Programma van Eisen 2024-2028 Accountantsdiensten

Let op: het aanvragen van de GVA neemt aanzienlijk wat tijd in beslag, dus doe dit tijdig; • Polis aansprakelijkheidsverzekering en/of bewijs van verzekering conform paragraaf 4.4.2; • Uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel of een vergelijkbaar register uit het land van vestiging, dat op het moment van indienen van de inschrijving niet ouder is dan zes (6) maanden, conform paragraaf 4.4.3; • Afschrift vergunning van de AFM inzake het verrichten van wettelijke controles bij niet-OOB’s conform paragraaf 4.4.3; • Bewijs inschrijving in het openbare register bij de AFM conform paragraaf 4.4.3; Inschrijver dient de opgevraagde bewijsmiddelen binnen zeven (7) dagen na het daartoe gedane verzoek te overleggen aan Opdrachtgever. Bij het niet, niet volledig of niet tijdig indienen van de Accountantsdiensten, siw010325

Pagina 21 van 26

gevraagde bewijsmiddelen, dan wel indien blijkt dat het UEA van inschrijver onjuist zou zijn, wordt uw inschrijving terzijde gelegd en uitgesloten van verdere deelname. Op basis van de opgevraagde en ontvangen bewijsmiddelen controleert de opdrachtgever het UEA van Inschrijver die voor gunning in aanmerking komt, waarna bij positieve resultaten (en na positieve resultaten op eventuele overige opschortende voorwaarden) het gunningsbeslissing bekend zal worden gemaakt aan alle Inschrijvers. Indien na het voorlopige gunningsbesluit zou blijken dat de Inschrijver een inhoudelijk onjuiste verklaring en/of onjuiste of misleidende bewijsmiddelen zou hebben afgegeven, is de Inschrijver aan de Opdrachtgever onmiddellijk een direct opeisbare boete verschuldigd van € 20.000,00. Daarnaast geldt dat de Opdrachtgever alsdan het voorlopige gunningsbeslissing voor de betreffende Inschrijver zal intrekken en de inschrijving van de desbetreffende Inschrijver alsnog terzijde zal leggen en daarmee zal uitsluiten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. 4.4.6 Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Bibob) De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om een onderzoek te starten naar een inschrijver en/of door inschrijver in te zetten onderaannemers, op grond van de Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Wet Bibob).

De inschrijver en/of door inschrijver in te zetten onderaannemers, waarop de aanbestedende dienst Wet Bibob wil toepassen, wordt(en) door de aanbestedende dienst hierover geïnformeerd. Indien er beroep wordt gedaan op de wet Bibob zal de gestanddoeningstermijn worden verlengd tot twee weken na bekendwording van het rapport. De uitkomst van het Bibob onderzoek kan aanleiding geven tot uitsluiting van de aanbesteding. 4.4.7 Eisen aan de inschrijving De inschrijving wordt eerst getoetst op compleetheid en procedurele voorwaarden. Indien niet wordt voldaan aan onderstaande procedurele voorwaarden van inschrijving of indien de inschrijving niet compleet is, leidt alleen dit feit al tot directe uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. De inschrijving dient aan alle onderstaande procedurele voorwaarden te voldoen: • De inschrijving dient rechtsgeldig ondertekend te zijn; • De inschrijving dient tijdig te zijn ingediend; • De inschrijving dient op de gehele opdracht betrekking te hebben zoals omschreven in dit PvE; • De inschrijving dient digitaal via TenderNed te worden geüpload en ingediend; • De inschrijving dient in de Nederlandse taal te zijn geschreven; • Aan de inschrijving zijn geen voorwaarden verbonden; • De inschrijving moet een gestanddoeningstermijn hebben van tenminste honderdtwintig (120) dagen na de sluitingstermijn van de aanbestedingsprocedure.

Voorts dient voor het geval een kort geding wordt aangespannen de inschrijving in ieder geval gestand worden gedaan tot vijftien (15) dagen na uitspraak in het kort geding. De inschrijving moet alle onderstaande onderdelen bevatten (compleetheid): • Een volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekend* UEA (bijlage 4); • Een volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekend referentieverklaring (bijlage 6) • Een volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekend* Inschrijfbiljet (bijlage 5); • Document waarin de kwalitatieve onderdelen zijn beschreven (paragraaf 4.5.1). Alle gevraagde documenten dienen naar waarheid opgesteld en ingevuld te zijn. Accountantsdiensten, siw010325

Pagina 22 van 26

*De inschrijvingsdocumenten dienen rechtsgeldig ondertekend te worden door een vertegenwoordiger van de inschrijver die blijkens het handelsregister, dan wel een overeenkomstig register in het land van vestiging, vertegenwoordigingsbevoegd is. Een handtekening op het inschrijfbiljet geldt ook als ondertekening van het UEA. Indien een andere persoon dan de personen die volgens het uittreksel tekenbevoegd zijn, handelt namens de organisatie van de Inschrijver, dan dient hiervan een expliciete rechtsgeldig ondertekende verklaring van beslissingsbevoegdheid te worden opgenomen bij de inschrijving, waaruit ten minste blijkt dat deze verklaring toereikend is voor de omvang, duur en inhoud van de opdracht. Indien een inschrijving niet is ondertekend door een bevoegd vertegenwoordiger van de zich inschrijvende organisatie, dan is de inschrijving ongeldig en wordt de inschrijver / inschrijving uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. Bij de publicatie van de Nota van Inlichtingen wordt het inschrijfbiljet in een bewerkbaar/invulbaar format ter beschikking gesteld. 4.4.8 Gestanddoeningstermijn De gestanddoeningstermijn bedraagt tenminste 90 dagen na sluitingsdatum van de inschrijving / digitale kluis. Door in te schrijven conformeert inschrijver zich aan deze gestanddoeningstermijn.

4.5 Beoordeling van de inschrijvingen 4.5.1 Gunningscriterium en subgunningscriteria Indien een inschrijving voldoet aan de procedurele voorwaarden en compleetheid, voldoet aan de geschiktheidseisen en er geen van de gestelde uitsluitingsgronden van toepassing zijn en voldoet aan de gestelde minimumeisen, vindt beoordeling van de inschrijving plaats op basis van het gunningscriterium de beste prijs-kwaliteitverhouding voor het bepalen van de winnende inschrijving. Bij beste prijs-kwaliteit verhouding: Indien tijdens de kwalitatieve beoordeling van de inschrijving blijkt dat inschrijving niet voldoet aan de gestelde minimumeisen in het beschrijvend document en / of de bijbehorende bijlage(n), wordt de inschrijving alsnog ongeldig verklaard en uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. Onderstaande opnemen in geval van beste prijs-kwaliteitverhouding en gebruikmaking van de methode gunnen op waarde: Subgunningscriteria: De inschrijvingen worden op de volgende onderdelen beoordeeld: Gunningscriteria Prijs Aanneemsom dienstverlening Kwaliteit Controleproces Beheersbaarheid kosten Totaal

Punten 30 30 70 40 30 100

Voor het bepalen van de beste prijs-kwaliteitverhouding wordt gebruik gemaakt van gunnen op basis van punten en percentages. Accountantsdiensten, siw010325

Pagina 23 van 26

De subgunningscriteria worden hieronder toegelicht. Prijs Voor de prijsopgave wordt verwezen naar paragraaf 3.2.1. De totaalprijs zoals vermeld op het door inschrijver ingevulde en ingediende inschrijfbiljet (zie bijlage 3) wordt als inschrijfsom gebruikt voor het bepaling van de beoordeling in punten. De inschrijver met de laagste inschrijfprijs krijgt de volledige aantal punten. De overige inschrijvers ontvangen de punten voor dit onderdeel aan de hand van onderstaande formule: Laagste prijs / te beoordelen prijs * weging in punten Kwaliteit De kwaliteit wordt beoordeelt op een tweetal onderdelen, te weten controleproces en beheersbaarheid kosten. Controleproces Vanwege de samenwerking tussen meerdere organisaties waarbij er één accountant wordt gecontracteerd, is een optimale efficiënte samenwerking tussen de accountant en de vier inhoudelijk verantwoordelijken bij de opdrachtgever van groot belang. De opdrachtgever wenst een doelmatig en doeltreffend controleproces. De opdrachtgever beoordeelt in welke mate de beoogde aanpak bijdraagt aan de doelstelling van een doelmatig en doeltreffend controleproces. Uw beschrijving bevat in ieder geval de volgende onderwerpen/vragen: • Hoe draagt u bij aan een optimaal controleproces, zodat de 4 organisaties de onderlinge samenwerking kunnen optimaliseren vanaf 2024? • Wat is uw aanpak m.b.t.

de doorlooptijden per organisatie en hoe stuurt u op het behalen van de overeengekomen doorlooptijden? • Hoe communiceert u tijdens het controleproces met de ambtelijke organisatie? Ga in op hoe de ambtelijke organisatie de stukken aanlevert en hoe u het proces van vervolg vragen organiseert • Hoe communiceert u met zowel de leden van de gemeenteraden, het college en met de intern verantwoordelijken en wat is daarvoor nodig om deze communicatie zo optimaal mogelijk in te richten? • Tijdige opvolging wanneer actie bij uw organisatie ligt • Efficiency en betrouwbaarheid van de samenwerking, praktisch en pragmatisch De beschrijving dient te voldoen aan de onderstaande eisen: • Maximaal 6 pagina’s A4. Schema’s, tabellen, bijlagen, voorpagina’s inhoudsopgaven e.d. worden ook meegeteld. Indien het maximaal aantal pagina’s wordt overschreden, worden alleen de eerste 6 pagina’s beoordeeld. Beheersbaarheid kosten Vanwege ervaringen uit het verleden wil de opdrachtgever graag inzicht in de beheersbaarheid van kosten. Hoe zorgt de inschrijver ervoor dat de opdrachtgever niet met meerwerk wordt belast en er dus sprake is van beheersing van de kosten. Uw inschrijving bevat in ieder geval de volgende onderwerpen/vragen: Accountantsdiensten, siw010325

Pagina 24 van 26

• • •

Op welke wijze denkt inschrijver meerwerk zo goed mogelijk te voorkomen? Waar blijkt uit dat dit in de praktijk goed werkt? Noem concrete voorbeelden hoe dit bij andere organisaties wordt toegepast. Welke beheersmaatregelen treft de inschrijver om meerwerk te voorkomen?

De beschrijving dient te voldoen aan de onderstaande eisen: • Maximaal 3 pagina’s A4. Schema’s, tabellen, bijlagen, voorpagina’s inhoudsopgaven e.d. worden ook meegeteld. Indien het maximaal aantal pagina’s wordt overschreden, worden alleen de eerste 3 pagina’s beoordeeld. 4.5.2 Beoordelingsmethodiek De kwalitatieve gunningscriteria worden aan de hand van onderstaand overzicht met daarbij behorende percentages die de inschrijver kan behalen. Beoordelingskader Inschrijver levert zeer veel meerwaarde en sluit volledig aan bij de wensen en de eisen van opdrachtgever en levert deze meerwaarde op alle punten die bij het kwaliteitscriterium zijn benoemd en staan opgesomd. Daarnaast is er sprake van extra kwaliteit welke niet in de criteria of in de eisen zijn opgenomen. Tot slot is de meerwaarde die inschrijver levert SMART omschreven. Inschrijver levert aanzienlijke meerwaarde op de meeste de punten die bij het kwaliteitscriterium zijn benoemd en staan opgesomd. Daarnaast is er sprake van minimale extra kwaliteit welke niet in de criteria of in het PvE zijn opgenomen. Tot slot is de meerwaarde die inschrijver levert SMART omschreven. Inschrijver levert een duidelijke meerwaarde op een aantal punten welke bij het kwaliteitscriterium zijn benoemd en staan opgesomd. Daarnaast is er geen sprake van extra kwaliteit welke niet in de criteria of in de eisen zijn opgenomen.

De meerwaarde die inschrijver levert is SMART omschreven. Inschrijver levert een minimale meerwaarde op de gevraagde wensen en eisen van opdrachtgever en levert deze meerwaarde op nagenoeg geen punten die bij het kwaliteitscriterium zijn benoemd en opgesomd. Daarnaast is de meerwaarde niet SMART omschreven door inschrijver. Inschrijver voldoet met zijn inschrijving aan de minimumeisen, maar levert geen aantoonbare meerwaarde op de kwaliteitscriteria.

Te behalen meerwaarde 100%

70%

50%

30%

0%

4.5.3 Beoordelingscommissie De beoordeling vindt plaats door een beoordelingsteam. Dit team bestaat uit een aantal personen, werkzaam bij de aanbestedende dienst. Indien één van de leden van het beoordelingsteam door omstandigheden niet aanwezig kan zijn bij de beoordeling, zal deze met gepaste deskundigheid vervangen worden. De volgende stappen worden doorlopen: ● Verspreiding door de inkoopadviseur van de kwalitatieve inschrijvingen onder het beoordelingsteam; ● Individuele beoordeling per subgunningscriterium door de leden van het beoordelingsteam; ● Gezamenlijke beoordeling per subgunningscriterium in consensus; ● De inschrijfsommen wordt kenbaar gemaakt aan het beoordelingsteam; ● Berekening van de eindscores. De eindscore wordt als volgt berekend: Accountantsdiensten, siw010325

Pagina 25 van 26

Per kwalitatief subgunningscriterium kan een meerwaarde worden aangeboden. Aan deze meerwaarde wordt een percentage gekoppeld door het beoordelingsteam, wat uiteindelijk een score in punten oplevert. De uiteindelijke scores op onderdeel prijs en kwaliteit worden bij elkaar opgeteld en de inschrijver met de meeste punten is de beoogd winnaar van de aanbesteding. Bij een gelijke stand in punten prevaleert de inschrijving met de meeste punten op het onderdeel Controleproces. Indien dit ook gelijk is, dan zal door de loting worden bepaald aan welke inschrijver uiteindelijk voorlopig gegund wordt. 4.6 Gunning van de opdracht De beslissing aan welke inschrijver de aanbestedende dienst voornemens is de opdracht te gunnen, wordt schriftelijk medegedeeld aan alle inschrijvers. In de mededeling van de gunningsbeslissing worden de punten bekendgemaakt van de partij waar de brief aan gericht is, alsmede de punten van de inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt. Vanaf het bekendmaken van de gunningsbeslissing start de opschortende termijn (bezwaartermijn) van 20 dagen waarin de aanbestedende dienst nog niet tot ondertekening van een overeenkomst zal overgaan. Afgewezen en/of uitgesloten inschrijvers kunnen bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing en/of de uitsluiting. Zij dienen een civiel kort geding aanhangig te maken voor het verstrijken van deze termijn.

Deze termijn is een fatale termijn. Het kort geding dient aanhangig gemaakt te worden bij de rechtbank Zeeland – West-Brabant te Breda. In het belang van een goede en snelle voortgang wordt een ieder die een rechtsmiddel aanwendt dringend verzocht om de aanbestedende dienst tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de kopie dagvaarding. In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningsbeslissing kort geding wordt aangespannen dient de winnende inschrijver de inschrijving in ieder geval gestand te doen tot twee (2) weken na de uitspraak. Indien gedurende de voornoemde termijn een kort geding wordt aangespannen met betrekking tot de gunningsbeslissing, wordt er in ieder geval niet eerder een overeenkomst gesloten, dan nadat de rechter uitspraak heeft gedaan.

Accountantsdiensten, siw010325

Pagina 26 van 26