Document · PDF

378579 Jaarstukken 2021 en Begroting 2023 RID Utrecht Bijlage 1 Jaarstukken 2021

Besluit in de Raad 25 mei 2022, gemeente BaarnBij agendapunt: Begroting 2023 (zienswijze) en Jaarstukken 2021 (ter kennisname) RID Utrecht11.650 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Jaarstukken 2021

Voorwoord De RID heeft ook dit jaar weer stappen naar verdere professionalisering gezet onder ongewone omstandigheden. In deze jaarstukken leest u wat wij voor u hebben gerealiseerd.

Uitzonderlijk jaar. We kijken terug op wederom een bijzonder jaar waarin Covid19 nog steeds bepalend was voor de leef- en werkwereld. Ook voor de medewerkers van de RID was het gevolg dat ze het grootste deel van het jaar nog vanuit huis moesten werken. Als RID hebben we daarom ook in 2021 extra geïnvesteerd in het welzijn en welbevinden van onze medewerkers. Niet alleen door de waardering namens het MT hoorbaar, zichtbaar en tastbaar te maken, maar ook door de continuering van de MindFit-trainingen waar veelvuldig gebruik van is gemaakt.

Structurele toename gevraagde ondersteuning RID De tijdelijke verandering in de manier van werken heeft zich in het 2e coronajaar ontwikkeld tot een structurele manier van werken. De aangesloten organisaties zijn overgegaan tot het herinrichten van hun kantoren en het beschikbaar stellen van mobiele apparatuur zoals laptops, tablets en mobiele telefoons. Dit zijn voor alle partijen ingrijpende veranderingen die eisen stellen aan zowel het gebruik als aan de infrastructuur van de RID. Inmiddels zijn er zo’n 1600 laptops uitgeleverd aan medewerkers en beschikt vrijwel iedereen over een mobiele telefoon. Dit mobiele werken vraagt extra aandacht en inzet vanuit de RID. De complexere techniek vraagt meer van de digitale vaardigheid van de gebruiker; iets wat vervolgens weer zorgt voor meer vragen aan ondersteuning. Bovendien moet deze hybride omgeving naast de bestaande Citrixomgeving beheerd worden, én is deze ook nog kwetsbaarder op het gebied van informatieveiligheid. Vanuit de RID is dan ook een nieuwe mobiele werkplek ontwikkeld en ingericht, is MultiFactorAuthenticatie (MFA) beschikbaar gesteld en zijn mobiele telefoons opgenomen in een centrale beheer omgeving.

Informatiebeveiliging Naast de bovenstaande maatregelen is uiteraard nog veel meer nodig om de informatiebeveiliging bij de RID op het vereiste peil te brengen en te houden. Door het bestuur van de RID is daarom bij vaststelling van de kadernota 2023 afgesproken om dit te inventariseren en te vertalen in een investeringsvoorstel. Eind 2021 werden we bovendien opgeschrikt door een wereldwijde kwetsbaarheid in software die door de IBD en het NCSC aangemerkt werd als het grootste veiligheidsrisico van de afgelopen 10 jaar. Samen met de aangesloten organisaties is hard gewerkt om deze Log4j-crisis onder controle te krijgen. Dat bracht zowel problemen als kansen met zich mee, waarbij mooie stappen gezet zijn in de gewenste harmonisatie en samenwerking.

Komende jaren: inzet op verdere samenwerking In het voorjaar van 2021 zijn de aangesloten organisaties overeengekomen meer in te willen zetten op verdere samenwerking. Dit sloot aan bij de nadrukkelijke bestuurlijke wens om tot verdere, minder vrijblijvende I(CT)samenwerking te komen. Deze samenwerking gaat verder dan de activiteiten die al in de GR RID zijn ondergebracht. Het gaat over de doorontwikkeling van de samenwerking op het gebied van Informatievoorziening en Informatieveiligheid. Door de deelnemers en het bestuur van de RID is deze wens vertaald in een samenwerkingsconvenant informatievoorziening en applicatieharmonisatie. Door het ondertekenen hiervan is in 2021 is daarmee een stap in de goede richting gezet voor het harmoniseren van applicaties en het professionaliseren van het gezamenlijk opdrachtgeverschap en de gewenste samenwerking. Op deze manier kunnen we, samen met u, de volgende stappen in de doorgroei als partner zetten. Doorn, 14 april 2022 D. Govaerts, Directeur RID-Utrecht

Inhoud Jaarverslag ....................................................................................................................................................... 4 1.

Inleiding ............................................................................................................................................... 5 1.1.

Aanleiding ................................................................................................................................... 5

1.2.

Leeswijzer ................................................................................................................................... 5

1.3.

Samenvatting financiële verantwoording 2021 ............................................................................ 5

Programma Dienstverlening ................................................................................................................ 6 2.1

Resultaten (wat hebben we bereikt en daarvoor gedaan) ................................................................. 6

2.2.

Wat heeft het gekost ................................................................................................................. 12

Overhead ........................................................................................................................................... 12 3.1

Wat heeft het gekost ..................................................................................................................... 12

Algemene Dekkingsmiddelen ............................................................................................................ 13

Paragrafen ......................................................................................................................................... 14 5.1.

Paragraaf lokale heffingen ......................................................................................................... 14

5.2.

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................. 14

5.3.

Onderhoud kapitaalgoederen .................................................................................................... 16

5.4.

Financiering en treasury ............................................................................................................ 16

5.5.

Bedrijfsvoering .......................................................................................................................... 19

5.6.

Verbonden partijen .................................................................................................................... 19

5.7.

Grondbeleid .............................................................................................................................. 19

Jaarrekening ................................................................................................................................................... 21 6. Overzicht van baten en lasten en toe lichting ............................................................................................ 22

6 .1.

Recapitulatie baten en lasten 2021 .............................................................................................. 22

6.2.

Toelichting op de programmarekening ...................................................................................... 24

Balans en Toelichting ......................................................................................................................... 29 7.1.

Grondslagen .............................................................................................................................. 29

7.2.

Balans per 31 december 2021 ..................................................................................................... 32

7.3.

Toelichting op de balans ............................................................................................................ 33

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ................................................................................ 40 Vaststellingsbesluit..................................................................................................................................... 46

Jaarverslag

1. Inleiding 1.1.

Aanleiding

De belangrijkste functie van de jaarstukken is dat het dagelijks bestuur verantwoording aflegt over de realisatie van het voorgenomen beleid en de daarvoor ingezette middelen. Het uitgangspunt voor deze jaarstukken is de gewijzigde begroting 2021. De jaarstukken bestaan uit een jaarverslag en een jaarrekening. Deze jaarstukken voldoen aan de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

1.2.

Leeswijzer

Het eerste deel is het jaarverslag, het tweede deel is de jaarrekening. Het jaarverslag begint in hoofdstuk 2 en 3 met een verantwoording over de realisatie van het voorgenomen beleid. De algemene dekkingsmiddelen komen in hoofdstuk 4 aan de orde. De paragrafen vormen samen hoofdstuk 5. Het tweede deel van dit verslag, de jaarrekening, begint in hoofdstuk 6 met een analyse van de gerealiseerde baten en lasten en de algemene dekkingsmiddelen. Hoofdstuk 7, de balans, bevat een toelichting van de financiële positie van de RID en van de waarderingsgrondslagen van de balans, gevolgd door de controleverklaring van de accountant. De jaarrekening schetst de financiële ontwikkelingen in relatie tot de in de begroting omschreven doelstellingen.

1.3.

Samenvatting financiële verantwoording 2021

Het bestuur heeft door middel van de najaarsnota 2020 een eerste begrotingswijziging vastgesteld, en vervolgens is in de bestuursrapportage 2021 een 2e begrotingswijziging vastgesteld. Het voordeel ten opzichte van de begroting wordt vooral veroorzaakt door lagere uitgaven fotokopieerapparatuur (€ 103.000), Lagere uitgaven personeelslasten als gevolg van afgelaste opleidingen, latere ingangsdatum CAO stijging en moeilijk invulbare vacatures (€89.000), Uitgestelde innovatie (€ 51.000), niet bestede innovatiekosten (€ 32.000), niet bestede kosten adviezen voor nieuwe visie ten behoeve van de kadernota (€ 30.000) en uitgestelde adviezen rondom HR21 (€ 18.000), restant bestaat uit diverse kleinere verschillen. In hoofdstuk 6 wordt een toelichting van de afwijkingen boven € 10.000 gegeven. Primitieve Begroting (A) 7.734.000

Begroting na wijzigingen (B) 7.996.000

Jaarrekening 2021 (C) 7.996.000

Afwijking (B-C) 0

7.734.000

7.821.000

7.436.000

385.000 V

Gerealiseerd saldo voor reservemutatie Mutatie reserves

175.000 V

560.000 V

385.000 V

114.000 N

Gerealiseerd resultaat

61.000 V

446.000 V

385.000 V

Totaal algemene dekkingsmiddelen Totaal Lasten

Jaarrekeningresultaat

2. Programma Dienstverlening De RID staat voor de levering van kwalitatief hoogwaardige diensten en producten op het gebied van ICT en IV waarmee medewerkers veilig en effectief kunnen werken.

2.1 Resultaten (wat hebben we bereikt en daarvoor gedaan) De RID ontwikkelt zich naar een ICT-servicepartner die zorgt dat medewerkers beschikken over goede digitale vaardigheden en betrouwbare voorzieningen, zodat ze veilig en effectief kunnen werken. De bedrijfsvoering en dienstverlening van onze deelnemers zijn daar immers volledig afhankelijk van. Samen met de deelnemers hebben we daarom eind 2017 het doel bepaald en werken daar als RID op verschillende manieren naar toe. • Samenwerking: De gezamenlijke beleving van de visie, missie en ambitie en de gedeelde verantwoordelijkheid om deze tot realisatie te brengen. • Organisatie: Het (beter) invullen, inzetten en onderhouden van de aanwezige systematiek (structuur, hiërarchie, taakverdeling) ten behoeve van eigenaarschap, overleg en onderling vertrouwen. • Diensten: Het (opnieuw) gezamenlijk vormgeven van diensten in lijn met de gedeelde verantwoordelijkheid en missie/ visie. • Processen: De huidige praktijk (grip op flow, type en karakter van het werk) gericht op het verbeteren van de effectiviteit van de samenwerking en een hogere mate van operationele control. • Projecten: De inrichting, aansturing en besturing van programma’s en projecten zowel intern als extern. Met deze beleidssporen als leidend principe hebben we ook in 2021 onze ondersteuning ingezet op de onderstaande onderdelen:

Structureel anders werken De verandering door corona in de wijze waarop én waar we werken heeft zich in 2021 verder ontwikkeld tot een structurele, andere manier van werken. Door de deelnemende organisaties zijn hiervoor mobiele apparaten zoals laptops, tablets en mobiele telefoons aan hun medewerkers verstrekt. Inmiddels zijn er zo’n 1600 laptops uitgeleverd aan eindgebruikers en beschikt vrijwel iedereen over een mobiele telefoon. Het mobiele werken vraagt extra aandacht op het gebied van informatieveiligheid. Vanuit de RID is dan ook een nieuwe mobiele werkplek ontwikkeld en ingericht, is MultiFactorAuthenticatie beschikbaar gesteld en zijn mobiele telefoons opgenomen in een centrale beheeromgeving. Mobiel werken vanuit huis met verschillende apparaten betekent voor medewerkers dat ze te maken kregen met nieuwe technieken en meer mogelijkheden. Met vragen of problemen door al deze varianten, vallen deze medewerkers voor ondersteuning terug op de Servicedesk en het SelfServicePortaal (SSP). De toegenomen vraag die we in 2020 al zagen, zette ook in 2021 door. Omdat naast deze extra ondersteuning op alle thuiswerkplekken tegelijkertijd verschillende omgevingen naast elkaar door de RID in de lucht gehouden moesten worden, was er een toename van de gebruikersvraag qua omvang én qua complexiteit.

Door verbeteringen in het werkproces, de extra medewerker Servicedesk, door Automation en de blijvende doorontwikkeling van het SSP, zijn we er desondanks bij de RID in geslaagd de werkdruk bij de Servicedesk onder controle te houden.

Doorontwikkeling Selfservicepunt en Automation Het afgelopen jaar is het Selfserviceportaal (SSP) verder ontwikkeld. Er zijn nieuwe formulieren toegevoegd voor de wijzigingsverzoeken die tot dan nog niet via het SSP konden worden ingediend. Mooi resultaat hiervan is dat inmiddels maar liefst 95% van alle wijzigingsverzoeken via de SSP binnenkomt. De cijfers op het onderdeel ‘meldingen’ laten een ander beeld zien. Verreweg het grootste deel hiervan komt nog bij de Servicedesk binnen. Bij problemen en vragen geeft eind 2021 tweederde van de medewerkers in de praktijk de voorkeur aan rechtstreeks contact met een medewerker van de Servicedesk. In het kader van dienstverlening probeert de Servicedesk zoveel mogelijk in de 1e lijn op te lossen, waardoor de gespreksduur wel oploopt. In 2021 is daarom ook structureel verder gebouwd aan het automatiseren van wijzigingsverzoeken voor zowel deelnemers, als voor RID zelf. Resultaat hiervan is dat eind 2021 ca 60% van alle wijzigingsverzoeken geautomatiseerd wordt afgehandeld. Het Portal Team binnen de RID zorgt ervoor dat ontwikkeling van het SSP en Automation in samenhang wordt aangestuurd en afgestemd, met als doel blijvende voordelen voor de klant door snelle en foutloze afhandeling en een lagere belasting van de Servicedesk.

Nieuw DVO door toename vraag en complexiteit Bij de oprichting van de RID zijn afspraken met de organisaties over dienstverlening (over Thinclients en Citrix) vastgelegd in DVO’s en SLA’s. Gezien de door corona ontstane urgentie en het belang van de extra diensten, werd in 2020 door de RID in hoog tempo extra en nieuwe dienstverlening én technologie gerealiseerd zonder hierover afspraken in een DVO of SLA vast te leggen. Een structurele oplossing heeft uiteraard consequenties voor dienstverleningsovereenkomsten en afspraken over de servicelevels. Daarnaast wordt de RID in toenemende mate geconfronteerd met Saas applicaties, waarvan het contractbeheer met de externe leverancier is belegd bij de deelnemers. De hierdoor extra benodigde afstemming en onderzoek bij storingen zorgt logischerwijs voor langere oplostijden. In 2021 is een start gemaakt voor het opstellen van een nieuw DVO. In samenwerking met ICT-regie en het SOO wordt ingezet op een geactualiseerd DVO, met een aangepast proces om wijzigingen of aanvullingen eenvoudiger te kunnen verwerken en daarmee de actualiteit van het DVO op peil te houden. De verwachting is dat dit nieuwe DVO voor de zomer 2022 opgeleverd wordt.

Dienstverlening aan raadsleden Door veranderde wetgeving worden gemeenten verplicht om ICT-voorzieningen aan hun raadsleden beschikbaar te gaan stellen. In 2021 heeft de RID daarom aan de raadsleden een uitvraag gedaan om de benodigde ondersteuning in kaart te kunnen brengen. Daarnaast is gekeken naar de gewenste functionaliteiten voor hun nieuwe digitale werkomgeving. Daarmee is een start gemaakt om binnen de regio zowel de digitale werkomgeving als de dienstverlening voor ca 250 raadsleden te inventariseren, hierover te adviseren en te standaardiseren. Realisatie staat gepland na de verkiezingen van maart 2022.

2.2 Projecten Versnellen Microsoft365 In 2020 heeft de RID op verzoek van de deelnemers, ervoor gezorgd dat het platform MS365 technisch gereed was zodat eventuele versnelde uitrol van deelnemers in 2021, binnen de gestelde randvoorwaarden, functioneel kon plaatsvinden. Hiermee was de weg klaar voor de deelnemers om de veranderingstrajecten te gaan starten om de nieuwe manier van werken met MS365 te gaan adopteren. Voor het effectief en efficiënt gebruiken van deze plusdienst is een organisatieverandering randvoorwaardelijk. Inmiddels zijn de RSD en de gemeente Wijk bij Duurstede, samen met de gezamenlijke projectleider bij de RID, begonnen aan dit traject.

Vergroten van innovatiekracht De samenleving verandert, en zeker de laatste jaren gaat dat in een toenemend tempo. Technologische innovaties maken gelukkig nieuwe ontwikkelingen mogelijk. Zonder innovatie zouden de deelnemers op ICTgebied stil komen staan, en stilstand is achteruitgang. Hoewel onze invloed op externe of extreme factoren minimaal is, kunnen we wél door innovatie de kans vergroten dat de bedrijfscontinuïteit gegarandeerd blijft of processen geoptimaliseerd worden. De RID heeft daarom een voorstel gedaan voor een innovatief, kleinschalig project, op het gebied van business intelligence (BI). Maar waar zit de toegevoegde waarde van BI ook alweer? Iedere organisatie moet praktische en strategische beslissingen nemen over verschillende soorten operationele processen in de bedrijfsvoering. Voor het nemen van die beslissingen is actuele en betrouwbare informatie noodzakelijk. Informatie wordt verkregen uit gegevens (data). Wanneer de gegevens met elkaar in verband zijn gebracht en op de juiste manier geïnterpreteerd kunnen worden, kan hieruit belangrijke informatie verkregen worden. Met deze informatie kunnen werkprocessen efficiënter ingericht worden. Deze gegevens zijn echter niet altijd direct beschikbaar. Enerzijds komt dat omdat niet duidelijk is wélke gegevens allemaal binnen de organisaties beschikbaar zijn.

Anderzijds zitten veel gegevens verstopt in verschillende systemen, waardoor deze moeilijker vindbaar en beschikbaar zijn. Business intelligence biedt hiervoor de oplossing en helpt daarmee om beschikbare gegevens om te zetten in informatie waarmee operationele en strategische beslissingen onderbouwd genomen kunnen worden. Voorheen was BI vooral iets voor complexe projecten of grote bedrijven. Dit is echter aan het veranderen en heeft inmiddels zijn weg naar de lokale overheden gevonden. De RID heeft daarom voorgesteld om met een kleinschalig en innovatief project bij de deelnemers kennis en kunde op dit gebied op te bouwen en zicht te krijgen op de (on)mogelijkheden om BI-dienstverlening voor het collectief van de betrokken organisaties te ontwikkelen. Doordat ook in 2021 corona de inzet en werkomstandigheden beïnvloedde, is dit project later gestart dan gepland. Inmiddels is al wel op basis van pilots bij de gemeente Wijk bij Duurstede (fysiek domein) en de gemeente Baarn (sociaal domein) een start gemaakt met data gedreven denken en handelen. We verwachten in 2022 de volgende stap in dit innovatieproject te kunnen zetten.

Gezamenlijke projecten RID-deelnemers eHRM Sinds 2021 maken de gemeenten De Bilt, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede, Baarn, Soest/BBS en de RSD gebruik van de RID-brede eHRM oplossing. En ook de digitalisering van de personeelsdossiers is opgeleverd. We kijken hiermee terug op een succesvolle afronding van een project, dat in gezamenlijkheid is opgepakt en vormgegeven. Door de stuurgroep eHrm is eenduidig vormgegeven aan een collectieve vraag, vanuit professioneel opdrachtgeverschap aan een gezamenlijk aangestelde business projectmanager. Nieuw financieel systeem (NFS) De bovengenoemde business projectmanager is in 2021 tevens ingezet bij een inventarisatie voor de gezamenlijke aanschaf van een nieuw financieel systeem. Inmiddels door de deelnemers het verzoek bij hem neergelegd om een voorstel te doen voor een gezamenlijke aanbesteding in 2022, uitgaande van een integrale benadering, met aandacht voor functioneel beheer en samenwerking.

Nieuwe Citrix omgeving In 2019 is gestart met de bouw van Infra 2021. Eén van de projecten binnen Infra2021, is de nieuwe Citrix omgeving. Citrix is het platform waar gemeentelijke applicaties op draaien. En ondanks het feit dat als gevolg van technische ontwikkelingen zoals SaaS applicaties, apps en mobiel werken, het gebruik van Citrix steeds verder zal afnemen, blijft Citrix de aankomende jaren nog een belangrijk onderdeel binnen onze infrastructuur. Mede omdat de huidige versie verouderd was en de apparaten waarmee gewerkt wordt steeds sneller worden, was aanpassing wel noodzakelijk. De oude Citrix omgeving is dan ook vervangen door een volledig nieuwe omgeving. In april is het project “vervanging Citrix infrastructuur” afgerond. Uiteraard loop je in een nieuwe omgeving met name in de eerste maanden tegen wat ‘kinderziektes’ aan. Deze zijn medio 2021 door aanvullende servercapaciteit verholpen. Gezien de omvangrijkheid en importantie van Citrix praten we over een veelomvattend project, waarbij de hulp en input van veel betrokkenen noodzakelijk zijn geweest voor het slagen ervan.

Processen •

•

Ook in 2021 heeft de RID aangetoond haar belangrijkste processen onder controle te hebben en heeft over deze processen ook over 2021 een goedkeurende ISA3402 verklaring ontvangen. Processen als incidentmanagement, wijzigingsbeheer, access management, IT continiuity management, securitymanagement en problemmanagement zijn goed geborgd. GT Connect (Telefooncentrale) De RID biedt als dienst een telefooncentrale aan waar alle deelnemers actief gebruik van maken. De RID heeft geparticipeerd in GT Connect en zou in 2021 overgaan naar de nieuwe telefooncentrale. Door leveranciersproblemen is een gerechtelijke procedure opgestart en heeft de VNG eenzijdig de overeenkomst opgezegd. Een alternatieve aanbesteding is na intern overleg binnen de VNG ontworpen en goedgekeurd. Het aantal gemeentelijke aanmeldingen voor dit alternatief is voldoende gebleken om deze aanbesteding ook daadwerkelijk te starten. Stakeholders van de RIDdeelnemers zijn gedurende het hele proces geïnformeerd en de RID heeft zich, in overleg met hen, ingeschreven voor dit gezamenlijke VNG-initiatief. VNG verwacht rond oktober 2022 de gunningsbeslissing te kunnen nemen. Aansluitend kan de RID gaan nadenken over de invulling van een vervangingstraject. Tot realisatie blijft de bestaande Mitel telefonie omgeving operationeel.

Informatieveiligheid Informatieveiligheid is steeds belangrijker binnen de (lokale) overheid en de lat wordt op dit gebied dan ook hoger gelegd. Vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid borgen de deelnemers en de RID dit deels door een gezamenlijk Information Security Team. Vanaf 2020 werken wij bovendien conform de nieuwe baseline informatiebeveiliging overheid (BIO 1). De BIO is het verplichte normenkader voor informatieveiligheid en voorziet dat iedereen werkt conform dezelfde ambities en veiligheidsstandaarden. Door het informatiebeveiligingsbeleid van de RID te baseren op de BIO is de aansluiting op de inrichting van de BIO binnen de deelnemers in principe gerealiseerd. Dit neemt niet weg dat de verantwoordelijkheid voor informatieveiligheid bij de deelnemende organisaties blijft. De afgelopen jaren is door de RID al fors geïnvesteerd in digitale weerbaarheid. Er zijn niet alleen grote stappen gezet op het gebied van informatieveiligheidsbeleid, disaster recovery en backup-restore, maar ook op het beveiligen van mobiele werkplekken en het gedeeltelijk implementeren van netwerksegmentatie.

Investeren voor noodzakelijke inhaalslag Gezien de toename van digitale mogelijkheden, maar ook hacks en ransomware en daarmee de risico’s op kwetsbaarheden, heeft de RID bij vaststelling van de kadernota 2023 al afgesproken met haar AB om te inventariseren wat nodig is om de informatiebeveiliging bij de RID op het vereiste peil te brengen. Voordat de inventarisatie volledig was afgerond, werden we begin december 2021 opgeschrikt door het bericht van de IBD over de wereldwijde kwetsbaarheid in Log4j. Deze crisis bevestigde wederom dat extra stappen en een versnelling nodig waren om de vereiste inhaalslag te maken op de basis van de huidige informatiebeveiliging. De inventarisatie is vertaald in een investerings- en bestedingsvoorstel dat in Q1 ter besluitvorming is voorgelegd aan het AB. De gevraagde investering betrof voor een deel inschattingen. Financiële verantwoording vindt uiteraard plaats via de reguliere P&C-documenten. Het investeringsvoorstel betreft de 1 https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/project/baseline-informatiebeveiliging-overheid/

belangrijkste onderwerpen met het hoogste risico op het gebied van informatiebeveiliging waarop vanuit de RID geïnvesteerd moet worden ten behoeve van het collectief. Met deze investeringen zou de RID de noodzakelijke stappen zetten in het verder beveiligen van de bedrijfsvoering. Vanuit informatiebeveiligingsoogpunt wordt de BIO gezien als een basislijn; dus pas wanneer zowel de RID als de deelnemers álles doen wat de BIO voorschrijft op het gebied van proces, mens en techniek hebben we als collectief bereikt wat we minimaal moeten doen op het gebied van informatiebeveiliging. Toekomstige (human) (pen)testen en toetsen bij de RID en de deelnemers moeten vaststellen of met de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen de basis op orde is gebracht en de Baseline daadwerkelijk wordt bereikt. De RID heeft informatiebeveiliging volgens een PDCA-cirkel ingericht en neemt in de toekomst de BIO als audit mee in de ISAE3402 verklaring. De RID toont hiermee aan dat de ‘werking – opzet – bestaan’ van de informatiebeveiligingsprocessen goed zijn. Ter validatie doet de RID altijd een jaarlijkse pentest. Omdat de RID en de deelnemers werken in een stelsel van overheidsorganisaties gaan we vanaf 2021 onze huidige informatiebeveiligingsproducten afnemen via GGI Veilig. Dit verhoogt de digitale weerbaarheid en de veiligheid van onze ICT-infrastructuur.

Dienstverlening in cijfers. Overzicht aantal storingen/vragen/wijzigingen binnengekregen in 2021

Omschrijving Storingen Vragen Standaardwijzigingen Niet-standaardwijzigingen Security meldingen

2021

2020 11.995 3.008 8.876 136 105

10.052 4.192 7.330 96 94

Dashboard dienstverlening

Omschrijving P1 melding (oplostijd 4 uur) P2 t/m P4 melding Wijziging Beschikbaarheid Infrastructuur Oplossend vermogen 1e lijns

Norm 90% 80% 80% 99,5% > 70%

2021 73% 87% 82% * 81%

Wat direct in het oog springt is het oplospercentage P1 meldingen; dat ligt met 73% lager dan vorig jaar. De RID ziet hier een mogelijke trend ontstaan op het gebied van dienstverlening. Het aantal Saas applicaties neemt namelijk verder toe en daarmee de verwevenheid met externe leveranciers. Het contractbeheer van deze applicaties is bovendien belegd bij onze deelnemers. Consequentie hiervan is een langere onderzoektijd en meer benodigde afstemming bij een grote storing (P1). En dat vertaalt zich direct in een lager percentage binnen de overeengekomen norm voor oplostijd P1. De effecten bij P2 tot P4 meldingen zijn niet direct zichtbaar, omdat hiervoor langere oplostijden zijn afgesproken. De norm over de tijdige afhandeling van de wijzigingen én telefonie stond de afgelopen jaren onder druk. Met vragen willen mensen nog steeds graag live contact met een medewerker van de RID, zeker in de situatie van zoveel thuiswerken. Door aan deze behoefte niet alleen tegemoet te komen, maar tegelijkertijd zoveel mogelijk in te zetten op het oplossen van een probleem in één telefoontje, neemt de gespreksduur toe. Omdat wij in de praktijk merken dat de klanttevredenheid hoger is als iemand gelijk wordt geholpen aan de telefoon, hebben wij de streefnorm van ‘tijdige afhandeling’ losgelaten in het kader van het verhogen van de dienstverlening.

Deze streefnorm vindt u dus niet langer in ons dashboard terug.

Wijzigingen via SelfServicePortaal Doordat de inzet van de Servicedesk primair gericht is op de toegenomen vragen aan de telefoon, waren er uiteraard ook consequenties voor het afhandelen van de wijzigingen die via de mail nog rechtstreeks bij de SD terecht kwamen. Omdat wijzigingen eenvoudig ingediend kunnen worden via het SelfServiceportaal, is vanaf medio 2020 daarom stevig ingezet op kanaalsturing naar dit digitale kanaal. En dat betaalt zich uit; inmiddels is het kanaal e-mail afgesloten en wordt maar liefst 95% van de wijzigingen ingediend via de SSP. Stijging aantal wijzigingen Het aantal wijzigingen dat wordt aangevraagd en doorgevoerd is ook het afgelopen jaar weer fors toegenomen. De inzet op Automation heeft er echter toe geleid dat inmiddels 60% van de wijzigingen in de 1e lijn, zonder tussenkomst van de Servicedesk, via het SSP door Automation wordt afgehandeld. Hierdoor is de werkdruk bij de Servicedesk onder controle te houden. Helaas is dit bij de 2e lijn niet het geval en zien we daar door een stijging in het aantal wijzigingen een toename van de werkvoorraad. De 2e lijn heeft met name de eerste maanden van 2021 te maken gehad met kinderziektes vanuit de nieuwe Citrix omgeving. Aangezien Citrix door veel eindgebruikers de standaard werkomgeving is, leiden verstoringen in deze omgeving direct tot veel meldingen bij de Servicedesk.

Er is dan ook hoge prioriteit gegeven aan het oplossen hiervan. Sinds 1 juni 2021 is er een coördinator Servicedesk. Deze heeft samen met de medewerkers Servicedesk de werkprocessen verbeterd. Hierdoor is de antwoordsnelheid (wachttijd aan de telefoon) fors afgenomen. Wel zijn meldingen complexer geworden als gevolg van de grote diversiteit aan apparaten. Ook zien we dat sommige gebruikers meer moeite hebben om de technologische ontwikkelingen en mogelijkheden daarvan bij te houden en daarmee vaker terugvallen op de Servicedesk. Daarom is er in 2021 ook aandacht besteed aan het beschikbaar stellen van werkinstructies waarmee gebruikers zelf in staat worden gesteld om veel voorkomende vragen en/of problemen op te lossen.

2.2. Wat heeft het gekost Personeelslasten Overige lasten Totaal programma 1 Totaal opbrengsten Saldo voor bestemming

Gewijzigde begroting 3.208.000 3.430.000

Rekening 2021

Verschil

3.739.000 4.016.000

531.000 586.000

N N

6.638.000 0 6.638.000

7.755.000 1.325.000 6.430.000

1.117.000 1.325.000 208.000

N V V

De hogere lasten worden gecompenseerd door hogere opbrengsten. De opbrengsten betreffen de extra in rekening gebrachte diensten voor de deelnemers. De kosten die de RID maakt voor deze extra diensten worden hiermee gedekt. Met ingang van de begroting 2022 zullen deze opbrengsten voor zover mogelijk ook worden begroot. De belangrijkst opbrengsten in dit programma zijn: - Doorbelaste Personeelskosten Ehrm - Doorbelaste personeelskosten MS365 - Dienst Wifi - Dienst Telefonie - Doorbelasting Hardware - Doorbelasting Software Hoofdstuk 6.2 bevat een analyse van de verschillen

3. Overhead 3.1 Wat heeft het gekost Totaal lasten Totaal Overhead Totaal opbrengsten Saldo voor bestemming

Gewijzigde begroting 1.183.000 1.183.000 0 1.183.000

De opbrengsten betreffen de vergoeding vanuit het UWV . Hoofdstuk 6.2 bevat een analyse van de verschillen per onderdeel.

Rekening 2021

Verschil

1.047.000 1.047.000 41.000 1.006.000

136.000 136.000 41.000 177.000

V V V V

4. Algemene Dekkingsmiddelen Bijdragen deelnemers Totaal baten Totaal lasten Saldo voor bestemming

Gewijzigde Begroting 7.996.000 7.996.000

Rekening 2021

0 7.996.000

7.996.000 7.996.000

De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit bijdragen van de deelnemers. De bijdrage van de deelnemers is per RID-deelnemer als volgt Bijdragen RID-deelnemers Gemeente Baarn Gemeente Bunnik Gemeente De Bilt Gemeente Soest Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Wijk bij Duurstede Subtotaal

2021 952.000 609.000 1.363.000 1.689.000 911.000 1.686.000 786.000 7.996.000

Het bovenstaande bedrag is middels 4 voorschotten in rekening gebracht. De deelnemersbijdrage is vastgesteld op basis van de begroting 2021 en de wijzigingen vanuit de bestuursrapportages. Wij passen de bijdragen, zoals gebruikelijk, niet aan op basis van werkelijke cijfers. De resultaatverdeling wordt voorgelegd aan het bestuur.

5. Paragrafen Doel van de paragrafen is om het Algemeen Bestuur een instrument te geven om de beleidskaders van de diverse onderdelen vast te stellen en om de uitvoering te kunnen controleren.

5.1. Paragraaf lokale heffingen Dit is voor de RID niet van toepassing.

5.2. Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Algemeen Hier staat de vraag centraal in hoeverre de RID in staat is om incidentele tegenvallers op te vangen zonder dat dit ten koste gaat van de bestaande dienstverlening. Dit komt tot uitdrukking in de verhouding tussen de aanwezige weerstandscapaciteit en de niet-afgedekte risico’s. De RID heeft veel geïnvesteerd in ICT-middelen en heeft derhalve veel (im)materiële vaste activa op de balans staan. Dit wordt in de paragraaf financiële risico’s verder uitgewerkt. Een eventueel negatief exploitatiesaldo wordt door de RID-deelnemers afgewikkeld conform de artikelen 26 tot en met 28 van de gemeenschappelijke regeling (GR). In feite zijn daarmee alle financiële risico's afgedekt. De RID-deelnemers worden door middel van de huidige P&C-documenten geïnformeerd over de financiële stand van zaken. Daarnaast heeft de RID een ISAE3402 rapport dat zich sterk richt op risicobeheersing van de processen die voor onze deelnemers vanuit de RID het belangrijkste zijn. Zoals IT continuity management, security management, acces management, incident management en problem management.

Risico’s voor de bedrijfsvoering van de RID 1. Financiële Risico’s De RID is gefaseerd en projectmatig gegroeid naar de eindsituatie. Bij iedere fase is onderzocht welke risico’s de RID of de deelnemers lopen alvorens tot uitvoering over te gaan. Zo moet bijvoorbeeld bij het consolideren van licenties precies in beeld zijn gebracht wat de juridische en financiële consequenties zijn. Daarnaast moet de RID ook steeds bepalen of bijvoorbeeld aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen wordt voldaan. Met inhuur van expertise op dit vlak is in de begroting rekening gehouden. Het risico op vernietiging of vervreemding van de activa door brand of diefstal wordt gemitigeerd door het afsluiten van verzekeringen. De kans op een grote financiële impact is gering. Wij hebben een apart budget voor soft- en hardware kosten daarnaast werken we met een meerjarig investeringsplan. De stand van zaken wordt door de RID periodiek gemonitord. Een groei van het aantal gebruikers (tot boven het aantal genoemd in kadernota) zal leiden tot meer kosten, maar dit wordt tijdig met de RID-deelnemers afgestemd. Conform gemeenschappelijke regeling zullen de eventuele extra kosten gedekt worden door hogere bijdragen.

2. Compliance risico In de aanbesteding van software was ook de dienst licentiebeheer meegenomen. De dienst licentiebeheer is ingericht, en wordt in de toekomst nog verder uitgewerkt om ook (naast compliancy) het werkelijk gebruik te monitoren . Daarnaast is er risico op het niet voldoen aan de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Voor de AVG hebben wij de rol van functionaris gegevensbescherming belegd binnen de organisatie. Daarnaast worden en zijn er reeds bewustwordingscampagnes en bijeenkomsten gehouden bij het personeel. Ten behoeve van de BIO hebben wij diverse processen ingericht om te voldoen aan de BIO. Deze processen worden getoetst tijdens de controle rondom ISAE3402. De financiële impact zou een eventuele boete kunnen zijn. Deze kan 2 tot 4 procent van de opbrengsten bedragen. (€ 187.000 tot € 374.000). Echter gezien de door ons genomen maatregelen schatten wij het risico op zeer laag.

3. Renterisico Er wordt rekening gehouden met een rente voor nieuw op te nemen geldleningen van 0,7%. Het risico bestaat dat het werkelijke rentepercentage waarvoor leningen worden afgesloten hoger is. Gelet op de rentestand en verwachte renteontwikkeling is die kans nog altijd beperkt. In het geval dat rentestand bijvoorbeeld oploopt tot 1,0 % dan zou dit een geringe financiële impact hebben van € 13.000. Echter schatten wij de impact in als zeer laag.

Risico’s voor dienstverlening (Risico voor RID-deelnemer) 1. Opdrachtgeverschap De RID is als GR ingericht om te werken voor een collectief van organisaties met een samenhangende en generieke behoefte op het gebied van de ICT. Omdat professioneel opdrachtgeverschap belangrijk is vanuit alle RID-deelnemers, zijn de krachten als opdrachtgevers gebundeld om vanuit een regionale IVontwikkeling te komen tot eenduidige vraagontwikkeling, -formulering en –articulatie. Vanuit deze collectieve benadering moet invulling gegeven worden aan het uitgangspunt ”zoveel mogelijk dezelfde vraag (1x7) in plaats van een iets gewijzigde vraag vanuit elke deelnemer (7x1)”. De blijvende specifieke wensen per organisatie zorgen echter nog steeds voor dynamiek die in de praktijk leidt tot ongewenste uitloop in projecten. Blijvende inzet op professioneel opdrachtgeverschap is een vereiste om dit patroon te doorbreken. Dat dit mogelijk is, bewijst het project e-HRM. En ook het vastgestelde harmonisatieconvenant is een grote stap in de gewenste richting.

2. Het voeren van regie op de dienstverlening van de RID Nadat een automatiseringsproject is afgerond, gaat de RID beheerdiensten verlenen. In alle gevallen worden hierover afspraken vastgelegd in een Servicelevel Agreement (SLA). Hierbij spelen de contractmanagers van de RID-deelnemers een prominente rol als verbindende schakel tussen de deelnemer en de RID. Zij maken afspraken met de RID over dienstverleningsniveaus, zien toe op de naleving daarvan (zowel door de RID als door de eigen organisatie) en vormen een escalatiekanaal voor zowel de gebruikers als de RID. De basis hierbij is de dienstverleningsovereenkomst (DVO) die met de deelnemers is afgesloten.

3. Het uitvoeren van Functioneel Beheer Het technisch beheer van applicaties is belegd bij de RID. Het functioneel beheer van applicaties is echter primair een taak van de RID-deelnemers (met uitzondering van de kantoorautomatisering en de diensten die zijn uitbesteed aan de RID, zoals e-Hrm). Daartoe zou voor iedere applicatie per organisatie een functioneel beheerder aangewezen moeten zijn, die zorg draagt voor het zodanig functioneren van de applicatie, dat deze het proces goed ondersteunt. Tijdens de Log4j crisis werd echter een kwetsbaar patroon zichtbaar aan achterstallig onderhoud op het applicatielandschap van de deelnemende organisaties, door het gebrek aan functioneel beheerders. Niet alleen bevinden zich honderden applicaties buiten het zicht (dus niet binnen het datacenter) van de RID, maar door het ontbreken van functioneel beheer vindt onvoldoende lifecycle management plaats op deelnemersapplicaties. Dit heeft tot gevolg dat er een groot aantal applicaties zijn die niet meer ondersteund worden door de leverancier, die niet overweg kunnen met actuele server versies/componenten of die niet zijn bijgewerkt naar de meest recente versie. Dit leidt tot grote aantallen kwetsbaarheden in onze infrastructuur. Op al deze applicaties is dus extra aandacht voor functioneel beheer, patchmanagement en lifecyclemanagement noodzakelijk.

Pas kan dan goede afstemming plaatsvinden tussen functioneel en technisch beheer. Door de mogelijkheid te onderzoeken van het centraliseren van functioneel beheer wordt de kracht van het collectief benut en genieten alle deelnemers voordelen op het gebied van continuïteit, verminderde kwetsbaarheid, verbeterde kwaliteit en minder meerkosten.

Conclusie Afhankelijk van de risicoanalyse, waarin een inschatting wordt gemaakt wat de kans is dat een risico zich voordoet, wordt de omvang van het weerstandsvermogen bepaald. Overeenkomstig de Gemeenschappelijke Regeling mag het weerstandsvermogen maximaal 10% van de apparaatskosten bedragen. De weerstandscapaciteit is op dit moment beperkt (alleen de Algemene Reserve ad € 87.000). Deze reserve is vooralsnog vrij besteedbaar, omdat wij geen claims verwachten op basis van bovenstaande risico’s voor de bedrijfsvoering van de RID.

Daarnaast worden begrotingstekorten worden opgevangen door de deelnemers (op basis van de GR) is dit voldoende om de risico’s af te dichten. Wel wordt periodiek de stand van zaken gemonitord. Op basis van vorenstaande bepalingen zijn er geen materiële risico’s waardoor het weerstandsvermogen ontoereikend zou zijn. In 2022 willen we een risicomanagementproces gaan opstellen waar we gaan werken met een kans maal impact. Wij verwachten dat dit proces deze conclusie gaat onderschrijven. En zullen dan ook de paragraaf weerstandsvermogen versterken met de verkregen informatie.

Ratio Weerstandsvermogen De BBV schrijft voor om een verplichte basis van 5 financiële kengetallen op te nemen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Deze 5 kengetallen zijn: 1. 2. 3. 4. 5.

Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen. De solvabiliteitsratio Kengetal grondexploitatie (niet van toepassing voor RID) Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit (niet van toepassing voor RID)

Ratio Netto schuldquote. Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte

2021 39 % 8,38% 0

2020 59 % 1,11% 0

De RID is een organisatie met veel vaste activa op de balans. De RID heeft een beperkte Algemene Reserve (€ 87.000 ultimo 2021) waardoor de RID moet lenen om te kunnen investeren. Hierdoor is de Netto schuldquote hoog en de solvabiliteitsratio laag. Echter is de solvabiliteitsratio wel gestegen ten opzichte van 2020 als gevolg van het groter nog te bestemmen resultaat. De RID had in 2020 en 2021 geen structurele exploitatieruimte.

5.3. Onderhoud kapitaalgoederen In de jaarstukken is deze paragraaf bedoeld om te verantwoorden hoe het onderhoud van kapitaalgoederen (wegen, riolering, water, groen en gebouwen) is georganiseerd. Bij de RID is sprake van een beperkt aantal kapitaalgoederen (met name ICT gerelateerde zaken). Er is geen voorziening onderhoud, omdat de ICTmiddelen worden afgeschreven over de gebruiksduur en daarmee tussentijds onderhoud niet van toepassing is. Voor de software wordt jaarlijks onderhoud afgesloten. Voor de hardware wordt het onderhoudscontract voor de gebruikersduur afgesloten. Hierdoor is deze paragraaf niet van toepassing.

5.4. Financiering en treasury Inleiding De financieringsparagraaf is, in samenhang met het treasurystatuut, een belangrijk instrument voor het transparant maken, sturen, beheersen en controleren van de financiële middelen. De uitwerking hiervan vindt zijn weerslag in de financieringsparagraaf in de begroting en in de jaarstukken. In het treasurystatuut is geregeld dat nieuwe leningen en uitzettingen worden afgestemd op de liquiditeitenplanning. Deze afstemming beoogt om bedragen slechts te lenen c.q. uit te zetten gedurende de periode dat zij daadwerkelijk nodig c.q. beschikbaar zijn. Hiermee worden de rentekosten zoveel mogelijk beperkt en de rentebaten geoptimaliseerd.

Rentevisie Financiering via kortlopende geldleningen is goedkoper dan via langlopende geldleningen. Daarom trekt de RID pas een langlopende geldlening aan als de kasgeldlimiet over langere periode overschreden dreigt te

worden. Om een te risicovolle financieringspositie te voorkomen zijn wettelijk normen vastgelegd, uitgedrukt in de kasgeldlimiet en de risiconorm.

Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet bepaalt het maximale bedrag aan kortlopende geldleningen dat mag worden aangetrokken. Het uitgangspunt voor de kasgeldlimiet is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten door een grens te stellen aan korte financiering (< 1 jaar). Juist voor korte financiering kan het renterisico aanzienlijk zijn. Op grond van de wet Fido (Financiering decentrale overheden) wordt de informatie over de kasgeldlimiet opgenomen in de financieringsparagraaf bij de begroting en het jaarverslag. In het jaarverslag betreft deze informatie ten minste de kasgeldlimiet bij aanvang van het verslagjaar en de gemiddelde netto vlottende schuld in elk van de kalenderkwartalen van dat jaar. De kasgeldlimiet wordt berekend als een percentage van de jaarbegroting en geldt voor het hele jaar. De kortlopende schuld mag niet verder oplopen dan 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming. Dit houdt in dat de kasgeldlimiet voor het begrotingsjaar 2020 8,2% van € 8.806.000 = €722 .000 bedraagt. De gemeenschappelijke regeling mag dus korte termijn financiering aantrekken tot aan deze bedragen. 1e kwartaal 2021

2e kwartaal 2021

3e kwartaal 2021

4e kwartaal 2021

Gemiddeld saldo

-398.000

1.823.000

1.963.000

2.026.000

Kasgeldlimiet

722.000

Ruimte onder de kasgeldlimiet

324.000

2.545.000

2.685.000

2.748.000

OVERZICHT KASGELDLIMIET

Overschrijding van de kasgeldlimiet

Rente risiconorm Via de rente risiconorm wordt bepaald welk renterisico de RID loopt op zijn vaste schuld (leningen met een looptijd van langer dan 1 jaar). Voor het begrotingsjaar 2021 is de rente risiconorm bepaald op 20% van het begrotingstotaal. Dit houdt in dat de jaarlijks verplichte aflossingen en de renteherzieningen niet meer mogen bedragen dan 20% van het totaal van de lasten op de begroting. Hiermee wordt voorkomen dat een groot deel van de leningen tegelijk opnieuw moet worden afgesloten, met het risico van snel oplopende rentelasten. De rente risiconorm voor 2021 bedraagt 20% van € 7.821.000, hetgeen uitkomt op € 1.564.000 met een minimum van € 2.500.000. Onderstaand een overzicht van het verloop van de rente risiconorm: VERLOOP RENTE RISICONORM

2021

Te betalen aflossingen

1.650.000

Totale lasten in de begroting

7.821.000

Vastgestelde percentage

Renterisico norm

2.500.000

Ruimte t.o.v. de norm

850.000

Renteschema a.

De externe rentelasten over de korte en lange financiering

De externe rentebaten over de korte en lange financiering

9.898 -/-

2.328

Saldo rentelasten en rentebaten 14.493

c1.

De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend

De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend

c3.

De rentebaat van doorverstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken (= projectfinanciering), die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend

Aan taakvelden toe te rekenen externe rente

7.570

d1.

Rente over eigen vermogen

+/+

d2.

Rente over voorzieningen

+/+

Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente

7.570

De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)

Renteresultaat op het taakveld treasury

-/-

7.570 -

Financiering (leningenportefeuille) In 2015 is 1 lening aangetrokken van respectievelijk € 1.500.000 (looptijd 6 jaar) en is in 2021 afgelost. In 2016 is een lening aangetrokken van € 1.000.000 (looptijd 5 jaar) en is in 2021 volledig afgelost. In 2017 is een lening aangetrokken van € 1.000.000 (looptijd 5 jaar). In 2019 zijn 2 leningen aangetrokken van € 1.500.000 en € 1.000.000 (looptijd beiden 5 jaar). In 2020 zijn 2 leningen aangetrokken van € 1.000.000 en € 1.500.000 (looptijd 5 jaar) en in 2021 is een lening aangetrokken van € 2.000.000 (looptijd 5 jaar). Alle leningen worden lineair afgelost. De gemiddelde rente op deze leningen bedraagt circa 0,1%.

Vennootschapsbelasting Met betrekking tot de VPB plicht maakt de RID gebruik van de vrijstelling rondom samenwerkingsverbanden. Dit is mogelijk doordat: • De activiteiten worden verricht ten behoeve van overheidslichamen • De activiteiten zouden bij de deelnemers niet leiden tot een belastingplicht • De deelnemers dragen in evenredigheid bij aan de kosten van de RID (via verdeelsystematiek)

5.5. Bedrijfsvoering Deze paragraaf omvat de besturing en beheersing van, het toezicht op en de verantwoording over de Bedrijfsprocessen binnen de gemeentelijke organisatie.

Organisatieopbouw RID Bij de inrichting van de organisatie zijn drie uitgangspunten leidend.

Gerichtheid op techniek versus gerichtheid op de RID-deelnemer Klantgericht ondersteunen vraagt om specifieke competenties. Niet iedereen heeft die van nature in huis. Het dagelijkse contact met de RID-deelnemers brengt ook veel ‘reuring’ met zich mee. Dit kan ertoe leiden dat de waan van de dag belangrijker wordt dan het structureel oplossen van problemen. In lijn met onze missie/visie hebben we daarom focus gebracht in onze organisatiestructuur. De RID bestaat maar uit twee teams: het team Support & Operations (S&O) en het team Diensten. Team Diensten is verantwoordelijk voor de architectuur, security en functionaliteit van diensten en oplossingen op het gebied van de informatievoorziening. Dit is een beleidsvormend, organiserend, regisserend en controlerend team dat ervoor zorgt dat de diensten en oplossingen van de RID blijven voldoen aan de functionele vereisten van de business. Team S&O is integraal verantwoordelijk voor het leveren, adequaat functioneren en gebruik van diensten en oplossingen op het gebied van de ICT. Dit is een beherend, regisserend en ondersteunend team dat ervoor zorgt dat de diensten en oplossingen van de RID voldoen aan gebruikersvereisten en door de gebruikers optimaal worden benut.

Gerichtheid op stabiliteit versus gerichtheid op verandering Er is een natuurlijke neiging van beheerders om tegen veranderingen te zijn. Dat is voor beheerders een kwaliteit omdat daarmee het goed functioneren van het bestaande het beste gewaarborgd is. Het is dan ook beter de veranderingen niet door beheerteams te laten initiëren. Binnen de RID is de ‘verandering’ belegd bij het team Diensten. Team S&O voert deze veranderingen ‘beheerst’ door volgens het wijzigingsproces. Daarnaast heeft de Chief Information Security Officer (CISO) een belangrijke rol. Doel van de functie is het, op basis van de algemeen aanvaarde standaard, de BIO, zorgdragen voor een samenhangend pakket van maatregelen ter waarborging van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatie binnen een gemeente. Risicoanalyse, oog voor de bedrijfsvoering en in achtneming van de wettelijke voorschriften zijn daarbij sleutelbegrippen.

Kaderstellend versus uitvoerend Ook is er het belangrijke onderscheid tussen kaderstellende en uitvoerende taken. Omdat Team Diensten de kaders die zij stelt in principe niet zelf uitvoert, kan zij een ‘controlerende’ rol spelen. Team S&O werkt binnen de kaders en rapporteert hierover aan Team Diensten.

5.6. Verbonden partijen Deze paragraaf is voor de RID niet van toepassing. De RID heeft formeel geen verbonden partijen.

5.7. Grondbeleid 19

Grondbeleid is voor gemeenten van belang in verband met realisaties van programma’s als ruimtelijke ordening, landschap, verkeer en vervoer, economische structuur etc. Gezien deze achtergrond is deze paragraaf niet van toepassing voor de RID.

Jaarrekening

6. Overzicht van baten en lasten en toe lichting gewijzigde begroting (A)

rekening baten 2021 (B)

rekening lasten 2021 ©

Rekening Saldo 2021 (D) (C-/- B)

Afwijking (A -/- D)

Recapitulatie baten en lasten 2021

primaire begroting

6 .1.

2.796.000

3.048.000

620.000

3.605.000

2.985.000

63.000

160.000

134.000

26.000

2.956.000

3.208.000

620.000

3.739.000

3.119.000

89.000

97.000

82.000

79.000

3.000

Telefonie/ internet

76.000

128.000

197.000

69.000

7.000

Glasvezelring

106.000

71.000

70.000

1.000

Fotokopieerapparatuur

181.000

78.000

103.000

Onderhoud telefooncentrale

26.000

29.000

-3.000

Onderhoud Hardware/ software

1.436.000

1.536.000

575.000

2.097.000

1.522.000

14.000

kapitaallasten

1.550.000

1.335.000

2.000

1.332.000

1.330.000

5.000

informatieveiligheid

80.000

90.000

-10.000

Electra

43.000

44.000

-1.000

3.595.000

3.430.000

705.000

4.016.000

3.311.000

119.000

6.430.000

208.000

Overzicht van baten en lasten 2021 ( in €) Personeelslasten Salarissen en vervangingsbudget Opleidingen Totaal personeelslasten Overige Lasten Gemnet

Totaal overige lasten Totaal programma Dienstverlening

6.551.000

6.638.000

1.325.000

7.755.000

Personeelslasten Salarissen en vervangingsbudget

584.000

41.000

Opleidingen

12.000

Overige personeelslasten

19.000

Totaal personeelslasten

615.000

41.000

Huisvesting/facilitair

145.000

Ondersteuning Gemeente De Bilt

85.000

Advieskosten (inclusief accountantskosten)

209.000

624.000

583.000

1.000

7.000

5.000

14.000

5.000

645.000

604.000

11.000

141.000

4.000

70.000

224.000

157.000

67.000

Bedrijfsvoering RID

ICT kosten

21.000

13.000

8.000

Innovatie

100.000

17.000

83.000

8.000

4.000

568.000

402.000

166.000

Totaal overhead

1.183.000

41.000

1.047.000

1.006.000

177.000

Totaal Lasten

7.734.000

7.821.000

1.366.000

8.802.000

7.436.000

385.000

Bijdragen

7.734.000

7.996.000

Totaal algemene dekkingsmiddelen

7.734.000

7.996.000

Totaal Baten

7.734.000

7.996.000

Gerealiseerde totaal van saldo van baten en lasten

175.000

9.362.000

-8.802.000

560.000

385.000

Toevoeging aan reserves

114.000

Onttrekking aan reserve

Gerealiseerde resultaat

61.000

9.362.000

-8.916.000

446.000

385.000

Bedrijsauto's Totaal bedrijfsvoering

ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN

6.2. Toelichting op de programmarekening Op basis van het BBV is het voor de RID ook noodzakelijk om een apart hoofdstuk te maken voor overhead. Op basis van de notitie zijn alle kosten van de RID toe te rekenen aan overhead. In de bijlage zijn in het overzicht van baten en lasten per taakveld ook alle kosten toegerekend aan het taakveld 0.4 overhead. De RID heeft voor het eigen inzicht wel onderscheid gemaakt tussen baten en lasten ten behoeve van de dienstverlening en overhead. Aan het hoofdstuk overhead zijn de personeelslasten toegerekend van de directeur, de stafafdeling en de teamleiders. Daarnaast zijn de bedrijfsvoeringslasten toegevoegd zoals huisvesting en advieskosten. De afwijking ten opzichte van de gewijzigde begroting groter dan € 10.000 worden tekstueel toegelicht.

Programma Dienstverlening

Personeelslasten

Gewijzigde Begroting

Salarissen en vervangingsbudget Opleidingen Totale personeelslasten

Rekening Inkomsten Uitgaven 3.048.000 620.000 3.605.000 160.000 0 134.000 3.208.000 620.000 3.739.000

Afwijking Saldo 2.985.000 134.000 3.119.000

63.000 V 26.000 V 89.000 V

Van de totale lasten betreft € 183.000 incidentele lasten. Deze lasten zijn in de najaarsnota 2020 al genoemd, en hebben betrekking op extra beheerlasten. De inkomsten hebben vooral betrekking op de doorbelasting van de personeelskosten Ehrm (€ 226.000), MS365 (€ 180.000), MDM (€ 70.000), inzet business projectleider voor de RID deelnemers (€ 52.000), projectleider ENSIA (€ 50.000), inzet onsite support (€ 13.000). Salarissen en vervangingsbudget Het voordeel op de salariskosten is al aangekondigd in de bestuursrapportage. Bij de begroting was rekening gehouden met CAO stijging van € 80.000, Uiteindelijk blijken de effecten van de CAO-stijging € 49.000. Dit verklaart dus een voordeel van € 31.000. Het restant verschil wordt verklaard door het feit dat niet alle vacatures tijdig ingevuld konden worden. De RID opereert in een heel lastige arbeidsmarkt, waarbij geen garanties zijn op het invullen van de vacatures (zowel intern als extern). We blijven de arbeidsmarkt volgen en leveren inspanningen om te proberen de vacatures in te vullen. Gezien het weinige onderscheidende of uitdagende karakter van de (semi)overheid als werkgever zal dit ook voor 2022 een uitdaging blijven. Opleidingen Als gevolg van Corona zijn niet alle opleidingen doorgegaan. Hierdoor een voordeel op dit budget.

Overige Lasten

Gewijzigde Begroting Inkomsten

Gemnet Telefonie/ internet Glasvezelring Fotokopieerapparatuur Onderhoud telefooncentrale Onderhoud Hardware/ software kapitaallasten informatieveiligheid Electra Totaal Materiële kosten

82.000 76.000 71.000 181.000 26.000 1.536.000 1.335.000 80.000 43.000

3.430.000

0 128.000 0 0 0 575.000 2.000 0 0 705.000

Rekening Uitgaven 79.000 197.000 70.000 78.000 29.000 2.097.000 1.332.000 90.000 44.000 4.016.000

Afwijking Saldo 79.000 69.000 70.000 78.000 29.000 1.522.000 1.330.000 90.000 44.000 3.311.000

3.000 7.000 1.000 103.000 3.000 14.000 5.000 10.000 1.000 119.000

V V V V N V V N N V

Fotokopieerapparatuur In de bestuursrapportage was reeds een voordeel gerapporteerd (€ 85.000). Doordat ook in 2021 beduidend minder mensen op kantoor hebben gewerkt, zijn er minder afdrukkosten gemaakt. Het voordeel is daardoor nog groter dan verwacht. Onderhoud Hardware/ software Het voordeel ten opzichte van de begroting wordt verklaard door diverse kleinere afwijkingen. De procentuele afwijking is ook klein (1%).

Overhead Personeelslasten Salarissen en vervangingsbudget Opleidingen Overige personeelslasten Totale personeelslasten

Begroting 584.000 12.000 19.000 615.000

Inkomsten 41.000 0 0 41.000

Rekening Afwijking Uitgaven Saldo 624.000 583.000 1.000 7.000 7.000 5.000 14.000 14.000 5.000 650.000 609.000 6.000

V V V V

Er zijn geen incidentele kosten. Afwijking salarissen en vervangingsbudget In de bestuursrapportage was een voordeel begroot van € 0 tot € 17.000 als gevolg van de toen nog niet bekende looninflatie. De impact van de loonstijging voor 2021 is uiteindelijk € 8.000. Het uiteindelijk lagere voordeel wordt veroorzaakt door de hogere inhuurkosten als gevolg van een langdurig ziektegeval.

BEDRIJFSVOERING RID UTRECHT Huisvesting/facilitair Ondersteuning Gemeente De Bilt Advies en accountantskosten Innovatie Bedrijfsauto's ICT Totaal bedrijfsvoering

Gewijzigde Begroting Rekening Afwijking 145.000 141.000 4.000 70.000 70.000 0 224.000 157.000 67.000 100.000 17.000 83.000 8.000 4.000 4.000 21.000 13.000 8.000 595.000 402.000 166.000

V V V V V V

Advies en accountantskosten Het voordeel op de advieskosten worden onder andere verklaard door het uitgestelde advies over de overgang van de RID naar HR21 (€ 18.000). Daarnaast was een groot stuk adviesbudget (€ 30.000) gealloceerd voor onderzoeken naar de nieuwe visie van de RID. Dit onderzoek is uitgesteld doordat de nieuwe visie nu gepland is in 2022. De RID stelt derhalve aan het bestuur voor om dit budget over te hevelen naar 2022. Restant van het voordeel wordt veroorzaakt door diverse kleinere voordelen. Innovatie In het SOO van 24 september is medegedeeld dat een gedeelte van het innovatiebudget zal worden ingezet voor het inrichten van een BI- data omgeving. De ingeschatte kosten bedragen € 68.000. Door diverse omstandigheden is dit project later gestart en is derhalve pas € 17.000 uitgegeven op dit budget. Wij stellen dan ook voor om het resterende budget hiervan ad € 51.000 over te hevelen naar 2022. Het resterende innovatiebudget ad € 32.000 is door drukte als gevolg van Corona (versnellen MS365) niet uitgegeven. In 2022 hebben we het onderwerp innovatie ook weer op de agenda van onze deelnemers gezet.

Algemene dekkingsmiddelen

Algemene dekkingsmiddelen Deelnemersbijdragen Totaal

Gewijzigde Begroting Rekening Afwijking 7.996.000 7.996.000 0 7.996.000 7.996.000 0

Deze deelnemersbijdragen zijn geheel in rekening gebracht middels voorschotten.

WNT-verantwoording 2021 Regionale ICT-Dienst Utrecht De WNT is van toepassing op Regionale ICT-Dienst Utrecht. Het voor Regionale ICT-Dienst Utrecht toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2021 € 209.000 conform het Algemeen Bezoldigingsmaximum.

1. Bezoldiging topfunctionarissen bedragen x € 1

Mevr. D.M.A.H. Govaerts

Functiegegevens

Directeur

Aanvang functievervulling in 2021 einde functievervulling in 2021

01/01/2021 31/12/2021

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1,0

Dienstbetrekking?

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

97.566,36

Beloningen betaalbaar op termijn

18.172,32

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/11428064/3