265141 Jaarrekening 2020 en Begroting 2022 RID Utrecht bijlage 1 Jaarrekening 2020 RID Utrecht
Tekst van het document
Jaarstukken 2020
1
Voorwoord De RID heeft ook dit jaar weer stappen naar verdere professionalisering gezet. In deze jaarstukken leest u wat wij voor u hebben gerealiseerd.
Uitzonderlijk jaar. We kijken terug op een uitzonderlijk jaar waarin crisis eerder de regel dan de uitzondering was. Na een korte, digitale crisis door een beveiligingslek in de software van Citrix, volgde vrijwel direct daarna een veel grotere crisis met enorme impact. Covid19 leidde wereldwijd tot een ongekende realiteit. Ook in Nederland verschoot het werken van kleur; van vrijwel volledig op kantoor naar grotendeels thuis naar een combinatie van beiden. Bij het opstellen van deze jaarrekening lijken we op weg naar een uitgang uit deze crisis en hopen we de draad naar het gewone leven weer langzaam op te kunnen gaan pakken. Wat zeker niet meer terug gaat naar de situatie vóór Covid19, is de manier waarop het kantoorwerk wordt ingevuld. Deze zal blijvend in een hybride vorm plaatsvinden. De combinatie van thuiswerken en op kantoor vraagt daarmee niet alleen flexibiliteit van de medewerkers, maar ook van de ICT-voorzieningen en de inzet vanuit de RID. Toename vraag ondersteuning RID De nieuwe manier van werken betekent in de praktijk dat iedere (kantoor)medewerker beschikt over meerdere werkplekken. Om deze hybride vorm van werken te faciliteren, heeft de RID een hybride technische omgeving gerealiseerd. Maar doordat medewerkers vanuit huis op verschillende, eigen apparaten werken, heeft de informatieveiligheid er weer een nieuwe dimensie bijgekregen.
Het ondersteunen van deze werkplekken is inmiddels noodzakelijk om de bedrijfscontinuïteit te kunnen garanderen. De vraag naar digitale ondersteuning vanuit de RID is daardoor complexer, intensiever en diverser geworden. Om op deze structurele behoefte vanuit de deelnemers in te kunnen spelen, is de organisatie in 2020 uitgebreid.
Kwaliteit en klantgericht De RID heeft een kwaliteitsslag gemaakt op strategisch en tactisch niveau. En hoewel onze invloed op externe of extreme factoren minimaal is, kunnen we wél door innovatie de kans vergroten dat de bedrijfscontinuïteit gegarandeerd blijft. Dat doen we door te zorgen voor een infrastructuur die altijd bij blijft en bovendien schaalbaar en flexibel is. Hierdoor kunnen wij sneller innovaties voor de deelnemers mogelijk maken. Om een veilige, digitale omgeving voor de dienstverlening aan burgers en ondernemers te kunnen faciliteren, is echter ook blijvende (bestuurlijke) aandacht nodig voor informatieveiligheid en opdrachtgeverschap.
Komende jaren: professionaliseren opdrachtgeverschap De RID is als GR ingericht om te werken voor een collectief van organisaties met een samenhangende en generieke behoefte op het gebied van de ICT. Omdat professioneel opdrachtgeverschap belangrijk is vanuit alle RID-deelnemers, hebben ze ingestemd met bundeling van de krachten als opdrachtgevers. Vanuit deze collectieve benadering moet invulling gegeven worden aan het uitgangspunt ”zoveel mogelijk dezelfde vraag (1x7) in plaats van een iets gewijzigde vraag vanuit elke deelnemer (7x1)”. De blijvende specifieke wensen per organisatie leiden echter nog steeds tot dynamiek, die gewenste groei, stabiliteit en doelmatigheid niet alleen bemoeilijkt maar zelfs vertraagt. Dat dit patroon in de praktijk leidt tot uitloop in majeure projecten zoals Citrix ziet u terug in deze jaarrekening. Blijvende inzet op professioneel en collectief opdrachtgeverschap is daarom een vereiste om dit patroon te doorbreken. Alleen dan kunnen we de gewenste volgende stappen in de doorgroei als partner zetten. Stappen die we samen met u willen blijven maken. Doorn, 12 april 2021 D. Govaerts, Directeur RID-Utrecht
2
Inhoud Jaarverslag ....................................................................................................................................................... 4 1.
Inleiding ............................................................................................................................................... 5 1.1.
Aanleiding ................................................................................................................................... 5
1.2.
Leeswijzer ................................................................................................................................... 5
1.3.
Samenvatting financiële verantwoording 2020 ............................................................................ 5
2.
Programma Dienstverlening ................................................................................................................ 6 2.1
Resultaten (wat hebben we bereikt en daarvoor gedaan) ................................................................. 6
2.2.
Wat heeft het gekost ................................................................................................................. 11
3.
Overhead ........................................................................................................................................... 12 3.1
Wat heeft het gekost ..................................................................................................................... 12
4.
Algemene Dekkingsmiddelen ............................................................................................................ 13
5.
Paragrafen ......................................................................................................................................... 14 5.1.
Paragraaf lokale heffingen ......................................................................................................... 14
5.2.
Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................. 14
5.3.
Onderhoud kapitaalgoederen .................................................................................................... 16
5.4.
Financiering en treasury ............................................................................................................ 16
5.5.
Bedrijfsvoering .......................................................................................................................... 19
5.6.
Verbonden partijen .................................................................................................................... 19
5.7.
Grondbeleid .............................................................................................................................. 19
Jaarrekening................................................................................................................................................... 20 6. Overzicht van baten en lasten en toe lichting .......................................................................................... 21
7.
6 .1.
Recapitulatie baten en last en 2020 ........................................................................................... 21
6.2.
Toelichting op de programmarekening ...................................................................................... 23
Balans en Toelichting ......................................................................................................................... 27 7.1.
Grondslagen .............................................................................................................................. 27
7.2.
Balans per 31 december 2020 .................................................................................................... 30
7.3.
Toelichting op de balans ............................................................................................................ 31
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ................................................................................ 38 Vaststellingsbesluit..................................................................................................................................... 44
3
Jaarverslag
4
1. Inleiding 1.1.
Aanleiding
De belangrijkste functie van de jaarstukken is dat het dagelijks bestuur verantwoording aflegt over de realisatie van het voorgenomen beleid en de daarvoor ingezette middelen. Het uitgangspunt voor deze jaarstukken is de gewijzigde begroting 2019. De jaarstukken bestaan uit een jaarverslag en een jaarrekening. Deze jaarstukken voldoen aan de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).
1.2.
Leeswijzer
Het eerste deel is het jaarverslag, het tweede deel is de jaarrekening. Het jaarverslag begint in hoofdstuk 2 en 3 met een verantwoording over de realisatie van het voorgenomen beleid. De algemene dekkingsmiddelen komen in hoofdstuk 4 aan de orde. De paragrafen vormen samen hoofdstuk 5. Het tweede deel van dit verslag, de jaarrekening, begint in hoofdstuk 6 met een analyse van de gerealiseerde baten en lasten en de algemene dekkingsmiddelen. Hoofdstuk 7, de balans, bevat een toelichting van de financiële positie van de RID en van de waarderingsgrondslagen van de balans, gevolgd door de controleverklaring van de accountant. De jaarrekening schetst de financiële ontwikkelingen in relatie tot de in de begroting omschreven doelstellingen.
1.3.
Samenvatting financiële verantwoording 2020
Het bestuur heeft door middel van de najaarsnota 2019 een eerste begrotingswijziging vastgesteld, en vervolgens is in de najaarsnota 2020 een 2e begrotingswijziging vastgesteld. De 2e wijziging was vooral Corona gerelateerd (€ 167.500) en het gevolg van een langdurig zieke (€ 115.000), maar door enkele incidentele opbrengsten, waaronder de afdrukapparatuur (€ 115.000) is de deelnemersbijdrage met € 55.000 opgehoogd. Het positieve resultaat van de jaarrekening wordt veroorzaakt door diverse kleinere verschillen. In hoofdstuk 6 wordt een toelichting van de afwijkingen boven € 10.000 gegeven. Primitieve Begroting (A) 7.912.000
Begroting na wijzigingen (B) 8.022.000
Jaarrekening 2020 (C) 8.022.000
Afwijking (B-C) 0
7.922.000
8.032.000
8.009.000
23.000 V
Gerealiseerd saldo voor reservemutatie Mutatie reserves
10.000 N
10.000 N
13.000 V
23.000 V
10.000 V
10.000 V
10.000 V
0
Gerealiseerd resultaat
0
0
23.000 V
23.000 V
Totaal algemene dekkingsmiddelen Totaal Lasten
Jaarrekeningresultaat
5
2. Programma Dienstverlening De RID staat voor de levering van kwalitatief hoogwaardige diensten en producten op het gebied van ICT en IV waarmee medewerkers veilig en effectief kunnen werken.
2.1 Resultaten (wat hebben we bereikt en daarvoor gedaan) De RID ontwikkelt zich naar een ICT-servicepartner die zorgt dat medewerkers beschikken over goede digitale vaardigheden en betrouwbare voorzieningen, zodat ze veilig en effectief kunnen werken. De bedrijfsvoering en dienstverlening van onze deelnemers zijn daar immers volledig afhankelijk van. Samen met de deelnemers hebben we daarom eind 2017 het doel bepaald en werken daar als RID op verschillende manieren naar toe. • Samenwerking: De gezamenlijke beleving van de visie, missie en ambitie en de gedeelde verantwoordelijkheid om deze tot realisatie te brengen. • Organisatie: Het (beter) invullen, inzetten en onderhouden van de aanwezige systematiek (structuur, hiërarchie, taakverdeling) ten behoeve van eigenaarschap, overleg en onderling vertrouwen. • Diensten: Het (opnieuw) gezamenlijk vormgeven van diensten in lijn met de gedeelde verantwoordelijkheid en missie/ visie. • Processen: De huidige praktijk (grip op flow, type en karakter van het werk) gericht op het verbeteren van de effectiviteit van de samenwerking en een hogere mate van operationele control. • Projecten: De inrichting, aansturing en besturing van programma’s en projecten zowel intern als extern. Met deze beleidssporen als leidend principe hebben we ook in 2020 onze ondersteuning ingezet op de onderstaande onderdelen:
Thuiswerken door corona De werkplek van een gemiddelde medewerker is het afgelopen jaar zwaar van kleur verschoten. Van één werkplek op kantoor met af en toe thuiswerken, naar voornamelijk thuiswerken op (eigen) mobiele apparaten via Wifi en af en toe op kantoor. Gevraagde ondersteuning op een exponentiële toename van mobiele werkplekken met een veelvoud aan (privé)apparaten, die voor het overgrote deel nog niet door de RID ingericht en in beheer zijn, en tegelijkertijd het in de lucht houden van verschillende omgevingen naast elkaar. Het waren de voornaamste oorzaken van extra gevraagde en benodigde dienstverlening die nieuw is voor de RID en de aangesloten organisaties. De toename van de vraag was niet alleen kwantitatief maar ook kwalitatief door de complexiteit en vele varianten in gebruikte (eigen) mobiele apparaten. Onderstaande grafiek geeft deze stijging ten opzichte van 2019 in één oogopslag weer van de meldingen die via de Servicedesk (SD) of Selfserviceportal (SSP) zijn binnengekomen.
6
Inzet extra capaciteit door toename vraag buiten DVO Deze toegenomen vraag om extra inzet van de RID leidde in 2020 uiteindelijk tot het bereiken van haar ondersteuningsplafond. Om de continuïteit te kunnen waarborgen is gekozen voor de inhuur van extra capaciteit gedurende 6 maanden, vooruitlopend op een structurele invulling, zoals aangekondigd in de zomernota. Bij de oprichting van de RID zijn afspraken met de organisaties over dienstverlening (over Thinclients en Citrix) vastgelegd in DVO’s en SLA’s. Gezien de door corona ontstane urgentie en het belang van de extra diensten, werd in 2020 door de RID in hoog tempo extra en nieuwe dienstverlening én technologie gerealiseerd zonder hierover afspraken in een DVO of SLA vast te leggen. Een structurele oplossing heeft consequenties voor dienstverleningsovereenkomsten en afspraken over de servicelevels. In 2021 moeten daarom aangepaste kaders voor deze nieuwe situatie opgesteld worden, pragmatisch gebaseerd op reële verwachtingen. Het leveren van al deze aanvullende diensten door de RID had in 2020 uiteraard wel gevolgen voor de mate van dienstverlening in de volle breedte.
2.2 Projecten Versnellen Microsoft365 De veranderde realiteit door het coronavirus, leidde tot het verzoek vanuit de deelnemers aan de RID om in kaart te brengen wat de consequenties van en kosten voor het versneld invoeren van de plusdienst MS365 zouden zijn. Aangezien de toenmalige inzet van Teams tijdelijk was, is door de gezamenlijke organisaties aan RIVO de opdracht gegeven om een business case op te stellen met mogelijke voordelen, kosten, randvoorwaarden en gevraagde inzet door de organisaties. Daarnaast zorgde de RID dat het platform MS365 technisch gereed was in 2020 zodat eventuele uitrol van deelnemers in 2021, binnen de gestelde randvoorwaarden, functioneel kon plaatsvinden. De businesscase is opgeleverd en ter beschikking gesteld aan de deelnemers in juli 2020. De RID heeft inmiddels alle technische voorwaarden ingericht. Hiermee is de weg klaar om de veranderingstrajecten te gaan starten om de nieuwe manier van werken met MS365 te gaan adopteren. Het initiatief hiervoor ligt bij de RID deelnemers zelf. Meerdere deelnemers hebben aangeven om dit traject vanuit het collectief vorm te gaan geven. De verwachting is dat de eerste deelnemers rond de zomer van 2021 gaan starten met de organisatieverandering die randvoorwaardelijk is voor het effectief en efficiënt gebruiken van deze plusdienst.
Vergroten van innovatiekracht Hoewel onze invloed op externe of extreme factoren minimaal is, kunnen we wél door innovatie de kans vergroten dat de bedrijfscontinuïteit gegarandeerd blijft. Kortgezegd: door te zorgen voor een infrastructuur die altijd bij blijft en bovendien schaalbaar en flexibel is, kunnen wij sneller innovaties voor de deelnemers mogelijk maken. Of het nu gaat om innovaties voor mobiel werken, i-overheid of ketensamenwerkingen. In 2020 zijn investeringen gedaan in onderzoek en materieel voor een proefopstelling om onze deelnemers kennis te laten maken met de mogelijkheden van een hybride manier van digitaal vergaderen van deelnemers op locatie en bijv. thuis. Daarnaast is inzet gepleegd op het automatiseren van processen in het kader van
7
innovatie én is het door de SelfServicePortal (SSP) voor gebruikers bovendien eenvoudiger om meldingen digitaal in te dienen, ook vanuit huis. Dat deze innovaties succesvol zijn, blijkt uit de cijfers. Bij het opstellen van deze jaarrekening is meer dan de helft van de processen geautomatiseerd en zien we de dat de stijging zich voortzet in 2021. Gezien de extreme drukte op de Servicedesk is deze toename niet alleen toe te juichen, maar zelfs noodzakelijk. We durven te stellen dat zonder het innovatieproject Automation de uitbreiding van medewerkers op de Servicedesk van een veel grotere orde was geweest. Op deze manier draagt de RID haar steen bij aan effectief gebruik van de mogelijkheden door innovatie.
eHRM Met ingang van 1 januari 2021 maken de gemeenten De Bilt, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede, Baarn, Soest/BBS en de RSD gebruik van de RID-brede eHRM oplossing. We kijken hiermee terug op een succesvolle afronding van een project, dat in gezamenlijkheid is opgepakt en vormgegeven. Door de stuurgroep eHrm is eenduidig vormgegeven aan een collectieve vraag, vanuit professioneel opdrachtgeverschap aan een gezamenlijk aangestelde business projectmanager. In 2020 heeft daarnaast onderzoek plaatsgevonden naar de mogelijkheden tot harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden. Dit onderzoek heeft geleid tot een adviesrapport met een raamwerk voor een vervolgaanpak door de organisaties. Digitalisering personeelsdossiers Begin mei is de definitieve gunning aan Karmac gegeven om de personeelsdossiers van de eHRM deelnemers te digitaliseren. De gemeente Baarn en de RSD zijn gestart met de digitalisering van hun personeelsdossiers en gaan de 1e testfase in. De gemeente Soest/BBS vormt een uitzondering omdat zij al beschikt over digitale dossiers. Handboek vervanging personeelsdossiers De onderhandse aanbesteding is afgerond en voorlopig gegund. De onderhandeling voor een definitief contract is opgepakt en inmiddels is een concept aangeleverd bij het RAZU (Regionaal Archief Zuid-Utrecht).
Project Infra2021 In 2019 is gestart met de bouw van Infra 2021. Eén van de projecten binnen Infra2021, is de nieuwe Citrix omgeving. Citrix is het platform waar gemeentelijke applicaties op draaien, zeker die applicaties die nog niet in de cloud kunnen. Mede omdat de huidige versie verouderd was en de apparaten waarmee gewerkt wordt steeds sneller worden, was aanpassing noodzakelijk. Gezien de omvangrijkheid en importantie van Citrix praten we over een veelomvattend project, waarbij de hulp en input van veel betrokkenen noodzakelijk is voor het slagen ervan. Dit is de uitvoering van de vastgestelde visie uit 2018, waarvan afschrijving pas start vanaf 2021. Uitrol vertraagd Voor het hele programma wordt een geleidelijke aanpak gehanteerd; de winkel moet niet alleen open blijven, maar de kennis moet ook geborgd worden. Het team dat zich bezighoudt met de uitrol bestaat dus uit een mix van externe en interne medewerkers. De verwachting was dat de uitrol tot eind 2020 zou duren. Vanaf maart 2020 werkten echter nagenoeg alle medewerkers thuis en moest alles (van ondersteuning tot testen) ook op afstand plaatsvinden. Dit compliceerde de samenwerking met de opdrachtgevende organisatie, de inventarisatie van applicaties, het functionele testen en de mogelijkheden tot afstemming tussen partijen voor harmonisatie van de ICT-omgeving.
Het op afstand werken was echter niet de belangrijkste oorzaak van de vertraging van de uitrol. 8 afzonderlijke projecten ipv 1 generiek programma De rode draad in het Citrix project is dat er weliswaar een gezamenlijk en eenduidig ICT-technisch fundament is gelegd maar dat er in de realisatie en uitrol uiteindelijk 8 afzonderlijke projecten zijn uitgevoerd, met een eigen dynamiek, afwijkende vraagstelling en verschillende applicatiesets. Want hoewel iedere gemeente nagenoeg dezelfde functie en taken heeft, is de praktijk bij de aangesloten organisaties helaas nog steeds dat geen organisatie hetzelfde is voor wat betreft het gebruik en beheer van applicaties. Het grote aantal applicaties, met een matig niveau van harmonisatie en beperkte data-integratie heeft de complexiteit van het project vergroot en de noodzaak voor een specifieke aanpak per organisatie versterkt. Dus in plaats van een generiek programma (1x voor 8) liep de RID tegen 8 projecten aan met een eigen dynamiek. Het ongewenste effect hiervan is een groot aantal kleine wijzigingen (complexiteit en intensiteit) met een vermenigvuldigingsfactor van 7 (organisaties). Leereffecten zijn zeer beperkt, gezien de differentiatie van
8
organisaties. Ondanks een gedegen voorbereiding in 2019 kwam de RID in 2020 dus toch voor verrassingen te staan in de vorm van nieuwe applicaties, vertraging in de benodigde aanlevering van informatie en weerstand tegen vernieuwing uit de drang om het oude te willen behouden. Uiteindelijk leidde dit tot een zogenaamd doorschuif-effect; uitloop bij de eerste organisatie van 1 week leidde tot 2 weken uitloop bij de tweede organisatie 3, enzovoort. Aangekomen bij de laatste organisaties was de uitloop ten aanzien van de oorspronkelijke planning inmiddels opgelopen tot ruim twee maanden. Doordat het patroon zich ook voordoet bij de laatste organisatie, waar het functionele testen niet tijdig uitgevoerd kon worden, wordt ook de bijgestelde opleverdatum van 1 maart 2021 niet gehaald. Hierover zijn recent nieuwe afspraken gemaakt waarmee, indien deze gestand worden gedaan, een opleverdatum van 1 april 2021 haalbaar is. Het opnieuw moeten aanpassen van de planning, en ten gevolge daarvan verlengen van de inzet van (externe) resources, resulteert in een uitloop van 3 maanden en extra uitgaven. Toch resultaat geboekt Ondanks de geschetste hardnekkige problemen, met onderliggend patroon als oorzaak, is er een enorme klus geklaard. In 14 maanden tijd zijn er 8 organisaties, 2.190 gebruikers en 779 applicatie-modules gemigreerd.
Alles draait op state-of-the-art hardware met up-to-date software en wordt in toenemende mate ontsloten via een Citrix werkplek die mobiel is gemaakt. De projectaanpak is aangepast op de veranderende situatie om telkens zo goed mogelijk de uitrol van een organisatie tot een goed einde te brengen. Betrokken projectmedewerkers hebben zich daarbij aangepast aan de veranderende omstandigheden (corona) en in veel gevallen tot in de late uurtjes doorgewerkt om problemen op te lossen.
Processen •
•
Ook in 2020 heeft de RID aangetoond haar belangrijkste processen onder controle te hebben en heeft over deze processen ook over 2020 een goedkeurende ISA3402 verklaring ontvangen. Processen als incidentmanagement, wijzigingsbeheer, securitymanagement en problemmanagement zijn goed geborgd.Over IT continiuitymanagement werd een verklaring met beperking afgegeven. Het administratieve proces over de back-ups kan beter geborgd worden. Dit doet niets af aan het eindresultaat; de back-ups zijn actueel en volledig. Deelnemersrisco was daarmee niet aan de orde. De RID gaat in 2021 het administratieve proces aanpassen. . GT Connect (Telefooncentrale) De RID biedt als dienst een telefooncentrale aan waar alle deelnemers actief gebruik van maken. De RID heeft geparticipeerd in GT Connect en zou in 2021 overgaan naar de nieuwe telefooncentrale. Door leveranciersproblemen heeft de VNG hier helaas niet alleen eenzijdig de overeenkomst opgezegd, maar is zelfs een gerechtelijke procedure opgestart. Bij het opstellen van de jaarrekening loopt een inventarisatie van de mogelijke vervolgstappen nog vanuit VNG Realisatie. Hier komen we in de Voorjaarsnota op terug.
Informatieveiligheid Informatieveiligheid is steeds belangrijker binnen de (lokale) overheid en de lat wordt op dit gebied dan ook hoger gelegd. Vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid borgen de deelnemers en de RID dit deels door een gezamenlijk Informationa Security Team Vanaf 2020 werken wij bovendien conform de nieuwe baseline informatiebeveiliging overheid (BIO 1). De BIO is het verplichte normenkader voor informatieveiligheid en voorziet dat iedereen werkt conform dezelfde ambities en veiligheidsstandaarden. Door het informatiebeveiligingsbeleid van de RID te baseren op de BIO is de aansluiting op de inrichting van de BIO binnen de deelnemers in principe gerealiseerd. Dit neemt niet weg dat de verantwoordelijkheid voor informatieveiligheid bij de deelnemende organisaties blijft. De RID heeft informatiebeveiliging volgens een PDCA-cirkel ingericht en neemt in de toekomst de BIO als audit mee in de ISAE3402 verklaring. De RID toont hiermee aan dat de ‘werking – opzet – bestaan’ van de informatiebeveiligingsprocessen goed zijn. Ter validatie doet de RID altijd een jaarlijkse pentest. Omdat de RID en de deelnemers werken in een stelsel van overheidsorganisaties gaan we vanaf 2021 onze
1 https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/project/baseline-informatiebeveiliging-overheid/
9
huidige informatiebeveiligingsproducten afnemen via GGI Veilig. Dit verhoogt de digitale weerbaarheid en de veiligheid van onze ICT-infrastructuur.
Dienstverlening in cijfers. Overzicht aantal storingen/vragen/wijzigingen binnengekregen in 2020
Omschrijving Storingen Vragen Standaardwijzigingen Niet-standaardwijzigingen Security meldingen
2020
2019 10.052 4.192 7.330 96 94
6.467 1.929 8.122 155 44
Dashboard dienstverlening
Omschrijving P1 melding (oplostijd 4 uur) P2 t/m P4 melding Wijziging Beschikbaarheid Infrastructuur Tijdigheid telefoonafhandeling Oplossend vermogen 1e lijns
Norm 90% 80% 80% 99,5% 80% > 70%
2020 89,5 % 80,7% 70,7% * 60% 88,8%
* De beschikbaarheid van de infrastructuur wordt vanaf 2020 niet meer in percentages weergegeven. We kunnen melden dat er geen grote verstoringen hebben plaatsgevonden. De wereldwijde Citrix-crisis heeft wel begin 2020 tot de keuze geleid om kortstondig de dienstverlening deels te onderbreken uit veiligheidsoverwegingen. Dit stond echter los van de beschikbaarheid van de infrastructuur. Door snel en adequaat reageren is de overlast voor de gebruikers beperkt gebleven. In 2020 is door de RID gewerkt aan het oplossen van knelpunten binnen de infrastructuur. Daarnaast is ook de monitoring op de omgeving verder uitgebreid waardoor incidenten sneller zichtbaar worden. Beide acties hebben er toe geleid dat het aantal P1's in 2020 sterk is afgenomen; van 59 in 2019 naar 19 in 2020. Van deze 19 P1 meldingen zijn er 17 binnen de norm afgehandeld, een resultaat van 89,5%. De resterende 2 hadden respectievelijk een overschrijding op de norm van 15 en 45 minuten. De norm over de tijdige afhandeling van de wijzigingen én telefonie stond het afgelopen jaar uiteraard onder druk. De oorzaak was niet alleen de enorme toename van de vraag, maar ook het hoge oplossend vermogen van de 1e lijn (88,8%). Met vragen en meldingen willen mensen graag live contact met een medewerker van de RID. Dit geldt zeker in de relatief nieuwe situatie van zoveel thuiswerken.
Door aan deze behoefte niet alleen tegemoet te komen, maar tegelijkertijd zoveel mogelijk in te zetten op het oplossen van een probleem in één telefoontje, nam de gespreksduur toe. Omdat de inzet van de Servicedesk primair gericht was op de toegenomen vragen aan de telefoon, waren er uiteraard ook consequenties voor het afhandelen van de wijzigingen die nog rechtstreeks bij hen terecht kwamen. Omdat wijzigingen eenvoudig ingediend kunnen worden via het SelfServiceportaal, is er vanaf medio 2020 daarom stevig ingezet op kanaalsturing naar dit digitale kanaal. En dat betaalt zich uit; inmiddels wordt 80% van de wijzigingen ingediend via de SSP en het plafond is daar nog niet bereikt. Omdat wij in de praktijk merken dat de klanttevredenheid hoger is als iemand gelijk wordt geholpen aan de telefoon, willen wij de streefnorm van tijdige afhandeling ondergeschikt maken aan het oplossend vermogen in de 1e lijn, dit in het kader van het verhogen van de dienstverlening.
10
2.2. Wat heeft het gekost Personeelslasten Overige lasten Totaal programma 1 Totaal opbrengsten Saldo voor bestemming
Gewijzigde begroting 3.097.000 3.791.000
Rekening 2020
Verschil
3.449.000 4.372.000
352.000 581.000
N N
6.888.000 0 6.888.000
7.821.000 941.000 6.880.000
933.000 941.000 8.000
N V V
De hogere lasten worden gecompenseerd door hogere opbrengsten. De opbrengsten betreffen de extra in rekening gebrachte diensten voor de deelnemers. De kosten die de RID maakt voor deze extra diensten worden hiermee gedekt. Met ingang van de begroting 2022 zullen deze opbrengsten voor zover mogelijk ook worden begroot. De belangrijkst opbrengsten in dit programma zijn: - Doorbelaste Personeelskosten Ehrm - Dienst Wifi - Dienst Telefonie - Doorbelasting Hardware - Doorbelasting Software Hoofdstuk 6.2 bevat een analyse van de verschillen
11
3. Overhead 3.1 Wat heeft het gekost Totaal lasten Totaal Overhead Totaal opbrengsten Saldo voor bestemming
Gewijzigde begroting 1.144.000 1.144.000 0 1.176.000
Rekening 2020
Verschil
1.210.000 1.210.000 81.000 1.167.000
66.000 66.000 81.000 15.000
De hogere lasten worden gecompenseerd door hogere opbrengsten. De opbrengsten betreffen de extra in rekening gebrachte diensten voor de deelnemers. De kosten die de RID maakt voor deze extra diensten worden hiermee gedekt. In 2020 zijn de kosten voor de kwartiermaker doorbelast. Hoofdstuk 6.2 bevat een analyse van de verschillen per onderdeel.
12
N N V V
4. Algemene Dekkingsmiddelen Bijdragen deelnemers Totaal baten Totaal lasten Saldo voor bestemming
Gewijzigde Begroting 8.032.000 8.032.000
Rekening 2020
0 8.032.000
0 8.032.000
8.032.000 8.032.000
De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit bijdragen van de deelnemers. De bijdrage van de deelnemers is per RID-deelnemer als volgt Bijdragen RID-deelnemers Gemeente Baarn Gemeente Bunnik Gemeente De Bilt Gemeente Soest Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Wijk bij Duurstede Subtotaal
2020 996.000 631.000 1.329.000 1.657.000 911.000 1.718.000 780.000 8.022.000
Het bovenstaande bedrag is middels 5 voorschotten in rekening gebracht. De deelnemersbijdrage is vastgesteld op basis van de begroting 2020 en de wijzigingen vanuit de bestuursrapportages. Wij passen de bijdragen, zoals gebruikelijk, niet aan op basis van werkelijke cijfers. Een aanpassing van de cijfers zou ook niet leiden tot verschuivingen binnen de deelnemersbijdragen omdat de uitgaven in lijn liggen met de begroting. De resultaatverdeling wordt voorgelegd aan het bestuur.
13
5. Paragrafen Doel van de paragrafen is om het Algemeen Bestuur een instrument te geven om de beleidskaders van de diverse onderdelen vast te stellen en om de uitvoering te kunnen controleren.
5.1. Paragraaf lokale heffingen Dit is voor de RID niet van toepassing.
5.2. Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Algemeen Hier staat de vraag centraal in hoeverre de RID in staat is om incidentele tegenvallers op te vangen zonder dat dit ten koste gaat van de bestaande dienstverlening. Dit komt tot uitdrukking in de verhouding tussen de aanwezige weerstandscapaciteit en de niet-afgedekte risico’s. De RID heeft veel geïnvesteerd in ICT-middelen en heeft derhalve veel (im)materiële vaste activa op de balans staan. Dit wordt in de paragraaf financiële risico’s verder uitgewerkt. Een eventueel negatief exploitatiesaldo wordt door de RID-deelnemers afgewikkeld conform de artikelen 26 tot en met 28 van de gemeenschappelijke regeling (GR). In feite zijn daarmee alle financiële risico's afgedekt. De RID-deelnemers worden door middel van de huidige P&C-documenten geïnformeerd over de financiële stand van zaken. Daarnaast heeft de RID een ISAE3402 rapport dat zich sterk richt op risicobeheersing van de processen die voor onze deelnemers vanuit de RID het belangrijkste zijn. Zoals IT continuity management, security management, acces management, incident management en problem management.
Financiële Risico’s Groei naar één geconsolideerde infrastructuur De RID is gefaseerd en projectmatig gegroeid naar de eindsituatie. Bij iedere fase is onderzocht welke risico’s de RID of de deelnemers lopen alvorens tot uitvoering over te gaan. Zo moet bijvoorbeeld bij het consolideren van licenties precies in beeld zijn gebracht wat de juridische en financiële consequenties zijn. Daarnaast moet de RID ook steeds bepalen of bijvoorbeeld aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen wordt voldaan. Met inhuur van expertise op dit vlak is in de begroting rekening gehouden. Het risico op vernietiging of vervreemding van de activa door brand of diefstal wordt gemitigeerd door het afsluiten van verzekeringen. De kans op een grote financiële impact is gering. Wij hebben een apart budget voor soft- en hardware kosten daarnaast werken we met een meerjarig investeringsplan. De stand van zaken wordt door de RID periodiek gemonitord. Een groei van het aantal gebruikers (tot boven het aantal genoemd in kadernota) zal leiden tot meer kosten, maar dit wordt tijdig met de RID-deelnemers afgestemd. Conform gemeenschappelijke regeling zullen zij de eventuele extra kosten gedekt worden door hogere bijdragen.
Compliance risico Het risico op het niet voldoen aan licentievoorwaarden. In de aanbesteding van software was ook de dienst licentiebeheer meegenomen. De dienst licentiebeheer is ingericht, en wordt in de toekomst nog verder uitgewerkt om ook (naast compliancy) het werkelijk gebruik te monitoren . Daarnaast is er risico op het niet voldoen aan de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Voor de AVG hebben wij de rol van functionaris gegevensbescherming belegt binnen de organisatie. Daarnaast worden en zijn er reeds bewustwordingscampagnes en bijeenkomsten gehouden bij her personeel. Ten behoeve van de BIO hebben wij diverse processen ingericht om te voldoen aan de BIO. Deze processen worden getoetst tijdens de controle rondom ISAE3402. De financiële impact zou een eventuele boete kunnen zijn. Deze kan 2 tot 4 procent van de opbrengsten bedragen. (€ 181.000 tot € 362.000). Echter gezien de door ons genomen maatregelen schatten wij het risico op als zeer laag.
14
Renterisico Er wordt rekening gehouden met een rente voor nieuw op te nemen geldleningen van 0,7%. Het risico bestaat dat het werkelijke rentepercentage waarvoor leningen worden afgesloten hoger is. Gelet op de rentestand en verwachte renteontwikkeling is die kans nog altijd beperkt. In het geval dat rentestand bijvoorbeeld oploopt tot 1,0 % dan zou dit een geringe financiële impact hebben van € 16.000. Echter schatten wij de impact in als zeer laag.
Risico’s voor dienstverlening Opdrachtgeverschap De RID is als GR ingericht om te werken voor een collectief van organisaties met een samenhangende en generieke behoefte op het gebied van de ICT. Omdat professioneel opdrachtgeverschap belangrijk is vanuit alle RID-deelnemers, zijn de krachten als opdrachtgevers gebundeld om vanuit een regionale IVontwikkeling te komen tot eenduidige vraagontwikkeling, -formulering en -articulatie.. Vanuit deze collectieve benadering moet invulling gegeven worden aan het uitgangspunt ”zoveel mogelijk dezelfde vraag (1x7) in plaats van een iets gewijzigde vraag vanuit elke deelnemer (7x1)”. De blijvende specifieke wensen per organisatie zorgen echter nog steeds voor dynamiek die in de praktijk leidt tot ongewenst uitloop in majeure projecten als Citrix. Blijvende inzet op professioneel opdrachtgeverschap is een vereiste om dit patroon te doorbreken. Dat dit mogelijk is, bewijst het succesvolle project e-HRM.
Het voeren van regie op de dienstverlening van de RID Nadat een automatiseringsproject is afgerond, gaat de RID beheerdiensten verlenen. In alle gevallen worden hierover afspraken vastgelegd in een Servicelevel Agreement (SLA). Hierbij spelen de contractmanagers van de RID-deelnemers een prominente rol als verbindende schakel tussen de deelnemer en de RID. Zij maken afspraken met de RID over dienstverleningsniveaus, zien toe op de naleving daarvan (zowel door de RID als door de eigen organisatie) en vormen een escalatiekanaal voor zowel de gebruikers als de RID. De basis hierbij is de dienstverleningsovereenkomst (DVO) die met de deelnemers is afgesloten.
Het uitvoeren van Functioneel Beheer Het functioneel beheer van applicaties is primair een taak van de RID-deelnemers (met uitzondering van de kantoorautomatisering en de diensten die zijn uitbesteed aan de RID, zoals E-hrm). Daartoe is voor iedere applicatie per organisatie een functioneel beheerder aangewezen die zorg draagt voor het goed functioneren van de applicatie, zodat deze het proces goed ondersteunt. Het technisch beheer van de applicatie is belegd bij de RID. Er is afstemming tussen functioneel en technisch beheer. Door het centraliseren van functioneel beheer wordt de kracht van het collectief benut en genieten alle deelnemers voordelen op het gebied van continuïteit, verminderde kwetsbaarheid, verbeterde kwaliteit en minder meerkosten.
Conclusie Afhankelijk van de risicoanalyse, waarin een inschatting wordt gemaakt wat de kans is dat een risico zich voordoet, wordt de omvang van het weerstandsvermogen bepaald. Overeenkomstig de Gemeenschappelijke Regeling mag het weerstandsvermogen maximaal 10% van de apparaatskosten bedragen. De weerstandscapaciteit is op dit moment beperkt (alleen de Algemene Reserve ad € 64.000), echter doordat begrotingstekorten worden opgevangen door de deelnemers (op basis van de GR) is dit voldoende om de risico’s af te dichten. Wel wordt periodiek de stand van zaken gemonitord. Op basis van vorenstaande bepalingen zijn er geen materiële risico’s waardoor het weerstandsvermogen ontoereikend zou zijn.
Ratio Weerstandsvermogen De BBV schrijft voor om een verplichte basis van 5 financiële kengetallen op te nemen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Deze 5 kengetallen zijn: 1. 2. 3. 4. 5.
Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen. De solvabiliteitsratio Kengetal grondexploitatie (niet van toepassing voor RID) Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit (niet van toepassing voor RID)
15
Ratio Netto schuldquote. Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte
2020 59 % 1,11% 0
2019 68 % 2,22% 0
De RID is een organisatie met veel vaste activa op de balans. De RID heeft een beperkte Algemene Reserve (€ 64.000 ultimo 20120 waardoor de RID moet lenen om te kunnen investeren. Hierdoor is de Netto schuldquote hoog en de solvabiliteitsratio laag. De RID had in 2019 en 2020 geen structurele exploitatieruimte.
5.3. Onderhoud kapitaalgoederen In de jaarstukken is deze paragraaf bedoeld om te verantwoorden hoe het onderhoud van kapitaalgoederen (wegen, riolering, water, groen en gebouwen) is georganiseerd. Bij de RID is sprake van een beperkt aantal kapitaalgoederen (met name ICT gerelateerde zaken). Er is geen voorziening onderhoud, omdat de ICTmiddelen worden afgeschreven over de gebruiksduur en daarmee tussentijds onderhoud niet van toepassing is. Voor de software wordt jaarlijks onderhoud afgesloten. Voor de hardware wordt het onderhoudscontract voor de gebruikersduur afgesloten. Hierdoor is deze paragraaf niet van toepassing.
5.4. Financiering en treasury Inleiding De financieringsparagraaf is, in samenhang met het treasurystatuut, een belangrijk instrument voor het transparant maken, sturen, beheersen en controleren van de financiële middelen. De uitwerking hiervan vindt zijn weerslag in de financieringsparagraaf in de begroting en in de jaarstukken. In het treasurystatuut is geregeld dat nieuwe leningen en uitzettingen worden afgestemd op de liquiditeitenplanning. Deze afstemming beoogt om bedragen slechts te lenen c.q. uit te zetten gedurende de periode dat zij daadwerkelijk nodig c.q. beschikbaar zijn. Hiermee worden de rentekosten zoveel mogelijk beperkt en de rentebaten geoptimaliseerd.
Rentevisie Financiering via kortlopende geldleningen is goedkoper dan via langlopende geldleningen. Daarom trekt de RID pas een langlopende geldlening aan als de kasgeldlimiet over langere periode overschreden dreigt te worden. Om een te risicovolle financieringspositie te voorkomen zijn wettelijk normen vastgelegd, uitgedrukt in de kasgeldlimiet en de risiconorm.
Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet bepaalt het maximale bedrag aan kortlopende geldleningen dat mag worden aangetrokken. Het uitgangspunt voor de kasgeldlimiet is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten door een grens te stellen aan korte financiering (< 1 jaar). Juist voor korte financiering kan het renterisico aanzienlijk zijn. Op grond van de wet Fido (Financiering decentrale overheden) wordt de informatie over de kasgeldlimiet opgenomen in de financieringsparagraaf bij de begroting en het jaarverslag. In het jaarverslag betreft deze informatie ten minste de kasgeldlimiet bij aanvang van het verslagjaar en de gemiddelde netto vlottende schuld in elk van de kalenderkwartalen van dat jaar. De kasgeldlimiet wordt berekend als een percentage van de jaarbegroting en geldt voor het hele jaar. De kortlopende schuld mag niet verder oplopen dan 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming. Dit houdt in dat de kasgeldlimiet voor het begrotingsjaar 2020 8,2% van € 9.031.000 = € 741.000 bedraagt. De gemeenschappelijke regeling mag dus korte termijn financiering aantrekken tot aan deze bedragen.
16
1e kwartaal 2020 -93.000
2e kwartaal 2020 -653.000
3e kwartaal 2020 200.000
4e kwartaal 2020 -907.000
Kasgeldlimiet
741.000
741.000
741.000
741.000
Ruimte onder de kasgeldlimiet
648.000
88.000
941.000
0
0
0
0
166.000
OVERZICHT KASGELDLIMIET Gemiddeld saldo
Overschrijding van de kasgeldlimiet
De overschrijding in het 4e kwartaal wordt veroorzaakt doordat de bevoorschotting van 2021 pas in het 1e kwartaal van 2021 heeft plaatsgevonden.
Rente risiconorm Via de rente risiconorm wordt bepaald welk renterisico de RID loopt op zijn vaste schuld (leningen met een looptijd van langer dan 1 jaar). Voor het begrotingsjaar 2020 is de rente risiconorm bepaald op 20% van het begrotingstotaal. Dit houdt in dat de jaarlijks verplichte aflossingen en de renteherzieningen niet meer mogen bedragen dan 20% van het totaal van de lasten op de begroting. Hiermee wordt voorkomen dat een groot deel van de leningen tegelijk opnieuw moet worden afgesloten, met het risico van snel oplopende rentelasten. De rente risiconorm voor 2020 bedraagt 20% van € 9.031.000, hetgeen uitkomt op € 1.806.000 met een minimum van € 2.500.000. Onderstaand een overzicht van het verloop van de rente risiconorm: VERLOOP RENTE RISICONORM Te betalen aflossingen Totale lasten in de begroting Vastgestelde percentage Renterisico norm Ruimte t.o.v. de norm
2020 1.850.000 9.031.000 20 2.500.000 650.000
17
Renteschema a.
De externe rentelasten over de korte en lange financiering
b.
De externe rentebaten over de korte en lange financiering
-/-
16.880 2.387
Saldo rentelasten en rentebaten 14.493
c1.
De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend
/-
0
c2
De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend
/-
0
c3.
De rentebaat van doorverstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken (= projectfinanciering), die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend
/-
0
Aan taakvelden toe te rekenen externe rente
0
14.493
d1.
Rente over eigen vermogen
+/+
-
d2.
Rente over voorzieningen
+/+
-
Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente
14.493
e.
De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)
f.
Renteresultaat op het taakveld treasury
-/-
14.493 -
Financiering (leningenportefeuille) Er is in 2014 een lening van € 3.000.000 aangetrokken. De looptijd hiervan was 6 jaar en is 2020 afgelost. In 2015 zijn 2 leningen aangetrokken van respectievelijk € 1.500.000 (looptijd 6 jaar) deze wordt lineair afgelost en € 1.000.000 (de looptijd is 5 jaar) en is in 2020 afgelost. In 2016 is een lening aangetrokken van € 1.000.000. De looptijd is 5 jaar en wordt lineair afgelost. In 2017 is een lening aangetrokken van € 1.000.000. In 2019 zijn 2 leningen aangetrokken van € 1.500.000 en € 1.000.000. Deze worden lineair in 5 jaar afgelost. In 2020 zijn 2 leningen aangetrokken met een looptijd van 5 jaar en deze worden lineair afgelost. De gemiddelde rente op deze leningen bedraagt circa 0,2%.
Vennootschapsbelasting Met betrekking tot de VPB plicht maakt de RID gebruik van de vrijstelling rondom samenwerkingsverbanden. Dit is mogelijk doordat: • De activiteiten worden verricht ten behoeve van overheidslichamen • De activiteiten zouden bij de deelnemers niet leiden tot een belastingplicht • De deelnemers dragen in evenredigheid bij aan de kosten van de RID (via verdeelsystematiek)
18
5.5. Bedrijfsvoering Deze paragraaf omvat de besturing en beheersing van, het toezicht op en de verantwoording over de Bedrijfsprocessen binnen de gemeentelijke organisatie.
Organisatieopbouw RID Bij de inrichting van de organisatie zijn drie uitgangspunten leidend.
Gerichtheid op techniek versus gerichtheid op de RID-deelnemer Klantgericht ondersteunen vraagt om specifieke competenties. Niet iedereen heeft die van nature in huis. Het dagelijkse contact met de RID-deelnemers brengt ook veel ‘reuring’ met zich mee. Dit kan ertoe leiden dat de waan van de dag belangrijker wordt dan het structureel oplossen van problemen. In lijn met onze missie/visie hebben we daarom focus gebracht in onze organisatiestructuur. De RID bestaat maar uit twee teams: het team Support & Operations (S&O) en het team Diensten. Team Diensten is verantwoordelijk voor de architectuur, security en functionaliteit van diensten en oplossingen op het gebied van de informatievoorziening. Dit is een beleidsvormend, organiserend, regisserend en controlerend team dat ervoor zorgt dat de diensten en oplossingen van de RID blijven voldoen aan de functionele vereisten van de business. Team S&O is integraal verantwoordelijk voor het leveren, adequaat functioneren en gebruik van diensten en oplossingen op het gebied van de ICT. Dit is een beherend, regisserend en ondersteunend team dat ervoor zorgt dat de diensten en oplossingen van de RID voldoen aan gebruikersvereisten en door de gebruikers optimaal worden benut.
Gerichtheid op stabiliteit versus gerichtheid op verandering Er is een natuurlijke neiging van beheerders om tegen veranderingen te zijn. Dat is voor beheerders een kwaliteit omdat daarmee het goed functioneren van het bestaande het beste gewaarborgd is. Het is dan ook beter de veranderingen niet door beheerteams te laten initiëren. Binnen de RID is de ‘verandering’ belegd bij het team Diensten. Team S&O voert deze veranderingen ‘beheerst’ door volgens het wijzigingsproces. Daarnaast heeft de Chief Information Security Officer (CISO) een belangrijke rol. Doel van de functie is het, op basis van de algemeen aanvaarde standaard, de BIO, zorgdragen voor een samenhangend pakket van maatregelen ter waarborging van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatie binnen een gemeente. Risicoanalyse, oog voor de bedrijfsvoering en in achtneming van de wettelijke voorschriften zijn daarbij sleutelbegrippen.
Kaderstellend versus uitvoerend Ook is er het belangrijke onderscheid tussen kaderstellende en uitvoerende taken. Omdat Team Diensten de kaders die zij stelt in principe niet zelf uitvoert, kan zij een ‘controlerende’ rol spelen. Team S&O werkt binnen de kaders en rapporteert hierover aan Team Diensten.
5.6. Verbonden partijen Deze paragraaf is voor de RID niet van toepassing. De RID heeft formeel geen verbonden partijen.
5.7. Grondbeleid Grondbeleid is voor gemeenten van belang in verband met realisaties van programma’s als ruimtelijke ordening, landschap, verkeer en vervoer, economische structuur etc. Gezien deze achtergrond is deze paragraaf niet van toepassing voor de RID.
19
Jaarrekening
20
6. Overzicht van baten en lasten en toe lichting gewijzigde begroting (A)
rekening baten 2020 (B)
rekening lasten 2020 (C)
Rekening Saldo 2020 (D) (C-/-B)
Afwijking (A -/- D)
Recapitulatie baten en last en 2020
primaire begroting
6 .1.
2.637.000
2.937.000
352.000
3.290.000
2.938.000
-1.000
Overzicht van baten en lasten 2020 ( in €) Lasten: Personeelslasten Salarissen en vervangingsbudget Opleidingen
160.000
160.000
2.797.000
3.097.000
95.000
80.000
Telefonie/ internet
75.000
75.000
182.000
76.000
-1.000
Glasvezelring
104.000
74.000
70.000
70.000
4.000
Fotokopieerapparatuur
178.000
63.000
62.000
62.000
1.000
Onderhoud telefooncentrale
26.000
26.000
28.000
28.000
-2.000
Onderhoud Hardware/ software
1.889.000
1.408.000
-1.000
9.000
9.000
-4.000
1.916.000
1.914.000
26.000
Totaal personeelslasten
352.000
159.000
159.000
1.000
3.449.000
3.097.000
0
82.000
82.000
-2.000
Overige Lasten: Gemnet
1.407.000
1.407.000
Verzekeringen
5.000
5.000
kapitaallasten
1.940.000
1.940.000
106.000
481.000 2.000
informatieveiligheid
79.000
79.000
87.000
87.000
-8.000
Electra
42.000
42.000
47.000
47.000
-5.000
3.951.000
3.791.000
4.372.000
3.783.000
8.000
Totaal overige lasten
589.000
Totaal programma Dientverlening
6.748.000
21
6.888.000
941.000
7.821.000
6.880.000
8.000
Personeelslasten Salarissen en vervangingsbudget
584.000
519.000
Opleidingen
12.000
12.000
80.000
586.000
506.000
13.000
15.000
15.000
-3.000
Overige personeelslasten
18.000
18.000
1.000
17.000
16.000
2.000
Totaal personeelslasten
614.000
549.000
81.000
618.000
537.000
12.000
142.000
142.000
147.000
147.000
-5.000 4.000
Bedrijfsvoering RID Huisvesting/facilitair Ondersteuning Gemeente De Bilt
84.000
74.000
70.000
70.000
Advieskosten (inclusief accountantskosten
204.000
249.000
249.000
249.000
ICT kosten
20.000
20.000
16.000
16.000
4.000
Innovatie
102.000
102.000
107.000
107.000
-5.000
Bedrijsauto's
8.000
8.000
3.000
3.000
5.000
560.000
595.000
592.000
592.000
3.000
Totaal overhead
1.174.000
1.144.000
81.000
1.210.000
1.129.000
15.000
Totaal Lasten
7.922.000
8.032.000
1.022.000
9.031.000
8.009.000
23.000
Bijdragen
7.912.000
8.022.000
8.022.000
8.022.000
0
Totaal algemene dekkingsmiddelen
7.912.000
8.022.000
8.022.000
8.022.000
0
Totaal Baten
7.912.000
8.022.000
8.022.000
8.022.000
0
0
0
0 9.031.000
Totaal bedrijfsvoering
ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN
Heffing vennootschapsbelasting Gerealiseerde totaal van saldo van baten en lasten
10.000 N
10.000 N
9.044.000
10.000
10.000
10.000
0 13.000 V
0 23.000
Toevoeging aan reserves Onttrekking aan reserve
10.000
0
Gerealiseerde resultaat
0
22
0
9.054.000
9.031.000
23.000 V
23.000
6.2. Toelichting op de programmarekening Op basis van het BBV is het voor de RID ook noodzakelijk om een apart hoofdstuk te maken voor overhead. Op basis van de notitie zijn alle kosten van de RID toe te rekenen aan overhead. In de bijlage zijn in het overzicht van baten en lasten per taakveld ook alle kosten toegerekend aan het taakveld 0.4 overhead. De RID heeft voor het eigen inzicht wel onderscheid gemaakt tussen baten en lasten ten behoeve van de dienstverlening en overhead. Aan het hoofdstuk overhead zijn de personeelslasten toegerekend van de directeur, de stafafdeling en de 3 teamleiders. Daarnaast zijn de bedrijfsvoeringslasten toegevoegd zoals huisvesting en advieskosten.
Programma Dienstverlening
Personeelslasten
Gewijzigde Begroting
Salarissen en vervangingsbudget Opleidingen Totale personeelslasten
Rekening Inkomsten Uitgaven 2.937.000 352.000 3.290.000 160.000 0 159.000 3.097.000 352.000 3.449.000
Afwijking Saldo 2.938.000 159.000 3.097.000
1.000 N 1.000 V 0 N
Van de totale lasten betreft € 255.000 incidentele lasten. Deze lasten zijn in de najaarsnota al genoemd, en hebben betrekking op extra beheerlasten, tijdelijke inzet voor de implementatie Microsoft teams en extra kosten als gevolg van een langdurig zieke medewerker. De inkomsten hebben vooral betrekking op de doorbelasting van de personeelskosten Ehrm (€ 322.000). Overige Lasten Gemnet Telefonie/ internet Glasvezelring Fotokopieerapparatuur Onderhoud telefooncentrale Onderhoud Hardware/ software Verzekeringen kapitaallasten informatieveiligheid Electra Totaal Materiële kosten
Begroting 80.000 75.000 74.000 63.000 26.000 1.407.000 5.000 1.940.000 79.000 42.000 3.791.000
Inkomsten 0 106.000 0 0 0 481.000 0 2.000 0 0 589.000
Rekening Afwijking Uitgaven Saldo 82.000 82.000 2.000 182.000 76.000 1.000 70.000 70.000 4.000 62.000 62.000 1.000 28.000 28.000 2.000 1.889.000 1.408.000 1.000 9.000 9.000 4.000 1.916.000 1.914.000 26.000 87.000 87.000 8.000 47.000 47.000 5.000 4.372.000 3.783.000 8.000
Kapitaallasten Het verschil wordt voornamelijk verklaard door het rentevoordeel. In de begroting houden wij rekening met 0,7%. Het gemiddelde rentepercentage is ca. 0,2%. Dit betekent een voordeel van € 24.000.
23
N N V V N N N V N N V
Overhead Personeelslasten
Begroting
Salarissen en vervangingsbudget Opleidingen Overige personeelslasten
519.000 12.000 18.000
Inkomsten 80.000 0 1.000
Totale personeelslasten
549.000
81.000
Rekening Afwijking Uitgaven Saldo 586.000 506.000 13.000 V 15.000 15.000 3.000 N 17.000 16.000 2.000 V V 618.000 537.000 12.000
Van de totale lasten betreft € 115.000 incidentele lasten. Dit betreft de coördinatie van de wijzigingen waarin we in de kadernota 2020 incidentele geld hebben gevraagd en het doorbelasten van de kwartiermaker (waartegenover ook de opbrengsten staan). Afwijking Salarissen en vervangingsbudget: De afwijking op de salariskosten wordt vooral veroorzaakt doordat we een gedeelte van de vacatureruimte niet hebben ingevuld.
BEDRIJFSVOERING RID UTRECHT Huisvesting/facilitair Ondersteuning Gemeente De Bilt Advies en accountantskosten Innovatie Bedrijfsauto's ICT Totaal bedrijfsvoering
Gewijzigde Begroting Rekening Afwijking 142.000 147.000 5.000 74.000 70.000. 4.000 249.000 249.000 0 102.000 107.000 5.000 8.000 3.000 5.000 20.000 16.000 4.000 595.000 592.000 3.000
Algemene dekkingsmiddelen
Algemene dekkingsmiddelen Deelnemersbijdragen Totaal
Gewijzigde Begroting Rekening Afwijking 8.022.000 8.022.000 0 8.022.000 8.022.000 0
Deze deelnemersbijdragen zijn geheel in rekening gebracht middels voorschotten.
24
N V N V V V
WNT-verantwoording 2020 Regionale ICT-Dienst Utrecht De WNT is van toepassing op Regionale ICT-Dienst Utrecht. Het voor Regionale ICT-Dienst Utrecht toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2020 € 201.000 conform het Algemeen Bezoldigingsmaximum.
1. Bezoldiging topfunctionarissen bedragen x € 1
Mevr. D.M.A.H. Govaerts
Functiegegevens
Directeur
Aanvang functievervulling in 2020 einde functievervulling in 2020
01/01/2020 31/12/2020
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
98.134,34
Beloningen betaalbaar op termijn
17.304,60
Subtotaal
115.438,94
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
201.000
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
Nvt
Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan
N.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
N.v.t.
Gegevens 2019 bedragen x € 1
Mevr. D.M.A.H. Govaerts
Functiegegevens
Directeur
Aanvang functievervulling in 2019 einde functievervulling in 2019
01/01/2019 31/12/2019
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
92.164,82
Beloningen betaalbaar op termijn
16.268,76
Subtotaal
108.433,58
25
De binnen onze organisatie geïdentificeerde leidinggevende topfunctionaris met een dienstbetrekking heeft geen dienstbetrekking bij meerdere WNT-plichtige instelling(en) als leidinggevende topfunctionaris (die zijn aangegaan met ingang van 1 januari 2020)
1d. Topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.700 of minder NAAM TOPFUNCTIONARIS
FUNCTIE
G.F. Naafs
Voorzitter AB/DB
I. Meerts
Lid DB/AB
N. Kundic
Lid AB /DB
H. Prakke
Lid AB (25/3 -31/12)
S.C.C.M. Potters
Lid AB
R. van Bennekom
Lid AB
D.M.P.G. Smolenaars
Lid AB
3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2020 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen
Gebeurtenissen na balansdatum Er hebben zich geen gebeurtenissen na balansdatum voorgedaan.
26
7. Balans en Toelichting 7.1. Grondslagen Algemeen De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit ‘Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten’ daarvoor geeft. Op de in de jaarrekening opgenomen begroting is geen accountantscontrole toegepast.
Jaarverslaggevingsvoorschriften Bij het opstellen van het jaarverslag en de jaarrekening zijn de voorschriften en regels van het Besluit Begroting en Verantwoording gehanteerd.
Grondslagen voor de waardering van activa en passiva Algemeen De waardering van activa en passiva vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, zijn de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten zijn toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn.
Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs (inkoopprijs plus bijkomende kosten) c.q. vervaardigingsprijs, verminderd met de afschrijvingen en waardeverminderingen die naar verwachting duurzaam zijn. De kosten van onderzoek en ontwikkeling worden in 5 jaar afgeschreven. De afschrijving van de geactiveerde kosten van onderzoek en ontwikkeling vangt aan per 1 januari in het jaar na de ingebruikneming van het gerelateerde materiële vaste actief.
Materiële vaste activa Volgens artikel 59 BBV dient er een onderscheid gemaakt te worden tussen investeringen met uitsluitend maatschappelijk nut in de openbare ruimte en investeringen met een (beperkt) economisch nut. Investeringen die verhandelbaar zijn en/of op enigerlei wijze kunnen leiden tot of bijdragen aan het verwerven van inkomsten, zijn investeringen met economisch nut.
Materiële vaste activa met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijging- of vervaardigingprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Investeringen worden lineair afgeschreven over de verwachte gebruiksduur en als ingangsdatum per 1 januari in het jaar na aanschaf.
Toelichting Op grond van artikel 65 van het BBV wordt bij de waardering van de vaste activa rekening gehouden met een vermindering van hun waarde, indien deze vermindering naar verwachting duurzaam is.
Materiële vaste activa met maatschappelijk nut De RID-Utrecht heeft geen materiële vaste activa met maatschappelijk nut.
27
Afschrijvingen De afschrijvingen zijn gebaseerd op de geschatte economische levensduur en zijn berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgprijs of vervaardigingprijs, rekening houdend met een eventuele restwaarde. De uitgangspunten zijn vastgesteld door het Algemeen Bestuur middels het activabeleid. De termijnen zijn onderstaand opgenomen: Hardware Switches Bladeservers Monitoren ThinClients FatClients Overige hardware
6 jaar 5 jaar 5 jaar 5 jaar 5 jaar 5 jaar
Software Diverse software (afhankelijk van economische levensduur
5 tot 7 jaar
Telefonie Vaste telefoons Telefooncentrale Smartphones Mobiele telefoons
8 jaar 5 jaar 2 jaar 3 jaar
Inventaris Kantoormeubillair Inrichting datacenter
10 jaar 10 jaar
Financiële vaste activa De financiële vaste activa worden gewaardeerd tegen nominale waarde, zo nodig onder aftrek van oninbaarheid. Binnen de RID is de volgende financiële vaste activa aanwezig: • Overige uitzettingen met een rente typische looptijd langer dan 1 jaar.
Vlottende activa uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar en overlopende activa De voorgeschreven indeling voor wat betreft vorderingen is: • vorderingen op openbare lichamen (gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, Rijk) • verstrekte kasgeldleningen • rekening-courantverhoudingen met niet-financiële instellingen • overige vorderingen • overige uitzettingen Vorderingen worden gewaardeerd op nominale waarde, onder aftrek van een voorziening voor mogelijke oninbaarheid. Op het punt van uitzettingen is gekozen om de terminologie van de Wet Fido (Financiering decentrale overheden) te volgen. Het begrip uitzettingen heeft zowel betrekking op vorderingen als op effecten. Het onderscheid tussen beide is komen te vervallen. Voor zover op grond van het treasurystatuut effectenbezit niet is toegestaan, dan wel niet aanwezig, kan dit in de toelichting uiteengezet worden.