecontinueerd. Dit beeld is in overeenstemming wat de enquêtes bij raadsleden en samenwerkingsverbanden heeft opgeleverd. De meeste instrumenten worden gewaardeerd en met name bij het regionale informatiesysteem zijn er vraagpunten die in een van de volgende paragrafen verder worden uitgewerkt Heroriëntatie prioritaire samenwerkingsverbanden • In de afgelopen periode is gebleken dat de samenwerking WMO niet goed regiobreed te behandelen is, omdat er gewerkt wordt in twee subregio’s. Voorstel is daarom om de regiosamenwerking WMO niet meer op te nemen als prioritair samenwerkingsverband. • Uit de enquêtes komt naar voren dat de regionale energiestrategie door de raden is gemist in de prioritaire samenwerkingsverbanden.

Omdat de verwachting is dat daar ook in de komende jaren nog veel over gesproken zal worden, is het voorstel om de RES toe te voegen als prioritair samenwerkingsverband. • De samenwerking Jeugd is op raadsniveau in de afgelopen periode niet goed uit de verf gekomen. Er is binnen de raden echter wel veel belangstelling voor dit onderwerp. Voorstel is daarom om het te continueren als prioritair onderwerp, maar wel aandacht te besteden aan een betere aansluiting met de adoptiegriffiers. Motiemarkt Bij de behandeling van het nieuwe regioconvenant en meerjarenplan van de regio Noordoost Brabant in 2019, is gebleken dat een vorm van regionale “moties” kan bijdragen aan het voeren van een regionale politieke discussie over onderwerpen. Dit vanzelfsprekend in het volledige besef dat er geen sprake is van een officiële regionale volksvertegenwoordiging en dus dat dergelijke moties alleen maar een indicatie kunnen geven van wat er leeft bij de gemeenteraden. Met deze beperking in acht genomen kan het gemeenteraden beter in staat stellen om samen te werken in de aansturing van samenwerkingsverbanden. Er zou hiermee bijvoorbeeld geëxperimenteerd kunnen worden bij de vierjarige beleidsplannen die de samenwerkingsverbanden aan de gemeenteraden voorleggen.

Het gaat hierbij om meer dan alleen het uitwisselen van lokale moties en amendementen, maar ook om het geven van de gelegenheid om daar in een vergadering met elkaar over te discussiëren. Verdere uitwerking is nog wel nodig. Vragen die dan beantwoord moeten worden: 15

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

• •

Zien we de motiemarkt als een regionale voorbereiding voor de lokale raadsvergadering? Levert de motiemarkt rechtstreeks input voor de beleidsplannen? Dan moet name het punt van representativiteit worden uitgewerkt?

Verbetering regionaal informatiesysteem. Geconstateerd is dat het regionale informatiesysteem op dit moment niet afdoende functioneert. Tegelijkertijd zien raads- en commissieleden er wel de waarde van in en kan een dergelijk systeem ook zeer nuttig zijn als overgegaan wordt tot een motiemarkt. Om het systeem beter te laten werken is in ieder geval noodzakelijk dat • Nog eens goed wordt gekeken of er betere mogelijkheden zijn dan de huidige software, vooral als uitwisselingen van standpunten een belangrijk element is; • Het gekozen systeem beter beheerd wordt en hier duidelijke afspraken over gemaakt worden; • Het bestaan van het systeem vaker en beter onder de aandacht van raads- en commissieleden wordt gebracht Onder de regiogemeenten moet vervolgens voldoende draagvlak zijn om vervolgens ook echt met het systeem aan de slag te gaan. Als dat draagvlak er niet is, is het niet zinvol om met een regionaal informatiesysteem door te gaan.

16

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

5

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

5.1 CONCLUSIES In juni 2017 is het rapport Grip op regionale samenwerkingsverbanden aan de gemeenteraden van de regiogemeenten gepresenteerd. Zoals afgesproken in het rapport is geëvalueerd in hoeverre de in het rapport opgenomen voorstellen zijn uitgevoerd en of deze het gewenste effect hebben gehad. In het kader van de evaluatie zijn enquêtes gehouden onder raads- en commissieleden, griffiers van de regiogemeenten en regionale samenwerkingsverbanden. Op basis van het onderzoek wordt het volgende geconcludeerd: 1. De in GRIP voorgestelde maatregelen zijn allemaal uitgevoerd; 2. De beperkte deelname aan de enquête door raads- en commissieleden geeft een indicatie dat regionale samenwerking nog steeds vooral interessant is voor een paar specialisten binnen de fracties. 3. De focus op een beperkt aantal regelingen heeft voor met name de regiosamenwerking Noordoost Brabant en de Veiligheidsregio geleid tot beter zicht op de te maken politieke keuzes. Voor de andere prioritaire samenwerkingsverbanden is wat dat betreft het beeld minder positief. Als tegen de vijftig procent van de raads- en commissieleden en een derde van de fracties aangeeft dat de informatiepositie onvoldoende is, is er nog wel een wereld te winnen. Voor de regiosamenwerking WMO en Jeugdwet is het ook lastig gebleken om als regiogriffiers afspraken te maken over betere informatievoorziening. 4.

Van het regionale informatiesysteem wordt weinig gebruik gemaakt en in de praktijk zal de bijdrage van het systeem aan de informatievoorziening aan en informatie-uitwisseling tussen gemeenteraden dus beperkt zijn. Tegelijkertijd geven raads- en commissieleden aan zeker het nut van het systeem wel in te zien. Dat laatste geldt dan met name voor informatievoorziening, voor de uitwisseling van standpunten vinden de respondenten het systeem minder nuttig. Doorgaan met het systeem op de huidige wijze is weinig zinvol. 5. De strakkere planning van zienswijzetrajecten hebben geleid tot een makkelijkere inpassing van raadsvoorstellen over regionale samenwerking in de raadscycli. Tot meer onderlinge uitwisseling van standpunten en moties heeft dit echter niet geleid. Ook al niet omdat het regionale informatiesysteem hier niet echt geschikt voor is. 6. Het is niet vast te stellen of de meerjarige beleidsplannen hebben bijgedragen aan de inhoudelijke betrokkenheid van raads- en commissieleden en de politieke discussie. Voor het voeren van een regionale politieke discussie ontbreekt tot op heden het instrumentarium. Het experiment bij het nieuwe regioconvenant met het indienen van “regiomoties” is wat dat betreft waardevol.

Hoewel juridisch allerlei haken aan ogen aan zitten, gaf dit wel voor het eerst gelegenheid tot een regionale politieke discussie en de mogelijkheid om op regionale schaal mee te praten over plannen en keuzes. Dit is ook iets waarvan uit de commentaren blijkt dat dit gemist wordt. 7. De regionale informatiebijeenkomsten zijn een succes, zowel qua deelname als waardering. Raads- en commissieleden vinden de bijeenkomsten en onderwerpen relevant en nuttig. Belangrijkste punten van kritiek zijn de locatie van de bijeenkomsten en het ontbreken van voldoende mogelijkheden om mee te praten. Het interactiever maken van de bijeenkomsten is een uitdaging. 8. Het systeem van adoptiegriffiers wordt zowel door de samenwerkingsverbanden als de griffiers gewaardeerd. Doordat er eenduidige aanspreekpunten zijn voor de hele regio is het voor samenwerkingsverbanden makkelijker om afspraken te maken en om te polsen hoe bepaalde zaken regionaal besproken kunnen worden.

17

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

5.2 AANBEVELINGEN 1. Continueer de huidige instrumenten Met uitzondering van het regionaal informatiesysteem is er een ruim draagvlak voor de continuering van de huidige instrumenten. Voorstel is dan ook om met deze instrumenten door te gaan. Bij het regionale informatiesysteem zijn er vraagpunten die in aanbeveling 5 verder worden uitgewerkt. 2. Doe een heroriëntatie van prioritaire samenwerkingsverbanden Voorstel is om de regiosamenwerking WMO niet meer als prioritair samenwerkingsverband op te nemen en in plaats daarvan de Regionale Energie Strategie als prioritaire samenwerking aan te wijzen. Voor de regionale samenwerking Jeugdwet moeten voor de komende periode betere afstemmingsafspraken worden gemaakt om raden een beter zicht op deze regeling te geven. 3. Experimenteer met een motiemarkt bij de vierjarige beleidsplannen Om een regionale politieke discussie over het beleid van de samenwerkingsverbanden te stimuleren zou geëxperimenteerd kunnen worden met een motiemarkt bij de vierjarige beleidsplannen die de samenwerkingsverbanden aan de gemeenteraden voorleggen. Het gaat hierbij om meer dan alleen het uitwisselen van lokale moties en amendementen, maar ook om het geven van de gelegenheid om daar in een vergadering met elkaar over te discussiëren. Verdere uitwerking van dit instrument is nog wel nodig, met name op het punt van representativiteit. 4.

Kijk of het regionaal informatiesysteem kan worden verbeterd. Het regionale informatiesysteem functioneert op dit moment niet goed genoeg. Om het systeem beter te laten werken is in ieder geval noodzakelijk dat: - Nog eens goed wordt gekeken of er betere mogelijkheden zijn dan de huidige software, vooral als uitwisselingen van standpunten een belangrijk element is; - Het systeem beter beheerd wordt en hier duidelijke afspraken over gemaakt worden; - Het bestaan van het systeem vaker en beter onder de aandacht van raads- en commissieleden wordt gebracht Onderzoek of onder de regiogemeenten voldoende draagvlak is voor aanpassingen en om vervolgens ook echt met het systeem aan de slag te gaan. Als dat draagvlak er niet is, is het niet zinvol om het systeem te continueren.

18

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

BIJLAGE 1 RESULTATEN ENQUÊTE RAADS- EN COMMISSIELEDEN HOEVEEL ZICHT HEBT U OP DE POLITIEK RELEVANTE KEUZES DIE GEMAAKT WORDEN DOOR DE VOLGENDE REGIONALE SAMENWERKINGSVERBANDEN

De Veiligheidsregio

Op persoonlijk titel

Namens de fractie

Heel veel

9%

24%

25%

42%

10% 19%

Veel

14%

Heel veel Veel

Gemiddeld

Gemiddeld

Weinig

Weinig

57%

Heel weinig

Heel weinig

De GGD

Op persoonlijk titel

Namens de fractie 5%

8% 17% 34% 41%

Heel veel

19%

Veel

24%

Heel veel Veel

Gemiddeld

Gemiddeld

Weinig

Weinig

52%

Heel weinig

Heel weinig

De Omgevingsdienst

Op persoonlijk titel

Namens de fractie 5%

12% 13%

Heel veel

14%

Veel

34%

Veel

24%

Gemiddeld

41%

Heel veel

Gemiddeld

Weinig

Weinig

57%

Heel weinig

19

Heel weinig

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

De Regio Noordoost Brabant, inclusief Agrifood Capital

Op persoonlijk titel

Namens de fractie

10% 3% Heel veel

19% 27%

41%

Heel veel

29%

Veel

28%

Veel

Gemiddeld

Gemiddeld

Weinig

Weinig

43%

Heel weinig

Heel weinig

De regionale samenwerking Jeugdwet

Op persoonlijk titel

Namens de fractie 5%

20%

19%

Heel veel

36%

19%

Veel

14%

Gemiddeld

25%

Heel veel

14%

Veel Gemiddeld

Weinig

Weinig

48%

Heel weinig

Heel weinig

De regionale samenwerking WMO

Op persoonlijk titel

Namens de fractie 10%

19%

15%

5%

Heel veel

Heel veel

Veel

19%

14%

Gemiddeld

30%

36%

Veel Gemiddeld

Weinig

Weinig

52%

Heel weinig

20

Heel weinig

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

Ruimte voor toelichting op de vraag Behoren niet tot mijn taakverdeling! Je weet niet wat je niet weet Mijn ervaring is dat er heel veel informatie beschikbaar is, maar dat het zo nu en dan wat initiatief van het raadslid vergt om die te krijgen. Dat zowel via internet, iBabs als een mailtje of telefoontje enorm veel informatie beschikbaar is. Er wordt gereageerd op voorstellen, zonder mogelijkheid om keuzes in te zien. Samenspraak met overige gemeenten is te beperkt in mijn portefeuille zit werk en inkomen en zorg. Indruk is dat het door directies en besturen geregeld wordt. Gemeenteraden hebben slechts formele rol van geldverstrekker of formele goedkeurder van beleid en begroting. Ondanks alle presentaties en bijeenkomsten blijft het toch erg besturen op afstand. Beetje zoals in een bus, je beslist wel of je instapt, maar daarna wacht je af welke route de chauffeur neemt. De revenuen van een Agrifood Capital voor de burgers zijn op geen enkele wijze inzichtelijk. Dossier waar ik me bezig houd hebben meestal betrekking op het ruimtelijk domein Wij trachten de stukken zo goed mogelijk te volgen en gaan ook heel bewust naar de regionale bijeenkomsten. Daarom geven wij aan dat we ons gemiddeld betrokken voelen. Ik mis hierin het meest essentiele onderdeel, en dat is energietransitie in de nulandse polder.

Waar die windturbines van Oss straks een ook probleem vormen voor Oost-Den Bosch (Nuland en Rosmalen) worden de turbines van Den Bosch ook een probleem voor West-Oss (Lith, Maren, Geffen etc.) Dit was hét onderwerp geweest waarbij die samenwerking veel meer had moeten plaatsvinden, Burgers in Den Bosch worden niet geinformeerd over Oss en vv.....

De inbreng is ook afhankelijk van wat de samenwerkingsverbanden van ons willen, als er meer geld nodig is , is de informatie mager en als het gaat over “leuke dingen”; beter. Vanuit mijn commissielidmaatschap kijk ik voornamelijk naar de 'sociale' samenwerkingsverbanden, met name de GGD. Het heikele punt is dat de individuele raden achteraf worden geïnformeerd en aan de voorkant NIET worden betrokken bij de beleidsbepaling (kadernota?s). Verder is het onbegrijpelijk dat in deze enquête/vraag de energietransitie (RES) niet wordt betrokken. De opstart in regio-Ibabs was goed, maar zie sinds medio 2020 geen toevoegingen meer in Ibabs. ik twijfel bij de regio NO of ik gemiddeld of veel in moet vullen, ik zou zeggen bovengemiddeld. De behandeling van de beleidsnota waarbij we zelf moties/ideeen konden indienen heb ik als heel positief ervaren. Commissie lid van RZ Heusden is een rare eend in de bijt vwb regionale samenwerking door deelname in twee regio's Heusden zit bij een aantal onderdelen bij Hart van Brabant. Zodoende ben ik bij die onderdelen minder op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen. De regionale samenwerkingsverbanden, inclusief kadernota's, begrotingen en jaarverslagen komen voldoende aan de orde in de commissie- en raadsvergaderingen. Dus we hebben voldoende zicht op gemeenschappelijke samenwerkingsverbanden. Dat is overigens nog iets anders dan er grip op hebben.

Stukken komen in de raad en dan kun je alleen nog punten en komma?s veranderen. Je kunt er dan onvoldoende op anticiperen.

21

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

REGIONAAL INFORMATIESYSTEEM (REGIONAAL IBABS) Hoe vaak hebt u in het afgelopen jaar gebruikt gemaakt van het regionale iBabs

Namens de fractie

Op persoonlijk titel Meer dan vijf keer

Maximaal vijf keer

12%

27%

Meer dan vijf keer

Maximaal vijf keer

10% 33%

29% 32%

33%

Ik ken het regionale iBabs wel, maar heb er geen gebruik van gemaakt

Ik ken het regionale iBabs wel, maar heb er geen gebruik van gemaakt

24%

Ik ken het regionale iBabs niet

Ik ken het regionale iBabs niet

Voor zover u in de afgelopen periode gebruik hebt gemaakt van het regionale iBabs, in hoeverre is het regionaal iBabs nuttig voor: Een overzicht krijgen van informatie van regionale samenwerkingsverbanden

Op persoonlijk titel

Namens de fractie 10%

11% Heel nuttig

10% 10%

Heel nuttig

10%

Nuttig

23%

Nuttig

Gemiddeld

30%

Weinig nuttig

46%

Gemiddeld Weinig nuttig

50%

Niet nuttig

Niet nuttig

Informatie-uitwisseling met andere gemeenteraden

Namens de fractie

Op persoonlijk titel 15%

7%

10% Heel nuttig

7% 18%

10% 10%

Nuttig Gemiddeld

40%

Niet nuttig

22

Nuttig Gemiddeld

30%

Weinig nuttig

53%

Heel nuttig

Weinig nuttig Niet nuttig

Evaluatie grip op regionale samenwerkingsverbanden – april 2021

Opmerkingen over het regionaal iBabs Mis daar de ASD verslagen van andere gemeenten binnen het sociale domein. Zou ook een regionale ASD advies willen zien. Nuttig als informatiekanaal, niet als communicatiekanaal Heel eerlijk: ik vergeet het bestaan nogal eens. probeer alles te lezen maar met alle raadstukken is het een hele klus. weet niet of wij een melding krijgen als er iets op regionaal iBabs geplaatst wordt, zou wel handig zijn Eerst kon ik erin, nu niet meer Nooit gebruik van gemaakt, realiseer me nu pas dat dit bestaat. Wat mij betreft is het een ideaal communicatiemiddel voor enerzijds het overzicht van informatie van de regionale samenwerkingsverbanden anderzijds de informatieuitwisseling met andere gemeenteraden. Helaas wordt het in de gemeente Grave niet zo gebruikt als hoe het ingezet zou kunnen worden. Zou prettiger zijn als het in één iBabs geïntegreerd zou zijn. Nu verschillende omgevingen bijhouden waardoor de regionale wel eens vergeet. Informatie wordt geraadpleegd ter voorbereiding op regionale bijeenkomsten. Niet om informatie uit te wisselen met andere gemeenteraden. Wij overleggen in de regel bilateraal als daar aanleiding toe is. Vaak ook naar aanleiding van een regionale bijeenkomst. Juist dan zoek je elkaar op en ga je in overleg. Volgens mij heb ik er wel eens van gehoord, maar nooit bewust van de toegang ervan.

Bovendien moet je als commissielid ook een full-time baan er naast hebben dus al werk genoeg aan 1 Ibabs.... Ik ben sinds 4 maanden raadslid, maar heb nog niet van het iBabs gehoord. Daar zal ik bij de griffie naar informeren. Te ver van bed show , zal meer geïntegreerd moeten worden in de eigen iBabs. Ik zie geen meldingen of dergelijke als er nieuwe stukken van (voor mij) relevante samenwerkingsverbanden zijn. Een melding of mailtje van de adoptie griffer zou fijn zijn. De informatie die hier wordt weergegeven verschilt niet van de informatie die de individuele raden ontvangen. Blijft vooral informatief met weinig ruimte voor uitwisseling De opstart in regio-Ibabs was goed, maar zie sinds medio 2020 geen toevoegingen meer in Ibabs. informatie uitwisseling zou, denk ik, heel nuttig kunnen zijn. Ik heb er alleen geen gebruik van gemaakt, dus lastig beoordelen... Het is mij volledig ontschoten dat er een regionaal Ibabs bestond. Wist het niet dus ook geen oordeel Meer informatie hierover was wenselijk geweest, bijvoorbeeld hoe in te loggen. Kan zijn dat we dat gemist hebben, maar was ons in ieder niets over bekend. Ik maak er weinig gebruik van. Een raadslid van onze fractie gaat gebruik maken van de regionale iBabs tussentijds Raadslid geworden heb tot op heden echter geen informatie en inlogcodes ontvangen voor regionale iBabs.