1297292 Jaarstukken 2024 RID Utrecht bijlage 2 Jaarstukken 2024
Tekst van het document
Jaarstukken 2024
1
Voorwoord De RID heeft ook in 2024 weer stappen naar verdere professionalisering gezet. In deze jaarstukken nemen we u mee in een terugblik op wat we hebben gedaan en wat we voor u hebben gerealiseerd.
Betrokken medewerkers, hoge tevredenheid Als MT van een kleine organisatie zijn we ons ervan bewust dat we in 2024 in een krappe arbeidsmarkt veel van (de extra inzet van) onze medewerkers hebben gevraagd. Een voorbeeld hiervan is de netwerkmigratie. Dit majeure project, grotendeels buiten kantooruren uitgevoerd, had een grote impact op de RID, maar zeker ook op de deelnemers. Want als aanpassingen worden gedaan aan zoiets wezenlijks en complex als een infrastructuur in vervanging, kan dit leiden tot incidenten. Desondanks hebben we bij de implementaties ervaren dat dit in goed overleg en samenwerking met de deelnemers is uitgevoerd. En gelukkig geven ook de tevredenheidscijfers in 2024 een positief beeld. We zijn in februari 2024 begonnen met het continu meten van tevredenheid van gebruikers in het SelfServicePortaal en zijn verheugd om ons AB te kunnen vertellen dat de gebruikers de dienstverlening van de RID daar een gemiddeld cijfer 8,5 gaven. Daarnaast worden de uitgesproken waardering en vertrouwen vanuit ons bestuur én onze opdrachtgevende organisaties gezien en gevoeld door onze medewerkers. Als RID konden we ook in 2024 daarom bogen op een loyale en betrokken organisatie, met weinig verloop onder onze vaste medewerkers. Na de enorme piek in 2023, zagen we gelukkig het afgelopen jaar het ziekteverzuim weer dalen naar het niveau onder de 5%.
Vervanging directeur RID Als na bijna 8 jaar de directeur van een organisatie met een schaalgrootte van de RID weggaat, is het ontstaan van een vacuüm een reëel scenario. Daarom is al per 1 april 2024 een interim-directeur gestart. Met het oog op de komende transities is door het bestuur en de opdrachtgevers van de RID vervolgens besloten om per medio 2025 in te zetten op een kwartiermaker/directeur. Hiervoor is inmiddels een uitgebreid en zorgvuldig selectieproces opgesteld.
Komende jaren: investeren en inzet op verdere samenwerking Het vrijvallen van de afschrijvingen op de 2 datacenters in 2025 vormde een natuurlijk moment om in kaart te brengen waar de komende jaren financieel op geïnvesteerd moet gaan worden. In 2024 is de balans opgemaakt over de haalbaarheid en de kosten van de gewenste richting; het afbouwen van de huidige datacenters en geleidelijk de overgang maken naar de cloud. Eind 2024 is door uw AB besloten dit investeringsscenario als uitgangspunt te hanteren en te vertalen in de begroting 2026-2029. Het bestuur en de opdrachtgevers van de RID hebben daarnaast hun wens uitgesproken om, naast ICT, ook op zowel het gebied van informatiebeveiliging (IB) als op het gebied van informatievoorziening de visie, strategie en samenwerking verder te verbeteren om de kwetsbaarheid te verlagen en de risico’s te verminderen. Hiermee worden mooie stappen in de goede richting gezet voor de gewenste samenwerking en het gezamenlijk opdrachtgeverschap. Doorn, 14 april 2025 W. van Leeuwen Directeur a.i. RID-Utrecht
2
Inhoud Jaarverslag ....................................................................................................................................................... 4 1.
Inleiding ............................................................................................................................................... 5 1.1.
Aanleiding ................................................................................................................................... 5
1.2.
Leeswijzer ................................................................................................................................... 5
1.3.
Samenvatting financiële verantwoording 2024 ............................................................................ 5
2.
Programma Dienstverlening ................................................................................................................ 6 2.1
Resultaten (wat hebben we bereikt en daarvoor gedaan) ............................................................ 6
2.2.
Wat heeft het gekost ................................................................................................................. 10
3.
Overhead ........................................................................................................................................... 10 3.1
Wat heeft het gekost ..................................................................................................................... 10
4.
Algemene Dekkingsmiddelen ............................................................................................................ 11
5.
Paragrafen ......................................................................................................................................... 12 5.1.
Paragraaf lokale heffingen ......................................................................................................... 12
5.2.
Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................. 12
5.3.
Onderhoud kapitaalgoederen .................................................................................................... 15
5.4.
Financiering en treasury ............................................................................................................ 15
5.5.
Bedrijfsvoering ...........................................................................................................................17
5.6.
Verbonden partijen .................................................................................................................... 18
5.7.
Grondbeleid .............................................................................................................................. 18
Jaarrekening ................................................................................................................................................... 19 6. Overzicht van baten en lasten en toe lichting ............................................................................................ 20 6 .1.
Recapitulatie baten en lasten 2024.............................................................................................. 20
6.2.
Toelichting op de programmarekening ...................................................................................... 22
WNT-verantwoording 2024 Regionale ICT-Dienst Utrecht ......................................................................... 24 7.
Balans en Toelichting ......................................................................................................................... 27 7.1.
Grondslagen .............................................................................................................................. 27
7.2.
Balans per 31 december 2024 .................................................................................................... 30
7.3.
Toelichting op de balans ............................................................................................................ 31
Rechtmatigheidsverantwoording ................................................................................................................37 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ................................................................................ 38 Vaststellingsbesluit..................................................................................................................................... 43
3
Jaarverslag
4
1. Inleiding 1.1.
Aanleiding
De belangrijkste functie van de jaarstukken is dat het dagelijks bestuur verantwoording aflegt over de realisatie van het voorgenomen beleid en de daarvoor ingezette middelen. Het uitgangspunt voor deze jaarstukken is de gewijzigde begroting 2024. De jaarstukken bestaan uit een jaarverslag en een jaarrekening. Deze jaarstukken voldoen aan de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).
1.2.
Leeswijzer
Het eerste deel is het jaarverslag, het tweede deel is de jaarrekening. Het jaarverslag begint in hoofdstuk 2 en 3 met een verantwoording over de realisatie van het voorgenomen beleid. De algemene dekkingsmiddelen komen in hoofdstuk 4 aan de orde. De paragrafen vormen samen hoofdstuk 5. Het tweede deel van dit verslag, de jaarrekening, begint in hoofdstuk 6 met een analyse van de gerealiseerde baten en lasten en de algemene dekkingsmiddelen. Hoofdstuk 7, de balans, bevat een toelichting van de financiële positie van de RID en van de waarderingsgrondslagen van de balans, gevolgd door de controleverklaring van de accountant. De jaarrekening schetst de financiële ontwikkelingen in relatie tot de in de begroting omschreven doelstellingen.
1.3.
Samenvatting financiële verantwoording 2024
Het bestuur heeft bij AB-besluit van investeringsvoorstel IBV in 2022 besloten om een gedeelte van de kapitaallasten over te hevelen naar informatieveiligheid (1e begrotingswijziging) Vervolgens is bij de resultaatverdeling 2023 besloten om een reserve te vormen ter eenmalige dekking van de extra kosten CISO (2e begrotingswijziging) Als laatste is bij het vaststellen van de bestuursrapportage 2024 een 3e begrotingswijziging vastgesteld. Het resultaat wordt voornamelijk veroorzaakt door 4 wat grotere afwijkingen, Tekort op personeelslasten dienstverlening (nadeel van € 36.000), Tekort op personeelslasten overhead (nadeel van € 18.000) een overschot op het innovatiebudget (voordeel van € 29.000) en de elektriciteitskosten vielen uiteindelijk € 15.000 lager uit.
Primitieve Begroting (A) 8.396.000
Begroting na wijzigingen (B) 8.396.000
Jaarrekening 2024 (C) 8.396.000
Afwijking (B-C) 0
8.396.000
8.531.000
8.522.000
9.000 V
Gerealiseerd saldo voor reservemutatie Mutatie reserves
0
135.000 N
126.000 N
9.000 V
0
135.000
135.000
0
Gerealiseerd resultaat
0
0
9.000 V
9.000 V
Totaal algemene dekkingsmiddelen Totaal Lasten
Jaarrekeningresultaat
5
2. Programma Dienstverlening De RID staat voor de levering van kwalitatief hoogwaardige diensten en producten op het gebied van ICT en IV waarmee medewerkers veilig en effectief kunnen werken.
2.1 Resultaten (wat hebben we bereikt en daarvoor gedaan) De RID ontwikkelt zich naar een ICT-servicepartner die zorgt dat medewerkers beschikken over goede digitale vaardigheden en betrouwbare voorzieningen, zodat ze veilig en plaatsonafhankelijk kunnen werken. De bedrijfsvoering en dienstverlening van onze deelnemers zijn daar immers volledig afhankelijk van. Met dit doel als leidend principe hebben we ook in 2024 onze ondersteuning ingezet op de onderstaande onderdelen. Vraagontwikkeling van 2019-2024 Waar en hoe we werken heeft zich de afgelopen jaren sterk ontwikkeld naar een hybride vorm. Mobiel werken vanuit huis met verschillende apparaten betekent voor medewerkers dat ze te maken hebben met nieuwe technieken en meer mogelijkheden. Met vragen of problemen door deze extra varianten, kunnen de medewerkers voor ondersteuning terugvallen op de Servicedesk en het SelfServicePortaal (SSP). De onderstaande afbeelding geeft inzicht in de ontwikkeling van de vraag vanaf 2019. De RID-ondersteuning op (thuis)werkplekken en het in de lucht houden van verschillende omgevingen naast elkaar, zorgden in eerste instantie voor een significante toename van de gebruikersvraag qua omvang én complexiteit. Het effect van kanaalsturing en automatisering wordt in de loop van de jaren zichtbaar; na behoorlijke verschillen en fluctuaties lijkt het binnen de gewenste bandbreedte te komen.
Tegelijkertijd blijft continuïteit in de bezetting op de Servicedesk een uitdaging. Gebruikerstevredenheid en ontwikkeling SelfServicePortaal De afgelopen jaren is het SelfServiceportaal (SSP) verder ontwikkeld. Door het automatiseren van terugkerende handelingen gaan de kosten en doorlooptijden omlaag. De kwaliteit gaat bovendien omhoog omdat de kans op menselijke fouten uit het proces wordt gehaald. Daarnaast vermindert automatisering de kwetsbaarheid door verloop van medewerkers omdat de kennis geborgd is in de geautomatiseerde processen. Automatisering zorgt er tenslotte voor dat de dienstverlening 24/7 door kan gaan. Omdat we de effecten hiervan wilden weten, zijn we in februari 2024 begonnen met het continu meten van tevredenheid van gebruikers in het SelfServicePortaal. Aangezien meer dan genoeg gebruikers hun tevredenheid over de dienstverlening van de RID invullen, kunnen de resultaten als representatief worden beschouwd. Over 2024 gaven de gebruikers de dienstverlening van de RID in het SSP een gemiddeld cijfer 8,5. Persoonlijk contact blijft Niet alles kan uiteraard geautomatiseerd worden. Medewerkers geven bij bepaalde vragen nog steeds de voorkeur aan persoonlijk contact. Door de ontwikkelingen van het SSP blijft gelukkig ruimte voor dat contact met een vaste ploeg RID-medewerkers aan de telefoon.
Kortom; door verbeteringen in het werkproces, door automatisering en de doorontwikkeling van het SSP zijn we er niet alleen in geslaagd de werkdruk bij de Servicedesk onder controle te houden, maar ook de tevredenheid over de dienstverlening van de RID hoog te houden.
6
Nieuw DVO door toename vraag en complexiteit Bij de oprichting van de RID zijn afspraken met de organisaties over de, destijds gevraagde en geleverde, dienstverlening vastgelegd in DVO’s en SLA’s. Omdat deze toe was aan een update is, in samenwerking met ICT-regie en het SOO, gewerkt aan een nieuw DVO. Om de actualiteit van het DVO op peil te kunnen houden is een aangepast proces opgesteld om wijzigingen of aanvullingen eenvoudiger te kunnen verwerken. De structuur voor de PDC en de top 10 aan diensten is als eerste in kaart gebracht, inclusief voorstel voor de servicelevels. Door het samenvoegen van diensten die grote overeenkomsten hebben, wordt de inhoud van de PDC bovendien steeds duidelijker en overzichtelijker. In 2024 is het proces afgerond.
Dienstverlening aan raadsleden Door veranderde wetgeving zijn gemeenten verplicht om ook ICT-voorzieningen aan hun raadsleden beschikbaar te stellen. De RID heeft de gewenste functionaliteiten en de benodigde ondersteuning voor de nieuwe digitale werkomgeving van de raadsleden in kaart gebracht en hiervoor een voorstel gedaan. Zeker met het oog op informatiebeveiliging en de bestuurlijk gewenste standaardisatie, adviseert de RID haar eenduidige regionale ICT-dienstverlening ook aan raadsleden te leveren. Projecten Grootschalige netwerkvervanging In 2023 is de apparatuur geleverd, het detail technisch ontwerp opgeleverd en samen met onze implementatiepartner begonnen met de werkelijke vervanging. In 2024 zijn de laatste deelnemers gemigreerd naar onze nieuwe omgeving. Voor 2025 staat afronding van de laatste grote, technische aanpassingen gepland (o.a. netwerksegmentatie) en wordt het project naar verwachting medio april afgerond. Dit majeure project is grotendeels buiten kantooruren uitgevoerd, wat een grote impact op de RID had, maar zeker ook op de deelnemers. Desondanks hebben we bij de implementaties ervaren dat dit in goed overleg en samenwerking is uitgevoerd. De vervanging netwerkinfrastructuur had uiteraard consequenties gedurende de looptijd van het project.
Als aanpassingen worden gedaan aan zoiets wezenlijks en complex als een infrastructuur in vervanging, kan dit leiden tot (P1) incidenten. Het oplossen daarvan is niet te vergelijken met een incident op een al operationele infrastructuur. De betrokkenheid en afhankelijkheid van meerdere (externe) partijen zorgt daarnaast ook nog voor een langere doorlooptijd voor het oplossen. Dat is terug te zien in het lagere percentage P1 dat de RID in 2024 binnen de normtijd van 4 uur heeft opgelost. Uitwijktest crisisbeheersing In 2024 is in het kader van crisisbeheersing getest of in geval van crisis, uitgeweken kan worden van het datacenter in Soest naar Doorn. De RID is blij om haar AB te kunnen informeren dat deze technische uitwijktest succesvol is verlopen.
Gezamenlijke projecten met RID-deelnemers Visie Digitale Werkruimte In de afgelopen jaren zijn medewerkers steeds meer tijd- en plaatsonafhankelijk gaan werken. Om dat goed te kunnen doen, willen ze op verschillende apparaten (smartphones, tablets, laptops) de beschikking hebben over dezelfde informatie. Er wordt meer digitaal samengewerkt met collega’s en partners in de samenleving en steeds meer applicaties worden als clouddienst aangeboden. De huidige werkomgeving (Citrix) ondersteunt deze en toekomstige ontwikkelingen onvoldoende. Vanuit een integrale en toekomstbestendige benadering is in de regionale i-visie specifieke aandacht besteed aan de werkplek van de toekomst, met als doel een veilige, toekomstbestendige en geavanceerde werkplek waar medewerkers efficiënt kunnen (samen)werken. In opdracht van het SOO is dit onderwerp verder uitgewerkt door de informatieadviseurs van de deelnemers en de RID vanuit haar architectuurfunctie. De hieruit ontstane visie Digitale Werkruimte is in het programma Digitale Werkruimte vertaald naar gefaseerde uitvoering. In 2023 hebben de voorbereidende werkzaamheden plaatsgevonden en zijn afspraken over de inrichting opgesteld. In 2024 zijn de activiteiten van de eerste fase (veilige zakelijke werkplek) afgerond en is begonnen met de volgende fase (universele werkruimte) door onder andere Liquid te implementeren.
Dit alles gebeurt in goede samenwerking tussen de deelnemers en de RID. Nieuw financieel systeem (NFS) Na de gezamenlijke aanbesteding van een nieuw financieel systeem is bij de gemeente Soest als eerste deelnemer het systeem geïmplementeerd en per 1 januari 2024 live gegaan. Per 1 januari 2025 gaan de volgende 5 deelnemers live. De laatste deelnemer volgt per 1 januari 2026. 7
Vergroten van innovatiekracht De samenleving en manier van werken veranderen in een toenemend tempo. Hoewel onze invloed op externe of extreme factoren minimaal is, kunnen we wél door innovatie de kans vergroten dat de bedrijfscontinuïteit gegarandeerd blijft of processen geoptimaliseerd worden. Een gedeelte van ons innovatiebudget is besteed aan e-mail archivering en nieuwe functionaliteiten binnen Microsoft E5. In 2024 is begonnen met het nieuwe proces voor keuze en toewijzing van het budget, zoals in 2023 afgesproken.
Processen Ook in 2024 heeft de RID aangetoond haar belangrijkste processen onder controle te hebben en heeft over deze processen ook over 2024 een goedkeurende ISAE3402 verklaring ontvangen. Processen als incidentmanagement, wijzigingsbeheer, access management, IT continuity management, securitymanagement en problemmanagement zijn goed geborgd.
Duurzame investeringen (DIP) Het vrijvallen van de afschrijvingen op de 2 datacenters in 2025 vormde een natuurlijk moment om in kaart te brengen waar de komende jaren financieel op geïnvesteerd moet gaan worden. In gezamenlijkheid met haar deelnemers heeft de RID hier een zogenaamd DIP-traject voor doorlopen. De strategische voorkeur van het bestuur en aangesloten organisaties bij nieuwe investeringen gaat uit naar het afbouwen van de huidige datacenters en geleidelijk de overgang maken naar de cloud. In 2024 is de balans opgemaakt over de haalbaarheid van het voorkeursscenario en de bijbehorende kosten. De uitkomst hiervan is eind 2024 voorgelegd aan het AB. Besloten is dit scenario als uitgangspunt mee te nemen in de kadernota 2026-2029, als basis voor de begroting 2026.
Aanbestedingen De RID heeft in 2024 diverse aanbestedingen afgerond; voor hardware partner, voor software partner én voor security partner. Daarnaast heeft de RID de aanbesteding Burgerzaken verzorgd voor enkele deelnemers en neemt hiervoor ook het contract- en leveranciersmanagement voor haar rekening.
Stappen gezet op het gebied van informatieveiligheid Samen met de deelnemers is een verbeterplan opgesteld voor het op orde krijgen van het softwareassetmanagement (SAM). De gezamenlijke uitvoering bevindt zich in het laatste stadium. Ook op het gebied van cyber threat intelligence (CTI) zijn in 2024 verdere stappen ondernomen. Cyberdreigingsinformatie is een onderdeel van cyberbeveiliging dat zich richt op het gestructureerd verzamelen, analyseren en verspreiden van gegevens over potentiële of bestaande cyberdreigingen. Met behulp van deze informatie kunnen organisaties betere beslissingen over beveiliging nemen. De leverancier is gekozen en in een vergevorderd stadium met de inrichting. Daarnaast zijn er, mede op basis van de jaarlijkse pentest, stappen gezet op onder meer de netwerksegmentatie. Ondertussen zijn de voorbereidingen voor de grootschalige vervanging van de netwerkinfrastructuur afgerond en de deelnemers gemigreerd naar de nieuwe netwerkomgeving.
Baseline Informatiebeveiliging overheid (BIO) en Network Information Security (NIS) We hanteren het verplichte normenkader voor informatieveiligheid; de baseline informatiebeveiliging overheid (BIO). Bij de RID is in 2024 een BIO audit uitgevoerd om het volwassenheidsniveau vast te stellen. In overleg met de CISO wordt inzet gepleegd om door te groeien naar het volgende niveau. Naast de BIO komt uiterlijk in het derde kwartaal van 2025 de nationale wetgeving van NIS2 er bij. Blijvende bestuurlijke aandacht Integer met privacy- en concurrentiegevoelige informatie omgaan en deze goed beveiligen stond altijd al hoog op de agenda van de overheid. De enorme vlucht die de digitalisering heeft genomen zorgt echter voor een toename van kwetsbaarheden waarbij risico’s over de gemeentegrenzen heen gaan. Omdat digitalisering allang geen ICT-vraagstuk meer is, wordt dit onderwerp inmiddels ook buiten uw AB bestuurlijk geborgd.
8
Dienstverlening in cijfers. Dashboard dienstverlening
Omschrijving
Norm
2024
P1 melding (oplostijd 4 uur)
90%
56%
P2 t/m P4 melding
80%
90%
80%
82%
> 70%
81%
Wijziging e
Oplossend vermogen 1 lijn
Langere oplostijd door stijging SaaS-applicaties Wat direct in het oog springt is het lage percentage bij P1 meldingen. Met 56% ligt dat in 2024 onder de destijds overeengekomen norm. Deels is dat toe te wijzen aan het majeure project vervanging netwerkinfrastructuur. Als er aanpassingen worden gedaan aan zoiets wezenlijks en complex als een infrastructuur in vervanging, kan dit leiden tot (P1) incidenten. Het oplossen daarvan is niet te vergelijken met een incident op een al operationele infrastructuur. De betrokkenheid en afhankelijkheid van meerdere (externe) partijen zorgt daarnaast ook nog voor meer benodigde afstemming en een langere doorlooptijd voor het oplossen. De RID ziet in dat laatste een trend ontstaan op het gebied van dienstverlening. Het aantal SaaS-applicaties neemt namelijk verder toe en daarmee de verwevenheid met externe leveranciers. Het contractbeheer van een groot deel van deze applicaties is bovendien belegd bij onze deelnemers. De effecten van meer benodigde afstemming zijn bij P2 tot P4 meldingen niet direct zichtbaar, omdat hiervoor langere oplostijden zijn afgesproken. Wijzigingen via SelfServicePortaal De inzet van de Servicedesk is primair gericht op het beantwoorden van vragen aan de telefoon. Omdat wijzigingen eenvoudig ingediend kunnen worden via het SelfServiceportaal, is daarom stevig ingezet op kanaalsturing naar dit digitale kanaal.
En dat betaalt zich uit; inmiddels wordt maar liefst 98% van de wijzigingen ingediend via de SSP. Hierdoor blijft het mogelijk om de norm te realiseren. Tevredenheid gemeten in SelfServicePortaal In februari 2024 zijn we begonnen met het continu meten van tevredenheid van gebruikers in het SelfServicePortaal. Omdat meer dan genoeg gebruikers hun ervaring met de dienstverlening van de RID ingevuld hebben, kunnen de resultaten als representatief worden beschouwd. Over 2024 gaven de gebruikers de dienstverlening van de RID in het SSP een gemiddelde van 8,5. Tevredenheid over RID in SSP
Cijfer
Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December
8,4 8,6 8,5 8,7 8,6 8,5 8,2 8,7 8,3 8,5 8,5
9
2.2. Wat heeft het gekost Personeelslasten Overige lasten Totaal programma 1 Totaal opbrengsten Saldo voor bestemming
Gewijzigde begroting 4.341.000 4.180.000
Rekening 2024
Verschil
4.545.000 4.457.000
204.000 277.000
N N
8.521.000 1.317.000 7.204.000
9.002.000 1.780.000 7.222.000
481.000 463.000 18.000
N V N
We begroten de plusdiensten ook. Maar zoals wij in de begroting ook toelichten zijn niet alle plusdiensten te begroten. De hogere incidentele lasten worden bijna allemaal gecompenseerd met hogere incidentele opbrengsten die niet waren begroot (dit zijn dus de plusdiensten die niet begroot worden, of plusdiensten die hoger zijn uitgevallen dan in de begroting rekening mee gehouden is). Dit betreft onder andere: - Extra gebruik Microsoft diensten € 225.000 (door overgang naar E5 halverwege het jaar) - Diverse software doorbelastingen € 187.000 - Diverse personele doorbelastingen € 168.000 - Hogere telefoniekosten/opbrengsten € 39.000 - Andere manier van doorbelasten mfp - € 170.000 - Overig € 14.000 - Totaal € 463.000 Hoofdstuk 6.2 bevat een analyse van de verschillen, maar het nadelig resultaat wordt volledig veroorzaakt door basisdienstverlening en voornamelijk veroorzaakt door: Tekort op personeelslasten - € 36.000 Lagere electraafrekening dan verwacht € 15.000 Diversen € 3.000 Totaal - € 18.000
3. Overhead 3.1 Wat heeft het gekost Totaal lasten Totaal Overhead Totaal opbrengsten Saldo voor bestemming
Gewijzigde begroting 1.327.000 1.327.000 0 1.327.000
Hoofdstuk 6.2 bevat een analyse van de verschillen per onderdeel.
10
Rekening 2024
Verschil
1.300.000 1.300.000 0 1.300.000
27.000 27.000 0 27.000
V V V
4. Algemene Dekkingsmiddelen Bijdragen deelnemers Totaal baten Totaal lasten Saldo voor bestemming
Gewijzigde Begroting 8.396.000 8.396.000
Rekening 2024
0 8.396.000
0 8.396.000
8.396.000 8.396.000
De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit bijdragen van de deelnemers. De bijdrage van de deelnemers is per RID-deelnemer als volgt Bijdragen RID-deelnemers Gemeente Baarn Gemeente Bunnik Gemeente De Bilt Gemeente Soest Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Wijk bij Duurstede Subtotaal
2024 1.011.000 706.000 1.401.000 1.879.000 896.000 1.661.000 842.000 8.396.000
De deelnemersbijdrage is vastgesteld op basis van de begroting 2024, met de eventuele begrotingswijzigingen. Wij passen de bijdragen, zoals gebruikelijk, niet aan op basis van werkelijke cijfers van de jaarstukken. De resultaatverdeling wordt voorgelegd aan het bestuur.
11
5. Paragrafen Doel van de paragrafen is om het Algemeen Bestuur een instrument te geven om de beleidskaders van de diverse onderdelen vast te stellen en om de uitvoering te kunnen controleren.
5.1. Paragraaf lokale heffingen Dit is voor de RID niet van toepassing.
5.2. Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Algemeen Hier staat de vraag centraal in hoeverre de RID in staat is om incidentele tegenvallers op te vangen zonder dat dit ten koste gaat van de bestaande dienstverlening. Dit komt tot uitdrukking in de verhouding tussen de aanwezige weerstandscapaciteit en de niet-afgedekte risico’s. De RID heeft veel geïnvesteerd in ICT-middelen en heeft derhalve veel (im)materiële vaste activa op de balans staan. Dit wordt in de paragraaf financiële risico’s verder uitgewerkt. Een eventueel negatief exploitatiesaldo wordt door de RID-deelnemers afgewikkeld conform de artikelen 26 tot en met 28 van de gemeenschappelijke regeling (GR). In feite zijn daarmee alle financiële risico's afgedekt. De RID-deelnemers worden door middel van de huidige P&C-documenten geïnformeerd over de financiële stand van zaken. Daarnaast heeft de RID een ISAE3402 rapport dat zich sterk richt op risicobeheersing van de processen die voor onze deelnemers vanuit de RID het belangrijkste zijn. Zoals IT continuity management, security management, acces management, incident management en problem management.
Risico’s voor de bedrijfsvoering van de RID (relevant voor weerstandsvermogen) 1. Financiële Risico’s De RID is gefaseerd en projectmatig gegroeid naar de eindsituatie. Bij iedere fase is onderzocht welke risico’s de RID of de deelnemers lopen alvorens tot uitvoering over te gaan. Zo moet bijvoorbeeld bij het consolideren van licenties precies in beeld zijn gebracht wat de juridische en financiële consequenties zijn. Daarnaast moet de RID ook steeds bepalen of bijvoorbeeld aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen wordt voldaan. Met inhuur van expertise op dit vlak is in de begroting rekening gehouden. Het risico op vernietiging of vervreemding van de activa door brand of diefstal wordt gemitigeerd door het afsluiten van verzekeringen. De kans op een grote financiële impact is gering. Wij hebben een apart budget voor soft- en hardware kosten daarnaast werken we met een meerjarig investeringsplan. De software wordt in toenemende mate afgenomen in abonnementsvorm. Dit is vaak een duurdere maar wel flexibelere oplossing. De stand van zaken wordt door de RID periodiek gemonitord. Een groei van het aantal gebruikers (tot boven het aantal genoemd in kadernota) zal leiden tot meer kosten, maar dit wordt tijdig met de RID-deelnemers afgestemd. Conform gemeenschappelijke regeling zullen de eventuele extra kosten gedekt worden door hogere bijdragen.
2. Compliance risico In de aanbesteding van software was ook de dienst licentiebeheer meegenomen. De dienst licentiebeheer is ingericht, en wordt in de toekomst nog verder uitgewerkt om (naast compliancy) het werkelijk gebruik te monitoren. Daarnaast is er risico op het niet voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Voor de AVG hebben wij de rol van functionaris gegevensbescherming belegd binnen de organisatie. Daarnaast zijn en worden er reeds bewustwordingscampagnes en bijeenkomsten gehouden bij het personeel. Ten behoeve van de BIO hebben wij diverse processen ingericht om te voldoen aan de BIO. Deze processen worden getoetst tijdens de controle rondom ISAE3402. De financiële impact zou een eventuele boete kunnen zijn. Deze kan 2 tot 4 procent van de opbrengsten bedragen. (€ 204.000 tot € 407.000). Echter, gezien de door ons genomen maatregelen schatten wij het risico voor de hoge boete (10% →€ 41.000) op zeer laag. 12
3. Renterisico Er wordt rekening gehouden met een rente voor nieuw op te nemen geldleningen van 0,7%. Het risico bestaat dat het werkelijke rentepercentage waarvoor leningen worden afgesloten hoger is. De extra rentelast voor 2024 hadden wij reeds voorzien in de bestuursrapportage. In de kadernota 2026 hebben wij het rentepercentage reeds opgehoogd. Wij blijven de rentestand monitoren en zullen indien nodig via de bestuursrapportage 2025 de rentekosten ophogen. Op de korte termijn levert de herfinanciering nog een gering risico op. Maximale herfinanciering in 2025 rond de 2 miljoen. De impact is dan (bij 4% rente) € 66.000.
4. Risico op cybercrime Inmiddels wordt in Nederland 1 op de 5 organisaties slachtoffer van cybercrime. Cybercrime als risico voor de dienstverlening nemen we daarom bewust op in deze risicoparagraaf. In het geval van diefstal van data (ransomware) of andere vormen van cybercrime kan de dienstverlening acuut tot stilstand komen, om over de financiële consequenties nog maar te zwijgen. De toename van SaaS-oplossingen vanuit de deelnemers, levert een groter risico op het netwerk van de RID op. Door onder meer netwerksegmentatie probeert de RID het risico te beperken dat bij een aanval op één deelnemer, alle organisaties geraakt worden. Daarnaast vormen de jaarlijkse, technische pentesten een onderdeel van de benodigde risicobeperking vanuit de RID. Een goede informatiebeveiliging is alleen in gezamenlijkheid met de deelnemers te bereiken. Bij dit type risico zal geen enkele investering in tijd en geld helaas het risico ooit tot 0 kunnen reduceren. Het risico op cybercrime zal daarmee altijd aanwezig zijn en de impact op de dienstverlening hoog. Dit vraagt dus om blijvende (bestuurlijke) aandacht en inzet op informatiebeveiliging. Financiële impact PM
5. Risico situatie arbeidsmarkt De arbeidsmarkt vormt in toenemende mate een uitdaging voor het werven van personeel, zeker op het gebied van ICT. Hieruit volgt het risico dat vacatures lang openstaan of zelfs niet ingevuld kunnen worden. Met het oog op het continueren van de dienstverlening, kan de RID zich genoodzaakt zien om vaker terug te vallen op inhuur, met alle financiële consequenties van dien. Omdat dit steeds een afweging zal zijn (financieel tegenover continueren dienstverlening) zal dit in overleg met de deelnemers gebeuren. Financiële impact stellen wij derhalve op PM.
6. Het uitvoeren van Functioneel Beheer Het technisch beheer van applicaties is belegd bij de RID. Voor de kantoorautomatisering en de diensten die zijn uitbesteed aan de RID, zoals Topdesk en e-Hrm, ligt ook het functioneel beheer bij de RID. Voor alle andere applicaties ligt het functioneel beheer primair bij de RID-deelnemers. Voor iedere applicatie moet een functioneel beheerder aangewezen zijn die zorgdraagt voor het functioneren, zodat deze applicatie het proces goed ondersteunt. Tijdens de Log4j crisis werd achterstallig onderhoud op het applicatielandschap zichtbaar. Niet alleen bevonden zich honderden applicaties buiten het zicht (dus niet binnen het datacenter) van de RID, maar door het ontbreken van functioneel beheer vond onvoldoende lifecycle management plaats op deze applicaties. Dit leidde tot grote kwetsbaarheden in onze infrastructuur. Bij iedere pentest wordt bevestigd dat op al deze applicaties extra aandacht voor functioneel beheer, patchmanagement en lifecyclemanagement noodzakelijk is. Dan kan goede afstemming plaatsvinden tussen functioneel en technisch beheer. In 2024 zijn samen met de deelnemers door onder andere het project SAM stappen gezet om deze risico’s te verkleinen.
Conclusie Afhankelijk van de risicoanalyse, waarin een inschatting wordt gemaakt wat de kans is dat een risico zich voordoet, wordt de omvang van het weerstandsvermogen bepaald. Overeenkomstig de Gemeenschappelijke Regeling mag het weerstandsvermogen maximaal 10% van de apparaatskosten bedragen. De weerstandscapaciteit is op dit moment beperkt (alleen de Algemene Reserve ad € 87.000). Deze reserve is vooralsnog vrij besteedbaar. Risico’s Compliance risico Rente risico Risico op Cybercrime Risico van de huidige arbeidsmarkt Totaal
41.000 66.000 PM PM 107.000 13
Ratio Weerstandsvermogen De BBV schrijft voor om een verplichte basis van 5 financiële kengetallen op te nemen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Deze 5 kengetallen zijn: 1. 2. 3. 4. 5.
Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen. De solvabiliteitsratio Kengetal grondexploitatie (niet van toepassing voor RID) Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit (niet van toepassing voor RID)
Ratio Netto schuldquote. Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte
2024 40% 1,45% 0
2023 39 % 3,48% 0
De RID is een organisatie met veel vaste activa op de balans. De RID heeft een beperkte Algemene Reserve (€ 104.000 ultimo 2024) waardoor de RID moet lenen om te kunnen investeren. De RID had in 2023 en 2024 geen structurele exploitatieruimte.
14
5.3. Onderhoud kapitaalgoederen In de jaarstukken is deze paragraaf bedoeld om te verantwoorden hoe het onderhoud van kapitaalgoederen (wegen, riolering, water, groen en gebouwen) is georganiseerd. Bij de RID is sprake van een beperkt aantal kapitaalgoederen (met name ICT gerelateerde zaken). Er is geen voorziening onderhoud, omdat de ICTmiddelen worden afgeschreven over de gebruiksduur en daarmee tussentijds onderhoud niet van toepassing is. Voor de software wordt jaarlijks onderhoud afgesloten. Voor de hardware wordt het onderhoudscontract voor de gebruikersduur afgesloten. Hierdoor is deze paragraaf niet van toepassing.
5.4. Financiering en treasury Inleiding De financieringsparagraaf is, in samenhang met het treasurystatuut, een belangrijk instrument voor het transparant maken, sturen, beheersen en controleren van de financiële middelen. De uitwerking hiervan vindt zijn weerslag in de financieringsparagraaf in de begroting en in de jaarstukken. In het treasurystatuut is geregeld dat nieuwe leningen en uitzettingen worden afgestemd op de liquiditeitenplanning. Deze afstemming beoogt om bedragen slechts te lenen c.q. uit te zetten gedurende de periode dat zij daadwerkelijk nodig c.q. beschikbaar zijn. Hiermee worden de rentekosten zoveel mogelijk beperkt en de rentebaten geoptimaliseerd.
Rentevisie Financiering via kortlopende geldleningen is goedkoper dan via langlopende geldleningen. Daarom trekt de RID pas een langlopende geldlening aan als de kasgeldlimiet over langere periode overschreden dreigt te worden. Om een te risicovolle financieringspositie te voorkomen zijn wettelijk normen vastgelegd, uitgedrukt in de kasgeldlimiet en de risiconorm.
Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet bepaalt het maximale bedrag aan kortlopende geldleningen dat mag worden aangetrokken. Het uitgangspunt voor de kasgeldlimiet is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten door een grens te stellen aan korte financiering (< 1 jaar). Juist voor korte financiering kan het renterisico aanzienlijk zijn. Op grond van de wet Fido (Financiering decentrale overheden) wordt de informatie over de kasgeldlimiet opgenomen in de financieringsparagraaf bij de begroting en het jaarverslag. In het jaarverslag betreft deze informatie ten minste de kasgeldlimiet bij aanvang van het verslagjaar en de gemiddelde netto vlottende schuld in elk van de kalenderkwartalen van dat jaar. De kasgeldlimiet wordt berekend als een percentage van de jaarbegroting en geldt voor het hele jaar. De kortlopende schuld mag niet verder oplopen dan 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming. Dit houdt in dat de kasgeldlimiet voor het begrotingsjaar 2024 8,2% van € 10.309.000 = € 845.000 .000 bedraagt. De gemeenschappelijke regeling mag dus korte termijn financiering aantrekken tot aan deze bedragen.
OVERZICHT KASGELDLIMIET Gemiddeld saldo Kasgeldlimiet Ruimte onder de kasgeldlimiet Overschrijding van de kasgeldlimiet
1e kwartaal 2024
2e kwartaal 2024
131.000 845.000 976.000 0
-7.000 845.000 838.000 0
15
3e kwartaal 4e kwartaal 2024 2024 406.438 845.000 1.251.438 0
518.000 845.000 1.363.000 0
Rente risiconorm Via de rente risiconorm wordt bepaald welk renterisico de RID loopt op zijn vaste schuld (leningen met een looptijd van langer dan 1 jaar). Voor het begrotingsjaar 2024 is de rente risiconorm bepaald op 20% van het begrotingstotaal. Dit houdt in dat de jaarlijks verplichte aflossingen en de renteherzieningen niet meer mogen bedragen dan 20% van het totaal van de lasten op de begroting. Hiermee wordt voorkomen dat een groot deel van de leningen tegelijk opnieuw moet worden afgesloten, met het risico van snel oplopende rentelasten. De rente risiconorm voor 2024 bedraagt 20% van € 10.309.000, hetgeen uitkomt op € 2.062.000 met een minimum van € 2.500.000. Onderstaand een overzicht van het verloop van de rente risiconorm: VERLOOP RENTE RISICONORM Te betalen aflossingen Totale lasten in de begroting Vastgestelde percentage Renterisico norm Ruimte t.o.v. de norm
2024 1.600.000 10.309.000 20 2.500.000 900.000
Renteschema a.
De externe rentelasten over de korte en lange financiering
b.
De externe rentebaten over de korte en lange financiering
132.000 -/-
Saldo rentelasten en rentebaten
18.000 114.000
c1.
De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend
/-
0
c2
De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend
/-
0
c3.
De rentebaat van doorverstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken (= projectfinanciering), die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend
/-
0
Aan taakvelden toe te rekenen externe rente
0
114.000
d1.
Rente over eigen vermogen
+/+
-
d2.
Rente over voorzieningen
+/+
-
Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente
114.000
e.
De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)
f.
Renteresultaat op het taakveld treasury
-/-
114.000 -
Financiering (leningenportefeuille) In januari 2020 en juli 2020 zijn 2 langlopende leningen aangetrokken: • voor 5 jaar met een rentepercentage van -0,03% • voor 5 jaar met een rentepercentage van -0,03% 16
In februari 2021 is een langlopende lening aangetrokken voor 5 jaar, tegen een rentepercentage van -0,10% In juli 2023 is een langlopende lening aangetrokken voor 5 jaar, tegen een rentepercentage van 3,76% In januari 2024 en juli 2024 zijn 2 langlopende leningen aangetrokken: • voor 5 jaar met een rentepercentage van 3,25% • voor 5 jaar met een rentepercentage van 3,27%. De gemiddelde rente op deze leningen bedraagt circa- 2,12 %.
Vennootschapsbelasting Met betrekking tot de VPB plicht maakt de RID gebruik van de vrijstelling rondom samenwerkingsverbanden. Dit is mogelijk doordat: • De activiteiten worden verricht ten behoeve van overheidslichamen • De activiteiten zouden bij de deelnemers niet leiden tot een belastingplicht • De deelnemers dragen in evenredigheid bij aan de kosten van de RID (via verdeelsystematiek)
5.5. Bedrijfsvoering Deze paragraaf omvat de besturing en beheersing van, het toezicht op en de verantwoording over de Bedrijfsprocessen binnen de gemeentelijke organisatie. Deze paragraaf omvat de besturing en beheersing van, het toezicht op en de verantwoording over de bedrijfsprocessen binnen de RID Utrecht. Onze ambitie is om de partner te zijn die diensten en oplossingen levert op het gebied van zowel ICT als de informatievoorziening. Wij zorgen ervoor dat medewerkers van onze opdrachtgevers hun werkzaamheden effectief en veilig kunnen uitvoeren. Om dit te bereiken zijn in 2019 bestaande functies en samenhangende activiteiten herschikt tot een meer geconsolideerde functionele structuur. Eenvoudiger gesteld, de basis van onze organisatiestructuur bestaat per 1 december 2019 uit twee teams; het team Diensten en team Support & Operations. Team Diensten is verantwoordelijk is voor de architectuur, security en functionaliteit van diensten en oplossingen op het gebied van de informatievoorziening. Dit is een beleidsvormend, organiserend, regisserend en controlerend team dat ervoor zorgt dat de diensten en oplossingen van de RID blijven voldoen aan de functionele vereisten van de business. Team Support & Operations, S&O, is integraal verantwoordelijk voor het leveren, adequaat functioneren en gebruik van diensten en oplossingen op het gebied van de ICT.
Dit is een beherend, regisserend en ondersteunend team dat ervoor zorgt dat de diensten en oplossingen van de RID voldoen aan gebruikersvereisten en door de gebruikers optimaal worden benut. De opbouw van deze twee teams stelt ons beter in staat om nieuwe diensten te ontwikkelen, nieuwe technologie in te zetten en tegelijkertijd de bestaande operationele prestaties te continueren. Dit betekent ook dat duidelijkheid over de focus en verantwoordelijkheid van beide teams positief bijdraagt aan aspecten zoals innovatie, intrinsieke motivatie, leren en ontwikkelen, laagdrempelige collegiale communicatie en snel schakelen met korte lijnen.
Uitkomsten rechtmatigheidscontrole Begrotingscriterium Er zijn gedurende 2024 enkele incidentele begrotingsoverschrijdingen te melden, deze worden bijna allemaal gedekt door incidentele baten. Per jaareinde is er op het programma dienstverlening een totaaloverschrijding van € 18.000. Deze valt onder de tolerantiegrens. Voorwaardencriterium In 2024 heeft de RID in samenspraak met haar deelnemers geïnvesteerd in Microsoft E5. Daarbij is afgesproken om de mogelijkheden van de E5 licentie zoveel mogelijk te benutten. Eén van deze 17
mogelijkheden betreft het telefonieplatform. Dit betekent dat wij afscheid gaan nemen van ons huidige telefonieplatform. De overgangsperiode naar Microsoft wordt ingeschat op 1,5 jaar (tot 1 juli 2026). Hierdoor zijn wij genoodzaakt om de huidige omgeving te verlengen in plaats van opnieuw aan te besteden. Door deze verlenging komt de opdrachtwaarde alsnog boven de Europese drempelbedragen uit. Om deze redenen is het bedrag voor 2024, 2025 en 2026 als rechtmatigheidsfout aangemerkt (€ 274.000). Naast de bovenstaande aanbesteding hebben wij ook de kosten van onze netwerkpartner als rechtmatigheidsfout aangemerkt. Wij hadden van te voren ingeschat dat dit 3 losse contracten en aanbestedingen zouden zijn. Het ging om het opstellen van een netwerkontwerp, vervolgens het implementeren van het netwerk conform dit ontwerp en vervolgens de oude omgeving migreren naar deze nieuwe omgeving. We hebben dit ook als zodanig onderhands aanbesteed. Uit deze onderhandse aanbesteding is dezelfde aanbieder gekomen. Wij kunnen op dit moment onvoldoende aannemelijk maken dat dit, in de juridische aanbestedingsregels, ook echt 3 losse ontwerpen waren. Daarom hebben wij de kosten uit 2024 en 2025 (de opdracht loopt nog door) als rechtmatigheidsfout opgenomen (€ 500.000). In 2025 starten wij een aanbesteding om een nieuwe netwerkpartner te kunnen contracteren.
Misbruik- en oneigenlijk gebruikcriterium Ons is niet bekend dat er sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik van middelen van de RID Utrecht. Onze processen zijn ook dusdanig ingericht dat hier een geringe kans op is.
5.6. Verbonden partijen Deze paragraaf is voor de RID niet van toepassing. De RID heeft formeel geen verbonden partijen.
5.7. Grondbeleid Grondbeleid is voor gemeenten van belang in verband met realisaties van programma’s als ruimtelijke ordening, landschap, verkeer en vervoer, economische structuur etc. Gezien deze achtergrond is deze paragraaf niet van toepassing voor de RID.
18
Jaarrekening
19
6. Overzicht van baten en lasten en toe lichting rekening baten 2024 (B)
rekening lasten 2024 (C)
Rekening Saldo 2024 (D) (C-/- B)
Personeelslasten Salarissen en vervangingsbudget Opleidingen Totaal personeelslasten
3.427.000 118.000 3.545.000
3.702.000 118.000 3.820.000
689.000 0 689.000
4.441.000 104.000 4.545.000
3.752.000 104.000 3.856.000
Overige Lasten Gemnet Telefonie/ internet/ onderhoud telefooncentrale Glasvezelring Fotokopieerapparatuur Onderhoud Hardware/ software kapitaallasten informatieveiligheid Electra Totaal overige lasten
100.000 111.000 115.000 17.000 1.571.000 1.477.000 86.000 47.000 3.524.000
30.000 111.000 115.000 17.000 1.571.000 1.272.000 161.000 107.000 3.384.000
0 178.000 0 0 913.000 0 0 0 1.091.000
33.000 280.000 108.000 23.000 2.483.000 1.275.000 163.000 92.000 4.457.000
Totaal programma Dientverlening
7.069.000
7.204.000
1.780.000
9.002.000
33.000 102.000 108.000 23.000 1.570.000 1.275.000 163.000 92.000 3.366.000 0 7.222.000
Overzicht van baten en lasten 2024 ( in €)
20
afwijking (E)(A-/-D)
gewijzigde begroting (A)
Recapitulatie baten en lasten 2024
primaire begroting
6 .1.
-50.000 14.000 -36.000 0 0 -3.000 9.000 7.000 -6.000 1.000 -3.000 -2.000 15.000 18.000 0 -18.000
Personeelslasten Salarissen en vervangingsbudget Opleidingen Overige personeelslasten Totaal personeelslasten
686.000 12.000 20.000 718.000
686.000 12.000 20.000 718.000
0 0 0 0
711.000 10.000 15.000 736.000
711.000 10.000 15.000 736.000
-25.000 2.000 5.000 -18.000
Bedrijfsvoering RID Huisvesting/facilitair Ondersteuning Gemeente De Bilt Advieskosten (inclusief accountantskosten) ICT kosten Innovatie Bedrijsauto's Totaal bedrijfsvoering
159.000 76.000 243.000 22.000 100.000 9.000 609.000
159.000 76.000 243.000 22.000 100.000 9.000 609.000
0 0 0 0 0 0 0
155.000 70.000 240.000 24.000 71.000 4.000 564.000
155.000 70.000 240.000 24.000 71.000 4.000 564.000
4.000 6.000 3.000 -2.000 29.000 5.000 45.000
Totaal overhead
1.327.000
1.327.000
0
1.300.000
1.300.000
27.000
Totaal Lasten
8.396.000
8.531.000
1.780.000
10.302.000
8.522.000
9.000
ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN Bijdragen Totaal algemene dekkingsmiddelen
8.396.000 8.396.000
8.396.000 8.396.000
8.396.000 8.396.000
0 0
8.396.000 8.396.000
0 0
Totaal Baten
8.396.000
8.396.000
8.396.000
0
8.396.000
0
10.176.000
-10.302.000
-126.000
-9.000
135.000
0
0 135.000
0
0 10.311.000
-10.302.000
9.000
9.000
Gerealiseerde totaal van saldo van baten en lasten
0
Toevoeging aan reserves Onttrekking aan reserve
0 0
Gerealiseerde resultaat
0 21
135.000
6.2. Toelichting op de programmarekening Op basis van het BBV is het voor de RID ook noodzakelijk om een apart hoofdstuk te maken voor overhead. Op basis van de notitie zijn alle kosten van de RID toe te rekenen aan overhead. In de bijlage zijn in het overzicht van baten en lasten per taakveld ook alle kosten toegerekend aan het taakveld 0.4 overhead. De RID heeft voor het eigen inzicht wel onderscheid gemaakt tussen baten en lasten ten behoeve van de dienstverlening en overhead. Aan het hoofdstuk overhead zijn de personeelslasten toegerekend van de directeur, de stafafdeling en de teamleiders. Daarnaast zijn de bedrijfsvoeringslasten toegevoegd zoals huisvesting en advieskosten. De afwijking ten opzichte van de gewijzigde begroting groter dan € 15.000 worden tekstueel toegelicht.
Programma Dienstverlening
Personeelslasten
Gewijzigde Begroting
Salarissen en vervangingsbudget Opleidingen Totale personeelslasten
Rekening Inkomsten Uitgaven 3.702.000 689.000 4.441.000 118.000 0 104.000 3.820.000 689.000 4.545.000
Afwijking Saldo 3.752.000 104.000 3.856.000
50.000 N 14.000 V 36.000 N
De inkomsten hebben vooral betrekking op de doorbelasting van de personeelskosten e-HRM (€ 249.000), MS365 inclusief MDM(€ 292.000), inzet business projectleider voor de RID deelnemers (€ 77.000), Sam beheerder (€ 34.000), inzet onsite support (€ 37.000). Salarissen en vervangingsbudget Tekort wordt vooral veroorzaakt door een hoog inhuurpercentage gedurende het jaar. Dit percentage hebben wij aan het einde kunnen terugbrengen naar 26%. Maar dit heeft niet kunnen voorkomen dat we alsnog een klein tekort op dit budget hebben. Opleidingen Mede als gevolg van het niet kunnen invullen van alle vacatures (en daarmee een hoger aandeel van ingehuurde mensen) is niet het volledige opleidingsbudget gebruikt.
Overige Lasten Gemnet Telefonie/ internet Glasvezelring Fotokopieerapparatuur Onderhoud Hardware/ software kapitaallasten informatieveiligheid Electra Totaal overige lasten
Gewijzigde Begroting 30.000 111.000 115.000 17.000 1.571.000 1.272.000 161.000 107.000 3.384.000
Inkomsten 0 178.000 0 0 913.000 0 0 0 1.091.000
Rekening Afwijking Uitgaven Saldo 33.000 33.000 3.000 280.000 102.000 9.000 108.000 108.000 7.000 23.000 23.000 6.000 2.483.000 1.570.000 1.000 1.275.000 1.275.000 3.000 163.000 163.000 2.000 92.000 92.000 15.000 4.457.000 3.366.000 18.000
Elektra De eindafrekening van één van de datacenters was uiteindelijk lager dan verwacht, hierdoor een klein voordeel op dit budget.
22
N V V N V N N V V
Overhead Personeelslasten
Begroting Inkomsten
Salarissen en vervangingsbudget Opleidingen Overige personeelslasten Totale personeelslasten
BEDRIJFSVOERING RID UTRECHT Huisvesting/facilitair Ondersteuning Gemeente De Bilt Advies en accountantskosten ICT kosten Innovatie Bedrijfsauto’s Totaal bedrijfsvoering
686.000 12.000 20.000 718.000
Rekening Uitgaven
0 0 0 0
Afwijking Saldo
711.000 10.000 15.000 736.000
711.000 10.000 15.000 736.000
N V V N
25.000 2.000 5.000 18.000
Gewijzigde Begroting Rekening Afwijking 159.000 76.000 243.000 22.00 100.000 9.000 609.000
154.000 70.000 240.000 19.000 71.000 4.000 564.000
V V V N V V V
5.000 6.000 3.000 2.000 29.000 5.000 45.000
Innovatie Een gedeelte van het innovatiebudget is besteed aan het onderzoeken van de methode van emailarchivering (38.000). Het restant is besteed aan ondersteuning en onderzoek naar het benutten van de functionaliteiten van MS365 E5.
Algemene dekkingsmiddelen Gewijzigde Begroting Rekening Afwijking 8.396.000 8.396.000 0 8.396.000 8.396.000 0
Algemene dekkingsmiddelen Deelnemersbijdragen Totaal
Deze deelnemersbijdragen zijn geheel in rekening gebracht middels voorschotten.
Kosten per taakveld Het BBV schrijft voor dat de baten en lasten per taakveld in beeld moeten worden gebracht. Alle werkzaamheden van de RID kunnen worden toegerekend aan het taakveld overhead.
gewijzigde begroting 2024
Verdeling per taakveld
Realisatie 2024
Taakveld
baten
laten
Saldo
Programma dienstverlening
0.4 Overhead
1.317.000
8.521.000
-7.204.000
Overhead
0.4 Overhead
1.327.000
-1.327.000
Algemene dekkingsmiddelen
0.4 Overhead
8.396.000
Gerealiseerd totaal van baten en lasten Mutaties reserves Gerealiseerd resultaat
9.713.000 0.10 mutaties reserves
135.000 9.848.000
23
9.848.000 9.848.000
baten
lasten
saldo
1.780.000
9.002.000
-7.222.000
1.300.000
-1.300.000
-
8.396.000
8.396.000
-135.000
10.176.000
135.000
135.000
-
10.311.000
10.302.000 10.302.000
8.396.000 -126.000 135.000 9.000
WNT-verantwoording 2024 Regionale ICT-Dienst Utrecht De WNT is van toepassing op Regionale ICT-Dienst Utrecht. Het voor Regionale ICT-Dienst Utrecht toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2024 € 233.000 conform het Algemeen Bezoldigingsmaximum.
1.a Bezoldiging topfunctionarissen Gegevens 2024 bedragen x € 1
Mevr. D.M.A.H. Govaerts
Functiegegevens
Directeur
Aanvang functievervulling in 2024 einde functievervulling in 2024
01/01/2024 31/01/2024
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
12.823,16
Beloningen betaalbaar op termijn
1.697,78
Subtotaal
14.520,94
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
19.735
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
Nvt
Bezoldiging
14.520,94
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan
N.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
N.v.t.
Gegevens 2023 bedragen x € 1
Mevr. D.M.A.H. Govaerts
Functiegegevens
Directeur
Aanvang functievervulling in 2023 einde functievervulling in 2023
01/01/2023 31/12/2023
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
114.686,64
24
Beloningen betaalbaar op termijn
17.612,04
Subtotaal
132.298,68
Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum
223.000
Bezoldiging
132.298,68
1b. leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking Gegevens 2024 bedragen x € 1
Mevr. W. van Leeuwen
Kalenderjaar
2024
2023
Functiegegevens
Directeur
Periode functievervulling in 2024 einde functievervulling in 2024
01/04/2024 31/12/2024
N.v.t.
Aantal kalendermaanden functievervulling in het kalenderjaar
9
0
Omvang dienstverband in uren per kalenderjaar
1.055
0
221
212
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum Maximum uurtarief in het kalenderjaar Individueel toepasselijke maximum gehele periode kalendermaand 1 t/m 12
233.155
Bezoldiging (alle bedragen exclusief btw x € 1) Bezoldiging in de betreffende periode
0
138.732,50
Bezoldiging gehele periode kalendermaand 1 t/m 12
138.732,50
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
N.v.t.
Bezoldiging
138.732,50
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan
N.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling13
N.v.t.
25
1d. Topfunctionarissen met een bezoldiging van € 2.100 of minder Gegevens 2024 NAAM TOPFUNCTIONARIS
FUNCTIE
R. van Bennekom
Voorzitter AB/DB
I. Meerts
Lid DB/AB
H. Prakke
Lid DB/AB
S.C.C.M. Potters
Lid AB (tot 2 oktober 2024)
M. Fränzel
Lid AB (vanaf 28 november 2024)
J. d’Hondt
Lid AB
G. Boonzaaijer
Lid AB
O. Suna
Lid AB
W. van Dijk
Lid AB
3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2024 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen.
Gebeurtenissen na balansdatum Er hebben zich geen gebeurtenissen na balansdatum voorgedaan.
26
7. Balans en Toelichting 7.1. Grondslagen Algemeen De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit ‘Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten’ daarvoor geeft. Op de in de jaarrekening opgenomen begroting is geen accountantscontrole toegepast.
Jaarverslaggevingsvoorschriften Bij het opstellen van het jaarverslag en de jaarrekening zijn de voorschriften en regels van het Besluit Begroting en Verantwoording gehanteerd.
Grondslagen voor de waardering van activa en passiva Algemeen De waardering van activa en passiva vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, zijn de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten zijn toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn.
Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs (inkoopprijs plus bijkomende kosten) c.q. vervaardigingsprijs, verminderd met de afschrijvingen en waardeverminderingen die naar verwachting duurzaam zijn. De kosten van onderzoek en ontwikkeling worden in 5 jaar afgeschreven. De afschrijving van de geactiveerde kosten van onderzoek en ontwikkeling vangt aan per 1 januari in het jaar na de ingebruikneming van het gerelateerde materiële vaste actief.
Materiële vaste activa Volgens artikel 59 BBV dient er een onderscheid gemaakt te worden tussen investeringen met uitsluitend maatschappelijk nut in de openbare ruimte en investeringen met een (beperkt) economisch nut. Investeringen die verhandelbaar zijn en/of op enigerlei wijze kunnen leiden tot of bijdragen aan het verwerven van inkomsten, zijn investeringen met economisch nut.
Materiële vaste activa met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijging- of vervaardigingprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Investeringen worden lineair afgeschreven over de verwachte gebruiksduur en als ingangsdatum per 1 januari in het jaar na aanschaf.
Toelichting Op grond van artikel 65 van het BBV wordt bij de waardering van de vaste activa rekening gehouden met een vermindering van hun waarde, indien deze vermindering naar verwachting duurzaam is.
Materiële vaste activa met maatschappelijk nut De RID-Utrecht heeft geen materiële vaste activa met maatschappelijk nut.
27
Afschrijvingen De afschrijvingen zijn gebaseerd op de geschatte economische levensduur en zijn berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgprijs of vervaardigingprijs, rekening houdend met een eventuele restwaarde. De uitgangspunten zijn vastgesteld door het Algemeen Bestuur middels het activabeleid. De termijnen zijn onderstaand opgenomen: Hardware Switches Bladeservers Monitoren ThinClients FatClients Overige hardware
6 jaar 5 jaar 5 jaar 5 jaar 5 jaar 5 jaar
Software Diverse software (afhankelijk van economische levensduur
5 tot 7 jaar
Telefonie Vaste telefoons Telefooncentrale Smartphones Mobiele telefoons
8 jaar 5 jaar 2 jaar 3 jaar
Inventaris Kantoormeubillair Inrichting datacenter
10 jaar 10 jaar
Financiële vaste activa De financiële vaste activa worden gewaardeerd tegen nominale waarde, zo nodig onder aftrek van oninbaarheid. Binnen de RID is de volgende financiële vaste activa aanwezig: • Overige uitzettingen met een rente typische looptijd langer dan 1 jaar.
Vlottende activa uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar en overlopende activa De voorgeschreven indeling voor wat betreft vorderingen is: • vorderingen op openbare lichamen (gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, Rijk) • verstrekte kasgeldleningen • rekening-courantverhoudingen met niet-financiële instellingen • overige vorderingen • overige uitzettingen Vorderingen worden gewaardeerd op nominale waarde, onder aftrek van een voorziening voor mogelijke oninbaarheid. Op het punt van uitzettingen is gekozen om de terminologie van de Wet Fido (Financiering decentrale overheden) te volgen. Het begrip uitzettingen heeft zowel betrekking op vorderingen als op effecten. Het onderscheid tussen beide is komen te vervallen. Voor zover op grond van het treasurystatuut effectenbezit niet is toegestaan, dan wel niet aanwezig, kan dit in de toelichting uiteengezet worden.
Liquide middelen en overlopende posten Deze activa zijn tegen nominale waarde opgenomen.
28
Vaste passiva Voorzieningen Voorzieningen zijn gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. Voorzieningen worden op grond van artikel 44 BBV gevormd voor: a. b.