B-4.4 Besluit B&W inzake antwoordbrief Rekenkamercie onderzoek aanbesteden d.d. 14-2-23.pdf

44

Annexen bij de vraagspecificatie Groot Onderhoud Wegen.

-44-

6.3 Toepassing van de instrumenten bij het UAV-gc contract voor groot onderhoud wegen Uit de documenten volgt dat de instrumenten in de startfase van de uitvoering door de gemeente zijn gehanteerd. Er zijn uitgebreide toetsings- en acceptatieverslagen in de documenten terug te vinden. Na een aantal maanden verschuift de aandacht vooral naar de klachten over de uitvoering en de vraag of bepaalde zaken al dan niet onderdeel zijn van de overeengekomen werkzaamheden. Daarna zijn de UAVgc sturingsinstrumenten als gevolg van de inhoudelijke discussies over de staat van onderhoud c.q. het uitgevoerde onderhoud door Bruil, losgelaten. Als gevolg van de klachten over de uitvoering en het verschil in verwachtingen over (de esthetische kant) van het uitgevoerde onderhoud, is in de uitvoering een meer ‘hands-on’ benadering gevolgd (zie hierna in 5.4).45 Uit de interviews volgt dat de gemeente niet bekend was met de mogelijkheden die de sturingsmogelijkheden uit de UAVgc de gemeente bieden en dat de externe adviseur bij de uitvoering niet meer direct betrokken was. De externe adviseur is van mening dat het feit dat de gemeentelijke wegbeheerder bij de voorbereiding van de overeenkomst niet betrokken was, gevolgen heeft gehad voor de uitvoering. Er bestond een verschil in verwachting tussen de wegbeheerder, Bruil en de externe adviseur over de inhoud en de bedoeling van de overeenkomst.

De wegbeheerder is hierdoor, zo volgt uit het interview, mogelijk uit zijn UAVgc-rol gevallen door zelf maatregelen voor te schrijven of aanpassingen te doen. Het interview met de wegbeheerder bevestigt dit beeld ten dele. In de uitvoering constateerde de wegbeheerder al snel dat het werk werd uitgevoerd op een manier die wat hem betreft niet wenselijk was terwijl dit mogelijk op grond van de overeenkomst wel was toegestaan. De grootste zorg zat op het punt van de algemene kwaliteit van de uitvoering. Hierdoor is er directer gestuurd op de maatregelen. Hierdoor hebben partijen kosten gemaakt (de gemeente omdat zij op sommige punten meer of andere maatregelen wenste, de aannemer omdat er ook zaken niet goed zijn uitgevoerd). Het interview met de aannemer bevestigt dit beeld. Sterker nog: de garantieovereenkomst is nog niet afgelopen waardoor de aannemer nog ieder jaar kosten maakt. Ondanks dat de UAVgc instrumenten niet meer gehanteerd zijn, heeft de gemeente wel gebruik gemaakt van de instrumenten die zij heeft om Bruil te bewegen om de overeenkomst na te komen (op de wijze zoals de gemeente dat voor ogen had). Zo is onder meer een bedrag van € 100.000,00 ingehouden46 en is het contract uiteindelijk (met wederzijds goedvinden) geëindigd.

6.4 Uitvoering Als gezegd volgt uit de onderzochte documenten dat de uitvoering niet heeft plaatsgevonden volgens de verwachtingen van de gemeente bij het contract. Na het herstel van de eerste vijf wegen in september 2013, wordt geconstateerd dat er sprake is van een veelheid aan klachten. Naar aanleiding van deze klachten vindt zowel met Bruil als intern bij de gemeente een discussie plaats over de wijze van uitvoeren, de kwaliteit van uitvoeren, de vraag wat er nu wel/niet in het contract zit en de verwachtingen die alle actoren van de overeenkomst hadden.47

45

OPNAMEVERSLAG 30-10-13; map foto’s opleverpunten 17-10-13; toetsing herstelmaatregelen 24-07-13. e-mail Bruil openstaande € 100 000 -. 47 RESULTAAT EN KLACHTEN GROOT ONDERHOUD CONTRACT 2013; OPLEVERPUNTEN GO CONTRACT 15-10-13; Herstelpunten Bruil incl. beoordeling OG 31-03-14. 46

-45-

De discussies hebben betrekking op de volgende onderwerpen: -

kwaliteit uitgevoerde maatregelen (algemeen); demarcatie (bijvoorbeeld: horen inritten wel of niet tot de onderhoudsverplichting van Bruil?) vlakheid vakken (bijvoorbeeld: hoe vlak moet een reparatievak liggen, wat is een ‘te hoog’ vak?); vlakheid slijtlaag (overgangen tussen slijtlaag en niet hersteld asfalt); kleine beschadigingen (randschades, kleine scheuren); bermverhardingen (moeten deze wel of niet integraal worden aangebracht?); verantwoordelijkheid R+1 (kwalteitsniveau van de werkzaamheden): geldt dit na de werkzaamheden voor het volledige wegvak of alleen voor de reparatievakken; - eindresultaat (beeld) (in hoeverre is het eindbeeld onderdeel van de verplichting van Bruil). Een deel van deze onderwerpen werd door Bruil in de correspondentie met de gemeente en het interview erkend, zij gaf aan dat de kwaliteit van uitgevoerde onderhoudsmaatregelen op een groot aantal punten niet voldeed en dat zij de uitvoering heeft onderschat. Daarnaast heeft zij tijdens de uitvoering (zelf) onvoldoende toezicht gehouden op de kwaliteit van de werkzaamheden. Kwaliteitscontrole heeft vaak pas na uitvoering plaatsgevonden. Om die reden heeft Bruil een herstelplan opgesteld. Over een groot deel van de maatregelen leken partijen het eens geworden. Echter, de grote vragen die open bleven staan hadden te maken met het resultaat van de uitvoering door Bruil.

Het ging vooral om de vraag of er een ‘lappendeken’ mocht ontstaan en of het de verantwoordelijkheid van Bruil was om het onderhoudsniveau van de gehele weg te garanderen of alleen van het herstelde wegvak. Uit de interviews is op te maken dat de gemeente de verwachting had dat het contract ervoor zorgde dat er geen lappendeken zou ontstaan en dat Bruil de verantwoordelijkheid had om een geheel wegvak op een hoger niveau te brengen. Bruil had een heel ander beeld bij de overeenkomst. Uit de interviews volgt dat Bruil de geest van de overeenkomst wel begreep, maar dat de inrichting van de gunningssystematiek en de gehanteerde eisen ertoe heeft geleid dat zij heeft gezocht naar een manier waarop zij tegen zo laag mogelijke kosten, zoveel mogelijk wegen zou kunnen doen. Dit was, onder meer, het plaatselijk (dus alleen op een stuk van het wegvak) aanbrengen van de herstelmaatregelen. De externe adviseur geeft in het interview aan dat dit ook zijn bedoeling met de overeenkomst is geweest. De esthetiek van de weg is geen onderdeel geweest van de (minimum)eisen. Er is voor gekozen om de wegen op 80% te brengen en, vanwege de daarmee gemoeide kosten, niet op 100%. Dat een weg volledig opnieuw asfalteren het mooiste resultaat geeft, is waar, maar dit is niet het uitgangspunt geweest.

De externe partij is van oordeel dat de uitgevoerde maatregelen misschien niet mooi waren, maar wel tot het in de overeenkomst geëiste resultaat hebben geleid. De gemeente geeft aan dat zij een andere verwachting had van de uitvoering van de overeenkomst. Zij had verwacht dat de aannemer de geest van de overeenkomst meer zou hebben begrepen en het onderhoud ook op die manier zou uitvoeren. Die verwachting is niet uitgekomen. Daarnaast was de algemene kwaliteit van het onderhoud ook niet goed genoeg. Het grote verschil in de verwachting van partijen heeft ertoe geleid dat het contract voortijdig is beëindigd. Uit de interviews blijkt dat zowel de gemeente als de aannemer daarbij (extra) kosten hebben moeten maken. Het -46-

beschikbare budget is hierdoor overschreden. Met andere woorden, het onderhoud is daardoor duurder geworden dan voorzien. Het is evenwel lastig om een vergelijking te maken tussen de traditionele uitvoering en de innovatieve uitvoeringswijze, nu hiervoor veel meer gegevens noodzakelijk zijn dan enkel de totalen die aan het onderhoud zijn. Een onderzoek daarnaar gaat de scope van dit onderzoek te buiten.

6.5 Belangrijkste bevindingen uit het onderzoek De gemeente was niet bekend met de UAVgc. De externe partij was hiermee wel bekend, maar is in de uitvoering niet meer (rechtstreeks) betrokken geweest. Daarnaast ontstond tijdens de uitvoering al snel discussie over de uitgevoerde maatregelen, zowel qua uitvoeringskwaliteit als qua esthetiek. Als gevolg van deze omstandigheden is de sturing door middel van de UAV-gc instrumenten ‘toetsing- en acceptatie’ verlaten. Tijdens de uitvoering is een discussie ontstaan over de uitvoeringskwaliteit en de verwachtingen met betrekking tot de kwaliteit van het te bereiken resultaat. De aannemer en de externe partij geven in de interviews aan dat er een focus op prijs was (zoveel mogelijk doen voor het gegeven budget) waarbij er niet mag worden verwacht dat er ook veel aandacht is voor esthetiek. De gemeente geeft aan dat zij had verwacht dat de aannemer ook de geest van de overeenkomst in acht zou nemen en meer verantwoordelijkheid zou tonen. Uit de vastlegging van de interne discussie in de documenten volgt dat de gemeente constateert dat veel maatregelen wel voldoen aan de letter van de overeenkomst, maar niet aan de verwachting die zij bij een redelijke uitvoering had. Tenslotte blijkt dat ook de kwaliteit van de uitvoering zelf – onafhankelijk van de overeenkomst – onvoldoende was. Dit wordt door de aannemer erkend.

Het gevolg daarvan was dat de gemeente en de aannemer het erover eens zijn geworden om de overeenkomst te beëindigen.

-47-

7. Nieuw beleid/ overige zaken 7.1 Inleiding In dit hoofdstuk komen enkele zaken aan de orde die strikt genomen geen onderdeel zijn van de hoofd- en deelvragen van dit onderzoek, maar daar wel grote verbondenheid mee hebben. Daarnaast is uit de interviews naar voren gekomen dat de betrokkenen verzochten om het nieuwe beleidsplan met betrekking tot het onderhoud van de wegen en de organisatie van de afdeling Beheer Openbare Ruimte mee te nemen in het onderzoek.

7.2 Nieuw beleidsplan, organisatorische wijzigingen Naar aanleiding van de ervaringen met de onderzochte innovatieve aanbesteding en het uitvoeren van het groot onderhoud wegen in 2013, is er in het nieuwe beleidsplan 2013-2017 voor gekozen om de regie voor de maatregelen weer meer bij de gemeente te leggen. Dit betekent dat het beleid zich er niet specifiek op richt om innovatieve contracten of aanbestedingen te gebruiken. In het beleidsplan Beheer en Onderhoud wegen 2017-2026 is dit niet veranderd. In dit beleidsplan is prestatie gestuurd onderhoud als beleidsdoel omschreven. Uit de interviews blijkt dat in deze beleidsplannen voor het eerst is afgestapt van het beleid om het onderhoud jaarlijks op basis van de zogenaamde RAW-systematiek uit te vragen aan de markt. In het verleden zette de gemeente deze opdrachten enkelvoudig onderhands (1-op-1) in de markt. Er was niet of nauwelijks beleid en de selectie van partijen vond plaats op basis van bekende partijen en ervaring daarmee. Inmiddels werkt de afdeling Beheer Openbare Ruimte met het stramien: “eerst beleid, dan de organisatie, dan het contract”. Uit de interviews blijkt dat hierin achteraf een deel van de oorzaak van het probleem lag: dat de gemeentelijke organisatie nog niet klaar was voor een omslag naar de UAVgc. Er is eerst een contractvorm bepaald, toen het budget en daarna pas het beleid.

Hierdoor was de gemeentelijke organisatie nog niet klaar voor een nieuwe manier van werken, die vanwege de contractvorm wel nodig was. Voorts volgt uit de interviews dat er sinds 2015 een inkoopteam is opgericht dat de inkoop ondersteunt. Dit inkoopteam moet in beginsel bij alle aanbestedingen vanaf € 100.000,00 worden betrokken. Daarmee is geborgd dat er voor die aanbestedingen een extra toetsing plaatsvindt.

7.3 Mogelijkheden voor innovatie De geïnterviewden denken verschillend over de vraag of innovatie binnen de GWW-sector mogelijk is en, indien dit mogelijk wordt geacht, ook over de vraag hoe dit dan kan worden vormgegeven. Uit de interviews volgt dat zowel de afdeling Inkoop als de afdeling Beheer Openbare Ruimte nog steeds openstaan voor innovaties in aanbestedingen. Als innoverend wordt vooral het gebruikmaken van de kennis van de markt beschouwd op het gebied van duurzaamheid, slimmer werken en te gebruiken materialen. De gemeentelijke actoren verwachten dat de marktpartijen hiervan meer weten en dat zij in staat zijn om hier de innovatie(s) aan te bieden. De innovatie wordt minder gezocht in de contractvorm of een verandering van -48-

verantwoordelijkheden. De afdeling Beheer Openbare Ruimte vindt het op dit moment belangrijk om invloed uit te oefenen op de maatregelen die door de aannemers worden uitgevoerd. De wethouder geeft aan dat hij goede ervaringen heeft met innovatieve contractvormen in de bouw. Zo noemt hij de introductie van het bouwteam als contractvorm en de inzet van een omgevingsmanager bij een project in het centrum van Barneveld als voorbeelden. De aannemer en de externe deskundige zijn kritischer. Uit de interviews met hen volgt dat ze primair denken dat innovatie in het wegonderhoud erg lastig is. De markt voor het wegonderhoud opereert vrij traditioneel en ook de producten zijn nog (tamelijk) traditioneel. Daarnaast geeft de aannemer aan dat bij een contract van tien jaar, de horizon voor de aannemer(s) dus ook tien jaar is. De aannemer zal op basis van de scope van de opdracht de kosten/baten berekenen. Dit loopt niet altijd gelijk op met het belang van de gemeente, omdat de termijn die de gemeente hanteert vaak langer is, vooral bij infrastructurele werken. Hoe langer de looptijd van contracten waarin ook een onderhoudscomponent is opgenomen, hoe dichter de belangen van aannemer en gemeente bij elkaar liggen. In een langere contractlooptijd ziet de aannemer wel potentiële voordelen.

Zowel de aannemer als de externe deskundige zien ruimte voor meer samenwerking tussen de gemeente en de marktpartij(en) – eigenlijk net als het prestatiegericht onderhoud dat ook de gemeente beoogt en het door de wethouder genoemde bouwteam. De externe adviseur wijst voor een andersoortige innovatie nog op de mogelijkheid van burgerparticipatie. De gemeente zou het beschikbare budget met de burgers kunnen delen en gezamenlijk wellicht goedkopere oplossingen kunnen bedenken die mogelijk qua wegbeeld minder fraai zijn. Met het budget dat op die wijze wordt bespaard kan de gemeente andere doelen nastreven. Een voorbeeld dat de externe adviseur noemt is bijvoorbeeld door één richtingsverkeer instellen waardoor bermen minder kapotgereden worden en dan meer bomen te plaatsen en snelheidsremmers aan te leggen. Tot slot wordt er gewezen op de Life Cycle Cost en/of Total Cost of Ownership benadering als innovatie. Daarbij wordt niet langer alleen gekeken naar maatregelen of initiële kosten, maar ook naar de kosten van het product/dienst/werk over de gehele levensduur.

-49-

8. Bestuurlijke reactie van het College en nawoord rekenkamercommissie 8.1 Bestuurlijke reactie Naar aanleiding van de rapportage met conclusies en aanbevelingen is een reactie ontvangen van het College van burgemeester en wethouders. Deze luidt: Geachte Commissie, Met belangstelling hebben wij kennis genomen van het onderzoek “Innovatief aanbesteden in de gemeente Barneveld”. Het Rekenkameronderzoek naar de aanbesteding van groot onderhoud wegen in Barneveld. In uw onderzoek hebt u onderzocht wat de gemeente kan leren van de innovatieve aanbesteding van het groot onderhoud van de wegen in de periode van 2013 en 2014. In deze reactie willen we eerst stil staan bij het door u uitgevoerde onderzoek en de geformuleerde conclusies. Vervolgens zullen wij ingaan op de aanbevelingen. Onderzoek en conclusies U heeft op een constructieve en gedegen wijze onderzoek gedaan naar wat d gemeente kan leren van de innovatieve aanbesteding van het groot onderhoud van de wegen in de periode van 2013 en 2014. U heeft daarbij interviews gehouden en een uitgebreide documentenstudie uitgevoerd en onder meer het volledige aanbestedingsdossier en het inkoopbeleid bestudeerd. In uw algemene conclusies komt u tot de volgende constateringen:  Uit het onderzoek lijkt dat de aanbesteding van het groot onderhoud wegen beschouwd kan worden als een innovatieve aanbesteding.

De innovatie was gelegen in de gehanteerde contractvorm: UAV-gc, dat wil zeggen een geïntegreerde contractvorm waarbij het ontwerp, de uitvoering en het beheer bij de marktpartij wordt gelegd.  Uit het onderzoek blijkt dat de aanbesteding in een te kort tijdbestek is voorbereid, waardoor de organisatie niet kon meegaan in de verandering die voor deze innovatie wat betreft marktbenadering , houding en gedrag, nodig was.  Uit het onderzoek is gebleken dat de gemeente veel geleerd heeft van de onderzochte innovatieve aanbesteding. Dat wij daarbij ook kritisch zelfinzicht niet schuwen. Dit heeft ertoe geleid dat er sinds 2013 ook al de nodige veranderingen zijn doorgevoerd in het beleid en de inrichting van de organisatie. Inmiddels werkt de afdeling Beheer Openbare Ruimte met het stramien: “eerst beleid, dan de organisatie, dan het contract”. En op basis van dit principe is ook de organisatie van het groot onderhoud wegen ingericht.  Daarnaast volgt uit de interviews dat het innovatief aanbesteden door de gemeente nog steeds wordt toegepast. Wel wordt er kritischer nagedacht over de vraag wanneer innovatief aanbesteden geschikt en gewenst is. Deze conclusies bevestigen het beeld dat wij als college hebben ten aanzien van dit dossier. Midden in de financiële crisis hebben we nagestreefd om samen met marktpartijen op een innovatieve manier onze wegen te onderhouden.

Tijdens deze transitie waren onze verwachtingen ten aanzien van de eigen organisatie en ten aanzien van de marktpartijen te hoog gespannen. Daar komt bij dat ten tijde van de onderzochte aanbesteding de gemeente Barneveld met betrekking tot de inkoopfunctie juist in een transitietraject zat op weg naar een breder samengestelde en verder geprofessionaliseerde inkooporganisatie. Dit heeft in 2014 geleid tot de inkoopsamenwerking van de gemeente Barneveld en -50-

Ede. Binnen deze samenwerking is een breed samengesteld team gevormd met de benodigde kennis en specialisaties, waarbinnen zaken als innovatief aanbesteden op een goede wijze zijn geborgd. Aanbevelingen In uw aanbevelingen gaat u in op een aantal aspecten zoals organisatie, dossiervorming , kennis en verwachtingsmanagement. Wij stemmen met deze aanbeveling in en zullen deze verder verwerken in onze beleidsuitgangspunten en bedrijfsvoering. Met deze brief willen wij duidelijke maken op welk wijze het college de aanbevelingen wil oppakken. Daarnaast willen wij u bedanken voor het gedegen onderzoek, de geformuleerde conclusies en de constructieve aanbevelingen. Gelet op het belang van efficiënt en effectief inkopen en aanbesteden verdient dit onderwerp continue aandacht van zowel bestuur als ambtelijke organisatie. Uw rapportage zien wij als een extra impuls. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders gemeente Barneveld

8.2 Nawoord rekenkamercommissie Wij zijn verheugd met de positieve reactie van het college van de gemeente Barneveld op de conclusies en aanbevelingen van het rekenkameronderzoek naar innovatief aanbesteden groot wegenonderhoud. Eveneens zijn wij verheugd dat het college de aanbevelingen gaat oppakken. Wij zullen met interesse volgen hoe de aanbevelingen verder vorm gegeven worden. Over ongeveer drie jaar zullen wij in een doorwerkingsonderzoek nagaan hoe de aanbevelingen zijn opgepakt en geïmplementeerd. De gemeenteraad zullen we daar over infomeren. Tot slot willen wij allen die een bijdrage hebben geleverd aan dit onderzoek hartelijk danken.

-51-

Bijlage 1 - Bronnen Externe bronnen   

Stichting Aanbestedingsinstituut – langs de meetlat, Resultaten aanbestedingsanalyse 2012. https://www.pianoo.nl/nl/energievoorziening-bedrijvenpark-a1-deventer. EIB Trends en ontwikkelingen in de wegenbouw tot 2017.

Interne bronnen – .zip-file                       

Actualisering beleid 2013-2017 uitgebreide versie. Annexen bij de vraagspecificatie Groot Onderhoud Wegen. BASISO. Basisovereenkomst BO 12BOR11 Barneveld versie mei 2013. Beoordeling Ballast dialoog 2, beoordeling Bruil dialoog 2, beoordeling Dura Vermeer dialoog 2, beoordeling Roelofs dialoog 2. Beoordeling Bruil; beoordeling Roelofs; beoordeling Dura Vermeer; beoordeling Ballas Nedam; beoordeling overzicht DEFINITIEF(puntentelling) Collegevoorstel innovatief aanbesteden groot onderhoud wegen 2012. E-mail Bruil openstaande € 100 000 -. Gemeentelijk aanbestedingsbeleid 2010. Initiërend document 754977. Memo start opzet werkzaamheden. Nota van inlichtingen nr.2 (nav dialoogronde 1). 1e nota van inlichtingen behorende bij Overeenkomst 12. Nota van inlichtingen nr 2 (nav) dialoogronde 1. Nota van inlichtingen nr 3. OPNAMEVERSLAG 30-10-13; map foto’s opleverpunten 17-10-13; toetsing herstelmaatregelen 24-07-13. Raadsbesluit mei 2013 (raadsbesluit.pdf). RESULTAAT EN KLACHTEN GROOT ONDERHOUD CONTRACT 2013; OPLEVERPUNTEN GO CONTRACT 15-1013; Herstelpunten Bruil incl. beoordeling OG 31-03-14. Startnotitie innovatief aanbesteden d.d. 11 september 2012. Uitnodiging marktconsultatie. Vastgestelde taken en verantwoordelijkheden kernteam. Verslag markconsultatie 10-10-2012. Vragen dialoogronde 1.

-52-

Bijlage 2 - Begrippen en afkortingen Aanbesteden

Aanbestedende dienst

Aanbesteden is het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor werken, leveringen en diensten. De Gemeente is een aanbestedende dienst in de zin van de Aanbestedingswet 2012. Daarom is zij verplicht alle overheidsopdrachten die zij te vergeven heeft en waarvan de waarde de “Europese aanbestedingsdrempel48” overstijgt, door middel van een (Europese) aanbestedingsprocedure op de markt te zetten.

Aanbestedingsdocumenten

De Aanbestedingsleidraad, de Nota(’s) van Inlichtingen, de Contractdocumenten en alle overige documenten die de aanbestedende dienst in het kader van de aanbestedingsprocedure aan de Inschrijvers heeft verstrekt.

Aw 2012

Aanbestedingswet 2012

ARW 2016

Aanbestedingsreglement Werken 2016.

Bestek

Een beschrijving van de opdracht, de eventuele daarbij behorende tekeningen en de voor de opdracht geldende voorwaarden. Een natuurlijke- en/of rechtspersoon die deel uitmaakt van een Combinatie (samenwerkingsverband).

Contractdocumenten

De (concept) overeenkomst met de daarbij behorende bijlagen ter uitvoering van het werk/dienst/levering, of het bestek met de daarbij behorende bijlagen ter uitvoering van het werk.

D&C

Design and Construct. Ontwerp- en uitvoering worden aan één partij door middel van één contract opgedragen.

DBFM

Design, Build, Operate and Maintain. Ontwerp, uitvoering, financiering en onderhoud worden aan één partij door middel van één contract opgedragen.

E&C

Engineering and Construct. Technisch ontwerp en uitvoering worden aan één partij door middel van één contract opgedragen.

Geschiktheidseisen

Eisen met betrekking tot de technische bekwaamheid, de beroepsbekwaamheid en/of financiële draagkracht waaraan een inschrijver dient te voldoen om in aanmerking te komen voor gunning.

Gunningscriteria

De criteria waarop de Inschrijving wordt beoordeeld ende economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt bepaald.

48

Leveringen en diensten € 221.000,00 en werken € 5.548.000,00.

-53-

Gunningsbeslissing

De keuze van de Aanbesteder voor de inschrijver met wie hij voornemens is de overeenkomst waarop de procedure betrekking heeft te sluiten, waaronder mede wordt verstaan de keuze om geen overeenkomst te sluiten.

GWW

Grond-, weg- en waterbouw

Inschrijver

Een onderneming of samenwerkingsverband van ondernemingen die een Inschrijving heeft gedaan.

Inschrijving

De aanbieding die door een inschrijver in het kader van een aanbesteding wordt gedaan

Minimumeisen

Knock-out eisen waaraan de inschrijver en diens Inschrijving op het moment van inschrijven moeten voldoen. Als daaraan niet volgt in beginsel uitsluiting van verdere deelname aan de Aanbesteding.

Nota van Inlichtingen

In de Nota van Inlichtingen beantwoordt een aanbesteder de voor de uiterste datum ingediende vragen en klachten van de Ondernemers. Dit is een aanvulling op de eerder gepubliceerde stukken en vormt een onverbrekelijk onderdeel van de aanbestedingsstukken.

Opdrachtnemer

De ondernemer aan wie de realisatie is gegund en opgedragen.

Plan van Aanpak

Document waarin de inschrijver aangeeft hoe hij (extra) kwaliteit kan realiseren en aan de hand waarvan Aanbesteder het kwaliteitsaspect van de Inschrijving beoordeelt.

RAW

Rationalisatie en Automatisering Grond-, Water- en Wegenbouw). Systematiek die wordt gebruikt om (traditioneel) werkzaamheden op een gestandadiseerde manier uit te vragen en op te dragen.

Uitsluitingsgrond(en)

Omstandigheden die de inschrijver zelf betreffen en waarin hij niet mag verkeren.

UAV(2012)

Uniforme Administratieve Voorwaarden. Paritair opgestelde set juridische voorwaarden voor de uitvoering van een werk waarvan de opdrachtgever het ontwerp heeft verzorgd en tijdens het werk directie voert.

UAVgc(2005)

Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contracten. Paritair opgestelde set juridische voorwaarden voor de uitvoering van een werk waarvan de opdrachtnemer het ontwerp en de uitvoering verzorgd (D&C) en de opdrachtgever meer op afstand staat.

-54-

p/a Gemeente Barneveld Postbus 63 3770 AB Barneveld www.rkvalleienveluwerand.nl Inlichtingen Ingrid M.T. Spoor T 06 20 47 57 14 E i.spoor@barneveld.nl

Aan het college van B&W van de gemeente Barneveld Postbus 63 3770 AB BARNEVELD

Geacht college,

Datum 3 november 2022 Onderwerp Doorwerkingsonderzoek innovatief aanbesteden gemeente Barneveld Bijlagen 1

In 2019 heeft de rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand een onderzoek uitgevoerd naar de aanbesteding van groot onderhoud wegen in uw gemeente. In mei 2019 hebben wij hierover een rapport aangeboden aan de gemeenteraad, met vijf aanbevelingen (zie bijlage 1). Op 10 juli 2019 heeft uw gemeenteraad besloten om de aan het college gerichte aanbevelingen over te nemen en het college op te dragen de aanbevelingen te verwerken in het aanbestedingsbeleid en de uitvoering ervan. De rekenkamercommissie kijkt zo’n drie jaar na afronding van een onderzoek terug in hoeverre de aanbevelingen die door de raad zijn overgenomen in de praktijk zijn gebracht, het zogeheten doorwerkingsonderzoek. Omdat we binnenkort willen starten met het doorwerkingsonderzoek vragen we het volgende van u: - een schriftelijke reactie waarin u per aanbeveling aangeeft hoe deze opgepakt en doorgevoerd is; - relevante ontwikkelingen die bij het implementeren van de aanbevelingen een rol hebben gespeeld; - relevante nieuwe of gewijzigde beleidsdocumenten sinds medio 2019. Na ontvangst van uw reactie, gaan wij de informatie bestuderen en zullen we nog enkele interviews houden. De bevindingen en resultaten van het doorwerkingsonderzoek zullen we in een brief, naar verwachting begin 2023, rapporteren aan de gemeenteraad. We ontvangen uw reactie graag uiterlijk 28 november 2022 digitaal via de e-mail.

Indien deze datum niet haalbaar is, dan horen wij dat graag z.s.m. in verband met onze planning. Met vriendelijke groet,

De heer drs. J. van Zomeren Voorzitter rekenkamercommissie

Bijlage 1 Aanbevelingen rekenkameronderzoek innovatief aanbesteden gemeente Barneveld 1.

2.

3.

4.

5.

Hanteer het uitgangspunt: beleid, organisatie, contract. Dit houdt in dat een gewenste innovatie (beleid) kennis en kunde nodig heeft (organisatie) om vervolgens te kunnen leiden tot een goed contract, dat op de juiste wijze in de markt kan worden gezet en dat tijdens de uitvoering wordt beheerst. Zorg voor een volledig aanbestedingsdossier waaruit gemaakte keuzen en afwegingen te herleiden zijn. Het dossier moet in ieder geval bestaan uit: 1) inkoopplan, 2) onderbouwing keuze gunningscriteria en gekozen procedure, 3) gunningsadvies met paragraaf over verificatie. Zorg ervoor dat binnen de gemeentelijke organisatie voorafgaand aan de aanbesteding voldoende kennis beschikbaar is over de aanbestedingsprocedure. Waar nodig kan externe expertise worden ingehuurd om (tijdelijke) kennis- of ervaringsachterstanden op te lossen. Maak dan vooraf duidelijke afspraken over inzet en kennisoverdracht. Zorg voor kennis van de markt waarin de aanbesteding wordt geplaatst door het houden van marktsessies en -consultaties waarin ontwikkelingen en ideeën uit de markt worden opgehaald. Hierbij kan de handreiking Marktconsultatie van Pianoo worden gebruikt. Bepaal vooraf een duidelijk doel (behoefte en resultaat) met een duidelijke reikwijdte en communiceer dit zowel intern als extern.

Informatiebijeenkomsten of het opstellen van een zogenaamde ‘vraagspecificatie algemeen’ waarin dit wordt toegelicht, kunnen hierbij helpen. Specificeer daarnaast zoveel mogelijk functionele eindbeelden. Dit voorkomt dat de inschrijvers zich focussen op technische eisen en dat er discussie ontstaat over zeer specifieke technische eisen, terwijl het eindbeeld daarbij niet is wat de gemeente had gewenst.

Rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand

pag.2

Raadhuisplein 2 Postbus 63 3770 AB Barneveld Telefoon 14 0342 E-mail info@barneveld.nl Internet www.barneveld.nl Whatsapp +3161445927

Datum: 22 februari 2023 Ons kenmerk: RKInnAan Uw brief van: 03 november 2022

Rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand

Geachte leden van de Rekenkamercommissie, In het kader van uw doorwerkingsonderzoek innovatief aanbesteden in Barneveld heeft u ons gevraagd om de volgende informatie:

Team: Team Bestuursondersteuning

1. een schriftelijke reactie waarin wij per aanbeveling aangeven hoe deze is opgepakt en doorgevoerd 2. relevante ontwikkelingen die bij het implementeren van de aanbevelingen een rol hebben gespeeld 3. relevante nieuwe of gewijzigde beleidsdocumenten sinds medio 2019

Behandeld door: K. Schipstra

Met deze brief voorzien wij u van de gevraagde informatie, zoals aangekondigd enige tijd later dan de door u gewenste aanlevering eind november.

Doorkiesnummer 0342495936

U heeft vijf aanbevelingen gedaan die hieronder puntsgewijs behandeld worden.

Onderwerp: Rekenkamer Doorwerkingsonderzoek Innovatief Aanbesteden

1. Hanteer het uitgangspunt: beleid, organisatie, contract. Dit houdt in dat een gewenste innovatie (beleid) kennis en kunde nodig heeft (organisatie) om vervolgens te kunnen leiden tot een goed contract, dat op de juiste wijze in de markt kan worden gezet en dat tijdens de uitvoering wordt beheerst. Eind 2013 is met de gemeente Ede een gezamenlijk inkoopteam aangesteld en kort daarna is het inkoopbeleid vastgesteld. Dit gebeurde in ongeveer dezelfde periode als waarin de onderzochte aanbesteding plaats vond. Eén van de meest recente ontwikkelingen binnen de gemeente, passend bij dit advies, is het organiseren van goed contractmanagement. Niet alleen dient het inkoopproces en het contractbeheer goed te verlopen maar vervolgens ook de uitvoering van de overeenkomst. Hierbij komt het belang van de rol van contractmanagers naar voren. Een plan van aanpak over hoe en wanneer contractmanagement kan worden ingericht is in ontwikkeling. 2. Zorg voor een volledig aanbestedingsdossier waaruit gemaakte keuzen en afwegingen te herleiden zijn. Het dossier moet in ieder geval bestaan uit: 1) inkoopplan, 2) onderbouwing keuze gunningscriteria en gekozen procedure, 3) gunningsadvies met paragraaf over verificatie. Inkoop hanteert een vaste mappenstructuur bij elke aanbesteding waarbij zij betrokken is.

In deze mappen worden alle relevante aanbestedingsstukken opgeslagen zoals een marktonderzoek, het plan van aanpak, het aanbestedingsdocument, de nota’s van inlichtingen, het gunningsadvies en de overeenkomst. Met de implementatie van het inkoopproces in het zaaksysteem (naar verwachting in de loop van 2023) betekent dat ook van aanbestedingen waar Inkoop niet direct bij betrokken is, deze relevante stukken centraal zullen worden bewaard.

3. Zorg ervoor dat binnen de gemeentelijke organisatie voorafgaand aan de aanbesteding voldoende kennis beschikbaar is over de aanbestedingsprocedure. Waar nodig kan externe expertise worden ingehuurd om (tijdelijke) kennis- of ervaringsachterstanden op te lossen. Maak dan vooraf duidelijke afspraken over inzet en kennisoverdracht. Met de professionaleringsslag van Inkoop in 2013 zijn inkoopadviseurs aangetrokken die verstand hebben van de mogelijke aanbestedingsprocedures en betreffende het inkoopvak regelmatig deelnemen aan webinars en meetings en aanvullende opleidingen en cursussen volgen. Externe expertise is daarom op het inkoopproces nagenoeg overbodig geworden.

Pagina 2 van 3

4. Zorg voor kennis van de markt waarin de aanbesteding wordt geplaatst door het houden van marktsessies en -consultaties waarin ontwikkelingen en ideeën uit de markt worden opgehaald. Hierbij kan de handreiking Marktconsultatie van Pianoo worden gebruikt. Met het aanbestedingsteam wordt vooraf bepaald of marktconsultatie van toegevoegde waarde is. Indien dit het geval is, wordt de marktconsulatie uitgevoerd. Bij de meeste aanbestedingen is geen sprake van een marktconsultatie omdat de inhoudelijk deskundigen in het aanbestedingsteam de markt doorgaans goed kennen. 5. Bepaal vooraf een duidelijk doel (behoefte en resultaat) met een duidelijke reikwijdte en communiceer dit zowel intern als extern. Informatiebijeenkomsten of het opstellen van een zogenaamde ‘vraagspecificatie algemeen’ waarin dit wordt toegelicht, kunnen hierbij helpen. Specificeer daarnaast zoveel mogelijk functionele eindbeelden. Dit voorkomt dat de inschrijvers zich focussen op technische eisen en dat er discussie ontstaat over zeer specifieke technische eisen, terwijl het eindbeeld daarbij niet is wat de gemeente had gewenst. De opvolging van dit advies komt tot uitdrukking in het voorbereidende werk van de inkoopadviseur en de andere leden van het aanbestedingsteam. Aan de hand van punten in een plan van aanpak en tot nadenken aansporende vragen vervult de inkoopadviseur hierin een belangrijke rol.

Het resultaat is een voor alle marktpartijen duidelijk geformuleerde uitvraag. Een duidelijke uitvraag levert doorgaans een duidelijke aanbieding en een duidelijke overeenkomst. Er zijn geen relevante ontwikkelingen te melden die bij het implementeren van de aanbevelingen een rol hebben gespeeld en ook zijn wat dat betreft geen relevante nieuwe of gewijzigde beleidsdocumenten sinds medio 2019 vastgesteld. Wij gaan er van uit dat wij hiermee uw vragen naar tevredenheid hebben beantwoord.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,

W. Wieringa secretaris

J.J. Luteijn burgemeester