bij 3 02-06-2022 Jaarrekening Jaarstukken Cocensus 2021.pdf

Ibép C O

ORCocnsus

^ • ^ ^

Jupiterstraat 160 2132 HG Hoofddorp lnfo@cocensus.nl

Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp

WWW.COCensus.nl Tel: 088-5563400

G e m e e n t e Bergen T.a.v. h e t college v a n B & W Postbus 175 1 8 6 0 AD

behandelddoor

Bergen

G.G.J. S c h i p p e r

bijlage(n)

div.

onderwerp

A a n b i e d i n g J a a r s t u k k e n Cocensus 2 0 2 1 8l B e l a s t i n g v e r a n t w o o r d i n g 2 0 2 1 g e m e e n t e Bergen

telefoon

0 2 3 5 5 6 34 0 0

Verzenddatum

17 m a a r t 2 0 2 2

G e a c h t e College, H i e r b i j b i e d ik u h e t j a a r v e r s l a g Cocensus 2 0 2 1 e n d e b e l a s t i n g v e r a n t w o o r d i n g 2 0 2 1 v a n u w gemeente aan. U ontvangt daartoe: a. Een g e w a a r m e r k t e x e m p l a a r Jaarverslag Cocensus 2 0 2 1 inclusief c o n t r o l e v e r k l a r i n g b. C o n t r o l e v e r k l a r i n g v a n d e o n a f h a n k e l i j k e a c c o u n t a n t G e m e e n t e Bergen c. G e c e r t i f i c e e r d m o d e l v a n v e r a n t w o o r d i n g 2 0 2 1 - u i t v o e r e n d e w e r k z a a m h e d e n t . b . v . d e G e m e e n t e Bergen De j a a r r e k e n i n g 2 0 2 1 is v o o r z i e n v a n e e n g o e d k e u r e n d e v e r k l a r i n g d o o r a c c o u n t a n t A s t r i u m e n is v a s t g e s t e l d in de v e r g a d e r i n g v a n h e t A l g e m e e n B e s t u u r v a n Cocensus o p 1 1 m a a r t 2 0 2 2 . Het A l g e m e e n B e s t u u r h e e f t b e s l o t e n o m h e t p o s i t i e v e r e s u l t a a t v a n d e j a a r r e k e n i n g 2 0 2 1 v a n Cocensus ad C 5 5 3 . 9 2 8 , 0 0 naar r a t o v a n de b i j d r a g e n 2 0 2 1 aan d e d e e l n e m e n d e g e m e e n t e n u i t t e keren

Hoogachtend,

G.G.J. ( G e o r g e ) S c h i p p e r D i r e c t e u r Cocensus

ûî (0

tuk î» Ü*

li

m

3 řO w

ro F

1.

Jaarverslag

Programmaverantwoording Alle activiteiten van de Cocensus zijn samengevoegd in één programma: "Heffen en invorderen van decentrale belastingen en heffingen".

1.1

Inleiding

Voor u ligt het vijftiende Jaarverslag van de GR Cocensus. Cocensus is op 15 december 2006 opgericht met als belangrijkste taak alle uitvoerende werkzaamheden op het gebied van gemeentelijke belastingen voor de gemeenten Haarlem en Haarlemmermeer te verrichten. Op 1 mei 2009 is de gemeente Hillegom toegetreden t o t Cocensus, per 1 januari 2010 de gemeente Beverwijk, per 1 januari 2012 de gemeenten Oostzaan en W o r m e r l a n d . Per 1 januari 2014 zijn de gemeenten Alkmaar, Bergen, Graft-De Rijp, Heerhugowaard, Langedijk en Schermer toegetreden, gevolgd door de gemeente Den Helder per 1 januari 2015. Met ingang van 1 januari 2015 zijn de gemeenten Alkmaar, Graft-De Rijpen Schermer

gefuseerd.

Met

ingang van

1 januari

2019

zijn

de gemeenten

Haarlemmerliede toegevoegd aan de gemeente Haarlemmermeer.

Spaarnwoude

en

Per 1 januari 2020 zijn de

gemeenten Uitgeest, Castricum en Heiloo toegetreden t o t de GR Cocensus. De exploitatie van Cocensus over 2021 sluit af met een overschot van C 553.928. Dit overschot w o r d t enerzijds veroorzaakt door lager uitvallende personeelslasten vanwege niet vervulde vacatureruimte Anderzijds hebben Covid-maatregelen en lockdowns hier ook en belangrijk aandeel in gehad. Daarnaast zijn er hogere opbrengsten geweest vanwege extra werkzaamheden die verricht zijn zoals bijvoorbeeld de implementatie van de Diftar voor de gemeenten Heiloo, Uitgeest, Castricum en Wormerland. 1.2

Organisatie

Cocensus is een gemeenschappelijke regeling op het niveau van de gemeentelijke colleges van B&W. Cocensus is op 1 januari 2007 f o r m e e l van start gegaan en richt zich daarbij op het verzorgen van werkzaamheden in het kader van de W e t WOZ en de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen

en

rechten,

dit

inclusief

de

afhandeling

van

bezwaren,

beroepen

en

kwijt-

scheldingsverzoeken. Deze werkzaamheden verzorgt Cocensus in 2 0 2 1 voor de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Oostzaan, W o r m e r l a n d , Alkmaar, Bergen, Heerhugowaard, Langedijk, Den Helder, Uitgeest, Castricum en Heiloo. M e t ingang van 1 januari 2022 fuseren de gemeenten Langedijk en Heerhugowaard, de nieuwe gemeente heet Dijk en Waard. Cocensus heeft een Algemeen- en een Dagelijks bestuur.

Pagina 2

Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende by out v «klaring d, d.

astri'

tlfc l ï

1.2.3

Overzicht formatie Cocensus

Afdeling

Vastgestelde f o r m a t i e 2021

Directie ļ Staf

9,67

Bedrijfsbureau

2 40 fiQ

Gegevensbeheer i n IT

20,12

Į Heffingen en Bezwaar f Concern control

24,39

Invordering

29,52 126,39

ì Totaal Tabel 1 formatie

ovtnkht

Pagina 4

Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende bij on» verklaring d.d. 11-03-202Ï

,

0

m

astriįríW

De uitbraak van het Covid­19 virus heeft geen (significante) invloed op de cijfers over het boekjaar 2 0 2 1 . De directie heeft passende maatregelen genomen c.q. zorgt ervoor dat passende maatregelen w o r d e n genomen o m de continuïteit van de bedrijfsactiviteiten te waarborgen. De directie en het bestuur

van

de

gemeenschappelijke

regeling

achten

een

duurzame

voortzetting

van

de

bedrijfsactiviteiten derhalve niet onmogelijk. De jaarrekening is dan ook opgemaakt uitgaande van de veronderstelling van continuïteit van de gemeenschappelijke regeling. KCC-activiteiten voor Bergen NH, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Hillegom: M e t ingang van de aanslagoplegging 2020 heeft Cocensus op verzoek van Bergen NH, Uitgeest, Castricum en Heiloo de KCC­activiteiten overgenomen. Deze activiteiten zijn in eerste instantie breed door de gehele organisatie op zich genomen, waarbij na de "piek" de staf en het bedrijfsbureau de activiteiten voor haar rekening heeft genomen. Met ingang van 1 januari 2021 heeft Cocensus ook voor Hillegom de KCC­activiteiten uitgevoerd. Al met al kunnen we concluderen dat de implementatie van deze werkzaamheden geslaagd is, waarbij met name de "korte lijnen" met cliënten een toegevoegde waarde is gebleken. Het Dagelijks Bestuur van Cocensus heeft ingestemd met het ontwikkelen van een voorstel o m voor 2023 voor alle deelnemende gemeenten de front­office en dus het KCC­belastingen uit te voeren. Het belangrijkste argument voor onderbrengen van de KCC activiteiten bij Cocensus is een snellere en directere dienstverlening aan de burgers. Toetsing verzoek om kwijtschelding: In 2020 is het proces van de kwijtschelding verder geoptimaliseerd, waarbij ieder verzoek o m kwijtschelding ter toetsing aan het Inlichtingenbureau w o r d t aangeboden.

In 2021 hebben we gebruik gemaakt van de mogelijkheid o m iedere 14 dagen een bestand ter toetsing aan te bieden en w o r d t onderzocht o f de frequentie verder verhoogd kan w o r d e n , waarbij zelfs gedacht w o r d t aan "realtime" toetsing. Cocensus is bij deze verdere landelijke ontwikkeling nauw betrokken. Verwacht w o r d t dat dit onderzoek in de loop van 2022 w o r d t afgerond. Toegankelijkheid websites: Het

'Tijdelijk

besluit

digitale

toegankelijkheid

overheid' verplicht

overheidsinstanties

om

de

toegankelijkheid van hun websites en mobiele applicaties te verbeteren en o m verantwoording af te leggen over hoever ze daarmee zijn. Voor die verantwoording moeten overheidsinstanties een toegankelijkheidsverklaring opstellen en publiceren. De toegankelijkheidsverklaring is op de websites die bij Cocensus in beheer zijn geplaatst. In januari 2 0 2 1 heeft de Stichting Accessibility de toegankelijkheid van de Cocensus­website en de belastingwebsites van de gemeenten getoetst. Hieruit is gebleken dat deze websites nog niet volledig aan de toegankelijkheidseisen voldoen. Cocensus heeft de controleresultaten ontvangen en heeft de meeste geconstateerde tekortkomingen opgelost. Het merendeel van de tekortkomingen hebben betrekking op de opgenomen Pdf­bestanden. Deze zijn voor mensen met een visuele beperking die gebruik maken van voorleessoftware, niet goed leesbaar. De web richtlijnen stellen hoge eisen aan Pdf's. Vooral als in een Pdf­bestand plaatjes zijn opgenomen zoals het gemeentelogo of handtekeningen maar ook gericht op de opmaak van deze documenten. Het merendeel van de op de belastingwebsites opgenomen Pdf­bestanden zijn vanuit de deelnemende gemeenten ontvangen en hebben betrekking op de getekende exemplaren van de belastingverordeningen. Die voldoen niet aan de betreffende voorwaarden.

Daarom is ervoor gekozen voor de belastingverordeningen van 2 0 2 1 en daarop volgende jaren te gaan verwijzen naar de digitaal gepubliceerde verordeningen. Op die manier w o r d t voldaan aan de webrichtlijnen.

Pagina 6

Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende bįj onze verklaring d.d. 11-03-ÎO2Î

astn

1.4

Bedrijfsvoering

In dit jaarverslag is informatie opgenomen gericht op de voortgang van de bedrijfsvoeringprocessen, personeelszaken, communicatie en financiën, dit naar de stand van 3 1 december 2 0 2 1 . Naar dezelfde peildatum, 3 1 december

2 0 2 1 , is per gemeente

een

(derde) voortgangsrapportage

aan

de

gemeentelijke opdrachtgevers verstrekt. In deze voortgangsrapportages is de specifiek op de eigen gemeente gerichte informatie opgenomen. Ook naar de peildata van 1 april en 1 juli zijn aan de gemeentelijke opdrachtgevers voortgangsrapportages verstrekt. In dit Jaarverslag is de voor de deelnemende gemeenten individueel geldende informatie omgezet naar een totaalbeeld van de meest relevante primaire processen. Dit richt zich o p de realisatie van de begrote opbrengsten, de ontwikkeling van de bezwaar- en beroepschriften, de ontwikkeling van de kwijtschelding en de ontwikkeling van de invordering. Zoals reeds is aangegeven, verzorgt Cocensus voor de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Oostzaan, W o r m e r l a n d , Alkmaar, Bergen, Heerhugowaard, Langedijk en Den Helder de werkzaamheden gericht op de belastingjaren 2019, 2020 en 2 0 2 1 . Voor Uitgeest, Castricum en Heiloo verzorgen wij deze werkzaamheden met ingang van het belastingjaar 2020. Naast informatie over de primaire processen is tevens nog informatie gericht op communicatie, inkoop en HRM (ontwikkeling formatie en ziekteverzuim) opgenomen. 1.4.1

Realisatie begrote opbrengsten

De gemeentelijke

opdrachtgevers

hebben

voor

wat

betreft de aan Cocensus

overgedragen

heffingssoorten per belastingjaar de (bijgestelde) begrotingen opgegeven. Voor het belastingjaar 2021 leidt deze opgave t o t een totaalbedrag aan te realiseren belastingopbrengst van netto ruim C 4 6 1 miljoen. Ten opzichte van 2020 een stijging van 5,796. Deze stijging w o r d t v o o r e e n deel verklaard door het feit dat door gemeentelijk Coronabeleìd de begrotingen 2020 naar beneden zijn bijgesteld. De stijging t e n opzichte van 2019 w o r d t veroorzaakt door de t o e t r e d i n g van Castricum, Heiloo en Uitgeest per 1 januari 2020. In onderstaande tabel is de netto-realisatie door middel van aanslagoplegging in relatie t o t de begrote opbrengsten in beeld gebracht, dit naar de stand van 3 1 december 2 0 2 1 . Onder netto-realisatie w o r d t verstaan het resultaat van aanslagoplegging minus verleende verminderingen.

O N T W I K K E L I N G REALISATIE BEGROTE OPBRENGSTEN X C 1 MILJOEN (STAND PER 3 1 DECEMBER 2 0 2 1 ) m begroot

netto resultaat

TH

'4' 1

İ

01

"

lì 2020

2021 Giafleť

î. Ontwikkeling

2019

oņbrengstreũtlsũtle

Pagina 8

Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende bij onze verklaring d.d, 11-03-2022

astn

Van de 11.037 ingekomen WOZ-bezwaren zijn er ultimo 20218.858 afgedaan i.e. 8096. Het merendeel van de nog openstaande bezwaarschriften is taxatie-technisch afgedaan en qua uitspraak volledig voorbereid, maar kan pas f o r m e e l afgedaan w o r d e n na de benodigde hoorzittingen c.q. overleg met vertegenwoordigers van belanghebbenden (met name de no-cure-no-pay bureaus ). De afhandeling van de WOZ-bezwaren zal binnen de daarvoor geldende t e r m i j n e n w o r d e n afgedaan. Voor de belastingjaren 2019 en 2020 is van de WOZ-bezwaren nu 99,996 respectievelijk 99,396 afgedaan. De nog te behandelen aantallen zijn voor het merendeel van recente d a t u m . Door de coronacrisis is het aantal parkeerbewegingen en daarmee ook het aantal naheffingsaanslagen drastisch afgenomen in belastingjaar 2020. Voor het belastingjaar 2 0 2 1 is duidelijk een herstel te zien door een toename van het aantal bezwaren tegen de naheffingsaanslagen. Waar voor 2020 sprake was van een daling van 4496 t e n opzichte van de vergelijkbare periode in 2019, is er nu sprake van een stijging van 2596 ten opzichte van 2020. Het aantal heffingsbezwaren voor de overige heffingen is gedaald met 2,896.

Ontwikkeling Heffingsbezwaren 2019-2021

. 31-dec-21 Grafiek 3: Ontwikkeling

. 31-dec-20

31-dec-19

heffingsbeiwa r en

Van de voor het belastingjaar 2021 ingekomen heffingsVparkeerbelastingbezwaren is m o m e n t e e l 8896 afgedaan en van de heffingsbezwaren 2019 en 2020 respectievelijk 99,896 en 99,496.

Jaarstukken Cocensus 2021

Bekerend* bij onze verklaring d.d. 11-03-2022

.Om

astnļjrrP

Pagina 10

Van de ingekomen beroepsprocedures 2021-2019 zijn in respectievelijk 17, 267 en 362 procedures door de Rechtbank uitspraak gedaan. Het aantal openstaande procedures is voor het belastingjaar 2021 nog 134 (899o), voor het belastingjaar 2020 nog 272 (509é) en voor het belastingjaar 2019 nog 46 (1196). Kostenvergoedingen

Wanneer de belastingplichtige of belanghebbende een derde partij inschakelt o m haar bij t e staan tijdens de bezwaarprocedure, vaak een No Cure No Pay bureau, en een eventuele beroepsprocedure, treed het

Besluit Proceskosten

Bestuursrecht

in werking. Op basis van dit Besluit heeft de

belastingplichtige of belanghebbende bij een gegronde procedure recht op een vergoeding van de kosten, deze kosten staan opgenomen in het Besluit. In onderstaande tabel een weergave van de uitbetaalde proceskostenvergoedingen die betrekking hebben op belastingjaar 2020 en 2 0 2 1 . Omdat nog niet alle beroepsprocedures afgerond zijn w o r d t verwacht dat er deze bedragen uiteindelijk hoger uitvallen. Per 3 1 december 2 0 2 1 zijn er voor het belastingjaar 2020 778 proceskostenvergoedingen uitgekeerd voor een bedrag van C 441.000,-. Dit resulteert in een gemiddelde vergoeding van C 566,83. M e t betrekking t o t het belastingjaar 2021 zijn er inmiddels al 940 proceskostenvergoedingen uitgekeerd voor een totaal bedrag van C 527.000,-, een gemiddelde vergoeding van C 560,64. In onderstaande tabel een nadere specificatie per gemeente.

Ęļ^nĒĒ^^BĒĒ.

Belastingjaar 2020

gemeente

aantal

Belastingjaar 2021

Totaalbedrag

aantal

Totaalbedrag

Haarlem

267

­149.000

249

­141.000

Haarlemmermeer

175

­102.000

233

­127.000

Hillegom

14

­8.000

36

­21.000

Beverwijk

37

­19.000

39

­23.000

Oostzaan

7

­4.000

16

­9.000

Wormerland

21

­9.000

11

­7.000

Bergen NH

46

­29.000

39

­23.000

Alkmaar

44

­23.000

73

­39.000

Heerhugowaard

16

­9.000

26

­14.000

Langedijk

10

­5.000

17

­9.000

Den Helder

34

­24.000

31

­15.000

Heiloo

24

­14.000

52

­30.000

Castricum

59

­33.000

97

­57.000

Uitgeest

24

­13.000

21

­12.000

­441.000

940

778

Totaal Tabel 1 Uitgekeerde

Proceskostenvergoeding

belastingjaar

2020 en belastingjaar

­527.000 2021

Pagina 12

Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende bij c verklaring d.d. 11-03-Ī022

astrir.er^Snś

Van de verzoeken o m kwijtschelding voor het belastingjaar 2021 is nu 97,296 afgedaan. De geautomatiseerde verleende kwijtschelding is uiteraard volledig afgedaan. Samen komt dit uit op 98,496. Voor de belastingjaren 2019 en 2020 is 97,396 respectievelijk 97,596 van het totaal aan verzoeken afgedaan. M e t name in het l

e

en 2 jaar na aanslagoplegging w o r d e n nog verzoeken t o t e

kwijtschelding ingediend. Er zijn voor de belastingjaren 2019 en 2020 nog enkele verzoeken in behandeling. Dit zijn verzoeken van recentere data. Van de afgehandelde kwijtschelding voor het belastingjaar 2021 is 68,896 toegekend. Wanneer we rekening houden met het feit dat de geautomatiseerde kwijtschelding voor 10096 w o r d t toegekend, betekent dit dat 4296 van de verzoeken w o r d t toegekend. Voor belastingjaar 2 0 2 1 w e r d er minder begroot voor de dekking van de kwijtschelding. De verhoging van de begroting in 2020 diende t e r dekking van de gevolgen van de pandemie. Dit was ook de oorzaak dat er een hoger aantal verzoeken w e r d ingediend in 2020. In 2021 zien w e hier een correctie: minder verzoeken en een lagere begroting. Ondanks de daling in het aantal verzoeken o m kwijtschelding, zorgen de jaarlijks stijgende tarieven er voor dat t e n aanzien van het bedrag aan verleende kwijtschelding tussen 2020 en 2021 een stijgende lijn is vast te stellen.

Ontwikkeling verleende kwijtschelding xC 1.000 (stand per 31 december 2021)

5.800 5.600

5.476

5

5.400 5.200 5.000 4.800 4.600 4.400 4.200

5

2

I

5034

I

I

m

4.954

m-M

2021

2020 m Begroot

Grafiek 7: Ontwikkeling

5

verleende bedrogen aan

ï

* "

Mm 2019

Gerealiseerd

kwijtschelding

Voor het belastingjaar 2019 komt het gemiddelde bedrag aan verleende kwijtschelding uit op C 288,88 per geheel/gedeeltelijk toegekend verzoek, v o o r het belastingjaar 2020 op C 304,51 en het gemiddelde bedrag is voor het belastingjaar 2 0 2 1 op C 325,32. De jaarlijkse stijging van het gemiddelde bedrag aan verleende kwijtschelding w o r d t vooral veroorzaakt door de jaarlijkse tariefstijgingen van de heffingen die voor kwijtschelding in aanmerking komen.

Jaarstukken Cocensus 2021

Bekorende bq onze verklaring d.d. 11-03-2022

Pagina 14

astriíiw

Ten aanzien van het voor het belastingjaar 2021 nog in t e vorderen bedrag ad C 35 miljoen zal nog een deel (C 1,5 miljoen) ingevorderd w o r d e n door middel van automatische incasso. Daarnaast is ten aanzien van een aantal vorderingen de invordering aangehouden, dit ten gevolge van de Corona-crisis en het verleende uitstel aan de ondernemers. Daarbij worden ook nog een aantal vorderingen aangehouden in verband met een verzoek o m uitstel van betaling in verband met een ingediend bezwaarschrift. Tot slot geldt dat voor een aantal nog openstaande vorderingen de betaaltermijn nog niet verstreken is dan wel de betaaltermijn w e l verstreken is en als gevolg daarvan een aanmaning of dwangbevel is verzonden. Gedurende december werd nog voor C 24,2 miljoen opgelegd, hierbij was met name sprake van precariobelasting Kabels â Leidingen.

1.4.5

Communicatie

Website

Eind f e b r u a r i zijn de WOZ-beschikkingen en de diverse belastingaanslagen verzonden. Aansluitend vindt

maandelijks

aanvullende

aanslagoplegging

plaats. Via de website

van Cocensus

is per

deelnemende gemeente een belastingwebsite t e r beschikking gesteld. Deze belastingsites zijn ook via de website van de gemeente bereikbaar. De belastingsites zijn opgenomen in de huisstijl van Cocensus en hebben daarmee een eenduidige uitstraling en opbouw. Op de belastingsites is informatie t e vinden over de WOZ, de verschillende belastingsoorten, betaling, kwijtschelding, bezwaar en zijn de belastingverordeningen t e raadplegen. Verder is het mogelijk o m via deze websites digitaal bezwaar in te dienen, de aanslag/WOZ-beschikking of het taxatievers lag te raadplegen, automatische

incasso af te geven, het

rekeningnummer t e wijzigen en

aangifte

hondenbelasting of aangifte toeristenbelasting te verzorgen. Tot slot zijn gericht op de diverse o n d e r w e r p e n de 'veel gestelde vragen' opgenomen. Terugbelafspraken

Naast het verkrijgen van informatie via de website is het mogelijk o m via het KCC van de gemeente of via het KCC Cocensus (voor Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo) nog individueel informatie t e krijgen. M o c h t de vraag voor het KCC te specifiek zijn dan w o r d t de vraag naar de betreffende afdeling binnen Cocensus doorgezet. Dit vindt digitaal plaats door middel van het gebruik van het zogenaamde 'baliescherm'. Cocensus verzorgt de verdere afhandeling van deze vraagpunten. In de periode januari-december 2021 zijn in totaal 10.939 vragen via het baliescherm bij Cocensus ingekomen, 1.292 voor de afdeling Gegevensbeheer, 3.140 voor de afdeling Heffing 8i Bezwaar, 2.681 voor de afdeling Invordering en 3.826 voor de afdeling WOZ. De onderverdeling naar de verschillende afdelingen binnen Cocensus geeft het volgende beeld:

Terugbelverzoeken januari december 2021 29X;

Heffingen en bezwaar

Invordering

3S Á; WOZ 0

Gegevensbe

» Invordering « WOZ Otoĵiek 9: īerugbeiofsproken

Gegevensbeheer vanuit

Heffingen en bezwaar

deKCC's

Pagina 16

Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende bn ome verklaring d.d. 11-03-Ĩ822

astri cntr**tatja

MMS t

»

1.4.6

Rechtmatigheidsverantwoording

Vanaf verslagjaar 2022 moeten gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen een recht­ matigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee leggen zij verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. Het doel van de rechtmatigheidsverantwoording is met een bepaalde mate van zekerheid vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van w e t ­ en regelgeving. Voor de jaarrekening 2 0 2 1 neemt Cocensus alvast een voorschot o p de rechtmatigheidsverantwoording. Kader van de rechtmatigheidsverantwoording Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: 1. Begrotingscriterium 2. Voorwaardencrřterium 3. misbruik en oneigenlijk gebruik ( M & O ) 1.

Begrotingscriterium

Bij het begrotingscriterium gaat het o m controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Op basis van het begrotingscriterium is geen onrechtmatigheid geconstateerd. Dit w o r d t deels veroorzaakt door lagere kosten in verband met Corona en deels door hogere inkomsten in verband met de implementatie van de Diftar voor diverse gemeentes. Van de lagere kosten is de verwachting dat dit slechts incidenteel is. Om te voorkomen dat de hogere inkomsten door uitbreiding van dienstverlening niet in de begrotingswijzigingen worden meegenomen moet er vanuit de vak afdelingen eerder een signaal naar de administratie en planning en control. Vanuit planning en control is het belangrijk dat ze bij het opstellen van de begrotingswijzigingen extra controle uitvoeren op de extra inkomsten. Op deze manier zal de afwijkingen in de toekomst voorkomen worden. 2.

Voorwaardencriterium

Bij het Voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de w e t ­ e n regelgeving. Dit zijn bijvoorbeeld voorwaarden met betrekking t o t : hantering van gestelde termijnen toepassen van afgesproken grondslagen voeren van een administratie verkrijgen en bewaren van bewijsstukken functiescheiding ten aanzien van bevoegdheden Volgen van aanbestedingsrichtlijnen Op basis van het Voorwaardencriterium is een onrechtmatigheid geconstateerd op het onderdeel volgen van de aanbestedingsrichtlijn. Vanwege uitbreiding van werkzaamheden, het vele thuiswerken en printen op afstand zijn de kosten van het printservice bureau gestegen. Deze overstijgen de kosten genoemd in de niet uit de balans blijkende verplichtingen van de jaarrekening 2020. De Europese aanbesteding is December 2021 m e t succes afgerond, voor de komende jaren is er dus geen sprake van onrechtmatigheid op dit onderdeel.

Pagina 18

Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende bij verklaring d.d 11-03-2022

Opleidingen/trainingen Door corona is een aantal opleidingen niet doorgegaan of heeft digitaal plaatsgevonden. Ondanks het feit dat digitaal onderwijs steeds meer geaccepteerd is, geven medewerkers nog steeds voorkeur aan klassikaal onderwijs/trainingen. Evenals in 2020 is het grootste deel van het bestede opleidingsbudget uitgegeven aan vakinhoudelijke ontwikkeling,

zoals

een

in-company

training

voor

taxateurs,

basisopleiding

WOZ-

medewerker/taxateur, jaarlijkse bijdragen aan kamers, BMLO, Invorm-H en themadagen. Ook heeft een aantal medewerkers naar aanleiding van hun afspraken uit POP- o f planningsgesprekken of vanwege

interne

sollicitaties en functiewijzigingen, een assessment, een

coachingstraject,

managementopleiding of communicatietraining gevolgd. In t o t a a l is in 2021C 122.260,00 uitgegeven aan opleidingen, trainingen, workshops en studies. Dit is meer dan in 2020 (C 96.000,00). Gemiddeld is dit C 933,00 per medewerker. Ondernemingsraad Op dinsdag 15 j u n i 2 0 2 1 is de nieuwe ondernemingsraad van Cocensus geïnstalleerd. In de nieuwe Ondernemingsraad zijn drie medewerkers van de afdeling Invordering vertegenwoordigd, t w e e van de afdeling Heffingen 8t Bezwaar/Concern control, één medewerker van de WOZ en één van de afdeling Gegevensbeheer â IT. Slechts twee medewerkers van de nieuwe ondernemingsraad namen ook zitting in de vorige raad. In 2 0 2 1 hebben door het coronavirus zes reguliere overlegvergaderingen plaatsgevonden. Tijdens deze vergaderingen is een viertal instemmingsaanvragen behandeld en één adviesaanvraag. De ondernemingsraad heeft een positief advies gegeven o m de taken en bevoegdheden van de Adjunct Directeur t e beleggen bij de Afdelingsmanager van Heffingen ík Bezwaar. Daarnaast heeft de ondernemingsraad haar instemming gegeven voor aanpassingen in de thuiswerkregeling, de RI&E en het profiel van preventiemedewerker en benoeming van de preventiemedewerker. Lokaal Overleg (LO) In verband met invoering van de W n r a in 2020 moet het sociaal statuut van Cocensus gewijzigd w o r d e n . Hierover is nog geen overeenstemming bereikt met het LO.

Partijen streven er naar o m in het t w e e d e kwartaal van 2022 een akkoord over dit o n d e r w e r p te bereiken.

Jaarstukken Cocensus 2021

Pagina 20

Behorende bij onze

veridanng d.d. 11-03-2022

astriuti

Doorstroom/vacatures In t o t a a l zijn 12 medewerkers in 2 0 2 1 andere functies/werkzaamheden binnen Cocensus gaan vervullen. In onderstaand overzicht zijn de functiewijzigingen weergegeven.

sa

1 1

S 5

i l s 'f 5 ţ

c

M o

I

AJtround .An.ateurs'ííiff.i woivt-getil

figuur 4: inter ne mobiliteit

2021

In 2021 was de d o o r s t r o o m groter dan in al die jaren daarvoor, namelijk 9 procent. Dit percentage ligt hoger dan bij de Nederlandse gemeenten in 2020 (6,2 procent). Doorstroom is een belangrijk instrument o m mensen aan je organisatie te binden, w a a r d o o r kennis en professionaliteit behouden blijft. Daarnaast leidt interne mobiliteit ook t o t meer tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers. Een andere belangrijke reden o m interne mobiliteit binnen de organisatie te stimuleren, is het t e k o r t aan talent op de huidige arbeidsmarkt. Leeftijdsopbouw Gemiddelde leeftijd 2020/2021

De dalende t r e n d van de gemiddelde leeftijd in 2020 heeft zich 2021 niet voortgezet. De

49,7

gemiddelde leeftijd bij Cocensus is t e n opzichte - s

İ3 7

van 2020 weer licht gestegen. Op dit m o m e n t is nog niet bekend of deze trend ook bij de Nederlands gemeenten t e zien is, aangezien de cijfers van het AenO fonds over 2021 nog niet bekend zijn. Overigens was de gemiddelde leeftijd bij de medewerkers van de Nederlands gemeenten in

mannen

vrouwen R2020

Totaal Cocensus

2020 47,7 jaar. Deze leeftijd is lager dan de gemiddelde

2021

leeftijd

van

de

Cocensus

medewerker in 2020. figuur 5: gemiddelde

leeftijd (peildatum

31/12/2021)

De daling van de gemiddelde leeftijd binnen de Nederlandse gemeenten komt door een veranderende samenstelling van het personeelsbestand. Het aantal medewerkers in de leeftijdscategorie onder de 25 jaar is behoorlijk toegenomen. Door de stijgende AO W-gerechtigde leeftijd, neemt ook het aantal 65 plussers toe.

Jaarstukken Cocensus 2021

Pagina 22 Behorende hų tam verklaring d-d. 11-03-2022

astrfep

Personeelsopbouw 2020/2021

íe

I2020 Figuur 8: aantal vrouwen/mannen

(peildatum

2021

31/12/2021}

Het percentage vrouwen en mannen binnen Cocensus is t e n opzichte van 2020 niet veel veranderd. Op de peildatum was 57 procent van de medewerkers vrouwelijk en 43 procent mannelijk. Het aandeel vrouwen in dienst bij Cocensus is de afgelopen vier jaar stijgende. Ditzelfde beeld is waarneembaar bij de Nederlandse gemeenten. Het totaal aantal vrouwen in dienst van gemeenten is de afgelopen vijf jaren gestegen. Ziekteverzuim

Ziekteverzuimpercentage per maand

3,8 s

Si­ 's S

2020 figuur 9: Verzuimpercentage

2021

per maand 2020/20! 1

Het ziekteverzuim is ook in 2 0 2 1 verder gedaald. I n 2020 bedroeg het percentage nog 5,2. 2021 is afgesloten met een gemiddeld percentage van 4,5. De daling komt waarschijnlijk o m d a t medewerkers in 2021 vrijwel het hele jaar thuis hebben gewerkt. Het verzuimpercentage van de Nederlandse gemeente was in 2020 5,5 procent. Een percentage dat vrijwel gelijk is aan dat van Cocensus in 2020. De corona besmettingen lijken een bescheiden invloed te hebben op het ziekteverzuim bij Cocensus. Alleen in de laatste maanden van 2021 stijgt het percentage boven de 5,3 procent.

Jaarstukken Cocensus 2021

Pagina 24 Behoreade hij ome verkbriag d.d. 11-03-202Ĩ

Verzuimpercentage per ieeftijdscategorie 9

I

I i Ì

i

15- 24

25- 34

35-44 " 2020

Figuur 12: Verzuimpercentage

per

45-54

55- 64

>65

2021

leeftijdscategorie

De verzuimpercentages in de leeftijdscategorieën 15 ­ 24, 25 ­ 34 en 45 ­ 54 zijn enigszins gestegen in 2 0 2 1 .

Gemiddelde meldingsfrequentie per leeftijdscategorie 6

-

­

15-24

25-34

35-44 m 2020

Figuur 13: Gemiddelde

meldingsfrequentie

per

45-54

55-64

>65

2021

leeftijdscategorie

De gemiddelde ziekmeldingsfrequentie van geheel Cocensus was in 2 0 2 1 0 , 9 6 . Dit is een lichte stijging ten opzichte van 2020. Toen was de gemiddelde meldingsfrequentie 0,89. Wellicht is er een causaal verband tussen de stijging in de meldingsfrequntie en de vaccinaties. Leidinggevenden kregen namelijk regelmatig een ziekmelding van één of t w e e dagen na een vaccinatie. De gemiddelde ziekmeldingsfrequentie bij de leeftijdsgroep 15 ­ 24 is niet representatief o m d a t in deze leeftijdsklasse slechts vier medewerkers gegroepeerd zijn, die ook nog voor een relatief korte periode in dienst zijn (geweest). Dit geldt ook voor deze leeftijdscategorie bij figuur 12.

Jaarstukken Cocensus 2021

Bekorende bţj ome verkUring d.d. 11-03-1022

.Om

astnļļiw

Pagina 26

klachtenregistratie

2021

Aantal en soort klachten In 2021 zijn door de klachtencoördinator 31 klachten geregistreerd. Dit aantal is iets hoger dan dat van 2020. Van deze 3 1 klachten waren vijftien klachten gegrond of deels gegrond. Zes klachten zijn geen "echte" klachten maar vragen o m informatie e n / o f uitleg over diverse belastingaanslagen, ingediende bezwaarschriften en vragen over diverse invorderingsactiviteiten en 10 klachten zijn ongegrond. De geregistreerde klachten hadden veelal betrekking op de afdelingen Heffingen S Bezwaar en Invordering (25 klachten). In 2021 kwamen, ondanks het vele klantencontact binnen de organisatie, maar vier klachten binnen over een gedraging van een ambtenaar. Hiervan zijn t w e e klachten schriftelijk afgehandeld, de andere twee telefonisch en deze klanten behoefden geen schriftelijke terugkoppeling. De telefonisch afgehandelde klachten over gedraging zijn afgehandeld met de betrokken afdelingscoördinatoren van Cocensus. De klachten welke geregistreerd zijn als "gegrond o f deels gegrond", waren onder andere gericht tegen: a.

de periode tussen indienen van bezwaar en ontvangen van een beslissing op bezwaar of;

b.

onduidelijkheid/onbekendheid met w e t en regelgeving o m t r e n t de wijze van waarderen in het

c.

verkrijgen van kwijtschelding of;

d.

bejegening.

kader van de w e t WOZ, belastingheffing e n / o f innen van belastingen of;

Na persoonlijk contact met klager, waarin nadere uitleg en informatie w e r d gegeven, w e r d door meerdere belanghebbenden aangegeven dat zij tevreden waren met de snelle reactie en de klacht als afgehandeld t e beschouwen. Ook w e r d in enkele gevallen duidelijk dat onvrede met de beslissing op bezwaar de reden van indienen van een klaagschrift/klacht was. I n een enkel geval werd uit het gesprek duidelijk dat er meer speelde. Bijvoorbeeld dat er sprake is van jarenlange discussie over de waarde van een object, oppervlakte e n / o f afbakening. Na onderzoek werd in deze zaken het dossier opnieuw in behandeling genomen. Deze klachtendossiers

zijn als gegrond of deels

gegrond

geregistreerd. In de gevallen van bejegening werd per brief of persoonlijk contact opgenomen. Deze klachten waren deels gegrond omdat er geen letterlijke reconstructie van de gesprekken gemaakt kon w o r d e n . Externe Klachtenbehandeling Wanneer burgers niet tevreden zijn over de wijze waarop hun klacht is afgehandeld, kan op grond van de Awb, een klacht bij een externe instantie w o r d e n ingediend. Cocensus is voor de externe klachtenbehandeling aangesloten bij de Nationale Ombudsman. I n 2021 zijn zeven klachten van Cocensus ingediend bij de Nationale Ombudsman.

Jaarstukken Cocensus 2021

Bekoreadt bq out vcridtaring d.á, 11-03-202Ĩ

Pagina 28

astri

1.6

Privacy e n g e g e v e n s b e s c h e r m i n g

Beveiligingsincidenten In 2 0 2 1 zijn er 58 beveiligingsincidenten geregistreerd. Daarvan bestaan 49 gevallen u'n: geopende retourpost. Vier incidenten zijn veroorzaakt door medewerkers en vijf incidenten d o o r externe partijen. Van de incidenten die door medewerkers zijn veroorzaakt betrof in het in drie gevallen een e­mail met persoonsgegevens naar een verkeerd e­mailadres. In één geval heeft een medewerker stukken met persoonsgegevens laten liggen bij de rechtbank. Meldingen aan AP en betrokkenen Er w o r d t melding gedaan aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen, indien cle gevolgen van het beveiligingsincident voor de privacy van de betrokkene aanzienlijk of g r o o t kunnen zijn. Ook de aard en omvang van het incident, alsmede de gevoeligheid van de persoonsgegevens die bij het incident betrokken zijn, spelen een rol bij de beoordeling van de vraag of er een melding gedaan moet w o r d e n . In 2021 is er slechts in 1 geval melding gedaan aan de toezichthouder en de betrokkene. Hier ging het o m een verkeerd verzonden e­mail met bijlagen, waarin gevoelige persoonsgegevens stonden over de financiële situatie van de betrokkene. Rechten en verzoeken van betrokkenen In 2021 zijn er vijf verzoeken ontvangen in verband met de uitoefening van de rechten op grond van de AVG.

Twee daarvan bevatten, naast het verzoek o m informatie, ook een verzoek o m een kopie van alle persoonsgegevens die van de betrokkenen w o r d e n verwerkt. Verzoeken om gegevenslevering Wij registreren de verzoeken om gegevenslevering van opdrachtgevers en de informatieverzoeken van de Belastingdienst in Heerlen op grond van artt. 47 en 48 Awr. In 2021 hebben we 90 keer een verzoek o m gegevenslevering ontvangen. Daarvan waren 48 verzoeken afkomstig van de opdrachtgevers, waarvan 6 verzoeken na de beoordeling zijn afgewezen. 42 verzoeken zijn gedaan door de Belastingdienst. In 2 0 2 1 zijn er 2 verzoeken o m gegevenslevering ontvangen, die na de beoordeling in aanmerking zijn gekomen voor ontheffing van de geheimhoudingsplicht. Deze t w e e nieuwe ontheffingen w o r d e n in het eerste kwartaal van 2022 aan de ontheffingsregeling toegevoegd.

2018

2019

2020

2021

Beveiligingsincidenten

94

76

18

58

Meldingen san AP en betrokkenen

23

8

3

1

Rechten en verzoeken van betrokkenen

9

12

•1

S

Verzoeken om gegevenslevering

34

50

69

90

label

2018/2019/2020/2021

Jaarstukken Cocensus 2021

Behorende Vų mat verklaring d.d. 114)3-2022

.Pm

astnįnrP

Pagina 30

Solvabiliteitsratio Het solvabiliteitsratio is een kengetal dat de verhouding weergeeft tussen het eigen vermogen en het totaal van alle passiva op de balans. Ultimo 2 0 2 1 bedraagt het solvabiliteitsratio:

4,819»

jm328xŗWQ!^^

16.699.347 De solvabiliteitsratio bij Cocensus is erg laag. Het is een bewuste keuze van het Bestuur van Cocensus o m bij de verbonden partij geen grote algemene reserve te laten ontstaan. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte is het verhoudingscijfers tussen het saldo van de structurele lasten en baten (gecorrigeerd voor incidentele lasten en baten en voor de structurele mutaties o p de reserve) ten opzichte van het totaal aan baten. Het saldo van de jaarrekening 2021 van Cocensus bestaat voor een bedrag van C 201.529 uit incidentele (niet geraamde) baten. U l t i m o 2 0 2 1 bedraagt de structurele exploitatieruimte:

553.928 ­ 201.529 x 10096 = 2,2996 15.4153.329

Een structurele exploitatieruimte boven 0,696 w o r d t beschouwd als voldoende. De financiële kengetallen met betrekking t o t grondexploitatie en gemeentelijke belastingcapaciteit zijn niet van toepassing voor de gemeenschappelijke regeling Cocensus.

2.2

Financieringsparagraaf

Deze paragraaf geeft u inzicht in de sturing, beheersing en controle van de treasuryfunctie van Cocensus. De kasgeldlimiet

beperkt het risico van stijgende rentelasten voor de kortlopende financiering. De

w e l e n en de vlottende schulden w o r d e n toegespitst o p uitstaande gelden met een rente typische looptijd korter dan een jaar. Er is geen sprake van een vlottende schuld, de vlottende activa b e t r e f t de liquide middelen inclusief de uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rente typische looptijd korter dan één jaar van C 1.218.635. Het absolute risico van de kortlopende financiering voor Cocensus is niet groot omdat meer dan 9596 van

d e financiële

transacties

gerelateerd

is aan de opdrachtgevende

deelnemers

van de

gemeenschappelijke regeling. Cocensus beschikt over een door het bestuur vastgestelde notitie treasurybeleid, die is opgesteld en geactualiseerd met advisering van de BNG (Bank Nederlandse Gemeenten).

Totaal vlottende middelen Totaal vlottende schuld Toegestane kasgeldlimiet

Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

­1.409.787

­4 348.757

4 028.335

­1.813.422

0

0

0

0

1 241.300

1 241.300

1.241.300

1.741.300

Ruimte onder de kasgeldlimiet

­2 651.087

­5.590 057

­5.269.635

3.054.722

Begrotingstotaal 2021

IS 137.800

15 137.800

15.137 800

15.137.800

Percentageregeling Kasgeldlimiet

Jaarstukken Cocensus 2021

S.20%

8,2094

8,20*

S.20%

1 241300

1.241.300

1.241.300

1.241.300

Bŕioreade bíĵ ohm Bŕioreade ţ'erkäaring d.d, 1143-2022

Pagina 32

astriur s v. « t e ür tj*B\j*

2.3

V e r b o n d e n partijen

De gemeenschappelijke regeling Cocensus is per 3 1 december 2021 primair verbonden aan de aan de GR deelnemende

gemeenten:

Haarlem, Haarlemmermeer,

Hillegom, Beverwijk,

Wormerland,

Oostzaan, Alkmaar, Heerhugowaard, Bergen, Langedijk, Den Helder, Castricum, Uitgeest en Heiloo.

2.4

Rechtmatigheid

Het beginsel van rechtmatigheid binnen zowel de primaire als secundaire processen van Cocensus maakt integraal onderdeel uit van de accountantscontrole. Daarnaast zijn er binnen de organisatie een aantal maatregelen genomen o m tussentijds ten behoeve van de eigen organisatie en ten behoeve van de genoemde accountantscontrole de rechtmatigheid t e beoordelen. Een van de belangrijkste instrumenten daarbij is de interne controle, waarbij de onafhankelijke kwaliteitsfunctionaris o p basis van steekproeven periodiek (maandelijks of driemaandelijks) de rechtmatigheid controleert. Dit geschiedt bijvoorbeeld voor de volledige crediteurenadministratie en voor de salarisadministratie, maar ook voor een aantal primaire processen zoals de verleende kwijtschelding en de bezwaarafhandeling. In het kader van het M & O beleid (misbruik­ en onrechtmatig gebruik) zijn er zaken geregeld via het personeelsbeleid (zoals bijvoorbeeld de integriteitsverklaring, de inventarisatie en de al of niet verleende toestemming van nevenwerkzaamheden e.d.). Daarnaast w o r d e n ook de belastingaan­ slagen, inclusief de eventuele bezwaarafhandelingen onderzocht van de eigen medewerkers die w o n e n binnen het beheersgebied van Cocensus.

Jaarstukken Cocensus 2021

Pagina 34 Bekorende břj ora» verklaring d.d. 114)3-2022

astrlurŕW ort'tí

;;'a!.«*«ŵiKtí ti.v.

Primair* Begroting 2021

BATEN

2»' begrotingswijziging

begrotings wijziging 2021

Rekening 202 J

;

ffc«..r.g

Afwijking 7 "

2020

begrotingswľjz. t.o.v. rekening 2021

2021

1. Bijdragen deelnemers GR 3.932 500

932.503

3 851 80Û

ļ -Haarlem

3.050.800

3.050.800

3.050.800

3.050.800

2.988.200

-Haarlemmermeer

'- 932

-Beverwijk

808 100

808.100

808.100

808.100

791 500

ļ -Hillegom

359.400

359.400

359.400

359.400

352.000

­

OosUaan

2İ8.40C

218.400

218400

213 900

­

ļ -Wormerland

352.000

352.000

352.000

352.000

344.800

1 ?5ó 800

1756.800

1 756 800

1 756.800

1.720.700

-Heerhugowaard

894 700

894.700

894.700

894.700

876.300

r

-Bergen

: 1 'i }ğ

797.400

797 400

797.^00

781..0ŨO

­

­Langedijk

480.100

480.100

480.100

480.100

470.200

-.

Den Helder

939.500

939.500

939.500

939.500

92Q.200

­Uitgeest

245.900

245.900

245.900

245 900

240.900

­Castricum

, .'7.600

572.600

572.600

572.600

560.800

344 600

344.600

344.600

344.600

337.500

Ī4.752,800

14,752.800

14.752.800

14.757,800

34.449.800

10.000

10.000

80.000

245.129

204.191

16', 175

75.000,

81.000

81 000

117 399

6.758

36.399

300.000

300.000

300.000

300.000

, ­Heiloo Totaal bijdragen deelnemers GR 2. Overige baten ­Uitbreiding dienst­ verlening opdrachtgevers ­Uitbreiding dienst­ verlening derden ­Meeropbrengst Dwangi invordering Overige inkomsten Totaal overige baten Totaal baten

385.000

391.000

461.000

662,529

530.119

201.529

15.137.800

15.143.800

15.213.800

15.415.329

14.979.919

201.529

200.000

553.928

227.051

353.928

553.928

227.051

353.928

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten Onttrekking aan reserves

­

­

-

Gerealiseerde resultaat

­

­

200.000

3.2

íí tÖI 22.770

Begrotingsrechtmatigheid

Naar aanleiding van de Bestuursrapportages heeft het bestuur in 2 0 2 1 t w e e wijzigingen van de begroting vastgesteld. Het verschil tussen realisatie en laatste wijziging van de b e g r o t i n g is nog best aanzienlijk. Dit k o m m e t name d o o r lagere personeelslasten van een t w e e t a l vacatures die niet konden w o r d e n ingevuld en d o o r hogere opbrengsten d o o r extra o p d r a c h t e n van enkele g e m e e n t e n . Omdat het een positief resultaat b e t r e f t , w o r d t w e l voldaan aan het c r i t e r i u m van rechtmatigheid van de begroting

Jaarstukken Cocensus 2021

Pagina 36 Behorend* bÿ ome verklaring d.d. 1143-202Î

astriįi

LiMi î. *

3.4

Wet normering topinkomens

De WNT is van toepassing o p Cocensus. Het voor Cocensus toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2021C 209.000.

1.

Bezoldiging topfunctionarissen

l a . Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling

Gegevens 2021 G.G.J. Schipper

bedragen x C 1

Directeur

Functiegegevens

01/01­33/12

Aanvang en eindt functievervulling in 2021 Omvang dienstverband [als ossíťĵd'actcr in ŕte)

1,0

Dienstbetrekking?

ļS

Bezoldiging Beloning olus belastbare onkostenvergoedingen

124.443

ìeloningen betaalbaar op termijn

21 67?

Subtotaal

i4ê. n a

Individueel t c e p . r s s e ^ c b«.'c«!di ginįsmexîmum

209,000

•/­ Onverschuldigd betaald en nog níet terugorstVír­gen bedrag Bezoldiging

N v.t 146.118

Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan met is toegestaan "Cëlichť'lg Cp ľ'S VO'-Şŕíir.į. v.'ĄVIií ,-»rtVí!«chi|!tíķ«'«

NV t

N.vt.

betaling Gegevens 2020

G.G.J. Schipper

bedragen x i 1

Directeur

Functiegegevens

01/01 ­ 3 1 / 1 2

Aanvangen einde functievervulling in 2020 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1,0

Dienstbetrekking?

Ja

Bezoldiging 123.268

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

20.382

Subtotaal

143.650

individueel toepasselijke beľoldigingsmaximum

201.000

Bezoldiging

143.650

In het kader van de W e t N o r m e r i n g t o p i n k o m e n s (WNT) is bovenstaand f o r m a t vastgesteld, t e n e i n d e t e v o l d o e n aan de publicatieplicht m e t betrekking t o t de bezoldiging van topfunctionarissen.

Pagina 38

Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende bņ enzt renridaritag d.d, 11-C3-Î022

astn

If. Topfunctionaris met een totale bezoldiging van meer dan C 1.700 waarop de anticumulatie bepaling van toepassing is. Is niet van toepassing bij Cocensus.

lg.

Topfunctionaris

met

een totale

bezoldiging

van C 1.700

of

minder

waarop

de

anticumulatiebepaling van toepassing is. Is niet van toepassing bij Cocensus. 2. Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen. Is niet van toepassing bij Cocensus.

3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT. Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2 0 2 1 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen. Is niet van toepassing bij Cocensus.

Jaarstukken Cocensus 2021

Behorende oh onze verhuring ċLd. 11-4)3-2022

Pagina 40

astri

svetiedu

3.6

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

3.6.1.

Inleiding

De jaarrekening 2021 is opgemaakt met (zover van toepassing op een gemeenschappelijke regeling) inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording (BBV) provincies en gemeenten. 3.6.2

Financiële positie

Op grond van de wet op de gemeenschappelijke regeling en de gemeenschappelijke regeling dragen de deelnemende gemeenten bij in eventuele t e k o r t e n / v e r l i e z e n . 3.6.3

Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening

De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij anders is vermeld, w o r d e n de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten w o r d e n toegerekend aan het jaar w a a r o p zij betrekking hebben. Baten en winsten w o r d e n slechts genomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn g e w o r d e n . Personeelslasten w o r d e n in principe toegerekend aan het boekjaar waarop deze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit h o o f d e van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar v o l u m e worden sommige personele lasten toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet w o r d e n gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Voor arbeidskosten

gerelateerde

verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume w o r d t als gevolg van de nu geldende BBV geen voorziening getroffen o f op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van het bedrijfsplan t e w e t e n vier jaar. Er is een afwijking op de regel mogelijk: indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (reorganisaties) dient w e l een verplichting g e v o r m d te .verder'.

3.6.4

Materiële vaste activa

De materiële vaste activa betreffen investeringen met een economisch nut. Deze zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaarďrgingsprijs. Bij de waardering w o r d t in voorkomende gevallen rekening gehouden m e t een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. In dit boekjaar heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden. Opgenomen waarderingen en afschrijvingen op materiële vaste activa vinden plaats o p basis van de vastgestelde F inanciële Verordening Cocensus artikel 8 Waardering S afschrijving vaste activa. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn: 40 jaar

Gebouw Renovatie, restauratie en aankoop pand

max 50 jaar

Technische installatie Veiligheidsvoorzieningen

max 25 jaar max 15 jaar

Kantoormeubilair

max 10 jaar

Automatiseringsapparatuur

max 7 jaar

PC­apparatuur Randapparatuur

max 5 jaar max 5 jaar

(PC­)software

max 5 jaar

Jaarstukken Cocensus 2021

Pagina 42 Behorende bij onze vtriduiag «Ld. 1143-2022

astn

3.7

Toelichting o p h e t overzicht v a n b a t e n e n lasten in d e j a a r r e k e n i n g o v e r h e t

begrotingsjaar

Lasten

152.400

Voordeel

Personeel

Rekening 2021

2" Begrotingswijziging 2021

Rekening 2020

Salarissen

9 155.416

9.275.000

8.835.615

381 321

27Û.0O0

412 014 34.519

Flexibele formatie WoonVwerkverkeer

6 654

8.000

122 2Sí

13Ö.ÖQ

03 427

87.530

194.900

99.295

3,753.777

9.877.900

9.474 870

Overig Totaal Perţcmeíl Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van 2020

124.123

Voordeel

278.907

Nadeel

Toelichting: Omdat thuiswerken

het grootste gedeelte van 2 0 2 1 de n o r m is geweest vallen de overige

personeelskosten lager uit d a t begroot.

Hieronder vallen onder

andere koffie, schoonmaak,

personeelsbijeenkomsten etc. Verder is het vanwege de krapte o p de arbeidsmarkt niet gelukt alle uitstaande vacatures op t e vullen dit levert totaal een voordeel o p van C 124.123. Het nadeel ten opzichte van 2020 k o m t door het CAO akkoord met daarin de verhoging per 1 december 2021 en de eenmalige uitkering. C

Rekening 2021

2 Begrotingswijziging 2021

Kantoor

461.345

462.000

513.028 i

Energie en water

20.367

51 400

136.400 !

Kāpitaallasten

357.433

357.400

135.276

Onderhoud pand

35.576

28 600

Huisvesting

Rekening 2020 "~

Diensten Totaal Huisvesting

­

251.540

170.000

1.04.359

1.126.261

1.069.400

869.063

Verschil ten opzichte var» Verschil ten opzichte van 2020

56.861

Nadeel

257.198

Nadeel

Toelichting: De uitgaven o p het onderdeel Huisvesting komen C 56.861 hoger uit dan de begroting 2021 na laatste wijziging. Op het onderdeel diensten zijn enkele onvoorziene aanpassingen en verbeteringen gedaan t e n behoeve van het nieuwe pand. Ten opzichte van de jaarrekening 2020 zijn de kapitaallasten gestegen met C 242.157. Dit betreffen investeringen in het nieuwe pand. Bij de primaire begroting was er uitgegaan van een gunstigere afwikkeling van de huidige huurcontracten. Hierdoor is de begroting verhoogd m e t C 74.500.

Jaarstukken Cocensus 2021

Beborendt bij onze verklaring d.d. 11-03-2022

o

astnur

Pagina 44

Overige uitgeven I

Rekening 2021

2' Begrotingswijziging 2021

Rekening 2020

1.358,789

1 438.200

1.852.786

jj

56 000

5

35.769

Werkelijke betaalde rente BNO

•21.813 1.420.644

1.494.200

1.866.742

Totaal Overige uitgaven

begroc Verschil ten opzichte van 2020

73.556

Voordeel

446.098

Voordeel

Toelichting: Het voordeel van C 73.556 in de overige uitgaven w o r d t veroorzaakt doordat er in 2021 voornamelijk is thuisgewerkt. Uitgaande brieven zijn hierdoor via het printservice bureau verstuurd wat een voordeel oplevert op de portokosten. Verder is minder gebruik gemaakt van de dienstauto's. Ten opzichte van de primitieve begroting is het budget met C 86.000 verhoogd vanwege het afschaffen van de kapitaalrente. Er w o r d t vanwege de lage rente geen rekening meer gehouden met rente op de kapitaallasten. Omdat de rente o p kapitaallasten in mindering w e r d gebracht op de exploitatie levert dit een nadeel op overige inkomsten op. Per saldo is dit echter nihil o m d a t de kapitaallasten lager uitpakken. In 2020 zijn er veel kosten gemaakt voor de herhuisvesting, dit betreffen onder andere advieskosten en leges v o o r de bouwvergunning. Ten opzichte van de jaarrekening 2020 is er dan ook een voordeel van C 446.098.

Specificatie o v e r i g e p o s t e n : C

Rekening 2021

2 Begrotingswijziging 2021

Saldo

1.259

2.100

841

Drukwerk/kopieer

531.052

535.000

3.948

Kantoormat.

31 378

25.000

-6.378

Abonnementen

105.152

152.200

47.048

Advieskosten

76.180

101.900

25.720

250

­

-250

Representatie

Advertentie-en reclamekosten Verzekeringen

25 223

31.000

5.777

Autokosten

100.006

107 20Ö

7.194

Reis en verblijfkosten

51978

37 000

-14.978

Arbo

32.700

25 000

-7.700

OR

13.883

15.000

1.117

Uitbestede werkzaamheden

18.363

27 300

9.437

Doorbeiastingen

132.553

104.700

-27.853

BHV

4 201.

Accountant

80.961

85.600

4.639

Salarisadministratie

37.905

iŗ ­

2.195

Portokosten

13.524

20.000

6.476

Overige uitgaven

102,­ '0

123.600

21.380

1.358.789

1.438.200

79.412

Totaal

Jaarstukken Cocensus 2021

799

Pagina 46

B*borend« bij mat ïtrMbrjÌBĮj d.d.

1143-2022

astrium! tmmuwamiati

3.8

Toelichting o p d e balans

3.8.1

Materiële vaste activa Activa

Boekwaarde I nvestering 1 1 2021 2021

Afschrijving

D'­sinvesUring

2021

2021

Boekwaarde 3X.1Z.20Z1

Investeringen niet een economisch nut

1

] 000.000

1 OO0 000

9.280.096

1.507.568

357.433

10.430231

1.583 204

1 365.350

457 8 75

2.490 689

11.863.300

2 872.929

815 308

13.920.620

­Gebouwen

installaties ío­.aal MVA

Toelichting: De grootste investering in 2 0 2 1 betreft de verbouwing en het inrichten van een het kantoorpand te Heemskerk. De overige investeringen in 2 0 2 1 hebben betrekking op I CT­activiteiten, m e t name gericht op beveiliging en op wijziging van de technische infrastructuur. 3.8.2

Vlottende activa

Vlottende activa betreffen uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar stand per 1 1 2021

st3nd per 31.12.2021

525.541

787.869

1 353 831

1 605.672

1.879.372

2.393.541

Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypiSLhe looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen Uitzettingen niet een rentetypische looptijd korter dan een jaar

De vorderingen o p openbare lichamen betreffen m e t name de vorderingen o p de deelnemende gemeenten die betrekking hebben o p de overige baten. De verhoging ten opzichte van 2020 heeft vooral betrekking o p de werkzaamheden voor de gemeenten

Uitgeest, Castricum, Heiloo en

W o r m e r l a n d voor de implementatie van Diftar. Met betrekking t o t de uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar bedraagt het drempelbedrag voor middelen die buiten 's Rijks schatkist worden gehouden voor het eerste half jaar 2 0 2 1 C 250.000 en voor het tweede half jaar C 1.000.000. Het verloop en de specificatie per kwartaal in 2021 luidt als volgt: Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Op dagbasis buiten 's Rijks schatkist gehouden middelen

146.000

202 000

120.000

Kwartaal 4 107.000

Drempelbedrag

250.000

250.000

1 500000

1.000.000

Ruimte onder drempelbedrag

104.000

48.000

880 000

893.000

Overschrijding van het

drempelbedrag Liquide middelen stand per 1.1.2021 22

Kassaldi

22 ī

247.175 247.197

j Liquide middelen

Jaarstukken Cocensus 2021

stand per 31.12.2021

Bekortadt bij ooi* rerfeäauring d.d. 11-03-1022

207.751

iP

astri 9.c­*ic.a*

Pagina 48

Passiva

3.8.3

Eigen Vermogen stand pet i , 1.2021

stand per 31.12.2021

250.000 227.051 477.051

250.000 553.428 803.928

ļ Algemene reserve Gerealiseerde resultaat Eigen vermogen

Boekwaarde 1,1 2021 Algemene reserve

Toevoeging

Terugbetaling deeln. gemeenten 227 051

477.0S1

Resultaat 2021

Boekwaarde 31.12,2021

553.928

803.928

Bij de vaststelling van de jaarrekening 2020 d.d. 12 maart 2021 is door het AB van Cocensus besloten dat er vanaf C 250.000 een afroming plaats zal vinden met betrekking t o t het resultaat van de jaarrekening 2020 ad C 227.051 en het opgebouwde weerstandsvermogen ad C 477.051. Dit heeft geresulteerd in een terugbetaling naar rato aan de deelnemende gemeenten van C 227.051. Vooralsnog is het gerealiseerde positieve jaarrekeningresultaat administratief verwerkt onder het Eigen Vermogen. In de vergadering van het Algemeen Bestuur op 1 1 maart 2022 w o r d t bepaald wat er met het behaalde resultaat w o r d t gedaan, waarbij opgemerkt dient te w o r d e n de vastgestelde maximale omvang van het weerstandsvermogen w o r d t overschreden.

3.8.4

Vaste schulden m e t een l o o p t i j d langer dan één jaar

f ­ Onderhandse leningen van

Saldo 1.1.2021

Vermeerderingen

Aflossingen

Saldo 31.12.2:021

8 150.000

6.000.000

660 000

13.490.000

binnenlandse banken en overige financiële instellingen

Ten behoeve van de investeringen in het pand op gebied van duurzaamheid en techniek en voor de aanschaf van de meubilair, facilitair, ICT­voorzieningen pand De Trompet 2700 te Heemskerk, heeft Cocensus t w e e overeenkomsten van lening gesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten ten bedrage van C 5.000.000 met een looptijd van 40 jaar en C 1.000.000 met en looptijd van 10 jaar.

Jaarstukken Cocensus 2021

Btborendt bij onze verklaring d.d. 11-03-2022

Pagina 50

astnįiiľ*

3.8.6

Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen

Voor de bedrijfsvoering heeft Cocensus een aantal contracten afgesloten waarvan de contractuele looptijd en derhalve de verplichting nog een aantal jaren op de exploitatie d r u k t : «

15 Lease bedrijfsauto's (KIA) o

Zes auto's

einde contract 31-10-2022

o

Een auto

einde contract 12-10-2022

o

Een auto

einde contract 18-11-2022

o

Zeven auto's

einde contract 28-10-2022

»

Huur bedrijfspand Alkmaar

einde contract 31-12-2023

»

Lease koffieautomaten

einde contract 01-04-2026

»

Foodies Selecta

einde contract 01-04-2026

«

Lease printers

einde contract 01-04-2026

»

Printservice (raming o.b.v aanbod)

einde contract 31-12-2022

In onderstaande tabel w o r d e n de financiële gevolgen gepresenteerd: Bedrijfsauto's Bed rijfspanć Wkm** Koffieautomaten Foocieî Seiecta | Printers Printservice (ra mi no) I

Jaarlast

Verplichting per 31 12-2021

65 605 15­662 12.162 29 129 4.860 5/1 800

65 600 312.4 00 53.800 ī?İ.ŠÔ0 21.500 571.800

Totaal

1.153.900

Aanbesteding 2022 Aanbesteding Lease a u t o : Voor de 18 bedrijfsauto's van Cocensus zijn in de loop van de jaren op verschillende data contracten afgesloten. De eerste contracten liepen af op 3 1 oktober 2 0 2 1 en de laatste op 28 oktober 2022. Er is voor gekozen o m van een drietal auto's het contract per 3 1 o k t o b e r 2021 af te laten lopen. De overige aflopende contracten zijn opengebroken en verlengd t o t 28 oktober 2022 zodat de e i n d d a t u m van alle contracten gelijk is. M e t de voorbereidingen voor de aanbesteding voor de overgebleven 15 bedrijfsauto's is reeds een start gemaakt. Voor 2022 w o r d e n er niet meer aanbestedingen verwacht.

Jaarstukken Cocensus 2021

Behorende bij cnure verklaring d.d. 11-03-2022

Pagina 52

astri

astnurrP . v ^

:

:

:

:

C O N T R O L E V E R K L A R I N G VAN D E O N A F H A N K E L I J K E ACCOUNTANT Aan: Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus A. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2021 Ons oordeel W i j hebben de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2021 van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus te Heemskerk gecontroleerd. Naar ons oordeel: »

»

Geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus per 31 december 2021 i n overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, opgenomen bepalingen zoals opgenomen in het normenkader 2021 dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 25 november 2020.

De jaarrekening bestaat uit 1. 2. 3. 4.

de balans per 31 december 2021; het overzicht van baten en lasten over 2021; de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen; de bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.

De basis voor ons oordeel W i j hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 25 november 2020 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2021 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. W i j zijn onafhankelijk van de Gemeenschappelijke regeling Cocensus zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels i n Nederland. Verder hebben w i j voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). W i j vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende geschikt is als basis voor ons oordeel.

Astrium Overheidsaccountants B.V. Edelgasstraat 57, 2718 SX Zoetermeer www.iistrium.nl

Tel: (079) 36 23 613 Fax: (079) 361 57 77 info@astrium.nl

IBAN NL10RABO0322622360 BTW nr. NL810591625B01 KVK: 34168056

:

:

astriuriW Het dagelijks bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, i n overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, opgenomen bepalingen zoals opgenomen i n het normenkader 2021 dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 25 november 2020. In dit kader is het dagelijks bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten o f fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur afwegen o f de financiële positie voldoende is om de gemeenschappelijke regeling in staat te stellen de risico's vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan o f de risico's kunnen worden opgevangen toelichten i n de jaarrekening. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling.