Rapportage - rekenkameronderzoek accommodaties
Tekst van het document
RAPPORT
Accommodatiebeleid In opdracht van de Rekenkamer Bergen (L)
Roel Lauwerier, Carmen Hendriks en Jop de Graaff
14 februari 2025
Inhoudsopgave Inhoudsopgave
2
1. Inleiding
4
1.1. Aanleiding en doelstelling 1.2. Vraagstelling 1.3. Normenkader 1.4. Aanpak 1.5. Leeswijzer
4 4 5 5 6
2. Feitelijk inzicht in de accommodaties
7
2.1. Feitelijk inzicht 2.2. Analyse 2.3. Toetsing aan het normenkader
7 10 11
3. Opzet van het accommodatiebeleid
12
3.1. Hoe is het beleid opgezet? 3.1.1. Algemeen: wat is accommodatiebeleid? 3.1.2. Kaders en doelstellingen 3.1.3. Koppeling met vastgoedbeleid 3.2. Analyse 3.3. Toetsing aan het normenkader
12 12 12 14 14 17
4. Uitvoering van het accommodatiebeleid
18
4.1. Hoe wordt het accommodatiebeleid uitgevoerd? 4.1.1. Uitwerking en uitvoering van het beleid 4.1.2. Monitoring en doelrealisatie 4.1.3. Informatievoorziening aan de gemeenteraad 4.2. Analyse 4.3. Toetsing aan het normenkader
5. Knelpunten 5.1. Analyse 5.1.1. Ervaringen en knelpunten bij gebruikers en exploitanten 5.1.2. Rol van de gemeente 5.2. Toetsing aan het normenkader
6. Conclusies en aanbevelingen 6.1. Conclusies
18 18 19 20 20 22
24 24 24 25 26
27 27 2 / 48
6.1.1. Hoofdconclusie 6.1.2. Deelconclusies 6.2. Voorbeeld uitgangspunten accommodatiebeleid: gemeente Berg en Dal 6.3. Aanbevelingen
27 27 29 30
Bijlage 1 | Normenkader
32
Bijlage 2 | Geïnterviewde personen
33
Bijlage 3 | Resultaten enquête
34
Bijlage 4 | Bestudeerde documenten
47
3 / 48
1. Inleiding 1.1. Aanleiding en doelstelling Aanleiding De gemeenteraad heeft in oktober 2014 kaders vastgesteld voor accommodatiebeleid. Dit accommodatiebeleid komt voort uit de opdracht die de gemeenteraad in 2011 heeft gegeven om onderzoek te doen naar een inhoudelijke en financiële herijking van het accommodatiebeleid. De gemeente zag zich destijds genoodzaakt maatregelen te nemen die ervoor moesten zorgen dat gemeentelijke accommodaties toekomstbestendig zijn en niet te zwaar op de gemeentelijke begroting drukken. Dit om de financiële risico’s van de gemeente in te perken en onvoorziene uitgaven en groot onderhoud te voorkomen. In de tien jaar na de vaststelling van het beleid is er veel veranderd. Er spelen ontwikkelingen rondom verschillende bestaande accommodaties. Er is behoefte aan inzicht in de mate waarin het huidige beleid nog steeds toereikend is voor de verschillende accommodaties waar de gemeente Bergen een juridische of financiële relatie mee heeft. Daarom heeft de Rekenkamer Bergen (L) besloten tot dit onderzoek. Doelstelling Het onderzoek moet inzicht geven in het accommodatiebeleid en de verbeterpunten voor de komende jaren in beeld brengen.
1.2. Vraagstelling Centrale vraag In dit onderzoek staat de volgende vraag centraal: Hoe is het accommodatiebeleid van de gemeente Bergen uitgevoerd, hoe vindt het financiële beheer door de accommodaties plaats, hoe is dit georganiseerd en welke knelpunten doen zich voor, en hoe kunnen deze knelpunten opgelost worden? In dit onderzoek wordt het volgende verstaan onder accommodaties: multifunctionele accommodaties (MFC’s) en buitensportaccommodaties. Deelvragen Door antwoord te geven op onderstaande deelvragen, wordt een antwoord geformuleerd op de centrale vraag. Feitelijk inzicht 1. Met welke accommodaties heeft de gemeente een financiële of juridische relatie en hoe ziet deze relatie er uit? 2. Welke functie hebben de verschillende accommodaties? 3. Hoe zijn het beheer en het onderhoud van de verschillende accommodaties geregeld? 4. In welke mate zijn er schriftelijke afspraken beschikbaar over huurprijzen en beheer en onderhoud? 5. In welke mate zijn er meerjarenonderhoudsplanningen beschikbaar voor de accommodaties? 6. Wat is de hoogte van (indirecte) gemeentelijke subsidies en/of bijdragen aan de accommodaties? 7. Welke andere inkomstenbronnen hebben de accommodaties?
4 / 48
Opzet van het beleid 1. Welke kaders zijn er vastgesteld omtrent het accommodatiebeleid? 2. Welke doelen wil de gemeente bereiken met de inzet van accommodaties? 3. Hoe is in het beleid de relatie gelegd met het vastgoedbeleid? Uitvoering 1. Hoe is het accommodatiebeleid uitgewerkt tot concrete uitvoeringsplannen? 2. Hoe is de organisatie van het financieel beheer vormgegeven? 3. Hoe vindt de uitvoering van het beleid plaats? Welke afspraken zijn hierover met exploitanten gemaakt? 4. In hoeverre worden de doelen van het accommodatiebeleid gemonitord? 5. In hoeverre worden de gestelde doelen behaald? 6. Hoe vindt de informatievoorziening aan de raad plaats? Knelpunten 1. In welke mate zijn gebruikers en exploitanten van accommodaties tevreden over het beleid en de uitvoering hiervan? 2. In welke mate ervaren gebruikers en exploitanten knelpunten die bedreigend zijn voor de continuïteit van de accommodatie?
1.3. Normenkader Ten behoeve van het onderzoek is op basis van de onderzoeksvragen een normenkader opgesteld. We beantwoorden in het onderzoek de onderzoeksvragen en beoordelen per norm in hoeverre de gemeente voldoet aan de norm. Het normenkader is het referentiekader voor de beoordeling. Het volledige normenkader en de toelichting daarop zijn opgenomen in Bijlage 1. Bij de beoordeling van de normen, gebruiken we de volgende categorieën: - Groen Aan de norm wordt geheel of grotendeels voldaan. - Oranje Aan de norm wordt gedeeltelijk voldaan. - Rood Aan de norm wordt niet of nauwelijks voldaan. - Zwart De gestelde norm kan niet worden getoetst. In de rapportage wordt de score geëxpliciteerd en onderbouwd.
1.4. Aanpak De aanpak van dit onderzoek wordt gekenmerkt door vier fasen. Informatie-uitvraag bij de organisatie en documentenonderzoek Voor het feitelijk inzicht in de accommodaties is bij de ambtelijke organisatie een informatie-uitvraag uitgezet. De resultaten hiervan zijn verwerkt in hoofdstuk 2. Daarnaast heeft de ambtelijke organisatie ten behoeve van het onderzoek verschillende documenten aangeleverd, zoals beleidsdocumenten, kadastrale informatie van de accommodaties en gebruikersovereenkomsten. De informatie daaruit vormt de basis voor de bevindingen van dit rapport en heeft als input gediend voor de gespreksleidraad. De brondocumenten zijn opgenomen in bijlage 4.
5 / 48
Gesprekken en survey Aan de hand van de opgestelde gespreksleidraad zijn verschillende gesprekken gevoerd. Een volledig overzicht van de geïnterviewde personen is opgenomen in bijlage 2. Daarnaast is een survey uitgezet onder verschillende gebruikers en exploitanten van de accommodaties. Deze resultaten zijn verwerkt in hoofdstuk 5. De volledige resultaten zijn opgenomen in bijlage 3. Casestudie: drie accommodaties Om de inzichten uit de documentenstudie te illustreren, zijn drie accommodaties nader onderzocht: MFC De Alverman, MFC Den Asseldonk en MFC ’t Luukske. In de rapportage wordt door middel van tekstvakken inzicht geboden in hoe de bevindingen van dit onderzoek tot uiting komen bij deze drie accommodaties. Rapportage Bovenstaande stappen hebben geleid tot deze rapportage, waarin antwoord wordt gegeven op de verschillende onderzoeksvragen. Op basis van de beantwoording zijn conclusies en aanbevelingen geformuleerd.
1.5. Leeswijzer Hoofdstuk 1 vormt de inleiding van dit rapport. In hoofdstuk 2 volgt het feitelijk inzicht in de accommodaties. In hoofdstuk 3 gaan we in op de kaderstelling van het huidige accommodatiebeleid. Hoofdstuk 4 gaat in op hoe uitvoering wordt gegeven aan het huidige accommodatiebeleid. In hoofdstuk 5 worden, door middel van inzicht in de enquêteresultaten, de knelpunten weergegeven die gebruikers en exploitanten ervaren aangaande het accommodatiebeleid. Hoofdstuk 6 bevat de conclusies en aanbevelingen, voortvloeiend uit de voorgaande hoofdstukken en geformuleerd op basis van de gesprekken, documenten en de survey. Daarnaast bevat dit hoofdstuk een paragraaf waarin inzicht wordt geboden in hoe een voorbeeldgemeente (een vorm van) accommodatiebeleid heeft vormgegeven. Bijlagen: 1. Het normenkader. 2. Een overzicht van de geïnterviewde personen. 3. De volledige resultaten van de enquête. 4. Een overzicht van de bestudeerde documenten.
6 / 48
2. Feitelijk inzicht in de accommodaties 2.1. Feitelijk inzicht De gemeente Bergen heeft een financiële en/of juridische relatie met dertien accommodaties (vijf multifunctionele centra (MFC’s) en acht buitensportaccommodaties). De gemeente beschikt van al deze accommodaties over de kadastrale informatie. Alle accommodaties worden geëxploiteerd door een externe (professionele) exploitant. MFC ‘t Luukske en MFC de Alverman zijn volledig zelfredzaam en draaien op vrijwilligers. Bij de overige MFC’s wordt de exploitatie door een professionele partij gedaan. Het financiële beheer van de accommodaties ligt in geen enkel geval bij de gemeente. De financiële betrokkenheid van de gemeente is vooral gericht op subsidies en exploitatiebijdragen. Voor De Klaproos en De Buun betaalt de gemeente een jaarlijkse bijdrage aan de eigenaar, Destion. In 2021 aan stichting de Alverman een voorfinanciering verstrekt van €1,1 mln, voor de realisatie van MFC Alverman. Er is daarbij afgesproken dat alle inkomsten van MFC Alverman, inclusief de gemeentelijke bijdrage, worden verrekend met deze verstrekte voorfinanciering. Daarbij is voor het uiteindelijke financieringstekort een lening over 20 jaar verstrekt tegen een voor de gemeente dan geldend rentepercentage met een minimum van 0%.1 Ook voor Den Asseldonk bestaat een lening vanuit de gemeente aan de exploitant.
Met MFC ’t Luukske bestaat geen financiële relatie. Tabel 1. Overzicht accommodaties Accommodatie
Plaats
Eigendomssituatie gebouw
Juridische/financiële relatie met de gemeente
MFC De Klaproos
Siebengewald
Niet in eigendom
Ja
MFC ‘t Luukske
Wellerlooi
Niet in eigendom
Nee
MFC De Buun
Well
Niet in eigendom
Ja
MFC Den Asseldonk
Nieuw Bergen
Volle eigendom2
Ja
MFC Alverman
Afferden
Niet in eigendom
Nee
Tennisvereniging ‘t Moleneind
Well
Volle eigendom
Ja
Voetbalvereniging EWC
Well
Volle eigendom
Ja
Tennisvereniging Bergen
Nieuw Bergen
Volle eigendom
Ja
Voetbalvereniging Montagnards
Nieuw Bergen
Volle eigendom
Ja
Tennisvereniging Siebengewald
Siebengewald
Volle eigendom
Ja
Voetbalvereniging Stormvogels
Siebengewald
Volle eigendom
Ja
Voetbalvereniging Resia
Wellerlooi
Volle eigendom
Ja
MFC Mariaschool
Oud Bergen
Niet in eigendom
Nee3
1
Raadsbesluit 23 maart 2021 - Financiering project MFA Alverman
2
Er is sprake van recht van erfpacht voor exploitant OptiSport.
3
De Mariaschool is een particulier gebouw dat door de gemeente is verkocht. Er is geen relatie met de gemeente omtrent exploitatie of onderhoud.
7 / 48
Beheer en onderhoud MFC’s Voor geen van de MFC’s voert de gemeente het beheer en onderhoud uit. Wel verstrekt de gemeente aan MFC Den Asseldonk, volledig in eigendom van de gemeente, subsidie in de vorm van een exploitatiebijdrage voor beheer, onderhoud en exploitatie. Deze subsidie wordt jaarlijks geïndexeerd. Uit de informatie-uitvraag die door de ambtelijke organisatie is ingevuld, valt op te maken dat het in 2024 ging om een bedrag van € 188.000 exclusief btw. Voor deze accommodatie is een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) beschikbaar. Daarnaast verstrekt de gemeente een beheerdersvergoeding aan Destion, de partij die MFC de Buun en MFC de Klaproos exploiteert. Uit de aangeleverde documentatie vanuit de ambtelijke organisatie valt op te maken dat het in 2023 voor ging om een vergoeding van € 15.088,51 voor MFC de Buun en om een vergoeding van € 30.775,32 voor MFC de Klaproos. Buitensportaccommodaties Voor de buitensportaccommodaties, alle in eigendom van de gemeente, geldt dat het onderhoud is geprivatiseerd. Deze accommodaties zijn in bruikleen bij de verenigingen, die verplicht zijn onderhoud te plegen volgens een onderhoudsplan. Voor deze accommodaties is een 2016-2025 Meerjarig Onderhoudsprogramma Sportparken inc. Tennis beschikbaar. De verenigingen krijgen voor het onderhoud een bijdrage van de gemeente.
De gemeente moet daarbij rekening houden met een indexering conform de Consumentenprijsindex (CPI). De vergoedingssystematiek maakt onderscheid in het onderhoud van de velden en het onderhoud van de gebouwen. De berekening van deze vergoeding is vastgelegd in de door de gemeenteraad op 28 maart 2006 vastgestelde Accommodatienota Sportparken en in het MJOP. De jaarlijkse vergoedingen aan de sportverenigingen zijn opgebouwd uit twee bedragen. Voor beide bedragen zijn een prognose én het bedrag zonder indexering opgenomen in de afgesloten gebruikersovereenkomsten: 1. Een basisbedrag voor het onderhoud van de velden/banen en het clubgebouw. 2. Een bedrag voor het opstallen, zoals opgenomen in het MJOP 2016-2025, bedoeld voor het doelmatig beheren van de gebouwen. In tabel 2 is opgenomen wat de gemeente in de periode 2017-2025 beschikbaar stelt aan de verenigingen voor het onderhoud van de velden en de clubgebouwen. De bedragen zijn conform het geplande onderhoud in de MJOP’s. Doordat bijvoorbeeld schilderwerk niet jaarlijks wordt bekostigd door de gemeente, kunnen er verschillen ontstaan in de hoogte van de jaarlijkse bijdrage die de gemeente verstrekt voor het onderhoud. Tabel 2. Gemeentelijke bijdrage aan buitensportaccommodaties voor onderhoud Gemeentelijke bijdrage onderhoud (buitensportaccommodaties) 2017
2018
2019
2020
2021
2022
2023
2024
2025
Velden
€ 61.146
€ 62.216
€ 62.823
€ 63.923
€ 65.041
€ 66.180
€ 67.338
€ 68.516
€ 69.715
Clubgebouwen
€ 12.372
€ 23.242
€ 24.795
€ 30.203
€ 34.558
€ 24.871
€ 13.078
€ 27.471
€ 33.946
Totaal
€ 73.518
€ 85.458
€ 87.618
€ 94.126
€ 99.599
€ 91.051
€ 80.416
€ 95.987
€ 103.661
Technische staat De ambtelijke organisatie geeft in de informatie-uitvraag aan dat de gemeente zicht heeft op de technische staat van de accommodaties die zij in eigendom heeft (MFC Den Asseldonk en de buitensportaccommodaties). Voor deze accommodaties zijn MJOP’s beschikbaar.
8 / 48
MFC’s Voor MFC Den Asseldonk geven gebruikers en bezoekers aan dat zij ontevreden zijn over de kwaliteit van het gebouw (zie ook Hoofdstuk 5. Knelpunten). Klachten gaan over de sterk verouderde sporthal en kleedlokalen, hygiëne en temperatuur (te warm of te koud). In 2023 heeft de gemeente twee gebruikersoverleggen georganiseerd met de MFC en OptiSport. Op 7 november 2023 is een motie aangenomen om te onderzoeken of de overeenkomst met OptiSport kan worden beëindigd.4 In onlangs gevoerde gesprekken tussen OptiSport en de gemeente, geeft OptiSport aan zich niet of nauwelijks in het geschetste beeld van onvrede te herkennen. OptiSport wil de exploitatieovereenkomst, die loopt tot 2032, uitdienen en samen met de gemeente optrekken om verbeteringen te realiseren. Het college heeft vervolgens de rechten en plichten die voortkomen uit de exploitatieovereenkomst laten analyseren en is tot de conclusie gekomen dat OptiSport een aantal belangrijke onderhoudsposten niet heeft uitgevoerd. Daarmee is een tekortkoming geconstateerd in het nakomen van de overeenkomst. OptiSport moet binnen een halfjaar alle tekortkomingen verholpen hebben. Het college maakt zich zorgen over het noodzakelijk onderhoud in de komende jaren, dat contractueel ook voor rekening van OptiSport komt.
Ook andere verplichtingen uit de overeenkomst moeten worden nagekomen, zoals het tot stand brengen van een gebruikersraad. Er is een vervolggesprek gepland met OptiSport.5 6 Buitensportaccommodaties Voor de buitensportaccommodaties geldt dat de gemeente jaarlijks minimaal eenmaal een schouw verricht van de staat van de accommodatie en van de wijze waarop het onderhoud wordt uitgevoerd. Uit de jaarlijkse schouwbezoeken blijkt dat de verenigingen zich aan de gemaakte afspraken houden. 7 Huurcontracten en -prijzen MFC’s De gemeente ontvangt zelf geen huurinkomsten vanuit de MFC’s. Alleen voor MFC Den Asseldonk geldt dat de grond in erfpacht is verkregen van de gemeente Bergen en daarvoor ontvangt de gemeente huur. Het bedrag van de jaarhuur bedraagt € 45.8 De gemeente voert sinds 2021 jaarlijks een schouw uit en bespreekt jaarlijks het MJOP met OptiSport. Daarnaast wordt een halfjaar na de schouw een bespreking ingepland met OptiSport over het onderhoud. Buitensportaccommodaties Voor alle buitensportaccommodaties geldt dat er gebruikersovereenkomsten aanwezig zijn, waarin de hoogte van de bijdrage staat opgenomen die verenigingen ontvangen voor het onderhoud van velden en clubgebouwen (zie hierboven). De vergoedingen zijn verrekend met de huur die de gemeenten ontvingen voordat de buitensportaccommodaties werden geprivatiseerd.
De gebruikersovereenkomsten hebben een onbepaalde looptijd. Subsidies MFC’s Naast de eerdergenoemde exploitatiebijdrage aan MFC Den Asseldonk en de vergoedingen die aan de sportverenigingen worden verstrekt, verstrekt de gemeente ook subsidies aan MFC De Klaproos en MFC De Buun. Het betreft een bijdrage aan exploitant Destion om de accommodatie exploitabel te maken. Voor MFC De Buun ging dit in 2023 om een bijdrage van € 15.088,51. Voor MFC De Klaproos was dit in 2023 een bijdrage van € 30.775,32. 4
Raadsinformatiebrief - Stand van zaken rondom Den Asseldonk (15 mei 2024).
5
Raadsinformatiebrief 17 oktober 2024 - Stand van zaken met betrekking tot de ontwikkelingen Den Asseldonk in relatie tot Optisport.
6
Dit onderzoek is uitgevoerd in de periode juli – oktober 2024. Ontwikkelingen na deze periode vallen buiten de scope van deze rapportage.
7
Collegebesluit 18 april 2024 - Toekennen vergoedingen buitensportverenigingen 2024.
8
Financiëel verslag 2022 – Optisport Bergen B.V.
9 / 48
Naast gemeentelijke subsidies en bijdragen, ontvangen de MFC’s inkomsten uit horeca en verhuur, en de sportaccommodaties ontvangen inkomsten uit de kantine, contributie en sponsoring. De gemeente heeft de hoogte van deze overige inkomsten zelf niet inzichtelijk. Kapitaallasten en eigenaarslasten MFC’s De gemeente heeft zicht op de kapitaallasten van MFC Den Asseldonk, in eigendom van de gemeente. Het gaat volgens de ingevulde informatie-uitvraag om een bedrag van € 900.000. De gemeente neemt voor geen van de MFC’s de eigenaarslasten voor haar rekening. Voor MFC De Klaproos en MFC De Buun geldt dat Destion en de exploitant de eigenaarslasten voor hun rekening nemen. Voor MFC ’t Luukske, MFC De Alverman en MFC Den Asseldonk zijn dit respectievelijk Stichting gemeenschapshuis Wellerlooi, Stichting De Alverman en OptiSport (voor het overgrote deel). Buitensportaccommodaties In de gebruikersovereenkomsten van de buitensportaccommodaties staat opgenomen dat de gemeente de eigenaarslasten voor haar rekening neemt. De hoogte van de eigenaarslasten is niet op te maken uit de informatie die de ambtelijke organisatie heeft aangeleverd. Er zijn geen kapitaallasten voor de buitensportaccommodaties.
2.2. Analyse Uit de door de ambtelijke organisatie ingevulde informatie-uitvraag en aangeleverde documenten, blijkt dat de gemeente voldoende zicht heeft op de accommodaties waar zij een relatie mee heeft, de functies daarvan en de staat van de accommodaties. Voor de meeste accommodaties geldt dat de gemeente geen formele rol heeft; het beheer en onderhoud wordt door de exploitant van de accommodaties zelf gedaan. De betrokkenheid is daarbij voor een aantal accommodaties geregeld in de vorm van een onderhoudsbijdrage of een subsidie. De mate waarin informatie met betrekking tot de accommodaties voor handen is bij de gemeente, past bij de rol die de gemeente daarin vervult. Zo geeft de ambtelijke organisatie aan dat voor enkele accommodaties de technische staat niet bekend is en er geen MJOP’s beschikbaar zijn. Dat is logisch, gelet op het feit dat de gemeente voor deze accommodaties het beheer en onderhoud niet uitvoert. De gemeente heeft deze informatie wel voor de accommodaties die zij in eigendom heeft. Voor de gebouwen in eigen beheer van de gemeente zijn MJOP’s beschikbaar. Uit de gevoerde gesprekken blijkt wel dat kennis over de accommodaties geconcentreerd is bij een beperkt aantal ambtenaren. De schriftelijke overeenkomsten zijn beschikbaar, maar zitten niet vanzelfsprekend in de dossiers.
Dit geldt bijvoorbeeld ook voor de voorfinanciering van €1,1 mln, voor de realisatie van MFC Alverman. Er is dus geen concernbreed centraal overzicht. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat dit komt door de transitie van fysieke archivering naar zaakgericht werken via een zaaksysteem. Dit maakt het inzicht wel kwetsbaar, gelet op mogelijk verloop of uitval.
10 / 48
2.3. Toetsing aan het normenkader Groen
Aan de norm wordt geheel of grotendeels voldaan.
Oranje
Aan de norm wordt gedeeltelijk voldaan.
Rood
Aan de norm wordt niet of nauwelijks voldaan.
Zwart
De gestelde norm kan niet worden getoetst.
Aspect
Normen
Feitelijk inzicht
1. Er is een helder en volledig overzicht van de accommodaties, waarin ten minste de volgende informatie is opgenomen per accommodatie: o
Kadastrale informatie.
o
Eigendomssituatie.
o
Functie.
o
Technische staat en beschikbaarheid van meerjarige onderhoudsplanningen.
o
Afspraken over beheer en onderhoud.
o
Actuele en volledige huurcontracten, inclusief huurprijzen.
o
Huurinkomsten.
o
Kapitaallasten en eigenaarslasten.
o
Hoogte van eventuele gemeentelijke subsidies, bijdragen en indirecte subsidies.
o
Inkomstenbronnen anders dan gemeentelijke subsidies en bijdragen.
Uit de ingevulde informatie-uitvraag en aangeleverde documenten valt op te maken dat de gemeente een nagenoeg volledig overzicht heeft voor de verschillende accommodaties. Voor de accommodaties die in eigendom zijn van de gemeente, heeft de gemeente de benodigde informatie beschikbaar. Daarmee is aan de deze norm grotendeels voldaan. Daarbij dient wel te worden opgemerkt dat alle schriftelijke overeenkomsten niet vanzelfsprekend in de dossiers zitten, zoals in het geval van de voorfinanciering voor de realisatie van MFC Alverman.
11 / 48
3. Opzet van het accommodatiebeleid 3.1. Hoe is het beleid opgezet? 3.1.1. Algemeen: wat is accommodatiebeleid? Accommodatiebeleid (ook wel: voorzieningenbeleid) is beleid dat de gemeente formuleert aangaande het gewenste niveau van maatschappelijke voorzieningen binnen (of nabij) haar gemeentegrenzen. Het betreft primair de beleidskeuzes, gericht op de vraag naar voorzieningen. Dit kunnen accommodaties zijn in bezit van de gemeente, maar beleidsmatige keuzes kunnen er juist ook toe leiden dat het gaat om accommodaties die niet in gemeentelijk eigendom zijn. Bijvoorbeeld doordat een gemeente ervoor kiest zoveel mogelijk gebruik te maken van andere accommodaties en daaraan liever een financiële bijdrage levert (in exploitatie/huur) in plaats van zelf het vastgoed in bezit te hebben. Accommodatiebeleid hangt samen met vastgoedbeleid. Vastgoedbeleid is gericht op stenen, en de wijze waarop met die stenen wordt omgegaan, bijvoorbeeld voor beheer en onderhoud. Accommodatiebeleid gaat over waar deze stenen voor worden ingezet, zoals een sportieve of culturele invulling. Beide beleidsstukken kunnen worden gecombineerd.
3.1.2. Kaders en doelstellingen In 2011 is een traject gestart om het accommodatiebeleid van de gemeente Bergen te herijken. Daarvoor is een aantal richtinggevende uitspraken geformuleerd: - Voorzieningen voor kinderen van 0-12 jaar worden zoveel mogelijk georganiseerd onder één dak. - Accommodaties zijn multifunctioneel in functie en gebruik. - Lokale betrokkenheid is noodzakelijk. - Exploitatie en beheer zijn duurzaam en dus toekomstbestendig. De herijking kreeg vorm in een samenwerking tussen de verschillende dorpen in de gemeente en de SKBO (Stichting Katholiek Basisonderwijs Bergen). In de herijking is rekening gehouden met zowel demografische, financiële als maatschappelijke ontwikkelingen. De herijking heeft geleid tot nieuw accommodatiebeleid dat in 2014 door het college en de raad is vastgesteld. Uitgangspunt van dit beleid is dat de dorpen zelf initiatieven aandragen voor accommodaties. Deze initiatieven worden vervolgens door de gemeente getoetst en gefaciliteerd. In het beleid is een aantal kaders opgenomen voor waar (nieuwe) accommodaties aan dienen te voldoen: - Multifunctionaliteit, voor het efficiënt en effectief inzetten van ruimtes. - Zoveel mogelijk gecentraliseerd. - Duurzame exploitatie met een volwaardige bezetting, zodat continuïteit voor minimaal tien jaar gegarandeerd is. - Passend bij de maat en de schaal van het dorp.
- Een zelfstandige exploitatie zonder jaarlijkse gemeentelijke bijdrage.
12 / 48
MFC De Alverman MFC De Alverman is een multifunctioneel centrum in Afferden. Dit MFC biedt een plek voor allerlei verschillende verenigingen en activiteiten, waaronder volleybal, tennis, voetbal, de fanfare en theater. Het MFC ontvangt geenszins een gemeentelijke bijdrage. De Alverman is afhankelijk van inkomsten die zij ontvangt vanuit de kantine, contributie en de verhuur van vergaderruimtes. Rond 2004-2005 ontstaat het initiatief om het sportpark in Afferden te vernieuwen. Naast het voetbalpark HSC maakt ook de lokale tennis- en paardensportvereniging gebruik van het terrein. Samen met de voetbal-, tennis-, paardensport- en volleybalvereniging wordt een plan ontwikkeld om middelen te werven voor de herontwikkeling van De Alverman. Dit leidt tot de oprichting van een stichting met als doel het exploiteren en beheren van de accommodatie, inclusief het onderhoud. Met de jaren is De Alverman uitgegroeid tot een centrum voor meerdere activiteiten. Organisaties zoals de KBO en lokale theatergroepen vonden ook onderdak binnen De Alverman. Eerder beschikte Afferden over een apart gemeenschapshuis, maar dit gebouw was sterk verouderd. Na een inventarisatie van de wensen en behoeften van de gemeenschap, wordt in 2018 besloten om De Alverman uit te breiden; dit betrof zowel het gebouw als nieuwe kleedkamers en vergaderruimtes.
De bouw vindt plaats in een ongunstige periode, wat leidt tot vertragingen en oplopende kosten. Daarnaast is er enige weerstand binnen de gemeenschap. Zo wordt de gymzaal van de plaatselijke school verplaatst naar De Alverman, maar sommige inwoners geven de voorkeur aan een locatie dichter bij het dorpscentrum. Desondanks wordt de bouw in 2022 afgerond, hoewel dit door corona en het overlijden van de voorzitter van de stichting een uitdagende periode was. Eind 2023 leidt deze situatie tot een crisisoverleg waarin wordt geconcludeerd dat sluiting van het gebouw onafwendbaar zou zijn, zonder hernieuwde betrokkenheid van de gemeenschap. Er is daarna is een nieuw beleidsplan opgesteld, gericht op een duurzame en toekomstgerichte visie voor De Alverman als MFC. De verwachting is dat er nu sprake is van een toekomstbestendig bestuur.
Het kader is niet van toepassing op de MFC’s in Well en Siebengewald. Die accommodaties zijn eigendom van een woningcorporatie en worden verhuurd aan een commerciële partij. Voor beide accommodaties is er sprake van een gemeentelijke exploitatiebijdrage, zodat de accommodatie levensvatbaar is. De rol van de gemeente bij accommodaties is gericht op het faciliteren van voorzieningen, vooral in de vorm van het (ambtelijk) begeleiden en ondersteunen van initiatieven en - waar nodig - ondersteunen door een bijdrage aan investeringen. In het Collegeprogramma 2022-2026 is het volgende opgenomen over accommodaties. “Uitgangspunt is dat elke dorp in onze gemeente beschikt over een goed functionerende multifunctionele accommodatie. Die in Nieuw Bergen, Den Asseldonk, is aan vervanging toe. Wij gaan onderzoeken op welke plek en met welke functionaliteiten een nieuwe accommodatie kan worden gerealiseerd. Bijvoorbeeld in de omgeving van de voetbalvelden waardoor een combinatie van verschillende sportfaciliteiten kan worden bereikt.” In de Programmabegroting 2025 zijn de volgende doelen opgenomen in relatie tot accommodaties: - We werken aan de beschikbaarheid van voorzieningen en accommodaties voor de inwoners, die bijdragen aan de leefbaarheid en een positieve gezondheid. - Samen met verenigingen werken we aan een moderne duurzame sportinfrastructuur.
Binnen het plan rondom de realisatie van het duurzame sportpark, komen we in een nieuwe fase: de fase van uitwerking van de planvorming.
13 / 48
-
We doen onderzoek naar een nieuwe Den Asseldonk in relatie tot het plan rondom het duurzame sportpark.9 We stellen een actueel beleidsplan op voor accommodaties in 2025 en 2026. 10
Duurzaam Sportpark In november 2022 neemt de raad een motie aan om een onderzoek te starten naar de realisatie van een centraal Duurzaam Sportpark voor de hele gemeente. Het college neemt deze motie over, met als doel samen met de sportverenigingen te werken aan een moderne en duurzame sportinfrastructuur. De behoefte aan een Duurzaam Sportpark is vanuit de gemeenschap zelf naar voren gebracht en door de verenigingen opgepakt. Om deze ontwikkeling te ondersteunen, vormen de verenigingen een samenwerkingsverband in de vorm van een kernteam. Dit kernteam heeft inmiddels een visie, een schetsontwerp en een voorlopige kostencalculatie opgesteld. Op basis van deze plannen kiezen de verenigingen gezamenlijk voor locatie De Venhorst in Nieuw Bergen, als geschikte plek voor het nieuwe sportpark. De huidige schetsontwerpen schatten de kosten voor het gebouw op ongeveer € 3.850.000 en de kosten voor terreinen en velden op € 4.520.000. Deze bedragen zijn onder voorbehoud. Daarnaast wordt de mogelijkheid onderzocht voor een nieuwe MFC Den Asseldonk in relatie tot het plan rondom het duurzaam sportpark.6 Ondanks de brede steun zijn er ook zorgen geuit over de komst van het Duurzaam Sportpark. Een belangrijke ontwikkeling hierbij is dat vier van de vijf voetbalverenigingen in de gemeente Bergen hebben besloten te fuseren en van plan zijn gebruik te maken van het nieuwe Duurzaam Sportpark.
Meerdere stichtingsbesturen uiten hun zorgen over het feit dat verplaatsing van voetbalverenigingen naar het Duurzaam Sportpark kan leiden tot minder gebruik van de huidige MFC’s. Dit kan een negatieve invloed hebben op het ledenaantal en de inkomsten vanuit de kantine, waardoor de druk op de exploitatie verder kan toenemen. De tennisverenigingen hebben geen intentie uitgesproken om te fuseren en blijven als afzonderlijke verenigingen actief. Zij vrezen dat de toevoeging van padelbanen op het sportpark kan leiden tot een daling van het ledenaantal bij de tennisverenigingen. Zij hebben voorgesteld om de padelbanen meer te verspreiden over verschillende kernen.7
3.1.3. Koppeling met vastgoedbeleid Er is in het accommodatiebeleid geen expliciete koppeling gemaakt naar het vastgoedbeleid. De ambtelijke organisatie geeft hierover aan dat de gemeente Bergen geen vastgoedbeleid heeft opgesteld. Daardoor zijn er geen specifieke kaders vastgesteld voor bijvoorbeeld onderhoudsniveaus of rolverdelingen voor groot onderhoud. Afspraken met gebruikers van accommodaties van vastgoed in eigendom van de gemeente worden apart gemaakt, per accommodatie.
3.2. Analyse Accommodatiebeleid richt zich op de wijze waarop accommodaties worden ingezet voor sport, cultuur en welzijn. Het beleid moet gebaseerd zijn op een visie voor het gebruik van accommodaties. Welke rol wil de gemeente vervullen ten aanzien van accommodaties? Hoe dragen accommodaties bij aan leefbaarheid en welzijn? In welke vorm moeten accommodaties worden georganiseerd? Dergelijke vragen en de antwoorden daarop geven richting aan de inhoud van het beleid.
9
Programmabegroting 2025
10
Raadsinformatiebrief 8 oktober - Raadsvoorstel Visie Duurzaam Sportpark.
14 / 48
Het beleid zoals dit nu is opgesteld, geeft maar beperkt antwoord op deze vragen. Het beleid richt zich op zelfredzaamheid vanuit de dorpen, met een faciliterende rol voor de gemeente. Het beleid is daarbij echter beperkt, geredeneerd vanuit maatschappelijke doelen en de bijdrage van accommodaties aan deze maatschappelijke doelen. Zelfredzaamheid en een faciliterende gemeente zijn uitgangspunten, maar geen doelen op zich. Hoe de gemeente accommodaties wil inzetten voor het bereiken van maatschappelijke doelen en ambities, wordt uit het kader niet duidelijk. Er zijn dan ook geen concrete (SMART-)doelen geformuleerd in het beleid. Ook uit interviews komt naar voren dat het nog een zoektocht is om een visie voor accommodaties op te stellen, geredeneerd vanuit maatschappelijke doelen. Er wordt aangegeven dat dit wel onderdeel is van het traject om tot nieuw accommodatiebeleid te komen. Daarnaast geldt dat er geen zicht is op de kosten en baten - uitgedrukt in geld - die gepaard gaan met het bereiken van maatschappelijke doelen en ambities middels de inzet van accommodaties. Dit is wel nodig om te kunnen controleren of de kosten en baten in verhouding staan tot wat je bereikt met je accommodaties. Het beleid zoals dit nu is ingericht, biedt weinig richting aan de ambtenaren die met het beleid moeten werken.
Er staat weinig op papier, en de kaders laten veel ruimte voor eigen invulling door de ambtelijke organisatie. Ruimte laten voor invulling per dorp of accommodatie heeft voor- en nadelen. Het voordeel is dat het beleid ruimte biedt voor maatwerk om in te spelen op de context en de kenmerken van de dorpen. Zo wordt in interviews aangegeven dat er verschillen zijn tussen de dorpen in de mate van zelforganisatie. In dorpen die de organisatie zelf goed kunnen inregelen, heeft de gemeente meer een rol op afstand. Daar waar de organisatie minder goed vanuit de dorpen zelf komt, heeft de gemeente een grotere rol. Tevens kan zo worden ingespeeld op de situatie van accommodaties die vóór het instellen van het beleid zijn gerealiseerd. Nadeel van beperkte richting uit je kaders is dat het beleid lastiger is uit te leggen aan inwoners. Met het maatwerk dat het beleid biedt, ontstaan er ook verschillen in bijvoorbeeld het groot onderhoud. Zo krijgt OptiSport voor MFC den Alverman en Destion voor MFC de Buun en MFC de Klaproos een bijdrage voor het uitvoeren van groot onderhoud, maar komt bij MFC ’t Luukske en MFC de Alverman het groot onderhoud voor rekening van de accommodatie zelf (zie paragraaf 2.1). Deze verschillen moeten goed uit te leggen zijn richting accommodatiebesturen en gebruikers. Een eenduidig beleidskader kan hierin helpen.
MFC ’t Luukske MFC ’t Luukske is een volledig zelfredzaam MFC. De stichting draait op basis van een vrijwilligersbestuur, bestaande uit acht inwoners uit Wellerlooi. Er is bewust gekozen voor een afvaardiging vanuit grote gebruikers van het MFC, zoals de scouting, fanfare en de KBO. Dit om binding te organiseren tussen het MFC en het dorp. Zelfredzaamheid wordt gezien als een kracht. Gebruikers zijn zeer tevreden en zien de MFC als ‘hun accommodatie’. De verwachting wordt uitgesproken dat dit anders zou zijn op het moment dat ’t Luukske door een commerciële partij geëxploiteerd zou worden. Wel heeft het vrijwilligersbestuur verschillende zorgen geuit. Het lukt de stichting om de exploitatie rond te krijgen door de accommodatie aan partijen buiten het dorp te verhuren, maar dit levert veel extra werk op met inwoners die niet uit het dorp komen en daardoor minder naar de accommodatie omkijken. Daarnaast blijkt het lastig om voldoende mensen te vinden die op de lange termijn een bestuursfunctie willen en kunnen vervullen; de voorzitter stopt volgend jaar, en de secretaris is op termijn ook niet langer beschikbaar. Dat het nu goed gaat met het MFC, biedt geen garantie dat dit in de toekomst ook het geval is. De stichting maakt zich bijvoorbeeld zorgen over de komst van het duurzame sportpark (zie §3.1.2.). Door deze ontwikkeling kan het zijn dat aantallen gebruikers afnemen.
Zo kunnen bijvoorbeeld de inkomsten uit de kantine wegvallen; voor veel verenigingen is dat een substantieel deel van de inkomsten. Dit betekent wat voor de exploitatie van het MFC.
15 / 48
Daarnaast vindt het vrijwilligersbestuur het moeilijk uit te leggen dat MFC’s met een commerciële exploitant wel gemeentelijke bijdragen ontvangen, maar dat ’t Luukske volledig zelfredzaam moet zijn. Tevens vraagt het uitvoeren van beheerstaken steeds meer van vrijwilligers, bijvoorbeeld door nieuwe wet- en regelgeving omtrent legionella en brandveiligheid. Het verschil in de gemeentelijke bijdrage die de MFC’s ontvangen en de toenemende belasting voor vrijwilligers, ontmoedigt volgens de bestuursleden het vrijwilligerswerk. Deze situatie ontstond toen de gemeente enkele jaren geleden besloot om gymzalen in drie dorpen te sluiten en geen subsidies meer te verstrekken aan gemeenschapshuizen. Dit besluit leidde tot veel onrust onder de dorpsbewoners. Tijdens een bijeenkomst in Wellerlooi met het college is een plan gepresenteerd met de suggestie voor nieuwbouw van een MFC. Dit resulteerde in een lange periode van onderhandeling doordat de gemeente al over drie volwaardige MFC's beschikte. Het sluiten van gymzalen, zonder vervangende voorzieningen, zou een aanzienlijke impact hebben op de leefbaarheid van het dorp en het voortbestaan van de basisschool. Zonder sportfaciliteiten zou de school genoodzaakt zijn uit te wijken naar andere locaties, wat extra tijd en kosten met zich mee zou brengen.
Bovendien werd benadrukt dat er sprake was van achterstallig onderhoud aan de accommodaties, waarvoor de gemeente ook een financiële bijdrage moest leveren. Na intensieve gesprekken is uiteindelijk overeengekomen dat de gemeente eenmalig een bedrag ter beschikking zou stellen voor de renovatie van ‘t Luukske, met de voorwaarde dat zij niet meer zou bijdragen aan de exploitatie van de accommodatie.
De beleidskaders stammen uit 2014, in de context van een jaarlijkse bezuiniging op accommodaties. Ruim tien jaar later zijn de context en de maatschappij veranderd. Dat vraagt om nieuwe kaders. Uit interviews komt de wens naar voren om maatwerk mogelijk te laten blijven, al kunnen onderdelen van het beleid meer gestroomlijnd worden. Tevens bestaat de wens om accommodaties - gelet op demografische en maatschappelijke ontwikkelingen - ook anders dan als multifunctionele accommodatie in te kunnen vullen. Doordat het aantal leden van verenigingen afneemt, kan het zijn dat een multifunctionele accommodatie niet meer past bij de schaal of de behoefte van het dorp. Het nieuwe beleid moet ruimte geven om hierop in te spelen. Het ontbreken van een overkoepelende visie op accommodaties, komt ook terug in de ontwikkeling van het nieuwe Duurzame Sportpark. Deze ontwikkeling lijkt sterk afhankelijk van de inzet van de betrokken verenigingen in het kernteam. Er lijkt echter nog beperkt afstemming te zijn gezocht met bestaande accommodaties over de impact hiervan op hun accommodaties. Dit benadrukt het beleidsmatige vacuüm waarin de gemeente opereert: er is sprake van een faciliterende houding, maar zonder duidelijke kaders of een expliciete strategie die aansluit bij bredere maatschappelijke doelen.
Daardoor is er te weinig rekening gehouden met de eventuele gevolgen van deze ontwikkeling voor bestaande MFC’s, zoals teruglopende ledenaantallen, de impact op de tennisverenigingen door de komst van padelbanen, en een toenemende druk op de exploitatie door minder inkomsten vanuit horeca. De gemeente heeft op dit moment geen vastgoedbeleid. Er zijn dan ook weinig gebouwen en accommodaties in eigendom van de gemeente. Apart beleid heeft daardoor beperkt toegevoegde waarde. Wel kan in het herijkte accommodatiebeleid een paragraaf worden opgenomen met kaders voor vastgoed in eigendom, kaders voor beheer en onderhoud (zoals minimale onderhoudsniveaus), en kaders voor eventuele gemeentelijke bijdragen voor exploitatie. Verschillen in afspraken tussen accommodaties worden daardoor zoveel als mogelijk geminimaliseerd.
16 / 48
3.3. Toetsing aan het normenkader Groen
Aan de norm wordt geheel of grotendeels voldaan.
Oranje
Aan de norm wordt gedeeltelijk voldaan.
Rood
Aan de norm wordt niet of nauwelijks voldaan.
Zwart
De gestelde norm kan niet worden getoetst.
Aspect
Normen
Opzet van
1.
De gemeente heeft transparante en richtinggevende kaders vastgesteld omtrent het accommodatiebeleid.
het beleid
2.
De kaders zijn uitgewerkt tot heldere en concrete en waar mogelijk SMART-geformuleerde doelstellingen.
3.
In de opzet van het accommodatiebeleid borgt expliciet en consistent de koppeling met het vastgoedbeleid.
De kaders die door de gemeente zijn vastgesteld, zijn gericht op zelfredzaamheid van de dorpen en op een faciliterende rol voor de gemeente. Het kader bevat echter weinig richtinggevende uitspraken, en geeft vooral veel ruimte aan invulling door de ambtelijke organisatie. Dat doet af aan de transparantie richting gebruikers en exploitanten. Tevens is het kader toe aan herijking, om aan te sluiten op demografische, financiële en maatschappelijke ontwikkelingen. Daarmee is aan de eerste norm gedeeltelijk voldaan. Aan de kaders zijn geen expliciete doelen gekoppeld, die concreet en meetbaar zijn geformuleerd. Ook zijn er weinig expliciete doelen opgenomen in het coalitieakkoord en de begroting. De doelen zijn meer geformuleerd als activiteiten. Het is daardoor niet goed duidelijk welke doelen de gemeente nastreeft met haar accommodatiebeleid, en hoe accommodaties hieraan bijdragen. Daarmee is aan de tweede norm nauwelijks voldaan. Accommodaties hangen samen met vastgoed. Om kaders te bieden voor beheer en onderhoud, en de eigenaarsrol bij vastgoed voor de gemeente, is een helder vastgoedbeleid van belang. In de gemeente Bergen is geen sprake van vastgoedbeleid. Dit is mede het resultaat van het feit dat de gemeente weinig vastgoed in bezit heeft.
Toch is beleid van belang om eenduidigheid te realiseren in de afspraken met gebruikers en met exploitanten van het vastgoed dat wél in eigendom is van de gemeente. Daarmee is aan de derde norm niet voldaan.
17 / 48
4. Uitvoering van het accommodatiebeleid 4.1. Hoe wordt het accommodatiebeleid uitgevoerd? 4.1.1. Uitwerking en uitvoering van het beleid De uitwerking van het beleid is vooral gevat in gebruikersovereenkomsten die worden gesloten met de exploitant of met de gebruikers van de verschillende accommodaties. In deze gebruikersovereenkomsten worden afspraken gemaakt over het (groot) onderhoud dat plaats moet vinden en eventuele bijdragen hieraan vanuit de gemeente. Voor accommodaties waarvan de gemeente geen eigenaar is, kunnen wel afspraken worden gemaakt over grote investeringen die nodig zijn om het voorzieningenniveau op peil te houden. Aangezien de gemeente vooral optreedt als facilitator van het beleid, is de inhoudelijke uitvoering vooral gericht op het begeleiden en ondersteunen van gebruikers en exploitanten. Er zijn door de gemeente geen uitvoeringsplannen opgesteld, het beleid vertalen naar de praktijk. In plaats daarvan worden afspraken gemaakt, specifiek per accommodatie. Er zijn geen documenten beschikbaar die ingaan op de organisatie van de uitvoering en de verdeling van taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie. Ambtelijk wordt aangegeven dat de uitvoering van het beleid belegd is bij een klein aantal ambtenaren.
Doordat de uitvoering is geconcentreerd bij een paar ambtenaren, zijn de taken en verantwoordelijkheden wel duidelijk, ondanks dat deze niet op papier staan. De sportparken zijn een aantal decennia geleden geprivatiseerd. Het eigendom bleef in handen van de gemeente, maar beheer en onderhoud is een taak van de (buiten)sportverenigingen. Hiervoor krijgen de verenigingen een vergoeding. Voor deze accommodaties is een meerjarenonderhoudsplanning opgesteld voor 2016-2025. De planning maakt onderscheid in onderhoud: - In eigen beheer: onderhoud waarvoor de vereniging zelf verantwoordelijk is. - Bekostiging gemeente: onderhoud waarvoor de gemeente verantwoordelijk is. Per accommodatie is aangegeven welk onderhoud nodig is en wat het begrote budget is voor het specifieke onderhoud. Hieruit komt naar voren dat er ruim € 247.000 is begroot aan onderhoudskosten door de gemeente. Daarvan is € 27.470 begroot voor 2024.11 Op basis van het onderhoudsplan kent het college jaarlijks vergoedingen toe voor het beheer en onderhoud van de accommodaties. Voor 2024 is in totaal een bedrag toegekend van € 100.267,75.12 Als gekeken wordt naar andere accommodaties, dan is er een onderhoudsplanning beschikbaar voor alle gemeentelijke gebouwen. Voor het onderhoud van gemeentelijke gebouwen is in de begroting 2024-2027 het volgende begroot.
11
Meerjarenplanning 2016-2025, mei 2016.
12
Collegebesluit ‘toekennen vergoedingen buitensportverenigingen 2024’, 16 april 2024.
18 / 48
Tabel 3. Programmabegroting 2024-2027
De kosten zijn gebaseerd op het vigerende onderhoudsplan van 2016. In de begroting is geen specificatie gemaakt naar het onderhoud van de verschillende maatschappelijke accommodaties. De begroting is geaggregeerd naar alle gemeentelijke gebouwen. In 2023 is een bedrag van € 106.000 gerealiseerd voor onderhoud van alle gebouwen. De begrote cijfers hebben alleen betrekking op de gemeenteloods en de gemeentewerf. De begrote kosten voor het onderhoud van sportgebouwen zijn opgenomen bij het domein sport.
4.1.2. Monitoring en doelrealisatie In de jaarstukken van 2023 wordt het volgende aangegeven over het bredere doel op het thema ‘vitale gemeenschappen. “De opgave binnen het thema Vitale Gemeenschappen is samenredzaamheid binnen de gemeenschap te vergroten, waaraan alle inwoners een bijdrage kunnen leveren. Om dit te bereiken zijn er voorzieningen die bijdragen aan de leefbaarheid en positieve gezondheid. Denk hierbij aan onze multifunctionele centra, sport- en speelvoorzieningen, verenigingen en inwonersinitiatieven. Maar ook het opnieuw vormgeven van de rolverdeling en verhoudingen tussen burgers/dorpsraden en de gemeente.” In de jaarstukken wordt gerapporteerd over de activiteiten/doelrealisatie omtrent dit thema. Over 2023 wordt als volgt gerapporteerd: - In elk kerkdorp zijn accommodaties voor sport, ontspanning en ontmoeting voor onze inwoners beschikbaar. - We hebben periodiek overleg met OptiSport en de gebruikers van Den Asseldonk. - We hebben bijgedragen aan de realisatie van het nieuwe bestuur en de structuur van De Alverman. - De samenwerking tussen de verenigingen buitensport, mede om te komen tot een gezamenlijk duurzaam sportpark, is versterkt. - We hebben meerdere bijeenkomsten met de sportverenigingen georganiseerd en binnen de multidisciplinaire werkgroep vanuit de gemeente begeleid.
Daaruit is een locatiekeuze voortgekomen en een geformaliseerde samenwerkingsstructuur voor de verenigingen. - We hebben een rijk verenigingsleven waar veel inwoners actief bij betrokken zijn. - We hebben de organisatie in verband met het 60-jarig bestaan van Nieuw Bergen ondersteund en gefaciliteerd. - We hebben periodiek overleg met MFC Siebengewald over de toekomst van de gymvoorziening (in combinatie met onderwijs) in Siebengewald. - We hebben verenigingen en inwonersinitiatieven ondersteund met subsidies. De mate waarin bovenstaande activiteiten/resultaten bijdragen aan de leefbaarheid en een positieve gezondheid, en daarmee aan vitale gemeenschappen, is geen onderdeel van de rapportage. Naast de jaarstukken vindt er geen aparte monitoring plaats over accommodaties of sportvelden. Monitoring van (activiteiten binnen) accommodaties vindt wel indirect plaats via subsidies. Subsidies zijn ingesteld met als doel bij te dragen aan ‘de sociale samenhang van de dorpen of van de gemeente, of vormen een voorliggende voorziening in de zorg’. Voor subsidies moet een verslag worden ingediend van de uitgevoerde activiteiten waarvoor de subsidie is ingesteld. Hieraan is geen verantwoording gekoppeld over de wijze waarop de subsidie heeft bijgedragen aan het doel van sociale samenhang.13
13
Algemene subsidieverordening gemeente Bergen (L) 2024, 7 november 2023.
19 / 48
4.1.3. Informatievoorziening aan de gemeenteraad In de begroting en de jaarstukken wordt de raad geïnformeerd over de doelstellingen en de uit te voeren/uitgevoerde activiteiten omtrent het accommodatiebeleid. De raad krijgt informatie over de bredere ambitie voor vitale gemeenschappen en over de activiteiten. Er vindt - naast de informatievoorziening via de P&C-cyclus - geen aparte, structurele informatievoorziening plaats richting de raad over de realisatie van de doelen of de uitvoering van beleid. De raad wordt wel geïnformeerd over specifieke accommodaties of ontwikkelingen. Zo heeft de raad een informatiebrief ontvangen over de uitvoering van een motie omtrent de planvorming voor een duurzaam sportpark.14 Tevens heeft de raad in oktober 2024 de visie voor het nieuwe sportpark vastgesteld, en krediet beschikbaar gesteld voor de volgende fase van het plan.15 De raad wordt tevens op verzoek geïnformeerd over ontwikkelingen, zoals rondom Den Asseldonk.16
4.2. Analyse De uitvoering van het beleid kan worden gekarakteriseerd als maatwerk en - op momenten - ad-hoc. Ten eerste is te zien dat er weinig op papier staat over de wijze waarop het beleid moet worden vertaald naar de praktijk. Zo zijn er geen specifieke uitvoeringsplannen vastgesteld voor de accommodaties, op basis waarvan de uitvoering vorm krijgt. Dit maakt dat de uitvoering vooral plaatsvindt op basis van ontwikkeling en behoefte. De individuele beleidsmedewerkers die verantwoordelijk zijn voor de accommodaties en de geschiedenis van de accommodaties, zijn daarbij sterk van invloed op de uitvoering. De wijze waarop het beleid en de taken en verantwoordelijkheden zijn georganiseerd, staat daarbij niet op papier. Dat wil niet zeggen dat de uitvoering voor de ambtelijke organisatie onduidelijk is. De uitvoering is belegd bij een kleine groep ambtenaren. Dat maakt dat de organisatie van taken en verantwoordelijkheden voldoende helder is en dat de kennis over de accommodaties is geconcentreerd bij deze ambtenaren, en niet verspreid over veel ambtenaren die ieder een klein deel oppakken van de accommodatie. De keerzijde van een klein aantal ambtenaren is dat de kennis vaak beperkt wordt verankerd. Er is binnen de ambtelijke organisatie van Bergen veel kennis aanwezig over de accommodaties, de afspraken met de accommodaties en de ontwikkelingen bij de accommodaties.
De concentratie van de kennis maakt kwetsbaar op het moment dat ambtenaren langdurig niet beschikbaar zijn of de gemeente verlaten. In dat geval kan er een ‘gat’ ontstaan in de kennis, dat moeilijk weer te vullen is. Dit wordt versterkt op het moment dat taken of afspraken niet op papier staan of als afspraken niet ordentelijk worden gearchiveerd. Het concentreren van kennis zorgt op dit moment niet voor knelpunten, maar de verankering van kennis blijft een aandachtspunt. Ten tweede is te zien dat de ambtelijke betrokkenheid van de gemeente bij de accommodaties vooral plaatsvindt in het geval van ontwikkelingen of incidenten. Zo zijn ambtenaren betrokken bij bijvoorbeeld de ontwikkeling van het Duurzaam Sportpark, bij de gesprekken omtrent Den Asseldonk of - een paar jaar geleden – bij De Alverman. Voor accommodaties waar geen incidenten spelen - en waar de gemeente geen rol heeft in beheer en exploitatie – geldt dat de gemeente een minder actieve rol vervult.
14
Raadsinformatiebrief ‘duurzaam sportpark’, 3 oktober 2023.
15
Raadsvoorstel ‘visie Duurzaam Sportpark’, 8 oktober 2024.
16
Raadsinformatiebrief ‘stand van zaken rondom Den Asseldonk’, 15 mei 2024.
20 / 48
dehet beleidEchter, ondersteuning initiatieven. In is van opgenomen belang, wanneerbijvoorbeeld dat accommodaties de ambtelijke begeleiding eenmaal rol vooral en upondersteuning gericht and running moet zijn, in het op blijft ondersteuning ontwikkelen de ambtelijke van en begeleiding accommodaties. begeleiding envanOf die
MFC Den Asseldonk MFC Den Asseldonk, van oudsher een sportaccommodatie, wordt geëxploiteerd door OptiSport. In 2014 is het zwembad bij de accommodatie gesloten na besluit van de raad. Daarna is de accommodatie omgebouwd tot evenementenzaal en is er ruimte gekomen voor een sporthal, fitnesscentrum, horeca en nog wat aparte zalen waar ook de bibliotheek in zit. OptiSport voert het volledige onderhoud uit voor Den Asseldonk. Het pand is al jaren niet in goede staat, waarover gebruikers veel klachten hebben. OptiSport heeft daarover bijna wekelijks informeel contact met de gemeente. Daarnaast is er vier- tot zeswekelijks contact met de wethouder. Naast deze bestuurlijke overleggen is er 2 x per jaar een schouw waar het MFC bouwkundig wordt doorgenomen. Ook is er 2 x per jaar een gebruikersoverleg, waar de gemeente ook bij betrokken is. Op basis van de exploitatieovereenkomst reserveert de gemeente jaarlijks geld voor esthetisch onderhoud. Het MJOP laat zien dat met name klein/dagelijks en contractonderhoud fors duurder is dan voorheen in het MJOP, ondanks indexatie. De gemeente is daarom voornemens om voor het esthetisch onderhoud een voorziening te creëren van € 45.000 op basis van het contract en het restant van de contractjaren (tot 2032).
Daarnaast is de gemeente voornemens om een voorziening van € 160.000 te creëren voor klein/dagelijks en contractonderhoud; hiervan mag per jaar maximaal € 20.000 gebruikt worden. Een derde te vormen voorziening heeft betrekking op de toegenomen kosten voor groot onderhoud. Dit betreft € 54.000 op basis van het MJOP groot onderhoud.14 Het MFC is van mening dat er vanaf het begin te weinig geld is uitgetrokken voor beheer, waardoor de kosten voor onderhoud op termijn oplopen. In het ambtelijk wederhoor is door de organisatie aangegeven dat de benoemde bedragen zijn gereserveerd ten behoeve van het onderhoud dat contractueel moet worden uitgevoerd door de gemeente in haar rol als eigenaar. Daarnaast heeft OptiSport in haar rol als exploitant de verplichting om eigen reserveringen te doen en onderhoud te plegen zoals contractueel vastgelegd.
In het beleid is opgenomen dat de ambtelijke rol vooral gericht moet zijn op ondersteuning en begeleiding van initiatieven. Echter, wanneer accommodaties eenmaal up and running zijn, blijft de ambtelijke begeleiding en ondersteuning van belang, bijvoorbeeld begeleiding en ondersteuning in het ontwikkelen van accommodaties. Of begeleiding en ondersteuning bij het financiële beheer, of bij het inspelen op demografische ontwikkelingen die de exploitatie kunnen bemoeilijken. Uit gesprekken blijkt dat accommodaties behoefte hebben aan een meedenkende gemeente, waarmee ze kunnen sparren.17 Tevens hebben de bij dit onderzoek betrokken accommodaties behoefte aan structureel overleg met andere accommodaties om ervaringen uit te wisselen en van elkaar te leren. Er is nu gestart met een dergelijk overleg, gefaciliteerd door de gemeente. Het is van belang dat dit wordt doorgezet. De uitvoering van beleid moet uiteindelijk leiden tot het behalen van de maatschappelijke doelen en ambities van de gemeente. De mate waarin dit momenteel gebeurt, is echter niet goed te bepalen. Er zijn geen meetbare, concrete doelstellingen geformuleerd voor het accommodatiebeleid. De doelen zijn gericht op het werken aan ‘een duurzame sportinfrastructuur’ of ‘accommodaties die bijdragen aan leefbaarheid en positieve gezondheid’.
Wat precies valt onder een ‘duurzame sportinfrastructuur’ of wat de bijdrage kan zijn van accommodaties aan ‘positieve gezondheid’, wordt uit de gestelde doelen niet duidelijk. Een concept als positieve gezondheid wordt ook niet geconcretiseerd. De twee andere doelen uit de Begroting 2025 (onderzoek naar een nieuwe Den Asseldonk en een actueel beleidsplan opstellen) zijn geformuleerd als activiteiten, niet als doelen. Organisaties die subsidies ontvangen moeten verantwoording afleggen via een activiteitenplan; het is niet verplicht om op te nemen hoe de subsidie bijdraagt aan de maatschappelijke doelen.
Kadernota 2025.
17
21 / 48
Doordat er geen meetbare, concrete doelstellingen zijn geformuleerd in het beleid of in de begroting, is het niet goed mogelijk om te bepalen in welke mate deze doelen worden gerealiseerd. In de jaarstukken wordt ook niet op een dergelijke manier gerapporteerd. De rapportage in de jaarstukken is voornamelijk gericht op het beschrijven van de activiteiten die hebben plaatsgevonden. De jaarstukken zijn ingericht als een combinatie van ‘wat hebben we bereikt’ en ‘wat hebben we daarvoor gedaan’, maar focussen vooral op de laatste vraag. Dat maakt het niet goed mogelijk om na te gaan in welke mate de doelen worden gerealiseerd. Dat wil uiteraard niet zeggen dat accommodaties niet bijdragen aan leefbaarheid of positieve gezondheid, maar daarover wordt in de verantwoording niet expliciet of navolgbaar gerapporteerd. De informatievoorziening richting de raad vindt vooral plaats via de P&C-stukken. Daarin krijgt de raad - zoals in de vorige paragrafen uiteengezet - vooral informatie over de activiteiten die hebben plaatsgevonden. Met de aangedragen informatie kan de raad geen concreet beeld vormen van de doelrealisatie omtrent accommodaties. Tevens is er geen overzicht beschikbaar van de accommodaties of de financiële relaties met (sport)accommodaties. De meest concrete informatie die de raad aangeleverd krijgt is gericht op specifieke accommodaties.
Recentelijk is de raad geïnformeerd over de planvorming voor het Duurzaam Sportpark. Ook wordt de raad op de hoogte gehouden van de situatie omtrent Den Asseldonk en de ontwikkelingen in dit dossier. In gesprekken wordt aangegeven dat de raad korte lijnen heeft met het college, de organisatie en de maatschappij. Dat maakt dat de raad sowieso goed is geïnformeerd en op de hoogte is. Door de beperkte focus op doelrealisatie en informatievoorziening over specifieke dossiers zijn de gesprekken in de raad primair gericht op incidenten en specifieke accommodaties. Uit de raadssessie komt naar voren dat het gesprek in de raad maar beperkt gericht is op de visie, de vraag ‘wat willen we met accommodaties in onze gemeente’.
4.3. Toetsing aan het normenkader Groen
Aan de norm wordt geheel of grotendeels voldaan.
Oranje
Aan de norm wordt gedeeltelijk voldaan.
Rood
Aan de norm wordt niet of nauwelijks voldaan.
Zwart
De gestelde norm kan niet worden getoetst.
Aspect
Normen
Uitvoering
1.
De kaders zijn uitgewerkt tot concrete uitvoeringsplannen.
van
2.
De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten aanzien van accommodaties zijn duidelijk belegd in
het beleid
de organisatie. 3.
Er zijn duidelijke afspraken gemaakt over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van exploitanten.
4.
De uitvoering van het beleid vindt conform kaders plaats.
5.
De doelen van het accommodatiebeleid worden periodiek gemonitord.
6.
De doelen van het accommodatiebeleid worden gerealiseerd of liggen op koers om te worden gerealiseerd.
7.
De raad wordt tijdig en volledig geïnformeerd over de uitvoering van het beleid en de doelrealisatie.
De uitwerking van de kaders gebeurt per accommodatie maar hier zijn geen uitvoeringsplannen voor gemaakt. Daarmee is aan de eerste norm niet voldaan. De uitvoering is belegd bij een klein team. De taken en verantwoordelijkheden binnen dat team zijn niet vastgelegd maar wel duidelijk verdeeld en afgestemd. Dit zorgt wel voor kwetsbaarheid. Kennis kan namelijk verloren gaan wanneer ambtenaren uitvallen of vertrekken, en hun vervangers hebben - door het ontbreken van vastgelegde taken - daardoor een kennisachterstand. Daarmee is aan de tweede norm gedeeltelijk voldaan.
22 / 48
De afspraken met exploitanten zijn vastgelegd in overeenkomsten en contracten, en zijn daarmee duidelijk en herleidbaar. Daarmee is aan de derde norm volledig voldaan. De kaders geven weinig richting voor de uitvoering. Het is daardoor niet goed te zeggen of de uitvoering plaatsvindt volgens de kaders. Te zien is dat de uitvoering, mede door het ontbreken van uitvoeringsplannen, vooral vorm krijgt vanuit individuele beleidsmedewerkers, vanuit de geschiedenis van de accommodatie en vanuit de context van de oprichting van de accommodatie. Daarmee is aan de vierde norm gedeeltelijk voldaan. Er is wel tevredenheid binnen de organisatie over de uitvoering, en de ruimte om maatwerk toe te passen voor individuele accommodaties. Er zijn geen duidelijke en meetbare doelen geformuleerd voor het beleid. In de P&C-stukken wordt vooral gerapporteerd over activiteiten. De bijdrage van accommodaties aan de doelen wordt niet gespecificeerd of actief gemonitord. Daarmee is aan de vijfde norm niet voldaan. Aangezien er beperkt wordt gerapporteerd en er geen concrete doelen zijn geformuleerd, is het niet goed te bepalen of de doelen van de gemeente worden gerealiseerd of op koers liggen. Daardoor kan de zesde norm niet worden getoetst. De raad wordt geïnformeerd over de uitvoering van het beleid via de P&C-stukken en via aparte raadsvoorstellen en brieven over ontwikkelingen bij accommodaties.