B-1.20 Besluit B&W inzake Samenwerkingsovereenkomst Werkkracht 2021-2023 d.d. 15-12-20.pdf

-1Afdeling: Sociaal Domein Behandelaar: Olthof, Suzanne Telefoonnummer: 0621322879

Voorstelnr. 1099 Barneveld, 4 december 2020 Portefeuillehouder: A.H. van de Burgwal

Ter kennisname naar de raad Nummer beleidsproduct:

Op overzicht Bestaand beleid (website)

Onderwerp:

Samenwerkingsovereenkomst met Werkkracht

Gevraagde beslissing: 1. de bijgevoegde samenwerkingsovereenkomst inclusief bijlagen vast te stellen; 2. het afdelingshoofd Sociaal Domein te machtigen om ter nadere uitwerking van de samenwerkingsovereenkomst, werkafspraken te maken. 3. het afdelingshoofd Sociaal Domein te machtigen om binnen de kaders van de samenwerkingsovereenkomst en conform het gemeentelijke mandaat afspraken te maken met betrekking tot aanvullende dienstverlening.

1. Inleiding De gemeente Barneveld heeft ten tijde van de liquidatie van Permar in 2017 besloten om samen met de gemeenten Scherpenzeel, Wageningen, Renkum en Werkkracht een samenwerking aan te gaan voor de werkgever gerelateerde kant van de uitvoering Wet sociale werkvoorziening (Wsw). Deze samenwerking is vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst en bijbehorende werkafspraken met een looptijd tot 1 januari 2021. De gemeente Barneveld heeft met Werkkracht nog aanvullende afspraken gemaakt zoals met betrekking tot het werkgeverschap Nieuw Beschut Participatiewet (Nieuw Beschut). Ook heeft de gemeente Barneveld apart afspraken gemaakt over ondersteuning op het gebied van HRM en ARBO-dienstverlening aan inwoners opgenomen in het Doelgroepenregister waarvoor de gemeente een re-integratieverplichting heeft op het moment dat zij ziek zijn terwijl hun dienstverband eindigt (Vangnetregeling). De gemeente heeft verder nog met taxibedrijf Noot afspraken gemaakt over het woon-werk-vervoer van Wsw-ers die niet zelfstandig naar hun werklocatie kunnen komen. Al deze afspraken eindigen op 1 januari 2021. Op 30 juni 2020 heeft u besloten om de huidige samenwerking met Werkkracht en de gemeenten Scherpenzeel, Wageningen en Renkum inzake de uitvoering van de Wsw, te verlengen voor een periode van 3 jaar (2021 t/m 2023).

Daarnaast heeft u opdracht gegeven te onderzoeken onder welke voorwaarden de dienstverlening in de samenwerkingsovereenkomst door Werkkracht uitgebreid kon worden met de volgende onderdelen: a) organiseren van medisch vervoer; b) werkgeverschap in het kader van Beschut werken Pw; c) arbodienstverlening m.b.t. de Vangnetregeling Participatiewet. De afgelopen periode zijn ambtelijk gesprekken gevoerd met de samenwerkende partijen. Dit heeft geleid tot overeenstemming over het voorstel zoals dat nu aan u voorgelegd wordt. De lopende afspraken in het kader van de Wsw en Nieuw Beschut zijn ondergebracht in de nieuwe samenwerkingsovereenkomst en de bijbehorende werkafspraken. Daarnaast zijn de werkafspraken op basis de opgedane ervaringen geactualiseerd en aangescherpt. De afspraken met betrekking tot het werkgeverschap Nieuw Beschut en de Vangnetregeling zijn aan de samenwerkingsovereenkomst toegevoegd in de vorm van een addendum omdat niet alle samenwerkende gemeenten hier op dit moment ook gebruik van willen maken. Aanvullend zal er nog een addendum worden gemaakt voor het regelen van het taxivervoer. Daarin sluiten we aan bij de afspraken die tussen Werkkracht en taxibedrijf Noot die nog voor de aanvang van het nieuwe jaar tot stand komen.

2. Beoogd effect a) Meetbaar effect Losse overeenkomsten worden samengevoegd tot één overeenkomst hetgeen voordelen heeft in het kader van de governance.

-2-

b) Maatschappelijk effect De samenwerking heeft tot doel om door bundeling van kennis en kunde, krachten te bundelen, eenduidigheid in de uitvoering te realiseren, de kwaliteit van dienstverlening te vergroten en schaalgrootte te realiseren waardoor kostenvoordeel kan worden gerealiseerd.

3. Argumenten 1.1. continuïteit in de dienstverlening Door het sluiten van de samenwerkingsovereenkomst en bijhorende stukken wordt de continuïteit van de dienstverlening aan de Wsw-medewerkers, medewerkers Nieuw Beschut en inwoners opgenomen in het Doelgroepregister gewaarborgd. 1.2. aanscherping van de samenwerkingsafspraken De huidige (eerste) samenwerkingsovereenkomst en werkafspraken zijn opgesteld op basis van een idee hoe samengewerkt zou moeten worden. De nieuwe samenwerkingsovereenkomst en werkafspraken zijn geactualiseerd en aanscherpt op basis van opgedane ervaringen en de laatste ontwikkelingen. 2.1. actueel houden van de werkafspraken Hoewel de werkafspraken zoals die voorliggen, geactualiseerd en aangescherpt zijn, leert de ervaring dat aanpassing van de werkafspraken nodig blijft. Door het afdelingshoofd te machtigen om – binnen de kaders van de samenwerkingsovereenkomst - nadere werkafspraken te kunnen maken wordt het makkelijker om de werkafspraken actueel te houden. Hierbij wordt ook aangesloten bij de huidige werkwijze binnen Werkkracht, en de gemeenten Wageningen en Renkum. 3.1. ruimte bieden om samenwerking uit te breiden Het hoofd van de afdeling Sociaal Domein is in zijn algemeenheid gemachtigd om binnen de kaders van haar mandaat, re-integratieactiviteiten in te kopen.

Nu de samenwerkingsovereenkomst de mogelijkheid biedt om de samenwerking uit te breiden, wordt geadviseerd om het afdelingshoofd deze mogelijkheid te bieden binnen de kaders van de samenwerkingsovereenkomst en haar gemeentelijk mandaat.

4. Kanttekeningen Bij het afsluiten van de huidige samenwerkingsovereenkomst (2017) is uw college gewezen op het feit dat er in deze geen sprake is van een gezamenlijke inkoop bij Werkkracht maar van een samenwerkingsovereenkomst. Er wordt namelijk gebruik gemaakt van kennis en kunde van alle samenwerkingspartijen. Zo worden er bijvoorbeeld ook afspraken gemaakt over samenwerking bij groepsdetacheringen en vindt er afstemming plaats tussen de partijen op het gebied van beleid en werkwijze. Nieuw is dat er ook afspraken worden gemaakt voor een niet-Wsw-doelgroep (Nieuw Beschut en Doelgroepregister). De reden ligt in het feit dat de werkzaamheden overeenkomen met die rondom de Wsw en op die manier gebruik gemaakt kan worden van reeds bestaande faciliteiten. Daarnaast is de dienstverlening nauw met elkaar verbonden omdat medewerkers Nieuw Beschut en Wsw Beschut veelal werkzaam zijn bij dezelfde werkgevers waardoor centralisering ook een logisch gevolg is. Dit proces is een logisch gevolg van het feit dat de Wsw – vanwege de sterfhuisconstructie - langzaamaan vervangen wordt door Nieuw Beschut en de dienstverlening aan inwoners die zijn opgenomen in het Doelgroepenregister. Wij zijn dan ook van mening dat er goede redenen zijn om de samenwerking op deze manier te continueren. Daarnaast is er geen goed alternatief om de samenwerking op een andere manier vorm te geven.

En het risico is verwaarloosbaar dat een partij juridische stappen zou zetten om onze manier van handelen aan de rechter voor te willen leggen.

5. Financiën De kosten voor de werkzaamheden die Werkkracht binnen de samenwerking uitvoert zijn gemaximaliseerd op hetzelfde bedrag als de afgelopen drie jaar (€ 420.000,-). Deze kosten worden door de samenwerkende

-3partijen verdeeld op basis van het aantal Wsw-ers en medewerkers Nieuw Beschut per gemeente op 1 december van het voorgaande jaar. De kosten voor de uitvoering van de Vangnetregeling zullen incidenteel gemaakt worden en worden vergoed op basis van daadwerkelijke kosten. De hoogte van de vergoeding is gelijk aan de huidige vergoeding. Ook de kosten voor het regelen van het Wsw-vervoer zullen naar verwachting gelijk blijven aan de kosten die de gemeente nu ook maakt. De uitgaven die voortvloeien uit de voorliggende samenwerkingsovereenkomst zijn niet hoger dan in voorgaande jaren en passen daarmee binnen de bestaande structurele begroting.

6. Uitvoering Planning: De nieuwe overeenkomst gaat in op 1 januari a.s. en loopt tot 1 januari 2024.

Communicatie: n.v.t.

Evaluatie/controle Maandelijks vindt er ambtelijk overleg plaats met de samenwerkingspartijen waarin de voortgang wordt besproken.

7. Bijlagen a. b. c. d. e. f.

samenwerkingsovereenkomst 2021-2023 werkafspraken checklist detacheringen verwerkersovereenkomst addendum 1. Werkgeverschap Nieuw Beschut addendum 2. Vangnetregeling

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST 2021-2023 Tussen Gemeente Barneveld Gemeente Renkum Gemeente Scherpenzeel Gemeente Wageningen Werkkracht Ede B.V.

1/5

ONDERGETEKENDEN: 1.

De publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente BARNEVELD, ten deze op grond van het bepaalde in artikel 171 lid 1 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester A. van Dijk, ten deze handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van Barneveld van 30 juni 2020 tot het aangaan van deze overeenkomst, hierna te noemen: ‘BARNEVELD’,

2.

De gemeente Renkum, te dezen krachtens het Mandaatbesluit gemeente Renkum maart 2014, zoals vastgesteld door burgemeester en wethouders en de burgemeester op 6 mei 2014, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de secretaris-algemeen directeur M.G.M. (Maurits) van de Geijn; hierna te noemen: ‘RENKUM’,

3.

De publiekrechtelijke rechtspersoon de Gemeente SCHERPENZEEL, ten deze op grond van het bepaalde in artikel 171 lid 1 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester H. de Vries, ten deze handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van Scherpenzeel van…………… tot het aangaan van deze overeenkomst, hierna te noemen: ‘SCHERPENZEEL’,

4.

De publiekrechtelijke rechtspersoon de Gemeente WAGENINGEN, ten deze op grond van het bepaalde in artikel 171 lid 1 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door mw. A.A.J.

Brinks, teammanager Bedrijfsvoering, ten deze handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van Wageningen van 30 juni 2020 tot het aangaan van deze overeenkomst, hierna te noemen: ‘WAGENINGEN’, 5.

Werkkracht Ede B.V., gevestigd aan de Molenstraat 80F, 6711 AW Ede, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69574871, rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur B. Veen, hierna te noemen ‘Werkkracht’.

Ondergetekenden 1 t/m 5 tezamen te noemen: ‘Partijen’.

OVERWEGENDE DAT: -

-

-

Partijen allen overheidsorganisaties zijn die actief zijn op het gebied van de uitvoering van de Wsw en nieuw beschut; Partijen vanaf de opheffing van de gemeenschappelijke regeling Permar samenwerken in het belang van de medewerkers binnen de Wet sociale werkvoorziening; Partijen het in het kader van de openbare dienstverlening wenselijk achten om de bestaande samenwerking te continueren; Deze wens tot samenwerking is ingegeven door efficiency overwegingen, de wens om met elkaar kennis te delen en de continuiteit van de dienstverlening en de bestaande groepsdetacheringen zoveel mogelijk te waarborgen; Het wenselijk is dat vanaf 1 januari 2021 er onder meer afspraken worden gemaakt over de uitvoering van taken op het gebied van salarisadministratie en de aan de Wsw- en Nieuw Beschut medewerkers te verlenen persoonsdiensten (indicaties stellen, P-advies, HRM, Arbo en verzuim); Partijen wensen verder samen te werken bij de realisatie van groepsdetacheringen, semi groepsdetacheringen, bij het ondersteunen van werkgevers van Wsw- en Nieuw Beschut medewerkers, de aanpak van ziekteverzuim en de uitvoering van de werkgeverstaken Wsw en Nieuw Beschut; Voor een goede uitvoering van de Wsw en Nieuw Beschut van belang is dat partijen met dezelfde Arbodienst en verzuimprotocol werken; Partijen werkzaamheden onderling met elkaar wensen te verrekenen; De Overwegingen en bijlagen integraal

deel uit maken van de Samenwerkingsovereenkomst.

2/5

KOMEN HET VOLGENDE OVEREEN: Artikel 1 Begripsbepalingen Voor de toepassing van deze samenwerkingsovereenkomst wordt verstaan onder: Afstemmingsoverleg:

gezamenlijk overleg van de verantwoordelijke managers van de Gemeenten en van Werkkracht Uitvoeringsorganisatie: één der partijen dan wel een onderdeel van één der partijen; Wsw: Wet sociale werkvoorziening Nieuw Beschut: Dat deel van de Participatiewet dat de werknemers betreft met een indicatie Nieuw Beschut Artikel 2 Doel en strekking van de SOK Partijen leggen met deze SOK de voorwaarden vast waaronder zij zullen samenwerken op het gebied van de uitvoering van de Wsw en Nieuw Beschut. Artikel 3 Inhoud samenwerking 1. Deelnemers gaan met betrekking tot de uitvoering van Wsw en Nieuw Beschut werkgeverstaken samenwerken op de volgende gebieden: - Personeelsadministratie, - Salarisadministratie, - Herindicatie, - Arbo en verzuim P-advies, - HRM voor de inwoners met een Wsw- of Nieuw Beschut-indicatie. - Groepsdetacheringen; inclusief jobcoaching - Vacatures voor Wsw en Nieuw Beschut medewerkers; - Verzuim, uren registratie, facturering en begeleiding van Wsw en Nieuw Beschut medewerkers 2. Voor de uitvoering van de werkzaamheden worden door de partijen samenwerkingsafspraken opgesteld. 3. Om de samenwerking goed te laten verlopen wordt er een afstemmingsoverleg gehouden. De frequentie hiervan wordt in onderling overleg bepaald. 4.

indien gewenst kan Werkkracht - in aanvulling op deze SOK – werkzaamheden uitvoeren voor een of meerdere partijen voor zover die werkzaamheden gelieerd zijn aan de dienstverlening zoals opgenomen in deze SOK, de extra kosten voor rekening van de betreffende partijen komen en de werkzaamheden passen binnen de overwegingen van deze SOK. 5. aanvullende dienstverlening wordt tussen partijen vastgelegd middels een apart addendum. Artikel 4 Werkzaamheden partijen 1. De werkzaamheden van Werkkracht zijn het inrichten en uitvoeren van : - Personeelsadministratie, - Salarisadministratie, - Herindicatie, - Arbo en verzuim P-advies,- HRM voor Wsw medewerkers 2. Bij een detachering waar meerdere Wsw- en/of Nieuw Beschut medewerkers werkzaam zijn afkomstig uit meer dan één gemeente, treedt de uitvoeringsorganisatie van de gemeente waar het bedrijf is gevestigd (hierna: de uitvoeringsorganisatie van vestiging) op als contractbeheerder. 3. De uitvoeringsorganisatie van vestiging organiseert, in geval van een groepsdetachering, ondersteuning op de werkplek voor de begeleidende taak van de Wsw- en/of Nieuw Beschut medewerkers op het werk. Deze functionaris stemt individuele beslissingen over een Wsw-er en/of Nieuw Beschutter af met de gesprekvoerder / trajectbegeleider / jobcoach van de gemeente van herkomst. 4.

Partijen delen informatie over beschikbare vacatures voor Wsw- en Nieuw Beschut medewerkers met elkaar.

Artikel 5 Verplichtingen van partijen 3/5

Partijen houden zich aan wettelijke verplichtingen over informatiebeveiliging en voldoen eveneens aan de wettelijke bepalingen over de verwerking van persoonsgegevens. Voor het gebruik en verwerken van informatie worden verwerkersovereenkomsten aangegaan. Artikel 6 Kosten werkzaamheden 1. Partijen zijn voor de werkzaamheden als bedoeld in artikel 4 een vergoeding aan elkaar verschuldigd. 2. De tussen partijen te hanteren tarieven en vergoedingen worden vastgesteld door de daartoe door partijen gemandateerde / gemachtigde medewerkers en deze worden vastgelegd in de op te stellen samenwerkingsafspraken als bedoeld in art 3.2. Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden Indien de onverkorte uitvoering van deze SOK niet kan plaatsvinden als gevolg van gewijzigde omstandigheden, treden partijen met elkaar in overleg, waarbij zo veel mogelijk met inachtneming van de doelstelling van de onderhavige SOK zal worden gezocht naar een voor partijen aanvaardbare oplossing door aanpassing van de onderhavige SOK. Indien dit overleg voor een der partijen niet tot een bevredigende wijziging leidt, is er sprake van een geschil waarbij de geschillenregeling als bedoeld in artikel 8 in werking treedt. Artikel 8 Geschillen en escalatiemodel 1. Van een geschil is sprake indien één van de partijen schriftelijk daarvan kennis geeft aan de andere partij.

Bij de Gemeenten zijn de gemeentesecretarissen tot deze kennisgeving bevoegd. Bij Werkkracht is hiertoe de directeur bevoegd. 2. In geval van een geschil streven Partijen ernaar in het Afstemmingsoverleg tot een voor Partijen acceptabele oplossing in een situatie te komen. 3. Indien het niet lukt tot een oplossing te komen kan het geschil worden voorgelegd aan de besturen van Partijen. 4. Mocht binnen een redelijke termijn het geschil ook dan niet zijn opgelost, dan kan de meest gerede partij dit voorleggen aan de bevoegde rechter in Arnhem, tenzij Partijen een andere wijze van geschillenbeslechting overeenkomen. Artikel 9 Geheimhouding Partijen verplichten zich adequate en voldoende maatregelen te treffen om geheimhouding te verzekeren met betrekking tot alle privacy- en bedrijfsgevoelige gegevens van partijen of personen waarvan zij zich bij de uitvoering van deze SOK bedienen, tenzij anders is bepaald bij of krachtens wettelijke regeling. Artikel 10 Evaluatie Indien een collectief of individueel belang daartoe aanleiding geeft of op verzoek van één der Partijen, wordt overgegaan tot evaluatie van de samenwerking en deze SOK. Het Afstemmingsoverleg bepaalt de frequentie en de noodzaak voor deze evaluatie. Artikel 11 Duur van de SOK 1. Deze SOK wordt aangegaan voor een periode van drie jaar en gaat in op 1 januari 2021 en eindigt derhalve op 1 januari 2024. 2.

In afwijking van artikel 11.1 kan de gemeente Scherpenzeel zonder opgave van reden deze overeenkomst eenzijdig opzeggen. Indien de gemeente Scherpenzeel van deze mogelijkheid gebruik maakt, kan dit kosteloos met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden. 3. Partijen beslissen ieder voor zich uiterlijk op 1 juli 2023 of zij deze SOK verlengen. Hiertoe dienen de besturen van gemeenten en algemeen directeur Werkkracht een schriftelijk besluit te nemen. 4. Indien de SOK niet wordt verlengd zullen partijen zich maximaal inspannen om te zorgen voor een adequate overgang van de werkzaamheden als bedoeld in artikel 3 zodat de continuïteit van de uitvoering Wsw en Nieuw Beschut gewaarborgd blijft. Artikel 12 Slotbepalingen 1. Op deze SOK is Nederlands recht van toepassing. 2. In die gevallen waarin deze SOK niet voorziet of waarin de SOK onredelijk/onbillijk uitwerkt, treden Partijen met elkaar in overleg om te bezien of de SOK kan worden aangevuld of gewijzigd.

4/5

3. Wijziging of aanvulling van deze SOK kan slechts schriftelijk geschieden door middel van toevoeging van genummerde en door of namens Partijen geparafeerde wijzigingsbladen en treedt pas in werking nadat deze door alle partijen is ondertekend. 4. Partijen maken voorafgaand aan de beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst afspraken over de teruggave en wissing van persoonsgegevens. Bijlagen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Samenwerkingsafspraken uitvoering; Checklist detacheringen Verwerkingsovereenkomst Addendum 1, Werkgeverschap Nieuw Beschut Addendum 2, Vangnetregeling Addendum ,3 nadere invulling samenwerkingsafspraak 36 Wageningen

Aldus overeengekomen, per bladzij geparafeerd en in vijfvoud ondertekend te … op … december 2020, Ondertekening

…

…

Gemeente Barneveld Burgemeester A. Van Dijk

Gemeente Renkum, secretaris-algemeen directeur M.G.M. (Maurits) van de Geijn

…

…

Gemeente Scherpenzeel Burgemeester H. de Vries

Gemeente Wageningen, A.A.J. Brinks, Teammanager Bedrijfsvoering

… Werkkracht Ede B.V. B. Veen, directeur

5/5

Gemeente Barneveld Gemeente Renkum

Gemeente Scherpenzeel

Gemeente Wageningen

Werkkracht Ede BV

Samenwerkafspraken uitvoering SW-doelgroep en Nieuw Beschut

Samenwerkingspartners:

Gemeente Barneveld Gemeente Renkum Gemeente Scherpenzeel Gemeente Wageningen Werkkracht Ede BV

Bovenstaande partners hebben een samenwerkingsovereenkomst gesloten voor de uitvoering van de Wsw en voor het werkgeverschap van mensen met een indicatie Nieuw Beschut (NBers), zoals opgenomen in de Participatiewet. De operationele invulling en de werkafspraken, die daaruit voortvloeien en door de bevoegde personen van de partners zijn vastgesteld, zijn in dit document opgenomen. Algemeen Samenwerking en verantwoordelijkheid 1. Elke partij behoudt de eigen verantwoordelijkheid als formeel werkgever en begeleider van de doelgroep SW-ers. Daarnaast is het mogelijk voor de gemeenten om het formeel werkgeverschap van medewerkers met een indicatie Nieuw Beschut onder te brengen bij Werkkracht Nieuw Beschut BV. Alle werkgeverslasten en risico’s die samenhangen met het werkgeverschap zullen daarbij worden doorbelast aan de verantwoordelijke gemeenten. De gemeenten blijven voor de medewerkers met een indicatie Nieuw Beschut wel zelf verantwoordelijk voor de begeleiding van de medewerker. Door middel van bijlagen zoals procedures/ procesafspraken of een ‘Wie doet wat lijst’ wordt de specifieke verdeling van verantwoordelijkheden/ rollen in de uitvoering van de werkgeverstaken vastgelegd.

2.

Overlegstructuur Er vindt een afstemmingsoverleg plaats gericht op de samenwerking, regulier 1x / kwartaal. Dit is een gezamenlijk overleg van de verantwoordelijke (contract/ account)managers van de Gemeenten en van Werkkracht. Indien (beleids)uitvoering dit verlangt, zal vaker overleg tussen partijen plaats vinden. Op verzoek van elke partij kan er zo nodig extra overleg worden ingepland.

3.

4.

Vragen van partners worden binnen 2 werkdagen beantwoord. Bij complexere zaken wordt de afhandeltermijn doorgegeven. Informatie en verantwoording Werkkracht doet uiterlijk binnen 4 weken na afloop van elke maand periodiek verslag van de voortgang volgens een door de partners gezamenlijk vast te stellen format (aan de orde komen o.a. loonkosten, detacheringsopbrengsten en ziekteverzuim). Daarnaast zal 2x per jaar een prognose worden opgesteld van de verwachte loonkosten en detacheringsopbrengsten in de rest van het lopende jaar. Na afloop van het kalenderjaar wordt een jaarrapportage opgesteld, conform het maandelijkse format (managementinformatie). In overleg zal door Werkkracht aanvullende gegevens worden aangeleverd t.b.v. het jaarverslag en interne controle van de partners.

Pagina 1 van 8 Samenwerkafspraken uitvoering SW + NB 2021-2023

Gemeente Barneveld Gemeente Renkum

Gemeente Scherpenzeel

Gemeente Wageningen

Werkkracht Ede BV

5.

Werkkracht dient binnen de door CBS gestelde termijn CBS-rapportages in.

6.

Werkkracht verzamelt halfjaarlijks gegevens t.b.v. Research & Beleid. Werkkracht levert deze gegevens ter reactie bij de gemeenten aan. Werkkracht zal uiterlijk op 15-2 en 15-8 van ieder jaar gegevens over het voorgaande halfjaar leveren aan Research & Beleid en de gemeenten.

7.

Vanuit de applicatie worden standaard rapportages beschikbaar gesteld, zodat partners op willekeurig moment inzage kunnen hebben in de belangrijkste cijfers en ontwikkelingen. Als basis hiervoor worden de rapportages gehanteerd die al in het systeem zijn opgenomen. Aanvullende rapportages worden in onderling overleg bepaald. In ieder geval zijn er aanvullende rapportages met: - data van uitdiensttredingen a.g.v. pensioen - data van gratificaties Op verzoek zal de applicatiebeheerder aanvullende rapportages ontwikkelen ICT / Techniek Algemeen 8. Werkkracht biedt de gemeenten ondersteuning met diverse systemen, zowel ‘webbased’ (Zorg van de Zaak) als ‘on- premise’ (m.n. Compas). Partijen dragen er zorg voor dat voldaan wordt aan de vereisten van security en privacy, zowel technisch als in gebruik. Nadere afspraken op dit gebied liggen vast in de af te sluiten verwerkersovereenkomsten, zie bijlage 1) voor een format verwerkersovereenkomst. 9.

Voor de toegang tot ‘on- premise’ wordt er vooralsnog gebruik gemaakt van ontsluiting via een VDI-omgeving met SMS-authenticatie. De verantwoordelijkheid voor een juiste technische omgeving en een juist gebruik ligt bij de gemeenten. Voor deze toegang (en bijbehorende kosten) wordt uitgegaan van max. 20 mensen die vanuit de regio toegang moeten krijgen tot de VDI. Indien dit er meer blijken te zijn kan dit consequenties hebben voor de totale kosten die Werkkracht bij de regio in rekening moet brengen.

10.

Indien gebruikers problemen ondervinden in het gebruik van de applicatie melden ze dit bij applicaties@werkkracht.nl. Werkkracht zet zich in om problemen zo snel mogelijk te verhelpen, waar kan direct of dezelfde dag. Dit is mede afhankelijk van de ICT omgeving en beveiliging van de partners. Werkkracht zal binnen één werkdag na melding een terugkoppeling geven over de stand van zaken en voortgang.

11.

12.

Compas Compas (Emergo systems) wordt gebruikt als ondersteund systeem voor de SWdoelgroep en NB doelgroep (als personeelsinformatie systeem en cliëntvolgsysteem). Aanschaf, inrichting en beheer hiervan wordt verzorgd door Werkkracht. Compas maakt gebruik van 1 database. Door inrichting van de organisatiestructuur (verschillende partijen) en autorisaties wordt de toegang tot gegevens ingeregeld. In de basis wordt er vanuit gegaan dat enkel medewerkers van de eigen gemeente die betrokken zijn bij de uitvoering van de WSW en NB toegang krijgen tot de gegevens van de SW-ers en NB-ers uit die gemeente. De partijen zijn zelf verantwoordelijk voor het bepalen wie verder inzage heeft in de gegevens van de SW-ers en NB-ers behorend bij die partij. Werkkracht zal conform

Pagina 2 van 8 Samenwerkafspraken uitvoering SW + NB 2021-2023

Gemeente Barneveld Gemeente Renkum

Gemeente Scherpenzeel

Gemeente Wageningen

Werkkracht Ede BV

schriftelijk verzoek van de gemeente de gegevens al dan niet openstellen (voor zover technisch mogelijk). Partijen hebben bijvoorbeeld afgesproken dat voor de specifieke rol van begeleiding op de werkvloer bij (semi-) groepsdetacheringen de begeleidende / leidinggevende medewerkers ook de noodzakelijke toegang krijgen tot de gegevens van de SW-ers en NB-ers van de andere partijen die daar gedetacheerd zijn. 13.

14.

15.

16.

De gemeenten kunnen in Compas in het personeelsdossier informatie raadplegen, notities toevoegen en standaard documenten aanmaken. Muteren van gegevens (velden wijzigen) kan niet. Dit om eenduidigheid van registratie zoveel mogelijk te borgen en fouten of vervuiling in het systeem te voorkomen. Gemeenten kunnen mutaties doorgeven aan Werkkracht die ze verwerkt in het personeelsdossier (zie ook 22. Mutaties). Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor het aanmaken en bijhouden van plaatsingen en trajecten in het cliëntendossier van hun SW-ers en NB-ers. Compas Cloud Compas Cloud wordt gebruikt als ondersteunend systeem voor de urenverantwoording. Daarnaast blijft het bij individuele detacheringen mogelijk om urenstaten aan te leveren bij Werkkracht cf. het daarvoor bestemde format. Beaufort/ Youforce / evt. na aanbesteding een andere applicatie Deze applicatie is webbased / via internet te benaderen. Hierin kan ieder gemeente overzichten raadplegen met betrekking tot salarissen van de eigen populatie. Daarnaast zijn hierin digitaal de eerder op papier verstuurde salarisstroken te raadplegen. Uitgangspunt is dat er minimaal 1 persoon per gemeente toegang heeft. Netwerkshare/ bestandsuitwisseling Werkkracht zet periodiek bestanden klaar op de netwerkshare van de VDI-light (regio). Elke gemeente heeft een eigen mapje, waar alleen medewerkers van die gemeente toegang toe hebben.

Het gaat in elk geval om: - journaalposten bestanden salarisverwerking - gegevens t.b.v. de facturatie van uren gedetacheerden

Back-office werkgeverstaken Personeels- en salarisadministratie 17. Werkkracht administreert de:  salarisverwerking en –betaling  aangifte loonheffing belastingdienst  afdracht loonbelastingen en premies volksverzekeringen  afdracht pensioenpremies WSW  afdracht premies werknemersverzekeringen  aanlevering journaalpost t.b.v. financiële administratie van partijen  Registratie en aanlevering noodzakelijke gegevens via de UWV-portal Werkkracht draagt zorg voor:  aanlevering documenten t.b.v. interne en externe (accountants)controle  aanvraag voor subsidies zoals LIV.  het via het UWV werkgeversportaal melden van verzuim, aanvragen van compensatie transitievergoeding en overige noodzakelijke gegevens Alle partijen dragen er gezamenlijk zorg voor dat alle voor partijen relevante informatie met betrekking tot de personeels- en salarisadministratie tijdig en volledig aan elkaar wordt gecommuniceerd. Pagina 3 van 8 Samenwerkafspraken uitvoering SW + NB 2021-2023

Gemeente Barneveld Gemeente Renkum

18.

Gemeente Scherpenzeel

Gemeente Wageningen

Werkkracht Ede BV

Werkkracht zorgt dat rond de 15de van de maand een betaling op persoonsniveau klaar staat voor de gemeenten (afhankelijk van hoe de dag valt). Er wordt een schema opgesteld zodat partijen over en weer weten wanneer de salarisgegevens gedurende het hele jaar klaar staan, de betalingen verricht worden en de salarisstroken verstuurd worden. Streven is de salarisstrook vrijwel gelijktijdig te versturen met de betaling van het salaris. De salarisbetalingen en afdrachten verloopt via de ‘Equensroute’: de betalingen worden door Werkkracht via Equens klaar gezet bij de bank. De gemeenten kunnen via de bank fiat geven voor de uitbetaling. De gemeenten kunnen controle uitvoeren aan de hand van overzichten in Youforce (of een nav aanbesteding andere applicatie) in combinatie met betaalbedrag. Eventuele verschillen worden door de salaris administratie van werkkracht uitgezocht. Daarnaast zal er een journaalpost worden aangeleverd op basis waarvan de gemeente de diverse posten in hun financiële systemen kunnen boeken. Deze zal door Werkkracht klaar gezet worden op een gemeente eigen netwerkmap binnen de Werkkracht VDI Werkkracht zorgt ook voor een specificatie van de inhoudingen (zoals de (collectieve) zorgverzekering of vaste lasten).

19.

Werkkracht verstuurt volgens schema alle salarisstroken (fysiek) naar iedere medewerker van elke werkgever. Werkkracht hanteert voor de salarisstroken een uniforme lay-out. Op de salarisstrook worden de gegevens van de betreffende formele werkgever opgenomen.

20.

Werkkracht zal uiterlijk op 31-1 van ieder jaar een (fysiek) jaaropgave van het voorgaande jaar aan iedere medewerker versturen.

21.

Gemeenten en Werkkracht geven, zodra dit bekend is, aan elkaar door wanneer er wijzigingen in arbeidsvoorwaarden en bedrijfsregelingen plaatsvinden.

22.

23.

24.

Mutaties Partijen zijn zelf verantwoordelijk voor de juiste gegevens van medewerkers. Gemeenten kunnen wijzigingen die doorgevoerd moeten worden in het personeelsdossier doorgeven via een mutatieformulier in Compas. Het feit dat een wijziging moet worden doorgevoerd kan worden gemeld via de mail hradministratie@werkkracht.nl. Deze personele mutaties verwerkt Werkkracht binnen 2 werkdagen na ontvangst. Voor de gehanteerde werkwijze wordt een procesbeschrijving ‘mutaties’ opgesteld. Werkkracht verwerkt salarismutaties die uiterlijk op de 4e werkdag van de maand zijn aangeleverd, in dezelfde maand. Herindicatie SW-ers Werkkracht voert op basis van een maandelijkse signaleringslijst het herindicatieproces voor de SW-ers uit. Dit gebeurt na overleg met de verantwoordelijk medewerker van de partijen, zoals deze is vastgelegd in de organisatiestructuur van Compas (als leidinggevende). Arbo en verzuim

Pagina 4 van 8 Samenwerkafspraken uitvoering SW + NB 2021-2023

Gemeente Barneveld Gemeente Renkum

Gemeente Scherpenzeel

Gemeente Wageningen

Werkkracht Ede BV

25.

Werkkracht sluit een contract af met een Arbodienst voor de omvang van de doelgroep in FTE. Bij aanvang is dit dezelfde arbodienst die al werkzaam was voor de SW-ers, Zorg van de Zaak. In het contract worden afspraken gemaakt over de maximale wachttijd dat iemand gezien kan worden door een bedrijfsarts of een assistent bedrijfsarts (praktijkondersteuner).

26.

Werkkracht en gemeenten maken uniforme afspraken over het Arbo verzuim en stellen gezamenlijk een verzuimprotocol op. Dit protocol kan per gemeente enigszins verschillen, het streven is deze zo uniform mogelijk te houden.

27.

Verzuimmeldingen vòòr 16.00 uur bij Werkkracht aangeleverd, zullen binnen 1 werkdag door Werkkracht worden verwerkt.

28.

Uitvoeren verzuimbeleid/ Wet Verbetering Poortwachter (WVP). De trajectbegeleider/ formeel leidinggevende van de gemeente (werkgever) fungeert als casemanager WVP. Dit gebeurt in overleg met de HR-adviseur van Werkkracht. Bij een groepsdetachering is ook de werkgever verantwoordelijk. Een deel van de uitvoering is belegd bij de leidinggevende op de werkplek (jobcoach). Een gedetailleerde uitwerking van de rol/ taakverdeling is/ wordt beschreven in 'Procedure bij verzuim’.

29.

De verzuimconsulent werkt vanaf een locatie van de individuele gemeenten. Er wordt uitgegaan van 2 dagdelen per maand. Scherpenzeel sluit aan op de locatie Barneveld. Gemeenten stellen voor deze momenten kosteloos een adequate werkplek beschikbaar voor de verzuimconsulent van Werkkracht.

30.

31.

Werkkracht stelt een schema/ planning op voor de aanwezigheid van de verzuimconsulent. Documenten Werkkracht zorgt ervoor dat er standaard documenten beschikbaar zijn in Compas. De gemeenten maken zoveel als mogelijk gebruik van deze standaard. Mocht het nodig zijn worden er specifieke documenten voor de gemeenten aangemaakt. Brieven worden door Werkkracht, al dan niet in samenspraak met de betreffende gemeente, opgesteld. De brieven worden digitaal verstuurd naar een vaste contactpersoon bij de gemeente. De contactpersoon zorgt voor ondertekening en verzending van de brief. Een PDF van de ondertekende brief wordt naar Werkkracht verstuurd en opgeslagen in het personeelsinformatiesysteem. In een overzicht wordt door Werkkracht bijgehouden welke brieven er verstuurd zijn en bewaakt of een ondertekende PDF retour is ontvangen.

32.

HRM De (formeel) leidinggevende /werkgever is verantwoordelijk voor de medewerkers. Werkkracht biedt informatie en advisering op HRM gebied, betreft onder andere:  beoordelen, belonen en sanctioneren  toepassen Cao en wetswijzigingen  verzuim

Pagina 5 van 8 Samenwerkafspraken uitvoering SW + NB 2021-2023

Gemeente Barneveld Gemeente Renkum

Gemeente Scherpenzeel

Gemeente Wageningen

Werkkracht Ede BV

 ontwikkeling en scholing (in relatie tot de beperkingen) De HR-adviseur zal (naar behoefte) werken vanaf een locatie van de individuele gemeenten. Er wordt uitgegaan van maximaal 2 dagdelen per maand, waarbij zo veel als mogelijk afspraken worden geclusterd per gemeente om reistijden te voorkomen. Gemeenten stellen voor deze momenten kosteloos een adequate werkplek beschikbaar voor de HR-adviseur van Werkkracht. Werkkracht stelt een schema/ planning op voor de aanwezigheid van de HRadviseur. 33.

Werkkracht draagt zorg voor:  P-dossiers en CVS-dossiers conform Wbp/ AVG  fysiek en digitaal beveiligde dossiertoegang  digitale toegang Compas (raadplegen én muteren) t.b.v. de gemeentelijke consulenten. Er worden gezamenlijk nadere afspraken over bevoegdheden rondom inzien en muteren van het digitale systeem, passend binnen de privacywetgeving en hetgeen vanuit de functie noodzakelijk is en technisch haalbaar is. Er wordt in dit kader een verwerkersovereenkomst tussen partijen aangegaan waarin nadere bepalingen zijn opgenomen.

Detacheringen Groepsdetacheringen 34. Onder een groepsdetachering wordt verstaan een detachering waar meerdere Wswmedewerkers werkzaam zijn waarbij tevens op de werkplek directe begeleiding van de Wsw-medewerkers en / of NB-ers wordt geboden. Hierbij gelden de afspraken zoals opgenomen in artikel 4.2 en 4.3 van de Samenwerkingsovereenkomst. De partners dragen er zorg voor dat de kwaliteit van de begeleiding op orde is. Er zijn situaties waarbij medewerkers vanuit meer dan 1 partij bij 1 opdrachtgever gedetacheerd zijn, maar er geen directe begeleiding op de werkvloer geboden wordt. Dit wordt beschouwd als een ‘semi-groepsdetachering’. Met betrekking tot het contractbeheer en de begeleidende taak van de Wsw-ers en NB-ers zijn dezelfde afspraken gemaakt als bij een groepsdetachering (conform artikelen 4.2 en 4.3). Het verschil is dat er een individuele overeenkomst gesloten wordt met de uitlenende partij (net als bij een individuele detachering).

35.

Facturatie / urenverantwoording detachering Partijen zijn elk afzonderlijk verantwoordelijk voor de juiste contractregistratie, volledige urenregistratie en daaraan gekoppelde facturatie aan opdrachtgevers van gedetacheerde medewerkers. Partijen dragen er allen zorg voor dat alle daarvoor relevante informatie beschikbaar is en bekend is bij de registrerende medewerkers van Werkkracht bij aanvang van de detachering. Zie ook bijlage 2. Voor de checklist relevante informatie bij detachering. Werkkracht zorgt voor een juiste registratie van de ontvangen informatie. Indien er geschillen zijn met een opdrachtgever over de (fact)uren ligt de verantwoordelijkheid om dit op te lossen bij de partij van detachering. In het geval van een groepsdetachering ligt deze verantwoordelijkheid bij de contractbeheerder.

Pagina 6 van 8 Samenwerkafspraken uitvoering SW + NB 2021-2023

Gemeente Barneveld Gemeente Renkum

Gemeente Scherpenzeel

Gemeente Wageningen

Werkkracht Ede BV

Werkkracht faciliteert een uniforme en efficiënte werkwijze van de urenverwerking. Werkkracht levert o.b.v. vastgestelde/ akkoord bevonden uren aan gemeenten een journaalpost, op basis waarvan de gemeenten kunnen factureren. Hiertoe wordt de urenmodule van Compas ingericht. Voor individuele detacheringen blijft daarnaast de werkwijze met een Excelregistratie mogelijk. Opdrachtgevers sturen een ingevuld formulier aan uren@werkkracht.nl. Werkkracht zorgt voor verwerking van de aangeleverde uren in Compas.

Financieel en Control Interne en externe (accountants)controle 36. Partijen hebben afspraken over de wijze waarop interne controles plaatsvinden en de verantwoording die daarover afgelegd wordt. Ook bestaan er afspraken over de wijze waarop voldaan wordt aan de eisen die de accountant van elk der partijen stelt. De insteek hierbij is het beperken van het aantal controles door wederzijds vertrouwen op de reeds uitgevoerde controles en verklaringen van de accountant van de andere partijen (third party verklaring). Tegelijkertijd worden ook de gegevens die redelijkerwijs aanvullend door de accountant worden opgevraagd, kosteloos verstrekt. Werkkracht zorgt er voor dat de voor de accountantscontrole relevante informatie zoveel mogelijk is opgenomen in de periodieke managementinformatie. Als voor een der partijen aanvullende controles / verklaringen nodig zijn van een der andere partijen en hier (anders dan een extra tijdsinvestering) kosten voor worden gemaakt, dan komen die specifieke kosten ten laste van de partij die de extra controle nodig acht.

37.

38.

Kosten en onderlinge verrekening Werkzaamheden die partijen in het kader van de samenwerking verrichten kunnen onderling worden verrekend. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de kosten die samenhangen met: - de ondersteuning door Werkkracht - de groepsdetachering - overige kosten Voor de kosten van ondersteuning door Werkkracht is overeengekomen dat de kosten van deze ondersteuning door de gemeenten gezamenlijk worden bekostigd en verdeeld op basis van de verhouding van het aantal personen SW + NB per gemeente. Deze verdeling wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld, waarbij als peilmoment 1 december van het voorafgaande jaar gehanteerd wordt (T-1): Voor de kosten van de beschreven dienstverlening zijn de volgende vaste bedragen overeengekomen: Uitvoeringskosten = € 420.000/ jaar.

39.

Groepsdetacheringen: De kosten die door de contractbeheerder worden gemaakt, worden verrekend. Dit betreft de kosten van de accountmanager t.b.v. contract met opdrachtgever en de kosten van de werkbegeleider. Deze bestaan in principe uit salariskosten (op basis van fte van de aanstelling) en de reis/vervoerskosten. Dit moet per contract worden vastgesteld. De contractbeheerder is verantwoordelijk voor het vastleggen en delen van de benodigde informatie.

Pagina 7 van 8 Samenwerkafspraken uitvoering SW + NB 2021-2023

Gemeente Barneveld Gemeente Renkum

Gemeente Scherpenzeel

Gemeente Wageningen

Werkkracht Ede BV

Verrekening vindt plaats op basis van fte’s. Er wordt 2 keer per jaar gefactureerd (aansluitend op moment van SE statistieken): - 1e kwartaal over 1e half jaar (stand fte’s per 1 januari) én - 3e kwartaal over 2e half jaar (stand fte’s per 1 juli). Elke partij zorgt zelf voor de verrekening van de kosten. 40.

In aanvulling op deze overeenkomst kunnen gemeenten ook onderstaande dienstverlening inkopen bij Werkkracht. Indien de dienstverlening meer betreft dan slechts de inzet van bij Werkkracht werkzame adviseurs wordt hiervoor een addendum aan deze overeenkomst toegevoegd. Het betreft hierbij de volgende dienstverlening: - aanvullende dienstverlening werkgeverschap Nieuw Beschut, zie bijlage 4) - aanvullende dienstverlening vangnetregeling, zie bijlage 5 diagnose en advies Expertisecentrum Werkkracht, volgt wanneer beschikbaar - Medisch vervoer via Pertax, volgt wanneer beschikbaar

Aldus overeengekomen, per bladzij geparafeerd en in vijfvoud ondertekend,

……………………………….. Gemeente Barneveld, L. Mulder Afdelingshoofd Sociaal Domein

……………………………….. Gemeente Renkum, <NAAM> <FUNCTIE>

……………………………….. Gemeente Wageningen, <NAAM> <FUNCTIE>

……………………………….. Werkkracht Ede B.V. Bor Veen Directeur

Pagina 8 van 8 Samenwerkafspraken uitvoering SW + NB 2021-2023

……………………………….. Gemeente Scherpenzeel, <NAAM> <FUNCTIE>

Handreiking

Standaard Verwerkersovereenkomst Gemeenten

1

Colofon Naam document Handreiking standaard verwerkersovereenkomst gemeenten Versienummer 2.0 Versiedatum 05-04-2019 Versiebeheer Het beheer van dit document berust bij de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD).

Vereniging van Nederlandse Gemeenten / Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD) Tenzij anders vermeld, is dit werk verstrekt onder een Creative Commons Naamsvermelding-Niet Commercieel-Gelijk Delen 4.0 Internationaal licentie. Dit houdt in dat het materiaal gebruikt en gedeeld mag worden onder de volgende voorwaarden: Alle rechten voorbehouden. Verveelvoudiging, verspreiding en gebruik van deze uitgave voor het doel zoals vermeld in deze uitgave is met bronvermelding toegestaan voor alle gemeenten en overheidsorganisaties. Voor commerciële organisaties wordt hierbij toestemming verleend om dit document te bekijken, af te drukken, te verspreiden en te gebruiken onder de hiernavolgende voorwaarden: 1. De IBD wordt als bron vermeld. 2. Het document en de inhoud mogen commercieel niet geëxploiteerd worden. 3. Publicaties of informatie waarvan de intellectuele eigendomsrechten niet bij de verstrekker berusten, blijven onderworpen aan de beperkingen opgelegd door de IBD en / of de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. 4. Iedere kopie van dit document, of een gedeelte daarvan, dient te zijn voorzien van de in deze paragraaf vermelde mededeling. Wanneer dit werk wordt gebruikt, hanteer dan de volgende methode van naamsvermelding: “Vereniging van Nederlandse Gemeenten / Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten”, licentie onder: CC BY-NC-SA 4.0.

Bezoek http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0 voor meer informatie over de licentie. Rechten en vrijwaring De IBD is zich bewust van haar verantwoordelijkheid een zo betrouwbaar mogelijke uitgave te verzorgen. Niettemin kan de IBD geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventueel in deze uitgave voorkomende onjuistheden, onvolledigheden of nalatigheden. De IBD aanvaardt ook geen aansprakelijkheid voor enig gebruik van voorliggende uitgave of schade ontstaan door de inhoud van de uitgave of door de toepassing ervan. Met dank aan De gemeenten, leveranciers en derden die hebben bijgedragen aan de totstandkoming van dit document. In het bijzonder de toetsgroep, de klankbordgroep en beheergroep VWO die hebben bijgedragen aan het verwerken van de feedback.

2

Wijzigingshistorie: Versie

Datum

Wijziging / Actie

0.1

20-05-2018

Opzet

0.2

17-06-2018

Bespreking met leveranciers en gemeenten Commentaar bespreking verwerkt Voorgelegd aan alle contactpersonen van gemeenten en leveranciers 0.99

30-07-2018

Commentaar Leveranciers en Gemeenten verwerkt

1.00

01-08-2018

Voorpublicatie IBD website – Ter vaststelling aangeboden aan College van Dienstverlening

1.09

07-11-2018

Versie aangepast na consultatie gemeenten en leveranciers. Deze versie wordt voorgelegd aan toetsgroep.

1.10

15-11-2018

Versie aangepast op basis van beslissing toetsgroep d.d. 12-11-2018

1.11

30-11-2018

Versie aangepast op basis van consultatie Beheergroep VWO (toetsgroep gemeenten en klankbordgroep leveranciers)

2.0

28-03-2019

Versie aangepast conform input Landsadvocaat en besluitvorming Beheergroep VWO

Over de IBD De IBD is een gezamenlijk initiatief van alle Nederlandse Gemeenten. De IBD is de sectorale CERT / CSIRT voor alle Nederlandse gemeenten en richt zich op (incident)ondersteuning op het gebied van informatiebeveiliging. De IBD is voor gemeenten het schakelpunt met het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC). De IBD ondersteunt gemeenten bij hun inspanningen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy / gegevensbescherming en geeft regelmatig kennisproducten uit. Daarnaast faciliteert de IBD kennisdeling tussen gemeenten onderling, met andere overheidslagen, met vitale sectoren en met leveranciers. Alle Nederlandse gemeenten kunnen gebruikmaken van de producten en de generieke dienstverlening van de IBD. De IBD is ondergebracht bij VNG Realisatie.

Leeswijzer Dit product is een nadere uitwerking voor gemeenten van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO is eind 2018 bestuurlijk vastgesteld als gezamenlijke norm voor informatiebeveiliging voor alle Nederlandse overheden.

Doel Gemeenten en leveranciers willen bij de uitvoering van hun taken en diensten komen tot een goede dienstverlening voor inwoners en bedrijven. Als bij de uitvoering van deze taken en diensten persoonsgegevens worden verwerkt dan willen gemeenten en leveranciers de verplichtingen op grond van de AVG nakomen. Daarbij willen Partijen uitgaan van wederzijds vertrouwen. Het doel van de verwerkersovereenkomst is om het gemeenten en hun leveranciers makkelijker te maken om tot afspraken te komen over de verwerking van persoonsgegevens. Dit product bevat de gemeentelijke standaard voor een verwerkersovereenkomst. Deze standaard wordt gebruikt als aanvulling op een hoofdovereenkomst om op grond van de AVG (artikel 28.3 en 28.9) nadere afspraken te maken en vast te leggen over de omgang met persoonsgegevens.

3

Rangorde De rangorde van de verschillende documenten (o.a. inkoopdocumenten, hoofdovereenkomst, verwerkersovereenkomst) wordt geregeld in de hoofdovereenkomst.

Beheer van deze standaard Deze standaard verwerkersovereenkomst wordt beheerd door VNG-Realisatie/IBD. Verbetervoorstellen kunnen door zowel gemeenten als leveranciers naar privacy@vng.nl worden gemaild. Tweemaal per jaar zal de Beheergroep VWO (bestaande uit vertegenwoordigers van gemeenten en leveranciers), de verbetervoorstellen beoordelen en zonodig verwerken in een volgende versie. Hebt u vragen over het gebruik van deze standaard overeenkomst neem dan ook contact op met de IBD via privacy@vng.nl.

Doelgroep Dit document is van belang voor het management van de gemeente, de systeemeigenaren, gemeentelijke inkopers, privacyfunctionarissen en informatiebeveiligers.

Relatie met overige documenten: •

GIBIT;

•

Vanaf 2020: Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)

• • •

Tot 2020: Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG); Tot 2020: Strategische variant van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten; Tot 2020: Tactische variant van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten;

•

Voorbeeld Informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente, H2.4.1;

•

Inkoopvoorwaarden en informatiebeveiligingseisen;

•

Toegang van externe partijen en inhuur;

•

Handreiking Service Level Agreements;

•

Geheimhoudingsverklaringen;

•

Handleiding screening personeel;

•

Contractmanagement en;

•

Responsible Disclosure.

Maatregelen tactische variant Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) Maatregel 6.2.1.5 Afsluiten bewerkersovereenkomst Maatregel 6.2.1.6 Vastleggen beveiligingsmaatregelen in contracten Maatregel 6.2.1.7 Rapporteren over naleving van afspraken

4

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ............................................................................................................................................. 6

2.

Toelichting ......................................................................................................................................... 7

2.1. Is er wel een verwerkersovereenkomst nodig? ............................................................................................... 7 2.2. Gezamenlijke verantwoordelijkheid en vertrouwen ....................................................................................... 7 2.3. Over welke onderwerpen moeten afspraken gemaakt worden? ................................................................... 7 2.4. Artikelsgewijze toelichting ............................................................................................................................... 8 2.5. Toelichting bijlagen ........................................................................................................................................ 10 3.

Standaard verwerkersovereenkomst gemeenten ............................................................................... 12

Verwerkersovereenkomst uitvoering <naam hoofdovereenkomst> ..................................................................... 12 Bijlage 1: Overzicht van te verwerken persoonsgegevens ..................................................................................... 15 Bijlage 2: Aantonen passend niveau van beveiliging ............................................................................................. 16

5

1.

Inleiding

Bij de dienstverlening en bedrijfsvoering verwerken gemeenten persoonsgegevens. In voorkomende gevallen worden de verwerkingen uitgevoerd door derde partijen zoals andere overheidsorganisaties, semi-overheidsorganisaties en bedrijven. Bij de verwerking van persoonsgegevens is het van belang en zelfs wettelijk verplicht dat partijen hierover afspraken maken. De IBD stelt vast dat gemeenten en leveranciers veel tijd en energie stoppen in het maken van afspraken maar dat het in veel gevallen niet lukt om tot een sluitende overeenstemming te komen. De IBD ondersteunt sinds de oprichting in 2103 gemeenten en ontvangt veel vragen en opmerkingen over afspraken met leveranciers en andere derde partijen. Deze vragen hebben geleid tot acties van de IBD: •

Het samen met gemeenten opstellen van een model verwerkersovereenkomst;

•

Het ondersteunen van gebruikersverenigingen van gemeenten in de onderhandelingen met enkele grote leveranciers;

•

Het opstellen van een factsheet over het opstellen van verwerkersovereenkomsten;

•

Het opstellen van een factsheet over verantwoordelijken en verwerkers.

Deze acties hebben enig effect gehad, maar nog steeds ontbreken in veel gevallen sluitende afspraken. Opdrachtgevers en opdrachtnemers, verantwoordelijken en verwerkers achten dit een hoogst onwenselijke situatie omdat het 1. strijdig is met de wet, 2. ongewenst is bij beveiligingsincidenten (datalekken) en 3. een verkeerd signaal geeft richting inwoners van de betrokken gemeente: de gemeente zou géén prioriteit geven aan een zorgvuldige verwerking van onze persoonsgegevens door derden. Compromis als oplossing voor complex probleem Gemeenten en leveranciers gaven aan dat er dringend behoefte is om te komen tot een oplossing van situaties waarin er geen sluitende afspraken zijn over de verwerking van persoonsgegevens namens Nederlandse gemeenten. Een oplossing voor een complex probleem als dit is per definitie een compromis. Dit compromis is gevonden in de standaardisering van de gemeentelijke verwerkersovereenkomst (standaard VWO) waar zowel gemeenten als leveranciers zich aan committeren. Gemeenten en leveranciers doen ten opzichte van elkaar op gecontroleerde wijze water bij de wijn om uit de huidige impasse te geraken. Op het niveau van een individuele overeenkomst kan het zijn dat partijen deze standaard ervaren als verbetering of verslechtering.

Op het niveau van het collectief maken gemeenten en hun leveranciers een enorme stap voorwaarts: in alle gevallen waarin dat nodig is zijn heldere kaders over de verwerking van persoonsgegevens. Partijen mogen in 2019 nog afwijken van de Standaard Verwerkersovereenkomst. Wel moeten zij dan uitleggen waarom zij dat doen (Pas-Toe-Of-Leg-Uit). Gemeenten moeten een eventuele afwijking van de standaard VWO in hun jaarrapportage vastleggen. Gemeenten èn leveranciers Bij het opstellen van deze standaard VWO is uitvoerig overleg geweest met een representatieve groep gemeenten en leveranciers. De uiteindelijke inhoud is vastgesteld door de Beheergroep VWO bestande uit vertegenwoordigers van 14 gemeenten (CISO’s, FG’s en inkopers). Het IBD-model van verwerkersovereenkomst diende als basis voor de standaard. Uit dit model zijn onderdelen verwijderd die zijn geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (definities, inbreuken), het Burgerlijk Wetboek (ingebrekestelling, beëindiging overeenkomst), of de hoofdovereenkomst (meerwerk en vergoeding daarvan, aansprakelijkheid). Daarnaast is gewerkt om het document toegankelijker te maken voor de doelgroepen die de afspraken uitvoeren of daarop toezien. Het document bevat juridische taal waar nodig en een toegankelijke omschrijving waar dat kan.

6

2.

Toelichting

2.1.

Is er wel een verwerkersovereenkomst nodig?

Voordat partijen afspraken maken over de verwerking van persoonsgegevens is het noodzakelijk om te weten wat de rol is van de betrokken partijen. Is er ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens wel sprake van een relatie verwerkingsverantwoordelijke – verwerker? Zo ja, dan maken partijen afspraken over de verwerking van persoonsgegevens. Om te bepalen wat de precieze rol is van de betrokken partijen en daarmee of het dan ook nodig is om een verwerkersovereenkomst af te sluiten, verwijzen wij u naar de Factsheet Verwerkingsverantwoordelijke of verwerker.

2.2.

Gezamenlijke verantwoordelijkheid en vertrouwen

Verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers hebben op grond van de AVG gezamenlijk en individueel een verantwoordelijkheid ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Zodoende moet het echt de intentie van partijen zijn om de persoonsgegevens van betrokkenen zorgvuldig te verwerken en te beveiligen. Partijen maken in aanvulling op de hoofdovereenkomst dan ook nadere afspraken over de verwerking van persoonsgegevens. Dat kan een verwerkersovereenkomst zijn.

2.3.

Over welke onderwerpen moeten afspraken gemaakt worden?

Het is verplicht om afspraken te maken over de omgang met persoonsgegevens tussen verantwoordelijke en verwerker. Het is echter niet verplicht om een verwerkersovereenkomst af te sluiten, afspraken over hoe er wordt omgegaan met persoonsgegevens mogen bijvoorbeeld ook best in de hoofdovereenkomst worden vastgelegd. Er zijn enkele onderwerpen waarover verplicht afspraken gemaakt moeten worden. Deze onderwerpen staan ook in de standaard verwerkersovereenkomst: Onderwerp

Waar geregeld in verwerkersovereenkomst

Onderwerp

Artikel 3

Duur

Artikel 2

Aard en doel

Bijlage 1, tabel 1

Soort persoonsgegevens

Bijlage 1, tabel 1

Categorieën van betrokkenen

Bijlage 1, tabel 1

Rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke

Hele overeenkomst

Verwerking alleen op basis van schriftelijke instructies

Art. 3.1

Doorgifte naar derde landen

Art. 4.3

Vertrouwelijkheid

Art. 4.4

Passende technische en organisatorische maatregelen

Art. 4.1

Inschakeling subverwerkers

Art. 4.5

Verwerker verleent bijstand bij verzoeken van betrokkene

Art. 4.6

Verwerker verleent bijstand bij nakoming art. 32 t/m 36

Art. 4.1 / 5 / 4.7

Verwerker geeft persoonsgegevens terug na afloop verwerking

Art. 2.1 en 7.1

7

2.4.

Artikelsgewijze toelichting

Stelregel is dat als de gemeente privaatrechtelijk handelt (bijvoorbeeld overeenkomsten sluit, gronden verkoopt), de gemeente als rechtspersoon optreedt. In het privaatrecht kunnen alleen natuurlijke personen en rechtspersonen aan het rechtsverkeer deelnemen. Voor de AVG is echter het bestuursorgaan de verwerkingsverantwoordelijke. Dit kan de burgemeester, het college of de gemeenteraad zijn. Bij het sluiten van de verwerkersovereenkomst moet wel duidelijk zijn welk gemeentelijk bestuursorgaan de verwerkingsverantwoordelijk is. Overwegingen: De verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van een hoofdovereenkomst. Vul hier de naam van hoofdovereenkomst in. Artikelen: 1.1: De definities van art. 4 AVG hebben in deze verwerkersovereenkomst dezelfde betekenis. 2.1: De verwerkersovereenkomst gaat in op het moment dat de hoofdovereenkomst ingaat of, als bij de ondertekening een ingangsdatum is ingevuld op de ingevulde datum. 2.2: De einddatum is op het moment dat de verwerker de verwerking van de persoonsgegevens op grond van de hoofdovereenkomst heeft beëindigd. Nadere afspraken daarover worden in de hoofdovereenkomst gemaakt (zie artikel 7.1). 3.1: Indien een schriftelijke instructie van de verwerkingsverantwoordelijke naar het oordeel van de verwerker in strijd is met de AVG of de UAVG, zal de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke hierover onmiddellijk informeren.

3.2: In Bijlage 1, tabel 1 moeten partijen de uit te voeren verwerkingen (‘Naam verwerking’) vermelden. De verwerker mag alleen de hier ingevulde verwerkingen daadwerkelijk uitvoeren. 4.1: De verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker dienen passende en aantoonbare technische en organisatorische maatregelen te nemen om er zo voor te zorgen dat de in tabel 1 van Bijlage 1 vermelde persoonsgegevens goed zijn beveiligd. De verwerker dient aan te tonen hoe de systemen zijn beveiligd. De verwerker vult hiertoe Bijlage 2 in. Een ‘passend beveiligingsniveau’ kan betekenen dat de verwerker zelf het initiatief neemt om aanvullende maatregelen te nemen. Daarnaast kan ook de verwerkingsverantwoordelijke aan de verwerker opdragen om het beveiligingsniveau te verbeteren. Als objectief is vastgesteld dat de verwerker geen passend beveiligingsniveau heeft en de verwerkingsverantwoordelijke daarom uitdrukkelijk schriftelijk verzoekt, zullen partijen in onderling overleg bepalen welke aanvullende beveiligingsmaatregelen de verwerker zal treffen. 4.2: De verwerker is verplicht om mee te werken aan de uitvoering van een audit. Als de verwerker op basis van een certificering, of een recent auditrapport kan aantonen dat het beveiligingsniveau voldoende is, kan een audit achterwege blijven. Partijen maken vooraf afspraken over frequentie en overleggen van kopieën.

Als DigiD wordt gebruikt bij de verwerking, moet de verwerker jaarlijks een TPM overleggen aan de verwerkingsverantwoordelijke. Hiervoor dienen de scope en de verklaring van toepasselijkheid van de certificering wel de verwerking volledig dekken. Partijen treden daarover in overleg. Mocht uit het auditverslag blijken dat de verwerker bepaalde werkzaamheden moet verrichten om het beveiligingsniveau aan te passen, dan zal de verwerker deze werkzaamheden binnen een redelijke termijn uitvoeren. T.a.v. de kosten van de audit wordt aangesloten bij art. 21.5 van de GIBIT. Bij twijfel over de uitkomsten van de audit gaat de verwerkingsverantwoordelijke daarover in gesprek met de verwerker. Eventueel kan de verwerkingsverantwoordelijke zich wenden tot de auditor 4.3: De verwerking van persoonsgegevens mag alleen binnen de EER plaatsvinden. Daarvan mag worden afgeweken als de verwerkingsverantwoordelijke op grond van artikel 45 en 46 AVG uitdrukkelijk toestemming geeft. Als de verwerker toestemming krijgt van de verwerkingsverantwoordelijke om de persoonsgegevens buiten de EER te verwerken moet er in ieder geval een adequaatheidsbesluit zijn van de Europese Commissie, dan wel moet er sprake zijn van passende maatregelen en moeten betrokkenen over afdwingbare rechten en doeltreffende rechtsmiddelen beschikken, zoals bedoeld in artikel 46 AVG.

4.4: Iedereen die voor de verwerker werkt, moet de persoonsgegevens waar hij/zij kennis van kan nemen geheimhouden. De verwerker zorgt dat de personen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn en toegang hebben tot de persoonsgegevens op een of andere schriftelijke manier zijn gehouden aan de geheimhoudingsplicht. 4.5: Verwerker mag een andere verwerker inschakelen: een subverwerker. Een subverwerker is een andere 8

4.6:

4.7:

5.1:

zelfstandige partij die in opdracht van de 1e verwerker (een deel) van de persoonsgegevens verwerkt. Deze subverwerker opereert zelfstandig, maar moet de persoonsgegevens wel verwerken volgens de schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke, net als de 1e verwerker. Als de verwerker een persoon inhuurt voor bepaalde werkzaamheden, hoeft dat niet automatisch te betekenen dat er sprake is van een subverwerker. De subverwerker heeft t.a.v. de gegevensbescherming dezelfde verplichtingen die de 1e verwerker heeft. Als de subverwerker zijn verplichtingen niet nakomt, blijft de 1e verwerker t.a.v. de gegevensbescherming volledig aansprakelijk voor het niet nakomen van de verplichtingen door de subverwerker. In het geval het niet (direct) mogelijk is om dezelfde afspraken te maken met een subverwerker (bv. In geval van multinationals als Microsoft/Google), dan moet de subverwerker in ieder geval voldoen aan de verplichtingen van de AVG. Ook na de ingangsdatum van de verwerkersovereenkomst moet de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke informeren over de inschakeling van nieuwe subverwerkers. Verwerkingsverantwoordelijke heeft overeenkomstig artikel 28.2 AVG het recht om bezwaar te maken tegen een subverwerker. Als een verwerkingsverantwoordelijke daadwerkelijk bezwaar heeft tegen een subverwerker, gaan partijen hierover in overleg.