RIB 210318 Tekort jaarrekening 2020 RMN (254888) Beantwoording technische vragen PvdA bijlage Accountantsverslag 2019

2019 Accountantsverslag GR RMN

In het kader van de controle van de jaarrekening 2019

VERTROUWELIJK

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (verder “RMN”) Lange Brinkweg 81 3764 AB SOEST Amersfoort, 8 juli 2020 Onze controle is gericht op het vormen van een oordeel omtrent de jaarrekening over 2019. Dit verslag is uitsluitend bestemd voor gebruik door de directie en het bestuur en mag niet door anderen worden gebruikt zonder onze schriftelijke toestemming. De inhoud van dit verslag is besproken met de secretaris-directeur en het hoofd financiën.

Uitkomsten controle over het jaar 2019 Geachte leden van het algemeen bestuur, Het doet ons genoegen u verslag uit te brengen omtrent de uitkomsten van onze accountantscontrole van de jaarrekening van Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (verder “RMN”).

Wij stellen het op prijs een en ander persoonlijk toe te lichten of eventuele vragen omtrent deze of andere met de controle verband houdende zaken te beantwoorden.

Dit verslag bevat zowel de bevindingen omtrent de jaarrekeningcontrole alsmede onze bevindingen van de kwaliteit van de interne beheersorganisatie op basis van onze eerste analyses gedurende onze eerstejaarscontrole Wij willen u over de volgende onderwerpen informeren: • Algemene onderwerpen en frauderisicofactoren; • Kwaliteit van de interne beheersorganisatie; • Uitkomsten jaarrekeningcontrole; • Actualiteiten.

Hoogachtend, Auren Audit & Assurance Amersfoort B.V.

drs. A. (Andries) van Pijkeren RA

De kernpunten van de controle en onze overwegingen daarbij zijn nader toegelicht in dit verslag.

1

Agenda

Algemeen ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Scope / opdracht Controleprotocol en materialiteit Regelgevend kader Inrichting jaarverslag Frauderisicofactoren Onderbouwing van ons oordeel

Kwaliteit van de interne beheersorganisatie ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Algemene scope beoordeling AO/IB Samenvatting bevindingen Algemene bevindingen beheersorganisatie Begrotingsproces Inkoop- en aanbestedingsproces Proces inzake opstellen van de DVO jaarafrekeningen Automatisering

2

Agenda

Bevindingen eindejaarscontrole Algemene informatie en bevindingen Samenvatting bevindingen Europese aanbestedingen WNT Voldoen aan overige wet- en regelgeving Afrekeningen Paragrafen Rechtmatigheid en prestatielevering Materiële vaste activa Projecten Algemene reserve Claims en procedures

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Bijlagen ▪ ▪ ▪

Lijst met gecorrigeerde en ongecorrigeerde controleverschillen Onafhankelijkheid Communicatie onderwerpen met governance organen

Actualiteiten ▪ ▪ ▪ ▪

Gevolgen COVID-19 Rechtmatigheidsverklaring vanaf 2021 Verzwaring toelichtingsvereisten Wet Arbeidsmarkt in Balans

3

Algemeen

Leeswijzer

In aanvulling op onze bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2019 van RMN hebben wij in dit verslag een aantal aanbevelingen opgenomen inzake door ons geïdentificeerde aandachtspunten. De aanbevelingen zijn in dit verslag gekenmerkt als “Aanbeveling voor RMN” Ter indicatie van de prioriteit van betreffende aanbevelingen maken wij gebruik van onderstaande representaties:

Laag

Middel

Hoog

5

Algemeen – scope/opdracht (1 van 2)

Doel Het verstrekken van een controleverklaring bij de jaarrekening van RMN over het boekjaar 2019 met de doelstellingen: ▪ Vaststellen dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties voer 2019 rechtmatig tot stand zijn gekomen (volgens relevante wet en regelgeving en vastgestelde normenkader); ▪ Vaststellen dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en samenstelling van zowel de baten en lasten over het jaar 2019 alsmede van de activa en passiva (in overeenstemming met BBV). Daarover dienen wij separaat te rapporteren. Samenvatting van de controle-aanpak Onze controle-aanpak bestaat uit een combinatie van systeem- en gegevensgerichte controlewerkzaamheden en is afgestemd op geidentificeerde en ingeschatte risico’s op een afwijking van materieel belang rekening houdend met de gehanteerde materialiteit (zie volgende sheets). Gezien de aard en omvang van de organisatie en de daaraan gerelateerde interne beheersing hanteren wij met name een gegevensgerichte aanpak. Onze controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet ten doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van RMN. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het bestuur heeft gemaakt en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

6

Algemeen – scope/opdracht (2 van 2)

Rapportage In deze rapportage worden de bevindingen gedeeld op basis van de door ons uitgevoerde interim- en eindejaarscontrolewerkzaamheden. Vanwege het feit dat wij de controle over het boekjaar 2019 hebben kunnen aanvangen vanaf januari 2020 betekent dat wij geen separate interimcontrole hebben uitgevoerd. In deze rapportage zullen wij rapporteren over zowel de bevindingen inzake de administratieve beheersing en interne beheersing alsmede omtrent de bevindingen uit de eindejaarscontrole. Wij zijn voornemens om bij de controle over het boekjaar 2020 separaat te rapporteren over de interim- en eindejaarscontrolewerkzaamheden. Key audit matters Wij besteden in onze controle-aanpak bijzondere aandacht aan: ▪ Europese aanbestedingen; ▪ Wet Normering Topinkomens (WNT); ▪ Kostenallocatie en wijze van afrekening; ▪ Materiële vaste activa. Key audit matters zijn onderwerpen die, op basis van professionele oordeelsvorming, als meest significant voor de jaarrekeningcontrole worden aangemerkt. Daaronder zijn begrepen jaarrekeningposten gebaseerd op schattingen en de opbrengstverantwoording (zowel nauwkeurigheid als volledigheid). De vermelding van de key audit matters zal mogelijk in de toekomst een verplicht onderdeel worden van onze controleverklaring.

7

Controleprotocol en materialiteit

Controleprotocol Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het BADO en het door het bestuur vastgestelde controleprotocol. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. De aard van onze opdracht is nader uiteengezet in onze opdrachtbevestiging en de aanbestedingsovereenkomst. Materialiteit Op grond van het Bado (art. 4, lid 2) stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. Deze goedkeurings-toleranties betreffen kwantitatieve criteria. Op grond van de jaarrekening 2019 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten € 257.000 (1% van lasten) en € 771.000 voor onzekerheden (3% van lasten). In overeenstemming met uw protocol (vergaderstuk V19-040) zullen wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de €128.500, alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve- of WNT-redenen relevant zijn, aan het algemeen bestuur rapporteren. Voor de bevindingen verwijzen wij naar sheet 39.

8

Regelgevend kader

Accountantscontrole Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het BADO en het door het bestuur vastgestelde controleprotocol. De accountantscontrole en in bredere zin, het toezicht vanuit het Rijk en toezichthouders (zoals de Autoriteit Financiële Markten) laat in afgelopen jaren wijzigingen zien. Concreet betekent dit dat de rijksoverheid en de toezichthouder substantieel zwaardere eisen stellen aan diepgang van en focus in de accountantscontrole en hier bij reviews ook op toetsen. Er zijn tal van andere onderwerpen te noemen, bijvoorbeeld de eisen ten aanzien van beheersingsmaatregelen, prestatieverklaringen bij inkoop, verscherping regels ten aanzien van aanbestedingen middels de Aanbestedingswet en de eisen die gesteld worden aan de verbijzonderde interne controles waarop in onze controles steeds meer focus op komt te liggen. Regelgevend kader RMN RMN is onderworpen aan een uitgebreid regelgevend kader welke door het algemeen bestuur is vastgesteld en vastgelegd in een normenkader.

Gezien het uitgebreide kader alsmede de ontwikkeling dat het toetsen van het voldoen aan deze wet- en regelgeving (door zowel de accountant als RMN) steeds belangrijker wordt, worden er meer of hogere eisen gesteld worden aan de verbijzonderde interne controle (hetgeen resulteert in specifieke werkzaamheden), dossiervorming en diepgang van onderbouwing en documentatie. Wij hebben geconstateerd dat de toegenomen externe eisen veel betekenen voor RMN. De omvang van de organisatie en de relatief beperkte samenstelling van de financiële afdeling maakt het tot een uitdaging voor de huidige functionarissen om hierop adequaat in te spelen. De evaluatie van de bezetting van de financiële administratie is verder uiteengezet op sheet 16. Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u het volgende: ▪ Het jaarlijks herzien van het normenkader; ▪ De analyse en uitwerking van de benodigde maatregelen verder inbedden binnen de organisatie (uitwerking in richtlijnen en procedures). Daarbij kan worden gedacht aan een risico-analyse per wettelijk kader (zoals deze is opgenomen in de paragrafen), het benoemen van benodigde maatregelen, een toetsing om vast te stellen in welke mate de maatregelen zijn geïmplementeerd en een conclusie of er wordt voldaan aan het regelgevend kader.

Inrichting jaarverslag

Format jaarverslag Gedurende de controle hebben wij overleg gevoerd met de secretaris-directeur en hoofd financiën over het format van het jaarverslag. Door RMN is besloten om de volgende documenten op te stellen: ▪ een Financieel Jaarverslag volgens de vereisten van de BBV; ▪ een afzonderlijk Sociaal Verslag. Het Financieel Jaarverslag betreft het object van onderzoek voor de controle, waarbij wij een controleverklaring afgeven. Wanneer u ervoor kiest om in het Sociaal Verslag een samenvatting op te nemen van de financiële resultaten en daarbij een verwijzing opneemt naar de gecontroleerde jaarrekening en/of onze controleverklaring, dan zullen wij eveneens een afzonderlijke verklaring moeten verstrekken bij de in het Sociaal Verslag opgenomen informatie alvorens deze mag worden gepubliceerd (rapporteren betreffende samengevatte financiële overzichten, Standaard 810 van de in Nederland geldende controlestandaarden). Aanbeveling voor RMN Wij constateren dat de uitvoering van de jaarrekeningcontrole een intensief traject is geweest voor zowel de organisatie als het controleteam. Naar aanleiding onze controle onderkennen wij een aantal verbetermogelijkheden ter voorbereiding op de interim- en eindejaarscontrole: ▪ optimaliseren van de planning- en controlcyclus.

Momenteel worden de jaarrekening en de begroting gelijktijdig opgesteld hetgeen in relatie tot de omvang van uw organisatie een aanzienlijke tijdbelasting met zich meebrengt voor de organisatie; ▪ ervoor zorgdragen dat alle benodigde controle-informatie bij aanvang van de accountantscontrole aanwezig is en vaststellen dat deze volledig en kwalitatief toereikend is; ▪ vanwege de relatief beperkte omvang van de organisatie komt het voor dat meerdere taken door één en dezelfde persoon kunnen worden uitgevoerd (functievermenging). Om dit risico te beperken zijn aanvullende beheersingsmaatregelen nodig dan wel aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden. ▪ wij geven u ter overweging mee om, bij gelijkblijvende capaciteit van de financiële afdeling, externe ondersteuning in te zetten voor het proces van jaarafsluiting, opstellen van de jaarrekening en het faciliteren van de accountantscontrole. U heeft ons geïnformeerd dat per juli 2020 een nieuwe medewerker is begonnen op de financiële afdeling. We zullen samen met u in de periode september – december 2020 aanvullend (intensief) overleg voeren teneinde te komen ten behoeve van de effectiviteit en efficiency van het financiële rapportageproces en de jaarrekeningcontrole.

10

Frauderisicofactoren

Verantwoordelijkheid RMN De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en het naleven van wet- en regelgeving (hierna: onregelmatigheden) berust zowel bij degenen belast met governance als bij het management. Het is van belang dat het management sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude en onregelmatigheden, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude en onregelmatigheden kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude en onregelmatigheden te plegen omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft. Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat. Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden.

Werkzaamheden Auren Gedurende de controle hebben wij initieel de volgende frauderisicofactoren geïdentificeerd: ▪ Voldoen aan de verslaggevingsvereisten (BBV); ▪ Rechtmatigheid van kosten (aanbesteding); ▪ Betalingsproces en contante gelden; ▪ Voldoen aan overige wet- en regelgeving; ▪ Volledigheid van schulden en lasten (tendentie). Wij hebben onze controlewerkzaamheden zodanig ingericht teneinde bovengenoemde risicofactoren tot een voldoende laag niveau te kunnen mitigeren. Aanbeveling voor RMN We adviseren u (als bestuur) periodiek te blijven evalueren welke mogelijke frauderisicofactoren van toepassing zijn binnen uw organisatie.

11

Onderbouwing van ons oordeel

Op 18 juni 2020 hebben wij een controleverklaring afgegeven met een goedkeurend oordeel voor wat betreft de getrouwheid en een afkeurend oordeel wat betreft de rechtmatigheid. Het afkeurend oordeel inzake de rechtmatigheid ziet toe op onrechtmatigheden in de Europese aanbestedingen. De basis voor ons afkeurend oordeel met betrekking tot de rechtmatigheid Wij dienen een oordeel te geven over het feit of de baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2019 rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader welke bij besluit is vastgesteld door het algemeen bestuur. Op basis van de bevindingen zoals deze zijn uiteengezet in op sheet 27, concluderen wij dat voor een materieel bedrag aan bestedingen in het jaar 2019 foutief is aanbesteed. Als gevolg van deze bevinding dienen wij, overeenkomstig de van toepassing zijnde controletoleranties, een afkeurende verklaring te verstrekken. Als onderbouwing van dit oordeel hebben wij de volgende passage opgenomen in onze controleverklaring: “In de jaarrekening is voor een bedrag van € 6.488.384 aan lasten opgenomen, welke samenhangen met de inkoop van leveringen en diensten. Deze lasten zijn verantwoord in de staat van baten en lasten of geactiveerd op de balans.

Wij hebben geconstateerd dat deze lasten niet rechtmatig in overeenstemming met de geldende Europese aanbestedingsregels tot stand zijn gekomen.” Ons goedkeurend oordeel met betrekking tot getrouwheid Op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden komen wij tot de conclusie dat wij voldoende en geschikte controle-informatie hebben verkregen inzake de getrouwheid van de grootte en samenstelling van zowel de baten en lasten over het jaar 2019 alsmede van de activa en passiva (in overeenstemming met BBV). Derhalve is ons oordeel voor dit onderdeel goedkeurend.

12

Kwaliteit van de interne beheersorganisatie

Algemene scope beoordeling AO/IB

Algemeen Bij de planning en uitvoering van de controle van de jaarrekening 2019 van RMN hebben wij de interne beheersmaatregelen, welke onderdeel uitmaken van de administratieve organisatie, in onze overwegingen betrokken. Wij hebben de opzet en het bestaan van interne beheersmaatregelen onderzocht voor zover wij dit in het kader van de jaarrekening noodzakelijk achten en niet met het doel om een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing te geven. Wij hebben geen onderzoek naar de effectiviteit van de interne beheersing verricht, anders dan dat relevant is voor onze jaarrekeningcontrole. De beoordeling van de administratieve organisatie van RMN, met name de daarin besloten interne beheersing, heeft tot doel de omvang en de diepgang vast te stellen van de door ons uit te voeren controlewerkzaamheden als basis voor ons oordeel met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening. Bij deze beoordeling is met name aandacht besteed aan: ▪ De organisatiestructuur van de gemeenschappelijke regeling en de toegekende bevoegdheden en verantwoordelijkheden en; ▪ Aanwezigheid van controletechnische functiescheidingen.

Bij de beoordeling van de opzet van de AO/IB is in het bijzonder aandacht besteed aan de volgende processen: ▪ Aanbestedingsprocedures (rechtmatigheid); ▪ Autorisatie van facturen (rechtmatigheid); ▪ Betalingen (rechtmatigheid); ▪ Proces inzake opstellen van de jaarafrekeningen. Wij hebben gelet op de aard en omvang van (activiteiten van de) RMN een overwegend gegevensgerichte controleaanpak gehanteerd. Voor de controle over het boekjaar 2020 zullen wij specifiek aandacht besteden aan het verkrijgen van inzicht in relevante processen, richtlijnen en procedures en nagaan of en zo ja in welke mate wij voor de controle daarvan gebruik kunnen maken.

14

Samenvatting bevindingen

Aandachtspunten 1) Kwetsbaarheid van de financiële organisatie 2) Interne vastleggingen van richtlijnen en procedures + verordeningen 3) Begroting conform BBV 4) Europese aanbestedingen 5) Autorisatie van facturen (management override en export workflow) 6) Wijziging van crediteurenstamgegevens 7) Automatiseren/standaardiseren van het proces tot afrekening

Prioriteit

Algemene bevindingen beheersorganisatie (1 van de 2)

Kwetsbaarheid financiële administratie Zoals op sheet 10 al is uiteengezet identificeren wij een kwetsbaarheid in de bezetting in de financiële administratie. Door de omvang van de organisatie komt het voor dat meerdere taken door één en dezelfde persoon uitgevoerd kunnen worden en constateren wij dat er beperkt sprake is van scheiding tussen controlerende- en uitvoerende functies (nu met name uitvoerend). Gezien de korte gewenste tijdspanne voor opstellen en vaststellen van de jaarrekening is het van belang om voldoende capaciteit beschikbaar om alle gewenste gegevens ten behoeve van de controle tijdig en kwalitatief aan te leveren. Daarnaast merken wij op dat veel specificaties en achterliggende bescheiden (handmatig) worden opgesteld in “losse Excels”. Inherent aan deze overzichten is dat dit foutgevoelig is en wij in onze controle altijd naar de achterliggende bronbestanden moeten kijken om de betrouwbaarheid van deze overzichten te kunnen vaststellen, dit kost in de controle veel tijd. Tot slot merken wij nog op dat de kennis inzake de BBV regelgeving nog te beperkt in ingebed binnen de organisatie. Bij de afronding van de controle over het jaar 2019 hebben wij al met het hoofd van de financiën gesproken over de aanpak van de controle van volgend jaar om dit proces te versnellen en de kwetsbaarheid te verminderen.

De belangrijkste afspraken zijn: ▪ RMN heeft per juli 2020 versterking gekregen op de financiële afdeling welke ook een uitvoerende rol zal gaan spelen in de aanlevering van de jaarcijfers en achterliggende bescheiden. Daarnaast zal deze medewerker ook een cursus BBV gaan volgen; ▪ In de periode september-december zullen wij naast een interimcontrole op de processen ook een tussentijdse controle gaan uitvoeren op de tussentijdse cijfers (tot en met september) om de druk op de periode na jaareinde wat te verlichten. Dit zal met name betrekking hebben op aanbestedingen en de steekproef op de lasten; ▪ Na uitvoering van de controle hebben wij meer inzicht gekregen in de beschikbare en benodigde gegevens. Derhalve zullen wij voor volgend jaar een nog gedetailleerde aanleverinstructie aanleveren.

16

Algemene bevindingen beheersorganisatie (2 van de 2)

Interne vastleggingen van richtlijnen en procedures + verordeningen Tijdens het verkrijgen van de inzichten in verschillende processen hebben wij geconstateerd dat veel processen, richtlijnen en procedures nog niet vast liggen binnen de organisatie en vaak nog “in de hoofden van mensen” zit. Het daaraan gerelateerde risico is het verlies van kennis binnen de organisatie indien de betreffende mensen de organisatie verlaten. Daarnaast heeft RMN in het verleden (veelal in het jaar 2005) verschillende verordeningen opgesteld welke mogelijk niet helemaal meer actueel zijn en/of niet meer volledig voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Aanbeveling voor RMN Om het risico inzake de vastleggingen van de AO/IB (gedeeltelijk) te kunnen mitigeren adviseren wij u de procedures en richtlijnen zoveel als mogelijk vast te leggen. Daarnaast adviseren wij u aan om periodiek de van toepassing zijnde verordeningen te herzien en mogelijk waar nodig up te daten.

17

Begrotingsproces

Proces De begroting is voor RMN taakstellend en het proces van het op- en vaststellen is van groot belang. Wij hebben gedurende de controle kennisgenomen van het proces en hebben vastgesteld dat: ▪ Er een proces bestaat met betrekking tot het (gedetailleerd) tot stand komen van de begroting; ▪ De primaire begroting in juni 2018 is vastgesteld door het algemeen bestuur; ▪ De aangepaste begroting middels accordering via email is vastgesteld in december 2019. Let op dat volgens de BBV een aangepaste begroting uiterlijk vastgesteld dient te worden in december van het begrotingsjaar zelf; ▪ De beiden begrotingen nauwkeurig zijn verwerkt in de jaarrekening volgens de BBV alsmede de toelichting van de aanpassingen in de aangepaste begroting; ▪ De begroting nog niet volledig voldoet aan de indeling zoals deze is opgenomen in de BBV. Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u om de format en inhoud van de begroting expliciet tegen de bepalingen in de BBV te houden en waar noodzakelijk aanpassingen door te voeren. Autorisatie van overschrijdingen Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen wij of het budgetrecht van het bestuur is gerespecteerd. Deze overschrijdingen ten opzichte van de begrote lasten zijn door het bestuur in de toelichting op de staat van baten en lasten toereikend toegelicht.

U bent in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2019 in staat eventuele overschrijdingen te autoriseren. Bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid zijn wij uitgegaan van de ongewijzigde vaststelling van de jaarrekening 2019.

18

Inkoop- en aanbestedingsproces (1 van de 3)

Europese aanbestedingen Een belangrijk onderdeel van onze controlewerkzaamheden inzake de financiële rechtmatigheid betreft de controle op de naleving van de regelgeving inzake de Europese aanbestedingen. Wij hebben geconstateerd dat de interne procedures voor de toepassing van deze wet- en regelgeving gedurende het jaar 2019 nog niet waren geïmplementeerd, wat resulteert in een materieel bedrag aan bestedingen gedurende het jaar 2019 welke wel aanbesteed hadden moeten worden maar niet zijn aanbesteed. Voor de bevindingen hieromtrent wordt verwezen naar sheet 27. Wij hebben kennisgenomen van het feit dat RMN IBMN (Inkoopbureau Midden Nederland) opdracht gegeven heeft om advies uit te brengen hoe de inkoopfunctie vorm te geven en te zorgen dat RMN compliant wordt.

U heeft ons geïnformeerd dat IBMN tot op heden de volgende werkzaamheden heeft verricht: ▪ Er is nieuw inkoop-/aanbestedingsbeleid opgesteld (‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid Reinigingsbedrijf Midden Nederland’, vastgesteld op 14-11-2019); ▪ Er is een nieuw inkoopproceduredocument opgesteld (Inkoop goederen en diensten, vastgesteld op 01-01-2020); ▪ Er zijn nieuwe Algemene inkoopvoorwaarden opgesteld (Algemene Inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten Gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland, vastgesteld op 24-02-2020); ▪ Er is een inkooptool gelanceerd waar alle inkoopopdrachten met een raming van meer dan 5.000 Euro sinds 1 januari 2020 aangemeld dienen te worden. Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u om: ▪ de nieuwe inkooptool te laten toetsen door een externe deskundige (U heeft aangegeven dit mogelijk met ons aanvullend overeen te komen); ▪ in aanvulling op nieuwe bestedingen vanaf 1 januari 2020 ook voor de huidige bestedingen, crediteuren en contracten zichtbaar te evalueren of deze al dan niet aanbesteed moeten worden.

19

Inkoop- en aanbestedingsproces (2 van de 3)

Autorisatie van facturen Wij hebben tijdens de controle vastgesteld dat er een autorisatieproces bestaat voor de autorisatie van facturen binnen AFAS. Wij constateren hierin geen significante tekortkomingen, wel hebben wij nog een aantal aanbevelingen. Aanbeveling voor RMN ▪ Wij hebben geconstateerd dat in sommige situaties de secretaris-directeur zowel de functies budget-, primaathouder en directie heeft. In het kader van het risico met betrekking tot ‘management override’ adviseren wij u dit risico expliciet te overwegen; ▪ Wij adviseren u te onderzoeken of het mogelijk is om de totale workflow van de facturen (van moment van inboeken tot en met de laatste autorisatie) vanuit AFAS te exporteren naar Excel. Dit kan bijdragen aan efficiëntie van de controle; ▪ Daarnaast adviseren wij u om te onderzoeken of dit type export ook mogelijk is voor de vastgelegde en geautoriseerde uren in EHour. Betalingen Wij hebben tijdens de controle vastgesteld dat er sprake is van functiescheiding binnen de bankapplicatie (BNG). Inzake de uitwisseling van de inloggegevens geeft u aan dat dit enkel gebeurt voor de functie hoofd financiën welke enkel betalingen kan klaarzetten. De secretaris-directeur is en blijft enkel bevoegd om de klaargezette betalingen te autoriseren. Wij constateren hierin geen significante tekortkomingen

20

Inkoop- en aanbestedingsproces (3 van de 3)

Crediteurenstamgegevens De financiële afdeling (FA) wijzigt crediteurstamgegevens na ontvangst van een verzoek van de leverancier. Hierbij neemt de FA geen contact op met de leverancier om deze wijziging te verifiëren. Dit brengt het risico op onjuiste betalingen met zich Mee. Aanbevelingen voor RMN ▪ We adviseren u in alle gevallen de juistheid van (wijzigingen van) bankrekeninggegevens van betreffende leveranciers te verifiëren; ▪ Het implementeren van interne procedures en richtlijnen (4-ogen principe) voor het doorvoeren van wijzigingen in AFAS met betrekking tot crediteurenstamgegevens.

21

Proces inzake opstellen van de DVO jaarafrekeningen

Wij hebben tijdens de controle kennis genomen van het proces inzake het opstellen van de jaarlijkse DVO afrekeningen. RMN werkt met een kostenallocatiemodel. Daarbij is het uitgangspunt dat de basiskosten worden verdeeld op basis van de begroting en de verwerkingskosten op basis van de werkelijke lasten. Additionele taken die met gemeenten zijn afgesproken worden tegen de werkelijke kosten doorbelast. Het kostenallocatiemodel is een complexe berekening. De berekening wordt afgestemd met de betrokken ambtenaren vanuit de deelnemende gemeenten. Tevens hebben wij geconstateerd dat de afrekeningen handmatig worden opgesteld in Excel waardoor er een groot inherent risico is in het maken van fouten in deze afrekeningen. U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u bezig bent dit proces te automatiseren met behulp van Qlik Sense. Aanbeveling voor RMN ▪ Wij adviseren u het kostenallocatiemodel in meer detail te beschrijven zodat de systematiek expliciet vastligt; ▪ Wij adviseren u om het proces van het opstellen van de jaarafrekeningen zoveel als mogelijk te automatiseren/standaardiseren.

22

Automatisering

Betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevens verwerking Onze controle is niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management en/of bestuur ontvangen. Wel hebben wij gedurende de controle inzicht verkregen in: ▪ de algehele automatiseringsomgeving; ▪ de belangrijkste applicaties; ▪ de mate van betrokkenheid van serviceorganisaties; ▪ de belangrijkste controls; ▪ mogelijke incidenten; ▪ de AVG. Deze inzichten en analyses heeft echter geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.

23

Bevindingen eindejaarscontrole

Samenvatting bevindingen

Aandachtspunten 1) Proces en dossiervorming met betrekking tot de afrekeningen 2) Kritische analyse van de inhoud in de paragrafen + onderbouwing kolom impact 3) Onderbouwing van de prestatielevering 4) Aandachtspunten vastleggingen materiële vaste activa 5) Analyse van de aard van de projecten 6) Systematiek algemene reserves

Prioriteit

Algemene informatie en bevindingen

Overige bevindingen in controleverklaring De jaarrekening en het jaarverslag zijn door RMN opgemaakt in overeenstemming met het BBV. Wij hebben vastgesteld dat de jaarrekening 2019 van RMN geen materiële afwijkingen vertoont ten opzichte van de voorschriften van het BBV. Daarnaast is door ons nagegaan of het jaarverslag de minimale wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen materiële inconsistenties bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de inhoud van het jaarverslag geen materiele inconsistenties bevat ten opzichte van de jaarrekening. In onze controleverklaring hebben wij specifiek aangegeven waar onze controleverklaring op toeziet. Wij zijn er bij ons oordeel van uitgegaan dat het algemeen bestuur de nu overlegde jaarrekening ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen. Aanvaardbaarheid van de grondslagen van waardering en resultaatbepaling Naar onze mening zijn de door het management gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties.

Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening.

Schattingsprocessen binnen de jaarrekening De directie is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Voor de jaarrekening 2019 betreft dit met name in: ▪ waardering materiele vaste activa; ▪ waardering voorraad; ▪ waardering debiteuren; ▪ voorziening groot onderhoud; ▪ Verwerking van “Projecten” ▪ afgrenzing van de overlopende activa en passiva. Wij hebben de door de directie gemaakte schattingen beoordeeld. Op basis van onze werkzaamheden concluderen wij dat wij ons kunnen verenigen met de gemaakte schattingen.

Europese aanbestedingen

Een belangrijk onderdeel van onze controlewerkzaamheden inzake de financiële rechtmatigheid betreft de controle op de naleving van de regelgeving inzake Europese aanbestedingen. In onze controle hebben wij uitgebreide detailcontroles verricht op de bestedingen en crediteuren en daarbij geëvalueerd of; ▪ de bestedingen niet hoeven te worden aanbesteed; ▪ de bestedingen wel moeten worden aanbesteed en dit ook heeft plaatsgevonden. Daarbij hebben wij gekeken naar: ▪ de samenvatting van de aanbestedingsprocedures; ▪ de aanbestedingsovereenkomsten; ▪ het verkrijgen van bevestigingen van externe betrokken partijen (IBMN en United Quality) over het feit of de procedures rechtmatig hebben plaatsgevonden en/of er geen sprake is lopende klachten en/of procedures. ▪ de bestedingen wel moeten worden aanbesteed maar dit niet heeft plaatsgevonden. Uit onze controlewerkzaamheden blijkt een totaal bedrag van € 6.488.384 aan lasten opgenomen, welke samenhangen met de inkoop van leveringen en diensten en waarvoor geen Europese aanbesteding heeft plaatsgevonden, terwijl dat daarvoor wel een aanbesteding zou moeten plaatsvinden. Deze lasten zijn verantwoord in de staat van baten en lasten of geactiveerd op de balans. Voor een verdere specificatie van het bedrag van € 6.488.384 wordt verwezen naar de separate bijlage bij dit verslag met daarin het overzicht van alle controleverschillen.

Aangezien de omvang van de onrechtmatigheden groter is dan de controletolerantie van, leiden deze bevindingen ertoe dat wij een afkeurend oordeel in onze controleverklaring opnemen inzake de rechtmatigheid. Wij vragen uw nadrukkelijke aandacht voor de naleving van de Europese aanbestedingsregels en het verder opzetten van de inkoopfunctie binnen RMN zoals wij dit hebben opgenomen in sheet 19.

27

WNT

Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Deze Wet is van toepassing op RMN. In het kader van de accountantscontrole hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd: ▪ Wij hebben de juiste bepaling van de kring van topfunctionarissen beoordeeld; ▪ Wij hebben de juistheid en volledigheid van de toelichting op de topfunctionarissen in de WNT-verantwoording gecontroleerd; ▪ Wij hebben de juistheid en volledigheid van de toelichting inzake de overige werknemers in de WNT-verantwoording gecontroleerd; ▪ Wij hebben de juiste toepassing van wet- en regelgeving gecontroleerd. Wij hebben, behoudens enkele reeds doorgevoerde (cijfermatige) aanpassingen, geen bevindingen geconstateerd. Wij toetsen de naleving van de anti-cumulatiewetgeving niet. In onze controleverklaring 2019 nemen wij daartoe de volgende passage op: “In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2019 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd.

Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.”

28

Voldoen aan overige wet- en regelgeving

RMN is onderworpen aan een uitgebreid regelgevend kader welke door het bestuur ook is vastgesteld in een normenkader. Tijdens de controle zijn wij, in aanvulling op de naleving van de aanbestedingsregels en de controle van de BBV, nagegaan of er bevindingen zijn inzake overige wet- en regelgeving, die in het kader van de jaarrekening van (in)direct belang kan zijn. Daarbij hebben wij kennis genomen van de volgende rapportages: ▪ De aanlevering van de gegevens naar het CBS; ▪ Het uitgevoerde onderzoek van de rekenkamer; ▪ Audits inzake milieucontroles; ▪ ISO certificering; ▪ Interne audits en KAM overzichten; Onze controlewerkzaamheden omvatten mede de volgens Standaard 250 en NOCLAR vereiste werkzaamheden. Op basis van deze uitgevoerde werkzaamheden concluderen wij: ▪ Er geen aanwijzingen en informatie is ontvangen die wijst op relevante niet naleving van wet- en regelgeving (NOCLAR); ▪ Er geen afwijkingen van materieel belang zijn geïdentificeerd in de financiële overzichten als het gevolg van niet naleving van wet- en regelgeving (NV COS 250) en derhalve ook geen aanvullende toelichting in de jaarrekening nodig is.

29

Afrekeningen

RMN werkt met een kostenallocatiemodel waarbij wij, gezien de systematiek en wijze van opstellen van de afrekeningen (handmatig in Excel), dit als significant risico hebben aangemerkt. Wij hebben verschillende type detailwerkzaamheden uitgevoerd op de opgestelde DVO afrekeningen. Deze betroffen onder andere: ▪ Het controleren van de rekenkundige juistheid; ▪ Het aansluitingen met het verbijzonderde grootboek; ▪ Bedragen die afgerekend worden op de begroting aansluiten met de betreffende begroting; ▪ Verwerkingskosten van de AVU aansluiten met de jaarrekening van de AVU; ▪ Bedragen die afgerekend worden op basis van verrekening aansluiten met achterliggende bescheiden. Daaruit hebben wij een aantal niet materiële controleverschillen geïdentificeerd welke zijn opgenomen op sheet 39. De controle van de afrekeningen betrof een intensief proces en in dit proces hebben wij een aantal aanbevelingen voor u geïdentificeerd naast de geïdentificeerde aandachtspunten op sheet 22.

Aanbeveling voor RMN ▪ Wij adviseren u een digitaal dossier per afrekening te maken waarin per onderdeel overzichtelijk de achterliggende bescheiden in wordt vastgelegd waardoor efficiënt de aansluiting kan worden gemaakt met de afrekening; ▪ Wij adviseren u een scheiding aan te brengen tussen het opstellen en de (interne) controle afrekeningen om zo de kans of fouten te verkleinen; ▪ Wij adviseren u periodiek de milieuadministratie in PieterBas te confronteren met de administratie van de AVU en verschillen tijdig te adresseren; ▪ Wij adviseren u periodiek te controleren of alle uren in E-Hour ook door de betreffende teamleiders zijn geautoriseerd (overzicht openstaande Alerts).

30

Paragrafen

De paragrafen zijn onderdeel van het jaarverslag van RMN. De paragrafen dienen te wordt opgenomen overeenkomstig de BBV. Dit betreffende de volgende onderdelen: ▪ lokale heffingen; ▪ weerstandsvermogen en risicobeheersing; ▪ onderhoud kapitaalgoederen; ▪ Financiering; ▪ Bedrijfsvoering; ▪ verbonden partijen; ▪ Grondbeleid. Wij hebben vastgesteld dat de lokale heffingen en grondbeleid niet van toepassing zijn voor RMN. Daarnaast hebben wij gedurende de controle meerdere keren gesproken met hoofd financiën over de gewenste inhoud en toelichting om te voldoen aan de bepalingen van de BBV. Na het doorvoeren van een aantal wijzigingen hebben wij geconcludeerd dat deze in overeenstemming zijn met de bepalingen zoals deze zijn opgenomen in de BBV. Aanvullend hebben wij in dit proces nog een aantal aandachtspunten voor u geïdentificeerd Aanbeveling voor RMN ▪ Wij hebben geconstateerd dat de genoemde bedragen in de kolom “impact” als onderdeel van de risicobeheersing nog onvoldoende expliciet zijn onderbouwd.

Wij adviseren u deze bedragen jaarlijks opnieuw te bepalen en de overwegingen daaromtrent expliciet vast te leggen; ▪ Wij adviseren u om met name het onderdeel risicobeheersing jaarlijks kritisch te evalueren en te herzien op basis van de huidige omstandigheden; ▪ Wij hebben geconstateerd dat er nog niet (zichtbaar) proactief wordt gestuurd op de geïdentificeerde risico’s en de te nemen maatregelen. Wij adviseren dit expliciet zichtbaar te maken en onderdeel te maken van de bestuursvergaderingen.

31

Rechtmatigheid en prestatielevering prestatielevering (1 van de 2)

Rechtmatigheid besteding en prestatielevering Rechtmatigheid is een kernbegrip in goed overheidsbestuur. Burgers en bedrijven moeten er immers van op aan kunnen dat de overheid publiek geld rechtmatig verwerft en besteed. Daarom wordt rond het BBV veel aandacht besteed aan het begrip rechtmatigheid. De rechtmatige verwerving is in dit verslag behandeld bij de Europe aanbestedingen. Inzake de controle van de rechtmatigheid van de bestedingen hebben wij onder andere een statistische steekproef uitgevoerd op de lasten waarin wij hebben getoetst of de factuur: ▪ nauwkeurig is verwerkt; ▪ juist is gealloceerd, gerubriceerd en juist is afgegrensd; ▪ juist is geautoriseerd; ▪ de prestatielevering van de betreffende factuur kan worden aangetoond. Daarnaast hebben wij detailcontroles verricht op de directe betalingen via de bank, handmatige aanpassen en analyses op betalingen naar verbonden partijen. Buiten hetgeen reeds eerder is gemeld, hebben wij geen bijzonderheden geconstateerd in het kader van rechtmatigheid. In het kader van het aantonen van de prestatielevering merken wij wel op dat er momenteel geen beschrijving is van de controle van de prestatielevering. Dit brengt het risico met zich mee dat de prestatielevering ontoereikend wordt vastgesteld.

Aanbeveling voor RMN ▪ Wij adviseren u in de procesbeschrijving factuurverwerking op te opnemen hoe voor de verschillende stromen de prestatie dient te worden vastgesteld en op welke wijze dit gedocumenteerd moet worden zodat dit achteraf ook is vast te stellen.

32

Rechtmatigheid en prestatielevering prestatielevering (2 van de 2)

Rechtmatigheidsbeheer Wij hebben bij de controle over 2019 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het controleprotocol van RMN. Voorwaardencriterium Wij hebben geen bevindingen geconstateerd met betrekking tot het voorwaardencriterium. Onder het voorwaardencriterium valt het naleven van de wet- en regelgeving en dan voornamelijk ten aanzien van de financiële beheershandelingen. Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeenschappelijke regeling heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in interne controleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties. Niet-financiële beheershandelingen allen buiten de scope van rechtmatigheidscontrole Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen.

Binnen dit systeem moeten voórwaarden zijn geschapen om risico's goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag. Daarnaast hebben wij gericht geïnformeerd naar lopende procedures waarbij de gemeenschappelijke regeling betrokken is, teneinde indicaties te verkrijgen over risico's op dit vlak. Op grond daarvan hebben wij geen aanwijzingen die een nader onderzoek naar de (financiële) gevolgen noodzakelijk maakt.

33

Materiële vaste activa

De materiële vaste activa is een significante post in de jaarrekening van RMN. In onze controle hebben wij verschillende detailcontroles verricht om het bestaan en de waardering van deze activa te kunnen vaststellen. Op basis van onze controlewerkzaamheden hebben wij geconcludeerd dat de post vrij is van afwijkingen van materieel belang. Aanvullend hebben wij in dit proces nog een aantal aandachtspunten voor u geïdentificeerd Aanbeveling voor RMN ▪ Recentelijk is door de commissie BBV een nieuwe notitie uitgebracht over de materiële vaste activa waarin ook wordt geadviseerd om verschillende onderwerpen in de financiële verordening op te nemen. Wij adviseren u de huidige financiële verordening te herevalueren op de volgende onderwerpen met betrekking tot de materiële vaste activa: ▪ omvangscriterium bij vaste activa; ▪ afschrijvingsbeleid vaste activa; ▪ stelsel- en schattingswijzigingen; ▪ instellen van onderhoudsvoorzieningen. ▪ Wij adviseren u periodiek de materiële vaste activastaat door te nemen op activa welke niet meer aanwezig zijn binnen RMN en deze uit de activastaat te verwijderen; ▪ Wij adviseren u bij investeringen in software expliciet te overwegen of deze voldoen aan de investeringscriteria; ▪ Wij adviseren u bij nieuwe type investeringen expliciet vast te stellen en vast te leggen of het eigendom berust bij RMN of de gemeenten (voorbeeld zijn de OC).

34

Projecten

In de eerste concept jaarrekening was in de overlopende activa de post opgenomen “Projecten” met een saldo van € 545.333. Wij hebben tijdens de controle geëvalueerd of deze bedragen betrekking hebben op 1 van de volgende categorieën: ▪ lasten gerelateerd aan investeringen in materiële vaste activa (in ontwikkeling) voor RMN (OC met namen); ▪ voorgeschoten bedragen voor gemeenten (geen lasten voor RMN, voor 2019 met name VANG project); ▪ lasten voor RMN maar nog separaat te verrekenen met de gemeenten. Op basis van onze controlewerkzaamheden hebben wij geconcludeerd dat: ▪ een saldo van € 272.474 betrekking heeft op materiële vaste activa; ▪ een saldo van € 47.988 foutief als vordering is opgenomen en in de staat van baten en lasten dient te worden opgenomen (opgenomen in de lijst met controleverschillen); ▪ een saldo van € 224.872 betrekking heeft voorgeschoten bedragen voor gemeenten en daarmee juist als overlopende activa zijn opgenomen. Inzake de voorgeschoten bedragen is de term “Projecten” in de jaarrekening aangepast naar “Voorgeschoten bedragen voor gemeenten” met de volgende toelichting: “De voorgeschoten bedragen voor gemeenten betreffen bedragen die door RMN zijn betaald in opdracht van de gemeenten voor de uitvoering van separate projecten.

Echter betreffen dit gaan projecten waarbij RMN verantwoordelijk is voor de uitvoering en dus enkel voorgeschoten zijn voor de betreffende gemeenten. Gezien de lasten niet toe te rekenen zijn aan RMN zijn deze bedragen niet verwerkt in de staat van baten en lasten maar verwerkt vordering in de balans. Bij afronding van het project zal RMN dit separaat met de gemeenten afrekenen. Gedurende het jaar 2019 zijn voornamelijk bedragen betaald voor het VANG project.” Aanbeveling voor RMN ▪ Wij adviseren u om voor de uitgaven betreffende deze projecten expliciet vast te stellen op welk van de 3 genoemde categorieën dit betrekking heeft.

35

Algemene reserve

In de jaarrekening is reeds jaren een algemene reserve opgenomen. Deze is ontstaan uit positieve exploitatieresultaten in het verleden. Destijds is besloten dit niet te verrekenen met de in rekening gebrachte voorschotten per gemeente. In de AB-vergadering van 14 december 2016 is een bestuursbesluit genomen waarbij is bepaald dat geen verdere opbouw van de algemene reserve plaatsvindt. Vanaf dat moment worden eventuele tekorten per gemeente via de resultaatbestemming in mindering gebracht op de algemene reserve, voor zover voor die gemeente nog een algemene reserve bestaat. Dit betekent dat de huidige algemene reserve niet van alle deelnemende gemeenten is. In de jaarrekening is dit toegelicht bij de algemene reserve. Tevens heeft u ons aangegeven dat deze systematiek bij alle deelnemende gemeenten bekend is. Aangezien op basis van de bestuursbesluiten geen sprake is van een terugbetalingsverplichting van deze reserves aan de deelnemende gemeenten, is deze post terecht niet als schuld verantwoord in de jaarrekening 2019. Wij constateren dat de huidige systematiek enigszins complex van aard is en adviseren u derhalve om de systematiek in het intern beleid te beschrijven.

36

Claims en procedures

De secretaris-directeur heeft ons geïnformeerd over lopende claims en/of lopende procedures/zaken. Op basis daarvan komt naar voren dat er een aantal procedures/zaken lopen welke tot op heden niet juridisch van aard zijn en dat deze naar verwachting geen (materiële) negatieve impact zal hebben voor RMN. Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden concluderen wij dat deze procedures/zaken, gezien de aard, omvang en status ervan, geen verdere toelichting vereisen in de jaarrekening. Wij kunnen ons verenigen met de door de directie ingenomen standpunten met betrekking tot bovengenoemde zaken.

37

Bijlagen

Lijst met gecorrigeerde en ongecorrigeerde controleverschillen

Wij hebben een lijst met geïdentificeerde controleverschillen op 11 juni 2020 gecommuniceerd met de secretaris – directeur ten behoeve van de communicatie met het dagelijks- en algemeen bestuur. Een kopie van de communicatie is separaat bij dit verslag verstrekt. Voor een uitgebreide uiteenzetting van deze verschillen verwijzen wij u naar deze bijlage. In deze bijlage is eveneens een lijst opgenomen met de specificatie van de foutieve aanbestedingen in het jaar 2019. In overeenstemming met uw protocol (vergaderstuk V19-040) rapporteren wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de €128.500, alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve- of WNT-redenen relevant zijn, aan het algemeen bestuur. In de betreffende bijlage hebben wij alle geïdentificeerde controleverschillen opgenomen boven de grens van € 3.850 (te hanteren grens conform onze wet- en regelgeving). Gecorrigeerde controleverschillen In de lijst met controleverschillen is 1 materieel controleverschil opgenomen boven de door u genoemde grens van € 128.500 welke betrekking heeft op de presentatie van de lasten die in eerste aanleg onder de “Projecten”, als onderdeel van de vlottende activa, waren opgenomen maar dienen te worden gerubriceerd onder de materiële vaste activa, zie hiervoor ook sheet 35.

Wij hebben geconstateerd dat dit controleverschil is aangepast in de definitieve jaarrekening. Ongecorrigeerde verschillen Wij hebben geconstateerd dat het dagelijks bestuur heeft besloten de overige geïdentificeerde controleverschillen (om praktische en logistieke redenen) niet te corrigeren in de jaarrekening. De verschillen vallen onder de gehanteerde materialiteitsgrens waardoor deze verschillen derhalve geen impact hebben op de strekking van de door ons afgegeven verklaring.

39

Onafhankelijkheid

De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. De regels inzake de onafhankelijkheid zijn opgenomen in het Nederlands recht, de Verordening inzake onafhankelijkheid (ViO). Een aantal belangrijke punten uit de ViO die wij onderkennen zijn: ▪ Langdurige betrokkenheid; ▪ Samenloop van dienstverlening; ▪ Geschenken en giften. Wij hebben alle aspecten geanalyseerd die onze onafhankelijkheid gedurende het jaar zouden kunnen bedreigen. Wij verklaren dat de heer A. (Andries) van Pijkeren RA, in zijn hoedanigheid van externe accountant, Auren en de kantoren in zijn netwerk en zijn partners, (senior) managers alsmede de overige teamleden die de controle uitvoeren, onafhankelijk zijn van RMN. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat ook ten aanzien van andere punten er geen sprake is van bedreigingen van onze onafhankelijkheid.

40

Communicatie onderwerpen met governance organen (1 van 2)

Hieronder is een overzicht opgenomen van de verplichte communicatie tussen ons als accountant en degenen belast met governance volgens Standaard 260 Communicatie met de met governance belaste personen en de Nederlandse Wet

Communicatie indien situatie zich voordoet

Communicatie periodiek en tenminste jaarlijks

De geplande reikwijdte en de timing van controle

Sheet 6 en 7

De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot de controle van financiële overzichten inclusief een eventuele aanpassing in onze controleverklaring

Sheet 6 t/m 9

Aangelegenheden die relevant zijn voor onze evaluatie van de continuïteit van de onderneming

Nvt

Onze zienswijze over significante kwalitatieve aspecten met betrekking tot de financiële verslaggeving, inclusief grondslagen, schattingen en toelichtingen in de jaarrekening

Sheet 26

Gevoelige schattingen

Sheet 26

Toepassing van nieuwe of gewijzigde grondslagen

n.v.t.

Bijzonder gevoelige toelichtingen

n.v.t.

Significante ongebruikelijke transacties

n.v.t.

Nieuwe verslaggevingsgrondslagen

n.v.t.

Significante problemen die zich gedurende de controle voordoen

n.v.t.

Significante aangelegenheden die met het management zijn gecommuniceerd

Sheet 12

Gecorrigeerde controlleverschillen

Sheet 39

Ongecorrigeerde controleverschillen

Sheet 39

41

Communicatie onderwerpen met governance organen (2 van 2)

Hieronder is een overzicht opgenomen van de verplichte communicatie tussen ons als accountant en degenen belast met governance volgens Standaard 260 Communicatie met de met governance belaste personen en de Nederlandse Wet

Communicatie indien situatie zich voordoet

Bevestiging inzake onafhankelijkheid alsmede eventuele bedreigingen en maatregelen Significante tekortkomingen in de interne beheersing die tijdens de controle zijn geïdentificeerd

Communicatie periodiek en tenminste jaarlijks

Sheet 40 Sheet 19

Betrouwbaar en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking

Sheet 23

Fraude en illegale handelingen

Sheet 23

Significante aangelegenheden met betrekking tot verbonden partijen

n.v.t.

Aangelegenheden ten aanzien van de controle van de financiële overzichten van een groep

n.v.t.

Onze verantwoordelijkheid, werkzaamheden en uitkomsten met betrekking tot andere informatie in documenten waarin gecontroleerde financiële overzichten zijn opgenomen

Sheet 26

Significante problemen in de samenwerking met het management (bv. Vertraging, beperkingen, onwelwillendheid in het maken van een continuïteitsinschatting

n.v.t.

Aangelegenheden inzake het raadplegen van andere accountants door het management

n.v.t.

Overige aangelegenheden

n.v.t.

42

Actualiteiten

Gevolgen COVID-19 (1 van 2)

Aanleiding en ontwikkelingen De verspreiding van COVID-19 heeft wereldwijd veel impact gehad op organisaties en instellingen in de afgelopen maanden. In vervolg daarop zijn door overheidsinstanties diverse maatregelen getroffen met het oog op de beheersbaarheid voor de gezondheidszorg. De economische gevolgen van hetgeen nu gebeurt is veelal nog niet goed te overzien. Wel heeft de Nederlandse overheid aangekondigd dat haar beleid er op gericht is de economische gevolgen van de crisis zoveel mogelijk te beperken. Analyse van de impact op RMN Op ons verzoek is door uw organisatie een analyse gemaakt van de mogelijke impact die de verspreiding van COVID-19 heeft op uw organisatie. In de door u uitgevoerde analyse gaat u in op: ▪ Het feit dat de impact met name is een verandering in de wijze van werken (inzet van digitale communicatiemiddelen) en de werkplek (thuiswerken); ▪ Minder bezetting op de voertuigen (achterladers nu maar met twee man i.p.v. drie man); ▪ Grotere drukte op de recycling stations; ▪ Afschaffen zomerinzameling GFT. Een schatting van de financiële impact is door RMN in de jaarrekening toegelicht. Gevolgen voor de jaarverslaggeving Bovengenoemde ontwikkelingen en uw analyse naar aanleiding daarvan hebben gevolgen voor de jaarverslaggeving.

Vanuit onze beroepsorganisatie is een NBA Alert 42 uitgebracht waarin op hoofdlijnen aandacht is besteed aan de gevolgen van COVID-19 voor de jaarverslaggeving. Uitgangspunt is dat de gebeurtenissen inzake de verspreiding van COVID-19 worden behandeld als gebeurtenissen na balansdatum die geen nadere informatie verschaffen over de feitelijke situatie per balansdatum, maar over omstandigheden die ontstaan zijn na de balansdatum.

44

Gevolgen COVID-19 (2 van 2)

Wij onderkennen de volgende aandachtsgebieden inzake de jaarverslaggeving: ▪ het jaarverslag: informatie over risico’s en onzekerheden en belangrijkste ontwikkelingen; ▪ de jaarrekening: de grondslagen, toelichtingen, de continuïteitsveronderstelling, waardering van posten, gebeurtenissen na balansdatum. Gevolgen voor de controle Bovengenoemde ontwikkelingen hebben eveneens gevolgen voor de door ons uit te voeren controlewerkzaamheden. Onze controlewerkzaamheden hebben zich gericht op: ▪ specifieke informatie in het jaarverslag; ▪ toepassing van de BBV inzake gebeurtenissen na balansdatum; ▪ toepassing van de continuïteitsveronderstelling; ▪ specifieke bepalingen in de bevestiging door het management. Evaluatie Wij hebben geconstateerd dat door u een analyse is gemaakt van de mogelijke gevolgen van de verspreiding van COVID-19 en de maatregelen die door overheidsinstanties zijn genomen voor uw organisatie. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat door u specifieke passages zijn opgenomen in het jaarverslag en in de jaarrekening (gebeurtenissen na balansdatum). Wij kunnen ons, in het kader van de controle van de jaarrekening, vinden in de door u opgenomen toelichtingen in het jaarverslag en de jaarrekening.

In de tekst van de controleverklaring hebben wij een paragraaf ter benadrukking van de aangelegenheid opgenomen (toelichtende paragraaf) zonder afbreuk te doen aan de strekking van de controleverklaring. Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u de ontwikkelingen met betrekking tot COVID-19 en de door de overheidsinstanties te treffen maatregelen te blijven volgen met het oog op de gevolgen voor uw organisatie en daarbij rekening te houden met verschillende scenario’s.

45

Rechtmatigheidsverklaring vanaf 2021 (1 van 2)

Inleiding Er is sprake van een wetswijziging in de Financiële Verhoudingswet, de Gemeentewet en de Provinciewet, maar ook in lagere regelgeving, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO), ingaande vanaf het boekjaar 2021. Met ingang van het verslagjaar 2021 gaan colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten en colleges van gedeputeerde staten van provincies en dagelijkse besturen van gemeenschappelijke regelingen zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen zal worden in de jaarrekening. Hiermee leggen decentrale overheden zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Ontwikkelingen tot op heden De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst moet door gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen opgenomen moeten worden in de jaarrekening, op het moment dat de wetgeving is aangepast. Dit zal naar verwachting worden ingevoerd vanaf het boekjaar 2021 (verantwoording in het jaar 2022). De commissie BBV geeft via de kadernota rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de controleverklaring van de decentrale overheden.

Rechtmatigheid heeft een bijzondere positie binnen het BBV omdat dit het enige onderwerp is waarbij de commissie BBV zich niet uitsluitend richt op de toepassing van de verslaggevingsregels, maar ook op de controle van de jaarstukken. De kadernota rechtmatigheid wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daarvoor aanleiding geven. Naar aanleiding van bovengenoemde ontwikkelingen zal de kadernota in 2020 worden aangepast, omdat vanaf 1 januari 2021 het College van B&W een verantwoording moet opnemen in de jaarrekening over de rechtmatigheid van de relevante financiële beheershandelingen.

46

Rechtmatigheidsverklaring vanaf 2021 (2 van 2)

Voorbeeld Een voorbeeld van de rechtmatigheidsverantwoording alsmede van de kadernota is te vinden op de website van de Commissie BBV. Met ingang van het verslagjaar 2021 zal onze controleverklaring naar verwachting toezien op de getrouwheid van de jaarrekening en de juistheid en volledigheid van de opgenomen rechtmatigheidsverantwoording.

Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u na te gaan welke stappen u moet zetten naar aanleiding van bovengenoemde wijzigingen in wet- en regelgeving vanaf het jaar 2021 en ons daarover tijdig te informeren, zodat we ons gezamenlijk kunnen voorbereiden op de overgang naar de nieuwe situatie.

47

Verzwaring van de toelichtingsvereisten in de jaarrekening

De wet vereist dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van het vermogen en het resultaat van de Gemeenschappelijke Regeling (GR). Bij het opstellen van de jaarrekening past u oordeelsvorming toe, maakt u keuzes en schattingen die van invloed zijn op het beeld dat de jaarrekening geeft. Conform de BBV diende u al de aard van deze oordeelsvorming en schattingen inclusief de bijbehorende veronderstellingen toe te lichten. Vanuit het maatschappelijke verkeer komt er steeds meer aandacht voor de toelichting van veronderstellingen in de jaarverslaggeving. Voorbeelden Bij het opstellen van de jaarrekening is regelmatig sprake van een bepaalde mate van onzekerheid. De onzekerheid kan bijvoorbeeld betrekking hebben op de inbaarheid van vorderingen, de vraag of verstrekte garanties tot claims zullen leiden of op de inschatting van de levensduur van vaste activa. In de BBV is bepaald dat, indien dat nodig is voor het vereiste inzicht, u de aard en omvang van dergelijke onzekerheden toelicht. Wij zullen in onze controles nadrukkelijker aandacht besteden aan de toereikendheid van de toelichtingen omtrent schattingen en onzekerheden, gelet op bovenstaande.