B-3.21 Besluit B&W Jaarrapportage 2023 evaluatie exploitatieovereenkomst met Optisport d.d. 27-8-24
Tekst van het document
Organisatieonderdeel: Leefomgeving Behandelaar: S. de Groot - Hobé Telefoonnummer: Ter kennisname naar de raad Nummer beleidsproduct:
Onderwerp:
Voorstelnr. 3647 Barneveld, Portefeuillehouder: M.H.J. Pluimers-Foeken Op overzicht Bestaand beleid (website)
Jaarrapportage 2023 evaluatie exploitatieovereenkomst met Optisport Barneveld B.V.
Gevraagde beslissing: 1. Kennisnemen van de jaarrapportage 2023 over de evaluatie van de exploitatieovereenkomst met Optisport Barneveld B.V. 2. Bijlage 3, 4 en 8 van dit collegevoorstel op basis van artikel 5.1 lid 2 sub f en i van de Wet open overheid aan te merken als niet-openbaar. 3. Dit besluit en de bijlagen ter kennisname te versturen aan de raad via rubriek B, ingekomen stukken.
1. Inleiding Per 1 januari 2015 is het beheer en de exploitatie van de binnensportaccommodaties, de zwembaden en de Veluwehal overgedragen aan Optisport. In de exploitatieovereenkomst met Optisport zijn afspraken vastgelegd over de evaluatie en monitoring op het naleven van de gemaakte afspraken. In de bijgevoegde jaarrapportage vindt u de uitkomst van de evaluatie en monitoring over het jaar 2023. Deze is opgesteld door de accountmanagers van de gemeente Barneveld. Bijlagen 2 t/m 6 bij deze rapportage zijn aangeleverd door Optisport. Ook Optisport maakt jaarlijks een sociaal en financieel jaarverslag. Het sociaal jaarverslag is als bijlage 2 toegevoegd aan de jaarrapportage. Het financieel jaarverslag volgt in oktober, omdat dit pas later beschikbaar is. Zowel de rapportage van de accountmanagers als de verslagen van Optisport worden jaarlijks ter kennisname aan de raad verstrekt.
2. Beoogd effect a) Meetbaar effect Voldoen aan de behoefte van de raad en het college om geïnformeerd te blijven over de ontwikkelingen in de exploitatieovereenkomst met Optisport Barneveld B.V.
b) Maatschappelijk effect Duidelijkheid over de beleving van de inwoners als gebruiker van de accommodaties, over de exploitatie door Optisport en het beheer en onderhoud van de accommodaties.
3. Argumenten 1.1 Op hoofdlijnen op de hoogte blijven van de zaken die in 2023 in de exploitatieovereenkomst met Optisport Barneveld B.V. hebben gespeeld. Door kennis te nemen van de rapportage en hiermee in te stemmen blijft u op hoofdlijnen op de hoogte van de zaken die in het jaar 2023 hebben gespeeld rondom de exploitatieovereenkomst met Optisport Barneveld B.V. De gemeente is tevreden over het feit dat uit het klanttevredenheidsonderzoek, dat onder de gebruikers van de accommodaties van Optisport is afgenomen, blijkt dat Optisport een voldoende scoort. Wij spreken de hoop uit dat dit zo blijft of verder stijgt. Ondanks inspanningen blijft de schoonmaak op enkele locaties een punt van aandacht. Optisport voldoet uiteindelijk wel aan de verplichtingen.
-2Tegelijkertijd constateren we ook dat Optisport zich bedrijfsmatig soms niet of moeizaam aan de afspraken houdt. Zoals bijvoorbeeld het tijdig aanleveren van de jaarrekening, discussies over de energieafrekeningen en verplichte EML maatregelen. Op het gebied van duurzaamheid zijn er inmiddels zaken verbeterd. Optisport heeft nieuwe collega’s aangetrokken die actief met dit onderwerp bezig zijn. De gemeente ziet nog wel graag een verdere verbeterslag omdat er een inhaalslag gemaakt moet worden. Daarover blijven we steeds actief met Optisport in gesprek. Over het algemeen is de samenwerking constructief. We zien de ingezette lijn graag voortgaan. 2.1 Onevenredige bevoordeling of benadeling van de partijen voorkomen door bedrijfsgevoelige informatie openbaar te maken In artikel 5.1 lid 2 sub f en i van de Wet open overheid worden uitzonderingen genoemd waardoor in bepaalde gevallen het uitgangspunt van openbaarheid van documenten niet opweegt tegen de in dat artikel genoemde gevallen. In de bijlagen 3, 4 en 8 staat concurrentiegevoelige informatie die bij openbaarmaking het belang van Optisport kan schaden. In overleg met de juridisch adviseur wordt voor dit document voorgesteld om deze als niet openbaar te benoemen om onevenredige bevoordeling of benadeling van partijen te voorkomen.
3.1 Voldoen aan de behoefte van de raad om geïnformeerd te blijven In de raadsvergadering van 8 juli 2014 besloot de gemeenteraad tot de voorgenomen gunning van de concessie ‘beheer en exploitatie maatschappelijke accommodaties’ aan Optisport. Daarin is de volgende motie aangenomen: “Als college de evaluatie ook aan de raad te verschaffen, zodat de raad op die manier haar controlerende taak goed kan uitvoeren”. Daarnaast heeft de raad via een amendement de wens geuit dat zij graag op de hoogte wil blijven van toekomstige wijzigingen in het contract. Met toezending van dit collegebesluit en de (niet openbare) bijlagen voldoet u aan deze wensen van de raad, zodat zij haar controlerende taak goed kan uitvoeren.
4. Kanttekeningen N.v.t.
5. Financiën Optisport exploiteert de accommodaties voor eigen rekening en risico. Dit betekent dat alle tekorten die ontstaan als gevolg van afwijkingen tussen werkelijke en begrote kosten en werkelijke en begrote inkomsten volledig voor rekening en risico komen van Optisport. Het financieel jaarverslag 2023 volgt in oktober.
6. Participatie en communicatie a) Participatie Optisport is namens de gemeente Barneveld exploitant van de zwembaden en sporthallen. In het kader van het participatiebeleid hebben we Optisport gevraagd om (jaarlijks) te onderzoeken hoe de gebruikers deze exploitatie beoordelen. Deze informatie gebruiken we om, waar nodig en mogelijk, bij te sturen. De resultaten hiervan zijn te vinden in hoofdstuk 3 van het jaarverslag.
b) Communicatie We versturen een persbericht met daarin de belangrijkste conclusies uit deze stukken.
7. Uitvoering Planning: Na instemming met de jaarrapportage wordt dit collegebesluit met bijlagen ter kennisname verstuurd aan de raad, via Rubriek B, Ingekomen stukken.
-3-
Evaluatie/controle: Het uitgangspunt is om de rapportage jaarlijks in de maand juli aan te bieden, inclusief het sociaal jaarverslag en het klanttevredenheidsonderzoek van Optisport. Het financieel jaarverslag wordt na aanlevering door Optisport separaat ter kennisname aan de raad verstrekt.
8. Bijlagen Jaarrapportage 2023 en de daarbij behorende bijlagen.
Rapportage 2023
Beheer en exploitatie maatschappelijke accommodaties
Gemeente Barneveld
INHOUDSOPGAVE
Beheer en exploitatie maatschappelijke accommodaties
1
Gemeente Barneveld
1
1 1.1 1.2 1.3
Inleiding Contract gegevens op hoofdlijnen Evaluatieproces Accommodatieoverzicht
3 3 3 3
2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
Contractmutaties Contractmutaties - energieverbruik Contractmutaties - personeel Contractmutaties - tarieven en tijden Contractmutaties - gymnastiekonderwijs Contractmutaties - duurzaamheidsmaatregelen Contractmutaties - financieel
5 5 5 5 6 6 6
3 Verantwoording en exploitatie ontwikkelingen 3.1 Verantwoording 3.2 Exploitatie ontwikkelingen
7 7 8
4 4.1 4.2 4.3 4.4
Kwaliteit, onderhoud en inventaris Kwaliteitseisen Schoonmaak Onderhoud Inventaris
9 9 10 10 11
5 Financiën 5.1 Financieel resultaat 5.2 Exploitatiebijdrage en huurvergoeding
12 12 12
6
13
Bijlagen
2/13
1
Inleiding
Voor het beheer en de exploitatie van de maatschappelijke accommodaties heeft de gemeente Barneveld per 1 januari 2015 een exploitatieovereenkomst gesloten met Optisport Barneveld. In deze overeenkomst, en in het gemeentelijke besluit tot de verzelfstandiging, staan de afspraken voor de jaarlijkse evaluatie en monitoring. In deze rapportage leest u de jaarlijkse evaluatie en monitoring voor het jaar 2023. 1.1
Contract gegevens op hoofdlijnen De exploitatieovereenkomst en huurovereenkomsten met Optisport lopen van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2029. Gemeente Barneveld kan deze overeenkomst maximaal 3 keer verlengen met telkens een periode van 5 jaar.
1.2
Evaluatieproces Deze jaarrapportage bestaat uit de volgende vier onderdelen: a. Het voorliggende document over het voorgaande jaar, opgesteld door de accountmanagers van gemeente Barneveld. b. Het sociaal jaarverslag 2023, aangeleverd door Optisport. c. Het klanttevredenheidsonderzoek 2023, uitgevoerd door Optisport. d. Het financieel jaarverslag 2022 met accountantsverklaring. Deze was pas aan het einde van het eerste kwartaal van 2024 gereed i.v.m. coronasubsidie van de rijksoverheid die nog verwerkt moesten worden. Het financieel jaarverslag 2023 wordt in september 2024 verwacht. Nadere toelichting hierop wordt beschreven onder 3.1. In de exploitatieovereenkomst staat dat Optisport jaarlijks de onder b en d genoemde verslagen aanlevert voor 1 juli van het opvolgende jaar. Met de gemeenteraad is afgesproken dat uiterlijk juli van het opvolgende jaar de genoemde documenten onder a, b, c en d ter kennisname aan de raad worden verstrekt. Het financieel jaarverslag van Optisport over 2023 is nu nog niet beschikbaar. Zodra dit beschikbaar is zullen wij dit verslag separaat aan de raad verstrekken.
1.3
Accommodatieoverzicht In het volgende overzicht staan alle accommodaties die bij de start van de exploitatie aan Optisport zijn overgedragen. Daarnaast staan hierin de mutaties die in de periode 2015 tot en met 2023 hebben plaatsgevonden. Zwembaden 1. Zwembad De Veluwehal; 2. Het Oosterbosbad; 3. Zwembad De Heuvelrand; Sporthallen 4. De Voorde Voorthuizen, tot 1 november 2020; 5. De Eng Voorthuizen, vanaf 1 november 2020; 6. Oosterboshal Barneveld; 7. De Veluwehal (sporthal) Barneveld; 8. De Burgthof Barneveld; Sportzalen 9. De Lijsterhof Barneveld, inclusief balletzaal; 10. Het Kamphuis Kootwijkerbroek; 11. De Boog, vanaf 30 maart 2015; 12. De IJsvogel, vanaf 1 augustus 2015;
3/13
Gymnastieklokalen 13. De Valkhof Barneveld, tot 1 juli 2017; 14. ’t Trefpunt Voorthuizen, 2 gymnastieklokalen/1 sportzaal, tot 1 november 2020; 15. De Koepel Garderen, tot 1 april 2020; 16. De Wardborg, vanaf 1 april 2020; 17. Sanderstraat Terschuur; 18. De Brug Voorthuizen (in 2019 gesloopt en nieuw gebouwd); 19. Gymzaal Veller Barneveld, vanaf 1 augustus 2020; Sociaal cultureel 20. Sociaal cultureel centrum Veluwehal; 21. Dorpshuis de Wardborg, vanaf 1 april 2020 tot 1 september 2021. Mutaties 2023 In 2023 hebben er geen mutaties plaatsgevonden.
4/13
2
Contractmutaties
2.1
Contractmutaties - energieverbruik In aanvulling op de energiebesparende maatregelen die in voorgaande jaren al getroffen zijn, heeft gemeente Barneveld ook in 2023 geïnvesteerd in energiebesparende maatregelen. Als exploitant moet Optisport investeren en registreren welke energiebesparende maatregelen binnen de gebouwen zijn genomen. Dit is om aan te tonen in welke mate de gebouwen voldoen aan de wettelijke plicht tot energiebesparing. In het vorige jaarverslag is beschreven dat er overeenstemming is bereikt over het afrekenen van de kosten voor energie. De afspraak is dat het energieverbruik voor een bepaalde periode wordt gemonitord en dat na afloop van deze periode de gemaakte afspraken afgewikkeld worden. Voor 2023 heeft de afrekening plaatsgevonden.
2.2
Contractmutaties - personeel Optisport heeft het personeelsbestand, dat hoort bij de overgedragen accommodaties, per 1 januari 2015 van gemeente Barneveld overgenomen. Het vaststellen van het sociaal plan en het zorgvuldig overdragen van het personeel waren taken van de gemeente. Tijdens de contractduur met Optisport heeft de gemeente een controlerende rol voor de uitvoering van het sociaal plan en de financiële toelagen aan individuele personeelsleden. In de exploitatieovereenkomst zijn afspraken vastgelegd over de monitoring. Daarnaast zijn er aanvullende werkafspraken gemaakt met Optisport, zie 2.2.2.
2.2.1
Mutaties personeel In 2023 heeft er geen personele mutatie plaatsgevonden die relatie heeft met het overgenomen personeelsbestand van de gemeente Barneveld.
2.2.2
Werkafspraken De gemeente Barneveld wil geïnformeerd blijven over haar voormalige ambtelijk personeel dat in dienst is getreden bij Optisport. Met Optisport zijn daarom aanvullende werkafspraken gemaakt voor de monitoring van het overgedragen personeel. De aanvullende werkafspraken: • Elk jaar geeft Optisport per individuele medewerker inzicht in het ziekteverzuim, de doorstroom (binnen de organisatie), de uitstroom (vertrek uit de organisatie) en de genoten opleidingen; •
Elk jaar in januari ontvangt de gemeente Barneveld over het daaraan voorafgaande kalenderjaar een salarisoverzicht. Van de gepreciseerde totale loonsom en het aan iedere medewerker uitbetaalde inkomen (bruto en netto). Dit geldt voor zover en voor zo lang er sprake is van medewerkers die onder de garanties van het gemeentelijk sociaal plan vallen.
Op basis van deze werkafspraken kan de gemeente goed monitoren of het sociaal plan wordt uitgevoerd en in hoeverre er nog sprake is van de door de gemeente te financieren toelagen (suppletie) aan individuele personeelsleden. Afgelopen jaren is hier keurig aan voldaan. Afrekening suppletie In 2023 is de suppletie vastgesteld over het voorgaande kalenderjaar. De afrekening hiervan heeft in 2023 plaatsgevonden binnen de budgettaire kaders. 2.3
Contractmutaties - tarieven en tijden In 2023 hebben er geen wijzigingen plaatsgevonden in de tarieven en tijden, anders dan de gebruikelijke en toegestane indexeringen.
5/13
2.4
Contractmutaties - gymnastiekonderwijs Door de groei van het basisonderwijs, is ook het aantal gymuren waar het basisonderwijs recht op heeft, uitgebreid. Om die reden is er meer ruimte bij Optisport gehuurd. Hierdoor zijn de kosten voor het gymonderwijs gestegen. Deze kosten komen voor rekening van de gemeente Barneveld.
2.5
Contractmutaties - duurzaamheidsmaatregelen
In de exploitatie overeenkomst is vastgelegd dat, als er duurzaamheidsinvesteringen worden gedaan, de gemeente en Optisport met elkaar in overleg treden over hoe de revenuen ten bate van de investerende partij komen. Deze afspraak heeft als doel om energiebesparende maatregelen te stimuleren en de besparing ten goede te laten komen aan de investeerder. Optisport en de gemeente Barneveld maken hierover jaarlijks afspraken over de uit te voeren duurzaamheidsmaatregelen en de bijbehorende kosten en opbrengsten. Dit zijn afspraken gericht op duurzaamheidsmaatregelen o.a. volgens de DMJOP (duurzaamheid meerjaren onderhoudsplanning). Het afgelopen jaar zijn de volgende energiebesparende maatregelen gerealiseerd: -
-
-
2.6
Sturen op verbruik: Op tactische punten zijn extra meters en onder meters geplaats. Zodat beter inzicht ontstaat op daadwerkelijk verbruik van Gas water en Electra. Hierdoor kan actief worden gestuurd en onnodig verbruik worden voorkomen Energiebesparing met een Gebouwbeheersysteem en Energiemanagementsysteem (GBS): Alle GBS systemen van O.S. locaties zijn gekoppeld aan een Energiemanagement Systeem EMS. Een Gebouwbeheersysteem (GBS), ook wel bekend als een Building Management System (BMS), is een geavanceerd controlesysteem dat wordt gebruikt voor het monitoren en beheren van de technische installaties in een gebouw, zoals verlichting, verwarming, ventilatie, en airconditioning (HVAC). Het hoofddoel van een GBS is om de operationele efficiëntie te verhogen en energieverbruik te optimaliseren, wat leidt tot aanzienlijke energiebesparingen en lagere operationele kosten. Erkende Maatregelenlijst EML: Optisport heeft haar locaties laten beoordelen aan de hand van de erkende maatregelen lijsten. Hieruit zijn diverse maatregelen naar voren gekomen die binnen 5 jaar zijn terug te verdienen. Inmiddels zijn deze maatregelen uitgevoerd. (U kunt hier onder andere denken aan Isoleren leidingwerk, aanbrengen energiezuinige verlichting en aanwezigheidsdetectie). Traditionele verlichting is vervangen voor energiezuinige LED- verlichting. O.S.
heeft in samenwerking met de Gemeente Barneveld Energiescans van diverse locaties op laten stellen. Deze geven inzicht in het energiebesparingspotentieel en terugverdientijd. In Q4-2024/ 2025 zal beleid en een uitvoeringsplan worden opgesteld (“2e fase verduurzaming maatschappelijk vastgoed”) hierin zullen ook de O.S. locaties worden meegenomen.
Contractmutaties - financieel Er hebben geen financiële mutaties plaatsgevonden die van invloed zijn op de afspraken uit de exploitatieovereenkomst.
6/13
3
Verantwoording en exploitatie ontwikkelingen
3.1
Verantwoording Accountmanagers Bij de verzelfstandiging van het beheer en de exploitatie van de binnensportaccommodaties, zwembaden en de Veluwehal, heeft de gemeente Barneveld er voor gekozen een zekere mate van regie, monitoring, toezicht en handhaving te kunnen toepassen. De gemeente heeft deze taken belegd bij de gemeentelijke accountmanagers (team Vastgoed). Zij voeren het contractbeheer en het contractmanagement uit. Daarnaast begeleiden zij de contractmutaties en het besluitvormingstraject dat nodig is bij wijziging van de exploitatieovereenkomst. Besluitvorming die invloed heeft op de wijziging van de exploitatieovereenkomst sturen de accountmanagers ter kennisname aan de raad. Jaarplanning communicatie Optisport en gemeente Barneveld hebben samen een jaarplanning 2023 opgesteld, zie bijlage 1. In de praktijk was er tussendoor ook regelmatig contact voor lopende zaken zoals de SPUK regelingen en zaken die betrekking hebben op de exploitatie. Over de volgende onderwerpen heeft de gemeente in 2023 intensief contact gehad met Optisport: -
Informatieplicht en energiebesparingsplicht (EML maatregelen) en verduurzaming; Incidentele bijdrage door stijging energiekosten; Verrekening zonnepanelen.
Omdat de exploitatieovereenkomst niet altijd voorziet in heldere afspraken in deze onderwerpen, vinden er met regelmaat gesprekken plaats waarin partijen met elkaar tot overeenstemming proberen te komen. Het is van belang om de gemaakte afspraken zorgvuldig en helder vast te leggen. Jaarverslag Optisport Door middel van een sociaal- en financieel jaarverslag legt Optisport verantwoording af over het voorgaande jaar. Het sociaal jaarverslag is als bijlage 2 toegevoegd aan dit document. De inhoud van het financieel jaarverslag 2023 is nog niet bekend en krijgt u aan het eind van het jaar ter kennisname. Optisport heeft op 4 april jl. een schriftelijk verzoek ingediend tot uitstel voor het afronden van de jaarrekening over 2023. Hiervoor is door de gemeente Barneveld uitstel verleend. De jaarrekening 2022 was vertraagd als gevolg van alle extra (COVID gerelateerde) werkzaamheden m.b.t. de jaarrekening 2021. De extra werkzaamheden hebben ook nog invloed op de controle voor de jaarrekening 2023 waardoor de reguliere planning niet gehaald kan worden. De financiële jaarverslagen van 2021 en 2022 zijn als bijlage 3 en 4 opgenomen. De speerpunten uit beide verslagen worden in de exploitatie overleggen met Optisport besproken. Klanttevredenheidsonderzoek Optisport heeft over 2023 een ‘klanttevredenheidsonderzoek’ onder de gebruikers van alle accommodaties uitgevoerd.
In bijlage 5 vindt u de uitkomsten van het klanttevredenheidsonderzoek terug. In bijlage 6 vindt u de conclusies en plan van aanpak van Optisport naar aanleiding van het klanttevredenheidsonderzoek. Onderstaand de belangrijkste punten: Locaties Optisport Barneveld Er blijkt geen afwijking ten opzichte van de voorgaande jaren. De bereikbaarheid van de locaties wordt als meest positief ervaren.
7/13
Schoonmaak De beoordeling van de schoonmaak ligt in lijn met de beoordeling van voorgaande jaren. V.w.b. de schoonmaak van de kleedruimtes wordt er wel flink lager gescoord. Gemeente Barneveld blijft Optisport controleren op de schoonmaak met steekproefcontroles. Herkeuringen worden doorbelast aan Optisport Klachtafhandeling De score van de klachtafhandeling ligt in lijn met voorgaande jaren. We blijven er op toezien dat de score niet verder naar beneden zakt en motiveren om deze te verbeteren.
Gebruikersoverleg
In 2023 heeft er een gebruikersoverleg plaatsgevonden tussen Optisport en de verenigingen. Hierin worden gebruikers bijgepraat over de aankomende aanpassingen of bijzonderheden. Daarnaast is er ook een mogelijkheid tot het stellen van vragen vanuit de gebruiker. 3.2
Exploitatie ontwikkelingen Sportstimulering Optisport heeft een belangrijke rol in het beschikbaar stellen van de accommodaties voor de binnen- en zwemsport. Daarnaast heeft Optisport een belangrijke rol als samenwerkingspartner in de stimulering van beweging door de inwoners in gemeente Barneveld. Optisport heeft zichzelf als doel gesteld om in 2024 het aanbod van activiteiten verder te ontwikkelen. In samenwerking met Connect wordt het activiteitenprogramma verder ontwikkeld. Er wordt ook geprobeerd om de samenwerking met meerdere lokale partijen uit te breiden. Denk hierbij aan Welzijn Barneveld (bewegen voor ouderen) en Connect (bewegen voor ALLE inwoners van Barneveld). Samenwerking Als accountmanagers hebben wij in 2023 over het algemeen een constructieve samenwerking met Optisport ervaren. Op een aantal punten was er verschil van inzicht waarover diverse correspondentie is geweest (en nog steeds loopt), e.e.a. toegelicht onder 3.1. De exploitatieovereenkomst is een complexe overeenkomst. Dat betekent dat het logisch is dat er regelmatig overleggen zijn over de uitleg van bepalingen in de overeenkomst. Tot nu is Optisport steeds bereid om in overleg te gaan en constructief naar oplossingen te zoeken en te komen.
8/13
4
Kwaliteit, onderhoud en inventaris
4.1
Kwaliteitseisen In de overeenkomst is opgenomen: Optisport dient aan het beheer en de exploitatie van de aan te besteden accommodaties slagvaardig en marktgericht uitvoering te geven. Rekening houdend met de maatschappelijke functies van de verschillende accommodaties in termen van een klant- en servicegerichte aanpak. Daarnaast moeten de accommodaties te allen tijde schoon, hygiënisch en veilig beschikbaar worden gesteld aan de gebruikers. Voor alle accommodaties dient Optisport: • • • • • •
een Risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) uit te voeren en beschikbaar te hebben; - deze is beschikbaar een WA-verzekering af te sluiten; - een afschrift hiervan is aangeleverd met de overdracht; - er is een actuele polis aanwezig. schriftelijke voorwaarden voor de ingebruikgeving aan derden beschikbaar te hebben en te hanteren; - een kopie van de overeenkomst en voorwaarden is ontvangen. over een schoonmaakplan te beschikken; - zie voor verdere informatie paragraaf 4.2 een protocol voor de afhandeling van klachten beschikbaar te hebben en te hanteren; - zie voor verdere informatie paragraaf 3.1 jaarlijks alle gymnastiekmaterialen die aanwezig zijn in de accommodaties te (laten) keuren; - De keuring van de sporttoestellen heeft in 2023 plaats gevonden. Deze keuringsrapporten en vervangingsvoorstellen heeft de gemeente Barneveld ontvangen. Op basis daarvan zijn afgekeurde materialen afgevoerd, reparaties uitgevoerd en nieuwe materialen besteld.
Voor de gemeentelijke zwembaden worden de volgende aanvullende kwaliteitseisen gesteld: • elk zwembad beschikt over een toezichtplan; • personeelsleden die in het zwembad worden belast met het houden van toezicht beschikken over de vereiste diploma’s en zijn duidelijk herkenbaar voor bezoekers; • elk zwembad wordt periodiek gecontroleerd op de staat c.q. kwaliteit van aanwezig RVS en verzinkt staal. Deze keuring moet één keer per twee jaar plaatsvinden. De keuring is in 2023 uitgevoerd in opdracht van de gemeente Barneveld. De rapportages zijn aan de exploitant verstrekt. De volgende keuring staat voor 2025 op de planning. De kwaliteit van de door de marktpartij in dagelijks onderhoud, beheer en exploitatie te nemen accommodaties dient minimaal gelijk te blijven aan de huidige situatie en waar mogelijk verbeterd te worden. Onder ‘kwaliteit’ wordt in dit kader verstaan: • sociaal veilige bereikbaarheid voor gebruikers; • veilige gebruiksmogelijkheden voor gebruikers; • hygiënische kwaliteit. De hiervoor genoemde kwaliteitskaders gelden als raamwerk voor de exploitatie door Optisport. De gemeente Barneveld ziet toe op de naleving daarvan. Hiervoor zijn diverse controlemethodes beschikbaar en wordt het jaarlijkse klanttevredenheidsonderzoek ingezet.
Naast voorgenoemde punten heeft de gemeente Barneveld met Optisport werkafspraken in protocollen vastgelegd voor de melding en afhandeling van technische gebreken aan het gebouw die voor rekening van de verhuurder (gemeente Barneveld komen), overeenkomstig de demarcatielijst. Dit blijkt op hoofdlijnen goed te werken, zie ook 4.3.
9/13
4.2
Schoonmaak Bij de overdracht zijn ook de schoonmaakwerkzaamheden aan Optisport overgedragen. Dit was inclusief de nog lopende schoonmaakcontracten. Na afloop van de overgedragen schoonmaakcontracten heeft Optisport er voor gekozen om deze werkzaamheden met eigen mensen uit te voeren. Daarvoor zijn conform de overeenkomst, vanuit social return medewerkers uit het gemeentelijke bestand aangetrokken. Kwaliteitsmeting schoonmaak De kwaliteit van het geleverde schoonmaakwerk in de accommodaties (de zwembaden uitgezonderd) wordt beoordeeld volgens NEN 2075, het kwaliteitsmeetsysteem voor de schoonmaakdienstverlening. Het geleverde schoonmaakwerk dient te voldoen aan een AQL (Acceptance Quality Limit) van; * 7% in de ruimtecategorie ‘bureaukamers, gymzalen en verkeersruimten’. * 4% in de ruimtecategorie ‘sanitaire ruimten’ * 3% in de ruimtecategorie ‘zwembadperrons’ De AQL is het aanvaardbare kwaliteitsniveau van de schoonmaakdienstverlening, oftewel het percentage fouten dat maximaal toelaatbaar wordt geacht. De marge geeft de procentuele afwijking ten opzichte van de goedkeurgrens aan. De goedkeurgrens geeft aan hoeveel fouten er in een ruimtecategorie geconstateerd mogen worden. De marge wordt statistisch bepaald door het gecertificeerde VSR-systeem. Voorbeeld: Goedkeurgrens: 70 Aantal geconstateerde fouten: 77 Marge: -10% In 2023 zijn twee controleronden geweest.
Bij afkeur van de schoonmaak vind er een herkeuring plaats totdat er een goedkeuring is. Een overzicht van deze controles en het resultaat zijn in de bijlagen 7 en 7a aan dit rapport toegevoegd. De conclusie is dat de kwaliteit van de schoonmaak op het moment van keuren in 2023 wisselend is. Na een herkeuring voldoet de schoonmaak wel aan de gestelde VSR eisen. Ondanks alle inspanningen blijft de schoonmaak een punt van aandacht. Hierover blijven we het gesprek met Optisport voeren.
4.3
Onderhoud De gemeente Barneveld is eigenaar van de accommodaties en verantwoordelijk voor het groot onderhoud. Optisport voert het klein en dagelijks onderhoud uit en is verantwoordelijk voor het preventief en correctief onderhoud van de (technische) gebouw gebonden installaties. De demarcatielijst die deel uitmaakt van de aanbestedingsdocumentatie bepaalt de grens tussen deze verantwoordelijkheden. Daarnaast gelden de volgende kaders: • Het groot onderhoud is neergelegd in een Meerjaren Onderhoudsplan voor elke accommodatie en vastgesteld op basis van de demarcatielijst zoals die door de gemeente Barneveld is opgesteld en wordt gehanteerd. • Eind 2015 is het jaarplan onderhoud 2016 opgesteld en verdeeld in de taken van Optisport en de gemeente Barneveld. De accountmanagers en betrokken onderhoudsverantwoordelijken overleggen twee maal per jaar over de werkafspraken, klachtenafhandeling en onderhoudsplanningen. Daarnaast is in 2017 gestart met maandelijks overleg tussen de technische afdelingen van de gemeente Barneveld en Optisport. Dit om de afhandeling van onderhoudsklachten sneller en met heldere afspraken te laten verlopen. • Conform de overeenkomst wordt om de twee jaar een onderhoudskwaliteitsmeting uitgevoerd en wordt op basis daarvan het onderhoudsplan geactualiseerd. Deze meting is in 2024 gedaan.
10/13
•
4.4
begroting van financiële middelen ten behoeve van het groot onderhoud van alle betrokken accommodaties gebeurt op basis van het voorgenoemd Meerjaren Onderhoudsplan.
Inventaris De totale inventaris in de accommodaties, zoals overgedragen op 1 januari 2015, is eigendom van de gemeente. Optisport draagt zorg voor deze inventaris en is verantwoordelijk voor onderhoud aan en tijdige vervanging van de basisinventaris. In 2023 heeft Optisport de basisinventaris laten keuren. Op basis daarvan heeft Optisport een vervangingsvoorstel gedaan dat door de gemeente Barneveld is goedgekeurd zodat de inventaris veilig is. De uitvoering van het voorstel heeft plaatsgevonden in 2023. Een uitgewerkte inventarislijst van de totale inventaris is beschikbaar. Gemeente Barneveld heeft behoefte aan een meerjarenplanning voor de vervanging van de inventaris. Optisport maakt daarom in afstemming met de accountmanagers een meerjarenraming voor vervanging van de inventaris. We streven er naar om dat in 2024 af te ronden.
11/13
5
Financiën
5.1
Financieel resultaat Optisport exploiteert de accommodaties voor eigen rekening en risico. Dit betekent dat alle tekorten die ontstaan als gevolg van afwijkingen tussen werkelijke en begrote kosten en werkelijke en begrote inkomsten volledig voor rekening en risico komen van Optisport. Voorzichtige vooruitblik financiën 2023 De vooruitblik laat zien dat de exploitatie onder druk komt te staan. Optisport geeft aan dat dit grotendeels te maken heeft met het feit dat dat de indexatie van de entreekaartjes van het zwembad niet is meegestegen met de kosten van de exploitatie. De gemeente Barneveld wenst zich te houden aan de gemaakte afspraken in het contract en wil de toegankelijkheid voor de inwoners borgen. Daarnaast viel, door de regenachtige zomer, de omzet aan de recreatieve kant tegen. Er werd daardoor minder gebruik gemaakt van het buitenbad.
5.2
Exploitatiebijdrage en huurvergoeding 5.2.1
Werkafspraak exploitatiebijdragen en huurvergoeding
Voor de betaling van de exploitatiebijdrage en huurvergoeding is de werkafspraak in 2016 aangepast. Ieder kwartaal ontvangt de gemeente een factuur van Optisport voor de uitbetaling van de exploitatiebijdrage, exclusief de huurvergoeding. Voor de vergoeding van de huur van de accommodaties wordt ieder kwartaal zowel door Optisport als door de gemeente alleen een factuur over en weer verzonden. De hoogte van deze twee facturen zijn identiek en vallen tegen elkaar weg. Het betreft hierdoor alleen een papierstroom en geen geldstroom meer, waardoor onnodige geldstromen worden voorkomen. 5.2.2
Financieel overzicht
Het financieel overzicht van de exploitatie- en huurbijdragen staat in bijlage 8.
12/13
6
Bijlagen 1. Jaarplanning 2. Sociaal jaarverslag Optisport 3. Financieel jaarverslag 2021 4. Financieel jaarverslag 2022 5. Klanttevredenheidsonderzoek 6. Samenvatting klanttevredenheidsonderzoek en plan van aanpak 7. Resultatenoverzicht VSR controles 8. Financieel overzicht
Openbaar Openbaar Niet openbaar Niet openbaar Openbaar Openbaar Openbaar Niet openbaar
13/13
Bijlage 1
Jaarplanning 2023 accountmanagement Gemeente Barneveld en Optisport Te doen Overzicht energieverbruik 2x per jaar ( optisport0 +
OS
JM
Is uitgevoerd. Afwijkend uitgevoerd.
OS: GS
GB: JdG
1. Terugkerende communicatiemomenten Frequentie
Inita tief:
Actie door
Betrokkenen
jan
feb
maart
april
1.1
Bestuurlijk overleg GB en OS
1-2x per jaar
GB
RvB
OS: regiomanager, locatiemanager + directie. GB: Wethouder, en teamleider.
1.2
Stuurgroep
1x per 2 maanden
GB
RvB
Wethouder, RE, RvB. (Intern overleg GB)
1.3
Exploitatieoverleg
1x per 2 maanden
GB
RvB
OS: JM en MF GB: RvB en SdG
GB
RvB
OS
JM
OS
JM
GB
RvB
Agenda april Aangeleverd per e-mail voor jaarverslag.
Agendapunten exploitatieoverleg:
Bezetting sportaccomodaties: (Bespreken bezettingsoverzicht + rapportage kansen/knelpunten.)
2x per jaar
Klachtafhandeling (Bespreken managementrapportage klachten/meldingenregistratie + verbeteraanpak.)
Maatschappelijke afspraken/resultaten (In overleg met Sociaal Domein).
1.4
1.5
2x per jaar
Sociaal plan personeel. (Ziekteverzuim, ontwikkeling, vertrek etc.)
OS
JM
Mutaties, ontwikkelingen, overige rapportages, andere onderwerpen. (Onderwerpen die in 3-tal besproken/afgestemd moeten worden.)
OS/GB
RvB, MF, JM
OS
JM
Werkbezoek Raad
Jaarplan onderhoud
1x per jaar, september
1x per jaar
GB
RvB
mei
juni
juli
aug
sep
okt
nov
dec
Laatste week oktober Feb
April
Juni
Augustus
Oktober
November December
Week voor stuur-groep
Week voor stuur-groep
Week voor stuur-groep
Week voor stuurgroep
Week voor stuurgroep
Week voor stuurgro ep.
Agenda juni. Roosters nog niet bekend. Daarom doorschuiven.
Agenda augustus
Agenda juni
Agenda aug
Bespreken met Optisport
Agenda laatste week januari. Voorstel werkwijze registratie + rapportering door JM.
Agenda april
Agenda novembe r
Agenda aug
Nov
GB: WvB en MP, WB, OS, wethouder, OS: Locatiemanager
Sep
OS: JM + technisch manager? GB: WvB, KvdK, JdG, VR
Sep, voorberei ding op 2023
Agendapunten overleg jaarplan Onderhoud : Bespreken jaarplan Onderhoud
Sep
Evaluatie onderhoud
Sep
Planning/afstemming onderhoudswerkzaamheden komend jaar
Sep
Inventarisoverzicht/financiele meerjarenplanning basis-inventaris. T.b.v. begroting volgende jaren.
Sep
Inventarisoverzicht/financiele meerjarenplanning niet-basisinventaris. T.b.v. begroting volgende jaren.
Sep OS: JM, nieuwe technisch Manager en Gerard?
1.6
Onderhoudsoverleg
2x per jaar
GB
RvB
1.7
Technisch overleg
1 keer per maand
GB
JdG
GB: JdG OS: Ramon Ockhuizen
1.8
Gebruikersoverleg
2 keer per jaar
OS
JM
OS: JM GB: WvB of MP
1.9
Sporterspanel
2 keer per jaar?
OS
JM
OS: JM GB: WvB of MP
Jun
GB: WvB, VR en JdG? Jan
Feb
Maart
April
Mei
Jun
Jul
Maart
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
sep
Jan
Jun
2. Aan te leveren overzichten en operationele rapportages 2.1
Overzicht personeel/suppletiebijdrage
2.2
Indexvoorstel en tarievenoverzicht
2.3
Actuele inventarislijst + aanvraag vervanging basisinventaris
OS
SdG
Administratie OS en MP
1 x per jaar
OS
JM
JM en RvB
1 x per jaar
OS
JM
GS en RvB
Roosters gymonderwijs nieuw schooljaar
1 keer per jaar
GB
2.5
Gebruiksroosters
1x per jaar
OS
JM
2.6
Overzicht energieverbruik
2x per jaar
OS
JM
2.7
Maatregelenlijst duurzaamheid.
1x per jaar
OS
JM
2.8
Aanleveren meterstanden
1x per jaar
OS
JM
GS, JdG
2.9
Jaarplan onderhoud (ter bespreking in overleg Jaarplan Onderhoud)
1 x per jaar
OS
JM
GB: VR/WB OS: JM
2.10
Kwaliteitsmeting schoonmaak
2 x per jaar
GB
KvdK
GB: WB OS: GS
2.11
Kwaliteitsmeting gebouwen
1 x per 2 jaar.
GB
VR
GB: WB
Keuring en onderhoud sporttoestellen
1 keer per jaar.
OS
Nov. Tarieven 2024
Tarieven 2024
Mei/Na inspecties
Medew erker Tiny, te bepalen medewerker sociaal Sociaal Domein (voorlopig domei Maurits) n.
2.4
2.12
Jan
JM/GS
Jun
Na onderwijsrooste rs defintief OS: GS GB: JdG
Jan
Juli April Dec Sep
Wanneer? Overleg met Vincent.
Dec
Periode: april/mei. Alle locaties in zelfde periode, conform werkafspraak.
OS: GS GB: RvB/SdG
3. Aan te leveren managementrapportages 3.1
Sociaal jaarverslag voorgaand jaar (februari) voor college/raad.
1 keer per jaar, februari
OS
JM
3.2
Jaarverslag accountmanagers voorgaand jaar voor college/raad
1x per jaar
GB
RvB
3.3
Financieel jaarverslag (inclusief jaarrekening) voorgaand boekjaar.
1 keer per jaar, uiterlijk juni
OS
MF
3.4
Klanttevredenheidsonderzoek sporthallen + bepalen verbeteracties. (bijlage sociaal Jaarverslag)
1 keer per jaar, februari
OS
JM
3.5
Klanttevredenheidsonderzoek Oosterbosbad + bepalen verbeteracties: 1 keer per jaar Na afloop zwemseizoen.
OS
JM
OS
JM
3.6
Opgave bezoekersaantallen en bezetting per accommodatie + analyse knelpunten/kansen.
2 keer per jaar, Jan en Juli?
MF
Feb Sep Dec ivm SPUK IJZ
JM
Jan
Sep
Feb (ter bespreking in exploitatieoverl eg + voorbereiding jaarverslag.)
Juni, na onderwijsroosters bekend.
Jeroen Meijerhof | Locatiemanager | Optisport Barneveld
Inhoud Voorwoord ............................................................................................................................................. 2 Algemeen ............................................................................................................................................... 3 Bezoekers zwembaden 2023 .............................................................................................................. 4 Zwembad De Veluwehal .................................................................................................................... 4 Zwembad De Heuvelrand .................................................................................................................. 5 Zwembad het Oosterbosbad ............................................................................................................. 6 Bezetting binnensportlocaties Optisport Barneveld ................................................................. 7 Tarieven 2023 ........................................................................................................................................ 9 Prijsvergelijking zwemles ..................................................................................................................
9 Zwemlessen ......................................................................................................................................... 10 Programmering zwembaden ........................................................................................................... 10 Onderhoud .......................................................................................................................................... 10 Personeel ............................................................................................................................................. 10 Overig .................................................................................................................................................... 11 Klanttevredenheid ............................................................................................................................. 11 Veiligheid en kwaliteit ...................................................................................................................... 11 Financieel ........................................................................................................................................... 11 Mindervalide voorziening.................................................................................................................
11 Vooruitblik 2024 en toekomst ......................................................................................................... 12 Duurzaamheid ................................................................................................................................... 12 Gastgerichtheid & lokaal ondernemerschap .................................................................................. 12 Relatie met gebruikers ...................................................................................................................... 13 Bezoekstimulering .............................................................................................................................14 2024 en verder…. ................................................................................................................................ 15
SOCIAAL JAARVERSLAG 2023
PAGINA 1
Voorwoord Bijgaand treft u het sociaal jaarverslag aan waarin wij u graag op hoofdlijnen informeren over de ontwikkelingen binnen Optisport Barneveld in 2023.
Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn. Als u naar aanleiding van dit verslag vragen heeft dan kunt u contact opnemen met ondergetekende.
Met vriendelijke groet,
Jeroen Meijerhof Locatiemanager
Optisport Barneveld B.V. Nieuwe Markt 6 3771 CB Barneveld T: +31 (0) 34 2413046 M:+31 (0) 6156 76195 E: jeroenmeijerhof@optisport.nl I: http://www.optisport.nl/veluwehal
SOCIAAL JAARVERSLAG 2023
PAGINA 2
Algemeen Op 1 januari 2015 heeft Optisport in opdracht de gemeente Barneveld de locaties in beheer genomen. Sinds die dag is er veel gebeurd. Na een start waar er nog veel aan elkaar gewend moest worden, zit er een stijgende lijn in de samenwerking. Gemeente, gebruikers en Optisport weten elkaar steeds beter te vinden en te waarderen. Met gevolg dat er steeds meer gezamenlijke initiatieven worden ontwikkeld. In 2023 hebben wij de volgende stappen kunnen zetten in het reserveringsproces voor al onze gebruikers. Daarnaast hebben we in het zwembad een meer horizontale programmering kunnen realiseren, waardoor er meer duidelijkheid is voor onze gasten. In dit sociaal jaarverslag zal ik bovenstaande verder toelichten. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn. Daar waar u naar aanleiding van dit verslag vragen heeft kunt u contact opnemen met ondergetekende.
SOCIAAL JAARVERSLAG 2023
PAGINA 3
Bezoekers zwembaden 2023 We zien in beide zwembaden een stijging t.o.v. 2022. Met name bij de zwemlessen (instructie) en bij de doelgroepen. Echter zit daar ook ons spanningsveld. De capaciteit van beide zwembaden samen zijn niet rendadel om langere termijn alle aanvraag voor zwemleskinderen kwijt te kunnen. Aankomende seizoen verwachten wij wederom een stijging in de zwemleskinderen, maar tevens lopen we dan tegen de beperkingen op qua ruimte in de zwembaden. Ik zal dit in het hoofdstuk: Vooruitblik 2024 en toekomst nog verder toelichten. In zowel De Veluwehal als in De Heuvelrand is er een bewuste keuze gemaakt om minder recreatief zwemmen aan te bieden. Zo kunnen we onze externe huurders meer bieden en hierdoor kunnen we ook meer zwemlessen geven, wat we weer zien in de cijfers. Wat opvalt bij de cijfers van Het Oosterbosbad is dat we qua bezoekersaantallen in 2023 nagenoeg gelijk zitten aan 2019. Ondanks dat het een zeer magere zomer was qua weer. In de maanden juli en augustus was het weer redelijk, maar geen tropisch weer. Als je drukte wil in het buitenbad moet de temperatuur boven de 25 uitkomen. De maanden juli en augustus waren dus niet mooi / warm genoeg om extra recreatiebezoekers naar ons mooie bad te trekken. Wel hebben we in het voorseizoen al ruim 1500 abonnementen verkocht.
Mede door de voorverkoopactie die we samen met de plaatselijke JUMBO’S in Barneveld hebben uitgezet.
Zwembad De Veluwehal Bezoekersaantallen afgelopen 5 jaar
Recreatief Doelgroepen Instructie Totaal bezoek
2023 16.913 10.697 38.319 65.929
2022 14.492 7.698 32.610 54.800
2021 6.212 8.820 25.111 40.143
2020 10.860 6.975 23.793 41.628
2020
2019
2019 19.195 15.009 33.166 67.370
De Veluwehal 80.000 70.000 60.000
50.000 40.000 30.000 20.000 10.000 0 2023 Recreatief
2022 Doelgroepen
SOCIAAL JAARVERSLAG 2023
2021 Instructie
Totaal bezoek
PAGINA 4
Zwembad De Heuvelrand Bezoekersaantallen afgelopen 5 jaar
2023 16.944 4.369 15.993 37.306
Recreatief Doelgroepen Instructie Totaal bezoek
2022 14.730 4.322 12.834 31.886
2021 7.881 2.866 7.107 17.854
2020 7.887 2.885 6.478 17.250
2019 20.798 4.887 9.031 34.716
De Heuvelrand 40.000 35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0 2023 Recreatief
2022
2021
Doelgroepen
Instructie
SOCIAAL JAARVERSLAG 2023
2020
2019
Totaal bezoek
PAGINA 5
Zwembad het Oosterbosbad Bezoekersaantallen de afgelopen 5 jaar
Los bezoek bezoekenkaart abonnement Totaal bezoek
2023 3.125 3.094 33.345 39.564
2022 12.605 1.560 23.105 37.270
2021 11.272 685 7.609 19.566
2020 8.728 182 6.913 15.823
2019 9.139 1.954 28.594 39.687
Het Oosterbosbad 45.000 40.000 35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0 2023
2022
Los bezoek
bezoekenkaart
2021 abonnement
2020
2019
Totaal bezoek
In het overzicht hierboven staan onder het kopje abonnement hoe vaak er een abonnement is aangeboden. Hierbij nog de unieke verkopen van de abonnementen: 2019: 2820 (gemiddeld 10,13 bezoeken per abonnementhouder) 2020: 712 (gemiddeld 9,71 bezoeken per abonnementhouder) 2021: 1353 (gemiddeld 5,62 bezoeken per abonnementhouder) 2022: 2145 (gemiddeld 10,77 bezoeken per abonnementhouder) 2023: 2475 (gemiddeld 13,47 bezoeken per abonnementhouder)
SOCIAAL JAARVERSLAG 2023
PAGINA 6
Bezetting binnensportlocaties Optisport Barneveld In het jaar 2023 zien we weer een stijgende lijn qua bezetting in de binnensport locaties. Na het doornemen van de cijfers concluderen we dat er met name een enorme groei zit in overige aanvragen. Dit zijn alle aanvragen buiten de scholen en verenigingen uit Barneveld om. Dus ook een vriendengroep die komt zaalvoetballen, een kinderfeestje of een vergadering. Ook de inhuur van de verenigingen stijgt weer richting de inhuur van voor corona. De locaties zijn dus goed bezet. We zien de meeste ruimte over het algemeen tussen 15 uur en 17 uur op doordeweekse dagen. Bezettingscijfers 2019 t/m 2023 gemeten over alle sportzalen (plus Toneelzaal) gemeente Barneveld:
In bovenstaand overzicht staat nu een totale gemiddelde bezetting van 70%, echter zien wij dus wel grote verschillen tussen de locaties. In de plaats Barneveld laten de locaties een hogere bezettingsgraad zien t.o.v. de overige locaties. Vanaf het seizoen 23-24 werken we met een vernieuwd aanvraag formulier. Dit omdat dan alles goed vast ligt en we een duidelijk overzicht hebben wanneer er ruimte is in onze sporthallen / gymzalen. Dit geeft meer inzicht in de wensen van onze gebruikers en waar dan de knelpunten liggen.
SOCIAAL JAARVERSLAG 2023
PAGINA 7
Hieronder het nieuwe aanvraagformulier zoals deze nu gebruikt wordt:
SOCIAAL JAARVERSLAG 2023
PAGINA 8
Tarieven 2023
De tarieven zijn het in 2023 met 2,2 % (landelijk was dit 14,1%) volgens afspraak, geïndexeerd. Wij willen sport toegankelijk houden in Barneveld, echter nemen we met deze index enorm operationeel risico. De kosten zijn gemiddeld met ruim 10% gestegen waardoor er een groot financieel risico ligt bij de ons als exploitant welke commercieel niet op te vangen is.
Prijsvergelijking zwemles Locatie: Optisport Nijkerk Zwembad in Putten De Peppel Ede Optisport Barneveld
Frequentie: 1x per week zwemles 1x per week zwemles 1x per week zwemles 1x per week Zwemles
SOCIAAL JAARVERSLAG 2023
les duur: 45 min 45 min 1 uur 45 min
Maandbedrag: € 54,20 € 41,00 € 61.95 (€46,45 - 45 min) € 29,65
PAGINA 9
Zwemlessen In 2023 hebben we een redelijk stabiel lesaanbod gehad voor onze zwemleskinderen. Een groei is helaas achterweg gebleven. Dit mede door personeelstekort (langdurige ziekte en werk elders) en mede door het gebrek aan voldoende zwemwater op de voor de kinderen beschikbare tijden. Het aantal zwemleskinderen dat wij op de woensdag- en vrijdagmiddag kunnen plaatsen wordt steeds minder. Ruim 80% van de basisscholen draaien inmiddels een continurooster. Waar de kinderen voorheen om 12:00 uur vrij waren, zijn ze nu pas rond 14:00 uur vrij. Zwemvereniging DWK huurt het bad op zeer ongunstige zwemlestijden, wij zijn in gesprek met DWK om een programma op te stellen waarbij de kinderen van Barneveld een zo’n optimaal mogelijk zwemlesaanbod kunnen krijgen. De wachtlijst voor diploma A is opgelopen tot ongeveer 10 maanden. Dit heeft te maken met boven genoemde aspecten maar ook door de prijzen die wij in Barneveld (moeten) hanteren. In vergelijking tot omliggende baden zijn wij ‘goedkoop’.
Programmering zwembaden De programma wijziging voor de aquasportlessen en voor het banenzwemmen, die we in de zomer van 2022 hebben ingevoerd, laten een stijgende lijn zien. Dit heeft zich in 2023 verder doorgezet. Er is nu een horizontale programmering. D.w.z. dat je elke ochtend en middag op vaste tijden kan banenzwemmen en deel kan nemen aan de aquasporten. Meer duidelijkheid voor onze gasten, waardoor ze de weg naar het zwembad goed weten te vinden. Deze stijgende lijn zouden wij ook graag zien bij onze zwemleskinderen. Een vernieuwd programma voor de zwemleskinderen en samenwerking met DWK is daarvoor noodzakelijk.
Onderhoud Het onderhoud van de accommodaties bestaat voor Optisport uit het kleine en dagelijkse onderhoud. Het grote onderhoud is de verantwoordelijkheid van de gemeente. Er vindt over het onderhoud maandelijks overleg plaats tussen de gemeente en Optisport.
Personeel Voor Optisport Barneveld waren er in 2023 ongeveer 46 medewerkers in dienst met een totale FTE van +/- 19. In 2023 hebben alle vaste medewerkers weer deelgenomen aan de jaarlijkse herhalingen op het gebied van EHBO en BHV. Daarnaast doen alle zwembadmedewerkers en seizoen medewerkers voor het Oosterbosbad de verplichte zwemtest (lifeguard). Optisport biedt alle medewerkers ook de mogelijkheid om via een online platform cursussen en trainingen te volgen. In 2023 hebben we ook weer 1 medewerker intern op geleid tot zweminstructeur volgens de normen van de NPZ-NRZ.
SOCIAAL JAARVERSLAG 2023
PAGINA 10
Overig Klanttevredenheid Afgelopen jaar is er een huurdersbelevingsmeting uitgevoerd onder de gebruikers van onze accommodaties. Dit doen we eens per jaar. Zo kunnen wij blijven monitoren hoe onze dienstverlening wordt ervaren en waar we ons moeten gaan verbeteren. De uitkomst kunt u terugvinden in bijlage 1 + het plan van aanpak in bijlage 2.
Veiligheid en kwaliteit De zwemaccommodaties in Barneveld beschikken over het keurmerk Veilig & Schoon. In 2023 heeft zowel voor het Oosterbosbad als de Veluwehal als de Heuvelrand een audit plaats gevonden door een externe partij. In alle rapporten is geen enkel punt afgekeurd en is het keurmerk weer verlengd. Dit laat zien dat zowel de kwaliteit van de schoonmaak, maar ook veiligheid voor én achter de schermen is geborgd.
Financieel De jaarcijfers komen aan bod in de jaarrekening die in september / oktober aan u wordt aangeboden.
Mindervalide voorziening In de 2023 is er met subsidie een tillift aangeschaft. Deze kunnen we zowel inzetten in de Veluwehal, 25 meter bad, als het Oosterbosbad. De lift is naar ieders tevredenheid in gebruik.
SOCIAAL JAARVERSLAG 2023
PAGINA 11
Vooruitblik 2024 en toekomst Waar we onze pijlen in 2024 vooral op willen richten is het aanbod binnen onze locaties zo goed mogelijk afstemmen op de inwoners voor de gemeente Barneveld. Dit zowel voor de recreatieve bezoeker als voor de verenigingen die gebruik maken van onze sporthallen. Dit willen we doormiddel van onderstaande punten gaan doen.
Duurzaamheid We zijn druk bezig i.s.m. de Gemeente Barneveld om onze panden te verduurzamen. Maatregelen waar op dit moment aan gewerkt worden zijn: • Dashbord t.b.v. alle GBS systemen van de meeste locaties, op afstand het optimaal beheren van de “installaties”; • EML maatregel, isoleren leidingwerk; • Landelijke uitrol van het Energiemanagement systeem Erbis one & Van Beek. Dagelijks monitoring met een energiedashboard; • Gezamenlijk project: aanbesteding & uitvoering Ledverlichting in de volgende locaties: De Oosterboshal, De Veluwehal en Het Oosterbosbad; • Gezamenlijke projecten: voorbereiden grote investeringen voor de komende jaren n.a.v. diverse energiescans Veluwehal, Oosterbosbad, Oosterboshal en De Heuvelrand, dit onder begeleiding van Synarchis & Sweco.
Gastgerichtheid & lokaal ondernemerschap Ontwikkelen van de gastgerichtheid en lokaal ondernemerschap Een persoonlijke, correcte en vriendelijke benadering van onze gasten vormt in belangrijke mate het beeld dat zij van Optisport hebben. ‘Service with a smile’ is wat ons betreft vanzelfsprekend. Hiervoor zijn er drie kernwaarden gekozen. Dit zijn Gastgericht, Ondernemend en Verantwoordelijk. Gastgericht We stellen onze gasten altijd op de eerste plaats. Onze gasten zijn kinderen en volwassenen, verenigingen, scholen, minder-validen, 65+ -ers, etc. Onze gasten besteden hun kostbare tijd bij ons en wij waarderen dat bijzonder. We faciliteren onze gasten in hun behoefte aan een gezonde leefstijl, door hen sportieve uitdagingen, gezellige activiteiten of rustige momenten met elkaar te bieden. Altijd in een veilige en schone omgeving, waarbij de tevredenheid van onze gasten bovenaan staat. Ondernemend We geloven in pro-activiteit en zelf de regie nemen, ook binnen ons bedrijf. We zoeken actief naar nieuwe en betere manieren om onze gasten nog beter van dienst te zijn en kansen voor de organisatie te verzilveren. Verantwoordelijk We nemen ieder onze eigen verantwoordelijkheid in het uitdragen van onze missie en het bereiken van onze doelen en daarmee die van onze gasten. We voelen ons verbonden aan de doelen die we hebben gesteld en stellen alles in het werk deze te behalen.
We zijn ook een maatschappelijk verantwoorde organisatie, met oog voor maatschappelijke doelen en kwetsbare groepen in de samenleving. Bij Optisport is iedereen welkom. In 2024 moet bovenstaande leiden tot een hogere gastbeleving en een hogere waardering in de KTO van 2023. De klachtenprocedure is een vast item met betrekking tot de periodieke informatie verstrekking tussen de gemeente Barneveld en Optisport Barneveld.
SOCIAAL JAARVERSLAG 2023
PAGINA 12
Relatie met gebruikers Binnen de locaties van Optisport Barneveld hebben we een grote diversiteit van gebruikers. Het is daarbij van belang om naar ieders individuele wensen te luisteren en samen te kijken in hoeverre deze te verwezenlijken zijn. Gebruikersoverleg: Jaarlijks vindt er een overleg plaats waarbij alle gebruikers worden uitgenodigd. Hierin worden gebruikers bijgepraat over de aankomende aanpassingen of bijzonderheden. Daarnaast is er ook een mogelijkheid tot het stellen van vragen vanuit de gebruiker. Direct contact gebruiker: Om te zorgen dat gebruikers optimaal gebruik kunnen maken van de faciliteiten is er intensief contact met de teamleider Facilitair. Hij onderhoudt alle contacten en waar nodig stuurt hij bij. Wij stellen ons als doel om in 2024 het aanbod van activiteiten verder te ontwikkelen. Dit houdt in dat we op dit moment een activiteitenprogramma voor het Oosterbosbad aan het ontwikkelen zijn. Dit doen we enerzijds intern en anderzijds extern in samenwerking met Connect. Op deze manier willen we de inwoners meer ‘waar voor hun geld’ geven. Ook willen we dit programma de komende jaren uitbreiden zodat over vijf jaar bij temperaturen boven de 27 graden er dagelijks een activiteit wordt georganiseerd. Daarnaast zijn we bezig om de samenwerking met meerdere lokale partijen uit te breiden.
Denk hierbij aan: • Welzijn Barneveld (bewegen voor ouderen) • Connect (bewegen voor ALLE inwoners van Barneveld) De intentie is om in de aankomende jaren met meer partijen in de gemeente Barneveld samenwerkingen aan te gaan en om 2024 gezamenlijk een aantal (nieuwe) activiteiten / evenementen te organiseren.
SOCIAAL JAARVERSLAG 2023
PAGINA 13
Bezoekstimulering Om de gewenste groei te realiseren is het belangrijk om per doelgroep te kijken waar hierin de kansen liggen. Voor de zwembaden zien we de volgende mogelijkheden voor 2024: Kinderen 0- 18 jaar: Met de Liz en Wes zwemlessen willen we kinderen van 0-4 jaar, samen met hun ouders, op een leuke manier kennis laten maken met zwemmen. We doen dit door kinderen spelenderwijs watervrij te maken en al op jonge leeftijd zelfredzaam te laten zijn in het water. De komende vijf jaar zal er meer de nadruk worden gelegd om deze doelgroep binnen onze locatie te laten bewegen. Vanuit deze Liz en Wes spetterlessen kunnen kinderen direct doorstromen naar de reguliere Zed en Sop zwemlessen. De afgelopen jaren is er veel tijd en energie geïnvesteerd in het door ontwikkelen van het zwemlesplan. Dit is gebaseerd op het idee dat kinderen op een leuke en vrije manier zwemles krijgen. De doelstelling is dan ook om de komende vijf jaar met 3% te groeien in het aantal zwemles kinderen. Ook dienen we hier, samen met de gemeente, de inwoners die onder de minima regeling vallen beter te informeren over de mogelijkheden m.b.t. het volgen van zwemles. Volwassene: banen zwemmen is de laatste jaren steeds meer in trek als individuele sport. Voor de komende vijf jaar willen we dan ook meer aanbod genereren in het banenzwemmen om zo onze gasten vaker te kunnen ontvangen.
Hierbij is de doelstelling om met 3% te groeien in de aankomende vijf jaar. Ook zullen we in samenwerking met externe partijen nog maar bekendheid geven aan de mogelijkheden tot het volgen van lessen t.b.v. het verbeteren van de zwemslagen. 65+: In de aankomende jaren zal ook in Barneveld het aantal bewoners van 65+ gaan stijgen. Voor deze doelgroep zullen we de aankomende vijf jaar meer activiteiten gaan aanbieden op verschillende niveaus zodat we de vitaliteit van deze doelgroep kunnen onderhouden. We hebben dan ook als doel om voor deze doelgroep een groei van 7% te realiseren. Daarnaast gaan we n.a.v. het KTO 2023 onderzoeken waar we een efficiëntie slag kunnen maken in de bezetting van onze sportaccommodaties. Je kan de sporthallen wel volop in de verhuur hebben, maar hoe wordt deze sporthal vervolgens door de vereniging bezet? Maakt de vereniging volop gebruik van de ruimte, of ligt er toch een gedeelte van de ruimte vrij? Dit zijn de vragen die we voor aankomend seizoen beantwoord moeten krijgen, zodat we wellicht nog een efficiëntie slag kunnen slaan in de bezetting van al onze sporthallen/zalen.
SOCIAAL JAARVERSLAG 2023
PAGINA 14
2024 en verder…. Een laatste aandachtspunt voor de (nog) langere termijn ( 0 tot 5 jaar) is: Is er voldoende capaciteit aan binnensport gelegenheden? Als onderstaande tendens zich verder voortzet en je kijkt naar de huidige bezettingsgraad van de sporthallen en zwembaden is dat zeer de vraag…
Bron: https://barneveld.incijfers.nl/dashboard/prognoses Bijlage 1: Rapportage Huurdersbeleving Barneveld. Bijlage 2: Enquête zwembaden Bijlage 3: Conclusies en plan van aanpak Optisport Barneveld
SOCIAAL JAARVERSLAG 2023
PAGINA 15
Rapportage huurdersbeleving 2023
Locatie 1 x per week 2 x per week 3 x per week 4 x per week 5 x per week 6 x per week Minder dan 1 x per week De Boog 1 2 De Brug 3 1 De Burgthof 2 4 1 de Eng 3 1 De Heuvelrand 102 45 9 1 9 De IJsvogel 2 1 De Lijsterhof 1 1 1 1 De Oosterboshal 3 5 1 De Veluwehal 9 16 3 1 4 Het Oosterbosbad 2 1 1 Kamphuis 1 1 Sanderstraat 14 Sportzaal De Wardborg 1 1 Veller 1 Zwembad De Veluwehal 126 83 11 3 1 9
Jaar Heb je behoefte aan faciliteiten voor het opladen van elektrische voertuigen bij onze locatie(s)?
2023 Ja
Rijlabels De Boog De Brug De Burgthof de Eng De Heuvelrand De Oosterboshal De Veluwehal Zwembad De Veluwehal Eindtotaal
Aantal van # 2 2 1 2 11 2 3 13 36
Aantal van # Kolomlabels Rijlabels 1 2 3 4 5 Eindtotaal De Brug 1 1 De Heuvelrand 2 4 6 De Oosterboshal 2 2 De Veluwehal 1 1 1 3 Sanderstraat 2 1 3 Zwembad De Veluwehal 2 10 7 13 16 48 Eindtotaal 2 12 10 14 25 63
Optisport locaties Algemene staat van onderhoud De Boog
7,3
De Brug
7,8
De Burgthof
7,1
de Eng
7,3
De Heuvelrand
7,6
De IJsvogel
7,0
De Lijsterhof
6,8
De Oosterboshal
5,4
De Veluwehal
7,3
Het Oosterbosbad
7,5
Kamphuis
2,5
Sanderstraat
4,1
Sportzaal De Wardborg
9,0
Veller
8,0
Zwembad De Veluwehal
7,1
Optisport locaties
Parkeergelegenheid
De Boog
8,7
De Brug
7,5
De Burgthof
8,0
de Eng
9,0
De Heuvelrand
8,6
De IJsvogel
8,7
De Lijsterhof
7,3
De Oosterboshal
7,1
De Veluwehal
7,3
Het Oosterbosbad
8,8
Kamphuis
8,0
Sanderstraat
6,6
Sportzaal De Wardborg
8,5
Veller
8,0
Zwembad De Veluwehal
6,7
Optisport locaties
Bereikbaarheid
De Boog
8,7
De Brug
8,3
De Burgthof
7,9
de Eng
7,5
De Heuvelrand
8,8
De IJsvogel
8,3
De Lijsterhof
7,5
De Oosterboshal
7,7
De Veluwehal
8,1
Het Oosterbosbad
8,8
Kamphuis
8,0
Sanderstraat
7,1
Sportzaal De Wardborg
8,5
Veller
8,0
Zwembad De Veluwehal
8,0
Optisport locaties
Bewegwijzering
De Boog
7,3
De Brug
8,0
De Burgthof
7,6
de Eng
7,8
De Heuvelrand
8,3
De IJsvogel
8,7
De Lijsterhof
7,5
De Oosterboshal
6,8
De Veluwehal
8,1
Het Oosterbosbad
8,0
Kamphuis
6,5
Sanderstraat
6,6
Sportzaal De Wardborg
8,5
Veller
8,0
Zwembad De Veluwehal
7,7
Optisport locaties
Schoonmaak locaties
De Boog
6,0
De Brug
7,0
De Burgthof
7,9
de Eng
7,5
De Heuvelrand
7,0
De IJsvogel
6,7
De Lijsterhof
7,0
De Oosterboshal
5,4
De Veluwehal
7,6
Het Oosterbosbad
6,5
Kamphuis
1,5
Sanderstraat
4,1
Sportzaal De Wardborg
8,5
Veller
8,0
Zwembad De Veluwehal
6,9
Optisport locaties
Schoonmaak kleedruimten
De Boog
6,0
De Brug
7,0
De Burgthof
7,9
de Eng
8,0
De Heuvelrand
6,6
De IJsvogel
7,3
De Lijsterhof
6,8
De Oosterboshal
5,7
De Veluwehal
7,5
Het Oosterbosbad
5,8
Kamphuis
1,5
Sanderstraat
4,6
Sportzaal De Wardborg
8,5
Veller
8,0
Zwembad De Veluwehal
6,7
Optisport locaties
Schoonmaak sanitair
De Boog
6,7
De Brug
7,5
De Burgthof
7,9
de Eng
8,0
De Heuvelrand
7,0
De IJsvogel
7,3
De Lijsterhof
7,0
De Oosterboshal
5,8
De Veluwehal
7,5
Het Oosterbosbad
4,8
Kamphuis
1,5
Sanderstraat
4,8
Sportzaal De Wardborg
8,5
Veller
8,0
Zwembad De Veluwehal
6,7
Optisport locaties
Klacht indienen
De Boog
8,0
De Brug
7,7
De Burgthof
8,2
de Eng
7,8
De Heuvelrand
5,8
De IJsvogel
7,0
De Lijsterhof
7,5
De Oosterboshal
6,8
De Veluwehal
7,9
Het Oosterbosbad
geen cijfer
Kamphuis
4,5
Sanderstraat
4,4
Sportzaal De Wardborg
8,0
Veller
8,0
Optisport locaties
Oplossing klacht
De Boog
8,0
De Brug
6,3
De Burgthof
7,2
de Eng
6,3
De Heuvelrand
4,5
De IJsvogel
6,0
De Lijsterhof
7,5
De Oosterboshal
6,0
De Veluwehal
7,9
Het Oosterbosbad
geen cijfer
Kamphuis
1,5
Sanderstraat
4,0
Sportzaal De Wardborg
8,5
Veller
8,0
Optisport locaties
Snelheid klachtafhandeling
De Boog
9,0
De Brug
5,7
De Burgthof
7,2
de Eng
5,5
De Heuvelrand
4,7
De IJsvogel
6,0
De Lijsterhof
7,5
De Oosterboshal
5,8
De Veluwehal
7,9
Het Oosterbosbad
geen cijfer
Kamphuis
1,0
Sanderstraat
3,8
Sportzaal De Wardborg
8,5
Veller
9,0
Optisport locaties
De Boog De Brug De Burgthof de Eng De Heuvelrand De IJsvogel De Lijsterhof De Oosterboshal De Veluwehal Het Oosterbosbad Kamphuis Sanderstraat Sportzaal De Wardborg Veller