bij 1 29-09-2022 1e voortgangsrapportage GR BUCH.pdf
Tekst van het document
1e Voortgangsrapportage 2022
Pagina 1 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ..................................................................................................................................................................................................... 2 Inleiding ................................................................................................................................................................................................................ 3 1.
De mensen die voor ons werken ................................................................................................................................................................... 5
2.
De ICT waar we mee werken ...................................................................................................................................................................... 10
3.
De facilitaire ondersteuning ......................................................................................................................................................................... 11
4.
Overige (organisatie)ontwikkelingen ........................................................................................................................................................... 12
5.
Voortgang op de financiën .......................................................................................................................................................................... 21
Bestuursbesluit ................................................................................................................................................................................................... 31 BIJLAGE 1: VERLOOP BEGROTING ................................................................................................................................................................ 32 BIJLAGE 2: TAAKSTELLING ............................................................................................................................................................................. 34
Pagina 2 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
Inleiding In deze eerste voortgangsrapportage 2022 van de Werkorganisatie BUCH rapporteert de directie aan het bestuur over de voortgang van onze bedrijfsvoering. Deze rapportage beslaat de periode januari tot en met april 2022. Op basis van die informatie informeren wij het bestuur of naar verwachting de voornemens uit de begroting 2022, zowel beleidsmatig als financieel, in het lopende jaar gerealiseerd gaan worden. Begroting 2022 - achtergrond De begroting 2022 is opgesteld in het eerste kwartaal 2021, een periode waarbij zowel binnen als buiten de werkorganisatie BUCH de wereld volop in beweging was met onbekende gevolgen voor de opgaven van de werkorganisatie. We zaten midden in de Coronacrisis, de cao was nog niet rond en de uitslagen van de landelijke verkiezingen waren nog niet bekend. Bovendien waren we intern volop bezig met de uitkomsten van de evaluatie BUCH, moesten de missie, visie en organisatiedoelstellingen zoals we die geformuleerd hebben bij de start van de werkorganisatie in 2021 geactualiseerd worden, was de (centrale) huisvesting een belangrijk thema en waren de wensen van de gemeenten wisselend ten aanzien van de begroting en de uitvoering van diverse taken die wij voor de gemeenten uitvoeren. Dit heeft er toe geleid dat er voor 2022 een beleidsarme begroting is opgesteld, omdat nog een groot aantal zaken onzeker waren.
Context: opgaven en ontwikkelingen In het najaar van 2021 is een meerjarig programma Samen Sterk uitgewerkt, rondom een aantal (organisatie)ontwikkelopdrachten die volgen uit de evaluatie BUCH. Op datzelfde moment startte de nieuwe algemeen directeur. Voor 2022 zijn de prioriteiten gelegd op het vergroten van het bestuurlijk comfort en het faciliteren van de organisatie om het werk goed te doen (meer grip door verscherpen
opdrachtgever- en nemer in de aansturing, verder uitgewerkte DVO’s, strategische personeelsplanning en optimalisatie ICT), waarvoor in het najaar 2021 ook veel werk is verricht. Ook is in de zomer 2021 een bestuursopdracht gegeven om zoveel mogelijk te harmoniseren. Tegelijkertijd zijn de stofwolken ten tijde van het opstellen van deze voortgangsrapportage nog niet allemaal opgetrokken: Net nadat het erop lijkt dat we de coronapandemie voorlopig achter ons hebben gelaten en met de inkt van de DVO’s 2022 (1e verbeterslag) nog niet droog, is Europa geconfronteerd met de oorlog in Oekraïne met zowel grote humanitaire als economische gevolgen. Onduidelijk is wat de (economische en maatschappelijke) effecten hiervan voor de BUCH werkorganisatie en gemeenten zijn, zowel op de korte en langere termijn zijn. Daarnaast is er ook nog veel onduidelijk over de hoge energieprijzen, het na-ijl effect van de coronapandemie (zowel maatschappelijk als op de organisatie) en de herijking van het gemeentefonds voor de gemeenten. En niet te vergeten, met de gemeenteverkiezingen achter de rug komen er vier nieuwe colleges aan waarvan de ambities ook nog onbekend zijn. Zeker is wel dat de voortdurende hectiek een zeer grote wissel trekt op onze medewerkers. Met zorg kijken we naar onze personele uitdagingen.
De ambities zijn groot, de hectiek door crises als Oekraïne en Corona is groot, de werkdruk is hoog en de arbeidsmarkt is krap. Daarmee neemt de uitdaging toe om alle functies, vast en tijdelijk, goed te vervullen steeds verder toe en vergroot de druk op de flexibiliteit van de organisatie. Dat maakt investeren in het brede spectrum aan beleid en instrumenten van goed werkgeverschap noodzakelijk.
Pagina 3 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
Zoals we ook in de begroting 2023 hebben aangegeven zien we al langere tijd steeds verder toenemende personele problematiek. Het gaat daarbij om de steeds krapper wordende arbeidsmarkt en een toenemend aantal moeilijk vervulbare vacatures. Daarnaast geldt dat door onze extra inzet voor crises als Corona en Oekraïne de verlofstuwmeren groeien en het (langdurig) ziekteverzuim toenemen. Dit zorgt ook voor druk op de dienstverlening naar de inwoners en bedrijven. De betrokkenheid en verantwoordelijkheid van de medewerkers heeft ons de afgelopen twee jaar door de coronaperiode geloodst. Primaire processen zijn overeind gebleven, we werken al lange tijd met een crisisorganisatie die effectief is gebleken en langs de bestuursopdracht Samen Sterk is ook gewerkt aan het verder professionaliseren van de organisatie met als eerste resultaat DVO’s voor 2022. Door de toenemende werkdruk en een lange periode van “overvragen” van de mensen vallen mensen vaker of langer uit. Dit leidt er toe dat we hiervoor structurele of incidentele oplossingen moeten zoeken zoals het inzetten van (duurdere) inhuur of maatregelen zoals bijvoorbeeld een arbeidsmarkttoelage, een (structurele) opwaardering van functies en extra aandacht voor vitaliteit om een aantrekkelijk werkgever te zijn en te blijven. Voortgang en financiën We nemen u in dit rapport mee in de voortgang op onze bedrijfsvoering.
Wij doen dat langs de volgende sporen: 1. de mensen die voor ons werken 2. de ICT waarmee we werken 3. de facilitaire ondersteuning 4. de organisatieontwikkeling 5. de voortgang op financiën We gaan in op de algemene resultaten tot nu toe en geven een actualisatie van de kengetallen en financiën zoals u die kent uit voorgaande voortgangsrapportages.
Naast deze informatie wordt ook een aantal andere ontwikkelingen beschreven. Dit doen we omdat we graag actief invulling willen geven aan onze informatieplicht. De veelheid van opgaven en onzekerheden in combinatie met de personele problematiek maken dat er verdere keuzes gemaakt moeten worden: prioriteiten moeten worden bijgesteld en/of er moeten middelen beschikbaar gesteld worden om capaciteit en opgaven in balans te houden. De eerste daarin gemaakte keuzes zijn in deze rapportage zichtbaar. Voor de wat langere termijn geldt dat ten tijde van het opstellen van deze rapportage zijn de gesprekken daarover gestart, maar nog niet afgerond, een en ander kent in de volgende firap zijn beslag. Ten opzichte van vastgestelde begroting zien we dat voor 2022 een bedrag van € 3,4 mln. (4,5%) aan extra middelen vragen. Belangrijke mutaties zijn extra kosten die gemaakt moeten worden voor de werkzaamheden in kader van de Corona en Oekraïnecrisis, de aanpassing van de ICT saas investeringen, de extra kosten als gevolg van het uitstellen van een aantal projecten en de noodzakelijke inhuur voor de voortgang van de reguliere bedrijfsvoering. Daar tegenover zien we ook voordelen door de vrijval van kapitaallasten van saas investeringen, een voordeel op de personeelslasten als gevolg van de nieuwe cao en een vrijval van overheadkosten.
Wij vertrouwen erop dat we u met deze rapportage een goed inzicht hebben gegeven in de ontwikkelingen en prestaties van de werkorganisatie. Wij houden ons zoals altijd aanbevolen voor opmerkingen, aanvullingen en verbetervoorstellen. Met vriendelijke groet, De directie van de werkorganisatie BUCH
Pagina 4 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
1. De mensen die voor ons werken Tijdens het opstellen van deze voortgangsrapportage is zowel binnen als buiten werkorganisatie (en de gemeenten) de wereld volop in beweging. Net nadat het erop lijkt dat we de coronapandemie in ieder geval voorlopig achter ons hebben gelaten, is Europa geconfronteerd met de oorlog in Oekraïne met zowel grote humanitaire als economische gevolgen. Onduidelijk is wat de (economische en maatschappelijke) effecten hiervan op de korte en langere termijn zijn. Daarnaast is er ook nog veel onduidelijk over het na-ijl effect van de coronapandemie en mogelijke nieuwe uitbraken. Met zorg kijken we naar de personele uitdagingen voor de werkorganisatie. De ambities zijn groot, de hectiek door crises als Oekraïne en Corona is groot, de werkdruk is hoog en de arbeidsmarkt is krap. Daarmee neemt de uitdaging toe om alle functies, vast en tijdelijk, goed te vervullen steeds verder toe en vergroot de druk op de flexibiliteit van de organisatie. Dat maakt investeren in het brede spectrum aan beleid en instrumenten van goed werkgeverschap noodzakelijk. En, nieuwe of extra bestuurlijke ambities en maatschappelijke opgaven vragen om extra geld of keuzes maken.
56 t/m 59 jaar
149
65
84
60 t/m 99 jaar
142
86
56
Totaal
843
407
436
Aandeel man vrouw
48% 52%
% man
% vrouw
Aantal leidinggevenden (per 100 medewerkers) Het aantal leidinggevenden in de BUCH per 30 april 2022 per 100 medewerkers is 4,7.
Samenstelling van het personeelsbestand per 30 april 20221 Leeftijdsklasse (op peildatum)
# Totaal
# Mannen
# Vrouwen
0 t/m 25 jaar
12
6
6
26 t/m 35 jaar
97
46
51
36 t/m 45 jaar
192
85
107
46 t/m 55 jaar
251
119
132
mannen
vrouwen
23
14
interim vacatures totaal 1
2
40
/100 medewerkers
4,7
(algemeen directeur, domeinmanagers, teammanagers en wijkbeheerders)
1 In 2022 is het nieuwe HR systeem in gebruik genomen. Dit systeem is nog niet volledig ingevuld voor alle informatie die we normaliter
in deze paragraaf opnemen. In de tweede voortgangsrapportage verwachten wij weer alle informatie op te kunnen nemen.
Pagina 5 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
Verzuim Periode frequentie verzuim 2019 0,83
%verzuim
%nul verzuim
5,35%
48,90%
2020
0,66
4,52%
56,90%
2021
0,66
5,82%
56,51%
Het voortschrijdend ziekteverzuim 2021 ten opzichte van 2020 en ook ten opzichte van 2019 en 2018 is gestegen naar 5,82 %. De BUCH scoort een hoger ziekteverzuimcijfer (5,82 %) dan het landelijk gemiddelde (5,7 %). De stijging heeft mede met de covid19 pandemie te maken. Het ziekteverzuimpercentage wordt voor het grootste deel veroorzaakt door het lange verzuim. Het lange verzuim is in 2021 gestegen naar 63,14 % van het totale ziekteverzuim. (in 2020 55,91 %) Het korte-, middelverzuim en het verzuim > 1 jaar zijn gedaald ten opzichte van 2020. De meldingsfrequentie 2021 van 0,66 is ten opzichte van 2020 nagenoeg gelijk gebleven en de dalende trend ten opzichte van 2019 en 2018 heeft zich voortgezet. Het nul verzuim 2021 is ten opzichte van 2020 nog iets gestegen naar 56,51 %. Ten opzichte van 2019 en 2018 heeft de stijgende lijn zich voortgezet. In 2022 zien we het volgende beeld:
Maatregelen We streven naar een blijvend laag gemiddeld ziekteverzuim percentage van maximaal 5%. Waarbij er grip en zicht is op verzuim. Leidinggevenden bespreken eventuele mismatchen tussen functie en medewerker tijdig, zodat uitval voorkomen wordt. Wanneer een medewerker ziek is, volgen wij de procedures van de Wet Poortwachter. Binnen de domeinen zijn bij de managers alle regels rondom ziekteverzuim weer extra aangescherpt. Er zal meer pro actief gesproken worden met medewerkers die dreigen uit te vallen. Dit helpt bij degenen die last hebben van werkdruk. Ook de mogelijkheid om coaches in te zetten wordt nog meer ingezet dan nu al werd gedaan. Degenen die al ziek thuis zitten worden nog intensiever begeleid. Ook zal worden onderzocht of er extra ondersteuning vanuit de Arbodienst geboden kan worden. Een goede begeleiding door leidinggevenden is essentieel omdat veel van de collega’s nu extra taken hebben gekregen bij de opvang van de Oekraïners. Dit brengt extra werkdruk met zich mee. Pagina 6 van 35
Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
In- door en uitstroom Ook de BUCH heeft te maken met een stijgend percentage uitstroom van medewerkers (van 7% in 2020 naar 8,3% in 2021). Dat heeft deels te maken met het aantal mensen dat met pensioen gaat en deels met de arbeidsmarkt (o.a. door beter betaalde functies bij grotere gemeenten). Ook zijn er vacatures die lastig te vervullen zijn. Daarom is besloten een nieuwe functie van recruiter te creëren. Deze specialist in werving en selectie zorgt niet alleen voor het vinden van de juiste mensen via de specifieke kanalen maar ook voor een toekomstgericht werving- en selectiebeleid. Daarnaast zal in de tweede helft van het jaar een onderzoek plaatsvinden naar het loongebouw en het functieboek. Na vijf jaar is een evaluatie en herijking noodzakelijk en kan meteen worden ingespeeld op de heersende arbeidsmarktproblematiek.
vitaliteitsbeleid. Bovenwettelijke vakantie-uren die worden gebruikt voor verlofsparen, verjaren niet. De commissie BBV heeft zeer recent een uitspraak gedaan over het vormen van een voorziening hiervoor. Dit zal leiden tot een eenmalige dotatie (incidentele last) aan deze nieuwe voorziening. Op dit moment worden de gevolgen van deze cao wijziging uitgewerkt en doorgerekend. In de tweede voortgangsrapportage is naar verwachting meer bekend over de financiële omvang hiervan.
Duurzaamheid/vitaliteit Het personeelsbestand zou idealiter uit vier generaties moeten bestaan. Dat betekent een mix van medewerkers die uit het predigitale tijdperk stammen tot en met medewerkers die ‘online’ opgegroeid zijn. Elke generatie brengt eigen, unieke kwaliteiten mee. Sturen op de samenstelling van het personeelsbestand is belangrijk. Om die reden is het Generatiepact ontwikkeld. Na twee jaar zijn de resultaten geëvalueerd. Hoewel het voor de oudere medewerker een uitstekend instrument is om gezond langer door te werken, is de conclusie getrokken dat het Generatiepact qua verjonging van de organisatie niet aan de vooraf bepaalde doelen beantwoord. Besloten is per 2022 met het Generatiepact te stoppen (echter eenmaal deelnemer, blijft men deelnemer maar geen nieuwe instroom meer).
Nieuwe cao, verlofsparen In de nieuwe cao zijn ook afspraken gemaakt over het verlof van medewerkers. Onderdeel daarvan is dat medewerkers vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren kunnen sparen. Hiermee kunnen medewerkers passend bij hun levensfase hun bovenwettelijke vakantie inzetten op een manier die aansluit bij hun persoonlijke levens- en carrièreplanning en het gemeentelijke Pagina 7 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
% leeftijds opbouw per leeftijdscategorie 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 1
2
3
4
BUCH
beroepsbevolking
5
6
Vitaliteit en het streven naar een meer evenwichtige leeftijdsopbouw blijven belangrijke onderwerpen. In de nieuwe cao zijn ook afspraken gemaakt over het verlof van medewerkers. Onderdeel daarvan is dat medewerkers vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren kunnen sparen. Hiermee kunnen medewerkers passend bij hun levensfase hun bovenwettelijke vakantie inzetten op een manier die aansluit bij hun persoonlijke levens- en carrièreplanning en het gemeentelijke vitaliteitsbeleid. Bovenwettelijke vakantie-uren die worden gebruikt voor verlofsparen, verjaren niet.
Inhuur: Allereerst benoemen we het algemene uitgangspunt voor de werkorganisatie. Dat uitgangspunt is dat vast personeel structureel werk uitvoert. Op basis daarvan zijn de budgetten ook opgenomen in de begroting, naast een apart (kleiner) budget voor inhuur. Daarnaast is er nog sprake van budgetten die we opnemen in projectbegrotingen. Uit het totaal van deze budgetten dekken we de inzet van vast personeel en de inhuur.
Hoewel vaste bezetting het uitgangspunt is, zijn er situaties die het soms nodig maken om externen in te huren. Inhuur vindt alleen plaats in die gevallen dat sprake is van: ziekte en de voortgang van het werk echt prioriteit heeft en inhuur daarvoor nodig is; een tijdelijke piek in het werk waarbij de organisatie dit niet kan opvangen; een bestuurlijke tijdelijke opdracht (plustaak) die niet gepland is en buiten de ‘basisafspraken’ valt; tijdelijk specifieke kennis die nodig is, die niet binnen de organisatie voor handen is, om werkzaamheden uit te laten voeren (kan op elk beleidsterrein zijn, maar zeker op de terreinen ruimtelijke ontwikkeling en ICT) de arbeidsmarkt die, zelfs in deze crisistijd, soms erg krap is voor specifieke functies en werk dat stil ligt wat niet verantwoord is. Als gevolg van de problematiek zoals die geschetst is in de inleiding zijn we genoodzaakt om op onderdelen mensen in te huren, meer dan in voorgaande jaren. In de jaarrekening 2021 hebben we gerapporteerd dat de inhuur 13,7% is. Uit de monitor van het A&O fonds blijkt het volgende landelijke beeld:
Voor 2022 verwachten we dat dit percentage niet veel lager zal liggen dan in 2021, maar veel hangt ook af van het verloop van het Pagina 8 van 35
Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
ziekteverzuim, de mogelijkheid om openstaande vacatures vast in te vullen en de werkzaamheden voor de Corona- en Oekraïnecrisis.
Pagina 9 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
2. De ICT waar we mee werken Vanuit het project voor doorontwikkeling I&A (onderdeel van het programma “Samen Sterk” is de I-visie vastgesteld in het MTBUCH. Dit wordt uitgewerkt in een “Digitale Strategie” ofwel een Informatiebeleidsplan. Om de Digitale transitie, die in het informatiebeleidsplan wordt uitgewerkt, goed te faciliteren is een CIO (Chief Information Officer) aangesteld om over de diverse Informatieteams sturing en richting te geven en te zorgen voor borging in de organisatie. Vanaf 2021 mogen eenmalige projectkosten voor een softwareproject, waaronder kosten voor software, dienstverlening leverancier en implementatiekosten (inhuur) niet meer als een investering worden opgevoerd (BBV regelgeving). Deze kosten moeten als onderhoud in onze financiële administratie worden verantwoord. Afgesproken is om voor de begroting te werken met ervaringscijfers voor de verwachte realisatie van de projecten om zo te komen tot een stabiele ‘baseline’ te komen. Het software ontwikkelbudget zoals in de FIRAP is opgenomen is, gebaseerd op ervaringscijfers van de afgelopen jaren en in lijn met de kapitaalslasten op software-investeringen van het afgelopen jaar. Door uitstel invoering bestuurlijk besluitvormingsproces worden er € 238.000 aan extra kosten gemaakt binnen het project voor invoering van het zaaksysteem. Een deel hiervan kan worden opgevangen binnen bestaande middelen.
In de FIRAP is het hierboven genoemde ontwikkelbudget opgehoogd met € 200.000. De nieuwe werkplek is een belangrijke project wat naast de afronding van een aantal andere projecten aandacht en tijd vraagt (nieuwe HR applicatie en inbedden en door ontwikkelen van het Zaakgericht werken binnen de BUCH). Deze nieuwe werkplek legt samen met het zaakgericht werken het fundament om binnen de BUCH plaats en tijd onafhankelijk digitaal te kunnen (samen) werken. Hierbij kan informatie op een zorgvuldige, veilige manier worden beheerd en worden gedeeld binnen de BUCH en met onze
inwoners- en ondernemers. Deze nieuwe werkplek vraagt structureel extra middelen om onze licenties in overeenstemming te brengen met de feitelijke situatie. We zijn dan ook in staat om beter invulling te geven aan nieuwe wetgeving zoals de Wet open overheid en de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer. Dit jaar komen diverse omvangrijke projecten grotendeels tot een afronding. Voor een aantal applicaties waaronder Key2Financiën, zijn dit jaar nog uitbreidingen van functionaliteit noodzakelijk en aangevraagd in deze FIRAP. Tenslotte zijn er extra middelen nodig om de onvoorziene onderhoudskosten voor Diftar en Schuldhulpverlening op te kunnen vangen.
Pagina 10 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
3. De facilitaire ondersteuning Stand van zaken centrale huisvesting BUCH werkorganisatie Sinds eind 2019 werkt de projectgroep ‘Centrale Huisvesting’ aan een voorstel voor centrale huisvesting ten behoeve van de werkorganisatie BUCH. Tot op heden zijn de volgende zaken in beeld gebracht.: • taxatie, boekwaarden van de huidige gemeentehuizen • concept financiële en fiscale uitgangspunten bepaald • kantoorconcept voorbereid • participatiesessies met alle teams in de BUCH • 3 scenario’s uitgewerkt in kantoorconcept • parkeren en mobiliteit onderzocht • bouwkundig onderzoek en duurzaamheid onderzoek heeft plaatsgevonden • financiële matrix opgesteld met alle kosten voor elk scenario • de HUB’s zijn besproken met elk college in de BUCH. Uitgeest heeft een keuze gemaakt, evenals Heiloo. Castricum en Bergen maken een keuze nadat er een keuze is gemaakt voor de centrale huisvesting. • communicatie heeft continu plaatsgevonden met de OR, de projectgroep, de stuurgroep, het BUCH bestuur en medewerkers over elke fase van het huidige proces • principe tijdschema’s zijn opgesteld, gebaseerd op de beoogde besluitvorming over de BUCH evaluatie.
Het college van Heiloo is in haar zoektocht naar een geschikte ‘hub’, overgegaan tot de aankoop van het voormalige Rabobankkantoor aan de Stationsweg. Momenteel wordt vanuit Team Facilitair gewerkt aan de bestuursopdracht voor verdere ontwikkeling van deze locatie. Nu de nieuwe locatie voor de gemeente Heiloo wordt gerealiseerd kan er ook een begin worden gemaakt met de ontwikkeling van het oude gemeentehuis. Omdat dit vraagstuk deel uitmaakt van het onderzoek naar de centrale huisvesting, zal dit onderzoek nieuw leven worden ingeblazen. Na het zomerreces van 2022 zal er in afstemming met het MT BUCH worden besproken of er een nieuwe bestuursopdracht voor het BUCH Bestuur wordt ingebracht om zo een vervolg te geven aan het onderzoek naar centrale huisvesting van de BUCH.
Om te voorkomen dat het onderzoek invloed zou hebben op de besluitvorming van de evaluatie Berenschot heeft het bestuur gevraagd het onderzoek tijdelijk on hold te zetten. Nu de evaluatie is afgerond en het programma ‘Samen Sterk’ vorm begint te krijgen komt het onderwerp ‘Huisvesting’ als gespreksonderwerp op tafel te liggen. Pagina 11 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
4. Overige (organisatie)ontwikkelingen Overige Ontwikkelingen Programma Samen Sterk Vijf jaar bestaat de BUCH werkorganisatie. Voor de vier gemeenten wordt gewerkt aan een fijne woon- werk- en leefomgeving voor de inwoners van Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Vijf jaar en de organisatie en het bestuur leren nog elke dag. De aanbevelingen uit het rapport “BUCH gemeenten samen in zee” en de Benchmark formatie en kosten hebben geleid tot het programma Samen Sterk. Er zijn zaken die heel goed gaan in het samenwerken. En er zijn momenten dat samenwerken niet van de grond komt en de verwachtingen over en weer niet duidelijk zijn. Daarom is kritisch gekeken en benoemd welke onderdelen van de samenwerking aandacht nodig hebben. We maken werk van de volgende doelen: Het vergroten van het bestuurlijk comfort bij zowel colleges als raden. Betere toerusting van de werkorganisatie voor de opgaven van nu en in de toekomst. Het verbeteren van de samenwerking vanuit een heldere en eenduidige stip op de horizon op de BUCH Samenwerking. Het verbeteren van de communicatie over de publieke meerwaarde van de samenwerking. Het verbeteren van onze dienstverlening aan inwoners en ondernemer én van de werkorganisatie aan de vier colleges en raden. Meer voordeel voor inwoners en ondernemers uit de samenwerking.
Het programma Samen Sterk bestaat uit zes onderdelen, met als rode draad gezamenlijkheid; Visie op dienstverlening in de breedste zin van het woord Inhoudelijke stip op de horizon Richt je op organisatieontwikkeling
Bewaak een goede rolinvulling Communicatiestrategie Winst bij het optimaliseren van de ICT Deze zes onderdelen vormen samen een geheel. De lopende trajecten (zoals toekomstbestendige I&A) en alle nieuwe ontwikkelingen die ontstaan worden in lijn gebracht met Samen Sterk en de aanbevelingen die daaraan ten grondslag liggen. Zodat slimmer en beter wordt (samen) gewerkt en we continue leren en verbeteren. De colleges en het bestuur werken samen aan de opzet en uitvoering van de programmaonderdelen. Mede door de gevraagde inzet op Corona en onverwachte inzet voor de Oekraïne crisis is binnen de ambities van Samen Sterk focus aangebracht. Dit met als doel op een drietal prominente opgaven om in een tijd waarin de beschikbare tijd over meerdere opgaven verdeeld moest worden toch concrete resultaten te kunnen opleveren. De focus ligt in 2022 op onderdelen die bijdragen aan bestuurlijk comfort en het goed faciliteren van de medewerkers, te weten: het door ontwikkelen van de dienstverleningsovereenkomsten voor de gemeenten, zodat helder wordt wat men kan verwachten van de werkorganisatie in het realiseren van de bestuurlijke ambities (project inhoudelijke stip op de horizon); de organisatieontwikkeling en specifiek de strategische personeelsplanning en een efficiënt ingerichte organisatie; en de optimalisatie ICT..
Het programma Samen Sterk en het oppakken van de aanbevelingen hebben nu al effect op de Werkorganisatie BUCH. We werken aan deze opgave conform het principe: werk met werk maken. Voor 2022 zijn de projectkosten beperkt ( € 54.000), welke in deze voortgangsrapportage zijn opgenomen. De voorstellen voor programma onderdelen kunnen afhankelijk van de ambities en aanpak leiden tot structurele lasten. Hierbij kunt u Pagina 12 van 35
Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
denken aan het werken met nieuwe dienstverleningsovereenkomsten, de effecten op de begroting van strategische personeelsplanning voor het toerusten van de organisatie op nieuwe taken en de uitkomsten van het onderzoek en vertalen van aanbevelingen en mogelijke ambities naar toekomstbestendige ICT. Rechtmatigheidsverantwoording 2022 In de tweede voortgangsrapportage 2022 rapporteerden wij dat de colleges en directie vanaf 2022 een rechtmatigheidsverantwoording moeten opnemen (over het verslagjaar 2021) in de jaarrekening. De invoering hiervan is uitgesteld en de verwachting is dat dit vanaf verslagjaar 2023 van toepassing is. Met de rechtmatigheidsverantwoording leggen de colleges verantwoording af over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting. Nu toetst de accountant de rechtmatigheid en geeft een oordeel hierover af in de controleverklaring. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording geeft de accountant geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid maar is dit onderdeel van zijn oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening waarvan de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel is.
Aanpassen van de inkoopfunctie De inkoopfunctie is op dit moment op sterkte en bestaat nog voor een deel uit inzet vanuit Stichting RIJK voor de inkoopfunctie van de gemeente Uitgeest. Eind 2021 heeft het college van Uitgeest besloten om uit Stichting RIJK te treden. De feitelijk uittreding gebeurt per 1 januari 2023. De deelnemersbijdrage die door Uitgeest aan Stichting RIJK wordt betaald, wordt vanaf 1 januari
2023 overgeheveld naar de BUCH begroting. De BUCH verzorgt vanaf dat moment de Inkoopfunctie voor Uitgeest. Coronacrisis en Oekraïnecrisis In maart 2022 heeft het bestuur een brief gestuurd aan de gemeenten met daarin een inschatting van de verwachte kosten die de organisatie moet maken in kader van Corona. Dat was een inschatting voor een heel jaar, uitgaande van de toen geldende maatregelen. We hebben aangegeven die inschatting te monitoren en via de P&C-cyclus te verantwoorden en bij te stellen. Voor de Oekraïne zijn de afgelopen weken de eerste “crisisacties” uitgevoerd (opvang, registratie, leefgeld) en komen we nu in de situatie dat we in beeld gaan krijgen welke meer “structurele werkzaamheden” er uit zullen volgen (wonen, opleiden, werken ed.). Momenteel zijn de eerste ramingen gemaakt van de effecten op de uit te voeren werkzaamheden en de te maken keuzes die aan de colleges worden voorgelegd. Voor het eventuele financiële effect daarvan houdt de werkorganisatie rekening met een efficiënte inzet van de middelen van de reeds aangekondigde coronamiddelen. Naar verwachting is het totale bedrag aan aangekondigde middelen voor de Coronacrisis niet voldoende om de beide crises het hoofd te bieden. Vooral de werkzaamheden voor Oekraïne gaan een structureel karakter krijgen op de (midden)lange termijn.
Hiervoor hebben de colleges ook de opdracht gegeven om tot een bestuursopdracht te komen. Zodra deze is afgerond, is het totale (financiële) plaatje bekend. Vooralsnog hebben we in deze voortgangsrapportage alleen het bedrag opgenomen wat reeds eerder is gecommuniceerd. In de financiële paragraaf is dit bedrag ook opgenomen zodat dit in de begroting opgenomen is. In de reguliere P&C cyclus rapporteren wij hierover. In onderstaand overzicht hebben we de stand van zaken opgenomen per april 2022:
Pagina 13 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
Domein Spoedwet Domein samenleven Domein BOR Domein RO Domein Bedrijfsvoering Domein I&O Totaal
Begroting Realisatie Verplichting Afwijking 510.000 33.301 83.675 393.024 360.000 173.538 92.722 93.741 110.000 4.686 105.314 400.000 59.159 26.379 314.463 160.000 52.214 78.429 29.357 236.000 15.923 44.383 175.694 1.776.000 338.820 325.587 1.111.592
E-factureren Momenteel wordt 13% van alle facturen als e-factuur verwerkt. Leveranciers worden actief benaderd met het verzoek tot versturen van e-facturen. In de praktijk blijkt ook dat de meeste leveranciers nog niet in staat zijn e-facturen te versturen maar er actief mee aan de slag gaan. Vorig jaar is er onderzocht om pdf-facturen intern om te kunnen zetten naar e-facturen. Dit resulteert in een implementatie in 2022 van een factuur herkenningstool die de pfd-facturen omzet in xml. Het streven is om eind 2022 minimaal 75% van de facturen als e-factuur te verwerken. Stand van zaken Zaffier Nadat het besluit is genomen door alle colleges BUCH en HAL en door WNK dat de Sociale Onderneming Regio Alkmaar (SORA) er moest komen, zijn de organisaties verder gaan bouwen aan SORA. Dit resulteerde in het eindrapport Bouwen aan SORA (augustus 2021) waarin alle inhoudelijke, personele en financiële kaders voor de nieuw te bouwen organisatie zijn vastgelegd. In november 2021 hebben alle gemeenteraden (BUCH en HAL) ingestemd met het eindrapport. Intussen is door de drie organisaties in de afgelopen maanden hard gewerkt in werkgroepen aan de governance, werkprocessen, bedrijfsvoering, cultuur, ICT, communicatie en HR. Op 1 januari 2022 is WNK omgevormd in de Gemeenschappelijke regeling SORA, hiermee was de oprichting een feit.
Op 1 april 2022 heeft de nieuwe organisatie formeel de bestuurlijke bevoegdheid gekregen om de Participatiewet, Wet Inburgering,
Schuldhulpverlening en minimabeleid uit te voeren en is tevens de naam gewijzigd naar Zaffier. Dit betekent dat het Algemeen Bestuur (AB) (en niet langer de colleges) bevoegd is om besluiten te nemen over het beleid en uitvoering van de taken van Zaffier. Pas op 1 januari 2023 zal Zaffier als organisatie operationeel van start gaan en haar deuren openen voor onze inwoners en partners. De dienstverlening blijft tot die tijd vanuit de bestaande organisaties gehandhaafd, zij voeren dit uit in mandaat namens Zaffier. Inmiddels is de kwartiermaker/ beoogd directeur, Jacco Mokveld, benoemd. Er wordt nu laatste hand gelegd aan het sociaal plan en gesprekken met de bonden en Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) zodat voor de zomer het plaatsingsproces voor medewerkers kan worden gestart. Het nieuw te vormen managementteam kan dan in het najaar alvast starten met het implementeren van gezamenlijke werkwijze. Nieuwe Wet inburgering 2021 Op 1 januari 2022 is de nieuwe Wet inburgering in werking getreden. Gemeenten hebben nu een belangrijke rol bij de begeleiding van nieuwkomers die inburgeringsplichtig zijn. Het doel van de Wet inburgering 2021 is dat inburgeringsplichtigen zo snel mogelijk meedoen in Nederland. De uitvoering van de Wet inburgering valt vanaf 1 januari 2023 onder de regionale uitvoeringsorganisatie Zaffier.
Doorontwikkeling SamenLeven Sinds het najaar van 2021 wordt binnen domein SamenLeven gewerkt aan de strategische koers om organisatorisch de huidige en toekomstige ontwikkelingen het hoofd te bieden. Dit leidt er toe dat er op 1 januari 2023 een nieuwe structuur wordt ingebed. In de tussentijd hebben we in 2022 nog te maken met overschrijdingen op inhuur in verband met ziekte en verloop van huidig personeel en werken we toe naar stabiliteit en minder afhankelijkheid van inhuur. De kern van de doorontwikkeling is onder andere om dit jaar al in te zetten op preventie, te werken aan de juiste mensen op de juiste Pagina 14 van 35
Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
plek en het formuleren van kerntaken. De dekking voor de voorgestelde veranderingen vanaf 1 juli 2022 wordt voor het grootste deel gevonden binnen het domein zelf, maar ook zal besluitvorming plaats moeten vinden om vanuit de gemeenten extra dekking te krijgen. Gemeenten hebben de afgelopen jaren vanuit het Rijk steeds meer verantwoordelijkheden gekregen en hier niet altijd de benodigde middelen bij gekregen. Ook is de omvang, complexiteit en intensiteit van de doelgroep toegenomen door maatschappelijke en autonome ontwikkelingen. De huidige formatie is gebaseerd op cijfers rondom zorggebruik uit 2017 en niet langer passend en dekkend. In deze financiële rapportage wordt inhuurbudget voor het eerste halfjaar bij geraamd. We verwachten in het 2e halfjaar in aanloop naar de nieuwe structuur per 1 januari 2023 nog steeds incidenteel inhuur in de uitvoering nodig te hebben. Omdat we per 1 juli 2022 in de uitvoering wel al zoveel mogelijk volgens de nieuwe structuur gaan werken is het nodig om voor 2022 ter overbrugging tijdelijk op de rol van ondersteuning voor het sociaal team in te huren. In afwachting van de besluitvorming over de doorontwikkeling en toekenning van middelen vanuit de gemeenten vanaf het 2e halfjaar, gaan wij er vooralsnog vanuit dat dit past binnen het bestaande budget.
De kans is wel aanwezig dat dit niet toereikend is, in dat geval komen we daar op terug bij de 2e firap. Inkoop jeugdhulp In 2022 vindt de inkoopprocedure plaats voor de verwerving van de jeugdhulp in de periode 2023 e.v. Het betreft de percelen ambulant, verblijf en jeugdzorg plus. De inkoopdocumenten zijn gepubliceerd in het eerste kwartaal van 2022. In de sector is recent een caoloonsverhoging overeengekomen van 8%. Deze zullen leiden tot hogere tarieven voor deze dienstverlening. Wettelijk zijn de gemeenten gehouden reële tarieven te vergoeden. Deze inkoop heeft mede tot doel om te komen tot kostenbeheersing via een verbeterde sturing op de inzet van jeugdhulp vanuit de
gemeentelijke toegang. Dat vraagt andere en meer inzet vanuit de toegang. Dit wordt in kaart gebracht via een implementatieplan. Daarin wordt ook in beeld gebracht welke kosten dit met zich mee brengt. Beheersmaatregelen Jeugd en Wmo Het domein Samenleven heeft diverse beheersmaatregelen uitgewerkt om de kosten Jeugd en Wmo te beheersen en waar mogelijk te verlagen. De Raden hebben eerst de korte termijn maatregelen vastgesteld (17 maatregelen, Castricum: 16) en vervolgens de lange termijn maatregelen. In 2021 zijn van de 17 vastgestelde korte termijn beheersmaatregelen 11 maatregelen ingevoerd en zijn de eerste financiële resultaten zichtbaar, ook is gestart met de implementatie van de lange termijnmaatregelen. Dit is via de voortgangsrapportage ook behandeld in alle Raden. Op dit moment is het domein druk bezig met de verdere implementatie van de resterende beheersmaatregelen en borging van alle maatregelen in de werkprocessen. In juni 2022 wordt een nieuwe voortgangsrapportage aangeboden. In februari 2022 hebben de vier colleges het procesplan vastgesteld over wat het domein SamenLeven nodig heeft om de resterende implementatie van de beheersmaatregelen te realiseren en hoe betere en cijfermatig hardere onderbouwingen van de meerjarenraming kan worden aangeleverd. Hiertoe hebben de colleges incidenteel aanvullend budget beschikbaar gesteld ad. € 84.000.
Deze gelden zijn nog niet aan de BUCH begroting toegevoegd, het budget vanuit Castricum moet nog worden vastgesteld door de Raad bij de 1e firap. Beschermd Wonen 2023 Oorspronkelijk was de planning dat Beschermd wonen per 1 januari 2023 gedecentraliseerd zou worden van centrumgemeenten naar alle gemeenten. Onlangs is door het Ministerie bekend gemaakt dat de invoering van het woonplaatsbeginsel en het daarmee samenhangend nieuw verdeelmodel beschermd wonen per 1 januari 2023 wordt uitgesteld. Het Ministerie roept gemeenten op Pagina 15 van 35
Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
om de beweging naar een beschermd thuis in alle gemeenten op gang te houden. Aangezien nog niet zeker is vanaf wanneer en welke budgetten overgeheveld worden naar de gemeente, kan dit nog niet financieel vertaald worden in de begroting. Zodra er meer bekend is en de gemeenten deze taak vervolgens beleggen bij de werkorganisatie heeft dit effect op de begroting. In 2022 worden hier (aansluitend op de afgelopen jaren) voorbereidingen voor getroffen. Versterking dienstverlening gemeenten Naar aanleiding van de toeslagen affaire en het rapport Ongekend onrecht is in de decembercirculaire 2021 budget aan de gemeenten ter beschikking gesteld voor versterking dienstverlening. De colleges hebben de werkorganisatie BUCH via een brief verzocht om de uitvoering hiervan op zich te nemen.
Wet open overheid (Woo) Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Daarmee is de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) komen te vervallen. De Woo is bedoeld om overheden meer transparant te maken en moet er voor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar en toegankelijk wordt. De invoering van de Woo wordt gezien als een meerjarenplan welke zeker acht jaar in beslag zal nemen. Om die reden treedt de Woo gefaseerd in werking. De uitvoering van de Woo betreft een specifieke wettelijke taak waarvoor door het Rijk middelen (incidentele en structurele) beschikbaar zijn gesteld aan de BUCH-gemeenten. De colleges zullen de Werkorganisatie BUCH middels een brief op de hoogte stellen van de beschikbare middelen. Vervolgens zal de Werkorganisatie BUCH een voorstel doen met betrekking tot de inzet van deze beschikbare middelen. De gevolgen voor de BUCH-gemeenten en de Werkorganisatie BUCH zijn dermate groot dat voorgesteld wordt om de implementatie van de Woo op te pakken in een apart meerjarig
programma. Invoering Omgevingswet In de Omgevingswet is alle bestaande wetgeving over de fysieke leefomgeving gebundeld, vereenvoudigd en geïntegreerd in één wet met één samenhangend stelsel. Met het programma Omgevingswet worden de gemeenten en de werkorganisatie BUCH gezamenlijk voorbereid op de invoering van deze wet. De vier gemeenteraden hebben het Ambitiedocument Omgevingswet vastgesteld, waarmee de richting is bepaald waarbinnen de invoering van de Omgevingswet plaatsvindt. De visie op de Omgevingswet bestaat uit vier uitgangspunten. Deze uitgangspunten vormen de basis voor al ons handelen en al het beleid dat wij de komende jaren ontwikkelen vanuit de Omgevingswet. 1. Inwoners, ondernemers en maatschappelijke opgaven staan centraal 2. Ruimte aan initiatieven 3. Vroegtijdige samenwerking 4. Integraal werken en maatwerk De Omgevingswet zou op 1 juli 2022 in werking treden. Begin 2022 is bekend gemaakt dat het wederom wordt uitgesteld. De beoogde nieuwe invoeringsdatum is 1 januari 2023. Met dit uitstel is er extra tijd en ruimte gekomen voor een goede invoering van de wet. De inwerkingtreding van de Omgevingswet zal een belangrijk startmoment markeren. Een moment waarop nog niet alles af is, maar waarop we beginnen. Net als bij eerder uitstel, zetten we de voorbereidingen onverminderd voort, binnen de kaders zoals door de raad vastgesteld.
Een groot deel van onze voorbereiding staat namelijk los van de datum van inwerkingtreding. We gebruiken de extra tijd om beter vertrouwd te raken met de nieuwe manier van werken en onze dienstverlening te verbeteren voordat de Omgevingswet in werking treedt. Het uitstel van de Omgevingswet Pagina 16 van 35
Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
heeft impact op de planning van enkele activiteiten. Het uitstel heeft financiële gevolgen. Net als bij eerder uitstel hanteren we als uitgangpunt dat we de vertragingskosten opvangen binnen het bestaande budget voor het programma Omgevingswet. Dit doen we door het aanpassen van de verdeling van het totaal beschikbare budget, zoals begin 2019 is toegekend voor de periode tot en met 2024, over de resterende jaren. We kunnen het programma naar verwachting nog altijd uitvoeren binnen dit financiële kader. Destijds zijn we tot een raming van de invoeringskosten gekomen inclusief een aantal onzekerheden. Een van de aannames was de verdeling van de kosten over de jaren. Om het programma volledig uit te kunnen voeren en de vertragingskosten vanwege het uitstel op te vangen, blijft het totaal incidenteel budget nodig. Daarom bent u in de BUCH jaarrekening 2021 geïnformeerd dat het in 2021 niet uitgegeven budget in 2022 nodig is voor de uitvoering van de werkzaamheden. Zoals bij de BUCH jaarrekening 2021 is aangekondigd, zijn deze mutaties in voorliggende voortgangsrapportage verwerkt. Daarnaast is aangekondigd dat het Rijk via de meicirculaire gemeenten financieel zullen compenseren voor een deel van de kosten van de invoering van de Omgevingswet.
Betaaldiscipline Het huidige streven is om 90% van de facturen binnen de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen te betalen met een gemiddelde betaaltermijn van 17 dagen. Uit onderstaand overzicht blijkt dat in het eerste kwartaal 2022 87% van de facturen binnen 30 dagen betaald worden en de gemiddelde betaaltermijn 18 dagen is. Het blijft elk jaar het streven om de facturen sneller te betalen.
Tijdigheid betalen facturen Bedrijf gem. % op tijd aantal betaald dagen <30 dagen Bergen 23 83% Uitgeest
16
87%
Castricum
18
84%
Heiloo
21
87%
BUCH
14
92%
Totaal
18
87%
Harmonisatievoorstellen In het proces van het opstellen van de begroting 2022 heeft het bestuur de directeur de opdracht gegeven te komen tot een efficiëntere inrichting van de werkprocessen en het verder harmoniseren van de processen en taken voor de vier gemeenten, gericht op het bereiken van of effecten als efficiency in tijd, kwaliteitsverbetering, vermindering van de kwetsbaarheid, het verbeteren van de effectiviteit of mogelijke financiële voordelen. Binnen de BUCH werkorganisatie is een brede uitvraag gedaan naar potentiele (harmonisatie)voorstellen. Het resultaat hiervan heeft geresulteerd tot 121 voorstellen. De projectgroep heeft alle voorstellen beoordeeld, gegroepeerd en nader geanalyseerd. Hieruit zijn de 18 meest kansrijke harmonisatievoorstellen geselecteerd voor een nadere uitwerking (fase 1). De uitwerking heeft geresulteerd in een structureel begroot financieel voordeel van € 440.000 Dit voordeel is verwerkt in de begroting 2022.
Pagina 17 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
Daarnaast zijn ook de resterende voorstellen uitgewerkt (fase 2) om de eventuele voordelen mee te kunnen nemen in de 2e voortgangsrapportage 2022. Er is een lijst samengesteld van 47 voorstellen, om nader uit te zoeken of er harmonisatie voordeel te behalen valt. Alvorens in te gaan op de status en realisatie merken wij op dat eerder gememoreerde werkdruk als gevolg van onder andere de crises ook zijn weerslag heeft gehad op de voortgang en realisatie van dit project. Status fase 1: De 18 voorstellen die nader uitgewerkt zijn, zijn grofweg in te delen in drie categorieën: voorstellen die van directe invloed zijn op de begroting van de werkorganisatie; voorstellen die van invloed zijn op de begroting van de gemeenten; en voorstellen die geen financiële invloed hebben, maar wel leiden tot een hoger kwaliteitsniveau, efficiency in tijd, of verminderde kwetsbaarheid.
zijn op de begroting van de gemeente Bergen (afvalinzameling) en Uitgeest (overdracht wegen). Van de tien voorstellen die, leiden tot een verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening zijn er inmiddels drie afgerond en gerealiseerd. De overige voorstellen zijn momenteel nog onder handen. Status fase 2: In de 2e fase is naar 47 voorstellen nader onderzoek gedaan en getoetst of sprake is van een realiseerbare harmonisatie, met een kwaliteitsvoordeel en/of efficiency voordeel en het eventuele financiële gevolg daarvan. Uit de analyse is gebleken dat 15 voorstellen niet realiseerbaar zijn. De overige 32 voorstellen leiden voornamelijk tot kwaliteitsvoordelen leiden, waarvan er zeven al zijn gerealiseerd en de overige 25 voorstellen nader uitgewerkt worden.
Bij zes voorstellen was de inschatting dat deze een financiële impact hadden op de begroting van de werkorganisatie (€ 440.000). Twee van deze voorstellen zijn inmiddels nagenoeg afgerond en gerealiseerd (€ 160.000) en twee voorstellen zijn nog niet afgerond, de verwachting is dat deze wel in 2022 leiden tot het ingeschatte financiële voordeel (€ 120.000). De invoering van het zaaksysteem Samenleven (€ 60.000) zou ruimte in de capaciteit opleveren. De invoering van het zaaksysteem heeft vertraging, waarmee deze besparing voor 2022 niet gerealiseerd gaat worden.. Het voorstel voor de besparing van het verder harmoniseren van het kostenverhaal (€ 100.000) blijkt nu niet tot een directe besparing voor de werkorganisatie te leiden, maar voor de gemeenten tot een opbrengstverhoging als deze harmonisatie gerealiseerd wordt. Daarnaast zijn twee voorstellen gerealiseerd die direct van invloed Pagina 18 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
Extra capaciteit handhaving Uitgeest
Voortgang plustaken Extra formatie beleidsmedewerker verkeer Omschrijving plustaak
Doel Tijd Geld Motivering voortgang
De extra capaciteit handhaving bestaat o.a. uit een senior BOA. Daarnaast wordt Recreatie Noord-Holland ingezet bij het Uitgeestermeer.
Doel
Tijd
Geld
Sinds de toekenning plustaak extra capaciteit handhaving is een senior Boa beschikbaar voor Uitgeest. Hiermee is capaciteit beschikbaar om toezicht te houden op onder andere de volgende thema's: hinder door (loslopende) honden, parkeren, het dumpen van afval, overlast door jeugd, aanhangers, caravans en wrakken, overlast (wees) fietsen station, de haven (ligplaatsen). Daarnaast wordt met dit budget vaartoezicht ingezet via Recreatie Noord-Holland. De volgende thema's worden opgepakt. Snelheid motorboten, gedrag jeugd, juist gebruik van snel vaargebied, zichtbaar aanwezig zijn, monitoren veiligheid op het water. Versnellen woningbouw Heiloo
Op deze functie is vast personeel aangenomen. Functie is ingevuld. Inbesteding afval Bergen per 1-1-2023 (projectkosten 2022) Omschrijving plustaak
Doel Tijd Geld Motivering voortgang Binnen team Afval zijn we druk bezig met de voorbereidingen om de inzameling vanaf 1 januari 2023 over te nemen van HVC in Bergen. Zo is er een projectleider gestart om de uitrol van het grondstoffenplan in Bergen te doen. Verder zijn de onderdelen beleid en communicatie aan het werk. De implementatie loopt voorspoedig en volgens de planning lopen we op schema. Overdracht wegen HHNK Uitgeest Omschrijving plustaak
Doel Tijd Geld Motivering voortgang De medwerker groen en spelen is vast aangenomen. Hierdoor is de functie ingevuld. Voor de buitendienst team zuid wordt de functie gedeeltelijk vast ingevuld en gedeeltelijk ingehuurd. De oorzaak hiervan ligt in het seizoen gerelateerde werk waardoor hiervoor is gekozen. Robot grasmaaiers (onderhoud de koog in eigen beheer) Omschrijving plustaak
Doel Tijd Geld Motivering voortgang Deze functie is ingevuld. Er is vast personeel aangetrokken op de functie
Programma Top Dienstverlener, Nieuw Tij Aanvullende producten en diensten t.b.v. dienstverlening aan I&O
Motivering voortgang
Extra capaciteit t.b.v. vergunningverlening en toezicht
Doel
Tijd
Geld
Motivering voortgang Voor het versnellen van de Woningbouw in Heiloo is structureel € 200.000 opgenomen ten behoeve van vergunningverlening en toezicht. Ook in 2022 worden activiteiten verricht om te komen tot versnellen van de woningbouw in zijn algemeenheid. Daarnaast zijn er diverse projecten o.a. Zuiderloo en een aantal losse projecten die een relatie hebben met het versnellen van de woningbouw. De uitspraak van de Raad van State ten aanzien van Zandzoom in september 2021 heeft er toe geleid dat het bestemmingsplan is vernietigd. Er wordt op dit moment onderzocht hoeveel inzet vergunningverlening en toezicht op dit project benodigd is.
Inhuur adviseur wonen en zorg Vraag en aanbod woningen kwetsbare groepen in balans brengen
Doel Tijd Geld Motivering voortgang Middels inhuur is een adviseur ingehuurd om een actieteam PACT-Wonen met Ondersteuning op te richten met als doel vraag en aanbod van woningen voor kwetsbare doelgroepen in balans te brengen. Ook wordt een woonzorgvisie opgesteld voor de vier gemeenten op basis waarvan afwegingen gemaakt worden waar prioriteiten en kansen liggen betreffende huisvesting kwetsbare groepen en ouderen. De samenwerking tussen het fysiek en sociaal domein is gestart en ook externe partners zijn in kaart gebracht en betrokken. Momenteel wordt gewerkt aan de analyse van de woonzorgbehoefte en de uitgangspunten voor de visie. Vanwege de complexiteit van de opdracht neemt het de nodige tijd in beslag en wordt bekeken wat structureel nodig is aan capaciteit.
Doel Tijd Geld Motivering voortgang De volgende taken binnen het programma Top Dienstverlener, Nieuw Tij waar extra budget voor is aangevraagd zijn uitgevoerd: - Data-analisten in dienst genomen conform afspraak - Chatbot en Live-chat geïmplementeerd voor Bergen, Uitgeest en Heiloo - Applicatie (SiteImprove) aangeschaft t.b.v. meten gebruik websites - Brandportal en teksteditor zijn aangeschaft t.b.v. communicatie en positioneren van de BUCH en de gemeenten - Klanttevredenheidsonderzoeken na bezoek aan balie of na telefonisch contact KCC worden uitgevoerd. Opmerking: Alle taken die voor de tot stand koming van de DVO's als plustaak (2019) waren bestempeld zijn min of meer basistaken geworden..
Vroegsignalering schulden Extra inzet van 1 FTE om outreachend mensen met beginnende schuldenproblematiek te bereiken
Doel Tijd Geld Motivering voortgang De vroegsignalering van schulden is doorontwikkeld (doel/tijd). Inmiddels voert de BUCH huisbezoeken uit en nemen we intensiever contact op met de inwoner met beginnende schulden. Het budget dat onlangs beschikbaar is gesteld voor een extra FTE is nog niet aangewend. De nieuwe medewerker in het Sociaal Team met specialisatie vroegsignalering start op 1 juni 2022. Actieplan schuldhulpverlening Bergen 2021-2024 Actieagenda met verschillende ambities op armoede- en schuldenbeleid
Doel Tijd Geld Motivering voortgang In verband met ontwikkelingen omtrent de inrichting van schuldhulpverlening richting Zaffier, en de veranderingen die dat in de schuldenketen oplevert ligt de uitvoering van de actieagenda op dit moment tijdelijk stil. In afstemming met het college wordt een besluit genomen over de voortzetting van de actieagenda.
Pagina 19 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
Wet Inburgering 2021 In- en uitvoering van de Wet Inburgering
Doel Tijd Geld Motivering voortgang De gemeenten hebben middelen beschikbaar gesteld voor de in- en uitvoering van de Wet inburgering. Op 1 april 2021 is door de BUCH werkorganisatie 1 fte beleidsmedewerker aangesteld. Daarnaast heeft de BUCH werkorganisatie vanaf 1 januari 2022 de opdracht voor uitvoering van de plustaak, te weten 2 fte consulent sociaal team en 0,15 fte medeweker financiële administratie, aangenomen. De werving vindt op dit moment plaats. Beheersmaatregelen SL Ten behoeve van de beheersmaatregelen jeugd en wmo zijn diverse plustaken toegevoegd.
Doel Tijd Geld Motivering voortgang Ten behoeve van de beheersmaatregelen jeugd en wmo zijn diverse plustaken toegevoegd, deels aan de formatie en deels ten behoeve van inhuur. De aan de formatie toegevoegde contractmanager en toezichthouder zijn geworven en gestart met ingang van 1 mei 2021. De aan de formatie toegevoegde praktijkondersteuners Jeugd bij huisartsen zijn nog niet geworven. Op dit moment wordt onderzocht samen met Vicino, Honk en indien nodig de huisartsen zelf hoe e.e.a. kan worden ingericht voor Bergen, Castricum en Heiloo. Wel zijn er afspraken gemaakt om de samenwerking te versterken. De toegevoegde formatie ten behoeve van de beheersmaatregel monitoring/data gedreven werken, wordt op dit moment ingevuld door een externe. Hij werkt in combinatie met onze eigen data-analisten en business controller aan het opzetten van een dashboard jeugd en wmo. Werving van een vaste medewerker zal na het 3e kwartaal plaatsvinden. Idem voor de gedragsdeskundige en consulent in het kader van doelenregie. Op deze functies is vooralsnog tijdelijke inhuur ingezet. Op dit moment vindt de werving plaats van een strategisch financieel beleidsadviseur die zich ook bezig zal houden met de verdere implementatie en borging van de beheersmaatregelen. Vooralsnog vindt hier inhuur op plaats.
Er is budget beschikbaar gesteld voor het uitvoeren van materiële controles, dit wordt via de regionale netwerkorganisatie uitgevoerd. Daarnaast is structureel (vooralsnog inhuur)budget beschikbaar gesteld voor ondersteuning ouders terminologie WLZ. Ondersteuning ouders terminologie WLZ moet nog verder opgepakt worden, hier heeft nog geen inhuur op plaatsgevonden. In verband met krapte op de arbeidsmarkt, is het pas onlangs gelukt om geschikte externe kandidaten te werven voor het onderzoek op cliënten met hoge zorguitgaven.
Pagina 20 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
5. Voortgang op de financiën Mutaties werkorganisatie BUCH 1 =1.000
korte omschrijving
2022
2023
2024
2025
2026
I/S
nb
1
Inzet post onvoorzien
100
V
0
0
0
0
I
aut
2
Gevolgen personeelsbegroting 2022 cao 2021/2022
600
V
0
0
0
0
S
nb
3
Werving en selectie
36
N
37
N
37
N
38
N
39
N
S
nb
4
Loonkosten recruiter 1fte schaal 10 per sept 2022
28
N
100
N
103
N
105
N
108
N
I
nb
5
1.776
N
0
0
0
0
I
nb
6
Corona en de eerste kosten opdracht Oekraïne vanuit de gemeenten Ziektevervanging
1.347
N
0
0
0
0
I
aut
7
Vervanging strategisch advies
20
N
0
0
0
0
I
aut
8
Informatiebeheer op orde krijgen (IBT archief)
150
N
123
0
0
0
I
aut
9
Ondersteuning project Harmonisatie fase 2
10
N
0
0
0
0
I
nb
10
Communicatie inzet Samen Sterk
54
N
0
0
0
0
I
aut
11
Communicatie inzet Zaffier
12
N
0
0
0
0
I
aut
12
Verlenging ondersteuning facilitair
88
N
0
0
0
0
I
aut
13
Aanbestedingskosten VTH-software vergunningen
106
N
0
0
0
0
I
aut
14
Mutaties in investeringen materieel
19
N
7
aut
15
Vrijval afschrijvingslasten jaarrekening 2021 en SaaS
938
V
0
0
0
0
I
aut
16
Ontwikkelbudget software (SaaS)
700
N
0
0
0
0
I
aut
17
200
N
0
0
0
0
I
aut
18
Kosten invoering zaaksysteem door uitstel invoering bestuurlijk besluitvormingsproces Kosten digitalisering Omgevingswet omzetting naar SaaS
95
N
95
N
50
N
0
0
I
aut
19
Uitbreiding kosten nieuwe werkplek en compliancy
80
N
105
N
107
N
109
N
111
N
S
aut
20
Factuurherkenningssoftware Ke2Financiën
20
N
9
N
9
N
10
N
10
N
S
aut
21
Onderhoud containermanagementsysteem en digitale afvalbalies
11
N
11
N
11
N
12
N
12
N
S
N
N
3
N
3
N
3
N
S
Pagina 21 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
1 =1.000
korte omschrijving
2022
2023
2024
2025
2026
I/S
aut
22
Kosten applicatie vroegsignalering schuldhulpverlening
14
N
0
0
0
0
I
aut
23
461
N
0
0
0
0
I
aut
24
Bij jaarrekening 2021 gevraagd opnieuw beschikbaar te stellen in 2022 Lagere kosten kantoor benodigdheden
133
V
0
0
0
0
I
aut
25
Aanschaf ritregistratiesysteem wagenpark
30
N
0
0
0
0
I
aut
26
Inzet budget personele ontwikkelingen uit begroting 2023
0
aut
27
Subtotaal uitgaven Plustaak Wegen HHNK naar Uitgeest naar reguliere bijdrage
aut
28
Plustaak Ondergrondse Containers UCH naar reguliere bijdrage
aut
29
aut aut aut
487
V
320
V
276
V
282
V
S
0 156
N
0 160
N
0 164
N
0 168
N
S
0
76
N
311
N
317
N
324
N
S
Plustaak wet inburgering naar reguliere bijdrage
0
201
N
206
N
211
N
217
N
S
30
Reguliere bijdrage in plaats van bijdrage plustaak
0
433
V
677
V
692
V
709
V
S
31 32
Inkomsten WAZO/WGA Reguliere bijdrage gemeenten Subtotaal inkomsten Totaal saldo
3.486 0
127 3.359 3.486 0
N
V V V
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
I I
1 Inzet post onvoorzien De stelpost onvoorzien wordt ingezet als gedeeltelijke dekking voor de overige mutaties.
4 Loonkosten recruiter 1fte schaal 10 per sept 2022 Gezien de huidige arbeidsmarkt wordt een recruiter aangetrokken om de werving en selectie te optimaliseren.
2 Gevolgen personeelsbegroting 2022 cao 2021/2022 Dit betreft een inschatting van de vrijval van de personeelskosten als gevolg van de cao 2021-2022. Door problemen bij de implementatie van het nieuwe personeelssysteem per 2022 kan nog geen definitieve personeelsbegroting 2022 en verder worden opgesteld.
5 Corona en de eerste kosten opdracht Oekraïne vanuit de gemeenten Voor een uitgebreide toelichting op deze mutatie verwijzen wij naar pagina 11 van deze rapportage. Dit is het bedrag waar het bestuur reeds in maart 2022 een besluit heeft genomen en gecommuniceerd is met de gemeenten.
3 Werving en selectie Gezien de huidige arbeidsmarkt is het noodzakelijk om de tools voor werving en selectie uit te breiden.
Pagina 22 van 35 Eerste voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie def)
6 Ziektevervanging In de inleiding hebben wij uitgebreid onze zorgen gedeeld over onze personele uitdagingen en het toenemende langdurige ziekteverzuim. De ambities zijn groot, de hectiek door crises als Oekraïne en Corona is groot, de werkdruk is hoog en de arbeidsmarkt is krap. Door de toenemende werkdruk vallen mensen vaker of langer uit. Dat maakt investeren in het brede spectrum aan beleid en instrumenten van goed werkgeverschap, zeker voor de langere termijn noodzakelijk. Voor de kortere termijn moeten we incidentele oplossingen zoeken zoals het inzetten van (duurdere) inhuur. Deze inzet is niet meer op te vangen met de beschikbare middelen (onder andere middelen voor Corona/Oekraïne en/of vacaturegeld), waardoor wij deze aanvraag noodzakelijke achten. 7 Vervanging strategisch advies Er zijn diverse vacatures onder de strategisch adviseurs waarvoor tijdelijke vervanging is ingezet om alle lopende taken en opgaven uit te kunnen voeren, waaronder ondersteuning BUCH bestuur en strategisch advies MT BUCH in kader van Samen Sterk. Daarnaast is er een heroriëntatie gestart op de positie en rolinvulling van deze functie. Deze kosten worden deels gedekt uit de hierdoor ontstane vacaturegelden maar de kosten van inhuur bedragen meer dan de vacaturegelden. De verwachting is dat de vacatures over enige tijd vast ingevuld wordt waardoor tijdelijke inhuur niet meer nodig is.