Document · PDF

Bijlage Programmaplan Samen Sterk incl bijlagen.pdf

Informatie en Presentatie bijeenkomsten 29 september 2021, gemeente Bergen (NH)Bij agendapunt: 1.: Agenda BUCH raadsinformatieavond38.565 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 5

PROGRAMMAPLAN De BUCH Samen Sterk Inhoud 1. Inleiding

2. Ambitie, doelen en strategie

3. Programmaonderdelen 3.1 Onderdelen 3.2 Samenhang en afbakening

4. Organisatie en besturing 4.1 Programmaorganisatie 4.2 Monitoring van de voortgang 4.3 Risicomanagement

5. Communicatie

6. Financiën

Bijlagen 1. Programmaonderdelen 2. Doelen Inspanningen Netwerk 3. Planning op hoofdlijnen 4. Rapport Evaluatie BUCH-samenwerking, inclusief Benchmark formatie en kosten 5. Bestuursopdracht aanbevelingen Evaluatie Samenwerking

Versie: Datum: Opgesteld door: Contactpersoon:

1 (definitief concept) 24 augustus 2021 Kernteam Annemieke Slokker

1. Inleiding Evaluatie van de BUCH-samenwerking In het bedrijfsplan van de BUCH “Samen, maar toch apart” uit 2015 is opgenomen dat na vier jaar de BUCH wordt geëvalueerd. Deze evaluatie is door de colleges aangewezen als een artikel 213a onderzoek. De evaluatie is uitgevoerd door bureau Berenschot en heeft in augustus 2020 geresulteerd in het onderzoeksrapport “BUCH-gemeenten samen in zee” en de Benchmark formatie en kosten (hierna: evaluatierapport). In het evaluatierapport worden conclusies getrokken over de doelstellingen van de BUCH-samenwerking en worden zeven aanbevelingen gedaan gericht op de voortgang van de samenwerking. In de Benchmark zijn de kosten en formatie per taak van de BUCH afgezet tegen andere, vergelijkbare gemeenten. Bestuursopdracht aanbevelingen Evaluatie Samenwerking “We hebben elkaar nodig, we versterken elkaar” Na het evaluatierapport is gekeken op welke wijze de aanbevelingen uit dit rapport op een goede manier kunnen worden geïmplementeerd. Na gesprekken en gezamenlijke sessies tussen de vier colleges en met de commissie en raden, hebben de colleges in mei 2021 aangegeven te willen doorpakken. Aan de hand van de door de vier colleges gegeven input, hebben de gemeentesecretarissen en de algemeen directeur een bestuursopdracht uitgewerkt.

Hierin zijn verschillende thema’s verwerkt, met daarbij een tijdlijn, die tevens kleur geeft aan de aanbevelingen uit het evaluatierapport. Daarmee zijn een aantal concrete acties gekoppeld aan de aanbevelingen. Daarbij hebben de aanbevelingen niet volledig of met een andere invulling een plek gekregen in deze bestuursopdracht (zie bijlage 1). Voor het programma “De BUCH samen sterk” wordt het evaluatierapport in samenhang gezien met de benchmark en de bestuursopdracht.

Eén programma met zes onderdelen en verdeeld over vier fasen Om de resultaten in de bestuursopdracht op een goede wijze te bereiken hebben wij het programma “De BUCH samen sterk” met zes onderdelen, die in samenhang met elkaar worden opgepakt:  Vorm derde G van gezamenlijkheid  Inhoudelijke stip op de horizon  Richt je op organisatieontwikkeling  Bewaak een goede rolinvulling  Communicatiestrategie  Winst bij het optimaliseren van de ICT Met de bestuursopdracht hebben de colleges een transitieperiode voor ogen van vier jaar, gerekend vanaf juni 2021. We bundelen de inspanningen in vier fasen. Juli 2021 – eind sept 2021

Oktober 2021 – eind 2023

Eind 2023

Uitvoering korte termijn projecten

Gelet op de breedte van de bestuursopdracht wordt via een programmatische aanpak aan de bestuursopdracht uitvoering gegeven. Een programma is een tijdelijke, doelgerichte aanpak van een veranderopgave, waarvoor in samenhang allerlei inspanningen worden gerealiseerd.

De eerste fase is gericht op het vormgeven van het programma, waarbij duidelijkheid wordt gecreëerd over de opdracht en de doelen concreter gemaakt worden. Onderdeel van deze fase is:  het ontwikkelen van de programmavisie: onderzoeken van de historie, context en aanleiding;  het formuleren van een betekenisvolle ambitie;  identificeren en afbakenen van doelen;  uitwerken van een geloofwaardige en haalbare strategie;  definiëren van de inspanningen, resultaten, middelen en condities. Normaliter is het programmaplan het resultaat van de eerste fase. Het is gezien de omvang en complexiteit realistisch dat daar enkele maanden voor wordt uitgetrokken. Voorliggend programmaplan is echter in een zeer kort tijdsbestek en deels tijdens het zomerreces opgesteld. Hiermee is een eerste ordening aangebracht in het programma, dat als leidraad dient voor het nader inhoudelijk uitwerken van elk programmaonderdelen. Per onderdeel wordt in een plan van aanpak de inspanningen, resultaten, middelen en condities nader geconcretiseerd. Vanuit die inhoudelijke uitwerking kan de strategie verder bepaald worden en voorliggend programmaplan aangevuld. Dit programmaplan dient dan ook als groeidocument gezien te worden.

In de bestuursopdracht zijn een aantal thema’s opgenomen waarvan de resultaten op korte termijn gerealiseerd moeten worden, namelijk de communicatiestrategie, de rolinvulling en optimalisatie van ICT. Voor deze deelprojecten wordt de uitvoering al gestart voordat de eerste fase is afgerond. In de tweede fase ligt de focus op het realiseren van het programma, waar bij het uitvoeren van de inspanningen de baten en doelen van het programma nagestreefd worden. De inspanningen worden opgedeeld in deelprojecten met elk een eigen tempo en dynamiek. Resultaten van deelprojecten worden tussentijds overgedragen aan de organisatie. Op het moment dat het programma beëindigd kan worden start de afbouwfase. In deze fase vindt resterende overdracht, evaluatie en decharge plaats. De ambtelijk opdrachtgever beslist en bepaalt dat het programma wordt afgesloten.

2. Ambitie, doelen en strategie Het is een complex meerjarig programma waarbij vele stakeholders, zowel intern als extern, betrokken zijn. Dit vraagt om een grote mate van doorzettingsvermogen en vasthoudendheid ten aanzien van de ingeslagen koers. Hiervoor zijn een gedeelde ambitie en doelen een belangrijke voorwaarde. Met het programma wordt de ambitie nagestreefd, en de daarvan afgeleide doelen die helpen om die ambitie verder te laden. Ambitie Een BUCH werkorganisatie die optimaal bijdraagt aan een fijne woon-, werk- en leefomgeving voor de inwoners, ondernemers en bezoekers van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Dit doen we door te leren van vier jaar BUCH en de aanbevelingen van de evaluatie uit te voeren. Doelen  Het verbeteren van onze dienstverlening aan inwoners en ondernemers én van de werkorganisatie aan de vier colleges en raden.  Meer voordeel voor inwoners en ondernemers uit de samenwerking.  Het verbeteren van de samenwerking vanuit een heldere en eenduidige inhoudelijke stip op de horizon.  Het vergroten van het bestuurlijke comfort bij zowel colleges als raden.  Het verbeteren van de communicatie over de publieke meerwaarde van de samenwerking.  Betere toerusting van de werkorganisatie voor de opgaven van nu en in de toekomst. (Verander)strategie De uiteindelijke strategie vormt het overallplan hoe de veranderingen worden gerealiseerd.

Daarbij is het belangrijk systematisch (geordend, volgens een logisch patroon) en methodisch (een vaste manier waarover je hebt nagedacht) aan de organisatieverandering te werken. Deze strategie gaat nog vorm krijgen op basis van de nadere inhoudelijke uitwerking.

3. Programmaonderdelen 3.1 Onderdelen Vanuit het programma worden inspanningen gestart die bijdragen aan het realiseren van de ambitie. Deze inspanningen clusteren we in zes onderdelen:  Vorm derde G van gezamenlijkheid  Inhoudelijke stip op de horizon  Richt je op organisatieontwikkeling  Bewaak een goede rolinvulling  Communicatiestrategie  Winst bij het optimaliseren van de ICT Daarnaast zijn er een aantal programmabrede inspanningen die gericht zijn op de organisatie en besturing van het programma en communicatie. In bijlage 1 is per onderdeel de aanbevelingen uit het evaluatierapport én de toelichting en concrete resultaten uit de bestuursopdracht opgenomen. Het doelen inspanningen netwerk in bijlage 2 geeft in één oogopslag de samenhang tussen ambitie, doelen en inspanningen weer.

3.2 Samenhang en afbakening Het programma kent een sterke verbondenheid en afhankelijkheid van andere ontwikkelingen en projecten in de werkorganisatie BUCH. Duidelijke afbakening en afstemming met andere programma’s en projecten is noodzakelijk. Daarbij is het tevens van belang dat de samenhang tussen inspanningen onderling geborgd is.

Samenhang Het programma bestaat uit inspanningen en projecten die in samenhang en gecoördineerd worden ontwikkeld. De BUCH Bouwt!, het huisvestingsvraagstuk, issues rond financiën en andere grote opgaven staan in verbinding met het programma. Een goede afstemming binnen het programma én met de betrokkenen van de genoemde programma’s en projecten is van belang. Waar mogelijk bundelen we de krachten en worden de raakvlakken benut. Om mogelijke synergie- en

efficiencyvoordelen optimaal te benutten, wordt aanbevolen nu keuzes te maken en lopende organisatiedoelen een plek te geven onder dit programma. Overwegingen van gemeenten Castricum en Heiloo bij de BUCH Begroting 2022 De BUCH begroting 2022-2025 is tijdens de bestuursvergadering van 22 juli jl. gewijzigd vastgesteld. Daarbij heeft het bestuur besloten om de ‘Overwegingen’ die door de gemeenten Castricum en Heiloo zijn aangeleverd verder uit te werken en mee te nemen in een voorstel begroting 2.0 te behandelen gelijk met de tweede FIRAP. Deels sluiten deze overwegingen goed aan bij de inhoud op de bestuursopdracht. Logisch is dan ook om de uitwerking van die overwegingen vanuit het programma op te pakken. Het gaat daarbij om:  overweging 1: efficiency publiekszaken wegens verdergaande automatisering – onderdeel van “Richt je op organisatieontwikkeling”.  overweging 2: programmatisch en projectmatig werken in de gehele organisatie verder vormgeven – onderdeel van “Richt je op organisatieontwikkeling”.  overweging 3: benodigde facilitaire ondersteuning aanpassen aan de toekomstige huisvesting – onderdeel van “Richt je op organisatieontwikkeling”.  overweging 4: inzet van de functie communicatie – onderdeel van “Communicatiestrategie”;  overweging 6: strategisch personeelsmanagement – onderdeel van “Richt je op organisatieontwikkeling”.

 overweging 7: verdere implementatie van e-facturen als standaard – onderdeel van “Winst bij het optimaliseren van ICT”. De overwegingen 5 en 8 staan dermate buiten de inhoud van de bestuursopdracht, dat deze buiten de scope van het programma vallen (zie: “Afbakening”). Die behoeven daarom nadere bestuurlijke bespreking.

Afbakening De volgende onderdelen maken inhoudelijk wel onderdeel uit van de ontwikkeling van de werkorganisatie BUCH, maar vallen buiten de scope van het programma “De BUCH samen sterk”. Dit zijn:  het centrale huisvestingsvraagstuk;  taakstelling op de BUCH en bezuinigen;  overwegingen 5 (harmoniseren van afvalstoffentarieven) en 8 (evaluatie overdracht wagenpark) uit de ‘Overwegingen van gemeenten Castricum en Heiloo bij de BUCH Begroting 2022’.

4. Organisatie en besturing 4.1 Programmaorganisatie In de bestuursopdracht wordt het volgende meegegeven over de organisatie van het programma: “De vier colleges zijn gezamenlijk bestuurlijk opdrachtgever voor de bestuursopdracht. De colleges hebben de bestuursopdracht in handen gegeven van de Raad van Secretarissen, bestaande uit de Algemeen Directeur van de werkorganisatie en de gemeentesecretarissen van de vier gemeenten. De Raad van Secretarissen neemt daarmee de positie van ambtelijk opdrachtnemer in.”

Verder is het verduidelijken van de rol en verantwoordelijkheden van de ambtelijk opdrachtgevers (de gemeentesecretarissen) en de Raad van Secretarissen onderdeel van de bestuursopdracht. Door deze verschillende bewegingen is het voorstelbaar dat de programmaorganisatie gedurende de looptijd van het programma verandert. Voor nu is gekozen voor een programmaorganisatie waarbij de rol van de ambtelijk opdrachtgever wordt gedelegeerd aan één gemeentesecretaris. Het ambtelijk opdrachtgeverschap voor de deelprojecten wordt belegd bij duo’s van een gemeentesecretaris en domeinmanager. Daarmee wordt de verantwoordelijkheid voor het behalen van de doelen en resultaten verspreid. Dit vraagt wel om goede afstemming en het doen van concessies. De gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever heeft daarbij als voorzitter een beslissende stem indien knopen doorgehakt moeten worden. Op een later moment dient nog nader bepaald te worden welke rol de (interim) algemeen directeur hierbij vervult. De organisatie van het programma is op de volgende pagina schematisch weergegeven.

Daarnaast is het volgende uitgangspunt meegegeven. De gemeenten Bergen, Castricum, Uitgeest en Heiloo werken samen. Zo hebben de vier colleges gezamenlijk één bestuursopdracht geformuleerd aan de werkorganisatie BUCH. De vier colleges zullen bij de uitvoering van het programma ook nauw samenwerken. Onder meer door in gezamenlijke vergaderingen tot besluitvorming te komen. Hetzelfde geldt voor de vier gemeenteraden. De gemeenteraden worden gezamenlijk geïnformeerd en betrokken tijdens de BUCH brede raadsavonden. In het geval van besluitvorming zal ook aan de raden worden voorgesteld om dit gezamenlijk te doen. In de periode tussen de bestuursopdracht en start van het programma is de organisatie sterk in beweging. De functie van algemeen directeur is momenteel (medio 2021) niet ingevuld. Daaropvolgend is de Tafel van 10 gestart, waar de gemeentesecretarissen en het MT BUCH aan deelnemen.

Schematische weergave programmaorganisatie Raad Bergen

Raad Uitgeest

Raad Castricum

Rollen en verantwoordelijkheden in het programma Raad Heiloo

BUCH begeleidingsgroep

Gezamenlijke raden

College Bergen

College Uitgeest

College Castricum

College Heiloo BUCH bestuur

Gezamenlijke colleges

OR Programma sturing

Bestuurlijke opdrachtgevers Lars Voskuil (Bergen) Sebastiaan Nieuwland (Uitgeest) Toon Mans (Castricum) Mascha ten Bruggencate (Heiloo)

Stuurgroep

Gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever Ciska de Jong Stefan Lopez Noordeloos

Tafel van 10

Ambtelijk opdrachtgevers deelprojecten Duo gemeentesecretaris en domeinmanager per deelproject

Procesteam

Ambtelijk opdrachtnemer Nntb (programmamanger)

Programmateam Deelprojecten Visie op dienstverlening

Beleidsambities en DVO’s

Organisatie

Rolinvulling

Communicatie strategie

Optimalisatie ICT

Opdrachtgevers: Martijn Schroor Rob Santen

Opdrachtgevers: Ron Suanet Frank Post

Opdrachtgevers: Peter Schouten Stefan Lopez Noordeloos

Opdrachtgevers: Martijn Schroor Wim Mollink

Opdrachtgevers: Ciska de Jong Rob Santen

Opdrachtgevers: Ron Suanet Wim Mollink

Opdrachtnemer: Nntb (projectleider)

Bestuurlijk opdrachtgevers De burgemeesters van de vier gemeenten zijn de bestuurlijk opdrachtgevers en daarmee bestuurlijk verantwoordelijk voor het programma.  Bepalen in samenspraak met de ambtelijk opdrachtgever en de programmamanager de ambitie, de programmadoelen en de (project)resultaten.  Verzorgen de afstemming met hun eigen college en het informeren van de gemeenteraad.  Zijn betrokken bij het opstellen van college- en raadsvoorstellen.  Zetten zich ervoor in dat de benodigde budgetten beschikbaar komen.  Zijn woordvoerder van het programma. Gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever De gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever is op ambtelijk niveau verantwoordelijk voor het programma. De uitvoering van het programma is gedelegeerd aan de programmamanager.  Bepaalt in samenspraak met de bestuurlijk opdrachtgevers, de Tafel van 10 en de programmamanager de ambitie, de programmadoelen en de (project)resultaten.  Is verantwoordelijk voor heldere programmaopdrachten.  Heeft een directe rol in de totstandkoming van programmabudgetten en eventuele wijzigingen hierin.  Maakt afspraken over de inzet van middelen en mensen.  Vraagt de stuurgroep en/of het BUCH bestuur om actie indien risico’s en issues het programma in gevaar brengen.  Betrekt en informeert de lijnafdelingen en management bij het ontwerpen en doorvoeren van organisatorische veranderingen.

 Is technisch voorzitter van de stuurgroep.  Pleegt regelmatig overleg met de bestuurlijk opdrachtgevers, de Tafel van 10 en het procesteam.  Stuurt de programmamanager aan.

Ambtelijk opdrachtgevers deelprojecten De ambtelijk opdrachtgevers op projectniveau zijn als duo van gemeentesecretaris en domeinmanager gezamenlijk verantwoordelijk voor een deelproject binnen het programma. De uitvoering van de deelprojecten is gedelegeerd aan de projectleiders.  Bepaalt in samenspraak met de bestuurlijk opdrachtgevers, de gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever op programmaniveau, de programmamanager en de projectleider het projectresultaat.  Is verantwoordelijk voor heldere projectopdrachten.  Maakt afspraken over de inzet van middelen en mensen.  Vraagt de stuurgroep en/of de Tafel van 10 om actie indien risico’s en issues het project in gevaar brengen.  Pleegt regelmatig overleg met de bestuurlijk opdrachtgevers, gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever op programmaniveau en de programmamanager.  Stuurt de projectleider aan. Ambtelijk opdrachtnemer De programmamanager is de ambtelijk opdrachtnemer van het programma.  Is verantwoordelijk voor het opzetten van een gedragen programmastructuur, programmabesturing, voortgangsrapportagecyclus, uitvoeren van correctieve acties, kostenbeheersing en risicomanagement.  Pleegt regelmatig overleg met de ambtelijk opdrachtgever, het procesteam en het programmateam over o.a. resultaten, aanpak, doorlooptijd, middelen, rolverdeling, specifieke eisen en wensen.

 Volgt ontwikkelingen binnen en buiten de scope van het programma en signaleert indien dit leidt tot aanpassingen in het programma.  Is verantwoordelijk voor de samenstelling en het goed functioneren van het programmateam.  Is verantwoordelijk voor het verkrijgen van goedkeuring van de bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgever voor het programmaplan en de voortgangsrapportages.  Monitort het programma en schrijft de voortgangsrapportages.  Voert het programmaplan uit binnen de gestelde kaders.  Stuurt op het einddoel en bewaakt de samenhang tussen het programma en de deelprojecten.

Projectleider De projectleiders van de deelprojecten binnen het programma zijn de ambtelijk opdrachtnemers op projectniveau.  Is verantwoordelijk voor de realisatie van de projectresultaten.  Geeft leiding aan en draagt inhoudelijk bij aan het project, zodat het project binnen vooraf vastgestelde kaders (zoals tijd, kwaliteit, geld, etc.) wordt afgerond en dat het resultaat, na oplevering, op vooraf vastgestelde wijze bijdraagt aan de ambitie en doelen.  Zorgt ervoor dat voldoende en kwalitatief adequate mensen en middelen beschikbaar komen en plant, verdeelt en bewaakt de noodzakelijke activiteiten.  Stuurt op risico’s en issues, levert voortgangsrapportages aan bij het programmamanagement.  Pleegt regelmatig overleg met de programmamanager over o.a. resultaten, aanpak, doorlooptijd, middelen, rolverdeling, specifieke eisen en wensen.  Bepaalt in samenspraak met de bestuurlijk opdrachtgevers en ambtelijk opdrachtgever op projectniveau het projectresultaat.  Stelt een plan van aanpak op, zorgt voor het verkrijgen van draagvlak van belanghebbenden en voor goedkeuring.  Brengt de (tussen)resultaten ter bespreking in het programmateam, aansluitend richting ambtelijke en bestuurlijke opdrachtgever.  Is verantwoordelijk voor de samenstelling en het goed functioneren van de projectgroep.  Is verantwoordelijk voor het opstellen van de beslisdocumenten.

 Bewaakt het projectbudget. Programma-ondersteuning Programma-ondersteuning ondersteunt de programmamanager en de projectleiders bij de dagelijkse uitvoering van het programma. Programmaondersteuning is verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning, documentmanagement, opstellen formats, financieel kostenmanagement, planning en verantwoordingsmanagement. Naast algemene ondersteuning is er specifieke ondersteuning op het vlak van communicatie.

Gremia binnen de programmastructuur Naam overleg Stuurgroep

Actoren

Omschrijving

Frequentie



4 weken

   

De vier burgemeesters vanuit hun rol als bestuurlijk opdrachtgevers Gedelegeerd ambtelijk opdrachtgevers Programmamanager Projectondersteuner Op afroep: projectleiders

 



Tafel van 10

   

Procesteam

   

Gemeentesecretarissen Domeinmanagers Concerncontroller Op afroep: programmamanager

Gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever Programmamanager Diverse adviseurs Op afroep: projectleiders



 



Geven van sturing aan het gehele programma. Informeren over de voortgang. Strategische afstemming tussen de deelprojecten onderling en het totale programma zowel qua inhoud als de beheersaspecten. Maken van strategische keuzes. Voorbereiden van activiteiten t.a.v. strategische keuzes met colleges en raden. Verzorgen van bestuurlijke terugkoppeling naar de colleges en raden. Bespreken van voortgang t.o.v. de planning, issues en risico’s en financiële stand van zaken. Nemen van beslissingen en besturen van het programma en de deelprojecten. Voorbereiding stuurgroep. Bespreken van voortgang t.o.v. de planning, issues, risico’s en financiële stand van zaken. Strategische afstemming tussen de deelprojecten onderling en het totale programma zowel qua inhoud als de beheersaspecten.

Naam overleg Programmateam

Actoren

Omschrijving

Frequentie

  



2 weken

 

Programmamanager Projectleiders Communicatiemedewerker Projectondersteuner Op afroep concerncontroller en HRM adviseur.



Elke week

Projectgroep (per onderdeel)

  

Projectleider Projectmedewerkers Evt. projectondersteuner en communicatiemedewerker

 



 Elke week

Afstemmen op inhoud en tijdslijnen van de deelprojecten en bespreken van afhankelijkheden. Volgen en bespreken van ontwikkelingen binnen en buiten scope van het programma. Verbindende schakel vormen van het programma naar de medewerkers in de lijnorganisatie. Voorbereiding procesteam, Tafel van 10 en stuurgroep. Voorbereiden en uitvoeren van een deelproject. Bespreken van voortgang t.o.v. de planning, issues, risico’s en financiële stand van zaken. Volgen en bespreken van ontwikkelingen binnen en buiten scope van het project. Voorbereiden van programmateam, procesteam, Tafel van 10 en stuurgroep.

Verschilt per project

4.2 Monitoring van de voortgang

4.3 Risicomanagement

Over de voortgang van het programma wordt door de stuurgroep periodiek voortgangsverslag gedaan aan de vier colleges, die daarvoor in gezamenlijkheid maandelijks bijeen komen. De raden worden door de colleges periodiek (vier keer per jaar) over de voortgang geïnformeerd tijdens de gezamenlijke raadsinformatieavonden. Ook de medewerkers van de werkorganisatie worden periodiek over de voortgang geïnformeerd.

In het evaluatierapport benoemt bureau Berenschot het feit dat: “de ambtelijke fusie van de vier gemeenten gepaard ging met zeer optimistische verwachtingen. In het fusieproces werden de aandachtspunten vanaf het opstellen van de businesscase onderschat. De businesscase en het bedrijfsplan noemen wel risico’s (zoals mogelijke meerkosten, cultuur, bestuurlijke verhoudingen), maar deze werden niet ondervangen. De hoge verwachtingen speelden de organisatie nog voor de fusie parten.” De risico’s binnen dit programma willen we dan ook goed beheersen en tijdig herkennen. De beheersing van risico’s is een belangrijk instrument van de programmasturing. Daarbij ondersteunt risicomanagement op een gestructureerde manier het behalen van de doelstellingen van het programma.

Het is een grote veranderopgave met een lange doorlooptijd. Het is wenselijk op elk moment te weten of het programma op koers ligt, met betrekking tot het te bereiken doel en de voortgang van inspanningen en projecten die daarvoor nodig zijn. Het programmaplan, de planning en voortgangsrapportages (kwalitatief en kwantitatief) bieden structuur voor controle en besluitvorming. Het programma rapporteert driemaal per jaar aan de Tafel van 10 en de Stuurgroep over de belangrijkste ontwikkelingen op programmaniveau en de hoofdlijnen van de voortgang van projecten (en essentiële afwijkingen op budget, planning, kwaliteit en risico’s) en gerealiseerde effecten. Het programma rapporteert twee keer per jaar aan de gemeenteraden over de belangrijkste ontwikkelingen en afwijkingen. Dit gebeurt als onderdeel van de BUCH voortgangsrapportage.

Het risicomanagement binnen dit programma komt tot stand op basis van onderstaande stappen:  benoemen van de risico’s;  analyseren van de risico’s en naar prioriteit rangschikken;  beheersmaatregelen koppelen aan de risico’s;  zorgen voor een goede uitvoering van de beheersmaatregelen;  monitoren, evalueren en rapporteren over het effect van de maatregelen.

In deze fase wordt periodiek de balans opgemaakt en bekeken op welke punten het programma aanpassing behoeft. Het programmaplan is dan ook een levend document. Aanpassingen worden goed bijgehouden en we zullen communiceren over wijzigingen waarover besluitvorming plaatsvindt.

Minimaal driemaal per jaar worden de risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen per project geactualiseerd. Het resultaat wordt opgenomen in de voortgangsrapportage aan de Tafel van 10 en de stuurgroep.

Uit een eerste risico-inventarisatie scoren de volgende drie risico’s het hoogst. Risico 1. Onvoldoende capaciteit binnen het programmateam en projectgroepen

Gevolg Vertraging in de planning.

2. Te hoog gespannen verwachtingen bij de colleges en raden die niet waar gemaakt kunnen worden.

Resultaten blijken niet te voldoen aan de verwachtingen en/of binnen het beoogde tijdspad uit de bestuursopdracht haalbaar. Samenwerking komt onder druk te staan.

3. Verschillen in bestuurlijke besluitvorming.

Lokale kleur moet verwerkt worden in de uitvoering. Ambitie en doelen worden (deels) niet behaald. Samenwerking komt onder druk te staan.

Beheersmaatregel Benodigde capaciteit ramen in plannen van aanpak. Vroegtijdige communicatie over planning en inzet medewerkers. Keuzes maken/prioriteren in werkzaamheden. Bij de plannen van aanpak realistisch in beeld brengen wat noodzakelijk is en wat verwacht kan worden met de beperkingen die er zijn (tijd, capaciteit, middelen). Bij elke voortgangsrapportage dit inzichtelijk maken. Besluiten worden gezamenlijk voorbereid door de vier colleges en indien van toepassing door de vier raden.

5. Communicatie Communicatie is een van de thema’s binnen dit programma. Daarnaast is het een onderdeel van het programmamanagement. Het programma heeft gevolgen voor iedereen in de werkorganisatie BUCH, de colleges en raden van de vier gemeenten, maar ook voor onze inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners. Om dit voor iedereen duidelijk en overzichtelijk te houden is communicatie voor, tijdens en na het programma van groot belang. De verscheidenheid aan actoren, de inhoudelijke complexiteit en diversiteit aan disciplines en belangen maakt het strategisch inzetten van het instrument communicatie in dit programma noodzakelijk. De communicatieaanpak wordt gericht op verschillende doelgroepen en stakeholders, zowel intern als extern. Interne communicatie Belangrijk is dat de collega’s van de BUCH-werkorganisatie worden geïnformeerd en dat zij zo nodig hun bijdrage leveren. Hiervoor wordt buch.mett (intranet) ingezet, de tweewekelijkse digitale bijpraatmomenten en de lijncommunicatie van domein- en teammanagers aan hun collega’s. De ondernemingsraad wordt actief bij het programma betrokken. Besluitvorming wordt –indien nodig- voor advies of instemming – voorgelegd. Colleges Elke maand treffen de vier colleges elkaar in een gezamenlijke sessie. De presentatie over de voortgang van het programma wordt op een visueel aantrekkelijke (kort en inzichtelijk) manier opgesteld.

Gemeenteraden In de BUCH brede sessies zullen de gemeenteraden met elkaar in gesprek gaan over de voortgang van de diverse programmaonderdelen. Dit is viermaal per jaar. De voortgangsrapportage wordt op een visueel aantrekkelijke manier opgesteld. In de stuurgroep kan men bespreken of extra informatievoorziening op onderdelen (bijvoorbeeld via een nieuwsbrief) wenselijk is.

Externe communicatie Momenten waarop er al iets naar buiten gebracht zou worden over de BUCH, kunnen worden aangegrepen. Dus wanneer er over de begroting wordt gecommuniceerd. Procesinformatie wordt zoveel mogelijk vermeden. Bij de informatie staat de impact op de inwoners en andere belanghebbenden centraal. Journalisten worden actief uitgenodigd op de juiste momenten. Zoals in mei/ juli 2021 toen bij een commissie vergadering over de BUCH begroting in Heiloo, de algemeen directeur en concern controller uitleg gaven en vragen beantwoorden.

6. Financiën Zoals in de bestuursopdracht is aangegeven zijn de acties in de uitvoering, in tijd en inzet van middelen niet te onderschatten. Voor het realiseren van de omschreven resultaten moet geïnvesteerd worden in tijd, geld en menskracht. Zo dient voor de bemensing van het programmateam rekening gehouden te worden met een tijdsindicatie van 450 uur per persoon per jaar. In deze oriëntatiefase van het programma is de omvang van de benodigde investering echter nog niet te ramen. Dit wordt onderdeel van de plannen van aanpak per onderdeel. Wel is voor 2021 binnen de bestaande budgetten een bedrag gereserveerd van € 50.000. Dit budget wordt ingezet voor eventuele eerste activiteiten benodigd voor opstart van het programma.

Bijlage 1 Programmaonderdelen 1. Vorm derde G van gezamenlijkheid

2. Inhoudelijke stip op de horizon

Aanbeveling evaluatierapport Identificeer de derde G van gezamenlijkheid. Doorbreek de sfeer van ‘de BUCH als facilitaire organisatie’ en zoek elkaar op; op inhoud en op het eigenaarschap van de organisatie.

Aanbeveling evaluatierapport Zet een inhoudelijke stip op de horizon en onderzoek hoe deze eruit moet zien. De inhoudelijke doelen dienen voor de onderlinge samenwerking en voor de (regionale) opstelling naar buiten de BUCH. Zonder inhoudelijke doelstellingen is er geen lijn in de samenwerking en wordt het voor de organisatie moeilijker om de beoogde voordelen te behalen op kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid. Deze kunnen namelijk beter worden gerealiseerd als de gemeenten inhoudelijk waar mogelijk op één lijn zitten. Bovendien kan met één verhaal ook richting de regio proactiever en krachtiger worden opgetreden. Bereid als bestuur een strategisch plan voor, gevoed door de Raad van Secretarissen en de algemeen directeur. Onderdelen zijn: inhoudelijke richting, organisatieontwikkeling, kosten en wijze van samenwerken. Het plan kan worden opgesteld met inbreng van de gemeenten en maatschappelijke stakeholders, en heeft als centraal thema: wat bindt ons in ambities en opgaven, en hoe kunnen we daarin optimaal gebruik maken van onze organisatie en gezamenlijke opstelling in de regio? Leg het concept bij de colleges om hen (in gezamenlijkheid) erover te laten praten en beslissen. Herijk vervolgens het bedrijfsplan.

Bestuursopdracht Op de inhoud hebben de BUCH gemeenten elkaar onder andere gevonden bij het vaststellen van de regionale Focusagenda (voor de regio Alkmaar) op de thema’s Wonen, Bereikbaarheid en Energie-innovatie. De gezamenlijkheid kan verder uitgebreid worden op de andere beleidsvelden. We hebben elkaar immers nodig en kunnen elkaar goed versterken. Daarmee wordt de Focus gelegd op de beleidsterreinen en niet op de organisatie zelf. Ook kan daarmee worden aangegeven welke taken tot het basispakket horen en welke taken als plustaak’ kunnen worden afgenomen van de werkorganisatie. Wij zoeken de gezamenlijkheid nog niet in een bestuurlijke fusie, daarnaast wordt de keuze over de huisvesting van de werkorganisatie uitgesteld. Eerst werken we aan het verder verbeteren van de BUCH-werkorganisatie.

Beoogd resultaat van de bestuursopdracht In het derde kwartaal van 2022 hebben de besturen (colleges en raden) een visie op dienstverlening in de breedste zin van het woord vastgesteld, waarin de missie: “Een fijne woon- werk- en leefomgeving voor onze inwoners, ondernemers en bezoekers” vertaald is in een concrete uitwerking van de visie op dienstverlening, uitgewerkt in realistische KPI’s. Waardoor eigenaarschap ontstaat van de vier gemeenten voor de werkorganisatie.

Bestuursopdracht De vier colleges hebben uitgesproken dat zij de aanbevelingen uit het rapport van Berenschot onderschrijven. De stip op de horizon is geen bestuurlijke fusie. Zij willen inzet plegen om de werkorganisatie te verbeteren en de kansen te grijpen die Berenschot heeft aangegeven. Belangrijke elementen die hierin worden genoemd zijn: verschil in tempo moet mogelijk zijn, versnellen of vertragen moet kunnen. Werk de basis en pluspakketten goed uit, laat dat onderdeel zijn van het dienstverleningsovereenkomst (DVO). Om voor alle partijen duidelijkheid te geven zijn er stevige en langjarige afspraken nodig over het basispakket. Versnellen of vertragen mag geen schade toebrengen aan die basis, dat raakt dan alleen de plus

Beoogde resultaten van de bestuursopdracht Uiterlijk eind 2022:  is de basisdienstverlening vastgesteld in termen van resultaten (ook kwalitatief), tempo en inzet van middelen. Daarbij is aangegeven bij welke dienstverleningsonderdelen per gemeente een verschillend uitvoeringsniveau kan worden gehanteerd en geleverd. Aan de hand daarvan is een keuzekwaliteitsboek met tarieventabel samengesteld.  Is al een stap gemaakt in een nadere detaillering van de DVO’s. Uiterlijk een jaar nadat het laatste college na de verkiezingen van maart 2022 is geïnstalleerd:  zijn de gezamenlijke beleidsambities van de vier gemeenteraden bepaald, waarbij de gezamenlijkheid zit op gewenst resultaat en tempo. Dit is uitgewerkt in concrete gezamenlijke opgaven in termen van te behalen doelen, inzet van middelen, gouvernance en politiekbestuurlijke vertegenwoordiging.  zijn de lokale beleidsambities in termen van gewenst resultaat, tempo en inzet van middelen bepaald en is bepaald welke van deze ambities binnen het basispakket kunnen worden uitgevoerd en welke uitgevoerd worden als plustaak.  is per gemeente een DVO opgesteld waarin naast de gelijkluidende uitganspunten voor levering van het basispakket de keuzes zijn neergelegd over de op basis van de bij punt 1 gemaakte kwaliteitsniveaus en de krachtens punt drie bepaalde plustaken.

3. Richt je op organisatieontwikkeling Aanbeveling evaluatierapport Ga over van ‘de basis op orde’ naar een gerichtheid op organisatieontwikkeling. Identificeer waar de ontwikkelkansen en -mogelijkheden liggen en beschrijf (en plan) dat in het bovengenoemde herijkte bedrijfsplan.

Bestuursopdracht Versterk de werkorganisatie BUCH door aanbevelingen en conclusies van rapport Berenschot te omarmen. Zet stevig in op harmonisatie, met een actieve, initiërende rol vanuit de volwassen werkorganisatie. Zet in op de herijking van de koers, stel strategisch personeelsbeleid op en kijk waar de kwaliteit moet worden ingezet.

Beoogde resultaten van de bestuursopdracht  Uiterlijk eind 2022 zijn de organisatiedoelen herijkt en vertaalt naar een bedrijfsvoering en bijbehorende aansturingsfilosofie die optimaal bijdraagt aan een integrale benadering en realisatie van de politiekbestuurlijke doelen.  Uiterlijk eind 2023 is een plan van aanpak opgesteld en geïmplementeerd dat gericht is op het concreet inrichten van die bedrijfsvoering, waar strategisch personeelsbeleid, vanuit het adagium de juiste mens op de juiste plek, onderdeel van uitmaakt.

4. Bewaak een goede rolinvulling

5. Communicatiestrategie

Aanbeveling evaluatierapport Bewaak een goede rolinvulling. Dit geldt voor meerdere spelers. Voor de gemeentesecretarissen in hun nieuwe rol, maar ook voor het bestuur en de gemeenteraden. Stuur als bestuur (als eigenaar van de organisatie) op strategische inhoud, financiële continuïteit en organisatieontwikkeling. Voer als bestuur een gestructureerd gesprek met de colleges over wat zij verwachten. Geef gemeentesecretarissen een rol binnen de samenwerking als opdrachtgever en laat hun sturen op de DVO. Geef secretarissen daarnaast een rol in het sturen op samenwerking, onder meer door hun het structurele gesprek tussen colleges en bestuur te laten voorbereiden. Maak de gemeenteraden meer eigenaar door hen te informeren (ook over de inhoudelijke meerwaarde van de BUCH) en te betrekken.

In de bestuursopdracht zijn twee thema’s (communiceer over de publieke meerwaarde van de Werkorganisatie de BUCH en verbeter de communicatie omtrent de (financiële) doelstellingen) benoemd, waarvan het resultaat samenkomt in één communicatiestrategie. In het programma worden deze twee thema’s dan ook gezamenlijk vanuit het onderdeel “Communicatiestrategie” opgepakt.

Bestuursopdracht Dit geldt voor meerdere spelers. Voor de gemeentesecretarissen in hun nieuwe rol, maar ook voor het bestuur en de gemeenteraden. Stuur als bestuur (als eigenaar van de organisatie) op strategische inhoud, financiële continuïteit en organisatieontwikkeling. Voer als bestuur een gestructureerd gesprek met de colleges over wat zij verwachten. Geef gemeentesecretarissen een rol binnen de samenwerking als opdrachtgever en laat hun sturen op de DVO. Geef secretarissen daarnaast een rol in het sturen op samenwerking, onder meer door hun het structurele gesprek tussen colleges en bestuur te laten voorbereiden. Maak de gemeenteraden meer eigenaar door hen te informeren (ook over de inhoudelijke meerwaarde van de BUCH) en te betrekken. Versterk de rol van de gemeentesecretarissen door hen weer eindverantwoordelijkheid te geven in de aansturing van de werkorganisatie. In het verlengde hiervan hen ook een rol te geven in het BUCH-bestuur.

Beoogd resultaat van de bestuursopdracht Uiterlijk 1e kwartaal 2022 is er duidelijkheid over de rol en verantwoordelijkheid van de ambtelijk opdrachtgevers (de gemeentesecretarissen), van de Raad van Secretarissen naar de werkorganisatie, het bestuur van de BUCH, de colleges en de raden.

Aanbevelingen evaluatierapport Communiceer meer over de publieke meerwaarde van Werkorganisatie BUCH. Gemeentebesturen richten zich in de samenwerking nu te veel op de organisatie en (meer) geld. Dat voedt de discussie en zet de focus op een discussie over ‘zijn we wel goed af?’. Dit terwijl er ook voordelen worden gezien, bijvoorbeeld rond de kwetsbaarheid en het realiseren van publieke waarde. Registreer daarom meer wat de organisatie levert in plaats waar deze mee bezig is en kost.

Bestuursopdracht Publieke (meer)waarden als goede zorg, schone straten en veilige buurten, worden geïdentificeerd met de ‘gemeente’ waar men woont/werkt/verblijft, niet met de organisatie die daaraan werkt. Maak beter inzichtelijk welke gezamenlijke doelen door de inzet van de organisatie worden bereikt en welke lokale belangen. Zijn de resultaten bereikt tegen de vooraf besproken kosten. Maak samen met inwoners en ondernemers inzichtelijk wat de publieke meerwaarde van de BUCH is. Houd daarbij oog voor de rollen van de verschillende deelnemers aan het proces en de wijze waarop gecommuniceerd wordt, waardoor de spelers ook in hun rol kunnen blijven. Verstevig de betrokkenheid van de gemeenteraden en colleges. Investeer in (gezamenlijke) contactmomenten en zorg voor een gelijk informatieniveau.

Verbeter de communicatie omtrent de financiën en de financiële doelstellingen. Dit houdt concreet in dat de gemeenteraden door het bestuur van Werkorganisatie BUCH tijdig en volledig moeten worden geïnformeerd, niet alleen in de reguliere P&C-producten maar ook op aanvullend afgesproken momenten (bijvoorbeeld conform de motie die bij besluitvorming rond Werkorganisatie BUCH is vastgesteld). Het abstractieniveau van de informatievoorziening dient voldoende te zijn voor de gemeenteraden om hun controlerende taak te kunnen uitvoeren. Hierover kan door het bestuur van Werkorganisatie BUCH concrete afspraken worden gemaakt met de gemeenteraden. Door het verschuiven van de oorspronkelijke structurele taakstelling van 2017-2020 naar 20212024 zijn er nog geen nieuwe afspraken gemaakt. Het lijkt een natuurlijk moment om nieuwe afspraken te maken wanneer de oorspronkelijke structurele taakstelling volledig is ingevuld. Volgens de huidige planning is dat in 2024.

Aan de raden beter communiceren over het behalen van de financiële en maatschappelijke doelen. Niet primair over de financiën discussiëren, maar de discussie over de maatschappelijke doelen faciliteren. Wel rapporteren over wat er op financieel gebied is gedaan. Geven van inzicht en de raden meenemen. Doelstellingen voorop, geld en personeel zijn een middel. Investeer in (gezamenlijke) contactmomenten en zorg voor een gelijk informatieniveau.

Beoogd resultaat van de bestuursopdracht Uiterlijk eind 2021 is een intern en extern gerichte communicatiestrategie opgesteld over de publieke meerwaarde en de communicatie aan de raden over het behalen van de financiële en maatschappelijke doelen.

6. Winst bij het optimaliseren van de ICT Aanbeveling evaluatierapport Er is nog veel winst te behalen in het verder optimaliseren van de ICT. In de informatievoorziening zou de komende periode de nadruk moeten verschuiven van ICT-projecten naar optimalisatieprojecten. Deels staat de BUCH hiervoor zelf aan de lat. Maar deels heeft zij daar ook de gemeenten voor nodig om te bekijken hoe binnen kaders de couleur locale kan worden vormgegeven en tevens een optimale bedrijfsvoering is geborgd. Nu de grootste slagen in de transitie zijn gemaakt, is het van belang dat er door middel van bijvoorbeeld een ICTbenchmark preciezer wordt gekeken naar de kosten van ICT, wat daarvoor wordt geleverd en hoe dit zich verhoudt tot vergelijkbare partijen. Richting de nabije toekomst is het van belang vaart te maken met het sourcingproject en de noodzakelijke vervanging van de werkplek aan te grijpen om de informatievoorziening van de BUCH toekomstbestendig te maken. Het is daarbij zaak niet te veel in de ‘basis op orde’ te blijven hangen.

Bestuursopdracht Na vier jaar BUCH wordt de I&A organisatie verder doorontwikkeld. In technisch opzicht voldoet de ICT; doel is nu om te zorgen voor een toekomstbestendige I&A organisatie die zo optimaal in de behoefte van de business kan voorzien. Middels een meervoudige onderhandse aanbesteding hebben we de uitvraag gedaan naar een projectmanager. M&I Partners heeft de opdracht gekregen. M&I Partners is in maart 2021 gestart met het opstellen van een plan van aanpak.

Beoogd resultaat van de bestuursopdracht In de bestuursopdracht is geen beoogd resultaat beschreven. Inmiddels heeft het MT BUCH het plan van aanpak Doorontwikkeling BUCH vastgesteld. In dat plan van aanpak zijn drie deelprojecten benoemd (strategische-, tactische- en operationele doorontwikkeling) met een doorlooptijd tot maart 2022. Voor het vierde deelproject Organisatie en samenwerking wordt een plan van aanpak opgesteld. De uitvoering van dat onderdeel wordt een los project.

Bijlage 2 Doelen Inspanningen Netwerk Een BUCH werkorganisatie die optimaal bijdraagt aan een fijne woon-, werk- en leefomgeving voor de inwoners, ondernemers en bezoekers van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Dit doen we door te leren van vier jaar BUCH en de aanbevelingen van de evaluatie uit te voeren.

Ambitie

Het verbeteren van onze dienstverlening aan inwoners en ondernemers én van de werkorganisatie aan de vier colleges en raden.

-Er doelen

SMART doelen

Nntb op basis van plannen van aanpak deelprojecten

Thema

Vorm derde G van gezamenlijkheid

Inspanningen

Vormen van een visie op dienstverlening

Projectgroep (opdrachtgever en -nemer)

Visie op dienstverlening (Martijn Schroor, Rob Santen, Nntb)

Resultaten, planningen en middelen

Resultaat: Vertaling van missie in concrete uitwerking van visie op dienstverlening, uitgewerkt in KPI’s.

Meer voordeel voor inwoners en ondernemers uit de samenwerking.

Bepalen van de gezamenlijke beleidsambities en uitwerken in concrete gezamenlijke opgaven

Bepalen van de lokale beleidsambities en destilleren naar basispakket en plustaken

Bepalen van de basisdienstverlening

Stap maken in nadere detaillering van de DVO’s

Opstellen van een DVO per gemeente

Startdatum: Nntb

Einddatum: Q3 2022

Einddatum: Uiterlijk een jaar na installatie laatste college na verkiezingen maart 2022

Benodigde uren: Nntb in PvA Benodigde €: Nntb in PvA

Resultaat: Vastgestelde basisdienstverlening (resultaten, tempo, inzet) met keuzes over uitvoeringsniveau en keuzekwaliteitshandboek met tarieventabel.

Resultaat: Vastgestelde DVO per gemeente met nader detailniveau.

Herijken organisatiedoelen en vertaling naar een passende bedrijfsvoering

Inrichten van de bedrijfsvoering o.b.v. de herijkte organisatiedoelen

Organisatie (Peter Schouten, Stefan Lopez Noordeloos, nntb)

Beleidsambities en DVO’s (Ron Suanet, Frank Post, nntb)

Resultaat: Lokale beleidsambities (resultaten, tempo, middelen) bepaald en gedestilleerd binnen basispakket en plustaken.

Het vergroten van het bestuurlijke comfort bij zowel colleges als raden.

Richt je op organisatieontwikkeling

Inhoudelijke stip op de horizon

Resultaat: Gezamenlijke beleidsambities (resultaten, tempo) uitgewerkt in concrete gezamenlijke opgaven (doelen, middelen, governance en politiek-best.vert).

Startdatum: Nntb

Het verbeteren van de samenwerking vanuit een heldere en eenduidige inhoudelijke stip op de horizon.

Resultaat: Vastgestelde DVO’s met gelijkuidende uitgangspunten voor levering van basispakket, keuzes over de kwaliteitsniveaus en de bepaalde plustaken. Startdatum: Q1 2023

Startdatum: Nntb

Startdatum: 1 juli 2021

Einddatum: Uiterlijk eind 2022

Einddatum: Nntb 2022

Einddatum: Uiterlijk een jaar na installatie laatste college na verkiezingen maart 2022

Benodigde uren: Nntb in PvA Benodigde €: Nntb in PvA

Resultaat: Herijkte organisatiedoelen. Vertaling naar bedrijfsvoering en bijbehorende aansturingsfilosofie die optimaal bijdraagt aan een integrale benadering en realisatie van politiekbestuurlijke doelen. Startdatum: Nntb

Resultaat: Plan van aanpak voor het concreet inrichten van de bedrijfsvoering, incl. strategisch personeelsbeleid.

Startdatum: Nntb

Einddatum: Uiterlijk eind 2022

Einddatum: Implementatie afgerond uiterlijk eind 2023

Benodigde uren: Nntb in PvA Benodigde €: Nntb in PvA

Het verbeteren van de communicatie over de publieke meerwaarde van de samenwerking.

Bewaak een goede rolinvulling Bewaken van een goede rolinvulling

Rolinvulling (Martijn Schroor, Wim Mollink,nntb)

Betere toerusting van de werkorganisatie voor de opgaven van nu en in de toekomst.

Communicatiestrategie

Communiceren over de publieke meerwaarde van de Werkorganisatie de BUCH

Verbeteren van de communicatie omtrent de (fin.) doelstellingen en faciliteren van de discussie over de maatschappelijke doelen.

Communicatiestrategie (Ciska de Jong, Rob Santen, nntb)

Strategie (nntb o p basis van plannen van aanpak)

Winst bij optimaliseren ICT Optimaliseren van de ICT

Optimalisatie ICT (Ron Suanet, Wim Mollink, nntb)

Resultaat: Duidelijkheid over de rol en verantwoordelijkheid van de ambtelijk opdrachtgevers (gemeentesecretarissen), van de RvS naar de werkorganisatie, het bestuur van de BUCH, de colleges en de raden.

Resultaat: Intern en extern gerichte communicatiestrategie over de publieke meerwaarde.

Resultaat: Verbeterde communicatie aan de raden over het behalen van de financiële en maatschappelijke doelen. Onderdeel van communicatiestrategie over publieke meerwaarde.

Resultaat: Toekomstbestendinge I&A organisatie die optimaal in de behoefte van de business voorziet.

Startdatum: 1 juli 2021

Startdatum: Maart 2021

Einddatum: Uiterlijk Q1 2022

Einddatum: Uiterlijk eind 2021

Benodigde uren: Nntb in PvA Benodigde €: Nntb in PvA

Bijlage 3 Planning op hoofdlijnen

Bijlage 4 Rapport Evaluatie BUCH-samenwerking, inclusief Benchmark formatie en kosten

-oZ

BUCH-gemeenten samen in zee

Rapport

Evaluatie BUCH-samenwerking

63213 27 augustus 2020

63213 Evaluatie BUCH-samenwerking

BUCH-gemeenten samen in zee Evaluatie BUCH-samenwerking

Philip van Veller | Daniël Huisman | Harro Spanninga Sofie Dreef | Lars Bos | Mirthe de Kok 27 augustus 2020

63213 Evaluatie BUCH-samenwerking

Conclusies, duiding en aanbevelingen

1.1

Conclusies

1.2

Duiding op drie niveaus

1.3

Aanbevelingen

Inleiding

2.1

Over dit onderzoek

2.2

Voorgeschiedenis en doelstellingen BUCH

Kwaliteit: dienstverlening en publieke waarde

3.1

Publieke dienstverlening en gemeentelijke kleur

3.2

Realiseren van bestuurlijke ambities en gemeentelijke kleur

3.3

Ondersteuning van de gemeentebesturen

3.4

BUCH in de regio

Organisatie

4.1

Ontwikkeling organisatie

4.2

Formatie en kosten van het apparaat

4.3

ICT

Kosten

5.1

Drie financiële doelstellingen

5.2

Financiële doelstelling 1: taakstelling

5.3

Financiële doelstelling 2: inverdienen incidentele middelen

5.4

Financiële doelstelling 3: hernieuwde afspraken in de begroting 2021

Grip, sturing en governance

6.1

Sturen op samenwerken van de vier gemeenten

6.2

Bestuurlijke sturing

6.3

Ambtelijke sturing binnen de organisatie

Toekomstperspectief

7.1

Een inhoudelijke agenda?

7.2

Bestuurlijke perspectieven

7.3

Consequenties voor de BUCH-samenwerking

Bijlage 1: Onderzoeksmethode

Bijlage 2: Overzicht gesprekspartners

Bijlage 3: Benchmark

63213 Evaluatie BUCH-samenwerking

1. Conclusies, duiding en aanbevelingen In dit rapport trekken we conclusies over de doelstellingen van de BUCH-samenwerking, waarvan wij de belangrijkste schetsen in de eerste paragraaf hieronder. De conclusies worden onderbouwd in de hoofdstukken erna. Daarna geven wij een duiding langs drie niveaus. Tot slot volgt in dit eerste deel een aantal aanbevelingen. Aan het einde van dit hoofdstuk staat een tabel met daarin een overzicht van de deelvragen in dit onderzoek en daarbij verwijzingen naar de plaats waar deze vragen in het rapport worden beantwoord.

1.1 Conclusies Al in 2013 werd de ambitie geschetst in de verkenning ‘Samenwerken in de duinstreek’: “We hebben de dienstverlening dicht bij de burger als uitgangspunt genomen. Onze aandacht gaat uit naar een duurzame toekomst waarbij elke gemeente vitaal, financieel gezond en stimulerend wil blijven om zo voor een goede leefomgeving voor haar inwoners te zorgen. Ook willen wij bewust het karakter van de eigen gemeente blijven uitstralen.” De hoofdvraag in dit onderzoek luidde tegen deze achtergrond als volgt: Hoe ver is de BUCH met het behalen van de doelstellingen die bij het aangaan van de samenwerking zijn geformuleerd, en wat is er in de nabije toekomst nodig om de doelstellingen (beter) te halen? Hieronder beantwoorden we deze vraag aan de hand van de onderzoeksresultaten.

Kwaliteit en dienstverlening •

Een excellente dienstverlening was de belangrijkste ambitie van de BUCH. De (te) ambitieuze doelstelling van ‘beste dienstverlener’ is bijgesteld naar ‘een topdienstverlener’. Hiermee is er meer realisme in de ambities gekomen.

•

Er wordt niet gestructureerd gemonitord en gestuurd op de output: wat de organisatie voorbrengt voor de inwoners en ondernemers in de gemeenten.

•

De publieke dienstverlening kent na een korte dip nu een stijgende lijn. Deze stijgende lijn is op zich een prestatie, gezien de perikelen tijdens en vlak na de fusie met de interne gerichtheid die daarbij hoort. De cijfers over de dienstverlening die er zijn en die in het hoofdstuk over de dienstverlening zijn weergegeven, laten echter wel zien dat de BUCH nog niet op alle fronten vooruitgang heeft geboekt.

•

In de dienstverlening aan de gemeentebesturen zien we (zo blijkt uit de gesprekken) een afwezigheid van bestuurlijk comfort bij zowel colleges als raden. De in de ogen van de gemeentebestuurders matige dienstverlening wordt zowel door henzelf als door de organisatie gezien als een grote bedreiging voor de samenwerking.

•

De BUCH-bestuurders zijn optimistischer over hun gezamenlijke kracht (één front) richting de regio dan de regio zelf. Ambtelijk is de invloed groter geworden dan voor de fusie, maar voor wat betreft het bestuurlijke niveau wordt dit niet herkend door de regionale collega’s.

Gemeentelijke kleur •

De doelstelling van de BUCH is het realiseren van voordelen op ‘de 3 K’s’ en daarbij oog te houden voor de gemeentelijke kleur. Die doelstellingen zijn lastig te combineren; immers, de voordelen op kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid zijn schaalvoordelen die met het harmoniseren van beleid en uitvoering kunnen worden behaald. Onvermijdelijk heeft een grote mate van eigen kleur consequenties voor hetzij de kosten, hetzij de kwaliteit, hetzij de werkdruk.

63213 Evaluatie BUCH-samenwerking

•

Net als bij de output van publieksdienstverlening hebben we geen indicatoren noch monitoring op de gemeentelijke kleur gevonden. De sturing hierop kwam van onderop. Dat betekent ook dat er geen concrete afspraken tussen organisatie en gemeenten hierover waren.

•

Er is in de BUCH-samenwerking expliciet geen afspraak gemaakt dat er wordt ‘geharmoniseerd, tenzij’.

•

De discussies over gemeentelijke kleur zijn nu wat geluwd, maar op inhoud is de gerichtheid van de gemeenten (bestuurders, raden) op de eigen couleur locale nog steeds sterk.

•

Op sommige onderwerpen wordt gezamenlijk voor de gemeenten dienstverlening gegenereerd. Voor andere onderwerpen zoals verkeersplannen geldt dat niet. Verschillen in de inhoud en bestuurscultuur beperken voor de organisatie het realiseren van nog meer collectiviteit en daarmee maximale meerwaarde.

Kwetsbaarheid en organisatie •

Het organisatiemodel waarmee Werkorganisatie BUCH op 1 januari 2017 startte, is volgens het bedrijfsplan “een flexibel model met aandacht voor stapsgewijze ontwikkeling”.

•

Voorafgaande aan de fusie werd via een ‘gentlemen’s agreement’ vanaf 2015 het investeren in de gemeentelijke organisaties stilgezet (aannemen personeel, ICT). De formatie die vanuit de gemeenten overging naar de BUCH-organisatie, was gebaseerd op dat jaar. Bij de overgang naar de nieuwe organisatie kenden de gemeentelijke organisaties achterstallig onderhoud, dat deels terug te voeren is op het gentlemen’s agreement.

•

Vrijwel alle betrokkenen op bestuurlijk en ambtelijk niveau ervoeren veel ‘gedoe’ in de aanloop en het eerste jaar. In de ogen van velen binnen de organisatie was de eerste periode een ‘survival’. De dienstverlening was niet op alle vlakken voldoende. Het werd duidelijk dat de ambities uit het bedrijfsplan nog niet strookten met de praktijk. De BUCH kende in dit eerste jaar een krappere totale formatie dan de samenstellende gemeentelijke organisaties daarvoor. De grote(re) span of control in het begin belemmerde ook de sturing op één werkwijze.

•

De combinatie van externe ontwikkelingen, harmonisatieproblematiek, politieke ambities en een groeiend werkaanbod maakte dat de medewerkers een hoge werkdruk ervoeren en tegelijkertijd de werkbeleving omlaagging.

•

Na de moeizame start kruipt de organisatie uit de transitieperiode. Indicatoren zoals het ziekteverzuim en de medewerkerstevredenheid gaan de goede kant op. Kort na de fusie werden alle moeite en (extra) middelen gestoken in het draaiende krijgen van de organisatie. Dat ging ten koste van doelstellingen zoals innovatie en de ontwikkeling van medewerkers. Nu worden voorzichtig hierin de eerste stappen gezet.

•

Een voorwaarde om de ambitieuze doelstelling te halen, is ook dat organisatie en medewerkers (meer) worden ontwikkeld. De optelsom van de oude gemeenten is niet voldoende om de beoogde kwaliteit te bereiken.

•

De organisatie zit op dit moment niet in een ruime jas, en moet bovendien vier gemeenten bedienen vanuit het fundamentele uitgangspunt van gemeentelijke kleur. De benchmarkresultaten geven aan dat de organisatie onder het gemiddelde zit van vergelijkbare organisaties. Op enkele terreinen is dat niet het geval, waarbij de ICT er het meest uitspringt.

•

De verlaging van de kwetsbaarheid van de organisatie staat (licht) onder druk door de relatief geringe omvang van de organisatie en de doorspecialisatie die hier en daar wordt gesignaleerd.

•

Bij de vorming van de BUCH is onvoldoende rekening gehouden met ICT. Dat is recht getrokken met de aanvullende incidentele gelden voor het ‘vijfde huis’. De doelstellingen van dit vijfde huis zijn in de afgelopen jaren voor een belangrijk gedeelte behaald, maar nog niet volledig. De keuze om via het vijfde huis naar een gemeenschappelijke ICT-omgeving te gaan, was gegeven de omstandigheden begrijpelijk, maar wel relatief kostbaar. Met meer en een betere voorbereiding waren ook andere oplossingen denkbaar.

•

Er is nog veel winst te behalen in het verder optimaliseren van de processen. In de informatievoorziening zou de komende periode de nadruk moeten verschuiven van ICT-projecten naar deze optimalisatieprojecten.

63213 Evaluatie BUCH-samenwerking

Kosten •

In het bedrijfsplan zijn drie financiële doelen met betrekking tot de taakstelling van de BUCH opgenomen. Ten eerste wordt Werkorganisatie BUCH belast met een financiële taakstelling van 10%, te realiseren in de eerste vier jaren na aanvang van Werkorganisatie BUCH. Daarvan wordt 60% van de taakstelling structureel geherinvesteerd als impuls in de organisatie en vloeit 40% van de taakstelling structureel terug naar de gemeenten. Het tweede doel is dat de incidenteel toegekende middelen van € 3 miljoen binnen vijf jaar na aanvang worden inverdiend. Het derde financiële doel is dat in de begroting 2021 hernieuwde afspraken worden gemaakt over de (eventuele) taakstelling op Werkorganisatie BUCH en de verhoudingen in herinvesteren versus terugvloeien.

•

Er zijn twee momenten waarop de financiële doelstellingen zijn aangepast. Het eerste moment is bij de besluitvorming rond het aangaan van de Gemeenschappelijke Regeling. Daarbij is een motie aangenomen die de colleges opdraagt om te bewerkstelligen dat in 2020 op basis van een evaluatie een voorstel wordt gedaan voor het beëindigen dan wel voortzetten van de impuls. Het tweede moment was rond het Verbeterplan, waarbij ervoor is gekozen om de structurele taakstelling van 10% door te schuiven van 20172020 naar de periode 2021-2024.

•

Ten aanzien van de communicatie over de voortgang van de taakstelling kunnen wij concluderen dat deze over de periode 2017-2020 erg summier is geweest.

•

De belangrijkste financiële doelstelling uit het bedrijfsplan ging uit van een structurele daling van de begroting van Werkorganisatie BUCH van 4% over de periode 2017-2020. Op basis van de ontwikkeling van de begroting over deze periode van € 56 miljoen in 2017 naar € 72 miljoen in 2020 concluderen wij dat deze oorspronkelijke doelstelling niet is behaald. Hierbij moet opgemerkt worden dat de taakstelling gebaseerd is op een gelijkblijvend takenpakket van Werkorganisatie BUCH. In de praktijk is het takenpakket juist uitgebreid. Daarnaast zorgen autonome ontwikkelingen voor een stijging van de begroting. Bovendien zijn door Werkorganisatie BUCH wel degelijk kostenbesparende resultaten behaald, bijvoorbeeld door het opvangen van aanvullende taken en werkzaamheden binnen de huidige begroting. Gezien deze nuancerende omstandigheden – die ten tijde van het opstellen van het bedrijfsplan al voorzien konden worden – kan geconcludeerd worden dat een absolute daling van de begroting van Werkorganisatie BUCH geen realistisch doel was.

•

Op basis van de eigen opgave door Werkorganisatie BUCH is het grootste gedeelte van de taakstellingen reeds ingevuld. In de begroting 2021 is de doelstelling van 40% taakstelling (€ 2.240.000) voor 85% gerealiseerd, terwijl de doelstelling van 60% taakstelling (€ 3.360.000) in de begroting 2021 voor 74,8% is behaald. Hierbij moet wel opgemerkt worden dat de individuele posten ten aanzien van de invulling van de taakstelling uit de notitie ‘Voortgang taakstelling (d.d. 25-05-2020)’ door ons niet nader (inhoudelijk) onderzocht zijn. Onlangs heeft het bestuur besloten om ook de synergievoordelen die in de begrotingen van de individuele gemeenten zijn geland, als gerealiseerde taakstelling mee te rekenen boven op die van de werkorganisatie. Volgens die redenering is de taakstelling dan volledig behaald.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://www.raadbergen-nh.nl/api/v1/meetings/4577/documents/32836