Regionale_handreiking_publieksevenementen_rr_v3_0_def.pdf

V ei li gh ei d sre gi o R ot t er da m Ri jn m o n d

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Documentinformatie Versiegeschiedenis

Versie

Versiedatum

2.1

2-11-2016

2.2

7-12-2016

2.3

28-12-2016

2.4

27-01-2017

2.5 2.6 2.7 2.8 2.9

09-02-2017 01-03-2017 16-03-2017 27-03-2017 28-03-2017

2.10

3-10-2017

2.11

9-11-2017

3.0

13-12-2017

Samenvatting van de aanpassing De 1e definitieve handreiking heeft als versienummer 2.0. Als basis voor de herziening is de handreiking VRZHZ gebruikt. 1e grove concept. Gewijzigde versie n.a.v. bijeenkomst deelprojectteam 18-10-2016 Gewijzigde versie n.a.v. aan- en opmerkingen projectteam Gewijzigde versie n.a.v. aan- en opmerkingen van contactpersonen gemeenten en diensten Gewijzigde versie n.a.v. aan- en opmerkingen projectteam Voorwoord ingevoegd Kleine tekstuele aanpassing voorwoord Kleine tekstuele verbeteringen hoofdtekst Aanpassingen in bijlage D, brandweer Laatste aanvullingen in de bijlagen. Toevoeging bijlage G: Toezicht- en handhavingsbeleid. Wijziging termijnen vooraankondiging, p. 6. Wijzigingen op p. 8 Bijz. wet- en regelgeving en p.20 Brandbeveiliging en Evenement in een inrichting i.v.m. komst AMVB “Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen” per 1 januari 2018, ter vervanging van de gemeentelijk Brandbeveiligingsverordening. Vastgesteld door Algemeen Bestuur en ondertekend

Verzendlijst

Versie 2.2 2.3 2.3 2.4 2.5

Verzendatum 16-12-2016 04-01-2017 05-01-2017 30-01-2017 22-02-2017

2.6

01-03-2017

2.8 2.8 2.10 2.10 2.11 2.11

10-4-2017 12-4-2017 12-10-2017 13-11-2017 27-11-2017 13-12-2017

Aan wie Projectteam Projectteam Contactpersonen gemeenten en diensten Projectteam Projectleider Kerngroep gemeenten en Adviesraad Risicoen Crisisbeheersing Veiligheidsdirectie Directieraad VRR Kerngroep gemeenten Veiligheidsdirectie Dagelijks Bestuur Algemeen Bestuur

Reden verzending 1e concept 2e concept Verzoek commentaar Commentaar verwerkt Besluitvorming Besluitvorming Besluitvorming Ter informatie Ter informatie Besluitvorming Besluitvorming

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond Opdrachtgever : H. Broekhuizen, namens directie VRR Uitvoering : I. Arends-Leppers (projectleider) J.A. Brus (deelprojectleider & auteur) Status

: Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond heeft op 13 december 2017 de Regionale Handreiking Publieksevenementen RotterdamRijnmond vastgesteld.

Versie

: versie 3.0 – definitief

Datum

: 13 december 2017

Pagina 1 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Voorwoord Beste lezer, Voor u ligt de ge-update versie van de Regionale Handreiking Publieksevenementen RotterdamRijnmond. De handreiking is ingrijpend gewijzigd ten opzichte van de eerste versie uit 2011. Sindsdien is veel om ons heen veranderd, en daarmee ook wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een evenement. Wat niet is veranderd, is de eis dat de veiligheid rond het evenement in orde moet zijn. Bezoekers moeten er op kunnen vertrouwen dat hun veiligheid tijdens deze gebeurtenissen gewaarborgd is. Bij de voorbereiding, tijdens en na afloop. Om voor die veiligheid te kunnen zorgen, is een goed samenspel nodig tussen de betrokken partijen, in alle stadia van voorbereiding en uitvoering. De handreiking is een belangrijk instrument dat als houvast dient bij de organisatie van een evenement. Het beschrijft de stappen die door gemeente en adviseurs genomen moeten worden, van aanvraag tot en met de evaluatie: wat zijn de afspraken, met wie wordt afgestemd, in welke volgorde. De handreiking biedt de gemeente steun in haar rol als regisseur van het volledige evenementenproces. Ook maakt het de adviesrol van de verschillende hulpdiensten inzichtelijk. Doordat de handreiking standaard zal worden gebruikt bij te organiseren evenementen in de gehele regio, ontstaat gaandeweg ook een uniforme aanpak en uitvoering van evenementen in de regio.

Voorspelbaarheid waar alle betrokken partijen van profiteren. Succesfactor voor een goed resultaat is dat betrokken partijen elkaar weten te vinden. Dat geldt niet alleen voor de organisatie van evenementen, maar ook voor het opstellen van deze handreiking. De samenwerking van gemeenten en hulpdiensten rond de update van deze handreiking wordt door alle deelnemers als nuttig en waardevol omschreven. De deelnemende partijen willen de samenwerking verder versterken met gezamenlijke bijeenkomsten gericht op het proces rond de evenementenhandreiking en relevante ontwikkelingen op dit gebied. Een mooie bijvangst die ook bijdraagt aan verdere verbetering van de advisering rond evenementen. En daar hebben organisatoren ook baat bij, maar bovenal de bezoekers van de evenementen in onze regio!

Arjen Littooij Algemeen directeur Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Pagina 2 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................ 4 Aanleiding ............................................................................................................................................ 4 Doel en strekking van deze handreiking .............................................................................................. 4 Leeswijzer ............................................................................................................................................ 5 Stap 1: Vooraankondiging, melding of vergunningaanvraag evenementen ........................................ 6 Stap 2: Behandelaanpak bepalen ........................................................................................................ 9 Stap 3: Advisering .............................................................................................................................. 10 Stap 4: Vergunning evenement ......................................................................................................... 12 Stap 5: voorbereiding evenement ......................................................................................................

13 Stap 6: Uitvoeren van het evenement ............................................................................................... 14 Stap 7: Evalueren en verbeteren ....................................................................................................... 15 Bijlagen .............................................................................................................................................. 16 Bijlage A: Risicoclassificatie............................................................................................................... 17 Bijlage B: Draaiboek / inhoud plannen ............................................................................................... 18 Bijlage C: Format spoorboekje........................................................................................................... 19 Bijlage D: Aandachtspunten bijzondere gebeurtenissen (niet limitatief) ........................................... 20 Bijlage E: Schouwformulier ................................................................................................................ 25 Bijlage F: Kennisdeling ...................................................................................................................... 27 Bijlage G: Toezicht- en handhavingsbeleid .......................................................................................

30 Bijlage H: Leden deelproject actualisatie handreiking ....................................................................... 44

Pagina 3 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Inleiding Aanleiding In 2011 werd de 1e versie van de Handreiking Publieksveiligheid bij Evenementen regio Rotterdam Rijnmond door het Regionale College Rotterdam-Rijnmond vast gesteld; een basisdocument met regionaal geüniformeerde procedures, met de aandacht gericht op een betere positionering van de hulpverleningsdiensten in de advisering en het voorkomen van ongewenste samenloop van evenementen in de regio. Tussen 2011 en nu is het nodige gebeurd, zoals onder andere; de komst van een landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (HEV), een nieuwe Politiewet en gebeurtenissen binnen de evenementensector. Denk maar aan het incident met de monstertruck in Haaksbergen en de aanslagen in 2016 in Nice (quatorze juillet) en Berlijn (kerstmarkt). Twee veiligheidsregio’s, één politie De Politiewet zorgde er voor dat de politiekorpsen Rotterdam Rijnmond en Zuid-Holland Zuid binnen de Nationale Politie werden samengevoegd tot één regionale eenheid; de Politie Eenheid Rotterdam. Binnen het verzorgingsgebied van deze politie-eenheid zijn twee veiligheidsregio’s gelegen; de Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond (VRR) en de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (VRZHZ). In beide veiligheidsregio’s zijn regionale handreikingen voorhanden, maar deze verschillen van elkaar.

Deze documenten verschillen van elkaar voor wat betreft opbouw, eigenaarschap en inhoudelijk met betrekking tot termijnen en wijze van adviseren. Voor een eenduidige werkwijze is het voor de politie, met binnen haar verzorgingsgebied twee veiligheidsregio’s, het meest wenselijk dat in beide documenten het beschreven evenementenproces zoveel mogelijk met elkaar overeenkomen. Tijd voor een actualisatie van de handreking. Actualisatie handreiking Deze geactualiseerde handreiking publieksevenementen VRR is binnen het project Herijking Evenementenadvisering onder begeleiding van een regionale multidisciplinaire werkgroep, met vertegenwoordigers van gemeenten, beide veiligheidsregio’s en de politie tot stand gekomen. De werkgroep heeft haar waardering uitgesproken over de inhoud van de 1e versie van de handreiking. Inhoudelijk werd het evenementenproces uitgebreid omschreven. Voor een lezer die het evenementenproces nog niet zo goed kent, is een nadeel dat de 1e versie minder goed leesbaar is. De handreiking van VRZHZ (2013) wordt door de werkgroep wel als beter leesbaar ervaren, mede door het toepassen van een stappenmodel uit de landelijke HEV. Voor het actualiseren van deze regionale handreiking is als basis uitgegaan van de handreiking van de VRZHZ. Eigenaarschap, beheer en evaluatie Deze regionale handreiking is eigendom van en in beheer bij de VRR.

Eenmaal per jaar wordt de handreiking door de VRR geëvalueerd en indien nodig geactualiseerd. Inhoudelijke wijzigingen in het hoofddeel van de regionale Handreiking worden geaccordeerd door het Algemeen Bestuur (AB) van de VRR, waarin de burgemeesters van de 15 gemeenten en de Eenheidsleiding van de Politie Eenheid Rotterdam vertegenwoordigd zijn. Bijlagen De bijlagen zijn mede door snel wijzigende wet- en regelgeving, maar ook door voortschrijdend inzicht met enige regelmaat aan wijziging onderhevig. Om de bijlagen van deze handreiking actueel te houden wordt het tekstueel wijzigen of toevoegen van bijlagen zonder accordering van het AB van de VRR uitgevoerd.

Doel en strekking van deze handreiking In de regio Rotterdam-Rijnmond heeft iedere gemeente haar eigen Algemene Plaatselijke Verordening (APV) en een evenementenbeleid met verschillende omschrijvingen en procedures. Deze handreiking vervangt de verschillende APV’s en de beleidsdocumenten niet, maar levert een kader voor regionale uniformiteit en verbinding in aanpak en uitvoering. De handreiking richt zich op de regierol van de gemeente en de positionering van de adviserende rol van de hulpverleningsdiensten. De gemeente wordt gezien als de regisseur van het Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond Pagina 4 van 44

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

evenementenproces, van aanvraag tot en met evaluatie. De gemeente verbindt de verschillende disciplines en vakmensen en weet daarmee te komen tot synergie. De handreiking is bindend ten aanzien van het te bereiken resultaat, maar aan de gemeenten en hulpverleningsdiensten wordt de ruimte gelaten lokaal maatwerk toe te passen.

Leeswijzer Deze regionale handreiking bestaat uit zeven hoofdstukken, die in dit geval worden aangeduid als de 7 stappen. Bij iedere processtap wordt een beschrijving gegeven van de aanpak van publieksevenementen; van planningskalender tot en met evaluatie. In de bijlagen zijn de in de processtappen genoemde (informatie)producten en/of nadere toelichting opgenomen.

Pagina 5 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Stap 1: Vooraankondiging, melding of vergunningaanvraag evenementen Het organiseren van een evenement start met een idee van een organisator. Met een (web)formulier wordt bij de gemeente waar het evenement zal plaatsvinden, door de organisator een melding, een vergunningsaanvraag of een vooraankondiging van een evenement worden gedaan. De wijze waarop en het benodigde formulier is op de gemeentelijke website te vinden.

Definitie publieksevenement: In deze handreiking wordt onder een evenement verstaan: elk voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak. (Zie ook artikel 2.24 model APV (2012) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten m.b.t. wat als evenement wordt uitgezonderd of mede onder wordt begrepen.)

Vooraankondiging Vooraankondigingen hebben tot doel de gemeenten en diensten vroegtijdig kennis te laten nemen van de evenementen die het aankomend jaar georganiseerd gaan worden. Het gaat dan in het bijzonder om de grotere en complexe evenementen, die vallen in de risicoclassificatie B en C. In stap 2 en in Bijlage A wordt de classificatie van evenementen nader toegelicht. In het kalenderjaar voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt, benadert de gemeente aanvragers om een vooraankondiging van het evenement in te dienen. Een vooraankondiging geeft geen garanties (en heeft geen juridische consequenties). De gemeente heeft een stimulerende rol bij het verkrijgen van de vooraankondigingen. De vooraankondigingen geven de gemeenten en de diensten in vroegtijdig stadium zicht op hun capaciteitsplanning en de mogelijkheid tot spreiden van (grootschalige) evenementen. Op deze manier wordt samenloop van risicovolle evenementen vroegtijdig gesignaleerd, waardoor het mogelijk is spreiding toe te passen. Hiermee wordt organisatiedruk bij de diensten zoveel mogelijk voorkomen. Het bevoegd gezag behoudt zich het recht voor om vooraankondigingen te beoordelen en af te wijzen. Het blijft voor een organisator wel mogelijk om na de na de vooraankondiging en tijdens het volgende kalenderjaar via de gebruikelijke weg een aanvraag voor een evenement in te dienen.

Regionale planningskalender De opgave van de vooraankondigingen wordt door de gemeente verwerkt in een overzicht (lokale planningskalender) en wordt door het 1-ingangsloket van de VRR samengevoegd tot één regionale planningskalender, inclusief de reeds geplande regionale voetbalwedstrijden van de betaalde voetbal organisaties en de aankomst van cruiseschepen in de haven van Rotterdam. De planningskalender is in beheer bij het 1-ingangsloket van de VRR. De hulpverleningsdiensten geven vervolgens op de planningskalender een voorlopig advies en geven daarin de knelpunten aan met betrekking tot spreiding, samenloop en capaciteit. Op basis van het gegeven advies kan het noodzakelijk zijn dat gemeenten met elkaar in overleg gaan om de lokale planningskalenders beter op elkaar af te stemmen. Vervolgens wordt de planningskalender besproken binnen de directie van de hulpverleningsdiensten, waarna deze ter kennisneming wordt gegeven aan het AB van de VRR. Als de totstandkoming van de planning kalender in een tijdlijn wordt gezet, dan ziet dat er als volgt uit: Organisatoren van B- en C-evenementen maken vóór 1 oktober, voorafgaande aan het nieuwe kalenderjaar, aan de gemeente bekend wat voor soort evenement zij op welke locatie, op welke datum / tijdstip willen organiseren. Daarnaast maakt de organisator een inschatting van het aantal bezoekers.

De gemeente waar het verzoek binnenkomt, toetst of het evenement past bij het lokale (evenementen)beleid. Pagina 6 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Uiterlijk 15 oktober doet de gemeente opgave van de inhoud van de lokale planningskalender aan de VRR. Deze verwerkt de aangeleverde lokale planningskalender in één overzicht; de regionale planningskalender. De hulpverleningsdiensten analyseren de regionale planningskalender op spreiding, samenloop en capaciteit en zij geven vóór 1 november een voorlopig gezamenlijk advies. De eventueel gesignaleerde knelpunten wordt door de VRR aan de gemeente(n) bekend gemaakt. De gemeente gaat met de organisator van het evenement, dat het knelpunt veroorzaakt, in overleg en bekijkt de mogelijkheden om tot een oplossing te komen. De gemeenten kunnen ook onderling in overleg om de verschillende lokale planningskalenders beter op elkaar afstemmen, zodat de gesignaleerde knelpunten worden opgelost. De gemeente stuurt de (gewijzigde) lokale planningskalender zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval vóór 1 december, naar de VRR. De VRR verwerkt de aangeleverde aangepaste lokale planningskalender in de regionale planningskalender. De hulpverleningsdiensten brengen eventueel op basis van de mogelijk nog bestaande knelpunten een gezamenlijk advies uit aan het Algemeen Bestuur van de VRR. De regionale planningskalender wordt vervolgens ter kennisneming gegeven aan het Algemeen Bestuur van de veiligheidsregio.

Door totstandkoming van de planningskalender ontstaat er een regionaal overzicht van evenementen; de regionale evenementenkalender, in beheer bij de VRR. Tijdens het evenementenseizoen worden nieuwe aanvragen van B/C evenementen door het 1-ingangsloket van de VRR aan de regionale evenementenkalender toegevoegd, wanneer dit niet leidt tot ongewenste samenloop en capaciteitsproblemen. Hiermee is voor alle partijen een actueel sturingsinstrument voorhanden om continu de spreiding en samenloop van risico-evenementen te monitoren.

0 - evenement Om te bepalen of sprake is van een melding van een 0 - evenement of een vergunningaanvraag vult de aanvrager een aantal vragen in op basis van de eisen uit de APV. Na het invullen van deze vragen blijkt of met een melding van een 0 evenement kan worden volstaan of dat een vergunningaanvraag noodzakelijk is. Als het bij een melding blijft, krijgt de aanvrager van de gemeente het bericht dat melding is gedaan en dat het evenement georganiseerd kan worden binnen de gestelde eisen in de APV. Is een vergunningaanvraag noodzakelijk, dan wordt de aanvrager verplicht een vergunningaanvraag in te dienen. Termijn van indienen: De gemeente heeft in de APV de termijnen opgenomen.

Vergunningsaanvraag De organisator is verantwoordelijk voor het indienen van een ontvankelijke aanvraag bij de betreffende gemeente. Deze aanvraag bestaat in ieder geval uit een volledig ingevuld aanvraagformulier en een plattegrond. Afhankelijk van het evenement kan verder gevraagd worden om onder andere; draaiboek, veiligheidsplan, verkeers- c.q. mobiliteitsplan, beveiligingsplan, gezondheidsplan, certificaten, etc. Deze documenten maken onderdeel uit van de vergunningvoorschriften op basis waarvan de vergunning wordt verleend. In Bijlage B wordt aangegeven waaraan een draaiboek en plannen dienen te voldoen. De gemeente beoordeelt of de aanvraag ontvankelijk is en vraagt indien noodzakelijk aanvullende informatie. Alleen wanneer de aanvraag ontvankelijk is, neemt de gemeente de aanvraag in behandeling. Nadat de organisator de aanvraag heeft ingediend, is deze vervolgens verplicht om nieuwe risico verhogende feiten of omstandigheden die niet bij de aanvraag zijn opgegeven, te melden aan de burgemeester. Termijn(-en) van indienen: De gemeente heeft in de APV de termijnen opgenomen. De termijn waarbinnen een organisator een aanvraag van een evenementenvergunning moet doen, is opgenomen in de APV van een gemeente. Deze handreiking gaat uit van minimaal 4 weken voor een evenement in de categorie A, 8 weken voor categorie B en 12 weken voor categorie C.

Regionaal gezien wijken een aantal APV’s hiervan af (minder aantal weken) en is harmonisatie wenselijk.

Pagina 7 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Vooroverleg organiseren Als de evaluatie van een eerder gehouden editie van een evenement daar aanleiding toe geeft, kan de behandelend ambtenaar, voordat de organisator een nieuwe aanvraag indient, een vooroverleg organiseren. Een vooroverleg is ook aan te bevelen bij een nieuw evenement / nieuwe organisator, zodat de aanvrager een ontvankelijke aanvraag indient. De adviseurs van de hulpverleningsdiensten kunnen op verzoek van de behandelend ambtenaar bij een vooroverleg aanwezig zijn en eventueel een preadvies geven.

Bijzondere wet- en regelgeving Naast de aanvraag en vergunningverlening voor publieksevenementen kan ook sprake zijn van onderwerpen waar bijzondere wet- en regelgeving op van toepassing is. Voor deze onderwerpen kan sprake zijn van de verplichting om naast de evenementenvergunning aanvullend een melding, vergunning, ontheffing of verklaring van geen bezwaar aan te vragen bij het bevoegd gezag. Ter illustratie: De organisator is verantwoordelijk voor de uitvoering van brandveiligheidseisen en besluiten die daarop van toepassing zijn. Indien een evenement in een gebouw plaatsvindt, dan gelden de voorschriften uit het Bouwbesluit. Bij evenementen in een tijdelijk bouwwerk of omheind terrein (dit wordt gezien als een inrichting), dan gelden de voorschriften van de Algemene Maatregel Van Bestuur (AMVB) “Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen”. Deze AMVB is van toepassing per 1 januari 2018, voorheen was dit de Brandbeveiligingsverordening. Deze AMVB geeft landelijke uniforme regels voor het brandveilig gebruik van deze plaatsen. In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) staat de gemeentelijke regelgeving op het gebied van openbare orde en veiligheid. Elke gemeente heeft een eigen APV.

Pagina 8 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Stap 2: Behandelaanpak bepalen Na de aanvraag van een vergunning wordt de behandelaanpak bepaald. Voor het bepalen van de behandelaanpak vindt door de gemeente classificatie van het evenement plaats met behulp van een risicoclassificatiescan. Deze scan is een hulpmiddel voor alle bij de veiligheid betrokken partners om de evenementen vooraf goed en op eenduidige wijze te kunnen classificeren. De scan richt zich op bepaalde aspecten, zoals de risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, de impact op de omgeving en eventuele gevolgen voor het verkeer. De scan is nadrukkelijk géén volledige risicoanalyse De scan kent voor vergunningsplichtige evenementen de volgende risicoclassificaties: Categorie evenement A B C

Omschrijving Evenement met een laag risico, waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en / of beperkte gevolgen voor het verkeer Evenement met een verhoogd risico, waarbij sprake is van een verhoogde impact op de omgeving en / of gevolgen voor verkeer Risicovol evenement, waarbij sprake is van een grote impact op de omgeving /regio /en / of verkeer

De risicoclassificatie is bepalend voor de behandelaanpak. De behandelaanpak betreft het weigeren of (onder voorwaarden) verlenen van relevante vergunningen/ontheffingen, waarvoor een adviestraject wordt gevolgd. Nadat door de gemeente een voorlopige risicoclassificatie van het evenement is vastgesteld, wordt aan de relevante veiligheidspartners om advies gevraagd. Tijdens dit adviestraject kan, na onderling overleg tussen de gemeente en de hulpverleningsdiensten, op basis van kennis, ervaring, informatie en/of risicoanalyse de risicoclassificatie op- of afgeschaald worden en leiden tot een andere behandelaanpak.

Overlegmomenten Bij de behandelaanpak van evenementen in de categorie A en B zal er vanuit de gemeente de behoefte zijn aan een monodisciplinair advies en vindt er geen of beperkte afstemming plaats. Bij een B evenement kunnen specifieke veiligheidsrisico’s voor de gemeente een reden zijn om een adviesfase (overlegmomenten) in te lassen en kan de gemeente het verzoek doen om multidisciplinair te adviseren. De adviseurs van de hulpverleningsdiensten kunnen afhankelijk van de situatie een multidisciplinair advies geven. Deze optie kan bijvoorbeeld worden gebruikt bij een nieuw evenement of wanneer een evaluatie als uitkomst heeft dat extra afstemming noodzakelijk is. Bij een C evenement wordt een adviesfase ingelast en door de hulpverleningsdiensten integraal geadviseerd.

Spoorboekje Bij een aanpak waarbij een adviesfase wordt ingelast, wordt voor het gehele vergunningverleningstraject [van vooroverleg tot en met evaluatieoverleg] door de gemeente een tijdpad opgesteld, ook wel een spoorboekje genoemd. Zo’n spoorboekje draagt bij aan heldere procesafspraken, zodat alle betrokkenen weten; wie, wanneer wat moet doen. Zie Bijlage C voor een format spoorboekje.

Bijzondere evenementen/gebeurtenissen Naast de evenementen die vallen onder de categorieën A, B of C zijn er ook andersoortige gebeurtenissen die organisatorisch een andere wijze van voorbereiding en uitvoering vragen. Voorbeelden hiervan zijn evenementen in (horeca)inrichtingen, betaald voetbal, gemeente- of veiligheidsregio grensoverschrijdende (sport)evenementen. Actuele, onverwachte, niet planbare gebeurtenissen, zoals een huldiging, vragen om meer flexibiliteit. Het evenementenbeleid in de regio dient plaats te kunnen bieden aan dergelijke onverwachte gebeurtenissen. Er moet wel sprake zijn van een bijzondere omstandigheid om versneld een evenement toe te staan. Bijzondere gebeurtenissen zijn in Bijlage D beschreven.

Pagina 9 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Stap 3: Advisering Het adviestraject richt zich op het voorkomen en/of beperken van fysieke en openbare risico’s voor bezoekers, deelnemers, omwonenden en hulpverleners die bij het evenement betrokken zijn. Locatieprofielen Het kan voorkomen dat de gemeente evenementenlocaties heeft aangewezen. Voor deze locaties zijn specifieke vergunningvoorschriften vastgelegd. Groot voordeel van dergelijke locaties is dat op voorhand de geschiktheid als evenementenlocatie is onderzocht en getoetst, hierbij rekening houdend met de fysieke kenmerken van de locatie en de beheersaspecten (veiligheid & verkeer), in relatie tot de bewoners, ondernemers en gebruikers. Ook is de bereikbaarheid voor de hulpverleningsdiensten goed in kaart gebracht. Geen advies (categorie 0 evenement) Een evenement in de categorie 0 wordt in principe zonder adviesverzoek door de gemeente met een kennisgeving aan de hulpverleningsdiensten afgedaan. Indien vanuit een hulpverleningsdienst een bezwaar wordt gezien, dan wordt de gemeente hiervan in kennis gesteld. Adviesaanvraag De behandelend ambtenaar van de gemeente vraagt advies aan de betrokken diensten over de aanvraag van vergunningsplichtige evenementen.

Indien de adviseur van de betrokken dienst van de gemeente onvoldoende gegevens en informatie verstrekt heeft gekregen voor het geven van een gedegen advies, dan richt de adviseur zich tot de behandelend ambtenaar met een verzoek tot aanvulling. Adviesverzoek evenement in de categorie A, B of C. Afhankelijk van de risicoclassificatie wordt bij een adviesverzoek voor een vergunningsplichtig evenement een monodisciplinair - , multidisciplinair -, of integraal adviestraject gestart. Monodisciplinair advies (categorie A / B ) Bij A- en B-evenementen vraagt de gemeente advies aan de afzonderlijke hulpverleningsdiensten (monodisciplinair) en wordt een basis- of maatwerk advies gegeven. Binnen de VRR wordt door de GHOR geen maatwerkadvies gegeven op A-evenementen, maar verwezen naar het basisadvies GHOR. De inhoud van de aanvraag van een A-evenement kan bij de behandelaar van de gemeente tot de conclusie leiden dat het vragen om advies aan hulpverleningsdiensten achterwege kan blijven. Indien wel om advies wordt gevraagd, kan ervoor gekozen worden al dan niet aanvullende voorschriften adviseren. Indien op een A-evenement geen advies wordt gevraagd, dan dient het evenement wel bij het 1-ingangsloket van de VRR te worden aangemeld. Multidisciplinair advies (categorie B) Uitgangspunt is dat evenementen in de categorie B multidisciplinair worden geadviseerd.

Vanwege de honderden B-evenementen en de daarvoor beschikbare capaciteit voor advisering, is dat momenteel voor die categorie niet te realiseren. Op inschatting van de behandelend ambtenaar en hulpverleningsdiensten kan bij een B-evenement aan de VRR om multidisciplinair advies worden gevraagd, indien: • Het een nieuw evenement betreft. • Het evenement wordt gehouden op diverse locaties en op meerdere dagen. • Het evenement voor alle hulpverleningsdiensten impact heeft op het gebied van openbare orde, veiligheid, bereikbaarheid en gezondheid. • De evaluatie als uitkomst heeft, dat bij een volgende editie extra afstemming noodzakelijk is. Het multidisciplinair advies komt tot stand door de gezamenlijke monodisciplinaire adviezen van hulpverleningsdiensten op elkaar af te stemmen en te bundelen. Om te komen tot een multidisciplinair advies komen de hulpverleningsdiensten bij elkaar. Dit overleg wordt geïnitieerd en geleid door de Pagina 10 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

VRR. De vertegenwoordigers van de hulpverleningsdiensten zijn bevoegd om namens hun kolom het multidisciplinair advies te geven. Het multidisciplinair advies wordt opgemaakt door de VRR. Integraal advies (categorie C) Het integraal advies komt tot stand door van de gezamenlijke monodisciplinaire adviezen één (veiligheid)advies op te stellen. Om te komen tot een integraal advies komen de hulpverleningsdiensten bij elkaar. Dit overleg wordt geïnitieerd en geleid door de VRR. De vertegenwoordigers van de hulpverleningsdiensten zijn bevoegd om namens hun kolom het integraal advies te geven. De werkwijze komt overeen met de omschrijving van het multidisciplinair advies, met dien verstande dat het risicoprofiel van het evenement integraal wordt vastgesteld en de adviestekst wordt samengevoegd in één document; het integraal advies. Wijze van advisering De betrokken diensten adviseren het bevoegd gezag over de waarschijnlijkheid en impact van risicovolle situaties bij evenementen en de te stellen maatregelen en voorschriften. Diensten adviseren ieder vanuit hun eigen verantwoordelijkheid en expertise. Voor de advisering wordt gebruik gemaakt van een risico- en capaciteitenanalyse, om zodoende te komen tot een risicoprofiel. Met deze analyses wordt de impact van de risico’s inzichtelijk gemaakt en de inzet van capaciteit (mensen en middelen) bepaald.

De wijze waarop deze analyse wordt uitgevoerd en waar deze wordt belegd in de verschillende organisaties, valt buiten de scope van dit document en wordt aan de professionaliteit van de hulpverleningsdiensten overgelaten. De hulpverleningsdiensten hebben het adviestraject ten aanzien van evenementen binnen de eigen organisatie geborgd. De wijze van advisering sluit aan op de werkwijze in deze handreiking. 0

Politie

X

B mono X

VRR

X*

X

Advisering categorie:

Overige X = advies

A

B multi X

C integraal X

X

X

Optioneel * = Indien gewenst / noodzakelijk

Het schriftelijk advies wordt door de diensten op maat gemaakt en wordt binnen maximaal 10 werkdagen1 na het gedane adviesverzoek aangeleverd. Bij B- en C-evenementen gaat aan het moment dat het adviesverzoek wordt gedaan een adviesfase met overleg aan vooraf en zijn de plannen van de organisator compleet. Het advies wordt gericht aan het bevoegd gezag. Het is mogelijk dat het gegeven advies niet wordt overgenomen. Een advies kan echter wel bindend zijn voor wat betreft voorschriften die geadviseerd worden op basis van wet- en regelgeving. Adviezen omvatten een beoordeling van de aangeleverde informatie door de gemeente op volledigheid, verwachte effectiviteit van maatregelen, voorstel tot vergunningvoorschriften maar ook eventueel gesignaleerde (capacitaire) beperkingen in operationeel optreden en beheersbaarheid van voorzienbare risico’s. De gemeente koppelt het al dan niet opvolgen van het advies inclusief onderbouwing terug en plaatst dit in het evenementendossier. De burgemeester geeft de vergunning al dan niet af op grond van dit advies en na afweging van de verschillende belangen.

1 Is een streeftermijn, want dit aantal dagen conflicteert met termijn aanvraag gebruiksmelding / gebruiksvergunning.

Pagina 11 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Stap 4: Vergunning evenement Vergunningverlening De burgemeester verleent de vergunning en kan daar nadere voorschriften aan verbinden om het evenement te reguleren. Omdat geen evenement hetzelfde is, wordt per evenement beoordeeld welke maatregelen als vergunningsvoorschriften worden opgenomen. De organisator zorgt ervoor dat hij voldoet aan de gestelde voorschriften. De organisator kan al bij het organiseren van het evenement rekening houden met algemene voorschriften die de gemeente op haar internetsite bekend maakt. Besluit, bezwaar en beroep De burgemeester besluit tot het verlenen of weigeren van de vergunning. Bij een positief besluit ontvangt de aanvrager een vergunning. Bij een negatief besluit ontvangt de aanvrager een schriftelijke weigering. Binnen zes weken na verzending van het besluit kunnen belanghebbenden een bezwaarschrift indienen en een verzoek om voorlopige voorziening aanvragen. Intrekken van de vergunning De burgemeester heeft uiteraard altijd het recht om – als daartoe voldoende aanleiding bestaat – de vergunning alsnog niet te verlenen of, als deze al verleend is, in te trekken of te voorzien van beperkingen of aanvullende vergunningvoorschriften. Het spreekt voor zich dat dit slechts kan, als sprake is van gewijzigde omstandigheden die vooraf niet te voorzien waren.

Te denken valt aan (dreiging van) rellen, stakingen, noodweer, een ramp, terreur of nationale rouw.

Pagina 12 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Stap 5: voorbereiding evenement De operationele voorbereiding bestaat uit het invullen van de gestelde voorschriften en gemaakte afspraken voortkomend uit het advies. Binnen deze processtap vindt planvorming en vaststelling van de operationele inzet plaats door de hulpverleningsdiensten en worden de plannen van de organisatie en de overheidsdiensten op elkaar afgestemd. De voorbereiding van de hulpverleningsdiensten op het evenement geschiedt op monodisciplinaire basis. Deze voorbereiding is een eigenstandige verantwoordelijkheid. Regionaal Crisisplan Tijdens een evenement kan een incident/crisis ontstaan. Het algemene beleid hiervoor staat beschreven in het regionaal crisisplan van de veiligheidsregio. Hierin zijn afspraken gemaakt over wat welke organisatie doet om incidenten te voorkomen en om op te treden als zich een incident of crisis voordoet. Risico beperkende maatregelen terreuraanslagen Binnen het huidige dreigingsbeeld (bron: NCTV) is de kans reëel dat er een aanslag wordt gepleegd op een publiek intensive evenement, zeker als het media-aandacht krijgt en van symbolische waarde is. Het is best ingewikkeld om tot een goede afweging te komen voor welke evenementen al dan niet maatregelen nodig zijn.

Ook de keuze voor passende maatregelen is niet eenvoudig, want recente aanslagen laten zien dat er diverse werkwijzen worden toegepast, zoals een aanslag met een vuurwapen, een explosief of een voertuig. Door de overheid wordt “informatie gestuurd” gewerkt, dus als er maatregelen nodig zijn dan is dat in principe op basis van concrete aanwijzingen. Doel is om maatregelen te treffen die eraan bijdragen dat burgers zich veilig voelen om naar (symbolische) evenementen en bijeenkomsten te blijven gaan. Daar waar maatregelen noodzakelijk zijn is het wenselijk dat deze globaal dezelfde uitstraling en hetzelfde weerstandsniveau kennen. Doorleefsessie Bij risicovolle evenementen kan besloten worden om voorafgaand aan het evenement een “doorleefsessie” te houden. Dit is een door de gemeente georganiseerde bijeenkomst waarbij scenario’s worden besproken, ervaringen worden uitgewisseld en met de maatregelen uit het veiligheidsplan wordt geoefend. Bij deze doorleefsessie zijn betrokken: de gemeente, de organisator, de adviesverleners en de tijdens het evenement verantwoordelijke operationeel betrokkenen van de hulpverleningsdiensten.

Voorbereiding evaluatie Voor de evaluatie is het van belang om tijdens de voorbereiding alvast na te denken over datgene waar de evaluatie zich op gaat richten: Wat wordt geëvalueerd? Hoe (op welke wijze)? Waarmee (hulpmiddel/methode)? Welke vragen zijn van belang om tijdens de evaluatie te stellen? Schouw Kort voor aanvang van een evenement kan een schouw plaatsvinden. Deze schouw wordt gecoördineerd en valt onder verantwoordelijkheid van de gemeente. De gemeente nodigt de betrokken partijen hiervoor uit. De schouw is gericht op het constateren van veiligheidsrisico’s en is bedoeld om de gestelde vergunningsvoorschriften te toetsen. Elke betrokken partij beoordeelt vanuit zijn eigen discipline het terrein op mogelijke veiligheidsrisico’s. De tijdens de schouw geconstateerde knelpunten worden door de gemeente schriftelijk vastgelegd en formeel gemeld aan de organisator. De gebreken worden door de organisator opgelost/hersteld. Hierbij dient rekening gehouden te worden met de benodigde hersteltijd. Zie Bijlage E voor een format schouwformulier. Communicatie Evenementen, zowel groot als klein, dragen bij aan de aantrekkelijkheid en levendigheid van gemeenten. Dit neemt niet weg dat deze evenementen voor overlast kunnen zorgen voor bewoners en/of ondernemers in de omgeving. De organisator is verantwoordelijk voor een goede, heldere communicatie richting bewoners en ondernemers.

De gemeente kan voorwaarden stellen aan de wijze waarop en omvang (gebied) de communicatie moet plaatsvinden.

Pagina 13 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Stap 6: Uitvoeren van het evenement Na het doorlopen van voorgaande stappen vindt het evenement plaats. Door de gestelde voorschriften in de vergunning zijn de maatregelen en voorzieningen die betrekking hebben op het evenement vastgelegd. Door middel van toezicht en handhaving is het mogelijk te sturen op het verloop van het evenement. De gemeente is in eerste instantie verantwoordelijk voor toezicht en handhaving. In de aanloop naar het evenement zijn afspraken hierover vastgelegd in een toezicht- en handhavingsarrangement. Toezicht & handhaving De betrokken diensten houden tijdens het evenement toezicht indien dit noodzakelijk is. Indien een dienst overtredingen van de vergunningsvoorschriften constateert op het terrein waarop de dienst toezicht houdt, maakt zij een bestuurlijke rapportage op waarmee de burgemeester kan handhaven. In sommige gevallen wordt direct opgetreden door de toezichthoudende dienst, op basis van de eigen bevoegdheden. Bereikbaarheid gemeente De gemeente dient, via een gemeentelijk contactpersoon, bereikbaar te zijn tijdens de uitvoering van een evenement. Bij B-evenementen kan een ambtenaar van de gemeente aanwezig zijn voor eventuele bestuurlijke handhaving, waarbij die persoon met de organisator en de diensten contact onderhoudt. Bij C-evenementen is de gemeente gedurende het gehele evenement aanwezig.

Bestuurlijke maatregel Als vooraf, tijdens of na afloop van het evenement blijkt dat de organisator zich niet aan de vergunningsvoorschriften houdt of heeft gehouden, dan kunnen er consequenties volgen. Dat kan variëren van een bestuurlijke waarschuwing, tot onmiddellijke stillegging van het evenement. Dit is aan de burgemeester die de vergunning heeft verleend. In beginsel wordt na constatering van een overtreding, eerst gewaarschuwd met het doel de situatie te herstellen. Afhankelijk van de ernst en aard van de geconstateerde overtreding of het niet nakomen van afspraken besluit de burgemeester welke bestuurlijke maatregel passend wordt geacht. In de Bijlage G zijn een aantal (niet limitatief) overtredingen benoemd en uiteengezet welke maatregelen de burgemeester kan nemen.

Pagina 14 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Stap 7: Evalueren en verbeteren Nadat het evenement heeft plaatsgevonden kan door de gemeente een evaluatie worden georganiseerd. De gemeente benadert de diensten en overige betrokkenen voor deelname. Het evalueren van evenementen is niet gekoppeld aan een categorie zodat, daar waar gewenst, elk evenement geëvalueerd kan worden. De gemeente kan door de diensten en/of evenementenorganisatie verzocht worden een evaluatie te organiseren. Evaluatie na multidisciplinair / integraal advies Evenementen waarbij een multidisciplinair of integraal advies is gegeven worden altijd binnen vier weken na afloop van het evenement geëvalueerd. Daarbij wordt de effectiviteit van de getroffen maatregelen beoordeeld en worden conclusies getrokken die in het daaropvolgende jaar kunnen leiden tot een nog betere opzet. Vragen die mogelijk gesteld kunnen worden: • Hebben de geadviseerde maatregelen gewerkt? • Welke punten moeten we de organisator meegeven voor een volgende editie? • Wat ging goed en wat kan beter? De uitkomst van deze evaluatie kan de volgende gevolgen hebben: - er is geen beletsel voor een volgende vergunningverlening; - er worden strengere voorschriften verbonden aan een vergunning; - er worden in de toekomst geen vergunningen meer verstrekt voor het desbetreffende evenement.

Regionale bijeenkomst Jaarlijks wordt er door de VRR minimaal één regionale bijeenkomst met de gemeenten georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomst worden, in samenspraak met de diverse diensten en andere betrokkenen, de successen, knelpunten en verbeterpunten voor het volgende jaar in kaart gebracht. Tevens is dit het moment om kennis te delen, beleid te evalueren en ontwikkelingen & trends te bespreken. Hiermee wordt bijgedragen aan een proces dat steeds in beweging blijft en zorgt voor blijvende professionaliteit.

Pagina 15 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Bijlagen

Pagina 16 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Bijlage A: Risicoclassificatie De risicoclassificatiescan VRR is gebaseerd op de risicoscan van de Veiligheidsregio ZaanstreekWaterland en is door de Politie Eenheid Rotterdam verder doorontwikkeld. Elke vergunningaanvraag wordt onderworpen aan de scan, om zodoende te komen tot een risicoclassificatie. De informatie die benodigd is voor het invullen van de risicoclassificatiescan is te vinden in het ingevulde aanvraagformulier voor het evenement (basis: standaard aanvraagformulier van de VNG). De risicoclassificatiescan is een eenvoudig invulmodel (Excel) waarbij op basis van waardering van indicatoren de mate van risico van standaard profielen ( publiek, ruimte en activiteiten) wordt berekend. Dit is een eerste globale risicoanalyse, uitgevoerd door de gemeente. Op basis hiervan wordt door de gemeente beoordeeld in welke categorie het evenement mogelijk valt en wordt voor het eerst globaal inzichtelijk welke risico’s aan het evenement zijn verbonden. De risicoclassificatiescan heeft een tweede blad “indicatoren” met per indicator de antwoordmogelijkheden en de score die wordt toegekend op basis van het gegeven antwoord. Bij een aantal indicatoren is een nadere toelichting gegeven. De indicatoren kunnen afhankelijk van het daarmee gepaard gaande risico een score van 0 tot 5 punten opleveren.

Zo zal een evenement met een beperkt bezoekersaantal lager scoren op die indicatie dan een evenement met een zeer hoog bezoekersaantal. De optelsom van alle waarderingen van indicatoren leidt tot een uitkomst in termen van een evenementencategorie. De risicoclassificatiescan heeft een vrije tekstveld (Ruimte voor toelichting). Het is namelijk mogelijk dat de automatisch gegenereerde risicoclassificatie niet overeenkomt met het risicobeeld van het evenement bij de behandelaar. In zo’n geval kan het voorstel worden gedaan om het evenement, maar wel op basis van een onderbouwing, hoger of lager te classificeren. Risicoclassificatie Categorie A “regulier” Categorie B “aandacht” Categorie C “risicovol”

Score 1 t/m. 11 punten 12 t/m. 24 punten > 24 punten

Omschrijving Laag risico-evenement, waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en beperkte gevolgen voor het verkeer Gemiddeld risico-evenement, waarbij sprake is van een grote impact op de directe omgeving en/of gevolgen voor het verkeer Risicovol evenement, waarbij sprake is van een grote impact op de omgeving / regio en / of verkeer

Vanwege de grootte van het document risicoclassificatie en de daaraan verbonden (on-)leesbaarheid is het plaatsen van een afbeelding in deze bijlage achterwege gelaten. Een actuele versie van de risicoclassificatiescan is bij de VRR aan te vragen via het e-mailadres evenementenvrr@vr-rr.nl.

Pagina 17 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Bijlage B: Draaiboek / inhoud plannen Draaiboek In een draaiboek neemt de organisator het volgende op: tijd, plaats, activiteit/programmaonderdeel, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier, een namenlijst (+ telefoonnummers) van alle medewerkers. Veiligheidsplan In het veiligheidsplan neemt de organisator de veiligheidsmaatregelen op die hij gaat nemen op het gebied van beveiliging, gezondheid, brandveiligheid, calamiteiten en alcoholgebruik. De organisator neemt, in overleg met gemeente en diensten, maatregelen om de veiligheid van bezoekers en deelnemers aan het evenement te kunnen waarborgen. De volgende plannen kunnen afzonderlijk, maar ook als onderdeel van het veiligheidsplan worden aangeleverd: Verkeers- en mobiliteitsplan In dit verkeers- en mobiliteitsplan neemt de organisator de maatregelen op het gebied van verkeersinfrastructuur, ten aanzien van: toestroom en leegloop, parkeren en stallingen, openbaar en georganiseerd vervoer, afsluiting van wegen en bijbehorende omleidingen, hekken en bordenplan en de inzet van verkeersregelaars. Tevens informeert de organisator het openbaar vervoer. Beveiligingsplan De organisator is verantwoordelijk voor een beveiligingsplan en de uitvoering daarvan. De organisator maakt hiervoor gebruik van een geregistreerd en gecertificeerd beveiligingsbedrijf.

Het plan beschrijft bijvoorbeeld het aantal beveiligers, hun taken, communicatiemiddelen. Ontruimingsplan De organisator is verantwoordelijk voor het opstellen van een ontruimingsplan. Dit plan beschrijft de omvang en inrichting van de organisatie die verantwoordelijk is voor de ontruiming bij een calamiteit binnen het evenement. Gezondheidsplan De organisator is verantwoordelijk voor het welzijn van de bezoekers en deelnemers van het evenement. Zo is de organisator verantwoordelijk voor het plaatsen en verwijderen van toiletten op het evenemententerrein/langs de route van het evenement. In dit hoofdstuk staan het aantal EHBO’ers, evt. inrichting van een EHBO post, hygiëne richtlijnen voor eetkramen, e.d.

Pagina 18 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Bijlage C: Format spoorboekje [Naam evenement] Beschrijving Soort Organisatie Contactpersoon Jaarlijks terugkerend Locatie Datum

Tijdschema [maand]

[maand]

[maand]

[maand]

[maand]

Pagina 19 van 44

: : : : : :

• •

[dag] [dag]

•

[dag]

•

[dag]

•

[dag]

•

[dag]

• •

[dag] [dag]

• •

[dag] [dag]

•

[dag]

•

[dag]

• • • •

[dag] [dag] [dag] [dag]

Vooroverleg 1e dienstenoverleg (bespreken evaluatie vorig seizoen + presentatie evenement) (gemeente + Org) Aanleveren concept (locatie) tekeningen en draaiboek/programma, concept veiligheidsplan (calamiteiten + beveiligingsplan ), verkeersplan (o.a. hekken en borden) bij gemeente (Org) 2e dienstenoverleg (bespreken concept veiligheidsplan, concept (locatie) tekeningen en draaiboek/programma), verkeersplan (o.a. hekken en borden bespreken) Aanleveren definitief veiligheidsplan, verkeersplan, (locatie) tekening en draaiboek/programma bij gemeente (Org) Definitieve stukken verzenden aan diensten t.b.v. advisering (gemeente) Aanleveren concept bewonersbrief bij gemeente (Org) 3e dienstenoverleg (bespreking concept vergunning + concept bewonersbrief + laatste stand van zaken) Adviezen diensten worden aangeleverd bij gemeente Vergunningverlening (openbaar) (gemeente) + bijlage: definitief veiligheidsplan, verkeersplan, (locatie) tekening en draaiboek/programma (niet openbaar) Verspreiden bewonersbrief/plaatsen advertentie (Org) Verspreiding bewonersbrief (Org) Operationeel overleg EVENEMENT Evaluatie-overleg

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

Bijlage D: Aandachtspunten bijzondere gebeurtenissen (niet limitatief) Evenement in een gebouw Indien in een gebouw meer dan 50 personen gelijktijdig aanwezig zijn moet dit, op basis van het Bouwbesluit, gemeld worden via een gebruiksmelding. Over het algemeen kan een gebouw, binnen de reikwijdte van de vigerende melding, ook voor het evenement gebruikt worden. Als er in het verleden geen melding gedaan is en/of het gebruik van het gebouw in het kader van het evenement sterk afwijkt van het reguliere gebruik, kan de informatie uit de aanvraag voor de evenementenvergunning als een dergelijke melding beschouwd worden. Daarvoor moeten wel de gevraagde gegevens op het aanvraagformulier van een evenement volledig en correct worden aangeleverd. Een evenement kan plaats vinden in een gebouw waarvoor een omgevingsvergunning voor brandveilig gebruik geldt. Over het algemeen kan een gebouw, binnen de reikwijdte van de vigerende omgevingsvergunning, ook voor het evenement gebruikt worden. Indien dit niet het geval is of indien als gevolg van het evenement er een omgevingsvergunning voor brandveilig gebruik noodzakelijk is kan de APV vergunning eigenlijk niet verleend worden. Over het algemeen kan gesteld worden dat een evenement valt onder het gebruik “bijeenkomst”. Hiervoor kan worden volstaan met een melding.

De informatie uit de aanvraag voor de evenementenvergunning kan als een melding worden beschouwd. Daarvoor moeten wel de gevraagde gegevens op het aanvraagformulier ven een evenement volledig en correct worden aangeleverd. Wel moet het gebouw voldoen aan de voorschriften vanuit het Bouwbesluit die gelden voor dit specifieke gebruik.

Brandbeveiliging Per 1 januari 2018 is nieuwe regelgeving van toepassing voor het brandveilig gebruik van inrichtingen. Een inrichting is een voor mensen toegankelijke ruimtelijk begrensde plaats voor zover dit geen bouwwerk is (tent, omheinde ruimte). De Wet op de Veiligheidsregio’s (art. 3) bepaalt onder andere dat nadere regels worden gesteld over het brandveilig gebruik van voor mensen toegankelijke plaatsen, voor zover deze plaatsen geen bouwwerken zijn en het gebruik niet in enige andere wet is opgenomen. De huidige gemeentelijke Brandbeveiligingsverordening (BBV) is vervangen door een nieuwe Algemene Maatregel Van Bestuur (AMVB) “Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen”. Deze geeft landelijk uniforme regels voor het brandveilig gebruik van deze plaatsen.

Evenement in een inrichting Een inrichting (tent, omheind terrein) waar meer dan 150 personen gelijktijdig aanwezig zijn mag, volgens de bovengenoemde AMVB, niet gebruikt worden zonder een gebruiksmelding. De brandweer zal aan de hand van de informatie zoals opgenomen in de melding, aangeven of brandveilig gebruik mogelijk is. De advisering door de brandweer op dit onderdeel zal nader worden uitgewerkt in het interne beleid van de VRR.

Activiteiten op het water Als er op het water activiteiten worden georganiseerd dient dit gemeld te worden aan de bevoegde autoriteit. Deze kan in geval van mogelijke hinder of gevaar voor de scheepvaart toestemming weigeren of voorwaarden stellen voor het krijgen van toestemming ( Binnenvaartpolitiereglement art. 1.23). Als op de Nieuwe Maas, de Nieuwe Waterweg, de Oude Maas of de aanliggende havens van deze vaarwegen festiviteiten worden georganiseerd, moet dit tijdig door de organisator bij de Havenmeester van Havenbedrijf Rotterdam N.V. aangevraagd worden. De (Rijks-) Havenmeester van Rotterdam zal de aanvraag beoordelen en al dan niet toestemming verlenen voor het evenement. Aanvragen via: https://www.portofrotterdam.com/nl/de-haven/nieuws-evenementen/evenementen-in-het-rotterdamsehavengebied

Demonstraties Onder demonstraties verstaan we manifestaties, politieke betogingen, verkiezingscampagnes en optochten tot belijden van godsdienst of levensbeschouwing (zoals beschreven in de Wet openbare Pagina 20 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

manifestaties - WOM). Vanwege de mogelijke impact van demonstraties op de openbare orde, verkeersveiligheid of (volks)gezondheid vertoont de voorbereiding van de operationele diensten op dergelijke demonstraties grote overeenkomsten met de voorbereiding op evenementen.

Herdenkingsbijeenkomst Een herdenkingsbijeenkomst (waaronder ook een stille tocht) wordt opgevat als een demonstratie in de zin van de WOM als de bijeenkomst tot doel heeft om gezamenlijk een mening te uiten in het openbaar. In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) staat het gemeentelijke regime ten aanzien van optochten, betogingen en manifestaties beschreven. De burgemeester beoordeelt of de openbare orde en veiligheid niet in het geding komen. Er wordt geen vergunning verleend, maar een bewijs van kennisgeving verstrekt. Aan dat bewijs kan de burgemeester overigens wel voorschriften verbinden. Deze voorschriften kunnen enkel betrekking hebben op de verkeersveiligheid, (volks)gezondheid of openbare orde en veiligheid. Voorschriften mogen nooit betrekking hebben op de inhoud en vorm van de betoging, omdat daarmee de vrijheid van meningsuiting wordt aangetast.

Dieren Evenementen met dieren krijgen extra aandacht. Er moet worden voorkomen dat ziektekiemen die dieren bij zich dragen op mensen worden overgebracht. https://www.nvwa.nl/onderwerpen/dierendierlijke-producten/dossier/verzamelen-en-tentoonstellen/gezelschapsdieren-op-marktententoonstellingen-of-beurzen. Voor nader advies kan de GHOR en/of de GGD worden ingeschakeld.

Kermissen Een grote kermis wordt gezien als een evenement met drie of meer grootvermaak kermisattracties (zoals botsautobaan, reuzenrad of spookhuis). Voor deze kermissen moet een evenementenvergunning worden aangevraagd en hiervoor gelden dezelfde voorschriften en termijnen als bij ieder ander evenement.

Markten Reguliere week- en zondagsmarkten vallen ook onder de bijzondere situaties. De markten moeten plaatsvinden op een daarvoor aangewezen gebied. Voor niet reguliere markten (ook wel themamarkten genoemd) wordt een evenementenvergunning aangevraagd bij de betreffende gemeente. De gemeenten hebben de mogelijkheid hun eigen beleid vast te stellen, waarin bijvoorbeeld locaties aangewezen worden of het maximaal aantal te houden niet-reguliere markten. Voor een braderie geldt dezelfde procedure als voor de niet-reguliere markten of themamarkten. Bij themamarkten dienen producten te worden aangeboden die gelieerd zijn aan het betreffende thema.

Gemotoriseerde evenementen (Tractorpulling, Autocross, Autoraces, e.d.) De richtlijnen van de betreffende brancheorganisaties zijn van toepassing. Daarnaast kun je zelf ook veiligheidseisen stellen om het evenement veiliger te laten verlopen specifiek gericht op de plaatselijke situatie.

Open-dag/ Jubileum bedrijf Het houden van een open dag of jubileum is niet altijd vergunning plichtig op grond van de APV. Aandachtspunten hierbij zijn: • Wanneer de deelnemers uitsluitend op uitnodiging aanwezig zijn, is er sprake van een besloten karakter waardoor geen vergunning vereist is. Vanwege het uitstralingseffect van de activiteit kan de gemeente kiezen om hiervoor toch de van een evenementenvergunning te bewandelen. • Indien een open dag van bijvoorbeeld een winkel wordt gehouden en iedereen welkom is, dient er wel een evenementenvergunning/ melding gedaan te worden, omdat het feest dan geen besloten karakter heeft. Dit geldt alleen wanneer de inrichting/bestemming en gebruik van het bedrijf niet wijzigt en er geen extra activiteiten worden toegevoegd. • Indien men uitnodigingen heeft gestuurd, maar het toegestaan is om extra deelnemers mee te nemen, waarvan de gegevens niet bij de organisatie bekend zijn, dan heeft het feest geen Pagina 21 van 44

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond – versie 3.0 - definitief

•

besloten karakter meer ondanks het feit dat er uitnodigingen verstuurd zijn. In dat geval dient er ook een evenementenvergunning/ melding gedaan te worden. Het aantal aanwezigen dient wel in overeenstemming te zijn met het maximum aantal personen dat op grond van het Bouwbesluit aanwezig mag zijn in een bepaalde ruimte.

Rampenoefeningen Een bijzondere categorie vormen rampenoefeningen. Deze gelden niet als evenement. Wel wordt gebruik gemaakt van onderdelen uit deze nota die van toepassing zijn op het waarborgen van de veiligheid voor omwonenden, deelnemers en hulpverleners. Er dient een evenementenvergunning te worden aangevraagd als de impact van een oefening groot is, bijvoorbeeld wanneer straten moeten worden afgesloten, het plaatsvindt in een woonwijk of een groot deel van de openbare ruimte in beslag wordt genomen.

Sportgala’s Sportwedstrijden, sporttoernooien of sportgala’s kunnen worden gezien als een evenement. Hier dient de organisator dus een evenementenvergunning voor aan te vragen.

Tatoeëren en piercen Voor evenementen waarbij getatoeëerd wordt en /of piercing en/of permanente make-up worden uitgevoerd moet er vooraf een vrijstelling van de vergunningplicht van het warenwetbesluit tatoeëren en piercen worden aangevraagd. http://www.dienstgezondheidjeugd.nl/thema-professionalsgemeente/tatoeage-piercing-4. Voor nader advies kan de GHOR en of GGD worden ingeschakeld.

Televisieschermen Op straatniveau bestaat de mogelijkheid om samen (met buren) naar sportwedstrijden te kijken. Dit betekent dat kleine schermen voor een bescheiden publiek kunnen worden neergezet. Voorwaarden daarvoor zijn dat er geen sprake is van commerciële drankverstrekking en dat straten niet worden afgesloten. Er moet melding gemaakt worden van een dergelijke activiteit bij de (deel-)gemeente. Het is horecaondernemers toegestaan om onder andere sportwedstrijden (bijvoorbeeld tijdens een EK of WK voetbal) op schermen in hun zaak of op het terras te vertonen, zolang de schermen niet te zien zijn vanaf de straatzijde. De basisregel is dat er geen grote schermen in de buitenruimte worden geplaatst, met uitzondering van afgesloten ruimtes, zoals een voetbalstadion en een evenemententerrein. Vertoningen in de buitenruimte moeten voldoen aan alle voorwaarden voor een goed en veilig evenement. Een professionele organisator moet het evenement organiseren.

Huldiging Tijdens de integrale, multidisciplinaire voorbereiding en uitvoering van een huldiging dient er aandacht besteed te worden aan de mogelijke drukte rondom vervoersknooppunten, de toeloop naar het huldigingsgebied, communicatie naar het aanwezige en aanreizende publiek, effectief verkeersmanagement en de beschikbaarheid van calamiteitenroutes voor de hulpdiensten. In de voorbereiding zal zoveel mogelijk geanticipeerd worden op een voorzienbaar verloop van de huldiging, maar zullen er altijd onzekerheden blijven voor wat betreft de drukte en het werkelijke verloop. Van belang is om tijdens het evenement de expertise en de capaciteit voorhanden te hebben om veerkrachtig te kunnen reageren op onvoorziene omstandigheden.