1459620 Jaarstukken 2025 gemeente Baarn Bijlage 4 Accountantsverslag 2025
Tekst van het document
Accountantsverslag 2025
Publieke Sector Accountants B.V. Arcadialaan 20 E 1813 KN Alkmaar www.publiekesectoraccountants.nl info@psa-ra.nl
Aan de raad van de gemeente Baarn Postbus 1003 3740 BA BAARN Onderwerp Accountantsverslag 2025 Datum 5 juni 2026 Kenmerk 312025014.26.544
Geachte leden van de raad, Wij hebben de controle van de jaarrekening 2025 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van gemeente Baarn is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 2 juni 2026 hebben wij onze bevindingen met de ambtelijke organisatie besproken en op 16 juni 2026 bepreken wij deze met de auditcommissie. Bij de jaarrekening 2025 hebben wij op 5 juni 2026 een controleverklaring met goedkeurend oordeel afgegeven voor de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording. Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2025. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de raad en het college. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de raad. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.
ValidSigned door A. Booij RA op 05-06-2026
A. Booij RA
Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.
Contact De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag: Arie Booij 06 – 1509 2689 abooij@psa-ra.nl Remco Korhorn 06 – 1099 9195 rkorhorn@psa-ra.nl
1
Inhoudsopgave
Onze uitkomsten in 1 oogopslag 1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ...... 1 2. Financiële positie en resultaat ................................ 6 3. Bevindingen eindejaarscontrole ........................... 10 4. Interne beheersing ............................................... 27 5. Overige aangelegenheden .................................... 31 6. Verplichte tabel SiSa ............................................ 36
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.
2
Onze uitkomsten in 1 oogopslag
Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.
3
Onze uitkomsten in 1 oogopslag
4
1.
Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij
Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.
Reikwijdte van de controle
1
1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Met de opdrachtbevestiging van 1 september 2025 met kenmerk 312018008.25.614 heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2025. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening 2025 van de gemeente Baarn. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2025 voldoende voor de doelstelling van onze controle. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle is verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Controleprotocol en Normenkader 2025 welke is vastgesteld door de raad op 26 november 2025 (hierna: het controleprotocol) en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2025 vallen.
Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het Bado en uw controleprotocol
De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben, sluit aan op het Bado en uw controleprotocol. Voor afwijkingen, zijnde fouten en onzekerheden tezamen, is deze gebaseerd op 2% van de lasten exclusief toevoegingen aan de reserves. Jaarrekening 2025* Goedkeuringsmaterialiteit
€ 1.852.000
*de totale lasten (exclusief toevoegingen aan de reserves) op basis van de jaarrekening 2025 bedragen € 92.631.000
De raad heeft in het controleprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 50.000.
Onze aanpak is gericht op risico’s
Voor de controle van de jaarrekening 2025 onderkennen wij een aantal aandachtspunten. Deze aandachtspunten brengen mogelijk een verhoogd risico met zich mee op afwijkingen in de financiële verslaggeving, vóór toepassing van beheersmaatregelen. Dit kan mogelijk leiden tot materiële afwijkingen in de jaarrekening en impact hebben op de bedrijfsvoering. De aandachtspunten zijn hieronder weergegeven en hebben wij op 10 september 2025 ook afgestemd met de auditcommissie. Het opnemen van een onderwerp in deze lijst betekent niet dat er daadwerkelijk sprake is van een probleem. De aandachtspunten geven aan waar wij tijdens onze controle extra alert op zullen zijn. De aandachtspunten die wij voor 2025 onderkend hebben zijn:
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
Waarderingen en schattingen: ▪ De waardering van vorderingen, waaronder de reguliere vorderingen, belastingvorderingen en vorderingen sociale zaken. ▪ De waardering van personeel gerelateerde voorzieningen, specifiek de pensioenvoorziening voor (oud) wethouders in verband met de waardeoverdracht per 1 januari 2028 aan het ABP. ▪ De waardering van de voorziening onderhoud, waarbij wij aandacht besteden aan de uitvoering van beheersplannen groot onderhoud kapitaalgoederen in relatie tot de planning. Jaarrekening presentatie en verslaggeving: ▪ De voortgang van investeringsplanning en beheersing kredieten, waaronder de impact van prijsontwikkelingen op budgetten en (toekomstige) kapitaallasten. ▪ De rechtmatigheidsverantwoording 2025, mede in verband met geconstateerde afwijkingen 2024: • Begrotingscriterium: Overschrijding op de open einde regelingen van € 2.104.000 en overschrijding van de lasten in de exploitatie van € 209.000; en • Voorwaardecriterium: Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed voor bedrag van € 58.000 en onzekerheid met betrekking tot ingekocht jeugdzorg regio Amersfoort (MetMaya) voor bedrag van € 4.792.006 ▪ De verwerking van vooruitontvangen subsidiebijdragen in de administratie en de beheersing van de voortgang van bestedingen ten aanzien van deze subsidiebijdragen.
▪ De betrouwbaarheid van uw activa administratie op aspecten zoals rubricering, groot onderhoud, bestaan en eigendom en waardering. ▪ De beheersing van risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder de prestatielevering Pgb’s, Wmo en Jeugdwet (2024: onzekerheden € 85.000). Ook dienen wij vanuit de controlerichtlijnen specifiek aandacht te besteden aan de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen. Dit risico is niet uniek voor uw gemeente. Belangrijke voorbeelden zijn de memoriaalboekingen (handmatige (correctie)boekingen) en posten die gezien hun aard schattingselementen in zich hebben.
Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.
2
Interne beheersing en opvolging: ▪ De kwaliteit van de administratieve organisatie / interne beheersing. ▪ De voortgang en uitkomsten van de verbijzonderde interne controle 2025. ▪ De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. ▪ Ontwikkelingen en actualiteiten op IT-gebied, waaronder overgang naar nieuwe applicatie voor de financiële administratie. ▪ De (actualisatie) van de (fraude-)risicoanalyse, waarbij wij nader zullen inzoomen op het potentiële corruptierisico bij aanbestedingen, risico’s op het ontbreken van een prestatieverklaring in het inkoopproces en risico’s op onrechtmatige handmatige betalingen.
De rechtmatigheidsverantwoording is getrouw in de jaarrekening opgenomen, waarbij het college de geconstateerde afwijkingen op een juiste wijze heeft gepresenteerd
In de jaarrekening legt het college met de rechtmatigheidsverantwoording verantwoording af over een drietal rechtmatigheidscriteria die niet expliciet blijken uit het getrouw opnemen van baten, lasten alsmede balansmutaties. Dit betreffen het begrotings-, het voorwaarden- en het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten, lasten alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met het normenkader voor de financiële rechtmatigheid welke als onderdeel van het Controleprotocol en Normenkader 2025 is vastgesteld door de raad op 26 november 2025. Bij de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling in de jaarrekening is het door de raad vastgestelde normenkader verder toegelicht. De rechtmatigheidsverantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 926.000.
Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijken afwijkingen van in totaal € 6.765.000, waarvan een bedrag van € 6.472.000 als acceptabel kwalificeert. Deze afwijkingen hebben volledig betrekking op het begrotingscriterium. In de jaarstukken (paragraaf bedrijfsvoering) geeft het college hier een nadere toelichting op. In hoofdstuk 3 van dit accountantsverslag gaan wij nader in op de rechtmatigheidsverantwoording.
De baten en lasten, alsmede balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen zijn rechtmatig
Op basis van uw controleprotocol hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente met betrekking tot de specifieke uitkeringen gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd. Uw gemeente voert 31 regelingen met betrekking tot specifieke uitkeringen uit (2024: 29 regelingen). Deze zijn verantwoord via de SiSa-bijlage in uw jaarrekening. Onze conclusie is dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2025.
Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.
3
Wanneer wij tijdens onze werkzaamheden concrete bevindingen hebben opgedaan, rapporteren wij daarover in dit accountantsverslag of hebben wij dat gedaan in onze managementletter. Wij verwijzen u daarvoor naar het hoofdstuk ‘Bevindingen eindejaarscontrole’ en het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.
Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van de gemeente Baarn. Daarnaast vereisen zij van het college het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente Baarn zijn uiteengezet in de “Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling” zoals opgenomen in de jaarrekening. In de jaarrekening 2025 hebben zich ten opzichte van 2024 geen materiële wijzigingen voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die van invloed zijn op de baten en lasten en/of de financiële positie van uw gemeente. Wij hebben het door het college toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld.
Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).
Geen resterende geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken
Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole, resteren er geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn derhalve niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de niet materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.
Goedkeurende controleverklaring
Wij zijn van oordeel dat de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2025 van de gemeente Baarn een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van de baten en lasten over 2025 en van het vermogen op 31 december 2025 in overeenstemming met het BBV. Onze conclusie is tevens dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2025. Daarnaast zijn wij van mening dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft van de rechtmatigheid van het door haar gevoerde financieel beheer. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de raad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door de voorzitter van de raad en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.
Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.
4
De jaarrekening voldoet aan het BBV
5
2.
Financiële positie en resultaat
Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.
6
2. Financiële positie en resultaat 3.
De vermogenspositie van uw gemeente neemt zowel in absolute zin als relatieve zin af
In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten 2025 bedraagt € 1.841.000 nadelig. Per saldo is tussentijds € 2.883.000 aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2025 € 1.042.000 voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. (in € 1.000)
2025
2024
2023
2022
2021
Eigen vermogen per 1 januari
23.329
23.498
22.648
20.749
18.335
Tussentijdse resultaatbestemming
-/- 2.883
-/- 2.885
-/- 2.608
-/- 1.431
393
1.042
2.717
3.458
3.330
2.021
-/- 1.841
-/- 169
850
1.899
2.414
21.488
23.329
23.498
22.648
20.749
Gerealiseerd resultaat Totaal gerealiseerde saldo van baten en lasten Eigen vermogen per 31 december
NB. Door afronding op € 1.000 kunnen geringe afrondingsverschillen of afwijkingen van de jaarstukken ontstaan.
De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de toevoegingen aan en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van de raad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2025 circa 24,9% van het balanstotaal (2024: circa 29,1% van het balanstotaal). Zowel in absolute zin als in relatieve zin is het vermogen afgenomen. In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2025. Wij verwijzen u naar deze toelichting.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente Baarn ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse toevoegingen aan reserves, op basis van de door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: Exploitatieresultaat (in € 1.000)
Realisatie 2025
Totale baten Totale lasten
90.790 92.631
Gerealiseerde saldo van baten en lasten Af: toevoegingen aan reserves Bij: onttrekkingen uit reserves
Begroting 2025 na wijziging 84.319 87.587
-/- 1.841 1.126 4.009
-/- 3.268 748 4.869
Saldo mutaties reserves (per saldo onttrokken)
2.883
4.121
Gerealiseerd resultaat (voordelig)
1.042
853
De exploitatie over 2025 laat een nadelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 1.841.000 zien, ten opzichte van een nadelig begroot (na wijziging) resultaat van € 3.268.000. Dit is een voordeel van € 1.427.000. In het onderdeel “Toelichting van baten en lasten” is, als onderdeel van de jaarrekening, een analyse van verschillen groter dan € 30.000 opgenomen. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen. Het gerealiseerde resultaat 2025 van € 1.042.000 is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. Bij het vaststellen van de jaarstukken over 2025 zal de raad een besluit nemen tot het bestemmen van het resultaat over 2025. Het nadelige resultaat 2025 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In het onderdeel “Overzicht incidentele baten en lasten” is inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
7
Resultaat 2025 is beïnvloed door reservemutatie(s)
Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit (voor de samenstelling, zie de paragraaf “Weerstandsvermogen en Risicobeheersing”) heeft het college bepaald op € 17,8 miljoen. In 2024 bedroeg deze € 20,6 miljoen. De beschikbare weerstandscapaciteit is derhalve in 2025 gedaald ten opzichte van 2024. In de paragraaf “Weerstandsvermogen en Risicobeheersing” heeft het college een opsomming gegeven van ingeschatte risico’s. De inventarisatie van risico’s geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, om zo de benodigde weerstandscapaciteit te bepalen. Daarbij wordt een inzicht gegeven in de (naar de inschatting van het college) belangrijkste risico’s voor uw gemeente. De onderkende risico’s cumuleren voor 2025 tot een bedrag van € 9,7 miljoen (2024: € 10,5 miljoen). Ten opzichte van 2024 is sprake van een daling van de gekwantificeerde risico’s. Op basis van deze kwantificering is de weerstandsratio voor 2025 uitgekomen op 1,84 (2024: 1,96). Voor de ratio weerstandsvermogen streeft uw gemeente naar een ratio van minimaal 1,0, met een toegestane ondergrens van 0,8. Op basis van dit uitgangspunt is de weerstandscapaciteit toereikend op de onderkende risico's op te vangen.
Wij hebben het college geadviseerd om bij het bepalen van het beschikbare weerstandsvermogen onderscheid te maken tussen incidentele en structurele weerstandscapaciteit. De incidentele weerstandscapaciteit bestaat bijvoorbeeld uit de algemene reserve en stille reserves, terwijl de structurele weerstandscapaciteit onder meer wordt gevormd door de onbenutte belastingcapaciteit en bedrag voor onvoorzien. De incidentele weerstandscapaciteit is bedoeld voor de afdekking van incidentele risico’s en de structurele weerstandscapaciteit voor structurele risico’s. Door dit onderscheid aan te brengen wordt naar onze mening een betere beoordeling van de financiële positie mogelijk, doordat incidentele risico’s niet structureel worden afgedekt en vice versa. Voor meer gedetailleerde informatie over uw weerstandspositie, de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan verwijzen wij u naar de paragraaf “Weerstandsvermogen en Risicobeheersing” van uw jaarstukken 2025. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
8
Het beschikbare weerstandsvermogen toereikend om de onderkende risico’s op te kunnen vangen
9
3.
Bevindingen eindejaarscontrole
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
De controle van de jaarrekening 2025 heeft een langere doorlooptijd gehad dan gepland
10
3. Bevindingen eindejaarscontrole De controle van de jaarrekening 2025 heeft een langere doorlooptijd gekend dan vooraf was voorzien. Dit is het gevolg van een samenloop van omstandigheden. Het verslagjaar 2025 betreft het eerste jaar waarin wij als accountant bij uw gemeente betrokken zijn. De overgang naar een nieuwe accountant brengt met zich mee dat werkafspraken, informatie-uitwisseling en verwachtingen ten aanzien van dossiervorming en onderbouwing nader moeten worden afgestemd. Dit heeft in de praktijk geleid tot extra afstemming en nadere toelichting, hetgeen van invloed is geweest op de voortgang van de controle. Daarnaast is in 2025 voor het eerst gewerkt met het nieuwe financiële systeem iFinanciën. De inrichting en toepassing van dit systeem waren gedurende het controleproces nog niet op alle onderdelen volledig uitgewerkt. Dit heeft geleid tot aanvullende analyses en extra werkzaamheden om de juistheid en volledigheid van de financiële informatie vast te stellen. De controle is eerder in het jaar uitgevoerd dan in voorgaande jaren gebruikelijk was. Hierdoor waren bij aanvang van de controle nog niet alle voor de jaarrekening relevante processen, onderbouwingen en documentatie volledig afgerond of vastgelegd.
Verder is gedurende het jaar sprake geweest van wijzigingen in de personele bezetting, waaronder een aangepaste invulling van rollen en het tijdelijk wegvallen van de concerncontroller. Dit heeft invloed gehad op de voortgang en consistentie van het jaarrekeningproces. Bij de start van onze werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de gevraagde controle-informatie nog niet volledig beschikbaar was en dat de aanwezige documentatie niet in alle gevallen toereikend was onderbouwd. Dit heeft geleid tot aanvullende uitvragen en nadere afstemming. Het proces van het verkrijgen, beoordelen en verwerken van deze informatie is tijdsintensief gebleken. Daarnaast heeft de opvolging van onze bevindingen naar aanleiding van het doorlezen van de concept-jaarstukken extra tijd gevergd, mede doordat vastgesteld moest worden dat aangebrachte wijzigingen juist en volledig zijn doorgevoerd. Hoewel de controle is uitgevoerd in een constructieve samenwerking met de organisatie, is de langere doorlooptijd van de controle niet wenselijk. Wij zullen het proces gezamenlijk evalueren en met uw organisatie nadere afspraken maken om het jaarrekening- en verantwoordingsproces in de komende jaren verder te verbeteren en te optimaliseren.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
Wij hebben de opzet en inhoud van de begroting 2025 beoordeeld in relatie tot het jaarrekeningproces. Daarbij hebben wij geconstateerd dat de begroting op onderdelen niet volledig consistent en nauwkeurig was. Deze bevindingen hebben tevens doorwerking gehad in de totstandkoming van de jaarrekening 2025. Allereerst constateren wij dat de begroting 2025 intern niet op alle onderdelen consistent was. Zo sloot het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen niet volledig aan op de onderliggende taakvelden. In de jaarrekening 2025 is deze inconsistentie hersteld, zodat de aansluiting tussen de verschillende overzichten is gewaarborgd. Daarnaast bevatte de begroting een aantal stelposten die gedurende het jaar administratief zijn verdeeld. De verwerking van deze stelposten heeft ertoe geleid dat wijzigingen in de begroting zijn doorgevoerd die een administratief karakter hebben, maar niet afzonderlijk door de raad zijn geautoriseerd. Uw raad is hierover geïnformeerd bij raadsinformatiebrief van 13 mei 2026 (kenmerk 1460950) inzake de rechtmatigheidsverantwoording 2025. Verder hebben wij vastgesteld dat de nauwkeurigheid bij het overnemen van informatie uit de begroting 2025 in de jaarrekening 2025 op onderdelen onvoldoende is geweest.
Dit betreft onder meer het overzicht onderhoud kapitaalgoederen en de informatie over verbonden partijen, die niet volledig in lijn waren met de begroting. Deze onvolkomenheden zijn in de jaarrekening 2025 gecorrigeerd. Wij achten het van belang dat de begroting als basisdocument voor sturing en verantwoording intern consistent is en dat informatie daaruit volledig en juist wordt doorvertaald naar de jaarrekening. Dit draagt bij aan de transparantie richting de raad en ondersteunt een efficiënt verloop van het jaarrekeningproces.
Onze observaties bij de opmaak en presentatie van de jaarrekening 2025
Wij hebben de opzet en presentatie van de jaarrekening 2025 beoordeeld aan de hand van de verslaggevingsvoorschriften uit het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Daarbij constateren wij dat de jaarrekening in opzet voldoet aan de geldende BBV-vereisten. Tegelijkertijd signaleren wij op onderdelen aandachtspunten ten aanzien van de opmaak en de wijze van presenteren van informatie. Allereerst constateren wij dat in met name de toelichting op de balans op een gedetailleerder niveau wordt gerapporteerd dan door het BBV wordt vereist. Hoewel deze mate van detaillering op zichzelf niet onjuist is, komt deze naar onze mening de leesbaarheid van de jaarrekening niet ten goede. Voor de gebruiker van de jaarrekening, in het bijzonder de raad, bestaat het risico dat door de omvang en detaillering van de informatie de hoofdlijnen minder duidelijk naar voren komen. Daarnaast voldoet het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2025 niet volledig aan de BBV-voorschriften. Het BBV schrijft voor dat in dit overzicht de baten, de lasten én het saldo per programma worden weergegeven. In de jaarrekening 2025 ontbreekt het saldo per programma.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
11
Kwaliteit van de begroting verdient de aandacht
Om alsnog invulling te geven aan de BBV-vereisten is aan de jaarrekening een aanvullende tabel “Overzicht van baten en lasten conform BBV” toegevoegd. Deze tabel komt grotendeels overeen met het reeds opgenomen overzicht van baten en lasten en de bijbehorende toelichting, met als verschil dat deze wél voldoet aan de formele BBV-vereisten. Hierdoor is echter sprake van (gedeeltelijke) duplicatie van informatie binnen de jaarrekening. Wij merken op dat het opnemen van overlappende overzichten de overzichtelijkheid van de jaarrekening kan verminderen. Wij geven u in overweging om bij toekomstige jaarrekeningen te komen tot één integraal overzicht dat zowel voldoet aan de BBVvereisten als aansluit op de informatiebehoefte van de raad, zodat dubbele informatie wordt voorkomen en de leesbaarheid wordt verbeterd.
Activering kosten van onderzoek en ontwikkeling niet zonder risico’s
Onder de immateriële vaste activa is een bedrag van € 657.000 opgenomen ter zake van kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een specifiek actief (Theater de Speeldoos). Op grond van het BBV is activering van dergelijke kosten uitsluitend toegestaan indien cumulatief wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: ▪ ▪ ▪ ▪
het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren; de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.
Daarnaast bepaalt het BBV dat voorbereidingskosten maximaal vijf jaar als immateriële vaste activa mogen worden geactiveerd. Indien binnen deze termijn geen sprake is van realisatie van het onderliggende actief, dienen deze kosten te worden afgeboekt ten laste van het jaarresultaat dan wel dient een voorziening te worden gevormd. Wij constateren dat binnen de geactiveerde kosten een bedrag van € 50.000 betrekking heeft op uitgaven uit 2021 inzake Theater de Speeldoos. Voor deze kosten geldt dat de maximale activeringstermijn in 2026 wordt bereikt. Het (voormalige) college heeft de inschatting gemaakt dat deze kosten nog in 2026 leiden tot de realisatie van een actief, waardoor in 2025 geen afboeking heeft plaatsgevonden. Wij wijzen erop dat het van belang is dat deze realisatie daadwerkelijk plaatsvindt binnen de gestelde termijn. Indien dit niet het geval is, dienen deze kosten alsnog te worden afgeboekt.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
12
Voorts ontbreekt in de jaarrekening een afzonderlijk overzicht van de algemene dekkingsmiddelen zoals voorgeschreven door het BBV. Deze informatie is momenteel opgenomen binnen programma 6 (Algemene dekkingsmiddelen en Overhead) en wordt toegelicht in de programmaverantwoording (jaarverslag), maar is niet als afzonderlijk overzicht opgenomen in de jaarrekening.
Wij achten het van belang dat de onderbouwing van de activering, inclusief de toetsing aan de BBV-criteria en de voortgang van het project, expliciet en periodiek wordt vastgelegd. Dit draagt bij aan een juiste toepassing van de verslaggevingsvoorschriften en voorkomt dat kosten langer dan toegestaan geactiveerd blijven.
Bestaan en eigendom materiële vaste activa dient periodiek te worden vastgesteld
In onze managementletter 2025 hebben wij gerapporteerd dat binnen de gemeente geen expliciete en aantoonbaar vastgelegde controle plaatsvindt op het bestaan en het eigendom van de materiële vaste activa. Hoewel een activaregister wordt bijgehouden, ontbrak een gedocumenteerde verificatie waaruit blijkt dat de in de administratie opgenomen activa daadwerkelijk aanwezig zijn en eigendom zijn van de gemeente. Ten tijde van de controle van de jaarrekening 2025 hebben wij vastgesteld dat bij de start van onze werkzaamheden deze aantoonbare vastlegging nog niet beschikbaar was. Naar aanleiding hiervan hebben wij meerdere malen overleg gevoerd met de medewerkers belast met de verbijzonderde interne controle, die de opdracht hebben gekregen om deze controle uit te voeren en vast te leggen. Op basis van de aanvullende werkzaamheden en de door de organisatie aangeleverde documentatie hebben wij kunnen vaststellen dat het bestaan en het eigendom van de materiële vaste activa in voldoende mate zijn onderbouwd. Wij merken hierbij op dat het uitvoeren en vastleggen van deze controle met name reactief, naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole, heeft plaatsgevonden. Wij achten het van belang dat deze controle structureel en periodiek wordt uitgevoerd en vastgelegd, zodat op elk moment een actueel en controleerbaar inzicht bestaat in het bestaan en eigendom van de materiële vaste activa.
Dit draagt bij aan de betrouwbaarheid van de financiële administratie en ondersteunt een efficiënt verloop van de jaarrekeningcontrole.
Onvoldoende informatie beschikbaar ten aanzien van geactiveerde uren materiële vaste activa
Wij hebben een deelwaarneming uitgevoerd op de juistheid van de investeringen in materiële vaste activa, met specifieke aandacht voor de activering van interne uren. Bij de uitvoering van deze controlewerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de organisatie niet in alle gevallen heeft kunnen aantonen dat de geactiveerde uren daadwerkelijk zijn gerealiseerd ten behoeve van de betreffende investeringsprojecten. De onderbouwing van de uren, bijvoorbeeld in de vorm van een urenregistratie of andere verifieerbare vastleggingen, ontbrak.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
13
Daarnaast is een bedrag van € 248.000 geactiveerd dat eveneens betrekking heeft op dit project. Voor deze kosten geldt een vergelijkbare beoordeling, zij het dat de maximale activeringstermijn op een later moment wordt bereikt. Ook hier is het van belang dat tijdig wordt vastgesteld of wordt voldaan aan de BBV-criteria voor activering en of realisatie van het actief voldoende aannemelijk is.
Wij adviseren om de registratie en onderbouwing van uren die worden geactiveerd te versterken, bijvoorbeeld door middel van een sluitende urenregistratie en een expliciete koppeling tussen geschreven uren en investeringsprojecten. Dit draagt bij aan de controleerbaarheid van de investeringen en voorkomt onzekerheden bij de jaarrekeningcontrole.
Actualiseer beleid voor bepalen voorziening dubieuze debiteuren
Op grond van artikel 15 van de Financiële verordening 2025 wordt voor verschillende categorieën vorderingen een voorziening voor oninbaarheid gevormd op basis van een staffelmethode, waarbij afhankelijk van de ouderdom van de vordering vaste percentages worden gehanteerd (0%, 50% en 100%). Deze systematiek kwalificeert als een zogenoemde dynamische methode, waarbij op basis van historische ervaringscijfers en ouderdom van vorderingen een inschatting wordt gemaakt van de oninbaarheid. Het BBV staat het gebruik van een dergelijke methode in beginsel toe. Daarbij is echter van belang dat periodiek, op basis van een zogenaamde statische toets, wordt vastgesteld dat de gehanteerde percentages aansluiten bij de feitelijke oninbaarheid. Ultimo 2025 zijn onder de uitzettingen met een looptijd korter dan één jaar onder meer de volgende vorderingen opgenomen: ▪ ▪
Overige vorderingen: € 344.000, waarop een voorziening van € 41.000 in mindering is gebracht; Belastingdebiteuren: € 511.000, waarop een voorziening van € 126.000 in mindering is gebracht.
Wij constateren dat de waardering van deze vorderingen is gebaseerd op de in de financiële verordening opgenomen staffelmethode. Een expliciete analyse waaruit blijkt dat de gehanteerde percentages aansluiten op de daadwerkelijk gerealiseerde oninbaarheid in voorgaande jaren (statische toets), ontbreekt echter. Hierdoor is niet aantoonbaar dat de omvang van de gevormde voorzieningen in alle opzichten aansluit bij de feitelijke risico’s op oninbaarheid per balansdatum. Wij adviseren om de gehanteerde percentages te evalueren aan de hand van gerealiseerde afboekingen in voorgaande jaren en deze analyse vast te leggen. Op basis van deze evaluatie kan worden vastgesteld of de huidige staffel nog representatief is of dient te worden bijgesteld. Ook adviseren wij deze methodiek en uitkomsten vast te leggen in (geactualiseerd) beleid voor de waardering van vorderingen. Voor de volledigheid merken wij op dat de vorderingen inzake sociale zaken buiten bovenstaande beschouwing zijn gelaten, aangezien deze worden uitgevoerd via een uitvoeringsorganisatie. Zie hiervoor het tekstblok hierna.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
14
Het totaalbedrag aan geactiveerde uren waarop deze onzekerheid betrekking heeft, bedraagt € 219.000. Als gevolg hiervan hebben wij deze post als onzeker aangemerkt in het kader van de controle op de jaarrekening 2025. Wij benadrukken dat het activeren van interne uren uitsluitend is toegestaan indien deze uren direct toerekenbaar zijn aan het vervaardigen van een actief en de bestede uren aantoonbaar en controleerbaar zijn vastgelegd.
In de balans is onder de uitzettingen een bedrag van € 353.000 aan debiteuren inzake de Participatiewet (WWB) verantwoord, waarop een voorziening voor oninbaarheid van € 287.000 in mindering is gebracht. Daarnaast is onder de financiële vaste activa een bedrag van € 916.000 verantwoord inzake krediethypotheken en bijzondere leenbijstand, waarop een voorziening van € 524.000 in mindering is gebracht. De omvang en waardering van deze vorderingen zijn gebaseerd op informatie die is aangeleverd door de uitvoeringsorganisatie BBS (tegenwoordig Eemkracht). Wij constateren dat de betrouwbaarheid van deze informatie door de gemeente zelf niet aantoonbaar is vastgesteld. Ook is geen sprake van andere zekerheid over deze informatie, bijvoorbeeld in de vorm van een controleverklaring van de accountant van de uitvoeringsorganisatie. Hierdoor bestaat enige onzekerheid over de juistheid en volledigheid van zowel de opgenomen vorderingen als de daarop gevormde voorziening voor oninbaarheid. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat in de door de uitvoeringsorganisatie aangeleverde informatie tevens vorderingen zijn opgenomen met een saldo per 31 december 2025 van € 108.000. Deze vorderingen hebben grotendeels betrekking op terugvorderingen Tozo en kapitaalverstrekkingen Tozo.
Deze posten zijn door de gemeente niet in de balans verantwoord, omdat door het college wordt verondersteld dat de gemeente hiervoor geen financieel risico loopt. Wij merken op dat het ontbreken van financieel risico geen legitieme grond is om vorderingen buiten de balans te houden. Indien sprake is van een vordering die juridisch en economisch aan de gemeente kan worden toegerekend, dient deze in de balans te worden verantwoord, ongeacht de mate waarin uiteindelijk inning wordt verwacht. De inschatting van het risico dient tot uitdrukking te komen in de waardering (voorziening), niet in het al dan niet opnemen van de vordering. Wij adviseren om de betrouwbaarheid van de door Eemkracht aangeleverde informatie ten aanzien van de vorderingen aantoonbaar vast te stellen, bijvoorbeeld door interne verificaties of door het verkrijgen van zekerheid van de accountant van de uitvoeringsorganisatie, te beoordelen in hoeverre de niet-verantwoorde vorderingen alsnog in de balans dienen te worden opgenomen, met een passende waardering en afspraken te maken met de uitvoeringsorganisatie over de kwaliteit, onderbouwing en controle van de aangeleverde financiële informatie. Deze maatregelen dragen bij aan een juiste en volledige verantwoording van de vorderingen en de daarmee samenhangende risico’s in de jaarrekening.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
15
Stel de betrouwbaarheid van de vorderingen sociale zaken vast
In voorgaande jaren heeft uw gemeente gespaard om kosten van toekomstige vervanging aan uw rioolstelsel te kunnen bekostigen. Deze gespaarde bedragen zijn in voorgaande jaren aan de voorziening riolering (van derden verkregen middelen met specifiek bestedingsdoel) toegevoegd. Aan dezelfde voorziening werd in voorgaande jaren eveneens het saldo van de baten en lasten met betrekking tot riolering verrekend. In 2025 heeft het college onderzocht welk deel van de voorziening egalisatie riool betrekking had op het gespaarde bedrag in de jaren tot en met 2024. Het deel van de voorziening egalisatie riool dat betrekking had op in het verleden gespaarde bedragen (€ 4.501.000) is overgeheveld naar de nieuw gevormde voorziening riolering toekomstige vervanging. Deze voorziening is, conform het raadsbesluit van 22 september 2024 en artikel 44 lid 1d BBV, specifiek bedoeld voor de dekking van toekomstige vervangingsinvesteringen. Daarnaast is in 2025 de reguliere spaarcomponent van € 1.188.000 toegevoegd. Onttrekkingen hebben in 2025 niet plaatsgevonden, waardoor het saldo van de voorziening ultimo 2025 is opgelopen tot € 5.689.000.
Het doel van deze spaarvoorziening is het realiseren van een zogenoemd ‘ideaalcomplex’, waarbij jaarlijkse spaarbedragen en investeringsuitgaven in balans zijn, zodat investeringen direct ten laste van de voorziening kunnen worden gebracht en activering – en daarmee toekomstige kapitaallasten – wordt beperkt. Hiermee wordt tevens een dempend effect op de ontwikkeling van de rioolheffing beoogd. Wij constateren echter dat het saldo van de voorziening oploopt als gevolg van het uitblijven of vertragen van investeringen ten opzichte van de planning. Dit sluit aan bij het beeld uit de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen, waarin wordt aangegeven dat werkzaamheden later worden gerealiseerd dan voorzien. Deze ontwikkeling brengt risico’s met zich mee. Enerzijds bestaat het risico dat toekomstige vervangingsinvesteringen, door uitstel, tegen hogere kosten moeten worden uitgevoerd als gevolg van prijsstijgingen en verslechtering van de technische staat. Anderzijds kan gewijzigde inzichten ten aanzien van beheer, techniek of scope ertoe leiden dat geplande vervangingen in aangepaste vorm of mogelijk niet meer noodzakelijk zijn. Gelet hierop achten wij het van belang om periodiek te beoordelen of het opgebouwde saldo van de voorziening nog in verhouding staat tot de actuele vervangingsopgave.
Dit vraagt enerzijds om een actualisatie van de kostenramingen van de nog uit te voeren werkzaamheden en anderzijds om een kritische beoordeling van de voorgenomen investeringen op noodzaak en haalbaarheid. Daarbij kan als uitgangspunt worden gehanteerd dat vervanging primair plaatsvindt wanneer dit technisch en maatschappelijk noodzakelijk is. Tot slot benadrukken wij het belang van een realistische en uitvoerbare meerjarenplanning, alsmede een actieve monitoring van de voortgang van investeringen. Dit biedt inzicht in de mate waarin de huidige spaarcomponent, die via het tarief wordt opgebracht, toereikend en doelmatig is en voorkomt dat de voorziening verder oploopt zonder direct zicht op aanwending. Hiermee wordt bijgedragen aan een transparante en stabiele ontwikkeling van de rioolheffing en een doelmatige inzet van publieke middelen.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
16
Spaarvoorziening riolering gevormd in 2025
Vanaf 1 januari 2028 zal het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP) verantwoordelijk worden voor uitvoeren van de pensioenregeling voor politieke ambtsdragers, waaronder de (oud) wethouders van uw gemeente. Uw gemeente moet hiervoor begin 2028 een eenmalige kapitaalstorting doen en vanaf dan pensioenpremies afdragen aan het ABP. Vanaf 1 januari 2028 is uw gemeente vervolgens jaarlijks pensioenpremies aan het ABP verschuldigd. Uw gemeente heeft in de zomer van 2025 meegedaan aan een landelijk onderzoek van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Unie van Waterschappen, waarbij is ingegaan op: ▪ ▪ ▪
de voor de overdracht beschikbare middelen (waaronder de pensioenvoorziening) het vermogen dat nodig is om op basis va de Wet toekomst pensioenen (Wtp) in te kopen bij het ABP (de eenmalige kapitaalstorting); en de toekomstige aan het ABP verschuldigde pensioenpremie.
Op 3 december 2025 heeft de Commissie BBV een antwoord op een vraag gepubliceerd over de verantwoording en waardering van de pensioenvoorziening in de jaarrekening 2025. De Commissie BBV heeft daarbij de volgende stellige uitspraak gedaan: ▪
▪
▪ ▪
Decentrale overheden die aan het recente onderzoek naar de omvang van de overdrachtswaarde van Appa naar ABP hebben meegedaan, dienen bij de verantwoording over begrotingsjaar 2025 de hoogte van de voorziening en eventueel aanwezige kapitaalverzekeringen per 31 december gelijk te stellen aan de prognose op basis van het uitgevoerde onderzoek (benodigd vermogen op 1 januari 2025 op basis van inkoop Wtp bij ABP) en rekening te houden met de gewijzigde verplichtingen over 2025; Decentrale overheden die niet aan het onderzoek hebben deelgenomen moeten de pensioenverplichting voor ambtsdragers eveneens analoog aan de gehanteerde berekening van het onderzoek onderbouwen. Uitgaande van het uitgevoerde onderzoek zal de pensioenverplichting per 1 januari 2025 naar verwachting tussen de 10% en 20% moeten worden verhoogd om deze per 31 december 2025 op het juiste niveau te krijgen; Bovenstaande bedragen dienen tot het moment van overdracht aan het ABP jaarlijks herzien te worden; In de jaarrekening dient een toelichting te worden opgenomen waarin de mogelijkheid voor eventuele vrijval van de voorziening door bijvoorbeeld rentestijging wordt benoemd alsmede de einddatum waarop de overdracht naar het ABP plaatsvindt.
Het college is ten behoeve van de jaarrekening 2025 nagegaan wat de totale pensioenverplichting zou moeten zijn en op welke wijze in dekking daarvan is voorzien. Op basis van actuele actuariële berekeningen bedraagt de totale verplichting ultimo 2025 € 3.123.000, waarbij rekening is gehouden met de dekkingsgraad van 123,5% die het ABP per 31 december 2025 hanteert. Hiervoor is een (extra) storting van € 357.000 gedaan in de voorziening pensioenverplichtingen (gewezen) wethouders.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
17
Noodzakelijke storting voorziening pensioenverplichtingen (gewezen) wethouders
Uw onderhoudsplanning wordt niet gerealiseerd: werkzaamheden worden doorgeschoven
Voorziening gemeentelijke gebouwen Net als in voorgaande jaren is ook in 2025 sprake van lagere gerealiseerde onderhoudsuitgaven aan uw gemeentelijk vastgoed en is sprake van het doorschuiven van onderhoudswerkzaamheden naar latere jaren. Hoewel de hiermee gemoeide middelen in de onderhoudsvoorziening beschikbaar blijven, brengt het structureel uitstellen en faseren van onderhoud risico’s met zich mee. Het doorschuiven van onderhoud kan leiden tot verdere technische achteruitgang van gebouwen, waardoor op termijn zwaardere en daarmee duurdere ingrepen noodzakelijk zijn. Daarnaast kan uitstel leiden tot inefficiënties, bijvoorbeeld wanneer onderhoud later moet worden gecombineerd met andere (duurzaamheids)investeringen onder minder optimale omstandigheden. Ook bestaat het risico dat prijsstijgingen in de markt en capaciteitsproblemen bij aannemers de uiteindelijke kosten verder doen toenemen. Wij constateren dat een belangrijk deel van het uitgestelde onderhoud samenhangt met bredere keuzes rondom vastgoedstrategie en verduurzaming, waarbij werkzaamheden bewust worden gekoppeld aan toekomstige investeringen. Hoewel deze integrale benadering begrijpelijk is, vergroot dit de afhankelijkheid van tijdige besluitvorming en uitvoering van deze projecten.
Zolang deze besluitvorming en uitvoering vertraging oplopen, blijft het risico bestaan dat onderhoud verder achterop raakt en kosten oplopen. In onze managementletter hebben wij daartoe ook een aantal aanbevelingen gedaan. In het bijzonder achten wij het van belang dat de uitvoering van het geactualiseerde MJOP structureel wordt geborgd en actief wordt gemonitord, dat een duidelijke koppeling wordt gelegd tussen het MJOP en de vastgoedstrategie, en dat tijdig wordt bijgestuurd wanneer uitvoering achterblijft bij de planning. Dit draagt bij aan het beheersen van kosten, het voorkomen van verdere achterstanden en het waarborgen van het beoogde onderhoudsniveau van het gemeentelijk vastgoed. Voorziening onderhoud openbare ruimte Ook bij de uitvoering van onderhoud aan de openbare ruimte is sprake van enige achterstanden. De onttrekking aan de voorziening (€ 169.000) blijft achter bij de structurele dotatie (€ 780.000). Dit leidt tot een verdere opbouw van de voorziening en is indicatief voor het doorschuiven van gepland groot onderhoud naar latere jaren. Zoals door het college is aangegeven in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen, worden vertragingen met name veroorzaakt door langere voorbereidingstrajecten, uitgebreide participatietrajecten, afstemming met nutsbedrijven en capaciteitsvraagstukken binnen de organisatie.
Daarnaast leidt het aanpassen van prioriteiten binnen het programma, onder meer vanwege verkeersveiligheid en externe deadlines (zoals bij de doorfietsroute), tot verschuivingen ten opzichte van de oorspronkelijke planning. Hoewel deze oorzaken in belangrijke mate verklaarbaar zijn, brengt het structureel uitstellen van onderhoud risico’s met zich mee.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
18
De jaarlijks wijzigende rekenrente en de dekkingsgraad die het ABP hanteert zijn de komende jaren medebepalend voor omvang van de totale verplichting die uw gemeente per 1 januari 2028 zal hebben. De waardering van de totale verplichting blijft daarmee een aandachtspunt de komende jaren.
Wij adviseren u de uitvoering van het Meerjaren Uitvoeringsprogramma Openbare Ruimte goed te monitoren en waar nodig tijdig bij te sturen. Dit vraagt om realistische planningen, voldoende aandacht voor de uitvoerbaarheid (waaronder capaciteit en afstemming met externe partijen) en transparantie over de mate waarin projecten worden doorgeschoven. Hiermee kan worden voorkomen dat achterstanden verder oplopen en kan worden bijgedragen aan een doelmatige inzet van middelen en het behoud van het gewenste kwaliteitsniveau van de openbare ruimte.
Verantwoording kwijtscheldingen lokale heffingen niet in lijn met IV3-voorschriften
Over het boekjaar 2025 is een bedrag van € 307.000 aan kwijtscheldingen van lokale heffingen verantwoord. Op grond van de IV3voorschriften dienen kwijtscheldingen te worden verwerkt als lasten. Wij constateren dat de gemeente Baarn een deel van deze kwijtscheldingen, ter hoogte van € 127.000, heeft verantwoord als negatieve baten. Deze verwerkingswijze is formeel niet in overeenstemming met de geldende verslaggevingsvoorschriften. De oorzaak hiervan ligt in een niet consistente inrichting van de journaalposten vanuit de subadministratie. Hoewel deze onjuiste rubricering geen effect heeft op het resultaat, leidt dit wel tot een minder juiste presentatie van de baten en lasten in de jaarrekening en in de (IV3-)rapportages richting toezichthouders. Wij adviseren om de inrichting van de financiële administratie, en in het bijzonder de koppeling met de subadministratie, aan te passen zodat kwijtscheldingen structureel en in lijn met de IV3-voorschriften als lasten worden verantwoord.
Prestatielevering zorg vanuit persoonsgebonden budgetten (Pgb’s) onzeker
Bij de controle van de lasten inzake persoonsgebonden budgetten (Pgb’s) in het kader van de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) is het van belang om de rechtmatigheid van deze bestedingen vast te stellen. De uitvoering van de Pgbbetalingen is door de gemeente belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB verstrekt jaarlijks controleverklaringen bij de verantwoordingsinformatie inzake het trekkingsrecht. Uit deze verantwoordingsinformatie blijkt dat binnen het Pgb-domein onzekerheden en fouten kunnen voorkomen. Wij hebben vastgesteld dat de omvang van de meest waarschijnlijke fouten voor de gemeente Baarn onder de rapporteringstolerantie blijft. De controlewerkzaamheden van de SVB zijn primair gericht op de rechtmatigheid van betalingen binnen het trekkingsrecht en omvatten geen toetsing op de feitelijke prestatielevering. Dit betekent dat de gemeente zelf verantwoordelijk blijft voor het vaststellen dat daadwerkelijk prestaties zijn geleverd die ten grondslag liggen aan de verstrekte Pgb’s, conform de BADO-notitie “PGB-verantwoording/controle door gemeenten”.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
19
Net als bij het gemeentelijk vastgoed kan uitstel leiden tot verslechtering van de technische staat van de openbare ruimte, waardoor op termijn intensiever en kostbaarder onderhoud noodzakelijk wordt. Tevens bestaat het risico dat prijsstijgingen en beperkte beschikbaarheid van uitvoeringscapaciteit de uiteindelijke kosten verhogen. Daarnaast kan stapeling van projecten in latere jaren druk leggen op de uitvoerbaarheid van het programma.
Wij adviseren om in komende jaren een onderzoek naar de prestatielevering van Pgb’s uit te voeren en de uitkomsten hiervan aantoonbaar vast te leggen. Hiermee kan de gemeente de rechtmatigheid van deze uitgaven beter onderbouwen en onzekerheden in de controle beperken.
Opstellen SiSa-bijlage, inclusief verantwoordingsinformatie, en verwerking specifieke uitkeringen verdient de aandacht
De controle van de SiSa-bijlage 2025, inclusief de financiële verwerking van de hieraan gerelateerde posten, is moeizaam verlopen. Dit hangt samen met zowel de complexiteit van de regelgeving als met de inrichting en uitvoering van het proces binnen de organisatie. De gemeente is op dit moment niet volledig op de hoogte van alle achterliggende regelingen en de wijze waarop de bijbehorende indicatoren dienen te worden ingevuld. Dit wordt mede veroorzaakt door de toename van het aantal specifieke uitkeringen in de afgelopen jaren en het feit dat iedere regeling eigen voorwaarden, definities en verantwoordingsvereisten kent. Dit vergroot de complexiteit van de totstandkoming van de SiSa-verantwoording aanzienlijk. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat de boekingsgang met betrekking tot de ontvangen specifieke uitkeringen niet in alle gevallen in overeenstemming is met de voorschriften uit het BBV. Hierdoor sluit de financiële administratieve verwerking niet altijd goed aan op de uiteindelijke verantwoording in de SiSa-bijlage. Dit heeft gedurende de controle geleid tot aanvullende werkzaamheden, correcties en afstemming.
De huidige werkwijze brengt het risico met zich mee dat baten uit specifieke uitkeringen niet in de juiste periode worden verantwoord, tussentijdse financiële rapportages geen getrouw beeld geven van de gerealiseerde baten en de aansluiting tussen administratie en SiSa-verantwoording niet eenduidig tot stand komt. Wij achten het van belang dat de gemeente meer grip krijgt op zowel de inhoudelijke als de administratieve verwerking van specifieke uitkeringen. Wij adviseren om: ▪ ▪
de boekingsgang rondom specifieke uitkeringen te herijken, waarbij wordt geborgd dat baten worden verantwoord in lijn met de realisatie van de bijbehorende lasten (matchingbeginsel); een centrale registratie in te richten van alle ontvangen specifieke uitkeringen, inclusief voorwaarden, verantwoordingsvereisten en relevante deadlines;
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
20
Wij constateren dat de gemeente Baarn voor zowel de Pgb’s Jeugdwet (€ 343.000) als de Pgb’s Wmo (€ 168.000) geen onderzoek naar de prestatielevering heeft uitgevoerd. Hierdoor kan niet met voldoende zekerheid worden vastgesteld dat de onderliggende prestaties daadwerkelijk zijn geleverd. Als gevolg hiervan hebben wij deze totale massa aan Pgb-lasten als onzeker aangemerkt. Dit betekent nadrukkelijk niet dat sprake is van geconstateerde fouten, maar dat onvoldoende controle-informatie beschikbaar is om de rechtmatigheid van deze lasten vast te stellen. De geconstateerde onzekerheden blijven binnen de goedkeuringstoleranties en hebben derhalve geen invloed op de strekking van de controleverklaring.
periodiek de voortgang en besteding van specifieke uitkeringen te monitoren en tussentijds financieel te verwerken; de kennis binnen de organisatie ten aanzien van SiSa-regelgeving en indicatoren te versterken, bijvoorbeeld door het beleggen van duidelijke verantwoordelijkheden en het opstellen van werkinstructies.
Door het versterken van bovenstaande elementen kan de gemeente de kwaliteit en beheersbaarheid van het SiSa-proces verbeteren en het aantal correcties en afstemmingen bij de jaarrekeningcontrole beperken.
Specifieke bevindingen ten aanzien van de specifieke uitkeringen M16, J94 en H30
Specifieke uitkering M16: Onderzoek of herziening over boekjaar 2024 nodig is In het verlengde van bovenstaande constateringen hebben wij bij de controle van de SiSa-bijlage 2025 een specifieke afwijking vastgesteld ten aanzien van regeling M16 (Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne). Wij hebben geconstateerd dat indicator M16/01 aanvankelijk niet juist was bepaald. Bij de berekening van deze indicator is de organisatie uitgegaan van het aantal daadwerkelijk bezette opvangplekken, terwijl op grond van de regeling dient te worden uitgegaan van de totale beschikbare capaciteit. Naar aanleiding van onze controle is deze indicator gecorrigeerd. Dit heeft geleid tot een aanvullende specifieke uitkering (bate) van € 95.000 in de jaarrekening 2025. Deze bevinding onderstreept het belang van een juiste interpretatie van de voorwaarden en definities die per regeling gelden. Zoals eerder aangegeven, kent iedere SiSa-regeling zijn eigen specifieke voorschriften, hetgeen een zorgvuldige en eenduidige toepassing vereist. Uit overleg met de organisatie is daarnaast gebleken dat bij het opstellen van de SiSa-bijlage 2024 deze indicator mogelijk eveneens is gebaseerd op het aantal daadwerkelijk bezette plekken.
Indien dit het geval is, bestaat het risico dat de betreffende indicator in dat jaar te laag is verantwoord en dat de gemeente een deel van de specifieke uitkering niet heeft ontvangen. Wij adviseren om dit voor de SiSa-bijlage 2024 nader te onderzoeken. Indien wordt vastgesteld dat de verantwoording destijds onjuist is geweest, adviseren wij te beoordelen of herziening van de betreffende SiSa-verantwoording nog mogelijk is. Deze bevinding benadrukt tevens het belang van het versterken van de kennis en beheersing rondom de interpretatie en toepassing van SiSa-regelgeving, zoals toegelicht in de voorgaande paragraaf. Specifieke uitkering J94: Afhankelijkheid externe partijen Binnen de SiSa-regeling J94 (Regeling houdende regels verstrekking specifieke uitkering aan gemeenten verduurzaming [...] van eigenaars, woonverenigingen en wooncoöperaties) verantwoordt de gemeente Baarn een bedrag van € 247.000 aan bestedingen op basis van een overzicht dat is ontvangen via het samenwerkingsverband Energie Diensten Centrum (EDC), afkomstig van de uitvoerende partij Winst uit je Woning (WUJW). Het aangeleverde overzicht biedt op transactieniveau inzicht in de uitgevoerde maatregelen, waaronder type isolatiemaatregelen, adresgegevens en bedragen. Hiermee is sprake van een gespecificeerde onderbouwing van de bestedingen.
Aanpak en uitkomsten
Financiële positie
Bevindingen controle
Interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlage
21
▪ ▪
Wij achten het van belang dat de gemeente aanvullende beheersmaatregelen treft om meer grip te krijgen op de betrouwbaarheid van deze informatie. Hierbij kan gedacht worden aan het maken van nadere afspraken met de betrokken partijen over de kwaliteit en controle van de aangeleverde informatie, het (laten) uitvoeren van aanvullende controles of verificaties op de onderliggende data en het verkrijgen van een vorm van zekerheid, bijvoorbeeld via een accountant van de uitvoerende partij. Het versterken van deze waarborgen draagt bij aan een betere onderbouwing van de SiSa-verantwoording en beperkt onzekerheden bij de controle van de jaarrekening. Specifieke uitkering H30 – Brede Regeling Combinatiefuncties Op basis van onze controlewerkzaamheden ten aanzien van de SiSa-regeling H30 (Specifieke uitkering versterking voor sport en bewegen, gezondheidsbevordering, cultuurparticipatie en de sociale basis 2023-2026) hebben wij vastgesteld dat de verantwoording mede is gebaseerd op de zogenoemde BRC-monitor. In deze monitor worden onder andere FTE’s en de inzet van functionarissen verantwoord. Uit de ontvangen toelichting blijkt dat deze monitor tot stand komt op basis van (globale) inschattingen door de beleidsmedewerker. Een directe aansluiting met onderliggende brongegevens, zoals de salarisadministratie, contractuele afspraken of feitelijk geregistreerde inzet, ontbreekt.