KPI rapportage verslag tbv horizontale verantwoording

VERSLAG TEN BEHOEVE VAN HORIZONTALE VERANTWOORDING Archieven Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI’s KPI rapportage mei 2021 gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

Inhoudsopgave pagina

1.

Inleiding en samenvatting

3-4

1.1 1.2

Verantwoording Onderzoeksresultaat: Wat gaat goed en wat kan beter? Aanbevelingen

3 4 4

2.

Toelichtend en puntsgewijs verslag

5-16

2.1

Landelijke ontwikkelingen en lokale regelingen Middelen en mensen Kernapplicaties, e-Depot, archiefruimten en archiefbewaarplaatsen Interne kwaliteitszorg en toezicht Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van documenten Vervanging, conversie/migratie en vernietiging Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

5 7 8 11

2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Bijlagen 2.1.1 2.2.1 2.3.1 2.3.2 2.4.1 2.6.1 2.6.2 2.7.1

12 14 16 17 18-28

Overzicht van de Gemeenschappelijke Regelingen Formatieoverzicht van het cluster Documentair Management (DIM) Overzicht van de kernapplicaties Gemeten waarden in de archiefruimten januari-december 2020 Toelichting op de basisregistraties BAG, BGT en BRO Overzicht van de beoordeelde V-lijsten 2021 Resultaat verdiepend onderzoek vernietiging 2020 Aanwinst- en verliezenlijst gemeentearchivaris 2020

18 20 21 21 22 23 24

Colofon

25

KPI verslag verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

2021

2

1. Inleiding en samenvatting Een goede informatiehuishouding kan een belangrijke bijdrage leveren aan het verbinden van mensen, werkprocessen en partners van gemeenten. Wanneer de documenten en data het bedrijfsproces ondersteunen en er voldoende regels en afspraken in dit proces zijn gemaakt, leidt dit ertoe dat eenieder weet waar zijn documenten en data moeten worden opgeslagen en die het terug te vinden zijn. Het inrichten van de informatiehuishouding vraagt om samenwerking tussen verschillende disciplines en de medewerking van alle medewerkers. Het is niet langer het exclusieve domein van de documentaire informatievoorziening. Digitale ontwikkelingen en nieuwe wetgeving volgen elkaar snel op en vragen in hogere mate om archivering by design: het vooraf duurzaam toegankelijk inrichten van informatieprocessen zodat toegankelijkheid en behoud van de informatie gewaarborgd wordt, op korte en lange termijn. Van belang is dat de overheidsinformatie is gestructureerd en de kwaliteit van de informatie is geborgd. Op deze manier helpen we de burger, bestuur en ambtenaar om over de juiste informatie te beschikken. De coronacrisis heeft laten zien hoe belangrijk een goed functionerende digitale informatiehuishouding is. De coronacrisis zorgde voor een versnelling van de digitalisering van informatie.

Een aantal ontwikkelingen zijn afgelopen periode versneld doorgevoerd: robotisering en het vergaderen met Microsoft Teams. Deze rapportage geeft een beeld van de mate waarin het informatie- en archiefbeheer bij ABG-gemeenten en Organisatie voldoet aan de archiefwetgeving: de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling. Als toetsingskader zijn de door de VNG ontwikkelde, prestatie-indicatoren gehanteerd. Zij geven aan waar de gemeenten en ABG-organisatie op het terrein van de informatiehuishouding en archiefbeheer staan.1 Voor de samenstelling van dit verslag vormen aanlevering van de juiste gegevens en de mogelijkheden om zelf onafhankelijke audits te doen randvoorwaarden voor het onderzoek. Ondanks de coronacrisis is er alles aangedaan om informatie aan te leveren voor deze voortgangsrapportage. Het verdiepende onderzoek naar vernietiging van documenten heeft vanaf juni tot september 2020 plaatsgevonden, het overig onderzoek en de samenstelling van dit verslag vanaf maart tot mei 2021.

1.1

Verantwoording en procedure

Colleges van B. en W. dienen zich in de eerste plaats aan de gemeenteraad te verantwoorden voor de uitvoering van taken en het Dagelijks Bestuur (DB) van de Bedrijfsvoering organisatie aan het Algemeen Bestuur (AB). Dit noemt men ook wel ‘horizontale verantwoording’. De gemeenteraad heeft de rol als primaire toezichthouder. Het is de verantwoordelijkheid van de raad om het tweejaarlijkse KPI verslag met een verbeterplan vast te stellen ABG-gemeenten en ABG-organisatie stellen aan de hand van dit KPI-verslag een concreet verbeterplan op. Acties worden SMART2 geformuleerd. De drie gemeenteraden en het AB van ABG-organisatie stellen vervolgens het verbeterplan vast aangevuld met een aanbiedingsbrief van de colleges van B. en W. en DB van ABG-organisatie en het KPI verslag zelf. Voor 15 juli 2021 wordt het IBT Noord-Brabant hierover geïnformeerd.3 Aan de hand van dit verbeterplan 2021 volgt in 2022 een voortgangsverslag ABG-gemeenten en ABG-organisatie en in 2023 een geactualiseerd KPIverslag van de gemeentearchivaris.

1 VNG Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Derde

geactualiseerde versie april 2020. 2 De afkorting SMART staat voor S: dat de beschrijving van het knelpunt, de aanpak op hoofdlijnen en het voorziene eindresultaat voldoende specifiek (in de betekenis van concreet) is beschreven; M: dat de verbetering die gaat ontstaan, voldoende meetbaar is, bijv. door de toepassing van kwaliteitszorg/checks & balances, t.o.v. het knelpunt; A: dat de voorziene oplossing acceptabel (in de betekenis van geaccepteerd) is voor bestuur (college/dagelijks bestuur en raad/algemeen bestuur), directie en organisatie; R: dat de aanpak waarin de oplossing geïmplementeerd gaat worden haalbaar en realistisch is; T: dat het voorziene tijdpad om van knelpunt naar oplossing te komen haalbaar is. 3 Factsheet IBT Noord-Brabant Informatie- en Archiefbeheer april 2021. KPI verslag verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

2021

3

1.2

Onderzoeksresultaat: wat gaat goed en wat kan beter en aanbeveling

Wat gaat goed? • • • • • • • • • • •

•

• •

•

Colleges van B. en W. van ABG-gemeenten hebben de gemeente Tilburg mandaat verleend om het informatiebeheer van uitbestede processen in het Zaaksysteem van Tilburg uit te voeren (2.1). De Archiefverordeningen, beheerregelingen Informatiebeheer en aanwijzingsbesluiten zijn vernieuwd en bestuurlijk vastgesteld (2.1). De nieuwe I-visie 2030 is vastgesteld (2.1). ABG-gemeenten investeren in verdergaande digitalisering (2.2). In het systeem Notubiz wordt sinds kort gewerkt met de elektronische handtekening (2.3). De koelcel en het dak bij het Regionaal Archief Tilburg zijn gerepareerd (2.3). Kwaliteitscontroles zijn ingericht voor het DMS en Zaaksysteem (2.4). Het schepenbankarchief van Alphen en Chaam is gedigitaliseerd (2.5). De bouwvergunningen van Gilze en Rijen 1905-2010 zijn te raadplegen via een nieuwe online raadpleegfunctie van het Regionaal Archief Tilburg (2.5). Het handboek vervanging voor de vier organisatieonderdelen is geactualiseerd (2.6). De achterstanden met betrekking tot in de semi statische analoge archieven zijn weggewerkt. De dossiers zijn in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en geschoond. Te vernietigen dossiers zijn opgenomen in de vernietigingsserie en zijn binnen de wettelijke termijnen vernietigd. Te bewaren dossiers worden op termijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (2.6).

Het Document Management Systeem en document Records management Applicatie Alfresco beschikt sinds december 2020 over vernietigingsfunctionaliteiten en de vernietigingsachterstand is begin 2021 ingelopen (2.6). Hotspots zijn vastgesteld en er zijn maatregelen genomen om die blijvend te bewaren (2.6). ABG-organisatie kent geen achterstanden op het gebied van overbrenging naar de archiefbewaarplaats en bereidt de overbrenging voor van de digitale documenten van de bouw- en milieuvergunningen naar het e-Depot van het Regionaal Archief (2.7). Voor de scanning on demand service aan burgers en gemeenten worden sinds november 2020 geen kosten meer in rekening gebracht door het Regionaal Archief Tilburg (2.8).

Wat kan beter? • • • • •

Met de gemeente Tilburg zijn nog geen afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden met betrekking tot de archivering van het proces handhaving fraudebestrijding (2.1). Data Governance moet worden ingericht voor het beheer van data (2.1, 2.5). Er is nog geen lange termijn oplossing voor het beheer van de digitale documenten in Corsa.(2.3). De duurzame toegankelijkheid van audio- en videotulen blijft een aandachtspunt (2.5). Er is onvoldoende controle op daadwerkelijke vernietiging uit netwerkschijven, vak applicaties, emails, servers. Documenten op de netwerkschijven en in e-mailboxen van medewerkers onttrekken zich aan de vernietigingsprocedures, omdat hier geen regie op is (2.6).

Aanbevelingen •

•

Een aanbeveling is om de I-visie 2030 aan te vullen met het belang van duurzaam toegankelijke informatie en data, de verdere invulling van strategisch governance voor data, Artificiële Intelligentie en geo-informatie (2.1). De randvoorwaarden zijn dat er voldoende en goede informatieprofessionals beschikbaar zijn voor het inrichten en uitvoeren van informatiebeheer en de middelen hiervoor zijn geoormerkt (2.2).

KPI verslag verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

2021

4

2.

Toelichtend en puntsgewijs verslag

2.1

Landelijke ontwikkelingen en lokale regelingen

Landelijke nieuwe wetgeving Er komen steeds meer nieuwe archiveringsvraagstukken bij zoals de Omgevingswet 2022 en data gestuurd werken. Daarnaast nemen ook de vraagstukken rondom archivering by design, privacy en informatiebeveiliging toe. Tot slot staan belangrijke wetswijzigingen op stapel zoals de Wet elektronische publicaties (Wep) en Wijzigingswetten Wet open overheid (Woo) en de Archiefwet. De verwachting is dat de Wep4 partieel in werking treedt halverwege 2021 en de gewijzigde Woo en de nieuwe Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WEMBV)5 vanaf 2022 en de Archiefwet niet eerder dan het jaar 2023. De Omgevingswet6 en Wet inburgering7 treden naar verwachting in 2022 in werking. De Wep, Woo, WEBMBV en Archiefwet2021 hebben vooral betrekking op ICT en informatiekundige vraagstukken. De uitdaging is om de complexiteit hiervan te vertalen naar de eenvoud en kwaliteit van een goede informatiehuishouding en dienstverlening aan de burger. Bij het opstellen van een documenten moet rekening gehouden worden dat documenten openbaar worden. 8 Naast procedures is software nodig om documenten actief te publiceren. Binnen Equalit verband is recent software aangeschaft voor het anonimiseren van documenten.9 De drie gemeenten maken gebruik van Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP), een systeem om regelingen en bekendmakingen te actualiseren.

10 De kern van de Wijzigingswet Woo is dat overheidsorganisaties verplicht zijn om meer categorieën documenten actief openbaar te maken. Een belangrijk onderdeel vormt de verplichting voor decentrale overheden om digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te houden en de informatiehuishouding op orde te brengen: dit wordt als noodzakelijk gezien voor het structureel en duurzaam organiseren van actieve openbaarmaking, overbrenging ten behoeve van archivering en ander gebruik van informatie. De Woo versterkt de werking van de Archiefwet met concrete verplichtingen.

Verantwoordelijkheid archivering bij samenwerkingsverbanden Bijlage 2.1.1. bevat een overzicht van de Gemeenschappelijke Regelingen en wijzigingen 2019-2021. ABG-organisatie is de ambtelijke organisatie van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. De drie deelnemende gemeenten in de ABG-organisatie hebben begin 2020 het bestuurlijk convenant ‘Samen voor een sterkere ABG-samenwerking’ vastgesteld. In het laatste kwartaal van 2019 is in opdracht van het ABG-bestuur onderzocht of en hoe de verschillende regionale samenwerkingsverbanden van de gemeente Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen meer geharmoniseerd zouden kunnen worden. Nader 4 Per 1 juli 2021 moeten ook gemeenschappelijke regelingen de eigen besluiten zelf bekendmaken in het Blad

gemeenschappelijke regeling op officielebekendmakingen.nl. Ook moeten zij naast de huidige verplichting om de algemeen verbindende voorschriften geconsolideerd in de decentrale regelingenbank op overheid.nl te hebben staan, de beleidsregels consolideren. Verder dienen zij een online GR-register bij te houden, waarin op hoofdlijnen de gegevens van de gemeenschappelijke regelingen te raadplegen zijn. De minister van BZK houdt toezicht op de uitvoering van de Wep. BZK gaat ervan uit dat ingrijpen meestal niet nodig zal zijn, omdat publicaties uitsluitend juridische betekenis hebben als zij volgens de Wep in het elektronisch Gemeenteblad zijn gedaan. 5 Het wetsvoorstel ligt nu bij de Eerste Kamer. Burgers en bedrijven krijgen met dit voorstel meer mogelijkheden om via digitale kanalen met de overheid in contact te treden waarbij de keuze tussen het volgen van de elektronische of de papieren weg blijft bestaan. Het verplichte gebruik van de elektronische weg kan wel in andere wetten dan de Awb worden voorgeschreven. 6 Momenteel is alles gericht er op gericht dat de Omgevingswet op 1 januari 2022 in werking treedt. Er bestaat echter nog een gerede kans dat de inwerkingtreding wordt uitgesteld of dat deze wordt gefaseerd of dat deze met alternatieven in werking treedt.

7 Dit houdt onder meer in dat de gemeente weer de regie krijgt op inburgering en de dienstverlening die daarbij hoort. Nu koopt de inburgeraar bijvoorbeeld zelf nog een (taal)traject in, vanaf 2022 organiseert de gemeente deze ondersteuning. 8

Richt een procedure in om te voldoen aan artikel 5.1 en 5.2.

9 De keuze is gevallen op OCTOBOX. 10 Per 1 januari 2019 publiceren gemeenten besluiten (met uitzondering van de verkeersbesluiten en ruimtelijke plannen)

via DROP. Voor verkeersbesluiten geldt dat de gemeente verplicht is via de verkeersbesluitenapplicatie publiceren. Deze publicaties zijn ook te vinden op www.officielebekendmakingen.nl. Met in gang van 1 juli 2021 wanneer de Wep in werking treedt, is aansluiting op de DROP een verplichting geworden. KPI verslag verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

2021

5

onderzocht wordt in hoeverre de drie gemeenten om op het sociaal, fysiek en veiligheidsdomein aan te sluiten bij Regio Hart van Brabant. En voor strategische samenwerking op het vlak van regionale ontwikkeling en economie voor de drie gemeenten zowel actief te zijn in Regio West-Brabant als Regio Hart van Brabant. Gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau maken voor het sociaal domein onderdeel uit van regionale samenwerkingsverbanden in twee verschillende regio's. Beide gemeenten hebben gekozen taken op het gebied van maatschappelijke ondersteuning en voor enkele jeugdhulptaken onder te brengen bij Regio Hart van Brabant.11 De wijzigingen op het gebied van samenwerkingsverbanden in relatie tot archivering over de periode 20192021 zijn bijlage 2.1.1. De eerste stappen om betere afspraken te maken over archivering tussen samenwerkende partijen zijn gezet. Bij veel processen binnen Regio Hart van Brabant is de gemeente Tilburg gastheer; in november 2020 heeft de gemeente Tilburg mandaat gevraagd om die processen te kunnen archiveren en die zijn door de colleges van B. en W. in het derde kwartaal 2020 verleend. Over de verantwoordelijkheid van archivering van meer recente processen zoals over de handhaving bij fraudebestrijding zijn nog geen afspraken gemaakt. Ook over de nieuwe DVO leerplicht met de centrumgemeente Tilburg worden adequate afspraken over archivering gemaakt.

Informatiebeleid en jaarplan De I-visie 2030, die in december 2020 is vastgesteld, is de opvolger van het informatisering beleidsplan (IBP 2017-2020. Het bekende negenvlaks model van Rik Maes vormt de basis. Dit model wordt vaak gebruikt om een juiste afstemming te vinden tussen de Business en ICT. Meer dan voorheen wordt de nadruk gelegd op het slim inzetten van data, digitaal samenwerken, standaardisatie, keteninformatie, robotisering, transparantie op het gebied van AVG en privacy en het versterken van het I-bewustzijn van medewerkers. Een aanbeveling is om de I-visie 2030 aan te vullen met het belang van duurzaam toegankelijke informatie en data, de verdere invulling van strategisch governance voor data, Artificiële Intelligentie en geo-informatie. In het jaarplan 2021 is de uitvoering van de I-visie concreet vertaald naar de structurele werkzaamheden en projecten zoals het opzetten van kwaliteitscontroles, uitfaseren Corsa, de vervanging van Green Valley, aansluiting e-Depot, implementatie Alfresco Share, KOFAX en Digitaal Zaakgericht werken, implementatie Regiesysteem en de digitalisering van vergunningen.

Nieuwe Archiefverordeningen en Beheerregelingen informatiebeheer De gemeenteraden Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen hebben in het eerst kwartaal 2020 nieuwe archiefverordeningen vastgesteld.12 Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant zijn hierover geïnformeerd. In oktober 2020 volgden de bestuurlijke vaststelling van de beheerregelingen informatiebeheer door de colleges van B. en W.13 De vaststelling van de nieuwe beheerregeling van de ABG-organisatie volgde in april 2021.14

11 Openbare besluitenlijst college B &W Alphen-Chaam d.d. 2 februari 2021. Openbare besluitenlijst college B &W Baarle-

Nassau d.d. 26 januari 2021 12 Raadsvergadering Alphen-Chaam d.d. 6 februari 2020.;Raadsvergadering Baarle-Nassau d.d. 19 februari 2020; Raadsvergadering Gilze en Rijen d.d. 17 februari 2020. 13 Besluitenlijst college van B. en W. Gilze en Rijen d.d. 6 oktober 2020; Alphen-Chaam .d.d. 6 oktober 2020; Baarle-Nassau d.d. 6 oktober 2020. 14 Een bedrijfsvoering organisatie kan geen archiefverordening vaststellen. KPI verslag verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

2021

6

2.2

Middelen en mensen

Middelen 15 De kosten voor het document- en databeheer zijn niet apart begroot. Wel zijn In de begrotingen 2021 van de vier organisatieonderdelen extra kosten opgenomen voor digitalisering, naast de reguliere kosten voor bewaring van overgebrachte archieven naar het Regionaal Archief Tilburg: Alphen-Chaam

Onderhoud en digitalisering archief

€ 112.155,--

Baarle-Nassau

Digitalisering archief

€ 55.200,--

Gilze en Rijen

Digitalisering archief

€ 113.682,--

De totale bijdrage aan Equalit vanuit de ABG-organisatie bedraagt voor het jaar 2021 € 2.266.000,--.

Stichting Mommerskwartier en gemeente Tilburg ABG-gemeenten hebben ieder afzonderlijk in 2015 een contract met de stichting Mommerskwartier gesloten over de uitvoer van werkzaamheden op het gebied van archiefbeheer van statische archieven. Voor de werkzaamheden uitvoer van het feitelijke beheer factureert de stichting Mommerskwartier (prijspeil 2021): Alphen-Chaam

€ 54.314

Baarle-Nassau

€ 24.426

Gilze en Rijen

€ 47.857

De projectbijdrage voor deelname aan het e-Depottrajecten bij het Regionaal Archief Tilburg bedraagt € 25.000 per individuele gemeente. Daarbij komen de structurele kosten voor de opslag in het e-Depot zelf.16 Voor de inzet van de gemeentearchivaris en archiefinspecteur wordt aan ABG-organisatie door de gemeente Tilburg jaarlijks € 5.500 doorgerekend. Het contract is in januari 2021 vernieuwd en heeft een looptijd tot 31 december 2024. Op die datum eindigen ook de contracten van de ABG-gemeenten met de stichting Mommerskwartier.

Mensen Bijlage 2.2.1 bevat een actueel formatieoverzicht van het cluster Documentair Informatie Management (DIM).

Alle medewerkers zijn in dienst bij de ABG-organisatie. De medewerkers van de afdeling17 Informatie, Innovatie en ICT zorgt voor een integraal (her)gebruik van eenduidige gegevens voor beheer doeleinden, bedrijfsvoering en bestuurlijke advisering. Dit in de vorm van beheer van de basisregistraties, analoog en digitaal archief en dashboarding. De clusters Basisregistratie en Belastingen, Documentaire Informatievoorziening (DIM) en gegevensmanagement vormen de drie onderdelen. Tussen alle die onderdelen vindt een kruisbestuiving plaats en daarmee kennisuitwisseling. Want informatievoorziening is niet alleen de taak van het cluster DIM, ook tal van andere mensen binnen de organisatie zoals de Informatiemanager, Functionaris gegevensbescherming (FG), Ciso, privacy officer, BGT- en BAG beheerders zijn bezig met informatiebeheer. Voor iedere ambtenaar is een beperkt opleidingsbudget beschikbaar. Dit wordt in het jaarlijks werkplan vastgelegd. Uiteindelijk staat of valt een goede en betrouwbare informatiehuishouding naast een goed functionerende ICT met voldoende en goed gekwalificeerd personeel. Juist daarom blijft het noodzakelijk om te investeren in de kwaliteit van deze beroepsgroep. Een passend salaris, gerichte professionalisering en een degelijk hrm-beleid zijn daarvoor belangrijke voorwaarden.

Tijdens de coronacrisis is opnieuw gebleken dat medewerkers DIM een vitale functie binnen de organisatie vervullen. De meeste ambtenaren werken thuis en hebben informatie nodig. Sinds maart 2020 wordt hybride gewerkt. Hoewel de medewerkers van het team DIM de weg kennen in het informatielandschap van de gemeente, wordt door de complexiteit van de gemeentelijke architectuur en de overvloed van informatie het zoeken en vinden niet eenvoudiger. 15 Begrotingen 2021 ABG-gemeenten en ABG-organisatie. 16 Volgens afgesloten contract met de stichting Mommerskwartier: € 0,35 per GB/per maand =

12 x 0,35 x 1000 = € 4.200,per TB/per jaar. 17 De andere afdelingen zijn Ruimtelijke Ontwikkeling, Openbare Ruimte, Veiligheid en Vergunningen, Sociaal Beleid, Sociaal Uitvoering, Dienstverlening, Financiën en Control, Intern Advies en Advisering. KPI verslag verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

2021

7

Voor het op orde brengen van de semi statische archieven ten behoeve van overbrenging naar de archiefbewaarplaatsen wordt gebruik gemaakt van de diensten het bewerkingsbureau Archief Ondersteuning Benelux (AOB). Het technisch systeembeheer is uitbesteed aan het Shared Service Centrum ICT Equalit te Oosterhout. Het technisch beheer omvat: Infrastructuur, platform, hosting applicaties en databases, delen van het applicatieen gegevensbeheer, kantoorautomatisering en technische informatiebeveiliging. De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) is met ingang van 1 januari 2020 in werking getreden. De Archiefwet is daarop aangepast (art. 32 voor gemeenten). College van B. en W. op 17 december 2019 hebben nieuwe aanwijzingsbesluiten genomen op grond van de VNG-modellen. De huidige gekwalificeerde gemeentearchivaris van ABG-gemeenten is tevens archivaris van de gemeenten Goirle, Hilvarenbeek, Oisterwijk met als centrumgemeente Tilburg. In totaal is hiervoor 32 uur formatie beschikbaar. Daarnaast zijn uren geoormerkt voor de beoordeling van de vernietigingslijsten. De formatie van de gemeentearchivaris wordt vanaf mei/juni 2021 uitgebreid met een junior archiefinspecteur. Bij het Regionaal Archief Tilburg, onderdeel van de stichting Mommerskwartier, werkt een gediplomeerd archivaris.

2.3

Kernapplicaties, e-Depot, archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

Kernapplicaties DMS en Zaaksysteem: Green Valley en Alfresco, Corsa en MY LEX Legacy De post-intake van het cluster DIM is gehuisvest in het gemeentehuis van Alphen-Chaam. Bij de post-intake worden de poststukken na scanning, e-mails en digitale formulieren geregistreerd in het Zaaksysteem en verspreid over de behandelende ambtenaren. Whatsapp registratie is belegd bij het Klant Contact Centrum (KCC). De software voor het scanproces is Kofax Total Agility. De registratie vindt plaats in het Zaaksysteem Green Valley, Alfresco en Corsa. Medewerkers van een vakafdeling hebben zelf ook de mogelijkheid om digitale documenten in het DMS op te nemen. Voor documentcreatie wordt Xential toegepast. Robotisering (RPA) wordt vooral ingezet op het aanmaken van zaken en het afhandelen van repeterende verzoeken. 18 ABGgemeenten zijn aangesloten bij MijnOverheid. Dit is de persoonlijke website van burgers voor overheidszaken. Via MijnOverheid kunnen burgers berichten van ABG-gemeenten ontvangen en gegevens controleren. Voorbeelden zijn berichten over WOZ-belastingen en het nieuwe energielabel. Afgelopen jaren heeft het inrichten van de werkprocessen in Zaaksysteem Green Valley en het uitfaseren van DMS Corsa centraal gestaan. Dit is stapsgewijs aangepakt, er zijn steeds minder gebruikers van Corsa. Zo zijn alle analoge personeelsdossiers gescand en opgenomen in Green Valley.

In 2019 werd bekend dat verdere ontwikkeling van Green Valley door de leverancier per 2020 is gestopt, maar dat het gebruik nog enkele jaren door de leverancier wordt ondersteund. In Equalit verband wordt het vervolgtraject opgepakt voor de aanschaf van een nieuwe oplossing. Het Zaaksysteem blijft in ieder geval tot 31 december 2021 in gebruik. Uitloop van deze termijn is tot december 2022 mogelijk. De Records Management Applicatie (RMA) Alfresco zal bij de toekomstige migratie behouden blijven. Tot die tijd wordt gebruik gemaakt van aanvullende functionaliteiten zoals onlangs Alfresco Enterprise. Deze nieuwe functionaliteiten bevatten dashboards, workflow, versiebeheer van documenten en een zoekmachine. De overstap naar weer nieuw Zaaksysteem brengt de nodige werkzaamheden met zich mee en de kans bestaat dat de doorontwikkeling naar record management en kwaliteitszorg hierdoor stagneert.

18 RPA is een programma/software om processen verder te automatiseren en om medewerkers te ontlasten van

repeterend en routinematig werk. RPA wordt met name toegepast in bedrijfsprocessen waar een medewerker meerdere applicaties gebruikt en waarbij data vanuit de ene naar de andere applicatie wordt verplaatst. Bijvoorbeeld data vanuit een e-mail of Excel-bestand dat ingevoerd moet worden in een administratieve applicatie. De software gebruikt hiervoor dezelfde interface als een mens (namelijk het scherm) en gebruikt toetsenbord en muis voor de aansturing. Een randvoorwaarde is dat de robot handelt op vooraf geprogrammeerde regels. KPI verslag verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

2021

8

Op dit moment is MY-Lex alleen nog maar als zoekmachine in gebruik op het DMS in gebruik. Eind 2021 worden de bestanden van het oude systeem DMS Corsa gemigreerd naar MY Lex legacy. Naar schatting blijven bestanden na de migratie circa tien jaar in MY-LEX LEGACY bewaard. Uitgewerkt dient te worden op welke wijze en wanneer de bestanden in My-Lex Legacy worden vernietigd dan wel overgedragen naar een digitale duurzame bewaaromgeving. My-Lex Legacy is niet geschikt voor langdurige duurzame toegankelijkheid. Wel bestaat de mogelijkheid om data te exporteren ten behoeve van de opname in het e-Depot. Taakspecifieke applicaties: Bijlage 2.3.1 bevat een actueel overzicht van de kernapplicaties. Een aantal processen en zaaktypen wordt in taakapplicaties geregistreerd en afgehandeld. Voor een deel zijn de applicaties voorzien van een koppeling met Green Valley/Alfresco. Archivering en beheer van deze documenten zijn samen met alle relevante metadata geborgd. Taakapplicaties die niet zijn voorzien van een koppeling, zijn beperkt voorzien van duurzame beheer- en archiveringsfunctionaliteiten.

• In 2021 wordt binnen Equalit verband onderzocht hoe en of de volgende applicaties worden vervangen: Zaaksysteem, Bestuurlijke Besluitvorming, Omgevingswet (VTH/RO), Basisregistratie Personen en Personeelsinformatiesysteem19 De huidige stand van zaken is dat de aanschaf van RO loopt en dat het VTH pakket Leefomgeving van Centric en het BRP pakket I-Burgerzaken generiek door Equalit gemeenten worden geïmplementeerd en vanaf 2021 in gebruik zullen worden genomen. • De netwerkschijven worden uitgefaseerd en geleidelijk vervangen door Alfresco Share. Alfresco Share werkt met slimme zaken, die in Alfresco/Green Valley gesynchroniseerd worden. Op deze manier is de hoop langzaam het issue van de i-schijven op te lossen. Equalit levert maandrapportages op aan het management over de mutaties op de I-schijf. Eenmaal per kwartaal worden afdelings- en samenwerkingsmappen op de I-schijf beoordeeld op mutaties en toename van de opslag omvang i.o.m. afdelingsmanagers. • De Suites Sociaal Domein en Omgevingsvergunningen zijn gekoppeld met Green Valley. GISVGvergunningen wordt met ingang van 1 juli 2021 vervangen door Centric Leefomgeving. Processen met betrekking tot de omgevingsvergunningen die nu nog in Corsa plaats vinden, worden ingericht in de nieuwe applicatie Leefomgeving. Deze applicatie is gekoppeld met Alfresco. Deze applicatie kan technisch aansluiten op de DSO-keten.

ABG-gemeenten zijn al in april 2020 aangesloten Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) om vergunningen te kunnen verlenen. 20 Gemeenten publiceren omgevingswetbesluiten via de Landelijke Voorziening Bekendmaken en Beschikbaar stellen (LVBB). De invoering zal gevolgen hebben voor het verder inrichten van het Zaakgericht werken en het gegevensmanagement. • Het personeel systeem PIMS wordt vervangen. • Het regiesysteem Mens Centraal van leverancier Lost Lemon wordt geïmplementeerd in 2021.

Oriëntatie nieuwe Zaak Componenten In Equalit verband wordt het vervolgtraject opgepakt voor de aanschaf van een nieuwe oplossing. 21 Het Records Management Applicatie (RMA) Alfresco zal bij de toekomstige migratie behouden blijven. Er wordt bekeken of OpenZaak binnen de Common Ground een mogelijkheid is. Het concept OpenZaak moet nog uitgewerkt worden binnen VNG Realisatie. De eerste oriëntatie heeft opgeleverd dat er waarschijnlijk niet wordt gekozen voor een nieuw Zaaksysteem suite. Vanuit Common Ground worden componenten hergebruikt, beter benut en waar nodig aangeschaft omdat functionaliteit ontbreekt. Er wordt ervaring opgedaan met de Generieke Zaakafhandelcomponent (GZAC). Met de open source software via de van OpenZaak kunnen gemeenten zaken, documenten en besluiten zaakgericht afhandelen en ophalen bij de databron. OpenZaak maakt hiervoor gebruik van de landelijke API-standaarden voor Zaakgericht werken (ZGW-API’s).22 Gemeenten kunnen daarmee eenvoudiger en sneller onlinediensten aanbieden aan hun inwoners en onderling noodzakelijke data uitwisselen. Data van functionaliteiten en processen zijn gescheiden. Het werken met API’s en betere afspraken met leveranciers moeten op termijn leiden tot betere selectie- en vernietigingsprocedures. Binnen Equalit verband is de usecase Meldingen Openbare Ruimte (MOR) uitgewerkt met OpenZaak. 19 Begroting 2021.

20 Standaard officiële publicaties (STOP/TPOD) en informatiemodellen (IMOP en IMTP).

21

Ook Hilvarenbeek, Oisterwijk en Oosterhout gebruiken Green Valley. Een Application Programming Interface (API) maakt het mogelijk dat twee systemen rechtstreeks met elkaar kunnen communiceren. Veel gemeenten werken nu nog vanuit een (lokaal) gegevensmagazijn waarbij zij gegevens opslaan in hun processystemen. 22

KPI verslag verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

2021

9

Elektronische handtekening Vanaf de oprichting van de ABG organisatie in 2016 is een besluit tot vermindering ondertekening gemandateerde post genomen. De colleges hebben dit besluit genomen, omdat ondertekening van brieven juridisch gezien niet altijd noodzakelijk is. Slechts in enkele gevallen wordt gemandateerde post ondertekend. Deze werkwijze levert tijdwinst op in de bedrijfsvoering. Van post die nog wel ondertekend moet worden is een elektronische handtekening van belang. Op dit ogenblik wordt onderzocht hoe dit kan worden doorontwikkeld met de introductie van een elektronische handtekening. Essentie van de handtekening is dat de ontvanger van de digitale informatie erop moet kunnen vertrouwen dat dat de inhoud van de informatie authentiek, integer en volledig is. Een gemeente moet kunnen aantonen dat een bevoegde ambtenaar in functie het besluit genomen heeft (de gemandateerde) én wanneer en waarop hij/zij dit besluit heeft genomen. Onderdeel van dit onderzoek zijn ook de B&W vergaderingen, voor de applicatie Notubiz is voor de software van Valid Sign gekozen.

e-Depot: Digitale bouwvergunningen Een e-Depot is een voorziening waarin digitale informatie wordt bewaard, beheerd en voor de lange termijn toegankelijk gehouden. Het e-Depot van het Regionaal Archief Tilburg is formeel aangewezen door ABGgemeenten. De leverancier is Picturae. . Het open source e-depot Archivematica wordt toegepast, waarvan Picturae leverancier en host is. Regionaal Archief Tilburg heeft een CTS-certificeringsaanvraag ingediend. In 2020 zijn de scans van de digitale bouwvergunningen van Gilze en Rijen over de periode 1901-2010 opgenomen in het e-Depot van het Regionaal Archief Tilburg. De planning is dat in 2021 de scans van de bouwen milieuvergunningen 1981-2010 van de gemeente Baarle-Nassau worden opgenomen in dit e-Depot. 23 Onderdeel van dit proces was de gelijkschakeling van de toe te passen metadata met de TMLO-elementen op deze series. Na de daadwerkelijke opname in het e-Depot is afgesproken dat de fysieke exemplaren worden vernietigd. Monumentendossiers zullen worden uitgezonderd en dienen nog fysiek te worden overgedragen. De stand van zaken in maart 2021 is dat de scancontroles zijn uitgevoerd, er afspraken zijn gemaakt over een mapping van de metadata door deze vast te leggen in een metadataschema. Zeventig willekeurige bouwdossiers van Baarle-Nassau als proefbatch zijn aangeboden voor opname in de e-depot test-omgeving.

In oktober 2021 start het traject Alphen-Chaam.24 Daarnaast wordt in samenwerking met Equalit en Regionaal Archief Tilburg onderzocht hoe ook de WABO-vergunningen 2010-2015 van ABG-gemeenten duurzaam kunnen worden geborgd in het e-Depot.

Nieuwe huisvesting ambtelijke organisatie Het bestuur van de ABG-organisatie onderzoekt de mogelijkheid om de gehele organisatie te herhuisvesten. Het werken in één kantoor vergroot de efficiëntie van de organisatie. Pas in mei 2021 komt meer bekendheid over dit onderwerp.

Archiefruimten van het gemeentehuizen Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen Bijlage 2.3.2 bevat een samenvatting van de gemeten waarden vanaf januari tot en met december 2020. De plannen voor de herhuisvesting van de ambtelijke organisatie met de mogelijke afstoting van de gebouwen zullen gevolgen hebben voor de huidige archiefruimten. Omdat over de drie archiefruimten in de vorige tussenrapportages uitgebreid is gerapporteerd, wordt voor 2021 volstaan met de weergeven van de gemeten temperatuur en relatieve vochtigheid. Uit de metingen, die zijn opgenomen in bijlage 2.3.2.

Archiefbewaarplaatsen Het college van B. en W. stelde op 7 januari 2020 de aanwijzingsbesluiten gemeentearchivaris, archiefbewaarplaatsen en het e-Depot vast. De drie archiefbewaarplaatsen aan de Goirkestraat en Kazernehof in Tilburg en Heemstraweg in Zaltbommel zijn aangewezen als archiefbewaarplaatsen van ABG-gemeenten. Sinds juni 2019 is een extra archiefbewaarplaats in Zaltbommel in gebruik genomen. De luchtvochtigheid in de koelcel, onderdeel van de archiefbewaarplaats in de Goirkestraat, bleek in juli 2019 niet constant te zijn. Daarom zijn de bestanden tijdelijk overgebracht naar de koelcel van het Stadsarchief Rotterdam. De technische mankementen zijn inmiddels gerepareerd. 23 Baarle-Nassau: Bouwvergunningen 1981-2000, 2001-2010 en Milieuvergunningen 1981-2000, 2001-2010. 24 Alphen-Chaam: Bouwvergunningen 1997-2010 en Milieuvergunningen 1997-2010.

KPI verslag verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

2021

10

Kantoorgebouw van het Regionaal Archief Tilburg De laatste keer dat de kantoorruimten en de studiezaal werden getroffen door lekkages als gevolg van hevige regenbuien was in februari 2020. Daarom heeft de gemeente Tilburg, als eigenaar van het pand Kazernehof 75, het gehele dak vervangen. Vanaf september tot oktober 2020 is het dak hersteld.

2.4

Interne kwaliteitszorg en toezicht

Kwaliteitssysteem gemeente ABG-organisatie Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van B. en W. ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden (digitaal en fysiek) voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden en procedures die nodig zijn voor de kwaliteitszorg en -controle. Een kwaliteitssysteem geeft weer hoe een correcte uitvoering van vastgestelde procedures en protocollen plaatsvindt. Eind 2019 trad een fulltime kwaliteitsmedewerker in dienst. ABG-gemeenten hebben een kwaliteitshandboek ontwikkeld ten behoeve van de verbetering van de kwaliteit in Green Valley. Afgehandelde/gearchiveerde zaken worden tweewekelijks gecontroleerd in Green Valley. De steekproefsgewijze controles zijn ingericht op grond van de bewaartermijnen.25

Collegeverklaringen zelfcontroles BAG, BGT en BRO 2020 Bijlage 2.4.1 bevat een nadere toelichting op deze basisregistraties. De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is systeemverantwoordelijk voor de BAG, BGT en BRO. De drie colleges van ABG-gemeenten hebben op 13 april 2021 de bevindingen van de zelfcontroles BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen), BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie) en BRO (Basisregistratie Ondergrond) 2020 vastgesteld en de gemeenteraden geïnformeerd. Het betreft het tijdvak 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2020.

Horizontaal toezicht gemeentearchivaris De verbeterplannen op grond van de tussenrapportages ABG-gemeenten zijn grotendeels uitgevoerd. Voor een actueel overzicht zie paragraaf 1.2. Alle tussenrapportage zijn behandeld in de gemeenteraad. Tijdens de behandeling in de gemeenteraad Alphen-Chaam werd de vraag gesteld hoe uitkeringsfraude wordt onderzocht. 26 Leden van de gemeenteraad Gilze en Rijen stelden over het verslag vragen over de gebruikte metadatering. In januari 2021 beoordeelde het IBT Noord-Brabant het doorlopen proces voor de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen als voldoende met hierbij de kanttekening dat de verbeterplannen concreter moeten worden opgesteld en uitgevoerd.27

25

. Afgehandelde/gearchiveerde zaken worden tweewekelijks gecontroleerd in Green Valley. De steekproefsgewijze controles door DIV zijn ingericht op grond van de bewaartermijnen: • • •

Zaken met een bewaartermijn van 1-5 jaar: Zaken met een bewaartermijn van 1-10 jaar: Zaken met een bewaartermijn van 10 jaar: Zaken met permanente bewaartermijn

10 % controle; 20 % controle; 50 % controle; 100% controle.

• De dagelijkse kwaliteitscontrole van de registratie vindt eerst in Alfresco plaats. Deze controle vindt ‘op het oog’ plaats, bij een opvallende formulering of combinatie wordt de zaak in Alfresco open geklikt. Is het dan nog niet duidelijk, dan wordt de gehele zaak in Green Valley opgezocht. De koppeling tussen deel- en hoofdzaken is in Alfresco niet te zien, wel in Green Valley. De resultaten van de kwaliteitscontrole worden vastgelegd. 26 Notulen raadvergadering d.d. 15 oktober 2020: 9h-08-20 Rapportage verantwoording informatie en archiefbeheer gemeente Alphen-Chaam 2020Fractie GBSV Pag. 7. 'Een concreet voorbeeld is de inzet bij het sociaal domein bij het informatie-gestuurd handhaven, waardoor het college gerichter kan zoeken naar uitkeringsfraude en risicogevallen. Wordt er in de gemeente Alphen-Chaam ook daadwerkelijk op deze manier naar uitkeringsfraude gezocht? Beantwoording college. Nee, er wordt geen risicoanalyse gemaakt. We hanteren geen kenmerken zoals de straat waar iemand woont of zijn nationaliteit waardoor we een onderzoek naar uitkeringsfraude starten. Een fraudeonderzoek heeft altijd een aanleiding. Bijvoorbeeld regelmatige bijstortingen op een eigen bankrekening, meer inschrijvingen op een adres dan dat er ruimte is voor bewoning of een concrete tip. 27 Berichtgevingen IBT Noord-Brabant d.d.

22 januari 2021: Toezicht oordeel Informatie- en Archiefbeheer 2020. KPI verslag verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

2021

11

2.5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Algemeen Overheidsinformatie behelst alle informatie die de overheid zelf maakt óf ontvangt bij het uitvoeren van haar taak. Deze informatie is de ruggengraat van onze overheid. Gezien de omvang van de informatie en de stormachtige ontwikkelingen in de digitale wereld, is sturing op de informatiehuishouding bij organisaties met een overheidstaak een noodzaak. In voorgaande KPI-verslagen is uitgebreid ingegaan op het Zaakgericht werken en de softwarecatalogus van GEMMA. Dat is niet veranderd. Daarom besteden we in dit hoofdstuk aandacht aan nieuwe ontwikkelingen op het gebied van basisregistraties, Data Governance, metadata, videotulen en het feitelijk beheer bij het Regionaal Archief Tilburg.

Basisregistraties Landelijk is de samenwerking gestart om een aantal bestaande basisregistraties (waaronder BGT, BAG en WOZ) meer samenhang in te richten. De samenhangende objectenregistratie (SOR) is een nog te ontwikkelen uniforme registratie met basisgegevens over objecten in de fysieke werkelijkheid. Daaronder worden verstaan objecten die in het terrein zichtbaar zijn, zoals spoorlijnen wegen, water, gebouwen en bomen, aangevuld met objecten als woonplaatsen en openbare ruimten. Het zal een meerjarig traject zijn. Stip op de horizon is 2025.

Gegevensmanagement en datagedreven werken Het lijkt misschien een open deur dat administraties op orde moeten zijn. Maar in de drukke praktijk van alledag lukt het soms niet het belang van goede registraties bij alle medewerkers op het netvlies te houden. Wie en waar worden de datasets beheerd en worden ze wel beheerd? Er is aandacht voor het invoeren van data gedreven werken en samenwerken op het gebied van gegevensmanagement. Het nader inrichten van Data Governance is in deze een aandachtspunt. Betrouwbare, actuele administraties zijn de basis van Data Governance. Met Data Governance wordt bedoeld dat de verantwoordelijkheden rond datagebruik helder worden belegd en beschreven. Daarnaast is de kwaliteit van de data en analyses van belang. De data moeten vindbaar en toegankelijk zijn, mede door het gebruik van dezelfde datamodellen, metadatering en een gemeentelijke datacatalogus. Vanaf 1 januari 2020 zijn gemeenten verplicht om de algoritmes te bewaren. Algoritmes die een organisatie gebruikt, dienen bewaard te worden, omdat daarin is vastgelegd waar de geautomatiseerde besluitvorming van de organisatie op gebaseerd is. Van belang is dat algoritmes worden gedocumenteerd en bij de aanbesteding aanvullende voorwaarden worden gesteld om het beheer te kunnen uitvoeren. Daarmee kan transparantie worden gegeven aan burgers en bestuur.28

Metadata en digitale duurzame toegankelijkheid Digitale informatieobjecten (archiefbescheiden) moeten altijd zijn voorzien van een minimale set van verplichte metagegevens (compliance metadata) en zijn vastgelegd in een duurzaam formaat. Eisen aan informatieobjecten zijn vastgelegd in de Archiefwet.29 ABG-gemeenten hebben in lijn met het advies van de 28 Zie ook Richtlijnen voor het toepassen van algoritmes door overheden (bewustzijn risico’s, uitlegbaarheid,

gegevensherkenning, auditeerbaarheid, verantwoording, validatie, toets baarheid). 29 Ontleend aan Duurzame toegankelijkheid van digitale informatie in GEMMA december 2018. Welke compliance metadata moet worden vastgelegd bij het informatieobject?; • Wanneer worden compliance metadata vastgelegd (creatie, mutatie, gebruik, conversie, migratie)?; • Waar worden die compliance metadata vastgelegd (bij welk soort GEMMA bedrijfsobjecten)?; • Welke (informatie- en archiefbeheer) functionaliteit is hiervoor nodig?. Deze minimale set aan benodigde (compliance) metadata moet voorzien in datgene wat de Archiefregeling in artikel 17 aangeeft: • de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces; • wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt; • de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakt archiefbescheiden; • de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten; • de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden worden bewaard of beheerd. KPI verslag verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

2021

12

gemeentearchivaris, een verkorte metadataset samengesteld op basis van TMLO, waarmee ieder informatieobject kan worden beschreven. In Corsa/DMS zijn een reeks velden/kenmerken aangemaakt om daarin de benodigde metadata op dossier- of documentniveau vast te leggen. Ten behoeve van de ingest van de scans van de bouwvergunningen in het e-Depot wordt de huidige standaard TMLO direct doorgevoerd in de metadatering. De stand van zaken in april 2021 is dat de opvolger van het TMLO, het MDTO is weliswaar recent door het Nationaal Archief vastgesteld. Het is echter niet bekend of dit ook de nieuwe gemeentelijke standaard wordt. Daarnaast is de vaststelling ook afhankelijk van de keuze voor de vervanger van het huidige Zaaksysteem. Dit onderzoek zal in Equalit verband plaats vinden.

Videotulen Het onderzoek uit 2019 naar de archivering van videotulen van de raadsvergaderingen van Alphen-Chaam en Gilze en Rijen heeft er toe geleid dat de verwerkersovereenkomsten met de leverancier van Notubiz zijn herzien. Het contract met Notubiz dat zorg draagt voor het raadsinformatiesysteem loopt af op 1 september 2022.30 Sinds april 2021 zijn de vergaderingen van de gemeenteraad en commissies van de gemeenteraden AlphenChaam, Baarle-Nassau Gilze en Rijen te zien via het kanaal vimeo. De opnamen worden beheerd bij Notubiz. Alleen het reglement van orde van de gemeenteraad van Baarle-Nassau is actueel.

Regionaal Archief Tilburg - feitelijk beheer De basis voor de ontsluiting en plaatsing van de archieven en collecties is het archiefsysteem Memorix van de leverancier Picturae. In 2021 wordt dit systeem vernieuwd met mogelijkheden zoals Linked Open Data en automatisch oud schrift transcriberen. In de archiefbewaarplaatsen aan de Goirkestraat en Kazernehof in Tilburg en in Zaltbommel wordt van Alphen-Chaam 363 meter, Baarle-Nassau 147 meter en Gilze en Rijen 292 meter archief beheerd. In de verslagperiode zijn geen archieven toegankelijk gemaakt. In het e-Depot is van Gilze en Rijen 512 Gigabytes opgenomen. Het schepenbankarchief van Alphen en Chaam 1570-1811 (circa 24 meter) is gedigitaliseerd en de scans zijn raadpleegbaar via de website van het Regionaal Archief Tilburg. Daarnaast zijn twee trouwboeken zijn gedigitaliseerd.31 Scans van oude charters zijn doorzoekbaar gemaakt in één centrale database. In het verslagjaar zijn de bevolkingsregisters van Alphen en Riel en Baarle-Nassau opnieuw zuurvrij verpakt (6,25 meter). In februari 2020 ontstond een lekkage in de studiezaal en bibliotheek. Boeken en tijdschriften zijn hierdoor beschadigd geraakt. De bibliotheekcollectie is gevriesdroogd, desondanks moeten enkele tijdschriften als verloren worden beschouwd.32 Formeel valt deze collectie niet onder de reikwijdte van de Archiefwet.

Het is om deze reden dat deze calamiteit niet is opgenomen bij paragraaf 2.3. Vanaf januari 2021 zijn de bouwvergunningen van Gilze en Rijen 1905-2010 te raadplegen via een nieuwe online raadpleegfunctie van het Regionaal Archief Tilburg. De bouwdossierapplicatie (BDA) is een applicatie op het e-depot om bouwdossiers te kunnen tonen voor het publiek, door specifieke, opgevraagde bouwdossiers uit het e-depot te halen als verwijzing erheen. Hierdoor kan vrij van auteursrechten op de tekeningen en zonder AVG-risico’s het publiek toch inzage krijgen in bouwdossiers.

30

Besluitenlijsten colleges ABG-gemeenten d.d. 13 april 2021: Met een memo informeert het college het presidium over de voortgang van het proces aanschaf nieuwe audiovisuele middelen voor de gemeenteraad en de toekomstige invoering van een nieuw bestuurlijk besluitvormingssysteem. 31 R.K. trouwboek St. Petrus Banden te Gilze 1762-1811 en N.H. trouwboek Chaam 1793-1796 (1810) en Alphen 1764-1760. 32 Zie berichtgeving website Regionaal Archief Tilburg: Herstel van onze bibliotheekboeken na waterschade d.d. 3 december 2020. KPI verslag verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

2021

13

2.6

Vervanging, conversie/migratie, vernietiging van documenten

Vervanging Corsa en Green Valley Vanaf oktober 2015 passen de ABG gemeenten vervanging toe volgens genomen vervangingsbesluiten. Indertijd werd Sociaal Domein van vervanging uitgezonderd, inmiddels vindt vervanging nu wel plaats. Het handboek vervanging voor de vier organisatieonderdelen is in maart 2021 geactualiseerd. Dat was een van de aandachtspunten uit de vorige voortgangsrapportage. Op 6 oktober 2020 heeft het college van B. en W. van Gilze en Rijen besloten tot vervanging van de bouwvergunningen vanaf 1905 tot 2010. Op de dossiers van monumenten na zijn de fysieke dossiers zes weken na het vervangingsbesluit vernietigd. De digitale bestanden worden duurzaam beheerd in het e-Depot.33 Gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau zijn voornemens de analoge documenten van de bouw- en milieuvergunningen (1981) 1997-201034 en WABO-vergunningen 2010-2015 te vervangen. In februari 2021 is gestart met de ingest van de bouwvergunningen Baarle-Nassau 1980-2010. Monumentendossiers worden vanwege hun intrinsieke waarde niet vernietigd. Er is een concept handboek vervanging gereed dat betrekking heeft op het backlog (met terugwerkende kracht) scannen van vergunningen. De documenten zijn in 2020 gedigitaliseerd door het bedrijf KARMAC. Naar verwachting worden de digitale documenten vanaf het najaar 2021 opgenomen in het e-Depot van het Regionaal Archief Tilburg.

De beheeromgeving is belangrijke randvoorwaarde om de digitale duurzaamheid te kunnen garanderen.

Migraties naar MY-LEX Legacy Zie ook paragraaf 2.3. In december 2021 worden de bestanden van het oude systeem DMS Corsa gemigreerd naar MY Lex legacy. ABG-organisatie is voornemens om van de komende migratie van Corsa naar My-LEX Legacy een migratieverklaring op te stellen. De migratie omvat alle lopende en niet lopende zaken en documenten uit Corsa uit de periode 2001-2021 zijnde: • Dossiers: e-Archief, uit de periode januari 2016 -2021 [digitaal is leidend]; • Bewaren – een aantal van vervanging uitgesloten zaken; • Vernietigen - series per vernietigingsjaar. De Archiefregeling stelt eisen aan het moment waarop conversie of migratie dient plaats te vinden. In feite is dat altijd, als er sprake is van een wijziging in bestandsformaten, meestal, als er sprake is van een nieuwe applicatie en soms, wanneer er sprake is van nieuwe besturingsprogrammatuur (en/of hardware). De essentie van een migratieverklaring is dat uit het verstrekte migratieplan en testplan met de testverslagen blijkt date r geen afwijkingen zijn opgetreden aan de inhoud, structuur, vorm, authenticiteit, samenhang en ordeningsstructuur van de gemigreerde en/of geconverteerde data.

Daarnaast dat de gemigreerde en/of geconverteerde data in nieuw systeem toegankelijk, vindbaar en raadpleegbaar zijn en dat de software en data van het verlatende systeem zodanig zijn verwijderd dat ze niet meer gereproduceerd kunnen worden, anders dan met het doelsysteem. Ook bij elke migratie of conversie is het noodzakelijk dat er voldoende metadata worden meegenomen, zodat gegarandeerd kan worden dat informatie kan worden teruggevonden en conform de eisen uit de archiefwetgeving kan worden bewaard. De intentie is om een dergelijke verklaring op te stellen. De stand van zaken is dat in maart 2021 is geïnventariseerd welke acties en handelingen nodig zijn voor de voorgenomen migratie in Q4 2021. Er staan nog een aantal vraagstukken open.

33 Besluitenlijst college van B. en W. Gilze en Rijen d.d. 6 oktober 2020: Digitaliseren en vervangen van vergunningen Onze

gemeente werkt digitaal. De papieren bouwvergunningen van de periode 1905 tot en met 2010 zijn gescand en opgenomen in het e-depot. Met het besluit Vervanging worden de papieren dossiers vervangen door de digitale bestanden. Deze worden openbaar gemaakt door middel van overdracht aan het Regionaal Archief Tilburg. Ook voor de andere vergunningen is een Handboek Vervanging opgesteld. 34 De serie bouwvergunningen van de gemeente Baarle-Nassau start in 1981. KPI verslag verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

2021

14

Vernietiging Bijlage 2.6.1 bevat een overzicht van de beoordeelde V-lijsten en bijlage 2.6.2 de gegevens die zijn verzameld in het kader van het verdiepende onderzoek naar vernietiging, uitgevoerd van juni tot november 2020.

Uitvoering VNG Selectielijsten Een gemeente creëert en ontvangt heel veel informatie. Alles bewaren kan niet en is niet wenselijk: het is duur, moeilijk en levert een onoverzichtelijke berg informatie op. Daarom moeten overheidsorganisaties zorgvuldig bepalen wat wel en wat niet wordt bewaard, en voor hoelang. De gemeente is gebonden aan termijnen in wetgeving voor het bewaren van gegevens zoals de selectielijsten 2012, 2017 en 2020. De VNG is gemandateerd om de selectielijst vast te stellen. De bewaartermijnen kunnen verschillen per doel van de verwerking en per wettelijke regeling. Strategisch Informatie Overleg (SIO) Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) van de ABG-gemeenten kwam in 2020 éénmaal bij elkaar. Een van de onderwerpen was het vernietigen van documenten van eenvoudige zaaktypen met een laag bedrijfsrisico waarvan de bewaartermijn korter is dan een jaar. Het betreft zaken in het zaaksysteem Green Valley. Hotspots als uitzondering op VNG Selectielijsten In het SIO-overleg worden de hotspots vastgesteld. Documenten van hotspots worden uitgezonderd van vernietiging en integraal bewaard. De werkwijze is dat bij het opstellen van de V-lijsten medewerkers van DIM de vernietigbare archiefbescheiden die kenmerkend zijn voor gemeenten op bewaren beoordeeld. Voor Alphen-Chaam is dat de Acht van Chaam, Baarle-Nassau de grensenclaves en Gilze en Rijen het vliegveld.

Meer recent is Covid-19 benoemd tot hotspot. Stand van zaken vernietiging uit applicaties algemeen In de periode juni tot november 2020 is middels vragenlijsten en interviews onderzoek gedaan naar de stand van zaken van selectie en vernietiging binnen applicaties. Dit onderzoek is slechts een momentopname. Voor gemeenten is het complexe technische materie. Maar tegelijkertijd is het nodig om de regie over informatie steviger op te pakken en is een interdisciplinaire aanpak tussen informatievoorziening, privacy en ICT wenselijk. Vanwege de beperkte (technische) toepassing voldoen ABG-gemeenten niet alle eisen van de AVG en de Archiefwet. Het is nodig om alle informatie in de organisatie status te geven, zodat ook netwerkschijven, mailboxen en chatberichten in beeld zijn waardoor een integrale vernietiging mogelijk wordt. Daarnaast zijn in veel gevallen afspraken met leveranciers nodig om dit ook technisch mogelijk te maken. Aandachtspunten uit dit onderzoek zijn: • Ondanks aanbestedingsvoorwaarden GIBIT is het vaak - buiten een DMS- niet mogelijk om in overige applicaties te vernietigen. • Op dit moment worden meer digitale dossiers bijgehouden dan fysieke. Slechts een deel van de overheidsinformatie wordt gecontroleerd beheerd, alleen vernietiging in het Zaaksysteem en DMS systemen. DMS maakt geen gebruik van vernietigingsfunctionaliteit, vernietiging gebeurt handmatig.

Dat is een arbeidsintensief proces. In Green Valley is dit meer geautomatiseerd, aan de hand van toegekende bewaartermijnen. Onderzocht wordt of er machtiging kan worden afgegeven voor zaaktypen met een korte bewaartermijn èn een laag bedrijfsrisico. Medio april/mei 2021 zal een dergelijke machtiging door de gemeentearchivaris worden afgegeven. • De vernietiging van analoge dossiers vindt jaarlijks gestructureerd plaats. Van de daadwerkelijke vernietiging zijn certificaten aanwezig. De achterstand op het gebied van vernietiging in de analoge semi statische archieven is ingelopen. • Uit de applicaties Corsa en Alfresco worden documenten/ zaakdossiers aan de hand van het proces(nummer) zoals weergegeven in de i-Navigator, onder een selectielijstcriterium uit de daarvoor geldende selectielijst gedeclareerd. Hiermee is de grondslag voor vernietiging of overbrenging van de informatie geborgd. Alfresco beschikt sinds december 2020 over vernietigingsfunctionaliteiten en de achterstand is begin 2021 al ingelopen. • Na migratie zal vernietiging vanuit MyLex Legacy gebeuren. My-LEX legacy, dat vanaf 2021 in gebruik wordt genomen, krijgt uiteindelijk vernietigings-functionaliteit. Maar hoe het zit met langer te bewaren informatie is niet duidelijk. Bij vernietiging werkt MY-LEX sinds kort ook de Back-ups bij opdat ook daar de bestanden niet meer benaderbaar zijn.

KPI verslag verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

2021

15

• •

•

•

•

2.7

Alle applicaties die nog niet aan het Zaaksysteem Green Valley zijn gekoppeld, kennen geen functionaliteit voor digitale vernietiging. Voor elk ingericht vernietigingsproces is het nodig om na te gaan of er sprake is van enkel vernietiging of daadwerkelijk wissen en niet traceerbaar zijn van informatie zoals op de Back-ups. Vernietiging gebeurt nu in eigen beheer of bij Equalit. Er is geen procedure vastgesteld om ook in de Back-ups documenten ontoegankelijk te maken. 35 Veel digitale overheidsinformatie staat overal en nergens (dubbel, authentieke versies, e-mails, chats, WhatsApp, sms). Er is geen controle op daadwerkelijke vernietiging in diverse vak applicaties, netwerkschijven, servers èn bij samenwerkingspartners. De bewaring van digitale archiefbescheiden op netwerkschijven en enkele applicaties is risicovol. Geef Office 365, netwerkschijven, e-mails en chatberichten status en richt het beheer ervan in. Met samenwerkende partijen zijn soms alleen afspraken over privacy en informatiebeveiliging. Niet altijd is duidelijk wie de eigenaar/beheerder van de informatie is en wie mag vernietigen. Op dit punt is overigens een sterke verbetering geconstateerd ten opzichte van de voortgangsrapportages 2019 doordat er betere afspraken zijn gemaakt. Alleen de mailboxen van wethouders en de gemeentesecretaris worden na vertrek zeven jaar bewaard in een afzonderlijk systeem.

Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaatsen

Bijlage 2.7.1 bevat de aanwinsten- en verliezenlijst over het jaar 2020.

Overheidsarchieven gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen De Minister van O.C. en W. streeft ernaar om halverwege 2021 een wetsvoorstel gereed te hebben om de overbrengingstermijn van 20 jaar terug te brengen naar 10 jaar. De wet, die waarschijnlijk treedt pas in januari 2023 in werking treedt, verplicht niet om met terugwerkende kracht archieven over te brengen. Concreet betekent dat dat archieven gevormd vanaf 2023 in het jaar 2033 moeten worden overgebracht en dat voor archieven/dossiers afgesloten voor 2023 de overbrengingstermijn van 20 jaar mag worden toegepast. In de huidige wet is vroeger overbrengen al toegestaan, uiteraard in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats. Over het algemeen heeft de gemeente Gilze en Rijen alle overheidsarchieven tot het jaar 2001 overgebracht naar de archiefbewaarplaatsen, de gemeente Alphen-Chaam tot het jaar 1998 en Baarle-Nassau tot 1981. Het archiefbewerkingsbureau AOB bewerkt alle analoge overheidsarchieven die voor overbrenging of vernietiging in aanmerking komen Wat kleinere aanvullingen op de reeds overgebrachte archieven van ABGgemeenten zijn in de zomer 2020 toegankelijk gemaakt door medewerkers van het Regionaal Archief Tilburg.