Bijlage Notitie Samenwerkingsaanpak Dorpen en Wijken

In 2025

Aan het gebiedsoverleg (intern) wordt een overleg gekoppeld tussen de opstellers van het dorpsplan, de gebiedswethouder en gebiedsregisseur. Dit overleg vindt plaats na het gebiedsoverleg.

7.2.4 Het budget voor gebiedsgericht werken wordt duidelijker geoormerkt voor enerzijds organisatiebudget en anderzijds ontwikkelbudget Wat is hiervoor nodig

Vervolgstappen / verantwoordelijkheid

Het instellen van afzonderlijke budgetten voor Er wordt gewerkt volgens onderstaande enerzijds organisatiebudget (vergaderkosten, uitgangspunten en verdeling van het budget website, etc.) en anderzijds ontwikkelbudget voor activiteiten, initiatieven en projecten (bijvoorbeeld vanuit de gebiedsagenda). Inclusief afspraken over de beschikbaarheid van het budget en door wie tot welke hoogte budget kan worden toegekend (gebiedsregisseur, teamleider, college).

Planning Doorlopend

Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025 | 33

Budget Gebieds­ gericht werken

Totaal

€ 130.000,00 Organisatiekosten

Organisatiekosten Algemeen

Vergaderingen, websites, etc.

€ 18.000,00

Organisatiekosten Ondersteuning bij opstellen opstellen Dorpsplan ervan, inclusief kosten voor en Gebiedsagenda enquêtes, dorpsavonden, etc.

€ 24.000,00

Ontwikkelkosten

Ontwikkelkosten

Totaal

€ 88.000,00

* Algemeen

€ 25.000,00 Vast bedrag

Bedrag op basis van aantal inwoners

Totaal

* Barneveld

€ 6.000,00

€ 8.704,76

€ 14.704,76

* Voorthuizen

€ 6.000,00

€

2.918,80

€ 8.918,80

* Kootwijk

€ 6.000,00

€

70,87

€ 6.070,87

* Kootwijkerbroek

€ 6.000,00

€

1.435,38

€

* Stroe

€ 6.000,00

€

409,59

€ 6.409,59

* Garderen

€ 6.000,00

€

535,71

€ 6.535,71

* Zwartebroek-Terschuur

€ 6.000,00

€

747,12

€

6.747,12

* De Glind

€ 6.000,00

€

177,77

€

6.177,77

7.435,38

Daarbij geldt voor de ontwikkelkosten: • Uitgangspunt is dat kosten die horen bij een inhoudelijke vraag of melding worden gedragen door het verantwoordelijke team. De ontwikkelkosten vanuit gebiedsregie zijn alleen bedoeld om zaken aan te jagen, te stimuleren of als eventuele cofinanciering. • Tot een bedrag van € 1.000 kunnen gebiedsregisseurs zelf beslissen over het gebruiken van budget voor ontwikkelkosten, daarboven moet het met de andere gebiedsregisseurs worden besproken in het teamoverleg.

8 34

| Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025

Samenwerkingsaanpak Evaluatie

8. Samenwerkingsaanpak Evaluatie In de vernieuwde samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken zijn meerdere doelen en (tussen)resultaten opgenomen. Het is belangrijk dat deze worden opgevolgd en gemonitord om het gebiedsgericht werken binnen de gemeente Barneveld verder te implementeren en laten werken.

Dit gebeurt: • in het regulier portefeuillehoudersoverleg tussen de wethouder Gebiedsgericht werken en de gebiedsregisseurs; • door middel van de gebiedsagenda’s en samenwerkingsafspraken die door het college worden vastgesteld en ter informatie met de gemeenteraad worden gedeeld; • binnen het programma samenwerken in netwerken. Twee jaar na het vaststellen van de vernieuwde samenwerkingsaanpak wordt een korte evaluatie van deze aanpak opgesteld, met eventuele aanbevelingen voor een vervolg. Bij deze evaluatie wordt gekeken naar de doelen en (tussen) resultaten die in de samenwerkingsaanpak zijn opgenomen.

Bijlagen 36

| Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025

Bijlage 1: Functieomschrijving gebiedsregisseur De gebiedsregisseurs leggen de verbinding tussen de behoeften en initiatieven vanuit de verschillende gebieden (algemeen belang, geen individuele belangen) en de activiteiten en prioriteiten van de gemeente. De gebiedsregisseurs hebben daarin primair een procescoördinerende rol als adviseur, initiator en verbinder.

De gebiedsregisseurs verzamelen input vanuit de gebieden en brengen deze terug in de organisatie (van buiten naar binnen). Daarnaast dragen zij besluitvorming uit die van invloed is op een gebied uit (van binnen naar buiten), waarbij de inhoudelijk betrokken collega’s primair verantwoordelijk zijn voor deze communicatie. Hierbij proberen de gebiedsregisseurs de verschillende opgaven zoveel mogelijk met elkaar te verbinden, waardoor het integraal werken wordt bevorderd. Dit maakt een gezamenlijke aanpak voor elk gebied mogelijk en versterkt het omgevingsbewustzijn van de gehele organisatie. Zo zijn gebiedsregisseurs vroegtijdig betrokken bij keuzes en dragen ze bij aan de realisatie van gebiedsdoelen. Daarbij bewaken ze ook de integraliteit van de projecten, activiteiten en andere zaken die spelen in de gebieden. Meer concreet betekent dit: • De gebiedsregisseur werkt van buiten naar binnen ˗ De gebiedsregisseur haalt de behoeften en initiatieven vanuit de verschillende gebieden op, zorgt voor een juist verwachtingsmanagement en zorgt dat de gemeente komt met een onderbouwde reactie op de opgehaalde input. ˗ De behoeftenen en initiatieven worden waar mogelijk opgehaald en behandeld via het proces van het dorsplan en de gebiedsagenda.

˗ De gebiedsregisseur legt hierbij, via het portfolioproces, de verbinding tussen de behoeften en/of initiatieven vanuit de verschillende gebieden en de activiteiten en prioriteiten van de gemeente. 38

| Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025

˗ Gebiedsregisseurs zijn op de hoogte van de maatschappelijke en inwonersinitiatieven (Spoor 3 participatiebeleid). Binnen de ontwikkelagenda van het participatiebeleid, behandeld in de gemeenteraad van 23 oktober 2024, wordt het proces van de inwonersinitiatieven verder uitgewerkt, inclusief de eventuele rol van de gebiedsregisseurs. • De gebiedsregisseur versterkt de informatiepositie van de gemeente per kern ˗ De gebiedsregisseur bewaakt de integraliteit van activiteiten en projecten in het gebied en koppelt hierbij de lokale expertise van de bewoners aan de professionele kennis van de gemeente, door: ˗ Van buiten naar binnen te werken ˗ Gebiedsregisseurs halen input en signalen vanuit de gebieden (dorpen en wijken) op en nemen deze input en signalen mee binnen de gemeente. Dit gebeurt zo veel mogelijk via de Dorpsplannen. ˗ De informatiepositie per gebied te versterken door integraal afgestemde communicatie per kern over activiteiten en geplande werkzaamheden. · Gebiedsregisseurs zijn, via hun inhoudelijk betrokken collega’s en het portfolioproces, op de hoogte van programma’s, projecten, op te stellen beleid, activiteiten, etc. vanuit de gemeente die landen in de gebieden (spoor 2 participatiebeleid). De inhoudelijk betrokken collega’s zijn primair verantwoordelijk voor de communicatie en participatie hierover met inwoners.

De gebiedsregisseur hebben een adviserende en procescoördinerende rol. · Gebiedsregisseurs zijn, via hun inhoudelijk betrokken collega’s en de intake- en omgevingstafels, op de hoogte van (grotere) initiatieven van derden die impact op de leefomgeving hebben (spoor 1 participatiebeleid) en delen dit met hun gebieden. De gebiedsregisseur heeft hierbij primair een procescoördinerende rol, ze dragen aan en brengen terug. De inhoudelijk betrokken collega’s blijven verantwoordelijk voor de inhoud en uitvoering. De gebiedsregisseur kan hierbij wel gevraagd en ongevraagd adviseren.

Bijlage 2: Gespreksverslagen andere gemeenten Gemeente West Betuwe De gemeente West Betuwe is op 1 januari 2019 ontstaat uit een fusie van de gemeenten Geldermalsen, Neerijnen en Lingewaal. De gemeente telt 26 kernen en 52.947 inwoners (1 januari 2024).

De gemeente West Betuwe heeft met haar Kerngericht werken vergelijkbare doelen als de gemeente Barneveld. West Betuwe wil de specifieke dynamiek en kracht van de samenleving benutten. Ze verbinden mensen en stimuleren participatie, versterken samenwerking met partners en doorbreken sectoren en beleidskokers. Met kerngericht werken zorgen ze voor een positief effect op de leefbaarheid en de sociale cohesie van de kernen. De gemeente West Betuwe werkt hierbij met zes gebiedsmakelaars (gebiedsregisseurs) en met kernagenda’s (gebiedsagenda’s). Beleid Het kerngericht werken vindt zijn oorsprong in het herindelingsadvies. Hierbij zijn vier doelen opgenomen: 1. Een gemeente die dichtbij haar inwoners staat (dienstverlening op maat); 2. De leefbaarheid vergroten; 3. De samenleving uitdagen in het bedenken en uitvoeren van gemeentelijke taken; 4. Het integraal werken en beleid op maat verstrekken. Dit is vervolgens vertaald in een Plan van Aanpak kerngericht werken. In de daarop volgende jaren hebben meerdere evaluaties plaatsgevonden. In de raadsvergadering van mei 2024 is een Plan van Aanpak versterking kerngericht werken vastgesteld. Kerngericht werken is nog geen vanzelfsprekendheid, zowel voor medewerkers als inwoners. Daarnaast wordt kerngericht werken vaak gezien als een extra taak, terwijl dit eigenlijk onderdeel is van het dagelijks denken en doen.

Daarom worden in het Plan van Aanpak stappen gezet in het teken van regie, transparantie, 40

| Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025

platform met elkaar in de kern actief wil zijn laat de gemeente aan hen zelf over. Belangrijke voorwaarden hierbij zijn wel dat ze een spilfunctie in hun kern hebben, ze actief, verbindend, adviseren en representatief zijn en dat doen door bijeen te komen, te vergaderen en met andere communicatie binnen hun kern.

integraliteit en eigenaarschap. Het Plan van Aanpak kent vier sporen: 1. Werken aan de basishouding: elke medewerker werkt kerngericht (cultuur- en organisatieontwikkelingstraject); 2. Versterken van de informatiepositie van de gemeente per kern: een integraal overzicht van initiatieven, opgaven, projecten en ontwikkelingen per kern (fysieke en sociale domein); 3. Versterken van de informatiepositie per kern: integraal afgestemde communicatie per kern over activiteiten en geplande werkzaamheden vanuit de gemeente (ook vanuit ketenpartners); 4. Versterken van de regie op de afhandeling van de actiepunten in de kernagenda’s.

2. Werkgroepen kernagenda De werkgroepen bestaan uit actieve inwoners die een bijdrage willen leveren aan de leefbaarheid in hun kern. Ze zorgen voor draagvlak, organiseren van bijeenkomsten en uitwerking van de onderwerpen die hun kern belangrijk vindt. De werkgroepen zijn een belangrijke inhoudelijk proces- en gesprekspartner bij het vormgeven en gezamenlijk uitvoering geven aan punten die belangrijk zijn voor de kern (kernagenda).

Samenwerking in/met de dorpen en wijken In alle 26 kernen is een kernagenda opgesteld. In de kernagenda’s staan actiepunten voor inwoners, gemeente en derden zoals de provincie. De kernagenda is kernbreed verspreid. Iedere inwoner heeft de mogelijkheid gehad om betrokken te zijn en daarmee vorm te geven aan de kernagenda.

Inwonerinitiatieven Als een inwoner individueel een initiatief indient, dan kijkt de gebiedsmakelaar of er verbinding mogelijk is met de kernagenda(groep) of een leefbaarheidsbudget. Hiervoor is op de website van de gemeente een stappenplan te vinden.

De samenstelling van de inwonersgroepen die hebben meegewerkt aan de kernagenda verschilt. Deze inwonersgroepen hebben elk een eigen oorsprong, mede als gevolg van de fusie. De inwonersgroepen passen bij het karakter en de dynamiek in de kern. Ze kunnen daarom per kern verschillen in opzet, samenstelling en taken. Bij de deelnemers aan de inwonersgroepen staat het algemene belang van de kern voorop. Hierbij wordt gestreefd naar een goede afspiegeling van de samenleving, maar dit is geen harde eis. Er is geen hiërarchische positie van de groepen ten opzichte van andere bewonersgroepen, -comités en initiatieven. Geen van de groepen heeft formeel mandaat.

Voor alle groepen is de gebiedsmakelaar het eerste aanspreekpunt. De ondersteuning van de gebiedsmakelaar ligt vooral in het meedenken en adviseren over activiteiten en over organisatie en communicatie.

Gemeentelijke organisatie en werkprocessen De gebiedsmakelaars weten wat er speelt en leeft in de kernen. Ze vervullen een brugfunctie tussen inwoners en de gemeente en hebben een spilfunctie bij de ontwikkeling en uitvoering van de kernagenda’s. Hierbij hebben de gebiedsmakelaars een verbindende rol, maar de inhoudelijke aanpak komt van de vakspecialisten. In de gemeente West-Betuwe hebben ze ervaren dat in de beginjaren te veel is gefocust op de leefwereld in de kernen. De interne organisatie is hierbij achtergebleven, waarmee de wensen en signalen vanuit de kernen niet (altijd) passend opgevolgd konden worden. Hier is en wordt op

verschillende manieren verbetering in gezocht: De gebiedsmakelaars houden wekelijks een inloopspreekuur kerngericht werken voor collega’s; In het inwerktraject is aandacht voor het gebiedsgericht werken; In nieuw beleid wordt verbinding gemaakt met kerngericht werken; De kernagenda’s worden vertaald in werk- en teamplannen, in deze plannen is een paragraaf kerngericht werken opgenomen; Er wordt gewerkt aan het kerngericht begroten. Bestuur en politiek De gemeente West Betuwe heeft een Portefeuillehouder voor kerngericht werken. Er is door het college van B&W voor gekozen om geen wethouder per kern te benoemen. Financieel Voor de platforms is er financiële ondersteuning in de vorm van de subsidie overlegvormen. Dit is maximaal € 1.500 en voor één platform per kern. Voor zowel het proces als de uitvoering van de kernagenda is er kernenbudget. Het kernenbudget is incidenteel ter beschikking gesteld in 2021 (€ 30.000 per kern), maar de pot is nog niet leeg. De gebiedsmakelaars kunnen zelf beslissen over aanvragen tot € 10.000, voor aanvragen vanaf € 10.000 beslist het college. Tot slot kent de gemeente West Betuwe een leefbaarheidsbudget. Alle inwoner(sgroepen) kunnen dit aanvragen voor activiteiten in de kern. Er is € 5.000 per kern per jaar beschikbaar, waarover de gebiedsmakelaars zelf kunnen beslissen.

Communicatie De gemeente wil het kerngericht communiceren verder versterken, zoals opgenomen in het Plan van Aanpak versterking kerngericht werken. Hiervoor wordt een extern communicatieplan ontwikkeld. De gemeente wil onder meer werken met een hybride kernenplatform (zowel digitaal als analoog), als instrument om de samenwerking met, in en tussen de kernen te versterken.

Grofweg kent de gemeente West-Betuwe twee type inwonersgroepen: 1. Dorpstafel / dorpsraad (platform) De bestuurders van de platforms zijn niet democratisch gekozen en vertegenwoordigen daarmee niet formeel alle inwoners. Hoe een Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025 | 41

Gemeente Altena De gemeente Altena is op 1 januari 2019 ontstaan uit de fusie van de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem. De gemeente telt 21 kernen en 58.274 inwoners (1 april 2024).

De gemeente Altena werkt kerngericht. Kerngericht werken is niet ‘u vraagt, wij draaien’. Het doel van kerngericht werken is om gezamenlijke opgaven te formuleren in de driehoek gemeente, bewoners, bedrijven en maatschappelijke partners. De gemeente voert nog steeds haar verantwoordelijkheden uit, maar er speelt ook veel dat door maatschappelijke organisaties en bewoners zelf kan worden opgepakt. Hierbij wordt gezocht naar gedeelde verantwoordelijkheid. Kerngericht werken is een samenhangende aanpak tussen sociale, economische en fysieke thema’s en kansen. Door, voor en met de inwoners. De gebiedsregisseurs zijn de smeerolie, de verbindende schakel tussen de kernen, de partners in het gebied zoals de welzijnsstichtingen en de woningcorporaties en de ambtenaren. De gebiedsregisseurs zijn hierbij de katalysator die processen op gang brengen, maar nooit van de inhoud. Beleid Het kerngericht werken is vastgelegd binnen de ‘Notitie bestuurlijke vernieuwing in actie’ uit 2021 en vastgesteld door de gemeenteraad. In dit beleid is een uitvoeringsagenda voor het kerngericht werken opgenomen, onderverdeeld in de thema’s Dorpsraden en netwerken, Themagericht werken in de kern, Informatie delen en Leren. Met de notitie als basis maken de gebiedsregisseurs elk jaar een jaarplan. En aan het eind van het jaar wordt de raad met een raadsinformatiebrief geïnformeerd over de stand van zaken.

Samenwerking in/met de dorpen en wijken Het uitgangspunt van kerngericht werken in de gemeente Altena is dat wordt aangesloten bij verschillende vormen van participatie in de dorpen. Daarmee sturen ze niet op eenduidigheid. De basis is dat in alle kernen wordt ingezet op thema’s die in het netwerk worden geprioriteerd en vastgesteld. Ook de gemeente brengt hierbij (maatschappelijke) thema’s in. Hierna bepalen partijen, inclusief de 42

| Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025

gemeente, op welke manier ze betrokken zullen zijn. De thema’s die spelen worden voorzien van een werkgroep, waar nodig ondersteund door de gebiedsregisseur of vakinhoudelijke ambtenaar. Er is hierbij sprake van co-creatie met gelijkwaardig partnerschap tussen inwoners, overheid en ketenpartners. Alle actoren hebben een gelijke verantwoordelijkheid. Niet alle thema’s die naar voren komen zijn opgaven. Vaak zijn het vragen die prima vanuit de organisatie van een antwoord kunnen worden voorzien, waarmee nee of nu niet mogelijke antwoorden zijn, mits goed onderbouwd. Met de dorps- en wijkraden worden samenwerkings­ afspraken gemaakt door de gebiedsregisseur. In de Notitie bestuurlijke vernieuwing in actie is hiervoor een richtlijn in de samenwerkingsafspraken opgenomen. De dorps- en wijkraden kunnen hierbij kiezen voor verschillende rollen met verschillende verantwoordelijkheden, zowel vanuit de gemeente als de dorps- en wijkraden. Deze rollen kunnen per onderwerp veranderen. Hiermee wordt recht gedaan aan maatwerk en de diversiteit van de dorps- en wijkraden en gebieden. De gemeente kent 14 dorpsraden. Niet in alle dorpen is dus een dorpsraad actief. Het hebben van een dorpsraad is ook niet verplicht, maar wel wenselijk voor de continuïteit en de verbinding met de inwoners.

In de kernen zonder dorps- of wijkraad worden door de gebiedsregisseur, op basis van de thema’s, netwerken gecreëerd om het vraagstuk op te pakken. Of soms komt een groep inwoners voor een bepaald thema even bij elkaar, die niet formeel een dorpsraad willen vormen. Dit schrikt dan alleen maar af. Ze spreken daarom steeds meer van dorpsvertegenwoordigende organen. Een dorps- of wijkraad heeft de volgende ‘taken’: • Gevraagd en ongevraagd advies geven aan gemeente en haar partners; • Fungeren als communicatiekanaal tussen gemeente en dorp of wijk, weten wat speelt in de kern; • Organiseren van de samenwerking met partners in kern of wijk en gezamenlijke afspraken maken; • Keuze te participeren in bewonersinitiatieven en werkgroepen; • Het stimuleren en motiveren van inwoners tot het nemen van initiatieven. De dorpsraden en andere dorpsvertegenwoordigende organen zijn een van de gesprekspartners van de gemeente. Ze zijn niet de exclusieve gesprekspartners, ook andere relevante

partijen worden betrokken bij de thema’s zoals ondernemers, kerken en andere inwonersgroepen. Daarnaast werkt de gemeente ook samen met (maatschappelijke) partijen in de wijk, maar niet achter de voordeur. Bijvoorbeeld met welzijnswerk, jongerenwerk en woningstichting. Over deze samenwerking zijn geen afspraken vastgelegd. Partijen ontmoeten elkaar op dossierniveau. Inwonerinitiatieven Ook de inwonerinitiatieven komen bij de gebiedsregisseurs terecht. Ideeën kunnen worden ingediend bij het digitale platform van de gemeente en moeten aan een aantal spelregels voldoen. Het idee moet bijvoorbeeld passen bij de plannen van de gemeente en bijdragen aan het algemeen belang, inwoners moeten zelf meedenken en meewerken en het idee mag geen commercieel doel hebben.

Financieel De gemeente Altena kent een kernenbudget en structureel budget voor de uitvoering van het programma kerngericht werken. Het kernenbudget bedraagt € 2,00 per inwoner. Er is een subsidieregeling opgesteld en er zijn kaders ontwikkeld voor de toekenning van bijdragen. Hierbij kunnen de gebiedsregisseurs per dorp/wijk één keer per jaar tot een bedrag van € 2.000 zelf beslissen over het toekennen van het bedrag, zonder dat het langs het college moet. Ook natuurlijke personen komen hiervoor in aanmerking. De ervaring is dat dit veel goodwill oplevert in de dorpen en wijken. Wel zijn duidelijke kaders hierbij belangrijk. Zo moeten de inwoners bijvoorbeeld zelf zorgen voor het draagvlak in de omgeving. De dorpsraden (vereniging of stichting) krijgen vanuit het kernenbudget ook een bijdrage van € 1.500 per jaar voor organisatiekosten.

Gemeentelijke organisatie en werkprocessen De gebiedsregisseurs zijn gepositioneerd binnen team Samenleving. Voor hun werk zijn ze daarnaast sterk afhankelijk van de inhoudelijke vakcollega’s. Hierbij kunnen de gebiedsregisseurs als frontoffice worden gezien en de vakinhoudelijke ambtenaren als de backoffice. Voor het goed kunnen functioneren van de frontoffice is het belangrijk dat de basis (backoffice) op orde is. In het dienstverleningsconcept van de gemeente zijn hierover uitgangspunten vastgelegd. Maar de ervaring leert dat hier ook een cultuurverandering voor nodig, waar vanuit directie en teamleiders op gestuurd moet worden.

Het structurele budget is voor (communicatie) materiaal (incl. website), opleiding, evaluaties en de organisatie van activiteiten en bijeenkomsten.

Daarnaast kent de gemeente bij de buitendienst 4 gebiedsbeheerders. Hier willen ze het kerngericht werken ook meer gaan operationaliseren, zodat de buitendienst meer zelfstandig kan inspelen op initiatieven van inwoners.

Het platform kan ook gebruikt worden door dorps- en wijkraden en niet commerciële partners. Bijvoorbeeld voor het uitzetten van enquêtes.

Communicatie De gemeente werkt voor het kerngericht werken met een online participatieplatform, Aan De Slag in Altena. Het platform wordt gebruikt om inwoners zoveel mogelijk te betrekken bij de plannen en uitvoering. Maar ook als onafhankelijk platform waarop ideeën kunnen worden uitgewisseld en waar met elkaar in gesprek kan worden gegaan over verschillende thema’s of een project. Via het platform kunnen inwoners ook ideeën inbrengen.

Tot slot wordt steeds meer geprobeerd om het beleid niet dicht te timmeren in een uitvoeringsagenda, maar om ruimte te laten voor initiatieven vanuit de samenleving die een plek kunnen krijgen in het beleid (uitnodigend bestuur). Bestuur en politiek De gemeente kent één portefeuillehouder voor het kerngericht werken. Daarnaast zijn de 21 dorpen onderverdeeld onder de kernwethouders. Zoals eerder genoemd wordt de gemeenteraad één keer per jaar met een raadsinformatiebrief geïnformeerd over het kerngericht werken. Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025 | 43

Gemeente Súdwest Fryslân De gemeente Súdwest Fryslânis op 1 januari 2011 ontstaat uit een fusie van 5 gemeenten. De gemeente telt 89 kernen en 90.435 inwoners (1 januari 2024).

Om het contact tussen de gemeente en de kernen goed te organiseren wordt gewerkt met een Kernenbeleid. Dit betekent dat elke stad, dorp of wijk een eigen stads-, dorps- of wijkcoördinator heeft. Om goed op de hoogte te blijven van wat er speelt en leeft in de kernen werkt de coördinator samen met de stads-, dorps- en wijkbelangen, andere vrijwilligersorganisaties en initiatiefnemers in de verschillende buurten. Beleid In 2011 is de beleidsnotitie kernenbeleid gemeente Sûdwest Fryslân vastgesteld door de gemeenteraad. En in 2021 is door de directie de notitie Integraal Gebiedsgericht werken vastgesteld. In het kernenbeleid wordt uitgegaan van het principe van de gedeelde ruimte (Shared Spaceproces). Bij dit proces wordt er van uit gegaan dat de openbare ruimte niet alleen het domein is van de overheid (lees gemeente), maar dat de burger “eigenaar” is van de openbare ruimte is in zijn stad, dorp of wijk. De burger heeft daarover ook zeggenschap. Het Shared space-proces vraagt een andere rol van de gemeente, een andere sturingsstrategie. De gemeente treedt niet op als verzorger en oplosser van alle problemen in de dorpen en wijken. De gemeente zal meer faciliterend optreden. Deze sturingsstrategie gaat uit van het probleemoplossend vermogen bij burgers, bedrijven en maatschappelijke groeperingen. De gemeente werkt hiervoor met dorpenen wijkencoördinatoren.

De dorpen- en wijkencoördinator is op de hoogte van alles wat in zijn/haar dorp en wijk speelt Samenwerking in/met de dorpen en wijken Voor de uitvoering van het kernenbeleid werkt de gemeente samen met dorps- en wijkbelangen. De besturen van deze rechtspersonen behartigen de collectieve belangen en zijn de gesprekspartner voor de gemeente. De taak van de besturen van de stads-, dorps en wijkbelangen gaat dan ook over de algemene belangen van alle inwoners uit die stad, 44

| Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025

dorp of wijk. Zij adviseren de gemeente over zaken die hun stad, dorp en wijk en hun inwoners aangaat. De gemeente heeft geen samenwerkingsafspraken vastgelegd met de dorps- en wijkbelangen. Wel zijn in het kernenbeleind omschreven welke rol van ze wordt verwacht: • Stads- dorps- en wijkbelangen behartigen collectieve belangen voor hun stad, dorp en wijk. • Het bestuur van stads- dorps- en wijkbelang is de gesprekpartner voor de gemeente. • Zij zijn de ogen en oren van de gemeenschap en spreekbuis naar de gemeente. • De inbreng van stads- dorps- en wijkbelang is zwaarwegend maar niet bindend. • Stads- dorps- en wijkbelang zorgen zelf voor communicatie met de achterban. Ook bij de gemeente Sûdwest Fryslân merken ze de ontwikkeling dat inwoners minder langdurig willen inzetten, maar zich wel willen inzetten op een specifiek onderwerp of thema. Dit faciliteren ze steeds meer, zodat ook groepen inwoners die geen rechtspersoon vormen dingen voor elkaar kunnen krijgen. Echter heeft de gemeente nog wel de voorkeur voor een rechtspersoon vanwege de duurzaamheid hiervan. Inwonerinitiatieven Vergelijkbaar met groepen inwoners die zich op een specifiek onderwerp of thema wil inzetten, faciliteert de gemeente ook inwonersinitiatieven. Deze initiatieven komen veelal ook bij de dorpenen wijkencoördinatoren binnen.

Wanneer deze plannen aan een aantal randvoorwaarden voldoen (vooral bijdragen aan algemeen belang en leefbaarheid en het hebben van draagvlak) ondersteunen ze bij het verder uitwerken van de plannen of stellen ze hiervoor budget beschikbaar.

Er is op dit moment nog geen proces vastgelegd over het kerngericht werken intern binnen de gemeente. Over het algemeen werkt dit goed. Wel vraagt het blijvend aandacht om ervoor te zorgen dat collega’s weten van de manier van werken (kerngericht werken) en wie de stads- en wijkcoördinatoren zijn. Daarnaast is de gemeente bezig met inrichten gebiedscyclus, met als doel om maatschappelijke opgaven in de gebieden in samenhang te benaderen. De gebiedscyclus bestaat uit: 1. Gebiedsanalyse (één keer per vier jaar) 2. Gebiedsagenda (één keer per vier jaar) Geeft inzicht in de belangrijkste opgaven en kansen in het gebied. De gebiedsagenda’s moeten helpen uit te voeren ambities, lijnwerkzaamheden en wensen uit de samenleving te prioriteren. De gebiedsagenda’s worden hoofdzakelijk intern, binnen de gemeente, opgesteld. Initiatieven vanuit de dorpen en wijken kunnen wel een plek krijgen in de gebiedsagenda’s. 3. Gebiedsplan (één keer per jaar) Uitvoeringsafspraken met betrokkenen binnen en buiten de gemeentelijke organisatie 4. Gebiedsmonitor (twee keer per jaar) Het doel is om de gebiedscyclus zoveel mogelijk aan te laten sluiten op de P&C cyclussen. Waarbij een kernteam wordt ingericht waar afstemming plaatsvindt over de gebiedagenda’s en plannen.

Bestuur en politiek De gemeente kent een portefeuillewethouder kernenbeleid en elke kern binnen de gemeente is gekoppeld aan een contactwethouder. Financieel De dorps- en wijkbelangen hebben een organisatiebudget van € 1.000 per kern. Daarnaast kent de gemeente een kernenfonds. Met het fonds ondersteunt de gemeente lokale initiatieven. Hier is een aantal voorwaarden aan verbonden: ˗ De aanvraag is ingediend door een stads-, dorpsof wijkbelang, stichting, vereniging, coöperatie of groep van tenminste vijf personen; ˗ Deze dragen zelf ook iets bij aan het project. Denk bij deze ‘eigen bijdrage’ aan eigen geld of werkzaamheden; ˗ Er is genoeg draagvlak voor het project binnen stad, dorp of wijk; ˗ Het project vergroot de leefbaarheid in stad, dorp of wijk; ˗ Het plan is binnen een jaar uitgevoerd. Het kernenbudget wordt beheerd door het college van B&W. Communicatie Op de website staan de contactgegevens van de wijken- en dorpscoördinatoren. Daarnaast is op de website informatie te vinden over het kernenfonds en over het indienen van een idee, wens of initiatief.

Gemeentelijke organisatie en werkprocessen De gemeente werkt dorpen- en wijken­coördinatoren. De taken zijn: • Bijdragen aan de leefbaarheid. • Ogen en oren van de gemeentelijke organisatie. • Loket voor collectieve vragen. • Zorg dragen voor communicatie tussen (groepen) bewoners en de gemeente. • Signaleren van knelpunten en kansen in de samenleving. • Informeren en raadplegen over gemeentelijke initiatieven. • Informeren en raadplegen van de organisatie over initiatieven in dorpen en wijken. • Signaleren van belangen van gemeente, dorpen en wijken. • Coördineren van initiatieven in de dorpen en wijken. • Faciliteren en als vliegwiel functioneren. Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025 | 45

Bijlage 3a: Advies Samenwerkingsaanpak gemeente Barneveld van Platform31

46

| Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025

Bijlage 3b: Feedback van Platform31 op notitie Samenwerkingsaanpak Gemeente Barneveld

Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025 | 47

Bijlage 4: Samenwerkingsafspraken gemeente Barneveld en bewonersgroepen De ondergetekenden: A. Bewonersgroep A, vertegenwoordigd door X en Y, vertegenwoordigen gebied A B. Bewonersgroep B, vertegenwoordigd door X en Y, vertegenwoordigen gebied B Hierna te noemen ‘bewonersgroepen’ en C. Gemeente Barneveld, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door [gebiedswethouder] Hierna te noemen ‘gemeente’

1 Inleiding en doelen

Per dorp binnen de gemeente Barneveld wordt een document met samenwerkingsafspraken vastgelegd tussen de bewonersgroepen binnen dit dorp en de gemeente. De samenwerkingsafspraken hebben als doel: • De samenwerking tussen bewonersgroepen (een Plaatselijk Belang en/of Wijkplatform) en de gemeente te versterken. De samenwerking is erop gericht het zelf organiserend vermogen en eigen initiatief in het gebied te versterken. • Uitgangspunten en randvoorwaarden voor samenwerking vast te stellen; • Heldere afspraken te maken over wederzijdse verwachtingen, inspanning, informatievoorziening en betrokkenheid.

1.1 Gebiedsgericht werken

Gebiedsgericht werken is een manier om de leefbaarheid in een bepaald gebied te behouden of te verbeteren. Dit doen we door verschillende aspecten aan te pakken, zoals de kwaliteit van de ruimte, de sociale aspecten (zoals voorzieningen en samenhang in de gemeenschap) en veiligheid. We baseren onze aanpak op twee belangrijke 48

| Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025

pijlers. Enerzijds kijken we naar wat de inwoners en gebruikers van het gebied nodig hebben en willen. Anderzijds houden we rekening met wat er nodig is om het gebied vitaal en leefbaar te houden of te maken. Een belangrijk aspect van onze aanpak is dat alle betrokken partijen op een gelijkwaardige manier worden betrokken. We streven ernaar om samen met deze partijen voortdurend te werken aan het verbeteren van de leef- en werkomgeving in het gebied. Het hoofddoel van gebiedsgericht werken is om de kracht van realisatie in de dorpen en wijken te versterken. Dit betekent dat we meer resultaten willen behalen door samen te werken en af te stemmen tussen verschillende partijen, terwijl we ook de kracht van de bewoners stimuleren. Door de lokale expertise van bewoners te combineren met professionele kennis, creëren we een breed draagvlak binnen en voor de gemeenschap. Het gebiedsgericht werken gaat niet over kleine zaken in het beheer van de openbare ruimte, zoals losse stoeptegels en het onderhoud van het openbaar groen. Deze horen thuis bij de meldingen openbare ruimte.

1.2 Bevorderen bewonersgroepen

De gemeente werkt met de bewonersgroepen samen voor het opstellen van Wijk- en/of Dorpsplannen en een Gebiedsagenda (zie paragraaf 2.2.1). Dit is wat minimaal van de bewonersgroep(en) wordt verwacht. Daarbuiten kunnen de bewonersgroepen zelf de rol en positionering binnen het dorp of de wijk kiezen. In dit document worden hierover afspraken gemaakt.

De gemeente Barneveld: • Stimuleert de oprichting van een bewonersgroep indien deze in een gebied niet (langer) bestaat; • Biedt iedere bewonersgroep een vast aanspreekpunt binnen de gemeentelijke organisatie in de vorm van een gebiedsregisseur; • Faciliteert bewonersgroepen in het professionaliseren en versterken van kwaliteit en kwantiteit. Bijvoorbeeld door middel van training en het ondersteunen in het werven van nieuwe leden.

1.3 Maatwerk binnen de samenwerkingsafspraken De basisuitgangspunten zijn voor elke bewonersgroep gelijk. Daarom is in de samenwerkingsafspraken gekozen voor het benoemen van de gemeenschappelijke basis. Dit document beschrijft de wederzijdse verantwoordelijkheid tussen bewonersgroepen en gemeente. Welke rollen, status, mandaat en welke verwachtingen daarbij horen.

Binnen de samenwerkingsafspraken bestaat ruimte voor maatwerk binnen de verschillende wijken en dorpen. Zo wordt recht gedaan aan de eigenheid en cultuur van de dorpen en wijken. Maar ook voor de doelstellingen en bijbehorende inzet vanuit de gemeente in de wijken en dorpen.

1.4 Duur van de samenwerkingsafspraken

De samenwerkingsafspraken hebben een looptijd van 4 jaar en wordt hierna geëvalueerd tussen de bewonersgroepen, de gebiedswethouder en gebiedsregisseur.

2 Verantwoordelijkheden en rollen 2.1 Vorm en samenstelling van een bewonersgroep Een bewonersgroep voldoet aan de volgende voorwaarden: • De bewonersgroep (Plaatselijk Belang of wijkplatform) bestaat uit tenminste drie actieve leden uit het gebied;

• De bewonersgroep spant zich in om bewoners verspreid uit het hele dorp/de hele wijk zitting te laten hebben in de bewonersgroep; • Als lid van een bewonersgroep zijn uitgesloten raadsleden en B&W; • Een bewonersgroep mag geen politiek karakter hebben of krijgen, staat open voor alle bewoners van haar gebied en behartigt de belangen voor haar gehele gebied; • Leden vertegenwoordigen hun gebied (gezamenlijke belang), niet in eerste instantie hun eigen belang; • De bewonersgroep spant zich in om in het gebied aanwezige maatschappelijke organisaties (scholen, kerken, etc.) te betrekken.

2.2 Rollen en verantwoordelijkheden 2.2.1 Bewonersgroepen algemeen

• De bewonersgroep is bekend bij of vindbaar voor de bewoners van het betreffende gebied; • De bewonersgroep heeft een website of is op een andere manier te bereiken of te vinden; • De bewonersgroep komt minimaal 2 keer per jaar bijeen. ˗ Van de vergaderingen van de bewonersgroepen worden notulen opgesteld; ˗ Uiterlijk in januari sturen de bewonersgroepen een planning met de overleggen van dat kalenderjaar.

2.2.2 Gemeente algemeen

• De gemeente is actief in alle dorpen en wijken. Op basis van cijfers over de wijk, de signalen die door de gemeente en haar partners in de wijk worden opgehaald en de doelen, programma’s en projecten van de gemeente, kan de inzet per dorp en/of wijk verschillen. Dit krijgt vorm en inhoud in de gebiedsagenda’s. • Iedere bewonersgroep is verbonden aan een gebiedswethouder en gebiedsregisseur.

Het streven is dat elk dorp één bewonersgroep heeft en dat in de grotere dorpen (Barneveld en Voorthuizen) daarnaast elke wijk een bewonersgroep heeft, zodat alle gebieden, en dus de inwoners ervan, vertegenwoordigd zij bij de samenwerking met de gemeente. Over de samenwerking tussen bewonersgroepen in het dorp worden in paragraaf 2.3 nadere afspraken gemaakt. Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025 | 49

2.2.3 Rollen en verantwoordelijkheden Bewonersgroep De basis

(Zie bijlage 1 voor een procesomschrijving om te komen tot een Dorpsplan en Gebiedsagenda)

Dorpsplan

De bewonersgroep(en) zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het opstellen en actueel houden van een dorpsplan en eventuele wijkplan (wijkplatform), waarbij wijkplannen zo veel als mogelijk worden gebundeld binnen het dorpsplan (zie paragraaf 2.3 voor afspraken over de samenwerking). Het dorpsplan (of wijkplan) is een plan dat door de bewonersgroep is opgesteld, waarbij alle inwoners van het dorp/de wijk kennis hebben kunnen nemen van het plan en hun input hebben kunnen leveren.

De gemeente heeft nadrukkelijk geen inhoudelijke rol in het opstellen van het Dorpsplan, maar geeft aan de voorkant wel eventuele kaders mee en zorgt voor een juist verwachtingsmanagement. Het Dorpsplan is geen wensenlijst vanuit het dorp/de wijk aan de gemeente, maar een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de partijen in het gebied. De gebiedsregisseur coacht, faciliteert en adviseert bewonersgroepen om te komen tot een goed Dorpsplan. De gebiedsregisseur heeft ook een controlerende rol inzake participatie van alle dorpsbewoners. Dus niet alleen de makers van het plan. Er vindt nadrukkelijk nog geen inhoudelijke toetsing van het plan plaats vanuit de gemeente.

Gebiedsagenda De bewonersgroep(en) en gemeente werken samen, eventuele ook met andere (professionele) partijen in het gebied, het dorpsplan en organisatieplannen uit tot een gebiedsagenda. De gebiedsagenda is een gedragen plan van de bewoners en gemeente. In de Gebiedsagenda wordt gefocust op acties voor de komende twee tot vier jaar, waarbij de verantwoordelijkheid bij verschillende (gezamenlijke) partijen in het gebied kan liggen. De gebiedsagenda is een continue proces waarbij er op afgesproken momenten gezamenlijk geactualiseerd wordt. Overlegmomenten

Tenminste één keer per jaar organiseren de bewonersgroep(en) een moment waarop alle inwoners van en maatschappelijke partijen in het gebied input kunnen leveren voor de wijk- of dorpsplannen en gebiedsagenda. Ten minste één keer per jaar bespreken de bewonersgroep(en) en de gemeente (gebieds­ wethouder en gebiedsregisseur) de voortgang van de wijk- of dorpsplannen en gebiedsagenda.

Informatiedeling en communicatie

50

Bewonersgroepen zijn zelf verantwoordelijk voor het regelmatig informeren en consulteren van de inwoners uit hun gebied over (de voortgang van) de Gebiedsagenda. Waar nodig wordt op onderdelen van de gebiedsagenda participatie toegevoegd om de bewoners en maatschappelijke partners te betrekken.

Bewonersgroep

Gemeente

De gemeente levert pro-actief informatie over activiteiten en projecten die betrekking hebben op de leefbaarheid en dorps/wijkplannen en gebiedsagenda’s in het gebied van de bewonersgroep. Uitzondering hierbij zijn vertrouwelijke stukken, deze worden niet beschikbaar gesteld. Uitgangspunt hierbij is de Wet Open Overheid. De bewonersgroep wordt door de gemeente zo veel als mogelijk geïnformeerd als een initiatief betrekking heeft op hun gebied. De gebiedsregisseur zorgt ervoor dat de bewonersgroep zoveel mogelijk op de hoogte is van alle zaken binnen de gemeente die van belang zijn voor hun gebied. Op de gemeentelijke site wordt omschreven welke aanspreekpunten mensen hebben in hun gebied. Ook staat er hoe gebiedsgericht werken in zijn werk gaat. Er is een link naar de sites van de verschillende georganiseerde bewonersgroepen en kaartjes met de gebiedsindeling. Verbonden aan de site zijn links naar belangrijke beleidsdocumenten, gebiedsvisies en uitvoeringsplannen.

| Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025

Gemeente

Ogen en oren van de wijk (optioneel)

De bewonersgroep(en) vormen de De gebiedswethouder is bestuurlijk het aanspreekpunt ogen- en oren van het dorp/de wijk voor de bewonersgroep. De gebiedswethouder laat de en halen informatie op over zaken verbondenheid met het gebied zien, zorgt ervoor dat er regelmatig contact is met de bewoners en spant zich in die er spelen in het gebied. Voor de bewoners van het gebied om binnen de gemeente de belangen van het gebied te behartigen. is de bewonersgroep een ingang Op uitnodiging van de bewonersgroep sluit de om signalen door te geven en leefbaarheidskwesties aan de kaak gebiedsregisseur (deels) aan bij de reguliere vergaderingen te stellen. De bewonersgroep geeft van de bewonersgroep. Het is uiteraard mogelijk om ook tussendoor op andere manieren informatie uit te wisselen. de signalen en vragen door aan De gemeente streeft naar een zo snel mogelijke afhandeling de gemeente of beantwoordt de van vragen of gegeven adviezen van de bewonersgroep. vragen zo mogelijk direct zelf. De gemeente stimuleert een daadkrachtige en vraaggerichte De bewonersgroep signaleert samenwerking tussen de bewonersgroep en de gemeente (nieuwe) ontwikkelingen en activiteiten binnen haar gebied en en legt waar mogelijk verbindingen tussen de diverse zorgt ervoor dan de inwoners hier gemeentelijke beleidsterreinen en ketenpartners (politie, woningcoöperatie, etc.). tijdig over worden geïnformeerd.

Leefbaarheid en inwonerinitiatieven (optioneel)

De gemeente ondersteunt waar mogelijk en nodig bij De bewonersgroepen zijn activiteiten en (inwoner)initiateven die de leefbaarheid verantwoordelijk voor het (laten) bevorderen; ontwikkelen, (laten) uitvoeren en De gemeente stimuleert een daadkrachtige en vraaggerichte samenbrengen van activiteiten samenwerking tussen de bewonersgroep en de gemeente en initiatieven in het gebied die en legt waar mogelijk verbindingen tussen de diverse bijdragen aan de leefbaarheid (fysieke kwaliteit, sociale kwaliteit gemeentelijke beleidsterreinen en maatschappelijke partners (Welzijn Barneveld, stichting Connect, etc.). en/of veiligheid). Hiervan wordt jaarlijks een activiteitenlijst opgesteld. De bewonersgroepen faciliteren (themagerichte) initiatieven uit het gebied, bijvoorbeeld door ontmoeting met en tussen initiatieven te faciliteren. Voor inwonersinitiatieven die geen plek in de Gebiedsagenda krijgen/hebben, is het mogelijk om zelf een plan uit te werken. De mogelijkheden en het stappenplan hiervoor zijn te vinden op https:// www.barneveld.nl/melden-enmeedoen/idee-voor-de-gemeente. Vanuit de gemeente kunnen vragen om hulp en/of ondersteuning bij bewonersgroepen worden neergelegd. Denk hierbij aan het mee organiseren van jaarlijkse opschoondagen. Bewonersgroepen kunnen kiezen dit zelf op te pakken, uit te zetten binnen hun gebied of zelf geen actieve rol te spelen.

Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025 | 51

Hiervoor maken de bewonersgroepen de volgende onderlinge afspraken: • [ruimte voor maatwerk, zoals bijvoorbeeld een afstemmingsoverleggen, bewonersbijeenkomsten, gezamenlijke communicatie, etc.]

3 Budget

Iedere bewonersgroep waarmee samenwerkings­ afspraken zijn vastgelegd kan gemaakte kosten

Voor bewonersgroepen is het mogelijk om flyers en ander promotiemateriaal gratis te printen via de gemeente. Daarnaast is het mogelijk buurtbudget aan te vragen bij Welzijn Barneveld. Het Buurtbudget draagt bij aan de sociale samenhang in de Barneveldse buurten en wijken en maakt het mogelijk om buurtactiviteiten te faciliteren. Zie: Buurtbudget 2024 - Welzijn Barneveld

4 Bijlagen 1) Proces Dorpsplan-Gebiedsagenda;

Proces om te komen tot een gebiedsagenda Stappen Stap 0:

Doorlooptijd (in weken)

De bewonersgroepen zorgen gezamenlijk voor het bevorderen van de samenhang tussen alle maatschappelijke activiteiten in het gebied. En daarom de in- en externe communicatie te optimaliseren. Naast de bewonersgroepen kunnen hierbij ook andere maatschappelijke (inwoner) initiatieven en maatschappelijke partijen bij worden betrokken.

declareren, passend bij de omvang van het gebied en de gekozen rollen en verantwoordelijkheden. Het organisatiebudget is bedoeld als pengeld, dus om tegemoet te komen aan kosten voor bijv. vergaderen, kopiëren nieuwsbrief en onderhoud site.

Input gemeentelijke organisatie

Stap 1: Opstellen Dorpsplan

1 week

Stap 2: Aanbieden Dorpsplan

Stap 3: 2 weken

12 weken

4 weken

Dorpsplan aanbieden aan college

Stap 4: Van Dorpsplan naar Gebiedsagenda

Stap 5: Bespreken concept gebiedsagenda

Stap 6: 5 weken

Doorlopend

2.3 Samenwerking tussen de bewonersgroepen in het dorp

Bijlage 5: Proces Dorpsplan en Gebiedsagenda

Besluitvorming college, na bespreking in het CT

Stap 7: Uitvoering Gebiedsagenda

Structuur gebiedsagenda

Betrokken

• Zorg voor de juiste reikweidte, verwachtingen en kaders • In overleg tussen de teamleiders, waar nodig de thuisteams en de gebiedsregisseur

• Thuisteams

• Door bewoners • Gebiedsregisseur: Coachen, faciliteren en adviseren. Controlerende rol inzake participatie

• Samenleving

• Door bewoners aan gebiedswethouder • Gebiedsregisseur: Faciliteert

• Samenleving • Gebiedsregisseurs

• Gebiedsregisseur: Opstellen college-voorstel incl. bijlagen •V  ia het collegevoorstel neemt het Concern Team (CT) ook kennis van het Dorpsplan en bijbehorende documenten. •H  et Dorpsplan wordt ook gedeeld met de teamleiders, inclusief een voorstel van de betrekken collega’s bij het afstemmings-overleg (stap 4a) • Het  Dorpsplan en proces wordt ter informatie aangeboden aan de raad.

• Gebiedsregisseurs • Teamleiders

• Stap 4a: Gebiedsoverleg met inhoudelijke collega’s • Stap 4b: Bespreken overzicht met acties / uitvoeringsplan met opstellers Dorpsplan (door gebiedsregisseur, gebiedswethouder en inhoudelijke collega’s) • Stap 4c: Actieoverzicht / uitvoeringsplan bespreken binnen thuisteams en aan portfoliotafel

• Gebiedsregisseurs • Thuisteams • Gebiedsoverleg

• Eerst door gebiedsregisseur met gebiedswethouder. • Vervolgens tussen gebiedswethouder, gebiedsregisseur en opstellers Dorpsplan. • Gebiedsregisseur: Adviserend, coachend en faciliteren.

• Samenleving • Gebiedsregisseurs

• Besluitvorming college over Gebiedsagenda, incl. bestuursopdracht, na bespreking in het CT. • Gebiedsregisseur: Opstellen collegevoorstel en bestuursopdracht, inclusief alle bijlagen lees, dorpsplan, actieoverzicht, procesbrief opstellers dorpsplan.

• Gebiedsregisseurs

• Gebiedsagenda in tijd en proces wegzetten binnen teams of projecten • Eén keer per jaar een intern gebiedsoverleg, gevolgd door een afstemmingsoverleg tussen gebiedswethouder, gebiedsregisseurs en opstellers Dorpsplan om voortgang te besprekenen bewaken.

• Samenleving • Gebiedsregisseurs • Thuisteams • Strategisch- en tactische portfolio overleggen

• Gebiedsregisseurs

• Gebiedsregisseurs

• Portfoliotafel

Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025 | 53

Begrippen Dorpsplan

Het Dorpsplan (of Wijkplan) is een plan dat door de bewoners (Plaatselijk Belang/bewonersorganisatie/ wijkplatform) is opgesteld, waarbij alle inwoners van het dorp/de wijk kennis hebben kunnen nemen van het plan en hun input hebben kunnen leveren. De gemeente heeft nadrukkelijk geen inhoudelijke rol in het opstellen van het Dorpsplan, maar geeft aan de voorkant wel eventuele kaders mee en zorgt voor een juist verwachtingsmanagement. Het Dorpsplan is geen wensenlijst vanuit het dorp/ de wijk aan de gemeente, maar een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de partijen in het gebied. De gebiedsregisseur heeft een coachende, faciliterende en adviserende rol. Daarnaast adviseert de gebiedsregisseur over de participatie met alle bewoners.

Gebiedsagenda

De Gebiedsagenda is een uitwerking van de concrete acties uit het Dorpsplan, uitgesplitst naar: • Haalbaarheid ˗ wat kan en past binnen reguliere projecten/ wensen/beleid gemeente (koppelkansen); ˗ wat is een goed plan en is wenselijk maar is nog niet belegd of georganiseerd; ˗ dit is onhaalbaar/niet wenselijk – no go; ˗ Onderzoek haalbaarheid en/of wenselijkheid nodig. ˗ Termijn: Korte termijn (2 jaar), middellange termijn en lange termijn. ˗ Verantwoordelijkheid: bewoners, gemeente, gezamenlijk, derden, etc. Daarnaast worden aan de Gebiedsagenda projecten van de gemeente (en eventueel derden) toegevoegd. Hierbij is de Gebiedsagenda een gedragen plan van de bewoners en gemeente. In de Gebiedsagenda wordt gefocust op acties voor de komende vier jaar, waarbij de verantwoordelijkheid bij verschillende (gezamenlijke) partijen in het gebied kan liggen. De gebiedsagenda is geen wensenlijst vanuit het dorp/ de wijk aan de gemeente, maar een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de partijen in het gebied.

Randvoorwaarden Stap 0 – Input vanuit de gemeentelijke organisatie ophalen

Jaarlijks maken de Gebiedsregisseurs een inschatting van de Dorpsplannen/Gebiedsagenda’s die komend jaar worden opgesteld/gaan spelen. 54

| Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025

Deze worden vervolgens met de Gebiedswethouder, teamleiders (en waar nodig in de teamoverleggen) en programmamanagers besproken. Het doel van deze bespreking is om: • De doelen en kaders vanuit de gemeente in het dorp/de wijk scherp te krijgen; • Het bestaande beleid en projecten (bijvoorbeeld vanuit de MIP) voor het dorp/de wijk inzichtelijke te krijgen; • Zorgen voor een juiste reikwijdte en verwachtingsmanagement. Zowel binnen de gemeente als richting het dorp/de wijk. Het Dorpsplan is geen wensenlijst vanuit het dorp/ de wijk aan de gemeente, maar een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de partijen in het gebied. Bij het verwachtingsmanagement wordt gebruik gemaakt van de handvaten die hiervoor worden aangeboden in de Handleiding Bewonersinitiatieven (Spoor 3). Ten minste de volgende randvoorwaarden worden meegegeven aan de opstellers van het dorpsplan: • Strategische doelen portfoliomanagement, waaraan de verschillende projecten en initiatieven worden getoetst; • De Omgevingsvisie en Omgevingsprogramma’s. Bij het plannen van de interne gebiedsoverleggen met de verschillende collega’s wordt rekening gehouden met de planning van de Dorpsplannen.

Opstellen en aanbieden dorpsplan Stap 1 – Opstellen Dorpsplan

Het Dorpsplan wordt opgesteld door bewoners (Plaatselijk Belang / bewonersorganisatie / wijkplatform). Ondersteuningsstructuur • Ieder dorp kan gebruik maken van expertise van buitenaf om hun plan te maken en te concretiseren. Hiervoor stelt de gemeente budget beschikbaar; • de gebiedsregisseur adviseert over de vorm/ inhoud van het proces; • Opstellers van het dorpsplan kunnen, via de gebiedsregisseur, vragen stellen aan en sparren met inhoudelijk betrokken collega’s. Rol Gebiedsregisseur - coachen, faciliteren, initiëren en adviseren bewoners om te komen tot een goed Dorpsplan. De gebiedsregisseur heeft ook een controlerende rol inzake participatie van alle dorpsbewoners. Dus niet alleen de makers van het plan.

Er vindt nadrukkelijk nog geen inhoudelijke toetsing van het plan plaats vanuit de gemeente.

Stap 2 – Aanbieden Dorpsplan

Dorpsplan is af en wordt door het dorp (bewoners) fysiek aangeboden aan de gebiedswethouder. Rol Gebiedsregisseur - faciliteert en coördineert

Stap 3 – Dorpsplan aanbieden aan college

Het Dorpsplan wordt ter kennisname aan het gehele college aangeboden met een collegevoorstel. Vanuit het college komt een ontvangstbevestiging richting de opstellers van het Dorpsplan, inclusief de planning en processtappen (brief). Bij het collegevoorstel zit een overzicht met alle concrete acties uit het Dorpsplan en hierbij een eerste inschatting van de gebiedsregisseur over de haalbaarheid, termijnen en verantwoordelijkheden. Hierbij wordt het Dorpsplan ook naast het Meerjaren InvesteringsPlan (MIP), uitvoeringsplan en teamplannen gelegd. Rol Gebiedsregisseur - schrijven collegevoorstel en brief Formats - Collegevoorstel - Brief ontvangstbevestiging, planning en processtappen ➡ Via het collegevoorstel neemt het Concern Team (CT) ook kennis van het Dorpsplan. ➡ Het Dorpsplan wordt ook gedeeld met de teamleiders, inclusief een voorstel van de betrekken collega’s bij het gebiedsoverleg (stap 4a) ➡ Het Dorpsplan en proces wordt ter informatie aangeboden aan de raad.

Van Dorpsplan naar Gebiedsagenda Stap 4 – Van Dorpsplan naar Gebiedsagenda

Inschatting tijd: 6 uur per discipline per Dorpsplan

Stap 4a – Van Dorpsplan naar Gebiedsagenda: Gebiedsoverleg met inhoudelijke collega’s en teamleiders

In een gebiedsoverleg wordt het Dorpsplan besproken tussen de gebiedsregisseur en inhoudelijke collega’s (inclusief eventuele programmamanagers) en teamleiders. Het overzicht met acties uit het Dorpsplan wordt tijdens dit overleg verder ingevuld voor wat betreft haalbaarheid (en gemeentelijke draagvlak), termijn en verantwoordelijkheid. Hierbij wordt gefocust op acties voor de komende vier jaar,

waarbij de verantwoordelijkheid bij verschillende (gezamenlijke) partijen in het gebied kan liggen. De gebiedsagenda is geen wensenlijst vanuit het dorp/ de wijk aan de gemeente, maar een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de partijen in het gebied. Daarnaast landen initiatieven, projecten, etc. vanuit de gemeente in de Gebiedsagenda. Hierbij wordt door de inhoudelijk betrokken collega’s ook een inschatting gemaakt van de capaciteit die nodig is voor de acties die nog geen onderdeel uitmaken van het huidige werk. Het afstemmingsoverleg wordt geleid door een onafhankelijke voorzitter die in staat is integraal te kijken, door te vragen en op basis hiervan een afweging te maken. Ter voorbereiding worden de stukken door de gebiedsregisseur vooraf gedeeld met de collega’s. Op basis hiervan bereiden ze het overleg goed voor. Een inschatting voor de tijdsinspanning is 3 uur per discipline per Dorpsplan (1 uur voorbereiden, 2 uur overleg). Resultaat – Het gebiedsoverleg resulteert in een overzicht van acties, beoordeeld op: • haalbaarheid (en gemeentelijke draagvlak); • termijn; • verantwoordelijkheid; • Meenemen in Gebiedsagenda? • Route: met een integrale blik naar het gebied kijken en de acties uit het overleg neerleggen op de juiste plaats of aan te haken bij het juiste proces; • Inschatting van de benodigde capaciteit en financiële middelen.

Rol gebiedsregisseur - Coördinerend, signalerend, initiërend en adviserend.

Stap 4b - Van Dorpsplan naar Gebiedsagenda: bespreken overzicht met acties uit stap 4a met opstellers Dorpsplan

In dit overleg worden de keuzes van de gemeente toegelicht, besproken en waar mogelijk en nodig aangepast. Ook wordt het vervolgproces besproken. Aanwezig zijn de opstellers van het Dorpsplan, gebiedswethouder, gebiedsregisseur en inhoudelijk betrokken collega’s (inschatting 1,5 uur per discipline per Dorpsplan). Werkwijze – Inhoudelijk afstemmen onderwerpen en haalbare prioritering. In kleine themagroepen op basis van vakinhoud in gesprek met bewoners. Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025 | 55

Resultaat – Haalbaar actieoverzicht / uitvoeringsplan dat gedragen wordt door opstellers Dorpsplan en de gemeente. Het Dorpsplan Actieoverzicht vormt een belangrijke input voor de gebiedsagenda. Rol gebiedsregisseur - Coördinerend, signalerend, initiërend en adviserend.

Stap 4c – Van Dorpsplan naar Gebiedsagenda: actieoverzicht bespreken in thuisteams en aan portfoliotafel

Het gedragen actieoverzicht / uitvoeringsplan wordt besproken aan de portfoliotafel en met de (teamleider van de) thuisteams. Besloten wordt welke initiatieven op welke termijn worden opgepakt. Resultaat – Besluit welke initiatieven op welke termijn worden opgepakt. Rol gebiedsregisseur - Coördinerend, signalerend, initiërend en adviserend.

Besluitvorming gebiedsagenda Stap 5 – Bespreken concept gebiedsagenda De concept gebiedsagenda wordt door de gebiedsregisseur met de gebiedswethouder inhoudelijk besproken.

Vervolgens een overleg tussen gebiedswethouder, gebiedsregisseur en opstellers Dorpsplan over concept gebiedsagenda. Doel van dit overleg is om tot een afgestemde Gebiedsagenda te komen. Resultaat – Definitieve gebiedsagenda Rol Gebiedsregisseur - Adviserend, coachend, initiërend en faciliteren

Stap 6 – Besluitvorming college over Gebiedsagenda, incl. bestuursopdracht, na bespreking in het CT

De Gebiedsagenda wordt na bespreking in het CT, ter vaststelling voorgelegd aan het college. Rol Gebiedsregisseur – Opstellen collegevoorstel en bestuursopdracht. De Gebiedsagenda wordt ter informatie aangeboden aan de raad.

56

| Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken • Maart 2025

Uitvoering Stap 7 – Uitvoering Gebiedsagenda

• Gebiedsagenda in tijd en proces wegzetten binnen teams of projecten/programma’s. Koppeling aan MIP, Omgevingsvisie, teamplannen en/of P&C cyclus via teamleiders (2-benen principe). • Jaarlijks een intern gebiedsoverleg per gebied uit de Omgevingsvisie, gevolgd door een afstemmingoverleg tussen gebiedswethouder, gebiedsregisseur en opstellers Dorpsplan om voortgang van gebiedsagenda te bespreken en te bewaken. • Gebiedsregisseur neemt deel aan de strategischen tactische portfolio-overleggen om enerzijds uitvoering Gebiedsagenda te monitoren en de voortgang onder de aandacht te brengen en anderzijds zicht te houden op (nieuwe) initiatieven vanuit de gemeente die en plek in de Gebiedsagenda moeten krijgen • De strategisch- en tactische portfoliooverleggen geven inzicht aan gebiedsregisseur voor komende projecten en programma’s die van toepassing zijn voor gebiedsagenda of aanhaken bij dorpsplannen. • Jaarlijks worden de Gebiedsagenda’s gebruikt bij het opstellen van teamplannen en de beleids- en beheerplannen, en vice versa. • Jaarlijks wordt aan het eind van elk kalenderjaar de voortgang en uitvoering van de gebiedsagenda geëvalueerd. Deze evaluatie vormt belangrijke input voor de eerstvolgende kadernota. Daarbij sluiten we aan op de Management- en P&C-cyclus. Rol Gebiedsregisseur – Monitoren, bijsturen, enthousiasmeren, coördineren, signaleren en adviseren.

Samenwerkingsaanpak met dorpen en wijken Maart 2025