Nota verbonden partijen

GEMEENTE BARENDRECHT

    Verbonden Partijen 2016-2020 Gemeente Barendrecht

 BAR-organisatie 

Inhoud 1

Inleiding .............................................................................................................................................. 3 1.1

Inleiding....................................................................................................................................... 3

1.2

Typen Verbonden Partijen ........................................................................................................ 4

2.

Te nemen besluit ................................................................................................................................. 5

3.

Waarom is het nodig? ......................................................................................................................... 5

4.

Gewenste Situatie ............................................................................................................................... 6 4.1

Governance en verbonden partijen ........................................................................................... 6

4.2

Organisatie .................................................................................................................................. 6

4.3

Rollen en rolverdeling ............................................................................................................... 7

4.4.

Governance aspecten .................................................................................................................. 9

5

4.4.1

Sturen ................................................................................................................................... 9

4.4.2

Beheersen ........................................................................................................................... 10

4.4.3

Verantwoorden .................................................................................................................. 10

4.4.4

Toezicht houden................................................................................................................. 10

HOE GAAN WE DIT AANPAKKEN? ...................................................................................................... 11 5.1

Risicomanagement..................................................................................................................... 11

5.2

Inventarisatie op basis van het Governance-model ............................................................. 12

5.3

Scenario’s................................................................................................................................... 13

6

Wie doen er mee? ............................................................................................................................. 14 6.1

Instrumenten ............................................................................................................................. 14

6.2

Paragraaf verbonden partijen................................................................................................... 15

7.

Wat gaat het kosten? ........................................................................................................................ 15

8.

Waar moeten we op letten ............................................................................................................... 16

9.

Hoe weten we dat het goed gaat ...................................................................................................... 16

10.

Waar kunnen betrokkenen en andere inwoners de afspraken van

dit beleid vinden? ............ 16

Bijlage 1:

Vormen van Verbonden Partijen ................................................................................... 17

Bijlage 2:

Checklist Governance-model BAR .......................................................................... 20

Bijlage 3:

Toelichting Instrumenten .......................................................................................... 22

Bijlage 4. Instrumenten gemeenteraad uit de handreiking voor raadsleden en griffiers ‘Grip op Gemeenschappelijke Regelingen’ ..................................................................................................... 25 Bijlage 5:

Afwegingen bij een nieuwe samenwerkingsrelatie ....................................................... 31

Bijlage 6:

Inhoud paragraaf verbonden partijen ....................................................................... 32

 BAR-organisatie 

Pagina 2 van 34

1

Inleiding

1.1

Inleiding

Gemeenten zijn, net als de rijksoverheid, actief in netwerken van beleids- en uitvoeringsorganisaties. Met een groot deel van die organisaties onderhouden ze bestuurlijke en financiële banden. Die verbindingen staan te boek als ‘verbonden partijen’. In de praktijk zijn het vaak Gemeenschappelijke Regelingen, stichtingen, publiek-private samenwerkings- verbanden en overheidsvennootschappen. Het doel van deze nota is een methodiek te ontwikkelen waarmee de bestaande verbonden partijen kunnen worden beoordeeld en aangestuurd. De nota sluit aan bij de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen die per 1-1-2015 van kracht is en tot doel heeft de democratische legetimatie te versterken, o.a. door een verandering van de planning- en controlcyclus waardoor de invloed van vertegenwoordigende organen op samenwerkingsverbanden wordt versterkt. Uitgangspunt van de aansturing is het werken in een relatie van (wederzijds) vertrouwen en een uitvoering van beleid door die verbonden partij die past bij de visie van de gemeente. Een verbonden partijen is, volgens het ‘Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten’ (BBV), artikel 1: “een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk EN financieel belang heeft”

Het gaat dus over vormen van privaat- of publiekrechtelijke samenwerking. Het bestuurlijk belang voor Barendrecht bestaat uit het hebben van een zetel in het bestuur of het hebben van stemrecht. Met financieel belang bedoelen we de middelen die de gemeente ter beschikking heeft gesteld en kwijt kan raken bij een faillissement van een verbonden Partij. Zo ook de financiële risico’s die zelfs verhaald kunnen worden op de gemeente. Verbonden partijen voeren veelal (boven)gemeentelijke taken en diensten uit. Zij dragen tevens bij aan de realisatie van lokale maatschappelijke doelen. Aan die verbintenis (verbondenheid) kleven soms grote politieke belangen en risico’s. Verbonden partijen kunnen immers voor de deelnemende gemeenten zowel voor- als nadelen opleveren. Van betekenis is of de belangen van de gemeente en de verbonden partij samenvallen en de afgesproken doelstellingen daadwerkelijk worden gerealiseerd. Inzicht in de risico’s die de gemeenten lopen is van groot belang. Redenen om deel te nemen aan verbonden partij kunnen divers zijn: - Delen van de kosten. - Specialistische kennis. - Bij de opgave betrokken partijen willen niet door afzonderlijke gemeentes benaderd worden. - Gemeentegrenzen overschrijdende effecten van handeling. - Betere en goedkopere taakuitvoering. - Sterkere actor richting hogere overheidsorganen en private aanbieders van voorzieningen.

Als de uitvoering van een publieke taak aan een verbonden partij is overgedragen, is het onvermijdelijk dat (volledige) directe invloed/sturing door de gemeente niet langer aan de orde is. Dit omdat de verbonden partij een eigen bestuur heeft waarin meerdere gemeenten zijn vertegenwoordigd. Deze nota geeft inzicht in de huidige verbonden partijen en stelt een methodiek voor om de grip op deze verbonden partijen ook in de toekomst te kunnen waarborgen. Er zijn partijen waarmee de gemeente of alleen een bestuurlijke of alleen een financiële relatie heeft. Deze partijen blijven in het kader van deze nota buiten beeld. Dergelijke partijen kunnen wel middels de methodiek van deze nota worden getoetst, bijvoorbeeld in het geval van een subsidierelatie. De activiteiten die deze partijen voor de gemeente uitvoeren

 BAR-organisatie 

Pagina 3 van 34

kunnen immers ook bestuurlijke of financiële risico’s voor de gemeente met zich meebrengen. Voor het schrijven van deze nota is onder andere gebruik gemaakt van het Handboek verbonden partijen van Deloitte, de handreiking voor gemeenteraadsleden en griffiers ‘Grip op Gemeenschappelijke Regelingen’ en voorbeeldmateriaal van andere gemeenten.

1.2

Typen Verbonden Partijen

Er zijn verschillende soorten samenwerkingsvormen. In figuur 1 staan mogelijke rechtsvormen die aan de samenwerking gegeven kunnen worden.

Figuur 1: Mogelijke rechtsvormen die aan samenwerking gegeven kunnen worden In bovenstaande figuur is een verbonden partij een zelfstandige organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft. Daarbinnen zijn publiekrechtelijke samenwerkingen gemeenschappelijke regelingen. Er zijn ook privaatrechtelijke constructies voor een Verbonden Partij mogelijk. De verschillende vormen van verbonden partijen staan toegelicht in bijlage 1. Met betrekking tot de oprichting van privaatrechtelijke en publiekrechtelijke verbonden partijen is er een verschil. Bij privaatrechtelijke verbonden partijen besluit het college tot oprichting. Bij de oprichting van een publiekrechtelijke verbonden partij kan zowel de raad, het college en/of de burgemeester, ieder voor zover bevoegd, een gemeenschappelijke regeling aangaan.

 BAR-organisatie 

Pagina 4 van 34

De Verbonden Partijen van de gemeente Barendrecht op dit moment zijn weergeven in onderstaande tabel.

Gemeenschappelijke regelingen Barendrecht

Programma gemeente Barendrecht

BAR-organisatie Stadsregio Rotterdam Metropoolregio (MRDH) Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR) Natuur- en recreatieschap IJsselmonde (NRIJ)

1.Besturen 4. Ruimte en wonen 4. Ruimte en wonen 2. Veilig en leefbaar 3. Samen leven, leren en werken

Financieel koepelschap Buitenstedelijk Groen GGD Rotterdam-Rijnmond DCMR Milieudienst Rijnmond Jeugdhulp Rijnmond Openbare Gezondheidszorg Rotterdan-Rijnmond (OGZR)

3. Samen leven, leren en werken 3. Samen leven, leren en werken 4. Ruimte en wonen 3. Samen leven, leren en werken 3. Samen leven, leren en werken

Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW) Ontwikkelingsmaatschappij Midden IJsselmonde ((Ommij) Nieuw-Reijerwaard

5. Algemene dekkingsmiddelen 4. Ruimte en wonen

Privaatrechtelijke deelnemingen

Programma

Eneco Holding B.V. B.V. Gemeenschappelijk Bezit Evides NV BAR N.V. Bank Nederlandse Gemeenten

3. Samen leven, leren en werken 3. Samen leven, leren en werken 3. Samen leven, leren en werken 5. Algemene dekkingsmiddelen

Overige Stichting Sportfondsenbad Inge de Bruijn

Programma 3. Samen leven, leren en werken

2.

Te nemen besluit

Ten aanzien van de aansturing van verbonden partijen wordt het volgende besloten: 1. Nota Verbonden partijen vaststellen 2. Intrekken oude nota verbonden partijen d.d. 23 april 2009

3.

Waarom is het nodig?

Gelet op de opgaven waarvoor gemeenten gesteld staan, wordt de afstemming en samenwerking met andere gemeenten steeds belangrijker. Die samenwerking kan resulteren in het aangaan van een verbonden partij. Gevolg daarvan is dat het gemeentebestuur zijn directe invloed verminderd, terwijl de gemeente een verantwoordelijkheid blijft behouden waarop haar inwoners haar ook aanspreken. De invloed van het gemeentebestuur op een verbonden partij is het grootst als deze zich richt op de voorkant van de processen van de verbonden partij. Daarnaast is per 1 januari 2015 de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) van kracht waarin o.a. de democratische legitimatie wordt versterkt. Uit het oogpunt van kwaliteit en continuïteit beveelt deze wet aan om eenmaal in de vier jaar een Nota verbonden partijen aan de raad aan te bieden. Om deze redenen wordt het verbeteren van het instrumentarium en het stroomlijnen van de processen om zo goed mogelijk aan de afzonderlijke colleges en raden (via de colleges) te kunnen adviseren nodig geacht.

 BAR-organisatie 

Pagina 5 van 34

4.

Gewenste Situatie

4.1

Governance en verbonden partijen

De gemeente Barendrecht moet binnen het netwerk van private en publieke verbonden partijen zorgen dat de publieke zaak wordt uitgevoerd, binnen de wettelijke kaders. Hierdoor komt het vraagstuk van “good governance” aan de orde. Door de toenemende complexiteit van het maatschappelijke speelveld is een integrale aanpak zeer wenselijk. Good governance reikt ons als gemeente Barendrecht handvatten aan om grip op deze verbonden partijen te krijgen en dit de komende jaren ook vast te houden.

“Governance is het waarborgen van de onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden van een organisatie, gericht op een efficiënte en effectieve realisatie van doelstellingen, alsmede het daarover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden.”

De vier governance aspecten zijn: sturen, beheersen, toezicht houden en verantwoorden. Invulling van dit controlemechanisme is bedoeld om de doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie en het netwerk als geheel te verbeteren en de samenwerkingsrisico’s te minimaliseren. In paragraaf 4.4 worden deze begrippen verder toegelicht. De visie van de gemeente op verlengd lokaal bestuur en het voeren van regie op maatschappelijke ontwikkelingen is ook van invloed op gewenste relatie met de verbonden partijen en de mate van toezicht daarop. Ligt de focus op het vanuit de gemeente dicteren van gewenst beleid en de verantwoording van de daarbinnen behaalde resultaten? Of wordt er gewerkt vanuit een principe van (gerechtvaardigd) vertrouwen/toevertrouwen en het informeren over prestaties door de verbonden partij? Los van dit aspect is het zo dat verbonden partijen grote invloed kunnen hebben op het bestuurlijke imago van de gemeente. Voor de overweging van het wel of niet deelnemen aan een verbonden partij, en zo ja op welke wijze, geeft deze nota algemene kaders. Deze overweging van het waarom, dient per geval afzonderlijk te worden beoordeeld.

4.2

Organisatie

Scematisch kan de relatie vanuit de gemeente met een verbonden partij alsvolgt worden weergegeven. Verbonden partijen

Accounthouder/ financieel Adviseurs/ inhoudelijk adviseurs Coordinator verbonden partijen

Portefeuillehouder

College B&W

Gemeenteraad

 BAR-organisatie 

Pagina 6 van 34

Om adequaat te kunnen sturen op de verbonden partijen is er binnen de organisatie expertise en capaciteit nodig. Dit om het gemeentebestuur op een juiste wijze te kunnen adviseren over de verbonden partijen. Er zal per verbonden partij één ambtelijk accounthouder voor de gemeente zijn. Deze is aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de inhoudelijke en procesmatige aansturing van de verbonden partij. De accounthouder werkt samen met een vaste financieel consulent en bij omvangrijke verbonden partijen kunnen meerdere inhoudelijke adviseurs betrokken actief zijn. De regie over de aansturing van alle verbonden partijen vanuit de gemeentelijke organisatie en de uitvoering van deze nota wordt belegd bij een coördinator verbonden partijen. Concerncontrol toetst de voortgang in de doelstellingen van deze nota, verzorgt de evaluatie en het toezicht op het risicomanagement. Op deze wijze wordt invulling gegeven aan de functiescheiding binnen de gemeente en BAR-organisatie tussen degene die beleidsmatig samenwerkt met de verbonden partij en het college daarover adviseert en degene die het proces beoordeelt en toetst. In de volgende paragraaf zullen wij verder ingaan op de rollen zoals hierboven vermeld. In hoofdstuk 5 geven wij een nadere toelichting op de systematiek die wij voorstellen om de grip op de verbonden partijen te kunnen waarborgen.

4.3

Rollen en rolverdeling

De verhoudingen tussen Dagelijks bestuur, Algemeen bestuur, College en Raad voor een gemeenschappelijke regeling worden goed weergegeven in onderstaande figuur uit de handleiding voor griffiers en raadsleden ‘Grip op regionale samenwerking’. Overigens heeft de raad ook ontslagrecht t.a.v. raadsleden die AB-lid zijn.

In deze paragraaf worden de actoren nader omschreven v.w.b. hun rollen en taken en verantwoordelijkheden. Op deze manier willen wij aangeven wie en op welke wijze betrokken is binnen dit proces.

 BAR-organisatie 

Pagina 7 van 34

Actoren Gemeenteraad

Rollen Kaderstellend,sturend en toezichthoudend

Taken en verantwoordelijkheden

College

Sturend en toezicht houdend

Besluiten tot het aangaan en beëindigen van gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden waarbij de raad het college zijn toestemming niet onthoudt een college-gr te treffen. [2]. Periodiek aanbieden van de nota verbonden partijen aan de gemeenteraad. Toezien op de implementatie van de methodiek, vervullen van een actieve rol in het verhogen van de grip op het gebied van de te realiseren doelstellingen en de geïnventariseerde kernrisico’s. Verantwoording aan de gemeenteraad afleggen door middel van o.a. de P&C-cyclus.

Verbonden partij

Uitvoering geven aan de doelstelling van de VP. Uitvoering geven aan het met de gemeente afgesproken programma. kaderstellend, sturend en toezichthoudend.

Uitvoering geven aan de regeling en statuten en daarover verantwoording afleggen aan organen binnen de regeling. Krachtens wet en en regeling informeren van het gemeentebestuur en haar betrekken bij de aanloop van de besluitvorming (o.a. zienswijzeprocedure).

Lid Dagelijks bestuur VP

Sturend en uitvoerend

Verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken van de GR. Legt tussentijds en na afloop van het jaar verantwoording af aan het algemeen bestuur.

Lid vergadering van aandeelhouders

Kaderstellend en toezichthoudend

Eindverantwoordelijk voor onderneming. Legt verantwoording voor de onderneming in de jaarrekening af en doet voorstellen voor winstbestemming. Benoemt en ontslaat bestuursleden. Bevoegd tot het wijzigen van de statuten.

Lid Raad van Commissarissen

Sturend en toezichthoudend

Toezicht houden op het uitgevoerde beleid en de algemene gang van zaken in de onderneming.

Ambtelijke organisatie: Gemeentelijke Accounthouder

Procesmatige en inhoudelijke aansturing verbonden partij

Financieel adviseurs en beleidsmedewerkers

Advisering en bijdragen aan de aansturing op expertise gebied

Monitoren van de voortgang van de realisatie van de gestelde doelen, input leveren voor de inventarisatie van de risico’s, signaalfunctie richting portefeuillehouder, financieel consulent en concerncontroller. Bij grote verbonden partij ook de coördinatie van de werkzaamheden van de overige betrokken beleidsambtenaren. Aanleveren inhoudelijke gegevens paragraaf verbonden partijen. Onder aansturing van de accounthouder adviseren en bijdragen aan de aansturing van de verbonden partij.

Coördinator verbonden partijen

Regisserend

Lid Algemeen bestuur VP

 BAR-organisatie 

Besluiten tot het aangaan en beëindigen van bepaalde 1 gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden[ ]. Kaders stellen door middel van de Nota verbonden partijen. Sturen en toezicht houden op basis van ter beschikking gestelde informatie (o.a. uit de gemeentelijke P&C-cyclus en die van de VP).

Kan voorstellen doen voor wijziging of opheffing van de GR. Kaderstellend d.m.v. definitieve vaststelling van de begroting. Sturend en toezichthoudend als lid van het AB dat beslissingsbevoegdheden heeft en het DB controleert.

De regie over de aansturing van alle verbonden partijen vanuit de gemeentelijke organisatie en de uitvoering van de nota verbonden partijen. Coöordinatie aanlevering gegevens paragraaf verbonden partijen.

Pagina 8 van 34

Concerncontrol

Toetsend

Toetst de voortgang in de doelstellingen van deze nota, verzorgt de evaluatie en het toezicht op het risicomanagement

Tabel 1: Actoren, rollen, taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van Verbonden Partijen 1

Op grond van de Wet Gemeenschappelijke regeling kunnen zowel de gemeenteraad, het college van B&W, als de burgemeester besluiten tot het aangaan van een gemeenschappelijke regeling (art.1 WGR). 2 Artikel 160 lid 2 van de Gemeentewet: Het college besluit slechts tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerp-besluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

4.4.

Governance aspecten

Het gebruiken van een governance-model geeft structuur aan de relatie met de verbonden partijen. De werkvorm governance staat voor het waarborgen van onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden op een efficiënte en effectieve realisatie van doelstellingen. Hierover wordt op open wijze gecommuniceerd en gerapporteerd (verantwoording).

STUREN

BEHEERSEN

1.Kaderstelling en strategie 2.Risicoanalyse

5. Toezicht en toetsing

TOEZICHT HOUDEN

3.Beheersmaatregelen

3.

Monitoren resultaten

VERANTWOORDEN

In de volgende paragrafen worden de afzonderlijke elementen verder toegelicht.

4.4.1

Sturen

Het sturen van een verbonden partij bestaat uit alle activiteiten waarbij de gemeente richting geeft aan de verbonden partij. Dit gebeurt op basis van de politieke doelstellingen van de gemeente: wat wil de gemeente bereiken op een bepaald beleidsterrein? En, wat wil de gemeente bereiken door deel te nemen aan een specifieke partij? Een verbonden partij bestaat uit meerdere deelnemers en is zelf ook onderdeel van de netwerksamenleving. Om te sturen dat de verbonden partij optimaal bijdraagt aan de maatschappelijke doelstellingen van de eigen gemeente zullen betrokken raads- en collegeleden en ambtenaren over belangrijke onderwerpen in een vroegtijdig stadium coalities moeten vormen met andere deelnemende gemeenten. Door actieve betrokkenheid bij de beleidskaders, meerjarenplannen en prestatieafspraken kan de gemeente gedurende de looptijd van deelname bijsturen. De volgende aspecten zijn van belang bij het maken van prestatieafspraken: 1. Aanwezigheid van duidelijke beleidskaders en meerjarenplannen bij de gemeente. 2. Werken met transparante beleidskaders, meerjarenplannen en prestatieafspraken door de verbonden partij. 3. Vastleggen van heldere prestatieafspraken en meetbare doelstellingen t.a.v. de VP. 4. Benoemen en beheersen van de risico’s van de verbonden partij.

 BAR-organisatie 

Pagina 9 van 34

4.4.2

Beheersen

Het beheersen van een verbonden partij bestaat uit een stelsel van maatregelen en procedures (planning en control) om te zorgen dat de gemeente het vertrouwen heeft dat de verbonden partij de gemaakte afspraken nakomt. Beheersen is er dus voor zorgen dat de verbonden partij aantoont dat deze de beleidsdoelstellingen en de prestaties uit de vastgestelde afspraken realiseert. Rapportages zijn hiervoor een belangrijk middel. Afhankelijk van de ernst en omvang van de afwijkingen kan het college de raad hierover informeren. Dit gebeurt bij voorkeur in een van de documenten uit de P&C-cyclus. Deze dienen daarop te zijn ingericht.

4.4.3

Verantwoorden

Het begrip verantwoorden bevat in deze nota drie elementen. 1. Verantwoording van de verbonden partij aan het college Het college is verantwoordelijk voor de relatie met de verbonden partij. De verbonden partij moet zich verantwoorden over de met het geld van de gemeente uitgevoerde taken. Het gaat hierbij over de rechtmatigheid (via de jaarrekening inclusief accountantsverklaring), doelmatigheid en doeltreffendheid (via het jaarverslag). 2. Verantwoording van het college over de verbonden partij aan de gemeenteraad Het college legt verantwoording af aan de gemeenteraad over de realisatie van de gemaakte prestatieafspraken (normaal gesproken tot uiting komend in een programma van de gemeentebegroting) en de situatie van de verbonden partij (opgenomen in de paragraaf verbonden partijen). Het college kan besluiten om een doelmatigheids- of doeltreffendheidsonderzoek bij de verbonden partij uit te laten voeren maar ook de rekenkamercommissie kan in door de wet bepaalde gevallen een onderzoek instellen. 3. Verantwoording van de bestuurders, aandeelhouders en commissarissen die namens de gemeente in de verbonden partij zitting hebben De AB leden, commissarissen en aandeelhouders die vanuit de gemeente in een gemeenschappelijke regeling zitten leggen verantwoording af aan gemeenteraad en in geval van een privaatrechtelijke samenwerking aan het college.

De DB leden leggen verantwoording af aan het AB van de gemeenschappelijke regeling. De gemeente heeft bij een verbonden partij vaak meerdere belangen namelijk die van eigenaar en opdrachtgever. Omdat deze weleeens tegenstrijdig kunnen zijn is een integrale afweging van belang.

4.4.4

Toezicht houden

Toezicht houden op een verbonden partij richt zich op de beoordeling of de doelstellingen zijn gerealiseerd, de continuïteit van de verbonden partij niet in gevaar komt en of het imago van de gemeente niet in het geding is. Daartoe is een toezichthoudende rol noodzakelijk zodat de voorwaarden voor de continuïteit bewaakt worden. Die voorwaarden zijn in vijf elementen op te delen: • Gezonde financiële positie • Balans tussen hoeveelheid werk en de omvang van de organisatie • Personeelsbeleid en personeelsverloop • Goede contacten met de relaties (klanttevredenheid) • Transparantie en beheersing van risico’s

 BAR-organisatie 

Pagina 10 van 34

5

HOE GAAN WE DIT AANPAKKEN?

5.1

Risicomanagement

De term risicomanagement is vaak van toepassing wanneer er over verbonden partijen wordt gesproken. Omdat een product of dienst verder op afstand staat, is communicatie van belang tussen de verbonden partij en de gemeente over mogelijke risico’s, de beheersmaatregelen en hier transparant over te zijn. Dit verhoogt het onderlinge vertrouwen. Wat een succesbepalende factor is bij een samenwerking. Een juiste uitvoering van het risicomanagement zal het vertrouwen in de verbonden partij verhogen. Risico’s nemen af en hierdoor de kans dat de gemeente verrast wordt door het feit dat doelstellingen niet zullen worden behaald. Ook kan worden ingeschat of de continuïteit van de verbonden partij in het geding is. De cyclische uitvoering van risicomanagement er als volgt uit:

De kernrisico’s waar wij ons vanuit de gemeente met name op richten zijn: • • • • • • • • •

Financiële tekorten bij een verbonden partij. Het belang van de prestaties voor de beleidsdoelstellingen van de gemeente. Niet behalen van de doelstellingen door de verbonden partij. Onvoldoende sturingsmogelijkheden binnen de verbonden partij. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn niet duidelijk of niet gescheiden. Onvolledige informatievoorziening vanuit de verbonden partij. De kwaliteit van de bedrijfsvoering van de verbonden partij. Onvoldoende zicht op en communicatie over actuele risico’s van de verbonden partij. De betrokkenheid van de gemeente bij de verbonden partij is niet passend.

De risico’s van de verbonden partijen zijn onderdeel van de algemene risicosystematiek die de gemeente Barendrecht hanteert en dus onderdeel van het aangegeven benodigd weerstandsvermogen.

 BAR-organisatie 

Pagina 11 van 34

5.2

Inventarisatie op basis van het Governance-model

Begin 2016 zal een eerste inventarisatie van de Verbonden Partijen plaatsvinden aan de hand van de elementen van Good Governance. Bij deze inventarisatie zijn de beleidsambtenaar, (eventueel) de portefeuillehouder, de verbonden partij en financiën/strategie/concerncontrol betrokken. Hierbij worden onder andere de jaarstukken gebruikt van de verbonden partij van het voorgaand jaar. De inventarisatie zal worden uitgevoerd aan de hand van een checklist, welke is opgenomen bij dit document als bijlage 2. De betrokken accounthouder, financieel adviseur en eventueel beleidsadviseurs vullen de checklist in. Concerncontrol beoordeelt deze. De inventarisatie levert de gemeente een beter beeld over de risico’s die wij lopen bij de verschillende verbonden partijen. Hiermee heeft het lokale bestuur een instrument om te kunnen sturen op basis van actuele en juiste informatie. Elk jaar kan de verbonden partijen getoetst en geanalyseerd middels het Governance- model. Dit is mede afhankelijk van het bestuurlijk belang en de scores van de laatste toetsing. Deze methode helpt de gemeente met het classificeren van de verschillende verbonden partijen. Op basis van deze classificatie kan de ambtelijke en bestuurlijke aandacht (en daarmee verantwoording richting de gemeenteraad) voor een betreffende verbonden partij gericht worden geïntensiveerd of juist verminderd.

In control

Niet in control maar wel perspectief

Niet in control

Overigens stelt deze vorm van werken niet alleen eisen aan verbonden partij. Ook de gemeente zal de rol van opdrachtgever op orde moeten hebben. Bij verbonden partijen waar sprake is van een zogenaamd ‘cafetariamodel’ is er sprake van een privaatrechtelijke opdrachtgever-leverancier-relatie door het college. Dit betekent onder andere duidelijkheid scheppen in de gewenste prestaties. De uitdaging in de toepassing van het gevernance model is het objectiveren van de situatie bij de verbonden partij. Hierdoor is het een instrument wat toegevoegde waarde heeft in het vergroten van de grip op de verbonden partij. Het Governance-model geeft de raad en de organisatie een instrument om invulling te geven aan de kaderstellende en controlerende rol. Het is aan het college om hier samen met de ambtelijke ondersteuning invulling aan te geven, uiteraard wel met het besef dat het instrument zelf geen garantie is voor succes. Zoals eerder aangegeven, zijn vertrouwen en samenwerken de belangrijkste elementen in het succesvol tot stand brengen van toegevoegde waarde voor de inwoners van onze gemeente. In bijzondere situaties kan na afstemming van de accounthouder met concerncontrol en in overleg met het college beargumenteerd worden afgeweken van het Governance-model.

Uiteraard zullen deze situaties ook via de P&C-producten worden verantwoord aan de raad en zal de verbonden partij worden geïnformeerd.

 BAR-organisatie

Pagina 12 van 34

5.3

Scenario’s

Iedere Verbonden Partij bevindt zich in een unieke situatie qua deelnemers, doelstellingen, vakgebied, vertegenwoordigers, overlegvormen e.d.. Daarom is de manier waarop de aansturing het beste kan plaatsvinden maatwerk. Door het beschrijven van drie scenario’s kan de aansturing per situatie in grote lijnen worden geschetst. Het gewenste scenario van aansturing wordt bepaald in gesprek tussen de gemeentelijk vertegenwoordiger(s) in de Verbonden Partij, de inhoudelijk portefeuillehouder en de accounthouder. De classificatie uit de vorige paragraaf wordt hierbij als input gebruikt. De mate waarin er sprake is van wederzijds vertrouwen zal ook van invloed zijn op de intensiteit van aansturing van een verbonden partij. In een gezonde situatie is er een balans tussen vertrouwen en regels. Vaak hebben de aspecten rond governance te maken met de zogenaamde ‘hard controls’. Soft controls als de mate van vertrouwen in vaardigheden, welwillendheid en integriteit van de Verbonden Partij zijn minder meetbaar dan de ‘hard controls’ maar voor de sturingsrelatie wel van belang. Vandaar dat deze ‘soft controls’ onderdeel uitmaken van het gesprek. Hieronder volgt een beschrijving van de scenario’s overeenkomstig de gebruikte beelden in de handreiking voor raadsleden en griffiers ‘Grip op regionale samenwerking’.

Chauffeur Er wordt door de gemeente een zeer betrokken rol ingenomen bij de aansturing van de Verbonden Partij. Raad, college en ambtelijke organisatie trekken samen op bij het vormen van (politieke) coalities. Bijrijder De gemeente is nauw betrokken. Het college staat aan de lat voor het vormen van coalities, de raad is vooral toezichthouder (controlerend). Bij elke (belangrijke) stap wordt de raad op de hoogte gebracht en geeft (kritische) mening. Achterbank Gemeente participeert met minimale betrokkenheid. Het college monitort het verloop en stuurt daar waar nodig bij. De gemeenteraad stelt zich op als toezichthouder op afstand en wordt alleen over hoogstnoodzakelijke geïnformeerd als dat wettelijk verplicht is, daarom gevraagd wordt of bij calamiteiten.

 BAR-organisatie

Pagina 13 van 34

6

Wie doen er mee?

6.1

Instrumenten

Om een Verbonden Partij aan te sturen kunnen de raad, het college en de ambtelijke organisatie verschillende instrumenten gebruiken. In de positie van chauffeur zullen meer instrumenten ingezet moeten worden dan als bijrijder of zittend op de achterbank, waarbij een minimale set van instrumenten wordt gebruikt. De volgende tabel geeft een overzicht van de instrumenten die per scenario ingezet kunnen worden. In bijlage 3 staan de instrumenten nader uitgewerkt. Om optimaal in te spelen op de situatie per Verbonden Partij is maatwerk gewenst en wordt de optimale set instrumenten gekozen in de uitvoering.

Instrumenten Regulier overleg taakhouders, pfh ambtenaar Afstemming taakhouders in BAR verband Vast agendapunt in commissie

Raad X

Lobby m.b.t. gekozen onderwerpen

X

Jaarlijks VP uitnodigen om toelichting te geven op plannen/resultaten Eenduidige aanlevering jaarstukken vanuit VP bevorderen Verbeteren aanleverprocedure jaarstukken

X

Vaste contactpersoon binnen VP organiseren Vast agendapunt in pfh overleg

Chauffeur College Ambtelijk X X

Raad

Bijrijder College Ambtelijk

Raad

Achterbank College Ambtelijk

X

X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Vaste financieel adviseur per Verbonden Partij

X

X

X

Eenduidige correspondentie processen

X

X

X

Voor vergaderingen één BAR annotatie maken en per gemeente specifieke zaken toevoegen Inhoudelijk overleg met accounthouder van VP

X

X

X

X

 BAR-organisatie

Pagina 14 van 34

Naast de specifieke inzet van instrumenten per scenario kunnen ook ongeacht het gekozen scenario een aantal instrumenten worden ingezet om de aansturing van alle Verbonden Partijen te verbeteren.

Instrumenten Introductieprogramma VP-en voor nieuwe raadsleden

Raad X

Werken met taakhouders in de raad

X

Nota Verbonden Partijen actualiseren

X

Aangepast format paragraaf Verbonden Partijen in P&C cyclus

X

Onderwerpen opnemen in format raadsvoorstel bij zienswijze ontwerpbegroting Introductie VP-en voor nieuwe colleges en aandacht overdracht bestuurlijke vertegenwoordiging collegeleden

X

Risico analyse (update jaarlijks) en keuze aansturingsscenario Één accounthouder per Verbonden Partij in BAR verband, tenzij…

College

Ambtelijk

X

X

X

X

X X

Verbonden Partijen coördinator aanstellen

X

Faciliteren contact tussen accounthouders tbv professionalisering en onderlinge versterking

X

Naast deze instrumenten heeft de gemeenteraad nog specifieke mogelijkheden op het gebied van informatie, verantwoording en sturing om hun democratische rol ten aanzien van gemeenschappelijke regelingen goed te kunnen uitvoeren. Een gedetailleerd overzicht hiervan op basis van de handreiking ‘Aansturing gemeenschappelijke regelingen’ is opgenomen in bijlage 4. De specifieke afwegingen die gemaakt moeten worden bij de initiatie- en opstartfase van een nieuwe samenwerkingsrelatie staan benoemd in bijlage 5.

6.2

Paragraaf verbonden partijen

Een van de verplichte paragrafen bij de begroting en de jaarrekening is die van de verbonden partijen. In het besluit begroting en verantwoording (BBV) provincies en gemeenten zijn minimum eisen gesteld waaraan de paragraaf moet voldoen zoals:   

de visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de begroting; de beleidsvoornemens van de verbonden partijen; Een lijst van verbonden partijen met o.a. de volgende informatie : het openbaar belang dat behartigd wordt; de veranderingen die zich hebben voorgedaan gedurende het begrotingsjaar in de te behalen resultaten en een aantal financiële aspecten zoals resultaat en vermogen.

Voor een gedetailleerde inhoud wordt verwezen naar bijlage 6 waar een concept paragraaf verbonden partijen is opgenomen.

7.

Wat gaat het kosten?

De kosten hebben betrekking op de ureninzet. Door een toename van aandacht aan de voorkant van het adviestraject zal een verschuiving plaatsvinden van de inzet. Door deze verschuiving (o.a. risico analyse en scenariokeuze) is de verwachting dat er in een later stadium minder ‘herstelwerkzaamheden’ verricht moeten worden. Door het bewust kiezen van onderwerpen waarop ingezet gaat worden zal de gerichtheid van de

 BAR-organisatie

Pagina 15 van 34

verbonden partijen op de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente toenemen. Ook kan een verschuiving van de ambtelijke aandacht tussen verbonden partijen plaatsvinden. Het is niet te voorzien of dit zal resulteren in totaal minder of meer inzet.

8.

Waar moeten we op letten

Werken met verbonden partijen vereist samenwerking met andere deelnemers. Om specifieke gemeentelijke doelstellingen een zo groot mogelijke kans te geven is het van belang dat de ambitie daarvoor zowel in de raad, het college en de ambtelijke organisatie aanwezig en gelijk gericht is. Daarnaast is samenwerking met andere deelnemers in de samenwerking van groot belang. De BAR-samenwerking biedt mogelijkheden om dat in BAR verband te doen, maar uiteraard is samenwerking met andere gemeenten ook belangrijk. Deze samenwerking (inclusief lobby) moet ontwikkeld worden en kan via pilots worden geintroduceerd. Het kiezen van een scenario en de toepassing van de daarbij behorende instrumenten heeft consequenties voor de vereiste capaciteit in uren en de vereiste competenties van de accounthouder. Dit dient onderwerp van gesprek te zijn tussen leidinggevende en accounthouder. Het werken met één accounthouder per verbonden partij kan kwetsbaar zijn. Door te werken met één vaste financieel adviseur wordt deze kwetsbaarheid verminderd. Accounthouder en leidinggevende moeten bespreken of nog een andere achtervang noodzakelijk is.

9.

Hoe weten we dat het goed gaat

Zoals is aangegeven, wordt in de nieuwe Wgr aanbevolen dat het college eenmaal per vier jaar een nota verbonden partijen aan de gemeenteraad aanbiedt. In dit kader zal concerncontrol in 2020 een evaluatie uitvoeren op het gevoerde beleid. Deze zal als input dienen voor de Nota verbonden partijen 2021-2025. Deze evaluatie gaat met name in op de gekozen systematiek van toetsen van de governance aspecten, de ervaringen ervan in de praktijk, de keus, inzet en werking van de instrumenten en de mogelijke bijstelling van de systematiek. Zowel de raad, college en de ambtelijke organisatie zullen worden gevraagd aan de evaluatie mee te werken. Tussentijds heeft de verbonden partijen coördinator een signalerende functie m.b.t. het uitvoeren van de activiteiten uit deze nota. Zo nodig kunnen op basis daarvan aanpassingsvoorstellen worden gedaan. Wijziging van de situatie kan tot een wijziging van het gewenste scenario leiden. Dit scenario zal jaarlijks worden geactualiseerd.

10. Waar kunnen betrokkenen en andere inwoners de afspraken van dit beleid vinden? Op verschillende manieren wordt dit beleid kenbaar gemaakt voor betrokkenen en andere inwoners: De nota ‘Verbonden Partijen Barendrecht 2016-2020’ zal op de gemeentelijke website gepubliceerd worden. De griffie kan op de website/raadsnet van de gemeente informatie over verbonden partijen plaatsen zoals: o De doelstellingen van de VP bij oprichting; o Ontwerpbegroting en andere jaarstukken van de VP; o Zienswijze van de gemeente op de ontwerpbegroting en andere jaarstukken van de VP. o Begroting en jaarrekening van de gemeente met daarin de paragraaf Verbonden Partijen. Specifiek voor de raadsleden zal een korte handleiding geschreven worden op basis van deze nota met informatie over de handelingsmogelijkheden voor raadsleden. Hierin komen ook de procedures m.b.t. de AB-vergaderingen (stukken en notulen), (ontwerp)begroting en (ontwerp)jaarrekening en het aangaan van een gemeenschappelijke regeling aan de orde. Specifiek voor de accounthouders zal een beknopte handleiding worden gemaakt m.b.t. hun rol.  BAR-organisatie Pagina 16 van 34

Bijlage 1:

Vormen van Verbonden Partijen

Publiekrechtelijke rechtsvormen Gemeenschappelijk openbaar lichaam Deze constructie komt in de praktijk het meest voor en kan binnen de grenzen van de Wgr naar believen worden toegepast voor uiteenlopende vormen van samenwerking. Voor de meeste vormen van intergemeentelijke samenwerking wordt door gemeenten een regeling met een openbaar lichaam ingesteld. De kenmerken van deze constructie luiden: - Een openbaarlichaam heeft rechtspersoonlijkheid en kan zelfstandig deelnemen aan het private verkeer; - Gemeenten kunnen aan een openbaar lichaam - behoudens enkele wettelijke uitzonderingen - alle gemeentelijke taken en bevoegdheden overdragen; - Een openbaar lichaam heeft een verplicht voorgeschreven bestuursstructuur, bestaande uit een algemeen, dagelijks, bestuur en een voorzitter en kan commissies instellen; - De regeling dient informatie- en verantwoordingsbepalingen te bevatten; - Het bestuur stelt jaarlijks een rekening en begroting vast.

Bedrijfsvoeringsorganisatie De bedrijfsvoeringsorganisatie is vervat in het artikel 8 lid 3 nieuwe Wgr. Uit dit artikel blijkt dat een bedrijfsvoeringsorganisatie rechtspersoonlijkheid heeft. Een dergelijke organisatie heeft slechts één orgaan en kent dus niet zoals de gemeenschappelijke regeling een gelede structuur met een algemeen en dagelijks bestuur. Tijdens de consultatieronde heeft de VNG in haar brief d.d. 17 juli 2012 deze nieuwe organisatievorm verwelkomd (zie bijlage bij Kamerstuk 33 597, nr. 3). Dit is ook gelet op de eerder besproken behoefte van de praktijk aan een flexibelere samenwerkingsvormen niet opmerkelijk. De wetgever heeft wel een aantal beperkingen gesteld aan de mogelijkheid om de bedrijfsvoeringsorganisatie als samenwerkingsvorm te kiezen. Allereerst dient er sprake te zijn van een regeling waaraan uitsluitend colleges van Burgemeester en Wethouders deelnemen. Bij betrokkenheid van gemeenteraad en burgemeesters is de bedrijfsvoeringsorganisatie als samenwerkingsvorm geen optie. Ten tweede kunnen bedrijfsvoeringsorganisaties alleen ingesteld worden voor de behartiging van (i) de sturing en beheersing van ondersteunende processen en (ii) uitvoeringstaken.

Uit de parlementaire behandeling blijkt dat de wetgever hierbij denkt aan bijvoorbeeld personeel, informatievoorziening en financiën respectievelijk uitvoering leerplichtwet, afvalinzameling en gemeentereiniging (Kamerstukken II, vergaderjaar 2012-2013, 33 597, nr.3, p.19). De derde beperking is dat het bij uitvoeringstaken alleen mag gaan om taken die naar hun aard geen of weinig bestuurlijke aansturing en controle vragen en waarbij geen beleidsmatige keuzes gemaakt hoeven te worden (Kamerstukken II, vergaderjaar 2012-2013, 33 597, nr.3, p.19-20). Tijdens de parlementaire behandeling is door Kamerleden aangegeven en door de regering onderkend dat weinig uitvoeringstaken geen beleidsmatige keuzes vergen (Kamerstukken II, vergaderjaar 2012-2013, 33 597, nr.6, p.7-8). De regering lijkt erop te vertrouwen dat gemeenten handen en voeten geven aan de eis dat er geen (of in ieder geval weinig) beleidsmatige keuzes gemaakt hoeven te worden in dit nieuwe verband. http://www.stibbeblog.nl/public-law/de-gewijzigde-wet-gemeenschappelijke-regelingen-efficienteresamenwerking-tussen-gemeenten-met-meer-democratisch-gehalte/

Gemeenschappelijk orgaan Deze constructie wordt gebruikt voor zaken of onderwerpen waarbij het bezit van rechtspersoonlijkheid of een duidelijke bestuursstructuur niet noodzakelijk is. Voor samenwerkings- of overlegvormen waarbij geen rechtspersoonlijkheid of een duidelijke bestuursstructuur vereist is, kan door gemeenten een regeling met een gemeenschappelijk orgaan worden ingesteld. De structuur daarvan heeft de volgende kenmerken: Een gemeenschappelijk orgaan bezit geen rechtspersoonlijkheid en kan niet zelfstandig opereren in het private verkeer; - Gemeenten kunnen aan zo‟n orgaan wel taken en bevoegdheden overdragen, behalve de bevoegdheid  BAR-organisatie Pagina 17 van 34

-

tot belastingheffing en het vaststellen van andere algemeen verbindende voorschriften; Vanwege het ontbreken van rechtspersoonlijkheid wordt niet het gemeenschappelijk orgaan, maar de deelnemende gemeenten gebonden aan de effecten van de besluitvorming door het algemeen orgaan; Een gemeenschappelijk orgaan dient te beschikken over een algemeen bestuur en een voorzitter, een dagelijks bestuur is niet verplicht.

Privaatrechtelijke rechtsvormen Vereniging Een vereniging is een rechtspersoon met leden die is gericht op een bepaald doel. Een vereniging wordt bij meerzijdige rechtshandeling opgericht en wordt per notariële akte opgericht. Informele verenigingen (een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid) kunnen zonder notariële akte tot stand worden gebracht. De bestuurders van vereniging waarvan de statuten zijn opgenomen in een notariële akte zijn verplicht de vereniging te doen inschrijven in een openbaar register, gehouden door de Kamer van Koophandel binnen het gebied welke de stichting haar woonplaats heeft. Wanneer dit niet heeft plaatsgevonden, is iedere bestuurder voor een rechtshandeling, waardoor hij de vereniging verbindt, naast de vereniging hoofdelijk aansprakelijk. Bestuurders van een vereniging waarvan de statuten niet zijn opgenomen in een notariële akte zijn hoofdelijk aansprakelijk naast de vereniging voor schulden uit een rechtshandeling die tijdens hun bestuur opeisbaar worden. De vereniging is een duale rechtspersoon met een bestuur en een algemene ledenvergadering.

Coöperatie Een coöperatie is een speciale soort vereniging, die overeenkomsten aangaat met en voor haar leden. Ze behartigt bepaalde zakelijke belangen van haar leden, die kunnen variëren van gezamenlijk inkoop tot en met verkoop van diensten of producten. De winst mag worden uitgekeerd aan de leden. Er zijn grofweg 3 soorten coöperaties te onderscheiden: 

 

Bedrijfscoöperatie. U oefent het bedrijf uit en de coöperatie zorgt voor de inkoop, verkoop en/of bepaalde diensten, bijvoorbeeld een coöperatie van groenteboeren, die een gezamenlijke reclamecampagne voeren en gezamenlijk inkopen. Consumentencoöperatie. De leden kopen goederen van de coöperatie, die deze voor de leden gezamenlijk heeft ingekocht. Producten- of dienstencoöperatie. U bent tegelijkertijd werknemer van de coöperatie. Bijvoorbeeld een coöperatief taxibedrijf, waarbij de chauffeurs lid én werknemer zijn van de coöperatie.

De coöperatie is als rechtspersoon zelf aansprakelijk. Als uw coöperatie wordt ontbonden en er zijn schulden, dan zijn u en uw medeleden voor een gelijk deel aansprakelijk hiervoor. De mate waarin u aansprakelijk gesteld kunt worden hangt af van de vorm in welke de coöperatie is opgericht. Besluit u tot het oprichten van een coöperatie, heeft u de keuze uit drie vormen.   

Coöperatie met volledige aansprakelijkheid: dan zal alle schuld privé bij iedere deelnemer gezocht worden (VA). Coöperatie met beperkte aansprakelijkheid: waarin de aansprakelijkheid beperkt is tot een bepaald maximum (BA) Coöperatie met uitgesloten aansprakelijkheid: waarbij helemaal niet verhaalt kan worden bij de leden. (UA)

Besloten Vennootschap (BV) Een BV wordt aangegaan met het oog op de persoonlijke eigenschappen en kwaliteiten van de aandeelhouders. De oprichting van een BV geschiedt bij notariële akte. De BV kent een bestuur en een algemene vergadering van aandeelhouders. Bij de statuten kan worden bepaald dat er een raad van commissarissen zal zijn. Aandeelhouders en bestuurders zijn niet aansprakelijk met hun privé-vermogen voor schulden van de rechtspersoon. De bestuurders zijn verplicht de BV in te schrijven in het handelsregister, gehouden door de Kamer van Koophandel. Bestuurders zijn in de volgende gevallen naast de vennootschap hoofdelijk aansprakelijk: Indien de opgave ter eerste inschrijving in het handelsregister nog niet is geschied;

 BAR-organisatie

Pagina 18 van 34

-

Indien het gestorte deel van het kapitaal niet ten minste bij de oprichting het voorgeschreven minimumkapitaal bedraagt; Indien het bij de oprichting geplaatste kapitaal niet ten minste 1/4 deel van het nominale bedrag is gestort.

De BV is een rechtspersoon, zelfstandig drager van rechten en plichten, die onder eigen naam deelneemt aan het rechtsverkeer. De aandelen worden uitgegeven op naam en zijn niet vrij verhandelbaar.

Naamloze Vennootschap (NV) De NV is een open samenwerkingsverband met een in overdraagbare aandelen verdeeld maatschappelijk kapitaal. De oprichting van een NV geschiedt bij notariële akte. De NV kent een bestuur en een algemene vergadering van aandeelhouders. Bij de statuten kan worden bepaald dat er een raad van commissarissen zal zijn. Aandeelhouders en bestuurders zijn niet aansprakelijk met hun privé-vermogen voor schulden van de rechtspersoon. De bestuurders zijn verplicht de NV in te schrijven in het handelsregister, gehouden door de Kamer van Koophandel. Bestuurders zijn in de volgende gevallen naast de vennootschap hoofdelijk aansprakelijk: Indien de opgave ter eerste inschrijving in het handelsregister nog niet is geschied; Indien het gestorte deel van het kapitaal niet ten minste bij de oprichting het voorgeschreven minimumkapitaal bedraagt; Indien het bij de oprichting geplaatste kapitaal niet ten minste 1/4 deel van het nominale bedrag is gestort. De NV is een rechtspersoon, zelfstandig drager van rechten en plichten, die onder eigen naam deelneemt aan het rechtsverkeer. De aandelen worden uitgegeven aan toonder of op naam en zijn vrij verhandelbaar, tenzij in de statuten is geregeld dat de overdraagbaarheid van de aandelen op naam is beperkt.

Stichting Een stichting is een door een rechtshandeling in het leven geroepen rechtspersoon welke geen leden kent en beoogt met behulp van een daartoe bestemd vermogen een in de statuten vermeld doel te verwezenlijken. Een stichting kent een ideëel doel en kan geen uitkeringen verrichten aan de bestuursleden; enkel het ideëel of sociaal doel, zoals beschreven in de doelstelling van de stichting, komt voor uitkering in aanmerking. De bestuurders zijn verplicht de stichting te doen inschrijven in een openbaar register, gehouden door de Kamer van Koophandel binnen het gebied welke de stichting haar woonplaats heeft. Wanneer dit niet heeft plaatsgevonden, is iedere bestuurder voor een rechtshandeling, waardoor hij de stichting verbindt, naast de stichting hoofdelijk aansprakelijk. Maakt een bestuurder misbruik van zijn bevoegdheid of gaat hij zijn bevoegdheid te buiten dan kan de bestuurder onder omstandigheden ook persoonlijk aansprakelijk zijn. Een stichting heeft een bestuur, maar kent geen controlerende mechanisme in de vorm van vergadering van aandeelhouders of leden (zoals een vereniging). Wel kan een Raad van Toezicht worden ingesteld. De stichting bezit rechtspersoonlijkheid.

 BAR-organisatie

Pagina 19 van 34

Bijlage 2:

Checklist Governance-model BAR

Instrument voor toezicht verbonden partijen

Instelling:

Bestuurlijke verhouding:

Datum van invullen:

Financiële verhouding:

Omschrijving toetsingscriterium

Max. score

Beoordeling 2014

Toelichting

Sturen 4

1

Sleutelposities zijn bezet binnen de verbonden partij

2

De afspraken tussen verbonden partij en gemeente zijn vastgelegd in een contract/ uitvoeringsovereenkomst en de prestaties worden geleverd conform deze afspraken.(alleen bij cafetaria-model)

3

Bezetting is een belangrijke randvoorwaarde in het realiseren van de doelstellingen. Zowel in bestuur als management. Indien alle plaatsen bezet zijn: 2 punten. Het gaat hier zowel om kwantitatieve als kwalitatieve bezetting. Het bestuur heeft wat dit laatste betreft een profielschets waaruit dit kan worden afgeleid. Ook wisselingen dienen te worden toegelicht. Het is van belang dat de afspraken (over de leveren prestatie en de financiering) zijn vastgelegd in een contract. Zonder deze informatie is het onmogelijk om te sturen. Er wordt ook getoetst of deze afspraken SMART zijn gedefinieerd. Wanneer dit het geval is beoordelen wij dit criterium met 4 punten. Ligt er een relatie met de gemeentelijke programmabegroting?

6

De verbonden partij heeft een visiedocument vastgesteld, waarbij er een nadrukkelijk verband aanwezig is met de gemeentelijke doelstellingen

6

3a GHoudt de verbonden partij bij de uitvoering van de taken rekening met de specifieke uitgangspunten geformuleerd bij het raads- en-/of collegeprogramma.

6

4

De klanttevredenheid wordt gemeten en voldoet aan de doelstellingen.

4

5

De aanbevelingen uit het onderzoek naar de klanttevredenheid worden actief opgevolgd.

Het is van belang dat de instelling een heldere visie heeft verwoord in een visie-document. Deze visie dient tevens overeen te komen met de beleidsdoelstellingen van de gemeente Barendrecht. Het is belangrijk dat de specifieke bestuurlijke wensen (speerpunten) vanuit de programma’s worden opgevolgd bij de uitvoering van de taken. Dit zal o.a. blijken uit de voornemens vanuit de begroting en de verantwoording via de jaarrekening.

Het is belangrijk als gemeente inzicht te hebben in de klanttevredenheid van de verbonden partij. Dit genereert informatie, waarop de gemeente zou kunnen sturen. Bij nieuwe overeenkomsten met verbonden partijen zal dit contractueel kunnen worden vastgelegd. Bij bestaande relaties kan de gemeente sturen op het uitvoeren van dergelijke onderzoeken. Het is belangrijk actief om te gaan met de uitkomsten van een klanttevredenheidsonderzoek. De mate van opvolging en monitoring wordt hier middels de punten gewaardeerd. Maximaal 6.

6

Beheersen

6

De AO/IC is op orde (beschreven, actueel, vastwordt getoetst)

gesteld en

7

Verbeterpunten (uit interne audits, signalen, managementletter 6 e.d.) worden planmatig opgepakt en geïmplem enteerd.

8

Er is een werkend systeem van risicomanagement (beschreven, berekend en beheerst)

8

6

De volgende scores zijn mogelijk: De AO/IC is beschreven, vastgesteld, actueel en wordt getoetst (6) punten); De AO/IC is beschreven, vastgesteld en actueel (4) punten) De AO/IC is beperkt beschreven en/of vastgesteld (2 punten); De AO/IC is niet beschreven (0 punten) Het is van belang dat gesignaleerde verbeterpunten worden vertaald naar een plan om deze op te pakken en te implementeren. Op deze manier kan er door bestuur en management worden gestuurd op tijdige implementatie. De procentuele voortgang van de implementatie bepaalt de score. Een score van 6 wil zeggen dat alle maatregelen tijdig zijn opgepakt en gerealiseerd, een score van 0 dat het bij het plan is gebleven. Risicomanagement is een belangrijk instrument in de bedrijfsvoering. De score wordt als volgt toegepast: Er is zicht op risico’s, deze zijn berekend en er worden beheers-maatregelen getroffen (6 punten); er is zicht op de risico’s, echter niet gekwantificeerd (3 punten); er is geen zicht op de risico’s (0 punten)

Verantwoorden Het is van belang dat de gemeentelijke organisatie (opdrachtgever) op de afgesproken momenten wordt geïnformeerd over de behaalde prestaties, de geïnventariseerde risico's en de financiële situatie. Hier verstaan we onder andere de P&C documenten onder.

9

Er zijn afspraken gemaakt over de informatie-voorziening en Verantwoording van de verbonden partij. Deze afspraken worden ook nagekomen.

8

10

De jaarrekening over het lopende jaar is sluitend (rekening houdend met eventuele gemeentelijke subsidie

8

Het belang van een gezonde exploitatie is groot. Dit moet zich vertalen in een sluitende jaarrekening. De volgende scores zijn mogelijk: De jaarrekening is sluitend naar verwachting (8 punten); De jaarrekening is sluitend met een maximale afwijking van 10% (4 punten), De jaarrekening sluit negatief of positief met meer dan 10% (0 punten).

11

Bij de meest recente jaarrekening is een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven

6

Het gaat hier om een momentopname van bijna een jaar terug. Te hanteren score als volgt: Er is een goedkeurende accountantsverklaring (4 punten); Er is een goedkeurende verklaring met beperking (2 punten); Er is een afkeurende verklaring of oordeelonthouding (0 punten)

 BAR-organisatie

Pagina 20 van 34

Toezicht 12 Zijn de onderlinge taken, verantwoordelijkheden en bevoegd-heden helder en voldoende afgebakend en heeft de gemeente voldoende mogelijkheden om in te grijpen wanneer afwijkingen zich voordoen? Zijn dit eigenlijk niet twee vragen? 13 Heeft de gemeente de mogelijkheid om de deelname en betrokkenheid te beëindigen?

Het is van belang inzicht te hebben in de eventuele mogelijkheden voor bestuur om over te gaan tot het nemen van corrigerende maatregelen. Puntentoekenning is gebaseerd op de mate van grip van de gemeente wanneer afwijkingen zich voordoen.

6

Is het vastgelegd wanneer, op welke wijze de gemeente zou kunnen uittreden en welke kosten hiermee gepaard gaan.

8

14 De ratio's voor liquiditeit (minimaal 1,0) en solvabiliteit (minimaal 30% ) voldoen aan de gestelde norm.

6

De worden getoetst aan de gestelde norm. Wanneer deze ontbreekt dan zal concerncontrol deze ratio's beoordelen aan de hand van de beschikbare gegevens. Beoordeel hier ook de trend.

15 Is er een meerjarenbegroting aanwezig die sluitend is?

6

Het is van belang dat de continuïteit van de instelling kan worden gewaarborgd. De meerjarenbegroting is een instrument om dit te meten.

Totaal

100

0

Toepassing Scores

Beoordeling

De organisatie is volledig in control. Alle cruciale elementen in de interne planning & control zijn geborgd in de organisatie. De exploitatie is minimaal sluitend en zodra dit uit de pas dreigt te geraken wordt er tijdig bijgestuurd. Prestaties worden volledig nagekomen en dit wordt periodiek bij de klant gemeten.

>61

De organisatie is niet in control. Op onderdelen ontbreken elementen in de interne planning & control. Prestaties worden niet gehaald en de exploitatie kent aandachtspunten. Bestuur en management hebben een analyse van de situatie en er zijn ideeën omtrent aan te brengen verbeteringen. De verbeteringen moeten echter nog worden gerealiseerd..

41-60

De organisatie is niet in control. De meest cruciale elementen in de interne planning & control ontbreken. De exploitatie is zwaar verliesgevend. De prestaties worden niet conform de afspraken gerealiseerd. De verwachting is aanwezig dat hierin op korte termijn geen verandering zal komen. Dit levert direct gevaar op voor het voortbestaan van de organisatie.

<40

 BAR-organisatie

Pagina 21 van 34

Bijlage 3:

Toelichting Instrumenten

Regulier overleg taakhouders, portefeuillehouder en ambtenaar Voor Verbonden Partijen waarbij we als gemeente aan het stuur willen zitten moeten de krachten gericht ingezet worden. De afstemming wordt verbeterd door regulier overleg tussen Taakhouders, portefeuillehouder en accounthouder. Afstemming taakhouders in BAR verband Voor taakhouders van een VP waar we aan het stuur zitten is het wellicht verstandig om in BAR verband afstemmen. Hierbij kunnen (gezamenlijke) belangen geïnventariseerd worden en bekeken wat de beste tactiek is om de gemeentelijke maatschappelijke doelstellingen te bereiken. Vast agendapunt in commissie In de commissie kan voor de GR-en waar we aan het stuur zitten een vast agendapunt op de agenda worden gezet waar taakhouders en portefeuillehouder actuele zaken kunnen inbrengen. Hier kan de gemeentelijke koers besproken worden. Lobby m.b.t. gekozen onderwerpen Voor de gemeente kunnen bepaalde onderwerpen waarmee een VP zich bezighoud zeer belangrijk zijn om de maatschappelijke doelstellingen te halen. In zo’n geval is het zaak voorin het beleidstraject te participeren en de juiste middelen in te zetten. Het is verstandig hiervoor een goed lobby traject op te zetten. Hiervoor wordt aangesloten bij ‘Lobby en Public affairs’ binnen de BAR organisatie.

Jaarlijks VP uitnodigen om toelichting te geven op plannen/resultaten De gemeenteraad kan voor VP-en waar we aan het stuur willen zitten de directeur van deze VP jaarlijks uitnodigen om een toelichting te geven op de plannen /resultaten. Zo wordt de band verstevigd. Het college kan dit doen voor VP-en waar wij als bijrijder betrokken zijn. Eenduidige aanlevering jaarstukken vanuit VP bevorderen Het aanleveren van de jaarstukken door de VP die past bij de paragraaf Verbonden Partijen is goed voor een heldere verwerking en behandeling. Hierbij zijn veel gemeenten en veel VP-en betrokken. De VP-coördinator kan hiervoor draagvlak onderzoeken en activiteiten starten . Verbeteren aanleverprocedure jaarstukken De griffiers in de regio hebben een brief naar alle gemeenschappelijke regelingen gestuurd m.b.t. de planning van de aan te leveren jaarstukken. Als deze gevolgd gaat worden zal dit het behandelingstraject vereenvoudigen en meer tijd geven voor beoordeling. Mogelijk moeten echter nog verdere acties hiervoor worden uitgevoerd. Vaste contactpersoon binnen VP organiseren Vanwege de goede informatievoorziening en het uitoefenen van invloed wordt, indien de omvang dit toelaat, gestreefd naar één contactpersoon binnen de VP-en. Afhankelijk van het gekozen scenario geldt dit voor raad, college en ambtelijke organisatie.