B-3.13 Besluit B&W over Beleidsregels evenementen gemeente Barneveld 2026-2032, d.d. 2 december 2025

Er kan wel een evenementenvergunning worden verleend voor oefenwedstrijden tussen twee betaalde voetbalclubs op het terrein van een amateurvoetbalclub waarbij strenge voorwaarden gelden zoals het spelen zonder toeschouwers en het niet communiceren over de oefenwedstrijd. De mogelijkheden worden per situatie door de burgemeester beoordeeld. De amateur voetbalclub dient als organisator een evenementenvergunning aan te vragen en een veiligheidsplan in te dienen. Alle 18

betrokken veiligheidspartners wordt gevraagd advies uit te brengen zodat de risico’s vooraf goed kunnen worden gewogen. Voor het vervoeren van personen in of op aanhangwagens en in laadruimten (zoals op de zogeheten “platte kar”) kan een ontheffing worden verleend in het geval het vervoer van personen geschiedt in het kader van een evenement of optocht waarvoor een vergunning op grond van de Apv is afgegeven, zoals dit staat beschreven in artikel 61b van het Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990. Voor het vervoeren van personen in of op aanhangwagens en in laadruimten wordt dus geen ontheffing verleend als met het vervoer wordt deelgenomen aan het reguliere verkeer. Voor huifkarren kan een ontheffing op grond van de Wegenverkeerswetgeving worden gevraagd.

5.8 Sportwedstrijden (EK en WK) Voor het gezamenlijk -als evenement- bekijken van sportwedstrijden wanneer een Nederlands team in de (halve) finale speelt bij bijvoorbeeld een EK of WK kunnen de reguliere evenemententerreinen worden gebruikt. Ook kan binnen in horecagelegenheden of evenementenhallen gezamenlijk worden gekeken wanneer de speeltijden buiten de toegestane evenemententijden vallen. Daarnaast kan de burgemeester -onder voorwaarden- toestaan dat voor dit soort wedstrijden schermen op het terras worden geplaatst. Wanneer de (halve) finalewedstrijd waar Nederland in speelt buiten de reguliere horecatijden valt, kunnen de horeca ondernemers hier ontheffing van het sluitingsuur voor aanvragen.

19

6 Meldingsplichtige evenementen Dit hoofdstuk beschrijft de eisen voor meldingsplichtige evenementen. Het is in beginsel verboden om zonder vergunning van de burgemeester een evenement te geven of te houden. De burgemeester heeft kleinschalige evenementen en bepaalde evenementen die binnen het omgevingsrechtelijke kader al toegestaan zijn aangewezen waarvoor geen vergunningplicht geldt en een voorafgaande melding volstaat op grond van artikel 2:25 lid 3 van de Apv.

6.1 Voorwaarden meldingsplichtige kleinschalige evenementen Als meldingsplichtige evenementen als bedoeld in artikel 2:25, derde lid van de Apv worden kleinschalige evenementen aangewezen die aan de volgende voorwaarden voldoen: a. het evenement vindt niet plaats op een zondag en duurt maximaal één dag; b. het aantal aanwezigen bedraagt niet meer dan 250 personen; c. de begintijd is niet eerder dan 09:00 uur en de eindtijd is uiterlijk 23:00 uur. In afwijking hiervan is op Tweede Paasdag, Hemelvaartsdag, en Eerste en Tweede Kerstdag - niet zijnde een zondag de begintijd niet eerder dan 13:00 uur; d. het versterkte geluid bedraagt niet meer dan 60 dB(A) op de gevel van de meest nabij gelegen woning; e. de straat waaraan het evenement plaatsvindt, heeft geen hoofdfunctie voor doorgaand verkeer en er rijdt geen openbaar vervoer door; f. er wordt een doorgang van 3,50 meter breed en 4,20 meter hoog vrijgehouden, zodat er een doorgang is voor hulpverleningsvoertuigen. In verband met de draaicurves van de hulpverleningsvoertuigen zijn de buiten- en binnenbochtstralen respectievelijk ten minste 10 meter en ten minste 5,5 meter; g. bij een afsluiting van het terrein wordt de (brandweer)ingang aangegeven en kan het toegangshek snel geopend worden; h.

bij wegafsluitingen is iemand aanwezig om de hulpdiensten doorgang te kunnen verlenen; er is geen sprake van conflicterende samenloop met andere evenementen, wegopbrekingen en/of de hoofdroutes van de hulpdiensten; i. er is geen ontheffing van de Alcoholwet en -regelgeving nodig; j. er mogen geen bouwwerken, zoals een tent, springkussen of podium groter dan 25m² worden geplaatst; k. het evenement vormt geen bedreiging voor de veiligheid en gezondheid van de bezoekers; l. er is een organisator, waarmee contact kan worden opgenomen; m. de organisator meldt uiterlijk vier weken voorafgaand aan het evenement de locatie en het tijdstip aan de burgemeester. Als een kleinschalig evenement geen doorgang kan vinden of aanpassing behoeft, wordt zo spoedig mogelijk contact opgenomen met de melder. Binnen veertien dagen volgt een schriftelijke kennisgeving aan de organisator die een verbod van het kleinschalige evenement of de acceptatie inhoudt, indien nodig vergezeld van de voorwaarden waaronder het evenement kan plaatsvinden.

6.2 Termijn Een melding van een evenement moet uiterlijk 4 weken voorafgaand aan het evenement gedaan worden bij het team VVT, onder andere in verband met plaatsing op de evenementenkalender. De melding kan worden gedaan via het daarvoor bestemde formulier op de website (Klein evenement melden | Gemeente Barneveld). Na ontvangst van de melding ontvangt de organisator binnen 14 dagen een kennisgeving waarmee toestemming verleend wordt. Deze kennisgeving wordt ook

20

verzonden naar politie en VGGM. In het geval er geen toestemming verleend kan worden, wordt contact opgenomen met de melder. Bij een evenement waar een Alcholwetontheffing nodig is, moet een reguliere vergunning worden aangevraagd en kan niet worden volstaan met een melding.

6.3 Voorwaarden meldingsplichtige bedrijfsmatig uitgevoerde milieubelastende activiteiten in een evenementenlocatie Een bedrijfsmatig uitgevoerde milieubelastende activiteit kan tevens als evenement op grond van de Apv worden aangemerkt. Dit is uitgelegd in paragraaf 2.4 en 4.3. Wanneer voor deze activiteiten ook een evenementenvergunning moet worden aangevraagd is dit een behoorlijke last voor zowel de ondernemer als de gemeente. Daarom is voor deze categorie evenementen een speciale meldplicht in de uitvoeringsregels bij de Apv vastgelegd. Deze meldplicht geldt voor alle activiteiten die: a. als een evenement in de zin van artikel 2:24 van de Apv zijn aan te merken; b. tevens zijn aan te merken als bedrijfsmatig uitgevoerde milieubelastende activiteiten als bedoeld in de Omgevingswet, c. binnen de normale bedrijfsvoering vallen waarvoor – voor zover van toepassing – publiekrechtelijke toestemming verleend is; en d. in overeenstemming zijn met de ter plaatse geldende planologisch-juridische situatie, die blijkt uit bijvoorbeeld het omgevingsplan of een omgevingsvergunning en e. die vanwege de inhoud, omvang en/of intensiteit hiervan een risico voor de openbare veiligheid, de openbare orde en/of de volksgezondheid tot gevolg kunnen hebben.

Degene die op grond van de Omgevingswet en daarop gebaseerde regelgeving verantwoordelijk is voor de betreffende activiteiten die ook aan te merken zijn als evenement, heeft een meldplicht, die inhoudt dat voor 1 november de jaarkalender met de betreffende evenementen van het daaropvolgende jaar aan de burgemeester worden gestuurd. Wanneer er gedurende het jaar nieuwe evenementen gepland worden in de inrichting, zorgt de houder van de inrichting dat deze aanvullingen direct en uiterlijk 12 weken voor de evenementendatum naar de burgemeester worden gezonden. Per te melden evenement somt de melder de volgende informatie op: a. de naam, de inhoud en de datum van het evenement; b. de naam- en de adresgegevens van de houder en de locatie van de inrichting; c. de naam- en de adresgegevens van de organisator van het evenement (als dit niet de houder van de inrichting is); d. een beschrijving van het risico van het evenement voor de veiligheid en de openbare orde; en e. een beschrijving van de maatregelen die genomen worden om het risico van het evenement voor de veiligheid of de openbare orde zo beperkt mogelijk te houden. Als een evenement na toetsing geen doorgang kan vinden of aanpassingen behoeft, wordt zo spoedig mogelijk contact opgenomen met de melder.

Binnen acht weken volgt een schriftelijke kennisgeving aan de melder die een verbod van het evenement of de acceptatie inhoudt, die indien nodig vergezeld wordt van de voorwaarden waaronder het evenement kan plaatsvinden.

21

7 De vergunningaanvraag A, B en C-evenementen Dit hoofdstuk beschrijft de termijnen, de procedure, de vereisten en het proces voor de aanvraag van een evenement. Voor het organiseren van een evenement is het van belang om al in een vroeg stadium contact op te nemen met de gemeente. De voorbereidingen voor het evenementenseizoen starten namelijk al in oktober voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt, met het opstellen van de jaarlijkse evenementenkalender. Dit is beschreven in hoofdstuk 4. Voor kleinschalige evenementen en evenementen die binnen het omgevingsrechtelijke kader al toegestaan zijn als bedoeld in hoofdstuk 2, die voldoen aan de eisen die beschreven staan in hoofdstuk 6, kan volstaan worden met een melding. Voor alle overige evenementen moet een vergunningaanvraag worden gedaan.

7.1 Termijnen In de onderstaande tabel wordt aangegeven welke termijn voor welke soort evenementen gelden. De termijnen in weken worden in weken teruggerekend vanaf de eerste dag van het evenement. Soort Evenement

Termijn melden evenementen-kalender

Intake-overleg uiterlijk

Termijn indienen complete aanvraag of melding

evenementen overleg

Meldingsplichtig kleinschalig Meldingsplichtig omgevingsrecht elijk al ingekaderd A bestaand A nieuw of nieuwe organisator B

4 weken voor evenement

-

4 weken

-

Vóór 1 november

Indien nodig

direct na planning of 12 weken

Indien nodig

Vóór 1 november Vóór 1 november

Indien nodig 14 weken

8 weken 12 weken

Indien nodig 10 weken

Vóór 1 november

12 weken

10 weken

C

Vóór 1 november

14 weken/ indien nodig 22 weken/ indien nodig

20 weken

18 weken

De gemeente streeft er naar om binnen 4 weken na aanlevering van de complete aanvraag een besluit op de aanvraag te nemen. De organisator verkrijgt daarmee uiterlijk 4 weken voor aanvang van het evenement al zekerheid over de vraag of hij een vergunning krijgt. Bij een melding kleinschalig evenement wordt binnen 14 dagen een kennisgeving verzonden. Bij een melding van een omgevingsrechtelijke al ingekaderde activiteit die tevens een evenement is, wordt binnen 8 weken een kennisgeving verzonden. Hieronder worden de genoemde processtappen uitgewerkt.

7.2 De vergunningprocedures, indieningsvereisten en ontvankelijkheidstoets Het is de verantwoordelijkheid van de organisator/aanvrager om de melding voor de jaarkalender evenementen tijdig om te zetten in de vergunningaanvraag. Een aanvraag voor een evenement kan worden ingediend via de formulieren op de website van de gemeente, bij het digitale loket zijn de formulieren en verdere informatie te vinden.

Vergunningaanvraag Als de aanvraag binnenkomt, wordt eerst bekeken of de vergunning juist is aangevraagd, of alle 22

benodigde bijlagen aanwezig zijn en of deze inhoudelijk voldoen. Alle gevraagde informatie moet naar waarheid en volledig door de aanvrager zijn ingevuld en aangeleverd. Een aanvraag moet voldoen aan de volgende eisen: - Zijn alle velden (volledig en naar waarheid) ingevuld? - Klopt het type vergunningaanvraag? - Is de vergunning binnen de termijn aangevraagd? - Zijn alle benodigde bijlagen aanwezig (programma, indelingstekening, technische tekening en berekening, veiligheidsplan, draaiboek en verkeersplan)? - Zijn er op de dag van opbouw tot en met de afbouw andere evenementen op aangevraagde locatie en is er samenloop met grote evenementen? Op het aanvraagformulier staat aangegeven welke gegevens aangeleverd moeten worden bij de vergunningaanvraag, dit is mede afhankelijk van het soort evenement en de classificatie. Daarnaast moet altijd een indelingstekening van het evenemententerrein aangeleverd worden. Deze indelingstekening van het evenemententerrein dient nauwkeurig te zijn en weergegeven in een raster of zones. Het is hierbij minimaal van belang om aan te geven: - De locatie van de nooduitgangen inclusief afmetingen. - De locatie van de blusmiddelen. - De locatie en afmetingen van het podium en/of andere bouwwerken waaronder tribunes. - De locatie van de toiletten. - De locatie van de EHBO-post(en). - De locatie van de (mobiele)horeca. - De locatie van (munten)kassa’s.

- De locatie van een mogelijke commandopost of plek waar hulpverleningsdiensten zich melden in het geval van een calamiteit. - De eventuele vluchtroutes/calamiteitenroutes. - Posities van dranghekken en barriers. - Hekken ter afbakening van het evenemententerrein. - Bouwsels, zoals bijeenkomsttenten, tribunes, podium en dergelijke constructies waar meer dan 150 personen in verblijven; ten aanzien van deze objecten wordt aanvullend de volgende informatie gevraagd: * Plattegrond, vooraanzicht en zijaanzicht * Details van aansluitingen, koppelingen, stabiliteitsverbanden en dergelijke.

Draaiboek (B&C) en programma (alle evenementen) Bij de grotere B-evenementen en bij alle C-evenementen is, naast het programma, ook een draaiboek verplicht. Hierin staat duidelijk: - Op- en afbouw, - Uitleg van de verschillende onderdelen, - Tijdschema van de verschillende onderdelen, - Soundcheck, inclusief tijdstip - Contactgegevens etc. Bij A-evenementen kan worden volstaan met het programma van het evenement.

Veiligheidsplan Afhankelijk van het type evenement moeten de volgende onderdelen uitgewerkt worden: - Beschrijving van het evenement. - Risicoprofiel. - Beveiliging en veiligheid. 23

- Incident scenario’s. - Coördinatie en communicatie. Vanuit de gemeente is er een handreiking geschreven voor het opstellen van een veiligheidsplan bij evenementen. Organisatoren kunnen hier gebruik van maken. De handreiking wordt gemaild en is online te vinden op: Handreiking veiligheidsplan evenementen

Verkeersplan Eventuele knelpunten moeten teruggekoppeld worden naar team VVT. Op de indelingstekening en de plattegrond van het verkeersplan dient duidelijk aangegeven te zijn: - Wegen die worden afgesloten, - Welke soort verkeersbord waar wordt gebruikt - Locaties van de dranghekken, - Locaties gecertificeerde verkeersregelaars, - Eventuele omleidingen, - Fietsenstallingen.

Onvolledige aanvraag Als de aanvraag niet juist is ingediend of als er stukken ontbreken, dan wordt de behandeling van de aanvraag opgeschort. De aanvrager krijgt in principe twee weken de tijd om de gegevens aan te vullen (art 4:5 Awb). Bij complexe evenementen, dan wel veel ontbrekende stukken kan de gestelde termijn langer zijn, zodat de aanvrager voldoende in staat wordt gesteld alle ontbrekende gegevens aan te leveren. Zodra alle stukken zijn aangeleverd gaat de termijn weer lopen. Als de stukken niet tijdig worden aangevuld, zal de aanvraag buiten behandeling worden gesteld en kan er geen vergunning worden verleend.

Aanvraag buiten de termijn Als de aanvraag te laat is ingediend, kan geen goede afweging meer worden gemaakt. Belangrijke aspecten, zoals (brand) veiligheid, kunnen over het hoofd worden gezien. Overige adviseurs hebben geen tijd om goed te adviseren. De aanvraag zal buiten behandeling worden gesteld en er kan geen vergunning worden verleend.

7.3 Advisering interne en externe diensten en veiligheidspartners Advisering Na ontvangst van de complete aanvraag, stuurt de gemeente de aanvraag ter definitieve beoordeling en advisering door aan diverse gemeentelijke diensten, externe diensten en de veiligheidspartners. Vanaf het moment dat de vergunningaanvraag wordt ingediend, dienen deze plannen namelijk getoetst en definitief goedgekeurd te worden door de gemeente en haar adviespartners.

Multidisciplinair veiligheidsadvies bij C-evenementen Bij C-evenementen is een multidisciplinair veiligheidsadvies noodzakelijk, waarbij het veiligheidsplan in een integraal overleg met politie en VGGM wordt beoordeeld en vastgesteld. De advisering door de interne diensten en externe adviespartners kan op onderdelen nog leiden tot het maken van nadere afspraken of het stellen dan wel aanscherpen van de in de vergunning op te nemen randvoorwaarden.

Overige besluiten Naast de evenementenvergunning kunnen er andere besluiten of producten aan de orde zijn, bijvoorbeeld een verkeersbesluit of het huren van dranghekken. Als de activiteit in strijd is met het geldende omgevingsplan kan toestemming worden gevraagd om activiteiten in de fysieke 24

leefomgeving uit te voeren door een omgevingsvergunning aan te vragen. Als de activiteit in strijd is met het omgevings-plan is dit een zogeheten buitenplanse omgevingsplanactiviteit (BOPA) of wanneer de activiteit in het omgevingsplan is aangewezen als vergunningplichtig kan een omgevingsplanactivititeit (OPA) nodig zijn. De vergunningverlener evenementen zorgt voor afstemming tussen deze verschillende besluiten en producten of verwijst de organisator naar de juiste procedure(s).

7.4 Vergunningprocedure bekend A- evenement Als een organisator een A- evenement wil organiseren en het is niet de eerste keer dat het evenement georganiseerd wordt, dan kan met het aanvraagformulier minimaal 8 weken voor het evenement een aanvraag voor een evenementenvergunning ingediend worden. Uitsluitend wanneer de vergunningverlener evenementen of een van de adviespartners dat wenselijk vindt, wordt de organisator uitgenodigd voor het evenementenoverleg.

7.5 Procedure A-evenement en B- en C- evenementen De organisator ontvangt in elk geval bij een nieuw evenement of een nieuwe organisator na de eerdere reservering op de jaarkalender van de gemeente een uitnodiging voor een intakegesprek met de vergunningverlener. De vergunningverlener is het aanspreekpunt gedurende het gehele proces.

Intakegesprek Dit intakegesprek vindt uiterlijk 14 weken voorafgaand aan het evenement plaats. Bij een Cevenement is dit uiterlijk 22 weken voorafgaand aan het evenement. Het doel van het intakegesprek is gericht op kennismaking met en informeren van de organisator over de procedure van vergunningverlening en de aan te leveren bescheiden. Het intake gesprek wordt gevoerd met de vergunningverlener die de organisator een “spoorboekje” aanreikt waarin de wederzijdse verantwoordelijkheden in het verdere proces verduidelijkt worden. Daarnaast komen onderwerpen in dit overleg aan bod die zien op de mogelijke risico’s en hoe deze beheerst kunnen worden. Afhankelijk van het type evenement en de daarmee samenhangende risico’s kan er om een veiligheidsplan, mobiliteitsplan en/of gezondheidsplan gevraagd worden. Daarnaast kan bijvoorbeeld een wens tot representatie door het gemeentebestuur tijdens het evenement besproken worden. Ook wordt besproken hoe invulling kan worden gegeven aan thema’s als duurzaamheid of toegankelijkheid en inclusie. Wanneer een evenement al vele jaren wordt gehouden met dezelfde organisator kan het intakegesprek minder frequent worden gehouden. Na dit intakegesprek zorgt de organisator voor het aanleveren van een complete aanvraag. Deze aanvraag moet uiterlijk 12 weken voor het evenement ontvangen zijn bij A en B evenementen.

Bij C evenementen geldt een termijn van 20 weken voor het evenement.

Publicatie Ontvangen aanvragen en verleende vergunningen voor een C-evenement worden altijd elektronisch bekend gemaakt. Daarnaast worden ook de aanvragen en verleende vergunningen voor evenementen die een grote impact hebben op de woon- en leefomgeving elektronisch bekendgemaakt. Deze elektronische bekendmaking is te vinden in het elektronisch gemeenteblad op https://officielebekendmakingen.nl

7.6 Evenementenoverleg De vergunningverlener nodigt in elk geval een nieuwe organisator en een (nieuwe) organisator van een nieuw evenement ongeveer 10 dan wel 18 weken voorafgaand aan het evenement uit voor een 25

gesprek in het evenementen-overleg dat plaatsvindt in het gemeentehuis. In het bredere evenementenoverleg dat periodiek wordt gehouden, gaan de organisator, relevante betrokkenen vanuit de gemeente en de externe diensten (OddV) en veiligheidspartners (politie, VGGM) naar aanleiding van de vergunningaanvraag het gesprek aan over het evenement. De gemeente classificeert voorgenomen activiteiten aan de hand van de behandel-scan. De uitkomst van deze scan bepaalt mede welke externe partijen deelnemen aan het overleg. Doel van het evenementenoverleg is ervoor te zorgen dat eventuele knelpunten vroegtijdig gesignaleerde en opgelost kunnen worden en eventuele onvolkomenheden in de aan te leveren bescheiden door de organisator kunnen worden gerepareerd. Zo verloopt de aanvraag, het beoordelen en het verlenen van de vergunning via een gestroomlijnd proces, waarbij de organisator zo goed mogelijk gefaciliteerd wordt. Het evenementenoverleg sluit af met heldere procesafspraken, waardoor zowel voor de organisator als de gemeente en externe diensten en veiligheidspartners duidelijk is wie, wanneer welke actie moet ondernemen. Wordt een evenement al jaren georganiseerd door dezelfde organisator dan is het ook mogelijk dat het evenement besproken wordt in het evenementenoverleg zonder aanwezigheid van de organisator.

Mochten er toch aandachtspunten uit het overleg naar voren komen dan worden deze door de vergunningverlener aan de organisator doorgegeven.

Uitzondering grote en zeer complexe evenementen van de B en C categorie Bij grote en zeer complexe evenementen kan de gemeente er vanwege de specifieke omgevingsgerichte aspecten die hierbij een rol kunnen spelen voor kiezen om de procedure tot vergunningverlening te laten verlopen via de zogenaamde openbare voorbereidings-procedure als omschreven in titel 3.4 van de Awb. In deze situatie gelden andere termijnen dan hierboven aangegeven. De keuze daartoe wordt gemaakt op grond van de meldingen voor de jaarkalender evenementen. Wanneer deze situatie zich aandient, wordt de organisator/aanvrager hierover al bij de melding voor de jaarkalender geïnformeerd. Het intakegesprek met de vergunningverlener evenementen zal uiterlijk 22 weken voorafgaand aan de activiteit worden belegd. Het evenementenoverleg vindt (indien nodig) dan 18 weken voor het evenement plaats.

7.7 Besluit De vergunningverlener stelt op basis van de beoordeling van de door de organisator aangereikte gegevens, de beoordeling van de plannen en de advisering van de partners een beschikking voor de evenementenvergunning op. Deze beschikking bevat de benodigde vergunning(en) inclusief voorschriften en beperkingen. De door de organisator opgestelde en goedgekeurde plannen zijn integraal onderdeel van de vergunning. Dat betekent dat de organisator het evenement moet organiseren conform deze plannen en er ook gecontroleerd kan worden op inzet van de maatregelen die in de plannen opgenomen zijn om de risico’s te beheersen. In hoofdstuk 8.3 worden de reguliere evenementenvoorschriften en de overige vergunningen en toestemmingen besproken. Bij complexe evenementen kan het, voor alle partijen, wenselijk zijn dat het pakket aan randvoorwaarden voor feitelijke vergunningverlening nog een keer doorgenomen wordt met de organisator van het evenement. Bij deze evenementen wordt de afspraak daartoe al bij de start van het proces gemaakt.

Weigeringsgronden vergunning Evenementen hebben doorgaans een grote impact op de omgeving. Ondanks alles wat in deze beleidsregels is opgenomen kan het zo zijn dat de balans van overlast die het evenement met zich 26

meebrengt ten opzichte van de beoogde doelstelling, namelijk het vermaken van het publiek, doorslaat richting de overlast. In dergelijk geval kan worden besloten geen vergunning te verlenen voor het evenement. Een vergunning/ontheffing of aanvaarding van een melding kan verder worden geweigerd in belang van: - Openbare orde (waaronder te weinig politie-inzet mogelijk, terwijl dit wel noodzakelijk is voor een veilig verloop) - Openbare veiligheid. - Volksgezondheid. - Bescherming van het milieu.

Weigering/intrekking op grond van toetsing op grond van Wet Bibob De Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob) beoogt te voorkomen dat de overheid criminele activiteiten faciliteert. Indien er ernstig gevaar bestaat dat een vergunning wordt gebruikt om wederrechtelijk verkregen vermogen wit te wassen of strafbare feiten te plegen, dan kan de burgemeester de evenementenvergunningaanvraag weigeren of de verleende vergunning intrekken. In de Beleidsregel Bibob Barneveld is aangegeven dat de Bibob toets in principe beperkt zal blijven tot aanvragen voor evenementen, die door of namens commerciële partijen worden georganiseerd, dan wel op een bedrijfsmatige wijze georganiseerd worden. De toets wordt in beginsel alleen uitgevoerd als bij de aanvraag: - vanuit eigen informatie en/of - vanuit informatie van een of meerdere partners binnen het RIEC-samenwerkingsverband en/of - via een OM tip (artikel 11 juncto artikel 26 Wet Bibob) er duidelijke aanwijzingen zijn die het vermoeden rechtvaardigen, dat bij de aanvraag sprake is van een ernstige mate van gevaar als bedoeld in artikel 3 van de Wet Bibob.

Termijn beslissing op aanvraag Op grond van artikel 4:13 Awb dient het bestuursorgaan binnen redelijke termijn op de aanvraag te beslissen. In beginsel is een termijn van acht weken redelijk. Natuurlijk kan in overleg met de organisator worden aangegeven wanneer in een specifiek geval het besluit wordt genomen waarmee de evenementenvergunning –al dan niet- verstrekt wordt.

27

8 Verantwoordelijkheden en voorwaarden Dit hoofdstuk beschrijft de verantwoordelijkheden van de organisator, het veiligheidsplan en de mogelijke voorschriften en beperkingen in de vergunning. Ook de overige benodigde vergunningen en toestemmingen worden benoemd.

8.1 Verantwoordelijkheid organisator De organisator is primair verantwoordelijk voor een goed en veilig verloop van het evenement. Dat betekent onder meer dat hij moet instaan voor de veiligheid van de bezoekers, de toe- en uitstroom van het verkeer goed moet regelen, moet zorgen voor communicatie naar bezoekers, omwonenden en andere belanghebbenden en de overlast zoveel mogelijk moet beperken. De gemeente en haar adviespartners moeten een deugdelijk oordeel kunnen vellen over de mate waarin een organisator aan zijn verantwoordelijkheden kan voldoen. De organisator is verantwoordelijk voor het aanreiken van alle voor deze beoordeling benodigde informatie. De door de organisator opgestelde en goedgekeurde plannen (zoals hieronder uitgebreid behandeld) zijn integraal onderdeel van de vergunning.

8.2 Het veiligheidsplan Naast de gegevens die opgenomen zijn in het aanvraagformulier en de daarbij behorende bescheiden zoals bijvoorbeeld plattegronden, programma, tekeningen en eventuele constructieberekeningen is het door de organisator op te stellen veiligheidsplan een belangrijke bron van informatie.

Incidenten De combinatie van een grote groep personen op een beperkte ruimte in een korte tijdsspanne kan leiden tot risico’s voor de openbare orde en veiligheid. Bij incidenten moet het publiek in staat zijn om te vluchten. Incidenten kunnen bijvoorbeeld veroorzaakt worden door weersomstandigheden, door aanwezigheid van specifieke doelgroepen die de orde verstoren, door brand/explosie of constructieve defecten. Een incident kan aanleiding zijn tot paniek in de menigte, wat tot een verergering van het incident leidt. En gebruik van alcohol en drugs tijdens evenementen kan als katalysator werken bij het ontstaan van verstoringen van de openbare orde.

Organisator De organisator is verantwoordelijk voor de veiligheid bij het evenement. Bij grote aandachts- en risicoevenementen (B en C) moet de organisator daarom een veiligheidsplan opstellen. Het veiligheidsplan wordt ter goedkeuring aan de gemeente en intern en externe diensten en veiligheidspartners voorgelegd. In het voorkomende geval kan ook bij een A-evenement om een (beknopt) veiligheidsplan worden gevraagd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kleinere activiteiten waarbij sprake is van de inzet van verkeersregelaars of brandveiligheidseisen. Het veiligheidsplan voorziet in de maatregelen die de organisator heeft getroffen ter voorkoming van incidenten en de maatregelen die genomen worden bij optredende incidenten. Bij grotere evenementen, waarbij in het kader van de uitvoering tijdens het evenement de aanwezigheid van de veiligheidspartner(s) benodigd is, is het veiligheidsplan leidend voor het bewaken van de veiligheid en de te nemen maatregelen bij incidenten. Met het veiligheidsplan toont de organisator aan op welke wijze en met welke middelen de openbare orde, veiligheid en gezondheid bij het evenement gewaarborgd zijn.

28

Aanpak grote incidenten Bij grote incidenten treden de daarvoor bestemde regionaal afgestemde plannen en procedures in werking (GRIP-procedure), waarbij de leiding in het kader van inzet, optreden en afhandeling bij de veiligheidspartners ligt. In een dergelijke situatie moet de organisator zich naar deze structuur voegen.

Personen aanwezig uit stelsel bewaken en beveiligen Wanneer de organisator personen uitnodigt die vallen onder het stelsel bewaken en beveiligen meldt hij dit direct bij de gemeente. Ook wanneer een van deze personen op eigen initiatief het evenement bezoekt wordt dit zo snel mogelijk gemeld. De personen die vallen onder het stelsel bewaken en beveiligen vallen bij een bezoek aan de gemeente onder de verantwoordelijkheid van de lokale politie en de burgemeester. Er kunnen -waar nodig- extra voorwaarden aan de vergunning worden toegevoegd om het bezoek veilig te laten verlopen.

Formulier veiligheidsplan De gemeente Barneveld heeft een handreiking Veiligheidsplan gemaakt. Aan de hand hiervan kunnen organisatoren een eigen veiligheidsplan schrijven. De vergunningverleners zijn beschikbaar voor inhoudelijke begeleiding bij het opstellen van het plan. Bij de beoordeling van het veiligheidsplan door de gemeente en haar adviespartners is het mogelijk dat er gevraagd wordt om aanvullende aspecten toe te voegen aan het veiligheidsplan. Het uiteindelijke geaccordeerde veiligheidsplan is integraal onderdeel van de voorwaarden waaronder vergunning wordt verleend en de voorgenomen activiteit kan plaatsvinden.

Inhoud veiligheidsplan In het veiligheidsplan is in elk geval aandacht voor: •

•

• • • • • • •

Identificatie van de eventuele risico’s (bijvoorbeeld vechtpartijen, paniek in de menigte, aan- en afvoerproblemen, overmatig alcohol- of drugsgebruik, massale ordeverstoring, onwel worden in de massa, vuurwerk) en de invloed van deze incidenten op de publieksstromen; Maatregelen en acties die deze risico’s beperken of uitsluiten, zoals juiste programmering, voorlichting, mobiliteitsplan, alcohol- of drugsregime, voorzieningen voor geneeskundige hulpverlening (daarbij rekening houdend met de mensenmassa); Crowdmanagement, (het leiden van bezoekers in een bepaalde richting zonder afsluitingen, dwangmiddelen en dergelijke); Crowdcontrol (het leiden van bezoekers met afsluitingen, dwangmiddelen en gedeeltelijke ontruiming) Brandveiligheidsaspecten en constructieve veiligheid; Gezondheidsaspecten: De bereikbaarheid, calamiteitenroutes en vluchtwegen; Evacuatieplan in het licht van noodzakelijke beëindiging van het evenement; Afspraken tussen organisator en hulpdiensten; onder andere over de communicatie en verantwoordelijkheden van partijen bij opschaling.

Mobiliteitsplan en gezondheidsplan In het voorkomende geval, met name bij grote complexe evenementen, kan er gevraagd worden om in het veiligheidsplan ook een mobiliteitsplan en/of een gezondheidsplan op te nemen. Dit mobiliteitsplan en/of gezondheidsplan zal dan deel uitmaken van het veiligheidsplan.

29

8.3 Evenementen voorschriften A-evenementen Als het evenement geclassificeerd wordt als een A-evenement, dan gelden vaak de zogenaamde standaardvoorschriften, waar de organisator aan moet voldoen. Veel voorschriften staan in de vergunning of in één van de bijlagen die bij de vergunning horen. In een enkel geval kan er sprake zijn van aanvullende maatwerkvoorschriften. Deze maatwerkvoorschriften worden dan expliciet in de vergunning opgenomen. Hierbij kan gedacht worden aan specifieke geluidsvoorschriften, indeling van het terrein, verkeersbesluit en aanwezigheid EHBO.

B- of C-evenementen Is het een B of een C evenement, dan worden er aanvullend op de altijd geldende standaardvoorschriften maatwerkvoorschriften gesteld. De aanvullende voorschriften worden vastgesteld op basis van de advisering door de in- en externe diensten en de veiligheidspartners. De gemeente vertaalt de adviezen naar voorschriften in de vergunning.

Openbare orde en veiligheid Het is op grond van het Wetboek van Strafrecht altijd verboden om de openbare orde of veiligheid te verstoren. In artikel 2:26 Apv is expliciet opgenomen dat het verboden is bij (vergunde) evenement de orde te verstoren. Ook mogen geen voorwerpen, gereedschappen of middelen worden meegenomen met het doel de orde te verstoren. Ook is het verboden om bijvoorbeeld “full color” te verschijnen als de rechter de organisatie heeft verboden of wanneer een organisatie bij bestuurlijk besluit is verboden. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de OMG’s (outlaw motor gangs). De organisator is verplicht: - alle aanwijzingen en opdrachten die gegeven worden door of namens het bevoegd gezag (gemeente, politie, brandweer) in het belang van de openbare orde en (brand)veiligheid direct op te volgen; - het evenement te beëindigen als de burgemeester hiertoe een bevel geeft. De organisator moet er dan voor zorgen dat er geen publiek meer tot het evenement wordt toegelaten en dat het aanwezige publiek het evenement verlaat.

Veiligheidsmaatregelen nemen (zie ook paragraaf 8.2) In het veiligheidsplan benoemt de organisator de veiligheidsmaatregelen op die hij heeft getroffen en gaat treffen op het gebied van safety (veiligheid) en security (beveiliging). De organisator neemt, in overleg met het team VVT, VGGM en politie, voldoende maatregelen om de veiligheid van bezoekers en deelnemers aan het evenement te kunnen waarborgen. Omdat geen evenement hetzelfde is, wordt bij de vergunningverlening per evenement beoordeeld welke van deze maatregelen als vergunningsvoorschriften worden opgenomen. In het veiligheidsplan staat onder meer welke maatregelen de organisator neemt in geval van calamiteiten, hoe de beveiliging is geregeld en welke taken zij zullen uitvoeren, welke crowdcontrol maatregelen er genomen worden, hoe het weer gemonitord wordt en hoe de medische zorg is geregeld.

Evenemententerrein De organisator is verantwoordelijk voor alles wat er op het evenemententerrein gebeurt en houdt zich aan een aantal voorschriften. Zo is het belangrijk dat het terrein duidelijk zichtbaar begrensd is en de nooduitgangen en vluchtroutes goed zijn aangegeven. Er is voldoende verlichting op en rond het evenemententerrein. Er zijn ook voorschriften die ervoor zorgen dat er geen obstakels zijn voor bezoekers of hulpdiensten, of gevaarlijke situaties kunnen ontstaan door onjuist geplaatste 30

bouwwerken. Tijdelijke bouwsels als podia of tribunes dienen gecertificeerd te zijn. Voor ingebruikname wordt dit gecontroleerd door de OddV. De organisator dient zelf niet-gecertificeerde of afgekeurde bouwwerken alsnog te herstellen en goed te laten keuren of te (laten) verwijderen. Het bouwboek van de tent/tribune moet ter plaatse van het evenement aanwezig zijn. Ook dient het evenemententerrein toegankelijk te zijn voor mensen met een beperking. Dit wordt zowel beoordeeld vanuit een veiligheidsperspectief als vanuit een toegankelijkheidsperspectief. Ook mensen met een beperking moeten zoveel mogelijk deel kunnen nemen aan evenementen of deze bezoeken. Per evenement zal hiervoor maatwerk nodig zijn.

Waarborgsom De gemeente heeft de mogelijkheid tot het instellen van een waarborgsom. De organisator betaalt vooraf een ‘borg’ en krijgt deze teruggestort wanneer aan de voorwaarden op basis waarvan de waarborgsom is opgelegd is voldaan. Een waarborgsom wordt gevraagd als aannemelijk is dat voorschriften, zoals het schoon moeten achterlaten van het evenemententerrein, zullen worden overtreden, of aannemelijk is dat er materiële of immateriële kosten gemaakt zullen worden door gemeente en/of betrokken diensten. Wanneer de organisator een voorschrift in het verleden heeft overtreden, kan een waarborgsom worden opgelegd. Indien de organisator wederom verzaakt om het terrein schoon achter te laten, worden de kosten van de schoonmaak in mindering gebracht op de waarborgsom.

Alcoholhoudende dranken en horeca, terrassen en tappunten, glas en blik Alcohol schenken Een artikel 35 Alcoholwet-ontheffing, ook wel tapontheffing, maakt het mogelijk om bij bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijke aard (maximaal 12 aaneengesloten dagen) zwak alcoholhoudende dranken te schenken. Een evenement is zo’n bijzondere gelegenheid. Wanneer een organisatie zelf een ontheffing aanvraagt, zal diegene een natuurlijk persoon moeten zijn (en geen rechtspersoon) die voldoet aan de bepalingen van de Alcoholwet- en regelgeving. Zo moet de leidinggevende in het bezit te zijn van de verklaring Sociale Hygiëne, minimaal 21 jaar oud zijn en voldoen aan de zedelijkheidseisen zoals gesteld in de Alcoholwet en -regelgeving. Deze leidinggevende moet continu aanwezig zijn als er wordt geschonken. Barpersoneel dient vooraf geïnstrueerd te worden over nakoming van de voorschriften inzake de drankverstrekking waarbij nadrukkelijk aandacht is voor de leeftijdscontrole. Alle voorwaarden staan opgenomen in de ontheffing. Terrassen en tappunten Wanneer een gevestigde horecaonderneming tijdens een evenement tapinstallaties buiten een horeca-inrichting en dus een tijdelijk terras plaatst of een tappunt op gemeentegrond, dan is daarvoor een artikel 35 Alcoholwet-ontheffing nodig. Alcohol en jongeren Het is niet toegestaan onder de 18 jaar alcohol te nuttigen.

De gemeente Barneveld verwacht dat de organisatie een actieve bijdrage levert aan het ontmoedigen van alcohol bij jongeren beneden de 18 jaar en er ook op toeziet dat zij geen alcohol op het evenemententerrein kunnen krijgen. Waar nodig neemt de organisatie neemt hierover contact op met de omliggende horeca om gezamenlijk afspraken te maken. Buurt- of straatfeesten Voor buurt- of straatfeesten is het verstrekken van zwakalcoholhoudende drank toegestaan zonder 31

ontheffing van de burgemeester als de verstrekking niet bedrijfsmatig plaatsvindt. Uiteraard is het verstrekken van zwakalcoholhoudende drank ook dan pas vanaf 18 jaar toegestaan. Glas en blik Tijdens evenementen geldt als uitgangspunt een glas- en blikverbod binnen het evenemententerrein en in sommige gevallen ook in de nabije omgeving, dus ook op terrassen en binnen inrichtingen. In zeer uitzonderlijke gevallen is glaswerk toegestaan, mits alle veiligheidspartners hiermee instemmen. Hierbij kan gedacht worden aan een kleinschalig diner in de openbare ruimte met kaartverkoop. Dranken in blik zijn toegestaan op de volgende evenementen: - het betreft een A-evenement waarbij een markt of braderie de hoofdactiviteit is; - het betreft een meldingsplichtig evenement; - het evenement heeft een open karakter waarbij sprake is van vrije in- en uitloop van bezoekers op het evenemententerrein; - het evenement vindt plaats in stedelijke of bebouwde omgeving waarbij er op loopafstand detailhandel (supermarkt) aanwezig is; - bij het verstrekken van alcoholhoudende dranken in blik dient er ook een artikel 35 Alcoholwetontheffing aanwezig te zijn; - er zijn in het verleden geen openbare orde problemen geweest waaronder geweldsincidenten en er is geen reëel risico op verstoring van de openbare orde.

Verbod op de verkoop van alcohol De burgemeester kan een alcoholverkoopverbod bij evenementen geven op basis van artikel 2:25a van de Apv.

Geluid en geluidsniveau Het geluid verschilt per locatie. Dit heeft te maken met de afmetingen van de locatie maar ook met de apparatuur die wordt gebruikt. Als door een organisatie muziek wordt geproduceerd aan de hand van technisch hoogwaardig apparatuur “line-array-systeem” dan kan bij de bron meer geluid worden geproduceerd zonder dat dit op de meetpunten hogere geluidswaarden geeft. Line-array houdt in dat het geluid gericht wordt gestraald naar de locatie waar het publiek zicht bevindt en dat er rekening wordt gehouden met de afstand van het publiek. Ook wordt er met het toegestane geluidsniveau rekening gehouden met de lage tonen in de muziek. Hiervoor hanteren we een dB(C) norm die over het algemeen zo’n 13 tot 15 dB hoger is dan de dB(A) norm op de gevel van de meest nabij gelegen woning of op een referentiepunt indien woningen te ver weg zijn gelegen. Het toegestane algemene geluidsniveau is 70 dB(A) en 83 tot 85 dB(C) op 1,5 meter hoogte voor de eerst getroffen gevel dan wel het referentiepunt, binnen de toegestane tijden. Het geluidsniveau wordt bij iedere aanvraag weer apart getoetst en is afhankelijk van verschillende factoren, zoals (type) bebouwing, tijdstippen, soort muziek/evenement. Ook wordt er altijd gekeken naar de mate van overlast welke het evenement kan veroorzaken ten aanzien van omwonenden.

Op een aantal locaties zijn permanente geluidmeters geplaatst waardoor een continue monitoring van het geluid bij het evenement mogelijk is. Via een app en inlogcode kan zowel de toezichthouder als de organisator meekijken met het gemeten geluidsniveau. Waar nodig kan het geluid direct worden aangepast, zodat er minder overlast voor omwonenden is. Thans staat een permanente geluidmeter op het Bunckmanplein en wordt één geluidsmeter ingezet op wisselende locaties.

32

Voor binnen locaties gelden weer andere normen. Er zijn collectieve festiviteiten aangewezen in de Apv waarbij direct is vastgelegd hoe het geregeld is met de geluidsniveaus. Dit staat beschreven in artikel 4:2 van de Apv.

Eindtijd geluid Voor evenementen is 23.00 uur de uiterste tijd waarop geluid en muziek ten gehore mag worden gebracht. Voor een gemaximeerd aantal evenementen mag tot 24.00 uur geluid en muziek ten gehore worden gebracht. Het aantal dagen voor deze evenementen is per locatie gemaximeerd en opgenomen in hoofdstuk 5. Voor de Oud en Nieuwjaarsfeesten mag tot 05.00 uur muziek ten gehore worden gebracht.

Muziek en (tv)schermen Bij het ten gehore brengen van muziek tijdens een evenement of het gebruik maken van tv-schermen, moet er rekening mee worden gehouden dat er een vergoeding verschuldigd is door de organisatie aan Buma/Stemra.

Begin- en eindtijden evenementen en op- en afbouwen Op- en afbouwtijden De ervaring leert dat organisatoren in een zo kort mogelijke tijd willen op- en afbouwen, omdat hier kosten aan verbonden zijn. De tijden zijn in overleg met de vergunningverlener evenementen en dienen bij de aanvraag duidelijk te worden vermeld. Wanneer evenementen elkaar snel opvolgen op dezelfde locatie of (deels) overlappen, worden hier in overleg afspraken over gemaakt. Tussen 23.00 en 07.00 uur mogen geen lawaai makende materialen worden gebruikt. Begintijd evenementen Evenementen met geluid mogen om 09.00 uur van start gaan van maandag t/m zaterdag. Voor zonen feestdagen geldt een begintijd van 13.00 uur voor evenementen, omdat dit openbare vermakelijkheden zijn zoals bedoeld in de Zondagswet. Eindtijd evenementen Voor alle evenementen is de uiterste sluitingstijd 24.00 uur, waarbij tot 23.00 uur muziek ten gehore mag worden gebracht en tot 23.30 uur drank mag worden geschonken. Voor een gemaximeerd aantal evenementen is de uiterste sluitingstijd 01.00 uur, waarbij tot 24.00 uur muziek ten gehore mag worden gebracht en tot 00.30 uur drank mag worden geschonken. Het aantal dagen voor deze evenementen is per locatie gemaximeerd en opgenomen in hoofdstuk 5.

Voor de Oud en Nieuwjaarsfeesten is de uiterste sluitingstijd 06.00 uur, waarbij tot 05.00 uur muziek ten gehore mag worden gebracht en tot 05.30 uur drank mag worden geschonken.

Verkeer: parkeren, wegafsluitingen, openbaar vervoer, verkeersregelaars Evenementen kunnen grote consequenties hebben voor de bereikbaarheid van de directe omgeving. Omwille van een evenement kunnen (delen van) wegen worden afgesloten en kan verkeer worden omgeleid. Ook kunnen grote aantallen bezoekers de verkeersdoorstroming stremmen of tot parkeerdruk leiden. De organisator moet maatregelen treffen om de bereikbaarheid voor bezoekers (OV, fiets, lopend en auto) en voor hulpdiensten te waarborgen en de gevolgen voor het overige verkeer te beperken. De organisator zorgt voor voldoende parkeergelegenheid voor (pendel)bussen, auto’s en fietsen. De organisator zet zich ervoor in om gemotoriseerd en niet-gemotoriseerd verkeer nabij het evenemententerrein van elkaar te scheiden met het oog op de veiligheid en doorstroming 33

van de fietsers. Daarnaast worden fietsenstallingen bij voorkeur op kortere afstand van de ingang naar het terrein beschikbaar gesteld dan de autoparkeerplaatsen. Het evenement moet met name de lokale bezoekers stimuleren om de fiets te pakken. Eventuele parkeeroverlast als gevolg van de activiteiten moet worden voorkomen. Ook zorgt de organisator voor de inzet van gecertificeerde verkeersregelaars en evenementenverkeersregelaars. De verkeersregelaars moeten vooraf worden aangesteld. Op basis van het verkeersplan geeft de organisator aan welke maatregelen getroffen worden, waaronder ook hekken en borden. Ook wordt aangegeven waar vrijwilligers worden ingezet om bijvoorbeeld het wegschuiven van hekken te voorkomen. Het hele verkeersplan wordt door het team Verkeer en door de politie getoetst.

Auto- en motortoertochten en tractorpulling Bij de aanvraag voor evenementen die de auto- en motortoertochten en tractorpulling betreffen moet de organisator aangesloten te zijn bij de brancheorganisatie dan wel de overkoepelende organisatie. Hierbij moet gedacht worden aan de KNAF (auto), KNMV (motor) en NTTO (tractorpulling). De veiligheidseisen die deze organisaties opleggen worden door de gemeente overgenomen en ook wordt verplicht gesteld dat het evenement onder de auspiciën (=toezicht) van de brancheorganisatie georganiseerd wordt. Zoals aangegeven bij hoofdstuk 5 wordt voor belastende evenementen zoals snelheidswedstrijden met gemotoriseerde voertuigen op de openbare weg geen vergunning verleend.

Communicatie (informeren omwonenden) De organisator wordt verplicht om omwonenden minimaal twee weken voorafgaand aan het evenement schriftelijk te informeren over het evenement, een kopie van deze brief mailt de organisator naar evenementen@barneveld.nl Ook communiceert de organisator een telefoonnummer waarop, omwonenden terecht kunnen met hun vragen of klachten. Dit nummer is tijdens het evenement, maar ook voorafgaand aan het evenement bereikbaar.

Toestemming grondeigenaar De gemeente gaat ervan uit dat de organisator toestemming heeft van de (grond)eigenaar. Zonder deze toestemming, kan het evenement niet doorgaan. Een kopie van de schriftelijke toestemming moet bij de aanvraag worden gevoegd of bij een overleg worden ingeleverd.

Natura 2000-activiteit (gebiedsbescherming) en/of flora- en fauna-activiteit (soortenbescherming) Het Ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening beoogt met de Omgevingswet o.a. bedreigde dier- en plantensoorten die in het wild voorkomen te beschermen. Organisatoren van evenementen zijn zelf verplicht om na te gaan of er effecten op beschermde soorten of gebieden optreden en voor de benodigde natuurvergunningen te zorgen. Dit kan door het uitvoeren van ecologisch onderzoek. Negatieve effecten op beschermde gebieden en soorten kunnen met een ecologisch onderzoek (QuickScan/natuurtoets en stikstofberekening) worden bepaald. Zie voor meer informatie nummer 25 in de bijlage 1 en via link.https://www.gelderland.nl/themas/stikstof/stikstof-ingelderland/veelgestelde-vragen/evenementen-en-wnb Heeft een evenement negatieve effecten op beschermde soorten of gebieden dan kan een omgevingsvergunning Natura 2000-activiteit of Flora- en fauna- activiteit benodigd zijn. De organisator kan deze omgevingsvergunning aanvragen bij de Provincie Gelderland via het omgevingsloket. In bepaalde gevallen is het ook mogelijk om voorafgaand in overleg te treden met de provincie (verzoek om vooroverleg).

Voor meer informatie voor de procedure en indieningsvereisten voor de natuurvergunning, zie: https://www.gelderland.nl/vergunningen/vergunning-natura-2000-gebied en https://www.gelderland.nl/vergunningen/vergunning-beschermde-soorten 34

Wanneer een evenementenlocatie in het ‘beperkingengebied stikstofemissie’ uit de Voorbeschermingsregels beperkingengebied stikstofemissie ligt, zoals dit door Provinciale Staten op op 23 april 2025 in werking getreden kan er op grond van artikel 4a.3 van de Omgevingsverordening Gelderland een omgevingsvergunning nodig zijn in het kader van het voorbereidingsbesluit voor de uitbreiding van de activiteit. Meer informatie is te vinden op: Voorbereidingsbesluit stikstofemissiearme zone

Gebruiksmelding, art 2.1 Besluit Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen (BBGBOP) Vanaf mei 2018 zijn er in het BBGBOP regels gesteld ten aanzien van de brandveiligheid en de basishulpverlening voor activiteiten, voor zover die in de buitenlucht plaatsvinden. Bij de aanvraag evenementenvergunning moeten de gegevens voor een gebruiksmelding worden ingeleverd door de aanvrager. Dit is geregeld in artikel 2:25 lid 2 Apv. Vaak betreft dit het gebruik van een tent. Het BBGBOP stelt een melding verplicht wanneer er 10 of meer personen slapen in een tent of meer dan 150 personen tegelijk samenkomen in een tent. De gemeente heeft hiervoor een apart meldingsformulier BBGBOP. De gemeente kan voorwaarden aan het accepteren van de melding verbinden.

Aansprakelijkheid, dekking, (vrijwilligers)verzekering en verantwoordelijkheid Verantwoordelijkheid en verzekering De organisator is verantwoordelijk voor de veiligheid van de deelnemers en het publiek en kan ook aansprakelijk worden gesteld voor schade door ongevallen die ontstaan als gevolg van het evenement. Op het moment dat er zich tijdens een evenement iets voordoet, kunnen de kosten enorm oplopen. Het is daarom van belang dat het evenement goed verzekerd is door middel van een aansprakelijkheidsverzekering. Daarnaast kan het zinvol zijn om een ongevallenverzekering, een annuleringsverzekering en een aanvullende verzekering voor waardevolle objecten en/of extreme weersomstandigheden af te sluiten. Er bestaan evenementenverzekeringen die al deze risico’s verzekeren. Voorafgaand aan het evenement moet de organisatie afstemmen met de verzekeraar wat de aard van het evenement is. Dekking en verzekering Bij grote en/of risicovolle evenementen is er voor een verzekering voor wettelijke aansprakelijkheid met een minimale dekking van € 2.500.000,= nodig, met een maximum eigen risico van € 2.500,=. Bij grote en/of risicovolle evenementen wordt gevraagd om uiterlijk twee weken voor het evenement een kopie van de polis aan de gemeente te overleggen.

De gemeente kan bij grote en/of risicovolle evenementen vragen om toezending van een uitgebreide risico-inventarisatie van het evenement en de daarvoor genomen veiligheidsmaatregelen, opgesteld door een daartoe gespecialiseerd en gecertificeerd bedrijf. Deze uitgebreide risico-inventarisatie zal in elk geval - eveneens twee weken voor het evenement - aan de gemeente overgelegd moeten worden als voor het evenement geen verzekering gesloten wordt. Aansprakelijkheid De organisatie dient het evenement zodanig te organiseren dat aan alle wettelijke veiligheidsvoorschriften en aan alle verzekeringstechnische voorschriften ter bescherming van organisatie, deelnemers, publiek en derden evenals goederen van voormelde natuurlijke rechtspersonen, wordt voldaan. De vergunninghouder is verplicht schade te vergoeden, die hij door het gebruik van de vergunning toebrengt in de openbare ruimte en maatregelen te nemen om te voorkomen dat het vergunningverlenende orgaan, dan wel derden ten gevolge van het gebruik van de 35

vergunning schade lijden. Het is aan de vergunninghouder om aan te tonen dat de door de gemeente gevorderde schade niet is veroorzaakt door het evenement waar de vergunning voor is verleend. Gemeentelijke aansprakelijkheid Ondanks dat de gemeente niet zelf evenementen organiseert kan de gemeente in enkele gevallen formeel aansprakelijk zijn voor schade bij ongevallen. Dit wordt getoetst door de burgerlijke rechter en slechts in zeer uitzonderlijke situaties wordt er voldaan aan alle aansprakelijkheidsvereisten uit artikel 6:162 van het Burgerlijk wetboek. Vrijwilligersverzekering De gemeente heeft bij Centraal Beheer Achmea een vrijwilligersverzekering afgesloten met zeer ruime dekking voor alle vrijwilligers die zich binnen de gemeente inzetten voor activiteiten. Tijdens de uitoefening van het vrijwilligerswerk zijn de vrijwilligers verzekerd voor ongevallen en schade/verlies persoonlijke eigendommen, aansprakelijkheid en verkeersaansprakelijkheid Deze vrijwilligersverzekering is ondergebracht bij Welzijn Barneveld. Verdere informatie is te vinden op de website Vrijwilligersverzekering - Welzijn Barneveld. Hier is ook het schade aangifte formulier te vinden.

Evenementen vuurwerk Op het afsteken van vuurwerk tijdens evenementen is het Vuurwerkbesluit van toepassing. Het doel van het Vuurwerkbesluit is waarborgen te scheppen voor de bescherming van mens en milieu tegen mogelijk schadelijke effecten van vuurwerk. Voor evenementen waarbij vuurwerk wordt gebruikt geldt oftewel een vergunningplicht, dan wel een meldplicht. Indien het gaat om theatervuurwerk tot 20 kg of professioneel vuurwerk tot 200 kg volstaat een melding bij de provincie. Gaat het om zwaarder vuurwerk dan moet men bij de Gedeputeerde Staten een ontbrandingstoestemming/vergunning aanvragen. Hierbij heeft de burgemeester een adviserende rol.

Duurzaamheid Het is van belang dat ook evenementenorganisatoren hun verantwoordelijkheid nemen met betrekking tot het duurzaam vorm geven van het evenement. Hierbij moet gedacht worden aan verantwoorde afvalscheiding, het gebruik maken van zo min mogelijk en herbruikbare of circulair geproduceerde materialen, het verbod op oplaten van (wens)ballonnen (artikel 4:9b Apv) en het aangeven wanneer en hoe de locatie bereikbaar is met de fiets en/of het openbaar vervoer. Ook bij het gebruik van aggregaten en opruimmaterialen is het van belang om voor de meest duurzame optie te kiezen. De organisator geeft zelf aan waar aandacht is voor duurzaamheid, daarnaast legt de gemeente de meest duurzame optie als vergunningsvoorwaarde op. De gemeente zet in op het bevorderen van energiebesparing en organisatoren kunnen voor meer informatie en advies terecht bij het gemeentelijke Energieloket (0342-495450) of www.energieloketbarneveld.nl . Een belangrijke stap voor duurzaamheid is het verbod op het zogeheten single-use plastic. Bij open evenementen wordt voor wegwerpbekers en -bakjes betaald en moet een herbruikbaar alternatief zijn met een retoursysteem. Ook het meebrengen van eigen bakjes en beker is mogelijk. Bij gesloten evenementen is het gebruik van plastic wegwerpservies niet meer toegestaan.

Een circulair systeem, waarbij het servies retour komt of hoogwaardig gerecycled wordt is daar verplicht. Meer informatie is te vinden op: Regels voor weg-werpbekers en -bakjes die plastic bevatten - Afval Circulair (www.afvalcirculair.nl/minder-wegwerpplastic). Wanneer de wetgeving op dit terrein wijzigt zal dit ook bij de gemeentelijke evenementen gaan gelden.

36

Toegankelijkheid en inclusie De Gemeente Barneveld streeft ernaar dat evenementen voor iedereen toegankelijk zijn, ongeacht beperkingen door een handicap of chronische ziekte. Kleine aanpassingen kunnen al een groot verschil maken. Evenementenorganisatoren kunnen door het toepassen van soms eenvoudige maatregelen hun verantwoordelijkheid nemen en het evenement voor meer mensen toegankelijk maken. Hierbij kan gedacht worden aan: • Toegankelijkheid van de locatie: de locatie toegankelijk maken voor mensen met een fysieke beperking, bijvoorbeeld door het aanbieden van rolstoeltoegankelijke ingangen, toiletten en zitplaatsen. • Communicatie: het aanbieden van diverse informatie op verschillende kanalen zoals digitaal en fysiek. Hierbij is ook aandacht voor duidelijke communicatie vooraf over de toegankelijkheidsvoorzieningen op het evenement, zodat bezoekers met een beperking een weloverwogen keuze kunnen maken. • Mobiliteit: er wordt duidelijk aangegeven of en hoe de locatie bereikbaar is met bijvoorbeeld het openbaar vervoer en er is voldoende parkeergelegenheid voor mensen met een handicap. • Faciliteiten: er zijn voor voldoende rustruimtes en voorzieningen zoals aangepaste toiletten en EHBO-posten.

• Inclusieve activiteiten: er worden activiteiten en programma's ontwikkeld die toegankelijk zijn voor mensen met diverse achtergronden en behoeften, zoals bijvoorbeeld een prikkelarm uur. Er wordt daarbij gestreefd naar een inclusieve evenementervaring waar iedereen, waar iedereen, ongeacht beperking of achtergrond kan genieten van de activiteiten en sfeer. • Samenwerking met deskundigen: Het samenwerken met ervaringsdeskundigen, gemeenten en andere relevante partijen door organisatoren om ervoor te zorgen dat de toegankelijkheid goed aansluit bij de behoeften van mensen met een beperking. De organisator kan zelf aangeven waar aandacht is voor toegankelijkheid. De gemeente zet in op het bevorderen van inclusiviteit en organisatoren kunnen voor meer informatie en advies gebruik maken van de routekaart voor inclusieve festivals, te vinden op de website van de Coalitie voor Inclusie. Ook kan de gemeente de organisator in contact brengen met de Gehandicaptenraad Barneveld, die de organisator advies kunnen geven en kunnen testen of de getroffen maatregelen en inzet het juiste resultaat geeft.

Dierenwelzijn Wanneer bij een evenement dieren aanwezig zijn, worden specifieke voorwaarden gesteld voor de stalling, verzorging ed. Dit geldt onder meer bij ponyrijden, optochten met dieren en levende kerststallen. De organisator moet bij de Nederlandse Voedsel-en Warenautoriteit (NVWA) melding doen van dieren op evenementen. Omdat dieren ziekteverwekkers met zich mee kunnen dragen, is het belangrijk dat een organisator bezoekers op de hoogte stelt van de regels omtrent de aanwezige dieren. Meer informatie en melding bij de NVWA is te vinden op de website (Tentoonstellen en verzamelen dieren | NVWA)

Afvalwater In het aanvraagformulier voor evenementen moet worden aangegeven of er afvalwater wordt geproduceerd en waar dat wordt geloosd. Op veel plaatsen is hiervoor op de evenemententerreinen een voorziening gerealiseerd. Wanneer dit niet het geval is kan de gemeente in de vergunning voorwaarden opleggen hoe om te gaan met afvalwater. 37

EHBO In de vergunningsvoorwaarden staat aangegeven hoeveel gecertificeerde EHBO-ers nodig zijn voor het evenement. Dit aantal is gebaseerd op de veldnorm evenementen van de GHOR. Deze EHBO-ers kunnen worden ingehuurd bij een bedrijf of het Rode Kruis, maar veel plaatselijke EHBO-verenigingen zijn ook bereid als vrijwilliger te helpen bij evenementen. Hier staat vaak een vergoeding voor de clubkas tegenover. De evenementen organisator draagt zorg voor het informeren en faciliteren van de EHBO-ers.

9 Toezicht en handhaving Dit hoofdstuk beschrijft het toezicht en de handhaving op het (niet) naleven van evenementen vergunning. Bij het toezicht en de handhaving werken vele partijen samen. De gemeente voert hierbij de regie. Zij werkt daarbij samen met de betrokken interne diensten, politie, VGGM, OddV en eventuele relevante externe partijen. Op grond van de Apv zijn toezichthouders aangewezen en ook alle ambtenaren van politie zijn aangewezen als toezichthouder voor de Apv. Naast de toezichthouders op grond van de Apv zijn er ook op grond van andere wet- en regelgeving toezichthouders bevoegd. Hierbij is de randweer de belangrijkste voor de evenementen. Toezicht en handhaving zijn er op gericht dat activiteiten conform de vergunning op veilige en verantwoorde wijze plaatsvinden. Het is zonder meer de verantwoordelijkheid van de vergunninghouder de gemaakte afspraken na te komen. Het is de verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag om daar op toe te zien. Tijdens evenementen is altijd een ambtenaar Openbare orde en veiligheid uit het team VVT beschikbaar voor overleg en terugkoppeling met de burgemeester. Om een goede structuur te geven aan toezicht en handhaving wordt er op basis van de gemaakte afspraken in het evenementenoverleg afspraken gemaakt over de handhaving, de onderlinge samenwerking en wat er door wie gecontroleerd zal worden.