478464 11. Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022 (totaalbestand met alle stukken) (1)
Tekst van het document
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022 Meer grip op de gemeenschappelijke regeling
Werkgroep bestaande uit: Dhr. P. Blokker - Raadsrapporteur BBS Mw. M. Koenders-van de Vrugt - Voorzitter Dhr. M. Schrijver - Commissielid Dhr. R. van Wijk - Raadsrapporteur RID Mw. C. Heusingveld - Griffier Ambtelijke ondersteuning door: Rosan Coppes - Bestuursadviseur
Geeft hierbij een advies aan de Raad van 2022-2026
Februari 2022
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 2
Inhoudsopgave: 1.
Advies werkgroep invulling raadsrapporteurschap
5
2.
Concrete invulling raadsrapporteurschap
11
3.
Mogelijkheden voor meer “grip” op gemeenschappelijke regelingen voor de gemeenteraad
17
Overzicht van de Gemeenschappelijke regelingen van Baarn
25
Overzicht van de formele instrumenten van de raad voor “grip op” Gemeenschappelijke Regelingen
31
Te vervullen raadsfuncties door raadsleden en steunfractieleden
35
7.
Handreiking Grip en controle op regionale samenwerking
39
8.
Actoren en gewenste houding
41
9.
Bijlage: Methode-Duisenberg: Raadsrapporteurs het experimenteren waard
45
10. Op weg naar een betere informatiepositie van raadsleden bij gemeenschappelijke regelingen
49
11. Memo wijziging Wgr en reactie werkgroep invulling raadsrapporteurschap
57
4. 5. 6.
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 3
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 4
Advies werkgroep invulling raadsrapporteurschap Aan Onderwerp Van
: Nieuwe gemeenteraad 2022 : Grip op GR-en en invulling raadsrapporteurschap : Werkgroep invulling raadsrapporteurschap
Datum
: 15 februari 2022
1. Advies Het globale advies van de werkgroep invulling raadsrapporteurschap is om de volgende uitgangspunten te hanteren: 1. Voor iedere gemeenschappelijke regeling worden door de raad twee raadsrapporteurs benoemd/aangesteld. 2. De twee raadsrapporteurs per gemeenschappelijke regeling bestaan uit één raadslid/steunfractielid van de coalitie en één van de oppositie. 3. De raadsrapporteurs hebben een bepaalde affiniteit met het onderwerp en mogelijk enige aansluiting bij (vak)kennis of opgedane ervaring. 4. De raadsrapporteurs starten voor de uitoefening van hun functie met de Duisenberg methode en komen na enige tijd terug naar de raad met een eigen opdrachtformulering waarbij de vraagstukken en speerpunten worden benoemd. Dit doen ze in de vorm van een “raadsinformatiebrief” waarin ze zullen toelichten hoe de raadsrapporteurs hun opdracht zien en deze zullen invullen en waar ze zich specifiek op zullen richten. Dit globale advies wordt uitvoeriger toegelicht in de bijlagen die bij dit advies zijn toegevoegd. 2. Inleiding en aanleiding: Naar aanleiding van de QuickScan raadsrapporteurs Baarn (oktober 2020) van de rekenkamercommissie heeft er op 20 januari 2021 een raadsbijeenkomst plaatsgevonden waarin dit onderzoek is gepresenteerd en er gezamenlijk met de raad is gesproken over de conclusies en aanbevelingen van de QuickScan.
In deze raadsledenbijeenkomst is afgesproken om een werkgroep/voorbereidingsgroep vanuit de raad samen te stellen die samen met de griffier op basis van het advies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie een voorstel zou voorbereiden om voor de nieuwe raad het raadsrapporteurschap goed in de steigers te zetten. De opdracht was echter breder dan dit alleen, want in de raadsbijeenkomst is ook gevraagd om te kijken naar andere middelen dan het raadsrapporteurschap om meer “grip op gemeenschappelijke regelingen” te krijgen. Kortom het ging dus enerzijds om het samen nadenken, verkennen en uitwerken hoe vorm en inhoud gegeven zou kunnen worden aan het raadsrapporteurschap, waarin vragen beantwoord zouden worden over een werkbare werkwijze voor Baarn. Anderzijds was de opdracht ook om in beeld te brengen wat andere opties zijn.
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 5 1
In het presidium is vervolgens een werkgroep ingesteld bestaande uit Maike Koenders‐van de Vrugt (voorzitter), Peter Blokker, Michiel Schrijver en René van Wijk die hiermee aan de slag zijn gegaan. Zij hebben samen met de griffier en met inbreng van de bestuursadviseur gemeenschappelijke regelingen dit advies opgesteld voor u als nieuwe gemeenteraad. 3. Beoogd effect/doel: Het doel van het advies van de werkgroep is om als gemeenteraad van Baarn “meer zicht te krijgen op”, “meer betrokkenheid te krijgen met” en “meer inzicht te krijgen in de mogelijkheden tot sturing op gemeenschappelijke regelingen”. De werkgroep heeft bewust niet voor het doel “grip op Gemeenschappelijke Regelingen” gekozen, omdat dit pas mogelijk is als de gemeenteraad meer zicht heeft op, meer betrokkenheid krijgt met en meer inzicht heeft in de mogelijkheden tot sturing op gemeenschappelijke regelingen. Vervolgens vergt het ook inzet van raadsrapporteurs zelf en gedeelde gemeenschappelijke belangen met andere raadsrapporteurs in de regio. 4. Concrete resultaten De werkgroep heeft globaal in kaart gebracht wat de mogelijkheden zijn om meer zicht te krijgen op, meer betrokkenheid te krijgen met en meer inzicht te krijgen in de mogelijkheden tot sturing op gemeenschappelijke regelingen. Dit heeft de werkgroep opgenomen in het document “Mogelijkheden voor meer “Grip” op gemeenschappelijke regelingen”.
Vanuit de voorliggende mogelijkheden die de werkgroep heeft geïnventariseerd heeft de werkgroep een concrete keuze gemaakt voor het raadsrapporteurschap. 5. Argumenten Hieronder volgt een opsomming van argumenten waarom de werkgroep met volle overtuiging kiest voor raadsrapporteurs om het beoogd doel te bereiken. De meeste (buur)gemeenten in de regio werken al met raadsrapporteurs. Wil je in de regio sterk staan en samen werk maken van “grip op gemeenschappelijke regelingen” is het goed om aan te sluiten bij datgene wat al bekend is bij de andere gemeenteraden en waar men al mee werkt. In Baarn hoeft dan niet meer van alles bedacht te worden om andere gemeenten te overtuigen om hieraan mee te gaan doen, omdat ze zelf ook raadsrapporteurs hebben ingesteld. De kracht van het werken met raadsrapporteurs wordt met name ook gezien om samen met andere gemeenten op te trekken. Met de groep raadsrapporteurs rondom één gemeenschappelijke regeling uit meerdere gemeenten, kan je vervolgens ook afspreken dat bijvoorbeeld één van hen de vergaderingen van het AB bijwoont, of telkens een andere. Uit ervaringen elders, andere gemeenten, maar ook de Tweede Kamer en het Europees Parlement en uit onderzoeken/rapporten wordt het inzetten van raadsrapporteurs zeer vaak genoemd. Het is één van de bekendste en meest genoemde methode om “grip” te krijgen op gemeenschappelijke regelingen.
Dit omdat raadsrapporteurs vaak worden ingezet, er al veel (goede) ervaringen zijn
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 6
2
met raadsrapporteurs en omdat het voor veel gemeenteraden een aanspreekbare methode is. De invoering van raadsrapporteurs kan de controle‐ en informatiepositie van de gemeenteraad versterken en mogelijk tijd besparen voor alle andere gemeenteraadsleden en ambtenaren doordat er minder technische vragen hoeven te worden gesteld. Raadsrapporteurs die werken conform de methode Duisenberg zorgen voor een gestructureerde werkwijze, waarmee duidelijkheid gecreëerd kan worden over de doelen, die de Raad wil stellen, wat gedaan moet worden om die doelen voor elkaar te krijgen én hoeveel het mag kosten. Gemeenschappelijke regelingen zelf raken meer en meer bekend met het fenomeen omdat er al veel gemeenteraden mee werken. In sommige gemeenschappelijke regelingen worden bijeenkomsten met raadsrapporteurs georganiseerd die ondersteund worden door ambtenaren en bestuurders vanuit de gemeenschappelijke regeling zelf. Vanuit de RID hebben de raadsrapporteurs uit Baarn goede ervaringen om samen met de andere raadsrapporteurs wat voor elkaar te krijgen. Als je als raadsrapporteurs met elkaar tot gedeelde belangen kunt komen kan je veel met elkaar bereiken in de gemeenten en bij de gemeenschappelijke regeling zelf.
Een aantal andere opties/aanbevelingen (uit rapporten/onderzoeken) om “grip” te krijgen op gemeenschappelijke regelingen zijn erg goed te combineren met de inzet van raadsrapporteurs. Onder andere de aanbeveling: “raden heb meer aandacht voor samenwerking, gemeenteraden zoek elkaar op” is goed/beter op te pakken in raadsrapporteurschapverband dan met gehele gemeenteraden zelf. Het is praktischer en makkelijker dat raadsrapporteurs van de verschillende gemeenteraden elkaar opzoeken dan gehele gemeenteraden. Ook het advies om gezamenlijk gelijkluidende zienswijzen in te dienen in meerdere gemeenteraden kan ook goed worden opgepakt door de raadsrapporteurs hier een centrale rol in te laten spelen. Daarnaast zou het advies m.b.t. “gezamenlijke gremia” een platform kunnen bieden waarin de raadsrapporteurs van de gemeenteraden bij elkaar zitten. 6. Kanttekeningen/risico’s 1. De randvoorwaarden worden niet breed gedeeld door de raad. Het is belangrijk dat de randvoorwaarden die al door de rekenkamercommissie zijn benoemd worden onderkend door de gemeenteraad en breed worden gedeeld. Deze randvoorwaarden zijn: De raad ziet het werken met raadsrapporteurs als een raadsbrede uitdaging en verantwoordelijkheid waarin men raadsbreed wil investeren. Het raadsrapporteurschap zal worden vervuld met de benodigde neutraliteit. Hiermee wordt bedoeld partijpolitiek neutraal.
Uiteraard kan een raadsrapporteur
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 7
3
wel de visie van de raad (vanuit raadsbesluiten) uitdragen richting GR en collega raadsrapporteurs. De raad acht deze benodigde neutraliteit voor het raadsrapporteurschap haalbaar
2. Risico van afhaken van raadsrapporteurs Het is en blijft altijd afhankelijk van de personen die het moeten dragen en die het raadsrapporteurschap uitvoeren. Als raadslid of steunfractielid betekent dit dat je hier tijd en inzet voor moet willen reserveren. Daarnaast kan je als raadsrapporteur altijd tegen knelpunten aanlopen waardoor er risico’s zijn tot afhaken. De werkgroep probeert door haar advies deze risico’s te beperken, maar het is nooit uit te sluiten. De werkgroep geeft als advies mee: ga het wel voor 4 jaar doen, om expertise en vertrouwen op te bouwen. Het raadsrapporteurschap is een taak die bij de “normale” raadswerkzaamheden behoort. 3. Risico van onvoldoende ondersteuning De werkgroep heeft in haar voorstel veel aandachtspunten en voorwaarden gesteld met betrekking tot de benodigde ondersteuning. Daar is uitvoerig over gesproken en over nagedacht. Ondersteuning zal moeten komen vanuit de gemeenschappelijke regeling zelf, de griffie en de ambtelijke organisatie van de gemeente Baarn. In de praktijk zal duidelijk moeten worden dat dit ook volgens advies wordt geleverd. Als een raadsrapporteur toch onvoldoende ondersteuning bemerkt is het van belang dat hij/zij dit meldt bij de ambtenaar gemeenschappelijke regelingen en bij de griffier, indien benodigd kan worden opgeschaald naar de driehoek van burgemeester, griffier en gemeentesecretaris.
Voor voldoende ondersteuning bij de gemeenschappelijke regelingen zelf, is het van belang dat raadsrapporteurs dit gezamenlijk aankaarten bij de betrokken gemeenschappelijke regeling zelf. 7. Aanpak/uitvoering Het is aan de nieuwe raad om het advies van de werkgroep al dan niet over te nemen. Veel is en blijft afhankelijk van tijd en inzet door de raadsleden en steunfractieleden zelf die de invulling moeten gaan geven aan het raadsrapporteurschap. 8. Evaluatie Het is belangrijk om jaarlijks als gemeenteraad te evalueren hoe het ervoor staat met de invulling van het raadsrapporteurschap en hoe dit verbeterd zou kunnen worden. Dit in samenhang met een evaluatie over de gemeenschappelijke regelingen zelf. Gezamenlijk met de raad kijken naar waarom en doel van de samenwerking en naar de prioriteiten Voor de raadsrapporteurs zelf is het ook belangrijk om goed te spiegelen met de raad, doe ik nog het juiste, heb ik de juiste prioriteiten. Dit is belangrijk om te doen omdat je als raadsrapporteur niet actief bent als partijpoliticus, maar in het belang van de raad als geheel. De raadsrapporteurs zouden samen met de griffier deze jaarlijkse evaluaties kunnen voorbereiden. 9.
Wijzigingen van de Wet Gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Op het eind van de werkzaamheden van de werkgroep is gebleken dat het wetsvoorstel met betrekking tot de wijzigingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen is
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 8
4
aangenomen. Een deel dat extra middelen geeft aan de raadsleden gaat vanaf 1 juli 2022 in, voor een ander deel geeft de wet een implementatieperiode van 2 jaar. Een belangrijk extra instrument voor de raadsleden is het recht om een regionale onderzoekscommissie in te stellen (enquêterecht), indien dit unaniem door alle deelnemende gemeenteraden aan de gemeenschappelijke regeling wordt besloten, daarnaast komt er een actieve informatieplicht vanuit de Gemeenschappelijke regelingen naar de gemeenteraden. In de bijlage vindt u een memo die alle wijzigingen benoemt. De werkgroep heeft geconstateerd dat er geen tegenstrijdigheden in de wijzigingen zitten met het advies vanuit de werkgroep. Sommige wijzigingen kunnen juist goed worden opgepakt door de raadsrapporteurs en van veel wijzigingen is het ook nog even afwachten wat dit precies in de praktijk zal betekenen. 10. Bijlagen De meegestuurde bijlagen zijn: 1. Concrete invulling raadsrapporteurschap 2. Mogelijkheden voor meer “Grip” op gemeenschappelijke regelingen 3. Overzicht GR‐en Baarn 4. Formele instrumenten Grip op GR‐en 5. Rollen te verdelen in de raad 6. Handreiking Grip en controle op regionale samenwerking 7. Actoren en gewenste houding 8. Methode Duisenberg 9. Voorbeeld Format voor oplegger 10. Memo wijzigingen Wgr en reactie werkgroep
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 9
5
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 10
Concrete invulling raadsrapporteurschap Aan Onderwerp Van
: Nieuwe gemeenteraad 2022 : Grip op GR-en en invulling raadsrapporteurschap : Werkgroep invulling raadsrapporteurschap
Datum
: 15 februari 2022
Vragen uit de QuickScan raadsrapporteurs van de rekenkamercommissie Voor de invulling van het raadsrapporteurschap heeft de rekenkamercommissie in haar Quick Scan randvoorwaarden, vragen en advies meegegeven. Deze zijn door de werkgroep meegenomen en waar nodig beantwoord. Daarnaast heeft de werkgroep zelf ook nog enkele vragen, die ze gezamenlijk hebben beantwoord. Randvoorwaarden (geformuleerd door de rekenkamercommissie) voor het goed invoeren van het raadsrapporteurschap zijn: o De raad ziet het werken met raadsrapporteurs als een raadsbrede uitdaging en verantwoordelijk waarin men raadsbreed wil investeren. o Het raadsrapporteurschap zal worden vervuld met de benodigde neutraliteit. Hiermee wordt bedoeld partijpolitiek neutraal. Uiteraard kan een raadsrapporteur wel de visie van de raad (vanuit raadsbesluiten) uitdragen richting gemeenschappelijke regeling en collega raadsrapporteurs. o De raad acht deze benodigde neutraliteit voor het raadsrapporteurschap haalbaar. Uitgangspunten geformuleerd door de werkgroep: o Voor iedere gemeenschappelijke regeling worden twee raadsrapporteurs benoemd/aangesteld. o De twee raadsrapporteurs per gemeenschappelijke regeling bestaan uit één raadslid/steunfractielid van de coalitie en één van de oppositie.
o Je hebt als raadsrapporteur een bepaalde affiniteit met het onderwerp en mogelijk kan je het laten aansluiten bij (vak)kennis of opgedane ervaring. De werkgroep zal een bepaalde weging meegeven voor het raadsrapporteurschap van een gemeenschappelijke regeling (GR). De ene gemeenschappelijke regeling zal meer tijd en energie vergen dan het raadsrapporteurschap van een andere. Daarnaast zal dit niet een statisch geheel zijn, het is belangrijk om na aanvang van de nieuwe raadsperiode een herijking te doen met de raad m.b.t. (de prioriteiten van) de gemeenschappelijke regelingen.
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 11 1
Hoe kom je tot een partijpolitieke neutrale raadsrapporteur? De werkgroep beveelt de Duisenberg methode aan als basis voor het werk van de raadsrapporteur. Ieder koppel van raadsrapporteurs heeft daarnaast de opdracht om na een bepaalde tijd zelf bij de raad met een raadsinformatiebrief te komen met nadere uitleg en toelichting hoe zij hun opdracht zien en deze invullen (waar richten wij ons specifiek op). Zij schrijven dus hun eigen opdrachtformulering en koppelen deze terug aan de raad. De werkgroep beveelt dit aan, omdat iedere gemeenschappelijke regeling anders is en omdat er ruimte moet zijn om gezamenlijk met andere raadsrapporteurs uit de regio tot een bepaalde aanpak te komen. De oproep aan de koppels van raadsrapporteurs is ook nadrukkelijk om regionaal de samenwerking te zoeken met de andere raadsrapporteurs vanuit de andere gemeenteraden. Dat kan in allerlei vormen, d.m.v. regionale raadskringen van raadsrapporteurs of heel simpel ook met een regionale raadsrapporteurs groep WhatsApp. Hoe kom je tot een heldere opdrachtformulering voor de raadsrapporteur, denk ook aan een heldere opdracht vanuit de raad richting de rapporteurs, visie over de gemeenschappelijke regelingen? o De basis/start voor de raadsrapporteur is de Duisenberg methode en de vastgestelde beleidsvisies van de gemeenteraad.
o De Duisenberg methode hanteert de volgende zes hoofdvragen die gemeenteraadsleden kunnen stellen bij het controleren van de begroting en de verantwoording: Wat is het beeld van het beleidsterrein op hoofdlijnen? Welke doelen zijn gepland/behaald? Welke prestaties zijn gepland/geleverd? Wat gaat het kosten/heeft het gekost? Wat is het oordeel over de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid? Welke conclusies en aanbevelingen heb ik (als rapporteur aan de raad)? o De koppels van raadsrapporteurs schrijven na een tijd (op basis van o.a. uitkomsten Duisenberg methode en overleggen met andere raadsrapporteurs) hun eigen opdrachtformulering/startnotitie en koppelen dit terug middels een raadsinformatiebrief aan de raad. Daarbij geven ze de vraagstukken aan en de speerpunten weer. o Een raadsrapporteur kan een stelling van een wethouder (lid van AB/DB GR) toetsen Hoe zorg je voor een heldere rolopvatting bij de verschillende actoren? o Actoren zijn o.a. het college, de wethouder, de gemeentesecretaris, ambtenaren, de griffie, de raadsrapporteur zelf, raadsleden, raadsfracties, het AB van een gemeenschappelijke regeling, het DB en de directie daarvan en tevens ambtenaren/medewerkers in dienst van de gemeenschappelijke regeling en diens secretariaten.
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 12
2
o
De werkgroep heeft in kaart/beeld gebracht wat de gewenste houding gedrag zou moeten zijn van al deze actoren, zodat dit duidelijkheid schept, met name ook m.b.t. de verwachtingen van al de verschillende actoren. Dit is te vinden in het Excel bestand “actoren en gewenste houding”.
Hoe zorg je voor heldere afspraken m.b.t. het raadsrapporteurschap (bijvoorbeeld over informatievoorziening) o Belangrijk is dat de informatievoorziening voor de raadsrapporteur op orde is. De raadsrapporteur moet op hetzelfde moment als het collegelid die in het AB van een gemeenschappelijke regeling zit, de stukken ontvangen vanuit de ambtelijke organisatie en de gemeenschappelijke regeling zelf. De raadsrapporteur moet deze informatie vervolgens niet per direct naar de raad versturen, want deze informatie ontvang je als raadsrapporteur en niet als partijpoliticus. o Daarnaast is het verzoek is aan de ambtelijke organisatie om bij de start voor de raadsrapporteur en de nieuwe raad te zorgen voor een oplegger met basisinformatie van de gemeenschappelijke regeling. Zodat goed gestart kan worden met de rol van raadsrapporteur. o Het advies is om bij het begin van het raadsrapporteurschap direct een eerste overleg te plannen met de portefeuillehouder en de ambtenaar (of ambtenaren). In dat gesprek worden specifieke afspraken gemaakt over de route van de ambtelijke ondersteuning. In principe, de stelregel is, dat dit bij raadsrapporteurs direct via betrokken ambtenaar kan lopen. Je zou hierbij nadere praktische afspraken kunnen maken, bijvoorbeeld bij mails altijd een cc naar de wethouder, zodat iedereen op de hoogte is.
De opschalingsroute wanneer nodig voor de ambtenaar, bijvoorbeeld bij een te hoge werkdruk met wel heel veel vragen van de raadsrapporteurs of een lastig parket van de ambtenaar door afwijkende standpunten van wethouder en raadsrapporteur(s), is via de bestuursadviseur gemeenschappelijke regelingen naar gemeentesecretaris (en griffier). Een vergelijkbare opschalingsroute kan ook door de raadsrapporteur worden ingezet, bijvoorbeeld wanneer de raadsrapporteur de indruk heeft te weinig of onvoldoende ambtelijke ondersteuning te ontvangen. Voor de raadsrapporteur loopt de opschalingsroute dan via de bestuursadviseur gemeenschappelijke regelingen naar griffier en indien nodig naar de burgemeester, waarnaar het vervolgens in de driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier besproken kan worden. o De werkgroep geeft het advies mee aan de gemeentesecretaris om de procedure en de adviezen zoals geschetst op te nemen in werkafspraken binnen de ambtelijke organisatie. o De werkgroep heeft tevens het advies om één keer in de zoveel tijd (ongeveer om de 6/8 weken) een gesprek te plannen met alle raadsrapporteurs en de burgemeester (en evt. de griffier). Dit gebeurt o.a.
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 13
3
in Zeist en werkt daar goed. De burgemeester kan e.v.t. aandachtspunten dan ook weer meenemen en bespreken in het college. Hoe zorg je voor voldoende ondersteuning m.b.t. de raadsrapporteurs (griffie, ambtelijk): o De griffie zal per gemeenschappelijke regeling opvragen welke gemeenten met raadsrapporteurs werken bij de secretariaten van de gemeenschappelijke regeling. Het is vervolgens aan de secretariaten om hier zelf bij de griffiers/gemeenten navraag over te doen en dit in kaart te brengen. o Per gemeenschappelijke regeling wordt er in het begin (wanneer nodig) door één griffie van de deelnemende gemeenten begeleiding op zich genomen voor de specifieke groep van raadsrapporteurs. Dit zal regionaal moeten worden verdeeld door de griffiers. Griffiers starten deze afspraken met raadsrapporteurs op, maar de wens is dat de gemeenschappelijke regeling zelf de organisatie van de bijeenkomsten met de raadsrapporteurs overnemen. Dus de begeleiding moet worden gedaan door ambtenaren van de gemeenschappelijke regeling zelf. o De koppels van raadsrapporteurs rondom één gemeenschappelijker regeling gaan gezamenlijk in overleg met de verantwoordelijk wethouder, dat is de afgevaardigde in het AB/DB vanuit Baarn, met ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie.
o Als je als koppel raadsrapporteurs van mening verschilt met de wethouder heb je alsnog het recht om informatie op te vragen, dit moet dan via de opschalingsroute van bestuursadviseur gemeenschappelijke regelingen en griffier/gemeentesecretaris. o Raadsrapporteurs hebben de mogelijkheid om direct contact op te nemen met AB‐DB en directie van de gemeenschappelijke regeling. Ze mogen ook direct bij hen informatie opvragen. o De raadsrapporteur kan aanschuiven bij AB vergaderingen van een gemeenschappelijke regeling, omdat de vergaderingen volgens de Wgr in principe openbaar zijn. Realiseer je als raad dat het tijd kost, evalueer en investeer in het raadsrapporteurschap o De werkgroep adviseert de nieuwe raad om jaarlijks met elkaar de gemeenschappelijke regelingen en het werken met raadsrapporteurs te evalueren. De raadsrapporteurs kunnen samen met de griffier deze jaarlijkse evaluatie voorbereiden. o Het advies van de werkgroep aan de nieuwe raad is dat een fractie met in totaal 5 raadsleden en steunfractieleden heeft, meer taken op zich kan en moet nemen dan een fractie met heel weinig leden.
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 14
4
De werkgroep heeft in de voorgaande pagina’s vragen beantwoord die naar voren gekomen zijn in de QuickScan van de rekenkamercommissie. De werkgroep heeft daarnaast zelf met elkaar nog een aantal vragen besproken die hieronder worden vermeld. Mogelijk spanningsveld tussen college/wethouder en raadsrapporteur; hoe kan dit zo veel mogelijk worden voorkomen? Door een duidelijke opdracht (Duisenberg en vervolgens een op papier opgeschreven opdrachtformulering), door heldere afspraken over de ambtelijke ondersteuning en door zo veel mogelijk gelijke verwachtingen door het schetsen in het Excel bestand van actoren en gewenste houding hoopt de werkgroep te voorkomen. Mochten er verschillende standpunten worden ingenomen door het collegelid die in het bestuur zit van de gemeenschappelijke regeling en de raadsrapporteurs, zou het goed zijn om gezamenlijk af te spreken om naar de gemeenteraad te gaan om de raad te vragen naar hun oordeel/mening hierover. Inzet/ samenwerking raadsrapporteur en ambtenaar; opstellen schriftelijke oplegger en deze voegen bij de stukken over de gemeenschappelijke regelingen. De schriftelijke oplegger is basisinformatie van, voor maar ook door de raadsrapporteurs. De oplegger is een stuk om als raadsrapporteur te bespreken, deze bevat basisinformatie, de belangrijkste gegevens bij de kadernota/begroting, van de vorige begroting en de verschillen.
De raadsrapporteur kijkt naar de ontwikkeling, vergelijkt met voorgaande jaren en kijkt naar verschillen tussen de jaarrekening en de begroting. In onze begroting wordt in de paragraaf “Verbonden partijen” per verbonden partij een duidelijk overzicht gegeven van de doelen, ontwikkelingen, risico’s en financiën gegeven. Deze gegevens kunnen in het format van de voorbeeld‐oplegger worden opgenomen. Evaluatiemomenten werkwijze Raadsrapporteurs Het voorstel is om jaarlijks een raadsbrede evaluatie van de gemeenschappelijke regelingen en het werken met de raadsrapporteurs te organiseren. Deze bijeenkomst kan door de raadsrapporteurs samen met de griffier worden voorbereid. Daarnaast kan de raadsrapporteur uiteraard wanneer nodig zelf evaluaties entameren in verschillende gremia.
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 15
5
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 16
Mogelijkheden voor meer “grip” op gemeenschappelijke regelingen voor de gemeenteraad Aan Onderwerp Van
: Nieuwe gemeenteraad 2022 : Grip op GR-en en invulling raadsrapporteurschap : Werkgroep invulling raadsrapporteurschap
Datum
: 15 februari 2022
Mogelijkheden voor meer “grip” op gemeenschappelijke regelingen Dit document behandeld vraag 1 van de werkgroep: “wat zijn de mogelijkheden om meer zicht op, betrokkenheid en mogelijkheden tot sturing van een GR te krijgen”. Dit is geen uitputtende lijst maar geeft wel een globale blik hierop. De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden stelt in hun reactie op de wijzigingen op de Wgr (Wet gemeenschappelijke regelingen) dat voor raadsleden het tekort aan grip en invloed op gemeenschappelijke regelingen één van de grootste knelpunten is in hun werkzaamheden. Veel gemeenschappelijke regelingen zijn voor raadsleden een black box, dan wel de invloed daarop is beperkt. Het gaat om een structureel knelpunt, uit onderzoeken van de vereniging uit 2013 en uit 2017 is gebleken dat het overgrote deel van de raadsleden klaagt over een gebrek aan grip en controle op gemeenschappelijke regelingen. Dat binnen de gemeenteraad van Baarn er ook een tekort aan grip en invloed op gemeenschappelijke regelingen wordt ervaren is dus geen verrassing. Mogelijk helpt het al iets door meer inzicht te krijgen in welke mogelijkheden er voor raadsleden zijn om meer “grip” te krijgen op gemeenschappelijke regelingen.
Het woord “grip” staat tussen haakjes omdat het doel van de werkgroep is om meer inzicht te krijgen van en op gemeenschappelijke regelingen, meer betrokkenheid te krijgen met gemeenschappelijke regelingen en meer inzicht te krijgen in de mogelijkheden tot sturing op gemeenschappelijke regelingen. Het “grip” krijgen op kan de werkgroep op zichzelf niet leveren, dat is aan de nieuwe raad samen met de andere gemeenteraden van de GR‐en. De werkgroep probeert wel het inzicht op gemeenschappelijke regelingen te vergroten door onder andere het instrumentarium wat je hebt als raadslid voor de nieuwe raad goed in kaart te brengen. Er zijn talloze onderzoeken, boeken, Webinars en artikelen verschenen over het onderwerp “grip” op gemeenschappelijke regelingen. De werkgroep kan dan ook geen uitputtend overzicht leveren, maar probeert voor de nieuwe raad de mogelijkheden zo overzichtelijk mogelijk in kaart te brengen.
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 17 1
Hieronder volgt een globale opsomming van de mogelijkheden om meer zicht te krijgen op, meer betrokkenheid te krijgen met en meer inzicht te krijgen in de mogelijkheden tot sturing op gemeenschappelijke regelingen door gemeenteraden: 1) De formele instrumenten Een overzicht van alle formele (wettelijke) instrumenten is te vinden in een bijlage bij deze memo. De formele instrumenten, zijn de instrumenten die de raad heeft op basis van met name de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Gemeentewet. Het gaat hierbij om informatieve instrumenten, verantwoordingsinstrumenten en bijsturingsinstrumenten. Hierin wordt o.a. het aanspreken van de eigen vertegenwoordiger in het AB benoemd, het indienen van zienswijzen en het verzoeken om een rekenkameronderzoek. Het gaat bij de formele instrumenten ook over het instellingsbesluit van een gemeenschappelijke regelingen en het vaststellen van eigen verordeningen/beleidsplannen. De kaders en doelen voor een gemeenschappelijke regeling leg je als gemeenteraad vast bij het aangaan van een gemeenschappelijke regeling en in je eigen verordeningen en beleidsplannen. 2) Uitnodigen directeur of lid van het DB voor een vergadering. Raden kunnen i.p.v.
alleen de eigen vertegenwoordiger (een lid van het college) in het AB ook de directeur of een ander lid van het DB uitnodigen voor een commissie en/of raads‐ vergadering om daar het gesprek mee te voeren. 3) Gemeenteraden heb meer aandacht voor samenwerking! De Raad voor het Openbaar Bestuur adviseerde al in hun rapport “Naar een betere wisselwerking tussen gemeenteraden en de bovengemeentelijke samenwerking” dat gemeenteraden zich zouden moeten concentreren op het vertalen van vragen en problemen van de samenleving in bestuurlijke oplossingen. Daarvoor is het nodig om schakelkracht te ontwikkelen: het vermogen om lokale belangen én regionale belangen te behartigen. En ook een andere houding is benodigd, van statisch naar dynamisch Niet alle samenwerkingsverbanden behoeven even veel aandacht, kies en prioriteer. De aandacht kan het best geconcentreerd worden op de samenwerkingsverbanden waar grote financiële belangen spelen, beleidsmatige verschillen van inzicht zijn, of in het verleden misging. Er kan worden afgesproken om de aandacht voor deze samenwerkingsverbanden te verdelen, bijvoorbeeld dat één van de deelnemende gemeenteraden een laag geprofileerd samenwerkingsverband in de gaten houdt en daarover rapporteert aan de collega‐gemeenteraden.
Verder denkt de Raad voor het Openbaar Bestuur dat gemeenteraden effectiever kunnen opereren als ze met elkaar goede spelregels afspreken over informatievoorziening en vergaderagenda’s.
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 18
2
4) Het invoeren van raadsrapporteurs. Deze mogelijkheid wordt door velen benoemd. In bijna alle artikelen, Webinars en onderzoeken komt deze optie naar voren en is het een helder voorbeeld van een middel om in te zetten om meer “grip” te kunnen krijgen bij gemeenschappelijke regelingen. Bij de deelnemende raadsleden in het live‐Webinar van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden van 8 maart 2021 vond zelfs 75 procent het een goed idee om een stelsel van raadsrapporteurs, zoals o.a. in het Europees Parlement, in te voeren om als raad beter te kunnen sturen op regionale afspraken. Uit het onderzoek “Grip in de regio, onderzoek naar de toepassing van de methode Duisenberg in de jeugdzorg regio West‐Brabant West”, uitgevoerd door Sharon Broekman van de Erasmus Universiteit Rotterdam, pakt het werken met een raadsrapporteur volgens de methode‐Duisenberg positief uit voor gemeenteraden. De informatiepositie van de raadsleden wordt beter, raadsleden krijgen meer inzicht in wat ze willen weten en ze krijgen een beter beeld van het betreffende onderwerp. Raadsleden kunnen daardoor hun controlerende taak beter uitvoeren.
De methode‐Duisenberg, vernoemd naar het voormalige Tweede Kamerlid Pieter Duisenberg, houdt in dat één of meer rapporteurs worden aangewezen in een vakcommissie of uit de volksvertegenwoordiging om bijvoorbeeld de begroting of een bepaald thema voor te bereiden en vragen te inventariseren die namens de gehele commissie of volksvertegenwoordiging worden gesteld aan de verantwoordelijke bestuurder. In plaats van controleren op basis van incidenten wordt door de inzet van de rapporteur de controlerende rol versterkt door naar het hele beleid te kijken. 5) Gemeenteraden zoek elkaar op! Gemeenteraden zouden meer invloed kunnen uitoefenen als ze actief overeenkomsten in visie/beleid met andere raden of raadsleden opzoeken. Volgens Marcel Boogers helpt het als raadsleden vooraf aangeven welke informatie zij nodig hebben om een politiek oordeel te vormen over het regionale beleid. Wat zijn relevante regionale ontwikkelingen en op welke manieren kan daarop worden ingespeeld? Welke regionale doelen moet de raad stellen om zijn eigen beleidsuitgangspunten te kunnen realiseren? En als teruggekeken wordt: in welke mate zijn regionale doelen bereikt en wat is ervoor nodig om dat te verbeteren? Raadsleden zullen volgens hem pas een sterkere rol krijgen in regionale besluitvor‐ mingsprocessen als ze meer regionaal opereren.
Het overstijgen van het lokale belang en vormgeven van het regionale belang vraagt in de tweede plaats om passende (informele) structuren. Met hulp van griffiers en via gelijkgestemde partijen en fracties kunnen raadsleden samenwerken en gezamenlijk optrekken met hun collega’s uit andere gemeenten. Dat gebeurt ook al, maar er is meer nodig. 6) Gezamenlijk met meerdere gemeenteraden zienswijzen indienen Als raden met elkaar met vergelijkbare officiële reacties komen en dezelfde passages in hun zienswijze opnemen, moet het bestuur van de gemeenschappelijke regeling toch wel van goede huizen komen om dat te negeren. Door samen op te trekken heb je meer invloed dan wanneer je allemaal op eigen houtje gaat
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 19
3
reageren. Een voorbeeld hiervan is de Zuid‐Holland Zuid jeugdzorgregio: “Er zijn door een werkgroep van raadsleden vanuit verschillende gemeenten ‘bouwstenen’ voor zienswijzen geformuleerd, die door gemeenteraden daadwerkelijk zijn aangenomen” 7) “Gezamenlijke regionale besluitvorming door gemeenteraden”. Dit is tussen haakje gezet omdat in verreweg de meeste gevallen de besluitvorming apart in de afzonderlijke raden plaatsvindt, maar wordt wel het “voorwerk” gedaan in andere gezamenlijke gremia. De meeste gremia zijn informele vormen/netwerken. Er is/was altijd één hele bekende formele variant waarin de besluitvorming niet in de afzonderlijke raden plaatsvond, dat is de Drechtraad. De Drechtraad wordt per 1 januari 2022 opgeheven. In de Drechtraad zijn raadsleden uit alle Drechtsteden maandelijks bijeen om fractiegewijs te discussiëren en besluiten over regionaal beleid. Er zijn vele informele vormen in het land te vinden. We zullen enkele voorbeelden hiervan benoemen. De raden van Regio Rivierenland initieerden bijvoorbeeld de Raadskring Regio Rivierenland. Een orgaan waarin de deelnemende raden van Regio Rivierenland (en de griffiers) zijn afgevaardigd. Raadsleden in Twente kunnen een paar keer per jaar naar een themabijeenkomst: de Twenteraad.
Een platform voor uitwisseling van informatie en mening, De bijeenkomsten van de Twenteraad worden voorbereid door een presidium, met de burgemeester van Enschede als voorzitter en uit elke raad een lid plus de griffier. Een andere vorm is de regionale raadscommissie. De regio IJmond en de Kempen‐ gemeenten hebben hier ervaring mee opgedaan, met wisselend succes. De beeld‐ en oordeelsvorming over regionale onderwerpen vindt hier plaatst in een regionale commissie met vertegenwoordigers uit alle raden, die een gezamenlijk advies geven aan de afzonderlijke gemeenteraden. De gedachte is dat raden zo een veel grotere regionale invloed hebben dan in de meeste regio’s het geval is. West‐Brabant richtten raadsleden een brainstormclub op, ten behoeve van een beter en uniformer besluitvormingsproces in de afzonderlijke raden. Met steun van griffiers is een soort ‘dropbox’ ingericht, die dient om relevante documenten aan elkaar beschikbaar te stellen. Daarnaast zijn de griffiers inmiddels bezig om ook het uitwisselen van ideeën en standpunten te faciliteren. Zo kunnen zienswijzen op elkaar worden afgestemd en staan raden sterker. Regio Utrecht heeft een paar keer per jaar U10‐Beraden. Dit zijn openbare bijeenkomsten, gericht op voor raadsleden. Afwisselend neemt één van de griffiers het voortouw in de organisatie.
Op de U10‐Beraden kunnen raadsleden rond een bepaald thema met elkaar van gedachten wisselen. Soms is er een verband met besluitvorming die daarna in de afzonderlijke raden zal plaatsvinden en soms is het thema meer informerend van of wordt een onderwerp inhoudelijk uitgediept. In al deze informele vormen die door gemeenteraden zijn geïnitieerd wordt door de gemeenteraden gezocht naar meer sturing vooraf, vroegtijdige betrekken van, één meer gedragen beleid en een sterkere positie van de raden door gezamenlijk meer een vuist te kunnen maken.
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 20
4
8) Een aparte raadscommissie verbonden partijen instellen (artikel 82 Gemeentewet) Dit is dus een raadscommissie van één gemeenteraad en niet een gezamenlijke commissie. Een raadscommissie kan een raadsvergadering voorbereiden maar uiteraard geen besluiten nemen. Een raadscommissie kan natuurlijk wel overleggen met het college of met andere gemeenteraden of raadscommissie(s) van andere gemeenten overleggen om zo tot betere informatievoorziening te komen. Onder andere de gemeente Houten werkt met een raadscommissie verbonden partijen. Deze (advies)commissie verbonden partijen adviseert de gemeenteraad ten aanzien van de sturing van en het toezicht op de verbonden partijen en formuleert een advies aan de gemeenteraad over de inhoud van de zienswijze op de (ontwerp) begroting en (ontwerp) kadernota 9) Vergaderingen van het AB bezoeken en online toegankelijkheid tot de algemeen bestuursvergaderingen in de regio. De vergaderingen van het AB van Gemeenschappelijke Regelingen zijn in principe openbaar (zie Wgr art 22 lid 3), dus het staat iedere raadslid vrij om deze te bezoeken. Online vergaderingen zou ervoor kunnen zorgen dat raadsleden overdag beter en sneller deze bestuursvergaderingen kunnen volgen. Wettelijk is de vergadering van het algemeen bestuur openbaar, maar vaak vinden de vergaderingen toch vaak achter gesloten deuren plaats.
Daarom is het belangrijk dat raadsleden beter gefaciliteerd worden, bijvoorbeeld door het online toegankelijk maken van deze regionale bestuursvergaderingen 10) Sturing vanuit eigenaarschap van regionale taken en verbonden partijen In het Webinar van de Vereniging voor Raadsleden van 8 maart 2021 betoogde Harry ter Braak, expert van Wagenaar Hoes op het gebied van sturing op regionale samenwerking, dat het cruciaal is voor het creëren van meer en betere sturing op regionale samenwerking dat raadsleden vanuit eigenaarschap naar regionale taken kijken. Te vaak benaderen raadsleden regionale taken als opdrachtgever. “Als hoogste bestuursorgaan is het belangrijk dat raadsleden niet alleen met de eigen gemeente bezig zijn, maar vooral ook samen doelen stellen voor regionale taken.” 11) Nieuwe informatieprotocols Niet afwachten, maar zelf de regie pakken is het allerbelangrijkste”, zo luidde het advies van Steven de Vries, voormalig raadslid uit Utrecht in het Webinar van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden van 8 maart 2021. De Vries analyseerde afgelopen jaar de wijzen waarop in diverse regio’s raadsleden grip en controle proberen te krijgen en ontwikkelde een overzichtelijk informatieprotocol. Dit informatieprotocol is als bijlage bijgevoegd. Het format functioneert als een oplegger op stukken van de gemeenschappelijke regeling.
Hierdoor is de informatie eenvoudig te vinden en wordt deze eenduidig gepresenteerd voor alle gemeenschappelijke regelingen. De afstemming met andere volksvertegenwoordigingen wordt eenvoudiger als de partijen in de regio de format gebruiken. En voor de gemeenschappelijke regeling is het relatief
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 21
5
eenvoudig om de deelnemers te bedienen met uniforme informatie. Het college moet formeel die informatie leveren. In de praktijk zullen de ambtelijke organisatie en de gemeenschappelijke regeling moeten zorgen voor het vullen van de format. Als alle raden met dezelfde format werken is dit ook voor de gemeenschappelijke regeling efficiënt 12) Als raad bepalen wat je wil met samenwerkingsverbanden. De raad zou gezamenlijk moeten bepalen wat je als raad wil met de samenwerkingsverbanden en op welke manier de raad de grip en controle wil uitvoeren om de democratische legitimatie te waarborgen. Door de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden is er een handreiking ‘Grip en controle op regionale samenwerking’ ontwikkelt waarin zes vragen en subvragen staan die hierbij kunnen helpen. 1. Waarom wil je als raad taken in een samenwerkingsverband uitvoeren? Zorg voor een visie op de identiteit van de samenwerking. 2. Welke positie heeft de gemeenteraad in het speelveld van de samenwerking, in het bijzonder in de gemeenschappelijke regeling? 3. Op welke wijze wil je sturen en invloed op de uitvoering van de gemeenschappelijke regeling uitoefenen? 4. Hoe wil je als gemeenteraad toetsen en controleren of dat wat is afgesproken ook wordt uitgevoerd in de gemeenschappelijke regeling? 5.
Hoe hou je als gemeenteraad zicht op risico’s in de gemeenschappelijke regeling en welke voorwaarden moeten worden vervuld als je de regeling wilt beëindigen? 6. Hoe regel je de monitoring en verantwoording op de uitvoering van de taken van de gemeenschappelijke regeling? 13) Uit de Handreiking Nederlandse Vereniging voor Raadsleden In de handreiking vanuit de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden staan ook een aantal mogelijkheden benoemd m.b.t. het grip krijgen op gemeenschappelijke regelingen. De meesten zijn al in deze memo aan de orde gekomen. Concreet worden hier de volgende opties benoemd: o De organisatie van de informatievoorziening o Rapporteurs uit een van de gemeenteraden o Gemeenschappelijke agenda’s o Gemeenschappelijke raadscommissie o Gemeenschappelijke griffier o Gemeenschappelijk regionaal raadsinformatiesysteem o Regionaal enquêterecht (budget reserveren) o Inzet van hulptroepen zoals een (gezamenlijke) rekenkamer o Afspraken met de accountant?
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 22
6
Overzicht van de Gemeenschappelijke regelingen van Baarn Overgenomen uit de nota regionale samenwerking en verbonden partijen 2020 Gemeenschappelijke regelingen Gemeenschappelijke Geneeskundige Dienst Midden Nederland (GGDrU) Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht (VRU) Uitvoeringsorganisatie Sociaal domein Baarn, Bunschoten en Soest (BBS) Gemeenschappelijke regeling afvalverwijdering Utrecht (AVU) Gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) Gemeenschappelijke regeling Regionaal Sociaal Werkvoorzieningschap Amersfoort e.o (RWA) Gemeenschappelijke regeling Regionale ICT Dienst Utrecht (RID) Gemeenschappelijke regeling Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD) Verplichte samenwerkingsverbanden zijn: GGD’s, Omgevingsdiensten, Arbeidsmarkt‐en Veiligheidsregio’s.
Uitgeplitst BBS: Baarn, Bunschoten en Soest RMN: Baarn, Bunnik, Soest, Nieuwegein, IJsselstein, Zeist RID: Baarn, Bunnik, de Bilt, Soest, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede, Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug (RSD) RWA: Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Leusden, Soest en Woudenberg RUD: Baarn, Amersfoort, Leusden, Woudenberg, Soest, Eemnes, Utrecht, Lopik, Houten en Nieuwegein GGD regio Utrecht: alle Utrechtse gemeenten Amersfoort, Baarn, Bunnik, Bunschoten, De Bilt, De Ronde Venen, Eemnes, Houten, Leusden, Lopik, Montfoort, Nieuwegein, Oudewater, Renswoude, Rhenen, Soest, Stichtse Vecht, Utrecht, Utrechtse Heuvelrug, Veenendaal, Vijfheerenlanden, Wijk bij Duurstede, Woerden, Woudenberg, IJsselstein, Zeist VRU: Alle Utrechtse gemeenten AVU: Alle Utrechtse gemeenten en de Provincie Gemeenten in de regio die met raadsrapporteurs werken Bunnik, De Bilt, De Ronde Venen, IJsselstein, Leusden, Nieuwegein, Soest, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede (formeel niet, maar in praktijk wel), Woudenberg, Zeist en de Stichtse Vecht.
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 23
Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 24
Overzicht van de formele instrumenten van de raad voor “grip op” Gemeenschappelijke Regelingen Bij de formele instrumenten gaat het over de wettelijke vormen van controle/ grip op Gemeenschappelijke Regelingen die de gemeenteraad heeft conform de Wet Gemeenschappelijke Regelingen de Gemeentewet en andere wetgeving. Hieronder volgt een opsomming van de instrumenten uit “Grip op regionale samenwerking, handreiking voor gemeenteraadsleden en griffier”. Daarbij wordt steeds bekeken wat de wettelijke grondslag is van een instrument, wat de wetgever heeft beoogd met het geven van het instrument, wat de reikwijdte is van het instrument (waarvoor kan het wel en niet worden ingezet) en hoe het praktisch toepasbaar is.
Informatieve instrumenten Informatieve instrumenten Kadernota samenwerkingsverband Grondslag Doel
Reikwijdte
Praktische toepasbaarheid
Artikel 34b Wgr Het bestuur van het openbaar lichaam, van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan informeert de betrokken gemeenteraden voor 15 april van het jaar waarvoor de kadernota geldt over de financiële en beleidsmatige uitgangspunten voor dat betreffende kalenderjaar. Hiermee krijgt de raad eerder dan voorheen al informatie over het samenwerkingsverband, zodat de raad alvast allianties kan sluiten om eventuele wijzigingen te kunnen bewerkstelligen. De kadernota gaat uitsluitend over de financiële en beleidsmatige uitgangspunten van het samenwerkingsverband als geheel, niet over de uitgangspunten die de individuele gemeenten willen bereiken. Daarnaast gaat de kadernota uitsluitend over het navolgende kalenderjaar. De kadernota is een informatief instrument, deze wordt niet vastgesteld door de gemeenteraden, noch wordt aan de gemeenteraad om zienswijzen of iets dergelijks gevraagd. Het is uitsluitend een middel om vroegtijdig te informeren. De raad kan natuurlijk wel beraadslagen over de kadernota en de eigen vertegenwoordiger in het algemeen bestuur richtlijnen meegeven.
Voorlopig jaarverslag samenwerkingsverband Grondslag
Artikel 34b Wgr
Doel
Het bestuur van het openbaar lichaam, van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan moet voor 15 april van het jaar na afloop van waarvoor het jaarverslag geldt alvast een voorlopig jaarverslag naar de gemeenteraden sturen. Zo worden de raden vroegtijdig geïnformeerd over de financiële en beleidsmatige afwikkeling van het voorgaande kalenderjaar zodat zij dit kunnen betrekken bij hun zienswijzen op de begroting voor het navolgende kalenderjaar (of bij een eventuele begrotingswijziging voor het lopende kalenderjaar).
1 Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 25
Reikwijdte
Het voorlopig jaarverslag geeft een eerste indicatie over het afgelopen kalenderjaar voor het samenwerkingsverband. Het betreft een voorlopig verslag, nog niet alles hoeft definitief vast te staan en een accountantscontrole hoeft nog niet te hebben plaatsgevonden. Dat volgt allemaal voor 15 juli van het jaar na afloop van het betreffende kalenderjaar.
Praktische Het voorlopig jaarverslag is een informatief instrument, het verslag wordt toepasbaarheid niet vastgesteld door de gemeenteraden, noch wordt aan de gemeenteraad om zienswijzen of iets dergelijks gevraagd. Het is uitsluitend een middel om vroegtijdig te informeren. Ontwerpbegroting samenwerkingsverband, raad kan zienswijze indienen Grondslag Doel
Reikwijdte
Praktische toepasbaarheid
Artikel 35 Wgr Het dagelijks bestuur van een openbaar lichaam, het bestuur van een bedrijfsvoeringsorganisatie en een gemeenschappelijk orgaan moeten de ontwerpbegroting aan de raden zenden alvorens deze wordt vastgesteld. De ontwerpbegroting maakt inzichtelijk wat er het komende boekjaar gaat plaatsvinden binnen het samenwerkingsverband, zowel beleidsmatig als financieel. De ontwerpbegroting geeft daarnaast aan wat de financiële bijdrage van iedere afzonderlijke gemeente in een bepaald jaar is. De raad kan beraadslagen over de begroting en zienswijzen indienen (zie onder de stap sturing).
Jaarverslag samenwerkingsverband Grondslag
Artikel 34 lid 3 Wgr
Doel
Het bestuur van het openbaar lichaam, van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan moet voor 15 juli van het jaar na afloop van waarvoor het jaarverslag geldt een definitief jaarverslag naar gedeputeerde staten en de gemeenteraden sturen. Zo worden de raden geïnformeerd over de financiële en beleidsmatige afwikkeling van het voorgaande kalenderjaar die weer als input geldt voor het eigen gemeentelijke jaarverslag (met name de paragraaf verbonden partijen). Het jaarverslag geeft een verslag over het afgelopen kalenderjaar voor het samenwerkingsverband. Het jaarverslag is een informatief instrument, het verslag wordt niet vastgesteld door de gemeenteraden, noch wordt aan de gemeenteraad om zienswijzen of iets dergelijks gevraagd. Het is uitsluitend een middel om te informeren en verantwoorden.
Reikwijdte Praktische toepasbaarheid
Jaarverslag gemeente – Paragraaf verbonden partijen Grondslag Doel
Artikel 198 Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Het jaarverslag van de gemeente kent net als de begroting een paragraaf verbonden partijen. Daarin moet het college verantwoording afleggen over het reilen en zeilen van de verbonden partijen en in hoeverre zij de door de raad in de begroting meegegeven kaders hebben uitgevoerd.
2 Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 26
Reikwijdte
Geldt alleen ten aanzien van een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft (art. 1 BBV). Netwerksamenwerkingen vallen hier niet onder.
Praktische toepasbaarheid
In de paragraaf verbonden partijen wordt de raad jaarlijks per verbonden partij geïnformeerd hoe de gemeentelijke en samenwerkingsbelangen zijn gediend en wat het financiële resultaat is.
Raadscommissie verbonden partijen instellen Grondslag
Doel Reikwijdte
Praktische toepasbaarheid
Artikel 82 Gemeentewet De raad kan bijzondere raadscommissies instellen die toezien op de sturing en controle van gemeenschappelijke regelingen in het bijzonder of verbonden partijen in den brede. De raadscommissie kan niet meer doen dan het voorbereiden van de raadsvergadering. De commissie kan geen besluiten nemen, maar kan natuurlijk wel overleggen met het college of met raden of raadscommissie van de andere betrokken gemeenten om zo tot betere informatievoorziening te komen. De raadscommissie kan neutrale informatievoorziening borgen, zonder direct in een politiek steekspel te geraken. De politieke weging van de feiten moet dan in de raad of een andere inhoudelijke raadscommissie plaatsvinden. De raadscommissie biedt ook een mogelijkheid om gestructureerd met andere gemeentebesturen in contact te treden.
Informatierecht t.a.v. college Grondslag
Artikel 169 Gemeentewet (zie ook artikel 155 en 25 Gemeentewet)
Doel
De raad kan het college alle gewenste informatie vragen over door het college gevoerd bestuur. Dit geldt voor alles wat door of namens het college wordt besloten. Voor stukken die door het college aan de raad worden voorgelegd over het samenwerkingsverband kan geheimhouding worden opgelegd (gelet op art. 10 Wet openbaarheid bestuur) door het college. Reikwijdte Informatie over door het college gevoerd bestuur. Praktische De raad kan het college of individuele leden van het college in beginsel alles toepasbaarheid vragen.
Informatierecht t.a.v. eigen lid algemeen bestuur; lid gemeenschappelijk orgaan of lid bestuur bedrijfsvoeringsorganisatie Grondslag Artikel 16 lid 2, 18 en 19 Wgr Doel Een lid van het algemeen bestuur, van het bestuur van een bedrijfsvoeringsorganisatie of van een gemeenschappelijk orgaan moet de raad alle inlichtingen geven die door een of meer leden van raad gevraagd worden. Reikwijdte In beginsel kan alles gevraagd worden, maar het lid moet zelf natuurlijk wel over de informatie kunnen beschikken of daarnaar kunnen vragen.
3 Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 27
Praktische toepasbaarheid
De praktijk laat zien dat er weinig informatie rechtstreeks aan het lid van het algemeen bestuur wordt gevraagd door de raad, althans bij collegeregelingen. Vaak richten de vragen zich tot de wethouder als lid van het college. Dat is bij collegeregelingen ook het meest wenselijk, zodat het college ook zijn verantwoordelijkheid kan pakken.
Informatierecht t.a.v. algemeen bestuur, dagelijks bestuur of voorzitter openbaar lichaam; gemeenschappelijk orgaan; bestuur bedrijfsvoeringsorganisatie Grondslag
Artikel 17 Wgr
Doel
Het bestuur van een openbaar lichaam (zowel het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur als de voorzitter), het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan moeten de raden alle door een of meer raadsleden gevraagde inlichtingen verschaffen. Het algemeen bestuur kan ook besloten vergaderen (conform art. 10 Wet openbaarheid bestuur) en over die stukken geheimhouding opleggen. Deze geheimhouding kan ook door dagelijks bestuur of voorzitter worden opgelegd. In beginsel mag alles gevraagd worden. De praktijk laat zien dat er weinig informatie rechtstreeks aan een samenwerkingsverband wordt gevraagd. Dit is een goede manier om aanvullende of hele specifieke informatie te krijgen.
Reikwijdte Praktische toepasbaarheid
Rekenkamer(functie) Grondslag
Artikel 182 en 184 Gemeentewet
Doel
Onderzoeken doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Daar hoort ook het door verbonden partijen gevoerde bestuur bij. Onderzoek bij openbaar lichaam, bedrijfsvoeringsorganisatie en gemeenschappelijk orgaan waarin gemeentebestuur participeert; onderzoek bij naamloze vennootschap en besloten vennootschap waarin gemeente(n) meer dan 50% van de aandelen heeft; andere privaatrechtelijke rechtspersonen waarbij de gemeente(n) voor minimaal 50% financieren via subsidie, lening of garantiestelling. Gemeenteraden maken nog weinig gebruik van de mogelijkheid om extra informatie te krijgen via het rekenkameronderzoek. Rekenkamers doen nog met name onderzoek naar het gemeentelijk beleid naar verbonden partijen, maar niet naar concrete verbonden partijen. Dat zou vaker toegepast kunnen worden.
Reikwijdte
Praktische toepasbaarheid
Onderzoekscommissie Grondslag Doel
Artikel 155a Gemeentewet De raad kan een onderzoekscommissie instellen die onderzoek doet naar het handelen van het college of een van zijn leden binnen een samenwerkingsverband.
4 Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 28
Reikwijdte
De raad kan alleen onderzoeken doen t.a.v. (voormalige) leden van het college van burgemeester en wethouders, niet ten aanzien van het samenwerkingsverband.
Praktische toepasbaarheid
Indien vermoeden bestaat dat een wethouder of burgemeester geen volledige informatie heeft gegeven, dan kan een nader onderzoek worden ingesteld om te kijken wat de wethouder precies allemaal gedaan heeft binnen het samenwerkingsverband.
Verantwoordingsinstrumenten Verantwoording college en leden college Grondslag Doel
Reikwijdte
Praktische toepasbaarheid
Artikel 169 Gemeentewet Via de verantwoordingsrelatie tussen college en raad kan de raad controleren en zijn eindverantwoordelijkheid waarmaken. Zo komt de democratische legitimatie van uitvoering van gemeentelijk beleid tot stand. Het college en zijn leden zijn slechts verantwoording schuldig over door hen gevoerd bestuur. Zij zijn geen verantwoording schuldig over handelingen van een algemeen bestuur of een dagelijks bestuur, of het bestuur van bedrijfsvoeringsorganisatie of gemeenschappelijk orgaan. De raad kan het college in beginsel voor alles wat het college aangaat ter verantwoording roepen. Wel moet men zich ervan bewust zijn dat het college noch een individueel collegelid ter verantwoording kan worden geroepen voor dat wat een algemeen bestuur of dagelijks bestuur doet, evenmin voor wat een gemeenschappelijk orgaan of het bestuur van een bedrijfsvoeringsorganisatie doet. Bij netwerksamenwerking is het college wel volledig aanspreekbaar, omdat daar vaak met mandaat wordt gewerkt. Dat geldt evenzeer bij bijvoorbeeld omgevingsdiensten, voor zover collegebevoegdheden in mandaat worden uitgevoerd.
Verantwoording lid algemeen bestuur, lid bestuur bedrijfsvoeringsorganisatie of lid gemeenschappelijk orgaan Grondslag
Artikel 16 lid 1, 18 en 19 Wgr
Doel
Een lid van het algemeen bestuur, van het bestuur van een bedrijfsvoeringsorganisatie of van een gemeenschappelijk orgaan is verantwoording schuldig aan zowel de raad als het college (bij raads‐en collegeregelingen alleen aan de raad). Het lid is uitsluitend verantwoording schuldig over door hemzelf gevoerd bestuur. Hij is geen verantwoording schuldig over wat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, het bestuur van een bedrijfsvoeringsorganisatie of een gemeenschappelijk orgaan heeft gedaan. Het eigen lid in het algemeen bestuur, gemeenschappelijk orgaan of bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie is de vertegenwoordiger van de gemeente (zie de inleiding van dit hoofdstuk). Dat betekent dat het lid ook verantwoording moet afleggen over wat hijzelf gedaan heeft. Aan de hand van de openbare verslagen van vergaderingen van het algemeen bestuur (voor het gemeenschappelijk
Reikwijdte
Praktische toepasbaarheid
5 Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 29
orgaan of het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie geldt niet altijd openbaarheid) kan eerst bekeken worden wat het eigen lid gedaan heeft.
6 Februari 2022
Eindverslag Raadsrapporteurs Gemeente Baarn 2022
-
Pagina 30
Bijsturingsinstrumenten van de gemeenteraad Zienswijzeprocedure Grondslag
Artikel 35 Wgr
Doel
Ten aanzien van de begroting van een samenwerkingsverband kan de raad zienswijzen indienen. De begroting van een samenwerkingsverband is een verplichte uitgave voor de gemeente, en dus is de zienswijze in het leven geroepen om de beperking op het budgetrecht van de raad weer enigszins ongedaan te maken. De zienswijze mag uitsluitend gaan over de begroting van het samenwerkingsverband en wat daarin zou moeten worden opgenomen. De zienswijze is juridisch niet bindend. Dit instrument krijgt pas echt kracht wanneer de raad afstemt over de zienswijzen met andere vertegenwoordigende organen die bij de samenwerking zijn betrokken. Dan ontstaat politieke druk voor het (algemeen) bestuur van het samenwerkingsverband om daadwerkelijk iets met de zienswijze te doen.
Reikwijdte
Praktische toepasbaarheid
Gemeentelijke begroting (paragraaf verbonden partijen) Grondslag Doel Reikwijdte