387752 Ontwerp Programmabegroting 2023 RUD Utrecht bijlage 3 Jaarstukken 2021 RUD Utrecht

Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht

Jaarstukken 2021 22 maart 2022

Samenstelling van het bestuur De Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (hierna: RUD Utrecht) is een zelfstandig vormgegeven samenwerkingsverband van en voor elf gemeenten en de provincie Utrecht. De deelnemende gemeenten zijn Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Houten, Leusden, Lopik, Nieuwegein, Soest, Utrecht en Woudenberg. Het is een gemeenschappelijke regeling, waarbij sprake is van verlengd openbaar bestuur. De provincie en deze gemeenten zijn samen eigenaar van de RUD Utrecht. Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur is samengesteld door en uit de leden van het Algemeen Bestuur. Het Dagelijks Bestuur bestaat uit vijf leden: één vertegenwoordiger van de provincie en vier vertegenwoordigers namens de gemeenten. Het Dagelijks Bestuur is bevoegd tot de dagelijkse aansturing van de RUD Utrecht. De samenstelling van het Dagelijks Bestuur was in 2021 als volgt: Lid van / tot

Naam functionaris

Namens deelnemer

C. (Kees) van Dalen

Gemeente Houten

C.W. (Kees) Kraanen

Gemeente Amersfoort

H.A.W. (Erik) van Beurden (vicevoorzitter)

Gemeente Leusden

1 jan. – 1 sept.

P. (Pieter) de Kruif (vicevoorzitter)

Gemeente Woudenberg

30 sept. – 31 dec.

G.J. (Gerrit) Spelt (voorzitter)

Gemeente Lopik

R.C.L. (Robert) Strijk

Provincie Utrecht

1 jan. – 31 dec. 1 jan. – 31 dec.

1 jan. – 31 dec. 1 jan. – 31 dec.

Algemeen Bestuur In het Algemeen Bestuur van de RUD Utrecht zijn alle opdrachtgevers vertegenwoordigd. Het Algemeen Bestuur bestaat uit wethouders van de gemeenten en een gedeputeerde van de provincie. Het Algemeen Bestuur bestaat uit twaalf leden. Naast de leden van het Dagelijks Bestuur waren dit in 2021: Lid van / tot

Naam functionaris

Namens deelnemer

P. (Pieter) de Kruif

Gemeente Woudenberg

F.G. (Fenneke) van der Vegte

Gemeente Leusden

M. (Marieke) Schouten

Gemeente Nieuwegein

1 jan. – 31 dec.

A. (Aukje) Treep-van Hoeckel

Gemeente Soest

1 jan. – 31 dec.

T. (Theo) Reijn

Gemeente Eemnes

1 jan. – 31 dec.

J. (Jannelies) Vissers

Gemeente Baarn

1 jan. – 31 dec.

W. (Wim) de Jong

Gemeente Bunschoten

1 jan. – 31 dec.

E. (Eelco) Eerenberg

Gemeente Utrecht

1 jan. – 31 dec.

1 jan. – 31 dec. 1 sept. – 31 dec.

Het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur vergaderen vijf tot zeven maal per jaar. De ambtelijke organisatie van de RUD Utrecht wordt aangestuurd door de directeur, tevens secretaris van het Dagelijks Bestuur. De directeur legt verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur. Sinds 1 november 2017 is de heer Jungen benoemd als directeur.

Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 Maart 2022

Pagina 2 van 48

Voorwoord Beste Lezer, We hadden gehoopt dat we er geen last meer van zouden hebben, maar helaas is ook 2021 een jaar vol Corona gerelateerde situaties geweest. Nog steeds werkten we voornamelijk vanuit huis, moest er tijdens controles extra gelet worden op de veiligheid van alle betrokkenen en kon het werk soms niet helemaal volgens afspraak uitgevoerd worden door de geldende maatregelen. Dat betekende wederom regelmatig bijsturen van de verwachtingen. Ook dit jaar is de RUD Utrecht steeds middels individuele en gezamenlijke gesprekken in nauw overleg geweest met de opdrachtgevers over hoe we vergunningverlening, toezicht en handhaving zo goed mogelijk door konden laten gaan. In die gezamenlijkheid is veel mogelijk gebleken. Waar we vorig jaar nog genoodzaakt waren om niet af te rekenen op basis van de hoeveelheid geleverde producten en diensten maar op basis van een vaste bijdrage, heeft de RUD Utrecht dit jaar de gevolgen van de Coronamaatregelen zelf op kunnen vangen. Dankzij het bijsturen in gezamenlijkheid kon de RUD uiteindelijk ruim 90% van de productie afspraken nakomen. Ook in 2021 is de RUD financieel gezond het jaar door gekomen, met als gevolg dat de RUD Utrecht verder uitstel van de Omgevingswet zelf op kan vangen.

Wel heeft de RUD Utrecht hierdoor enkele ontwikkelingen, inclusief de bijbehorende middelen, door moeten schuiven naar 2022, met als gevolg een positief resultaat dat bestemt dient te worden voor toekomstige jaren. Ik ben wederom trots op deze resultaten en de manier hoe we de uitdagingen van 2021 als eenheid zijn doorgekomen. Ondanks weer een uitdagend jaar is de organisatie in staat gebleken om wederom stappen te zetten in de verdere ontwikkeling van de RUD met het programma Samen op weg. 2021 werd op deze manier een jaar waarin we die gezamenlijke weg van de RUD verder bewandelen richting een mooi einddoel. Dat we daarnaast ook de samenwerking met de ODRU weer een stap verder hebben mogen brengen stemt mij helemaal positief voor de toekomst. Gerrit Spelt Voorzitter Dagelijks Bestuur RUD Utrecht

Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 Maart 2022

Pagina 3 van 48

Inleiding Hierbij bieden wij u de jaarstukken over het jaar 2021 aan, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening. In het jaarverslag zijn de Programmaverantwoording en de Paragrafen (BBV vereisten) opgenomen. Hierin leggen wij verantwoording af over de beleidsmatige realisatie van de Programmabegroting 2021. In de jaarrekening wordt via de Balans met toelichting en het Overzicht van baten en lasten met toelichting, financiële verantwoording afgelegd over het in het jaar 2021 gerealiseerde beleid. De jaarstukken zijn opgesteld conform de regelgeving uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Om goed te kunnen sturen en in control te zijn hebben de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling met de RUD Utrecht afspraken gemaakt over de planning & control-cyclus. Afgesproken is welke sturings- en control instrumenten gebruikt worden door de RUD Utrecht en wanneer deze instrumenten besproken worden met de deelnemers. In de planning & control-cyclus zijn de volgende documenten opgenomen: Kadernota; Begroting en meerjarenraming; 2 Bestuursrapportages (vanaf 2022 één bestuursrapportage); en Jaarstukken. Leeswijzer Deel 1 betreft het jaarverslag. Dit deel begint met de Programmaverantwoording, bestaande uit: Indicatoren RUD-breed; Wet- en regelgeving; Vergunningverlening; Handhaving; Bedrijfsvoering; en Overig.

Daarna volgen de verplichte Paragrafen: Weerstandsvermogen en risicobeheersing; Financiering; en Bedrijfsvoering. De overige verplichte paragrafen ontbreken omdat deze niet van toepassing zijn voor de RUD Utrecht. Deel 2 betreft de jaarrekening. Dit deel begint met de Balans per 31 december 2021 en het Overzicht van baten en lasten over 2021. De toelichting op beide maakt tevens onderdeel uit van dit hoofdstuk. Na deel 2 is de Controleverklaring van de externe accountant opgenomen en volgt daarna het Vaststellingsbesluit van het Algemeen Bestuur.

Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 Maart 2022

Pagina 4 van 48

Inhoudsopgave Samenstelling van het bestuur ......................................................................................................... 2 Voorwoord ............................................................................................................................................. 3 Inleiding ................................................................................................................................................ 4 Inhoudsopgave..................................................................................................................................... 5 Samenvatting ....................................................................................................................................... 6 1.1 Programmaverantwoording ................................................................................................... 10 1.1.1 Indicatoren RUD-breed............................................................................................................ 11 1.1.2 Wet- en regelgeving ................................................................................................................ 14 1.1.3 Handhaving .............................................................................................................................

15 1.1.4 Vergunningverlening ............................................................................................................... 15 1.1.5 Bedrijfsvoering......................................................................................................................... 16 1.1.6 Overig ...................................................................................................................................... 21 1.2 Paragrafen ................................................................................................................................. 22 1.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing .............................................................................. 22 1.2.2 Financiering ............................................................................................................................. 24 1.2.3 Bedrijfsvoering......................................................................................................................... 25 1.2.4 Onderhoud Kapitaalgoederen .................................................................................................. 25 Deel 2 – Jaarrekening (BBV) ........................................................................................................... 26 2.1

Balans per 31 december 2021 ............................................................................................... 27

2.2

Overzicht van baten en lasten 2021..................................................................................... 28

2.3 Toelichtingen ............................................................................................................................ 29 2.3.1 Algemene grondslagen ............................................................................................................ 29 2.3.2 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling................................................................ 29 2.3.3 Toelichting op de balans per 31 december 2021 .................................................................... 30 2.3.4 Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2021 .......................................................... 35 2.3.5 Wet normering topinkomens ................................................................................................... 39 2.4 Taakveld en beleidsindicatoren............................................................................................. 40 2.4.1 Taakveld .................................................................................................................................. 40 2.4.2 Beleidsindicatoren bij Taakveld ............................................................................................... 41 Controleverklaring .............................................................................................................................

42 Lijst van gebruikte afkortingen ...................................................................................................... 47

Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 Maart 2022

Pagina 5 van 48

Samenvatting Jaarrekeningresultaat

Het boekjaar 2021 is afgesloten met een positief resultaat van € 837.000. In de tweede Bestuursrapportage 2021 werd uitgegaan van een negatief resultaat van € 65.000. De afwijkingen ten opzichte van de tweede Bestuursrapportage zijn: 1. Lagere personeelslasten Lagere vaste personeelslasten Lagere kosten inhuur 2. Lagere Kapitaallasten 3. Lagere Huisvestingskosten en ICT 4. Lagere kosten Overig materieel budget 5. Lagere Ontwikkelkosten 6. Meer DVO-opbrengsten 7. Minder opbrengsten Aanvullende opdrachten 8. Minder onttrekkingen bestemmingsreserves

-/-/-/-/-/-/-

€ 214.000 € 131.000 € 322.000 € 110.000 € 174.000 € 51.000 € 215.000 € 212.000 € 82.000 € 100.000

Ad 1. Lagere personeelslasten: Vanwege de krapte op de arbeidsmarkt zijn een aantal vaste formatieplaatsen later of met inhuur ingevuld. Hierdoor wordt de post personeelslasten in zijn geheel geanalyseerd. Op totaalniveau zijn de personeelslasten € 322.000 lager dan begroot. Er zijn hiervoor een aantal verklaringen. Allereerst is door de thuiswerksituatie en de focus op opleiding voor de Omgevingswet € 110.000 aan persoonsgebonden opleidingsbudget niet uitgegeven in 2021. In de toekomst blijven medewerkers echter wel recht hebben op het inzetten van deze middelen voor opleiding. Daarnaast is een gedeelte van het programma Samen op weg verschoven naar 2022 waardoor er € 94.000 minder is besteed aan (ingehuurd) personeel. Ook is de ingangsdatum van de Omgevingswet gedurende 2021 verschoven waardoor een gedeelte van de voorbereiding op de komst van deze wet is verschoven naar 2022. Hierdoor heeft de RUD Utrecht minder personeel ingehuurd ter vervanging van vast personeel dat zich voorbereid op de Omgevingswet. Ten derde namen in de laatste fase van het jaar de coronamaatregelen toe, waardoor er om een groot negatief resultaat te voorkomen (1% productieverlies is ongeveer 100K aan omzet minder) in de laatste fase van het jaar geen grote uitgaven meer zijn gedaan aan ingehuurd personeel bij bedrijfsvoering. Ad 2. Lagere Kapitaallasten: deze post is € 110.000 lager dan begroot.

Het nieuwe VTH-zaaksysteem zal pas in 2022 in gebruik genomen worden en de afschrijvingen ervan zullen daarom ook pas in 2022 plaats vinden. Daarnaast zijn ook verschillende ICT investeringen in apparatuur uitgesteld naar 2022. Ad 3. Lagere Huisvestingskosten en ICT: Deze post is € 174.000 lager dan begroot. De tweede verdieping in het Provinciehuis (huisvesting Bedrijfsvoering) is voor een half jaar niet beschikbaar geweest. Derhalve heeft de Provincie als verhuurder besloten een gedeelte van de huurkosten niet in rekening te brengen voor deze verdieping. Daarnaast vallen de beheers -en onderhoudskosten lager uit. Ten slotte werkt uitstel van de invoering van de Omgevingswet door in het (al dan niet) doen van verschillende ICT-uitgaven. Ad 4. Lagere kosten Overig materieel budget: deze post is € 51.000 lager dan begroot. De afspraken die we hebben gemaakt met betrekking tot de uit te besteden onderdelen van de aanvullende opdrachten vallen lager uit (opbrengsten en kosten). Verder zijn door het thuiswerken een aantal kleine kostenposten lager uitgevallen dan verwacht op basis van ervaring. Ad 5. Lagere Ontwikkelkosten: Per jaareinde is minder besteed aan Samen op weg dan begroot. De verwachting van het Bestuur is dat deze middelen nog wel in de verschillende sporen van het programma zullen worden ingezet.

Daarnaast is een gedeelte van de RGT App niet ontwikkeld in 2021 en doorgeschoven naar 2022 en is in verband met het uitstel van de Omgevingswet een deel van de voorbereiding van de RUD Utrecht daarop ook doorgeschoven naar 2022.

Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 Maart 2022

Pagina 6 van 48

Ad 6. Meer DVO-opbrengsten: Door de beperkende maatregelen m.b.t. de coronacrisis was het in 2021 niet mogelijk om alle werkzaamheden aan de deelnemers te leveren en hierdoor dreigde een fors negatief resultaat te ontstaan. Om een deel van het productieverlies op te vangen is reeds bij de eerste Bestuursrapportage besloten de post Onvoorzien (€ 225.000) in te zetten ter dekking van de achterblijvende productie. Omdat een deel van de regionale en provinciale taken niet gerealiseerd is, valt het verschil met de begroting iets lager uit. Ad 7. Door het moment van toekenning van de aanvullende opdracht en het moment waarop inhuur kon worden gerealiseerd, zijn een aantal aanvullende opdrachten niet in 2021 afgerond. De opdrachten zijn verschoven naar 2022 in overleg met de desbetreffende deelnemers. Ad 8. Minder onttrekkingen bestemmingsreserves: De bestemmingsreserve voor het VTH-zaaksysteem is niet onttrokken in 2021. Een aanzienlijk deel van kosten die gemoeid gaan met dit zaaksysteem zullen in 2022 vallen. Resultaatbestemming Aan het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld om het positieve rekeningresultaat 2021 van € 837.000 als volgt te bestemmen: Verdeling resultaat 2021 Stand Algemene reserve vóór resultaatbestemming

Resultaat 2021

Storting Algemene reserve Toevoeging: storting bestemmingsreserve Persoonsgebonden Opleidingsbudgetten Toevoeging: storting bestemmingsreserve Doorontwikkeling RUD Utrecht Terugstorten aan deelnemers Stand na resultaatbestemming 2021

€

837.000

€ € €

110.000 467.000 200.000

Stand Algemene reserve € 709.000

€

60.000

€

769.000

Een gedeelte van de stortingen in bestemmingsreserves hebben allemaal betrekking op uitgaven die gedurende 2021 zijn uitgesteld naar 2022 (of verder). Om deze middelen in toekomstige jaren beschikbaar te hebben is het noodzakelijk dat ze onderdeel uitmaken van het resultaat 2021 om vervolgens bestemd te worden middels een bestuursbesluit. Gedurende 2021 heeft hierover met zowel het Dagelijks als Algemeen Bestuur van de RUD Utrecht overleg plaatsgevonden. Het gaat hierbij om: 1. € 110.000 Persoonsgebonden Opleidingsbudgetten 2. € 467.000 Storting in bestemmingsreserve Doorontwikkeling RUD Utrecht bestaande uit: a. Doorontwikkeling RGT App (€ 60.000) b. Samen op weg (€ 207.000) c. Uitgestelde kosten bedrijfsvoering (€ 200.000)

Ad 1. Bestemmingsreserve Persoonsgebonden Opleidingsbudgetten

Aangezien er € 110.000 minder aan het persoonsgebonden opleidingsbudget is besteed dan waar werknemers recht op hebben, stellen we voor om deze middelen toe te voegen aan de bestemmingsreserve ter dekking van de kosten in volgende jaren wanneer de medewerkers hier aanspraak op maken.

Ad 2. Bestemmingsreserve Doorontwikkeling RUD Utrecht

Er zijn veel ontwikkelingen gaande in het vakgebied van de RUD Utrecht. Uit het recentelijk verschenen rapport van de commissie van Aartsen blijkt dat er verbeteringen nodig zijn voor de toekomst. Gedeeltelijk zijn deze doorontwikkelingen door de RUD Utrecht vertaald in de Kadernota 2023. Ook is er recentelijk een “Uniforme Handhaving Strategie” opgesteld waar de RUD in de toekomst aan zal moeten gaan voldoen. Tenslotte zal ook de invoering van de Omgevingsweg in de toekomst verdere doorontwikkeling van de RUD Utrecht gaan vragen. Het bestemmen van middelen voor deze benodigde doorontwikkelingen is dus een logische keuze.

Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 Maart 2022

Pagina 7 van 48

De voorgestelde € 467.000 bestaat uit de volgende bedragen: 1. in 2021 is € 207.000 minder besteed aan het programma Samen op weg dan initieel begroot. De verwachting van het bestuur van de RUD Utrecht is dat deze middelen in de toekomst nog wel ingezet zullen gaan worden binnen de verschillende sporen van het programma. 2. aangezien de afdeling ICT in 2021 veel capaciteit nodig heeft gehad voor de inrichting van het nieuwe zaaksysteem (Powerbrowser) is besloten om een gedeelte van de ontwikkeling van de RGT applicatie door te schuiven naar 2022 (€ 60.000). 3. in 2021 zijn € 200.000 aan bedrijfsvoering kosten uitgesteld als gevolg van uitstel van de invoering van het nieuwe zaaksysteem en de Omgevingswet. Het betreft hier middelen voor onder meer inhuur van specialisten, uitgaven aan ICT (apparatuur) en IV alsmede kosten op het gebied van facilitaire zaken.

Aanvulling Algemene Reserve

Doordat de totale baten van de RUD Utrecht zijn gestegen is het mogelijk om de algemene reserve verder aan te vullen. De algemene reserve mag maximaal 5% van de totale inkomsten van de RUD bedragen. Gezien de onzekere tijden (coronacrisis en invoering van de Omgevingswet) stellen we voor om het restant van het resultaat aan de algemene reserve toe te voegen en daarmee het weerstandsvermogen van de RUD Utrecht te verhogen tot de toegestane 5% van de totale inkomsten.

Restant: Terugstorting aan de deelnemers van de RUD Utrecht

In verband met de Coronacrisis was het onzeker waar de productie van de RUD Utrecht en de daarmee gepaard gaande variabele bijdrage van de deelnemers op uit zou gaan komen in 2021. Om een negatief resultaat te voorkomen heeft de RUD Utrecht in de laatste fase van het jaar geen grote uitgaven meer gedaan. Hierdoor is resultaat ontstaan als gevolg van incidentele besparingen. De RUD Utrecht stelt voor om de incidentele besparingen waar geen uitgaven meer van worden verwacht terug te storten aan haar deelnemers (€ 200.000) Opdrachtgever Amersfoort Baarn Bunschoten Eemnes Houten Leusden Lopik Nieuwegein Provincie Utrecht Soest Utrecht Woudenberg Totaal

Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 Maart 2022

Percentage eigenaarschap 12,0% 3,0% 3,3% 1,3% 1,7% 2,6% 3,1% 2,2% 52,9% 4,2% 11,1% 2,6% 100,0%

Terug te storten bedrag € € € € € € € € € € € € €

24.000 6.000 7.000 3.000 3.000 5.000 6.000 4.000 106.000 9.000 22.000 5.000 200.000

Pagina 8 van 48

Deel 1 – Jaarverslag (BBV)

Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 Maart 2022

Pagina 9 van 48

1.1 Programmaverantwoording Programmaresultaat De toerekening van de kosten per programma is conform BBV, waarbij aansluiting is gezocht bij de notitie overhead. Begroting 2021 voor wijzigingen

Begroting 2021 na wijzigingen

1 Handhaving

€

5.128.000

€

5.473.000

€

5.226.000

2 Vergunningverlening

€

5.259.000

€

6.273.000

€

5.870.000

Bedrijfsvoering (Overhead)

€

3.508.000

€

3.948.000

€

3.728.000

Overig - Onvoorzien

€

225.000 €

-

€

-

- Stelpost loon- en prijscompensatie

€

100.000 €

-

€

-

Totaal lasten

€

14.220.000

€

15.694.000

€

14.824.000

1 Handhaving

€

5.099.000

€

5.161.000

€

5.136.000

2 Vergunningverlening

€

5.294.000

€

6.125.000

€

6.286.000

Bedrijfsvoering (Overhead)

€

3.508.000

€

3.973.000

€

3.969.000

Overig - Onvoorzien

€

225.000 €

-

€

-

- Stelpost loon- en prijscompensatie

€

100.000 €

-

€

-

Totaal baten

€

14.226.000

€

15.259.000

€

15.391.000

Totaal (voor reservemutaties)

€

6.000

€

-435.000

€

567.000

Realisatie 2021

Programma's:

Programma's:

Onttrekking: VTH Zaaksysteem

€

-

€

100.000 €

Omgevingswet

€

-

€

270.000 €

270.000

Gerealiseerd resultaat

€

6.000

€

-65.000

837.000

Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 maart 2022

€

-

Pagina 10 van 48

1.1.1 Indicatoren RUD-breed

In deze paragraaf kijken we voor de RUD-brede indicatoren terug naar onze prestaties van afgelopen jaar. De KPI’s waar we over rapporteren hebben we gezamenlijk met onze deelnemers bepaald. Middels de programmabegroting 2021 zijn deze KPI’s vastgesteld door het AB.

Interne Processen en kwaliteit van het werk Wat

Indicator

Handhavingsbeschikkingen

Sturing op:

en vergunningen voldoen

We streven ernaar om bij handhavingsbeschikkingen geen inhoudelijke en/of juridische gebreken te hebben.

aan inhoudelijke en juridische kwaliteit

Meting van: Dit blijkt uit het feit dat bij bezwaar- en beroepsprocedures in tenminste 80 procent van de gevallen geen inhoudelijke en/of juridische gebreken aan de beschikking worden geconstateerd.

Status

Toelichting Bij alle behandelde zaken (gegrond en ongegrond) was sprake van een juridisch correcte behandeling van het bezwaar, (hoger) beroep en/of verzoek om voorlopige voorziening. Er was geen sprake van procedurele fouten tijdens bezwaar/beroep/hoger beroep. Ook voldeden de betrokken handhavingsbeschikkingen en vergunningen aan inhoudelijke en juridische kwaliteit. Van de 41 in 2021 gesloten juridische zaken zijn er 18 gegrond, 2 deels gegrond, 11 ongegrond, 7 ingetrokken, 1 niet ontvankelijk en 2 verzoeken om voorlopige voorziening zijn afgewezen. Het betreffen 20 bezwaarprocedures, 2 voorlopige voorziening en 19 beroepszaken. 10 beroepszaken waren gegrond, dit waren PAS zaken. Wij zijn tegen deze uitspraken in hoger beroep gegaan. De overige zaken die (deels) gegrond waren, zijn op één na alle bezwaarzaken. Daarnaast is 1 advies verstrekt inzake een bezwaar in gemeente Utrecht welke ongegrond is verklaard. Momenteel halen we het streefpercentage van 80% en komen we uit op 86%.

Voldoen aan

Sturing op:

kwaliteitscriteria 2.2

Het professionaliseren van onze toezichthouders zorgt naast een kwaliteitsverbetering ook voor een hogere betrouwbaarheid. Meting van: Voor alle activiteiten voldoen we voor 100% aan de kwaliteitscriteria 2.2

Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 maart 2022

Medio 2019 zijn de kwaliteitscriteria voor de kritieke massa na een update opnieuw vastgesteld (kwaliteitscriteria 2.2). De RUD heeft daarop aan de hand van een kennismatrix een inventarisatie gedaan. Naar aanleiding van een inventarisatieronde is een Plan van Aanpak opgesteld met daarin de aandachtspunten voor de toekomst. Momenteel voldoen we voor de generieke onderdelen nog steeds aan de criteria. Op de specialistische deskundigheidsgebieden kunnen we deels niet voldoen gezien de omvang van onze organisatie. Waar nodig lossen we dit op door een samenwerking aan te gaan met collega omgevingsdiensten. Voor de toekomst blijft dit een aandachtpunt omdat een aantal specialistische medewerkers de komende jaren hun pensioengerechtigde leeftijd bereiken en opvolging geborgd zal moeten gaan worden.

Pagina 11 van 48

Afnemers Wat

Indicator

Beoordeling door

Sturing op:

opdrachtgevers

We streven naar tevreden opdrachtgevers.

Status

Meting van: De individuele opdrachtgever geeft de RUD Utrecht minimaal het gemiddelde rapportcijfer 6 op de gescoorde onderdelen: de rapportages, kwaliteit en resultaten productie en de communicatie.

Beoordeling door

Sturing op:

inwoners en

We streven naar tevreden ondernemers en inwoners bij de uitvoering van ons werk.

ondernemers

Meting van: Minimaal 70% van de inwoners en ondernemers geven bij reactie op het klantentevredenheidsonderzoek (KTO) aan tevreden (een ruim voldoende) te zijn over de dienstverlening van de RUD Utrecht.

Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 maart 2022

Toelichting In oktober 2021 heeft de RUD Utrecht een uitvraag gedaan bij alle opdrachtgevers over hun tevredenheid met de dienstverlening van de RUD Utrecht. Door elf van de twaalf deelnemers is een reactie ontvangen op deze uitvraag. Negen deelnemers geven aan content te zijn met de dienstverlening, één deelnemer geeft aan zeer content te zijn en één deelnemer geeft aan niet content te zijn. Met de laatste deelnemer is de RUD Utrecht in gesprek over hoe de dienstverlening verbeterd kan worden. De RUD Utrecht merkt dat de gezamenlijke visie die is ontstaan door het traject Kleur Bekennen een positieve invloed heeft gehad op de samenwerking tussen de RUD Utrecht en haar deelnemers. Deze positieve invloed vertaalt zich verder in de concrete afspraken welke worden gemaakt in traject Samen op Weg. Voor het jaar 2022 is de RUD Utrecht bezig een systeem te ontwikkelen om tevredenheid van de opdrachtgevers structureel te gaan meten. De RUD voert op dagelijkse basis klanttevredenheidsonderzoek uit onder haar klanten. Dit gebeurd digitaal naar aanleiding van bijvoorbeeld een controlebezoek of een afgegeven vergunning. Medio juni 2020 is ook de klachtenprocedure mee uitgevraagd. Men kan dan in sterren aangeven wat ze van de dienstverlening vonden en wat er goed ging of wat beter kan. Daarnaast kan worden aangeven of klanten gebeld willen worden voor een nadere toelichting.

Rond de 10% geeft aan gebeld te willen worden. De respons op de uitgestuurde enquêtes ligt rond de 22%. In de respons tot nu toe scoort de RUD gemiddeld drie sterren met een gemiddeld eindcijfer van een 6. De lagere score is te verklaren door het feit dat bij de uitvraag van de klachten, bewoners meer geneigd zijn om de enquête in te vullen en ook meer gebeld willen worden voor een nadere toelichting. Uit de toelichting blijkt dan dat de behandeling door de medewerkers van de RUD wel goed scoort maar dat ze eigenlijk willen dat de veroorzaker wordt aangepakt wat niet altijd mogelijk is. Er wordt gewerkt aan rapportages waarin een uitsplitsing wordt gemaakt tussen klachten en overige diensten die de RUD levert, waardoor er gerichter gekeken kan worden waar de RUD de dienstverlening kan verbeteren.

Pagina 12 van 48

Financieel en HRM Wat

Indicator

Uitvoeren

Sturing op:

jaarprogramma’s

Het realiseren van de DVO’s

Status

2021 van de partners conform de DVO’s

Meting van: De DVO’s worden binnen de range van 90% - 110% gerealiseerd in geld.

Ziekteverzuim

Sturing op: Een gezonde organisatie met gezonde medewerkers. Meting van: Het ziektepercentage ligt niet hoger dan 5%.

Toelichting Als gevolg van de coronacrisis waren er in 2021 werkzaamheden die onuitvoerbaar bleven dan wel die niet op de normale efficiënte manier uitgevoerd konden worden. De inschatting ten tijde van de tweede Bestuursrapportage was dat we op ongeveer 90% realisatie van de DVO uit zouden komen. Uiteindelijk is er in de laatste maanden nog een inhaalslag gemaakt en is ook 90% van de productie gehaald. Dit valt binnen de range van de KPI. Sturing op een gezonde organisatie met gezonde medewerkers is een continu proces. De RUD Utrecht zet in op duurzame inzetbaarheid, een goed Arbobeleid, verzuimpreventie en verzuimbegeleiding door de inzet van o.a. de volgende instrumenten: opleiding en ontwikkeling, inzet op talenten, het generatiepact en het Young Professionals-traject, MTO en PMO. Ook investeert de RUD ten behoeve van verzuimpreventie en -begeleiding in een ruime inzet van de bedrijfsarts, casemanager, bedrijfsmaatschappelijk werk en een coach. Het ziekteverzuimpercentage over het jaar 2021 is lager dan de norm van 5%. Momenteel is er sprake van 3.83% ziekteverzuim en een meldingsfrequentie van 0.97.

Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 maart 2022

Pagina 13 van 48

1.1.2 Wet- en regelgeving

Er zijn veel ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving in het VTH-domein. Met name de volgende ontwikkelingen zijn van belang bij de uitvoering van de taken op het gebied van vergunningverlening en handhaving. Omgevingswet De invoeringsdatum van de Omgevingswet is momenteel nog onderwerp van discussie. Als mogelijkheden worden 1 oktober 2022 of 1 januari 2023 genoemd. De RUD bereid zich sinds twee jaar intern voor op de implementatie van deze wet en werkt daarbij zoveel mogelijk samen met alle regiopartners. In 2021 is veel tijd gestoken in het ombouwen van alle processen, in gesprek gaan met de deelnemers over werkafspraken onder de Omgevingswet, het aanpassen van de PDC en DVO en is er een nieuw zaaksysteem aanbesteed en zijn de koppelingen met het DSO tot stand gekomen. Tot slot zijn er voor alle medewerkers diverse kennistrainingen georganiseerd. Met deze projecten zijn al veel voorbereidingen getroffen, maar ‘de echte verandering’ zit in de manier waarop we gaan werken. In 2022 verandert de focus van het programmateam: van het verzorgen van de randvoorwaarden aan de achterkant, naar het doorvoeren van de verandering in het kloppend hart van onze organisatie: de mensen die er werken. We gaan met alle medewerkers in gesprek over de wet en wat er in hun functie gaat veranderen.

Vervolgens bieden we een uitgebreid oefenprogramma aan, variërend van serious gaming aan de hand van een praktijkgerichte casus tot oefen-werkplaatsen met regionale partners. Ook is er, zoals besproken in Samen op Weg, veel aandacht voor trainen op de benodigde competenties. We kunnen niet ontkennen dat het diverse keren uitstellen van de invoering van de wet van invloed is geweest op het enthousiasme van de medewerkers. Daarom lanceren we in de laatste maanden voor invoering een communicatiecampagne die nieuwe energie rond dit onderwerp zal brengen. We laten steeds actief zien wat iedereen zelf kan doen om zich voor te bereiden op de nieuwe manier van werken. Ook besteden we aandacht aan succesverhalen: we laten medewerkers aan het woord hoe zij al aan de slag zijn met de Omgevingswet. We laten zien dat de veranderingen uitdagend zijn, dat we van fouten maken kunnen leren, dat leren leuk is en dat leren na de invoering niet stopt. De ontwikkeling van de RUD vraagt om een continue lerende organisatie en dat doen we samen. Ontdek het. Leer het. Doe het. Met de Omgevingswet.

Spoedeisende locaties De RUD Utrecht voert werkzaamheden uit voor de provincie Utrecht en de gemeente Amersfoort voortvloeiend uit het Convenant Bodem en Ondergrond 2016 t/m 2020 (hierna: convenant). In dit convenant zijn drie doelstellingen voor de aanpak spoedlocaties gedefinieerd: 1. Eind 2016 is voor alle spoedlocaties een beschikking ernst en spoedeisendheid genomen, zoals bedoeld in de Wet bodembescherming (Wbb), of de locatie is afgevallen als spoedlocatie; 2. Eind 2016 zijn de humane risico’s gesaneerd en minimaal beheerst; en 3. Eind 2020 zijn de ecologische en/of verspreidingsrisico’s gesaneerd en minimaal beheerst op basis van een beschikt saneringsplan of zijn tijdelijke beveiligingsmaatregelen in uitvoering. De convenantsperiode is al een jaar beëindigd, echter de doelstellingen zijn nog niet allemaal gerealiseerd. De RUD Utrecht ligt op koers om de doelstelling voordat de Omgevingswet wordt ingevoerd (bij een invoeringsdatum van 1 januari 2023) (minimaal beheerst op basis van een beschikt saneringsplan) te gaan halen. Dit geldt ook voor de locaties in Amersfoort, met de kanttekening dat het hier alleen gaat om locaties met een verspreidingsrisico. Doordat veel spoedlocaties in een monitoringsfase zijn aangekomen is de urenbesteding in 2021 minder. In 2021 zijn 8 spoedlocaties afgerond. Daarentegen zijn 6 nieuwe locaties toegevoegd aan de spoedlijst.

Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 maart 2022

Pagina 14 van 48

1.1.3 Handhaving

Het programma Handhaving wordt ingezet om adequaat toezicht te houden bij bedrijven, op locaties, in de afvalstofketen en in het vrije veld, op onder meer: de WABO-vergunningen bij milieu-inrichtingen; het Activiteitenbesluit milieubeheer en de Wet milieubeheer; de Wet bodembescherming en het Besluit bodemkwaliteit; de Wet hygiëne en veiligheid badinrichtingen en zwemgelegenheden; het Vuurwerkbesluit; de Ontgrondingenwet; de Waterwet; de Wet natuurbescherming; de Luchtvaartwet; de Provinciale milieuverordening; en de Provinciale landschapsverordening. Hierbij worden de beleidsregels van het bevoegde gezag gevolgd. Waar nodig wordt, afhankelijk van het verleende mandaat, een sanctie opgelegd of voorbereid. Met de milieuklachtentelefoon wordt 24-uurs bereikbaarheid voor klachten en calamiteiten gerealiseerd. De werkprocessen worden uitgevoerd conform de kwaliteitseisen van de partners en het Dossier Afspraken en Protocollen (DAP), onderdeel van de Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de deelnemende partijen. Naast over toezicht en handhaving adviseren wij individuele opdrachtgevers, afhankelijk van de gemaakte afspraken, op het gebied van specialistische milieuonderwerpen, informatie gestuurde handhaving, uitvoeringsbeleid en nieuwe ontwikkelingen zoals de Omgevingswet en de vierde tranche Activiteitenbesluit.

Wat heeft het gekost? Voor het programma Handhaving is middels de tweede Bestuursrapportage een budget vastgesteld van € 5.161.000. De onderstaande tabel geeft de uitputting van het beschikbare budget weer. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten 2021. Handhaving

Begroting 2021 voor wijzigingen

Begroting 2021 na wijzigingen

Realisatie 2021

Lasten

5.128.000

5.473.000

5.226.000

Baten

5.099.000

5.161.000

5.136.000

Saldo

-29.000

-312.000

-90.000

1.1.4 Vergunningverlening

Het programma Vergunningverlening wordt ingezet om adequate vergunningverlening en afhandeling van meldingen bij bedrijven en locaties uit te voeren. Het gaat daarbij om: WABO-vergunningen bij milieu-inrichtingen; meldingen in het kader van het Activiteitenbesluit; beschikkingen in het kader van de Wet bodembescherming; vergunningen en meldingen van het Vuurwerkbesluit; de Ontgrondingenwet; de Waterwet; en de Luchtvaartwet. Hierbij worden de beleidsregels van het bevoegde gezag gevolgd. Afhankelijk van het verleende mandaat stellen wij hiervoor adviezen op of geven we de beschikkingen af (binnen het mandaat). Vergunningaanvragen moeten binnen wettelijke termijnen worden afgehandeld en meldingen moeten beoordeeld worden op juistheid en volledigheid. Beide procedures moeten geïntegreerd worden behandeld in het kader van de WABO, waarbij er aansluiting moet zijn met de gemeentelijke loketten. De werkprocessen worden uitgevoerd conform de kwaliteitseisen van de partners en het Dossier Afspraken en Protocollen (DAP), onderdeel van de dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de deelnemende partijen.

Naast over vergunningverlening adviseren wij individuele opdrachtgevers, afhankelijk van de gemaakte afspraken, op het gebied van externe veiligheid, milieuzaken in bestemmingsplannen, specialistische milieuonderwerpen, uitvoeringsbeleid en nieuwe ontwikkelingen zoals de Omgevingswet en de vierde tranche Activiteitenbesluit.

Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 maart 2022

Pagina 15 van 48

Wat heeft het gekost? Voor het programma Vergunningverlening is middels de tweede Bestuursrapportage een budget vastgesteld van € 6.125.000. De onderstaande tabel geeft de uitputting van het beschikbare budget weer. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten 2021. Vergunningverlening

Begroting 2021 voor wijzigingen

Begroting 2021 na wijzigingen

Realisatie 2021

Lasten

5.259.000

6.273.000

5.870.000

Baten

5.294.000

6.125.000

6.286.000

Saldo

35.000

-148.000

416.000

1.1.5 Bedrijfsvoering

Inleiding De RUD Utrecht bestaat uit een viertal teams, die weer onderverdeeld zijn in diverse clusters. De primaire teams betreffen ‘handhaving en Vergunningverlening Bedrijven’, ‘Handhaving en Vergunningverlening bodem’ en ‘Water Natuur en landschap’, het vierde team betreft Bedrijfsvoering. Het team Bedrijfsvoering levert ondersteuning op het vlak van personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting/facilitaire zaken. In dit hoofdstuk zullen wij op hoofdlijnen rapporteren over de belangrijkste onderdelen zoals deze zijn opgenomen in de Programmabegroting 2021 en de Begrotingswijzigingen 2021. Outputfinanciering en het verbeteren van de efficiency Sinds 2018 wordt voor een aanzienlijk deel op basis van output afgerekend tussen de RUD Utrecht en haar opdrachtgevers. Conform afspraak is eind 2020 de evaluatie outputfinanciering uitgevoerd. Over het algemeen zijn alle deelnemers tevreden met het feit dat er een systematiek van outputfinanciering is, waardoor wordt afgerekend op basis van werkelijk gerealiseerde productie. Bij de evaluatie zijn een zevental adviezen voorgesteld die door het Algemeen Bestuur zijn overgenomen.

Het uiteindelijke resultaat van het overnemen van deze adviezen is dat we werken aan een ‘simpelere’ (minder producten en diensten) methodiek, die flexibeler is en waarbij we de perverse prikkel reduceren met als gevolg minder aanvullende opdrachten en meer DVO werkzaamheden. Deze wijzigingen zullen per 2022 worden doorgevoerd. Door de pandemie die COVID-19 heeft veroorzaakt is in 2020 eenmalig afgeweken van de financieringsstructuur en is de variabele bijdrage omgezet in een vaste. Jammer genoeg zijn de COVID-19 maatregelen in de eerste vier maanden van 2021 ook nog steeds van kracht geweest en zijn het zelfs de zwaarste maatregelen tot op heden gebleken. Vanaf mei 2021 zijn de maatregelen sterk afgenomen. Gedurende het 2de en in 3de kwartaal 2021 zijn de maatregelen rondom corona relatief beperkt gebleken. Het laatste kwartaal van 2021 zijn deze weer ernstig toegenomen. Strenge regels rondom corona beïnvloeden de werkzaamheden van de RUD Utrecht negatief. Voor sommige werkzaamheden hebben de maatregelen een negatief effect, omdat het werk niet efficiënt of effectief kan worden uitgevoerd, voor andere werkzaamheden omdat de vraag niet binnenkomt (denk aan nieuwe vergunningen, maar ook geluidscontroles bij evenementen, controles bij vuurwerkshows enz.).

In de tweede helft van het jaar hebben wij verbeteringen gezien, de meer vraaggestuurde producten hebben de meeste aandacht gevraagd. Na bijna 2 jaar corona is de RUD Utrecht voldoende ingericht om met de regelmatig wijzigende regelgeving hieromtrent om te gaan. Daar waar mogelijk wordt het werk uitgevoerd, lukt dit niet dan vindt individueel met een deelnemer, of wanneer het voor alle deelnemers geldt met alle deelnemers, hierover overleg plaats. De RUD Utrecht heeft ook in 2021 weer driemaal tussentijds verantwoord aan zijn deelnemers over voortgang van de werkzaamheden bij de betreffende deelnemer. Voor begin 2022 staat met het oog op de Omgevingswet, de evaluatie van de tussentijdse rapportages gepland. Door het uitstel van de Omgevingswet van 1 juli 2022 naar 1 oktober 2022 of 1 januari 2023 zal nog specifiek naar deze planning worden gekeken. De digitale overheid De Omgevingswet gaat grote gevolgen hebben voor overheden, aangezien het een andere kijk geeft op informatievoorziening. Ketenpartnerschap, het proactief digitaal beschikbaar stellen van informatie en het delen van databases zijn belangrijk en daar zijn landelijke afspraken en methodieken voor gemaakt in de vorm van het digitaal stelsel. Voor de RUD Utrecht is het noodzakelijk goed aangehaakt te zijn en op tijd maatregelen te nemen.

Het traject Informatievoorziening op Orde moet ervoor zorgen dat de organisatie hier technisch klaar voor is.

Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 maart 2022

Pagina 16 van 48

De RUD Utrecht heeft reeds in 2020 de technische koppeling met het DSO tot stand gebracht en verwacht op dit gebied dus ook klaar te zijn voor de invoering van de Omgevingswet. Door het uitstellen van de Omgevingswet is overigens wel de verwachting dat er op het gebied van DSO nog aanpassingen zullen worden doorgevoerd. Daar waar nodig worden de aanpassingen in onze systemen doorgevoerd. Met de overgang naar een nieuw VTH zaaksysteem per 2022 is ook dit systeem in staat om onder de Omgevingswet te functioneren. Informatievoorziening (ICT) Binnen de RUD Utrecht is eind 2017 extra aandacht ontstaan voor ICT en Informatievoorziening (IV). Dit heeft in 2018 geleid tot de uitvoering van het project Basis op Orde, waarbij in 2018 de belangrijkste aandachtpunten en noodzakelijke verbeteringen zijn vorm gegeven. Dit project kende een uitloop tot en met het tweede kwartaal 2019 en is opgegaan in het programma “Informatievoorziening op Orde”. Het ontwikkelprogramma waar in 2018 mee was geëxperimenteerd onder de naam VTH 3.0 heeft een vervolg gekregen in het ontwikkelprogramma Innovatie 2020. Vorig jaar is in beide Bestuursrapportages en de jaarrekening 2020 hier reeds op gereflecteerd en over verantwoord. In 2021 zijn we verder gegaan met beide programma’s. De doelstelling voor de informatievoorziening van de RUD Utrecht is: De informatievoorziening van de RUD

Utrecht uniform inrichten waardoor het delen van informatie binnen en tussen applicaties, (interne)teams en met externe partijen (ketenpartners) efficiënt kan plaatsvinden waardoor integrale samenwerking mogelijk wordt.

Informatievoorziening op Orde In het programma ‘Informatievoorziening op Orde’ draait het om het borgen van de beschikbaarheid, bruikbaarheid en bestendigheid van algehele en specifieke informatie. Informatie dient zoveel mogelijk via gecontroleerde kanalen uitgewisseld te worden en volgens landelijke standaarden. De RUD Utrecht heeft daarom haar informatiemodel volgens generieke architectuurprincipes ingericht waardoor onder andere integrale samenwerking mogelijk is. Het programma “Informatievoorziening op Orde” bestaat uit onderstaande onderdelen met bijbehorende projecten: Rechtmatig informatiebeheer: het verwerken van eisen die gesteld worden vanuit de Archiefwet en processen inrichten vanuit informatiebeveiligingsbeleid en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG); Databeheer: eenduidige registratie en opslag volgens het metadataschema, afspraken met de opdrachtgevers vastleggen; Inrichting kernapplicatielandschap: inventarisatie voor de toekomstige VTH applicatie, ontwikkeling van de GIS infrastructuur; en Opzet nieuw informatiemodel: op basis van toekomstige ontwikkelingen en de informatiebehoefte van de organisatie en ketenpartners.

Implementatie nieuwe VTH applicatie

De RUD Utrecht gebruikt in haar huidige opgave als uitvoeringsdienst een aantal belangrijke applicaties ter ondersteuning van haar werkprocessen, administratie en registratie. De RUD Utrecht maakt voor haar VTH (Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving) taken gebruik van een VTH-applicatie. Deze applicatie was inmiddels sterk verouderd en de overeenkomst met de huidige leverancier loopt in 2022 af. In het laatste kwartaal 2020 heeft de voorbereiding van een Europese aanbesteding voor het VTH-systeem plaatsgevonden. Begin 2021 is deze aanbesteding uitgezet, waarna deze in het eerste halfjaar is afgerond. De implementatie heeft in het tweede halfjaar 2021 plaatsgevonden. Per 2022 is de RUD Utrecht overgegaan naar het nieuwe VTH-systeem. Gedurende 2022 zal op basis van de ingangsdatum van de Omgevingswet bepaald worden wanneer de laatste doorontwikkeling zal plaatsvinden om het systeem te kunnen gebruiken met de nieuwe wetgeving.

Dossier Afspraken Procedures (DAP)

De RUD Utrecht kent nauwe samenwerking met haar deelnemers om systemen zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten, maar ook met betrekking tot datakwaliteit. In 2020 is met alle deelnemers een model voor Dossier Afspraken en Procedures (DAP) opgesteld. Het model DAP bevat uniforme afspraken en procedures tussen de deelnemende gemeenten/Provincie Utrecht en de RUD Utrecht. De afspraken en procedures hebben betrekking op de wederzijdse taken en verantwoordelijkheden in verband met het te voeren informatie- en archiefbeheer. Het doel van het DAP is om deze taken en verantwoordelijkheden goed op elkaar te laten aansluiten. In 2021 zijn we bezig met de afronding hiervan. Met bijna alle deelnemers is de nieuwe DAP afgesloten. Met de laatste deelnemer zijn we nog in gesprek op welke wijze we tot afronding kunnen komen. De verwachting is dat de ingangsdatum van deze DAP zal aansluiten om de ingangsdatum van de Omgevingswet

Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 maart 2022

Pagina 17 van 48

Overige projecten

In 2019 zijn veel projecten van het programma ‘Informatievoorziening op Orde’ gestart en zijn volgens planning in 2019 of 2020 afgerond. Door informatie op de juiste manier te gebruiken en te interpreteren creëert de RUD Utrecht informatie waardoor we als informatie gestuurde organisatie kunnen functioneren. Hierdoor kunnen we onze VTH-taken efficiënt en kwalitatief goed uitvoeren. Daarnaast wordt hierdoor onze organisatie in positie gebracht om steeds meer (technisch) adviestaken uit te voeren en onze deelnemers te ondersteunen bij het opstellen van onder andere hun Omgevingsvisie. De informatiebehoefte van de organisatie verandert waardoor de huidige software niet meer afdoende is. Om gedegen proces ondersteunende applicaties te ontwikkelen die aansluiten op de informatievoorziening van de RUD Utrecht is software ten behoeve van workflows en Geo Informatiesystemen (GIS) aangeschaft in 2019. Dit zorgt voor verbetering van de datakwaliteit doordat informatie op een effectieve, generieke en centrale manier wordt vastgelegd en ontsloten. Door het applicatielandschap van de organisatie zo efficiënt mogelijk in te richten kan er bespaard worden op overige applicaties en processen die minder efficiënt zijn ingeregeld. Wij zien dat de belangrijkste projecten van het programma “Informatievoorziening op Orde” volgens planning verlopen.

Deze ontwikkelingen zorgen inhoudelijk ook voor de eerste resultaten. De aanbesteding van het VTHsysteem en de wensen op het gebied van koppelvlakken en benodigde informatie is veel specifieker uitgevraagd. De RUD Utrecht heeft veel duidelijker voor ogen waar haar wensen en behoeften liggen op het gebied van informatiedeling, informatie beschikbaar maken op kaart en het koppelen van informatie om zo het werk voor onze medewerkers makkelijker en kwalitatief beter te maken. Daarnaast zijn een aantal projecten ook van belang om de pilot van de RGT app (zie innovatie) op een juiste wijze uit te kunnen voeren.

Thuiswerken en Remote desktop Services (RDS)

De meeste medewerkers van de RUD Utrecht hebben gedurende 2021 voornamelijk thuis gewerkt. Vanaf begin september zijn er teamdagen ingevoerd, waardoor de medewerkers gemiddeld één dag naar kantoor konden komen om ook met hun directe collega’s te kunnen samenwerken. De maanden voor september is het kantoor minimaal gebruikt. Helaas heeft het oplaaiende coronavirus ervoor gezorgd dat de teamdagen relatief snel weer moesten worden gestopt. De laatste maanden van 2021 hebben er daarom vrijwel hetzelfde uitgezien als de eerste maanden. Vrijwel alle medewerkers werkten thuis. Deze situatie heeft ertoe geleid dat de RDS omgeving volledig is ingericht en waar mogelijk is geoptimaliseerd. De devices (surfaces en laptops) zijn nu in principe zodanig ingericht en de omgeving is zodanig ingesteld, dat thuiswerken technisch gezien net zo goed gaat als werken op het kantoornetwerk. We hebben de tot op heden geconstateerd dat er weinig verstoringen zijn en dat thuiswerken technisch goed mogelijk is. Nu de verwachting is dat na deze pandemie er echt op een andere wijze zal worden gewerkt (meer tijd- en plaats onafhankelijk) is er begin 2021 een pilot gestart om te onderzoeken welke devices hiervoor het meest geschikt zijn.

Daarnaast is in deze pilot ook onderzocht hoe er op een goede wijze remote ondersteuning en beheer kan worden uitgevoerd als de devices niet (of veel minder vaak) in het kantoornetwerk worden aangesloten. De uitkomsten zijn hiervan begin 2022 bekend geworden. Gedurende 2022 zullen daarom investeringen worden gedaan in de devices die aansluiten bij de uitkomsten van de pilot. Dit om structureel tijd- en plaats onafhankelijk werken te blijven ondersteunen. Een andere manier van werken betekent ook iets voor de inrichting van het kantoor. Zie hiervoor het kopje facilitair. Innovatie Het ontwikkelprogramma Innovatie bestaat in 2021 voornamelijk uit een viertal projecten die hun oorsprong vinden in 2020 en naadloos aansluiten op de Omgevingswet. De middelen zijn beperkt (zowel in Euro’s als in capaciteit). De afdeling Informatievoorziening is nauw betrokken bij het programma Omgevingswet en heeft als doelstelling om de veranderende processen en werkwijzen zo efficiënt en effectief mogelijk te ondersteunen met techniek en informatie. Medewerkers van de afdeling zijn dan ook onderdeel van diverse stuur-, werk- en projectgroepen. Zowel binnen de RUD Utrecht alsook bij en met deelnemers. Door de grote wijzigingen in processen en werkwijzen was een nieuwe VTH-applicatie ook noodzakelijk.

Naast de Omgevingswet zijn er vanuit informatievoorziening (IV) een viertal projecten waarop de afdeling IV zich focust. Dit betreft: Omgevingsapps; RGT (risicogericht toezicht) app inclusief pilot; Project Stikstof; en Data- en informatieoverdracht bodem.

RGT app inclusief pilot:

De basis voor dit project is gelegd in het project actualisatie bedrijvenbestand. Dit vervolg project met bijbehorende pilot heeft als doel: Op basis van een risico-inventarisatie (model om milieurisico en externe veiligheidsrisico te bepalen) gebruikmakend van interne (bijvoorbeeld VTH-applicatie) en externe databronnen (KvK, BAG, SCIOS enz) te komen tot een jaarlijst van bedrijven en instellingen die op basis van risico’s moeten worden gecontroleerd.

Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 maart 2022

Pagina 18 van 48

Deze controles kennen verschillende varianten. Van integrale controles op locatie, tot themacontroles en administratieve controles. De uiteindelijke doelstelling is de milieu– en veiligheidsrisico’s zo veel mogelijk te beperken en de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Door gebruik te maken van interne en externe databronnen en beide te combineren zijn er meer mogelijkheden om onregelmatigheden vanuit de data te bepalen en zijn er meer mogelijkheden om de volledigheid van de data te borgen. Door een zo actueel mogelijk bedrijvenbestand voor/van onze deelnemers beschikbaar te hebben en deze te koppelen met de risico-inschatting (inventarisatie), kunnen we daar controleren waar de risico’s het hoogst zijn. Hiermee wordt informatiegericht en risico-gestuurd toezicht en handhaving in de praktijk gebracht. Deze manier van werken sluit ook beter aan bij het doel van de Omgevingswet. Op basis van data en bevindingen in het veld wordt middels kaarten en kaartlagen (GIS), de grootste risico’s op basis van informatie bepaald. Hierdoor is er meer sturing mogelijk en kunnen expliciete keuzes worden gemaakt, waar toezicht eventueel gevolgd door handhaving gewenst is. In de risico-inventarisatie wordt het mogelijk de door de deelnemer geformuleerde beleidsdoelen mee te wegen.

Dit leidt ertoe dat we op dit vlak ook voldoen aan de eisen vanuit het Digitaal Stelstel Omgevingswet (DSO), doordat we object gerelateerde informatie in relatie tot activiteiten ter beschikking hebben. De pilot is eind 2021 geëvalueerd en heeft voldoende aanknopingspunten opgeleverd om de werkwijze breder in te zetten. De verwachting is dat in het jaar 2022 de bredere inzet en de geplande doorontwikkeling zal leiden tot het vanaf 2023 integraal kunnen inzetten van deze nieuwe werkwijze. Hierover zal gedurende het jaar meerdere keren overleg plaatsvinden met de deelnemers om deze overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Op basis van de wensen van onze deelnemers kan er gekozen worden voor een integrale overgang of voor een groeimodel.

Project Stikstof:

De RUD Utrecht is samen met de provincie Utrecht een vervolg aan het vormgeven voor het integrale project in het kader van strategische advisering en data analyse ten behoeve van de gebiedsgerichte aanpak van de stikstofproblematiek. Wij hebben gezamenlijk met onze opdrachtgever de volgende resultaten behaald in 2021: 1. Afgelopen jaar hebben wij als onderdeel van de verkenning van programmatische aanpak luchtwassers (PAL) een effectstudie uitgevoerd van potentiële risico’s van luchtwassers in de Provincie Utrecht. 2. Wij hebben in het kader van het bepalen van stikstof mitigerende effecten van maatregelen een methode ontwikkelt waarmee het mogelijk is om reductie effecten van veldemissies (beweiding en bemesten) door middel van maatwerk dan wel generieke maatregelen zeer fijnmazig vast te stellen, waardoor effecten op specifieke stikstof gevoelige habitatten vast te stellen is, om zo zeer gericht maatregelen te kunnen verkennen en te implementeren. Momenteel werken wij een verdere uitbreiding van deze stikstof reductie toolbox om gebiedsgericht aanpak van stikstof door middel van specifieke (mitigerende) maatregelen verder te kunnen ondersteunen. Deze toolbox kan mogelijk ook ingezet worden bij effectbepaling rondom de vergunningverlening van stikstof emissies en flankerende maatregelen rondom natura2000 gebieden. 3.

Op dit moment werken wij tevens aan een verdere integrale analyse van de verschillende stikstofbronnen binnen de provincie Utrecht. Hierbij werken wij nauw samen de bronhouders en model leveranciers, zoals IPO/B12, RVO en RIVM. Wij zijn als specialistisch kenniscentrum Stikstof tevens betrokken bij de verdere validatie en ontwikkeling van stikstof gerelateerde dienstverlening van IPO (AEIRUS) en RIVM (OPS).

Data en informatieoverdracht bodem

Vanuit de (warme) overdracht van bodemtaken van Provincie naar Gemeenten onder de Omgevingswet zijn er een aantal specifieke wensen inzake data en data-overdracht, waarbij de “één loketgedachte” het uitgangspunt blijft. De warme overdracht valt uiteen in een aantal meer inhoudelijke projecten en een aantal meer ICT en IV projecten die voornamelijk gericht zijn op het beschikbaar krijgen, hebben, en stellen van informatie in digitale vorm. Vanuit de afdeling IV moet hier een substantiële bijdrage aan worden geleverd. Waar dit werk specifiek voor een bepaalde deelnemer wordt uitgevoerd wordt dit werk ook apart gefinancierd. Enkele meer RUD brede projecten, die betrekking hebben op alle deelnemers, worden vanuit het ontwikkelbudget gefinancierd. HRM De RUD Utrecht wil een aantrekkelijke werkgever zijn en bevordert daarom de ontwikkeling van al haar medewerkers. Op deze manier kunnen de medewerkers optimaal gebruik maken van hun talent en kunnen zij zichzelf voortdurend aanpassen aan de veranderende omgeving en bijbehorende ontwikkelingen. Vanuit dit thema is er aandacht voor het thema opleiden en ontwikkelen. Jaarstukken RUD Utrecht 2021 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 31 maart 2022

Pagina 19 van 48

Aan alle RUD-ers is gevraagd na te denken over hun ontwikkeling, competenties en talenten. Deze punten worden besproken in het “goede gesprek”, CAO 2018-2019, tussen de medewerker en de leidinggevende. Op deze manier krijgen we steeds beter zicht op welke talenten we in huis hebben en kunnen we de verbinding leggen met de opgaven van de RUD Utrecht en zijn deelnemers. Ook is er continu aandacht voor duurzame inzetbaarheid, instroom van nieuwe medewerkers, en kennisbehoud. Daarom kunnen medewerkers gebruik maken van het generatiepact. Het doel van het generatiepact is de duurzame inzetbaarheid van de oudere medewerkers te vergroten en daarbij ruimte te creëren voor de instroom van nieuwe medewerkers. In 2019 hebben de eerste medewerkers gebruik gemaakt van het generatiepact, en ook in 2021 maken enkele medewerkers weer gebruik van het generatiepact. Om de jonge medewerkers te binden en boeien hebben we een Young Professional programma. De jaren 2020 en 2021 staan qua opleiden in het teken van de Omgevingswet. Vanuit de HR wordt ondersteuning geleverd om het opleidingsgedeelte van de Omgevingswet vorm te geven en te ondersteunen bij ontwikkeling van competenties die straks meer van onze medewerkers worden gevraagd. Het was een zeer ambitieuze doelstelling om de gehele RUD Utrecht binnen één jaar op het juiste niveau voor de Omgevingswet te krijgen.

We waren echter goed op weg totdat COVID-19 de wereld op zijn kop zette. Het besluit dat is genomen waardoor de Omgevingswet is uitgesteld geeft de RUD Utrecht de mogelijkheid het opleidingsgedeelte alsnog op een goede en gedegen manier af te maken. Dit zal ertoe leiden dat onze medewerkers bij de start van de nieuwe wet beter voorbereid zullen zijn. Dat is gezien de omvang van de overgang zeer wenselijk. Deze competentieontwikkeling die noodzakelijk is voor de Omgevingswet kent ook overlap met de competenties die zijn geconstateerd binnen het traject ‘Samen op weg’. Dit zorgt er dus voor dat beide elkaar versterken. Facilitair: De RUD Utrecht is gehuisvest in het provinciehuis van Utrecht op de 10de en 2de verdieping. De 10de verdieping is ingericht volgens het flexibele werkplekconcept met kantoortuinen. Dit concept is niet goed bruikbaar in een situatie waarin meer hybride gaat worden gewerkt. Daarnaast zijn de vergaderzalen niet geschikt voor hybride vergaderen. Derhalve is besloten in augustus 2021 een deel van de 10de verdieping te verbouwen en de vergaderzalen aan te passen aan de nieuwe manier van werken die ook hybride vergaderen mogelijk maakt. De 2de verdieping van het provinciehuis wordt vanaf 2022 niet meer gehuurd, hiervoor is een deel van de 13de verdieping in de plaats gekomen. Deze verdieping huren we ook weer gezamenlijk met de OdrU.

Anders dan op de 2de verdieping is er op de 13de verdieping gekozen voor gezamenlijke werkplekken, waardoor OdrU en RUD medewerkers door elkaar heen op de verdieping werkzaam zijn. Financiën: De overgang naar outputfinanciering heeft gezorgd voor een meer complexe structuur van het afrekensysteem. Om de sturingsinformatie hieruit effectief en efficiënt te kunnen raadplegen heeft de RUD Utrecht in het derde kwartaal van 2019 een BI-tool geïmplementeerd. Gedurende 2020 zijn wij bezig geweest met het optimaliseren van de rapportages om zo de sturingsinformatie continu te verbeteren voor onze primaire managers. De huidige situatie rondom COVID-19 sterkt ons ook in het gevoel dat het noodzakelijk is snel adequate managementinformatie over onder meer de productie beschikbaar te hebben. Op basis van deze informatie hebben wij een goede inschatting kunnen maken van het effect van COVID-19 en heeft het Algemeen Bestuur tijdig een besluit kunnen nemen om bij te sturen. Snelle en adequate managementinformatie blijft ook voor de toekomst van essentieel belang, stuurinformatie is zeker in tijden van krapte onontbeerlijk. Daarnaast heeft de overgang naar outputfinanciering ervoor gezorgd dat de financiële processen worden herzien. Momenteel zijn we bezig met de afronding van het optimaliseren en beschrijven van deze processen.