Ontwerpbegroting BsGW 2024 en MJB 2025 - 2027 versie 1.4 28-2-2023
Tekst van het document
(Ontwerp)begroting 2024 en (ontwerp)meerjarenraming 2025-2027 BsGW
Versie 1.4 d.d. 28-2-2023
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 2 van 58
Inhoudsopgave 1. Samenvatting .................................................................................................... 4 2. Inleiding ........................................................................................................... 9 2.1 Algemeen .................................................................................................................. 9 2.2 Indeling van de begroting ............................................................................................ 9 2.3 Leeswijzer.................................................................................................................. 9
3. Beleidsbegroting ...............................................................................................10 3.1 Uitgangspunten .........................................................................................................10 3.2 Definities: reserves, voorzieningen, weerstandscapaciteit/-vermogen, post onvoorzien.......11 3.3 Ontwikkelingen ..........................................................................................................13 3.4 Producten ........................................................................................................... 19 3.4.1 Product Heffen .................................................................................................. 19 3.4.2 Product Waarderen ............................................................................................ 20 3.4.3 Product Innen ................................................................................................... 20 3.4.4 Product Klantzaken ............................................................................................ 21 3.4.5 Product Ondersteuning & Ontwikkeling ................................................................. 21 3.4.6 Sub-product Parkeerbelasting (‘exoot’) ................................................................
22 3.5 Paragrafen ................................................................................................................22 3.5.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ............................................................ 22 3.5.2 Onderhoud kapitaalgoederen .............................................................................. 24 3.5.3 Financiering ...................................................................................................... 24 3.5.4 Bedrijfsvoering .................................................................................................. 26 3.5.5 Verbonden partijen ............................................................................................ 26
4. Financiële begroting ..........................................................................................27 4.1 Overzicht baten en lasten ...........................................................................................27 4.2 Toelichting op de baten en lasten .................................................................................28 4.3 Uiteenzetting van de financiële positie ..........................................................................33 4.3.1 Investeringen ................................................................................................... 33 4.3.2 Financiering ...................................................................................................... 33 4.3.3 Stand en verloop reserves en voorziening............................................................. 33 4.5 (Financiële) effecten begroting 2024 ............................................................................34
Bijlagen ...............................................................................................................36 Bijlage 1: MeerjarenInvesteringsProgramma : MIP 2024-2027 ..............................................37 Bijlage 2: Staat van immateriële, materiële, financiële vaste activa en onderhanden werk ........38 Bijlage 3: Staat van vaste schulden ...................................................................................39 Bijlage 4: Staat van reserves en voorzieningen ...................................................................40 Bijlage 5: Berekening van het rente-omslagpercentage ........................................................42 Bijlage 6: Staat van personeelslasten ................................................................................43 Bijlage 7: Toelichting op de kostenverdeelmethodiek ...........................................................44 Bijlage 8: Risicoanalyse ....................................................................................................48 Bijlage 9: Bijdrage Waterschap Limburg volgens BBP-opzet ..................................................55 Bijlage 10: Berekend EMU-saldo ........................................................................................56 Bijlage 11: Geprognosticeerde balans 2023-2027 ................................................................57 Bijlage
12. Harmonisatie: tijdslijn ......................................................................................58
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 3 van 58
1. Samenvatting Voor u ligt de veertiende meerjarenraming van Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW). Hierin zijn de financiële consequenties van zekere ontwikkelingen en bestuursbesluiten in de begroting meegenomen. Zekere ontwikkelingen, waarvan de (financiële) effecten nog een mate van onzekerheid hebben, worden eveneens zo veel mogelijk gekwantificeerd. Mogelijke ontwikkelingen worden alleen voor zover dat is in te schatten in de begroting meegenomen. De door het Algemeen Bestuur van BsGW op 8 december 2022 vastgestelde kadernota 2024 dient als basis voor de begroting 2024 en de meerjarenraming 2025-2027. Het belangrijkste bestuurlijke uitgangspunt hierbij is een sluitende begroting en meerjarenraming. We bevinden ons in bijzondere economische omstandigheden. De oorlog in Oekraïne heeft vergaande humanitaire en financiële gevolgen, tot uitdrukking komend in forse inflatie door stijging van energieen voedselprijzen. Dit alles maakt het opstellen van een begroting voor 2024 en volgende jaren misschien wel gecompliceerder dan ooit. In deze begroting is derhalve uitgegaan van de meest recente ramingen van het Centraal Planbureau, waarbij deze voor de opvolgende jaren gelijk zijn gehouden en tevens het standpunt overgenomen om vooralsnog uit te gaan van een normale economische situatie.
Het CPB heeft na 2023 geen prognose meer afgegeven in tegenstelling tot voorgaande jaren, waar drie jaar vooruit werd geprognosticeerd. Naast forse prijsstijgingen, die leveranciers momenteel doorvoeren als gevolg van de energiecrisis, hebben we daarnaast te maken met no cure no pay-bedrijven (ncnp-bedrijven), die voortdurend op zoek zijn naar “meer en anders”: bezwaren op andere soorten heffingen, complexere bezwaren, met informatieverzoeken gecombineerde bezwaren et cetera. Het effect hiervan heeft in 2023 geleid tot een eerste begrotingswijziging en wordt, na vaststelling door het AB in juni 2023, verwerkt in de begroting 2024 en de meerjarenraming 2025-2027. In de kadernota 2024 worden enkele (landelijke en wettelijke) ontwikkelingen beschreven, die ertoe leiden dat BsGW geconfronteerd wordt met extra uitvoeringstaken en -kosten in 2024 en verdere jaren. Deze taken en kosten waren ten tijde van het opstellen van de begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2027 nog niet bekend en zijn derhalve ook niet in die meerjarenraming opgenomen. Vandaar dat BsGW hier nu extra formatie voor vraagt. BsGW zal ondanks de huidige economische situatie blijven zoeken om -waar mogelijk- efficiënter te werken. Dit mag de continuïteit en de kwaliteit van onze dienstverlening evenwel niet in gevaar brengen.
De onderstaande ontwikkelingen zijn opgenomen in de ontwerpbegroting: Loonindexering en prijsinflatie (nadelig) In voorliggende begroting 2024 zijn de loonindexering en indexering goederen en diensten opgenomen. Naast deze reguliere jaarlijkse correctie op de begroting spelen onderstaande ontwikkelingen mee die een financieel effect op de begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 hebben: Vervallen kosten Generieke Digitale Infrastructuur (GDI-) voorzieningen (voordelig) De Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) wordt met ingang van 2023 centraal gefinancierd.
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 4 van 58
De centrale financiering, via een structurele uitname uit het gemeentefonds, maakt een einde aan de naheffingen voor de ontwikkeling en het gebruik van de voorzieningen in de GDI. Deze centrale financiering leidt daarmee tot minder administratieve lasten1. Programma Aanbesteding Hosting en Applicaties: implementatiekosten en reservering voor toekomst De verwachte implementatiekosten van het programma Aanbesteding Hosting en Applicaties (voortaan genoemd: AHA) zijn ingeschat op € 2,775 miljoen, waarvan € 2,275 miljoen in 2023 zullen drukken op de begroting. De overige € 500 duizend worden bij de deelnemers verrekend met het resultaat over 2022. Vanaf 2024 moeten daarnaast extra middelen worden gereserveerd (middels een bestemmingsreserve) voor de volgende aanbesteding in 2028 inclusief de implementatie van 2029. Omdat het huidige aanbestedingstraject nog niet is afgerond, komt het Dagelijks Bestuur hiertoe eind 2024 met een voorstel (zie AB-voorstel 8 december 2022). Samenwerkingsportaal: Uit oogpunt van zekerheid en continuïteit wordt het Samenwerkingsportaal begrotingstechnisch ook voor de jaren 2025 tot en met 2027 gecontinueerd. Hiertoe was reeds een bedrag opgenomen van € 250 duizend per jaar in de begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2027. Dit wordt nu voor de jaren 2025 tot en met 2027 verhoogd naar € 350 duizend per jaar (excl.
indexatie) om zo de door de deelnemers gewenste verdere doorontwikkeling vorm te kunnen geven. Dit is in lijn met de kosten van het Samenwerkingsportaal voor 2022 – 2024 ad. € 333 duizend. In deze kosten is rekening gehouden met de jaarlijkse mutatiedetectie (voorheen niet jaarlijks) waaruit extra werkzaamheden, ICT- en bijbehorende onderhoudskosten voortvloeien, waartegenover staat een betere borging in de integraliteit tussen de basisregistraties BAG, BGT en de WOZ. Investeren in de toekomst: noodzakelijke fte’s Bij de behandeling van de Kadernota 2024 tijdens de AB-vergadering van 8 december 2022 is gevraagd nut en noodzaak van deze extra fte’s goed en breed te onderbouwen en hierbij duidelijk aan te geven welke inzet structureel dan wel tijdelijk benodigd is. Daarnaast is verzocht middels een verdiepingsslag na te gaan welke extra uitvoeringstaken door de eigen medewerkers kunnen worden opgevangen, of er inlening van medewerkers van de deelnemers mogelijk is, dan wel eigen medewerkers (intern) opgeleid kunnen worden. Dit is niet mogelijk. De verdiepingsslag heeft wel geleid tot een nadere uitsplitsing naar tijdelijk vs. structureel. Ook de formatieomvang is nog eens kritisch tegen het licht gehouden. Rekening houdend met al deze aspecten, bedraagt de noodzakelijke formatie-uitbreiding ingaande 2024 2,8 fte. Hiervan is 1,3 fte structureel en 1,5 fte tijdelijk.
In lijn met de gedachtewisseling tijdens de AB-vergadering wordt daarnaast voor de komende vier jaar ingezet op het opleiden van twee keer twee trainees, waarbij na drie jaar een evaluatie plaatsvindt.
1 Bron: VNG, GDI vanaf 2023 centraal gefinancierd, 13 oktober 2022 (https://vng.nl/nieuws/gdi-vanaf-2023-centraal-gefinancierd)
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 5 van 58
2024
2025
2026
2027
1,0
1,0
1,0
-
tijdelijk / structureel tijdelijk
PO
0,5
0,5
0,5
0,5
structureel
C ommunicatiemedewerker
0,5
0,5
0,5
-
tijdelijk
Recordmanager
0,8
0,8
0,8
0,8
structureel
Totaal
2,8
2,8
2,8
1,3
Trainees
2024
2025
2026
Trainee 1
1,0
1,0
Trainee 2
1,0
1,0
Noodzakelijke fte's Juridisch adviseur
Trainee 3
1,0
Trainee 4
1,0
Totaal
Aantal fte's incl. trainees Totale kosten
E V A L U A T I E
2027 1,0 1,0
2,0
2,0
2,0
2,0
2024
2025
2026
4,8
4,8
4,8
3,3
€ 423.462
€ 437.436
€ 451.871
€ 300.031
2027
Financieel effect op de (exploitatie)begroting 2024: Per saldo dalen de netto-kosten 2024, en daarmee ook de bijdragen van de deelnemers, met maximaal € 1,409 miljoen ten opzichte van de begroting 2023 als gevolg van de volgende posten: 1. Loonindexering
€
486 duizend
2. Indexering goederen en diensten
€
302 duizend
3. Vervallen kosten GDI-voorzieningen
€
345 duizend -/-
4. Vervallen implementatiekosten AHA
€ 2,275 miljoen -/-
5. Extra fte’s
€
Totaal:
423 duizend
€ 1,409 miljoen -/-
Financieel effect op de begroting 2025 tot en met 2027: Samenwerkingsportaal
€
100 duizend
Op de gebruikelijke wijze zijn de netto-kosten vervolgens via de kostenverdeelmethode toegerekend aan de bijdragen van de deelnemers aan BsGW. Het aanwezige weerstandsvermogen bedraagt eind 2022 (vóór resultaatbepaling 2022) € 1,19 miljoen. Het benodigde weerstandsvermogen is gebaseerd op een jaarlijks bij het opstellen van de begroting uitgevoerde risicoanalyse en is voor de voorliggende begroting berekend op € 1,339 miljoen. De ratio komt hiermee uit op 0,89 en valt binnen de bandbreedte van de 0,8 en 1,4 waardoor er geen aanleiding bestaat het weerstandsvermogen aan te passen (zie ook de kadernota Risicomanagement, AB 24-3-2022).
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 6 van 58
Ten opzichte van de jaarschijf 2024 uit de meerjarenraming 2023 nemen de kosten toe: Begroting 2024:
€ 23.823 duizend
Begroting jaarschijf 2024 uit begroting 2023:
€ 23.524 duizend
Verschil:
€
299 duizend
1. Loonindexering*)
€
155 duizend
2. Indexering goederen en diensten*)
€
66 duizend
3. Vervallen kosten GDI-voorzieningen
€
345 duizend -/-
4. Extra fte’s
€
423 duizend
Totaal:
€
299 duizend
*) Loonindex was 2,5%, wordt 3,3%. Prijsindex ICT en overige goederen en diensten was 2,7% resp.1,9%, wordt 2,6%.
Tot slot: Ten tijde van het opstellen van deze begroting bestaat de verwachting dat, net als bij het opstellen van de begroting 2023, de ingerekende indexen mogelijk nog onder druk kunnen komen te staan als gevolg van de economische en politieke ontwikkelingen in de wereld. De indexen zijn vanwege de te grote toekomstige onzekerheden niet aangepast, maar een winstwaarschuwing wordt hierbij wel afgegeven.
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 7 van 58
Meerjarenperspectief incl. extra fte
Realisatie
Begroting
2022
2023
2024
2025
2026
2027
bruto lonen
9.666
10.639
11.316
11.689
12.075
12.473
sociale lasten
2.841
3.405
3.615
3.735
3.858
3.985
overige personeelskosten
440
692
714
738
762
787
personeel derden
-47
0
0
0
0
0
Personeelskosten
12.899
14.736
15.644
16.162
16.695
17.246
Huisvestingkosten
679
808
829
851
873
896
Afschrijvingkosten
366
357
357
357
357
357
ICT-kosten
3.322
5.271
2.775
2.949
3.026
3.105
Overige operationele kosten
1.041
1.228
1.260
1.293
1.326
1.361
Diensten door derden
1.918
863
886
909
932
956
Tegemoetkoming proceskosten
1.467
3.057
3.136
3.218
3.302
3.388
Overige operationele kosten
Bedragen x € 1.000
Lasten
4.426
5.148
5.282
5.419
5.560
5.705
Algemene kosten
580
452
464
476
488
501
Onvoorzien Algemene kosten
0 580
328 781
332 797
341 817
350 838
359 860
bankkosten
205
273
280
288
295
303
rentekosten
0
32
33
33
33
33
205
306
313
320
328
336
Bank- en rentekosten Toevoegingen aan voorzieningen Totale lasten taakstellende kostenreductie
0
0
0
0
0
0
22.477
27.406
25.998
26.876
27.678
28.504
0
0
0
0
0
0
22.477
27.406
25.998
26.876
27.678
28.504
423
437
452
467
Renteopbrengsten
3
13
13
13
13
13
BsGW diensten aan derden
0
0
0
0
0
0
overige opbrengsten
96
0
0
0
0
0
Diensten aan derden
96
0
0
0
0
0
Totaal lasten Baten
Bijdragen van derden
0
0
0
0
0
0
Opbrengst vervolgingskosten
2.093
2.162
2.162
2.162
2.162
2.162
Totale baten
2.192
2.175
2.175
2.175
2.175
2.175
Netto kosten
20.285
25.231
23.822
24.701
25.503
26.329
0
0
0
0
0
0
Gemeente Beek
234
284
268
278
287
296
Gemeente Beekdaelen
513
624
587
609
629
649
Gemeente Beesel
212
255
240
249
257
266
Gemeente Bergen
186
224
212
220
227
234
Gemeente Brunssum
464
557
526
545
563
581
Gemeente Echt-Susteren
495
592
559
580
598
618
Gemeente Eijsden-Margraten
441
543
510
529
546
564
Gemeente Gennep
259
312
295
306
316
326
Gemeente Gulpen-Wittem
214
257
242
251
260
268
Gemeente Heerlen
1.609
1.917
1.818
1.885
1.946
2.009
Gemeente Kerkrade
829
1.001
944
979
1.011
1.043
Gemeente Landgraaf
568
682
644
668
689
712
Gemeente Leudal
494
593
559
580
599
618
Gemeente Maasgouw
359
431
407
422
435
450
Gemeente Maastricht
1.970
2.361
2.229
2.311
2.386
2.463
Gemeente Meerssen
339
400
381
395
408
421
Gemeente Mook en Middelaar
118
146
137
142
146
151
Gemeente Nederweert
233
283
266
276
285
294
Gemeente Peel en Maas
599
720
679
704
727
750
Gemeente Roerdalen
309
372
351
364
376
388
Gemeente Roermond
887
1.058
1.004
1.041
1.074
1.109
Waarvan incidentele baten/lasten (saldo) Bijdragen
Gemeente Simpelveld
163
196
185
192
198
204
1.540
1.844
1.746
1.810
1.869
1.929
Gemeente Stein
397
473
448
464
479
495
Gemeente Vaals
184
225
212
219
227
234
Gemeente Valkenburg a/d Geul
262
315
297
308
318
328
2.054
2.403
2.309
2.394
2.472
2.552
Gemeente Voerendaal
181
217
205
212
219
227
Gemeente Weert
747
887
843
874
902
932
4.381
5.059
4.722
4.896
5.055
5.219
21.242
25.231
23.822
24.701
25.503
26.330
0
0
0
0
0
Gemeente Sittard-Geleen
Gemeente Venlo
Waterschap Limburg Totaal bijdragen Bijdragen samenwerkingsportaal
333
Exploitatieresultaat (+ is winst/ - is verlies)
624
In bovenstaande tabel zijn de gerealiseerde, nog niet door de accountant gecontroleerde, cijfers 2022 opgenomen. In de definitieve begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 worden uiteraard de gecontroleerde cijfers opgenomen. Voor een nadere toelichting en ontwikkelingen verwijzen we u naar hoofdstuk 3 en 4.
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 8 van 58
2. Inleiding 2.1 Algemeen Voor u ligt de ontwerpbegroting 2024 en de meerjarenraming 2025-2027 van Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW). Deze is volledig opgesteld binnen de kaders van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kadernota 2024. BsGW is 1 april 2011 opgericht als samenwerkingsverband op belastinggebied voor gemeenten en waterschappen in de vorm van een gemeenschappelijke regeling. BsGW is een openbaar lichaam op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Per 1 januari 2023 zijn Waterschap Limburg en de gemeenten Beek, Beekdaelen, Beesel, Bergen, Brunssum, EchtSusteren, Eijsden-Margraten, Gennep, Gulpen-Wittem, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Leudal, Maasgouw, Maastricht, Meerssen, Mook & Middelaar, Nederweert, Peel & Maas, Roerdalen, Roermond, Simpelveld, Sittard-Geleen, Stein, Vaals, Valkenburg aan de Geul, Venlo, Voerendaal, Weert deelnemers in BsGW. De begroting 2024 is gebaseerd op bovenstaande 30 deelnemers. BsGW behartigt als uitvoeringsorganisatie van het waterschap en de deelnemende gemeenten de zorg voor optimaal beheer en verwerking van (basis)gegevens en informatie, het heffen, innen en afdragen van de opbrengsten van lokale belastingen en het waarderen van belastingobjecten in het kader van de wet WOZ, dit alles op basis van bedrijfseconomische principes.
2.2 Indeling van de begroting Aangezien BsGW een samenwerking is voor zowel gemeenten als een waterschap, volgt uit de wetgeving dat verslaggeving dient plaats te vinden conform Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De begroting is dan ook ingedeeld volgens het BBV en bestaat uit een beleidsbegroting en een financiele begroting. In de beleidsbegroting worden het productplan en de paragrafen weergegeven. De financiële begroting omvat het overzicht van baten en lasten plus een uiteenzetting van de financiële positie per programma. In het geval van BsGW betreft dit het programma ‘lasten heffing en invordering belastingen’. (Bron: Hoofdlijnen vernieuwing Besluit Begroting en Verantwoording blz. 19)
2.3 Leeswijzer Hoofdstuk 1 bevat de samenvatting. Hoofdstuk 3 bevat de beleidsbegroting met de (reken)uitgangspunten en de ontwikkelingen, waarmee daar waar mogelijk rekening is gehouden in de (financiële) begroting. Deze paragraaf bevat daarnaast de vaste rubrieken waarin de (kostprijs van de) producten van BsGW worden beschreven, naast een toelichting op het (benodigde) weerstandsvermogen en de financiering. De financiële begroting wordt tot slot in hoofdstuk 4 nader toegelicht.
Het Dagelijks Bestuur BsGW
Roermond, 23 februari 2023.
N.M.J.G. Lebens, directeur
M.H.E. Pelzer, voorzitter
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 9 van 58
3. Beleidsbegroting 3.1 Uitgangspunten De begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 van BsGW is opgesteld binnen de kaders van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kadernota 2024. Onderstaand zijn de nadere uitgangspunten benoemd: Onderwerp
Uitgangspunt
Raming personele lasten
Salariskosten worden jaarlijks geïndexeerd op basis van de CAO Werken voor Waterschappen. Indien die niet bekend zijn ten tijde van het opstellen van de kadernota wordt uitgegaan van de Macro Economische Verkenningen uit de laatst bekende septembercirculaire van het CPB, onderdeel ‘loonvoet sector overheid’ (voor de personele kosten).
Formatie en personeel
BsGW werkt met een vaste formatie en een flexibele schil. Binnen deze twee categorieën kan worden geschoven, maar de vastgestelde loonsom kan niet overschreden worden, behalve door CAO-stijgingen.
Financiering
Alleen voor investeringen kan BsGW een langlopende lening aantrekken. Hiervoor is een bestuursbesluit vereist.
Raming materiële lasten
Voor de jaarlijkse indexatie wordt uitgegaan van de Macro Economische Verkenningen uit de laatst bekende septembercirculaire van het CPB, onderdeel ‘nationale consumentenprijsindex’. Indien voor specifieke kostencategorieën andere indexeringspercentages gelden, wordt hiervan afgeweken en worden de marktconforme kostenstijgingen in de begrotingscijfers verwerkt.
Inhuur derden
De verwachte inhuurkosten worden geïndexeerd met de raming van het CPB. Een afwijking hierop wordt gemotiveerd toegelicht.
Raming onvoorzien
1,4 % van de begrote kosten.
Investeringen in het be-
Investeringen verplicht om te voldoen aan de wettelijke eisen, incl. on-
lastingpakket
derhoudskosten. Als uitgangspunt wordt alle software afgenomen als dienst (SaaS), waardoor er eenmalige implementatiekosten zijn en daarna jaarlijkse licentiekosten (geen reservering kapitaalslasten meer inzake belastingsoftware: er wordt niet op afgeschreven i.v.m. geen juridisch eigenaar).
Risicomanagement
Het weerstandsvermogen wordt uitgedrukt als ratio t.o.v. de benodigde weerstandscapaciteit, waarbij de in het AB van 24-3-2022 vastgestelde Kadernota Risicomanagement leidend is.
Kosten die specifiek zijn
Deze worden o.b.v. de goedgekeurde offerte separaat doorbelast.
voor bepaalde deelnemers Kostenverdeelmethode
De gewijzigde kostenverdeelmethode wordt gehanteerd, zoals die is
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 10 van 58
vastgesteld in de AB-vergadering van 25 juni 2020, waarbij de WOZproceskosten voor 100% aan het product Waarderen worden toebedeeld. Ondernemingswikkelplan
en
Ont-
Het OOP en de wijze van financiering hiervan, is vastgesteld door het
(OOP)
BsGW
Algemeen Bestuur van BsGW in de AB-vergadering van 14-12-2017. De
2018-2020
uitvoering van het OOP was een separaat traject en behoorde niet tot de reguliere bedrijfsvoering van BsGW. Het OOP raakt in die zin de begroting 2024 en de meerjarenraming 2024-2027 van BsGW niet en vormt daarmee geen onderdeel van deze Kadernota. De taakstellende, structurele kostenreductie à € 1,3 miljoen per jaar, die het AB BsGW heeft opgelegd, zal vanaf 2028 tot uitdrukking komen in lagere netto-kosten voor de deelnemers van € 1,3 miljoen op jaarbasis.
Toelichting indexen salariskosten en materiële lasten Het uitgangspunt voor de indexatie van de salariskosten en materiële lasten is de septembercirculaire van het Ministerie van BZK met daarin opgenomen de CPB indexcijfers. Voor de verwachte salariskosten betreft dat de ‘loonvoet sector overheid’. Voor de verwachte materiële lasten betreft dat de ‘nationale consumentenprijsindex’. Uitgangspunt voor de jaren 2024-2027 is een normale economische situatie. Aangezien de doorkijk in de septembercirculaire niet verder reikt dan 2023, wordt 2023 als uitgangspunt genomen voor de indexatie van de meerjarenraming. Dit betekent de volgende indexen: Loonindex: 3,3% Prijsindex: 2,6% De te (verwachte) hogere inflatie op lonen, goederen en diensten voor de jaren 2022 en 2023 wordt buiten beschouwing gelaten in deze begroting 2024 en de meerjarenraming 2025-2027. Eventuele noodzakelijke bijstellingen over de jaren 2022 en/of 2023 worden via de reguliere P&C-cyclus voorgelegd aan de deelnemers. Indien dit aan de orde is zal dit ook effect hebben op de meerjarenraming 2024-2027. 3.2 Definities: reserves, voorzieningen, weerstandscapaciteit/-vermogen, post onvoorzien Reserves kunnen worden omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vrij zijn te besteden. Reserveren betekent geld opzij leggen: -
om later een (grote) investering te doen;
-
voor moeilijke tijden (weerstandsvermogen. Dit is het weerstandsvermogen en dit betreft alleen de algemene reserve);
-
om risico’s op te vangen;
-
voor onverwachte zaken.
Voorzieningen zijn passiefposten in de balans (vreemd vermogen), die een inschatting geven van voorzienbare lasten in verband met risico’s en verplichtingen waarvan de omvang en/of het tijdstip van optreden min of meer onzeker zijn. Bij voorzieningen is er sprake van een oorzaak uit het verleden: er is iets gebeurd wat niet terug te draaien is en wat waarschijnlijk leidt tot lasten in de toekomst
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 11 van 58
die niet waren voorzien (begroot). Ook kan een voorziening ingesteld worden ter egalisatie van pieken in de kosten in de begroting. Deze kosten dienen zeker plaats te vinden. Van een vrije keuze bij het instellen van een voorziening is derhalve geen sprake. Wel kunnen soms de gevolgen nog beïnvloed worden. Bij het bepalen van de noodzakelijke omvang van de voorziening wordt hiermee ook rekening gehouden. Weerstandscapaciteit is de mate waarin BsGW over middelen beschikt of kan beschikken om niet voorziene tegenvallers op te vangen. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen de post onvoorzien en het weerstandsvermogen. De post onvoorzien mag worden opgevat als een buffer voor onvoorziene externe tegenvallers: onvoorzien, onvermijdelijk en onuitstelbaar. De post onvoorzien moet een soepele uitvoering van de begroting vergemakkelijken en zorgt zodoende voor een beetje flexibiliteit. Er kunnen zich gezien de tijdspanne tussen het opstellen van de kadernota (laatste kwartaal van begrotingsjaar t-2), de (ontwerp-) begroting en realisatie (begrotingsjaar t), altijd tegenvallers voordoen als gevolg van bijvoorbeeld wijzigingen in wet-/regelgeving. Tussentijdse begrotingswijzigingen worden hiermee zoveel als mogelijk voorkomen.
Het weerstandsvermogen is in principe bedoeld als buffer voor het opvangen van risico's, waarvan de financiële gevolgen vooraf niet redelijkerwijs zijn in te schatten. Jaarlijks wordt deze post berekend aan de hand van de door het bestuur vastgestelde risico-analyse. Hierbij worden de risico’s (kwalitatief) en de bedragen plus de inschatting van de kans dat een risico zich daadwerkelijk voordoet (kwantitatief) in kaart gebracht. Zie ook paragraaf 3.5.1 en bijlage 8.
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 12 van 58
3.3 Ontwikkelingen In deze paragraaf is op hoofdlijnen een beeld geschetst van de ontwikkelingen waar BsGW mee te maken heeft en krijgt. De ontwikkelingen binnen BsGW (bedrijfsvoering) worden grotendeels bepaald door de externe (landelijke) ontwikkelingen. In de separate bijlage zijn deze ontwikkelingen uitgebreider omschreven. 3.3.1 Landelijke ontwikkelingen Inflatie in het algemeen en stijgende energiekosten in het bijzonder De overheid neemt maatregelen om gezinnen te helpen, die door de huidige situatie op de energiemarkt en de stijgende inflatie hun rekening niet kunnen betalen. Sociaal invorderen en vroegsignalering zijn instrumenten die hiervoor worden ingezet. Ook zullen gemeenten in een zo vroeg mogelijk stadium passende hulp aanbieden. Dit zal mogelijk invloed hebben op de begrote vervolgingsopbrengsten. Proceskosten BsGW heeft nog steeds te maken met ncnp-bedrijven. Deze bedrijven veroorzaken een relatief groot aantal van de jaarlijkse (WOZ-)bezwaren met de daaruit voortvloeiende uitvoerings- en proceskosten. Bovendien worden de bezwaren steeds uitgebreider, complexer en technischer. Maar ook corona en de energiecrisis heeft impact op het aantal ingediende bezwaren. Dit maakt het voor BsGW lastig om vooraf te begroten wat de omvang exact zal zijn. Financiële tegenvallers zijn daardoor steeds mogelijk.
Vooralsnog blijft de begrote post proceskostenvergoeding derhalve gehandhaafd. Fiscale vereenvoudigingswet 2017 Diverse wetswijzigingen zijn te verwachten welke mogelijk van invloed zullen zijn op de begroting van BsGW, zoals hogere proceskostenvergoedingen dan wel lagere opbrengst vervolgingskosten. Wet open overheid (Woo) In januari 2022 nam de Tweede Kamer de wijzigingswet Wet open overheid (Woo) aan, de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo trad per 1 mei 2022 in werking en beoogt een meer transparante en actieve overheid. De belangrijkste wijziging in de Woo betreft de actieve openbaarmaking: het verplicht overheden actief, dus uit eigen beweging, bepaalde informatie openbaar te maken, naast het op orde brengen van de informatiehuishouding van bestuursorganen. Het actief openbaar maken houdt in dat documenten in de elf informatiecategorieën binnen 14 dagen nadat ze zijn vastgesteld of ontvangen, gepubliceerd moeten worden op het internet. Verder herhaalt de Woo de bepaling uit de (huidige) Archiefwet dat overheidsorganisaties documenten in goede, geordende en toegankelijke staat moeten houden (gedurende de geldende bewaartermijn of blijvend, zoals vastgesteld in selectielijsten). De zorgen betreffen met name de digitale informatie. De initiatiefnemers stellen dat het op orde brengen van de informatiehuishouding al geruime tijd problematisch is.
Bestuursorganen weten niet altijd welke informatie er is en hebben deze niet snel tot hun beschikking. Met het op orde brengen van de informatiehuishouding zal een aanzienlijke doorlooptijd gemoeid zijn. De Woo leidt, net zoals bij de deelnemers, ook voor BsGW tot extra én aanvullende inspanningen. Inspanningen waartoe de huidige organisatie niet geoutilleerd is. Deze inspanningen zullen gericht zijn op het ontwikkelen van beleid voor het actief openbaar maken van documenten, inrichten van werkprocessen (o.a. documenten ontdoen van persoonsgegevens
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 13 van 58
en/of informatie die niet voor openbaarmaking in aanmerking komt), zodanig dat voorafgaand aan de vaststelling van een document al zoveel mogelijk werk is verricht voor de openbaarmaking. Daarnaast bevat de wet regels om digitale documenten duurzaam toegankelijk te maken. Dit is nieuw ten opzichte van de Wob. Achtergrond daarvan is dat bij de uitvoering van de Wob bestuursorganen niet altijd weten welke informatie er is en niet altijd snel over de juiste informatie kunnen beschikken. Door maatregelen te treffen ter verbetering van de digitale informatiehuishouding is sneller en makkelijker op verzoeken om informatie te beslissen. Ook draagt dit bij aan de actieve openbaarmaking van informatie. Het op orde brengen van de informatiehuishouding vergt ingrijpende veranderingen bij BsGW. Omdat in vrijwel alle processen binnen BsGW data/documenten ontstaan is een BsGW-brede aanpak nodig en zal veel inspanning vergen. Een doorlooptijd van ongeveer 8 jaar wordt hiervoor ingeschat. De implementatie van de nieuwe Archiefwet (2021) zal hierin meegenomen worden, waarbij vanuit de wet het aanstellen van een archivaris verplicht is. Daarnaast verplicht de wet dat bestuursorganen over tenminste één contactpersoon moeten beschikken ter beantwoording van vragen van het publiek over de beschikbare informatie.
De verplichting een contactpersoon aan te stellen is opgenomen ter vervanging van de aanvankelijke verplichting om een register bij te houden van de informatie waarover een bestuursorgaan beschikt. Een van de functies van dat register zou zijn dat eenieder gemakkelijk zou kunnen nagaan of een bestuursorgaan beschikt over bepaalde informatie. Daarvoor komt de contactpersoon in de plaats, die vragen moet beantwoorden over de informatie waarover een bestuursorgaan beschikt. Gedurende de behandeling van de Woo in de Eerste Kamer is aan de functie van de contactpersoon een zwaarder gewicht toegekend. Het moeten mensen zijn die ten dienste staan van de burger en die gespecialiseerd raken in het uitvoeren van de Woo en in het in gesprek gaan met burgers, journalisten en wetenschappers om na te gaan welke informatie zij precies vragen en zoeken. De contactpersoon krijgt volgens de Minister van BZK in de Eerste Kamer eigenlijk twee functies: de contactpersoon moet heel goed op de hoogte zijn van de informatie die een organisatie in beheer heeft en is daarnaast belast met actieve voorlichtingsfunctie. Verzoekers moeten door de contactpersoon worden geholpen bij wat zij precies zoeken en bij het scherp krijgen van het informatieverzoek.
Ook moet de contactpersoon ervoor zorgen dat contact wordt gelegd met de mensen die daadwerkelijk toegang tot de gevraagde informatie hebben en die de informatie kunnen verschaffen. Ook zal de communicatiemedewerker (gelet op interne communicatie) er mede voor zorgen dat de bewustwording binnen de organisatie groeit. Medewerkers moeten zich bewust worden dat zij werken aan een product dat mogelijk openbaar gemaakt moet worden. Vergelijkbaar met de bewustwording op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. De deelnemers hebben in het kader van de Woo niet alleen middelen ontvangen voor de eigen organisatie (op landelijk niveau gaat het om een structureel bedrag van € 42,1 miljoen voor gemeenten en € 3,6 miljoen voor waterschappen en incidenteel € 121,9 miljoen resp. € 6,6 miljoen naast de implementatiesteun van € 3,4 miljoen2), maar ook voor de GR-en waarin zij deelnemen. De BsGWbegroting dient hiertoe logischerwijs in redelijkheid en billijkheid bovenwaarts te worden aangepast. Zonder extra middelen is het onmogelijk om de wet goed en voortvarend te implementeren en uit te voeren.
2 https://www.binnenlandsbestuur.nl/bestuur-en-organisatie/gemeenten-eisen-volledige-vergoeding-woo-
kosten
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 14 van 58
Extra formatie op het terrein van juridisch advies is vanaf 2023 dientengevolge noodzakelijk. In de eerste jaren is extra inzet nodig voor de implementatie van de Woo. Derhalve is deze functie tijdelijk van aard. De extra formatie voor communicatie is eveneens tijdelijk van aard. Deze extra inspanning zal ook gericht zijn op het beoordelen van wat mag/moet gepubliceerd worden en wat onder de uitzondering valt van publicatie (o.a. persoons- en bedrijfsgegevens), naast het daadwerkelijke publiceren en toegankelijk maken en houden van informatie. Naast het actief publiceren van documenten moeten deze ook toegankelijk zijn voor iedereen. Dus ook te lezen voor mensen met oogproblemen/slechtzienden en zelfs (onderdelen van) documenten kunnen worden voorgelezen (zie ook: Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid, WCAG 2.1 Richtlijnen). In het kader van de Woo is het ministerie van BZK bezig met een nieuwe publicatietool (NLdoc) die daarbij kan helpen.
In het verlengde hiervan is eind 2022 een rapportage opgeleverd door de (externe) Functionaris Gegevensbescherming (FG), waarin sterk wordt geadviseerd om extra capaciteit aan te wenden voor een afzonderlijke Privacy Officer voor onder meer het inrichten van beheersmaatregelen, denk aan privacybeleid, bewustwording medewerkers, monitoren van risico’s en het rapporteren over de status van de beheersing, risico’s en maatregelen richting bestuur. Tot en met 2022 was de FG ingehuurd. Deze functie wordt vanaf 2023 vervuld door de huidige Privacy Officer (in vaste dienst). Implementatie gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen Deze wetswijziging brengt met zich mee dat alle Gemeenschappelijke Regelingen moeten worden aangepast om zo scherpere afspraken te maken over bijvoorbeeld uittreding of evaluatie en dat keuzes worden gemaakt over het al dan niet instellen van een gemeenschappelijke commissie voor raadsleden. 3.3.2 Ontwikkelingen in de bedrijfsvoering Aanbevelingen Rekenkamer(commissie)s In de zomer van 2021 is het rapport van de rekenkamer(commissie)s van elf (van de negenentwintig deelnemende) gemeenten opgeleverd.
Het onderzoek dat hieraan ten grondslag ligt, heeft geresulteerd in zeven aanbevelingen, waarvan er zes rechtstreeks op (de relatie tussen de deelnemers en) BsGW betrekking hebben: − het gefaseerd ontwikkelen van een volledige en samenhangende set kwaliteitsindicatoren; − het op interactieve wijze ontwikkelen van een overzichtelijk dashboard met relevante financiële informatie; − het actiever en gerichter communiceren met gemeenteraden; − het opstellen en vaststellen van een strategische aanpak ten einde de proceskosten terug te dringen; − het organiseren van het harmonisatietraject inclusief het kostenaspect; − het maken van afspraken ter verbetering van het samenspel tussen Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur. De uitvoering van de aanbevelingen is ter hand genomen. De voortgang wordt via de Bestuursrapportages gerapporteerd.
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 15 van 58
Informatievoorziening en ICT BsGW maakt deel uit van een sterk veranderende omgeving, waarin de steeds verdere digitalisering van de informatievoorziening een belangrijke ontwikkeling is. Vanwege einde contractduur is het vervangen van zowel de ICT-infrastructuur als de huidige belastingpakketten via een Europese aanbesteding aan de orde. Na oplevering beschikt BsGW over een actueel c.q. vernieuwd applicatielandschap, dat aansluit bij de technologische ontwikkelingen, zoals de scheiding van data met processen en het verminderen van afhankelijkheid van leveranciers conform de Common Ground gedachte. Daarnaast is de infrastructuur geschikt om de samenhang tussen de verschillende basisregistraties integraal te ontsluiten. De kosten voor de implementatiefase van de hierboven genoemde aanbestedingen zijn voor het totaalbedrag en eenmalig opgenomen in de begroting 2023 (€ 2,275 miljoen). Daarbij is aangegeven dat BsGW voor het toekomstige aanbestedings- en implementatietraject tijdig en gespreid een bestemmingsreserve wil vormen. Hiertoe komt het DB eind 2024 met een voorstel. Aan dotaties zal uiteraard een expliciet AB besluit voorafgaan. Harmonisatie en de herziening van de kostenverdeelmethode Op dit moment zijn er veel varianten die als heffingsgrondslag voor de verschillende belastingsoorten gelden.
Dit maakt het inrichten van de processen, inclusief de automatisering hiervan, ingewikkeld. Maatwerk, work-arounds en meer zijn hiervoor nodig. Harmonisatie is een onderwerp dat geruime tijd op de actielijst stond. Op 9 december 2021 heeft het Algemeen Bestuur ingestemd met het procesvoorstel m.b.t. harmonisatie en de herziening van de kostenverdeelmethode. Het onderdeel Harmonisatie is ter hand genomen. Besluitvorming hierover vindt medio 2023 plaats. Voor de herijking van de kostenverdeelmethode inclusief besluitvormingstraject is 2023 uitgetrokken. Implementatie van de herziene kostenverdeelmethode staat voor 2025 gepland. Zie ook bijlage 12. Verbetering archiefbeheer De Provincie Limburg in 2021 heeft een archiefinspectie uitgevoerd binnen BsGW. In 2022 zijn op basis van het bestuurlijk vastgestelde en het door de Provincie Limburg geaccordeerde plan van aanpak de eerste verbeterstappen gezet. Naast het digitaliseren van het archief en het zaaksysteem-werken is met name ook aanvullende kennis en kunde nodig om alle digitale aspecten binnen BsGW vanuit juridisch perspectief én kostenbewustzijn (enkelvoudige opslag – meervoudig gebruik) te (waar)borgen. Het vakgebied van informatiebeheer is daarnaast volop in ontwikkeling; de (in wording nieuwe) Archiefwet 2021, Baseline Informatiebeveiliging Overheid, de AVG.
Deze ontwikkelingen zullen moeten worden doorvertaald naar goed ingerichte informatieprocessen en duurzaam informatiebeheer voor de organisatie, mede doordat BsGW een informatie gedreven organisatie is waarbij de beveiliging van informatie essentieel is voor een betrouwbare dienstverlening aan onze klanten. Voor dit laatste ontbreekt het op dit moment aan (voldoende) kennis en kunde binnen onze organisatie. Gezien de omvang van het verbetertraject en het structureel borgen van de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding is vanaf 2024 0,8 fte (in de vorm van een recordmanager) benodigd is om aan de vereiste kwaliteit te kunnen (blijven) voldoen. De recordmanager adviseert over de ontwikkelingen op het gebied van informatiemanagement en de inrichting van het digitale informatiebeheer, stelt kaders en richtlijnen op met betrekking tot de informatiehuishouding, brengt verbeteringen aan in informatieprocessen en de ordeningsstructuur, stelt werkprocessen omtrent informatiebeheer op en coördineert deze en stimuleert, begeleidt en traint
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 16 van 58
medewerkers. Deze functionaris heeft een adviesfunctie over de informatiehuishouding en begeleidt BsGW hierin. Samenwerkingsportaal Vanaf 1 januari 2022 bestaat de verplichting om woningen te waarderen op basis van de gebruiksoppervlakte. Daarvoor gebruikte BsGW de bruto inhoud om woningen te waarderen. Namens en op verzoek van de deelnemers heeft BsGW de regie van dit transitieproject (2019-2021) op zich genomen, in nauwe samenwerking met de gemeenten en Het Gegevenshuis. In 2021 is met tien gemeentelijke deelnemers een start gemaakt met deze nieuwe waarderingssystematiek. Zoals gezegd worden met ingang van 2022 alle woningen op basis van de gebruiksoppervlakte gewaardeerd, waarmee tevens de beheerfase start: het bij- en actueel houden van de gegevens. Hiervoor zullen de deelnemers jaarlijks een WOZ-mutatiedetectie (laten) uitvoeren. In dit kader werken deelnemers, gegevenshuizen en BsGW samen met een zogenaamd Samenwerkingsportaal (tot voor kort Regieportaal genaamd). Dit is een applicatie, die in staat is om relevante gegevens voor zowel de BAG (gemeenten), de BGT als de WOZ (BsGW) op een efficiënte manier uit te wisselen en te tonen, zowel administratief als geografisch. Namens de keten heeft BsGW de regie op zich genomen voor het aanschaffen van dit portaal. Voor de jaren 2022 tot en met 2024 is voor het samenwerkingsportaal € 333 duizend per jaar opgenomen.
Landelijk wil men komen tot een samenhangende objectenregistratie (SOR). Dit is een uniforme registratie met daarin basisgegevens over objecten in de fysieke werkelijkheid, die zich voor gebruikers als één registratie gedraagt. Daaronder verstaan we objecten die in het terrein zichtbaar zijn, zoals gebouwen, wegen, water, spoorlijnen en bomen, terreindelen, aangevuld met enkele (administratieve) objecten als woonplaatsen, gemeentegrenzen en openbare ruimten. In de objectenregistratie gaan in ieder geval de objecten van de basisregistratie adressen en gebouwen (BAG) en de basisregistratie grootschalige topografie (BGT) op. Daarnaast is het de bedoeling dat ook het gedeelte van de WOZadministratie waarin objectgegevens zijn opgenomen en een aantal basisgegevens uit aanpalende registraties in de objectenregistratie worden opgenomen. De ontwikkeling naar een SOR heeft gevolgen voor zowel BsGW als voor haar deelnemers en aan de deelnemers gelieerde partijen, zoals gegevenshuizen. Het is inefficiënt en onwenselijk om op meerdere plaatsen dezelfde of nagenoeg dezelfde gegevens te verzamelen en te verwerken. Dit staat immers haaks op de doelstelling van juist één unieke registratie.
In juni 2020 heeft het Dagelijks Bestuur aangegeven een businesscase op te laten stellen door een onafhankelijk adviesbureau (Berenschot) met betrekking tot de vraag waar en hoe de samenhangende objectenregistratie voor de deelnemers het beste belegd kan worden. Het is evenwel de vraag of de beoogde ingangsdatum van 1 januari 2025 van de SOR realistisch is. Op nationaal niveau is in grote mate overeenstemming over de inhoud en architectuur van de SOR. Dat geldt evenwel niet voor de governance en financiering van de implementatie en het beheer van de SOR. De door de VNG geïnitieerde impactanalyse heeft uitgewezen dat er nog veel onduidelijk is en er een hoog kostenplaatje aan hangt. De kostenraming in dit rapport geeft een eerste indicatie van de hoogte van de kosten die samenhangen met de rol van gemeenten als bronhouder voor de SOR. Uit de analyse van de VNG (rapport Impactindicatie SOR, september 2022) blijkt dat de kosten substantieel zullen zijn:
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 17 van 58
−
de implementatiekosten zullen tussen de € 131 miljoen en € 358 miljoen bedragen (excl. 3D, ICT-kosten softwareleveranciers, kosten ketenpartners);
−
de structurele bijhoudingskosten voor BAG en BGT liggen tussen de € 125 en € 146 miljoen per jaar;
−
de structurele kosten voor het gegevensbeheer WOZ liggen op € 59 miljoen per jaar.
Alle projectmatige activiteiten met betrekking tot de SOR vanuit BsGW zijn in dit kader tot nader order opgeschort. Dit ook om onnodige projectkosten (o.a. de inzet van Berenschot) te voorkomen. Uit oogpunt van zekerheid en continuïteit wordt het Samenwerkingsportaal begrotingstechnisch ook voor de jaren 2025 tot en met 2027 gecontinueerd. Hiertoe was reeds een bedrag opgenomen van € 250 duizend per jaar in de begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2027. Dit wordt nu voor de jaren 2025 tot en met 2027 verhoogd naar € 350 duizend per jaar (excl. indexatie) om zo de door de deelnemers gewenste verdere doorontwikkeling vorm te kunnen geven. Dit is in lijn met de kosten van het Samenwerkingsportaal voor 2022 – 2024 ad. € 333 duizend. In deze kosten is rekening gehouden met de jaarlijkse mutatiedetectie (voorheen niet jaarlijks) waaruit extra werkzaamheden, ICT- en bijbehorende onderhoudskosten voortvloeien, waartegenover staat een betere borging in de integraliteit tussen de basisregistraties BAG, BGT en de WOZ. Investeren in de toekomst: trainees Momenteel is er een ongekende krapte op de arbeidsmarkt. Daarnaast is sprake van een vergrijzing in de samenleving maar ook binnen BsGW. Binnen nu en acht jaar zal 23% van het totale bestand via natuurlijk verloop uitstromen.
Daarnaast zullen medewerkers mogelijk ervoor kiezen om eerder dan de pensioengerechtigde leeftijd uit dienst te treden. Traditionele wervingscampagnes helpen hierin niet langer meer en er zal gezocht moeten worden naar andere manieren om toch de juiste kennis in huis te halen. Deze ontwikkelingen noodzaakt BsGW om andere wegen te bewandelen om vacatures ingevuld te krijgen en voor te sorteren op de komende, hiervoor genoemde, ontwikkelingen. De afgelopen jaren heeft BsGW daarom een aantal trainees succesvol opgeleid en konden hierdoor vacatures worden ingevuld. Deze trainees kunnen worden ingezet op het gebied van het nieuwe belastingstelsel waterschappen, maatschappelijk verantwoord innen, data-analyse (voorsprong ncnp’s), ICT, juridisch advies, financien, etc. In lijn met de gedachtewisseling tijdens de AB-vergadering wordt voor de komende vier jaar ingezet op het opleiden van 2x trainees, waarbij na drie jaar een evaluatie plaatsvindt.
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 18 van 58
3.4 Producten BsGW heeft haar processen uitgedrukt in vijf producten van dienstverlening: 1. Heffen 2. Waarderen 3. Innen 4. Klantzaken 5. Ondersteuning & Ontwikkeling Wanneer belastingsoorten, die afwijken van de standaardbelastingsoorten van BsGW (de zogenaamde exoten), worden ingebracht in de samenwerking, wordt via een (financiële) analyse bepaald of de gangbare methode van kostenverdeling van toepassing kan zijn, of dat de kosten apart doorberekend kunnen worden. Sinds 2014 kent BsGW daarom 1 sub-product (exoot), de parkeerbelasting. Vanaf 2022 is daar het subproduct Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) bijgekomen. Aangezien de kosten GDI vanaf 2024 centraal worden gefinancierd, zijn deze derhalve uit de begroting 2024 en meerjarenraming 20252027 gehaald3. 3.4.1 Product Heffen Kern van het product Heffen is het beheer en onderhoud van de basisgegevens belastingen en vastgoed van alle deelnemers. Aangezien de kwaliteit van de basisgegevens bepalend is voor de kwaliteit van de andere primaire processen, worden de basisgegevens continu actueel gehouden. Dit gebeurt hoofdzakelijk via geautomatiseerde verwerkingen. Er is permanente aandacht voor bestandsbeheer en reguliere, structurele controles op de juistheid en volledigheid van de basisgegevens.
Binnen de randvoorwaarden van betrouwbare en actuele basisgegevens worden aanslagen met een zo vroeg mogelijke dagtekening opgelegd. Er worden per belastingplichtige zoveel mogelijk aanslagregels belastingen van gemeente(n) en heffingen van waterschap(pen) gecombineerd op één biljet. Doelstellingen • Tijdige, juiste en volledige verwerking van brongegevens landelijke authentieke basisadministraties (WOZ, BRK, NHR, BAG en BRP) en andere bronnen (waterleidingmaatschappij, postcodetabellen, afvalverzamelaars enzovoorts). BsGW is zelf bronhouder van de LV WOZ en afnemer voor de overige basisregistraties; • Een gecombineerd aanslagbiljet als eindproduct; • Aanslagen en WOZ-beschikkingen worden conform de hiervoor geldende regelgeving opgelegd; • Aansluiten bij de ontwikkelingen op het gebied van digitaal berichtenverkeer. Speerpunten • Aanpassing en optimalisering werkprocessen door aansluiting op de Landelijke Voorziening (LV); • Aanpassing en optimalisering werkprocessen door aanslagoplegging en overige berichten digitaal aan te bieden op MijnOverheid, Persoonlijke Pagina van BsGW; • Realiseren Samenwerkingsportaal voor uitwisseling van gegevens. Het aantal op te leggen aanslagregels voor 2024 is 4.028.915. De totale kosten in 2024 van dit product bedragen € 3.774.454,-.
3 Bron: VNG, GDI vanaf 2023 centraal gefinancierd, 13 oktober 2022 (https://vng.nl/nieuws/gdi-vanaf-2023-centraal-gefinancierd)
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 19 van 58
3.4.2 Product Waarderen Het product Waarderen heeft tot doel het waarderen van alle onroerende zaken van de gemeentelijke opdrachtgever, conform de Wet Waardering Onroerende Zaken. Onder waarderen wordt de jaarlijkse (modelmatige) waardebepaling, de herwaardering als gevolg van bezwaar- en beroepsprocedures en de marktanalyse woningen en niet-woningen verstaan. Het resultaat van de waardering dient te voldoen aan de kwaliteitseisen die de Waarderingskamer hieraan stelt. De lasten van het product Waarderen zullen geheel worden gedragen door de gemeentelijke deelnemers. Doelstellingen • Het waarderen van alle onroerende zaken van de gemeentelijke opdrachtgevers conform de wet WOZ; • Het jaarlijks verkrijgen van de goedkeuring van de inspecties van Waarderingskamer, waarbij wordt gestreefd om de kwaliteit verder te verbeteren. • Aansluiten bij de ontwikkelingen op het gebied van digitaal berichtenverkeer. Speerpunten •
Voor de jaren 2022 en verder is verdere procesoptimalisatie en innovatie hét speerpunt. Het doorontwikkelen van het proces afhandeling bezwaar en beroep heeft hierbij speciale aandacht;
•
Bevordering digitaal contact met de burger, zoals interactief contact met de klant;
•
Verbeteracties inzetten om de proceskostenvergoedingen en de bijbehorende uitvoeringskosten zo laag mogelijk te houden.
Het aantal WOZ-objecten (exclusief de ongebouwd vrijgestelde objecten) van de gemeenten voor 2024 is 565.334. De totale kosten in 2024 van dit product bedragen € 8.673.973,-. 3.4.3 Product Innen Het product Innen omvat het tijdig, volledig en efficiënt invorderen van opgelegde aanslagen gericht op een goed betalingsgedrag, een actueel en strak openstaand postenbeheer en een zo vroeg mogelijke ontvangstdatum, als ook de afhandeling van kwijtscheldingsverzoeken. Daarnaast behelst dit product het tijdig afdragen van de ontvangsten, conform de met opdrachtgevers overeengekomen afdrachtenprognoses. Doelstellingen • Het conform planning uitvoeren van alle acties in het (dwang)invorderingsproces t/m beslaglegging deurwaarder; • Tijdige afhandeling kwijtscheldingsverzoeken (incl. ondernemers) en beroepschriften; • Actueel en strak openstaande postenbeheer middels het dagelijks, juist en volledig verwerken van betalingen, klantenreacties, informatie van derden; • Beperken financiële risico als gevolg van oninbaarheid van de vordering; • Realisatie afdracht conform de met opdrachtgevers overeengekomen afdrachtenprognoses; • Definitieve eindafrekening belastingjaar na 5 kalenderjaren na betreffende belastingjaar.
Speerpunten • Afronding invordering heffingsjaar 2019; • Verder optimaliseren/digitaliseren huidige processen en het zoeken naar nieuwe effectieve invorderingsmogelijkheden binnen de wettelijke kaders. • Afronding inrichting kwijtschelding 2.0
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 20 van 58
• Verwerken gevolgen pilot vroegsignalering • Beleid opstellen maatschappelijke verantwoord innen/omgaan met armoede De dekking voor het product Innen wordt (voorheen grotendeels en vanaf 2014 volledig) gedekt door de opbrengst vervolgingskosten (geraamd voor 2024 op € 2,155 miljoen) die BsGW, naar aanleiding van dwanginvorderingsacties, volgens de kostenwet in rekening brengt bij belastingschuldigen. Het aantal bruto aanslagbiljetten voor 2024 is 1.311.262. De netto kosten 2024 van dit product bedragen € 133.882,-. 3.4.4 Product Klantzaken Klantzaken is verantwoordelijk voor registratie van alle contacten die via de verschillende contactkanalen binnenkomen. Daarnaast beantwoordt Klantzaken alle verzoeken om informatie, reacties tegen de kosten van aanmaningen en dwangbevelen, treft Klantzaken betalingsregelingen en boekt bezwaarschriften in. Ook het accountmanagement met onze opdrachtgevers is bij Klantzaken ondergebracht. Doelstellingen: •
We beantwoorden digitale en schriftelijke verzoeken om informatie binnen 5 werkdagen.
•
We beantwoorden 80% van de inkomende telefoongesprekken binnen 120 seconden.
•
We monitoren de klanttevredenheid en gebruiken de resultaten hiervan om onze klanttevredenheid waar nodig te verbeteren.
•
We monitoren de doorlooptijd van alle BsGW-producten.
Speerpunten: •
We geven de klant tijdig een concreet en persoonlijk antwoord.
•
We informeren de klant actief over de afhandeling en status van zijn bezwaar of verzoek.
•
We beantwoorden vragen en verzoeken zoveel mogelijk volledig bij het eerste contact (one-stopshop).
•
We werken zoveel mogelijk digitaal maar bieden klanten die niet digitaal kunnen of willen reageren een alternatief.
Het aantal klantcontacten voor 2024 is 443.887. De totale kosten in 2024 van dit product bedragen € 3.303.931,-. 3.4.5 Product Ondersteuning & Ontwikkeling Het product Ondersteuning & Ontwikkeling heeft betrekking op de algemene activiteiten die een indirect verband hebben met de operationele uitvoering van de primaire hoofdprocessen heffen, innen, waarderen en klantzaken. Het gaat hierbij vooral om activiteiten op het gebied van Informatievoorziening, Processturing en Automatisering (IPA), HRM, bestuursondersteuning, algemene (fiscaal)juridische aangelegenheden, Planning & Control, staf Control, algemeen management en directievoering. Deze activiteiten worden veelal uitgevoerd ter ondersteuning van de activiteiten die verricht moeten worden om de primaire taken van de dienstverlening uit te voeren. Hiermee vallen ook de huisvesting en overige facilitaire zaken onder de kosten van dit product. Doelstellingen •
Innovatie in werkprocessen en ICT-middelen gericht op kwaliteit- en efficiencyverbetering.
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 21 van 58
Speerpunten: •
Herinrichten, borgen van het continu verbeteren van de organisatie en de processen;
•
Optimaliseren (ICT-)processen door harmonisatie van afspraken, kaders deelnemers en mogelijkheden samenwerking. Na dit proces wordt, zoals bestuurlijk besloten, de kostenverdeelmethodiek herzien;
•
Inrichten adequate informatievoorziening;
•
Aansluiten op de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) zoals MijnOverheid en stelsel van basisregistraties.
De kosten in 2024 van dit product bedragen € 7.554.462,-. 3.4.6 Sub-product Parkeerbelasting (‘exoot’) Belastingen die niet passen in de integrale uitvoeringswijze van BsGW worden aangemerkt als ‘exoot’. In de uitvoeringsregeling van BsGW worden de standaard belastingsoorten en de afwijkende belastingsoorten, die hiervoor in aanmerking komen, apart genoemd. Indien een ‘exoot’ in de samenwerking ingebracht wordt, dient een financiële analyse aan te tonen of de gangbare kostenverdelingssystematiek van toepassing kan zijn, of dat de kosten apart doorberekend moeten worden. Vanaf 2012 voert BsGW de parkeerbelasting uit voor enkele gemeenten. Omdat parkeerbelasting in eerste instantie was aangemerkt als exoot, werd dit uitgevoerd via een pilot. De uitkomst hiervan was dat de directe activiteiten die BsGW moet uitvoeren voor de parkeerbelasting voor het overgrote deel specifiek van aard zijn en uitsluitend gericht zijn op een adequate uitvoering van deze taak voor de betreffende gemeente. De activiteiten kunnen deels niet geïntegreerd worden in de reguliere uitvoering van de processen. Vanaf 2014 is daarom het product Parkeerbelasting toegevoegd als subproduct van de dienstverlening van BsGW. Voor het waterschap en voor de andere gemeentelijke deelnemers hoeven deze processen niet uitgevoerd te worden.
De structurele, directe uitvoeringskosten van de parkeerbelasting worden daarom rechtstreeks toegerekend aan dit product. Vermeerderd met de indirecte algemene kosten worden de kosten voor het product Parkeerbelasting separaat in rekening gebracht bij de desbetreffende gemeentelijke deelnemers. Het aantal op te leggen aanslagregels voor 2024 is 37.276. De kosten in 2024 voor het sub-product parkeerbelasting zijn geraamd op € 382.194,-. 3.5 Paragrafen 3.5.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de middelen waarover BsGW kan beschikken om niet begrote kosten te dekken plus de financiële gevolgen op te kunnen vangen van bedrijfsvoeringsrisico’s waarvoor geen maatregelen zijn of kunnen worden getroffen. Bestuurlijk is de voorkeur uitgesproken het weerstandsvermogen van BsGW zo bescheiden mogelijk, doch wel realistisch, te laten zijn. Operationele risico’s moeten door BsGW zelf kunnen worden opgevangen, zonder te hoeven terugvallen op de deelnemers. Het benodigde weerstandsvermogen is conform besluitvorming gebaseerd op een, bij de oprichting, bepaalde methode van risicoanalyse. De founding fathers - Waterschap Limburg en de gemeente Venlo - hebben het weerstandsvermogen in 2011 opgebouwd door een bodemstorting van € 385.000,-. Een en ander is vastgelegd in het bestuursdocument van Conquaestor en als zodanig vast-
(Ontwerp)begroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027
pagina 22 van 58
gesteld door de founding fathers. Eventuele verhoging van het weerstandsvermogen zal door alle deelnemers in BsGW gedragen dienen te worden. Het aanhouden van weerstandsvermogen voorkomt dat elke financiële tegenvaller dwingt tot directe begrotingsmaatregelen zoals bezuinigingen en het aanpassen van het vastgestelde beleidskader en de daaruit voortvloeiende productdoelstellingen. Fluctuaties in de jaarlijkse bijdragen van de deelnemers aan BsGW kunnen hiermee worden voorkomen. Voor het beleidsmatige kader zie de ‘Kadernota risicomanagement en weerstandsvermogen BsGW’, februari 2022. De risicoanalyse wordt elk jaar uitgevoerd zodat bepaald kan worden of het gestorte weerstandsvermogen toereikend is. Hierin is voor elk van de risico’s de kans dat het zich voordoet realistisch ingeschat en worden de gevolgen benoemd met daarbij de omvang van de financiële impact. Door het treffen van effectieve beheersmaatregelen, kan BsGW de financiële gevolgen hiervan terugbrengen. Het geïdentificeerde risico na het nemen van de beheersmaatregelen (het restrisico) leidt tot een berekend weerstandsvermogen. Zie ook bijlage 8. Risicoanalyse.
Risico’s met betrekking tot de belastingopbrengsten behoren niet tot de bedrijfsrisico’s van BsGW. Ratio weerstandsvermogen De verhouding tussen de niet afgedekte risico’s en het aanwezige weerstandsvermogen wordt weergegeven in de ratio weerstandsvermogen. De ratio weerstandsvermogen wordt berekend door het beschikbare weerstandsvermogen te delen door het benodigde weerstandsvermogen op basis van het risicoprofiel. Deze ratio is een stuurmiddel. Het berekend weerstandsvermogen is voor de voorliggende begroting berekend op € 1,339 miljoen. Een ratio lager dan 1,0 duidt op een kwetsbare financiële positie, omdat de capaciteit niet voldoende is om de geïdentificeerde risico’s af te dekken. Het aanwezige weerstandsvermogen eind 2022 (vóór resultaatbepaling 2022) bedraagt € 1,19 miljoen. De ratio komt hiermee uit op 0,89 en valt binnen de bandbreedte van de 0,8 en 1,4 waardoor er geen aanleiding bestaat het weerstandsvermogen aan te passen (zie ook de kadernota Risicomanagement, AB 24-3-2022). Financiële kengetallen Op grond van het wijzigingsbesluit BBV is een aantal financiële kengetallen verplicht voorgeschreven.