bij 1 29-09-2022 1e voortgangsrapportage GR BUCH.pdf
Tekst van het document
8 Informatiebeheer op orde krijgen (IBT archief) Informatiebeheer op orde is een projectuitwerking van de acties die uitgevoerd moeten worden om te voldoen aan de wettelijke vereisten. De acties komen voort uit de bevindingen van de twee archiefinspecteur. De provincie ziet toe of de acties worden uitgevoerd volgens planning.
9 Ondersteuning project harmonisatievoordelen Dit betreft het budget voor de vervanging van de reguliere werkzaamheden van de projectleider project Harmonisatie fase 2. 10 Communicatie inzet Samen Sterk Het verbeteren van de communicatie over publieke meerwaarde van de samenwerking 11 Communicatie inzet Zaffier De oprichting van Zaffier gaat gepaard met het uitvoeren van vele communicatie-activiteiten: Informeren stakeholders, communicatief uitlijnen van alle activiteiten en het informeren van het personeel. 12 Verlenging ondersteuning facilitair Vanwege het uitblijven van de centrale huisvesting is verlenging van de tijdelijke extra facilitaire ondersteuning in 2023 noodzakelijk. 13 Aanbestedingskosten VTH-software vergunningen en handhaving Om te voldoen aan de Europese aanbestedingsplicht wordt medio 2022 gestart met een Europese aanbesteding van onze VTH software. Op die manier is er voldoende tijd om per 1-1-2024 te kunnen beschikken over de (mogelijk nieuwe) software. Hiervoor is extra capaciteit benodigd in de vorm van inhuur projectleiding en ondersteuning van het bestaande personeel. 14 Mutaties in investeringen materieel Betreft de aanpassing van de afschrijvingslasten naar aanleiding van de mutaties betreffende materieel in het investeringsschema.
Pagina 23 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
15 Vrijval afschrijvingslasten jaarrekening 2021 en SaaS Door doorgeschoven investeringen van 2021 naar 2022 en door het vervallen van de SaaS investeringen die nu in de exploitatie moeten worden opgenomen, vervallen de kapitaalslasten hiervan in 2022. Het effect op de kapitaalslasten 2023 en verder is al in de begroting 2023 verwerkt. 16 Ontwikkelbudget software (SaaS) Vanaf 2021 mogen eenmalige projectkosten voor een softwareproject, waaronder kosten voor software, dienstverlening leverancier en implementatiekosten (inhuur) niet meer als een investering worden opgevoerd (BBV regelgeving). Deze kosten moeten als onderhoud in onze financiële administratie worden verantwoord. Afgesproken is om voor de begroting te werken met ervaringscijfers voor de verwachte realisatie van de projecten om zo te komen tot een stabiele ‘baseline’ te komen. Het bedrag zoals opgenomen is gebaseerd op ervaringscijfers van de afgelopen jaren en in lijn met de kapitaallasten op software-investeringen van het afgelopen jaar. 17 Kosten invoering zaaksysteem door uitstel invoering bestuurlijk besluitvormingsproces Door uitstel van de invoering van het bestuurlijk besluitvormingsproces worden er extra kosten gemaakt binnen het project voor de invoering van het zaaksysteem.
18 Kosten digitalisering Omgevingswet omzetting naar SaaS Door de gewijzigde regelgeving is het noodzakelijk dat het investeringskrediet voor aan te schaffen en implementeren van software als exploitatiebudget beschikbaar komt. Dit betekent incidenteel een verhoging van de exploitatie maar structureel een verlaging van de exploitatielasten door het vrijvallen van de kapitaalslasten. Dit betreft de kredieten 2022 t/m 2024 in verband met de omgevingswet die waren begroot maar nu als SaaS in de exploitatie komen.
19 Kosten nieuwe werkplek en compliancy Dit jaar betalen wij geld om compliant te worden op licentievlak voor de werkplek en wordt tegelijkertijd de werkplek vernieuwd. Dit leidt tot een ophoging van de onderhouds- en abonnementskosten ICT. 20 Factuurherkenningssoftware Ke2Financiën Met behulp van Readsoft en DIS financiën worden facturen automatisch herkend en ingelezen. Dit zorgt voor minder fouten en minder handmatig werk en daardoor verhoging van effectiviteit en kwaliteit. 21 Onderhoud containermanagementsysteem en digitale afvalbalies De onderhoudskosten voor het, met invoering van Diftar, gebruikte containermanagementsysteem en digitale afvalbalies zijn structureel hoger dan voorzien. 22 Kosten applicatie vroegsignalering schuldhulpverlening Voor 2022 wordt door domein SamenLeven gebruik gemaakt van applicaties vroegsignalering schuldhulpverlening. In 2023 gaan deze kosten over naar Zaffier. 23 Bij jaarrekening 2021 gevraagd opnieuw beschikbaar te stellen in 2022 In de aanbiedingsbrief bij de jaarrekening 2021 BUCH is de gemeenten gevraagd voor onderstaande onderwerpen het budget opnieuw voor 2022 beschikbaar te stellen. Omgevingswet € 173.200, omgevingswet Digitalisering € 257.000, ondersteuning Harmonisatie € 31.000.
24 Lagere kosten kantoor benodigdheden Door het thuiswerken zijn lagere kosten met betrekking tot kantoorartikelen zoals kopieerkosten bind- en drukwerk, facilitaire kosten et cetera.
Pagina 24 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
25 Aanschaf ritregistratiesysteem wagenpark Het ritregistratiesysteem voor het wagenpark zou in eerste instantie in 2021 worden aangeschaft. Door vertraging wordt dit nu 2022. 26 Inzet budget personele ontwikkelingen uit begroting 2023 Het budget personele ontwikkeling wordt deels ingezet om de mutaties 2023 en verder budgetneutraal te houden. 27 Plustaak Wegen HHNK naar Uitgeest naar reguliere bijdrage Betreft omzetting van de plustaak Uitgeest naar een reguliere taak conform de DVO. Door aanpassing van de verdeelsleutel is dit budgetneutraal voor de overige gemeenten. 28 Plustaak Ondergrondse Containers UCH naar reguliere bijdrage Betreft omzetting van de plustaak naar een reguliere taak voor Uitgeest, Castricum en Heiloo conform de DVO. Door aanpassing van de verdeelsleutel is dit budgetneutraal voor Bergen. Voor Bergen is het legen van ondergrondse containers al eerder als onderdeel van de aanbieding van de overdracht aan de BUCH verwerkt. Voor de UCH gemeenten gaat dit per oktober 2023 via de BUCH.
30 Reguliere bijdrage in plaats van bijdrage plustaak Dit betreft de verhoging van de reguliere bijdrage BUCH in verband met het overzetten van plustaken naar reguliere taken. Zie de voorgaande drie mutaties. Dit is een budgetneutrale verschuiving van bijdrage plustaak naar reguliere bijdrage. 31 Inkomsten WAZO/WGA Dit betreft de vergoeding vanuit het UWV voor bijvoorbeeld zwangerschapsverlof. Dit is deels dekking voor de aanvraag voor ziektevervanging. 32 Reguliere bijdrage gemeenten Dit betreft de mutatie in de reguliere bijdrage van de gemeenten naar aanleiding van de mutatie in de jaarschijf 2022.
29 Plustaak wet inburgering naar reguliere bijdrage Betreft omzetting van de plustaak van alle vier de gemeenten naar een reguliere taak conform de DVO. Er is geen aanpassing van de verdeelsleutel nodig want de plustaak was al eerder al overgedragen conform de verdeelsleutel.
Pagina 25 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
Maatwerk/plustaken voor de verschillend gemeenten. Bestaande en nieuwe maatwerk/plustaken.
Pagina 26 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
Onderstaande plustaken uit de bovenstaande tabel zijn al in de Begroting 2023 per 2023 overgezet naar reguliere bijdrage BUCH: SL Beheersmaatregelen, Extra formatie wet inburgering Robotgrasmaaiers Uitgeest Vroegsignalering schulden Inbesteding afvalinzameling Bergen In deze rapportage wordt de volgende plustaken met ingang van 2023 omgezet naar reguliere bijdrage: Extra formatie wet inburgering (meicirculaire 2021) Overdracht wegen HHNK Uitgeest Ledigen ondergrondse containers Uitgeest, Castricum en Heiloo.
Pagina 27 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
Aansluiting met de voorgaande P&C documenten
Pagina 28 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
Overzicht Baten en Lasten BUCH
Overzicht Baten en Lasten BBV
Pagina 29 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
Aanpassing verdeelsleutel De verdeelsleutel is met ingang van 2022 aangepast ten opzichte van de begroting 2023. Het betreft Overdacht wegen HHNK aan Uitgeest en Ledigen ondergrondse containers UCH
Onderstaande de nieuwe verdeelsleutel en de nieuwe reguliere bijdrage per gemeente na vaststelling van deze rapportage. Verdeelsleutel
Reguliere bijdrage
2022
2023
2024
2025
2026
2022
2023
2024
2025
2026
Bergen
32,09%
33,63%
33,40%
33,37%
33,41%
23.905.324
26.779.672
27.390.555
28.060.379
28.752.841
Uitgeest
11,60%
11,69%
11,74%
11,75%
11,74%
8.641.195
9.308.384
9.629.046
9.876.548
10.105.006
Castricum
34,71%
33,71%
33,83%
33,85%
33,82%
25.853.666
26.846.827
27.746.997
28.459.039
29.108.371
Heiloo
21,60%
20,97%
21,03%
21,03%
21,02%
16.091.390
16.702.772
17.243.498
17.686.395
18.089.728
Totaal
100,00%
100,00%
100,00%
100,00%
100,00%
74.491.575
79.637.655
82.010.096
84.082.361
86.055.946
Pagina 30 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
Bestuursbesluit Het bestuur van de GR Werkorganisatie BUCH gezien het voorstel van de directie besluit: 1. akkoord te gaan met de voorliggende 1e voortgangsrapportage 2022 en de bijbehorende begrotingswijziging. 2. de gemeenten te vragen om zienswijzen in te dienen op de begrotingswijziging. 3. in verband de aanpassing van de plustaken de verdeelsleutel 2022 t/m 2026 vast te stellen op:
4. akkoord te gaan met de aanbiedingsbrief aan de colleges. Aldus besloten door het bestuur van de GR Werkorganisatie BUCH in zijn vergadering van 11 juli 2022
E. Zandstra secretaris
drs. A. Mans voorzitter
Pagina 31 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
BIJLAGE 1: VERLOOP BEGROTING
Pagina 32 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
In de onderstaande grafiek is het verloop weergegeven en daarbij een tabel gevoegd met de belangrijkste mutaties per jaar. Belangrijk daarbij is om te benoemen dat mutaties meerjarig kunnen gelden en daarmee bepalend zijn voor het begrotingssaldo van toekomstige jaren.
Pagina 33 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
BIJLAGE 2: TAAKSTELLING In deze bijlage geven wij de stand van zaken omtrent de realisatie van de taakstelling. Hoe zit het ook alweer? In juni 2015 hebben de gemeenteraden het bedrijfsplan “Samen maar toch apart” vastgesteld. In dit bedrijfsplan was een taakstelling opgenomen op de BUCH-werkorganisatie van circa € 5,3 miljoen. Van die taakstelling zou 60% opnieuw worden geïnvesteerd in de BUCH en 40% zou terugvloeien naar de gemeenten. In 2016 is door een wijziging van de begroting de taakstelling verhoogd naar € 5,6 miljoen structureel. In het verbeterplan “Samen naar beter’’ is in 2018 de termijn voor het realiseren van de taakstelling opgeschort tot de periode 2021-2024. Wel is toen besloten waar mogelijk alvast besparingen door te voeren. De realisatie Bij vaststelling van het verbeterplan in 2018 is voor het eerst gerapporteerd over de besparingen. Op dat moment becijferd op structureel ca. €1,9 miljoen. Daarna is per abuis niet meer gerapporteerd over de besparingen. De besparingen zijn namelijk wel gerealiseerd zowel in de vorm van een verlaging van uitgaven, als in de vorm van schaalvergrotingsvoordelen (voordelen behaald omdat de BUCH taken uitvoert in plaats van de vier afzonderlijke gemeenten). In totaal is al voor ruim.€ 5,5 miljoen aan besparingen gerealiseerd.
Dit werd alleen nooit in de jaarstukken getoond maar binnen de begroting verrekend met kostenstijgingen als gevolg van nieuwe taken. In de P&C documenten over de afgelopen jaren heeft u de begroting van de BUCH werkorganisatie zien stijgen van € 53 miljoen naar € 72 miljoen als gevolg van die nieuwe taken. De besparingen zijn ingezet om die stijging voor de gemeente zoveel mogelijk op te vangen. Dit is niet vaak en duidelijk genoeg
gecommuniceerd naar de gemeenteraden waardoor mogelijk verkeerde verwachtingen zijn ontstaan. Bij de begroting 2021 hebben wij dit hersteld en is inzicht gegeven in de taakstelling, de realisatie daarvan en het vervolg. In de tweede voortgangsrapportage 2021 hebben wij de stand van de realisatie op het moment van het opstellen van deze voortgangsrapportage opgenomen. Dit liet het volgende beeld zien: Realisatie x € 1.000
Realisatie
Totale taakstelling
5.600
Realisatie 1e voortgangsrapportage 2021
5.555
Realisatie 2e voortgangsrapportage 2021
35
Restant taakstelling
10
In het proces van begroten en bijsturen zijn wij ook continue op zoek naar mogelijkheden om efficiënt te werken en daarmee de begroting te ontlasten. In de begroting 2021 was een taakstelling opgenomen van € 725.000. Het tekort in de jaarrekening 2021 was weliswaar € 2,1 mln., echter dat was gelijk aan de niet begrote Coronakosten. Daarmee kan geconcludeerd worden dat de resterende taakstelling is gerealiseerd en daarmee de volledige taakstelling van € 5,6 mln. ICT-taakstelling Naast de 10%-taakstelling van € 5,6 miljoen is er bij de start van de BUCH ook een extra incidentele investeringsimpuls afgesproken op het gebied van ICT, met de afspraak dat deze zou worden terugbetaald. De extra beschikbaar gestelde middelen zijn beschikbaar gesteld voor implementatie van het Vijfde huis. Het Vijfde huis is inmiddels gerealiseerd.
Pagina 34 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
We zien dat als gevolg daarvan de voor ons liggende periode gebruikt kan worden om het gebruik van applicaties af te bouwen, wat kapitaallasten en ondersteunend personeel bespaart. Op dit moment wordt in kaart gebracht hoe groot dit besparende effect de komende jaren kan zijn. Tegelijkertijd zien we dat bij de start van de BUCH budgetten voor bestaande applicaties zijn overgedragen, maar niet voor nieuwe systemen. Dit betekent dat als we bijvoorbeeld willen investeren in digitale informatievoorziening, in digitalisering van de frontoffice of in digitale ondersteuning van het inkoopproces, er geen middelen beschikbaar zijn. Strevend naar een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering is het geen optie om dergelijke investeringen achterwege te laten.
Coronakosten binnen de begroting gebleven, waarmee ook gesteld kan worden dat de begrote € 226.000 ook gerealiseerd is en daarmee deze taakstelling het volgende beeld geeft: De stand van zaken voor wat betreft deze taakstelling is als volgt: Realisatie taakstelling ICT Totale taakstelling
4.200
Realisatie taakstelling 2e voortgangsrapportage
3.642
Realisatie taakstelling begroting 2021
226
Restant taakstelling
332
Vanuit de middelen die vrijkomen uit de afbouw van de applicaties, wordt daarom een deel opnieuw geïnvesteerd om de kwaliteit van de bedrijfsvoering niet aan te tasten. Verder geven we in jaarlijkse delen bij de jaarrekening middelen aan de gemeenten terug als terugbetaling van de extra investering destijds van € 4,2 miljoen in de ICT. In de eerste voortgangsrapportage 2021 hebben wij de stand van de realisatie op het moment van het opstellen van de deze voortgangsrapportage opgenomen. Dit liet het volgende beeld zien: Realisatie x € 1.000
Realisatie
Totale taakstelling
4.200
Realisatie 1e voortgangsrapportage
3.642
Restant taakstelling ICT
558
In de begroting 2021 zijn, naast een aanvraag voor extra middelen, ook bezuinigingen ingeboekt waarmee een deel van de taakstelling is gerealiseerd voor een bedrag van € 226.000. Voor 2022 is nog een bedrag van € 138.000 opgenomen. Zoals aangegeven bij de reguliere taakstelling zijn we, afgezien van de niet begrote
Pagina 35 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)