220420 Meerjarenbeleidsplan en Verbeterplan - Basis op Orde RMN (385081)
Tekst van het document
Doelstelling Met het herzien van het kostenallocatiemodel wordt bijgedragen aan • Vereenvoudigen van afrekeningen met de leden; • Creeren van een efficiëntere werkwijze, verbeterede communicatie en een transparanter beeld rondom de financiele huishouding voor het management, DB, AB, gemeenteraden en ambtelijke vertegenwoordigers van de leden van het RMN; • Vergroten van de weerbaarheid van het RMN. • Vereenvoudigen van sturing en beheersing van het financiele kader van het RMN.
Aanpak Om te komen tot een vereenvoudigd kostenallocatiemodel voor het RMN worden de volgende werkzaamheden uitgevoerd • Analyse op hoofdlijn van knelpunten – aandachtspunten binnen het huidige kostenallocatiemodel. • Afstemming met de accountant en financieel adviseurs van de leden aangaande verbeterpunten bij het kostenallocatiemodel. • In beeld brengen van de gewenste weerbaarheid binnen het RMN eea in afstemming met financieel adviseurs van de leden. • Op basis van de analyse huidige kostenallocatiemodel en de weerbaarheid voorstel uitwerken voor een herzien-geactualiseerd kostenallocatiemodel. • Implementatie van het herziene kostenallocatiemodel bij de begroting 2023.
Resultaten • Analyse huidige kostenallocatiemodel inclusief advies accountant en financieel adviseurs leden. • Voorstel voor weerbaarheid binnen een financieel duurzaam RMN. • Voorstel kostenallocatiemodel 2023 en verder.
Afhankelijkheden • Beschikbaarheid financieel adviseurs bij de leden. • Mogelijk negatief incidenteel financieel effect van met name reparatie huidige weerbaarheid. • Beschikbare tijd binnen team Financiën. 31 | P a g i n a Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2025
Projectorganisatie Opdrachtgever Projectleider Projectteamleden
: Jan Dirk Nijkamp : Richard Sessink : Gerard Wiggers, Wilko van Voorst, Tino Veenendaal
32 | P a g i n a Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2025
4. Bijdrage aan PvA Bouwen aan RMN Achtergrond Met het op orde brengen van de basis wordt een inhaalslag gemaakt. Om de komende jaren niet een nieuwe achterstand te creëren is een investering in sturing en beheersing binnen de organisatie noodzakelijk.
Probleemstelling De afgelopen jaren is een grote werkdruk ontstaan rondom team Financiën, zoals ook geconstateerd door het DB en de accountant. Ook is de controlfunctie binnen het RMN niet ingevuld. Deze combinatie heeft er mede aan bijgedragen dat er achterstanden in de werkzaamheden zijn ontstaan en er lange tijd onvoldoende sprake was van sturing en beheersing.
Doelstelling Structureel op orde brengen van sturing en beheersing binnen het RMN specifiek op de benodigde omvang en deskundigheid binnen de bedrijfsvoering.
Aanpak Om de basis op orde te brengen zijn voor de 2e helft 2021 de volgende werkzaamheden noodzakelijk: • Gedurende de looptijd van het PvA Basis op orde analyseren van toekomstige behoefte aan formatie en ondersteunende systemen aangaande het thema sturing en beheersing. • Uitwerken van een notitie met aanbevelingen sturing en beheersing en deze integreren in het PvA Bouwen aan RMN.
Resultaat Toekomstbestendige sturing en beheersing binnen RMN, duidelijke functie- en taakbeschrijvingen op dit gebied en advies met betrekking tot randvoorwaarden te stellen bij ondersteunende software.
Afhankelijkheden • Beschikbaarheid informatieanalist • Afstemming met en aansluiting op de uitwerking van het PvA Bouwen aan RMN. • Beschikbare capaciteit binnen team Financiën.
Projectorganisatie Opdrachtgever Projectleider Projectteamleden
: Jan Dirk Nijkamp : Richard Sessink : Linda Ouwerling, Richard de Mos, Wilko van Voorst.
33 | P a g i n a Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2025
5. Overdracht aan de staande organisatie Doelstelling Na afronding van deelprojecten binnen het PvA Basis op orde worden overdrachtsdossiers aan de staande organisatie opgeleverd ter borging van de continuïteit en overdracht van kennis.
Aanpak In het overdrachtsdossier zullen de totstandkoming van/ relevante werkzaamheden voor tenminste de volgende onderdelen worden beschreven: • • • • •
Sturingsmodel RMN. P&C-cyclus. Managementrapportages. Beheer AO/IB. Kostenallocatiemodel inclusief wendbaarheid en weerbaarheid RMN.
Resultaat Volledig en goed leesbaar overdrachtsdossier.
Afhankelijkheden • Voldoende tijd voor afronding van substantiële hoeveelheid werkzaamheden volgend uit PvA Basis op orde.
Projectorganisatie Opdrachtgever Projectleider Projectteamleden
: Jan Dirk Nijkamp : Richard Sessink : Diversen
34 | P a g i n a Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2025
Bijlage 1: Relatie bevindingen accountant - PvA Accountantsverslag
Bevinding accountant
Regelgevend kader
Onderdeel PvA Basis op orde
Actie
Actiehouder
Het jaarlijks updaten van het normenkader Staat op de agenda, geen concrete planning Risico-analyse per wettelijk kader (zoals deze is opgenomen in de paragrafen), Geen het benoemen van benodigde maatregelen, een toetsing om vast te stellen in welke mate de maatregelen zijn geïmplementeerd en een conclusie of er wordt voldaan aan het regelgevend kader.
H2 Bevindingen accountant H1 Sturing en beheersing
Actueel financiele verordening. Onderdeel risicosessie voortgangsgesprekken
R. Sessink Gereed voor start accountantscontrole 2021 G. Wiggers & R. Sessink Actuele risicoparagraaf jaarrekening 2021
Frauderisicofactoren
Periodiek evalueren welke mogelijke frauderisicofactoren van toepassing zijn Op de jaarlijkse agenda van de bijeenkomst van de financiële binnen uw organisatie alsmede de adequaatheid van de daarmee beleidsambtenaren. samenhangende beheersingsmaatregelen.
H1 Sturing en beheersing
Onderdeel risicosessie voortgangsgesprekken
R. Sessink
Recente berichtgeving en onderzoeken
We adviseren u deze situatie op de agenda te houden i.h.k.v. de afwikkeling Geen van de genomen maatregelen maar ook gericht op de maatregelen om dit in de toekomst te voorkomen. Dit zou onderdeel kunnen zijn van de totale analyse van de frauderisicofactoren
H1 Sturing en beheersing
Onderdeel risicosessie voortgangsgesprekken
R. Sessink & L. Keulers- Actuele risicoparagraaf jaarrekening 2021 van Elburg
Algemene inrichting en afspraken RMN
Kritisch kijken naar de huidige inrichting en afrekenmodel en evalueren of dit Worden verschillende stappen in gezet. het nog steeds het meest wenselijke model is of dat dit model moet worden herzien en/of worden vereenvoudigd.
H3 Verdienmodel
Voorstel verdienmodel 2022 en verder
R. Sessink, W. van Voorst, G. Wiggers
Gekoppeld aan de planning Begroting 2023
H1 Sturing en beheersing
Actueel handboek AO-IB
R. Sessink
1-jul-22
Algemene scope beoordeling AO-IB
Toezegging bij bevinding door RMN
Staat op de planning voor Q3 2021.
Planning en overige opmerkingen
Actuele risicoparagraaf jaarrekening 2021
Om het risico inzake de vastleggingen van de AO/IB (gedeeltelijk) te kunnen mitigeren adviseren wij u de procedures en richtlijnen zoveel als mogelijk vast te leggen. Daarnaast adviseren wij u aan om periodiek de van toepassing zijnde verordeningen te herzien en mogelijk waar nodig up-te-daten. Tijdens de controle over het jaar 2020 identificeren wij een kwetsbaarheid in Intensief bezig bent om hieraan opvolging te geven. Bezetting van de financiele afdeling de bezetting van de financiële administratie Tot slot merken wij dat de kennis inzake de BBV-regelgeving nog in beperkte is Intensief bezig bent om hieraan opvolging te geven. ingebed binnen de organisatie.
H4 Bijdrage aan Bouwen aan RMN Notitie
R. Sessink
1-feb-22
H4 Bijdrage aan Bouwen aan RMN Notitie
R. Sessink
Gekoppeld aan de planning Begroting 2023
Inkoop- en aanbestedingsproces
Implementatie en inbedding binnen de organisatie op de agenda te houden. Geen Een analyse maken van alle (huidige en nieuwe) crediteuren in de financiële Geen administratie en zichtbaar te maken wat de status is van de implementatie in de inkooptool en de evaluatie van de mogelijke verdere benodigde aanbesteding. Zorg te dragen dat de analyse per 31-12-2021 volledig is afgerond waardoor Geen mogelijk voor het jaar 2022 kan worden toegewerkt naar het volledig compliant zijn op het gebied van aanbestedingen. Een proces van verdere monitoring te ontwikkelingen zodat tijdig een afloop Geen van een aanbesteding herkent wordt waardoor deze tijdig opnieuw kan worden aanbesteed. Wij hebben geconstateerd dat in sommige situaties de secretaris-directeur Oneens met de constatering zowel de functies budget-, primaathouder en directie heeft waardoor de factuur door 1 persoon wordt geautoriseerd. In het kader van het risico met betrekking tot ‘management override’ adviseren wij u de adressering van dit risico expliciet te heroverwegen Wij adviseren u te onderzoeken of het mogelijk is om de totale workflow van Niet mogelijk de facturen (van moment van inboeken tot en met de laatste autorisatie) vanuit AFAS te exporteren naar Excel.
Dit kan bijdragen aan efficiëntie van de controle Daarnaast adviseren wij u om te onderzoeken of dit type export ook mogelijk Niet mogelijk is voor de vastgelegde en geautoriseerde uren in E-Hour. We adviseren u in alle gevallen de juistheid van (wijzigingen van) Werkwijze is conform aangepast bankrekeninggegevens van betreffende leveranciers te verifiëren Het implementeren van interne procedures en richtlijnen (4-ogen principe) Werkwijze is conform aangepast voor het doorvoeren van wijzigingen in AFAS met betrekking tot crediteurenstamgegevens.
H1 Sturing en beheersing H1 Sturing en beheersing
Actueel handboek AO-IB Actueel handboek AO-IB
R. Sessink R. Sessink
31-dec-21 Maandrapportage november MT RMN
H1 Sturing en beheersing
Actueel handboek AO-IB
R. Sessink
Maandrapportage november MT RMN
H1 Sturing en beheersing
Actueel handboek AO-IB
R. Sessink
1-jul-22
H1 Sturing en beheersing
Actueel handboek AO-IB
R. Sessink
1-jul-22
Proces opstellen DVO en jaarafrekening
Wij adviseren u om het proces van het opstellen van de jaarafrekeningen zoveel als mogelijk te automatiseren/standaardiseren.
Onderdeel is van het herzien van de gehele kostenallocatiemodel en implementatie van het nieuwe ERP systeem.
H3 Verdienmodel
Voorstel verdienmodel 2022 en verder
R. Sessink, W. van Voorst, G. Wiggers
Gekoppeld aan de planning Begroting 2023
Rechtmatigheidsverantwoording
Wij constateren dat tot op heden met betrekking tot het expliciet kunnen aantonen van de prestatielevering er nog verbeteringen moeten worden geïmplementeerd in de administratieve organisatie
Geen
H1 Sturing en beheersing
Actueel handboek AO-IB
R. Sessink
1-jul-22
Niet van toepassing Niet van toepassing
Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2025
1
Plan van aanpak
Bijlage 3. PvA Analyse resultaten 2021
Analyse resultaten 2021 Onderdeel wagenbeheer, aanvullende opdrachten, inhuur externen & kapitaallasten
Inhoud Plan van aanpak Analyse resultaten 2021............................................................................................... 3 Aanleiding en doelstelling ................................................................................................................... 3 Planning op hoofdlijn .......................................................................................................................... 3 Organisatie en rapportagemomenten ................................................................................................ 3 1.
Wagenbeheer .................................................................................................................................. 4 Probleemstelling.................................................................................................................................. 4 Doelstelling .......................................................................................................................................... 4 Aanpak ................................................................................................................................................. 4 Resultaat.............................................................................................................................................. 4 Afbakening........................................................................................................................................... 5 Afhankelijkheden................................................................................................................................. 5 Raakvlakken ......................................................................................................................................... 5 Projectorganisatie ............................................................................................................................... 5
2.
Aanvullende opdrachten ................................................................................................................. 6 Probleemstelling.................................................................................................................................. 6 Doelstelling .......................................................................................................................................... 6 Aanpak ................................................................................................................................................. 6 Resultaat.............................................................................................................................................. 6 Afbakening........................................................................................................................................... 6 Afhankelijkheden................................................................................................................................. 6 Raakvlakken ......................................................................................................................................... 7 Projectorganisatie ............................................................................................................................... 7
3.
Inhuur externen (buitendienst) ....................................................................................................... 8 Probleemstelling.................................................................................................................................. 8 Doelstelling .......................................................................................................................................... 8 Aanpak ................................................................................................................................................. 8 Resultaat.............................................................................................................................................. 8 Afbakening........................................................................................................................................... 9 Afhankelijkheden................................................................................................................................. 9 Raakvlakken ......................................................................................................................................... 9 Projectorganisatie ............................................................................................................................... 9
Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2025
1
4.
Kapitaallasten ................................................................................................................................ 10 Probleemstelling................................................................................................................................ 10 Doelstelling ........................................................................................................................................ 10 Aanpak ............................................................................................................................................... 10 Resultaat............................................................................................................................................ 10 Afbakening......................................................................................................................................... 10 Afhankelijkheden............................................................................................................................... 10 Raakvlakken ....................................................................................................................................... 10 Projectorganisatie ............................................................................................................................. 11
Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2025
2
Plan van aanpak Analyse resultaten 2021 Aanleiding en doelstelling Uit de managementrapportages augustus tot en met november wijkt de realisatie op onderdelen substantieel af van de vastgestelde begroting voor 2021. De directeur-secretaris van RMN heeft op basis van deze rapportages aan het interim Hoofd Financiën opdracht gegeven te komen tot een gedegen analyse over 2021 en mogelijke effecten op de begroting 2022 en 2023. Naast een gedegen analyse worden indien van toepassing beheersmaatregelen gevraagd.
De analyse wordt in eerste instantie gemaakt voor de onderdelen:
9. Wagenbeheer: onderdelen huur wagens derden, onderhoud en garage. 10. Aanvullende opdrachten: controle op wijze van vastlegging en volledigheid daarvan. 11. Inhuur externen Buitendienst: inclusief relatie flexibile schil, arbeidsmarktomstandgheden en ontwikkeling tarief. 12. Kapitaallasten: analyse huidige en toekomstige kapitaallasten.
Planning op hoofdlijn De uitkomsten worden 10 januari 2022 aan het MT RMN voorgelegd. Mogelijke effecten op de begroting 2022 worden met de begrotingswijziging 2022 meegenomen, ook dient de analyse als input voor de begroting 2023 en onderbouwing van het balansdossier 2021. Onderdeel van de analyse zijn beheersmaatregelen.
Organisatie en rapportagemomenten Het MT RMN adviseert de directeur-secretaris in het MT van 10 januari 2022. De vier dossiers maken onderdeel uit van de presentatie managementrapportage RMN november 2021 aan het AB d.d. 15 december 2021. Een volgende rapportagemoment voor het AB zal medio januari 2022 gepland worden.
Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2025
3
1.
Wagenbeheer Probleemstelling Het resultaat op wagenbeheer is blijkende uit de managementrapportage november € 676.000,= negatief. Dit resultaat is een samenvoeging van:
Huur voertuigen
€ 315.000,=
Onderhoudskosten voertuigen
€ 216.000,=
Garage
€ 145.000,=
Mogelijk dat een deel van dit negatieve resultaat gerelateerd is aan aanvullende opdrachten ontvangen in 2021 waardoor er een opbrengst tegenover staat of zou moeten staan. De hogere lasten worden voor € 269.000,= gecompenseerd door lagere kapitaallasten, deze worden separaat in hoofdstuk 4 uitgewerkt.
Doelstelling Doelstelling van de analyse van het resultaat wagenbeheer over 2021 is het verkrijgen van gedetailleerd inzicht in het ontstaan van de afwijking werkelijk versus begroot in 2021 en het uitwerken van beheersmaatregelen ter voorkoming van afwijkingen de komende jaren.
Met de analyse werkt RMN aan een zichtbare interne beheersing van risico’s.
Aanpak Het projectteam voert de volgende activiteiten uit: • • • • • •
Analyse oorzaak afwijking realisatie 2021 ten opzichte van begroting 2021. Analyse historisch resultaat wagenbeheer op hoofdlijn (2018, 2019 en 2020). Verkenning effect 2021 op begroting 2022. Verkenning effect 2021 op begroting 2023. Uitwerken van beheersmaatregelen. Advies met betrekking tot te actualiseren AO-IB (administratieve organisatie – interne beheersing).
Resultaat Managementrapportage analyse resultaten 2021: • In het MT RMN d.d. 10 januari wordt een interne managementrapportage aangeboden welke ingaat op de onder aanpak opgenomen onderdelen. • Onderbouwing resultaat wagenbeheer voor verantwoording 2021. Externe rapportages: • Rapportage DB RMN medio januari. • P&C cyclus producten begroting 2022, begroting 2023 en verantwoording 2021. Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2025
4
Afbakening Buiten deze opdracht vallen:
•
De inhoudelijke uitwerking en/of verbetering van de procesbeschrijvingen.
Afhankelijkheden De voortgang en kwaliteit zijn afhankelijk van; • • • •
Beschikbaarheid medewerkers RMN. Kwaliteit van de beschikbare en overgedragen informatie. Voortgang reguliere werkzaamheden Team Financiën en teammanagers Optimaal benutten van nieuwe en bestaande software.
Raakvlakken De uitwerking van de analyse van het resultaat op wagenbeheer heeft een raakvlak met: • • •
Proceswandeling inhuur wagenpark. Analyse aanvullende opdrachten 2021. Analyse kapitaallasten 2021.
Projectorganisatie Opdrachtgever Projectleider Projectteamleden
: Jan Dirk Nijkamp : Richard Sessink : Wilko van Voorst, Stefan van Dam, Harry Akker en Marcel Mahn.
Vanwege de korte doorlooptijd worden er geen projectteam georganiseerd.
Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2025
5
2.
Aanvullende opdrachten Probleemstelling Het vastleggen en verwerken van aanvullende opdrachten verkregen door het jaar heen is binnen RMN een administratief proces met veel handelingen. Om de volledigheid van de opbrengsten te borgen zal een analyse gemaakt worden van de interne processen welke leiden tot een aanvullende opdracht en uiteindelijke facturatie daarvan. Ook worden kostenposten zoals inhuur externen en inhuur wagenpark gecontroleerd op door te belasten kosten welke ten onrechte niet of nog niet doorbelast zijn.
Doelstelling Doelstelling van de analyse van aanvullende opdrachten 2021 is het verkrijgen van zicht op de volledigheid van door te belasten incidentele of projectmatige werkzaamheden RMN 2021.
Met de analyse werkt RMN aan een zichtbare interne beheersing van risico’s.
Aanpak Het projectteam voert de volgende activiteiten uit: • • • •
Analyse van interne procedure vastlegging en facturatie aanvullende opdrachten. Analyse van projectkosten en kosten bedrijfsvoering mogelijk door te belasten als aanvullende opdracht. Uitwerken van beheersmaatregelen. Advies met betrekking tot te actualiseren AO-IB (administratieve organisatie – interne beheersing).
Resultaat Managementrapportage analyse resultaten 2021: • In het MT RMN d.d. 10 januari wordt een interne managementrapportage aangeboden welke ingaat op de onder aanpak opgenomen onderdelen. • Onderbouwing volledigheid aanvullende opdrachten verantwoording 2021. Externe rapportages: • Rapportage DB RMN medio januari. • P&C cyclus producten begroting 2022, begroting 2023 en verantwoording 2021.
Afbakening Buiten deze opdracht vallen:
•
De inhoudelijke uitwerking en/of verbetering van de procesbeschrijvingen.
Afhankelijkheden De voortgang en kwaliteit zijn afhankelijk van; • • •
Beschikbaarheid medewerkers RMN. Kwaliteit van de beschikbare en overgedragen informatie. Voortgang reguliere werkzaamheden Team Financiën en teammanagers
Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2025
6
Raakvlakken De uitwerking van de analyse van het resultaat op aanvullende opdrachten heeft een raakvlak met: • •
Analyse wagenbeheer 2021. Analyse inhuur externen 2021.
Projectorganisatie Opdrachtgever Projectleider Projectteamleden
: Jan Dirk Nijkamp : Richard Sessink : Wilko van Voorst, Tino Veenendaal
Vanwege de korte doorlooptijd worden er geen projectteam georganiseerd.
Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2025
7
3.
Inhuur externen (buitendienst) Probleemstelling Het resultaat op inhuur externen (buitendienst) is blijkende uit de managementrapportage november € 438.000,= negatief. Dit resultaat is een samenvoeging van:
Salaris
+
Inhuur externen
€ 514.000,= -/-
€ 952.000,=
Mogelijk dat een deel van dit negatieve resultaat gerelateerd is aan aanvullende opdrachten ontvangen in 2021 waardoor er een opbrengst tegenover staat of zou moeten staan. Ook zal het positieve resultaat salaris en het negatieve resultaat inhuur externen mogelijk breder zijn dan alleen de buitendienst.
Doelstelling Doelstelling van de analyse van het resultaat inhuur externen (buitendienst) over 2021 is het verkrijgen van gedetailleerd inzicht in het ontstaan van de afwijking werkelijk versus begroot in 2021 en het uitwerken van beheersmaatregelen ter voorkoming van afwijkingen de komende jaren.
Met de analyse werkt RMN aan een zichtbare interne beheersing van risico’s.
Aanpak Het projectteam voert de volgende activiteiten uit: • • • • • • •
Analyse oorzaak afwijking realisatie 2021 ten opzichte van begroting 2021. Analyse historisch resultaat inhuur externen op hoofdlijn (2018, 2019 en 2020). Analyse inzet HR instrumenten werving personeel 2021. Verkenning effect 2021 op begroting 2022. Verkenning effect 2021 op begroting 2023. Uitwerken van beheersmaatregelen. Advies met betrekking tot te actualiseren AO-IB (administratieve organisatie – interne beheersing).
Resultaat Managementrapportage analyse resultaten 2021: • In het MT RMN d.d. 10 januari wordt een interne managementrapportage aangeboden welke ingaat op de onder aanpak opgenomen onderdelen. • Onderbouwing volledigheid aanvullende opdrachten verantwoording 2021. Externe rapportages: • Rapportage DB RMN medio januari. • P&C cyclus producten verantwoording 2021, begroting 2022 en begroting 2023.
Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2025
8
Afbakening Buiten deze opdracht vallen:
•
De inhoudelijke uitwerking en/of verbetering van de procesbeschrijvingen.
Afhankelijkheden De voortgang en kwaliteit zijn afhankelijk van; • • • •
Beschikbaarheid medewerkers RMN. Kwaliteit van de beschikbare en overgedragen informatie. Voortgang reguliere werkzaamheden Team Financiën en teammanagers Optimaal benutten van nieuwe en bestaande software.
Raakvlakken De uitwerking van de analyse van het resultaat op inhuur externen heeft een raakvlak met: • •
Analyse wagenbeheer 2021. Analyse aanvullende opdrachten 2021.
Projectorganisatie Opdrachtgever Projectleider Projectteamleden
: Jan Dirk Nijkamp : Richard Sessink : Wilko van Voorst, Louise Keulers-van Elburg, Michiel Ossewaarde
Vanwege de korte doorlooptijd worden er geen projectteam georganiseerd.
Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2025
9
4.
Kapitaallasten Probleemstelling Het resultaat op de kapitaallasten is blijkende uit de managementrapportage november € 269.000,= positief. Dit positieve resultaat is onderdeel van het netto verlies op het wagenpark. Analyse van de kapitaallasten 2021 geeft een inzicht in de ontwikkeling van de kapitaallasten voor 2022 en 2023.
Doelstelling Doelstelling van de analyse van het resultaat kapitaallasten over 2021 is het verkrijgen van inzicht in de ontwikkeling van de kapitaallasten voor 2022 en 2023.
Met de analyse werkt RMN aan een zichtbare interne beheersing van risico’s.
Aanpak Het projectteam voert de volgende activiteiten uit: • • • •
Analyse oorzaak afwijking realisatie 2021 ten opzichte van begroting 2021. Analyse te activeren investeringen in 2022 en 2023. Uitwerken van beheersmaatregelen. Advies met betrekking tot te actualiseren AO-IB (administratieve organisatie – interne beheersing).
Resultaat Managementrapportage analyse resultaten 2021: • In het MT RMN d.d. 10 januari wordt een interne managementrapportage aangeboden welke ingaat op de onder aanpak opgenomen onderdelen. Externe rapportages: • Rapportage DB RMN medio januari. • P&C cyclus producten begroting 2022 en begroting 2023.
Afbakening Buiten deze opdracht vallen:
•
De inhoudelijke uitwerking en/of verbetering van de procesbeschrijvingen.
Afhankelijkheden De voortgang en kwaliteit zijn afhankelijk van; • • • •
Beschikbaarheid medewerkers RMN. Kwaliteit van de beschikbare en overgedragen informatie. Voortgang reguliere werkzaamheden Team Financiën en teammanagers Optimaal benutten van nieuwe en bestaande software.
Raakvlakken De uitwerking van de analyse van het resultaat op kapitaallasten heeft een raakvlak met: •
Analyse wagenbeheer 2021.
Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2025
10
Projectorganisatie Opdrachtgever Projectleider Projectteamleden
: Jan Dirk Nijkamp : Richard Sessink : Wilko van Voorst, Stefan van Dam.
Vanwege de korte doorlooptijd worden er geen projectteam georganiseerd.
Verbeterplan basis op orde RMN 2022-2025
11
Bijlage 5: Reactie Portefeuillehouder J. Vissers op het Meerjarenbeleidsplan en Verbeterplan (geschreven op 08-03-2022)
“Onze bedenkingen liggen met name bij de financiën. Voor de uitvoering van het Meerjarenbeleidsplan RMN zijn incidentele en structurele investeringen voorzien. - Naar verwachting is het benodigde budget voor € 100.000,- voor training. - Voor externe advies is € 60.000,- nodig - Voor nieuwe functies (inkoopmanager, controller, werkvoorbereider, manager bedrijfsvoering en informatiemanager) is structureel € 315.000,- nodig. Maar wordt er vervolgens gezegd: de benodigde structurele middelen kunnen gevonden worden binnen het bestaande financiële kader van de binnendienst door het anders organiseren van werkzaamheden, waardoor er “nog maar” een structureel effect van € 65.000,- op de begroting resteert. - Vervolgens staat er dat er mogelijk boventallig personeel ontstaat maar dat hier geen frictiekosten uit naar voren zullen komen en dus wordt er geen bedrag voor opgenomen.
Waar er al jaren sprake van is dat RMN niet in staat is op juiste wijze te begroten en dit in 2020 resulteerde in een onaangename verrassing van 6 ton bij de jaarrekening is het naar ons oordeel niet ondenkbeeldig dat door de “optimistische manier van begroten” voor de komende jaren (“de nieuwe functies lossen we op binnen de begroting en door de huidige arbeidsmarkt lijkt het ons sterk dat er frictiekosten zijn”) de kans bestaat dat we in de komende jaren wederom met een dergelijk onaangename verrassing worden geconfronteerd. Waarom nu niet realistisch zijn en hiervoor middelen ramen en dan bij voorkeur terug naar de deelnemende gemeenten met een fijne verrassing, namelijk “we hebben geld over”. We lopen nu het risico dat we een toekomstig college met een probleem opzadelen en dat moeten we m.i. niet willen. Tot slot worden er verbeteringen ingezet voor de komende twee jaar die al jaren beloofd worden. Zoals de kwartaalrapportages. Baarn heeft er behoefte aan om een lijst van de geconstateerde verbeterpunten over de afgelopen jaren te krijgen met een heldere planning: wanneer mogen we concreet wat verwachten? Kortom, we kunnen instemmen met de ingezette koers voor de komende jaren, maar niet met de financiële vertaling hiervan en willen graag concreet zien welke verbeteringen we wanneer kunnen verwachten de komende twee jaar.”