2. Rapport (Bij)zonder besluit - Raadsonderzoek Bergen NH.pdf

12 oktober 2022: Beleidsmedewerker Maatschappelijk Vastgoed vraagt de gebiedsregisseur naar stand van zaken tijdelijke huisvesting BSG.118 Op 12 oktober 2022 geeft de beleidsmedewerker Maatschappelijk Vastgoed aan de gebiedsregisseur aan, dat SOVON bij elke gelegenheid vraagt of ze al naar buiten kunnen treden met hun plannen. De beleidsmedewerker is benieuwd naar de stand van zaken. Verder geeft hij aan op 6 oktober 2022 het eerste contact met wethouder Wiesehahn (portefeuillehouder Onderwijs en onderwijshuisvesting) gehad te hebben en dat hij nog niks wist van de Mytylschool. Op 13 oktober 2022 reageert de gebiedsregisseur dat hij die dag de gemeentesecretaris spreekt over de juridische consequenties van de getekende intentieovereenkomst met HBH. 13 oktober 2022: Beleidsmedewerker Maatschappelijk Vastgoed stelt wethouder Wiesehahn op de hoogte van de casus.119 Op 13 oktober 2022 stuurt de beleidsmedewerker Maatschappelijk Vastgoed de mailwisseling met SOVON en de mail van 12 oktober 2022 door aan wethouder Wiesehahn. In de mail geeft hij aan dat hij dringend de behoefte heeft om enige

115   Mailwisseling gemeente Bergen en SOVON, 16 september 2022. 116   Rapport Stibbe- GEHEIM, 28 maart 2023. 117   Verslag en actielijst projectteam Oudburgerpolder, 3 oktober 2022. 118   Mailwisseling gemeente Bergen en SOVON, 16 september 2022. 119   Mailwisseling gemeente Bergen en SOVON, 13 oktober 2022.

74.

opmerkingen te maken. Hij schetst de consequenties voor de gemeente als zij kiest voor HBH en niet voor BSG. Op het moment dat voor HBH gekozen wordt en niet voor BSG, zal de gemeente een andere tijdelijke locatie voor BSG moeten realiseren. Deze locatie is niet beschikbaar in Bergen. Daarnaast geeft hij aan dat wethouder Tromp (voorganger van Wiesehahn) het standpunt had om de locatie eerst te benutten voor tijdelijke huisvesting van BSG en dat hierover gecommuniceerd is met SOVON. Dit is meerdere malen in het college besproken volgens de beleidsmedewerker, omdat de heer Valkering andere signalen bleef afgeven. Verder denkt de beleidsmedewerker dat de intentieovereenkomst een probleem is door het Didam-arrest.120 1 november 2022: De gemeentesecretaris agendeert het onderwerp Mytylschool, BSG en het Bijzondere Huis voor het politiek rondje van de collegevergadering van die dag. Er is geen verslaglegging beschikbaar van wat besproken is in het politieke rondje over Het Bijzondere Huis. 1 november 2022: Wethouder Roos en wethouder Wiesehahn hebben overleg met de gebiedsregisseurs over de dubbele bestemming van de Mytylschool. Op 1 november 2022 overleggen de gebiedsregisseurs met wethouder Roos en wethouder Wiesehahn over de dubbele bestemming op de Mytylschool, omdat zowel Het Bijzondere Huis als de BSG hier aanspraak op maakt.

3 november 2022, 07:04: De nieuwe gebiedsregisseur mailt de oude gebiedsregisseur over het gebouw van de Mytylschool.121 Op 3 november 2022 mailt de nieuwe gebiedsregisseur de oude gebiedsregisseur over het gebouw van de Mytylschool. De nieuwe gebiedsregisseur vraagt zich af of het collegeadvies niet via vastgoed moet lopen. Ze geeft aan dat het advies samen opgesteld kan worden, maar door de beleidsmedewerker Maatschappelijk Vastgoed in procedure gebracht moet worden. Daarnaast vraagt de nieuwe gebiedsregisseur zich af of er bij de toezegging aan BSG ook rekening is gehouden met het Didam-arrest. Het lijkt de nieuwe gebiedsregisseur goed om een vastgoedjurist te betrekken, ook omdat het college de risico’s in beeld wil hebben. 3 november 2022: De oude gebiedsregisseur stuurt de mails omtrent HBH door aan de nieuwe gebiedsregisseur. De oude gebiedsregisseur stuurt in de middag van 3 november stukken aan de nieuwe gebiedsregisseur met betrekking tot HBH.

120   Didam-arrest (ECLI:NL:HR:2021:1778): In het arrest van de Hoge Raad van 26 november 2021 staat dat overheden bij de verkoop van hun gronden de mogelijkheid moeten bieden aan (potentiële) gegadigden om mee te dingen. Voor een gemeente betekent dit dat zij niet zomaar kan kiezen om grond te verkopen aan een willekeurige partij. 121   Memo gebruik locatie De Ruimte, voor college 15 november 2022.

75.

3 november 2022 : De nieuwe gebiedsregisseur mailt de oude gebiedsregisseur over een memo over HBH.122 Na het ontvangen van de mails van de oude gebiedsregisseur, mailt de nieuwe gebiedsregisseur op 3 november 2022 dat zij voor de feiten voor het memo vaart op de kennis van haar voorganger en de beleidsmedewerker Maatschappelijk Vastgoed. Daarnaast vraagt ze zich af hoe het kan dat er niks vermeld is over het collegebesluit in de intentieovereenkomst. Verder lijkt het haar dat de heer Valkering niet bevoegd is geweest om een dergelijke overeenkomst te tekenen zonder collegebesluit. 6 november 2022: De nieuwe gebiedsregisseur schrikt van de inhoud van de intentieovereenkomst met HBH en mailt de oude gebiedsregisseur.123 De nieuwe gebiedsregisseur stuurt op 6 november 2022 haar reactie op de intentieovereenkomst tussen de gemeente en HBH aan de oude gebiedsregisseur. Ze geeft aan geschrokken te zijn. Hiervoor geeft zij de volgende redenen: • • •

•

•

Zij vermoedt dat het college geen besluit heeft genomen over de overeenkomst; Er staan resultaatverplichtingen in waar de gemeente niet aan kan voldoen; In de overeenkomst is het Didam-arrest verwerkt door te stellen dat HBH de enige potentiële gegadigde is. Dit kan de gemeente volgens de gebiedsregisseur nog niet weten, omdat er nog geen voornemen inclusief uitgifte in erfpacht is gepubliceerd. Daarnaast staat erbij dat als een andere partij zich meldt, de gemeente alsnog met HBH in zee moet gaan; Er wordt aangegeven dat de overeenkomst eindigt als het bouwplan gereed is. Normaliter wordt er volgens de gebiedsregisseur een overeenkomst voor bepaalde tijd opgesteld. Dit maakt dat er geen sprake meer is van een intentieovereenkomst; De contractpositie van de gemeente is niet best volgens de nieuwe gebiedsregisseur. Zij vraagt zich af wie van de gemeente naar deze overeenkomst heeft gekeken en of Vastgoed hierbij betrokken is geweest.

Het lijkt de nieuwe gebiedsregisseur goed als de beleidsmedewerker vastgoed samen met haar een memo opstelt over deze casus voor het college. De nieuwe gebiedsregisseur acht het goed om het college te wijzen op de inhoud van de overeenkomst en dat deze waarschijnlijk zonder collegebesluit tot stand is gekomen. Daarnaast lijkt het haar goed om juridisch advies in te winnen over deze kwestie en overeenkomst. De nieuwe gebiedsregisseur deelt omstreeks dit moment ook haar gevoelens over de intentieovereenkomst met de gemeentesecretaris en wethouder Roos-Bakker (portefeuillehouder Ruimtelijke ordening en wonen).

122   Mail onderwerp: De Ruimte BSG, 3 november 2022. 123   Mail onderwerp: RE: Het Bijzondere Huis van Bergen - Intentieverklaring, 6 november 2022.

76.

8 november 2022: Het Bijzondere Huis wordt besproken in het politieke rondje van de collegevergadering van die dag. Er is geen verslaglegging beschikbaar van wat besproken is in het politieke rondje over Het Bijzondere Huis. 15 november 2022: Het college bespreekt het memo met opties voor locatie Mytylschool in het politieke rondje tijdens de collegevergadering.124 De gebiedsregisseurs hebben een memo opgesteld voor het college, met opties voor de locatie van de Mytylschool. Aanleiding hiervoor is de toezegging door de heer Valkering aan HBH en de toezegging van wethouder Tromp aan BSG om gebruik te maken van de locatie van de Mytylschool. Het memo bevat vijf opties. Het advies aan het college is om een keuze te maken uit één van deze opties. In het kort zijn de opties: 1. Te besluiten om nader onderzoek te doen naar de mogelijkheid om na augustus 2023 een woonzorgaccommodatie HBH te vestigen op de locatie van de Mytylschool en een positief resultaat voor te leggen aan de raad; 2. Te besluiten om de voorbereidingen voor de tijdelijke verhuizing van BSG per 31 augustus 2023 naar de locatie van de Mytylschool af te ronden en de raad in kennis te stellen dan wel financiële consequenties voor te leggen; 3.

Te besluiten nader onderzoek te doen naar de mogelijkheid om BSG en HBH volgtijdelijk te vestigen op de locatie van de Mytylschool en het eventueel positieve resultaat voor te leggen aan de raad; 4. Te besluiten om te kiezen voor optie 2 en daarnaast opdracht te geven voor een onderzoek naar een nieuwe wenselijke locatie voor HBH en het resultaat voor te leggen aan de raad; 5. Te besluiten niet te kiezen voor optie 1 t/m 4 en opdracht te geven voor een onderzoek naar de meest wenselijke bestemming voor HBH. Vanwege het ontbreken van de verslaglegging is het niet bekend of en welke keuze het college heeft gemaakt naar aanleiding van het memo. 22 november 2022: Tijdens de vergadering van het projectteam Oudburgerpolder wordt aangegeven dat er twee gegadigden zijn voor de locatie van de Mytylschool.125 Op 22 november 2022 vergadert het projectteam Oudburgerpolder. Deze vergadering wordt bijgewoond door een ambtelijke afvaardiging. De oude gebiedsregisseur en de nieuwe gebiedsregisseur zijn aanwezig bij deze vergadering. In de vergadering wordt aangegeven dat er voor de invulling van de Mytylschool twee gegadigden zijn, namelijk BSG en HBH. Het college heeft een besluit genomen naar aanleiding van het opgestelde memo. De teammanager Beleid & Vastgoed heeft de opdracht gekregen om te onderzoeken of BSG het gebouw eerst tijdelijk kan betrekken. Daarna kan het

124   Agenda collegevergadering Bergen NH, 15 november 2022. / Memo gebruik locatie De Ruimte voor college 15 november 2022 SCHOON docx. 125   Verslag en actielijst projectteam Oudburgerpolder, 22 november 2022.

77.

eventueel toegewezen worden aan HBH (optie 3). De gebiedsregisseur vraagt wie contact zal opnemen met de vertegenwoordigers van HBH om hen te informeren. Afgesproken wordt dat de nieuwe gebiedsregisseur dit zal doen samen met wethouder Roos-Bakker. 24 november 2022: De nieuwe gebiedsregisseur attendeert wethouder RoosBakker op de intentieovereenkomst. Uit de gesprekken blijkt dat wethouder Roos-Bakker en de nieuwe gebiedsregisseur elkaar op 24 november spreken over de ondertekende intentieovereenkomst. De nieuwe gebiedsregisseur uit haar zorgen over de ongunstige voorwaarden voor de gemeente. 29 november 2022: De oude en de nieuwe gebiedsregisseur gaan langs bij de vertegenwoordigers van HBH.126 Op 29 november 2022 gaan de oude en de nieuwe gebiedsregisseur langs bij de vertegenwoordigers van HBH. In dit gesprek wordt aangegeven dat de Mytylschool in beeld is voor tijdelijke huisvesting van BSG. 30 november 2022: De nieuwe gebiedsregisseur laat de intentieovereenkomst juridisch toetsen door SWDV Advocaten.127 Naar aanleiding van bespreking in het college, vraagt de nieuwe gebiedsregisseur op 30 november 2022 aan SWDV Advocaten om de intentieovereenkomst te toetsen op juridische risico’s en of de gemeente hieraan gebonden is.

De nieuwe gebiedsregisseur geeft aan dat het niet bekend is wie de overeenkomst heeft gemaakt en dat de overeenkomst is ondertekend door een voormalig wethouder RO. 19 december 2022: Tijdens de vergadering van het projectteam Oudburgerpolder wordt aangegeven dat er gezocht wordt naar een optie voor tijdelijke huisvesting van BSG.128 Op 19 december 2022 vergadert het projectteam Oudburgerpolder. Deze vergadering wordt bijgewoond door een ambtelijke afvaardiging. De oude gebiedsregisseur en de nieuwe gebiedsregisseur zijn aanwezig bij deze vergadering. In de vergadering wordt aangegeven dat er een zoektocht is gestart naar opties voor de tijdelijke huisvesting van BSG. Dit is de laatste vergadering voor de oude gebiedsregisseur. Hij gaat hierna met pensioen. 20 december 2022: Voorlopig advies SWDV Advocaten. De advocaten van SWDV adviseren over de intentieovereenkomst. Het voorlopige oordeel van SWDV is dat de gemeente in principe gebonden is aan de intentieovereenkomst. Na het kerstreces is dit advies besproken in het college.

126   Rapport Stibbe- GEHEIM, 28 maart 2023. 127   Mail met onderwerp: Verzoek toetsen overeenkomst Het Bijzondere Huis. 128   Verslag en actielijst projectteam Oudburgerpolder, 19 december 2022.

78.

18 januari 2023: Besloten raadsvergadering over locatie Mytylschool en het dossier van HBH. Op 18 januari 2023 vindt een besloten raadsvergadering plaats over de locatie van de Mytylschool, omdat de locatie vrijkomt en BSG hier gebruik van gaat maken. Tijdens deze bijeenkomst informeert het college de raad ook over de intentieovereenkomst met Het Bijzondere Huis. De raad geeft de opdracht aan het college om de casus juridisch uit te laten zoeken en bij elke stap of nieuwe ontwikkeling het presidium te informeren. 19 januari 2023: De vertegenwoordigers en de omwonenden van de Mytylschool worden geïnformeerd dat BSG tijdelijk gebruik gaat maken van deze locatie.129 De portefeuillehouder probeert op 19 januari 2023 de vertegenwoordigers van HBH meerdere malen telefonisch te bereiken om het genomen besluit over BSG en de Mytylschool nader toe te lichten. Telefonisch lukt het niet om contact te krijgen, daarom stuurt de portefeuillehouder deze dag een mail naar de vertegenwoordigers. Op 19 januari 2023 ontvangen ook de omwonenden van de Mytylschool van de gemeente een brief in de bus met de mededeling dat BSG ongeveer ruim anderhalf jaar wordt ondergebracht in de Mytylschool wegens een renovatie. De brief wordt ondertekend door de gemeentesecretaris en de burgemeester namens het gehele college.

24 januari 2023: Het college bespreekt de conceptopdracht onderzoek intentieovereenkomst in de collegevergadering tijdens het politieke rondje.130 Op 24 januari 2024 bespreekt het college de conceptopdracht onderzoek intentieovereenkomst in de collegevergadering tijdens het politieke rondje. Het college wil laten onderzoeken of de intentieovereenkomst de gemeente juridisch bindt en indien dit zo is of deze kan worden teruggedraaid of vernietigd. De aanleiding van de opdracht is als volgt omschreven: Het college is geconfronteerd met een intentieovereenkomst (getekende versie van 17 juni 2022 is op 20 juni 2022 ontvangen) waarvoor geen opdracht, kaders en of besluit bekend is. Deze intentieovereenkomst is opgesteld door een oudwethouder en eenzijdig getekend, zonder tussenkomst van het college. Het college vraagt zich af of de intentieovereenkomst rechtsgeldig is en de gemeente daaraan gehouden kan worden, niet alleen omdat het verkeerde proces is doorlopen, maar ook omdat de inhoud ongebruikelijk ongunstig is voor de gemeente.

In het openbaar verhoor geeft de heer Schroor aan dat gekozen is voor Stibbe omdat Stibbe veel kennis heeft over dit soort dossiers en hier waarschijnlijk een beter advies op uit zou brengen dan de huisadvocaat.

129   Rapport Stibbe- GEHEIM, 28 maart 2023; 230119 Omwonenden brief - tijdelijk onderdak voor BSGscholieren in mytylschool ‘De Ruimte’. 130   Concept opdracht onderzoek Intentieovereenkomst.

79.

30 januari 2023: De gemeentesecretaris vraagt aan Stibbe Advocaten om advies uit te brengen over de intentieovereenkomst.131 Op 30 januari 2023 vraagt de gemeentesecretaris aan Stibbe Advocaten om advies uit te brengen over de intentieovereenkomst. Het college vraagt zich het volgende af: a) of de overeenkomst rechtsgeldig is (aangegaan); b) of de gemeente aan afspraken gehouden kan worden (schijn vertegenwoordigingsbevoegdheid); c) en zo ja, of de overeenkomst, of juridische binding anderszins, ongedaan kan worden gemaakt; d) hoe de rol van de ex-wethouder kan worden gekwalificeerd. 7 februari 2023: De vertegenwoordigers van HBH sturen een brief aan het college van B&W over het niet nakomen van contractuele verplichtingen.132 Op 7 februari 2023 sturen de vertegenwoordigers van HBH een brief aan het college van B&W over het niet nakomen van contractuele verplichtingen. Een kopie wordt gestuurd aan de nieuwe gebiedsregisseur, de oude gebiedsregisseur en de advocaat. In de brief wordt de tijdlijn vanuit het perspectief van de vertegenwoordigers geschetst. 16 februari 2023: De portefeuillehouder en de nieuwe gebiedsregisseur hebben een gesprek met de vertegenwoordigers van HBH.133 De nieuwe gebiedsregisseur en de portefeuillehouder hebben op 16 februari een gesprek met de vertegenwoordigers van HBH.

Er is een conceptverslag van dit gesprek beschikbaar.134 In het verslag staat dat de portefeuillehouder heeft aangegeven dat de IOK niet kan worden uitgevoerd, omdat: • • • • •

Er geen besluit van het college is om de IOK aan te gaan; De IOK meerdere ongebruikelijke en ongunstige bepalingen bevat die het college nooit zou zijn aangegaan; Dat het gebouw op de Mytylschoollocatie om niet zal worden overgedragen en dat dit staatssteun is; De grond in erfpacht wordt uitgegeven en de gemeente dit nooit zal doen; De raad betrokken had moeten worden bij de IOK.

De portefeuillehouder heeft daarnaast aangegeven niet bekend te zijn met de conceptaanvraag omgevingsvergunning van HBH. Daarnaast is de portefeuillehouder niet van plan om de IOK uit te voeren.

131   230130 Uitvraag Stibbe Onderzoeksvraag overeenkomst. 132   230207 Brief Het Bijzondere Huis aan gemeente. 133   Rapport Stibbe- GEHEIM, 28 maart 2023. 134   Gespreksverslag bespreking wethouder Roos en Stichting HBH met aant.

80.

17 februari 2023: Het bestuur van Stichting Het Bijzondere Huis van Bergen stuurt de gemeenteraad van Bergen een brief.135 Op 17 februari 2023 stuurt het bestuur van Het Bijzondere Huis van Bergen een brief aan de gemeenteraad van Bergen NH. De mailwisseling met de gemeentesecretaris uit juni 2022 is bijgevoegd. In deze brief geeft het bestuur van de stichting aan dat de gemeente Bergen haar contractuele verplichtingen jegens de stichting ingevolge de getekende intentieovereenkomst niet nakomt. In deze brief deelt de stichting haar zorgen over het handelen van de gemeente Bergen en haar vertegenwoordigers door de tijd heen. In de brief wordt de casus rondom de intentieovereenkomst geschetst.

Aan de raad wordt het volgende gevraagd om te overwegen en waar nodig het college van B&W te instrueren: a) de Gemeente maakt ambtelijke capaciteit beschikbaar om de intentieovereenkomst na te komen en de anterieure overeenkomst op te stellen en te finaliseren; b) Het Bijzondere Huis en de Gemeente stellen een planning op, inclusief tijdslijn en einddatum wanneer (a) de BSG uiterlijk vertrekt, en (b) wanneer het terrein aan Het Bijzondere Huis wordt opgeleverd; c) de Gemeente komt zo spoedig mogelijk met een reactie op de concept aanvraag Omgevingsvergunning van mei 2021; d) de Gemeente stelt middelen beschikbaar om ervoor te zorgen dat op datum overdracht het gebouw opgeleverd wordt in een staat waarmee Het Bijzondere Huis verder kan met de transformatie van het schoolgebouw. 28 maart 2023: Advies van Stibbe.136 30 maart 2023: Besloten raadsvergadering over het dossier van HBH. 11 april 2023: Motie besluitvormingsproces ingediend door de raad.137

135   230217 Brief HBH d.d. 17 februari 2023. 136   230328 - Advies onbevoegde wethouder. 137   m.5 11-04-2023 Motie Besluitvormingsproces v4.

81.

ANNEX I

Inzichten vanuit bestuurlijke besluitvorming in andere gemeenten Is de bestuurlijke besluitvorming zoals georganiseerd in Bergen NH afwijkend ten opzichte van vergelijkbare gemeenten? Om deze vraag te beantwoorden hebben de onderzoekers gelet op aard en doel van deze vraag geen uitvoerige benchmark gedaan, maar in deze annex wel een beperkte vergelijkende analyse opgenomen. Hierbij is enerzijds gekeken naar de werkwijze bij gemeenten van een vergelijkbare omvang. Hiervoor zijn de gemeenten Best, Oldenzaal, Opsterland en Achtkarspelen bekeken. Daarnaast hebben de onderzoekers geput uit eigen ervaringen bij andere gemeenten en de kennis van zorgvuldigheid van besluitvormingsprocessen zoals deze bij Necker aanwezig is. Besluitvormingsproces Het besluitvormingsproces in Bergen is in grote lijnen op dezelfde manier ingericht als in andere gemeenten. De verantwoordelijkheid voor het opstellen en aanleveren van de stukken ligt bij de steller en de lijnafdeling. De toetsing en agendering van de stukken ligt bij medewerkers die voor de gemeentesecretaris werken (bestuurszaken). In de inrichting van de besluitvormingsprocessen is tijdigheid en de werking van deadlines zowel in Bergen NH als in andere gemeenten een belangrijk aandachtspunt. Wat opvalt in Bergen is de relatief late deadline voor de formele vrijgave van de agenda van het college met de stukken voor formele behandeling.

Dit hangt samen met een periode waarin wethouders al wel de stukken kunnen lezen en hierbij opmerkingen kunnen plaatsen en aangeven of bespreking wenselijk is. Bij een goede werking van deze werkwijze kan de bespreking in het college snel en gericht op de bespreekpunten plaatshebben. Deze werkwijze betekent wel dat de assistent-gemeentesecretaris en gemeentesecretaris bij het tot stand komen van de agenda minder handelingsruimte hebben. In andere gemeenten is een hardere handhaving van de aanleverdeadlines een methode om deze ruimte beter af te bakenen. Een manier waarop andere gemeenten op deadlines handhaven is door bij spoed, wethouders zelf de gemeentesecretaris én burgemeester te laten vragen om spoedbehandeling of door wethouders te vragen spoedaanlevering altijd vooraf aan te kondigen in de eerdere collegevergadering. De bewaking van de kwaliteit van stukken is een voortdurend onderwerp van aandacht in besluitvormingsprocessen van meerdere gemeenten. Die kan vergaand bij de lijnafdeling worden gelegd of juist bij de stafafdeling worden bewaakt. Gemeenten die kiezen voor het eerste model, hebben een uitgebreide toetsing in het proces op met name juridische en financiële aspecten. Deze toetsing is ook navolgbaar voor controle door teamleider en staf.

Eventuele aanpassingen die een staf nog doet, moeten altijd in overleg plaatsvinden met de lijn, waar ook het eigenaarschap ligt. Andersom zijn er ook gemeenten die kiezen voor een uitgebreide toetsing vanuit de staf, soms

82.

met een toetsingscommissie. In dergelijke gevallen wordt het leervermogen van de lijn ondersteund met een terugkoppeling van gedane aanpassingen of gewenste aanpassingen. In alle gevallen is het helder maken van welke wijzigingen nog worden gedaan (door verslaglegging of door wijzigingen bij te houden), van belang voor de navolgbaarheid. Rol, verantwoordelijkheden en mandaten De rol van burgemeester en gemeentesecretaris wordt in verschillende gemeenten in het besluitvormingsproces verankerd door een agendaoverleg voorafgaand aan de publicatie van stukken. Met dit overleg nemen secretaris en burgemeester een moment om kennis te nemen van de stukken en de agenda van de vergadering. Dit is ook een moment dat de aangeleverde kwaliteit van voorstellen kan worden besproken en eventuele spoedstukken in beeld worden gebracht. De rol van de secretaris in een besluitvormingsproces richt zich in andere gemeenten daarnaast op het innemen van een stevige rol naar de ambtelijke organisatie en teamleiders bij haperende processen of kwaliteit van stukken. Door duidelijk terug te koppelen richting de organisatie, is er sprake van lerend vermogen in het besluitvormingsproces. De tweebenigheid van de ambtelijke organisatie (het adviseren van zowel bestuurders als gemeentesecretaris en management) is in andere gemeenten vaak sterker zichtbaar dan in Bergen NH.

Mogelijk is de werking van de BUCH-organisatie hiervan een oorzaak. In een organisatie waarin beide aspecten worden benadrukt, weegt de tegenspraak vanuit de ambtelijke organisatie op kwaliteit en inhoud van de besluitvorming vaak zwaarder ten opzichte van meer politiek-bestuurlijke argumenten. In andere gemeenten is het opnemen van bijlagen waarvoor mandaat wordt verstrekt in de besluitvorming het uitgangspunt. De onderzoekers kennen geen voorbeelden van gemeenten waarbij dergelijke stukken niet op tafel worden gebracht bij het nemen van een besluit. Systemen De werkwijze van het bestuurlijke besluitvormingsproces is sterk afhankelijk van de systemen die gebruikt worden. Meerdere doelen worden gekoppeld in een systeem voor bestuurlijke besluitvorming. Het doel van de systemen is soms procesgericht, soms archiefgericht en soms meer vergadergericht. Afhankelijk van dit doel verschillen de kwetsbaarheden per systeem. JOIN, het gehanteerde systeem in Bergen, heeft vergaande mogelijkheden om de bestuurlijke besluitvorming te ondersteunen. Over het algemeen wordt JOIN gezien als een prima systeem voor de besluitvorming en dit systeem wordt veelvuldig gebruikt in vergelijkbare gemeenten. Bepalend voor de zorgvuldige werking van een systeem, is ook of de besluitvorming tot aan de gemeenteraad in hetzelfde systeem wordt verwerkt.

Als hier meerdere systemen op elkaar aansluiten, levert dit kwetsbaarheden op vanwege het vereiste handwerk. Wanneer stukken niet na een collegevergadering automatisch in hetzelfde systeem worden doorgezet, kan er verschil ontstaan tussen de versie zoals deze is

83.

besproken in het college en de versie die wordt aangeleverd bij de griffie. In sommige systemen is dit risico uitgebannen door het inbouwen van een slot op het doorvoeren van aanpassingen, waarvoor toestemming moet worden gegeven. Een ander verschil tussen systemen, is hoe precies inhoudelijke wijzigingen of correspondentie over stukken worden geregistreerd. In dit soort systemen is de navolgbaarheid bij aanpassing van stukken achteraf groter dan hoe het JOIN- en Gemeente Oplossingen-systeem in Bergen NH is ingericht. Checks and balances De onderzoekers zien met name overeenkomsten tussen Bergen NH en andere gemeenten in het totstandkomingsproces van stukken. Ook daar is akkoord van teamleider, juridische zaken en businesscontroller nodig. Met name de toets in de tweede lijn kan afwijkend worden ingericht. In Bergen NH heeft de gemeentecontroller geen formele rol en vult hij zijn rol facultatief in. Escalatie vindt plaats na agendering naar gemeentesecretaris of wethouder Financiën. In andere gemeenten is soms een uitvoeriger en formele tweedelijns controle ingesteld (soms ook nog op Communicatie en Juridische Zaken) waarbij escalatie ook rechtstreeks naar het college als geheel (finaal advies) kan plaatshebben.

Agendering, verslaglegging en archivering Voor een goede vergelijking hebben de onderzoekers gekeken naar de besluitenlijsten, Reglementen van Orde en andere vastgestelde werkwijzen in diverse vergelijkbare gemeenten. AGENDA Het vaststellen van de agenda gebeurt in vrijwel alle onderzochte gemeenten op voorstel van de gemeentesecretaris. De rol van en afstemming met de burgemeester verschilt hierbij. In de meeste gemeenten wordt de agenda van het college niet vooraf gedeeld met derden. In enkele gemeenten wordt de conceptagenda met onderwerpen wel gedeeld met de raad, voorafgaand aan de besluitvorming. Vooraf worden een agenda en sommige stukken vaak wel gedeeltelijk in de ambtelijke organisatie verspreid. Ook in Bergen NH is dit in beperkte mate het geval. BESLUITENLIJST De gemeenten Best en Oldenzaal kiezen ervoor om de stukken behorend bij het collegevoorstel te publiceren in een informatiesysteem. Het is daardoor goed navolgbaar hoe besluitvorming verloopt en de inhoud hiervan wordt ook transparant gemaakt voor raadsleden. Hierbij wordt conform de Wet open overheid gewerkt, de stukken zijn niet alleen openbaar, maar ook toegankelijk na besluitvorming. De gemeente Opsterland kiest ervoor om in de besluitenlijst nader toe te lichten wat er inhoudelijk voor besluitvorming voorligt.

In de besluitenlijst staat bij ieder collegevoorstel een korte toelichting over het collegevoorstel. Dit is een werkwijze die vooral voor het publiek en de raad meer toelichting geeft op de genomen besluiten en verder gaat dan de beslispunten. Vaak is dit een samenvatting van een besluit.

84.

De besluitenlijst van Bergen NH is te vergelijken met de openbare besluitenlijsten van Achtkarspelen. In deze besluitenlijsten is slechts te lezen wat het college heeft besloten. VERSLAGLEGGING Het Reglement van Orde voor BenW is navolgend aan het model van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Dit blijkt ook uit vergelijking met andere gemeenten. Een verschil tussen collegevergaderingen in verschillende gemeenten, is de wijze van hoe wordt omgegaan met notulen of een verslag van de vergadering, naast de besluitenlijst. Dit is zeer wisselend. In sommige gemeenten wordt op hoofdlijnen een geheim verslag gemaakt dat verdere informatie over de vergadering vastlegt en wordt gearchiveerd. In een aantal gemeenten betreft dit een uitgebreidere niet-openbare besluitenlijst naast de openbare besluitenlijst. In andere gemeenten wordt vergelijkbaar met Bergen NH in het geheel geen andere besluitenlijst dan de openbare opgesteld. Het vastleggen van het informele deel van het college (in Bergen NH de Keek op de Week) vergt bijzondere aandacht, omdat hierin mededelingen gedaan kunnen worden die wel rechtsgevolgen hebben. Overigens is hiervan de praktijk (vaak verbonden met de wijze van verslaglegging) ook verschillend voor gemeenten.

85.

ANNEX II

Toepassing normenkader op bevindingen raadsonderzoek Spoor 1: bestuurlijke besluitvorming Sub-aspecten

Normenkader

Beoordeling

a) Procesafspraken

i.

Het proces is niet eenduidig beschreven en vastgelegd. Het is op verschillende plekken gedeeltelijk beschreven en wordt deels ook mondeling onder de aandacht gebracht.

b) Formele verdeling rollen en verantwoordelijkheden

86.

Er is een proces voor de bestuurlijke besluitvorming vastgesteld en dit is bekend bij medewerkers en bestuurders. Dit proces wordt ook onder de aandacht gebracht van nieuwe medewerkers en collegeleden.

ii. Er is een route voor aanlevering en bijbehorende (uiterlijke) termijnen die worden gehanteerd.

Er is een duidelijke route voor aanlevering, ook uitgewerkt in de systemen. Er zijn termijnen die hierbij worden gehanteerd, met ruimte om af te wijken.

iii. Stukken worden tijdig en compleet conform de procedure aangeleverd.

Stukken worden over het algemeen tijdig en compleet conform procedure aangeleverd. Er wordt wel regelmatig van de deadlines afgeweken en toetsing van volledigheid is nodig om de kwaliteit te waarborgen.

iv. Er is een procedure voor aanlevering van de stukken buiten de aanlevertermijn.

Er is geen formele route ingericht. Via de assistent-gemeentesecretaris is een afwijkende route wel mogelijk.

v. Het is duidelijk hoe en wie besluit tot het volgen van de procedure voor aanlevering buiten de aanlevertermijn

Het is duidelijk wie hierover besluit (gemeentesecretaris). Er hebben afwijkende werkwijzen plaatsgevonden.

vi. Als de stukken gewijzigd worden voor, tijdens of na B&W, zijn daarvoor heldere procedureafspraken.

Er zijn afspraken over het verwerken van wijzigingen. Er worden verschillende methoden in de praktijk toegepast. De wijzigingen zijn beperkt navolgbaar.

vii. Als stukken gewijzigd worden tijdens de raadsbehandeling, zijn daarvoor heldere procedureafspraken.

De procedure hiervoor is helder.

i.

Deze verdeling van rollen en verantwoordelijkheden is beperkt vastgelegd.

Er is een heldere verdeling van rol en verantwoordelijkheid bij de totstandkoming van bestuurlijke bespreekstukken tussen ambtenaren en bestuurders.

ii. Er wordt gehandeld conform de rolverdeling en verantwoordelijkheidsverdeling.

Er is veel ruimte om dit naar eigen inzicht vorm te geven. Dit blijkt ook uit de praktijk. Het leidt ook tot een onwenselijke rolinvulling.

iii. Bestuurders zijn verantwoordelijk voor de agendering van onderwerpen ten aanzien van hun portefeuille.

De procedure is hierop ingericht en deze verantwoordelijkheid wordt ook ingevuld.

Sub-aspecten

c) Ondersteunende systemen

d) Inrichting interne controlesystemen

e) Agendering

Normenkader

Beoordeling

iv. De gemeentesecretaris vult zijn verantwoordelijkheid voor een zorgvuldig bestuurlijk besluitvormingsproces in.

De gemeentesecretaris heeft de juiste procedurele rol in de inrichting van het besluitvormingsproces. De inzet zoals die in de praktijk is gezien is, mede vanwege politiek-bestuurlijke betrokkenheid bij het college, meer gericht op snelheid dan op zorgvuldigheid.

v. De burgemeester vult zijn rol conform artikel 170 van de Gemeentewet in.

De burgemeester is beperkt betrokken in de voorbereidende fase van bestuurlijke besluitvorming. De juridische waarborgen (en advisering daaruit aan de burgemeester) kunnen worden versterkt. In het college handhaaft de burgemeester de procedures.

vi. De griffier ontvangt de stukken van het college tijdig en compleet om door te geleiden naar de gemeenteraad.

Hierin is verbetering bereikt. Nog niet altijd zijn de stukken tijdig en compleet, dit vraagt nog aandacht van de griffie.

i.

De bestuurlijke besluitvorming wordt ondersteund door adequate ondersteunende systemen.

Er is verbetering bereikt. De systemen werken nog niet volledig naar tevredenheid.

ii. Er wordt gebruikgemaakt van de voorgeschreven ondersteunende systemen in de bestuurlijke besluitvorming.

Er wordt over het algemeen gebruikgemaakt van de voorgeschreven systemen. In enkele gevallen wordt nog gebruikgemaakt van e-mail bij afwijking van procedures.

i.

De juridische controle is facultatief en wordt daardoor niet altijd toegepast. De beslispunten worden wel getoetst door de assistent-gemeentesecretaris.

Er vindt een controle plaats op juridische juistheid en amendeerbaarheid van de beslispunten in de bestuurlijke besluitvorming.

ii. Er vindt een controle plaats op de financiële onderbouwing van de beslispunten in de bestuurlijke besluitvorming.

Er is controle door de businesscontroller, deze wordt ook toegepast. Ook de gemeentecontroller toetst in beperktere mate de voorstellen.

iii. Er wordt ambtelijk akkoord gegeven voor agendering van bestuurlijke stukken.

Er wordt ambtelijk akkoord gegeven door de gemeentesecretaris en assistentgemeentesecretaris.

iv. De stukken zijn compleet met relevante bijlagen.

Bij agendering zijn de stukken over het algemeen compleet met de relevante bijlagen. Er zijn uitzonderingen hierop gevonden. Bij aanlevering zijn niet altijd alle stukken compleet.

i.

Over het algemeen vindt agendering plaats conform Reglement van Orde. In de vorige bestuursperiode is hiervan meerdere keren afgeweken.

Agendering vindt plaats conform het Reglement van Orde van het college van B&W.

ii. Agendering conform het Reglement van Orde is vergelijkbaar met het Modelreglement van Orde VNG en de werkwijze bij andere gemeenten.

87.

Op hoofdlijnen komt de werkwijze overeen met de werkwijze in andere gemeenten. De daadwerkelijke publicatie is kort voor de vergadering, omdat in de Bergense procedure bestuurders eerder al stukken te lezen krijgen voor akkoord en agendering.

Sub-aspecten

Normenkader

Beoordeling

f) Verslaglegging

i.

Verslaglegging is conform Reglement van Orde.

g) Archivering

h) Mandaten

88.

Verslaglegging vindt plaats conform het Reglement van Orde van het college van B&W.

ii. Verslaglegging conform het Reglement van Orde is vergelijkbaar met het Modelreglement van Orde VNG en de werkwijze bij andere gemeenten.

Verslaglegging volgt de meest beperkte variant zoals ook enkele andere gemeenten die gebruiken. In de meeste andere gemeenten vindt uitvoeriger verslaglegging plaats. Het model laat hierin ruimte voor lokaal maatwerk.

iii. Besluiten van college en raad worden conform de wet bekendgemaakt in het gemeenteblad.

Voor zover de onderzoekers dit hebben kunnen vaststellen in het onderzoek, is dit het geval.

i.

Deze is in overleg tot stand gekomen en werkt nu grotendeels naar tevredenheid.

Er is een uniforme aanleverprocedure aan de griffie/raad.

ii. Er vindt archivering plaats van collegestukken en raadsstukken in de daarvoor bestemde archiefsystemen.

De raads- en collegestukken worden gearchiveerd in het bestuurlijke systeem. De bijbehorende ambtelijke en bestuurlijke communicatie worden niet in hetzelfde dossier gearchiveerd.

iii. In aangeleverde en gearchiveerde collegestukken zijn door het college aangebrachte wijzigingen verwerkt.

Deze zijn over het algemeen wel verwerkt, maar slechts in beperkte mate navolgbaar.

i.

Er wordt gehandeld conform de geldende bevoegdheden- en mandaatregeling van de gemeente Bergen NH.

In het algemeen wordt gewerkt volgens de geldende mandaatregeling. In het onderzoek zijn voorbeelden naar voren gekomen waarin deze mandaatregeling wordt opgerekt of ter discussie gesteld.

ii. In het college worden mandaten bij besluit verstrekt aan wethouders en dit wordt ook vastgesteld in de besluitenlijst of het besluit.

Dit wordt niet eenduidig vastgelegd. Met de volmacht voor ondertekening door wethouders wordt niet eenduidig gewerkt in de collegebesluitvorming.

Bijlagen

89.

Bijlage 1. Onderzoeksverantwoording onderzoek

In deze onderzoeksverantwoording wordt het doorlopen onderzoeksproces toegelicht en vindt verantwoording plaats over de werkwijze van de onderzoekscommissie. De onderzoekscommissie wil hiermee inzicht geven in de afwegingen die zijn gemaakt en de stappen die de commissie tijdens het onderzoek heeft gezet. In de agenda’s en verslagen van de commissie die separaat openbaar worden gemaakt, kunt u ook lezen hoe de commissie te werk is gegaan. In deze onderzoeksverantwoording wordt eerst ingegaan op het algehele onderzoeksproces, daarna worden twee belangrijke elementen uitgelicht: omgang met geheimhouding gedurende het onderzoeksproces en de afwegingen om te komen tot openbare verhoren. Tenslotte volgt de onderzoeksverantwoording van het vooronderzoek dat door Necker is uitgevoerd in opdracht van en in afstemming met de onderzoekscommissie. Verantwoording algehele onderzoeksproces RAADSOPDRACHT De gemeenteraad van Bergen NH heeft op 6 juli 2023 opdracht gegeven aan een raadscommissie uit de gemeenteraad om een raadsonderzoek te starten. Dit onderzoek volgt uit een eerder door de gemeenteraad aangenomen motie om extern onderzoek te doen naar bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen de gemeente Bergen NH en om de casus Het Bijzondere Huis uit te zoeken. De opdracht van de onderzoekscommissie ligt vast in het raadsbesluit.

De onderzoekscommissie is met deze opdracht van de raad onmiddellijk van start gegaan. Hierbij heeft de commissie gewerkt conform de Verordening op het onderzoeksrecht van de Gemeenteraad van Bergen NH 2023, die ook door de gemeenteraad is vastgesteld. OPDRACHT AAN NECKER Na het raadsbesluit is de door de raad ingestelde raadscommissie op donderdag 13 juli 2023 bijeengekomen voor een eerste vergadering. Op vrijdag 14 juli 2023 heeft de commissie Necker van Naem Integriteit B.V. opdracht gegeven voor het mede uitvoeren van dit raadsonderzoek. Necker heeft hiertoe allereerst een plan van aanpak opgesteld. Op dinsdag 8 augustus 2023 is dit plan van aanpak door de raadscommissie vastgesteld en is Necker aan de slag gegaan met het uitvoeren van een vooronderzoek. VASTSTELLEN ANALYSEKADER De onderzoekscommissie heeft samen met de onderzoekers een analysekader opgesteld. Dit analysekader bestaat uit de hoofdaspecten, die zijn uitgewerkt in sub-aspecten. De sub-aspecten zijn uitgewerkt in normen om de bevindingen aan te toetsen. Het uitgewerkte analysekader is opgenomen in bijlage 3 bij dit rapport. Het analysekader bepaalt de ‘bril’ waarmee de onderzoekers naar de reconstructie

90.

van de feiten kijken. Het analysekader is tot stand gekomen in de oriëntatiefase en is gebaseerd op lokaal beleid, afspraken en regelgeving en de expertise en ervaring van de onderzoekers. VOORONDERZOEK In de periode tussen augustus 2023 en februari 2024 vonden de werkzaamheden in het kader van het vooronderzoek plaats. Het onderzoek is aangevangen met een startgesprek met de onderzoekscommissie. Het onderzoeksteam van Necker heeft hierin het informatieverzoek toegelicht. Op basis van de uit de gemeentelijke organisatie ontvangen documenten, is een documentanalyse uitgevoerd. De onderzoekers hebben eind augustus een kennismakingsgesprek met de burgemeester gevoerd. Om snel zicht te krijgen op de cruciale momenten en gebeurtenissen en om de ontvangen documentatie goed te kunnen bestuderen, is een oriënterend gesprek gevoerd met de gemeentesecretaris en een oriënterend gesprek met de domeinmanager ruimtelijke ordening van de BUCH-organisatie. Om verder uitvoering te geven aan dit vooronderzoek, hebben de onderzoekers 14 interviews gehouden met verschillende betrokkenen. De gesprekspartners hebben voor het gesprek een lijst met gespreksonderwerpen gekregen. Van de gesprekken zijn gespreksverslagen gemaakt die zijn geaccordeerd door de gesprekspartners. De verslagen vormen een bouwsteen voor de rapportage en hebben ook een basis gevormd voor het opstellen van de reconstructie.

In bijlage 2 van dit rapport staat een overzicht van de gesprekspartners opgenomen. Spoor A De onderzoekers hebben voor het bestuderen van de bestuurlijke besluitvorming, de collegebesluitvorming in de jaren 2021 en 2022 onderzocht. Hierbij is een steekproef getrokken uit de besluitvormende stukken (hierna: stukken) die door het college zijn behandeld voor nader onderzoek. Om te komen tot deze steekproef, zijn alle stukken uit de jaren 2021 en 2022 geanalyseerd en gescoord op vier eigenschappen. Het gaat allereerst om het onderscheid tussen voorstellen die alleen naar het college gaan en voorstellen die na collegebehandeling doorgeleid worden naar de gemeenteraad. Daarnaast gaat het om het onderscheid tussen stukken die bij de behandeling in het college wel zijn besproken en stukken die niet zijn besproken, maar geagendeerd waren ‘conform’. In de onderstaande tabel is de verhouding van de verschillende eigenschappen in de jaren 2021 en 2022 aangegeven. Een voorstel scoort steeds op twee eigenschappen: raad/college en conform/besproken. Eigenschappen

2021

2022

447 | 85%

299 | 85%

Besluitvorming in college en raad

ii. 83 | 15%

50 | 15%

Collegebehandeling: conform akkoord

iii. 296 | 55%

154 | 45%

Collegebehandeling: besproken

iv. 234 | 45%

195 | 55%

Besluitvorming in college

91.

i.

Op basis van deze informatie is een steekproef gedaan in de bestuurlijke besluitvorming om de praktijk van besluitvorming goed te kunnen onderzoeken. Van alle collegestukken over een periode van twee jaar (januari 2021 tot en met april 2023) zijn er 24 stukken geselecteerd door middel van een gewogen steekproef. Er is evenwichtig geselecteerd op raadsvoorstellen, conformstukken en bespreekstukken. Per document is de ambtelijke organisatie gevraagd om te onderbouwen hoe het besluitvormingsproces is doorlopen en dit ook transparant te maken door documentatie beschikbaar te stellen. Het gaat om de volgende typen voorstellen (een opsomming van de voorstellen is in bijlage 6 opgenomen). Eigenschappen

2021

2022

Collegevoorstellen: conform akkoord

5

4

Collegevoorstellen: besproken

5

5

Raadsvoorstellen: conform

1

1

Raadsvoorstellen: besproken

1

2

Naast deze steekproef van 24 besluitvormingsstukken hebben de onderzoekers ook vanuit de analyse van alle besluitvormingsstukken uit 2021 en 2022 een aantal opvallende dossiers geselecteerd. Dit zijn stukken waarin in agendering en besluitenlijst zichtbaar was dat besluitvorming niet regulier is verlopen, bijvoorbeeld omdat stukken wel in de besluitenlijst stonden, maar niet op de agenda, of andersom. Ook van deze stukken is aan de ambtelijke organisatie gevraagd om te onderbouwen hoe het besluitvormingsproces is doorlopen en dit ook transparant te maken door documentatie beschikbaar te stellen. Het gaat om negen dossiers. Ook de onderwerpen van deze stukken zijn in bijlage 6 opgenomen. Spoor B De onderzoekers hebben voor de periode 2018 – 11 maart 2023 een reconstructie gemaakt van de totstandkoming en opvolging van de intentieovereenkomst met Het Bijzondere Huis. De tijdlijn van deze casus is opgesteld aan de hand van de aangeleverde documenten van de gemeente Bergen en de gevoerde gesprekken in het kader van dit onderzoek. WEIGERING MEDEWERKING VOORONDERZOEK Voor het vooronderzoek is ook oud-wethouder de heer Valkering uitgenodigd voor een interview. Telefonisch heeft de heer Valkering laten weten niet bereid te zijn om deel te nemen aan een gesprek voor dit onderzoek op 8 september 2023.

Op 11 september hebben de onderzoekers toegelicht waarom de onderzoekscommissie medewerking op prijs stelt. Op 15 september heeft de heer Valkering aan de onderzoekers laten weten alleen onder voorwaarden deel te willen nemen aan een gesprek. Hierover zou hij de onderzoekscommissie informeren. De onderzoekers hebben de heer Valkering tien dagen later, op 25 september, een tweede uitnodiging voor een gesprek doen toekomen.

92.

Op 28 september ontving de onderzoekscommissie vervolgens per mail een bericht van de heer Valkering. De oud-wethouder vraagt zich hierin af of medewerking van hem persoonlijk essentieel is voor de commissie en verzoekt een aantal documenten (de getekende intentieovereenkomst, een collegebesluit waarin het college de overeenkomst heeft vastgesteld, andere collegebesluiten, agenda’s en achterliggende stukken van de stuurgroep en alle besluitvormingsdocumentatie over het raadsonderzoek) ter beschikking te stellen ter voorbereiding voor een gesprek. De onderzoekscommissie heeft, na overleg, op 5 oktober aan de heer Valkering schriftelijk laten weten dat medewerking van hem aan het raadsonderzoek wordt verlangd vanuit zijn relevante perspectief op de onderzoeksvragen. De commissie heeft daarnaast aangegeven dat specifieke voorbereiding aan de hand van stukken niet nodig is in het kader van het vooronderzoek. De onderzoekers doen in deze gesprekken een beroep op het geheugen van de respondenten. Deze werkwijze is ook bij de andere geïnterviewden, waaronder drie andere oud-wethouders, op deze wijze toegepast. De heer Valkering heeft vervolgens op 11 oktober ook de tweede uitnodiging van de onderzoekers afgewezen en hierbij ook verzocht of het feitenrelaas dat de onderzoekers aan het opstellen waren aan hem beschikbaar kon worden gesteld, voordat hij zou deelnemen aan een interview.

De onderzoekscommissie heeft vervolgens laten weten dat zij niet akkoord gaat met het beschikbaar stellen van de gevraagde stukken als voorwaarde voor een gesprek. Ook het argument dat op verschillende stukken geheimhouding ligt, wordt hierbij genoemd. Nogmaals wordt de heer Valkering verzocht te verschijnen bij het gesprek dat op de volgende dag, 12 oktober staat gepland. De heer Valkering reageert dezelfde dag nog dat hij niet zal verschijnen als de stukken niet vooraf beschikbaar worden gesteld. Op 23 oktober stuurt de onderzoekscommissie per brief een reactie op de weigering van de heer Valkering om aan de uitnodiging in het kader van het vooronderzoek tegemoet te komen. Hierin geeft de onderzoekscommissie aan deze weigering te betreuren omdat het perspectief van de heer Valkering op deze wijze niet meegenomen kan worden in het vooronderzoek. De oud-wethouder wordt gevraagd uiterlijk 30 oktober te laten weten of hij alsnog wil deelnemen aan het vooronderzoek. Hierbij merkt de commissie ook op dat op een later moment de heer Valkering kan worden uitgenodigd voor een verhoor op basis van artikel 155c Gemeentewet. Op 7 november 2023 laat de heer Valkering aan de onderzoekscommissie weten dat hij zijn verzoek om vooraf stukken te ontvangen handhaaft.

In dit bericht benoemt hij ook dat tegen de verschijningsplicht rond de verhoren waar de commissie naar verwijst een bezwaar- en beroepsprocedure open staat die het onderzoek met 2,5 jaar kan vertragen. De heer Valkering schrijft dat hij de commissie deze vertraging niet toewenst. In het vooronderzoek is er hierna geen contact meer geweest met de heer Valkering.

93.

OVERWEGING JURIDISCHE VERVOLGSTAPPEN DOOR DE ONDERZOEKSCOMMISSIE Op basis van de bevindingen in het vooronderzoek heeft de onderzoekscommissie in december 2023 gesproken over de mogelijkheid om alsnog aangifte te doen vanwege het vermoeden van wetsovertreding dat naar voren komt uit de bevindingen van het vooronderzoek. De onderzoekscommissie heeft de onderzoekers opdracht gegeven hierover de Rijksrecherche te raadplegen. Uit deze consultatie heeft de onderzoekscommissie de conclusie getrokken dat het raadzaam is allereerst het eigen instrumentarium maximaal te benutten. De onderzoekscommissie is hierop in januari 2024 de voorbereiding gestart van verhoren onder ede, als onderdeel van het hoofdonderzoek van deze raadsenquête. NOTA VAN BEVINDINGEN EN FEITENVERIFICATIE Op basis van de gesprekken en de documentanalyse is de Nota van Bevindingen opgesteld. Deze is op 9 februari 2024 gedeeld met de gemeentesecretaris voor een feitenverificatie. Op 22 februari 2024 is de reactie ontvangen en deze is verwerkt in de Nota van Bevindingen. De onderzoekscommissie heeft de Nota van Bevindingen op 12 maart 2024 vastgesteld. Nadien zijn de aanvullingen in de Nota van Bevindingen alleen gedaan op basis van nieuwe informatie uit de openbare verhoren en het informatieverzoek op grond van art. 155b Gemeentewet.

Gelijktijdig met de feitenverificatie is ook gevraagd aan de gemeentesecretaris om de commissie te adviseren op welke delen van de onderzoeksdocumentatie geheimhouding noodzakelijk was om de belangen van de gemeente niet te schaden. Hierop is door de gemeentesecretaris aan de commissie een advies verstrekt. De portee hiervan was dat het aan de raad zelf is om deze afweging te maken. INFORMEREN RAAD EN START VAN HET HOOFDONDERZOEK Op 8 april 2024 heeft de onderzoekscommissie de gemeenteraad geïnformeerd over de stand van zaken van het raadsonderzoek. Hierbij zijn geen inhoudelijke bevindingen gedeeld, om de zorgvuldigheid en onafhankelijkheid van het onderzoek te waarborgen. Wel is de gemeenteraad geïnformeerd over de voortgang van het onderzoeksproces. De raad is hierbij ook geconsulteerd over het feit dat de commissie het voornemen heeft om verhoren onder ede te laten plaatsvinden om de waarheidsvinding van het raadsonderzoek compleet te maken. De raadsleden hebben daarop hun steun en vertrouwen uitgesproken richting de onderzoekscommissie om deze verhoren te starten. Het gegeven mandaat en vertrouwen in de onderzoekscommissie is door de raadsleden herbevestigd. Na de bijeenkomst met de gemeenteraad heeft de onderzoekscommissie op 18 april 2024 het besluit genomen om verhoren onder ede te houden als onderdeel van het hoofdonderzoek van deze raadsenquête.

Hierbij is ook het besluit genomen om de raad voor te stellen om de geheimhouding op te heffen op een aantal documenten in het onderzoeksdossier, zodat de verhoren onder ede in openbaarheid kunnen plaatsvinden.

94.

OVERWEGINGEN OPENBARE VERHOREN ONDER EDE Op 18 april 2024 besluit de onderzoekscommissie om voormalig wethouder K. Valkering, gemeentesecretaris M. Schroor en burgemeester L. Voskuil op te roepen voor een openbaar verhoor onder ede. Om te komen tot dit besluit heeft de commissie drie keer vergaderd, zowel met als zonder de onderzoekers van Necker. Telkens is nut, noodzaak, risico, imago, proportionaliteit en persoonlijke levenssfeer besproken en afgewogen. En telkens leidde dit tot dezelfde constatering, op basis van de volgende overwegingen. 1. Het vooronderzoek geeft (nog) geen duidelijke antwoorden op de hoofd- en deelvragen. Met name niet op hoofdvraag 2. 2. Er zijn gebreken geconstateerd ten aanzien van de verifieerbaarheid van de juistheid en volledigheid van de informatie. 3. De controleerbaarheid van het handelen van het college is daardoor gebrekkig. 4. Door de onvolledigheid van de verkregen informatie is er veel ruimte voor speculatie, wat schadelijk is voor de gemeente en voor betrokkenen. Daarnaast heeft de commissie specifiek ten aanzien van de te verhoren personen overwogen. • De heer Valkering is voor de commissie een sleutelpersoon in deze casus en in dit onderzoek. Hij heeft niet deelgenomen aan het vooronderzoek, vanwege de eisen en voorwaarden die hij hieraan stelde.

Het feit dat een cruciale betrokkene niet heeft meegewerkt aan het vooronderzoek, leidt tot een beperking in het vooronderzoek. Dat er mogelijk ook sprake kan zijn van strafrechtelijke handelingen onderstreept het belang voor de onderzoekscommissie om ook het verhaal van de heer Valkering te horen. Het openbaar maken van het onderzoek, zonder een belangrijke betrokkene gehoord te hebben, kan ook als onzorgvuldig worden gezien richting betrokkene. • Ten aanzien van de gemeentesecretaris en de burgemeester heeft de commissie overwogen dat de positie van de gemeente mogelijk is verslechterd door het uitblijven van handelen door de burgemeester en gemeentesecretaris na ontvangst van de getekende overeenkomst. Hierover zijn de nodige vragen bij de onderzoekscommissie. Uit het vooronderzoek komt nogmaals naar voren dat het lang heeft geduurd voordat de raad werd geïnformeerd. De onderzoekscommissie wil weten wat de redenen hiervoor waren. Ook om ervan te kunnen leren voor de toekomst, wat een belangrijke doelstelling is van de opdracht van de raad.

INFORMATIEVERZOEK 155B GEMEENTEWET Op 18 april 2024 heeft de onderzoekscommissie de heer Valkering een verzoek toegezonden om alle informatie die relevant is in het kader van het onderzoek aan de commissie beschikbaar te stellen. Dit verzoek is verplichtend van karakter op grond van art. 155b van de Gemeentewet.

95.

Op 26 april 2024 heeft de heer Valkering de bij hem beschikbare informatie toegezonden aan de onderzoekscommissie. Hierbij heeft hij aangegeven dat hij deze informatie niet vrijwillig aanlevert, maar enkel gelet op de gestelde strafrechtelijke sanctionering van het uitblijven van een reactie. De heer Valkering informeert de onderzoekscommissie er hierbij ook over dat hij tot 3 juni in het buitenland verblijft, telefonisch niet bereikbaar is en ook e-mail en post niet leest, met het verzoek om hier rekening mee te houden.

UITNODIGING EN UITVOERING OPENBARE VERHOREN Op 24 mei 2024 nodigt de onderzoekscommissie de getuigen uit voor de openbare verhoren onder ede op maandag 17 juni. Deze uitnodigingen worden aangetekend per post en digitaal verzonden naar de getuigen. Op 27 mei ontvangt de onderzoekscommissie bericht van de heer Valkering dat hij verhinderd is op de ochtend van het verhoor en hij verzoekt het verhoor te verplaatsen naar het einde van de middag of de avond. De onderzoekscommissie laat hem per ommegaande weten dat de uitnodiging dusdanig tijdig is toegezonden dat de commissie verwacht dat de heer Valkering zich kan schikken naar het tijdstip waarop hij is genodigd. In de vergadering van de onderzoekscommissie van 30 mei informeert de griffier de commissie dat de burgemeester en gemeentesecretaris tijdens een regulier overleg van de bestuurlijke driehoek hun zorgen hebben geuit over het lopende raadsonderzoek. Op zaterdag 15 juni heeft de onderzoekscommissie de voorbereiding van de openbare verhoren gedaan. Tijdens deze voorbereiding zijn alle verhoren intensief doorgenomen. Ook heeft de commissie de gang van zaken tijdens de openbare verhoren geoefend om de verhoren zo goed en ordentelijk mogelijk te laten verlopen. Op maandag 17 juni hebben de openbare verhoren onder ede plaatsgevonden in de raadszaal van de gemeente Bergen.

Om 10.00 uur is allereerst de heer Valkering ontvangen en verhoord. Om 13.30 uur is het verhoor van de heer Schroor gestart. Vanaf 15.30 uur vond het verhoor van de heer Voskuil plaats. Van de verhoren zijn verslagen gemaakt die zijn toegezonden aan de getuigen. MEDEWERKING TIJDENS HET ONDERZOEKSPROCES VANUIT COLLEGE EN AMBTELIJKE ORGANISATIE De raadscommissie heeft gedurende het raadsonderzoek contact onderhouden met het college en de ambtelijke organisatie. Bij de start van het onderzoek is voortvarend samengewerkt met de ambtelijke organisatie om al het benodigde onderzoeksmateriaal te ontvangen, ook is toegang verleend aan de onderzoekers tot alle collegebesluitvorming.

96.

Richting de afronding van het onderzoeksproces heeft de onderzoekscommissie de ambtelijke organisatie en het college betrokken om zorgvuldig om te gaan met geheimhouding en de te doorlopen procedures. Anders dan verwacht heeft het college besloten een zienswijze in te dienen tegen het openbaar maken van de stukken. Bovendien heeft de onderzoekscommissie een ongevraagd advies van SWDV ontvangen, dat was aangevraagd door de gemeentesecretaris, waarin een aantal stellingen over de onderzoekswerkwijze van de commissie waren opgenomen die niet juist bleken te zijn. Dit noodzaakte de onderzoekscommissie om ook zelf extern juridische capaciteit aan te zoeken. In de vergadering van de onderzoekscommissie van 30 mei informeert de griffier de commissie dat de burgemeester en gemeentesecretaris tijdens een regulier overleg van de bestuurlijke driehoek hun zorgen hebben geuit over het lopende raadsonderzoek. Op een later moment heeft de burgemeester richting de commissie ook aangegeven dat hij het niet raadzaam acht als de commissie getuigen onder dwang naar een openbaar verhoor zou willen begeleiden. De commissie onderzoekscommissie heeft, gelet op de onafhankelijkheid van zijn werkwijze, kennis genomen van beide uitingen. AFRONDING VAN HET ONDERZOEK Op 9 juli heeft de onderzoekscommissie de stappen voor een zorgvuldige afronding van het onderzoeksproces bepaald.

In de openbare verhoren is nieuwe informatie op tafel gekomen die nog niet eerder onderdeel was van de Nota van bevindingen. Ook is een aantal verklaringen anders dan in het vooronderzoek naar voren gekomen vanuit interviews. Op basis hiervan is besloten om de tijd te nemen om dit zorgvuldig te verwerken in de Nota van bevindingen. De onderzoekscommissie heeft tijdens deze bijeenkomst ook de hoofdlijnen van haar verslag van bevindingen besproken en vastgesteld. Op 2 september heeft de onderzoekscommissie het complete conceptrapport besproken in een bijeenkomst met de onderzoekers van Necker. Hierin is het rapport en de hierin opgenomen conclusies vastgesteld. Op basis van de bespreking zijn de laatste aanpassingen verwerkt in de rapportage en is deze ook voor publicatie beschikbaar gesteld. Omgang met geheimhouding gedurende het onderzoeksproces Bij de start van de werkzaamheden van de raadscommissie berustte er geheimhouding op een aantal belangrijke documenten, waaronder de intentieovereenkomst en adviezen van advocaten, gelet op de belangen van de gemeente in het lopende dossier. De onderzoekscommissie heeft afgesproken dat gedurende het vooronderzoek deze geheimhouding gehandhaafd zou blijven.

Bij de overgang naar het hoofdonderzoek heeft de onderzoekscommissie overwogen dat het belang van openbaarheid (van verhoren onder ede) zwaarder weegt dan het belang dat de geheimhouding op deze documenten rechtvaardigde. Deze

97.

afweging is voorgelegd aan de gemeenteraad die in twee instanties (na het ontvangen en beantwoorden van zienswijzen) heeft besloten de geheimhouding op te heffen op de documenten, op enkele passages na die de belangen van de gemeente zouden kunnen schaden. De besluiten hiertoe, zienswijzen en beantwoording van deze zienswijzen, inclusief de motivering hiervoor vanuit de onderzoekscommissie en de raad, treft u aan bij de stukken voor de vergaderingen van 23 mei en 13 juni 2024 van de gemeenteraad. De stukken zijn op 17 juni 2024 openbaar gemaakt.

98.

Bijlage 2.

Geraadpleegde bronnen

Geraadpleegde documentatie In de rapportage wordt door middel van voetnoten verwezen naar de geraadpleegde documentatie.

Gesprekken Voor het vooronderzoek zijn 17 gesprekken gevoerd. Hieronder wordt een overzicht gegeven van het kennismakingsgesprek, de oriënterende gesprekken en verdiepende interviews. Kennismakingsgesprek Functie

Naam

Datum

Spoor

Burgemeester

Lars Voskuil

24 augustus 2023

n.v.t.

Functie

Naam

Datum

Spoor

Gemeentesecretaris

Martijn Schroor

24 augustus 2023

A+B

Domeinmanager RO BUCH

Ambtenaar BUCH

13 september 2023

B

Functie

Naam

Datum

Spoor

Voormalig gebiedsregisseur

Ambtenaar BUCH

6 september 2023

B

Gebiedsregisseur

Ambtenaar BUCH

27 september 2023

B

Oud-wethouder

Antoine Tromp

27 september 2023

A+B

Oud-wethouder

Arend Jan van den Beld

27 september 2023

A+B

Oud-wethouder

Erik Bekkering

27 september 2023

A+B

Vertegenwoordigers HBH

Derden

27 september 2023

A

Gemeentecontroller

Ambtenaar BUCH

27 september 2023

A

Griffier

Janne Pijnenborg

27 september 2023

A

Bestuurssecretaresse

Ambtenaar BUCH

27 september 2023

A

Bestuursadviseur

Ambtenaar BUCH

27 september 2023

A

Wethouder

Yvonne Roos-Bakker

1 november 2023

A+B

Oud-burgemeester

Peter Rehwinkel

13 november 2023

A+B

Burgemeester

Lars Voskuil

4 december 2023

A+B

Gemeentesecretaris