Bijlage Participatievisie Samen Bernheze

Heesch | 19 januari 2021

Samen Bernheze Participatie in gemeente Bernheze

Inhoud Vooraf

4

1. Inleiding

5

Aanleiding

5

Actualisatie participatievisie 2012

5

Hoe is deze visie tot stand gekomen?

6

Samenhang met andere ontwikkelingen

7

2. Visie op participatie

9

Doelen van participatie

9

Soorten participatie

9

Visie op inwonersparticipatie

10

Visie op overheidsparticipatie en uitdaagrecht

11

Afweging participatie: kwaliteit voorop

12

Participatieladder

12

Onze werkwijze

13

3. Uitgangspunten voor participatie

15

Maatwerk, maar wel eenduidig

15

Inclusieve aanpak

15

Transparant

15

Online participatie

16

4. Samenspel bij participatie

17

Gemeenteraad

17

College

18

Ambtelijke organisatie

18

pagina 2

Inwoners/samenleving

18

Dorpsraden

19

5. Van beleid naar uitvoering

21

Coördinatie en sturing

21

Tools en ondersteuning

22

Ervaringsleren

23

Opleiding en training

23

Bijlagen

24

Bijlage 1: Afwegingskader wel of geen participatie inzetten? Bijlage 2: Stappenplan participatie Bijlage 3. Resultaten online peiling inwoners en organisaties Bijlage 4. Resultaten vragenlijst raad en verdiepend gesprek Bijlage 5. Samenvatting opbrengst workshops met medewerkers Bijlage 6. Betrokkenheidprofielen van Citisens in Bernheze

25 26 32 42 50 51

pagina 3

Vooraf Dit document is bedoeld om richting te geven bij participatieprocessen. Het geeft aan hoe de gemeente Bernheze participatie wil organiseren en welke ruimte ze wil geven aan inwoners om mee te denken en zelf met initiatieven te komen. Het is een actualisatie van de visie op burgerparticipatie uit 2012. Dat geeft al aan dat participatie niet nieuw is voor Bernheze. Toch hebben we tijdens het opstellen van dit document gemerkt dat niet iedereen hetzelfde belang hecht aan participatie en dat er veel verschillende associaties leven bij het woord ‘participatie’. Het helpt dan om vanuit een gezamenlijke visie te werken. Dat is dan ook een belangrijk doel van deze visie: inzicht en houvast bieden bij participatieprocessen. Daar waar we het in deze visie hebben over inwoners, bedoelen we ook ondernemers en (maatschappelijke) organisaties. Waar gaat deze visie wel en niet over? Deze visie gaat specifiek over een gestructureerde manier van participatie organiseren. Om samen met inwoners beleid en projecten vorm te geven en uit te voeren. Het gaat niet over van ‘buiten naar binnen werken’ in brede zin. Zoals het dagelijkse contact met de samenleving, weten wat hier speelt. En weten wat er op regionaal en landelijk niveau speelt op bepaalde thema’s.

Deze visie gaat ook niet over de Participatiewet en over de participatiemaatschappij in de brede zin van het woord waarbij de gemeente meer zelfredzaamheid van burgers vraagt en stimuleert. Leeswijzer Deze participatienota bestaat uit drie onderdelen. Allereerst gaan we in hoofdstuk 1 in op de aanleiding en samenhang met ontwikkelingen in de organisatie. Ook leggen we uit hoe deze visie tot stand gekomen is. Vervolgens gaan we in hoofdstuk 2, 3 en 4 in op de visie: onze visie op inwonersparticipatie en overheidsparticipatie, participatieniveaus, welke afwegingen we maken om wel of niet een participatietraject te starten en onze uitgangspunten voor participatie. Ook gaan we in op het samenspel bij participatie. Wie spelen een rol in het proces en wat is deze rol? Ten slotte volgt in hoofdstuk 5 een praktisch gedeelte met een uitvoeringsplan. Welke werkafspraken maken we en hoe kunnen we ondersteunen bij de organisatie van de participatie? Tot slot Deze participatievisie geldt voor álle participatietrajecten waarbij de gemeente initiatiefnemer is. Het geldt zodoende ook voor projecten of plannen die door derden in opdracht van de gemeente ontwikkeld worden. Om dit te waarborgen, is het onze aanbeveling om het werken volgens de participatievisie op te nemen in de samenwerkingsafspraak en opdrachtnemers te voorzien van deze visie en bijbehorende instrumenten.

pagina 4

1. Inleiding Aanleiding In het bestuursprogramma 2018-2022 ‘Samen voor Bernheze’ is de ambitie uitgesproken om samen met inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners te werken aan de doelstellingen die in het programma zijn opgenomen. Samenwerken en participatie was niet nieuw voor Bernheze, want ook in eerdere bestuursakkoorden is participatie genoemd. Om participatie een structurele plek te geven in het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van beleid, is in 2012 een participatievisie opgesteld en een uitvoeringsplan. In het najaar van 2020 is de rekenkamercommissie een onderzoek gestart naar burgerparticipatie in Bernheze. De algemene conclusie van dit onderzoek is dat er wel participatie plaatsvindt en dit veelal ook leidt tot meer draagvlak, maar dat een eenduidige manier van werken ontbreekt zoals ook sturing en evaluatie achteraf. Naar aanleiding van de uitkomsten van dit onderzoek heeft de raad aan het college verzocht om het participatiebeleid te actualiseren (en eventueel ook bijbehorende verordening). Een andere aanleiding om het participatiebeleid tegen het licht te houden, is de invoering van de Omgevingswet per 1 juli 2022. De Omgevingswet gaat er vanuit dat een initiatiefnemer (dat kan ook de gemeente zijn) belanghebbenden in een vroegtijdig stadium betrekt. Daarbij wil de Omgevingswet meer ruimte geven aan initiatieven uit de samenleving.

Actualisatie participatievisie 2012 Deze participatievisie borduurt voort op de visie uit 2012. De afspraken in deze visie zijn niet gewijzigd. Zo blijft de afspraak dat we bij elk college- en raadsvoorstel aangeven of en op welke manier participatie wordt ingezet. Hiervoor maken we gebruik van de participatieladder. Ook blijft dat het college of de raad beslist over het participatieniveau. De kaders zijn echter concreter gemaakt alsook de werkafspraken om participatie te borgen in de uitvoeringspraktijk. Daarbij zijn huidige ontwikkelingen, zoals de Omgevingswet en het uitdaagrecht, in deze geactualiseerde visie meegenomen. De huidige inspraak- en participatieverordening uit 2012 biedt op dit moment voldoende juridische basis voor deze geactualiseerde visie. Bij deze geactualiseerde participatievisie zit daarom geen nieuwe participatieverordening.

pagina 5

Hoe is deze visie tot stand gekomen? Voor de totstandkoming van deze participatievisie hebben inwoners, organisaties en belangenvertegenwoordigers hun participatievoorkeuren laten weten via een online peiling1. Raadsleden hebben via een online vragenlijst input kunnen geven over kaders voor participatie en de rol van de raad. Tijdens een online raadsinformatiebijeenkomst is hierover verder gesproken aan de hand van stellingen2. Middels een online workshop is bij medewerkers opgehaald wat zij nodig hebben voor een goede organisatie van de participatie3. Daarnaast hebben diverse gesprekken en werksessies plaatsgevonden met medewerkers, MT, teamcoaches en collegeleden. Tevens hebben we ons laten inspireren door de handreiking ‘Aan de slag met participatie’ van de VNG en participatienota’s van andere gemeenten, zoals Nieuwegein, Alphen aan den Rijn, De Bilt en Ede. Ook zijn de adviezen meegenomen uit het rapport van de rekenkamercommissie ‘Burgerparticipatie in Bernheze’ van 22 maart 2021 en uit het whitepaper4 van Citisens waarin 30 participatiekaders van gemeenten zijn vergeleken. Aanbevelingen uit het rekenkamerrapport: •

Maak helder waar Bernheze staat als het om overheids- en burgerparticipatie gaat. Dit betekent oppoetsen en waar nodig aanpassen van de Visie op Burgerparticipatie en de bijbehorende verordening. Maak daarin als raad duidelijk in welke situaties u welke (beslis)ruimte toestaat en hoe de besluitvorming hierover moet gaan.

•

Formuleer het nieuwe beleid met in achtname van de uitgangspunten van de komende Omgevingswet waarin participatie en draagvlak centrale begrippen zijn.

•

Specificeer zoveel mogelijk per soort project en neem dan de aanbevelingen in acht die bij drie casussen zijn opgenomen.

•

Investeer in regie, ondersteuning en kennisopbouw. Als er na weging van prioriteiten geen ruimte is voor extra formatie, benoem dan een klein kernteam uit de bestaande organisatie dat voor een deel van de tijd deze functie op zich neemt.

•

Maak in de organisatie duidelijk ‘hoe wij het in Bernheze doen’ en stuur daar op. Dat hoeft geen dirigisme te zijn maar wel iets meer dan een handreiking: uitgangspunten die voor iedereen gelden zoals: bij projecten van betekenis altijd een plan van aanpak waarin het participatieplan is opgenomen door het college laten vaststellen. En draag altijd zorg voor een evaluatie achteraf waarbij ook de participanten om hun mening gevraagd worden zodat niet alleen de effectiviteit van de participatieprocessen bepaald kan worden maar er ook kennis opgebouwd wordt en de verschillende projectleiders van elkaar kunnen leren.

1 De resultaten van de online peiling onder inwoners en organisaties vindt u in de bijlage 2 De uitkomsten van de vragenlijst en het verdiepend gesprek op 6 december 2021 vindt u in de bijlage 3 Een samenvatting van de workshops met medewerkers vindt u in de bijlage 4 whitepaper 30 participatiekaders vergeleken – Citisens, oktober 2021, https://www.citisens.nl/kennis/30-

participatiekaders-vergeleken/ pagina 6

Samenhang met andere ontwikkelingen Met het actualiseren van de participatievisie komt een aantal ontwikkelingen samen. In deze visie wordt zoveel mogelijk de verbinding gelegd met deze ontwikkelingen. Een klankbordgroep met vertegenwoordigers vanuit deze ontwikkelingen heeft hierover meegedacht. Die ontwikkelingen zijn: Communicatievisie Communicatie heeft een sleutelrol in het participatieproces. Begin 2021 is de communicatievisie ‘met de blik naar buiten’ vastgesteld. Deze visie bestaat uit vijf hoofdlijnen die allemaal verbinding hebben met participatie. Een deel van de acties bij de lijn ‘Samen met de samenleving’ komen ook terug in deze nota. Bijvoorbeeld het werken met betrokkenheidsprofielen en ontwikkeling van een participatie toolbox. Organisatieontwikkeling In het programma “Terug naar de Kern’ werken we aan het verbeteren van onze dienstverlening, mede door competentieontwikkeling en een proactieve houding richting onze samenleving. Deze houding en competenties zijn ook nodig voor de uitvoering van deze participatievisie. Omgevingswet Op 1 juli 2022 gaat de Omgevingswet in. Participatie is een belangrijk onderdeel van de Omgevingswet. De wet gaat er vanuit dat initiatiefnemers in een vroegtijdig stadium belanghebbenden betrekken bij het ontwikkelen van een project of activiteit.

Dat geldt ook voor de nieuwe instrumenten van de Omgevingswet: de omgevingsvisie en het omgevingsplan. De Omgevingswet verplicht de gemeente om participatie te organiseren voor de totstandkoming van deze instrumenten. In Bernheze loopt daar een breed participatietraject voor. Participatie wordt ook een indieningsvereiste bij het aanvragen van een omgevingsvergunning. De aanvrager moet aangeven of participatie heeft plaatsgevonden. En indien ja, hoe dat heeft plaatsgevonden en hoe de resultaten zijn verwerkt. Participatie is echter niet verplicht en vormvrij. Geen of onvoldoende participatie is geen grond voor weigering van een aanvraag en de wet schrijft niet voor hoe de participatie moet plaatsvinden. Om te kunnen sturen en toetsen of de participatie aan onze eisen voldoet, maken we een handleiding voor initiatiefnemers. Dit wordt uitgevoerd binnen het programma Omgevingswet. De handleiding sluit aan bij de uitgangspunten in deze participatievisie, zodat alle initiatiefnemers in Bernheze zoveel mogelijk vanuit dezelfde principes participatie organiseren. In sommige gevallen kan participatie wel verplicht gesteld worden. Dat kan alleen voor aangewezen activiteiten die buiten de regels van het Omgevingsplan plaatsvinden. De gemeenteraad van Bernheze heeft op 7 oktober 2021 een aanwijzingslijst vastgesteld voor buitenplanse activiteiten waarbij participatie verplicht is.

Voor deze activiteiten geldt dus dat de initiatiefnemer participatie moet organiseren, voordat hij/zij een omgevingsvergunningaanvraag indient om van het omgevingsplan af te mogen wijken.

pagina 7

Wet versterking participatie op decentraal niveau Ook is er een wetsvoorstel in voorbereiding om de inspraak uit te breiden naar ‘participatie’ en eventueel ook ‘uitdaagrecht’. Het gaat hier om het ontwerpwetsvoorstel “Wet versterking participatie op decentraal niveau” en betekent een wijziging van de Gemeentewet. Met deze nieuwe wet worden gemeenten verplicht om participatiebeleid op te stellen waarin vastgelegd wordt hoe participatie wordt vormgegeven en welke eisen daarbij gelden en dit participatiebeleid vast te laten stellen door de gemeenteraad. Gemeente Bernheze heeft al een inspraak- en participatieverordening en voldoet hiermee aan deze verplichting. Ook wordt in de wet verankerd dat in de participatieverordening regels kunnen worden gesteld over het uitdaagrecht (voorheen: Right to Challenge) als specifieke vorm van participatie. In hoofdstuk 2 wordt verder ingegaan op het uitdaagrecht. Burgerinitiatieven in de kernen In de dorpen zijn participatienetwerken (burgerinitiatieven) actief die op dorpsniveau zorg & welzijn organiseren. De gemeente en welzijnswerk faciliteren dit. Per dorp wordt een preventieplan en samenwerking ontwikkeld. Op dit moment lopen in twee dorpen pilots om de dorpsnetwerken sterker te maken (Nistelrode en Heesch).

Onderdeel van deze ontwikkeling van onderaf, is het ontwikkelen van beleid om deze burgerinitiatieven op het gebied van zorg en welzijn op een eenduidige manier te ondersteunen. Bij het ontwikkelen van dit beleid worden de kaders in deze participatievisie meegenomen. Ook is er de afgelopen twee jaar binnen het domein zorgzame gemeente geëxperimenteerd met een stimuleringsregeling op ontmoeten, eenzaamheid, onderlinge verbinding en bewegen en gezondheid. Deze regeling wordt in februari 2022 geëvalueerd. Bij de evaluatie van de regeling wordt de aansluiting gezocht bij deze visie. Binnen team realisatie en beheer is er jaarlijks een uitvoeringsbudget beschikbaar voor voorzieningen in de openbare ruimte. Inwonersinitiatieven worden niet actief gestimuleerd. Bij vragen of ideeën van inwoners wordt aan de hand van een aantal spelregels getoetst of de gemeente meewerkt aan de uitvoering. Zo moet het gaan om een eenmalige investering ter verbetering van de openbare ruimte die buiten de reguliere kwaliteitsnorm valt. Een andere eis is dat inwoners zelf ook een inspanning moeten leveren. Met deze participatievisie ligt er een mooie kans om de losse initiatieven in teams en domeinen met elkaar te verbinden.

pagina 8

2. Visie op participatie Bernheze is een groene, landelijke gemeente met ruim 30.000 inwoners woonachtig in vijf kernen en een groot buitengebied. De vijf kernen hebben een eigen identiteit en de inwoners identificeren zich sterk met de kern waarin ze wonen. Ze worden dan ook het liefst betrokken bij plannen en beleid voor hun eigen kern of buurt. Dat blijkt ook uit de online peiling die is uitgezet onder inwoners. Een kwart van de respondenten wil ook betrokken zijn bij plannen voor de hele gemeente. De inwoners zijn actief en maatschappelijk betrokken. Dit blijkt ook uit de analyse op betrokkenheidsprofielen in onze gemeente door het bureau Citisens5. In Bernheze komen twee profielen het meest voor: Zelfbewuste Aanpakkers (40%) en Gevestigde Beïnvloeders (27%). Beide groepen voelen zich bij relatief veel onderwerpen betrokken. Voor Zelfbewuste Aanpakkers geldt dat ze deze houding ook omzetten in actie. De Gevestigde Beïnvloeders oefenen, zoals de naam al zegt, graag invloed uit. Alleen praten over een thema is niet genoeg. Hun betrokkenheid bij de politiek is hoog. Het zijn vaak mensen die actief zijn in belangenorganisaties. Beide groepen voelen zich bovengemiddeld betrokken bij het verenigingsleven en doen relatief veel vrijwilligerswerk.

Doelen van participatie •

Aansluiten bij de wensen en behoeften van de samenleving

•

Verhogen kwaliteit en uitvoerbaarheid van beleid en plannen

•

Versterken samenwerking gemeente-inwoners

•

Vergroten betrokkenheid van inwoners

•

Helderheid geven over proces, rollen en belangen

Soorten participatie Deze visie gaat over twee soorten van participatie: •

Burgerparticipatie of inwonersparticipatie: de gemeente betrekt inwoners bij het ontwikkelen van plannen en beleid en de uitvoering hiervan. Het initiatief ligt bij de gemeente.

•

Overheidsparticipatie: de gemeente ondersteunt initiatieven uit de samenleving. Het initiatief ligt bij inwoners/organisaties. Hier hoort ook het uitdaagrecht bij.

5 De profielen zijn op basis van big data opgesteld en geven inzicht in de betrokkenheid, vertrouwen en

voorkeuren voor participatie en communicatie. In de bijlage is het overzicht van profielen in Bernheze te zien. De volledige analyse per postcodegebied en toelichting op de profielen is te lezen in het Rapport betrokkenheidsanalyse Bernheze door Citisens – november 2020 pagina 9

In de praktijk zijn deze twee vormen niet altijd zo strikt te scheiden. Het gaat ook niet om de vorm maar om de maatschappelijke meerwaarde van een traject of initiatief. Uitdaagrecht Het uitdaagrecht (of right to challenge) is een verregaande vorm van participatie. Het uitdaagrecht geeft (een groep georganiseerde) inwoners de mogelijkheid om een gemeentelijke taak over te nemen. Bijvoorbeeld omdat zij vinden dat het beter, slimmer en/of goedkoper kan. Het gaat hierbij om gemeentelijke taken. Dit zijn taken waar de gemeente geld voor heeft opgenomen in de begroting. Denk bijvoorbeeld aan het inrichten en onderhouden van het groen, de inrichting van een straat en het schoonmaken ervan, beheer sporthal of buurthuis. Taken die wettelijk alleen door de overheid uitgevoerd mogen worden vallen hier niet onder, zoals paspoorten verstrekken of het werk van de politie en brandweer. Het Rijk heeft inmiddels een wetsvoorstel gereed om dit uitdaagrecht te gaan verankeren in de Gemeentewet: de gemeente moet dan aangeven of en hoe inwoners van dit recht gebruik kunnen gaan maken. Het recht wordt dan verankerd in een nieuwe participatieverordening. Als de gemeente ervoor kiest om uitdaagrecht mogelijk te maken, dan is het aan de gemeente om te bepalen hoe het uitdaagrecht uitgevoerd wordt. Participatie en draagvlak Het is goed om te beseffen dat participatie niet hetzelfde is als draagvlak.

Een goed participatieproces kán leiden tot draagvlak, maar geeft geen garantie voor draagvlak. Andersom is het niet automatisch zo dat ‘geen draagvlak’ betekent dat er geen zorgvuldig participatieproces is doorlopen. Participatie betekent wél dat de initiatiefnemer zich inspant om belanghebbenden goed te informeren en te betrekken. Dat er oog is voor collectief en individueel belang, dat de verschillende opvattingen worden gehoord en afgewogen en dat daarover transparant wordt gecommuniceerd.

Visie op inwonersparticipatie Wij hechten grote waarde aan de inbreng van inwoners omdat zij de dagelijkse praktijk ervaren en daarmee waardevolle kennis kunnen delen. Door samen te werken vergroten we de kwaliteit en uitvoerbaarheid van beleid en projecten. Daarnaast zorgt een goede samenwerking voor een grotere betrokkenheid bij en groter draagvlak voor beleid en projecten. Een goede samenwerking draagt tevens bij aan wederzijds vertrouwen en begrip. Door belanghebbenden in een vroeg stadium te betrekken krijgen we snel inzicht in de verschillende belangen en kunnen we samenwerken richting een goede oplossing. We zijn vooraf helder over de kaders en beïnvloedingsruimte: over welke onderwerpen kan meegedacht worden, wat gaan we met de inbreng doen, wie heeft welke rol. We geven altijd terugkoppeling over de participatie en motiveren wat wel en niet is meegenomen.

pagina 10

Visie op overheidsparticipatie en uitdaagrecht We staan open voor initiatieven van inwoners die de samenleving versterken. We geven inwoners de ruimte en gaan uit van een positieve grondhouding om initiatieven mogelijk te maken. We sluiten daarmee aan bij de uitgangspunten van de Omgevingswet: ja, mits … Daar waar nodig of gewenst ondersteunen we en helpen we op weg. We bieden hierbij ondersteuning op maat, maar nemen niet over. Het initiatief moet daarvoor minimaal voldoen aan de volgende eisen: • • • • •

het initiatief vindt plaats in Bernheze het initiatief heeft aantoonbaar maatschappelijke meerwaarde het initiatief heeft aantoonbaar draagvlak in de samenleving het initiatief is niet nadelig voor andere bewoners of betrokkenen als een initiatiefnemer niet uit Bernheze komt, wordt dit met de portefeuillehouder besproken

Vooralsnog laten we het initiatief bij de samenleving. Op een later moment bekijken we of en hoe we inwonersinitiatieven actief kunnen stimuleren en wat er voor nodig is om dat op een goede manier te doen. Dit pakken we samen op met het uitdaagrecht. Uitdaagrecht De uitkomsten van een vragenlijst en verdiepend gesprek voor raads- en burgerleden over participatie laten zien dat de raad positief staat ten opzichte van het uitdaagrecht en dit ook actief wil stimuleren en daarvoor middelen beschikbaar wil stellen. Om dit goed te kunnen doen, moet een programma opgesteld worden. Op dit moment is daar geen formatieve en financiële ruimte voor. De vraag is ook in hoeverre inwoners op dit moment behoefte hebben aan de mogelijkheid om zelf initiatieven te ontplooien en/of gebruik te maken van het uitdaagrecht. De online peiling over participatiebeleid laat zien dat zowel inwoners als organisaties vooral hun mening willen geven en mee willen denken. Er wordt laag gescoord op ‘zelf plannen ontwikkelen’ en ‘meewerken aan uitvoering van plannen’. Prioriteit: de basis op orde We geven nu prioriteit aan het op orde brengen van de basis. Om inwonersparticipatie goed te borgen in de interne organisatie en hiermee de kwaliteit en eenduidigheid van participatietrajecten te verhogen.

Op een later moment in de volgende bestuursperiode kan onderzocht worden hoe een programma om uitdaagrecht en inwonersinitiatieven actief te stimuleren eruit moet zien. Welke kaders willen we hanteren? En welke middelen zijn nodig? Hierbij nemen we ook de mening en ideeën van inwoners en maatschappelijke organisaties mee.

pagina 11

Afweging inwonersparticipatie: kwaliteit voorop We zijn ons ervan bewust dat we steeds meer van onze inwoners vragen. Bijvoorbeeld doordat we als gemeente vaker te maken krijgen met grote opgaven waarbij participatie gewenst is. Een belangrijk aandachtspunt is daarom het bewaken van een goede balans om waardevolle betrokkenheid te creëren, zonder inwoners te overvragen met het risico op participatiemoeheid. Dit kunnen we onder andere doen door domeinoverstijgende coördinatie van alle participatietrajecten. Lopen er niet te veel trajecten tegelijk waarbij we dezelfde doelgroepen willen benaderen? Zijn er combinaties mogelijk? Wat weten we al? Kunnen we kennis uit het ene traject gebruiken voor het andere? Hoe we dit organiseren wordt verder uitgewerkt in hoofdstuk 5, van beleid naar uitvoering. Tegelijkertijd vraagt participatie ook veel van de ambtelijke organisatie. Een zorgvuldig participatietraject kost tijd (en geld). Daarbij leent niet alles wat er in de gemeente gebeurt, zich voor participatie. Ons uitgangspunt is kwaliteit en niet kwantiteit. Participatie is geen doel op zich, maar een middel om te komen tot een beter maatschappelijk resultaat. We maken daarom bij het starten van een nieuw plan of beleid een zorgvuldige afweging over participatie. Hiervoor gebruiken we een afwegingskader. We kijken eerst naar het onderwerp en het doel.

Heeft het onderwerp veel impact? Wat is de meerwaarde van participatie? Vervolgens maken we de afweging of het onderwerp zich leent voor participatie. En of er voldoende tijd en middelen zijn. Het afwegingskader leidt tot een advies aan de gemeenteraad of college om wel of geen participatie in te zetten. Het afwegingskader vindt u in de bijlage.

Participatieladder In Bernheze werken we met zes participatieniveaus die we terugzien in de participatieladder. We zijn vooraf duidelijk over het participatieniveau en de beïnvloedingsruimte.

pagina 12

Onze werkwijze bij inwonersparticipatie Om te zorgen dat participatie niet alleen iets is dat we belangrijk vinden, maar iets wat we ook doen, hanteren we een vaste werkwijze bij participatietrajecten. Voorafgaand aan ieder participatietraject stellen we een aanpak op. In deze aanpak staat in ieder geval omschreven: •

Hoeveel invloed inwoners hebben (niveau van participatie en op welke onderdelen)

•

Wie de belanghebbenden zijn en hoe de gemeente deze bij het proces gaat betrekken

•

Waarom dit een passende aanpak is

•

Wat de rol is van de raad, het college en de andere betrokkenen.

Deze aanpak wordt door de gemeenteraad of het college vastgesteld. Deze werkafspraak is niet nieuw. We maken wel concreter wanneer de gemeenteraad besluit over de aanpak en wanneer het college besluit. Ook gaan we beter borgen dat we daadwerkelijk volgens deze afspraak werken en gaan we medewerkers beter faciliteren. Dat sluit ook aan bij interne ontwikkelingen voor wat betreft projectmatig creëren. Hierover meer in hoofdstuk 5, van beleid naar uitvoering.

Besluitvorming door gemeenteraad of college •

Bij complexe en/of gevoelige opgaven besluit de raad over de participatieaanpak. De participatieaanpak is dan onderdeel van de startnotitie. De raad wordt in de gelegenheid gesteld om (inhoudelijke) kaders mee te geven en richting voor het participatieproces. In de startnotitie staat in ieder geval wat het speelveld is: waar kunnen inwoners inbreng over pagina 13

leveren en waarover niet, en wat is de ruime voor beïnvloeding. De startnotitie wordt door de raad vastgesteld. •

Voor reguliere processen besluit het college over de participatieaanpak.

Werkwijze voor interne plannen Ook voor intern beleid, plannen, projecten geldt dat het toegevoegde waarde heeft om interne belanghebbenden te betrekken. Om zo beter aan te sluiten bij de wensen en behoeften van medewerkers, de kwaliteit en uitvoerbaarheid van beleid en plannen te vergroten, de interne samenwerking te versterken en helderheid te geven over proces, rollen en belangen. Voor interne plannen die impact hebben op het werk van anderen (zowel binnen het eigen team als teamoverstijgend) maken we daarom deze afspraak: we maken vooraf een plan van aanpak met de interne participatieaanpak en leggen dit plan ter besluitvorming voor aan de directie.

pagina 14

3. Uitgangspunten voor participatie In hoofdstuk 2 is duidelijk geworden dat we het belangrijk vinden om inwoners te betrekken bij de ontwikkelingen in hun omgeving. Zodat we betere plannen maken. Het gaat zelfs verder dan dat; we willen meer betrokkenheid creëren en vertrouwen en begrip. Om dat te realiseren zijn onze uitgangspunten voor participatie*:

Maatwerk, maar wel eenduidig Participatie is maatwerk. Wat voor het ene project een passende manier is, is in een andere situatie volkomen onwerkbaar. Er is geen ‘one size fits all’. Dat betekent maatwerk per traject, afhankelijk van het onderwerp en de kring van belanghebbenden. Maar de wijze waarop we een participatieaanpak maken en samenwerken met betrokkenen moet eenduidig zijn. Inwoners moeten weten wat ze van ons kunnen verwachten. We werken daarom met een vast stappenplan.

Inclusieve aanpak Wij willen iedereen de gelegenheid bieden om te participeren bij onderwerpen die hen aangaan. Dus ook de stille inwoners, het drukke gezin, jongeren. In ieder traject is het van belang om alle betrokkenen in kaart te brengen en ook de manier waarop we deze betrokkenen kunnen bereiken. Dit betekent ook dat participatie maatwerk is. In het traject hebben we oog voor representativiteit van de groep die deelneemt. Daar waar dat niet lukt, houden we daar rekening mee en maken we dit ook duidelijk. Dorpsraden of bewonersgroepen zijn geen vertegenwoordiging van een hele kern of buurt waarin zij actief zijn, maar zijn voor de gemeente zeker een belangrijke partner met kennis van zaken. Zij kunnen hun netwerk activeren en vooraf meedenken over de participatie.

Transparant We communiceren tijdig, helder en in duidelijke taal over beïnvloedingsruimte, rollen, verantwoordelijkheden, budget en besluitvorming. We zijn transparant in onze besluitvorming en laten zien wat wij met de inbreng hebben gedaan. Ook zorgen we dat we blijven communiceren. Dit doen we gedurende het hele traject, ook als er even niets gebeurt, en over processtappen. Dit geldt ook voor initiatieven van inwoners: we zijn transparant waarom we een initiatief ondersteunen en hoe we dat doen.

pagina 15

Online participatie Bij de traditionele bewonersbijeenkomsten zien we vaak dezelfde mensen. Het bereik van de participatie, en daarmee ook het draagvlak, is daardoor soms heel smal. Door gebruik te maken van online participatiemiddelen kunnen we meer mensen in de gelegenheid stellen om een bijdrage te leveren. Uit zowel de online peiling onder inwoners en organisaties als de betrokkenheidsprofielen van Citisens blijkt dat veel mensen graag ook online betrokken willen zijn. Zoals via een online bijeenkomst, via het participatieplatform SamenBernheze of via Facebook. We zetten daarom vaker in op online participatie, afhankelijk van het onderwerp en de doelgroep. De online participatie vervangt niet het ‘echte gesprek’, maar is een aanvulling hierop.

* Deze uitgangspunten hanteren we in ieder geval als de gemeente initiatiefnemer is (inwonersparticipatie). We stimuleren externe initiatiefnemers om ook aandacht te hebben voor deze uitgangspunten.

pagina 16

4. Samenspel bij participatie Op het spelbord van de participatie bewegen zich vier spelers: de gemeenteraad, het college, de organisatie en de inwoners/de samenleving. In de samenleving zijn diverse belangenorganisaties actief. Participatie is maatwerk en zodoende per situatie anders, met een eigen rolverdeling. In iedere participatieaanpak wordt vooraf helder aangeven wie welke rol heeft in het proces. Dat betekent ook dat iedereen aanspreekbaar is op zijn eigen rol. Ook is duidelijk wie de initiatiefnemer is en daarmee ook de verantwoordelijke voor het participatieproces.

Gemeenteraad Kaderstellende rol De gemeenteraad stelt deze participatievisie vast met kaders voor participatie. De raad besluit tevens bij complexe en/of gevoelige opgaven over de participatieaanpak. De participatieaanpak is dan onderdeel van de startnotitie. Hierin wordt o.a. vastgelegd welke beïnvloedingsruimte inwoners krijgen, wat de rol van de raad is, binnen welke kaders inwoners mee kunnen denken en ook de kaders voor het participatieproces: wanneer is de participatie goed. De raad wordt in de gelegenheid gesteld om (inhoudelijke) kaders mee te geven en richting voor het participatieproces. Controlerende rol De raad bewaakt de kwaliteit van de uitvoering van het participatiebeleid. Om dit goed te kunnen doen, moet voor de raad inzichtelijk zijn welke participatietrajecten plaatsvinden, bijvoorbeeld aan de hand van een participatiekalender. In een raadsvoorstel moet inzichtelijk zijn wat de belangen en motivaties van betrokkenen zijn en hoe deze zijn meegenomen in het voorstel en of het proces heeft plaatsgevonden binnen de gestelde kaders. Ook delen we met de raad de inzichten en leerpunten uit de evaluaties van ieder participatietraject. Tevens gaan we het participatiebeleid iedere bestuursperiode evalueren. Bij belangrijke gemeentelijke thema’s waarbij veel belangen een rol spelen, nemen we de raad mee in het proces.

Door de raad periodiek bij te praten over de voortgang van het proces en de geconstateerde knelpunten blijft de raad goed aangesloten. Volksvertegenwoordigende rol Het college geeft in zijn voorstel aan de raad duidelijk aan hoe de participatie is vormgegeven, wie er hebben meegepraat en meegedacht, wat de input uit de samenleving is en hoe deze input is meegenomen in het voorstel. De gemeenteraad moet daarmee voldoende informatie hebben om tot een gewogen besluit te komen. Wanneer de beslissing is genomen, is het aan de raad om te

pagina 17

laten zien hoe de participatie is meegewogen en wat zijn overwegingen waren om tot een besluit te komen. Bij de rol van volksvertegenwoordiger past ook dat de raad zélf aan participatie doet. Niet om het participatieproces van het college nog eens dunnetjes over te doen (dit zou ook participatiemoeheid in de hand kunnen werken bij inwoners), maar wel om nieuwe ideeën op te halen en om een indruk te krijgen van wat er leeft in de gemeente. Welke problemen ervaren inwoners? Welke ideeën zijn er om de gemeente te verbeteren?

College Het college neemt het voortouw bij het voorbereiden en uitvoeren van beleid en ziet er op toe dat inwoners betrokken worden. Het college legt hierover verantwoording af aan de raad en draagt deze instelling ook uit naar de ambtelijke organisatie. Bij reguliere processen neemt het college het besluit over de participatieaanpak. Het college informeert de raad over de participatie die heeft plaatsgevonden en hoe de resultaten zijn meegenomen. De gemeenteraad moet hiermee voldoende informatie hebben om tot een gewogen besluit te komen. Bij complexe en/of gevoelige onderwerpen zorgt het college dat de raad middels een startnotitie kan besluiten over de participatieaanpak.

Ambtelijke organisatie De organisatie adviseert het college over de participatieaanpak en zorgt, onder verantwoordelijkheid van het college en de raad, voor de uitvoering van de aanpak.

Inwoners/samenleving Inwoners kunnen participeren op uitnodiging van de gemeente. Zij kiezen zelf bij welke plannen of initiatieven ze betrokken willen zijn of waar ze zich niet mee willen bemoeien. Inwoners kunnen verschillende rollen vervullen, afhankelijk van de trede op de participatieladder. Eerder is al genoemd dat we ons als gemeente ervan bewust moeten zijn om inwoners niet te overvragen. In de afweging voor participatie is daarom ook belangrijk om ons af te vragen of inwoners willen participeren. De betrokkenheidsprofielen en de uitkomsten van de online peiling onder inwoners kunnen daarbij helpen. Inwoners kunnen ook zelf initiatiefnemer zijn en de gemeente vragen om ondersteuning (overheidsparticipatie). Initiatiefnemers bij omgevingsvergunningsprocedures Inwoners kunnen ook initiatiefnemer zijn van activiteiten waar een omgevingsvergunning voor nodig is. De Omgevingswet gaat er vanuit dat initiatiefnemers in een vroegtijdig stadium belanghebbenden betrekken bij het besluitvormingsproces over een project of activiteit. Participatie

pagina 18

wordt ook een indieningsvereiste bij het aanvragen van een omgevingsvergunning. Om initiatiefnemers te helpen bij het opstellen van een participatieaanpak én om te bevorderen dat initiatiefnemers zoveel mogelijk vanuit dezelfde principes participatie organiseren, wordt binnen het programma Omgevingswet gewerkt aan een participatiehandleiding voor initiatiefnemers. Belangenvertegenwoordigers Een belangenorganisatie of deelnemer aan een klankbordgroep kan de rol van vertegenwoordiger hebben. In de online peiling onder inwoners geeft de meerderheid aan geen ervaring te hebben met belangengroepen of deze niet te kennen. Minder dan een kwart van de respondenten geeft aan zich vertegenwoordigd te voelen door belangengroepen. Zij geven aan dat belangengroepen niet altijd hun rol pakken in het ophalen van meningen bij de achterban en het informeren van de achterban. Het is daarom belangrijk om aan het begin van het participatieproces goede afspraken te maken over rol en verantwoordelijkheid van de belangenvertegenwoordiger. In Bernheze is er een breed netwerk van organisaties die de belangen vertegenwoordigen van inwoners, ondernemers of organisaties, of een bepaald thema vertegenwoordigen. De gemeente vindt dit netwerk belangrijk en investeert in een goede relatie. De dorpsraden hebben een bijzondere positie als belangenvertegenwoordiger van een kern.

Hier wordt verder op ingegaan in de volgende paragraaf.

Dorpsraden In Bernheze is binnen de kernen Loosbroek, Vorstenbosch en Nistelrode een dorpsraad of kerncommissie actief. Heeswijk-Dinther kent een initiatiefgroep. Heesch kent geen dorpsraad. Er is wel een burgerinitiatief op het gebied van zorg en welzijn. In 2011 is samen met de dorpsraden een visie op samenwerking met de dorpsraden vastgesteld. Op basis van gesprekken in 2020 en 2021 is besloten om de samenwerkingsafspraken te actualiseren. Dit is vastgelegd in een convenant. De gemeente vindt samenwerking met de dorpsraden belangrijk. Zij weten wat er onder de bevolking leeft en kunnen als intermediair optreden tussen gemeente en inwoners. Zij vormen tevens een verbindende schakel met lokale organisaties om zodoende gezamenlijke belangen te bundelen. Dorpsraden richten zich op het algemene dorpsbelang en op het proces van beleids- en planvorming. Zij kunnen zowel gevraagd als ongevraagd het college adviseren. Zij vervullen veelal een platformrol. Zij kunnen adviseren over processen en hun platform inzetten voor samenwerking. Dorpsraden vertegenwoordigen niet per definitie de mening van alle inwoners van het dorp/de kern. In het convenant is afgesproken dat de dorpsraden in een jaarplan aangeven bij welke onderwerpen zij actief betrokken willen worden. Verder kan de gemeente ook zelf de dorpsraden vragen om een rol te spelen in participatietrajecten.

Bij aanvang van een traject worden duidelijke

pagina 19

afspraken gemaakt over rolverdeling, participatieniveau, planning, voortgangsrapportages en het evaluatieproces.

pagina 20

5. Van beleid naar uitvoering Uit het rapport van de rekenkamercommissie blijkt dat we al best goed op weg zijn met inwonersparticipatie. Bij veel plannen wordt participatie toegepast en dit leidt veelal ook tot beter beleid en meer draagvlak. Wel zijn er nog verbeterpunten. Zo is voor deelnemers aan een participatietraject niet altijd duidelijk wat zij kunnen verwachten en welke rol zij hebben. Ook is niet altijd duidelijk wat de doorlooptijd van een traject is en wanneer deelnemers weer wat horen. Daarnaast is niet altijd goed zichtbaar wat er met de inbreng is gedaan en wordt een traject ook niet goed afgesloten en geëvalueerd. We gaan daarom als organisatie investeren in bewustwording, ontwikkelen van vaardigheden, faciliteren en borging van participatie in interne werkprocessen. Om dat te realiseren gaan we aan de slag met vier ontwikkellijnen. In deze ontwikkellijnen is de inbreng van medewerkers meegenomen. In een tweetal workshops hebben zij meegedacht wat er nodig is om de participatie goed te kunnen organiseren. Deze ontwikkellijnen gaan voor een groot deel over inwonersparticipatie. Zoals aangegeven in hoofdstuk 2 ligt daar de prioriteit. Op een later moment in de volgende bestuursperiode kan onderzocht worden hoe een programma om uitdaagrecht en inwonersinitiatieven actief te stimuleren eruit moet zien.

Dan wordt ook bekeken welke middelen, ontwikkelingen en capaciteit hiervoor nodig is. En op welke plek in de organisatie de regie hiervoor het beste belegd kan worden. De vier ontwikkellijnen:

1. Coördinatie en sturing Uit deze visie blijkt dat we participatie belangrijk vinden en dat we participatie op een eenduidige manier willen aanpakken in de hele organisatie. Om dat waar te kunnen maken, moeten college, MT en de teamcoaches een rol pakken in de sturing van participatie. Zodat er aan het begin van ieder vraagstuk een goede afweging wordt gemaakt over participatie. En vervolgens, als participatie ingezet wordt, de participatieaanpak ter besluitvorming wordt aangeboden aan college of raad. Daarnaast is een centrale regiefunctie onmisbaar. Vanuit de rekenkamercommissie en ook vanuit de organisatie (lerend netwerk en medewerkers) is geopperd om hiervoor een kennisnetwerk op te zetten. Dat neemt niet weg dat er een eigenaar moet zijn die de regie op het geheel houdt. Daarom krijgt een communicatieadviseur de rol van participatieregisseur. Tevens wordt een kennisnetwerk opgezet met medewerkers die affiniteit en ervaring met participatie hebben. Medewerkers blijven zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een participatieaanpak en het

pagina 21

organiseren van het participatieproces. Zij worden hierbij geholpen met onder andere tools (stappenplan, checklists, formats), kennisuitwisseling en opleidingen. Basis op orde Het maken van heldere keuzes over het participatietraject en goed verwachtingsmanagement zijn van groot belang. Een eenduidig werkproces kan helpen om te komen tot de keuze voor een participatietraject en het niveau van participatie. Een eerste stap hiervoor is het stappenplan in de bijlage. Tevens gaan we het netwerk van belangenorganisaties en lopende initiatieven in kaart brengen. Het borgen van de participatiewerkwijze in bestaande processen, het opzetten van een kennisnetwerk en ontwikkelen van tools en ondersteuning kost tijd. Hiervoor is een incidenteel budget nodig van 30.000,- (voor arbeidsuren en middelen). Hiermee maken we eerst de basis op orde en leggen de verbinding met bestaande (organisatie)ontwikkelingen.

2. Tools en ondersteuning Het maken van heldere keuzes over het participatietraject en goed verwachtingsmanagement zijn van groot belang. Om medewerkers hierbij te helpen, ontwikkelen we diverse tools en middelen. Dit draagt tevens bij aan een eenduidige manier van werken. We gaan de volgende middelen ontwikkelen: •

Stappenplan voor participatieaanpak (raamwerk in de bijlage)

•

Handreiking met uitleg en voorbeelden. hoe werkt participatie? Hoe werkt participatieladder? Hoe maak je een participatieplan?

•

Informatie over werkvormen, beschikbare middelen en tools

•

Checklist voor stakeholderanalyse: aan welke stakeholders kun je denken. Zodat niet iedereen het wiel opnieuw hoeft uit te vinden

•

Up-to-date adressenlijst van belangenorganisaties die centraal beheerd wordt

•

Format voor evaluatie van participatietrajecten

•

Informatie verzamelen en ontsluiten over inwoners(groepen). Kenmerken, betrokkenheidsprofielen, interessegebieden, hoe bereik je hen.

•

Praktische middelen, zoals voorbeeld draaiboek, checklists, format uitnodigingen

•

Kaders moeten ook voor inwoners duidelijk zijn: informatie over participatie op gemeentelijke website. Hoe werkt participatie in Bernheze?

Inzet digitale middelen •

SamenBernheze: in september 2021 is het online participatieplatform samenbernheze.nl live gegaan. De bedoeling is om in een pilot van een jaar te verkennen of dit platform een goed middel is voor participatie. De eerste indrukken zijn positief: inwoners weten het platform te vinden om te reageren op vragen, te kiezen uit varianten, zich aan te melden

pagina 22

voor bijeenkomsten. Het komende half jaar onderzoeken we verder de mogelijkheden van dit platform en wat goed en minder goed werkt. •

Online bijeenkomsten kunnen, ook afhankelijk van de doelgroep, een goed alternatief zijn voor een fysieke bijeenkomst. Eind 2020/begin 2021 is geëxperimenteerd met een aantal online participatievormen. De ervaringen en leerpunten zijn verwerkt in een handreiking online participatie.

3. Ervaringsleren Door ervaringen uit te wisselen over participatietrajecten creëren we zowel bewustwording van het belang van participatie als een leer- en verbetereffect binnen de gehele organisatie. Om dit te faciliteren gaan we inspiratiebijeenkomsten en intervisiegesprekken organiseren. Tevens komt er op intranet een groep waar kennis, tips, inzichten en succesverhalen gedeeld kunnen worden. Het kennisnetwerk gaat hier een actieve rol in spelen. Ook zijn de leden van het kennisnetwerk vraagbaak voor collega’s. Evalueren Om het ervaringsleren goed te borgen, spreken we af om ieder participatietraject te evalueren samen met de deelnemers. Dat houdt ons scherp op de uitvoering van het beleid. Zo leren we en kunnen we toekomstige trajecten beter vorm geven. Een nadrukkelijk leerpunt uit de evaluaties is het stellen van kaders, want het stellen van heldere kaders is niet gemakkelijk. De evaluatie zal volgens een vaste opzet verlopen.

4. Opleiding en training Medewerkers moeten voldoende toegerust zijn om een kwalitatief participatieproces te ontwerpen en te organiseren volgens de uitgangspunten in deze visie. Daarbij vraagt participatie om een open en uitnodigende houding en competenties om op een constructieve manier samen te werken. We investeren daarom in het ontwikkelen van zowel kennis en kunde (hoe ontwerp je een participatieproces) als in competenties (samenwerken, omgaan met weerstand, verbinden). Dit past ook in het organisatieontwikkelingstraject en ontwikkeling van competenties die nodig zijn voor de Omgevingswet. Het trainingenaanbod komt in een leerlijn participatie in de Bernheze Academie. Tevens richten we een pool in met medewerkers die het leuk vinden om bijeenkomsten te ontwerpen en/of gespreksleider, moderator, dagvoorzitter te zijn. Desgewenst kunnen ze hier extra op getraind worden. Zij kunnen collega’s helpen die hier minder bedreven in zijn. Dit sluit aan bij het uitbreiden en doorontwikkelen van de groep procesbegeleiders vanuit het programma Terug naar de kern.

pagina 23

Bijlagen Bijlage 1: Afwegingskader wel of geen participatie inzetten? Bijlage 2: Stappenplan participatie Bijlage 3. Resultaten online peiling inwoners en organisaties Bijlage 4. Resultaten vragenlijst raad en verdiepend gesprek Bijlage 5. Samenvatting opbrengst workshops met medewerkers Bijlage 6. Betrokkenheidprofielen van Citisens in Bernheze

25 26 32 42 50 51

pagina 24

Bijlage 1: Afwegingskader wel of geen participatie inzetten? Participatie is geen doel op zich, maar is een middel om te komen tot een beter resultaat. We maken bij het starten van een nieuw plan of beleid een zorgvuldige afweging over participatie aan de hand van onderstaande vragen. Wat is de impact voor de samenleving? Hoe raakt het onderwerp of project de inwoner in het dagelijks leven? Heeft het vraagstuk effect op een grote groep inwoners? Hoe betrokken voelen inwoners zich bij het onderwerp? We zetten participatie in als: - het onderwerp een grote (maatschappelijke) impact heeft - het onderwerp veel mensen raakt - Het onderwerp de dagelijkse woon- en leefomgeving van inwoners raakt - het onderwerp behoort tot de strategische thema’s van de gemeente - Inwoners zelf aangeven betrokken te willen zijn Wat is de meerwaarde van participatie? Wat moet de participatie opleveren? Bijvoorbeeld een kwalitatief beter plan, steun voor het plan, verbetering van de verhoudingen. Bedenk ook of het realistisch is dat dit doel met participatie bereikt wordt. Bij nieuwe/innovatief beleid biedt participatie belangrijke kansen: de samenleving kan dan extra deskundigheid en inzichten inbrengen. Leent het plan zich voor participatie? •

Biedt het beleid/plan voldoende ruimte voor participatie? Inwoners of organisaties moeten werkelijk een stem hebben en substantiële inbreng kunnen leveren. Daarbij moeten de gemeenteraad en het college bereid zijn om inwoners beïnvloedingsruimte te geven en de uitkomsten van het participatietraject mee te nemen in de besluitvorming.

•

Is het onderwerp geschikt voor participatie? Het onderwerp moet begrijpelijk zijn of begrijpelijk gemaakt kunnen worden.

•

Is er voldoende tijd? Een participatieproces kost tijd. Is die tijd ook beschikbaar of heeft besluitvorming zoveel haast dat het niet mogelijk is om participatie in te zetten?

•

Is er capaciteit en geld? Het organiseren en begeleiden van participatie is arbeidsintensief. Is er voldoende capaciteit en zijn er middelen beschikbaar om de participatie goed te organiseren?

De antwoorden op deze vragen leiden tot een advies aan de gemeenteraad of college om wel of geen participatie in te zetten.

pagina 25

Bijlage 2: Stappenplan participatie De Bernhezer participatieaanpak bestaat uit 4 stappen: 1. 2. 3. 4.

Afweging en verkenning Verdieping Kalender en middelen maken Evaluatie

Dit stappenplan is in eerste instantie bedoeld voor initiatieven van de gemeente. Initiatieven vanuit de samenleving hebben hun eigen dynamiek en zijn niet altijd te vangen in een vast werkproces. Het stappenplan is niet bedoeld als keurslijf. Het biedt ruimte voor maatwerk, maar stuurt wel op het stellen van de juiste vragen op het juiste moment.

Stap 1. Afweging en verkenning Participatie is geen doel op zich, maar is een middel om te komen tot een beter resultaat. We maken bij het starten van een nieuw plan of beleid een zorgvuldige afweging over participatie aan de hand van onderstaande vragen. Wat is de impact voor de samenleving? Hoe raakt het onderwerp of project de inwoner in het dagelijks leven? Heeft het vraagstuk effect op een grote groep inwoners? Hoe betrokken voelen inwoners zich bij het onderwerp? We zetten participatie in als: - het onderwerp een grote (maatschappelijke) impact heeft - het onderwerp veel mensen raakt - Het onderwerp de dagelijkse woon- en leefomgeving van inwoners raakt - het onderwerp behoort tot de strategische thema’s van de gemeente - Inwoners zelf aangeven betrokken te willen zijn Wat is de meerwaarde van participatie? Wat moet de participatie opleveren? Bijvoorbeeld een kwalitatief beter plan, steun voor het plan, verbetering van de verhoudingen. Bedenk ook of het realistisch is dat dit doel met participatie bereikt wordt. Bij nieuwe/innovatief beleid biedt participatie belangrijke kansen: de samenleving kan dan extra deskundigheid en inzichten inbrengen. Leent het plan zich voor participatie? •

Biedt het beleid/plan voldoende ruimte voor participatie? Inwoners of organisaties moeten werkelijk een stem hebben en substantiële inbreng kunnen leveren. Daarbij moeten de gemeenteraad en het college bereid zijn om inwoners beïnvloedingsruimte te geven en de uitkomsten van het participatietraject mee te nemen in de besluitvorming.

pagina 26

•

Is het onderwerp geschikt voor participatie? Het onderwerp moet begrijpelijk zijn of begrijpelijk gemaakt kunnen worden.

•

Is er voldoende tijd? Een participatieproces kost tijd. Is die tijd ook beschikbaar of heeft besluitvorming zoveel haast dat het niet mogelijk is om participatie in te zetten?

•

Is er capaciteit en geld? Het organiseren en begeleiden van participatie is arbeidsintensief. Is er voldoende capaciteit en zijn er middelen beschikbaar om de participatie goed te organiseren?

De antwoorden op deze vragen leiden tot een advies aan de gemeenteraad of college om wel of geen participatie in te zetten. College en raad Afhankelijk van het vraagstuk, besluit het college of de raad over de participatieaanpak: •

Bij complexe en/of gevoelige opgaven besluit de raad over de participatieaanpak. De participatieaanpak is dan onderdeel van de startnotitie. De raad wordt in de gelegenheid gesteld om (inhoudelijke) kaders mee te geven en richting voor het participatieproces.

•

Voor reguliere processen besluit het college over de participatieaanpak.

Bespreek participatie altijd eerst met je portefeuillehouder. Brede verkenning We willen inwoners niet overvragen en voorkomen dat we tegelijkertijd vanuit verschillende domeinen inwoners benaderen. Of dat we vaker dezelfde vraag stellen. Kijk daarom ook naar: •

Zijn er meer participatievraagstukken op hetzelfde moment voor dezelfde doelgroep? Welke van deze vraagstukken heeft prioriteit? Kunnen we combineren?

•

Wat weten we al? Welke informatie is al beschikbaar binnen de organisatie? Zijn er binnen een ander traject al inzichten opgedaan die bij dit vraagstuk ook te gebruiken zijn?

Stap 2. Verdieping 2A. Waarom, met welk doel kiezen we voor participatie? Het doel dat je met participatie wil bereiken, geeft richting aan wie je erbij gaat betrekken, wie verantwoordelijk is en wat je met de opbrengsten gaat doen. Mogelijke doelen zijn: •

Inzicht in belangen en wensen van betrokkenen

•

Deskundigheid betrekken (om kwaliteit en uitvoerbaarheid te verbeteren)

•

Ideeën ophalen (benutten creativiteit, andere blik)

•

Betrokkenheid/eigenaarschap creëren pagina 27

•

Draagvlak peilen

•

Betrokkenen meenemen in proces

2B Wie is verantwoordelijk voor het participatieproces? Wie is de uitnodigende partij? Wat is de rol van de gemeente? Als de gemeente initiatiefnemer is, is de gemeente ook verantwoordelijk voor het participatieproces. Als de gemeente het participatieproces uitbesteedt, moet helder zijn wat de rol en verantwoordelijkheid van deze partij is. Het is ook een optie om een partner als mede-afzender van de participatie te vragen. Bij inwonersinitiatieven is de initiatiefnemer verantwoordelijk voor het proces en ook de uitnodigende partij. De rol van de gemeente kan dan ondersteunend zijn. 2C Wie betrekken? Hiervoor maak je een krachtenveldanalyse. Daarin breng je alle belanghebbenden in beeld, inclusief hun belangen, hun invloed, hun mening over het project en hoe belangrijk zij zijn voor het welslagen van het project. Denk er over na hoe je deze belanghebbenden bereikt. Gebruik hiervoor ook de betrokkenheidsprofielen van Citisens. We staan hier ook stil bij de representativiteit van de deelnemers in het participatieproces: welk en wiens belang brengen zij in en hoe gaan we daar mee om. Speciale aandacht verdienen daarbij de groepen die niet vanzelf aan een participatietraject zullen meedoen.

Belanghebbenden zijn bijvoorbeeld: huidige bewoners, toekomstige bewoners, omwonenden, jongeren, ondernemers, leerlingen, sporters, de projectontwikkelaar, actiegroepen, maatschappelijke organisaties, adviesraden en dorpsraden. Ook partijen als college, gemeenteraad, vakafdelingen en andere afdelingen breng je bij de krachtenveldanalyse in beeld. 2D Welke rol heeft de raad? Welke rol(len) heeft de raad in welke fase van het proces? •

Kadersteller van het participatietraject (inhoudelijk of op proces)

•

Controlerende rol als toezichthouder op het proces

•

Volksvertegenwoordiger / verbinder

Bedenk hoe en wanneer je de raad wilt betrekken. 2E Wat doen we met de uitkomsten? De mate waarin de uitkomsten van het participatieproces meewegen bij de besluitvorming, bepaalt het participatieniveau.

pagina 28

•

De uitkomsten worden meegewogen in de oordeelsvorming van het gemeentebestuur. Deze participatievorm noemen we raadplegen. De gemeente bepaalt de agenda, maar ziet betrokkenen als gesprekspartners bij ontwikkeling van beleid. Meningen, ervaringen en ideeën worden geïnventariseerd, maar zijn voor de gemeente niet bindend. De rol van de participant is geconsulteerde. Plannen worden door de gemeente opgesteld en voorgelegd aan belanghebbenden. De reacties van belanghebbenden worden meegenomen in het vervolgproces.

•

De uitkomsten worden gebruikt voor een verbeterde uitwerking van het plan door de gemeente. Deze participatievorm noemen we adviseren. De gemeente bepaalt de agenda, maar betrokkenen kunnen problemen en oplossingen aandragen. Deze ideeën spelen een volwaardige rol bij het ontwikkelen van beleid. De gemeente verbindt zich in principe aan de resultaten, maar kan bij de uiteindelijke besluitvorming hiervan beargumenteerd afwijken. De rol van de participant is adviseur. De betrokken partijen kunnen ook zelf met een voorstel komen. Dit hoeft niet aan te sluiten op een plan van de gemeente of ontwikkelaar.

•

De uitkomsten worden gebruikt voor een gezamenlijke uitwerking van het plan. Deze participatievorm noemen we coproduceren. Gemeente en betrokkenen bepalen samen de agenda en zoeken samen naar oplossingen. De gemeente verbindt zich aan deze oplossingen in de besluitvorming. De rol van de participant is samenwerkingspartner. De betrokkenen zitten zelf aan tafel om over uitgangspunten, een plan of ontwerp mee te denken. Vaak al in een vroeg stadium om ook het proces mede vorm te geven.

pagina 29

•

De uitkomst (meerderheidsvoorkeur) bepaalt welk besluit wordt genomen. Deze participatievorm noemen we (mee)beslissen. De gemeente stelt dan wel vooraf eisen aan de manier waarop de meerderheidsvoorkeur wordt vastgesteld (denk aan opkomst/deelname, hoe groot de meerderheid moet zijn, de formulering van de vraag die wordt voorgelegd).

Wanneer betrokkenen geen inbreng hebben en alleen toehoorder zijn, is er sprake van zeer beperkte participatie, namelijk van informeren. De gemeente bepaalt zelf de agenda voor besluitvorming en houdt betrokkenen op de hoogte. Plannen worden door de gemeente opgesteld zonder dat belanghebbenden invloed hebben. Zij worden wel geïnformeerd door bijvoorbeeld een informatiebijeenkomst of een bericht in de MooiBernheze krant of de website. 2F Waarover in gesprek? Wat wil je van de mensen die je gaat betrekken? Welke input heb je nodig voor je plan? Over welke onderwerpen mogen ze meepraten, meedenken of aan meewerken? En over welke onderwerpen niet? Bijvoorbeeld vanwege wetgeving of eerder vastgestelde kaders. Let op: dit kan verschillen per doelgroep en fase van het proces.

Het resultaat van stap 2 is een kader voor het participatietraject. Dat kader wordt ter besluitvorming voorgelegd aan college of raad.

Stap 3: Kalender en middelen Maak een planning op basis van de fasen van je project. We vragen inwoners en belanghebbenden om input op de momenten waarop hun inbreng nog het best kan worden meegenomen. Welke mijlpalen en participatiemomenten zijn te benoemen? Dorpsraden worden vaak gevraagd om in de eerste fasen van een project of beleidsvoorbereiding mee te denken of te adviseren. Zorg er ook voor dat je aan het begin van je project duidelijk hebt of inspraak wettelijk verplicht is. Pas wanneer helder is waarom, met wie en wanneer de participatie plaatsvindt, kies je passende participatiemiddelen, werkvormen en communicatiemiddelen. Op welke manier(en) wil je het gesprek aangaan met de verschillende groepen? Hoe ga je hen uitnodigen om mee te doen? Welke boodschap gebruik je om mensen enthousiast te maken om mee te doen? Wees hierbij ook helder over beïnvloedingsruimte, rollen en proces. Bedenk hoe je iedereen die het onderwerp aangaat de gelegenheid kunt bieden om te participeren. Bijvoorbeeld door een mix van offline en online werkvormen en middelen.

pagina 30

Maak een concrete planning. Neem hierin ook mee hoe en wanneer je de opbrengst gaat delen en uitlegt wat je met de inbreng hebt gedaan. Denk ook aan de raad.

Stap 4: Evaluatie We evalueren ieder participatietraject samen met de deelnemers. Zo leren we en kunnen we toekomstige trajecten beter vorm geven. Een format om de evaluatie volgens een vaste opzet te laten verlopen volgt. De uitkomsten van de evaluaties delen we met de deelnemers, de raad en de interne organisatie.

pagina 31

Bijlage 3. Resultaten online peiling inwoners en organisaties Samenvatting Vragenlijst inwoners (357 reacties): • • •

• •

• •

•

De meeste mensen willen betrokken worden bij plannen in hun eigen kern of buurt. Minder bij plannen voor de hele gemeente. Top 3 onderwerpen waarover men het liefst meedenkt: leefomgeving, wonen en veiligheid. Inwoners willen het liefst hun mening geven over plannen en meedenken bij planvorming door kennis en ideeën in te brengen. Er is minder animo om samen met de gemeente of zelf plannen te ontwikkelen of mee te werken aan de uitvoering van plannen. Top 3 hoe men het liefst meedenkt: tijdens een fysieke bijeenkomst, tijdens een online bijeenkomst, via samenbernheze.nl. Inwoners willen vooral via een e-mailbericht en een bericht in de MooiBernheze krant uitgenodigd worden om mee te denken. Opvallend is dat niemand aangeeft via de post een uitnodigingsbrief te willen ontvangen. Op de vraag of inwoners zich vertegenwoordigd voelen door belangengroepen, geeft het merendeel aan hier geen ervaring mee te hebben of geen belangengroepen te kennen. Op algemene stellingen over hoe de gemeente participatie organiseert, geeft ongeveer 40% aan dat de gemeente niet voldoende ruimte biedt om mee te praten, de inbreng niet voldoende meeneemt en ook niet goed uitlegt waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Ongeveer helft van de respondenten heeft over deze vragen geen mening.

Op algemene stellingen hoe de gemeente omgaat met inwonersinitiatieven, geeft ongeveer 16% aan dat de gemeente inwoners voldoende ruimte geeft om zelf initiatieven te nemen en dat de gemeente deze initiatieven ook voldoende ondersteunt. Meer dan de helft van de respondenten heeft over deze vragen geen mening.

Vragenlijst organisaties (27 reacties): • •

• • •

Organisaties willen betrokken worden bij plannen voor de hele gemeente of voor een kern. Top 3 onderwerpen waarover men het liefst meedenkt: leefomgeving, wonen en veiligheid. Bij organisaties staat op een gedeelde derde plek: meedenken over maatschappelijke thema’s. Organisaties willen voornamelijk meedenken over plannen en kennis en ideeën inbrengen. Ook willen zij samen met de gemeente een plan ontwikkelen. Organisaties denken positiever dan inwoners over de mate waarin de gemeente de inbreng meeneemt in het uiteindelijke plan en de uitleg over de gemaakte keuzes. Een derde van de organisaties vindt dat de gemeente inwoners voldoende ruimte geeft om zelf initiatieven te nemen en dat de gemeente deze initiatieven ook voldoende ondersteunt.