bij 2 Tweede voortgangsrapportage 2023 GR BUCH.pdf

2e Voortgangsrapportage 2023

Pagina 1 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ................................................................................................................................................................................................. 2 Inleiding ............................................................................................................................................................................................................ 3 1.

De mensen die voor ons werken ............................................................................................................................................................... 7

2.

De ICT waar we mee werken .................................................................................................................................................................. 10

3.

Facilitaire ondersteuning ......................................................................................................................................................................... 12

4.

Overige (organisatie)ontwikkelingen ........................................................................................................................................................ 13

5.

Voortgang op de financiën ....................................................................................................................................................................... 17

Bestuursbesluit ............................................................................................................................................................................................... 29 BIJLAGE 1: VERLOOP BEGROTING ............................................................................................................................................................ 30 BIJLAGE 2: Reguliere plustaken .................................................................................................................................................................... 35

Pagina 2 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

Inleiding Werkorganisatie BUCH staan hierbij voorop. In deze tweede voortgangsrapportage 2023 van Werkorganisatie BUCH rapporteert de directie aan het bestuur over de voortgang van de bedrijfsvoering. Deze bedrijfsvoering is vereist voor de dienstverlening van Werkorganisatie BUCH aan de vier gemeenten en het helpen realiseren van de lokale ambities die zij daarin hebben afgesproken met hun gemeenteraden. Deze rapportage beslaat de periode januari tot en met augustus 2023. Op basis van de informatie en inzichten die voortvloeien uit bestuurlijke processen, informeren wij het bestuur. We geven aan in hoeverre wij verwachten dat zowel de beleidsmatige als financiële voornemens in onze begroting 2023 in het lopende jaar gerealiseerd kunnen gaan worden. Toekomstbeeld BUCH-samenwerking vraagt meer tijd In de voorgaande P&C-documenten in deze bestuursperiode (vanaf de tweede voortgangsrapportage 2022) gaven we aan dat de uitkomsten van de bestuursopdracht (het onderzoek naar welke interventies nodig zijn om de aansturing en werking van Werkorganisatie BUCH te verbeteren en een bijbehorend plan van aanpak) de basis vormen voor doorontwikkeling van Werkorganisatie BUCH op de lange termijn. Dit proces moet leiden tot een langetermijnperspectief op de bestuurlijke samenwerking als zodanig, en hiermee ook op een structurele doorontwikkeling van Werkorganisatie BUCH.

Alleen als er een helder politiek bestuurlijk beeld is over de vorm van de bestuurlijke samenwerking in de toekomst, is het BUCH bestuur in staat structurele maatregelen te treffen. Deze maatregelen zorgen voor een gezonde en sterke organisatie. Vanuit een door de colleges gedragen en gekozen richting kunnen nodige stappen worden gezet naar een robuuste organisatie. Stabiliteit, continuïteit, betrouwbaarheid en kwaliteit binnen

In afwachting van de uitkomsten van het bestuurlijke proces is het bestuur tot op heden van mening dat het beter is de investeringen op korte en lange termijn aan te houden. Het langetermijnperspectief kan dan eerst uitkristalliseren. De noodzakelijke investeringen kunnen dan één op één bijdragen aan het bereiken van nieuwe lange termijndoelen die hieruit naar voren komen. Tot nog toe heeft het bestuur in deze bestuursperiode dus vooral de mutaties in de P&C-documenten aan de colleges en gemeenteraden van de deelnemende gemeenten voorgelegd. Deze documenten hangen primair samen met de autonome groei van het werkpakket, de autonome groei van de caseload of het areaal in de reguliere dienstverlening. Het gaat hierbij om de capaciteit die nodig is op basis van besluiten die zijn genomen door de colleges, caoaanpassingen of nieuwe taken die zijn ontstaan vanuit wet- en regelgeving. Goed werkgeverschap vereist nu actie Bij het opstellen van deze voortgangsrapportage stelden wij als BUCH-bestuur vast dat de bestuursopdracht (een langetermijnperspectief op het versterken van de bestuurlijke samenwerking binnen Werkorganisatie BUCH) nog niet is afgerond. De oorzaak ligt bij de hoge complexiteit en bestuurlijke dynamiek. De contouren van de processen waarbinnen de doorontwikkeling van de bestuurlijke samenwerking vormgegeven kan gaan worden, zijn inmiddels wel helder.

Het betreft de aanbevelingen die zijn gedaan in het rapport Teunisse. Het rapport Teunisse is eerder genoemd in dit document en dit ‘onderzoek’ is als addendum bijgevoegd. De gemeente Uitgeest heeft het proces inmiddels ingezet om een bestuurskracht onderzoek te gaan starten.

Pagina 3 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

Als goede werkgever is het BUCH-bestuur er verantwoordelijk voor goede werkomstandigheden te bieden voor de ongeveer 1100 medewerkers. Het BUCH-bestuur is van mening dat bepaalde investeringen in de doorontwikkeling van Werkorganisatie BUCH niet langer kunnen wachten op de uitkomsten van het door de gemeenten zelf uit te voeren bestuurlijke proces. Hoewel er op dit moment nog geen herijkt beeld is van de bestuurlijke samenwerking in de toekomst, is het van belang dat het werk van het ambtelijk apparaat voor de inwoners van de vier deelnemende gemeenten en hun besturen wel gewoon door moet kunnen gaan. De borging van de kwaliteit van het werk, het verder professionaliseren (verzakelijken) van Werkorganisatie BUCH én het versterken van de fitheid van de organisatie is daarbij noodzakelijk.

•

• Deze voorgangsrapportage is in meerdere stappen tot stand gekomen. Allereerst heeft de organisatie geïnventariseerd welke investeringen binnen de organisatie noodzakelijk waren. De aanbevelingen vanuit het rapport Teunisse (bijgevoegd) zijn hierin meegenomen. Vervolgens is op bestuurlijk niveau een weging gemaakt langs acht acute hoofdopgaven. Hierbij hebben we rekening gehouden met de financiële positie van de gemeenten en de mogelijkheden om zaken incidenteel of structureel te kunnen betalen. Acht acute hoofdopgaven uitgelegd Het bestuur ziet de volgende hoofdopgaven waarvoor het toekennen van budget noodzakelijk is: • het versterken van het lijnmanagement, met als doel zo snel mogelijk de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. In de afgelopen periode hebben meerdere raden en colleges hun zorgen geuit over de kwaliteit van de dienstverlening. Met een financiële impuls (€ 0,5 mln. voor 2023, € 0,7 mln. structureel) is het volgens het MT van Werkorganisatie BUCH mogelijk het aantal mensen waaraan men direct leiding geeft (oftewel de ‘span of control’) te verminderen. Hierdoor ontstaat de

•

mogelijkheid om daadkrachtig de professionaliseringsopgave vorm te geven met resultaat in 2024. Een herziening van de sturingsvisie is dan op te leveren in Q1 2024. Dit maakt het mogelijk de middellange termijnkoers van Werkorganisatie BUCH in de cultuur te borgen. het verbeteren van de jaarcontracten en de verankering ervan in de planning & control-processen. Dit maakt het mogelijk de gewenste verzakelijking van de ambtelijke organisatie concreet vorm te geven (€ 40.000 incidenteel); Dit is nodig om in basis een zakelijkere manier van werken binnen Werkorganisatie BUCH mogelijk te maken en beter inzichtelijk te krijgen wat de organisatie levert voor de financiële middelen die gemeenten de organisatie biedt. Het versneld uitrollen van de al ingezette strategische personeelsplanning om zo de professionalisering van Werkorganisatie BUCH al in 2024 te kunnen realiseren. Het is dan met name van belang de juiste mensen op de juiste plaats te krijgen, de politiek-bestuurlijke sensitiviteit van de medewerkers te vergroten en de beschikbare menskracht aan te laten sluiten bij de politiek-bestuurlijke doelen van de verschillende deelnemende gemeenten van de organisatie. Op basis van het advies van Teunisse is het aanstellen van opgavemanagers hier onderdeel van.

Het bestuur heeft besloten om op dit moment nog geen nieuwe opgavemanagers aan te nemen, en in plaats daarvan eerst het nut en de noodzaak ervan te beoordelen vanuit het versterkte lijnmanagement. De huidige opgavemanager Klimaat zetten we wel voort (structureel € 165.000). De overige maatregelen (o.a. inzet bedrijfsarts, loopbaan-coaching en verandermanager) leiden tot incidentele lasten van € 0,1 mln. voor de jaren 2023 tot en met 2025. het borgen van afdoende werkruimten (huisvesting) voor de medewerkers en vanaf 2024 de verdeelsleutel als basis voor de financiering van huisvestingsbehoeften vast te leggen, waardoor er een einde komt aan de langdurige onzekerheid hierover. Nog Pagina 4 van 35

Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

•

•

•

dit jaar zal een uitwerking gedeeld worden waarmee duidelijk wordt wat in de praktijk de financiële gevolgen zullen zijn van deze afspraak. Daarnaast is er besloten middelen vrij te maken om te kunnen investeren in de noodzakelijke huisvesting van o.a. de afdeling bedrijfsvoering (€ 61.000 structureel vanaf 2025). De genoemde uitwerking van de aanpak huisvestingskosten biedt ook handvatten voor het verrekenen van nu te maken huisvestingskosten, na afronding van het bestuurlijke proces. het doorbouwen aan de ICT-backbone van de organisatie. Het doel is om verdere procesoptimalisatie mogelijk te maken. Daarnaast moet de veiligheid van het gegevensbeheer binnen Werkorganisatie BUCH verder worden verbeterd (€ 0,2 mln. voor 2023, € 1,9 mln. voor 2024 aflopend naar € 1,3 mln. in 2027). De “voorziening” ziekteverzuim. Werkorganisatie BUCH heeft net als veel andere organisaties momenteel te kampen met een hoog ziekteverzuim. Daarom is het redelijk een “voorziening” voor flexibele opvang van de variabele personeelskosten gerelateerd aan uitval en ziekte te creëren. De extra kosten voor het inhuren van vervangend personeel bij afwezigheid of ziekte hoeven dan niet elk jaar in het P&C-document aan de deelnemende gemeenten te worden doorberekend. Het bestuur ziet echter toch af van deze optie.

Gezien de financiële situatie bij de deelnemende gemeenten is dit structureel niet door te belasten. Deze last kan (en moet, gezien de rechtmatigheid van deze verplicht te nemen kostenpost) alleen voor 2023 incidenteel worden opgenomen in deze voortgangsrapportage en bijbehorende begrotingswijziging (€1,5 mln. voor 2023, structureel oplopend tot €1,8 mln. in 2027); Met deze keuze kiest het bestuur er bewust voor de volgende jaren de extra te maken vervangingskosten bij ziekte, op basis van “nacalculatie” aan de colleges en raden voor te leggen. het faciliteren van een bestuurlijke gespreksleider. Deze gespreksleider wordt ondersteund door de nieuwe algemeen

•

directeur. Hij of zij leidt het BUCH-bestuur procesmatig strak door een goed voorbereide agenda en draagt op die manier bij aan het stroomlijnen van het besluitvormingsproces. De vertegenwoordigers in het bestuur komen dan in gelijke verhouding tot elkaar te staan. De gespreksleiding bij bestuursvergaderingen is dan neutraal (€ 30.000 structureel). Restcategorie mutaties op de begroting. Deze vloeien voort uit de reguliere, autonome ontwikkelingen en opdrachten die de colleges én gemeenteraden van de deelnemende gemeenten bij Werkorganisatie BUCH zélf de afgelopen periode hebben uitgevraagd. Na de bestuurlijke afweging is besloten om de noodzakelijke uitbreiding in fte’s vanaf 2024 niet mee te nemen in deze voortgangsrapportage. In plaats daarvan wordt deze meegenomen in de analyse voor de kadernota 2025. We houden er rekening mee dat ook voor 2024 een formatieuitbreiding nodig is om die dienstverlening in stand te houden. Uiteindelijk komt het voor deze voortgangsrapportage neer op een incidenteel voordeel van € 0,7 mln. in 2023 en een structureel nadeel van gemiddeld € 0,4 mln.

Deze maatregelen hebben allemaal financiële mutaties tot gevolg. Deze mutaties willen wij dit jaar als begrotingswijziging opvoeren. De maatregelen zijn volgens het bestuur en de directie van Werkorganisatie BUCH nu noodzakelijk om de dienstverlening te kunnen bieden die de inwoners, colleges en gemeenteraden van ons verwachten. Deze bedragen hebben wij opgenomen in deze voortgangsrapportage. Zoals eerder vermeld, betekent dit niet dat het politieke proces dat de raden en colleges van de vier deelnemende gemeenten moeten doorlopen voor de langetermijnrichting onveranderd blijft. Dit proces zal een leidende rol blijven spelen in het bepalen van de structurele koers. Wij vertrouwen erop dat deze rapportage een goed inzicht biedt in Pagina 5 van 35

Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

de ontwikkelingen en prestaties van Werkorganisatie BUCH. Wij houden ons zoals altijd aanbevolen voor opmerkingen, aanvullingen en verbetervoorstellen. Met vriendelijke groet, De directie van Werkorganisatie BUCH

Pagina 6 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

1.

De mensen die voor ons werken Samenstelling van het personeelsbestand

Werkorganisatie BUCH is aangesloten bij Werkgeversvereniging Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (WSGO). WSGO heeft een akkoord met de vakbonden gesloten over een nieuwe cao SGO met een looptijd van 2 januari 2023 t/m 31 december 2023. Na de gehouden ledenraadplegingen (zowel bij de werkgevers als door de bonden bij hun leden) is het akkoord per 5 april definitief en werkt terug vanaf 2 januari 2023.

150

Leeftijdsopbouw juli 2023

100

50

Financiële afspraken 2023 De loonschalen worden eerst met € 240 nominaal verhoogd en vervolgens met 2%. Dit betekent dat de lagere schalen er relatief meer op vooruit gaan dan de hogere schalen: gemiddeld 13% in de laagste schalen en aflopend naar de hogere schalen. Al met al komt dit neer op een gemiddelde loonstijging van 9,1% voor alle medewerkers.

0 t/m 25 jaar 26 t/m 35 36 t/m 45 46 t/m 55 56 t/m 59 60 t/m 65 Mannen jaar Vrouwen jaar jaar jaar jaar

> 65 jaar

In- en uitstroom t/m juli 2023 jul-23

De thuiswerkvergoeding is met ingang van 1 mei 2023 verhoogd van € 2,00 naar € 3,00 per dag. De financiële gevolgen voor 2023 zijn in de eerste voortgangsrapportage 2023 verwerkt. Meerjarig zijn die opgenomen in de begroting 2024.

jun-23 mei-23

apr-23 mrt-23 feb-23 jan-23 -20

-15

-10

-5

0

uit dienst

5

10

15

20

Pagina 7 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

Eind 2022 en begin 2023 is er sprake van relatief veel in- en uitstroom. Dit is het gevolg van de uitbesteding van de participatietaken aan Zaffier en de inbesteding van de huisvuilinzameling in de gemeente Bergen.

Doorstroom Tot en met juli 2023 zijn er 60 medewerkers doorgestroomd. 14 van deze collega’s zijn overgestapt naar een andere functie binnen de organisatie. De overige collega’s zijn in hun eigen functie meer of minder uren gaan werken. Deels komt dit doordat wij meer aandacht besteden aan strategische personeelsplanning. Zo spelen wij in op ontwikkelingen die afkomen op de organisatie en daarmee op de teams. Daarnaast gaan leidinggevenden actief in gesprek met medewerkers. Zij bespreken hoe de medewerkers in hun werk staan en hoe zij hun persoonlijke ontwikkeling ervaren. Verzuim Het voortschrijdende verzuimpercentage over 2023 is 6,78%. In 2022 was dit percentage 7,57%. Deze ontwikkeling sluit aan bij de trend die landelijk zichtbaar is. Ons verzuimbeleid is gericht op preventie van (ziekte)verzuim en actieve begeleiding bij ziekte. Bij preventie gaat het om maatregelen als: • persoonlijke aandacht voor de medewerker; • stimuleren van medewerkers in de eigen verantwoordelijkheid voor inzetbaarheid en gezondheid; • inzet van coachingtrajecten en loopbaanbegeleiding; • werkplekonderzoeken. Om leidinggevenden en de HR-adviseurs beter te begeleiden en te ondersteunen bij het omgaan met verzuim en het verminderen van het ziekteverzuim, is de wens een verzuimspecialist aan te stellen.

Deze specialist kan extra deskundigheid en ervaringen inbrengen en zowel de HR-adviseurs als leidinggevende ondersteunen op het ziekteverzuimdossier.

Pagina 8 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

Verlof Sinds de cao 2022 is er de mogelijkheid tot verlofsparen vanuit het bovenwettelijk verlof. Hiervoor is in de jaarrekening 2022 een voorziening getroffen. De medewerker kan niet beperkt worden in zijn of haar recht gebruik te maken van het verlofsparen. Dit kan betekenen dat het aantal opgebouwde verlofuren van een medewerker oploopt, omdat spaarverlof (= bovenwettelijk verlof) niet vervalt of verjaart. Een medewerker heeft verlof om te herstellen en te zorgen voor een gezonde privé-werkbalans. Het is voor zowel medewerkers als werkgever van belang dat er gedurende het jaar voldoende verlof wordt opgenomen. Verlofstuwmeren, d.w.z. opgebouwde verlofreserves, vanuit het wettelijk verlof zijn dan ook ongewenst. Managers proberen dit te voorkomen. Het saldo verlofuren blijft hoog, maar neemt niet noemenswaardig toe.

Inhuur Uitgangspunt bij inhuur is dat inhuur om 5 redenen plaats kan vinden: - ziektevervanging - overbrugging bij vacatures - piekdrukte - specifieke deskundigheid die tijdelijk nodig is - plustaken

afhankelijk van een aantal factoren als ziekte, vacatures en (grote) projecten. Om die reden is het uitdrukken van de inhuur in een percentage van de loonsom over een heel jaar gezien een betrouwbaardere indicator. We zien de inhuur (licht) toenemen. De stijging wordt enerzijds veroorzaakt door de steeds krapper wordende arbeidsmarkt en het (langdurige) ziekteverzuim. Dat maakt tijdelijke vervanging van vaste bezetting noodzakelijk. Daarnaast wordt de stijging veroorzaakt door extra bestuurlijke vraagstukken waarvoor tijdelijk extra bezetting nodig is. Op een aantal plekken in de organisatie is het aantal inhuurkrachten niet meer in evenwicht met de vaste formatie. De basisformatie is daar structureel aan de lage kant voor de ambities die zijn geformuleerd. Een analyse is nodig om te onderzoeken of functies waarvoor structureel wordt ingehuurd, beter kunnen worden toegevoegd aan de vaste formatie. We nemen deze analyse mee in de verdere ontwikkeling van het strategische personeelsbeleid en de verdere uitwerking van de bestuursopdracht.

In de jaarrekening van 2022 bedroeg het percentage inhuur 15,9% (19,2%, inclusief inhuur COVID-19 en Oekraïne) van de totale loonsom. Landelijk lag dit percentage op 17,0% over 2022. Per 31 juli 2023 is het aantal externen 146,95 fte. Ten opzichte van de toegestane formatie van 788,12 (peildatum 31 juli 2023) is dat 18,6%. Hierbij moet worden opgemerkt dat het uitdrukken van inhuur in fte altijd een momentopname betreft. Bovendien is het Pagina 9 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

2.

De ICT waar we mee werken

ICT-ontwikkelingen 2023 Deze tussentijdse voortgangsrapportage belicht de behaalde resultaten en lopende ontwikkelingen binnen het ICT-domein voor de eerste helft van 2023. De focus ligt op verschillende onderwerpen, zoals Informatisering & Automatisering (I&A), ICTkoers, hardware-vernieuwing, informatiebeheer, en informatiebeveiliging en privacy. In de eerste helft van 2023 toont het ICT-domein op diverse fronten een aanzienlijke vooruitgang. We zien een positieve ontwikkeling in de implementatie van het jaarplan I&A 2023, ontwikkeling van de ICT-koers en roadmap, hardware-vernieuwing, informatiebeheer en informatiebeveiliging. Jaaropgaven Informatisering & Automatisering (I&A) in beeld Projecten en nieuwe ontwikkelingen zijn het eerste kwartaal volgens planning op basis van de gestelde prioriteiten uitgevoerd en afgerond. De tweede helft van dit jaar wordt benut om lopende en nieuwe projecten en ontwikkelingen in het jaarplan I&A op te pakken en af te ronden. Het organisatiebrede stakeholdersoverleg speelt in het jaarplanproces inmiddels een centrale rol bij het in beeld brengen van projecten en het benoemen van prioriteiten in de uitvoeringsagenda. Met de opgedane ervaring evalueren wij het laatste kwartaal van 2023 het proces rond het jaarplan I&A om dat verder te optimaliseren.

Het huidige personeelsverloop binnen het team Informatisering vertraagt het leerproces aanzienlijk. Dit betekent in de praktijk een langzamere doorontwikkeling van het jaarplan I&A dan begin 2023 is beoogd.

ICT-koers voor de komende jaren Het tweede kwartaal 2023 is gebruikt om een ICT-koersdocument op te stellen. Hierin wordt de veranderopgave voor de komende jaren uiteengezet. Dit is een meerjarige technische ICT-koers. Een voorstel met een advies over de koers voor de doorontwikkeling van de technische ICT is in september dit jaar ter besluitvorming aangeboden aan het BUCH-bestuur. Vernieuwde hardware In het eerste kwartaal van 2023 is gestart met het vervangen van verouderde componenten binnen de technische ICT-infrastructuur. Een aanzienlijk gedeelte van deze opgave is inmiddels gerealiseerd. Dit draagt bij aan verdere risicobeperking en verbeterde informatieveiligheid. We verwachten de nog resterende verouderde componenten voor het einde van dit jaar te hebben vervangen of aanzienlijke voortgang te hebben geboekt. Informatiebeheer op orde De uitvoering van het project Informatiebeheer op orde verloopt volgens planning. Voor het project is een samenwerking tot stand gekomen met het project voor de implementatie van de Wet open overheid (Woo). In het 3e kwartaal worden vanuit beide projecten gezamenlijk audits uitgevoerd op het informatielandschap. Zo wordt bepaald welke beheermaatregelen nodig zijn om de verplichte informatiecategorieën uit de Woo te kunnen publiceren.

Pagina 10 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

Informatiebeveiliging en privacy Met het oog op een adequate informatiebeveiligingsorganisatie en bestaande en toekomstige wetgeving, is het noodzakelijk om zowel organisatorisch als technisch adequaat te reageren. Dit komt overeen met de vorige rapportage. We melden hier drie belangrijke punten van vooruitgang: Op het gebied van gegevensverwerking en privacy is een kwaliteitssysteem opgezet en geïmplementeerd. De inrichting van dit project verloopt gestaag. Een groot deel van de gegevensverwerkingsprocessen is geïntegreerd in het systeem. Daarnaast is een risicoanalyseproces gestart. Het gezamenlijke herzieningsproces van het digitale-poortwachtersysteem (SOC/SIEM) door Werkorganisatie BUCH en betrokken partners en leveranciers is afgerond. Hieruit zijn verbeterpunten naar voren gekomen op organisatorisch en technisch vlak. Deze verbeteringen richten zich op het forensische afhandelingsproces bij grote cyberincidenten en het incident-managementproces tussen de betrokken partijen. Het CISO-budget dekt de initiële kosten voor het forensische proces. Voor het incident-managementproces is er een verbetervoorstel ingediend bij de IT-organisatie. Voortgang in de uitbreidingen en aanpassingen van de dienstverlening, het proces en de procedures zijn in gang gezet. Dit gebeurt overeenkomstig de gepresenteerde planning van de CIO.

Vanwege onverwachte personeelswijzigingen en langdurige ziekte verwachten wij vertraging van de geplande procesverbeteringen volgens de PDCA-cyclus. Om de gewenste voortgang te waarborgen, overwegen we externe deskundigen in te huren.

Pagina 11 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

3. Facilitaire ondersteuning Huisvesting en hybride werken In 2023 zetten wij een volgende stap in het hybride werken. We starten een pilot hybride werken voor alle medewerkers van het domein Bedrijfsvoering. Deze stap komt voort uit de ontwikkeling van drie (Bergen, Castricum en Heiloo) naar twee (Bergen en Castricum) werklocaties voor de medewerkers van Werkorganisatie BUCH. In de pilot besteden we aandacht aan de inrichting van de werkomgeving en de benodigde ICT-voorzieningen. Daarnaast brengen we het gedrag van medewerkers in kaart. Hybride werken is een andere manier van werken. Het om vraagt tijd, aandacht en gewenning. Het is de bedoeling dat medewerkers er vertrouwd mee raken en er goed mee uit de voeten kunnen. Er zijn vier scenario’s uitgewerkt voor de hybride werkomgeving van de medewerkers van het domein Bedrijfsvoering. Dit najaar staat een voorstel voor de keuze van 1 van deze scenario’s op de agenda van het BUCH-bestuur.

Doorontwikkeling facilitaire organisatie Het facilitaire team werkt toe naar een werkwijze gestuurd door vraag. Hierbij hoort de verdere ontwikkeling van begrotingsinstrumenten. Dit maakt het mogelijk de werkelijke kosten van facilitaire producten en diensten transparant te maken en te koppelen aan de feitelijke uitvoering. Accountmanagement krijgt verder vorm door het systematisch communiceren met de klant en het verzamelen en delen van managementinformatie. Ook wordt gestart met het opstellen van dienstverleningsafspraken met bijbehorende sturings- en beheersingssystemen en wordt de versterking van de regiefunctie verder vorm gegeven. In het voorjaar hebben er binnen het team enkele personele wijzigingen plaatsgevonden. Hierdoor lag de focus in de maanden mei, juni en juli op de overdracht en het opnieuw invullen van enkele functies, zodat na de zomer de bezetting weer volledig op orde kon zijn.

Pagina 12 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

4. Overige (organisatie)ontwikkelingen Organisatieontwikkeling / bestuursopdracht In de inleiding gaan we uitgebreid in op de voortgang van de bestuursopdracht en de koers die daarbij is ingezet. Daarnaast geven we in de inleiding aan dat na een bestuurlijke afweging is besloten om de noodzakelijke uitbreiding in fte’s vanaf 2024 niet mee te nemen in deze voortgangsrapportage. In plaats daarvan betrekken we deze uitbreiding bij de analyse voor de kadernota 2025. Hierbij houden we er rekening mee dat ook voor 2024 een noodzakelijke geachte formatie-uitbreiding nodig is om die dienstverlening in stand te houden. Het betreft vooral de volgende onderdelen: - Bij het verlenen van vergunningen zien we een structurele toename van aanvragen, groter dan aan basiscapaciteit beschikbaar is. Dit verandert niet het feit dat ook in de toekomst nog plustaken op dit gebied nodig blijven als de gevraagde capaciteit vanuit de gemeenten de basiscapaciteit overstijgt door pieken in plannen en projecten; - De werkzaamheden op het gebied van woonbeleid groeien al meerdere jaren. We verwachten niet dat dit zal afnemen. Door de druk op de woningmarkt, de nieuwe afspraken met rijk en provincie en het naar voren halen van de prestatieafspraken met Kennemerwonen is huidige formatie niet meer toereikend; - We hebben de coördinatie voor de opvang van ontheemden uit Oekraïne binnen de organisatie opgepakt.

Echter, er rust ook een verantwoordelijkheid op de opvang van andere nieuwkomers, zoals bijvoorbeeld statushouders. Er is in de bestuursopdracht voor de opvang van Oekraïners expliciet gekozen voor het scheiden van deze twee nieuwkomersstromen. Het is een groeiende opgave op het gebied van nieuwkomers en dit vraagt mogelijk om een gecoördineerde aanpak voor de BUCH-gemeenten, zowel op beleidsniveau als voor coördinatie op de uitvoering.

Oekraïnecrisis De projectorganisatie is in 2022 concreet gemaakt en werkt ook in 2023 verder aan de opdracht. Er worden mooie resultaten behaald. Zo zijn ontheemden gehuisvest in het voormalige gemeentehuis van Heiloo. In 2023 hebben de colleges de bestuursopdracht verlengd tot Q3 2024. Hiervoor zijn middelen beschikbaar gesteld. Vanuit de eerste bestuursopdracht die tot en met Q2 2023 liep, was er € 2,3 mln. beschikbaar. Vanuit de verlenging is voor 2023 € 1,1 mln. beschikbaar. De verwachting is dat deze budgetten niet volledig ingezet zullen worden in 2023. Bij de jaarrekening 2023 brengen wij dit in beeld. E-facturatie Momenteel ontvangen we 10% van alle facturen als e-factuur (bestandsformaat .xml) via het Peppol-netwerk. We benaderen leveranciers actief met het verzoek e-facturen te versturen. In de praktijk blijkt dat de meeste leveranciers nog (steeds) niet in staat zijn e-facturen te versturen, maar er wel actief mee aan de slag gaan. In 2022 is er een online factuur-herkenningstool live gegaan. Deze tool maakt het mogelijk pdf-facturen om te zetten naar .xml. Deze herkenningstool herkent alle ontvangen pdf-facturen in de crediteuren-e-mailboxen en bieden de facturen vervolgens aan als e-factuur in het financieel systeem. Zo worden de facturen verwerkt als e-factuur.

Betaaldiscipline De huidige doelstelling is om 90% van de facturen binnen de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen te betalen met een gemiddelde betaaltermijn van 17 dagen. Uit onderstaand overzicht blijkt dat in de eerste 2 kwartalen van 2023 84% van de facturen binnen 30 dagen zijn betaald en de gemiddelde betaaltermijn 18 dagen is. In de eerste 2 kwartalen van vorig jaar was dit ook het geval. We blijven ernaar streven de facturen nog sneller af te wikkelen (registreren, coderen en goedkeuren). Pagina 13 van 35

Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

Tijdigheid betalen facturen Bedrijf gem. aantal dagen

% op tijd betaald <30 dagen

Bergen Uitgeest Castricum Heiloo BUCH Totaal

83% 83% 84% 83% 86% 84%

16 18 19 20 18 18

Beschermd Wonen 2023 De invoering van het woonplaatsbeginsel en het nieuwe verdeelmodel voor beschermd wonen zijn wederom uitgesteld. De voorgenomen invoeringsdatum van beide maatregelen was 1 januari 2024. Zowel het Rijk als de gemeenten constateren echter dat dit tijdschema te krap is. De nieuwe streefdatum wordt 1 januari 2025. Middelen die per die datum overkomen naar de gemeente voor de transitie van beschermd wonen naar beschermd thuis zullen budgetneutraal worden ingezet. Dit betekent dat de middelen die wij ontvangen vanuit het Rijk gelijk zijn aan de kosten die wij maken voor Beschermd Wonen inclusief uitvoeringskosten. In het eerste half jaar van 2024 worden regionale afspraken gemaakt over financiering en uitvoering. Dan wordt ook duidelijk wat dit aan extra capaciteit vraagt van Werkorganisatie BUCH. Vervolgens verwachten wij een opdracht van de colleges om deze taak uit te voeren en de middelen hiervoor beschikbaar te krijgen. Dit wordt vervolgens verwerkt in het eerstvolgende P&C-document.

Wet open overheid Het uitgangspunt van de Wet open overheid (Woo) is dat iedereen recht heeft op toegang tot publieke overheidsinformatie. Overheidsinformatie is openbaar, tenzij er een reden is waarom dat niet kan. De invoering van de Woo wordt landelijk gezien als een meerjarenplan. Om die reden treedt de Woo gefaseerd in werking en knippen wij de invoering op in drie fasen, tot en met 2027. De Woo kent drie onderdelen: 1. Informatiehuishouding op orde: goede kwaliteit (juist en volledig) van informatie 2. Actieve openbaarmaking: met juiste en volledige informatie tijdig en veilig uit eigen beweging openbaar kunnen maken 3. Passieve openbaarmaking: met juiste en volledige informatie tijdig en veilig op verzoek openbaar kunnen maken De gedeeltelijke invoering van de Wet open overheid (Woo) is nu meer dan een jaar geleden (1 mei 2022). Onze vier gemeenten en Werkorganisatie BUCH hebben zich vanaf de inwerkingtreding organisatorisch voorbereid op de direct geldende verplichtingen. Zo hebben we op onze websites, in onze processen en in al onze systemen alle Wob-regels omgezet naar Woo-regels. Op de website is ook aangegeven bij wie bezoekers terecht kunnen met vragen over de Woo. Het Woo-team is samengesteld en uitgerust voor de passieve openbaarmaking en bevat nu twee Woocoördinatoren.

Tot slot hebben we voor de vier gemeenten en Werkorganisatie BUCH de eerste openbaarheidsparagraaf opgenomen in de jaarrekening 2022. Hierin leggen we uit welke zaken we hebben gerealiseerd voor de implementatie van de Woo en hoe de uitvoering van de Woo verloopt.

Pagina 14 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

Daarbij brengen we ook in kaart wat onze startpositie is met betrekking tot de Woo en geven we aan hoe de landelijke fasering verloopt evenals het informeren van belangrijke stakeholders over de impact van de Woo. Dit alles hebben we vertaald naar een plan en aanpak. De implementatie van Woo Fase 1 is formeel gestart in maart 2023. Dit project levert april 2024 de volgende onderdelen op: 1. Ambitievoorstel Wet open overheid voor de vier gemeenten en Werkorganisatie BUCH 2. Woo-informatietoolkit die helpt bij de Woo-bewustwording, bijvoorbeeld door het geven van trainingen 3. Een publicatieplatform voor onze nieuwe Wooinformatiecategorieën* 4. Een veilige en gebruiksvriendelijke anonimiseertool om gevoelige informatie in onze documenten onzichtbaar te maken 5. Een Woo-audit die ons periodiek inzicht geeft en maatregelen aanreikt om te groeien in transparante dienstverlening 6. De Woo-verzoeken worden dusdanig organisatorisch en technisch geoptimaliseerd dat de Woo-regels worden gehandhaafd en voorbereid op actieve openbaarmaking

Invoering Omgevingswet In de Omgevingswet is alle bestaande wetgeving over de fysieke leefomgeving gebundeld, vereenvoudigd en geïntegreerd in één wet met één samenhangend stelsel. Met het programma Omgevingswet worden de gemeenten en Werkorganisatie BUCH gezamenlijk voorbereid op de invoering van deze wet. De vier gemeenteraden hebben het Ambitiedocument Omgevingswet vastgesteld. Dit document bepaalt de richting waarbinnen de invoering van de Omgevingswet plaatsvindt. De Omgevingswet treedt op 1 januari 2024 in werking. Het ingaan van deze wet zal een belangrijk startmoment markeren. Om het programma volledig uit te kunnen voeren en de vertragingskosten op te kunnen vangen, blijft het totaal incidenteel budget nodig. Daarom is budget dat niet is uitgegeven in 2022 in 2023 ingezet voor de uitvoering van deze werkzaamheden. Het Rijk heeft aangekondigd gemeenten financieel te zullen compenseren voor een deel van de kosten van de invoering van de Omgevingswet. We verwachten dat hier in de septembercirculaire meer duidelijkheid over komt.

*Vanaf 2024 moeten de Woo-informatiecategorieën gefaseerd vindbaar en bruikbaar zijn voor onze samenleving, op het landelijke platform Woo-index van KOOP. De Woo-index wordt een op eenvoudige manier geïmplementeerd waardoor alle gemeenten genoodzaakt een eigen publicatieplatform te ontwikkelen en per categorie te verwijzen naar de Woo-index. In het najaar van 2023 wordt starten we met het opstellen van een meerjarenplan voor Woo Fase 2 en Fase 3. Dit geeft ons een breder organisatorisch en financieel overzicht van deze opgave.

Pagina 15 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

Voortgang plustaken Actieplan schuldhulpverlening 2021-2024 Actieagenda met verschillende ambities op armoede- en schuldenbeleid

Doel Tijd Geld Motivering voortgang De uitvoering van de schuldhulpverleningstaken ligt bij Zaffier. Voor de gemeente Bergen wordt er een integrale aanpak armoede opgesteld, hierin worden ook de uitgangspunten uit het beleidsplan schuldhulpverlening 2022 2025 meegenomen’. Extra formatie Wet Inburgering (Meicirculaire 2021) In- en uitvoering van de Wet Inburgering

Doel Tijd Geld Motivering voortgang De gemeenten hebben middelen beschikbaar gesteld voor de in- en uitvoering van de Wet inburgering. Vanaf 1 januari ligt de uitvoering van deze wet bij Zaffier. Het budget en de formatie is per 1 januari 2023 overgeheveld naar Zaffier. Inhuurbudget 'Welzijn op Recept' 2023 en 2024 Uitvoering geven aan het plan van aanpak 'Welzijn op Recept'. ‘Welzijn op recept’ is een werkwijze op basis van samenwerkingsafspraken waarbij een huisarts of andere eerstelijnszorgverlener personen met psychosociale problematiek doorverwijst naar een welzijnscoach, die in een kortdurend traject begeleiding en ondersteuning biedt bij het vinden van een passende activiteit en maatschappelijke ondersteuning binnen de sociale basis.

Naam Nieuw Tij Extra middelen voor nieuw datateam en doorontwikkeling t.b.v. het meetbaar maken van onze dienstverlening

Doel Tijd Geld Motivering voortgang De formatie t.b.v. de data-analisten is ingevuld, de chatbot en live chat geimplementeerd en de applicities t.b.v. communicatie (teksteditor ) en meten gebruik van de websites zijn aangeschaft. Het is feitelijk regulier werk geworden. Castricum wordt wederom gevraagd om aan te sluiten zodat het niet meer als plustaak bestempeld hoeft te worden.. GemeenteBergen App Een wijkgerichte App met lokaal nieuws

Doel Tijd Geld Motivering voortgang De webapp (Bergen-nh/app) is ontwikkeld en beschikbaar. Er zijn weinig ontwikkelkosten meer te verwachten. Dit is ook het laatste jaar dat er extra budget voor is vrij gemaakt.

Doel Tijd Geld Motivering voortgang Onlangs hebben de colleges in juli het plan van aanpak Welzijn op Recept vastgesteld en voor 2023 en 2024* budget beschikbaar gesteld aan de BUCH voor het opstellen en het uitvoeren van het plan van aanpak. Het plan van aanpak is opgesteld. *Het budget voor 2024 vanuit gemeente Uitgeest is nog niet toegekend, dit is afhankelijk van de begrotingsbehandeling. Inhuurbudget Verstevigen sociale basis 2023 en 2024 Het gaat hier om het opstellen van gebiedsplannen per gemeente en de communicatieopgave in het kader van Verstevigen sociale basis

Doel Tijd Geld Motivering voortgang Voor iedere gemeente is in 2023 een gebiedsplan opgesteld. Deze zijn in samenwerking tot stand gekomen. Tevens is een externe projectleider communicatie aangesteld voor het begeleiden van de projectgroep en het ontwikkelen van de campagne. Advisering op verlagen van Subsidie-uitgaven gemeente Castricum Uitvoering geven aan de opdracht van de raad van 22 april 2021 in het kader ‘Voorstellen met maatregelen voor het verminderen van het structurele tekort 2022 en verder’ van 31 maart 2021 om de begrote subsidie-uitgaven met € 360.000 te verlagen vanaf 2024, conform collegebesluit van 14 februari 2023.

Doel Tijd Geld Motivering voortgang Er is een externe beleidsadviseur aangetrokken om met de opgave aan de slag te gaan.

Pagina 16 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

5. Voortgang op de financiën Mutaties werkorganisatie BUCH aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

aut 14 aut aut aut aut aut aut

15 16 17 18 19 20

aut 21 aut aut aut aut aut aut

22 23 24 25 26 27

1 =1.000 korte omschrijving Inhuur teammanagers voor 2023 en per 2024 5fte s12 vast (Teunisse) Inhuur teammanagers Beleid en Vastgoed en Plannen en Projecten Rapport Teunisse, besturingsvisie Rapport Teunisse (uitwerken jaarcontracten / DVO) Extra inzet bedrijfsarts en (loopbaan) coaching trajecten Verandermanager naast directeur (Teunisse) 1fte s14 Opgavemanager per 01-06-2023 Rapport Teunisse Werving en selectie Kapitaalslasten verbouwing kantoorruimte, locatie Bergen Koers doorontwikkeling technische ICT Extra inhuur realisatie jaarplan I&A Ziektevervanging Rapport Teunisse, bestuurssamenstelling incidenteel) Rapport Teunisse, bestuurssamenstelling, bestuurlijke gespreksleider Uitbreiding formatie groenbeheerder 1 fte s10 per 1-9-23 Kwartiermaker opgave wonen Kosten communicatie t.b.v. omgevingswet per 2023 Omgevingstafels oefenen Structurele effecten Omgevingswet Communicatie Omgevingswet Stijging aantal aanvragen reisdocumenten incidenteel 4fte s7 in 2024 Formatie financieel beheer 1fte s8 in 2024 Vernieuwing stoomcleaner Inrichtingskosten Gsib Hogere advieskosten derden Inhuur voor kostendekkendheid leges Lagere kosten postbezorging

2023 394 120 20 20 66 0 74 45 0 100 80 1.575 25

N N N N N N N N N N N

2024 666 0 0 0 0 100 154 0 0 1.951 0 0 0

N

N N

N

2025 690 0 0 0 0 100 159 0 61 1.760 0 0 0

N

N N N N

2026 715 0 0 0 0 0 165 0 61 1.532 0 0 0

N

N N N

2027 741 0 0 0 0 0 171 0 61 1.297 0 0 0

N

N N N

I/S S I I I I I S I S S I I I

15 N

30 N

30 N

30 N

30 N

S

35 34 9 67 35 0

107 N 0 9 N 0 0 60 N

111 N 0 10 N 0 0 0

115 N 0 10 N 0 0 0

119 N 0 10 N 0 0 0

S I S I I I

321 N

0

0

0

I

89 N 0 50 N 0 0 0

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0

I I I I I I

N N N N N

0 0 4 110 195 40 -25

N N N N V

Pagina 17 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

aut aut aut aut aut aut

28 29 30 31 32 33

aut aut aut aut

34 35 36 37

aut 38

1 =1.000 korte omschrijving Facilitaire ondersteuning gemeentehuizen Kapitaallasten effect investeringen Rente uitgaven begroot Inzetten post onvoorzien 2023 Inzetten stelpost kleine verschillen loon jaar 2023 Inzetten stelpost overhead 2023 Subtotaal mutaties uitgaven Mutaties op de inkomsten Ontvangst rente schatkistbankieren Bijdrage projectleiding Strandplateau Bijdrage gemeente Heiloo voor huisvesting Inkomsten WAZO/WGA Aanpassing reguliere bijdrage naar aanleiding van de overige mutaties Subtotaal mutaties inkomsten

2023 88 N -340 V -15 V -101 V -59 V -260 V 2.350 N

2024 0 -86 V 0 0 0 0 3.450 N

0 210 N 0 0 0 0 3.130 N

0 260 N 0 0 0 0 2.887 N

0 400 N 0 0 0 0 2.830 N

I/S I S I I I I 0

141 23 50 340

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

I I I I

1.797 V

3.450 V

3.130 V

2.887 V

2.830 V

S

2.350 V

3.450 V

3.130 V

2.887 V

2.830 V

V V V V

2025

2026

2027

Pagina 18 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

1 Inhuur teammanagers voor 2023 en per 2024 5fte s12 vast (Teunisse) Vooruitlopend op de bestuursopdracht en de wens om het lijnmanagent meer in een opdrachtnemersrol te krijgen, is een vermindering van het aantal mensen waaraan men direct leiding geeft (‘span of control’) noodzakelijk. Hiervoor is geïnvesteerd in tijdelijke teammanagers voor Plannen en Projecten, Beleid & Vastgoed, Openbare Orde & Veiligheid en HR. Op basis van het rapport Teunisse is dit structureel noodzakelijk. 2 Inhuur teammanagers Beleid en Vastgoed en Plannen en Projecten De teammanagers van de teams Plannen & Projecten en Beleid, Vastgoed & Grondzaken verlaten Werkorganisatie BUCH. In de zomer is gewerkt aan een BUCH-brede analyse van de beste manier van aansturen voor de toekomst (bestuursopdracht). Deze analyse is nog niet afgerond en wordt op hele korte termijn niet verwacht. Vanwege de onzekerheden rondom de toekomstige werkwijzen en wat dat van de organisatie en het management in het bijzonder zal vragen, heeft het MT BUCH en het Strategisch overleg eerder vastgesteld dat definitieve invulling van deze vacatures onverstandig is. De voorkeur gaat uit naar een oplossingsrichting die ruimte biedt aan externe inhuur van twee interim teammanagers. Hierbij is de opdracht de operatie draaiende te houden en er te zijn voor de mensen.

Beide teams hebben de komende maanden de nodige uitdagingen op het gebied van invulling van capaciteit. 3 Rapport Teunisse, besturingsvisie Uit het rapport van Teunisse volgt het advies om een nieuwe besturingsvisie op te stellen (interactief met raden en colleges).

4 Rapport Teunisse, uitwerken jaarcontracten / DVO’s Uit het rapport van Teunisse komt naar voren dat de jaarcontracten / DVO's verder uitgewerkt moeten worden en doorgevoerd moeten worden in de systematiek van PDCA-cyclus. 5 Extra inzet bedrijfsarts en (loopbaan)coachingtrajecten Er is vanwege het relatief hoge ziekteverzuim extra inzet van de bedrijfsarts (€ 10.000) nodig. In het kader van strategische personeelsplanning wordt aanzienlijk vaker gebruik gemaakt van (loopbaan)coachingtrajecten (€ 56.000) en trajecten van werk naar werk. 6 Verandermanager naast directeur (Teunisse) Een van de resultaten van het rapport Teunisse is het aanstellen van een (tijdelijke) verandermanager ter versterking van het MT. Dit maakt het mogelijk de benodigde doorontwikkeling van de organisatie snel en gericht aan te sturen en integreren. Op die manier kunnen zowel directeur als MT (domeinmanagers) voldoende focussen op het aansturen van concern en domein, zich richten op hun lijnmanagementrol en hun bestuurlijke en strategische rol richting de opdrachtgevers en colleges. Het gaat om een periode van 2 jaar, fulltime. 7 Rapport Teunisse, opgavemanagers Uit het onderzoek van Teunisse komt naar voren dat binnen Werkorganisatie BUCH het aanstellen van opgavemanagers/strategen (schaal 14 incl. overhead) gewenst is.

Vooralsnog heeft het bestuur ervoor gekozen nog niet te werven en eerst vanuit het verstrekte lijnmanagement het nut en de noodzaak hiervan in beeld te brengen. Wel is gestart met één opgavemanager Klimaat in 2023, mede gezien de omvang en complexiteit van deze opgave.

Pagina 19 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

8 Werving en selectie Vanwege de vele veranderingen in het personeelsbestand en de krappe arbeidsmarkt zien we een toename in de kosten voor werving en selectie. Het huidige budget is niet toereikend. 9 Kapitaallasten verbouwing kantoorruimte, locatie Bergen In een eerder stadium heeft de gemeente Heiloo van het BUCHbestuur groen licht gekregen voor de realisatie van een nieuw gemeentehuis met een hub-functie aan de Stationsweg in Heiloo, zoals dat ook voor de gemeente Uitgeest is gerealiseerd. Het gevolg is dat in principe al begin van het tweede kwartaal van 2024, maar uiterlijk medio 2024, het huidige gemeentehuis van Heiloo niet meer beschikbaar is als werkomgeving voor de medewerkers van Werkorganisatie BUCH. Een tussenstap in de huisvesting is nodig om de medewerkers van het domein Bedrijfsvoering vanaf het tweede kwartaal van 2024 een alternatieve werkomgeving te kunnen bieden. Op 3 oktober heeft het BUCH-bestuur gekozen voor de minimale variant met betrekking tot alternatieve huisvesting voor de medewerkers van het domein Bedrijfsvoering. Door de keuze voor de minimale variant zijn de eenmalige kosten, een investering van € 1.216.000 (een jaarlijkse afschrijvingslast van € 61.000), voor de herhuisvesting zo laag mogelijk.

Er wordt tijd gekocht om de uitkomst van de ontwikkelingen rond de toekomst van Werkorganisatie BUCH af te wachten, voordat eventuele grotere investeringen in de huisvesting van het personeel worden gedaan. 10 Koers doorontwikkeling ICT Op 21 september heeft het BUCH-bestuur zich uitgesproken voor de koers om te komen tot een moderne en toekomstbestendige technische ICT. Deze koers geeft op hoofdlijnen richting aan de doorontwikkeling van ICT. Dit is onder meer nodig, omdat de afhankelijkheid van ICT als strategisch bedrijfsmiddel voor de dienstverlening en bedrijfsvoering steeds groter wordt, er steeds hogere eisen worden gesteld aan informatiebeveiliging, de

ontwikkelingen zich mede door de digitale transformatie in de samenleving steeds sneller opvolgen, de ICT-kosten stijgen en er in dat kader behoefte is aan meer inzicht, grip en voorspelbaarheid. Mede op grond van extern advies heeft het BUCH-bestuur ervoor gekozen voor de komende jaren in te zetten op het scenario van een hybride ICT-omgeving. Hierbij moet een balans worden gevonden tussen wat wij zelf blijven uitvoeren en wat wij om strategische redenen overbrengen naar de Cloud. Voor de realisatie van de koers zijn extra middelen nodig waarbij wij ons tot het meest urgente hebben beperkt en zoveel mogelijk vanuit de bestaande middelen in de begroting wordt opgepakt. 11 Extra inhuur realisatie jaarplan I&A Om meer onderdelen van het jaarplan I&A 2023 tijdig te kunnen uitvoeren en de effecten van het grote personele verloop in dit jaar op te kunnen vangen, is aanvullende capaciteit en specifieke kennis nodig. Dit wordt ingehuurd. Uitstel is geen optie, omdat daardoor de workload voor 2024 te groot wordt. 12 Ziektevervanging In de inleiding delen we uitgebreid onze zorgen over onze personele uitdagingen en het toenemende langdurige ziekteverzuim. Onze ambities zijn groot, de hectiek door ontwikkelingen omtrent de oorlog in Oekraïne en de spreidingswet is groot, de werkdruk is hoog en de arbeidsmarkt is krap. Door de toenemende werkdruk vallen mensen vaker of langer uit.

Dat maakt investeren in het brede spectrum aan beleid en instrumenten van goed werkgeverschap noodzakelijk, zeker voor de langere termijn. Voor de kortere termijn moeten we op zoek gaan naar incidentele oplossingen, zoals het inzetten van (duurdere) inhuur. Deze inzet is niet meer op te vangen met de beschikbare middelen (onder andere middelen voor de oorlog in Oekraïne en/of vacaturegeld). Om deze redenen vinden wij deze aanvraag noodzakelijk. Wij hanteren een percentage van de totale loonkosten, namelijk 2,5%. Dit percentage is een landelijke norm voor regulier verzuim. Pagina 20 van 35

Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

13 Rapport Teunisse, bestuurssamenstelling incidenteel Uit het onderzoek van Teunisse komt het advies om in 2023 een onderzoek uit te voeren naar een bestuurssamenstelling met een bestuurlijke gespreksleider. Hiervoor is incidenteel budget nodig. 14 Rapport Teunisse, bestuurssamenstelling structureel Uit het onderzoek van Teunisse komt het advies naar voren een onderzoek uit te voeren naar een bestuurssamenstelling met een bestuurlijke gespreksleider. Dit vraagt naast het incidentele bedrag voor 2023 ook om een structureel budget. 15 Uitbreiding formatie groenbeheer De taken van de functie groenbeheerder zijn uitgebreid. Dit is met name het gevolg van klimaatadaptatie, biodiversiteit en diverse areaaluitbreiding als gevolg van woningbouwontwikkeling. Uitbreiding in formatie is noodzakelijk. Het betreft 1fte, schaal 10, per 1 september 2023. 16 Kwartiermaker opgave wonen Eerder dit jaar is aan de colleges en het BUCH-bestuur het besluit voorgelegd een opgavemanager wonen aan te stellen. Het besluit is (nog) niet genomen, maar de kosten voor de kwartiermaker zijn al gemaakt. Deze voeren we nu op in deze financiële rapportage. 17 Kosten communicatie t.b.v. Omgevingswet Het team inwonersparticipatie maakt kosten met betrekking tot communicatie voor de Omgevingswet. De inschaling van deze medewerker is niet passend bij die functie en opgave. Een hogere inschaling is noodzakelijk.

18 Omgevingstafels oefenen Om deel te kunnen nemen aan de omgevingstafels is compensatie van uren noodzakelijk, aangezien het reguliere werk doorgaat. Het gaat hier om uitvoeringskosten waarvoor het Rijk gemeenten

mogelijk gaat compenseren. De omvang daarvan is op dit moment onbekend. 19 Structurele effecten Omgevingswet Om de organisatie in staat te stellen de structurele (personele) effecten van de Omgevingswet te volgen en bewaken en de financiële consequenties te verwerken in de P&C-documenten is het inhuren van capaciteit nodig. Het gaat om uitvoeringskosten waarvoor het Rijk gemeenten mogelijk gaat compenseren. De omvang daarvan is op dit moment onbekend. 20 Communicatie Omgevingswet Voor de inzet van communicatie is programmabreed onvoldoende budget beschikbaar. Naar schatting is in 2024 een bedrag van ongeveer € 60.000,- extra nodig voor communicatieadvies. Hiermee kunnen de volgende taken in 2024 uitgevoerd worden: het beheren van een kennispunt, het aansluiten op de landelijke campagne, het ondersteunen van collega’s bij het wennen aan hun nieuwe taken (omgevingsplan, omgevingsvisies e.d.) en het verzorgen van communicatie-uitingen via websites, BUCH.mett.nl, e.d. Het betreft uitvoeringskosten waarvoor het Rijk mogelijk gemeenten gaat compenseren. De omvang daarvan is op dit moment onbekend. 21 Stijging aantal aanvragen reisdocumenten In 2014 werd door het Rijk de geldigheidsduur van reisdocumenten voor volwassen verlengd van vijf naar tien jaar. In 2024 loopt deze (eerste) termijn af. Dit zorgt voor een enorme piek in de verlenging van de reisdocumenten die dat jaar aflopen.

De stijging is ongeveer 2,5 keer groter dan in 2023. Ook is er dit jaar een wetvoorstel aangenomen, waardoor ouders hun kind (geboren op of na 29 januari 2019) met terugwerkende kracht de achternaam van beide ouders kunnen geven. Verder is er dit jaar een wetsvoorstel ingediend dat nazaten van mensen die in het verleden tot slaaf zijn gemaakt de mogelijkheid

Pagina 21 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

biedt hun slavernij-achternaam per 1 januari 2024 te veranderen. Wij verwachten dat het voorstel nog dit jaar wordt aangenomen. Tot slot gaat de gemeente vanaf september 2023 over tot een gestructureerde aanpak om ondermijning terug te dringen. Bij deze integrale aanpak is inzet van Burgerzaken nodig. Burgerzaken heeft kennis van, en systeemtoegang tot, adresgegevens. Bovenstaande taken kunnen niet binnen de huidige formatie Burgerzaken worden opgevangen. Er is tijdelijk extra personeel nodig om deze dienstverlening voor de BUCH-gemeenten te kunnen waarborgen. Inhuren is relatief duur. Daarnaast zijn er weinig geschikte kandidaten te vinden en marktwerking zorgt voor hogere uurtarieven. Na de piek zal door natuurlijk verloop de formatie minderen. In de begroting van de gemeenten zijn de hogere inkomsten al begroot. We vragen daarom budget aan voor een tijdelijke formatie-uitbreiding van 4 fte, schaal 7: 22 Uitbreiding formatie financieel beheer De afdeling heeft te maken met een toename van financiële verwerkingen. Het is daarom noodzakelijk tijdelijk extra personeel in te zetten binnen de afdeling. Dit stelt de afdeling in staat binnen 2 jaar de financiële controle te verbeteren en een procesverbetering te realiseren. Dit zal leiden tot een lagere werkdruk en een verbetering van de inzet op de P&C-cyclus.

23 Vernieuwing stoomcleaner Op de buitendienstlocatie is een stoomcleaner aanwezig voor het schoonmaken van het materieel (een soort hogedrukspuit). Deze is aan vervanging toe. 24 Inrichtingskosten GSIB Dit betreft gemaakte noodzakelijke incidentele kosten ten behoeve van het beheerpakket. De gemaakte kosten zijn noodzakelijk gebleken om het pakket goed in te richten, te optimaliseren en te

harmoniseren, zodat het pakket ook bruikbaar is voor inspecties en werkopdrachten voor buitendienstmedewerkers. 25 Hogere advieskosten derden Voor het externe onderzoek naar het functiehuis en loongebouw is een bedrag van € 50.000 nodig. Daarnaast is er voor € 50.000 fiscaal advies van derden ingewonnen, omdat de benodigde kennis op dit vlak binnen de werkorganisatie niet aanwezig is. Verder is door een aantal lopende arbeidsrechtelijke geschillen aanvullend juridisch advies nodig voor een bedrag van € 95.000. 26 Inhuur voor kostendekkendheid leges Om de kostendekkendheid van de leges te verbeteren, huren we tijdelijk een businesscontroller voor het ruimtelijk domein in ter ondersteuning van het project. 27 Lagere kosten postbezorging De kosten voor postbezorging zijn lager dan in voorgaande jaren. Hierdoor kan € 25.000 incidenteel worden geraamd. Wij houden in de gaten of deze trend zich in het licht van de digitalisering doorzet. 28 Facilitaire ondersteuning gemeentehuizen Er is onvoldoende formatie beschikbaar om de gewenste facilitaire ondersteuning in de vier gemeentehuizen te kunnen leveren. Voor 2023 is een aanvullend bedrag nodig van € 88.000. De structurele oplossing voor dit budgettaire probleem nemen wij op een later moment mee in het advies over het huisvestingsvraagstuk.

29 Kapitaallasten effecten investeringen Door mutaties in het meerjarig investeringsplan is er sprake van een verschuiving van kapitaallasten in verschillende jaren. 30 Rente uitgaven begroot In de begroting is een bedrag opgenomen voor rentelasten. Dit bedrag kan voor 2023 vrijvallen. Pagina 22 van 35

Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

31 Inzet post onvoorzien In de begroting is een post onvoorzien. Deze laten we vrijvallen en zetten we in voor de aanvraag voor extra kosten voor juridische geschillen (mutatie 25). 32 Inzet stelpost kleine verschillen loon In de begroting is een stelpost kleine verschillen loon. Deze laten we vrijvallen en zetten we in als dekking voor de aanvragen in deze voortgangsrapportage. 33 Inzet stelpost overhead Bij de uitbreiding van formatie ramen wij ook de overheadkosten (laptop, telefoon, uitbreiding ondersteunende formatie, opleidingen etc.). Het bedrag dat voor 2023 nog beschikbaar is, valt nu vrij en wordt ingezet als dekking voor de aanvragen in deze voortgangsrapportage. 34 Ontvangst rente schatkistbankieren Vanaf 2023 is er binnen Werkorganisatie BUCH sprake van schatkistbankieren. De rente die hierdoor wordt ontvangen was niet begroot.

36 Bijdrage gemeente Heiloo voor huisvesting In de gemeente Heiloo wordt een project uitgevoerd voor de realisatie van een nieuw gemeentehuis met een hub-functie aan de Stationsweg in Heiloo. Voor de projectleiding is in de fase waarin het project zich bevindt meer capaciteit benodigd dan binnen de werkorganisatie beschikbaar is. Met de gemeente Heiloo is afgesproken dat de kosten voor de extra benodigde projectleiding in rekening worden gebracht. Het gaat om een bedrag van € 50.000 voor 2023. 37 Inkomsten WAZO/WGA Dit betreft de vergoeding vanuit het UWV voor bijvoorbeeld zwangerschapsverlof. Dit is deels dekking voor de aanvraag voor ziektevervanging. 38 Aanpassing reguliere bijdrage naar aanleiding van de overige mutaties Dit betreft de aanpassing van de reguliere gemeentelijke bijdragen. Deze aanpassing is nodig om mutaties 1 tot en met 37 budgetneutraal te kunnen verwerken.

35 Plustaak projectleiding strandplateau (Castricum) Bij de gemeente Castricum is een investeringskrediet herinrichting van het strandplateau beschikbaar gesteld voor 2024. Daarnaast is een budget voorbereidingskosten voor 2023 vastgesteld, waaronder een bedrag voor de projectleider van € 22.500. Deze projectleider is werkzaam binnen Werkorganisatie BUCH.

Pagina 23 van 35 Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)

Aansluiting met de voorgaande P&C documenten Aansluiting lasten vanaf 1e rapportage 2023 BUCH Stand BUCH na 1e rapportage 2023

2023 83.965

2024 84.485

2025 87.581

2026 90.683

2027 94.056

0 1.150 237 192 94 72 29 70

483 1.150 254 142 94 60 0 56

489 0 263 0 0 0 0 0

503 0 271 0 0 0 0 0

518 0 281 0 0 0 0 0

Plustaak Heiloo Sociale basis Opst. Gebiedsplan & communicatie

47

35

0

0

0

Plustaak Bergen 1fte s10 beleidsmedewerker cultureel erfgoed 2024&2025

0

107

111

0

0

Plustaak Bergen verlenging verkeersbeleid 2024 -2026 1,5fte s10

0

161

167

173

0

Plustaak Bergen uitvoering eenmalige subsidie energielasten

5

4

0

0

0

Plustaak Bergen inventarisatie illegale tuinuitbreiding

0

100

0

0

0

Bergen Landelijk gebied 1fte s10 dvo art5

0

107

111

115

119

Bergen 1fte s12 strategisch communicatieadviseur participatiebeleid dvoart5

0

133

138

143

148

Bergen uitbreid 0,66 fte s9 communicatiemedewerker dvo art5 Uitgeest uitbreiding strategisch communicatieadviseur 0,33fte s11 dvo art5

63 38

65 40

67 41

69 43

72 44

Plustaak Castricum 2024 2025 0,5fte s10 beleidsmedewerker. cultureel erfgoed

0

54

56

0

0

20 5 11 15 2.046

5 22 16 3.087

5 23 17 1.487

5 24 17 1.363

5 25 18 1.229

Vier gemeenten frequentiewijziging afval inzameling Vier gemeenten bestuursopdracht verlenging Oekraïne opvang 2023 2024 Vier gemeenten vaststelling PWR Vier gemeenten plustaak project Ondermijning Vier gemeenten plustaak Welzijn op recept Plustaak Bergen Sociale basis Opst. Gebiedsplan & communicatie Plustaak Uitgeest Sociale basis Opst. Gebiedsplan & communicatie Plustaak Castricum Sociale basis Opst. Gebiedsplan & communicatie

Plustaak Castricum realiseren taakstelling subsidies Castricum coördinator grondbank 0,06fte s8 dvo art5 Heiloo areaaluitbreiding mw. wegen & verkeer 0,35fte dvo art5 Heiloo coördinator grondbank 0,2fte S8 dvo art5 Subtotaal wijzigingen ná 1e rapportage 2023 Wijzigingen 2 voorgangsrapportage 2023 Totaal na 2e voortgangsrapportage

2.350

3.450

3.130

2.887

2.830

88.362

91.022

92.198

94.934

98.115 Pagina 24 van 35

Tweede voortgangsrapportage 2023 Werkorganisatie BUCH (versie 2)