BIJLAGE 4: Rapportage onderzoek gemeente specifiek organiseren

Bij Overgang van Onderneming geldt:

8

Of daadwerkelijk sprake is van overgang van onderneming (OVO) kan pas beoordeeld worden als a) alle feiten en omstandigheden vaststaan, b) de overgang is getoetst aan de voorwaarden van artikel 7:662 e.v. van het BW en c) in samenspraak met het lokaal overleg (vakbonden) het standpunt is ingenomen dat er sprake is van OVO. Op dit moment is het uitgangspunt dat er sprake is van OVO. Als dat uiteindelijk niet zo blijkt te zijn dan is er nog steeds sprake van een publiekrechtelijke taakoverheveling. Over de wijze waarop de werknemers van de BAR-organisatie hun werk dan volgen naar een gemeente, dienen in afstemming met het lokaal overleg afspraken te worden gemaakt in een sociaal plan.

44



   

Arbeidsovereenkomsten worden van rechtswege meegenomen naar de nieuwe werkgever (functie, salaris, rechten en plichten: alles blijft gelijk behalve de naam van de nieuwe werkgever). Er vindt dus geen gedwongen ontslag plaats als gevolg van de splitsing/ overdracht van taken. De werknemers die overkomen worden dan geplaatst in de nieuwe structuur. De gemeenten zijn vrij, als daar na verloop van tijd (na minimaal 1 jaar) aanleiding toe is, te reorganiseren. De oude en nieuwe werkgever zijn ook minimaal 1 jaar gezamenlijk verantwoordelijk voor eventuele personele vraagstukken.

Er zal bij de splitsing overeenstemming moeten komen over de manier waarop bepaald wordt wie naar welke gemeente gaat, waarbij al vaststaat:  

Als een team/cluster/ solo functie van de BAR organisatie (als geheel) slechts naar één gemeente gaat, volgen de werknemers van rechtswege naar die gemeente; de overall verdeling moet gelijke tred houden met de huidige afname van de gemeenten. In een nadere uitwerking én in afstemming met het lokaal overleg kan antwoord worden gegeven op vragen als: - hoe worden taken en werknemers verdeeld? - kunnen werknemers een voorkeur aangeven via een belangstellingsregistratie? - hoe worden solofuncties toegewezen aan één van de vier organisaties?

Afspraken hierover moeten worden vastgelegd in een op te stellen sociaal plan. Over het sociaal plan moet vervolgens overeenstemming worden bereikt tussen werkgevers en werknemers (zie hierna een uitgebreide toelichting op het medezeggenschaps- en overlegtraject in beide varianten). Voor variant 1 geldt dat het bestaande sociaal statuut voor een belangrijk deel de afspraken bevat die nodig zijn om de interne reorganisatie uit te voeren. Dat geldt ook voor de procedure / stappen die gelopen moeten worden als het gaat om de uitvoering van de reorganisatie. Gelet op de omvang en complexiteit van de reorganisatie moeten we er rekening mee houden dat aanvullende afspraken nodig zijn om een zorgvuldig proces te waarborgen. Zowel in variant 1 als 2 blijft de uitvoering van bedrijfsvoeringstaken in de BAR-organisatie. In beide varianten geldt dat de bedrijfsvoering zich opnieuw zal moeten verhouden tot de interne klant (in variant 1) en externe klant (in variant 2). Een en ander zal tenminste leiden tot een herijking van het bestaande takenpakket, de inrichting van processen, overlegvormen en samenwerkingsafspraken, capaciteit en competenties, etc. In variant 2 is bovendien een reorganisatie binnen de BAR organisatie nodig, in elk geval waar het gaat om de topstructuur van de organisatie. 2.1.3.

WOR en CAO De stappen van het medezeggenschaps- en overlegtraject met ondernemingsraad (OR) en het lokaal overleg met de vakbonden (LO) zijn vastgelegd in de Wet op de ondernemingsraden (WOR), de cao SGO, de regeling Lokaal overleg BAR-organisatie (en het convenant tussen OR en LO) en het sociaal statuut BAR-organisatie. Uitgangspunt is dat bij variant 1 sprake is van een interne reorganisatie en bij variant 2 van overgang van onderneming in de zin van artikelen 7:662 tot en met 7:666 van het Burgerlijk Wetboek. Aandachtspunt is dat de huidige medezeggenschapsorganen (BAR-organisatie) hun medezeggenschapsrechten blijven uitoefenen gedurende het gehele veranderproces (ontvlechting, transitiefase én opbouwfase). Op grond van Europese regelgeving geldt als uitgangspunt dat de medezeggenschapsorganen van de werknemers die overgaan, hun rechten moeten kunnen 45

uitoefenen in de nieuwe onderneming, onder de voorwaarde dat er na de overgang sprake is van een zelfstandige eenheid. Deze rechten blijven bij de huidige medezeggenschapsorganen totdat nieuwe OR-verkiezingen hebben plaatsgevonden en een nieuw LO is gevormd. Algemeen: rolverdeling LO en OR De vakbonden en de ondernemingsraad hebben in hun convenant vastgelegd dat zij over “zwaarwegende onderwerpen of belangrijke wijzigingen of besluiten die de rechtspositie van werknemers raken” in gezamenlijk overleg consensus zoeken voordat zij advies of instemming aan de werkgever verlenen. Zwaarwegende onderwerpen of belangrijke wijzigingen zijn in ieder geval organisatieveranderingen (interne reorganisaties) zoals beschreven in het sociaal statuut. In het sociaal statuut is vastgelegd dat onderwerpen die gedurende het proces van organisatieveranderingen aan bod komen, primair door één orgaan worden behandeld (formeel), met inachtneming van de wettelijke bepalingen daarover in de WOR en de cao. Samengevat: de ondernemingsraad en de werknemersvertegenwoordiging voeren onderling overleg voordat zij advies (OR) of instemming (LO) aan de werkgever verlenen. In de BAR-organisatie is de relatie tussen OR, LO en directie/WOR-bestuurder constructief.

De medezeggenschapscultuur kenmerkt zich door transparantie, participatie (waar mogelijk) en wederzijds respect voor ieders rol en verantwoordelijkheden. De OR en het LO trekken over het algemeen in gezamenlijkheid op. A. Medezeggenschaps- en overlegtraject gedurende ontvlechting en transitiefase Processtappen medezeggenschapstraject variant I (“interne reorganisatie”) Processtappen/inhoud Bespreken algemene gang van zaken: mededeling over besluiten in voorbereiding aangaande de onderneming (artikel 24 WOR). Informeren en bespreken voornemen tot organisatieverandering, inclusief een onderzoek daartoe, op zodanig tijdstip dat OR en LO hun mening over het voornemen kenbaar kunnen maken (artikel 4.2. sociaal statuut en artikel 12.2 lid 3 cao SGO). Adviesaanvraag voorgenomen besluit aan OR (artikel 25 WOR). De adviesaanvraag bevat de onderwerpen zoals genoemd in artikel 4.3. sociaal statuut en wordt op een zodanig tijdstip gevraagd dat het nog van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit, met inachtneming van artikel 46d onderdeel b WOR inzake het politiek primaat. Overlegvergadering over adviesaanvraag (artikel 25 WOR) en een gezamenlijk overleg OR/LO (artikel 4.4. sociaal statuut). In overleg met het LO beslissen of een sociaal plan, in aanvulling op het sociaal statuut, aan de orde is.

Uitgangspunt is dat de complexiteit en omvang van de reorganisatie een sociaal plan rechtvaardigen. Advies ondernemingsraad over voorgenomen besluit. Definitief besluit Informeren OR en LO over het definitieve besluit. Daarbij wordt ingegaan op de verwachte personele gevolgen, de naar aanleiding daarvan te nemen maatregelen en de globale planning van de organisatieverandering (artikel 4.6 sociaal statuut). Opstellen sociaal plan (indien daartoe besloten) en plan van aanpak voor de implementatie, in overleg met het LO. Hierin is onder andere het formatieplan opgenomen, planning en doorlooptijd, plaatsingsproces en het al dan niet instellen van een plaatsingscommissie (artikel 4.7 sociaal statuut). Uitgangspunt is dat de complexiteit en omvang van de reorganisatie het instellen van een plaatsingscommissie rechtvaardigen.

Orgaan OR en LO OR en LO

OR

OR en LO

OR OR en LO

LO

46

Processtappen/inhoud Adviesaanvraag plan van aanpak OR en bereiken overeenstemming met LO over sociaal plan (artikel 4.8 sociaal statuut). Over de werkwijze en bemensing van de plaatsingscommissie dient overeenstemming te worden bereikt met het LO. Plaatsingsfase (conform afspiegelingsbeginsel) Gedurende plaatsingsfase (artikel 4.9 en 4.10 sociaal statuut) zal met regelmaat formeel/informeel overleg plaatsvinden met OR (en LO) over de voortgang en stand van zaken van de reorganisatie. Voor de behandeling van geschillen rond plaatsing dient de geschillencommissie van de BAR-organisatie in stelling te worden gebracht (artikel 4.10 lid 6 sociaal statuut). Een afsluitende evaluatie na afronding van de plaatsingsfase is wenselijk. Heroriëntatiefase (artikel 4.11 t/m 4.14 sociaal statuut). De duur van de heroriëntatiefase en de rol van LO en OR is nader te bepalen bij het opstellen van het sociaal plan/plan van aanpak en afhankelijk van omvang boventalligheid en/of omvang werknemers die te maken hebben verlies van uitwisselbare functie. Van werk-naar-werktraject (vwnw-traject) De duur van een vwnw-traject is maximaal twee jaar (hoofdstuk 9 cao en artikel 4.15 t/m 4.17 sociaal statuut). Pas na twee jaar kan een ontslagaanvraag bij de cao ontslagcommissie aan de orde zijn. Gedurende dit traject behoudt medewerker zijn arbeidsovereenkomst bij de BAR-organisatie.

Orgaan OR en LO

OR en LO

n.t.b.

-

Processtappen medezeggenschapstraject variant II (“overgang van onderneming (OVO)”) Processtappen/inhoud Bespreken algemene gang van zaken: mededeling over besluiten in voorbereiding aangaande de onderneming (artikel 24 WOR). Informeren en bespreken voornemen tot organisatieverandering, inclusief een onderzoek daartoe, op zodanig tijdstip dat OR en LO hun mening over het voornemen kenbaar kunnen maken (artikel 4.2. sociaal statuut en artikel 12.2 lid 3 cao SGO). Adviesaanvraag voorgenomen besluit aan OR (artikel 25 WOR). De adviesaanvraag bevat de onderwerpen zoals genoemd in artikel 4.3. sociaal statuut, voor zover relevant voor OVO, en wordt op een zodanig tijdstip gevraagd dat het nog van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit, met inachtneming van artikel 46d onderdeel b WOR inzake het politiek primaat. Overlegvergadering over adviesaanvraag (artikel 25 WOR) en een gezamenlijk overleg OR/LO (artikel 4.4. sociaal statuut). In overleg met het LO standpunt innemen of overgang van onderneming (OVO) aan de orde is (artikel 5.1 lid 2 sociaal statuut). Advies ondernemingsraad over voorgenomen besluit. Definitief besluit Informeren OR en LO over het definitieve besluit. Zijn partijen (werkgevers en vakbonden) van mening dat sprake is van OVO dan stelt de werkgever een overgangsprotocol op waarin afspraken worden vastgelegd over o.a.

de werkzekerheid van de over te dragen werknemers en de plaatsing van de werknemers. Uitgangspunt bij OVO is dat de arbeidsovereenkomsten van werknemers van rechtswege overgaan naar de ontvangende werkgever (BW). N.B. Voor zover sprake is van een gelijktijdige interne reorganisatie van de “shared services” in de BAR-organisatie gaan de twee medezeggenschapstrajecten parallel lopen. De processtappen zoals beschreven onder variant I (interne reorganisatie) gelden dan voor de werknemers die in dienst blijven van de BAR-organisatie. Opstellen overgangsprotocol en overeenstemming bereiken door de huidige werkgever (BAR-organisatie), het LO en de opvolgend werkgevers (artikel 5.2. lid 2 sociaal statuut). Plaatsingsfase

Orgaan OR en LO OR en LO

OR

OR en LO

OR OR en LO

LO

47

Processtappen/inhoud De plaatsingsfase loopt volgens de afspraken die daarover worden gemaakt in het overgangsprotocol. Er is bij OVO geen sprake van een vwnw-traject of reorganisatieontslag.

Orgaan n.t.b.

B. Medezeggenschaps- en overlegtraject gedurende de opbouwfase Aandachtspunt is dat de huidige medezeggenschapsorganen (BAR-organisatie) hun medezeggenschapsrechten blijven uitoefenen ook gedurende de opbouwfase. Deze rechten blijven bij de huidige medezeggenschapsorganen totdat nieuwe OR-verkiezingen hebben plaatsgevonden en een nieuw LO is gevormd. In principe zijn artikel 25 en 27 WOR voor de ondernemingsraad van toepassing. Dit betekent dat voor aanpassingen in de structuur van de BAR-organisatie (variant 1) en binnen de drie gemeentelijke organisatie (variant 2) dat de ondernemingsraad adviesrecht heeft voor zover het de eigen organisatie betreft. Dit adviesrecht is ook van toepassing voor een wijziging in de bevoegdheden binnen de organisatie(s), zoals de mandaat- en volmachtregeling. 2.2. De routekaarten Bij zowel de eerste als de tweede variant is er sprake van een proces van ontvlechting, transitie en opbouw (hierna: OTO-proces). Het nemen van het besluit om te ontvlechten is de eerste stap in het OTO-proces. In hoofdstuk 2.1.1. hebben we uiteengezet dat het ontvlechten ‘binnen’ de BAR-organisatie (variant 1) een andere besluitvormingsprocedure vergt dan ontvlechten naar ‘buiten’ de BAR-organisatie (variant 2). Hoofdstuk 2.1.2 en 2.1.3. laten zien dat ook voor de overdracht van werknemers verschillende uitvoeringsregimes gelden.

Procedureel levert dat de volgende routekaarten op. Variant 1 Toelichting activiteit Besluitvorming Het AB besluit op voorstel van het DB tot wijziging van de organisatie inrichting. Het betreft een voorgenomen besluit. Na AB besluit wordt advies van de OR gevraagd. Het AB neemt een definitief besluit over de wijziging van de organisatie inrichting. Het advies van de OR wordt hierbij betrokken. Implementatie Opstellen organisatie- en formatieplan voor inrichting gemeentelijke kolommen; Opstellen inrichtingsplan gemeenschappelijke taken bedrijfsvoering (shared services); Plan van aanpak reorganisatie gereed. Besluitvorming door het AB op voorstel van het DB.

Onderhandeling sociaal plan (addendum) en adviestraject OR v.w.b. het plan van aanpak.

Verantwoordelijke

Doorlooptijd

AB en DB BARorganisatie WOR bestuurder/ OR BAR-organisatie AB

3-4 maanden

Stuurgroep/ projectorganisatie9

6 maanden

Stuurgroep/ projectorganisatie (ambtelijke voorbereiding) WOR bestuurder/ LO/ OR BAR-organisatie

9

Zodra de bestuurlijke richting bekend is moet een projectorganisatie ingericht worden (voor wat betreft verantwoordelijkheden in lijn met variant 1 of 2). Hierbij moet ook expliciet gemaakt worden wat van werknemers wordt verwacht in termen van betrokkenheid en bijdrage.

48

Start ontvlechting processen en opbouw in gemeentelijke kolommen Voorbereiden aanpassingen diverse regelingen o.a. delegatie en mandaat. Start uitvoering sociaal plan en plaatsing werknemers (functieboeken, plaatsingsplan, etc.) Start nieuwe structuur

Stuurgroep/ projectorganisatie

6 maanden (incl. zomerreces)

Stuurgroep/ projectorganisatie

Uitgaande van deze activiteiten en doorlooptijden is een start van de nieuwe structuur haalbaar per 1 januari 2024. Variant 2 Toelichting activiteit Besluitvorming Het AB besluit op voorstel van het DB tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Daarna besluiten de colleges én de burgemeesters over de ontwerpwijziging Die ontwerpwijziging gaat vervolgens voor zienswijzen naar de gemeenteraden, waarna de colleges en burgemeesters moeten beslissen wat zij met de ingediende zienswijzen doen. Vervolgens gaat de ontwerpwijziging opnieuw naar de gemeenteraden voor toestemming. De raden moeten dan beslissen of de ontwerpregeling in strijd is met het recht en/of het algemeen belang. Is dat niet zo, dan moet de toestemming verleend worden. Vervolgens kunnen de colleges en burgemeesters besluiten rond de wijziging (voorgenomen besluit). Na besluitvorming wordt advies van de OR gevraagd, waar na een definitief besluit volgt door de colleges en burgemeesters. Implementatie Opstellen organisatie- en formatieplannen gemeentelijke organisaties en BAR organisatie (v.w.b. bedrijfsvoering). Voorbereiden aanpassingen diverse regelingen o.a. delegatie en mandaat. Plan van aanpak reorganisatie gereed. Besluitvorming door het AB.

Start onderhandeling sociaal plan (addendum) en adviestraject OR voor wat betreft plan van aanpak reorganisatie. Start ontvlechting processen en opbouw in gemeentelijke organisaties Start uitvoering sociaal plan aan de hand van overdrachtsprotocol Start nieuwe organisaties

Verantwoordelijke

Doorlooptijd

AB en DB BARorganisatie Colleges en burgemeesters Raden/ Colleges en burgemeesters

5-6 maanden10

Raden

Colleges en burgemeesters OR/ Colleges en burgemeesters Stuurgroep/ projectorganisatie

Stuurgroep/ projectorganisatie (ambtelijke voorbereiding) WOR bestuurder/ LO/ OR BAR-organisatie Stuurgroep/ projectorganisatie Stuurgroep/ projectorganisatie

6 maanden

6 maanden (incl. zomerreces)

In de praktijk zouden we iets kunnen versnellen door het college voor te stellen onder voorbehoud van toestemming van de raad de wijziging van de GR vast te stellen en daarbij aan de raad voor te stellen toestemming te verlenen. Met het verlenen van toestemming is voldaan aan het voorbehoud van het college. 10

49

Uitgaande van deze activiteiten en doorlooptijden is een start van de nieuwe structuur mogelijk per 1 januari 2024. Wel zal dan nog voor definitieve besluitvorming heeft plaatsgevonden al gestart moeten worden met de implementatie (sociaal plan, organisatie- en formatieplannen). Voor beide varianten geldt dat de opbouw van de organisaties ook na 1 januari 2024 doorloopt. Het gaat dan om het inrichten van processen, het ontwikkelen van teams en leiderschap in de organisatie, etc. 2.3 Verbouwen met de winkel open In het kader van het OTO-proces is het van belang dat we aandacht hebben voor tijdelijke impact en risico’s van de verandering en flankerende maatregelen nemen die zich richten op het voorkomen/ verminderen van de risico’s die kunnen ontstaan. Tijdelijke impact / situaties Toename uitstroom

Toename behoefte aan loopbaanadvies-/coaching

Boodschap/ communicatie op arbeidsmarkt

Introductie/onboarding

Toename verzuim

Toename behoefte aan mobiliteit/ Van werk naar werk-trajecten

Maatregelen / oplossingen  De leidinggevenden hebben een belangrijke taak om de werknemers zo goed mogelijk te blijven informeren over de ontwikkelingen in de organisatie. Daarnaast is het van belang dat zij aandacht blijven hebben voor de behoeften van de werknemers (informatie, ondersteuning) en hen zo betrokken mogelijk te houden.  Leidinggevenden in gesprek laten gaan over en aandacht laten houden voor ontwikkelingsvraagstukken van werknemers.  Extra capaciteit werving en selectie inzetten om vacatures te kunnen blijven vervullen bij een toename aan uitstroom.  Extra middelen voor arbeidsmarktcampagnes.  Met de inhuurdesk in gesprek over toename tijdelijke inhuur i.p.v. vacaturevervulling.  De ontwikkelingen zorgen naar verwachting voor meer aanvragen op het gebied van loopbaanadvies en coaching. De verwachting is dat we hier extra capaciteit op in moeten zetten binnen het Centrum voor Ontwikkeling en Mobiliteit (COM). Dit kan bijdragen aan het behoud van werknemers.  Besluit (DR) over welke boodschap naar buiten wordt gebracht (positie arbeidsmarkt) in vacatureteksten, werken bij-site, arbeidsvoorwaardengesprekken, vragen van kandidaten over toekomst van hun functie.  Besluit over wat (extra) nodig is in deze fase om nieuwe werknemers warm te laten landen in de organisatie.

Welke boodschap dragen wij uit?  De leidinggevenden hebben een belangrijke taak om de werknemers zo goed mogelijk te blijven informeren over de ontwikkelingen in de organisatie. Daarnaast is het van belang dat zij aandacht hebben voor de behoeften van de werknemers en hen zo betrokken mogelijk te houden. Door extra aandacht voor onze werknemer neemt de kans op toename van het verzuim mogelijk af.  Extra capaciteit verzuimpreventie/-begeleiding  Mobiliteit bevorderende maatregelen/ flankerend beleid (sociaal statuut) bij het vinden van een passende of geschikte functie in de nieuwe organisatie(structuur).  Inrichten transitiebureau (tijdelijk): voor de begeleiding van transitie/mobiliteit is het raadzaam een tijdelijk transitiebureau in te richten onder regie van het COM.

50

Tijdelijke impact / situaties Cherry picking (personeel) Druk op de organisatie/ leidinggevenden

Maatregelen / oplossingen  Van groot belang om de verdeling van het personeel een eerlijk en transparant proces te laten zijn.  Door het hele transitieproces hebben de leidinggevenden (directie, managers en teamleiders) een belangrijke taak om voor hun werknemers te zorgen. Aandacht voor de werknemer heeft invloed op de betrokkenheid, het werkplezier en duurzame inzetbaarheid van de werknemers. Natuurlijk behoord dit tot de reguliere taken van een leidinggevende maar in tijden van transitie is dit extra belangrijk. Informeren, luisteren en zo veel mogelijk aansluiten op behoeften die aangegeven worden. Alleen op die manier houden we werknemers binnen onze organisatie en blijven ze gezond.  Het matigen van ambities en/of het anders prioriteren van ambities door de gemeentebesturen tijdens de transitie. Hiermee ontstaat ruimte voor leidinggevenden en medewerkers om de eigen organisatie(s) mede vorm te geven.  In het verlengde hiervan is het van belang dat de periode van onzekerheid over de toekomst van de BAR-organisatie zo kort mogelijk duurt.

.

51