931724 Ontwerp Programmabegroting 2025 RUD Utrecht bijlage 3 Jaarstukken 2023 RUD Utrecht def
Tekst van het document
Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht
Jaarstukken 2023 15 maart 2024
Samenstelling van het bestuur De Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (hierna: RUD Utrecht) is een zelfstandig vormgegeven samenwerkingsverband van en voor elf gemeenten en de provincie Utrecht. De deelnemende gemeenten zijn Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Houten, Leusden, Lopik, Nieuwegein, Soest, Utrecht en Woudenberg. Het is een gemeenschappelijke regeling, waarbij sprake is van verlengd openbaar bestuur. De provincie en deze gemeenten zijn samen eigenaar van de RUD Utrecht. Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur is samengesteld door en uit de leden van het Algemeen Bestuur. Het Dagelijks Bestuur bestaat uit vijf leden: één vertegenwoordiger van de provincie en vier vertegenwoordigers namens de gemeenten. Het Dagelijks Bestuur is bevoegd tot de dagelijkse aansturing van de RUD Utrecht. De samenstelling van het Dagelijks Bestuur was in 2023 als volgt: Naam functionaris
Namens deelnemer
Lid van / tot
G.J. (Gerrit) Spelt (voorzitter)
Gemeente Lopik
1 jan. – 31 dec.
R.C.L. (Robert) Strijk (vicevoorzitter)
Provincie Utrecht
1 jan. – 21 aug.
H. (Has) Bakker (vicevoorzitter)
Provincie Utrecht
22 aug. – 31 dec.
A. (Aukje) Treep-van Hoeckel
Gemeente Soest
1 jan. - 31 dec.
S. (Steven) de Vries
Gemeente Baarn
1 jan. - 31 dec.
E. (Eva) Oosters
Gemeente Utrecht
1 jan. - 31 dec.
Algemeen Bestuur In het Algemeen Bestuur van de RUD Utrecht zijn alle opdrachtgevers vertegenwoordigd. Het Algemeen Bestuur bestaat uit wethouders van de gemeenten en een gedeputeerde van de provincie. Het Algemeen Bestuur bestaat uit twaalf leden, inclusief de leden van het Dagelijks Bestuur, waren dit in 2023: Naam functionaris
Namens deelnemer
Lid van / tot
G.J. (Gerrit) Spelt (voorzitter)
Gemeente Lopik
1 jan. – 31 dec.
R.C.L. (Robert) Strijk (vicevoorzitter)
Provincie Utrecht
1 jan. – 21 aug.
H. (Has) Bakker (vicevoorzitter)
Provincie Utrecht
22 aug. – 31 dec.
W. (Wim) de Jong
Gemeente Bunschoten
1 jan. – 31 dec.
M. (Marieke) Schouten
Gemeente Nieuwegein
1 jan. – 31 dec.
D. (Daphne) Boeve-de Kruif (*)
Gemeente Woudenberg
1 jan. – 31 dec.
R. (René) ten Have
Gemeente Eemnes
1 jan. – 28 mrt.
R. (Roland) van Benthem
Gemeente Eemnes
29 mrt. – 31 dec.
P. (Paul) van Ruitenbeek
Gemeente Houten
1 jan. – 31 dec.
W. (Wim) Vos
Gemeente Leusden
1 jan. – 31 dec.
A. (Aukje) Treep-van Hoeckel
Gemeente Soest
1 jan. - 31 dec.
S. (Steven) de Vries
Gemeente Baarn
1 jan. - 31 dec.
E. (Eva) Oosters
Gemeente Utrecht
1 jan. - 31 dec.
J. (Johnas) van Lammeren
Gemeente Amersfoort
1 jan. – 31 dec.
Het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur vergaderen vijf tot zeven maal per jaar. De ambtelijke organisatie van de RUD Utrecht wordt aangestuurd door de directeur, tevens secretaris van het Dagelijks Bestuur. De directeur legt verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur. Sinds 1 november 2017 is de heer Jungen directeur van de RUD Utrecht. (*) Mevr. D. Boeve-de Kruif is op 15 september vervangen door dhr H.J. Molenaar.
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 2 van 47
Voorwoord Beste Lezer, Ook in 2023 is er weer veel gebeurd bij de RUD Utrecht en zijn er een aantal mooie resultaten geboekt. Allereerst heeft de RUD Utrecht zich in 2023 verder voorbereid op de overgang naar de Omgevingswet per 1 januari 2024. Na vele malen uitstel is deze wet uiteindelijk per 1 januari 2024 ingegaan. De RUD Utrecht is in staat gebleken, in 2023, tegen lagere kosten dan vooraf begroot toch de voorbereidingen op de Omgevingswet volledig te realiseren en dat is een mooi resultaat bij dit lange traject. Daarnaast is er in 2023 gemiddeld ruim 99% van de DVO’s gerealiseerd. Dat is in een jaar waarin ook veel aandacht moest worden besteed aan de voorbereidingen op de Omgevingswet een resultaat om zeer tevreden mee te zijn. Helaas was 2023 emotioneel voor de organisatie wel een zwaar jaar. Gedurende 2023 zijn een tweetal collega’s overleden. Dit kwam extra hard aan, omdat de RUD Utrecht in 2022 ook al twee medewerkers is verloren. Bij dit soort verdrietige momenten is het goed om te zien dat collega’s elkaar steunen en er voldoende ruimte wordt geboden voor het verwerken van dit verdriet. Voor wat betreft de financiën is 2023 uitdagend geweest met name vanwege het doorzetten van de hoge inflatie. Door het maken van scherpe keuzes (die zeker niet allemaal structureel kunnen zijn) heeft de RUD Utrecht deze hogere kosten weten op te vangen binnen de eigen begroting.
De mogelijkheden hiertoe zijn echter wel eindig. Niet onvermeld mag blijven dat op 7 december 2023 de Algemeen Besturen van de RUD Utrecht en de ODRU hebben besloten te starten met het traject om één robuuste omgevingsdienst voor de hele provincie Utrecht op te richten, met 1 januari 2026 als geplande startdatum van de nieuwe organisatie. Ik ben als voorzitter van de RUD Utrecht trots dat dit besluit is genomen en zie uit naar de komende periode waarin we dit met elkaar verder vorm gaan geven. Gerrit Spelt Voorzitter Dagelijks Bestuur RUD Utrecht
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 3 van 47
Inleiding Hierbij bieden wij u de jaarstukken over het jaar 2023 aan, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening. In het jaarverslag zijn de Programmaverantwoording en de Paragrafen (BBV vereisten) opgenomen. Hierin leggen wij verantwoording af over de beleidsmatige realisatie van de Programmabegroting 2023. In de jaarrekening wordt via de Balans met toelichting en het Overzicht van baten en lasten met toelichting, financiële verantwoording afgelegd over het in het jaar 2023 gerealiseerde beleid. De jaarstukken zijn opgesteld conform de regelgeving uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Om goed te kunnen sturen en in control te zijn hebben de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling met de RUD Utrecht afspraken gemaakt over de planning & control-cyclus. Afgesproken is welke sturings- en control instrumenten gebruikt worden door de RUD Utrecht en wanneer deze instrumenten besproken worden met de deelnemers. In de planning & control-cyclus zijn de volgende documenten opgenomen: Kadernota; Begroting en meerjarenraming; Bestuursrapportage Jaarstukken. Leeswijzer Deel 1 betreft het jaarverslag. Dit deel begint met de Programmaverantwoording, bestaande uit: Indicatoren RUD-breed; Wet- en regelgeving; Vergunningverlening; Handhaving; Bedrijfsvoering; en Overig.
Daarna volgen de verplichte Paragrafen: Weerstandsvermogen en risicobeheersing; Financiering; en Bedrijfsvoering Onderhoud kapitaalgoederen Wet open overheid (niet verplicht) De overige verplichte paragrafen ontbreken omdat deze niet van toepassing zijn voor de RUD Utrecht. Deel 2 betreft de jaarrekening. Dit deel begint met de Balans per 31 december 2023 en het Overzicht van baten en lasten over 2023. De toelichting op beide maakt tevens onderdeel uit van dit hoofdstuk. Na deel 2 is de Controleverklaring van de externe accountant opgenomen en volgt daarna het Vaststellingsbesluit van het Algemeen Bestuur.
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 4 van 47
Inhoudsopgave Samenstelling van het bestuur ......................................................................................................... 2 Voorwoord ............................................................................................................................................. 3 Inleiding ................................................................................................................................................ 4 Inhoudsopgave..................................................................................................................................... 5 Samenvatting ....................................................................................................................................... 6 Deel 1 – Jaarverslag (BBV) ................................................................................................................ 8 1.1 Programmaverantwoording ..................................................................................................... 9 1.1.1 Indicatoren RUD-breed............................................................................................................ 10 1.1.2 Wet- en regelgeving ................................................................................................................
13 1.1.3 Handhaving ............................................................................................................................. 13 1.1.4 Vergunningverlening ............................................................................................................... 14 1.1.5 Bedrijfsvoering......................................................................................................................... 15 1.1.6 Algemene dekkingsmiddelen ................................................................................................... 20 1.1.7 Rechtmatigheidsverantwoording ............................................................................................. 20 1.1.8 Overig ...................................................................................................................................... 20 1.2 Paragrafen ................................................................................................................................. 21 1.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing .............................................................................. 21 1.2.2 Financiering .............................................................................................................................
24 1.2.3 Bedrijfsvoering......................................................................................................................... 25 1.2.4 Onderhoud Kapitaalgoederen .................................................................................................. 25 1.2.5 Wet open overheid (Woo) ....................................................................................................... 25 Deel 2 – Jaarrekening (BBV) ........................................................................................................... 26 2.1
Balans per 31 december 2023 ............................................................................................... 27
2.2
Overzicht van baten en lasten 2023..................................................................................... 28
2.3 Toelichtingen ............................................................................................................................ 29 2.3.1 Algemene grondslagen ............................................................................................................ 29 2.3.2 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling................................................................ 29 2.3.3 Toelichting op de balans per 31 december 2023 .................................................................... 30 2.4 Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2023 ................................................... 37 2.4.1 Wet normering topinkomens ................................................................................................... 41 2.5 Taakveld en beleidsindicatoren............................................................................................. 43 2.5.1 Taakveld .................................................................................................................................. 43 2.5.2 Beleidsindicatoren bij Taakveld ............................................................................................... 43 2.6
Verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen ......................................................... 44
Controleverklaring ............................................................................................................................. 45 Lijst van gebruikte afkortingen ...................................................................................................... 46
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 5 van 47
Samenvatting Jaarrekeningresultaat Het boekjaar 2023 is afgesloten met een positief resultaat van € 302.000. In de Bestuursrapportage 2023 werd uitgegaan van een positief resultaat van € 7.000. De afwijkingen ten opzichte van de Bestuursrapportage zijn: 1. Lagere personeelslasten Hogere vaste personeelslasten Lagere kosten inhuur 2. Lagere Kapitaallasten 3. Lagere Huisvestingskosten en ICT 4. Lagere kosten Overig materieel budget 5. Lagere Ontwikkelkosten 6. Minder DVO-opbrengsten 7. Minder opbrengsten Aanvullende opdrachten 8. Meer renteopbrengsten 9. Minder onttrekkingen bestemmingsreserves
-/-/-/-/-/-/-/-
€ 152.000 € 846.000 € 694.000 € 123.000 € 56.000 € 61.000 € 200.000 € 31.000 € 731.000 € 77.000 € 154.000
Ad 1. Vanwege de krapte op de arbeidsmarkt is een aantal vaste formatieplaatsen later of met inhuur ingevuld. Hierdoor wordt de post personeelslasten in zijn geheel geanalyseerd. Op totaalniveau zijn de personeelslasten € 694.000 lager dan begroot. De personeelskosten hangen nauw samen met de baten, omdat de baten voornamelijk worden gerealiseerd door inzet van personeel. De hogere vaste personeelslasten worden beïnvloed door eenmalige personele lasten van ongeveer € 400.000. De inhuur hangt voornamelijk samen met de aanvullende opdrachten omdat deze baten veelal met inhuur worden gerealiseerd. De aanvullende opdrachten zijn met € 493.000 (opbrengsten m.u.v. materiële middelen) achtergebleven t.o.v. de begroting. Het restant van de lagere personeelskosten (ongeveer € 200.000) wordt verklaard door minder inhuur bij Bedrijfsvoering voor met name het project rondom de Omgevingswet. Ad 2. De kapitaallasten zijn € 123.000 lager dan begroot. Dit betreft de afschrijvingskosten van materiële vaste activa. De daling van de kapitaallasten is al een langere periode zichtbaar. In 2023 zijn er wel weer meer investeringen gedaan (onder andere in nieuwe vervoermiddelen in 2023 voor de buitengebied BOA’s), waardoor de afschrijvingskosten vanaf 2024 weer zullen stijgen. Ad 3. De huisvestingskosten en ICT zijn € 56.000 lager uitgevallen dan de laatste begroting.
Begin 2023 heeft de verhuurder aangegeven dat met name de servicekosten aanzienlijk zouden stijgen door de hogere energiekosten. Eind 2023 bleek bij de afrekening over de eerste drie kwartalen dat deze energielasten aanzienlijk lager waren dan begin 2023 als raming was afgegeven. Dit heeft derhalve geleid tot een onderbesteding op de huisvestingskosten. Ad 4. Deze post is € 61.000 lager dan begroot. Dit is voornamelijk een gevolg van lagere leasekosten. In de coronatijd zijn de poolauto’s minder gebruikt. Dit heeft er in 2023 toe geleid dat voor een aantal auto’s de leasekosten zijn herrekend met gemiddeld minder kilometers per jaar. Dit heeft tot een reductie van de leasekosten geleid. Daarnaast zijn in 2023 voor de groene BOA’s auto’s aangeschaft i.p.v. geleased, omdat dit economisch voordeliger was. De leasekosten zijn daarmee komen te vervallen. Hier zijn wel afschrijvingslasten voor in de plaats gekomen. Ad 5. De Ontwikkelkosten zijn € 200.000 lager dan begroot. De ontwikkelkosten bestaan uit meerdere onderdelen, maar veruit het grootste onderdeel betrof voor 2023 kosten inzake de Omgevingswet. In voorgaande jaren was hier natuurlijk op voorbereid, maar nu duidelijk was dat deze wet in 2024 echt in werking zou treden, moest een aantal belangrijke ‘laatste’ stappen en ontwikkelingen nog worden uitgevoerd en doorgevoerd. Hiervoor is een plan van aanpak gemaakt.
Uiteindelijk is gebleken dat met name de inzet van uren van intern personeel aanzienlijk achter is gebleven. Een deel van deze uren moeten echter nog wel gemaakt worden in 2024. Derhalve wordt voorgesteld de bestemmingsreserve voor de Omgevingswet te verhogen naar € 200.000 door € 60.000 in de bestemmingsreserve toe te voegen. Een deel van deze middelen zal worden gebruikt ter dekking van de interne uren. Daarnaast is er ook gedurende 2024 een klein team actief als achtervang om ‘problemen’ die ontstaan bij de werkzaamheden onder de Omgevingswet te adresseren, af te stemmen en waar mogelijk op te lossen. Ad 6. Minder DVO-opbrengsten: De DVO-opbrengsten zijn € 31.000 lager dan begroot. De DVO’s zijn voor ruim 99% gerealiseerd in 2023.
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 6 van 47
Ad 7. De opbrengsten vanuit aanvullende opdrachten (€ -493.000) en de aanvullende opdrachten vanmateriele middelen (€ -237.000) zijn beide lager dan begroot. Door het moment van toekenning van de aanvullende opdracht en het moment waarop inhuur kon worden gerealiseerd, is een aantal aanvullende opdrachten niet in 2023 afgerond. Deze opdrachten zijn deels verschoven naar 2024 in overleg met de desbetreffende deelnemers. Daarnaast is er ook een achterstand in de realisatie op de SPUK (Specifieke Uitkeringen). Voor SPUK THE (energie) is dit vooral veroorzaakt doordat er onvoldoende medewerkers konden worden aangenomen om tijdig met de werkzaamheden te starten. Voor SPUK IBP is het vooral een gevolg van wijzigingen binnen het project en verlenging van de looptijd. Daarnaast zijn een deel van de baten die specifiek via een projectfactuur waren begroot uiteindelijk niet in rekening gebracht vanwege het feit dat de kosten rondom de Omgevingswet ruim onder oorspronkelijke begroting en verwachting zijn gebleven. Deze projectfactuur was specifiek ter dekking hiervoor. Ad 8. De renteopbrengsten zijn € 77.000 hoger dan begroot. In de afgelopen jaren is de rente vrijwel constant nihil geweest. Mede door de inflatie is de rente weer positief. De eerste inschatting medio 2023 van de renteopbrengst is te conservatief gebleken. Ad 9.
Uit de bestemmingsreserves voor Omgevingswet en Doorontwikkeling RUD is samen € 154.000 minder onttrokken dan begroot. Voor de Omgevingswet is dit wenselijk vanwege kosten die verschoven zijn van 2023 naar 2024. Bij de bestemmingsreserve Doorontwikkeling RUD zijn in 2023 minder kosten gerealiseerd, omdat de focus vooral heeft gelegen op de Omgevingswet en de samenwerking met de ODRU. Resultaatbestemming Aan het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld om het positieve resultaat 2023 van € 302.000 als volgt te verdelen: Verdeling resultaat 2023 Stand Algemene reserve vóór resultaatbestemming Resultaat 2023 Toevoeging: storting bestemmingsreserve Persoonsgebonden Opleidingsbudgetten Toevoeging: storting bestemmingsreserve Omgevingswet Storting Algemene reserve Stand na resultaatbestemming
€
302.000
€ €
49.000 60.000
Stand Algemene reserve €
559.000
€
193.000
€
752.000
De Algemene Reserve bedraagt na de voorgestelde resultaatbestemming per 31 december 2023 in totaal € 752.000.
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 7 van 47
Deel 1 – Jaarverslag (BBV)
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 8 van 47
1.1 Programmaverantwoording Programmaresultaat De toerekening van de kosten per programma is conform BBV, waarbij aansluiting is gezocht bij de notitie overhead. Begroting voor wijzigingen
Begroting na wijzigingen
Realisatie 2023
Verschil
Programma's: 1 Handhaving
€
6.443.000
€
7.787.000
€
7.245.000
€
-542.000
2 Vergunningverlening
€
4.982.000
€
7.787.000
€
7.837.000
€
50.000
Bedrijfsvoering (Overhead)
€
4.040.000
€
5.114.000
€
4.473.000
€
-641.000
Overig - Onvoorzien
€
225.000
€
-
€
-
€
-
- Stelpost loon- en prijscompensatie
€
50.000
€
-
€
-
€
-
Totaal lasten
€
15.740.000
€
20.688.000
€
19.555.000
€
-1.133.000
1 Handhaving
€
6.416.000
€
7.608.000
€
7.035.000
€
-573.000
2 Vergunningverlening
€
5.013.000
€
8.027.000
€
8.142.000
€
115.000
Programma's:
€
-
Bedrijfsvoering (Overhead)
€
4.040.000
€
4.750.000
€
4.447.000
€
-303.000
Overig - Onvoorzien
€
225.000
€
-
€
-
€
-
- Stelpost loon- en prijscompensatie
€
50.000
€
-
€
-
€
-
Totaal baten
€
15.744.000
€
20.385.000
€
19.624.000
€
€
100.000
€
177.000
€
77.000
€
4.000
€
-203.000
€
246.000
€
449.000
VTH Zaaksysteem
€
-
€
32.000
€
32.000
€
-
Omgevingswet
€
-
€
65.000
€
-
€
-65.000
Doorontwikkeling RUD Utrecht
€
-
€
113.000
€
24.000
€
-89.000
Gerealiseerd resultaat
€
4.000
€
7.000
€
302.000
€
295.000
€
-
-761.000
Algemene Dekkingsmiddelen Saldo financieringsfunctie Totaal (voor reservemutaties)
Onttrekking:
* Saldo financieringsfunctie betreft de ontvangen rente. Deze was in de begrotingen opgenomen onder Bedrijfsvoering (Overhead) en is conform BBV verplaatst naar de Algemene Dekkingsmiddelen.
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 9 van 47
1.1.1 Indicatoren RUD-breed In deze paragraaf kijken we voor de RUD-brede indicatoren terug naar onze prestaties van afgelopen jaar. De KPI’s waar we over rapporteren hebben we gezamenlijk met onze deelnemers bepaald. Middels de Programmabegroting 2023 zijn deze KPI’s vastgesteld door het AB.
Interne Processen en kwaliteit van het werk Wat
Indicator
Handhavingsbeschikkingen
Sturing op:
en vergunningen voldoen
We streven ernaar om bij handhavingsbeschikkingen geen inhoudelijke en/of juridische gebreken te hebben.
aan inhoudelijke en juridische kwaliteit
Meting van: Dit blijkt uit het feit dat bij bezwaar- en beroepsprocedures in tenminste 80% van de gevallen geen inhoudelijke en/of juridische gebreken aan de beschikking worden geconstateerd.
Status
Toelichting In 2023 zijn 41 juridische zaken afgehandeld. Dit waren 2 voorlopige voorzieningen, 12 bezwaarzaken, 12 (hoger) beroepszaken en 15 verzoeken om handhaving. De hoeveelheden en uitslag zijn hieronder weergegeven: Soort Voorlopige voorziening Bezwaarzaken
Totaal 2
Uitslag 2 toegewezen
12
(Hoger) beroepszaken Verzoeken om handhaving
12
9 ongegrond 3 ingetrokken 12 ingetrokken
15
13 afgewezen 1 ingetrokken 1 doorverwezen naar ander bevoegd gezag
Bij alle behandelde bezwaar-, (hoger) beroepszaken en voorlopige voorzieningen was sprake van een juridisch correcte behandeling door de RUD Utrecht. De twee voorlopige voorzieningen zijn wel toegewezen. Het streefpercentage van 80% wordt met 95% ruimschoots gehaald.
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 10 van 47
Wat
Indicator
Voldoen aan
Sturing op:
kwaliteitscriteria 2.2
Het professionaliseren van onze toezichthouders zorgt naast een kwaliteitsverbetering ook voor een hogere betrouwbaarheid. Meting van: Voor alle activiteiten voldoen we voor 100% aan de kwaliteitscriteria 2.2
Status
Toelichting Medio 2022 zijn de kwaliteitscriteria voor de kritieke massa door een werkgroep van IPO/VNG aangepast in het kader van de Omgevingswet (kwaliteitscriteria 2.3). De RUD heeft daarop aan de hand van een kennismatrix een inventarisatie gedaan. Naar aanleiding van een inventarisatieronde is een Plan van Aanpak opgesteld met daarin de aandachtspunten voor de toekomst. Onze medewerkers volgen allemaal opleidingen voor de Omgevingswet, daarmee hebben de aanpassingen geen grote invloed op het kennisniveau van onze medewerkers. We voldoen op de generieke onderdelen nog steeds aan de criteria. Op de specialistische deskundigheidsgebieden voldoen we deels niet meer door vertrekkende medewerkers. Dit wordt opgelost door de samenwerking met collega omgevingsdiensten of door specialistische kennis in te huren. Voor zowel handhaving als vergunningverlening milieu heeft een aantal medewerkers het afgelopen jaar hun pensioengerechtigde leeftijd bereikt en opvolging moest daardoor geborgd worden. Dit blijft een aandachtpunt. Er zijn hiervoor op teamniveau plannen gemaakt en nieuwe medewerkers zijn en worden hiervoor ingewerkt. Opschaling en het samengaan van beide Omgevingsdiensten wordt gezien als effectieve oplossing om de gevraagde robuustheid, leveringszekerheid en kwaliteit te borgen.
Om de criteria in de toekomst beter te borgen en meer inzichtelijk te maken is het voorstel om het proces te professionaliseren en automatiseren. Dit houdt in dat er portfoliomanagement moet worden ingericht in AFAS. Zo worden de kwaliteitscriteria inzichtelijk op medewerkersniveau en worden er mogelijkheden gecreëerd om hierop veel specifieker te rapporteren.
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 11 van 47
Afnemers Wat
Indicator
Beoordeling door
Sturing op:
opdrachtgevers
We streven naar tevreden opdrachtgevers.
Status
Het afgelopen jaar is er een opdrachtgeverstevredenheidsonderzoek uitgevoerd. De resultaten van dit onderzoek bieden concrete handvatten voor het management om constructief, met de verkregen feedback uit het onderzoek, aan de slag te gaan. De overall score voor de inhoud van ons werk (vergunningen, toezicht en advies) betreft een 6,9 en de overall score voor de processen rondom ons werk betreft een 6,1. Het gemiddelde cijfer is een 6,5.
Meting van: De individuele opdrachtgever geeft de RUD Utrecht minimaal het gemiddelde rapportcijfer 6 op de gescoorde onderdelen: de rapportages, kwaliteit en resultaten productie en de communicatie. Beoordeling door
Sturing op:
inwoners en
We streven naar tevreden ondernemers en inwoners bij de uitvoering van ons werk.
ondernemers
Toelichting
Voorheen werd het klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd op basis van brondata uit het oude VTHzaaksysteem. Momenteel is de RUD Utrecht het nieuwe klanttevredenheidsonderzoek aan het vormgeven op basis van het nieuwe VTH-zaaksysteem. In juli 2023 is alles weer in gereedheid gebracht om het onderzoek weer te gaan uitvragen. Er is een proef gedraaid en daarbij bleek dat de inrichting nog niet volledig werkt. Hierdoor kunnen we in 2023 niet specifiek op basis van dit onderzoek rapporteren. De verwachting is dat in de loop van 2024 er weer voldoende informatie bekend is om te bezien of de KPI wordt behaald.
Meting van: Minimaal 70% van de inwoners en ondernemers geven bij reactie op het klantentevredenheidsonderzoek (KTO) aan tevreden (een ruim voldoende) te zijn over de dienstverlening van de RUD Utrecht.
Er zijn op dit moment geen indicaties dat deze KPI niet behaald zal worden. Bij de Bestuursrapportage 2024 zal hierover weer worden gerapporteerd.
Financieel en HRM Wat
Indicator
Uitvoeren
Sturing op:
jaarprogramma’s
Het realiseren van de DVO’s
2023 van de partners conform de DVO’s
Status
Toelichting De DVO is in 2023 nagenoeg volledig gerealiseerd. Ondanks het hogere ziekteverzuim is de realisatie op totaalniveau op 99,9% geëindigd.
Meting van: De DVO’s worden binnen de range van 90% - 110% gerealiseerd in geld.
Ziekteverzuim
Sturing op: Een gezonde organisatie met gezonde medewerkers. Meting van: Het ziektepercentage ligt niet hoger dan 5%.
Sturing op een gezonde organisatie met gezonde medewerkers is een continu proces. De RUD Utrecht zet in op duurzame inzetbaarheid, een goed Arbobeleid, verzuimpreventie en verzuimbegeleiding door de inzet van o.a. de volgende instrumenten: opleiding en ontwikkeling, inzet op talenten, het generatiepact en het Young Professionals-traject, MTO en PMO. Ook investeert de RUD ten behoeve van verzuimpreventie en -begeleiding in een ruime inzet van de bedrijfsarts, casemanager, bedrijfsmaatschappelijk werk en een coach. Het voortschrijdend ziekteverzuimpercentage over 2023 is 6,03% en dus hoger dan de norm van 5%. Het hoge ziekteverzuimpercentage wordt vooral beïnvloed door het langdurig verzuim. Er is namelijk wel een daling van de meldingsfrequentie. In 2022 was de meldingsfrequentie 1.46, in 2023 is deze gedaald naar 1.28. Dit cijfer laat zien dat medewerkers zich minder vaak ziek hebben gemeld dan in 2022. Het langdurige ziekteverzuim betreft voornamelijk medewerkers die ernstig ziek zijn.
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 12 van 47
1.1.2 Wet- en regelgeving Er zijn veel ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving in het VTH-domein. Met name de volgende ontwikkelingen zijn van belang bij de uitvoering van de taken op het gebied van vergunningverlening en handhaving. Omgevingswet De Omgevingswet is per 1 januari 2024 in werking getreden. De RUD bereidt zich sinds drie jaar intern voor op de implementatie van deze wet en werkt daarbij zoveel mogelijk samen met alle regiopartners. In 2021 en 2022 is veel tijd gestoken in het ombouwen van alle processen, in gesprek gaan met de deelnemers over werkafspraken onder de Omgevingswet, het aanpassen van de PDC en DVO. Daarnaast is er ook een nieuw zaaksysteem aanbesteed en zijn de koppelingen met het DSO tot stand gekomen. Tot slot zijn er voor alle medewerkers diverse kennistrainingen georganiseerd. Voor 2023 is de aandacht vooral uitgegaan naar het opfrissen van de kennis bij medewerkers. Daar waar nodig verdieping van de kennis aanbrengen en het VTHzaaksysteem Omgevingswetproof maken. Met deze projecten zijn al veel voorbereidingen getroffen, maar ‘de echte verandering’ zit in de manier waarop we gaan werken. In 2022 is de focus van het programmateam veranderd: van het verzorgen van de randvoorwaarden aan de achterkant, naar het doorvoeren van de verandering in het kloppend hart van onze organisatie: de mensen die er werken.
We zijn met alle medewerkers in gesprek over de wet en wat er in hun functie gaat veranderen. Vervolgens hebben we een uitgebreid oefenprogramma aangeboden, variërend van serious gaming aan de hand van een praktijkgerichte casus tot oefen-werkplaatsen met regionale partners. Ook is er, zoals besproken in Samen op Weg, veel aandacht voor trainen op de benodigde competenties. In 2023 zijn we hiermee door gegaan. We kunnen niet ontkennen dat het diverse keren uitstellen van de invoering van de wet van invloed is geweest op het enthousiasme van de medewerkers. Daarom hebben we de laatste maanden van 2023 een communicatiecampagne ingezet die nieuwe energie rond dit onderwerp heeft gebracht. We laten steeds actief zien wat iedereen zelf kan doen om zich voor te bereiden op de nieuwe manier van werken. Ook besteden we aandacht aan succesverhalen: we laten medewerkers aan het woord hoe zij al aan de slag zijn met de Omgevingswet. We laten zien dat de veranderingen uitdagend zijn, dat we van fouten maken kunnen leren, dat leren leuk is en dat leren na de invoering niet stopt. De ontwikkeling van de RUD vraagt om een continue lerende organisatie en dat doen we samen.
1.1.3 Handhaving Het programma Handhaving wordt ingezet om adequaat toezicht te houden bij bedrijven, op locaties, in de afvalstofketen en in het vrije veld, op onder meer: de WABO-vergunningen bij milieu-inrichtingen; het Activiteitenbesluit milieubeheer en de Wet milieubeheer; de Wet bodembescherming en het Besluit bodemkwaliteit; de Wet hygiëne en veiligheid badinrichtingen en zwemgelegenheden; het Vuurwerkbesluit; de Ontgrondingenwet; de Waterwet; de Wet natuurbescherming; de Luchtvaartwet; de Provinciale milieuverordening; en de Provinciale landschapsverordening. Hierbij worden de beleidsregels van het bevoegde gezag gevolgd. Waar nodig wordt, afhankelijk van het verleende mandaat, een sanctie opgelegd of voorbereid. Met de milieuklachtentelefoon wordt 24-uurs bereikbaarheid voor klachten en calamiteiten gerealiseerd. De werkprocessen worden uitgevoerd conform de kwaliteitseisen van de partners en het Dossier Afspraken en Protocollen (DAP), onderdeel van de Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de deelnemende partijen. Naast over toezicht en handhaving adviseren wij individuele opdrachtgevers, afhankelijk van de gemaakte afspraken, op het gebied van specialistische milieuonderwerpen, informatie gestuurde handhaving, uitvoeringsbeleid en nieuwe ontwikkelingen zoals de Omgevingswet en de vierde tranche Activiteitenbesluit.
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 13 van 47
Wat heeft het gekost? Voor het programma Handhaving is middels de Bestuursrapportage een budget vastgesteld van € 7.787.000. De onderstaande tabel geeft de uitputting van het beschikbare budget weer. Voor een nadere analyse per kostensoort wordt verwezen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten 2023. Handhaving
Begroting voor wijzigingen
Begroting na wijzigingen
Realisatie 2023
Lasten
6.443.000
7.787.000
7.245.000
Baten
6.416.000
7.608.000
7.035.000
Saldo
-27.000
-179.000
-210.000
De lagere realisatie op de baten bij het programma Handhaving wordt met name veroorzaakt, doordat minder aanvullende opdrachten zijn gerealiseerd waaronder ook SPUK THE (energie). Hierdoor zijn voor de aanvullende opdrachten ook minder inhuurkosten gemaakt. De salariskosten voor energie zijn lager doordat deze medewerkers pas later zijn gestart en daardoor minder werkzaamheden hebben kunnen uitvoeren dan oorspronkelijk was gepland.
1.1.4 Vergunningverlening Het programma Vergunningverlening wordt ingezet om adequate vergunningverlening en afhandeling van meldingen bij bedrijven en locaties uit te voeren. Het gaat daarbij om: WABO-vergunningen bij milieu-inrichtingen; meldingen in het kader van het Activiteitenbesluit; beschikkingen in het kader van de Wet bodembescherming; vergunningen en meldingen van het Vuurwerkbesluit; de Ontgrondingenwet; de Waterwet; en de Luchtvaartwet. Hierbij worden de beleidsregels van het bevoegde gezag gevolgd. Afhankelijk van het verleende mandaat stellen wij hiervoor adviezen op of geven we de beschikkingen af (binnen het mandaat). Vergunningaanvragen moeten binnen wettelijke termijnen worden afgehandeld en meldingen moeten beoordeeld worden op juistheid en volledigheid. Beide procedures moeten geïntegreerd worden behandeld in het kader van de WABO, waarbij er aansluiting moet zijn met de gemeentelijke loketten. De werkprocessen worden uitgevoerd conform de kwaliteitseisen van de partners en het Dossier Afspraken en Protocollen (DAP), onderdeel van de dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de deelnemende partijen.
Naast over vergunningverlening adviseren wij individuele opdrachtgevers, afhankelijk van de gemaakte afspraken, op het gebied van externe veiligheid, milieuzaken in bestemmingsplannen, specialistische milieuonderwerpen, uitvoeringsbeleid en nieuwe ontwikkelingen zoals de Omgevingswet en de vierde tranche Activiteitenbesluit. Wat heeft het gekost? Voor het programma Vergunningverlening is middels de Bestuursrapportage een budget vastgesteld van € 7.787.000. De onderstaande tabel geeft de uitputting van het beschikbare budget weer. Voor een nadere analyse per kostensoort wordt verwezen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten 2023. Vergunningverlening
Begroting voor wijzigingen
Begroting na wijzigingen
Realisatie 2023
Lasten
4.982.000
7.787.000
7.837.000
Baten
5.013.000
8.027.000
8.142.000
Saldo
31.000
240.000
305.000
De baten voor vergunningverlening zijn iets hoger uitgevallen doordat meer aanvullende opdrachten zijn uitgevoerd. Met de overgang naar de nieuwe Omgevingswet in het vooruitzicht, zijn er in het najaar aanvullende activiteiten geweest. Deze stijging heeft ook tot een beperkte stijging in de kosten (voornamelijk inhuur) gezorgd.
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 14 van 47
1.1.5 Bedrijfsvoering Inleiding De RUD Utrecht bestaat uit een viertal teams, die weer onderverdeeld zijn in diverse clusters. De primaire teams betreffen ‘Handhaving en Vergunningverlening Bedrijven’, ‘Handhaving en Vergunningverlening Bodem’ en ‘Water Natuur en Landschap’. Het vierde team betreft Bedrijfsvoering. Het team Bedrijfsvoering levert ondersteuning op het vlak van personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting/facilitaire zaken. In dit hoofdstuk zullen wij op hoofdlijnen rapporteren over de belangrijkste onderdelen zoals deze zijn opgenomen in de Programmabegroting 2023 en de Begrotingswijzigingen 2023. Ook zal in dit hoofdstuk worden gerapporteerd over de werkzaamheden die uitgevoerd zijn rondom rechtmatigheidsverantwoording en de uitkomsten hiervan. Kostenstijgingen door inflatie en krapte op de arbeidsmarkt De afdeling Bedrijfsvoering is de afdeling binnen de RUD Utrecht die het meest te maken heeft met inkoop en contracteren. Sinds vorig jaar constateren wij aanzienlijke kostenstijgingen als gevolg van inflatie. De inflatie en de krapte op de arbeidsmarkt versterken elkaar.
Wij merken dat inhuur duurder wordt en dat wanneer we een functie wel in kunnen vullen met een vaste medewerker de kosten hiervan ook aanzienlijk zijn toegenomen (door zowel de CAO-stijgingen alsook door een betere onderhandelingspositie van potentiële nieuwe medewerkers). Deze uitdagingen zien we overigens ook terug in de primaire teams. In de primaire begroting 2023 opgesteld in 2021 was met deze hoge inflatie nog geen rekening gehouden. In de begrotingswijziging hierna is wel gecorrigeerd voor een ‘groot’ deel van de CAO-stijgingen, maar niet voor de overige kostenstijgingen. Het effect van deze extra niet begrote kosten is dat er keuzes moeten worden gemaakt op welke wijze de middelen in te zetten. Niet alle vooraf gestelde doelstellingen zijn dan ook in 2023 gerealiseerd. Er moet worden geprioriteerd. De noodzakelijke onderdelen zijn echter wel uitgevoerd. Outputfinanciering Sinds 2018 vindt afrekening met de deelnemers voor een aanzienlijk deel plaats op basis van output. Eind 2020 is de evaluatie op de outputfinanciering uitgevoerd. Over het algemeen zijn alle deelnemers tevreden met het feit dat er een systematiek van outputfinanciering is, waardoor wordt afgerekend op basis van werkelijk gerealiseerde productie. Bij de evaluatie is een zevental adviezen voorgesteld die door het Algemeen Bestuur zijn overgenomen.
Het uiteindelijke resultaat van het overnemen van deze adviezen is dat we werken aan een ‘simpelere’ (minder producten en diensten) methodiek, die flexibeler is en waarbij we de perverse prikkel reduceren met als gevolg minder aanvullende opdrachten en meer DVO werkzaamheden. Deze wijzigingen zijn per 2022 doorgevoerd. De RUD Utrecht heeft ook in 2023 weer driemaal (tussentijds) verantwoord over de voortgang van de werkzaamheden aan iedere deelnemer. De digitale overheid De Omgevingswet (uitgesteld naar 1 januari 2024) heeft grote gevolgen voor overheden, aangezien het een andere kijk geeft op informatievoorziening. Ketenpartnerschap, het proactief digitaal beschikbaar stellen van informatie en het delen van databases zijn belangrijk en daar zijn landelijke afspraken en methodieken voor gemaakt in de vorm van het digitaal stelsel. Voor de RUD Utrecht is het noodzakelijk goed aangehaakt te zijn en op tijd maatregelen te nemen. Het traject Informatievoorziening op Orde moet ervoor zorgen dat de organisatie hier technisch klaar voor is. De RUD Utrecht heeft reeds in 2020 de technische koppeling met het DSO tot stand gebracht en verwacht op dit gebied dus ook klaar te zijn voor de invoering van de Omgevingswet. In 2023 hebben wij met deelnemers de werking hiervan getoetst. Vanaf 2024 werken wij onder en met het DSO.
De eerste resultaten laten zien dat we op de goede weg zijn, maar met het ‘echt’ werken onder de Omgevingswet ontstaan er ook nieuwe vragen en uitdagingen die moeten worden opgelost door de RUD Utrecht zelf, maar vaker samen met een deelnemer of een aanvrager. Informatievoorziening en ICT Binnen de RUD Utrecht is informatie een essentieel onderdeel voor de medewerkers om het werk op een goede manier uit te kunnen voeren. De informatievoorziening van de RUD Utrecht is voor een groot deel digitaal. En dat aandeel is groeiend. Derhalve is voor de Informatievoorziening een betrouwbare ICT van essentieel belang. Hieruit volgt dat de doelstelling voor de informatievoorziening van de RUD Utrecht is: De informatievoorziening
uniform inrichten en onderhouden waardoor het delen van informatie binnen en tussen applicaties, (interne)teams en met externe partijen (ketenpartners) efficiënt kan plaatsvinden waardoor integrale samenwerking mogelijk wordt.
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 15 van 47
Voor zowel de informatievoorziening (in het vervolg: IV) als voor ICT geldt dat er op projectbasis innovatie plaatsvindt en dat er op dagelijkse basis beheer wordt uitgevoerd door zowel RUD applicatiebeheerders als IT medewerkers van ICT Houten. Van ‘Informatievoorziening op Orde’ naar ‘Verstevigen van IV en ICT’ Bij informatievoorziening draait het dus om het borgen van de beschikbaarheid, bruikbaarheid en bestendigheid van algehele en specifieke informatie. Informatie dient zoveel mogelijk via gecontroleerde kanalen en volgens landelijke standaarden uitgewisseld te worden. RUD Utrecht richt haar informatiearchitectuur om deze reden in volgens generieke architectuurprincipes waardoor onder andere integrale samenwerking mogelijk is. In voorgaande jaren hebben we met het interne programma ‘Informatievoorziening op orde’ met name verbeteringen in de informatievoorziening gerealiseerd. Met ingang van 2023 hebben we de scope in het interne programma verbreed naar IV én IT. Een mooi voorbeeld van een thema dat zowel IV als IT raakt is informatiebeveiliging. De technische kant daarvan noemen we IT security. Informatiebeveiliging heeft in 2023 extra aandacht gekregen. We hebben daardoor, van een externe partij de bevestiging gekregen dat we op dit onderdeel ‘in control zijn’.
In het interne programma ‘verstevigen van IV en ICT’ wordt gewerkt aan de verbetering van diverse onderdelen van de informatievoorziening en de ICT dienstverlening. Het programma boekt voortgang, maar mede door de tijdsinvestering die de Omgevingswet heeft gevraagd (ondermeer het Omgevingswetproof maken van het VTHzaaksysteem) is er minder gerealiseerd dan we voor 2023 hadden gepland. Derhalve zal dit interne programma ook in 2024 en mogelijk in 2025 doorlopen. Onderdelen waaraan wordt gewerkt: • • • • • • • • •
Rechtmatig informatiebeheer: het verwerken van eisen die gesteld worden vanuit de Archiefwet en processen inrichten vanuit informatiebeveiligingsbeleid en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG); Databeheer: eenduidige registratie en opslag volgens het metadataschema, afspraken met de opdrachtgevers vastleggen; Inrichting kernapplicatielandschap: inventarisatie voor de toekomstige VTH-applicatie, ontwikkeling van de GIS-infrastructuur; Opzet nieuw informatiemodel: op basis van toekomstige ontwikkelingen en de informatiebehoefte van de organisatie en ketenpartners; Versterking van de interne organisatie met een tweede informatieadviseur en een vervangende recordmanager (DIV-er); Dossier Afspraken en Procedures (DAP): we werken aan nieuwe model DAP’s die passen op onze informatiedienstverlening aan onze deelnemers onder de Omgevingswet. Deze verwachten we in 2024 te gaan effectueren; Informatiebeveiliging: assessment en bewustwording organisatiebreed; Portfoliomanagement (grip op projecten met een IV-component); Het wegwerken van legacy: denk aan bodeminformatie VHL, Inspectieview implementatie, REV implementatie en het bestendigen van koppelingen tussen de kernapplicaties.
Innovatie Innovatie vindt binnen de RUD grotendeels projectmatig plaats. Het ontwikkelprogramma Innovatie bestaat in 2023 uit projecten die een sterke verbinding hebben met de Omgevingswet én met het slim gebruik maken van beschikbare data om daarmee als RUD ondersteunend te kunnen zijn op actuele thema’s zoals stikstof, energie en asbest. De middelen zijn beperkt (zowel in Euro’s als in capaciteit). De afdeling Informatievoorziening is nauw betrokken bij het programma Omgevingswet en heeft als doelstelling om de veranderende processen en werkwijzen zo efficiënt en effectief mogelijk te ondersteunen met techniek en informatie. Medewerkers van de afdeling zijn dan ook onderdeel van diverse stuur-, werk- en projectgroepen. Zowel binnen de RUD Utrecht alsook bij en met deelnemers.
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 16 van 47
Een paar innovaties uitgelicht: •
•
RUD applicaties Omgevingswet bestendig maken
De eerste stappen hebben we al in 2021 en 2022 uitgevoerd hetgeen heeft geresulteerd in kernapplicaties die ‘up to date’ zijn. Ons VTH-zaaksysteem en ons document management systeem draaien inmiddels in de cloud en zijn in basis al Omgevingswet bestendig. Dat is in de tweede helft volledig 2023 afgerond zodat we op een goede manier per januari 2024 onder de Omgevingswet kunnen werken;
Data -en GIS-gerelateerde ontwikkelingen o o
o
o
Project Drone Weidevogels We hebben een toepassing gerealiseerd waarmee we als OD helpen om Weidevogels beter te beschermen tijdens het broedseizoen. RGT (risicogericht toezicht) Met ingang van 2023 voert het cluster Bedrijven haar controlewerkzaamheden voor 8 gemeenten uit op basis van een risicoanalyse die voor het betreffende jaar is uitgevoerd, resulterend in jaarlijsten van te bezoeken bedrijven die het meeste risico vormen voor de leefomgeving. De RGTsystematiek wordt doorontwikkeld door een zogenaamd productteam dat bestaat uit mensen vanuit het cluster Bedrijven en IV; Project Stikstof Het thema Stikstof staat op dit moment landelijk vol in de aandacht. Vanuit de RUD Utrecht ondersteunen wij provincie en gemeenten met kennis op dit thema zodat deze kan worden meegewogen bij het maken van afwegingen en keuzes; Data- en informatieoverdracht bodem Vanuit de (warme) overdracht van bodemtaken van Provincie naar gemeenten onder de Omgevingswet zijn er een aantal specifieke wensen inzake data en data-overdracht, waarbij de “één loketgedachte” het uitgangspunt blijft. De warme overdracht valt uiteen in een aantal meer inhoudelijke projecten en een aantal meer ICT -en IV-projecten die voornamelijk gericht zijn op het beschikbaar krijgen, hebben, en stellen van informatie in digitale vorm. Vanuit de afdeling IV moet hier een substantiële bijdrage aan worden geleverd.
Waar dit werk specifiek voor een bepaalde deelnemer wordt uitgevoerd, wordt dit werk ook apart gefinancierd. Enkele meer RUD brede projecten, die betrekking hebben op alle deelnemers, worden vanuit het ontwikkelbudget gefinancierd. Begin 2024 is het knooppunt bodeminformatie intern live gegaan. We verwachten dit gedurende 2024 verder door te ontwikkelen zodat dit breed kan worden gebruikt (uiteindelijk ook door externe partijen).
Accountmanagement Het team Accountmanagement is voor de meeste deelnemers het eerste aanspreekpunt. Wij merken dat de contacten tussen de RUD Utrecht en de eigenaren/opdrachtgevers zich in het verleden vooral beperkten tot de afdeling VTH. Dit is gedurende de afgelopen jaren langzaam aan het veranderen. Naast dat de Omgevingswet meer integraliteit vraagt, zien we ook dat het werkveld steeds verder verbreedt en het voor een goede uitvoering van het werk noodzakelijk is dat er ook met andere beleidsvelden (bijvoorbeeld ruimte) veel intensiever contact is. Accountmanagement speelt hierin een ondersteunende en faciliterende rol. Eind 2022 en begin 2023 hebben wij een kwalitatief klantonderzoek laten uitvoeren onder de RVO-leden over de RUD Utrecht. Dit hebben wij mede gedaan om in beeld te krijgen wat er in deze veranderende wereld nodig is om onze opdrachtgevers goed te bedienen. Er is hierover teruggekoppeld in het RVO en voor de belangrijkste aandachtspunten is een plan van aanpak opgesteld om de verbeteringen op deze gebieden te realiseren. In 2023 zijn de eerste stappen gezet om onze periodieke rapportages per deelnemer (Q-rapportages) door te ontwikkelen. In 2024 verwachten we hier enkele belangrijke stappen te zetten.
Daarnaast constateren we ook dat niet alles tegelijk kan en dat het voor sommige ontwikkelingen logischer is om deze ‘door te schuiven’ naar de nieuwe OD vanaf naar verwachting 2026. HRM De RUD Utrecht wil een aantrekkelijke werkgever zijn, waar een ieder zijn talenten en kwaliteiten optimaal kan inzetten. Van haar medewerkers verwacht de RUD Utrecht dat zij hoogwaardige resultaten opleveren, samenwerking stimuleren, veranderbereid (flexibel) en ontwikkelingsgericht zijn. Ze heeft een bedrijfscultuur waar vertrouwen het uitgangspunt is en waarin het management de medewerkers de ruimte geeft om verantwoordelijkheid te nemen. De strategisch managers sturen op resultaat en faciliteren de medewerkers. Als een medewerker knelpunten ervaart in zijn inzetbaarheid hanteert de RUD Utrecht uitgangspunten die gericht zijn op preventie om zoveel mogelijk weg te blijven van het curatieve traject (Wet verbetering poortwachter). In de HRM-strategie heeft de RUD Utrecht beschreven hoe ze met HRM de koers van de organisatie kan ondersteunen en kan anticiperen op ontwikkelingen. Dit heeft een duidelijke overlap met de gewenste cultuurverandering die de Omgevingswet vraagt. HRM ondersteunt de ontwikkelrichting van de RUD op diverse thema's.
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 17 van 47
Organisatie en Talent ontwikkeling:
De RUD ontwikkelt zich voortdurend om zo wendbaar te kunnen blijven op ontwikkelingen. HRM faciliteert het organisatieontwikkelingsproces om te kunnen ontwikkelen naar een technisch adviserende uitvoeringsdienst en te kunnen blijven werken onder de Omgevingswet. Dit doet HRM door middel van een talentprogramma, waarbij de mens centraal staat. Want wanneer medewerkers werken naar hun talent krijgen ze energie. Vanuit het project” Leren en Ontwikkelen” zorgen we dat de medewerkers in letter (kennis) en geest (houding en gedrag) klaar zijn voor de invoering van de Omgevingswet en de ontwikkeling door kunnen maken naar een technisch adviserende uitvoeringsdienst. Deze ontwikkelingen raken de gehele organisatie en betekenen voor velen een meer of minder intensief verandertraject: het vraagt een verandering in cultuur, in gedrag en ontwikkeling van (nieuwe) competenties van medewerkers. Aangezien we ook een kennisorganisatie zijn, is actuele en uitgebreide kennis essentieel voor onze dienstverlening en daarom hebben we een opleidingsplan met kennisopleidingen en vaardigheidstrainingen. Daarnaast oefenen we in 2023 door middel van serious gaming met de nieuwe manier van werken. Om in te kunnen blijven spelen op veranderingen werken we ook agile.
Werving en selectie.
Er zijn grote ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Zo hebben we te maken met een ongekende krapte. Des te groter is het belang van duurzame werving en selectie. Dan gaat het niet alleen om het invullen van een vacature, maar ook om het zorgen voor een duurzame plaatsing van een kandidaat. HRM ondersteunt dit door een Wervings- en Selectie strategie en kennis van de arbeidsmarkt. In alle selectiegesprekken wordt gebruik gemaakt van een talentenscan om breder beeld te krijgen bij de talenten van een potentiële nieuwe medewerker en ook om een beeld te krijgen van zijn drijfveren. Daar waar functies niet of moeilijk te vervullen zijn wordt ook naar andere oplossingen gekeken om bijvoorbeeld op basis van aanwezige talenten bij een kandidaat of reeds aanwezige medewerker deze vacature te vervullen met een ontwikkeldoelstelling. Wanneer de eigen middelen en mogelijkheden niet toereikend zijn wordt er gebruik gemaakt van externe partijen om voor de RUD Utrecht specifieke kandidaten te zoeken. De arbeidsmarkt blijft een echt aandachtspunt voornamelijk voor ervaren medewerkers in het VTH-vakgebied. Gedurende 2023 hebben we geconstateerd dat we de meeste vacatures hebben kunnen vervullen, dit heeft echter wel veel aandacht van de afdeling HRM gevraagd.
Duurzame inzetbaarheid: We investeren in de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers door talentontwikkeling, opleidingen en ontwikkelmogelijkheden binnen de organisatie. Er is een intern opleidingsprogramma en de POB academy. Hiermee investeren we in de ontwikkeling van kennis, competenties alsmede de persoonlijke ontwikkeling. De afgelopen jaren hebben vooral in het teken van de Omgevingswet gestaan. In 2023 is ook ruimte gecreëerd om andere vakopleidingen en opleidingen voor de persoonlijke ontwikkeling weer te kunnen volgen. Voor het behoud van medewerkers is dit essentieel. Uitgangspunt van alle inzet op dit thema is om in ieder geval structureel te kunnen blijven voldoen aan de kwaliteitscriteria. Diversiteit en Inclusie. Waar diversiteit gericht is op het herkennen van verschillen, gaat het bij inclusie om het creëren van een werkomgeving waarin iedereen welkom is en zichzelf kan zijn. Werknemers moeten zich volwaardig deel van de organisatie voelen en er tot hun recht komen. De RUD Utrecht heeft deze thema's hoog in het vaandel staan. HR ondersteunt dit vanuit een programma. Hierover zijn ook expliciet afspraken gemaakt met de OR op welke wijze hier meer aandacht voor kan en moet zijn. Onder meer via het tweejaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek stellen we vast hoe medewerkers de RUD Utrecht als medewerker waarderen.
De resultaten van dit onderzoek, uitgevoerd eind 2023, zijn zeer positief. Met een respons van 89,4%, scoort de RUD Utrecht een 8,3 op management vanuit vertrouwen, een 8,0 op rol duidelijkheid, een 7,7 op waardering krijgen en een 6,1 op herstelbehoefte. Daarnaast is de net promoter score 49,3. Dit betekent dat bijna 50% van de medewerkers de RUD Utrecht sterk zou aanbevelen als werkgever. Deze scores hebben er toe geleid dat de RUD Utrecht ook door Effectory is beoordeeld als World-class Workplace. Er zijn echter binnen teams wel verschillen te onderkennen. Hoewel de resultaten goed zijn, is er altijd op onderdelen verbetering mogelijk. Hiervoor zullen plannen van aanpak worden opgesteld. Uitgangspunt hierbij blijft dat de medewerkers verantwoordelijk zijn voor hun eigen loopbaan en daar zelf op sturen. De RUD Utrecht ondersteunt de medewerkers waar nodig hierbij.
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 18 van 47
Facilitair: De RUD Utrecht is gehuisvest in het provinciehuis van Utrecht op de 10de en 13de verdieping. De 13e verdieping wordt gedeeld met de ODRU. Dit zorgt langzaam voor meer (informele) contacten (ook bij medewerkers die op dit moment voor hun werk nog niet noodzakelijkwijs met de ODRU hoeven samen te werken). De RUD Utrecht heeft eind 2021 en begin 2022 voornamelijk de 10de verdieping verbouwd met als doel deze meer geschikt te maken voor hybride werken. Deze verbouwing heeft een duidelijk positief effect op de wijze waarop medewerkers het werk uitvoeren. Doordat er meer flexibiliteit is zoeken medewerkers elkaar vaker op voor het werk als dat nodig is, maar gaat dit niet ten koste van de mogelijkheden om ook met medewerkers die niet op kantoor zijn op een goede manier digitaal te overleggen. De vergaderruimtes zijn ook allemaal geschikt gemaakt voor hybride vergaderen. Hiervan wordt veelvuldig gebruik gemaakt en dit wordt als zeer positief ervaren. Financiën: De overgang naar outputfinanciering heeft gezorgd voor een meer complexe structuur van het afrekensysteem. Om de sturingsinformatie hieruit effectief en efficiënt te kunnen raadplegen heeft de RUD Utrecht een BI-tool. Door ervaring van de afgelopen jaren krijgen we intern steeds betere sturing op de productie en de verwachte resultaten.
Er is wel een wens tot doorontwikkeling nu we naast financiële stuurinformatie ook steeds meer behoefte krijgen aan kwalitatieve stuurinformatie met KPI’s. Vanwege de overgang naar een nieuw VTHzaaksysteem is besloten de ontwikkeling van de KPI’s aan de invoering en inrichting van dit nieuwe systeem te koppelen. Gedurende 2023 hebben we de eerste KPI’s voor intern gebruik opgeleverd. Voor de verdere doorontwikkeling verwachten we het eerste halfjaar 2024 nodig te hebben. Dit is mede een gevolg van de workload bij ICT en IV. Rechtmatigheidscontrole: Binnen de RUD Utrecht zijn gedurende de 2023 controles conform het vastgestelde controleplan uitgevoerd. Hierbij zijn geen bevindingen geconstateerd boven de rapportagegrens (1%) met betrekking tot de rechtmatigheid. De realisatie van de productie bij de RUD Utrecht op DVO-niveau is 99,9%, waarmee gesteld kan worden dat de RUD Utrecht voor 2023 voldaan heeft aan de haar opgedragen taken. Voor het programma Handhaving bestaat een onderbesteding in de lasten van € 542.000 en hier tegenover staan € 537.000 aan minder opbrengsten. Deze onderbesteding en minder opbrengsten zijn vrijwel geheel het gevolg van minder realisatie op aanvullende opdrachten en projecten. Een deel van deze werkzaamheden zullen worden doorgeschoven naar 2024. Tegenover de lagere kosten staan dus ook lagere opbrengsten.
Voor het programma Vergunningverlening heeft een overbesteding in de lasten plaatsgevonden van € 50.000. Hier staan € 115.000 aan meer opbrengsten tegenover. Deze overbesteding wordt dus volledig gedekt door meer opbrengsten. Voor het programma Bedrijfsvoering worden hieronder de afwijkingen ten opzichte van de laatste begroting toegelicht. Wat heeft het gekost? Voor Bedrijfsvoering is middels de tweede Bestuursrapportage een budget vastgesteld van € 5.114.000. De onderstaande tabel geeft de uitputting van het beschikbare budget weer. Voor een nadere analyse per kostensoort wordt verwezen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten 2023. Bedrijfsvoering
Begroting voor wijzigingen
Begroting na wijzigingen
Realisatie 2023
Lasten
4.040.000
5.114.000
4.473.000
Baten
4.040.000
4.750.000
4.447.000
-
-364.000
-26.000
Saldo
Voor het programma Bedrijfsvoering zijn de lasten met € 643.000 achter gebleven ten opzichte van de begroting. Dit is met name het gevolg van achterblijvende kosten op het onderdeel Omgevingswet en enkele ‘incidentele’ meevallers zoals lagere kosten voor energie en lagere kapitaalslasten. Daar staat tegenover dat er ook € 303.000 minder opbrengsten bij bedrijfsvoering zijn gerealiseerd dan begroot. Dit is grotendeels het gevolg van het terugstorten van de eenmalig opgehaalde bijdrage (projectfactuur) ter dekking van de Omgevingswet. Door de achterblijvende kosten is ook deze dekking niet noodzakelijk gebleken. Er zijn tevens hoger gerealiseerde rentebaten ten opzichte van de begroting (€ 77.000).
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Pagina 19 van 47
1.1.6 Algemene dekkingsmiddelen De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit financiële baten (rente). Deze zijn hoger uitgevallen dan begroot door het gestegen rentepercentage bij het Rijk. Begroting voor wijzigingen
Financieringsfunctie
Begroting na wijzigingen
Realisatie 2023
Lasten
-
Baten
-
100.000
-
177.000
-
Saldo
-
100.000
177.000
1.1.7 Rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid Dagelijks Bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijkt een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het Dagelijks Bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het Algemeen Bestuur op 2 februari 2024 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder uitgewerkt en toegepast. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken.
Deze grens is door het Algemeen Bestuur bepaald en bedraagt maximaal 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en het grensbedrag is voor 2023 door het AB vastgesteld op € 100.000. Bevinding Het Dagelijks Bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grenzen. Er zijn geen geconstateerde afwijkingen.
1.1.8 Overig In dit begrotingsonderdeel zijn de indirecte kosten opgenomen, die niet direct onder één van de primaire programma’s dan wel de bedrijfsvoering (Overhead) verantwoord konden worden.
Onvoorzien
Deze post is in 2023 volledig (€ 225.000) ingezet. Middels de Bestuursrapportage zijn deze middelen aangewend om een deel van de hogere indexaties dan geprognotiseerd in de begroting op te vangen. Deze hogere indexaties zijn voornamelijk veroorzaakt door de hoge inflatie.
Stelpost loon- en prijscompensatie
De stelpost loon-en prijscompensatie wordt in 2023 ingezet om de indexatie van materiële kosten op te vangen (€ 50.000) Wat heeft het gekost? Voor de stelposten is middels de Bestuursrapportage een budget vastgesteld van nihil. De onderstaande tabel geeft de uitputting van het beschikbare budget weer. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten 2023. Onvoorzien
Onvoorzien Totaal
Jaarstukken RUD Utrecht 2023
Raming 2023 na wijzigingen € €
Lasten
Realisatie 2023
-
€ €
Lasten
T.g.v. algemene reserve
Verschil
-
€ €
Verschil
-
€ €
Storting
-
Pagina 20 van 47
1.2 Paragrafen Door het BBV wordt een zevental paragrafen voorgeschreven die moeten worden opgenomen in de jaarstukken, tenzij het betreffende onderdeel niet van toepassing is. Bij de RUD Utrecht zijn de volgende onderdelen niet van toepassing: Lokale heffingen; Verbonden partijen; en Grondbeleid. De overige onderdelen zullen in dit hoofdstuk nader worden toegelicht.