bij 6 02-06-2022 Begroting BUCH 2023 v28-3-22.pdf
Tekst van het document
Begroting 2023
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................................................................................................................ 2 Inleiding .................................................................................................................................................................................................................................................... 3 Programma Bedrijfsvoering .....................................................................................................................................................................................................................5 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing ........................................................................................................................................................................ 21 Paragraaf Financiering .........................................................................................................................................................................................................................
26 Paragraaf Bedrijfsvoering ..................................................................................................................................................................................................................... 29 Bijlagen ................................................................................................................................................................................................................................................... 30 Bijlage 1: Overzicht incidentele baten en lasten .................................................................................................................................................................................. 31 Bijlage 2: Meerjarig investeringsplan en kapitaallasten ...................................................................................................................................................................... 32 Bijlage 3: Baten en lasten per taakveld ................................................................................................................................................................................................
33 Bijlage 4: Meerjarenraming reserves en voorzieningen ...................................................................................................................................................................... 36 Bijlage 5: Gehanteerde kaders ............................................................................................................................................................................................................. 37 Bijlage 6: Verloop begroting ................................................................................................................................................................................................................. 40 Bijlage 7: Taakstelling ........................................................................................................................................................................................................................... 42 Bestuursbesluit ...................................................................................................................................................................................................................................... 44
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Inleiding Algemeen: Voor u ligt de begroting van GR Werkorganisatie BUCH (hierna te noemen: “De BUCH”) voor het jaar 2023 en de meerjarenraming 2023 t/m 2026 waarin de kaders zoals opgenomen in de kaderbrief 2023 verder zijn uitgewerkt. Tijdens het opstellen van deze begroting is zowel binnen als buiten de werkorganisatie BUCH de wereld volop in beweging. Net nadat het erop lijkt dat we de coronapandemie in ieder geval voorlopig achter ons hebben gelaten, is Europa geconfronteerd met de oorlog in Oekraïne met zowel grote humanitaire als economische gevolgen. Onduidelijk is wat de (economische en maatschappelijke) effecten hiervan op de korte en langere termijn zijn. Daarnaast is er ook nog veel onduidelijk over de hoge energieprijzen, het na-ijl effect van de coronapandemie en de herijking van het gemeentefonds voor de gemeenten. Met zorg kijken we naar onze personele uitdagingen. De ambities zijn groot, de hectiek door crises als Oekraïne en Corona is groot, de werkdruk is hoog en de arbeidsmarkt is krap. Daarmee neemt de uitdaging toe om alle functies, vast en tijdelijk, goed te vervullen steeds verder toe en vergroot de druk op de flexibiliteit van de organisatie. Dat maakt investeren in het brede spectrum aan beleid en instrumenten van goed werkgeverschap noodzakelijk.
In deze begroting richten we ons met name op de going concern zaken en nieuwe autonome ontwikkelingen zoals wettelijke verplichte zaken, plustaken vanuit de deelnemende gemeenten et cetera. Deze begroting biedt u inzicht in de financiële effecten hiervan. (Nieuwe) ontwikkelingen 2023:
Begroting 2022 Werkorganisatie BUCH
Voor de begroting 2023 zien we een aantal ontwikkelingen met een impact op de begroting van onze werkorganisatie. Nog niet voor alle ontwikkelingen zijn de (financiële) gevolgen volledig in beeld. Vanaf 2023 verzorgt de BUCH de afvalinzameling voor Bergen net als we al voor de overige gemeenten doen. Vanaf 2023 zullen wij ook de inkoop voor Uitgeest met eigen personeel uitvoeren, net als voor de overige gemeenten. De nieuwe gemeenschappelijke regeling Zaffier start juridisch op 1 april 2022 maar de overgang van het personeel vindt plaats vanaf 1 januari 2023. De overgang van de medewerkers naar Zaffier is nog niet verwerkt in deze begroting aangezien de begroting van Zaffier op moment van het opstellen van deze begroting nog niet rond is. Andere ontwikkelingen waarvan we de (financiële) gevolgen nog niet volledig in beeld hebben, zijn Beschermd wonen en de Inkoop jeugd en wmo. Verder loopt de begin 2022 afgesloten Cao voor de gemeenten en Cao SGO ( samenwerkende gemeentelijke organisaties) slechts tot eind 2022. Hopelijk wordt er dit jaar nog een nieuwe Cao 2023 en verder afgesloten zodat ook hier duidelijkheid over komt. We zijn verder benieuwd naar wat de afgelopen gemeenteraadsverkiezingen aan nieuwe bestuurlijke opdrachten/projecten gaat opleveren en of die passen binnen de bestaande capaciteit. De onlangs uitgewerkte DVO’s bieden een goede basis om dat gesprek te voeren.
Het programma Samen Sterk zal ook in 2023 nog een impact hebben. Op dit moment wordt, conform de planning, hard gewerkt aan de verschillende onderdelen van dit programma. In deze begroting gaan we hier ook nog nader op in.
Pagina 3 van 44
Financiën Ten opzichte van de 2e firap 2021 zien we dat de reguliere bijdrage aan de BUCH structureel gelijk blijft. Belangrijke mutaties zijn de structurele vrijval vanuit de salarissen in verband met de afgesloten Cao 2021-2022, de aanpassing van de ICT saas investeringen en een post voor personele ontwikkelingen. Daarnaast zien we de begroting in kosten toenemen als gevolg van de extra taken vanuit de gemeente Bergen (afvalinzameling) en Uitgeest (inkoop). Hier staan echter directe inkomsten tegenover, namelijk de bijdrage van de twee gemeenten voor deze taken. Met vriendelijke groet, E. Zandstra, directeur
Begroting 2022 Werkorganisatie BUCH
Pagina 4 van 44
Programma Bedrijfsvoering In 2022 zal het programma Samen Sterk verder uitgewerkt worden en leiden tot nieuwe organisatiedoelen. Hierover volgt verder in de begroting meer. Daarnaast is er in deze begroting aandacht voor going concern zaken als personeel, facilitair, ICT, materieel en plustaken. Daarnaast besteden we aandacht aan nieuwe (autonome) ontwikkelingen inclusief nieuwe wettelijke taken. Personeel Personeel is onze belangrijkste “activa” waar we als organisatie heel zuinig mee om moeten gaan. Het zijn van een goed werkgever staat dan ook hoog bij ons in het vaandel. Wij vinden het van groot belang dat onze medewerkers gezond en vitaal zijn, kansen krijgen om zich te ontwikkelen en ons personeelsbestand robuust en klaar voor de toekomst is! Hiertoe investeert de BUCH ook in onder andere de gezondheid van haar medewerkers doormiddel van het Periodiek Medisch Onderzoek (PMO) voor het personeel. Dit is een onderzoek dat een werkgever verplicht moet aanbieden. Deelname voor de werknemers is vrijwillig. Ons uitgangspunt is dat iedere medewerker één keer per drie jaar aan een onderzoek kan meedoen. In september 2021 zijn we gestart met het Periodiek Medisch Onderzoek bij het domein Beheer Openbare Ruimte. De overige domeinen volgen.
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Ontwikkeling bezetting en formatie per 1.000 inwoners. Bezetting / FTE per 1.000 inwoners Formatie / FTE per 1.000 inwoners
2020 2021 Eenheid 8,21 7,90 aantal per 1.000 inw. BUCH
Bron BUCH/gemeenten
7,05
BUCH/gemeenten
7,03 aantal per 1.000 inw. BUCH
Ziekteverzuim We streven naar een blijvend laag gemiddeld ziekteverzuim percentage van maximaal 5%. Waarbij er grip en zicht is op verzuim. Leidinggevenden bespreken eventuele mismatchen tussen functie en medewerker tijdig, zodat uitval voorkomen wordt. Wanneer een medewerker ziek is, volgen wij de procedures van de Poortwachter. De BUCH zet als werkgever vele middelen in die ertoe bijdragen om ziekteverzuim te voorkomen. We zetten in op bevlogen medewerkers. We stimuleren medewerkers de dingen te doen waar ze goed in zijn, (BUCH academie, RGW gesprekken). In het medewerker tevredenheidsonderzoek (GPTW) peilen we waar medewerkers tevreden en minder tevreden over zijn. De organisatie heeft een preventiemedewerker en RI&E die een veilige werkomgeving monitort. Eind 2021 zijn 8 preventiemedewerkers getraind die per 1 februari 2022 benoemd worden. In de 2e helft van 2021 is een onderzoek psychosociale arbeidsbelasting onder de medewerkers uitgezet. De resultaten van dit onderzoek worden in 2022 uitgewerkt. Vanaf juli 2021 is een tweede bedrijfsarts aangetrokken.
Pagina 5 van 44
De besmettingsgolven van de coronapandemie hebben in de 2e helft van 2021 invloed gehad op het ziekteverzuimpercentage. Het voortschrijdend ziekteverzuim% (dit is het verzuim gedurende de voorgaande 12 maanden) is gestegen naar 5,82 % per 31 december 2021. Het voortschrijdend ziekteverzuim% per 31 december 2020 was 4,52 %. Onderstaande de ontwikkeling van het verzuim van de afgelopen jaren. Periode frequentie %nul verzuim %verzuim verzuim 2017 1,01 5,95% 45,12% 2018 0,94 5,48% 45,29% 2019 0,83 5,35% 48,90% 2020 0,66 4,52% 56,90% 2021 0,66 5,82% 56,51%
Verlof Medewerkers hebben de ruimte en de verantwoording om het toegekende verlof ook daadwerkelijk op te nemen. Leidinggevenden bespreken dit bij een oplopende hoeveelheid verlofuren met hun medewerker. Programma Samen Sterk Wat willen we bereiken Vijf jaar bestaat de BUCH werkorganisatie. Voor de vier gemeenten wordt gewerkt aan een fijne woon- werk- en leefomgeving voor de inwoners van Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Vijf jaar en de organisatie en het bestuur leren nog elke dag. De aanbevelingen uit het rapport “BUCH gemeenten samen in zee” en de Benchmark formatie en kosten hebben geleid tot het programma Samen Sterk. Er zijn zaken die heel goed gaan in het samenwerken. En er zijn Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
momenten dat samenwerken niet van de grond komt en de verwachtingen over en weer niet duidelijk zijn. Daarom is kritisch gekeken en benoemd welke onderdelen van de samenwerking aandacht nodig hebben. We maken werk van de volgende doelen: Het vergroten van het bestuurlijk comfort bij zowel colleges als raden. Betere toerusting van de werkorganisatie voor de opgaven van nu en in de toekomst. Het verbeteren van de samenwerking vanuit een heldere en eenduidige stip op de horizon. Het verbeteren van de communicatie over de publieke meerwaarde van de samenwerking. Het verbeteren van onze dienstverlening aan inwoners en ondernemer én van de werkorganisatie aan de vier colleges en raden. Meer voordeel voor inwoners en ondernemers uit de samenwerking. Wat gaan we daarvoor doen Het programma Samen Sterk bestaat uit zes onderdelen, met als rode draad gezamenlijkheid; Visie op dienstverlening in de breedste zin van het woord Inhoudelijke stip op de horizon Richt je op organisatieontwikkeling Bewaak een goede rolinvulling Communicatiestrategie Winst bij het optimaliseren van de ICT Deze zes onderdelen vormen samen een geheel. De lopende trajecten (zoals toekomstbestendige I&A) en alle nieuwe ontwikkelingen die ontstaan worden in lijn gebracht met Samen Sterk en de aanbevelingen die daaraan ten grondslag liggen.
Zodat slimmer en beter wordt (samen) gewerkt en we continue leren en verbeteren.
Pagina 6 van 44
De colleges en het bestuur werken samen aan de opzet en uitvoering van de programmaonderdelen. De focus ligt in 2022 op het DVO deel van de inhoudelijke stip op de horizon, organisatieontwikkeling en ICT. Hier valt onder: de dienstverleningsovereenkomsten voor de gemeenten ’ zodat helder wordt wat men kan verwachten van de werkorganisatie in het realiseren van de bestuurlijke ambities (project inhoudelijke stip op de horizon), de praktische onderdelen van de organisatieontwikkeling het lopende project Optimalisatie ICT wordt uitgevoerd. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met de vier colleges. Vanaf 2023 gaan we werken aan de andere onderdelen: Visie op dienstverlening in de breedste zin van het woord met uitgewerkte kpi’s Inhoudelijke stip op de horizon verder vorm geven door het bepalen van gezamenlijke beleidsambities en gezamenlijke opgaven Herijken organisatiedoelen en bijbehorende aansturingfilosofie Een goede rolinvulling tussen de werkorganisatie, het bestuur van de BUCH, de colleges en de raden. Een extern gerichte communicatiestrategie over de publieke meerwaarde van de BUCH Het programma Samen Sterk en het oppakken van de aanbevelingen hebben nu al effect op de werkorganisatie BUCH. Op het moment van opstellen van deze begroting worden programma onderdelen die prioriteit hebben uitgewerkt, inclusief financiën.
De uitwerking en de verbeteringen hebben gevolgen voor de organisatie en de budgetten. Voor 2022 bestaan de kosten uit project- en implementatiekosten. De voorstellen voor programma onderdelen kunnen afhankelijk van de ambities en aanpak leiden tot structurele lasten. Hierbij kunt u Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
denken aan het werken met nieuwe dienstverleningsovereenkomsten, de effecten op de begroting van strategische personeelsplanning voor het toerusten van de organisatie op nieuwe taken en de uitkomsten van het onderzoek en vertalen van aanbevelingen en mogelijke ambities naar toekomstbestendige ICT. Waaraan kunnen we zien of we het bereiken Een inhoudelijke stip op de horizon wat de BUCH per gemeente levert. Met een dienstverleningsovereenkomst per gemeente, een vastgestelde basisdienstverlening en een overzicht van lokale en gezamenlijke beleidsambities. Een geoptimaliseerde ICT die nog beter in de behoeftes van ons werk voorziet. Een werkorganisatie die zichzelf kan ontwikkelen voor de opgaven van nu en de toekomst. De organisatiedoelen zijn herijkt en vertaald naar een passende bedrijfsvoering. De talenten van onze mensen worden beter afgestemd op onze doelen en taken. Duidelijkheid over de rollen en verantwoordelijkheden van raden, colleges, gemeentesecretarissen, BUCH bestuur en BUCH werkorganisatie. Een vastgestelde gezamenlijke visie op dienstverlening voor zowel inwoners, ondernemers als onze bestuurders in de breedste zin van het woord waarin de missie: “Een fijne woon- werk- en leefomgeving voor onze inwoners, ondernemers en bezoekers” vertaald is in een concrete uitwerking van de visie op dienstverlening, uitgewerkt in realistische KPI’s.
Een communicatiestrategie waarin we laten zien wat de meerwaarde van onze samenwerking in de BUCH is. En
Pagina 7 van 44
waarmee we beter aan onze raden laten zien of we onze financiële en maatschappelijke doelen halen. Harmoniseren werkprocessen In 2021 zijn we gestart met Project Harmonisatie. In dit project zijn 121 voorstellen van personen in de organisatie beoordeeld of een harmonisatie voordeel haalbaar is. Een voordeel in: • Financieel voordeel • Tijdsbesparing • Kwaliteitsverbetering • Verminderen van kwetsbaarheid • Verbeteren van effectiviteit De 18 meest kansrijke voorstellen zijn uitgewerkt en in uitvoering genomen. Het daaraan gekoppelde financiële voordeel van structureel € 440.000 is opgenomen in de begroting 2022. De planning van deze harmonisatie fase 1 loopt tot en met juni 2022. Dan is het duidelijk of harmonisatie is geslaagd en het financiële voordeel gerealiseerd kan worden. De overige voorstellen worden nu beoordeeld en keuzes daaruit worden in de zomer 2022 voorgelegd aan het bestuur. Facilitair / huisvesting Huisvesting In april 2021 is besloten door het BUCH Bestuur om de bestuursopdracht Huisvesting tijdelijk tot 1 oktober 2021 stil te leggen. Vervolgens is in de concept bestuursopdracht van 1 juni 2021 opgenomen dat huisvesting wordt uitgesteld en dat eerst wordt gewerkt aan het verbeteren, het programma ‘SAMEN STERK’, van de Werkorganisatie BUCH.
In oktober 2021 heeft de projectgroep Huisvesting op verzoek een memo opgesteld waarmee inzicht is gegeven in de stand van zaken van het project. Daarbij zijn een aantal mogelijke vervolgscenario’s geschetst. De memo is vervolgens gedeeld met de gemeenteraden van de 4 betrokken gemeenten.
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Het BUCH Bestuur heeft kennis genomen van de huidige stand van zaken. De projectgroep huisvesting heeft 4 scenario’s voorgelegd en verzocht om op een nader te benoemen moment de werkgroep huisvesting een nieuwe aangepaste opdracht te geven met de hierbij behorende middelen. Hybride werken In 2023 zal er sprake zijn van hybride werken. in 2022 gaan we van volledig thuiswerken weer langzaamaan terug naar kantoor. Niet zoals we dat voor de pandemie deden, maar op een meer hybride manier. Vanuit huis als dat kan en naar kantoor als dat wenselijk is, bijvoorbeeld om samen te werken met collega’s. In het 2e en 3e kwartaal van 2022 wordt een pilot voor deze hybride werkvorm uitgezet en wordt ervaren wat werkt voor onze organisatie en wat niet. Zolang er nog geen keuze wordt gemaakt voor onze toekomstige huisvesting, moet er in de jaren 2023 en 2024 geïnvesteerd worden om voor te zorgen dat de huidige drie gemeentehuizen de hybride werkvorm maximaal ondersteunen. Denk hierbij aan camera’s, beeldschermen en meubilair. Doorontwikkeling facilitaire zaken Het facilitaire team gaat zich de komende jaren sterk ontwikkelen richting een vraaggestuurde organisatie.
Hierbij hoort de verdere ontwikkeling van begrotingsinstrumenten (bijvoorbeeld de toepassing van de NEN-EN 15221) om de werkelijke kosten van facilitaire producten en diensten transparant te maken en te koppelen aan de feitelijke uitvoering. Accountmanagement krijgt verder vorm door het systematisch communiceren met de klant en het verzamelen en delen van managementinformatie. Ook wordt gestart met het opstellen van dienstverleningsafspraken met bijbehorende sturings- en beheersingssystemen en krijgt de versterking van de regiefunctie verder vorm.
Pagina 8 van 44
De ontwikkelingen in ICT 2023 In 2022 worden de nieuwe i-Visie, sourcingsvisie, het Informatiebeleidsplan en sourcingsstrategie vastgesteld. Ook is projectportfolio-management ingericht waarmee we projecten met een ICT component onderling beter kunnen prioriteren en de beschikbare capaciteit zo optimaal mogelijk inzetten. . Er is een regiegroep ICT ingesteld die de organisatie adviseert over de projecten met een ICT component die uitgevoerd worden; projecten die in lijn zijn met de doelstellingen en visie van de organisatie en passen binnen het “ ontwikkelingsbudget voor software”. Het ontwikkelingsbudget vervangt de oude systematiek van het opvoeren van software investeringen in de begroting die in 2021 is komen te vervallen. In 2023 wordt gewerkt aan het realiseren van het in 2022 vastgestelde informatiebeleidsplan en de sourcingsstrategie. Hierbij hebben we voldoende aandacht voor wettelijke ontwikkelingen en de bestuurlijke opdrachten die we uit zullen moeten voeren. De financiële vertaling van de sourcingsstrategie zullen in de voortgangsrapportages van 2022, 2023 en begroting 2024 worden doorgevoerd. De implementatie van het proces- en zaakgericht werken wordt in 2022 afgerond en zal in 2023 verder worden doorontwikkeld. De informatiebeheerplannen zijn dan ook op deze nieuwe situatie aangepast.
Belangrijke implementaties voor bijvoorbeeld een nieuw vergunningen systeem en nieuw integraal systeem voor Samenleven zullen moeten worden ondersteund door ICT; hierbij zijn de participatieprocessen op 1-1-2023 uitgevlochten en ondergebracht bij gemeenschappelijke regeling “Zaffier” . Werkorganisatie BUCH zal in 2022 haar werkplekmiddelen en werkplek vervangen. Deze werkplek zal in 2023 ook verder worden doorontwikkeld. In 2022 doen wij onderzoek naar het versterken van datagedreven werken, waarmee we in 2021 een eerste stap hebben gezet. Dit Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
doen we door een standaard werkwijze op het gebied van data gedreven werken te introduceren en te inventariseren waar afdelingen nu staan en vanuit de datagroep de meeste waarde toegevoegd kan worden. Ook zal onderzoek plaatsvinden naar de instrumenten en data platformen die we willen gebruiken en zullen plannen worden ontwikkeld om de overgang hier naartoe vorm te gaan geven. Een groot deel van die overgang zal dan in 2023 daadwerkelijk plaats gaan vinden, waarbij in 2022 en 2023 ook speciale aandacht uit zal gaan naar belangrijke randvoorwaarden zoals het inrichten van gegevensmanagement, het classificeren van data en aandacht voor informatiebeveiliging, privacy en ethiek. Het ministerie van BZK is gestart met de doorontwikkeling in samenhang van de Geo basisregistraties. Onderdeel is de doorontwikkeling van enkele bestaande basisregistraties ( BAG, BGT en WOZ) tot een objectenregistratie. De doorlooptijd van dit project is tot 2025. Deze ontwikkeling heeft invloed op de interne processen infrastructuur en de organisatie van de uitvoering van wettelijke taken. (Beheer van de Basisregistraties). Informatiebeveiliging en Privacy: Informatiebeveiliging en privacy heeft in 2023 de ambitie om met extra inzet op het gebied van organisatorische en technische maatregelen meer slagkracht te creëren op het gebied van informatiebeveiliging en privacy.
Deze ambitie heeft als einddoel informatiebeveiliging en privacy langzaam maar zeker onderdeel te laten worden van de DNA van onze organisatie. Om een juiste invulling te geven aan de wettelijke verplichtingen van de AVG en de BIO zijn de volgende zaken in 2023 gepland: - Uitbreiding van informatiebeveiligingsmanagementsysteem hiermee brengen wij risico’s met betrekking op persoonsgegevensbewerkingen in kaart. Hiermee kunnen we betere afwegingen maken m.b.t. inzet van mens en middelen.
Pagina 9 van 44
- Classificatie van gegevens die wij beheren, opslaan en delen is essentieel. In 2023 willen we hiervoor in lijn met het informatiebeleidsplan een informatieclassificatie-project starten. In 2023 heeft informatiebeveiliging en privacy de ambitie in lijn met het informatiebeleidsplan om samen met informatiemanagement een informatieclassificatie-project te gaan initiëren. - In samenwerking met het team Controlling gaan de FG en CISO in 2023 meer toezicht houden op in kaart gebrachte kwetsbare processen en toepassingen die van belang zijn bij de verwerking van persoonsgegevens en kwetsbare bedrijfsgegevens. Dit gaan zij doen door interne audits uit te voeren, en waar nodig uit te laten voeren binnen de eigen organisatie en (keten)partners.
vastgesteld. De aanpassingen voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden aangescherpt. Hierin wordt het thema circulair inkopen ook in verwerkt om bij te dragen aan de Rijksdoelstelling Circulair in 2050. We screenen het inkoopjaarplan om ervoor te zorgen dat duurzaamheid vanaf de begin fase wordt meegenomen. Daarnaast worden potentiële opdrachtnemers via ons inkoopbeleid ook beoordeeld in de mate van duurzaamheid waardoor ondernemers worden gestimuleerd om duurzaamheid in hun concurrentiepositie te verbeteren. Met elk contract, elke aanbesteding en elke werkwijze wordt er een bijdrage geleverd aan het bereiken van de klimaatdoelen. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen is een proces dat “on going” is en dat ook in 2023 en de volgende jaren onze volle aandacht heeft.
Ten slotte is ook bewustwording op operationeel, tactisch en strategisch vlak in de vorm van workshops, oefeningen en, digitaletrainingen een onderwerp dat in 2023 weer op de agenda staat. Met deze set geplande maatregelen geven wij als organisatie vorm aan de ambitie om aan onze wettelijke en morele verplichting om “ in control” te komen over de verwerking van (persoons)gegevens die door onze inwoners aan ons zijn toevertrouwd.
Beschermd Wonen 2023 De decentralisatie van beschermd wonen vindt stapsgewijs plaats per 1 januari 2023. Alle gemeenten ontvangen hiervoor (beperkt) middelen. Deze middelen nemen jaarlijks toe. Deze middelen moeten gereserveerd worden op de gemeentebegrotingen om budget te hebben voor de inzet van voorzieningen en de daarbij behorende formatie binnen de BUCH. In 2023 gaat het om een bedrag van, naar verwachting, ongeveer 765.000,- voor de 4 BUCH-gemeenten gezamenlijk. Naar verwachting is er ongeveer 2 fte extra nodig voor het uitvoeren van deze nieuwe taken binnen de Werkorganisatie BUCH. Dit is nog wel onzeker en moet nog nader uitgewerkt worden. In het eerste half jaar van 2022 worden er regionale afspraken gemaakt over financiering en uitvoering. Vervolgens verwachten wij een opdracht van de colleges om deze taak uit te voeren en de middelen daarvoor beschikbaar te krijgen.
Overige onderwerpen Maatschappelijk Verantwoord Inkopen In 2022 wordt het huidige inkoopbeleid geëvalueerd en opnieuw
Wet open overheid Per 1 mei 2022 treedt de Wet Open Overheid (WOO) in werking. Deze wet beoogd de overheid transpanter te maken richting inwoners en ondernemers. Zo moet overheidsinformatie beter
- Op technisch vlak zullen uitbreidingen en innovaties plaatsvinden op het gebied van (SIEM/SOC) digitale poortwachterssysteem voor detectie en preventie van hack en gijzelsoftware. - Diensten inkopen van organisaties die in de nazorg en forensisch onderzoek kunnen leveren bij eventuele hack en gijzelsoftware aanvallen.
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Pagina 10 van 44
vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en te archiveren zijn. In de kern verplicht de WOO tot actieve openbaarmaking van bepaalde categorieën documenten. Ook moeten overheden hun informatiehuishouding op orde brengen zodat informatie op een goede, geordende en toegankelijke staat bewaard wordt. Daarnaast bevat de WOO de verplichting om op verzoek informatie openbaar te maken. De afgelopen periode is binnen de BUCH een analyse gemaakt van de consequenties van deze wet voor de vier BUCH gemeenten. Op basis van deze analyse zal er in de tweede helft van dit jaar een voorstel aan de raden worden gedaan over de besteding van de middelen die aan de gemeenten zijn uitgekeerd door het RIJK voor de uitvoering van deze wet. Het betreft een ingrijpende wijziging die in ieder geval vraagt om een aantal nieuwe functies en een investering in medewerkers en systemen om de wet te kunnen uitvoeren. Het voorstel aan de raden betreft de besteding vanaf 2023. De voorbereidingen liggen echter al in dit jaar, daar de wet per 1 mei van kracht is. Betaaltermijn en E-facturatie Betaaltermijn De streefwaarde voor de gemiddelde betaaltermijn voor 2023 is 16 dagen, waarbij 90% van de facturen binnen 30 dagen betaald is.
(In 2021 was de gemiddelde betaaltermijn 19 dagen waarbij 88% van de facturen op tijd is betaald.) Dit willen we realiseren door leveranciers en de organisatie te instrueren en afspraken te maken over juiste factuurgegevens en het belang van tijdige factuurafwikkeling. Tevens blijven we leveranciers actief benaderen om over te stappen op e-facturatie Het ontvangen van e-facturen draagt bij aan het sneller gaan betalen van de inkomende facturen door het wegvallen een aantal registratieve taken. E-facturatie
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
We streven er naar dat in 2023 90% van de facturen middels een efactuur verwerkt en betaald wordt. Dit willen we bereiken door leveranciers actief te blijven benaderen en met de inzet van een tool die de PDF-factuur omzet en verwerkt als een e-factuur. We zien bovendien dat steeds meer grote partijen ver in ontwikkeling zijn om over te stappen of afgelopen jaar zijn overgestapt op efacturatie. Inkoop voor Uitgeest Uitgeest heeft de BUCH werkorganisatie de opdracht gegeven om vanaf 2023 net als voor de overige deelnemende gemeenten de inkoop voor Uitgeest uit te voeren in plaats van St. Rijk. Dit wordt gedekt door een verhoging van de reguliere bijdrage vanuit Uitgeest. Dit gebeurt budgetneutraal voor de overige gemeenten door aanpassing van de verdeelsleutel voor 2023 en verder. Afvalinzameling voor Bergen Op 4 november 2021 heeft de raad van de gemeente Bergen besloten om de inzameling van huishoudelijk afval vanaf 2023 door de BUCH-werkorganisatie te laten verzorgen. De werkorganisatie verzorgt de inzameling al langer in Uitgeest, Castricum en Heiloo. Zo’n 15.000 huishoudens in Bergen gaan bediend worden door de eigen werkorganisatie. De BUCH ledigt de rolcontainer, de verzamelcontainers en beheert de drie afvalbrengstations.
In de overname van de inzameling worden ook de maatregelen in het kader van het op 20 mei 2021 vastgestelde beleidsplan ‘Van Afval naar Grondstof’ betrokken. Dit betekent dat er in 2022 al voorbereidingen worden getroffen om de dienstverlening met ingang van 2023 uit te kunnen voeren. De bijbehorende kosten voor inzamelvoertuigen/wagenpark, personeel en een klein deel overige kosten worden gedekt door een verhoging van de reguliere bijdrage vanuit Bergen. Dit gebeurt budgetneutraal voor de overige gemeenten door aanpassing van de
Pagina 11 van 44
verdeelsleutel. Vanwege een aantal incidentele uitgaven in de eerste jaren betreft het een aanpassing van de verdeelsleutel voor de jaren 2023, 2024 en 2025. Bijdrage voor BUCH-begroting over zelf ledigen (ondergrondse) verzamelcontainers UCH Vanaf het vierde kwartaal 2023 gaat de BUCH-werkorganisatie de lediging van (ondergrondse) verzamelcontainers verzorgen voor Uitgeest, Castricum en Heiloo. Momenteel wordt dit door een externe partij verricht. Door de inzameling in eigen hand te nemen winnen we aan flexibiltiet en kunnen we de BUCH-gemeenten beter bedienen. Het is efficiënt, kostenbesparend en duurzamer. De huidige leverancier rijdt een op beperkt aantal gezette tijden de containers leeg. Soms is de nood hoog en is er geen dienstverlening, terwijl er op andere momenten half volle containers geleegd worden. In de nieuwe situatie wordt er gereden op vulgraad. Dit gebeurt ook op zaterdag. We tillen de service voor onze burgers naar een hoger plan: de kans op volle containers en daaruit voortvloeiende bijplaatsingen wordt beperkt. De mate waarin een container vol zit dicteert of we uitrukken, niet een schema. Er wordt niet langer nodeloos rondgereden, brandstof verstookt en CO2 uitgestoten. De BUCH-gemeenten voegen kwaliteit toe en realiseren een kostenbesparing.
De colleges van Uitgeest, Castricum en Heiloo hebben de BUCH werkorganisatie eind 2021 opdracht gegeven tot uitvoering. De raad van gemeente Bergen heeft op 4 november 2021 besloten de inzameling van huishoudelijk afval per 1 januari 2023 bij de BUCH onder te brengen. Het ledigen van de verzamelcontainers maakt al deel uit van de aan Bergen gedane aanbieding.
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Om deze nieuwe taak uit te kunnen voeren doet de BUCHwerkorganisatie een investering in voertuigen en trekt personeel aan, dit wordt gedekt uit het door de gemeenten beschikbaar gestelde budget. Overgang taken participatiewet naar Zaffier (SORA) per 1-12023 Zowel de colleges als de raden van de BUCH-gemeenten hebben besloten dat de uitvoering van de Participatiewet de taak wordt van een regionaal participatiebedrijf ‘Zaffier’ waarin de gemeenten Alkmaar en Dijk&Waard ook deelnemen. Hiermee worden Participatiewet-taken vanuit het sociaal domein niet langer uitgevoerd door de BUCH-Werkorganisatie en maken ongeveer 45 medewerkers vanaf 1 januari 2023 geen onderdeel meer uit van het domein SamenLeven binnen de Werkorganisatie maar treden toe tot Zaffier. Uitgangspunt is dat op 1 januari 2023 Zaffier eigenstandig draait en alle personeel en taken overgedragen zijn rondom Participatie, Schuldhulpverlening, Inburgering en aanverwante taken. Inkoop Jeugd en Wmo 2023 Er vinden diverse inkoop- en aanbestedingstrajecten plaats voor zowel Wmo als Jeugd die in 2023 geeffectueerd worden. Een voorbeeld hiervan is de inkoop en aanbesteding ambulante jeugdhulp en verblijf. De contractering staat in het teken van hulp en ondersteuning zo thuis mogelijk. Dit vraagt om een transformatie van het zorglandschap voor de jeugd. Daarnaast heeft dit effect op de werkprocessen voor de uitvoering.
Inzet is dat de kosten van de jeugdhulp in lijn met de lokale en regionale beheersmaatregelen en de landelijke hervormingsagenda vanaf 2026 geleidelijk zullen afnemen. De uitkomsten van de aanbesteding en de gevolgen voor de werkprocessen worden in de eerste helft van 2022 duidelijk. Indien dit leidt tot een hogere inzet van capaciteit verwachten wij een
Pagina 12 van 44
opdracht van de colleges om deze inzet te realiseren en de middelen daarvoor beschikbaar te stellen.
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Pagina 13 van 44
Wat gaat dit kosten? In onderstaande meerjarenbegroting wordt voor de totale organisatie aangegeven wat de baten en lasten zijn van Werkorganisatie BUCH Voor de gehanteerde kaders verwijzen we u naar bijlage 5. Wat gaat dit kosten Lasten x € 1.000
2023
2024
2025
2026
Lasten Begroot
Lasten Begroot
Lasten Begroot
Lasten Begroot
1 Personeel
64.385
66.205
68.089
70.112
2 Inhuur
2.980
2.964
2.831
2.880
3 Afschrijvingslasten
2.340
2.585
2.553
2.245
4 Overige lasten
10.805
10.707
11.047
11.269
80.510
82.460
84.520
86.505
Totaal lasten Wat gaat dit kosten Baten x € 1.000
2023
2024
2025
2026
Baten Begroot
Baten Begroot
Baten Begroot
Baten Begroot
5 Reguliere bijdragen gemeenten
79.405
81.539
83.602
85.570
6 Bijdrage plustaken gemeenten
985
825
822
838
7 Overige baten
120
96
97
98
Totaal baten
80.510
82.460
84.520
86.505
0
0
0
0
Totaal baten min lasten *zie verderop tabel Bijdrage plustaken voor uitsplitsing per gemeenten.
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Pagina 14 van 44
Overzicht uitsplitsing punt 5 Reguliere bijdragen per gemeente uit bovenstaande tabel. Reguliere bijdragen
2023
2024
2025
2026
Bergen
26.779.672 27.390.555 28.060.379 28.752.841
Uitgeest
9.135.309
Castricum
26.806.352 27.582.197 28.291.039 28.939.071
Heiloo
16.684.122 17.166.898 17.608.195 18.011.528
Totaal
79.405.455 81.539.395 83.601.561 85.569.646
9.399.746
9.641.948
9.866.206
Overzicht baten en lasten conform BBV Programmaonderdeel Bedragen x 1.000 1a 1b 1c 1d 1e
Baten en lasten Bedrijfsvoering Overhead Onvoorzien VPB Algemene dekkingsmiddelen Saldo Baten en lasten Resultaat
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Baten 2023
Lasten 2023
Saldo 2023
Baten 2024
Lasten 2024
Saldo 2024
Baten 2025
Lasten 2025
Saldo 2025
Baten 2026
Lasten 2026
Saldo 2026
794 79.716
44.754 34.857 101 684 114 80.510 80.510
-43.960 44.859 -101 -684 -114 -0 -0
631 81.829
46.000 35.536 103 705 116 82.460 82.460
-45.370 46.293 -103 -705 -116 -0 -0
624 83.897
47.070 36.502 104 725 119 84.521 84.521
-46.447 47.395 -104 -725 -119 -0 -0
641 85.864
47.035 38.521 104 725 119 86.505 86.505
-46.394 47.343 -104 -725 -119 0 0
0 80.510 80.510
0 82.460 82.460
Pagina 15 van 44
0 84.521 84.521
0 86.505 86.505
Onderstaande een overzicht waarin de aansluiting wordt getoond tussen de 2e Firap 2021 en de Begroting 2023.
Nieuwe verdeelsleutel en reguliere bijdragen per gemeente Verdeelsleutel 2023
2024
2025
2026
Bergen
33,73%
33,59%
33,56%
33,60%
Uitgeest
11,50%
11,53%
11,53%
11,53%
Castricum
33,76%
33,83%
33,84%
33,82%
Heiloo
21,01%
21,05%
21,06%
21,05%
Totaal
100,00% 100,00% 100,00% 100,00%
Aanpassing verdeelsleutel i.v.m. plustaak naar reguliere bijdragen Voor de overdracht van plustaak naar reguliere bijdrage is voor de nummers 3 t/m 6 uit bovenstaande tabel een aanpassing van de verdeelsleutel nodig. Voor iedere gemeente geldt dat de bijdrage alleen is verhoogd met het eigen deel van de plustaken die naar de reguliere bijdrage is overgegaan. Het betreft hier plustaken die een structurele en dus basistaak worden.
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Pagina 16 van 44
Plustaken 2023 en verder stand begroting 2023: Plustaak
Gemeente
start I/S
2023
2024
2025
2026
Extra capaciteit handhaving
Uitgeest
2019
S
117.000
120.500
124.100
127.800
Versnellen woningbouw Heiloo
Heiloo
2020
S
208.900
215.200
221.700
228.400
Actieplan schuldhulpverlening 2021-2024
Bergen
2021
I
22.600
23.200
Nieuw Tij
Bergen, Uitgeest en Heiloo
2021
S
255.500
260.200
264.900
264.900
Pilot, ontwikkeling gemeente App
Bergen
2021
I
25.000
0
0
0
Extra formatie beleidsmedewerker verkeer
Bergen
2021
I
154.700
2022
S
200.900
205.900
211.200
216.700
984.600
825.000
821.900
837.800
Extra formatie wet inburgering (meicirculaire 2021) allen Totaal
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Pagina 17 van 44
Mutaties uit begroting 2023-2026 Onderstaande de mutaties met betrekking tot de begroting 2023-2026. Aangezien de BUCH geen resultaat en of reserves mag hebben sluiten de inkomsten en uitgaven per saldo altijd op nul door aanpassing van de inkomsten uit de bijdrage van de gemeenten. 1 =1.000
korte omschrijving
2023
2024
2025
2026
I/S
aut
1 Salarissen herberekening in verband met de cao jaarschijf 2021
550 V
550 V
550 V
1.404 N
S
aut
2 Indexatie overige kosten
84 N
85 N
79 N
345 N
S
aut
3 Mutatie kapitaalslasten
785 V
863 V
922 V
1.231 V
S
aut
4 Budget voor personele ontwikkelingen
583 N
624 N
689 N
709 N
S
aut
5 Ontwikkelbudget saas software
713 N
727 N
741 N
755 N
S
aut
6 Inbesteding inkoop Uitgeest met ingang van 2023
103 N
106 N
109 N
112 N
S
aut
7 Inbesteding afvalinzameling Bergen met ingang van 2023
1.985 N
1.879 N
1.893 N
1.941 N
S
2.133 N
2.008 N
2.039 N
4.035 N
S
Subtotaal uitgaven aut
8 Hogere inkomsten inruil voertuigen en materieel
39 V
14 V
15 V
16 V
S
aut
9 Indexering plustaken gemeenten
6 V
10 V
22 V
32 V
S
aut 10 Bijdrage Uitgeest inkoop vanaf 2023
103 V
106 V
109 V
112 V
S
aut 11 Bijdrage Bergen afvalinzameling vanaf 2023
1.985 V
1.879 V
1.893 V
1.941 V
S
aut 12 Aanpassing reguliere bijdrage gemeenten
0
0
0
1.934 V
S
2.133 V
2.008 V
2.039 V
4.035 V
S
0
0
0
0
Subtotaal inkomsten Totaal saldo
1) Salarissen herberekening in verband met de cao jaarschijf 2021 Dit betreft het structurele deel van de vrijval van de salariskosten over 2021. Het bedrag in 2026 bestaat uit 3% indexatie ten opzichte van de begrote loonsom 2025 minus de € 550.000,- structurele vrijval uit 2021. Het (structurele)naar verwachting voordelige effect van de cao voor het jaar 2022 en verder wordt nu berekend en in de eerste voortgangsrapportage BUCH 2022 verwerkt. Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
2) Indexatie overige kosten Conform de uitgangspunten uit de kaderbrief wordt voor 2023 en verder gebruikt gemaakt van een indexatie van 1,9% Prijs bruto binnenlands product CEP 2021 in de begroting was circa 1,4% opgenomen.
Pagina 18 van 44
3) Mutatie kapitaalslasten Dit betreft de mutatie als gevolg van de herijking van het investeringsschema 2022 en verder. Hierin is meegenomen de aframing van de SAAS investeringen, de afsluitingen vanuit de jaarrekening 2021 en de mutaties naar aanleiding van de actualisatie van het investeringsschema 2022 en verder. 4) Budget voor personele ontwikkelingen We zien al langere tijd steeds verder toenemende personele problematiek. Het gaat daarbij om de steeds krapper wordende arbeidsmarkt en een toenemend aantal moeilijk vervulbare vacatures. Daarnaast geldt dat door onze extra inzet voor crises als Corona en Oekraïne de verlofstuwmeren groeien. De wetgeving omtrent verlof is daarbij in de meest recente cao ook aangepast waardoor direct sturen op het opnemen van verlof lastiger is. Effect daarvan is bovendien, dat door toenemende werkdruk mensen vaker of langer uitvallen. Dit leidt er toe dat we hiervoor structurele oplossingen moeten zoeken zoals het inzetten van (duurdere) inhuur of maatregelen zoals bijvoorbeeld een arbeidsmarkttoelage, een (structurele) opwaardering van functies en extra aandacht voor vitaliteit om een aantrekkelijk werkgever te zijn en te blijven. In het programma Samen Sterk is hier ook aandacht voor, waaronder de strategische personeelsplanning. Dit bedrag is een eerste inschatting.
Wij streven ernaar bij de 2e voortgangsrapportage een verdere uitwerking te hebben. 5) Ontwikkelbudget saas software Vanaf 2021 mogen eenmalige projectkosten voor een softwareproject, waaronder kosten voor software, dienstverlening leverancier en implementatiekosten (inhuur) niet meer als een investering worden opgevoerd (BBV regelgeving). Deze kosten moeten als onderhoud in onze financiële administratie worden verantwoord. Afgesproken is om voor de begroting te werken met ervaringscijfers voor de verwachte realisatie van de projecten om zo tot een stabiele ‘baseline’ te komen. Het bedrag zoals Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
opgenomen is gebaseerd op ervaringscijfers van de afgelopen jaren en in lijn met de kapitaallasten op software-investeringen van het afgelopen jaar. Jaarlijks wordt bekeken in hoeverre bijstelling van dit basisbedrag noodzakelijk is. Het kan zijn dat er incidenteel minder of meer budget nodig is, dat is afhankelijk van de te vervangen of aan te schaffen applicaties. Doordat de BUCH werkorganisatie geen algemene of bestemmingsreserve mag hebben kan het zijn dat er bij de jaarrekening of 1e voortgangsrapportage bijvoorbeeld wordt gevraagd om niet uitgegeven budget uit het eerdere jaar opnieuw beschikbaar te stellen. Op dit moment ontwikkelen we ook een tool om deze kosten beter te kunnen plannen. 6) Inbesteding inkoop Uitgeest met ingang van 2023 Uitgeest heeft besloten per 1 januari uit stichting RIJK te treden en de werkorganisatie BUCH de opdracht te geven om per 1 januari 2023 de inkoop voor Uitgeest uit te voeren net als voor de overige deelnemende gemeenten. Hiervoor wordt per 1 januari 2023 0,86 fte senior inkoopadviseur aangetrokken. 7) Inbesteding afval Bergen Betreft de uitgaven in verband met de inbesteding afvalinzameling per 01-01-2023 vanuit Bergen. Dit betreft personeel en materieel. 8) Hogere inkomsten inruil voertuigen en materieel De prijsstijging van nieuw materieel zorgt ook voor hogere inruilwaarden van voertuigen en overig materieel.
In 2023 wordt nog een wagen ingeruild (FUSO) voor circa € 26.000,-. 9) Indexering plustaken gemeenten De toegepast indexering betreft 3% op salarissen en 1,9% op overige kosten. Deze indexering wordt per plustaak aan de betreffende gemeenten in rekening gebracht. 10) Bijdrage Uitgeest inkoop vanaf 2023
Pagina 19 van 44
Verhoging reguliere bijdrage Uitgeest in verband met inbesteding inkoop vanaf 2024 11) Bijdrage Bergen afvalinzameling vanaf 2023 Verhoging reguliere bijdrage Bergen in verband met de inbesteding afval Bergen. 12) Aanpassing reguliere bijdrage gemeenten Aanpassing reguliere bijdrage in 2026 betreft de indexatie van de loonsom (3%) en overige zaken (1,9%) ten opzichte van 2025.
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Pagina 20 van 44
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Aanleiding en achtergrond De BUCH acht het wenselijk om risico's die van invloed zijn op de bedrijfsvoering beheersbaar te maken. Niet alleen voor de eigen bedrijfsvoering en continuïteit maar vooral ook voor de eigenaren van de BUCH, de deelnemende gemeenten. Vanwege de aard van de gemeenschappelijke regeling en vanwege de koepelvrijstelling is het voor de gemeenschappelijke regeling niet mogelijk om resultaat te maken en daarmee zelf enig weerstandsvermogen op te bouwen. Door inzicht in de risico's wordt de organisatie in staat gesteld om op verantwoorde wijze besluiten te nemen. Om inzicht in de risico’s van de BUCH te kunnen verkrijgen is er een risico-inventarisatie uitgevoerd. Hieronder wordt verslag gedaan van de resultaten van de risico-inventarisatie. Op basis van de geïnventariseerde risico’s is tevens het benodigde weerstandsvermogen berekend. Dit benodigde weerstandsvermogen wordt vervolgens op basis van de verdeelsleutel verdeeld onder de deelnemende gemeenten.
Omschrijving Totaal grote risico's: Overige risico's: Totaal alle risico's:
Specificatie van de risico’s In de volgende tabel vindt u een specificatie van de belangrijkste risico’s. Wij beperken ons hierin tot financiële risico’s die alleen op De BUCH van toepassing zijn.
Risicoprofiel Met het inzichtelijk maken van de risico's stelt de organisatie zich in staat om op verantwoorde wijze besluiten te nemen. Daartoe is een risico-inventarisatie uitgevoerd. Het risicoprofiel is tot stand gekomen met behulp van het softwareprogramma NARIS® (NAR Risicomanagement Informatie Systeem) waarmee risico's systematisch in kaart kunnen worden gebracht en beoordeeld. Op basis van de meest actuele gegevens (situatie Q1 2022) levert dit het volgende beeld op voor de begroting 2023:
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Bedrag € 6.750.000 € 2.260.000 € 9.010.000
Pagina 21 van 44
RisicoRisico Gevolgen nummer R508 Extra kosten als gevolg van de Financieel COVID-19 pandemie.
R316
R339
R318
R322
Kans Financieel Invloed gevolg 90% max.€ 1.000.000 31.01%
Complexiteit van ICT (o.a. Financieel - Complexiteit van de ICT 50% harmonisatie) groter dan (o.a. harmonisatie) is groter dan verwacht waardoor projecten verwacht waardoor projecten uit de uit de planning lopen en meer planning lopen en meer gaan kosten gaan kosten dan vooraf is dan vooraf is begroot. Hogere kosten begroot. bij I&A zelf (licenties, onderhoud dubbel, extra inhuur etc.) en personele efficiëncy wordt later ingeboekt.
max.€ 1.000.000 17.28%
Loonontwikkelingen vallen hoger uit dan meegenomen indexatie
Financieel -
max.€ 500.000
Schending van de privacy regels
Financieel - Als gevolg van 30% verschillende situaties kunnen de privacyregels geschonden worden. Op het schenden van privacyregels staan hoge boetes. De maximale boete is € 1.000.000, Imago - Als gevolg van verschillende situaties kunnen de privacyregels geschonden worden. Op het schenden van privacyregels staan hoge boetes. De maximale boete is € 1.000.000
max.€ 1.000.000 10.31%
Financieel -
max.€ 1.400.000 4.87%
Verkoop bovenwettige verlofuren
60%
RisicoRisico nummer R315 Vervanging bij ziekteverzuim
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Kans Financieel gevolg 50% max.€ 250.000
Invloed
Financieel - Door langdurige afwezigheid van personeel moet ingehuurd worden.Bij langdurig ziekteverzuim gaat WIA traject in met mogelijke WGA lasten wat drukt op de WHK gedifferentieerde premie Financieel 50%
max.€ 250.000
4.32%
50%
max.€ 250.000
4.31%
3.09%
4.33%
R340
Medewerkers die ontslagen zijn, ten onrechte ontslagen
R320
Niet in het geraamde tempo realiseren van ingeboekte besparingen (On)bewust niet voldoen aan de aanbestedingsregels
Financieel -
Financieel - De aanbesteding wordt 90% ongeldig verklaard en zal opnieuw moeten gebeuren., Imago - De aanbesteding wordt ongeldig verklaard en zal opnieuw moeten gebeuren.
max.€ 100.000
Een van de vier gemeenten treedt uit de BUCH.
Financieel - Het ontvlechten van een van de vier gemeenten betekent dat processen, systemen, archivering en huisvesting uit elkaar gehaald moet worden.
max.€ 1.000.000 1.74%
10.37% R263
10%
Gevolgen
R321
5%
Weerstandsvermogen Om te bepalen of het weerstandsvermogen toereikend is, leggen we de relatie tussen de financieel gekwantificeerde risico's, de daarbij gewenste weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstands-capaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit die uit de risicosimulatie voortvloeit, kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt het weerstandsvermogen. Om het weerstandsvermogen te kunnen waarderen is in samenwerking met de Universiteit Twente een normtabel ontwikkeld.
Pagina 22 van 44
Weerstandsnorm Waarderingscijfer A B C D E
F
Ratio > 2.0 1.4 - 2.0 1.0 - 1.4 0.8 - 1.0 0.6 - 0.8 < 0.6
Betekenis Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende
Benodigde weerstandscapaciteit Op basis van de geïnventariseerde risico’s is een risicosimulatie uitgevoerd. Deze simulatie wordt toegepast omdat het reserveren van het maximale bedrag (€ 9.010.000,-, zie vorige pagina) ongewenst is. De risico’s zullen immers niet allemaal tegelijk en in hun maximale omvang optreden. Uit de simulatie volgt, uitgaande van een zekerheidspercentage van 90%, dat de benodigde weerstandscapaciteit € 2.317.000,- bedraagt. Dit bedrag wordt op basis van de verdeelsleutel verdeeld onder de deelnemende gemeenten. De benodigde weerstandscapaciteit ligt wat hoger dan in 2020 (€ 2.024.000). Dit is gevolg van een herbeoordeling van de risico’s, kans en inschatting en nieuwe risico’s ten opzichte van 2020, waaronder die van hogere kosten als gevolg van Corona en de inflatie.
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Beschikbare weerstandscapaciteit De aard van de gemeenschappelijke regeling en de koepelvrijstelling maken dat het voor onze gemeenschappelijke regeling niet mogelijk is om zelf weerstandsvermogen op te bouwen. De BUCH heeft geen vrije reserves, geen stille reserves en ook geen onbenutte belastingcapaciteit. De enige mogelijkheid die De BUCH heeft is het in rekening brengen van de kosten bij de deelnemende gemeenten, op het moment dat bepaalde risico’s zich voordoen. Onderstaand overzicht geeft weer voor welk deel de deelnemende gemeenten rekening moeten houden in hun weerstandsvermogen, afgerond op hele duizendtallen.
Pagina 23 van 44
Gemeente
Verdeelsleutel
Benodigde weerstandscap.
Bergen
33,73%
€ 781.000
Uitgeest
11,50%
€ 267.000
Castricum
33,76%
€ 782.000
Heiloo
21,01%
€ 487.000
Totaal
100,00%
€ 2.317.000
Conclusie weerstandscapaciteit Op basis van de normtabel is de eigen weerstandcapaciteit van de werkorganisatie ruim onvoldoende. Daarom is ervoor gekozen om volgens de verdeelsleutel het benodigde weerstandsvermogen bij de deelnemende gemeenten aan te houden (norm is minimaal 1). Daarvan uitgaande kent de organisatie een weerstandsnorm van 1 en is daarmee voldoende. Financiële kengetallen Het is verplicht onderstaande (financiële) kengetallen op te nemen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans. Naast de kengetallen is een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie opgenomen. De kengetallen en de beoordeling geven gezamenlijk op eenvoudige wijze inzicht aan leden van het bestuur over de financiële positie van hun gemeenschappelijke regeling. Het gebruik en het vaststellen van de berekeningswijze van de kengetallen heeft geen functie als normeringinstrument in het kader van het financieel toezicht door de Provincie. De invoering van de set van vijf kengetallen is bedoeld om de financiële positie voor leden van het bestuur en voor raadsleden van deelnemende gemeenten inzichtelijker te maken.
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De netto schuldquote, gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen, brengt in beeld wat het aandeel van de verstrekte leningen is en wat dit betekent voor de schuldenlast. Op basis van de huidige inzichten is de verwachting dat we geen lening nodig hebben en we met inzet van een kasgeldlening de liquiditeit kunnen opvangen. In verhouding tot de totale baten resulteert dit in een relatief lage schuldquote voor de werkorganisatie. De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijk regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Solvabiliteitsratio is nihil: de werkorganisatie BUCH zal in principe de komende jaren geen eigen vermogen hebben en dus geen buffer tegen onverwachte risico’s. De gemeenschappelijke regeling biedt echter de mogelijkheid om een algemene reserve te vormen tot 2,5% van de omvang van de begroting. Echter vanwege de toepassing van de koepelvrijstelling is het niet toegestaan winst te maken. Dit maakt het voor de werkorganisatie niet mogelijk om een algemene reserve te formeren.
Pagina 24 van 44
De structurele exploitatieruimte. In 2023 is de begroting structureel in evenwicht. Dat is voorzien in de periode 2023 t/m 2026. Het kengetal “grondexploitatie” is voor De BUCH niet van toepassing aangezien zij als bedrijfsvoeringsorganisatie geen grondexploitaties heeft. Het kengetal “belastingcapaciteit” is voor de gemeenschappelijke regeling niet van toepassing.
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Pagina 25 van 44
Paragraaf Financiering Inleiding In de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido) worden de kaders gesteld voor een verantwoorde, prudente en professionele inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie van decentrale overheden. De Wet fido definieert de treasuryfunctie daarbij als: het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. In de paragraaf financiering worden de specifieke beleidsvoornemens respectievelijk de uitvoering van het beleid op het gebied van treasury uiteengezet. Financiering Renteverwachting De kapitaalmarktrente is in het eerste kwartaal 2021 nog steeds laag. In 2022 zijn de rentestanden voor kort en lang geld nog steeds laag. De rente voor 10-jaarsleningen bedraagt (begin maart 2022) rond 0,71% en rente-typisch kort geld (< 6 maanden) rond -0,8%. Financieringspositie De werkorganisatie BUCH verwacht in 2022 een investering verwacht van ruim € 2,7 mln. Daarnaast zijn ook voor 2023 forse investeringen begroot, waarna daarna het investeringsniveau terugloopt. Dit resulteert in de bijgaande liquiditeitsprognose op basis van de huidige inzichten:
Liquiditeit ( x € 1.000) Stand liquiditeit 1-1 1) Exploitaitesaldo 2) Afschrijvingen 3) Investeringen in (im)materiele vaste activa die op de balans worden geactiveerd Stand liquiditeit 31-12
2022 5.250 3.041
2023 5.533 2.340
2024 4.072 2.585
2025 4.608 2.553
2026 6.049 2.245
-2.758
-3.800
-2.049
-1.112
-1.583
5.533
4.072
4.608
6.049
6.711
De verwachting is dat we voor het realiseren van de investeringen vooralsnog geen lening noodzakelijk is en we dit kunnen opvangen met de kredietfaciliteit en eventuele kasgeldleningen. De Wet Houdbare overheidsfinanciën (Wet Hof) bevat de bepaling dat het Rijk en de decentrale overheden een gezamenlijke en gelijkwaardige inspanningsplicht hebben om de Europese begrotingseisen te respecteren (maximaal 3% tekort van bruto binnenlands product). Dit wordt gemonitord via het zogenaamde EMU-saldo. Dit is gebaseerd op werkelijke kasstromen en niet op baten en lasten. Uit onderstaand overzicht blijkt dat het EMU saldo alleen in 2022 negatief is, maar vereist geen nadere actie vanuit de werkorganisatie. Voor dat jaar staan (vervangings)investeringen gepland. EMU saldo (x € 1.000) 1) Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves 2) Afschrijvingen
2023
2024
2025 0
0
0
2.340
2.585
2.553
2.245
3) Investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd
3.800
2.049
1.112
1.583
4) EMU saldo
-1.460
536
1.441
661
Balansprognose Onderstaand volgt de balans op basis van de verwachte Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
2026
0
Pagina 26 van 44
investeringen en financiering. Geprognosticeerde balans x 1mln. Activa (im)materiële vaste activa Financiële vaste activa Liquide middelen Vlottende activa Totaal Passiva Eigen vermogen Voorzieningen Vaste schulden Liquide middelen Vlottende passiva Totaal
2023
2024
2025
2026
10,8 4,1 2,0 16,9
10,2 4,6 2,0 16,9
8,8 6,1 2,0 16,9
8,1 6,7 2,0 16,9
16,9 16,9
16,9 16,9
16,9 16,9
16,9 16,9
Risicobeheer Renterisico vlottende schuld (kasgeldlimiet) Een belangrijk uitgangspunt van de Wet fido is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten. Teneinde een grens te stellen aan de korte financiering (rentetypische looptijd tot één jaar) is in de Wet fido de kasgeldlimiet opgenomen. De kasgeldlimiet wordt berekend als een percentage (8,2%) van het totaal van de begroting (lastenkant) bij aanvang van het jaar. In de volgende tabel volgt de ontwikkeling van de kasgeldlimiet over de jaren 2023 tot en met 2026.
Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Werkorganisatie BUCH krijgt een limiet op de rekening-courant bij de BNG maximaal ter hoogte van de toegestane kasgeldlimiet. Daar waar de kredietlimiet bij de BNG niet toereikend is en alleen geen sprake is van een duurzame behoefte aan kapitaal wordt dit ingevuld via kasgeldleningen. De rente op deze kasgeldleningen is naar verwachting voor 2023 nog steeds negatief. Afspraken over de precieze betalingstermijnen vanuit de gemeenten zijn gemaakt. Bij evt. voorfinanciering van de bijdragen aan de werkorganisatie wordt in principe beperkt gebruik gemaakt van deze limiet. Renterisico vaste schuld (renterisiconorm) De renterisiconorm is ingesteld om de rentegevoeligheid van de lening portefeuille met een rentetypische looptijd van langer dan een jaar te beperken. De renterisiconorm wordt berekend door een vastgesteld percentage (20%) te vermenigvuldigen met het begrotingstotaal. Het renterisico heeft betrekking op de vaste schuld en op het bedrag waarover renterisico wordt gelopen. Naast de renteherzieningen zijn ook de herfinancieringen van belang, het renterisico wordt verkleind door aflossingen in de tijd te spreiden.
Pagina 27 van 44
In onderstaande tabel wordt de renterisiconorm vergeleken met het renterisico. De BUCH is een bedrijfsvoeringsorganisatie waarvan de begroting grotendeels uit de kosten van personeel bestaat. Het is een arbeidsintensieve organisatie wat zich ook toont in onderstaand overzicht. Het renterisico is vrij beperkt.
uitkomen.
We verwachten dat we geen langlopende leningen hoeven aan te trekken. Hierdoor blijven we ruimschoots binnen de renterisiconorm.
Schatkistbankieren Volgens de wet schatkistbankieren mag een decentrale overheid maar beperkt eigen overtollige middelen op haar eigen bankrekening houden. Boven een drempelbedrag moet de werkorganisatie dit storten op een rekening van het Rijk. De verwachting is dat we nagenoeg geen overtollige middelen hebben en niet boven het drempelbedrag van circa € 0,55 miljoen zullen Begroting 2023 Werkorganisatie BUCH
Pagina 28 van 44
Paragraaf Bedrijfsvoering Werkorganisatie BUCH bestaat sinds 1 januari 2017 en is een bestuursrechtelijke rechtspersoon op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). De Wgr stelt dat bij de regeling waaraan uitsluitend colleges van burgemeesters en wethouders deelnemen, een bedrijfsvoeringorganisatie kan worden ingesteld in het geval de regeling uitsluitend wordt getroffen ter behartiging van de sturing en beheersing van ondersteunende processen en van uitvoeringstaken van de deelnemers. De BUCH is de bedrijfsvoeringorganisatie van de gemeenten Bergen (NH), Uitgeest, Castricum en Heiloo. Aangezien bedrijfsvoering de enige taak is waarvoor de gemeenschappelijke regeling is opgericht kent de gemeenschappelijke regeling derhalve ook maar één programma, namelijk het programma bedrijfsvoering. Om die reden verwijzen wij naar het gelijknamige programma. Samenstelling bestuur Het bestuur van Werkorganisatie BUCH bestaat uit portefeuillehouders van de vier deelnemende gemeenten en de directeur van de Werkorganisatie BUCH als secretaris. De heer A. Mans (Castricum) treedt vanaf 1 juni 2021 op als voorzitter van het bestuur tot 1 oktober 2023. Het bestuur bestaat verder uit de volgende leden: Dhr. S.M. Nieuwland (Uitgeest) Dhr. C.M. Beentjes (Uitgeest) Dhr. L. Hj. Voskuil (Bergen) Dhr. A.J. van den Beld (Bergen) Dhr. drs. A. Mans (Castricum) Dhr. drs. P.P.J.