755069 Ontwerp Programmabegroting 2024 RUD Utrecht bijlage 2 Jaarstukken 2022 incl. controleverklaring

Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht

Jaarstukken 2022 17 maart 2023

Samenstelling van het bestuur De Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (hierna: RUD Utrecht) is een zelfstandig vormgegeven samenwerkingsverband van en voor elf gemeenten en de provincie Utrecht. De deelnemende gemeenten zijn Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Houten, Leusden, Lopik, Nieuwegein, Soest, Utrecht en Woudenberg. Het is een gemeenschappelijke regeling, waarbij sprake is van verlengd openbaar bestuur. De provincie en deze gemeenten zijn samen eigenaar van de RUD Utrecht. Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur is samengesteld door en uit de leden van het Algemeen Bestuur. Het Dagelijks Bestuur bestaat uit vijf leden: één vertegenwoordiger van de provincie en vier vertegenwoordigers namens de gemeenten. Het Dagelijks Bestuur is bevoegd tot de dagelijkse aansturing van de RUD Utrecht. De samenstelling van het Dagelijks Bestuur was in 2022 als volgt: Naam functionaris

Namens deelnemer

Lid van / tot

G.J. (Gerrit) Spelt (voorzitter)

Gemeente Lopik

1 jan. – 31 dec.

R.C.L. (Robert) Strijk (vicevoorzitter*)

Provincie Utrecht

1 jan. – 31 dec.

A. (Aukje) Treep-van Hoeckel

Gemeente Soest

30 juni - 31 dec.

S. (Steven) de Vries

Gemeente Baarn

15 sep. - 31 dec.

E. (Eva) Oosters

Gemeente Utrecht

15 sep. - 31 dec.

P. (Pieter) de Kruif (vicevoorzitter)

Gemeente Woudenberg

1 jan. – 30 juni

C.W. (Kees) Kraanen

Gemeente Amersfoort

1 jan. – 30 juni

C. (Kees) van Dalen * Vicevoorzitter per 30 juni 2022

Gemeente Houten

1 jan. – 30 juni

Algemeen Bestuur In het Algemeen Bestuur van de RUD Utrecht zijn alle opdrachtgevers vertegenwoordigd. Het Algemeen Bestuur bestaat uit wethouders van de gemeenten en een gedeputeerde van de provincie. Het Algemeen Bestuur bestaat uit twaalf leden. Naast de leden van het Dagelijks Bestuur waren dit in 2022: Naam functionaris

Namens deelnemer

Lid van / tot

W. (Wim) de Jong

Gemeente Bunschoten

1 jan. – 31 dec.

M. (Marieke) Schouten

Gemeente Nieuwegein

1 jan. – 31 dec.

D. (Daphne) de Kruif

Gemeente Woudenberg

30 juni - 31 dec.

R. (René) ten Have

Gemeente Eemnes

30 juni - 31 dec.

J. (Johnas) van Lammeren

Gemeente Amersfoort

15 sep. - 31 dec.

P. (Paul) van Ruitenbeek

Gemeente Houten

15 sep. - 31 dec.

W. (Wim) Vos

Gemeente Leusden

3 nov. - 31 dec.

A. (Aukje) Treep-van Hoeckel

Gemeente Soest

1 jan. – 30 juni

C. (Cees) van Eijk

Gemeente Amersfoort

15 juni - 15 sep.

A. (Alexanrdra) Kolkman

Gemeente Leusden

30 juni - 3 nov.

J. (Jannelies) Vissers

Gemeente Baarn

1 jan. – 30 juni

T. (Theo) Reijn

Gemeente Eemnes

1 jan. – 30 juni

F.G. (Fenneke) van der Vegte

Gemeente Leusden

1 jan. – 30 juni

E. (Eelco) Eerenberg

Gemeente Utrecht

1 jan. – 30 juni

S. (Steven) de Vries

Gemeente Baarn

30 juni - 31 dec.

E. (Eva) Oosters

Gemeente Utrecht

30 juni - 31 dec.

Het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur vergaderen vijf tot zeven maal per jaar.

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Pagina 2 van 51

De ambtelijke organisatie van de RUD Utrecht wordt aangestuurd door de directeur, tevens secretaris van het Dagelijks Bestuur. De directeur legt verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur. Sinds 1 november 2017 is de heer Jungen benoemd als directeur.

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Pagina 3 van 51

Voorwoord Beste Lezer, Het jaar 2022 was gelukkig een jaar waarin het coronavirus het dagelijkse leven niet meer continu beïnvloedde. Hierdoor kon de RUD Utrecht zijn werk nagenoeg ook weer uitvoeren zoals het dat gewend was. Voor de RUD Utrecht is begin 2022 erg uitdagend geweest. Door de komst van de Omgevingswet (nu naar verwachting 1 januari 2024) is de RUD Utrecht per 1 januari 2022 overgestapt op een nieuw VTH-zaaksysteem dat ook geschikt is om te functioneren onder de Omgevingswet. Hierdoor moesten alle medewerkers geïnstrueerd en ondersteund worden om zich dit nieuwe systeem eigen te maken. Dit is uiteindelijk goed gelukt, maar heeft helaas wel tot productieachterstanden in het begin van het jaar geleid. Naast de zakelijke uitdagingen was 2022 ook emotioneel voor de organisatie een zwaar jaar. Medio 2022 zijn in een vrij kort tijdsbestek een tweetal collega’s overleden. Dit heeft veel impact gehad op de organisatie, wat tegelijk laat zien dat de organisatie meer is dan een aantal werknemers die op een loonlijst staan. Het is een organisatie met een grote saamhorigheid, waar men veel voor elkaar over heeft en ook naar elkaar omkijkt.

Deze samenhorigheid heeft het ook mogelijk gemaakt dat de ontstane productieachterstanden door extra inspanningen van alle medewerkers van de RUD Utrecht grotendeels zijn ingelopen, waardoor uiteindelijk gemiddeld 95% van de DVO’s zijn gerealiseerd. Voor wat betreft de financiën is 2022 uitdagend geweest met name door de hoge inflatie. Deze hoge inflatie heeft ondermeer geleid tot een nieuwe CAO, met een hogere loonstijging dan waarmee in de begroting rekening was gehouden. Deze hogere kosten zijn opgevangen in de begroting en hebben geleid tot een verlies van € 210.000 over het jaar 2022. Gezien de extra kosten die in 2022 op de RUD Utrecht zijn afgekomen is dit een meer dan acceptabel resultaat. Voor de komende jaren zal het uitdagend blijven voor de RUD Utrecht. De Omgevingswet lijkt nu toch echt per 2024 in te gaan en de samenwerking met de OdrU moet verder geïntensiveerd worden, waarbij het uiteindelijke doel ook steeds scherper wordt. Ik ben trots op deze resultaten en de manier hoe we de uitdagingen van 2022 samen zijn doorgekomen. Ondanks opnieuw een uitdagend jaar is de organisatie in staat gebleken om wederom stappen te zetten in de verdere ontwikkeling van de RUD Utrecht en de samenwerking met de OdrU. Gerrit Spelt Voorzitter Dagelijks Bestuur RUD Utrecht

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Pagina 4 van 51

Inleiding Hierbij bieden wij u de jaarstukken over het jaar 2022 aan, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening. In het jaarverslag zijn de Programmaverantwoording en de Paragrafen (BBV vereisten) opgenomen. Hierin leggen wij verantwoording af over de beleidsmatige realisatie van de Programmabegroting 2022. In de jaarrekening wordt via de Balans met toelichting en het Overzicht van baten en lasten met toelichting, financiële verantwoording afgelegd over het in het jaar 2022 gerealiseerde beleid. De jaarstukken zijn opgesteld conform de regelgeving uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Om goed te kunnen sturen en in control te zijn hebben de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling met de RUD Utrecht afspraken gemaakt over de planning & control-cyclus. Afgesproken is welke sturings- en control instrumenten gebruikt worden door de RUD Utrecht en wanneer deze instrumenten besproken worden met de deelnemers. In de planning & control-cyclus zijn de volgende documenten opgenomen: Kadernota; Begroting en meerjarenraming; Bestuursrapportage Jaarstukken. Leeswijzer Deel 1 betreft het jaarverslag. Dit deel begint met de Programmaverantwoording, bestaande uit: Indicatoren RUD-breed; Wet- en regelgeving; Vergunningverlening; Handhaving; Bedrijfsvoering; en Overig.

Daarna volgen de verplichte Paragrafen: Weerstandsvermogen en risicobeheersing; Financiering; en Bedrijfsvoering. De overige verplichte paragrafen ontbreken omdat deze niet van toepassing zijn voor de RUD Utrecht. Deel 2 betreft de jaarrekening. Dit deel begint met de Balans per 31 december 2022 en het Overzicht van baten en lasten over 2022. De toelichting op beide maakt tevens onderdeel uit van dit hoofdstuk. Na deel 2 is de Controleverklaring van de externe accountant opgenomen en volgt daarna het Vaststellingsbesluit van het Algemeen Bestuur.

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Pagina 5 van 51

Inhoudsopgave Samenstelling van het bestuur ......................................................................................................... 2 Voorwoord ............................................................................................................................................. 4 Inleiding ................................................................................................................................................ 5 Inhoudsopgave..................................................................................................................................... 6 Samenvatting ....................................................................................................................................... 7 1.1 Programmaverantwoording ................................................................................................... 10 1.1.1 Indicatoren RUD-breed............................................................................................................ 11 1.1.2 Wet- en regelgeving ................................................................................................................ 14 1.1.3 Handhaving .............................................................................................................................

16 1.1.4 Vergunningverlening ............................................................................................................... 16 1.1.5 Bedrijfsvoering......................................................................................................................... 17 1.1.6 Overig ...................................................................................................................................... 21 1.2 Paragrafen ................................................................................................................................. 22 1.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing .............................................................................. 22 1.2.2 Financiering ............................................................................................................................. 24 1.2.3 Bedrijfsvoering......................................................................................................................... 25 1.2.4 Onderhoud Kapitaalgoederen .................................................................................................. 25 1.2.5 Wet open overheid (Woo) .......................................................................................................

26 Deel 2 – Jaarrekening (BBV) ........................................................................................................... 27 2.1

Balans per 31 december 2022 ............................................................................................... 28

2.2

Overzicht van baten en lasten 2022..................................................................................... 29

2.3 Toelichtingen ............................................................................................................................ 30 2.3.1 Algemene grondslagen ............................................................................................................ 30 2.3.2 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling................................................................ 30 2.3.3 Toelichting op de balans per 31 december 2022 .................................................................... 31 2.3.4 Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2022 .......................................................... 37 2.3.5 Wet normering topinkomens ................................................................................................... 41 2.4 Taakveld en beleidsindicatoren............................................................................................. 43 2.4.1 Taakveld .................................................................................................................................. 43 2.4.2 Beleidsindicatoren bij Taakveld ............................................................................................... 43 2.5

Verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen ......................................................... 44

Controleverklaring ............................................................................................................................. 45 Lijst van gebruikte afkortingen ...................................................................................................... 50

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Pagina 6 van 51

Samenvatting Jaarrekeningresultaat Het boekjaar 2022 is afgesloten met een negatief resultaat van € 210.000. In de Bestuursrapportage 2022 werd uitgegaan van een negatief resultaat van € 148.000. De afwijkingen ten opzichte van de Bestuursrapportage zijn: 1. Lagere personeelslasten Lagere vaste personeelslasten Hogere kosten inhuur 2. Lagere Kapitaallasten 3. Lagere Huisvestingskosten en ICT 4. Lagere kosten Overig materieel budget 5. Lagere Ontwikkelkosten 6. Minder DVO-opbrengsten 7. Minder opbrengsten Aanvullende opdrachten 8. Meer rente-opbrengsten 9. Minder onttrekkingen bestemmingsreserves

-/-/-/-/-/-/-/-

€ 337.000 € 16.000 € 321.000 € 140.000 € 85.000 € 40.000 € 465.000 € 469.000 € 241.000 € 18.000 € 421.000

Ad 1. Lagere personeelslasten: Vanwege de krapte op de arbeidsmarkt zijn een aantal vaste formatieplaatsen later of met inhuur ingevuld. Hierdoor wordt de post personeelslasten in zijn geheel geanalyseerd. Op totaalniveau zijn de personeelslasten € 321.000 lager dan begroot. De personeelskosten hangen nauw samen met de baten. De opbrengsten worden voornamelijk gerealiseerd met de inzet van personeel. De personele lasten zijn met € 321.000 achter gebleven op de begroting terwijl de opbrengsten met € 694.000 (opbrengsten m.u.v. materiële middelen) zijn achtergebleven. Het verschil van € 373.000 is een rechtstreeks gevolg van het feit dat gedurende 2022 de provincie CAO is aangepast. Hierbij zijn de salarissen van personeel in loondienst sterker gestegen dan in de Septembercirculaire op basis waarvan initieel is begroot. Gedurende 2022 is besloten de tarieven niet tussentijds te verhogen, waardoor deze extra kosten in de begroting zijn opgevangen. Ad 2. Lagere Kapitaallasten: deze post is € 140.000 lager dan begroot. Het nieuwe VTH-zaaksysteem is in 2022 in gebruik genomen. De investeringen hievoor zijn lager uitgevallen dan oorspronkelijk verwacht. De verwachting is echter wel dat in 2023 nog aanvullende investeringen moeten worden gedaan om het systeem volledig inzetbaar te maken onder de Omgevingswet.

Daarnaast zijn er een aantal voertuigen besteld, waarvan een deel is vertraagd en daarom niet zijn afgeleverd in 2022. Als laatste heeft er een Europese aanbesteding plaatsgevonden samen met de gemeente Houten en de WIL voor kantoorautomatisering. Besloten is in afwachting van de uitkomsten hiervan een aantal ICT investeringen in apparatuur uit te stellen. Ad 3. Lagere Huisvestingskosten en ICT: Deze post is € 85.000 lager dan begroot. Hiervan betreft € 25.000 lagere huisvestingslasten. Dit is met name het gevolg van een minder grote stijging van servicekosten (waaronder energie) dan ingeschat. De ICT kosten zijn voornamelijk lager uitgevallen op klein materieel, als gevolg van achterblijvende investeringen. Daarnaast zijn de beheerkosten vooruitlopend op de aanbesteding ook lager dan oorspronkelijk begroot. Ad 4. Lagere kosten Overig materieel budget: deze post is € 40.000 lager dan begroot. De kosten van uitbesteed werk, waar tegenover ook direct dekking staat (materiële middelen) is lager dan begroot (€ 16.000). Dit is gelijk aan de lagere opbrengsten bij de materiële middelen. De overige besparingen zijn met name behaald door scherp te sturen op de kleine uitgaven. Ad 5. Lagere Ontwikkelkosten: De ontwikkelkosten zijn € 465.000 lager dan begroot. Deze post bestaat uit een aantal onderdelen die gezamenlijk hebben geleid tot deze onderbesteding.

Allereerst betreft dit het programma Omgevingswet. Hiervoor zijn kosten uitgesteld als gevolg van het opnieuw uitstellen van de Omgevingswet. Dit betreft een onderbesteding van € 140.000. De bestemmingsreserve Omgevingswet wordt daarom minder onttrokken en blijft bestaan als dekking voor de implementatie op een later moment. Om een naderend productieverlies zoveel mogelijk te beperken is aan het einde van het jaar minder focus geweest op een aantal projecten gericht op doorontwikkeling van de RUD en meer op de productie, wat zijn vruchten afgeworpen heeft in de vorm van een inhaalslag in deze productie. Daardoor is op de onderdelen Samen op Weg (Advies en Energietransitie), project van inrichting naar MBA (project voor de Omgevingswet), project RGT-app en Samen op Weg minder besteed (€ 275.000). Voor het deel dat niet al gedekt werd uit de vaste bijdrage zijn derhalve ook geen middelen onttrokken aan de bestemmingsreserve (Doorontwikkeling RUD Utrecht).

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Pagina 7 van 51

Ad 6. Minder DVO-opbrengsten: De DVO-opbrengsten zijn € 469.000 lager dan begroot. Aan het begin van het jaar 2022 hebben veel van de medewerkers hun tijd besteed aan het wegwijs worden met het nieuwe VTHzaaksysteem. Ook was er sprake van een hoog ziekteverzuim. Hierdoor ontstond er een achterstand in de productie. Door inzet van ingehuurd personeel en een focus op productie door de medewerkers in het laatste halfjaar is de achterstand uiteindelijk beperkt gebleven tot 5% van de DVO. Ad 7. Minder opbrengsten Aanvullende opdrachten: De opbrengsten vanuit aanvullende opdrachten zijn € 241.000 lager dan begroot. Ook hier geldt het nieuwe VTH-zaaksysteem alsmede het hoge ziekteverzuim als reden voor een lagere realisatie. Door inzet van ingehuurd personeel en een focus op de productie in het laatste halfjaar is de achterstand uiteindelijk nog beperkt gebleven. Ad 8. Meer rente-opbrengsten: de rente-opbrengsten zijn € 18.000 hoger dan begroot. Na jaren geen renteopbrengsten te hebben gehad is mede door de inflatie de rente weer positief. Dit is sneller gegaan dan vooraf verwacht. Ad 8. Minder onttrekkingen bestemmingsreserves: De bestemmingsreserves voor Omgevingswet, VTHzaaksysteem en Doorontwikkelen RUD zijn € 421.000 minder onttrokken dan begroot.

Dit gaat gepaard met de lagere lasten voor de Ontwikkelkosten, ontstaan door uitstel van de Omgevingswet en focus in de laatste periode van het jaar op de productie. Resultaatbestemming Aan het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld om het negatieve rekeningresultaat 2022 van -/- € 210.000 als volgt te onttrekken:

Verdeling resultaat 2022 Stand Algemene reserve vóór resultaatbestemming

Resultaat 2022

Onttrekking Algemene reserve Stand na resultaatbestemming 2022

€

-210.000

Stand Algemene reserve € 769.000

€

€

-210.000

559.000

Het negatieve resultaat van 2022 wordt opgevangen door de Algemene Reserve, die na resultaatbestemming € 559.000 is.

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Pagina 8 van 51

Deel 1 – Jaarverslag (BBV)

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Pagina 9 van 51

1.1 Programmaverantwoording Programmaresultaat De toerekening van de kosten per programma is conform BBV, waarbij aansluiting is gezocht bij de notitie overhead.

Begroting 2022 voor wijzigingen

Begroting 2022 na wijzigingen

1 Handhaving

€

5.640.000

€

6.562.000

€

6.286.000

2 Vergunningverlening

€

5.809.000

€

7.293.000

€

6.753.000

Bedrijfsvoering (Overhead)

€

3.619.000

€

4.569.000

€

4.334.000

Overig - Onvoorzien

€

225.000 €

-

€

- Stelpost loon- en prijscompensatie

€

100.000 €

-

€

Totaal lasten

€

15.393.000

€

18.424.000

€

17.373.000

1 Handhaving

€

5.600.000

€

6.168.000

€

6.043.000

2 Vergunningverlening

€

5.858.000

€

6.972.000

€

6.632.000

Bedrijfsvoering (Overhead)

€

3.619.000

€

4.169.000

€

3.942.000

Overig - Onvoorzien

€

225.000 €

-

€

- Stelpost loon- en prijscompensatie

€

Totaal baten

€

15.402.000

€

17.309.000

€

16.617.000

Totaal (voor reservemutaties)

€

9.000

€

-1.115.000

€

-756.000

Omgevingswet

€

-

€

400.000 €

260.000

VTH Zaaksysteem

€

-

€

100.000 €

68.000

Doorontwikkeling RUD Utrecht

€

-

€

467.000 €

218.000

Gerealiseerd resultaat

€

9.000

€

Realisatie 2022

Programma's:

-

Programma's:

100.000 €

-

€

-

Onttrekking:

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

-148.000

€

-210.000

Pagina 10 van 51

1.1.1 Indicatoren RUD-breed

In deze paragraaf kijken we voor de RUD-brede indicatoren terug naar onze prestaties van afgelopen jaar. De KPI’s waar we over rapporteren hebben we gezamenlijk met onze deelnemers bepaald. Middels de programmabegroting 2022 zijn deze KPI’s vastgesteld door het AB.

Interne Processen en kwaliteit van het werk Wat

Indicator

Handhavingsbeschikkingen

Sturing op:

en vergunningen voldoen

We streven ernaar om bij handhavingsbeschikkingen geen inhoudelijke en/of juridische gebreken te hebben.

aan inhoudelijke en juridische kwaliteit

Meting van: Dit blijkt uit het feit dat bij bezwaar- en beroepsprocedures in tenminste 80 procent van de gevallen geen inhoudelijke en/of juridische gebreken aan de beschikking worden geconstateerd.

Status

Toelichting Bij alle behandelde zaken (gegrond en ongegrond) was sprake van een juridisch correcte behandeling van het bezwaar, (hoger) beroep en/of verzoek om voorlopige voorziening. Twee bezwaarzaken waren gegrond. In 2022 zijn 35 juridische zaken gesloten. Dit waren 28 bezwaarzaken, 4 beroepszaken en 3 voorlopige voorzieningen, waarvan: -

6 ongegrond;

-

2 gegrond;

-

23 ingetrokken of afgebroken;

-

En 4 niet-ontvankelijk.

Het streefpercentage van 80% wordt met 94% ruimschoots gehaald. Voldoen aan

Sturing op:

kwaliteitscriteria 2.2

Het professionaliseren van onze toezichthouders zorgt naast een kwaliteitsverbetering ook voor een hogere betrouwbaarheid. Meting van: Voor alle activiteiten voldoen we voor 100% aan de kwaliteitscriteria 2.2

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Medio 2019 zijn de kwaliteitscriteria voor de kritieke massa na een update opnieuw vastgesteld (kwaliteitscriteria 2.2). De RUD heeft daarop aan de hand van een kennismatrix een inventarisatie gedaan. Naar aanleiding van een inventarisatieronde is een Plan van Aanpak opgesteld met daarin de aandachtspunten voor de toekomst. Momenteel voldoen we voor de generieke onderdelen nog steeds aan de criteria. Op de specialistische deskundigheidsgebieden kunnen we deels niet voldoen gezien de omvang van onze organisatie. Waar nodig lossen we dit op door een samenwerking aan te gaan met collega Omgevingsdiensten. Voor de toekomst blijft dit een aandachtpunt omdat een aantal specialistische medewerkers de komende jaren hun pensioengerechtigde leeftijd bereiken en opvolging geborgd zal moeten gaan worden.

Pagina 11 van 51

Afnemers Wat

Indicator

Beoordeling door

Sturing op:

opdrachtgevers

We streven naar tevreden opdrachtgevers. Meting van: De individuele opdrachtgever geeft de RUD Utrecht minimaal het gemiddelde rapportcijfer 6 op de gescoorde onderdelen: de rapportages, kwaliteit en resultaten productie en de communicatie.

Beoordeling door

Sturing op:

inwoners en

We streven naar tevreden ondernemers en inwoners bij de uitvoering van ons werk.

ondernemers

Meting van: Minimaal 70% van de inwoners en ondernemers geven bij reactie op het klantentevredenheidsonderzoek (KTO) aan tevreden (een ruim voldoende) te zijn over de dienstverlening van de RUD Utrecht.

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Status

Toelichting Het afgelopen jaar is er gewerkt aan de invulling van een opdrachtgeverstevredenheidsonderzoek. Dit onderzoek heeft eind 2022 plaatsgevonden. De resultaten van dit onderzoek bieden concrete handvatten voor het management om constructief, met de verkregen feedback uit het onderzoek, aan de slag te gaan. De overall score voor de inhoud van ons werk (vergunningen, toezicht en advies) betreft een 6,9 en de overall score voor de processen rondom ons werk betreft een 6,1. Het gemiddelde cijfer is een 6,5. De RUD Utrecht zal op een later moment ook inhoudelijk de bevindingen van het onderzoek rapporteren naar onze deelnemers. Daar waar gewenst zal tevens met de diverse opdrachtgevers in gesprek worden gegaan op basis van de verkregen inzichten. Voorheen werd het klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd op basis van brondata uit het oude VTH zaaksysteem. Momenteel is de RUD Utrecht het nieuwe klanttevredenheidsonderzoek aan het vormgeven op basis van het nieuwe VTH zaaksysteem. Het onderzoek zal daarom naar verwachting pas in 2023 uitgevoerd worden. Er zijn op dit moment geen indicaties dat deze KPI niet behaald zal worden.

Pagina 12 van 51

Financieel en HRM Wat

Indicator

Uitvoeren

Sturing op:

jaarprogramma’s

Het realiseren van de DVO’s

2022 van de partners conform de DVO’s

Meting van: De DVO’s worden binnen de range van 90% - 110% gerealiseerd in geld.

Ziekteverzuim

Sturing op: Een gezonde organisatie met gezonde medewerkers. Meting van: Het ziektepercentage ligt niet hoger dan 5%.

Status

Toelichting Aan het begin van 2022 is er een achterstand ontstaan in de productie doordat medewerkers zich het nieuwe VTH-zaaksysteem eigen moesten maken. Daarnaast is gedurende het gehele jaar het ziekteverzuim hoger geweest dan waarmee was begroot. Door de inzet van ingehuurd personeel en expliciete inzet van medewerkers op productie in het laatste halfjaar van 2022 is de achterstand in de productie uiteindelijk beperkt gebleven tot 5% van de DVO. De doelstelling is daarmee behaald. Sturing op een gezonde organisatie met gezonde medewerkers is een continu proces. De RUD Utrecht zet in op duurzame inzetbaarheid, een goed Arbobeleid, verzuimpreventie en verzuimbegeleiding door de inzet van o.a. de volgende instrumenten: opleiding en ontwikkeling, inzet op talenten, het Young Professionals-traject, MTO en PMO. Ook investeert de RUD ten behoeve van verzuimpreventie en -begeleiding in een ruime inzet van de bedrijfsarts, casemanager, bedrijfsmaatschappelijk werk en een coach. Het voortschrijdend ziekteverzuimpercentage over het jaar 2022 is met 5,56% iets hoger dan de norm van 5%. Het hogere ziekteverzuimpercentage wordt beperkt bepaald door het langdurig ziekteverzuim. Daarnaast is er een flinke stijging van de meldingsfrequentie. In 2021 was de meldingsfrequentie 0.97, in 2022 is dit gestegen naar 1.41. Bij de RUD zijn de verzuimcijfers nog nooit zo hoog geweest.

Dit is echter een landelijke trend. Het CBS heeft in 2022 het hoogste landelijke verzuimcijfer ooit gemeten. Zowel het ziekteverzuimpercentage als de meldingsfrequentie is in de tweede helft van het jaar wel gedaald.

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Pagina 13 van 51

1.1.2 Wet- en regelgeving

Er zijn veel ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving in het VTH-domein. Met name de volgende ontwikkelingen zijn van belang bij de uitvoering van de taken op het gebied van vergunningverlening en handhaving. Omgevingswet De invoeringsdatum van de Omgevingswet is in 2022 weer uitgesteld. 1 januari 2024 is momenteel de beoogde datum van inwerkingtreding. De RUD bereid zich sinds drie jaar intern voor op de implementatie van deze wet en werkt daarbij zoveel mogelijk samen met alle regiopartners. In 2021 en 2022 is veel tijd gestoken in het ombouwen van alle processen, in gesprek gaan met de deelnemers over werkafspraken onder de Omgevingswet, het aanpassen van de PDC en DVO. Daarnaast is er ook een nieuw zaaksysteem aanbesteed en zijn de koppelingen met het DSO tot stand gekomen. Tot slot zijn er voor alle medewerkers diverse kennistrainingen georganiseerd. Met deze projecten zijn al veel voorbereidingen getroffen, maar ‘de echte verandering’ zit in de manier waarop we gaan werken. In 2022 is de focus van het programmateam veranderd: van het verzorgen van de randvoorwaarden aan de achterkant, naar het doorvoeren van de verandering in het kloppend hart van onze organisatie: de mensen die er werken. We zijn met alle medewerkers in gesprek over de wet en wat er in hun functie gaat veranderen.

Vervolgens hebben we een uitgebreid oefenprogramma aangeboden, variërend van serious gaming aan de hand van een praktijkgerichte casus tot oefen-werkplaatsen met regionale partners. Ook is er, zoals besproken in Samen op Weg, veel aandacht voor trainen op de benodigde competenties. In 2023 gaan we hiermee door. We kunnen niet ontkennen dat het diverse keren uitstellen van de invoering van de wet van invloed is geweest op het enthousiasme van de medewerkers. Daarom lanceren we in de laatste maanden voor invoering een communicatiecampagne die nieuwe energie rond dit onderwerp zal brengen. We laten steeds actief zien wat iedereen zelf kan doen om zich voor te bereiden op de nieuwe manier van werken. Ook besteden we aandacht aan succesverhalen: we laten medewerkers aan het woord hoe zij al aan de slag zijn met de Omgevingswet. We laten zien dat de veranderingen uitdagend zijn, dat we van fouten maken kunnen leren, dat leren leuk is en dat leren na de invoering niet stopt. De ontwikkeling van de RUD vraagt om een continue lerende organisatie en dat doen we samen.

Spoedeisende locaties De RUD Utrecht voert werkzaamheden uit voor de provincie Utrecht en de gemeente Amersfoort voortvloeiend uit het Convenant Bodem en Ondergrond 2016 t/m 2020 (hierna: convenant). In dit convenant zijn drie doelstellingen voor de aanpak spoedlocaties gedefinieerd: 1. Eind 2016 is voor alle spoedlocaties een beschikking ernst en spoedeisendheid genomen, zoals bedoeld in de Wet bodembescherming (Wbb), of de locatie is afgevallen als spoedlocatie; 2. Eind 2016 zijn de humane risico’s gesaneerd en minimaal beheerst; en 3. Eind 2020 zijn de ecologische en/of verspreidingsrisico’s gesaneerd en minimaal beheerst op basis van een beschikt saneringsplan of zijn tijdelijke beveiligingsmaatregelen in uitvoering. De convenantsperiode is al enkele jaren beëindigd, echter de doelstellingen zijn nog niet allemaal gerealiseerd, met name als gevolg van de aanwas van nieuwe locaties op de lijst. De RUD Utrecht ligt op koers om de doelstelling voordat de Omgevingswet wordt ingevoerd (bij een invoeringsdatum van 1 januari 2024) (minimaal beheerst op basis van een beschikt saneringsplan) te gaan halen, met uitzondering van de recente toegevoegde locaties waar op basis van de beschikkingen vier jaar na afgifte van de beschikking ernst en spoedeisendheid dient te worden gestart met de sanering.

Dit geldt ook voor de locaties in Amersfoort, met de kanttekening dat het hier alleen gaat om locaties met een verspreidingsrisico. Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Pagina 14 van 51

Doordat veel spoedlocaties in een monitoringsfase zijn aangekomen is de urenbesteding in 2022 minder. In 2022 zijn 6 spoedlocaties afgerond of om andere redenen afgevoerd van de spoedlijst. Daarentegen zijn 4 nieuwe locaties toegevoegd aan de spoedlijst. Naar verwachting zal de urenbesteding in 2023 en 2024 verder afnemen omdat steeds meer locaties worden afgerond of overgaan van de actieve saneringsfase naar de monitoringsfase. Dit is uiteraard onder voorbehoud van het uitbreiden van de spoedlijst als gevolg van onverwachte nieuwe locaties.

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Pagina 15 van 51

1.1.3 Handhaving

Het programma Handhaving wordt ingezet om adequaat toezicht te houden bij bedrijven, op locaties, in de afvalstofketen en in het vrije veld, op onder meer: de WABO-vergunningen bij milieu-inrichtingen; het Activiteitenbesluit milieubeheer en de Wet milieubeheer; de Wet bodembescherming en het Besluit bodemkwaliteit; de Wet hygiëne en veiligheid badinrichtingen en zwemgelegenheden; het Vuurwerkbesluit; de Ontgrondingenwet; de Waterwet; de Wet natuurbescherming; de Luchtvaartwet; de Provinciale milieuverordening; en de Provinciale landschapsverordening. Hierbij worden de beleidsregels van het bevoegde gezag gevolgd. Waar nodig wordt, afhankelijk van het verleende mandaat, een sanctie opgelegd of voorbereid. Met de milieuklachtentelefoon wordt 24-uurs bereikbaarheid voor klachten en calamiteiten gerealiseerd. De werkprocessen worden uitgevoerd conform de kwaliteitseisen van de partners en het Dossier Afspraken en Protocollen (DAP), onderdeel van de Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de deelnemende partijen. Naast over toezicht en handhaving adviseren wij individuele opdrachtgevers, afhankelijk van de gemaakte afspraken, op het gebied van specialistische milieuonderwerpen, informatie gestuurde handhaving, uitvoeringsbeleid en nieuwe ontwikkelingen zoals de Omgevingswet en de vierde tranche Activiteitenbesluit.

Wat heeft het gekost? Voor het programma Handhaving is middels de Bestuursrapportage een budget vastgesteld van € 6.562.000. De onderstaande tabel geeft de uitputting van het beschikbare budget weer. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten 2022. Handhaving

Begroting 2022 voor wijzigingen

Begroting 2022 na wijzigingen

Realisatie 2022

Lasten

5.640.000

6.562.000

6.286.000

Baten

5.600.000

6.168.000

6.043.000

Saldo

-40.000

-394.000

-243.000

1.1.4 Vergunningverlening

Het programma Vergunningverlening wordt ingezet om adequate vergunningverlening en afhandeling van meldingen bij bedrijven en locaties uit te voeren. Het gaat daarbij om: WABO-vergunningen bij milieu-inrichtingen; meldingen in het kader van het Activiteitenbesluit; beschikkingen in het kader van de Wet bodembescherming; vergunningen en meldingen van het Vuurwerkbesluit; de Ontgrondingenwet; de Waterwet; en de Luchtvaartwet. Hierbij worden de beleidsregels van het bevoegde gezag gevolgd. Afhankelijk van het verleende mandaat stellen wij hiervoor adviezen op of geven we de beschikkingen af (binnen het mandaat). Vergunningaanvragen moeten binnen wettelijke termijnen worden afgehandeld en meldingen moeten beoordeeld worden op juistheid en volledigheid. Beide procedures moeten geïntegreerd worden behandeld in het kader van de WABO, waarbij er aansluiting moet zijn met de gemeentelijke loketten. De werkprocessen worden uitgevoerd conform de kwaliteitseisen van de partners en het Dossier Afspraken en Protocollen (DAP), onderdeel van de dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de deelnemende partijen.

Naast over vergunningverlening adviseren wij individuele opdrachtgevers, afhankelijk van de gemaakte afspraken, op het gebied van externe veiligheid, milieuzaken in bestemmingsplannen, specialistische milieuonderwerpen, uitvoeringsbeleid en nieuwe ontwikkelingen zoals de Omgevingswet en de vierde tranche Activiteitenbesluit.

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Pagina 16 van 51

Wat heeft het gekost? Voor het programma Vergunningverlening is middels de Bestuursrapportage een budget vastgesteld van € 7.293.000. De onderstaande tabel geeft de uitputting van het beschikbare budget weer. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten 2022. Vergunningverlening

Begroting 2022 voor wijzigingen

Begroting 2022 na wijzigingen

Realisatie 2022

Lasten

5.809.000

7.293.000

6.753.000

Baten

5.858.000

6.972.000

6.632.000

Saldo

49.000

-321.000

-121.000

1.1.5 Bedrijfsvoering

Inleiding De RUD Utrecht bestaat uit een viertal teams, die weer onderverdeeld zijn in diverse clusters. De primaire teams betreffen ‘handhaving en Vergunningverlening Bedrijven’, ‘Handhaving en Vergunningverlening bodem’ en ‘Water Natuur en landschap’, het vierde team betreft Bedrijfsvoering. Het team Bedrijfsvoering levert ondersteuning op het vlak van personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting/facilitaire zaken. In dit hoofdstuk zullen wij op hoofdlijnen rapporteren over de belangrijkste onderdelen zoals deze zijn opgenomen in de Programmabegroting 2022 en de Begrotingswijzigingen 2022. Outputfinanciering en het verbeteren van de efficiency Sinds 2018 wordt voor een aanzienlijk deel op basis van output afgerekend tussen de RUD Utrecht en haar opdrachtgevers. Conform afspraak is eind 2020 de evaluatie outputfinanciering uitgevoerd. Over het algemeen zijn alle deelnemers tevreden met het feit dat er een systematiek van outputfinanciering is, waardoor wordt afgerekend op basis van werkelijk gerealiseerde productie. Bij de evaluatie zijn een zevental adviezen voorgesteld die door het Algemeen Bestuur zijn overgenomen.

Het uiteindelijke resultaat van het overnemen van deze adviezen is dat we werken aan een ‘simpelere’ (minder producten en diensten) methodiek, die flexibeler is en waarbij we de perverse prikkel reduceren met als gevolg minder aanvullende opdrachten en meer DVO werkzaamheden. Deze wijzigingen zijn per 2022 doorgevoerd. In deze jaarrekening zijn deze wijzigingen dus ook voor het eerst van toepassing op de deelnemers. COVID-19 heeft het jaar 2022 minder gedomineerd. De beperkende maatregelen waren dan ook minimaal. Dat is na 2 jaar van beperkingen die ook de uitvoering van een deel van ons werk hebben belemmerd goed om te constateren. Helaas hebben we bij de RUD Utrecht wel moeten constateren dat na 2 jaar voornamelijk thuiswerken en afstand houden het kortdurend verzuim na het loslaten van de maatregelen sterk is toegenomen en zelfs de norm van 5% overschrijdt. Dit heeft helaas ook een negatief effect op de productiviteit van de RUD Utrecht die mede door de krapte op de arbeidsmarkt niet makkelijk is op te vangen door bijvoorbeeld tijdelijke inhuur van personeel. De RUD Utrecht heeft ook in 2022 weer tweemaal tussentijds verantwoord op deelnemersniveau wat de voortgang van de werkzaamheden is. In februari 2023 is de jaarverantwoording per deelnemer opgeleverd.

De digitale overheid De Omgevingswet (uitgesteld naar verwachting per 1 januari 2024) gaat grote gevolgen hebben voor overheden, aangezien het een andere kijk geeft op informatievoorziening. Ketenpartnerschap, het proactief digitaal beschikbaar stellen van informatie en het delen van databases zijn belangrijk en daar zijn landelijke afspraken en methodieken voor gemaakt in de vorm van het digitaal stelsel. Voor de RUD Utrecht is het noodzakelijk goed aangehaakt te zijn en op tijd maatregelen te nemen. De RUD Utrecht heeft reeds in 2020 de technische koppeling met het DSO tot stand gebracht en verwacht op dit gebied dus ook klaar te zijn voor de invoering van de Omgevingswet. Periodiek toetsen wij met deelnemers de werking hiervan. Wij constateren dat de regio Utrecht op een aantal vlakken grote stappen heeft gemaakt en daarmee ook voorloopt op andere delen van Nederland. Echter de betrouwbaarheid en beschikbaarheid van het DSO ligt buiten de invloedsfeer van de RUD Utrecht en de regio, maar is wel van essentieel belang om ons werk op een goede manier uit te kunnen blijven voeren.

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Pagina 17 van 51

Informatievoorziening (ICT) Binnen de RUD Utrecht is de afgelopen jaren duidelijk geworden dat naast het hebben van een goede, betrouwbare en veilige kantoorautomatisering, inclusief goed werkende kernapplicaties (zoals een VTHzaaksysteem en een DMS) ook informatie en innovatie binnen de ICT noodzakelijk zijn om het primaire werk steeds efficiënter en effectiever uit te kunnen voeren. Hierbij dient dan gebruik te worden gemaakt van de informatie die intern, maar ook extern beschikbaar is. Voor deze laatste 2 onderdelen zijn er een tweetal programma’s binnen de RUD Utrecht. Allereerst het programma “Informatievoorziening op Orde”. Dit programma richt zich op alles dat met interne informatie te maken heeft. Daarnaast is het ontwikkelprogramma Innovatie opgezet. In dit programma zitten de innovatieve projecten met een belangrijke ICT en IV component. De doelstelling voor de informatievoorziening van de RUD Utrecht is: De informatievoorziening van de RUD

Utrecht uniform inrichten waardoor het delen van informatie binnen en tussen applicaties, (interne)teams en met externe partijen (ketenpartners) efficiënt kan plaatsvinden waardoor integrale samenwerking mogelijk wordt.

Informatievoorziening op Orde In het programma ‘Informatievoorziening op Orde’ draait het om het borgen van de beschikbaarheid, bruikbaarheid en bestendigheid van algehele en specifieke informatie. Informatie dient zoveel mogelijk via gecontroleerde kanalen uitgewisseld te worden en volgens landelijke standaarden. De RUD Utrecht heeft daarom haar informatiemodel volgens generieke architectuurprincipes ingericht waardoor onder andere integrale samenwerking mogelijk is. Het programma “Informatievoorziening op Orde” bestaat uit onderstaande onderdelen met bijbehorende projecten: Rechtmatig informatiebeheer: het verwerken van eisen die gesteld worden vanuit de Archiefwet en processen inrichten vanuit informatiebeveiligingsbeleid en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG); Databeheer: eenduidige registratie en opslag volgens het metadataschema, afspraken met de opdrachtgevers vastleggen; Inrichting kernapplicatielandschap: inventarisatie voor de toekomstige VTH-applicatie, ontwikkeling van de GIS infrastructuur; en Opzet nieuw informatiemodel: op basis van toekomstige ontwikkelingen en de informatiebehoefte van de organisatie en ketenpartners. Op alle projecten zit voortgang. Wij hebben echter wel moeten constateren dat gezien de omvang van de organisatie de meeste tijd is uitgegaan naar de overgang naar een nieuw VTH-zaaksysteem dat ook de Omgevingswet ondersteunt.

Derhalve is de voortgang wel minder dan we hadden gepland. De afdeling ICT en IV heeft door alle ontwikkelingen een zeer grote workload, waarbij door de krapte op de arbeidsmarkt moeilijk capaciteit kan worden toegevoegd. Voor het jaar 2023 zien we wel mogelijkheden weer wat versnelling aan te brengen en zijn we ook bezig een extra medewerker aan ons te binden.

Implementatie nieuwe VTH-applicatie

De RUD Utrecht gebruikt in haar huidige opgave als uitvoeringsdienst een aantal belangrijke applicaties ter ondersteuning van haar werkprocessen, administratie en registratie. De RUD Utrecht maakt voor haar VTH (Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving) taken gebruik van een VTH-applicatie. Deze applicatie is inmiddels sterk verouderd en de overeenkomst met de huidige leverancier liep in 2022 af. In het laatste kwartaal 2020 heeft daarom de voorbereiding van een Europese aanbesteding voor het VTHsysteem plaatsgevonden. Begin 2021 is deze aanbesteding uitgezet, waarna deze in het eerste halfjaar is afgerond. Het tweede halfjaar van 2021 heeft in het teken gestaan van de implementatie van de nieuwe VTHapplicatie. Het eerste kwartaal 2022 heeft in het teken gestaan van het verder optimaliseren van de werkprocessen in het systeem. Doelstelling was het laatste halfjaar van 2022 te gebruiken om aanpassingen door te voeren en de laatste onderdelen door te ontwikkelen zodat de applicatie vanaf 1 januari 2023 geschikt zou zijn geweest om te worden gebruikt onder de Omgevingswet. Door wederom uitstel van de Omgevingswet is besloten het laatste kwartaal van 2022, (veel) minder tijd te besteden aan deze laatste aanpassingen, maar deze tijd vooral te gebruiken voor achterstallige beheerwerkzaamheden. Deze keuze is gemaakt voornamelijk voortkomend uit een tweetal constateringen.

Allereerst hebben we moeten constateren dat er in de primaire teams (forse) achterstanden waren in de werkzaamheden. Voor de implementatie van nieuwe werkprocessen zijn de medewerkers vanuit de primaire teams essentieel. Door de keuze deze volledig in te zetten op productie is het goed uitvoeren van de laatste werkzaamheden complex. Daarnaast waren er ook een aantal beheerwerkzaamheden bij IV en ICT die beperkt werden uitgevoerd die steeds meer begonnen te knellen voor de uitvoering. Door daar nu de tijd in te investeren is tijd vrij gekomen om op een later moment de werkzaamheden rondom het VTH-zaaksysteem samen met de inhoudelijk medewerkers af te ronden.

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Pagina 18 van 51

Dossier Afspraken Procedures (DAP)

De RUD Utrecht kent nauwe samenwerking met haar deelnemers om systemen zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten, maar ook met betrekking tot datakwaliteit. In 2020 is met alle deelnemers een model voor Dossier Afspraken en Procedures (DAP) opgesteld. In 2021 zijn we bezig geweest met de afronding hiervan. Met bijna alle deelnemers is gedurende 2021 een nieuwe DAP afgesloten. Op dit moment is er met één deelnemer nog geen nieuwe DAP afgesloten. Dit heeft voornamelijk te maken met andere trajecten die tussen de RUD Utrecht en de deelnemer lopen die uiteindelijk ook een goede vertaling in de DAP moeten krijgen. De verwachting is dat deze trajecten gedurende 2023 tot een afronding gaan komen, waarna de DAP ook definitief kan worden afgerond. Innovatie Het ontwikkelprogramma Innovatie bestaat in 2022 voornamelijk uit een viertal projecten die hun oorsprong vinden in 2020 en 2021 en naadloos aansluiten op de Omgevingswet. De middelen zijn beperkt (zowel in Euro’s als in capaciteit). De afdeling Informatievoorziening is nauw betrokken bij het programma Omgevingswet en heeft als doelstelling om de veranderende processen en werkwijzen zo efficiënt en effectief mogelijk te ondersteunen met techniek en informatie. Medewerkers van de afdeling zijn dan ook onderdeel van diverse stuur-, werk- en projectgroepen. Zowel binnen de RUD Utrecht alsook bij en met deelnemers.

Naast de Omgevingswet zijn er vanuit informatievoorziening (IV) een viertal projecten waarop de afdeling IV zich focust. Dit betreft: Omgevingsapps; RGT (risicogericht toezicht) app inclusief pilot; Project Stikstof; en Data- en informatieoverdracht bodem.

RGT-app inclusief pilot:

De basis voor dit project is gelegd in het project actualisatie bedrijvenbestand. Dit vervolg project met bijbehorende pilot heeft als doel: Op basis van een risico-inventarisatie (model om milieurisico en externe veiligheidsrisico te bepalen) gebruikmakend van interne (bijvoorbeeld VTH-applicatie) en externe databronnen (KvK, BAG, SCIOS enz) te komen tot een jaarlijst van bedrijven en instellingen die op basis van risico’s moeten worden gecontroleerd. Deze controles kennen verschillende varianten. Van integrale controles op locatie, tot themacontroles en administratieve controles. De uiteindelijke doelstelling is de milieu– en veiligheidsrisico’s zo veel mogelijk te beperken en de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Door gebruik te maken van interne en externe databronnen en beide te combineren zijn er meer mogelijkheden om onregelmatigheden vanuit de data te bepalen en zijn er meer mogelijkheden om de volledigheid van de data te borgen. Door een zo actueel mogelijk bedrijvenbestand voor/van onze deelnemers beschikbaar te hebben en deze te koppelen met de risico-inschatting (inventarisatie), kunnen we daar controleren waar de risico’s het hoogst zijn. Hiermee wordt informatiegericht en risico-gestuurd toezicht en handhaving in de praktijk gebracht. Deze manier van werken sluit ook beter aan bij het doel van de Omgevingswet.

Op basis van data en bevindingen in het veld wordt middels kaarten en kaartlagen (GIS), de grootste risico’s op basis van informatie bepaald. Hierdoor is er meer sturing mogelijk en kunnen expliciete keuzes worden gemaakt, waar toezicht eventueel gevolgd door handhaving gewenst is. In de risico-inventarisatie wordt het mogelijk de door de deelnemer geformuleerde beleidsdoelen mee te wegen. Dit leidt ertoe dat we op dit vlak ook voldoen aan de eisen vanuit het Digitaal Stelstel Omgevingswet (DSO), doordat we object gerelateerde informatie in relatie tot activiteiten ter beschikking hebben. Gedurende 2022 liep een vervolg op de eerste pilot. Daarin zijn we onder andere bezig geweest het model waarmee de risico’s worden bepaald verder te optimaliseren. Ook deze tweede pilot is succesvol gebleken. Voor 2023 is deze manier van werken voor de meeste van onze opdrachtgevers het uitgangspunt (en dus ingevoerd). Hiermee is de pilot feitelijk omgezet tot uitvoering in de praktijk. Wel hebben we geconstateerd dat doorontwikkeling wenselijk is. Het basismodel wordt nu derhalve ingezet in de praktijk, maar in 2023 zal er wel doorontwikkeling blijven plaatsvinden.

Project Stikstof:

Het thema Stikstof staat op dit moment landelijk vol in de aandacht. Vanuit de RUD Utrecht ondersteunen wij provincie en gemeenten met kennis op dit thema zodat deze kan worden meegewogen bij het maken van afwegingen en keuzes.

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Pagina 19 van 51

Data en informatieoverdracht bodem

Vanuit de (warme) overdracht van bodemtaken van Provincie naar Gemeenten onder de Omgevingswet zijn er een aantal specifieke wensen inzake data en data-overdracht, waarbij de “één loketgedachte” het uitgangspunt blijft. De warme overdracht valt uiteen in een aantal meer inhoudelijke projecten en een aantal meer ICT en IV projecten die voornamelijk gericht zijn op het beschikbaar krijgen, hebben, en stellen van informatie in digitale vorm. Vanuit de afdeling IV moet hier een substantiële bijdrage aan worden geleverd. Waar dit werk specifiek voor een bepaalde deelnemer wordt uitgevoerd wordt dit werk ook apart gefinancierd. Enkele meer RUD brede projecten, die betrekking hebben op alle deelnemers, worden vanuit het ontwikkelbudget gefinancierd. Gedurende 2022 is op dit project helaas minder voortgang geboekt dan we hadden gewild. De overgang naar een nieuw VTH-zaaksysteem en het plotseling wegvallen van één van de medewerkers die hierin een belangrijke rol vervulde heeft de voortgang belemmerd. Voor 2023 verwachten wij de opgelopen achterstand in te kunnen lopen en het traject succesvol te kunnen voortzetten. HRM De RUD Utrecht wil een aantrekkelijke werkgever zijn en bevordert daarom de ontwikkeling van al haar medewerkers.

Op deze manier kunnen de medewerkers optimaal gebruik maken van hun talent en kunnen zij zichzelf voortdurend aanpassen aan de veranderende omgeving en bijbehorende ontwikkelingen. Vanuit dit thema is er aandacht voor het thema opleiden en ontwikkelen. Aan alle RUD-ers is gevraagd na te denken over hun ontwikkeling, competenties en talenten. Deze punten worden besproken in het “goede gesprek”, tussen de medewerker en de leidinggevende. Op deze manier krijgen we steeds beter zicht op welke talenten we in huis hebben en kunnen we de verbinding leggen met de opgaven van de RUD Utrecht en zijn deelnemers. Ook is er continu aandacht voor duurzame inzetbaarheid, instroom van nieuwe medewerkers, en kennisbehoud. Daarom kunnen medewerkers gebruik maken van het generatiepact. Het doel van het generatiepact is de duurzame inzetbaarheid van de oudere medewerkers te vergroten en daarbij ruimte te creëren voor de instroom van nieuwe medewerkers. In 2019 hebben de eerste medewerkers gebruik gemaakt van het generatiepact, en ook in 2022 maken enkele medewerkers weer gebruik van het generatiepact. We hebben bij de evaluatie van het generatiepact helaas moeten concluderen dat een aantal doelstellingen die wij met deze regeling hadden niet zijn behaald. We hebben daarom in nauw overleg met het Lokaal Overleg besloten deze regeling stop te zetten.

Dit betekent dat het in 2023 voor het laatst mogelijk is deel te nemen aan deze regeling. Intern zijn er inmiddels voldoende regelingen die bijdragen aan de doelstellingen rondom duurzame inzetbaarheid en kennisbehoud. Voor de jonge medewerkers hebben we een Young Professional programma om ze te binden en boeien. Wij zijn dit programma verder aan het uitbreiden als gevolg van de toename van het aantal jonge medewerkers en ook de positieve reacties die we hierop ontvangen. De jaren 2021 en 2022 hebben qua opleiden in het teken van de Omgevingswet gestaan. Vanuit HR wordt ondersteuning geleverd om het opleidingsgedeelte van de Omgevingswet vorm te geven en te ondersteunen bij ontwikkeling van competenties die straks meer van onze medewerkers worden gevraagd. Dit zal ertoe leiden dat onze medewerkers bij de start van de nieuwe wet beter voorbereid zullen zijn. Dat is gezien de omvang van de overgang zeer wenselijk. Deze competentieontwikkeling die noodzakelijk is voor de Omgevingswet kent ook overlap met de competenties die zijn geconstateerd binnen het traject ‘Samen op weg’. Dit zorgt er dus voor dat beide elkaar versterken. Nu de Omgevingswet opnieuw is uitgesteld naar, naar verwachting 1 januari 2024, zal HRM ondersteunen bij periodieke opfrismomenten, waarbij net voor ingang van de wet nogmaals extra aandacht besteed wordt aan de noodzakelijke kennis.

De competentieontwikkeling gaat gedurende 2023 gewoon door aangezien dit ook aansluit bij het traject Samen op weg. Daarnaast is in 2022 gebleken dat de markt van personeel nog krapper en complexer is geworden. Derhalve is besloten meer in te gaan zetten op arbeidsmarktcommunicatie en recruitment. De eerste stappen zijn hiervoor gezet in het eerste halfjaar 2022. De eerste langdurig openstaande vacatures en inhuur zijn vervuld door de nieuwe aanpak. Deze aanpak blijkt dus succesvol. Voor structurele aandacht voor arbeidsmarktcommunicatie en recruitment is zowel budget als structurele inzet van medewerkers nodig. Gedurende 2023 gaan we samen met de deelnemers en de OdrU onderzoeken hoe we hier invulling aan kunnen geven.

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Pagina 20 van 51

Facilitair: De RUD Utrecht is gehuisvest in het provinciehuis van Utrecht op de 10de en 13de verdieping. De 10de verdieping was volledig ingericht volgens het flexibele werkplekconcept met kantoortuinen. Dit concept is niet goed bruikbaar in een situatie waarin meer hybride wordt gewerkt. Daarnaast zijn de vergaderzalen niet geschikt voor hybride vergaderen. Derhalve is besloten in augustus 2021 een deel van de 10de verdieping te verbouwen en de vergaderzalen aan te passen aan de nieuwe manier van werken die ook hybride vergaderen mogelijk maakt. Wij constateren dat de verbouwing het gewenste effect heeft en dat medewerkers steeds beter de weg weten te vinden naar hybride vergaderingen. Ook het hebben van relatief meer kleinere kantoren zorgt ervoor dat hybride werken wordt gestimuleerd. Financiën: De overgang naar outputfinanciering heeft gezorgd voor een meer complexe structuur van het afrekensysteem. Om de sturingsinformatie hieruit effectief en efficiënt te kunnen raadplegen heeft de RUD Utrecht een BI-tool in gebruik. Gedurende 2020 zijn wij bezig geweest met het optimaliseren van de rapportages om zo de sturingsinformatie te verbeteren voor onze primaire managers. De financiële rapportages zijn sinds 2021 van het gewenste niveau.

Er is wel een wens tot doorontwikkeling nu we naast financiële stuurinformatie ook steeds meer behoefte krijgen aan kwalitatieve stuurinformatie met KPI’s. Vanwege de overgang naar een nieuw VTHzaaksysteem in 2022 is besloten de ontwikkeling van de KPI’s aan de invoering en inrichting van dit nieuwe systeem te koppelen. De workload bij ICT en IV is gedurende 2022 zo hoog geweest dat de ontwikkeling van deze KPI ’s maar zeer beperkt is gelukt. De verwachting is dat hier in 2023 meer mogelijkheden toe gaan zijn. Wat heeft het gekost? Voor Bedrijfsvoering is middels de tweede Bestuursrapportage een budget vastgesteld van € 4.569.000. De onderstaande tabel geeft de uitputting van het beschikbare budget weer. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten 2022. Begroting 2022 voor wijzigingen

Bedrijfsvoering

Begroting 2022 na wijzigingen

Realisatie 2022

Lasten

3.619.000

4.569.000

4.334.000

Baten

3.619.000

4.169.000

3.942.000

-

-400.000

-392.000

Saldo

1.1.6 Overig

In dit begrotingsonderdeel zijn de indirecte kosten opgenomen, die niet direct onder één van de primaire programma’s dan wel de bedrijfsvoering (Overhead) verantwoord konden worden. Dit betrof Onvoorzien en de Stelpost loon- en prijscompensatie.

Onvoorzien

Deze post is in 2022 volledig (€ 225.000) ingezet. Middels de Bestuursrapportages zijn deze middelen aangewend om extra personeel in te huren. Dit om productieverlies door bestede uren van medewerkers aan wegwijs worden met het nieuwe VTH-zaaksysteem en een hoger ziekteverzuim op te vangen.

Stelpost loon- en prijscompensatie

De stelpost loon-en prijscompensatie wordt in 2022 ingezet voor compensatie van de lasten van Bedrijfsvoering. Het gaat hier om verschillende prijsstijgingen met name voor ICT licenties en hogere lasten voor ingehuurd personeel (€ 100.000). Wat heeft het gekost? Voor de stelposten is middels de tweede Bestuursrapportage een budget vastgesteld van nihil. De onderstaande tabel geeft de uitputting van het beschikbare budget weer. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten 2022. Onvoorzien Onvoorzien Totaal

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Raming 2022 na wijzigingen € €

Lasten

-

Realisatie 2022 € €

Lasten

T.g.v. algemene reserve

Verschil -

€ €

Verschil

-

€ €

Storting

-

Pagina 21 van 51

1.2 Paragrafen Door het BBV wordt een zevental paragrafen voorgeschreven die moeten worden opgenomen in de jaarstukken, tenzij het betreffende onderdeel niet van toepassing is. Bij de RUD Utrecht zijn de volgende onderdelen niet van toepassing: Lokale heffingen; Verbonden partijen; en Grondbeleid. De overige onderdelen zullen in dit hoofdstuk nader worden toegelicht.

1.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Inleiding Het weerstandsvermogen is een maatstaf voor de mate waarin de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht in staat is om de gevolgen van risico’s op te vangen zonder dat het beleid of de uitvoering daarvan in gevaar komt. Om adequaat en effectief te kunnen reageren op de financiële gevolgen van risico’s die zich voordoen zal de RUD Utrecht moeten beschikken over een financiële buffer. Hierdoor is de RUD Utrecht in staat om zelf risico’s financieel op te vangen. Er hoeft dan geen afzonderlijk beroep gedaan te worden op de deelnemers. Het weerstandsvermogen is de verhouding tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s die de RUD Utrecht loopt en waarvoor geen voorzieningen zijn gevormd. In artikel 31 van de Gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht is bepaald dat het weerstandsvermogen maximaal 5 procent van de opbrengsten bedraagt. Jaarlijkse exploitatieoverschotten worden toegevoegd aan het weerstandsvermogen. Een exploitatietekort wordt opgevangen binnen het weerstandsvermogen, tenzij het weerstandsvermogen hiervoor onvoldoende is. In dat geval dragen de deelnemers bij naar rato van hun voorlopige bijdrage in de vastgestelde begroting. Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen waarover het RUD Utrecht beschikt om de onvoorziene kosten te dekken.

Voor de RUD Utrecht is de algemene reserve aan te merken als beschikbare weerstandscapaciteit en dient als buffer tegen onvoorzienbare risico’s. De omvang van deze reserve is bij de start van 2022 € 769.000. In de Programmabegroting 2022 bedroeg de post Onvoorzien € 225.000. Deze post is in 2022 overgeheveld naar de programma’s ter dekking van ingehuurd personeel, aangetrokken om het productieverlies ontstaan door hogere ziekteverzuim en door tijdsbesteding van personeel aan het wegwijs worden met het nieuwe VTHzaaksysteem op te vangen. Voor een verdere toelichting op de post Onvoorzien wordt u verwezen naar het overzicht van baten en lasten, paragraaf 2.3.4 van de jaarrekening. Algemene reserve Op grond van voorgaande kan gesteld worden dat het weerstandsvermogen van de RUD Utrecht slechts gevormd wordt door de algemene reserve. De kenmerken van een algemene reserve zijn: • Algemene reserve is eigen vermogen; • Bedragen zijn vrij besteedbaar; • Het Algemeen Bestuur besluit over de vorming en besteding van de algemene reserve; • Toevoegingen en onttrekkingen verlopen via de exploitatie; • Als de algemene reserve de norm van 5 procent heeft bereikt worden exploitatie overschotten aan de deelnemers terugbetaald. In de primaire Programmabegroting 2022 was uitgegaan van een exploitatieteoverschot van € 9.000 ten gunste van de algemene reserve.

Het werkelijke resultaat 2022 bedraagt -€ 210.000. De verwerking van dit resultaat zal conform het vaststellingsbesluit van het AB plaatsvinden. Hierin is voorgesteld de € 210.000 van het negatieve resultaat te onttrekken van de algemene reserve. Risicomanagement Risicomanagement is het effectief omgaan met de kansen en bedreigingen die de realisatie van de organisatiedoelstellingen kunnen beïnvloeden. Hiervoor is het van belang dat er een continu proces wordt ingericht van identificeren, prioriteren en beheersen. Hierdoor kunnen goed onderbouwde keuzes gemaakt worden met betrekking tot: • Welke risico’s kunnen gedragen worden? • Welke beheersmaatregelen kunnen getroffen worden? • Welke middelen moeten, ter afdekking van risico’s, gereserveerd worden?

Jaarstukken RUD Utrecht 2022

Pagina 22 van 51

Door de koppeling van het risicomanagement aan de planning & control-cyclus van de RUD Utrecht zal drie keer per jaar over risico’s worden gerapporteerd. Dat is bij de programmabegroting, de bestuurlijke voortgangsrapportage (alleen significante afwijkingen) en de jaarrekening. Algemene risico’s Het risicoprofiel van de RUD Utrecht bestaat uit bedrijfsspecifieke risico’s en meer algemene risico’s. Bij deze laatste risico’s kan onder meer gedacht worden aan macro-economische ontwikkelingen en loon- en prijsontwikkelingen. Ook zijn er natuurlijk onzekerheden over (toekomstig) rijksbeleid en ontwikkelingen in weten regelgeving. Al deze ontwikkelingen kunnen risico’s en onzekerheden met zich meebrengen, deze zijn echter nagenoeg niet beïnvloedbaar noch kwantificeerbaar. Deze risico’s worden in principe niet opgenomen in de risicoanalyse zolang ze niet leiden tot meer specifieke en kwantificeerbare risico’s voor de RUD Utrecht. Specifieke risico’s De specifieke risico’s zijn de risico’s die op de RUD Utrecht van toepassing zijn. Net als vorig jaar zijn middels sessies met MT en medewerkers de risico’s in kaart gebracht en is een inschatting gemaakt van de kans dat de gebeurtenis daadwerkelijk plaatsvindt en de (financiële) impact daarvan. Dit heeft geresulteerd in onderstaande risicoanalyse: Risico