bij 3 Jaarstukken 2022 GR Werkorganisatie BUCH.pdf
Tekst van het document
Jaarstukken 2022
Inhoudsopgave Inhoud
Inhoudsopgave .................................................................................................................................................................................................................... 2 Jaarverslag 2022...................................................................................................................................................................................................................... 4 1
Inleiding ....................................................................................................................................................................................................................... 5
2.0
Programma Bedrijfsvoering ..................................................................................................................................................................................... 7
3.
Paragrafen ................................................................................................................................................................................................................. 23
3.1
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing ........................................................................................................................................... 24
3.2
Paragraaf Treasury
3.3
Paragraaf Bedrijfsvoering ...................................................................................................................................................................................... 30
3.4
Paragraaf Corona / Oekraïne .................................................................................................................................................................................31
3.5
Openbaarheidsparagraaf ........................................................................................................................................................................................33
(bedragen x € 1.000) ............................................................................................................. 28
Verbetering van de informatiehuishouding ............................................................................................................................................................................33 Actieve openbaarmaking .......................................................................................................................................................................................................33 Passieve openbaarmaking ..................................................................................................................................................................................................... 34 4.
Jaarrekening 2022
Bedragen x € 1.000 .................................................................................................................. 35
4.1 Balans .......................................................................................................................................................................................................................... 36 4.2 Overzicht van baten en lasten ...................................................................................................................................................................................... 44 4.3 Overzicht baten en lasten per taakveld .........................................................................................................................................................................51 4.4 Analyse begrotingsonrechtmatigheid .......................................................................................................................................................................... 53 4.5 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant 2022 ......................................................................................................................................... 54 4.6 Bestuursbesluit ............................................................................................................................................................................................................
55 Bijlage 1: Taakstelling ........................................................................................................................................................................................................ 56 Bijlage 2: Verloop begroting ...............................................................................................................................................................................................57
Bijlage 3: Corona en Oekraïne............................................................................................................................................................................................ 60
Jaarverslag 2022
Jaarstukken 2022
Pagina 4 van 60
1 Inleiding colleges en van de organisatie. Uitgangspunt daarbij is het vergroten van de stabiliteit, continuïteit, betrouwbaarheid en kwaliteit van de organisatie.
Geachte leden van het bestuur, Voor u liggen de jaarstukken over 2022 van de werkorganisatie BUCH. In de jaarstukken leggen wij verantwoording af over de gerealiseerde doelstellingen en het gevoerde beleid in verhouding tot de beschikbaar gestelde middelen. Uitgangspunt is de begroting 2022. De jaarstukken zijn opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). In de voortgangsrapportages zijn wij ingegaan op de ontwikkelingen voor zover die toen bekend waren. Om een zo volledig mogelijk beeld te schetsen vindt u in deze jaarrekening deels dezelfde informatie terug als in de tussentijdse rapportages, aangevuld met de ontwikkelingen in de laatste periode. We sluiten het jaar 2022 met een positief gevoel af. Terugkijkend zijn het vijf bewogen jaren geweest met in de eerste jaren de focus op het vormen van een grotere organisatie vanuit vier kleine gemeenten (interne gerichtheid) gevolgd door twee jaar Corona en aansluitend in 2022 de opgave om Oekraïners op te vangen en de energiecrisis. Dat zijn grote opgaven voor een jonge organisatie die nog in ontwikkeling is. We zijn dan ook trots dat de organisatie in staat is geweest deze crisissen in goede banen te leiden voor de vier gemeenten. Daarnaast managen we succesvol grotere en kleinere maatschappelijke opgaven.
Denk bijvoorbeeld aan het effectief inspelen nieuwe opgaven op wonen in de vorm van een woonvisie, de realisatie van de verzelfstandiging van Zaffier en de soepele overgang van onze medewerkers en het overnemen van de afvalinzameling Bergen. Daarbij hebben we het afgelopen jaar naast het managen van de genoemde crisissen en maatschappelijke opgaven stappen gezet naar verdere professionalisering van de samenwerking met de Jaarstukken 2022
De colleges zijn gevormd en de colleges zijn in gesprek over de toekomst van de samenwerking. Het bestuur heeft inmiddels de opdracht gekregen een voorstel voor de aansturing en topstructuur van de werkorganisatie te maken. Het voorstel wordt in het voorjaar van 2023 verwacht. De besluitvorming in het voorjaar 2023 over deze bestuursopdracht, vormt het kader voor verdere noodzakelijke doorontwikkeling van de werkorganisatie. In de bedrijfsvoering zetten we stappen gericht op het versterken van het bestuurlijk comfort en het goed faciliteren van de medewerkers. Concrete voorbeelden daarvan zijn onder andere: • De gemeentesecretarissen en de interim directeur werken nauw samen in de aansturing van de werkorganisatie, ten behoeve van politiek bestuurlijk dossiers en strategische keuzes in de bedrijfsvoering; • De collegewerkprogramma’s zijn opgesteld en worden nu vertaald naar jaarcontracten 2023 (nieuwe vorm dienstverleningsovereenkomsten). Zo wordt steeds scherper wat de gemeenten kunnen verwachten van de werkorganisatie in het realiseren van de bestuurlijke ambities; • We sturen steeds gerichter op de juiste mens op de juiste plek (strategische personeelsplanning); • We versterken het planmatig en integraal werken. De aandacht voor de personele uitdagingen blijft onverminderd hoog.
De combinatie van grote maatschappelijke opgaven die elkaar in rap tempo opvolgen zorgen voor een grote dynamiek en
Pagina 5 van 60
bijkomende werkdruk. De krappe arbeidsmarkt zorgt voor langer openstaande vacatures, meer personele wisselingen (door doorstroom van vaste medewerkers en tijdelijke invulling door inhuur). Ook het ziekteverzuim zien we als gevolg van deze hectiek en na-ijleffecten van COVID stijgen. We hebben ook op dit vlak stappen gezet (recruiter aangesteld, intensivering ziekteverzuimbegeleiding en -preventie). Maar blijvend investeren in het brede spectrum aan beleid en instrumenten van goed werkgeverschap is noodzakelijk. Financiën Net als in eerder jaren zijn we het voorbije jaar behoedzaam omgesprongen met de door u aan ons beschikbaar gestelde middelen. Wij kunnen dan ook melden dat we binnen de begroting zijn gebleven en een overschot hebben van € 1 mln. De lasten zijn € 1,4 mln. lager dan begroot, de opbrengsten zijn € 0,4 mln. lager. Als gevolg van twee externe ontwikkelingen, waar wij geen directe invloed op hebben, zien we per saldo wel een extra bijdrage voor de gemeenten van € 2,4 mln. Deze twee ontwikkelingen zijn: • De commissie Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) stelt treffen van een voorziening voor bovenwettelijke verlofuren verplicht, zoals we ook al hadden aangekondigd in de tweede voortgangsrapportage.
Deze voorziening bedraagt € 2,7 mln.; • Een verplichting, op basis van juridische uitspraken voor ontslag- en transitievergoedingen (€ 0,7 mln.).
gemeenten is de hogere bijdrage aan de BUCH, ad. € 2,4 mln. terug te vinden als nadeel. Mede door het uitstellen van de invoering van de Omgevingswet zijn de werkzaamheden getemporiseerd. Hierdoor is sprake van doorlopende werkzaamheden in 2023. Echter hiervoor is geen budget in 2023 beschikbaar. Omdat over het jaar 2022 geen “resultaat” is gehaald is het niet mogelijk om u te verzoeken deze middelen voor 2023 te reserveren. Toch menen wij in deze jaarrekening u al te informeren dat we dit budget in 2023 nodig hebben voor de uitvoering van de werkzaamheden. Verzoek is om € 234.000 opnieuw ter beschikking te stellen voor de uitvoering van de omgevingswet. In de eerste voortgangsrapportage 2023 zullen wij deze mutaties verwerken. Tot slot danken wij u voor het vertrouwen dat u ook in 2022 in De BUCH heeft gehad en kijken wij uit naar onze samenwerking in 2023. De algemeen directeur van de GR Werkorganisatie BUCH
Een uitgebreide toelichting op de afwijkingen vindt u in paragraaf 2.2. Door wet- en regelgeving heeft de werkorganisatie geen resultaat en kan zij ook geen algemene reserve vormen of tekorten uit de beschikbare reserves dekken. In de jaarstukken 2022 van uw
Jaarstukken 2022
Pagina 6 van 60
2.0 Programma Bedrijfsvoering De werkorganisatie BUCH heeft één programma en dit programma is, conform vereiste van het BBV, opgebouwd volgens de bekende 3W-vragen. Met de jaarstukken wordt steeds de vergelijking gemaakt met de begroting 2022. Daarom wordt in dit hoofdstuk aandacht besteed aan het antwoord op de volgende vragen: • • •
Wat wilden we bereiken in 2022 en wat is daarvan daadwerkelijk gerealiseerd; Wat wilden we daarvoor doen in 2022 en wat is er daadwerkelijk gedaan; Wat mocht het gaan kosten en wat heeft het daadwerkelijk gekost.
Eerst wordt op deze vragen ingegaan. Daarna wordt uitvoeriger ingegaan op de voortgang van een aantal beleidsmatige ontwikkelingen.
2.1 Wat wilden we bereiken en wat hebben we daarvoor gedaan? Ten tijde van het opstellen van de begroting 2022 was de wereld zowel binnen als buiten de werkorganisatie BUCH volop in beweging. Externe factoren als Covid-19, onduidelijkheid over de cao en indexeringen van pensioenen en komende gemeenteraadsverkiezingen, maar ook interne factoren als de Evaluatie BUCH, herijking van de missie, visie en doelstellingen van de BUCH en het huisvestingsvraagstuk hadden een nog onbekende invloed op de begroting van de BUCH. Deze bewegingen hebben ertoe geleid dat in het bestuur van 10 februari 2021 is besloten de begroting 2022 beleidsarm te maken, waarmee de begroting 2022 gericht was op de going concern zaken en nieuwe autonome ontwikkelingen zoals wettelijke verplichte zaken, plustaken vanuit de deelnemende gemeenten et cetera. In deze jaarrekening gaan wij dan ook alleen in op die zaken en eventuele andere ontwikkelingen die van belang zijn voor de verantwoording aan het bestuur en natuurlijk de financiële effecten.
Jaarstukken 2022
Pagina 7 van 60
2.2 Wat heeft het gekost? Wat gaat dit kosten Lasten x € 1.000
2022
2022
Lasten Lasten begroot voor ·Begroot na wijziging wijziging
2022
2022
Lasten werkelijk
Lasten verschil
1 Personeel, inhuur en overheadkosten kosten
65.434
70.600
73.624
-3.023
2 Informatie & Automatisering (exclusief salariskosten en inhuur)
5.139
5.850
6.179
-329
3 Facilitaire kosten (exclusief salariskosten & inhuur)
1.084
767
708
59
4 Materieel
2.516
2.348
2.344
4
5 Overige kosten (inclusief corona en Oekraïne)
648
3.636
2.407
1.229
Totaal lasten programma bedrijfsvoering
74.821
83.202
85.262
-2.060
2022
2022
Wat gaat dit kosten Baten x € 1.000
6 Bijdrage gemeenten (excl. maatwerktaken)
Baten Baten begroot voor Begroot na wijziging wijziging
2022
2022
Baten Werkelijk
Baten verschil
74.516
80.395
82.784
2.389
225
2.548
1.940
-609
8 Inkomsten detachering en uitgeleend personeel
0
0
14
14
9 Opbrengsten facilitair
30
30
24
-6
10 Opbrengsten materieel
20
20
91
71
11 Overige opbrengsten (incl. WAZO)
30
209
409
201
74.821
83.202
85.262
2.060
7 *Maatwerktaken gemeenten
Totaal baten programma bedrijfsvoering Totaal baten min lasten
Jaarstukken 2022
0
Pagina 8 van 60
0
0
0
•
2.2.1 Toelichtingen afwijkingen 2022 op exploitatie In de jaarrekening worden de verschillen ten opzichte van de laatste vastgestelde begrotingswijziging uiteengezet. In het geval van de BUCH was dat de 2e voortgangsrapportage 2022. De bijdrage van de gemeenten aan de BUCH wordt altijd bij voorschot verstrekt en wordt uiteindelijk altijd definitief vastgesteld op de werkelijke realisatie van de lasten minus de baten van de BUCH over het betreffende jaar. Het saldo van de werkorganisatie BUCH is hierdoor uiteindelijk altijd € 0,-. Toelichting afwijking LASTEN 1 Personeel, inhuur en overheadkosten € 3.023.000,- (N) Het saldo van de salariskosten en de inhuur geeft een nadeel van € 3.023.000,- (N). Deze afwijking is het gevolg van twee bijzondere posten. De “genormaliseerde afwijking” is € 440.000 voordelig, een afwijking van 0,69% ten opzichte van de begroting. De twee bijzondere posten zijn: • De cao 2022 geeft de mogelijkheid tot verlofsparen vanuit het bovenwettelijk verlof. De commissie BBV heeft aangegeven dat voor alle bovenwettelijk verlof een voorziening getroffen moet worden. Dit leidt tot een incidentele last (nadeel) van € 2.759.000,-; • In 2022 hebben we te maken gehad met een aantal ontslagen transitievergoedingen die niet begroot waren, een nadeel van € 700.000,- (N).
De genormaliseerde afwijking van € 440.000 voordelig bestaat grotendeels uit: • Niet alle plustaken zijn volledig uitgevoerd, waardoor een voordeel ontstaat van € 80.000,- (V) op de inhuur plustaken; • Bij de inhuur voor ziekte is een voordeel van € 412.000,- (V). Het aangevraagde budget in de eerste voortgangsrapportage is niet volledig ingezet;
Jaarstukken 2022
•
Per saldo is er op de resterende inhuur in relatie met de salarissen een overschrijding van € 260.000,- (N), die voornamelijk het gevolg is van inzet externe medewerkers ten opzichte van vacatureruimte; Bij de overhead is een voordeel van € 202.000,- (V), dat bestaat uit een voordeel op de opleidingskosten van € 117.000,- (V) en de advieskosten derden van € 100.000 (V) en een aantal kleine voor- en nadelen.
2 Informatie & Automatisering, € 329.000,- (N) Dit bestaat grotendeels uit: • Een voordeel van € 63.000,- (V) op de telefonie. We hebben de contracten herzien. Dit heeft een voordeel opgeleverd. • Een voordeel van € 104.000 (V) op de aanschaf van overige goederen en diensten. Een onderzoek naar een informatiebeveiliging van een nieuwe applicatie en borging kwaliteitssysteem hebben we uitgesteld naar 2023, omdat dit niet realistisch was om in 2022 uit te voeren. Naar aanleiding van Corona hebben we de seminars voor informatieveiligheid en privacy ook naar 2023 doorgezet. • Een nadeel van € 348.000,- (N) aan onderhoudslasten, dat het gevolg is van hogere lasten voor licenties die niet eerder voorzien waren; • Een nadeel van € 148.000 (N) in de softwarekosten als gevolg van het inschakelen van deskundigen voor de implementatie van een aantal applicaties en technische ondersteuning. 3 Facilitaire kosten, € 59.000 (V) Vanwege het feit dat medewerkers in 2022 meer hebben thuisgewerkt, zijn er lagere algemene facilitaire kosten, zoals kosten bedrijfsrestaurant, kantoorbenodigdheden, koffie en thee, postbezorging, papier en kopieerkosten, et cetera.
Pagina 9 van 60
4. Materieel, € 4.000,- (V) Dit voordeel bestaat uit diverse kleine afwijkingen die we, gezien het geringe bedrag, niet nader toelichten. 5. Overige kosten, € 1.299.000,- (V) Het totale voordeel bestaat uit de volgende onderdelen: • Een nadeel op de Coronakosten van € 243.000,- (N). Zie hiervoor de paragraaf Corona / Oekraïne op pagina 35 voor een nadere toelichting; • Een voordeel op de Oekraïne € 991.000,- (V). Zie hiervoor de paragraaf Corona /Oekraïne op pagina 35 voor een nadere toelichting; • Voor de Omgevingswet is een voordeel van € 504.000,- (V), exclusief de inhuurlasten zoals opgenomen bij personeel, inhuur en overheadkosten kosten ad € 270.000. Dit voordeel is ontstaan door temporisering van de werkzaamheden in verband met het verder uitstellen van de invoering van de wet, nu naar 1 januari 2024. Het budget was begin 2019 toegekend voor de periode tot en met 2024. We kunnen het programma naar verwachting nog altijd uitvoeren binnen dit financiële kader. Destijds zijn we tot een raming van de invoeringskosten gekomen inclusief een aantal onzekerheden. Een van de aannames was de verdeling van de kosten over de jaren. Om het programma volledig uit te kunnen voeren en de vertragingskosten vanwege dit uitstel op te vangen, blijft het totaal incidenteel budget nodig.
Daarom wordt voorgesteld om het in 2022 niet uitgegeven budget voor een bedrag van €234.000 opnieuw beschikbaar te stellen voor 2023. • Verder diverse kleine afwijkingen van in totaal € 23.000,(N). Toelichting afwijking BATEN 6. Bijdrage gemeenten, € 2.389.000,- (V) Het saldo van de uitgaven en inkomsten van de BUCH over 2022 is € 2.389.000 (V) hoger dan begroot. Hiermee wordt de bijdragen van
Jaarstukken 2022
de gemeenten met een gelijk bedrag verhoogd en verrekend. De oorzaak hiervan ligt voornamelijk bij de lasten voor het treffen van de voorziening van de verlofsaldi en de ontslag- en transitievergoedingen (zie toelichting bij de Personeel, inhuur en overheadkosten). 7. Plustaken gemeenten, € 609.000,- (N) Dit verschil bestaat voornamelijk uit de volgende onderdelen (> € 25.000): • Pilot ontwikkeling gemeenteapp Bergen, € 25.000,- (N); • SL Beheersmaatregelen, € 163.000,- (N) • Vroegsignalering schulden, € 44.000,- (N); • Inbesteding afval Bergen per 1-1-2023 projectkosten 2022, € 57.000,- (N); • Extra formatie Wet inburgering (meicirculaire 2021), € 142.000,- (N) • Energiearmoede, € 64.000,- (N) • Extra formatie vergunningen plustaak Bergen, € 73.000,- (N) De bijdrage vanuit de gemeenten is gelijk aan de werkelijke lasten van de plustaak. Voor deze plustaken zien we dat minder gebruik is gemaakt van de inzet en middelen door onder andere uitstel. 8. Inkomsten detachering en uitgeleend personeel, € 14.000,(V) Betreft de inzet van een specifieke medewerker op een specifiek extern project. 9. Opbrengsten facilitair, € 6.000,- (N) Als gevolg van het feit dat medewerkers meer thuiswerken zien we dat de opbrengsten vanuit de bedrijfskantines iets teruglopen. 10. Opbrengsten materieel (€ 71.000,- (V) hogere baten) De hoger baten van € 71.000,- bestaat uit de volgende onderdelen:
Pagina 10 van 60
• Er is een hogere baten gerealiseerd met de inruil van diverse materieel € 52.000,- (V); • Voor schades en vandalisme hebben we € 14.000,- (V) meer vergoed gekregen dan begroot; • Het overige voordeel ad € 5.000,- (V) bestaat uit overige kleine verschillen 11. Overige opbrengsten, € 201.000 (V) De belangrijkste oorzaken van deze hogere baten zijn: • Hogere UVW WAZO gelden, € 123.000,- (V) • Doorbelasting kosten consulenten RIT in kader van Beschermd Wonen € 36.000,- (V) • Doorbelaste licentiekosten Kostendekkendheid € 22.000,(V) • Overige kleine verschillen, € 20.000 (V) 2.2.2 Toelichting afwijkingen 2022 investeringen t.o.v. 2e voortgangsrapportage 2022 Naast exploitatiebudgetten kent de BUCH ook een aantal investeringen. In 2022 betrof dit voor de BUCH investeringen in het wagenpark, facilitaire zaken en ICT.
Jaarstukken 2022
Ten behoeve van de jaarrekening 2022 is van alle in 2022 beschikbare investeringskredieten bekeken of ze kunnen worden afgesloten. Zijn nog niet alle werkzaamheden afgerond in 2022 dan blijft het investeringskrediet in 2023 beschikbaar. In onderstaand overzicht is - op hoofdlijn - weergegeven welke kredietenbedragen er in 2022 (ná besluitvorming 2e voortgangsrapportage 2022) nog beschikbaar waren en of kunnen worden afgesloten. Omschrijving investeringskredieten ICT ICT Facilitair Facilitair Materieel Materieel Totaal
Pagina 11 van 60
Begroot 2022 Werkelijk 2022 Afsluiten 26.000 26.000 JA 1.109.006 227.080 NEE 0 0 JA 212.049 66.934 NEE 731.991 626.039 JA 859.322 41.621 NEE 2.938.368 987.674
2.3 Beleidsmatige toelichting De bedrijfsvoering bij de Werkorganisatie BUCH bestaat uit grofweg drie onderdelen: 1. De mensen die voor ons werken 2. De ICT waarmee onze mensen werken 3. De facilitaire ondersteuning U wordt geïnformeerd over wat er in 2022 is bereikt op deze onderwerpen en verder wordt u zoals afgesproken geïnformeerd over een aantal specifieke onderwerpen, zoals: • E facturering • Betaaltermijn facturen • Rechtmatigheidsverantwoording • Onderzoek huisvesting • Inkoopfunctie
Mobiliteit personeelsbestand In 2022 verwelkomden we 136 nieuwe medewerkers. O.a. om de bezetting van team Afval op sterkte te brengen in verband met het per 1 januari 2023 zelf inzamelen van afval in de gemeente Bergen. 149 Medewerkers hebben (of gaan per 1 januari 20231) de organisatie verlaten (ultimo december 2022 nog in dienst). Naast pensioen, einde arbeidsovereenkomst bepaalde tijd of bijv. arbeidsongeschiktheid(tezamen 23%) is bijna de helft (49%) van de dienstverbanden op initiatief van de medewerker beëindigd. Bijvoorbeeld wegens het aanvaarden van een andere baan. De arbeidsmarkt is krap. Medewerkers kunnen kiezen waar zij willen werken. Behoud van medewerkers wordt al belangrijker. Daarnaast merken we de aanzuigende werking van grotere organisaties in de nabije omgeving, zoals de gemeenten Dijk en Waard en Zaanstad. Mede door het sinds kort in dienst hebben van een recruiter lukt het nog steeds goede nieuwe medewerkers aan te trekken.
2.3.1 De mensen die voor ons werken De omvang van ons personeelsbestand (bezetting) Per 31 december 2022 zijn er 862 personen in dienst (excl. inhuur) bij onze werkorganisatie. Dit zijn 775 fte. Bezetting / FTE per 1.000 inwoners Formatie / FTE per 1.000 inwoners
2021 7,90 7,03
2022 7,45 7,79
1
Zo’n 28% van de uitstroom is te verklaren door de overgang per 1-1-23 van team Participatie naar Zaffier.
Jaarstukken 2022
Pagina 12 van 60
Mobiliteit personeelsbestand
Aandeel man vrouw
17,3%
18,0% 16,0% 14,0% 12,0% 10,0% 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0,0%
15,8% 48%
52%
11,2%
8,3% % man
2,9%
% vrouw
1,4%
2021 Instroom
Fulltime/Parttime
2022 Uitstroom
Doorstroom
400 300
Aantal leidinggevenden
200
Mannen
Arbeidsovereenkomst 27
Inhuur 3
Totaal leidinggevenden 30
Vrouwen
13
1
14
Totaal
40
4
44
100 0 # Mannen Fulltime
# Vrouwen
Parttime # Totaal
# Mannen
# Vrouwen
(algemeen directeur, domeinmanagers, teammanagers en wijkbeheerders)
Leeftijdsklasse (op peildatum) 0 t/m 25 jaar
12
7
5
De samenstelling van ons personeelsbestand op 31 december 2022
26 t/m 35 jaar
108
48
60
36 t/m 45 jaar
179
79
100
46 t/m 55 jaar
260
125
135
56 t/m 59 jaar
148
68
80
60 t/m 99 jaar
155
89
66
416
446
Totaal
Jaarstukken 2022
Pagina 13 van 60
862
% leeftijds opbouw per leeftijdscategorie
35% 30% 25% 20% 15% 10%
In 2022 is gestart met het proces van strategische personeelsplanning binnen de organisatie. Er is een inventarisatie gemaakt van de huidige situatie en de interne en externe ontwikkelingen. Daarna wordt per domein, team en organisatie de toekomstige ontwikkelingen en de effecten daarvan op de toekomstige dienstverlening in beeld gebracht en welke functies, vaardigheden en talenten er straks nodig zijn om de huidige dienstverlening toekomstproof te maken. Tot slot wordt bepaald welke maatregelen nodig zijn om het verschil tussen het huidige en gewenste personeelsbestand op orde te krijgen. Dit proces wordt vervolgd in 2023. Verzuim.
5%
0%
Periode <25
26-35
36-45
46-55
56-60
BUCH
beroepsbevolking
>60
2020 2021 2022
Strategische personeelsplanning
frequentie verzuim
%verzuim
%nul verzuim
0,66
4,52%
56,90%
0,66
5,82%
56,51%
0,95
7,57%
n.b.*
*De verzuimmanagementmodule van het personeelsinformatiesysteem Youforce geeft (nog) niet deze data.
De Werkorganisatie streeft naar een ziekteverzuimpercentage van maximaal 5%. We zien dat het korte en middellange verzuim toeneemt ten tijde van een griepgolf of COVID periode. De herstelperiode van de medewerker is afhankelijk van de ernst van de klachten wat het middellange verzuim doet stijgen. Het extra lange verzuim fluctueert rond de 1 %. Dit komt omdat een aantal medewerkers dat langer dan 104 weken ziek is het WIA traject doorloopt.
Jaarstukken 2022
Pagina 14 van 60
Het lange verzuim fluctueert rond de 4%. Dit wordt veroorzaakt door medewerkers die te maken hebben met langdurige ernstige fysieke en mentale klachten. Werk gerelateerde en gebeurtenissen in de privésfeer hebben invloed op de gezondheid van de medewerkers. Bij de groep langdurig ziek medewerkers zien we dat uitval veroorzaakt door mentale of uitval door fysieke klachten gelijk is. De BUCH zet extra in op coaching- en begeleidingstrajecten als aanvulling op ons reguliere ziekteverzuimbeleid om het lange verzuim te verminderen.
saldi verlof 100.000,00 80.000,00 60.000,00
Verlof
40.000,00
Verlof is een belangrijk middel om voldoende rust en herstel te creëren in het werkzame leven. Door de inzet van verlof kan ook de balans tussen werkbelasting en privé (voor een deel) geregeld worden. Iedere levensfase heeft hierin verschillende specifieke omstandigheden. Te denken valt aan de fase waarin een gezin met kinderen extra inzet vraagt, periode waarin intensieve mantelzorg wordt verleend of de laatste fase van het werkzame leven, waarin aanpassingen nodig zijn in het kader van duurzaam werken.
20.000,00
In de cao 2021-2022 is afgesproken een mogelijkheid te openen voor het sparen van verlof waarmee de mogelijkheid wordt geboden in de diverse levensfasen extra verlof op te kunnen nemen. Blijft dat er gedurende het jaar voldoende verlof op wordt genomen. Verlofstuwmeren zijn dan ook ongewenst. Managers sturen hier actief op. Het saldo verlofuren blijft hoog maar neemt niet noemenswaardig toe. Ook zijn in de cao afspraken gemaakt over harmonisering van het bovenwettelijk verlof. Op termijn (er is een zekere geleidelijke afbouw afgesproken, omdat in BUCH een hoger aantal BWverlofdagen geldt) bouwt een medewerker 6 bovenwettelijke verlofdagen per jaar op.
Jaarstukken 2022
Pagina 15 van 60
dec 2020 Bovenwettelijk verlof (BUCH)
dec 2021
dec 2022
Wettelijk verlof (BUCH)
2.3.2 De ICT waarmee onze mensen werken In 2022 hebben we voor de doorontwikkeling van I&A de volgende resultaten behaald: • • • • • • •
•
• • •
Er is een i-visie 2022-2025 vastgesteld De uitgangspunten voor een sourcing-strategie zijn vastgesteld Gaandeweg de doorontwikkeling van I&A is team Informatisering de architectuurplaat aan het verrijken door vastlegging van processen Er is een regiegroep ICT ingesteld om projectadviezen te beoordelen en aan te bieden voor besluitvorming aan het MT BUCH In 2022 is voor de 2e keer deelgenomen aan de ICTBenchmark voor gemeenten Een extern bureau dat ons heeft ondersteund, heeft in het tweede kwartaal van 2022 een eindrapport opgeleverd met adviezen voor een toekomstbestendige I&A organisatie Start interne denktank ‘op weg met Sourcing’ (strategie) waarmee wij onder meer inzetten op het slim vervangen van een substantieel deel van onze huidige ICT-omgeving die aan vervanging toe is (hardware) Focus projecten in beeld: o Integraal jaarplan I&A ontwikkeld o Proces prioriteiten in een Jaarplan I&A breed belegd en geborgd o Afgestemd met MT-BUCH Het nieuwe datateam heeft een eerste jaarplan opgesteld en het management hierin meegenomen Er is een keuze gemaakt voor een toekomstbestendige tool om data-gedreven werken te faciliteren Er zijn ICT technische verbeteringen doorgevoerd en het applicatielandschap is gerationaliseerd
Jaarstukken 2022
Om de verdere doorontwikkeling vorm te geven is er een chief information officer (CIO) aangesteld die het management op strategisch niveau adviezen geeft en de koers bewaakt. Daarnaast zijn onder meer de volgende projecten gerealiseerd: • Implementatie van het zaaksysteem is afgerond • Uitvoering gegeven aan de overgang van taken participatie naar het samenwerkingsverband Zaffier • Het nieuwe eHRM-systeem is in gebruik genomen. • Het project Mid-Office is afgerond • Naar aanleiding van de bevindingen van het archieftoezicht is een verbeterproject ‘Informatiebeheer Op Orde’ opgestart • E-diensten Burgerzaken is in gebruik genomen om digitale dienstverlening uit te breiden • Contractbeheer is ingericht in het zaaksysteem • Integraal systeem is aanbesteed en geïmplementeerd, WMO en Jeugdzorg • Organisatiewijziging doorgevoerd van 5 naar 4 domeinen • In afrondende fase: implementatie elektronische handtekening Informatiebeveiliging & privacy In 2022 hebben wij op het gebied informatiebeveiliging en privacy gewerkt aan het verhogen van het volwassenheidsniveau. Hierbij hebben wij ook gekeken naar de landelijke trend op deze vakgebieden en het gepubliceerde dreigingsbeeld 2021 door de Informatiebeveiligingsdienst (IBD).
Speerpunten en behaalde resultaten zijn: • Ontwikkeling van operationeel informatiebeveiligingsbeleid en privacy beleid conform de BIO en AVG normen • Stroomlijnen van procedures omtrent risicoanalyses en Baseline
Pagina 16 van 60
• • •
• • •
•
Ontwikkeling van een risicoanalyse tool voor informatiesystemen Invoering van een organisatiebreed bewustwordingsprogramma Aanschaf van een Privacy & Information Control System voor het stroomlijnen van privacyprocessen als inzageverzoeken, datalek-registratie en afhandeling en het register van verwerkingen Verder inbedden en uitbreiden van processen en diensten voor het monitoren van dreigingen voor de infrastructuur en de kwalificatie van incidenten Invoering van een vast proces aangaande verwerkersovereenkomsten Nauwe samenwerking met de CIO op het gebied van het inbedden van informatiebeveiliging bij bestaande en toekomstige IT diensten en middelen voor de organisatie. Met onder meer als resultaat de brede invoering van meervoudige authenticatie (MFA) voor onze informatiesystemen Begeleiding van de eerste audit voor de Wet politiegegevens (WPG)
2.3.3 De facilitaire ondersteuning In 2022 heeft er op facilitair gebied een aantal ontwikkelingen plaatsgevonden. Met name op het vlak van beheer zijn er flinke stappen gezet. Het financieel beheer is goed op orde en inzichtelijk gemaakt. In combinatie met het inzichtelijk maken van het contractbeheer is er een flinke reductie gerealiseerd in de facilitaire kosten. Ook is er hard gewerkt aan het structureren en beschrijven van processen. In 2022 is er een flinke kwaliteitsimpuls gegeven. Die is hard nodig om de contracten goed te kunnen beheren en rechtmatig in te kopen. De BHV en interne beveiligingsorganisatie zijn gedurende de coronapandemie nagenoeg stil komen te liggen. In de tweede helft
Jaarstukken 2022
van 2022 is een flinke inspanning verricht om dit kwalitatief weer goed op orde te brengen. 2.3.4 Overige beleidsmatige onderwerpen E-factureren Per april 2019 zijn overheden verplicht bij inkoopovereenkomsten e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. In de praktijk blijkt echter dat veel leveranciers nog steeds niet in staat zijn e-facturen te versturen. We zien hier wel ontwikkeling in. Grote partijen, zoals Belastingdienst, KPN, GP Groot en HVC, zijn momenteel in ontwikkeling om over te stappen op e-facturatie. Er is binnen de organisatie een factuur herkenningstool geïmplementeerd die welke in juni 2022 in gebruik is genomen. Deze tool helpt ons de inkomende factuur sneller en beter te herkennen en deze om te zetten. Op een uitzondering na worden op deze wijze alle facturen als e-factuur verwerkt in ons financieel systeem. Wij blijven leveranciers actief benaderen en stimuleren om over te gaan op e-facturatie. In 2022 werd 13% (3.573) van de facturen (32.052) als e-factuur ontvangen en verwerkt. Betaaldiscipline Tijdigheid betalen facturen 2022 Bedrijf
Bergen Uitgeest Castricum Heiloo BUCH Totaal
Pagina 17 van 60
gem. aantal % op tijd dagen betaald
21 21 21 20 17 20
83% 82% 83% 84% 89% 85%
% te laat betaald (langer 30 dagen)
17% 18% 17% 16% 11% 15%
% probleemfacturen
15% 13% 12% 11% 8% 11%
De gemiddelde betaaltermijn in 2022 is 20 dagen. In 2021 was dit 19 dagen. 85% van de inkomende facturen 2022 is op tijd betaald (binnen 30 dagen). Van 15% van de facturen die na 30 dagen betaald zijn, is er 11% een probleemfactuur. Om dit percentage te verlagen, blijven we leveranciers en de organisatie actief instrueren om goede afspraken te maken over factuurgegevens en factuurafwikkeling. Daarnaast blijven wij het gebruik van e-facturen stimuleren. We werken continu aan het verder vergroten van de bewustwording in de organisatie voor het snel coderen en goedkeuren van facturen. Dit resulteert in het nog sneller betalen van facturen. Rechtmatigheidsverantwoording Zoals aangekondigd in de voortgangsrapportages 2022 is vanaf het verslagjaar 2023 de rechtmatigheidsverantwoording een feit. Met de rechtmatigheidsverantwoording leggen de colleges en de directie verantwoording af over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese aanbestedingen bijvoorbeeld. Echter ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting. Nu toetst de accountant de rechtmatigheid en geeft een oordeel hierover af in de controleverklaring.
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording geeft de accountant geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. Dit is dan onderdeel van zijn oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening waarvan de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel is. De werkorganisatie heeft hier al diverse stappen in gezet en is klaar voor de verantwoording in 2023.
Jaarstukken 2022
Voortgang huisvesting Begin 2022 is de realisatie van de ‘hub’ Uitgeest een feit. Eind 2021 is er veel werk verricht om een en ander op orde te brengen. Daarnaast is er een stevige inspanning geleverd voor de realisatie van de Beeck in Bergen. Met name de inrichting van de raadszaal en commissieruimtes heeft een fraai resultaat opgeleverd. Begin september 2022 heeft de oplevering plaatsgevonden en is de Beeck in gebruik genomen. In het 2e kwartaal is de gemeente Heiloo gestart met de realisatie van een nieuw gemeentehuis. Hiertoe is een bestaand pand aan de Stationsweg in Heiloo aangewend. Het proces van realisatie van het nieuwe gemeentehuis bevindt zich in de voorbereidingsfase. Er is een bouwteam geformeerd, waarbij architect, aannemer en onderaannemers bezig zijn met de calculatie fase en verdere detailuitwerking van de bouwtekeningen en het maatwerk. Naar verwachting neemt de raad van Heiloo in 2023 een besluit nemen over de investeringsbegroting. Hierna kan het bouwproces starten.
Inkoopfunctie In 2019 is onderzoek gedaan naar de strategische inrichting van Inkoop binnen de BUCH, waarbij drie mogelijke scenario’s zijn uitgewerkt: doorgaan in een hybride constructie met Stichting RIJK, Inkoop volledig uitbesteden aan Stichting RIJK of Inkoop volledig onderbrengen binnen de werkorganisatie BUCH. Het bestuur heeft eind 2019 zijn voorkeur uitgesproken voor het laatste scenario. Aan de colleges van Castricum en Uitgeest is voorgesteld om uit te treden uit stichting RIJK. De gemeente Castricum heeft besloten uit de stichting RIJK te treden. De gemeente Uitgeest besloot destijds deelnemer te blijven in de Stichting. Dit besluit bleek onbedoeld nadelige consequenties te hebben voor Uitgeest. Daarom is in Q4 van 2021 aan Uitgeest gevraagd om het besluit tot uittreding te heroverwegen. Uitgeest heeft daarop besloten om per 31 december 2022 uit de stichting te treden. De deelnemersbijdrage die Uitgeest betaalde aan Stichting RIJK wordt in 2023 overgeheveld naar de
Pagina 18 van 60
BUCH begroting. Met deze middelen wordt de inkoopfunctie uitgebreid. De BUCH heeft in 2022 succesvol een nieuwe Inkoopadviseur geworven, waarmee vanaf 2023 de volledige inkoopfunctie ondergebracht is binnen de BUCH.
1. Inwoners, ondernemers en maatschappelijke opgaven staan centraal 2. Ruimte aan initiatieven 3. Vroegtijdige samenwerking 4. Integraal werken en maatwerk
Harmoniseren werkprocessen In 2021 heeft het bestuur de directeur de opdracht gegeven om te komen tot een efficiëntere inrichting van de werkprocessen en het verder harmoniseren van de processen en taken voor de vier gemeenten. Met als doel het bereiken van efficiency in tijd, kwaliteitsverbetering, vermindering van de kwetsbaarheid, het verbeteren van de effectiviteit of mogelijke financiële voordelen. In de 2e voortgangsrapportage hebben wij uitgebreid gerapporteerd over de voortgang. De nog niet verder uitgewerkte voorstellen die tot een kwaliteitsvoorstel en/of efficiencyvoorstel leiden worden via de lijn van team- en domeinplannen meegegeven als verbeterpunten.
Invoering Omgevingswet In de Omgevingswet is alle bestaande wetgeving over de fysieke leefomgeving gebundeld, vereenvoudigd en geïntegreerd in één wet met één samenhangend stelsel. Met het programma Omgevingswet worden de gemeenten en de werkorganisatie BUCH gezamenlijk voorbereid op de invoering van deze wet. De vier gemeenteraden hebben het Ambitiedocument Omgevingswet vastgesteld, waarmee de richting is bepaald waarbinnen de invoering van de Omgevingswet plaatsvindt. De visie op de Omgevingswet bestaat uit vier uitgangspunten. Deze uitgangspunten vormen de basis voor al ons handelen en al het beleid dat wij de komende jaren ontwikkelen vanuit de Omgevingswet.
Jaarstukken 2022
De Omgevingswet zou op 1 juli 2022 in werking treden. Inmiddels is bekend gemaakt dat de invoering is uitgesteld naar 1 januari 2024. Nog steeds zetten we de voorbereidingen onverminderd voort, binnen de kaders zoals door de raden vastgesteld. Een groot deel van onze voorbereiding staat namelijk los van de datum van inwerkingtreding. We gebruiken de extra tijd om beter vertrouwd te raken met de nieuwe manier van werken en onze dienstverlening te verbeteren voordat de Omgevingswet in werking treedt. We kunnen het programma naar verwachting nog altijd uitvoeren binnen dit financiële kader. Destijds zijn we tot een raming van de invoeringskosten gekomen inclusief een aantal onzekerheden. Een van de aannames was de verdeling van de kosten over de jaren. Stand van zaken Zaffier Op 1 januari 2022 is WNK statutair omgevormd in de Gemeenschappelijke regeling SORA. Hoewel Zaffier pas op 1 januari 2023 als organisatie operationeel van start is gegaan, heeft de nieuwe organisatie op 1 april 2022 formeel de bestuurlijke bevoegdheid gekregen om de Participatiewet, Wet Inburgering, Wet Schuldhulpverlening en het gemeentelijke minimabeleid uit te voeren en is tevens de organisatienaam gewijzigd in Zaffier. Vanaf dit moment is het Algemeen Bestuur (AB) (en niet langer de colleges) bevoegd om besluiten te nemen over het beleid en uitvoering van de taken van Zaffier.
Als gevolg hiervan is op beleidsniveau al intensief samengewerkt. De dienstverlening is tot 1 januari 2023 vanuit de bestaande organisaties gehandhaafd, zij hebben dit uitgevoerd in mandaat namens Zaffier. Er zijn per 1 januari 2023 circa 40 medewerkers vanuit de BUCH overgegaan naar Zaffier.
Pagina 19 van 60
Nieuwe Wet inburgering 2021 Op 1 januari 2022 is de nieuwe Wet inburgering in werking getreden. Gemeenten hebben nu een belangrijke rol bij de begeleiding van nieuwkomers die inburgeringsplichtig zijn. Het doel van de Wet inburgering 2021 is dat inburgeringsplichtigen zo snel mogelijk meedoen in Nederland. De uitvoering van de Wet inburgering valt vanaf 1 januari 2023 onder de regionale uitvoeringsorganisatie Zaffier. Doorontwikkeling SamenLeven Gemeenten hebben de afgelopen jaren vanuit het Rijk steeds meer verantwoordelijkheden gekregen en hier niet altijd de benodigde middelen bij gekregen. Ook is de omvang, complexiteit en intensiteit van de doelgroep toegenomen door maatschappelijke en autonome ontwikkelingen. De huidige formatie is gebaseerd op cijfers rondom zorggebruik uit 2017. Op basis van het bestuursbesluit van 11 juli is de basiscapaciteit op peil gebracht voor 2022 en verder. Binnen het domein SamenLeven wordt gewerkt aan de strategische koers om organisatorisch de huidige en toekomstige ontwikkelingen het hoofd te bieden. Dit leidt er toe dat er op 1 januari 2023 een nieuwe structuur is ingebed. In de tussentijd is toegewerkt naar stabiliteit en minder afhankelijkheid van inhuur. De kern van de doorontwikkeling is onder andere om in te zetten op preventie, te werken aan de juiste mensen op de juiste plek en het formuleren van kerntaken.
We hebben in het 2e halfjaar in aanloop naar de nieuwe structuur nog steeds te maken gehad met incidentele inhuur in de uitvoering. Tevens was het nodig om voor 2022 ter overbrugging tijdelijk op de rol van ondersteuning voor het sociaal team in te huren. Dit aangezien we per 1 juli 2022 in de uitvoering wel al zoveel mogelijk volgens de nieuwe structuur werken.
Jaarstukken 2022
Inkoop jeugdhulp In 2022 heeft de inkoopprocedure plaatsgevonden voor de verwerving van de jeugdhulp in de periode 2023 en verder. Het betreft de percelen ambulant, verblijf en jeugdzorg plus. Deze inkoop heeft mede tot doel om te komen tot kostenbeheersing via een verbeterde sturing op de inzet van jeugdhulp vanuit de gemeentelijke toegang. Dat vraagt andere en meer inzet vanuit de toegang. Er moet nog goed in beeld gebracht worden wat het daadwerkelijke effect is van de nieuwe inkoop en of dit extra kosten met zich mee brengt in de uitvoering. Beheersmaatregelen Jeugd en Wmo Het domein Samenleven heeft diverse beheersmaatregelen uitgewerkt om de kosten Jeugd en Wmo te beheersen en waar mogelijk te verlagen. De Raden hebben eerst de korte termijn maatregelen vastgesteld (17 maatregelen, Castricum: 16) en vervolgens de lange termijn maatregelen (11 maatregelen). Van de 28 beheersmaatregelen hebben de gemeenteraden besloten 2 maatregelen niet uit te voeren. Het betreft beheersmaatregel 14 en 18 “het werken met budgetplafonds”. Per saldo leidt dit tot 26 vastgestelde beheersmaatregelen. Hiervan zijn 20 maatregelen geïmplementeerd, 4 ten dele en 2 niet. In februari 2023 hebben alle raden het rapport Borging beheersmaatregelen ontvangen.
Waarin uitgebreid de status is weergegeven van de maatregelen, het voorlopige financiële effect en de borging van de maatregelen in bestuurlijke kpi’s. Beschermd Wonen 2023 Oorspronkelijk was de planning dat Beschermd wonen per 1 januari 2023 gedecentraliseerd zou worden van centrumgemeenten naar alle gemeenten. De invoering van het woonplaatsbeginsel en het daarmee samenhangend nieuw verdeelmodel beschermd wonen is echter uitgesteld naar 1 januari 2024. Het ministerie roept gemeenten op om de beweging naar een beschermd thuis in alle gemeenten op gang te houden. In 2022 zijn hier (aansluitend op de
Pagina 20 van 60
afgelopen jaren) voorbereidingen voor getroffen. In het eerste half jaar van 2023 worden regionale afspraken gemaakt over financiering en uitvoering. Dan wordt ook duidelijk wat dit aan extra capaciteit vraagt van de Werkorganisatie BUCH. Vervolgens verwachten wij een opdracht van de colleges om deze taak uit te voeren en de middelen hiervoor beschikbaar te krijgen.
2
Doel Tijd Geld Motivering voortgang
3&4
Voortgang plustaken
Inhuur adviseur wonen en zorg (alle gemeenten) Vraag en aanbod woningen kwetsbare groepen in balans brengen
Middels inhuur is t/m oktober een adviseur ingehuurd om een actieteam PACT-Wonen met Ondersteuning op te richten met als doel vraag en aanbod van woningen voor kwetsbare doelgroepen in balans te brengen. De samenwerking tussen het fysiek en sociaal domein is gestart en ook externe partners zijn in kaart gebracht en betrokken. Een analyse van de woonzorgbehoefte is opgesteld. Op dit moment werkt een projectleider BUCH breed aan een plan van aanpak voor de hele woonopgave. De woonzorgvisie is daar een onderdeel van. Vanwege de complexiteit van de opdracht neemt het de nodige tijd in beslag en wordt bekeken wat structureel nodig is aan capaciteit. Er wordt een tijdelijk projectleider aangesteld om de woonzorgvisie in samenspraak met bestuurders en de regio op te stellen. Aan de hand van de visie en een daarop volgend plan van aanpak voor de komende jaren wordt een advies opgesteld over de visie, de focus en een uitvoeringsprogramma. Dan is ook duidelijk wat we aan capaciteit en middelen nodig hebbenWet programma uit te2021 voeren. Wegemeenten) gaan uit van 1 fte. Dit is opgenomen in de Inburgering (alle In- en uitvoering van de Wet Inburgering
Doel Tijd Geld Motivering voortgang
Overzicht voortgang plustaken gemeenten 1
Beheersmaatregelen SL (Alle gemeenten) Ten behoeve van de beheersmaatregelen jeugd en wmo zijn diverse plustaken toegevoegd.
Doel Tijd Geld Motivering voortgang
De gemeenten hebben middelen beschikbaar gesteld voor de in- en uitvoering van de Wet inburgering. Op 1 april 2021 is door de BUCH werkorganisatie 1 fte beleidsmedewerker aangesteld. Daarnaast heeft de BUCH werkorganisatie vanaf 1 januari 2022 de opdracht voor uitvoering van de plustaak aangenomen, te weten 2 fte consulent sociaal team en 0,15 fte medeweker financiële administratie. Per 1 juni 2022 is 1 fte ingevuld en de andere fte is niet direct in 2022 geworven, om eerst te starten en vervolgens te kijken wat in de breedte nodig is op deze nieuwe wet. De formatie is vanaf 2023 overgegaan naar Zaffier. Vroegsignalering schulden Extra inzet van 1 FTE om outreachend mensen met beginnende schuldenproblematiek te bereiken
Ten behoeve van de beheersmaatregelen jeugd en wmo zijn diverse plustaken toegevoegd, deels aan de formatie 5 en deels ten behoeve van inhuur. De structurele toegevoegde formatie naar aanleiding van de beheersmaatregelen is onderdeel geworden van de reguliere begroting. Dat wil zeggen dat hier niet meer apart over afgerekend en Doel Tijd Geld Motivering voortgang verantwoord wordt. In eerdere rapportages is aangegeven dat bijna alle toegevoegde formatie ook daadwerkelijk De vroegsignalering van schulden is doorontwikkeld (doel/tijd). Inmiddels voert de BUCH huisbezoeken uit en structureel wordt ingevuld. Met uitzondering van de aan de formatie toegevoegde jeugdhulpmedewerkers bij nemen we intensief contact op met de inwoner met beginnende schulden. Het budget dat beschikbaar is gesteld huisartsen (naam is aangepast, oorspronkelijk: praktijkondersteuners). Vanwege corona was het niet mogelijk om voor een extra FTE is aangewend. Per 1 juni 2022 is de preventieconsulent met aandachtsgebied vroegsignalering eerder te starten met de implementatie van deze jeugdhulpmedewerkers. Ook is het lastig om een werkplek in de gestart. huisartsenpraktijk te organiseren, gezien veel huisartsen kampen met ruimtegebrek, waardoor opschaling van de 6 Actieplan schuldhulpverlening (gemeente Bergen 2021-2024) praktijk en uitbreiding van werkzaamheden niet overal (direct) mogelijk is.
Inmiddels zijn goede gesprekken en Actieagenda met verschillende ambities op armoede- en schuldenbeleid afspraken tot stand gekomen en is gestart met de werving van jeugdhulpmedewerkers. De toegevoegde formatie Doel Tijd Geld Motivering voortgang ten behoeve van de beheersmaatregel monitoring/data gedreven werken is in 2022 ingevuld door een externe in In verband met ontwikkelingen omtrent de inrichting van schuldhulpverlening richting Zaffier, en de veranderingen combinatie met onze eigen data-analisten en business controller. Er is een goed onderbouwd begrotingsmodel die dat in de schuldenketen oplevert heeft de actieagenda in 2022 tijdelijk stil gelegen tot afwachting van vorming ontwikkeld en data is ontsloten met behulp van het dashboard jeugd en wmo. Met ingang van 1 januari 2023 is hier van het nieuwe college. Inmiddels is duidelijk dat de actieagenda wordt beëindigd en dat de doelen die nog een vaste medewerker voor geworven. Idem voor de gedragsdeskundige en consulent in het kader van doelenregie. openstaan worden meegegeven als input voor het raadskader dat voor Bergen wordt opgesteld. Op deze functies is in 2022 tijdelijke inhuur ingezet, inmiddels worden deze functies met eigen personeel Programma Top Dienstverlener, Nieuw Tij 3&4 (gemeenten Bergen, Uitgeest en Heiloo) uitgevoerd.
De strategisch financieel beleidsadviseur die zich ook bezig zal houden met de verdere implementatie 7 Aanvullende producten en diensten t.b.v. dienstverlening aan I&O en borging van de beheersmaatregelen is geworven. Er is budget beschikbaar gesteld voor het uitvoeren van materiële controles, dit is via de regionale netwerkorganisatie uitgevoerd. Daarnaast is structureel (vooralsnog Doel Tijd Geld Motivering voortgang inhuur)budget beschikbaar gesteld voor ondersteuning ouders terminologie WLZ. Ondersteuning ouders De volgende taken binnen het programma Top Dienstverlener, Nieuw Tij waar extra budget voor is aangevraagd zijn terminologie WLZ wordt in 2023 opgepakt, hier heeft in 2022 geen inhuur op plaatsgevonden. Externe kandidaten uitgevoerd: hebben een eenmalig onderzoek uitgevoerd op cliënten met hoge zorguitgaven. - De data-analisten zijn per september 2021 in dienst, worden geschoold en starten met het maken van dashboards voor verschillende producten en diensten binnen de BUCH. - Chatbot en Live-chat geïmplementeerd voor Bergen, Uitgeest en Heiloo. Het zijn 'lerende' bots die steds beter de vragen van de inwoners beantwoorden. Tevens monitoren we het gebruik van de drie chatbots. - Applicatie (SiteImprove) aangeschaft t.b.v. meten gebruik websites; samen met de data-analisten analiseren we het gebruik van onze webites.
- Brandportal en teksteditor zijn aangeschaft t.b.v. communicatie en positioneren van de BUCH en de gemeenten; de voorbereidingen voor een BUCH website met accent op de arbeidsmarktcommunicatie zijn in volle gang. - Klanttevredenheidsonderzoeken na bezoek aan balie of na telefonisch contact KCC worden uitgevoerd en we ondernemen actie op de tip of opmerkingen van de inwoners. Castricum is gevraagd (financieel) aan te sluiten bij deze ontwikkelingen, maar heeft vooralsnog besloten dat een jaar uit te stellen
Jaarstukken 2022
Pagina 21 van 60
8
Pilot, ontwikkeling gemeente App 2021-2023 (gemeente Bergen)
15
Doel Tijd Geld Motivering voortgang De MijnBergen App is eind 2021 gelanceerd. Er is een rubriek 'nieuws uit uw buurt', 'projecten en werkzaamheden' en 'terug uit de tijd'. Inmiddels wordt de app via een enquete geëvalueerd door de gebruikers. De output van deze evaluatie nemen we mee in de doorontwikkeling met o.a. andere rubrieken en promotie van de app. 9
De formatie is ingevuld en de taken zijn overgenomen. Deze plustaak is hiermee afgerond.
16
In april 2022 heeft het college besloten voor het laten plaatsen en ledigen van snoei- en bladkorven in het voor- en najaar. Rondom de activiteit is communicatie verzorgd, zodat inwoners bekend zijn met de aanwezigheid en de locaties. In het voor- en najaar waren 33 korven aanwezig in de gemeente Bergen. In 2023 wordt er een evaluatie voorbereid over één jaar korven-inzameling.
Doel Tijd Geld Motivering voortgang Op deze functie is vast personeel aangenomen. Functie is ingevuld. Dit is goedkoper dan inhuur. Is derhalve geen risico omdat er nog vacature ruimte is en 1 medewerker eind 2023 met pensioen gaat. Extra capaciteit handhaving (gemeente Uitgeest) De extra capaciteit handhaving bestaat o.a. uit een senior BOA. Daarnaast wordt Recreatie NoordHolland ingezet bij het Uitgeestermeer.
Doel Tijd Geld Motivering voortgang
17
De levering van de materialen staan gepland voor 2023, waarmee deze plustaak nog doorloopt in 2023. 18
Doel Tijd Geld Motivering voortgang De functie is ingevuld met vast personeel. Kan derhalve over naar de BUCH begroting Versnellen woningbouw (gemeente Heiloo) Extra capaciteit t.b.v. vergunningverlening en toezicht
Doel Tijd Geld Motivering voortgang Het versnellen van de woningbouw heeft ook in 2022 tot extra inzet geleid van de medewerker VTH. Met name de voorbereiding en uitvoering van projecten in Zuiderloo en ook de visieontwikkeling 't Loo en de daarbij behorende aanvragen hebben gezorgd voor de totale besteding van het beschikbare budget. Daarnaast zijn er losse projecten (bijvoorbeeld Westerweg en Ter Coulsterlaan) geweest die hebben geleid tot de inzet van de VTH medewerker in de voorbereiding en de realisatie. Ook grootschalige ontwikkelingen op bijvoorbeedl het terrein van Willibrordus noopten tot inzet van de VTH medewerker. Het project Zandzoom heeft nog niet tot vergunningverlening en toezicht geleid, wel heeft de VTH medewerker hieraan een bijdrage geleverd. 13
Inbesteding afval (Gemeente Bergen) projectkosten 2022
Doel Tijd Geld Motivering voortgang
14
Binnen team Afval is in 2022 hard gewerkt aan de voorbereidingen om de inzameling vanaf 1 januari 2023 over te nemen van HVC in Bergen. Het werven van personeel is succesvol geweest, mede vanwege een open dag voor mogelijke sollicitanten. Inzamelroutes, clusterplaatsen zijn in participatie met de inwoners tot stand gebracht. Het team afval begeleidt de verdere uitrol van het grondstoffenplan in Bergen. Een en ander is conform de planning uitgevoerd. Inclusief communicatie naar inwoners. Inmiddels is de BUCH werkorganisatie op 2 januari voortvarend gestart met de inzameling en het openstellen van de drie milieustraten. Vanaf 2024 kan dit beschouwd wordden als reguliere taak binnen de BUCH begroting. Bergen 3fte vergunningen van 01-09-22 t/m 31-12-23 2ft schaal 9 1fte schaal 10 (KN 2023 Bergen)
Doel Tijd Geld Motivering voortgang Per 1 januari 2023 zijn 2 WABO vergunningverleners gestart om de tijdige behandeling van Omgevingsvergunningen met de juiste kwaliteit af te kunnen doen. Per 1 maart 2023 start een juridisch adviseur specifiek voor de gemeente Bergen.
Jaarstukken 2022
Versterking dienstverlening
Doel Tijd Geld Motivering voortgang
Robot grasmaaiers (onderhoud de koog in eigen beheer)
12
Aanschaf materialen team Zuid
Doel Tijd Geld Motivering voortgang
Sinds de toekenning plustaak extra capaciteit handhaving is er een (senior) Boa beschikbaar voor Uitgeest. Hiermee is capaciteit beschikbaar om toezicht te houden op onder andere de volgende thema's: hinder door (loslopende) honden, parkeeroverlast, het dumpen van afval, overlast door jeugd, aanhangers, caravans en wrakken, overlast (wees) fietsen station, de haven (ligplaatsen). In 2022 zijn er 414 meldingen opgepakt. Daarnaast wordt met dit budget vaartoezicht ingezet via Recreatie Noord-Holland. De volgende thema's worden opgepakt. Snelheid motorboten, gedrag jeugd, juist gebruik van snel vaargebied, zichtbaar aanwezig zijn, monitoren veiligheid op het water. 11
Plustaak 2022 Bergen ledigen blad en snoeikorven
Doel Tijd Geld Motivering voortgang
Extra formatie beleidsmedewerker verkeer 2021 t/m 2023 (gemeente Bergen)
10
Overdracht wegen HHNK Uitgeest
Doel Tijd Geld Motivering voortgang
Pagina 22 van 60
Met de meerjarig beschikbaar gestelde middelen kan het sociaal domein verder investeren in het verstevigen van de sociale basis, wat daarmee bijdraagt aan de strategische koers van het domein die geborgd wordt in het integraal beleidskader sociaal domein. De middelen zijn in 2022 ingezet ter versterking van de uitvoering om op die manier direct ten gunste te komen aan (de hulp en ondersteuning van) onze inwoners. De formatie van het sociaal team is op basis van deze middelen met 1,5 fte uitgebreid en er is een tijdelijke kwartiermaker aangesteld. De Rijksgelden ten behoeve van een robuust rechtsbeschermingssysteem is niet benut. De projectleider die hiervoor een plan van aanpak zou schrijven is vroegtijdig gestopt. In 2023 wordt dit project wederom opgepakt.
3. Paragrafen Het BBV stelt gemeentelijke organisaties verplicht om in hun begroting en jaarrekening een aantal paragrafen op te nemen. Voor de Werkorganisatie BUCH Gaat het om de paragrafen weerstandsvermogen en risicobeheersing, treasury, bedrijfsvoering, Corona/Oekraïne en de openbaarheidsparagraaf.
Jaarstukken 2022
Pagina 23 van 60
3.1·Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Aanleiding en achtergrond De BUCH acht het wenselijk om risico's die van invloed zijn op de bedrijfsvoering beheersbaar te maken. Niet alleen voor de eigen bedrijfsvoering en continuïteit maar vooral ook voor de eigenaren van de BUCH, de deelnemende gemeenten. Vanwege de aard van de gemeenschappelijke regeling en vanwege de koepelvrijstelling is het voor de gemeenschappelijke regeling niet mogelijk om resultaat te maken en daarmee zelf enig weerstandsvermogen op te bouwen. Door inzicht in de risico's wordt de organisatie in staat gesteld om op verantwoorde wijze besluiten te nemen. Om inzicht in de risico’s van de BUCH te kunnen verkrijgen is er een risico-inventarisatie uitgevoerd. Hieronder wordt verslag gedaan van de resultaten van de risico-inventarisatie. Op basis van de geïnventariseerde risico’s is tevens het benodigde weerstandsvermogen berekend. Dit benodigde weerstandsvermogen wordt vervolgens op basis van de verdeelsleutel verdeeld onder de deelnemende gemeenten. Risicoprofiel Om de risico's van de BUCH in kaart te brengen is een risicoprofiel opgesteld. Dit risicoprofiel is tot stand gekomen met behulp van het softwareprogramma NARIS® (NAR Risicomanagement Informatie Systeem) waarmee risico's systematisch in kaart kunnen worden gebracht en beoordeeld.
Op basis van de meest actuele gegevens (situatie Q1 2023) kan het volgende overzicht worden verstrekt voor de Jaarrekening 2022: Omschrijving Bedrag Totaal grote risico's € 5.250.000 Overige risico's € 1.710.000 Totaal alle risico's € 6.960.000
Jaarstukken 2022
Specificatie van de risico’s In de volgende tabel vindt u een specificatie van de belangrijkste risico’s. Wij beperken ons hierin tot financiële risico’s die alleen op De BUCH van toepassing zijn. Tabel 1: Belangrij RisicoRisico Gevolgen Kans nummer R508 Extra kosten als gevolg van de Financieel 90% Oorlog in Oekraine R316 Complexiteit van ICT (o.a. Financieel - Complexiteit van de ICT 50% harmonisatie) groter dan (o.a. harmonisatie) is groter dan verwacht waardoor projecten verwacht waardoor projecten uit de uit de planning lopen en meer planning lopen en meer gaan kosten gaan kosten dan vooraf is dan vooraf is begroot. Hogere kosten begroot. bij I&A zelf (licenties, onderhoud dubbel, extra inhuur etc.) en personele efficiëncy wordt later ingeboekt. R339
R318
Pagina 24 van 60
Loonontwikkelingen vallen hoger uit dan meegenomen indexatie Schending van de privacy regels
Financieel -
60%
Financieel - Als gevolg van 30% verschillende situaties kunnen de privacyregels geschonden worden. Op het schenden van privacyregels staan hoge boetes. De maximale boete is € 1.000.000, Imago - Als gevolg van verschillende situaties kunnen de privacyregels geschonden worden. Op het schenden van privacyregels staan hoge boetes. De maximale boete is € 1.000.000