is 11-02-2021 Rapport Externe Inhuur BUCH-gemeenten - RKC BUCH eindrapport_def.pdf

44

inhuur van externen voor de inrichting van de gezamenlijke ICT-infrastructuur in de Werkorganisatie (het ‘Vijfde huis’) op Bestuur en overhead zijn geboekt. Dit zou een incidentele uitgave betreffen.

Zorg, participatie en inkomen Zoals eerder geconstateerd is bij het domein 'Zorg, participatie en inkomen' sprake van een stijging van de som besteed aan externe inhuur vanaf 2017. Zowel Bergen als Heiloo hebben een piek in 2016. Dat kan ook voor de twee andere gemeenten gelden, dat is niet uit de gegevens te halen. Vanaf 2017 blijft inhuur externen in Bergen hoog en in Castricum groeit deze post nog door in 2018. Respondenten geven aan dat dat met toevallige en fluctuerende factoren met betrekking tot de vraag in de jeugdhulp te maken heeft.

Civiele werken De post inhuur op 'Civiele werken' geeft een wisselend maar relatief stabiel beeld over de jaren waarover we over de gegevens beschikken. Met uitzondering van Uitgeest en Heiloo stijgen de uitgaven bij Civiele werken in 2018. Bij de Werkorganisatie BUCH is sprake van bijna een verdubbeling ten opzichte van 2017. Verder kent Heiloo een relatief hoog bedrag besteed aan inhuur bij 'Civiele werken'.

Sport In alle gemeenten is Sport een post waarop, met een enkele uitzondering, sprake is van een ‘constante’ som voor de inhuur van externen. Voor Castricum en Heiloo zijn de bedragen voor 2018 hoger dan het bedrag waarvoor de gemeenten bijvoorbeeld zelf inhuren op het sociale domein. De gemeenten geven ook relatief meer uit aan de inhuur van externen voor sport dan de Werkorganisatie BUCH. De accommodaties in dit domein behoren waarschijnlijk tot de couleur locale waarop de gemeenten zich van elkaar onderscheiden (zie hierna).

Ruimtelijke ordening Hoge bedragen voor inhuur van externen zien we op het terrein van 'Ruimtelijke ordening'. Bij Bergen in 2015 en 2016 en Heiloo en de Werkorganisatie BUCH in 2017 en 2018. In Heiloo stijgt de inhuur van externen op Ruimtelijke Ordening van €189.559 in 2016 naar €851.064 in 2017 en blijft in 2018 net onder dat niveau. In Bergen is sprake van een daling in 2017 ten opzichte van 2016. Ook in Uitgeest zien we een toename van de uitgaven aan de inhuur voor externen in 2018. Volgens respondenten heeft de toename van activiteiten voor externen op deze afdeling te maken met een hoger planologisch ambitieniveau van de individuele gemeenten na afloop van de economische crisis.

Couleur locale Over verschillen in beleid tussen de gemeenten stellen respondenten dat bij de BUCH-vorming maatwerk en couleur locale van de deelnemende gemeenten belangrijke uitgangspunten zijn. De uitdaging is het vinden van de juiste balans tussen enerzijds het lokale maatwerk en anderzijds schaalvoordelen door harmoniseren en standaardiseren van de dienstverlening. Bewust hebben de gemeenten gekozen voor een ambtelijke fusie. Zo zijn de vier gemeentehuizen de meest zichtbare symbolen van de eigen identiteit van de vier gemeenten. De fusie had onder andere tot doel het realiseren van schaalvoordelen en meer efficiency door het harmoniseren van de dienstverlening. In het sociaal domein is met het harmoniseren al voor de BUCH-vorming begonnen. Respondenten stellen dat al vanaf 2014 er grote stappen gezet zijn in het harmoniseren van het sociaal domein en dat er nauwelijks meer verschillen zijn, behalve kleine accentverschillen in het minimabeleid.

45

Respondenten geven aan dat de accentverschillen die er nog zijn voor de Werkorganisatie BUCH extra activiteiten en extra kosten meebrengen. Dat hoeft uiteraard niet tot een extra hoge inhuur van externen te leiden, want dat is afhankelijk van de wijze waarop de uitvoering georganiseerd wordt. Respondenten stellen dat het een puzzel is om de vraag vanuit de vier gemeenten goed af te stemmen op de mogelijkheden van de Werkorganisatie BUCH. In principe zit al het uitvoerende personeel bij de Werkorganisatie BUCH. Het afstemmen van de vragen van de gemeenten gaat, aldus respondenten, in goed overleg. Realiseren van de couleur locale is duur, aldus respondenten, maar ook waardevol. Respondenten stellen dat de samenwerking op deze wijze een zoektocht is, van geven en nemen. Soms is er meer aandacht voor een bepaalde gemeente dan weer voor de ander, dat zou zich op de lange duur uit moeten middelen. De precieze rekening is niet op een goudschaaltje te wegen. De basis van de samenwerking was vanaf het begin vertrouwen en elkaar iets gunnen, aldus respondenten.

Resumé Uit de cijfers en de analyse komen drie in het oog springende verschillen tussen de gemeenten naar voren. In de eerste plaats zien we bij Bergen in 2018 een flinke stijging van de inhuur van externen. Deze valt voor het grootste deel onder de post Bestuur & overhead. De oorzaak daarvan is gelegen in specifieke bestuurlijke en juridische vraagstukken die in die tijd in Bergen hebben gespeeld. Deze stijging van de uitgave is op grond daarvan aan te merken als incidenteel. Het tweede verschil zijn de uitgaven van Heiloo die in 2017 en 2018 op een relatief hoog niveau blijven hangen. Dat wil zeggen, de uitgaven dalen wel, maar veel minder sterk dan in de andere drie gemeenten. Als oorzaak hiervan wordt gewezen op de inhuur op projecten op het terrein van Ruimtelijke ordening. Deze projecten worden in de organisatie ‘incidenteel’ genoemd, maar uit de cijfers van 2019 zal moeten blijken of dat inderdaad zo is. Het derde punt zit niet bij de gemeenten, maar bij de Werkorganisatie. Het betreft uitgaven die zijn gedaan op de inhuur van externen ten behoeve van de inrichting van de gezamenlijke ICT-infrastructuur (het ‘Vijfde huis’). De inhuur op ICT wordt niet als aparte categorie geregistreerd, maar geboekt op Bestuur en overhead. Dit zou een incidentele uitgave betreffen. Zolang dat het geval is, is administratie op een aparte categorie niet voor de hand liggend.

Maar ICT-infrastructuur brengt doorgaans ook structurele onderhoudslasten met zich mee. Het verdient daarom aanbeveling om te kijken of er toch niet sprake is van structurele uitgaven op de inhuur van externen ten behoeve van ICT en in dat geval de kosten apart inzichtelijk te maken. Verschillen in de inhuur van externen tussen de gemeenten zijn voor een deel terug te voeren naar beleidsmatige keuzen die de couleur locale bepalen, zie bijvoorbeeld de verschillen in uitgaven aan sport, sociaal beleid en zorg, participatie en inkomen. De laatst genoemde verschillen hebben te maken met de wisselende vraag naar specifieke zorg, in het bijzonder de jeugdzorg. In het algemeen geldt voor de couleur locale dat de verschillen, voor zover we dat in het kader van dit onderzoek hebben kunnen constateren, niet terug te leiden zijn naar lokale beleidskeuzen met betrekking tot inhuur externen (zie ook hoofdstuk 3). Naast de verschillen tussen de gemeenten zijn er overeenkomsten. Uit de gegevens komen twee overeenkomsten naar voren. De eerste is dat in 2016 bij alle vier gemeenten de uitgaven op de inhuur van externen stijgen. De verklaring hiervoor is de afgekondigde vacaturestop in de aanloop naar de vorming van de Werkorganisatie BUCH. De openstaande vacatures zijn gepareerd met de inhuur van externen.

46

De tweede overeenkomst is dat in 2017 en 2018 er sprake is van een daling van de uitgaven op de inhuur van externen bij de gemeenten (met de bovengenoemde uitzonderingen). Dat is logisch, want de uitvoeringstaken zijn dan immers overgeheveld naar de Werkorganisatie BUCH. Ten slotte is er een ontwikkeling te signaleren. Na een daling van de totale uitgaven (gemeenten én Werkorganisatie) voor de inhuur van externen in 2017, is er in 2018 sprake van een flinke stijging. De uitgaven bereiken dan het hoogste niveau sinds 2015. Die stijging komt vooral op het conto van de Werkorganisatie en in mindere mate van Bergen. Het doet zich vooral voor op de post Bestuur en overhead. Hierboven hebben we de oorzaken beschreven en aangegeven of we er al dan niet zeker kunnen zijn of de stijging wordt veroorzaakt door uitgaven van incidentele aard. Maar ook vele ‘incidenten’ tellen op, zeker in 2018. Of dat een structurele ontwikkeling is, zal moeten blijken in de jaren daarna.

47

7

Verantwoordingsinformatie

Is de verantwoording hierover aan de gemeenteraden toereikend? Achtereenvolgens behandelen we de P&C-cyclus en de mogelijkheden voor de gemeenteraden om kaders te stellen en de uitvoering te controleren.

7.1 P&C-cyclus Bij de samenwerking tussen de gemeenten op bedrijfsvoering is gekozen voor een gemeenschappelijke regeling (GR). Dat betekent een meer zakelijk model waarbij de werkorganisatie enigszins op afstand wordt geplaatst van de deelnemende besturen, inclusief de gemeenteraden. Dat betekent ook dat de kaderstellende en controlerende rol van de raad voor een groot deel niet meer gaat over grip op een ambtenarenapparaat dat direct onder handbereik is binnen de eigen gemeente. De kaderstellende en controlerende rol van de raden is momenteel opgehangen aan de P&C-cyclus. Op de stukken in de P&Ccyclus kunnen de in de GR samenwerkende raden zienswijzen formuleren en geïnformeerd worden over de financiële en beleidsmatige resultaten. Willen gemeenteraden vaker en meer informatie ten behoeve van kaderstelling en controle, dan wordt dat over het algemeen vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling.40 Uiteraard kan de raad het ‘eigen college’ om nadere informatie vragen. Dat is evenwel een incidentele handeling, voor één raad, en geen geïnstitutionaliseerde werkwijze. In 2016 heeft de werkgroep P&C, op initiatief van de griffiers, een advies 'Harmonisatie P&C cycli BUCH gemeenten & inrichting P&C werkorganisatie BUCH' uitgebracht aan de werkgroep Financiële aspecten in BUCH-verband. Het voorstel was om tot een efficiënte inrichting van de verschillende P&C-cycli te komen.

Zo kenden de gemeenten een aparte P&C cyclus en verschillende termen voor de diverse voortgangsrapportages op beleid en financiën. Het schema van de rapportages in een geharmoniseerd P&C cyclus zou er volgens het advies als volgt uit komen te zien.

40

In 2019 is een nieuw voorstel Wet gemeenschappelijke regelingen voor internetconsultatie voorgelegd. Doel van het wetsvoorstel is onder andere de bevoegdheden van gemeenteraden te vergroten om de kaderstellende en controlerende taken van de deelnemende gemeenteraden bij gemeenschappelijke regelingen uit te oefenen.

48

Voorstel geharmoniseerde P&C-cyclus BUCH-gemeenten

Bron: Harmonisatie P&C cycli BUCH gemeenten, 2016.

Ondanks de harmonisatieslag zijn er nog wel verschillen in de rapportages aan de gemeenten, zo geven respondenten aan. Dat blijkt ook uit de rapportages waarbij de Werkorganisatie BUCH aangeeft dat men 5 organisaties bedient met verschillende P&C-cycli. In de jaarrapportages over de verschillende gemeenten zouden alleen de loonkosten opgenomen zijn van het bestuur, de griffie en de gemeentesecretaris.41 In de P&C-stukken van de Werkorganisatie BUCH zouden de loonkosten aan bod komen met betrekking tot de uitvoering van de uitvoeringstaken van alle gemeenten. De werkorganisatie rapporteert aan het BUCH-bestuur. In het BUCH-bestuur zijn vertegenwoordigers van de colleges aanwezig die de rest van het college informeren. De colleges informeren op hun beurt de raad. Formele momenten zijn in de P&C-cyclus opgenomen, de informele momenten verschillen per gemeente. Zo praat in ieder geval in éen gemeente de gemeentesecretaris de raad geregeld bij over lopende zaken. De behoefte van raden aan informatie in het algemeen en over inhuur externen in het bijzonder verschillen, volgens respondenten. Zo werd in een van de gemeenten in 2016 de gemeenteraad maandelijks geïnformeerd over inhuur van externen, omdat dat een politiek aandachtspunt werd. Daarna verschoof het onderwerp naar de achtergrond, mede door de BUCH-vorming.

Een respondent meldt dat in een andere raad de som aan externe inhuur niet een groot issue is. Soms wordt in die raad borging van de kennis van externen als aandachtspunt genoemd.

41

1e Firap 2018/Kadernota 2019, p. 5.

49

Bezien we welke gegevens over externe inhuur in de jaarstukken worden gerapporteerd, dan zien we in onderstaande tabel gaten in de rapportages. Zie onderstaande tabel 7.1. Tabel 7.1. Inhuur gerapporteerd in jaarrekeningen, som en % loonsom, 2015-2018. Inhuur 2015 2016 2017 42 2018 Som % Som % Som % Som 43 Bergen 35.000 4,3% Castricum 1.196.543 44 1.922.000 45 5,0% Heiloo 8,3% Uitgeest 25,3% BUCH 11.696.000

%

26%

Bron: Jaarrekeningen en IV3.

In de periode 2015-2016 wordt incidenteel melding gemaakt van extra inhuur of lagere kosten op inhuur in de gemeentelijke stukken. Lagere kosten betekent dat van tevoren geraamd is hoeveel inhuur of vacatureruimte begroot is. Zoals bij Bergen over 2015 wordt gerapporteerd over lagere kosten inhuur van een extra strandwacht en beleidscapaciteit 3D's. En over 2016 lagere kosten inhuur op onderwijshuisvesting en sociaal domein. Over 2017 wordt gerapporteerd over inhuur dat middelen voor formatie voor inhuur naar de werkorganisatie overgeheveld moesten worden omdat deze onterecht bij Bergen waren achtergebleven. De gemeente Heiloo meldt in de jaarstukken van 2015 en 2016 inhuur voor opvang van ziekte en vacatures, zonder het totale bedrag aan inhuur te specificeren. Wel wordt melding gemaakt van een bedrag voor inhuur vervangend personeel van de griffie in 2015 en op bouw- en woningtoezicht in 2016. Over 2017 wordt gerapporteerd dat is ingehuurd op accommodatievraagstukken en digitalisering bouwdossiers, respectievelijk lager dan begroot en niet benut. In 2018 is extra inhuur nodig geweest op huishoudelijk afval, onderwijs, archeologisch advies en planeconomische ondersteuning. Over 2016 wordt door Uitgeest gerapporteerd dat op ruimtelijke ordening en voor de ontvlechting van samenwerkingsverbanden meer is ingehuurd dan begroot.

Ook op ICT is boven het beschikbare vacaturebudget ingehuurd. Verder is ingehuurd op het secretariaat, het sociaal domein en inzet in de aanloop op de vorming van de Werkorganisatie BUCH. Over 2017 rapporteert Uitgeest dat op de onderwerpen ruimtelijke ontwikkeling, inzameling afval en specialistische kennis overhead, minder aan externe inhuur is uitgegeven dan eerder begroot. Uitgeest rapporteert over 2018 over hogere inhuur op sportaccommodaties, minder inhuur op gladheidsbestrijding, Castricum meldt in 2015 en 2016 de totale kosten voor inhuur derden. Geen percentage van de loonsom en incidenteel waar de inhuur van derden aan is besteed. In de jaarrapportages 2017 en 2018 staan de indicatoren over loonsom en inhuur wel in de tabel met beleidsindicatoren opgenomen, voor alle BUCH-gemeenten. Deze zijn echter niet gevuld, wat ook voor de rapportages van de andere gemeenten geldt. Zoals te zien is in tabel 7.1 heeft Castricum in de begroting voor 2018 wel de percentages inhuur op de loonsom van alle vier de gemeenten over 2017 gepubliceerd.

42

43 44 45

In de begroting van Castricum 2018 zijn de percentages inhuur van alle in BUCH deelnemende gemeenten over 2017 weergegeven. Deze informatie komt uit IV3. Incl. €33.701 advieskosten derden. Incl. €30.000 advieskosten derden.

50

Een aantal respondenten geeft aan dat het voor gemeenteraden van belang is dat men binnen het afgesproken budget blijft. Over het Verbeterplan zijn daarom stevige discussies gevoerd in de raden. Het Verbeterplan betekende redelijk snel na de fusie extra investeringen voor de deelnemende gemeenten, en dat paste niet in de boodschap vooraf: de kosten zouden naar beneden gaan bij een minimaal gelijkblijvende kwaliteit van de dienstverlening. Dat bleek wat betreft de kosten niet te lukken (zie hoofdstuk 5). Respondenten geven aan dat de raden de informatiemomenten in de P&C-cyclus van de BUCH voldoende vinden. We zien evenwel dat in tabel 7.1 niet over alle inhuur wordt gerapporteerd en dat opgegeven bedragen afwijken van de gereconstrueerde gegevens uit de crediteurenadministratie zoals in tabel 4.1 in §4.1 zijn weergegeven. Opvallende uitzondering is de genoemde opgave van percentages inhuur in de begroting voor 2018 van Castricum. De andere gemeenten rapporteerden dat niet. De Werkorganisatie BUCH rapporteert over 2018 de som uitgegeven aan inhuur van externen en het percentage van de totale loonsom. Daarmee voldoet de werkorganisatie aan de vereisten die de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) stelt. Het gerapporteerde gegeven over de inhuur van de BUCH in 2018 wijkt licht af van het gereconstrueerde gegeven in dezelfde tabel. Het percentage inhuur van de loonsom is 26%.

Dat is later bijgesteld naar 21%, zoals op basis van een nieuwe berekening onder andere is gerapporteerd aan de ondernemingsraad. Een verplichting, die gemeenten met meer dan 20.000 inwoners en gemeenschappelijke regelingen is opgelegd, is informatie aan te leveren aan het CBS over onder andere bedrijfsvoering. Dat betreft data die door het CBS onbewerkt in Informatie voor derden (IV3) wordt gepubliceerd. Categorieën waarover gerapporteerd dient te worden zijn onder andere '1.1 Loonbetalingen en sociale premies' en '3.0 Personeel van derden'. In Iv3 is over de jaren 2015-2018 slechts één enkel gegeven over inhuur externen van de BUCH-gemeenten en -werkorganisatie te vinden (zie tabel 7.1). Het is weliswaar een verplichting om gegevens aan het CBS aan te leveren, maar die wordt niet gehandhaafd. Binnen de werkorganisatie wordt regelmatig door de directie met de ondernemingsraad (OR) overlegd, over personeelszaken. Het onderwerp externe inhuur is meerdere malen op de agenda van de OR geweest. De OR is van mening dat zij door de directie goed en adequaat op de hoogte worden gehouden van de ontwikkelingen op personeelsgebied. Het streven van de OR, in het belang van het zittende personeel, is zo min mogelijk inhuur en regulier werk door vast personeel. De OR ervaart dat de directie dat streven onderschrijft.

7.2 Kaderstelling Gemeenteraden hebben een kaderstellende en controlerende taak. In het algemeen hebben gemeenteraden en colleges vaak een discussie tot hoever de taken van de raad reiken op het gebied van bedrijfsvoering. Zeker als het gaat om bovenlokale samenwerkingsverbanden, zoals de Werkorganisatie BUCH. Bedrijfsvoering wordt niet door alle respondenten gezien als een onderwerp voor de raad, zeker sinds de bedrijfsvoering op afstand is gezet door de BUCH-vorming. Zo lang binnen de financiële en beleidsmatige kaders gebleven wordt, is de invulling van de bedrijfsvoering een zaak van college en de uitvoeringsorganisatie, aldus enkele respondenten In die visie gaan de raden over doelen en taken van de dienstverlening. De organisatie zoekt de meest effectieve manier om die doelen en taken te realiseren. Zolang dat binnen de kaders blijft, zou er geen noodzaak zijn de raad over een eventuele hoge mate van inhuur te informeren, aldus enkele respondenten. Zoals dat evenzeer het geval is als de som van de inhuur binnen de vacatureruimte blijft,

51

aldus een respondent. Een specifiek percentage inhuur ten opzichte van de loonsom dat door de raden wordt meegegeven, zoals bijvoorbeeld de Roemer-norm van 13% voor de Rijksoverheid, beperkt in deze visie de bewegingsruimte van de werkorganisatie. Een dergelijke opdracht zou inefficiëntie met zich meebrengen om de afgesproken doelen en taken te realiseren. De andere visie is dat de raad wel gerichte kaders mag meegeven aan de uitvoerende organisatie. Zo heeft het ministerie van BZK in 2007, bij een nadere uitleg van bedrijfsvoering voor raadsleden, opgemerkt dat de door de raden gegeven kaders realistisch moeten zijn en ruimte moeten bieden voor de colleges en de gemeenschappelijke regelingen om het beleid te kunnen realiseren. Dat neemt volgens BZK niet weg dat raden kaders kunnen stellen, zoals "de inhuur van derden moet met minimaal 20% worden teruggebracht ten opzichte van vorig jaar".46 Raden kunnen bij de kadernota en de begroting van de werkorganisatie zienswijzen indienen om kaders ten aanzien van personeel en inhuur kenbaar te maken. Respondenten geven aan dat raden weinig tot geen kaders meegeven aan de werkorganisatie op het gebied van inhuur van derden. In de bestudeerde stukken zijn die ook niet terug te vinden. Bij afwijking van de financiële kaders, zoals met het Verbeterplan, is inhuur van externen aan de orde gesteld.

Op dat moment hebben de raden gesproken over dat onderwerp, maar geen duidelijke kaders meegegeven aan de werkorganisatie.

7.3 Resumé De P&C-cyclus is geharmoniseerd voor de gemeenten en de Werkorganisatie BUCH, hoewel er nog kleine verschillen zijn tussen de gemeenten. De P&C-cyclus is zo ingericht dat de gemeenteraden de mogelijkheid hebben om hun kaderstellende en controlerende rol uit te kunnen voeren. Gestructureerde informatie om die rol uit te voeren op het onderwerp inhuur van externen mist in de stukken van de P&C-cyclus. In de jaarverslagen van de individuele gemeenten en de Werkorganisatie BUCH over de periode 2015-2018 wordt nauwelijks gerapporteerd over de omvang en ontwikkeling van de inhuur van externen. In de stukken van de P&C-cyclus worden de gemeenteraden op onderdelen van de dienstverlening geïnformeerd waarop externe inhuur heeft plaatsgevonden. En incidenteel worden de gemeenteraden hierover informeel geïnformeerd. Door middel van de projecten, zoals het Verbeterplan, krijgen de gemeenteraden wel informatie over de inhuur. In ieder geval op het punt van de jaarverslagen voldoet de verantwoordingsinformatie van de gemeenten en de Werkorganisatie BUCH niet volledig aan de eisen van de BBV. Ook aan de verplichting om aan het CBS ten behoeve van Informatie voor derden (Iv3) aan te leveren voldoen de gemeenten en de Werkorganisatie BUCH niet volledig.

46

Zie Handreiking bedrijfsvoering voor raadsleden, BZK, K2007.

52

Bijlage 1. Bestudeerde documenten BUCH - Bedrijfsplan BUCH, 2016 + bijlagen - Jaarrekeningen BUCH 2017-2018 - Begrotingswijzigingen, tussenrapportages Werkorganisatie BUCH 2017-2018 + bijlagen - Tussen- en voortgangsrapportages de BUCH 2017-2018 - Accountantsrapport bevindingen 2018 Werkorganisatie BUCH - Mutatieformulier formatie en bezetting - Procesbeschrijving formatie en bezettingsbeheer - Beschrijving tijdelijk besluitvormingsproces (concept) - Notitie Resultaat Project Formatie in Control - Verbeterplan 'Samen naar beter'', februari 2018 - VIC-controlerapporten crediteuren BUCH, inhuur en inkoop, inkoop en aanbestedingen, personeelsmutaties, betalingen Bergen -

Jaarrekeningen 2015-2018 Controleverklaring Jaarstukken 2016 Firap 2018, december 2018 Programmabegrotingen 2014-2020 Begrotingswijziging op programmabegroting 2017-2018, november 2017

Uitgeest -

Jaarverslagen en jaarrekeningen 2015-2018 Accountantsrapport en controleverklaring 2015-2016 Programmabegroting 2018

Castricum -

1e Firap 2018/Kadernota 2019, juni 2018 2e Firap december 2018 Begroting 2018, Meerjarenbegroting 2019-2021 Jaarrekeningen 2015-2018, 2018 incl. controleverklaring

Heiloo -

Jaarrekening 2015-2018, incl. controleverklaring Accountantsrapport 2016 en 2018 Firap 2018, 2e 2018 + raadsbesluit Programmabegroting Heiloo 2018 Raadsvoorstel jaarstukken 2015-2017

53

Bijlage 2. Functies van respondenten -

Programma- en domeinmanager Inwoners en Ondernemers Griffiers Castricum en Heiloo Voorzitter ondernemingsraad Concernmanager bedrijfsvoering BUCH Domeinmanager Samenleven Teammanager Samenleven Businesscontroller Samenleven Gemeentesecretaris Bergen Gemeentesecretaris Castricum Gemeentesecretaris Heiloo Burgemeester Heiloo, voorzitter BUCH-bestuur Teammanager Backoffice Samenleven Groepsgesprek 6 HR-adviseurs Concerncontroller

54

Bijlage3. Procedure externe inhuur

55

Bijlage 4. Inkoopnota, diensten en leveringen meer dan €5.000

56

57

58

Bijlage 5. Mutatieformulier bezetting en formatie

59

Bijlage 6. Onderverdeling crediteurenlijsten en de bedragen Uitgebreid overzicht externe inhuur BUCH, naar totale som en aantal facturen per domein en subdomeinen, 20172018

Som van externe inhuur Buch, 2017-2018, + aantal facturen, per afdeling en subcategorie. Kolomlabels 2017 Rijlabels 1 Bestuur & overhead 101 Bestuursonderst. College van B&W College van B&W 102 Publiekszaken 103 Beheer overige geb.en gronden Verstelbare bureaus buitenlocaties 104 Overhead Overhead bedrijfsvoering Overhead Beheer Openbare ruimte Overhead Bestuursstaf Overhead Civiele Werken en Verkeer Overhead Directie Overhead Inwoners en Ondernemers Overhead ruimtelijke Ontwikkeling Overhead Samenleven Overhead: Facilitair Overhead: ICT Overhead: transitiekosten BUCH 105 Geldleningen 107 Algemene uitkering gemeentefonds 108 Leges APV Leges basisregistratie personen Leges Burgerlijke stand Leges Reisdocumenten Leges Rijbewijzen 109 Vennootschapsbelasting (vpb) 112 Handhaving

2018

Aantal Aantal Som fact. facturen Som fact. facturen 3.383.490 2.433 6.373.498 4.018 4 2 2 382.963 7 420.500 1 382.963 7 420.500 1 25.363 5 89.100 1 25.363 3 89.100 1 2 2.758.100 2.389 5.286.098 3.997 49.540 122 5.278.400 71 768.800 337 32 718 -2.759 49 2.795 326 114.219 50 -33 200 -2.596 78 21 47 127.477 11 168.712 355 1 1.168 7.769 418 1.977 394 297 608 -37 678 20.546 167 3.126 21 1.272.208 168 -184 374 233.887 26 7.800 1 7.800 1 7.800 1 7.800 1 346.600 5 71.400 1 68.800 1 68.800 1 68.800 1 68.800 1 25.200 1 25.200 1 10.235 31 118.400 3 -0 30 118.400 3

60

Openbare orde en veiligheid 162 Uitgaven belasting. eigend en gebr. Bedrijven OZB 164 Uitgaven overige belastingen 2 Verkeer 21 Gladheidsbestrijding Openbaar vervoer Verkeersmaatregelen Wegen straten en pleinen 22 Parkeerbeleid 3 Economische Zaken 31 Economische zaken 33 Markten 4 Onderwijs 41 Onderwijshuisvesting Openbaar basisonderwijs 42 Onderwijsbeleid en leerlingzaken 5 Sport 51 Sportbeleid en activering 52 Sportaccommodaties 53 Cultuurpres.cultuurprod.cultuurpartic. Evenementen en volksfeesten 55 Cultureel erfgoed 57 Openbaar groen en openluchtrecr. BOR Openbaar groen en openluchtrecr. WB 6 Zorg, Participatie en Inkomen 62 Eerstelijnsloket wmo en jeugd 63 Bijstand aan zelfstandigen Wet Werk Bijst. ink.deel jonger 65 jr 64

10.235

1

206.830 206.830 26.433 26.433

1 1 1 1

26.433

1

65.678 65.678

4 4

6.875 6.875

1 1

58.804 36.487 22.317 2.437.188 888.571 888.571 174.221

3 2 1 44 4 4 4

174.221 165.743

4 6

14.400

1

14.400

1

57.600 57.600 196.300 192.200 5.600

3 3 7 6 4 1

186.600 4.100 4.100 103.400 56.000 56.000 47.400 47.400 120.300 105.800 102.000 3.800 14.500 14.500 515.900 515.900 46.500 46.500 15.200 15.200 200.700 51.200 149.500 72.000 72.000 181.500 181.500

1 1 1 2 1 1 1 1 3 2 1 1 1 1 6 6 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1

2.623.600 1.433.100 1.433.100 276.300 276.300

11 1 1 1 1

173.000

1

61

Participatiebudget re-integratie 65 Sociale werkvoorziening 66 Huishoudelijke hulp maatw. voorz. Instellingen voor gehandicapten Maatschappelijk werk Maatw.voorz. in nat. imm Wmobegel. WMO woonb. Samen leven 681 Jeugd en opvoedhulp Veiligh.,jeugdrecl.,opvang Jeugd 682 PGB Jeugd 7 Civiele Werken 72 Afwatering en waterkering Riolering 73 Huishoudelijk afval 74 Milieubeheer 75 Begraafplaatsen 8 Ruimtelijke Ordening 81 Bestemmingsplannen Invoering omgevingswet Ruimtelijke ordening 82 Bouwgrondexploitatie 83 Omgevingsvergunningen Uitg. woningen uitvoering Wet WOZ Woningbouw Algemeen Woningexploitatie Eindtotaal

165.743 194.004 194.004 685.208

6 4 4 16

173.000 137.100 137.100 403.300 -

1 1 1 5 2

1.744 189.694

4 4

4.800

1

174.699

4

116.200

1

319.070 161.432 161.432 168.008 168.008 258.856

4 6 2 4 4 4 133

282.300 31.700

1 1

258.856 258.856

133 133

1.410.579 834.830

76 30

834.830 47.834 47.834 527.916 -0

30 3 3 43 32

31.700 169.100 169.100 553.819 57.200 3.700 53.500 423.619 423.619 44.200 44.200 28.800 28.800 1.222.500 112.900 18.800 5.400 88.700 107.500 107.500 1.002.100 644.800 72.000

1 1 1 350 2 1 1 346 346 1 1 1 1 20 10 1 2 7 1 1 9 1 7

527.916

11

7.582.224

2.691

285.300 11.709.316

1 4.417

62

Bijlage 7. Checklist dossieronderzoek Checklist Inhuur derden – BUCH-gemeenten en werkorganisatie, Nr: ………………………………………….. Wat

Check

Opmerkingen

• Algemeen: organisatie (gemeente/BUCH) • Afdeling/cluster/sector • Periode • Opdrachtnemer • Probleemstelling geformuleerd? • Doelstelling geformuleerd? • Opdracht geformuleerd? • Noodzaak aangetoond: o Alternatieven onderzocht, binnen/buiten de afdeling * o In kaart gebracht indien gebruik gemaakt wordt van de alternatieven: ▪ (On)Toereikendheid (bijv. capaciteit, expertise) ▪ Gevolgen ▪ Risico's in kaart gebracht van alternatieven o Gevolgen/risico's in kaart gebracht als niet gebruik wordt gemaakt van inhuur derden • Bij inhuur derden onderzocht of mogelijkheden waren tot invulling via: o Stage o Inlenen bij collega-gemeenten o Detachering via collega-gemeenten o Via netwerk van afdeling of HR o … • Afstemming met HR geweest? • Afstemming met control geweest? • Welke functionaris heeft toestemming verleend? • Aard (advies, onderzoek, personeel, interim management) • Geboekt op (ingeleend personeel, vacatures, stage, ziekte, piek of projecten) • Geboekt op Verbeterplan? • Duur en omvang (fte) • Budget (€) totaal • Uurtarief (€) • VOG nodig en aanwezig? • Aanbestedingsprocedure gevolgd? (bestek met selectieeisen, gunningscriteria geformuleerd, aantal offertes opgevraagd?) • Volledig contract gesloten? • Niveau van de ingehuurde expertise (junior/medior/senior) • Tussentijdse contact- en evaluatiemomenten? • Evaluatie (meerwaarde aangetoond, controle eindproduct,

prijs/kwaliteitverhouding, overschrijding budget, doelstelling gehaald?) • Borging van kennis? *

(tijdelijke herverdeling van taken, wijzigingen in taakstelling/ efficiëntieverbetering/aanpassing van prioritering, overcapaciteit, herplaatsingskandidaten, re-integratiekandidaten, tijdelijke urenuitbreiding, nieuwe uitdaging voor medewerkers, …)?

63