Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021
Tekst van het document
Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2021
Versie 1.2 Datum: 17-02-2021
Inhoudsopgave
1.
2.
Inleiding ............................................................................................................................... 4 1.1
Aanbevelingen interne onderzoeken ...................................................................................... 4
1.2
Opbouw van deze nota ........................................................................................................... 5
1.3
Begrippen en definities ........................................................................................................... 6
Uitgangspunten nieuw beleid .............................................................................................. 10 2.1
3.
Doelstellingen ........................................................................................................................ 10
Juridisch kader .................................................................................................................... 12 3.1
Toepasselijke wet- en regelgeving ........................................................................................ 12
3.2
Algemene beginselen bij Inkoopprocedures ......................................................................... 13
3.3
De overeenkomst .................................................................................................................. 15
3.4
Mandaat en volmacht ........................................................................................................... 15
3.5
Afwijkingsbevoegdheid ......................................................................................................... 15
3.6
Uniforme documenten en procedures.................................................................................. 15
3.7
Het bepalen van de aard van de opdracht ............................................................................ 16
3.8
Het bepalen van de geraamde waarde van de opdracht ...................................................... 16
3.9
Drempelbedragen ................................................................................................................. 16
3.10
Bijzondere opdrachten ......................................................................................................... 19
3.11
Concessies ............................................................................................................................. 19
3.12
Uitsluitingsgronden............................................................................................................... 20
3.13
Geschiktheidseisen ............................................................................................................... 20
3.14
Selectiecriteria ...................................................................................................................... 21
3.15
Gunningscriteria.................................................................................................................... 21
Pagina 2 van 38
4.
5.
Ethische, ideële en sociaaleconomische doelstellingen......................................................... 23 4.1
Integriteit ............................................................................................................................... 23
4.2
Maatschappelijk verantwoord Inkopen ................................................................................ 23
4.3
Fairtrade ................................................................................................................................ 24
4.4
Sociale voorwaarden ............................................................................................................. 25
4.5
Duurzaamheidsaspecten ....................................................................................................... 25
4.6
Social Return on Investment ................................................................................................. 26
4.7
Lokale en regionale economie en lokale en regionale ondernemers ................................... 29
4.8
Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie .................................................... 30
4.9
Innovatie ................................................................................................................................ 30
4.10
Afwijken van de gebruikelijke procedure ............................................................................. 31
Organisatorische en procesmatige uitgangspunten .............................................................. 32 5.1
Decentrale inkoop en inkoop met Gecoördineerde procesbegeleiding ............................... 34
5.2
Spendanalyse......................................................................................................................... 35
5.3
Inkoopactieplan ..................................................................................................................... 36
5.4
De inrichting van het Inkoopproces ...................................................................................... 36
Pagina 3 van 38
1.
Inleiding
Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is voor de ABG-organisatie en de gemeenten AlphenChaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen van groot belang. Een professioneel Inkoop- en Aanbestedingsbeleid helpt ons om een doelmatig inkoper te zijn. Dat draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft ook zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten: onder meer door efficiënte en innovatieve oplossingen te stimuleren. Bovendien biedt het aanbestedingsbeleid mogelijkheden om in bredere zin een bijdrage te leveren aan gemeentelijke doelstellingen zoals het stimuleren van de lokale- en regionale werkgelegenheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen waaronder o.a. Social Return On Investment (SROI), Duurzaamheid en Fairtrade. Het huidige Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de ABG-organisatie en drie ABG-gemeenten stamt uit 2017. Deze beleidsnota is inmiddels gedateerd en sluit niet meer aan op de actuele wet- en regelgeving. Daarnaast zien we steeds duidelijker de beweging dat inkoop niet een op zichzelf staand proces is. Het gaat niet uitsluitend om het verwerven van het Werk, de Levering of de Dienst, maar ook om het behalen van een breder rendement door bij te dragen aan de (integrale) bestuurlijke doelstellingen en ambities. Deze elementen zijn nadrukkelijk in het nieuwe beleid verwerkt.
Herijking Inkoop- en Aanbestedingsbeleid De wereld rondom inkoop en aanbesteding is onderhevig aan externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen jurisprudentie) en interne factoren (verdere professionalisering en politiekbestuurlijke opgaven) en daarom voortdurend in beweging. Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt daarom periodiek geëvalueerd en zo nodig herijkt. De afdeling Financiën en Control heeft hierin een initiërende rol en wordt daarbij ondersteund door de Stichting Inkoopbureau WestBrabant.
1.1
Aanbevelingen interne onderzoeken
In 2020 is door de gemeente Gilze en Rijen een artikel 213a onderzoek uitgevoerd naar aanbestedingen in haar gemeente. In het rapport staan negen aanbevelingen die als basis hebben gediend voor dit nieuwe beleid. Samengevat gaat het om: a) De verplichting tot betrokkenheid van een inkoopadviseur bij aanbestedingstrajecten; b) De borging van een sluitende interne controle op aanbestedingen (registratie, bevoegdheden, dossiervorming, rapportage); c) De aanpassing van de drempelbedragen voor nationaal openbare aanbestedingen; d) De zorg (vooral bij complexe en meerjarige aanbestedingen) voor een goede balans in de gunningscriteria en waakzaamheid op mogelijke neveneffecten van gunning op basis van laagste prijs; e) Het werken met raamcontracten (bijvoorbeeld met lokale ondernemers). De ABG-organisatie heeft de aanbevelingen overgenomen en aldus integraal onderdeel vormen van de nieuwe beleidslijn. Bij het opstellen van het Inkoop en Aanbestedingsbeleid hebben alle negen aanbevelingen een plaats gekregen. In het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zoeken we zoveel mogelijk de ruimte op die de wetgeving ons biedt om inkoop en aanbesteding op een ondernemende, doelmatige wijze zodanig uit te voeren dat dit leidt tot een maximaal rendement voor de ABG-organisatie of gemeente als geheel.
Hierbij geldt nadrukkelijk ook de maatschappelijke verantwoordlelijkheid van de gemeente als eerste overheid een rol. En omdat we meer ruimte in drempelbedragen claimen, zal aanbesteden met gebruikmaking van de afwijkingsbevoegdheid minder snel noodzakelijk zijn en ontstaat meer ruimte voor het lokale en regionale Midden- en Kleinbedrijf.
Pagina 4 van 38
1.2
Opbouw van deze nota
In dit beleidskader wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant beschreven door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te beschrijven waarbinnen inkoop door de ABG-organisatie of gemeente plaatsvindt. Na deze inleiding volgt eerst een begrippenlijst. In hoofdstuk 2 worden de uitgangspunten van het nieuwe beleid beschreven. In hoofdstuk 3 wordt het juridische kader vertaald naar de dagelijkse praktijk van inkoop en aanbesteding: aan welke regels moet de ABG-organisatie of gemeente zich allemaal houden, welke ruimte heeft de ABG-organisatie of gemeente voor eigen beleidskeuzes en welke keuzes maakt de ABG-organisatie of gemeente vervolgens? Daarbij gaat het met name over de binnen de ABG-organisatie of gemeente meest gangbare aanbestedingsprocedures. De meer exotische procedures komen dermate weinig voor dat deze procedures niet uitgebreid in deze nota zijn verankerd. In hoofdstuk 4 komen verschillende ethische, ideële en economische uitgangspunten en bestuurlijke doelstellingen aan de orde waaraan het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid een bijdrage levert.
Hoofdstuk 5 beschrijft vervolgens de organisatorische en procesmatige inrichting van Inkoop en Aanbesteding: hoe koopt de ABG-organisatie of gemeente nu feitelijk in, welke keuzes liggen er voor en welke stappen worden wanneer door wie gezet? Gebruik van symbolen Op verschillende plaatsen in deze nota zijn symbolen opgenomen. Deze symbolen duiden op specifieke, belangrijke informatie.
De gloeilamp staat voor tips, trucs en belangrijke verdiepende informatie.
De richtingwijzer betekent dat er sprake is van een gemeentelijke beleidskeuze.
Het uitroepteken betekent dat er sprake is van (juridische) risico's, bijvoorbeeld omdat er sprake is van belangrijke (wettelijke) voorschriften waaraan voldaan moet worden.
Pagina 5 van 38
1.3
Begrippen en definities
Naast de in de aanbestedingsregelgeving gehanteerde en daarmee wettelijk vastgestelde begrippen zijn in dit beleidskader de volgende begrippen als volgt gedefinieerd: Aanbesteding(en): Een inkoopprocedure die ertoe leidt dat een opdracht van de ABG-organisatie of gemeente voor Leveringen, Diensten of Werken verstrekt wordt aan één of meerdere ondernemers, die voldoen aan bepaalde eisen en die de beste aanbieding heeft of hebben gedaan. Aanbestedingsregelgeving: Het geheel van geldende wet- en regelgeving die van toepassing is op inkoop en aanbesteden, zowel nationaal- als Europeesrechtelijk. ARW 2016: Het Aanbestedingsreglement Werken 2016. Contractant: De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de ABG-organisatie of gemeente. Concessieopdracht: Een concessieopdracht voor diensten of een concessieopdracht voor werken. Concessieopdracht voor diensten: Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer dienstverleners en een of meer aanbestedende diensten of speciale-sectorbedrijven en die betrekking heeft op het verlenen van andere diensten dan die welke vallen onder overheidsopdracht voor werken, en waarvoor de tegenprestatie bestaat uit hetzij uitsluitend het recht de dienst die het voorwerp van de overeenkomst vormt, te exploiteren, hetzij uit dit recht en een betaling.
Concessieopdracht voor werken: Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer aannemers en een of meer aanbestedende diensten of speciale-sectorbedrijven en die betrekking heeft op: a. de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van werken die betrekking hebben op een in bijlage I van richtlijn 2014/23/EU aangewezen activiteit, of b. een werk dan wel het verwezenlijken, met welke middelen dan ook, van een werk dat voldoet aan de eisen van de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf die een beslissende invloed uitoefenen op het soort werk of op het ontwerp van het werk, waarvoor de tegenprestatie bestaat uit hetzij uitsluitend het recht het werk dat het voorwerp van de opdracht vormt, te exploiteren, hetzij uit dit recht en een betaling. CPV code: Common Procurement Vocabulary. Dit is een lijst waarop allerlei soorten producten en Diensten staan vermeld. De lijst kent categorieën en kent daaraan cijfercodes toe. Deze codes worden in de Europese regelgeving gebruikt om aan te geven of er sprake is van opdracht tot levering, dienstverlening of werk. Diensten: Een overheidsopdracht voor Diensten zoals gedefinieerd in de Aanbestedingswet.
Pagina 6 van 38
Duurzaamheid: Duurzame ontwikkeling is de ontwikkeling die aansluit op de behoeften van het heden zonder het vermogen van de toekomstige generaties om in hun eigen behoeften te voorzien in gevaar te brengen (Brundtland commissie VN 1987). Enkelvoudig onderhands aanbesteden: Een aanbestedingsprocedure waarbij de ABG-organisatie of gemeente zelf één inschrijver uitnodigt om een aanbieding te doen en deze vervolgens kiest. Er is geen sprake van concurrentie tussen aanbieders. Deze procedure wordt ook wel gunning uit de hand genoemd. Europees aanbesteden: Een aanbestedingsprocedure waarbij de ABG-organisatie of gemeente op Europees niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle EU inschrijvers en de Europese aanbestedingsregels zijn van toepassing. Fairtrade: Eerlijke handel: producenten in ontwikkelingslanden krijgen een eerlijke prijs voor hun product. Gegadigde: Een ondernemer die heeft verzocht om een uitnodiging, of is uitgenodigd, om deel te nemen aan een niet-openbare procedure, een procedure van de concurrentiegerichte dialoog, een mededingingsprocedure met onderhandeling, een procedure van het innovatiepartnerschap, een onderhandelingsprocedure met aankondiging, een onderhandelingsprocedure zonder aankondiging of een procedure voor de gunning van een concessieopdracht.
Gemeente (tezamen ABG-gemeenten): De gemeente Alphen-Chaam, zetelend Willibrordplein 1 te Alphen; De gemeente Baarle-Nassau, zetelend Singel 1 te Baarle-Nassau; De gemeente Gilze en Rijen, zetelend Raadhuisplein 1 te Rijen. GR ABG-organisatie: De ambtelijke organisatie van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen, waarin alle bedrijfsvoerings- en uitvoeringstaken van voornoemde gemeenten zijn ondergebracht, zetelend Willibrordplein 1 te Alphen. Inbesteden: Opdrachtverlening binnen de eigen organisatie. Er is in principe geen sprake van overheidsopdrachten in de zin van de aanbestedingswet 2012, waardoor de (Europese) aanbestedingsregelgeving niet van toepassing is. Inkoop: Rechtshandelingen van de ABG-organisatie of gemeente gericht op de verwerving van Werken, Diensten of Leveringen en die één of meerdere facturen van een Ondernemers met betrekking tot bedoelde Werken, Diensten of Leveringen tot gevolg hebben. Inkoop omvat procesmatig het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht dient te worden, het selecteren en contracteren van de meest geschikte Ondernemer, het daadwerkelijk bestellen of afnemen van Werken, Diensten of Leveringen en het bewaken van hetgeen ingekocht dient te worden, inclusief de nazorg.
Pagina 7 van 38
Leveringen: Een overheidsopdracht voor de aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten, of de levering van producten inclusief werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren ervan, zoals gedefinieerd in de Aanbestedingswet. Lokaal: Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ waarvan de hoofdvestiging zich bevindt in volgorde van prioriteit: 1) Binnen de Gemeente; 2) Binnen een van haar buurgemeenten waaronder Baarle-Hertog; 3) Binnen de regio Midden- en West-Brabant. Mantelovereenkomst: Een overeenkomst met betrekking tot de inkoop van Leveringen, Diensten of Werken waar ABGbreed gebruik van kan worden gemaakt. Meervoudig onderhandse aanbesteding: Een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste drie ondernemers tot inschrijving wordt uitgenodigd, met dien verstande dat het uit te nodigen aantal in de regel niet meer bedraagt dan vijf. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI): Inkopen met oog voor duurzaamheid en sociale aspecten. Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO): Ondernemers streven in hun gehele bedrijfsvoering vrijwillig en voortdurend naar een balans tussen een gezond bedrijfsrendement (profit), een beter milieu (planet) en meer welzijn van de medewerkers en de maatschappij (people). Ook genoemd Duurzaam Ondernemen.
Niet-openbare procedure: Een aanbestedingsprocedure die algemeen bekend wordt gemaakt, waaraan alle ondernemers mogen verzoeken deel te nemen, maar waarbij alleen de door de aanbesteder uitgenodigde ondernemers mogen inschrijven. Ondernemer: Een 'aannemer', een 'leverancier' of een 'dienstverlener'. Quasi-inbesteden: Opdrachtverlening aan een verzelfstandigde organisatie met rechtspersoonlijkheid waarop de gemeente op dezelfde wijze toezicht houdt als op een eigen dienst en bovendien die verzelfstandigde dienst vrijwel niet voor andere opdrachtgevers werkzaam is. Proportionaliteitsbeginsel: De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht Werk: Een overheidsopdracht voor Werken zoals gedefinieerd in de Aanbestedingswet.
Pagina 8 van 38
Raamovereenkomst: Een overeenkomst tussen één of meer aanbestedende Diensten en één of meer ondernemers met het doel om gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen overheidsopdrachten vast te leggen. Er worden twee soorten raamovereenkomsten onderscheiden. Bij de raamovereenkomst met afnameverplichting wordt de afnemer verplicht om voor een vooraf vastgestelde periode een bepaalde hoeveelheid gespecificeerde zaken af te nemen tegen in de raamovereenkomst vastgelegde condities. Bij de raamovereenkomst zonder afnameverplichting is de afnemer niet verplicht de raamovereenkomst te gebruiken voor een bepaalde afname, maar is de ondernemer verplicht om wel te leveren tegen de overeengekomen condities. Regionaal: Gevestigd in de regio Hart van Brabant of regio West-Brabant. Social Return on Investment (SROI): Het opnemen van voorwaarden, eisen en/of wensen in inkoopprocedures zodat de Ondernemer een bijdrage levert aan het bieden van werkgelegenheid aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt of het bevorderen van maatschappelijke participatie. Subsidiariteitsbeginsel: Een organisatiewijze of regel in taakverdeling tussen 'hogere' en 'lagere' openbare overheden. Het houdt in algemene zin in dat hogere instanties niet iets moeten doen wat door lagere instanties kan worden afgehandeld.
Pagina 9 van 38
2.
Uitgangspunten nieuw beleid
2.1
Doelstellingen
De ABG-organisatie en ABG-gemeenten willen met haar beleid voor Inkoop- en Aanbesteding de volgende algemene doelstellingen verwezenlijken: Doelmatig en rechtmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op verantwoorde en controleerbare wijze worden aangewend en besteed; • Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn; • Het bereiken van een optimale (integrale) prijs-kwaliteitverhouding; • Optimaal maatschappelijk rendement van investeringen realiseren voor onze inwoners, bedrijven en maatschappelijke partners; • Administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers; • Harmonisatie van het inkoop en aanbestedingsbeleid binnen de ABG-gemeenten. Doelmatig inkopen betekent dat effectief en efficiënt wordt ingekocht in die zin dat: • De inspanningen en uitgaven ook daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel; • De kosten in redelijke verhouding staan tot de opbrengsten; • Het beheersen van de gemeentelijke kosten centraal staat. Rechtmatig inkopen houdt in dat de aanbestedingsregels en de bepalingen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid worden nageleefd. Het gaat met andere woorden om een juridisch correcte uitvoering van het proces van inkoop en aanbesteding.
Integriteit, betrouwbaarheid, zakelijkheid en professionaliteit moeten niet alleen voorop staan bij het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht dient te worden en bij het selecteren en contracteren van de meest geschikte ondernemer, maar ook in de uitvoeringsperiode van de overeenkomst. Dit zal het concrete, door de ABG-organisatie of gemeente gewenste eindresultaat ten goede komen en positief bijdragen aan het beeld dat deelnemers aan het maatschappelijk (en economisch) verkeer van de ABG-organisatie of gemeente hebben. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over marktomstandigheden en relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de opdrachtnemer en in wederzijds respect tussen de gemeente en de opdrachtnemer. De ABG-organisatie of gemeente verstrekt alle inlichtingen en gegevens aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces (transparantie).
Pagina 10 van 38
Bij 'de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteitverhouding' betrekt de ABG-organisatie of gemeente ook interne en andere (externe) kosten in de afweging. Er wordt niet alleen gekeken naar de aankoopprijs maar het bredere effect van de inkoop op de (gemeente)begroting, bijvoorbeeld voor wat betreft de eventuele kosten van onderhoud én mogelijke inverdieneffecten via andere maatschappelijke doelen (denk bijvoorbeeld aan duurzaamheid of Social Return On Investment). Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen of Diensten speelt een belangrijke rol. Met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt voorts een bijdrage geleverd aan de volgende specifieke doelstellingen: • Meer mogelijkheden bieden aan lokale en regionale ondernemers; • Versnelling van gemeentelijke procedure, vermindering regeldruk; • Een gezond gemeentelijk huishoudboekje; • Invulling geven aan de gemeentelijke duurzaamheiddoelstellingen. Om de gemeentelijke doelstellingen te verwezenlijken zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten worden in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
Pagina 11 van 38
3.
Juridisch kader
3.1
Toepasselijke wet- en regelgeving
Het juridische kader voor inkoop en aanbesteding bestaat uit drie treden: Europese regelgeving, nationale wetgeving en lokaal beleid. Op Europees niveau is de volgende aanbestedingsrichtlijn relevant: RICHTLIJN 2014/24/EU VAN HET EUROPEES PARLEMENT DE RAAD van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG. Ook relevant is: RICHTLIJN 2014/23/EU VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van concessieovereenkomsten. Het belangrijkste doel van deze richtlijnen is het openstellen van overheidsopdrachten binnen de Europese Unie voor alle ondernemingen, ongeacht hun nationaliteit. De richtlijnen bevatten daartoe de zogenaamde algemene beginselen van het aanbestedingsrecht (zie ook onder 3.2). Een aanbestedende dienst mag bijvoorbeeld geen overheidsopdrachten voorbehouden aan ondernemingen uit het eigen land. De richtlijnen dragen aldus bij aan de verdere totstandkoming van de interne markt (inhoudende het vrije verkeer van goederen, Diensten, kapitaal en personen) binnen de Europese Unie. De richtlijnen dienen door de lidstaten te worden omgezet in nationale wetgeving waardoor een minimumniveau van harmonisatie van aanbestedingswetgeving tot stand wordt gebracht.
Nederlandse wetgeving in dit kader is: • De Aanbestedingswet 2012, laatstelijk gewijzigd 1 juli 2016 • Het Aanbestedingsbesluit van 11 februari 2013, laatstelijk gewijzigd per 24 juni 2016; • De vigerende Gids Proportionaliteit; • Het vigerende Aanbestedingsreglement Werken. De aanbestedingswet 2012 is de implementatie van de voornoemde richtlijn 2014/24/EU en de Rechtsbeschermingsrichtlijn Aanbesteden in de nationale wetgeving. De aanbestedingswet 2012 heeft in de wet enkele onderwerpen gedelegeerd naar een nader te nemen algemene maatregel van bestuur. Denk bijvoorbeeld aan het aanwijzen van richtsnoeren. Bij aanbestedingsbesluit van 11 februari 2013 zijn deze onderwerpen nader geregeld en ingevuld en is besloten dat de aanbestedingswet 2012 op 1 april 2013 is ingegaan. Dit is bij de wijziging d.d. 24 juni 2016 niet anders geworden. Binnen de kaders van de Europese en nationale wetgeving heeft de gemeente ruimte om nader beleid te ontwikkelen. Dit beleid bestaat behalve uit: • Inkoopvoorwaarden leveringen en diensten Ingaande 1 januari 2018 van de Gemeenschappelijke regeling ABG-organisatie en de gemeente Alphen-Chaam en de gemeente Baarle-Nassau en de gemeente Gilze en Rijen inclusief addendum. • Voor IT-overeenkomsten geldt de GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT).
Nota bene: Uitgangspunt is dat deze algemene inkoopvoorwaarden op alle overeenkomsten van toepassing worden verklaard. Het gaat hier om algemene voorwaarden: dit betekent dat het mogelijk is om in voorkomende gevallen toch geheel of gedeeltelijk af te wijken van deze voorwaarden. In de algemene voorwaarden staan onder meer bepalingen opgenomen over de bevoegdheden van de ABG-organisatie of gemeente in het geval de leverancier toerekenbaar tekort Pagina 12 van 38
schiet in de nakoming van zijn verplichtingen (wanprestatie) zoals het vorderen van nakoming, ontbinding van de overeenkomst, schadevergoeding en het opleggen van een boete. Bij Werken geldt dat, afhankelijk van de doelstelling en of complexiteit van het werk de volgende algemene voorwaarden van toepassing kunnen worden verklaard: • Bij ongecompliceerde civieltechnische standaard Werken wordt gebruik gemaakt van bestekken gebaseerd op de RAW-systematiek. Hierin zijn de 'Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van Werken' (UAV) opgenomen. • Bij geïntegreerde contracten wordt de UAV-GC van toepassing verklaard. Geïntegreerde contracten worden steeds vaker toegepast bij (gecompliceerde) Werken waarbij in meer of mindere mate sprake is van ontwerpvrijheid, die dan ook bij de marktpartijen wordt ondergebracht. Uiteraard kan ook bij zeer specifieke Werken van deze voorwaarden worden afgeweken waarbij het nodig is maatwerk te leveren. Behalve bovenstaande regelgeving die specifiek van toepassing is op aanbestedingen heeft de ABGorganisatie of gemeente bij inkoop en aanbesteding te maken met meer algemene wettelijke kaders: • • • •
Verdrag betreffende de Werking van de EU (EU werkingsverdrag); Gemeentewet; Algemene wet bestuursrecht; Burgerlijk Wetboek.
Nu we de verschillende 'bronnen van het aanbestedingsrecht' hebben benoemd beschrijven we in de volgende paragraaf de feitelijke uitwerking die het aanbestedingsrecht heeft op de praktijk van inkoop en aanbesteding.
3.2
Algemene beginselen bij Inkoopprocedures
Bij iedere inkoopprocedure dient te allen tijde de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht en de volgende algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht te worden genomen. Deze beginselen zijn ook van toepassing bij opdrachten onder de financiële drempels voor Europese aanbestedingen. 3.2.1 De algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De belangrijkste algemene beginselen van het aanbestedingsrecht zijn vastgelegd in de Europese aanbestedingsregelgeving en worden ook wel de fundamentele beginselen van het aanbestedingsrecht genoemd. Het gaat om: Het beginsel van gelijke behandeling en objectiviteit: alle inschrijvers voor een overheidsopdracht worden door de gemeente gelijk behandeld. Dit betekent onder meer dat voor allen dezelfde voorwaarden gelden, dat zij dezelfde informatie krijgen, dat de te stellen criteria objectief moeten zijn en dat er geen discriminatie plaatsvindt naar nationaliteit of anderszins. Dit betekent bijvoorbeeld dat Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoefte van de gemeente (beginsel van wederzijdse erkenning). Het transparantiebeginsel heeft ten doel om favoritisme en willekeur door de gemeente te voorkomen.
Het impliceert dat alle voorwaarden en modaliteiten van de aanbestedingsprocedure in de aanbestedingsdocumenten op een duidelijke, precieze en ondubbelzinnige wijze worden geformuleerd. Daarmee zorgt het transparantiebeginsel ervoor dat alle behoorlijk geïnformeerde en Pagina 13 van 38
normaal oplettende ondernemers de juiste draagwijdte van de aanbestedingsdocumenten kunnen begrijpen en deze op dezelfde manier interpreteren. Voor de gemeente betekent het transparantiebeginsel dat de aanbestedingsdocumenten zodanig zijn geformuleerd dat ontvangen offertes getoetst kunnen worden aan het beantwoorden van de gemeentelijke vraagstelling. En er een passende mate van openbaarheid wordt betracht. Denk hierbij ook aan opdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang. Met andere woorden: de gevolgde procedure dient navolgbaar en dus controleerbaar te zijn. Het proportionaliteitsbeginsel: de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Het beginsel van wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de ABG-organisatie of gemeente.
3.2.2 De algemene beginselen van behoorlijk bestuur Volgens vaste jurisprudentie is het privaatrechtelijk handelen van de overheid ook vatbaar voor toetsing aan de publiekrechtelijke algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Het betreft met name de volgende beginselen: Het gelijkheidsbeginsel: de ABG-organisatie of gemeente moet gelijke gevallen op gelijke wijze behandelen zoals neergelegd in artikel 1 van de Grondwet. Het motiveringsbeginsel: de ABG-organisatie of gemeente moet haar besluiten goed motiveren: de feiten moeten juist zijn en de motivering moet logisch en begrijpelijk zijn. Het zorgvuldigheidsbeginsel: de ABG-organisatie of gemeente moet een besluit zorgvuldig voorbereiden en nemen. Het vertrouwensbeginsel: wie op goede gronden erop mag vertrouwen dat de ABG-organisatie of gemeente een bepaald besluit neemt, heeft daar ook recht op. Als de ABG-organisatie of gemeente tot een gunning heeft besloten, wordt dit gemotiveerd en gelijktijdig aan alle partijen meegedeeld. Deze mededeling van de gunningbeslissing alleen, houdt nog niet een aanvaarding in van het aanbod en leidt dus nog niet automatisch tot het aangaan van een overeenkomst.
De wetgeving voorziet bovendien in een bezwaartermijn (voorheen bekend als de Alcatel-termijn) waarbinnen partijen die het niet eens zijn met de uitkomst van de aanbestedingsprocedure bezwaar kunnen maken of zonder voorafgaand bezwaar onmiddellijk een gerechtelijke procedure aanhangig kunnen maken. Afhankelijk van het aanbestedingsregime en de procedure wordt de bezwaartermijn bepaald.
Pagina 14 van 38
3.3
De overeenkomst
3.3.1 Type overeenkomsten Afhankelijk van de aanbestedingsprocedure en de complexiteit wordt een overeenkomst tussen één of meer aanbestedende diensten en één of meer ondernemers gesloten. Dit met als doe om gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen overheidsopdracht vast te leggen. Dit kan middels een opdrachtbrief of overeenkomst. Er zijn meerdere type overeenkomsten, waaronder maar niet beperkt tot: de meerjarenovereenkomst, de mantelovereenkomst, een best value overeenkomst, een bouwteamovereenkomst (UAV-GC) etc. 3.3.2 De looptijd van overeenkomsten De ABG-organisatie en ABG-gemeenten zijn wettelijk gezien vrij in het bepalen van de looptijd van de overeenkomst die zij aan wenst te gaan mits het een duurovereenkomst betreft en deze overeenkomst aanbesteed is. Uitzondering hierop is de raamovereenkomst. Deze kent een maximale looptijd van vier jaar, behalve in uitzonderingsgevallen met voldoende motivatie. Het is niet wenselijk een overeenkomst voor onbepaalde tijd aan te gaan. Indien er sprake is van verlengingsopties moeten deze duidelijk in het contract en de aanbestedingsdocumentatie worden beschreven en eveneens betrokken worden bij de raming van de opdrachtwaarde.
3.4
Mandaat en volmacht
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de bestaande mandaat- en volmachtregeling van de ABGorganisatie (het mandaat- en delegatieregister). De ABG-organisatie en ABG-gemeenten willen slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en solide civielrechtelijke vertegenwoordiging.
3.5
Afwijkingsbevoegdheid
De ABG-organisatie en ABG-gemeenten kiezen ervoor om daar waar dit bijdraagt aan een doelmatig inkoopproces en de (integrale) bestuurlijke doelstellingen in haar Inkoop- en Aanbestedingsbeleid op een ondernemende en offensieve wijze gebruik te maken van de ruimte die de (Europese) wet- en regelgeving biedt. Afwijking van het geformuleerde gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingsbeleid is slechts mogelijk en toegestaan indien deugdelijk gemotiveerd en goedgekeurd door het ABG-bestuur of de betreffende colleges van de betreffende gemeente of degene die op basis van het mandaat- en delegatieregister namens het ABG-bestuur bevoegd is. Afstemming met de inkoopadviseur over de afwijking is noodzakelijk. Uiteraard blijft bij afwijking van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid de (Europese) wet- en regelgeving onverminderd van kracht.
3.6
Uniforme documenten en procedures
De ABG-organisatie en ABG-gemeenten streven ernaar om uniforme inkoopprocedures te hanteren en daarbij gebruik te maken van uniforme (aanbestedings-)documenten en uniforme uitvoeringsvoorwaarden, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Daarmee wordt bijgedragen aan een efficiënt inkoopproces en aan vermindering van de administratieve lastendruk voor ondernemers. Om de uniformiteit van de aanbestedingsdocumenten te waarborgen zal gebruik worden gemaakt van de reeds ten behoeve van de gemeente ontwikkelde en nog nieuw te ontwikkelen modeldocumenten die in de verschillende fasen van een aanbesteding gebruikt moeten worden. Voor zover mogelijk zal voor alle Europese en nationale aanbestedingen een elektronisch inkoopproces worden toegepast. Conform hetgeen de wet voorschrijft maakt de gemeente hierbij gebruik van het medium TenderNed.
Pagina 15 van 38
3.7
Het bepalen van de aard van de opdracht
In artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012 is vastgelegd wat wordt verstaan onder Werken, Leveringen en Diensten. Het bepalen van de aard van de opdracht is van wezenlijk belang om vast te kunnen stellen welke drempelbedrag van toepassing en daarbij behorend aanbestedingsregime van toepassing is. Het bepalen van de aard van de opdracht vindt plaats in een vaste volgorde. Eerst wordt gekeken of de opdracht onder de definitie van een Werk valt. In bijlage II van richtlijn nr. 2014/24/EU is een lijst opgenomen van opdrachten die onder Werken vallen. Is dit niet het geval dan wordt gekeken of de opdracht is aan te merken als levering (zie hiervoor het begrippenkader in deze nota). Is ook dit niet het geval dan valt de opdracht per definitie in de categorie Diensten. De CPVcodes kunnen behulpzaam zijn om vast te stellen of iets als Dienst, Werk of Levering moet worden beschouwd, en ook een aanwijzing zijn welke Diensten en Leveringen bij elkaar opgeteld moeten worden om de juiste waarde en bijbehorende aanbestedingsregime te bepalen.
3.8
Het bepalen van de geraamde waarde van de opdracht
De combinatie van categorie (Levering, Dienst of Werk) en opdrachtwaarde is bepalend voor de aanbestedingsprocedure die moet worden gevolgd. Het is dan ook van groot juridisch belang dat het bepalen van de opdrachtwaarde op de juiste manier plaatsvindt. Dit start met het volledig en juist invullen van het inkoopstartformulier. Het is verplicht om een inkoopadviseur te betrekken bij inkoopprocedures boven de drempel van Meervoudig Onderhandse procedures (zie tabel pagina 18). Daar beneden is er altijd een mogelijkheid om advies bij een inkoopadviseur in te winnen. Contractperiode medebepalend voor opdrachtwaarde Voor Leveringen en Diensten geldt dat de opdrachtwaarde wordt bepaald door alle gelijksoortige behoeften van alle organisatieonderdelen over de gehele voorgenomen contractperiode (inclusief opties tot verlenging) bij elkaar op te tellen. Diensten en Leveringen moeten worden geraamd conform de totale waarde (ook van verschillende percelen) gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst Als de contractperiode nog onbekend (bij Leveringen), onbepaald of langer dan 48 maanden is (bij Diensten en Leveringen) dan moet de behoefte van de aanbestedende dienst over een periode van 48 maanden worden opgeteld. Werken moeten worden geraamd conform de waarde van de Werken en de daarbij behorende noodzakelijke Diensten en Leveringen.
3.9
Drempelbedragen
Voor overheidsopdrachten boven de in de richtlijn genoemde bedragen geldt de verplichting om Europees aan te besteden. De drempelbedragen worden periodiek opnieuw vastgesteld. De Gids Proportionaliteit geeft duiding aan de te volgen aanbestedingsvorm. Met verschillende bandbreedtes in de opdrachtwaarde wordt in deze Gids voorgeschreven welke procedure bij voorkeur gevolgd dient te worden. Deze bandbreedtes lopen van groen (zeker proportioneel) via oranje (mogelijk proportioneel maar mogelijk ook disproportioneel) naar rood (in beginsel disproportioneel). Onderstaande afbeeldingen laten de bandbreedtes zien:
Pagina 16 van 38
De gemeente blijft vrij om onder de Europese drempel zelf de procedure te kiezen, ook als dat een ‘rode procedure’ is. Maar wel regelt de gids dat voor het item proportionaliteit geldt ‘comply or explain’: als afgeweken wordt van de groene procedure zal dit in voldoende mate intern maar ook extern gemotiveerd moeten worden. Naar mate de afwijking groter is (oranje naar rood) wordt de (externe) motivatie belangrijker (en neemt het juridische risico dus ook toe). Welke motivaties zich daarvoor lenen is nu nog niet bekend en zal de komende jaren via jurisprudentie duidelijk moeten worden. Interne motivatie vindt plaats middels het inkoopformulier.
De ABG-organisatie en ABG-gemeenten kiezen ervoor een offensieve, ondernemende aanbestedingsstrategie te hanteren. We nemen de ruimte om procedures te hanteren die volgens de Gids Proportionaliteit oranje tot de grens van rood zijn. Indien de opdrachtwaarde in het oranje valt, geldt echter wel een motivatieplicht. Deze motivatie wordt ter instemming voorgelegd aan het college of het ABG-bestuur. Afstemming met de inkoopadviseur over de motivatie is verplicht. Indien geen steekhoudende motivatie gegeven kan worden, kies dan de eerstvolgende 'hogere' aanbestedingsvorm. Voor opdrachten met een geraamde waarde vanaf de Europese drempel hanteren we conform de Aanbestedingswet altijd een Europese procedure.
Pagina 17 van 38
In onderstaande tabel staan de verschillende bedragen weergegeven met daarachter de procedures zoals we die binnen de ABG-organisatie en ABG-gemeenten hanteren. Drempelbedrag, exclusief BTW Leveringen en diensten • Tot € 70.000,•
Te hanteren aanbestedingsvorm •
Van € 70.000,- tot € 150.000,-
•
• Van € 150.000,- tot Europese drempel • Vanaf de Europese drempel Werken • Tot € 150.000,-
• • •
Enkelvoudig onderhands, indien > € 30.000,- met motivatie (*1) Meervoudig onderhands, indien > € 125.000,- met motivatie (*1) Nationaal openbaar (*2) Europese Aanbesteding
Van € 150.000,- tot € 3.000.000,-
•
Van € 3.000.000,- tot de Europese drempel • Vanaf de Europese drempel Sociale- en specifieke diensten • Tot € 70.000,-
•
Enkelvoudig onderhands, indien > € 75.000,- met motivatie (*1) Meervoudig onderhands, indien > € 1.500.000,- met motivatie (*1) Nationaal openbaar
•
Europese Aanbesteding
•
• •
•
Van € 70.000,- tot € 350.000,-
•
•
Vanaf € 350.000,- tot de Europese drempel Vanaf de Europese drempel
•
Enkelvoudig onderhands, indien > € 30.000,- met motivatie (*1) Meervoudig onderhands, indien > € 125.000,- met motivatie (*1) Nationaal Openbaar
•
Europese Aanbesteding
•
Bovenstaande bedragen zijn afgeleid van de op dit moment geldende regelgeving, met name de vigerende Gids Proportionaliteit en de Europese drempelbedragen. Vanuit de regelgeving vindt periodiek een aanpassing plaats van de verschillende drempelbedragen. De bedragen in bovenstaande tabel worden in die gevallen aangepast aan de nieuwe regelgeving. (*1) Indien geen steekhoudende motivatie gegeven kan worden, kies dan de eerstvolgende 'hogere' aanbestedingsvorm. (*2) uitzondering hierop zijn de sociale- en specifieke diensten zoals vernoemd onder bijlage XIV van richtlijn 2014/24/EU. Zie hiervoor nader 3.10. Voorbeeld 1: De gemeente wil een buitendienstauto aanschaffen. De verwachte contractwaarde bedraagt € 50.000,- exclusief BTW. Het betreft een levering. Dat betekent dat de gemeente kan kiezen uit een enkelvoudig onderhandse procedure (mits gemotiveerd) of een meervoudig onderhandse procedure. Voorbeeld 2: De gemeente wil een werk laten realiseren met een geraamde contractwaarde van € 1.600.000,-. De gemeente kan dan kiezen voor een meervoudig onderhandse procedure met motivatie of een openbare procedure zonder motivatie. Voorbeeld 3: De ABG-organisatie wil een raamovereenkomst voor de inhuur uitzendkrachten aanbesteden (een dienst). De geraamde contractwaarde is € 750.000,-. Dit is hoger dan de Europese drempel.
De gemeente moet dus een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen.
Pagina 18 van 38
3.10
Bijzondere opdrachten
Voor een aantal categorieën Diensten geldt sinds de wijziging van 1 juli 2016 van de aanbestedingswet een hogere Europese drempel. Deze zogenoemde 'sociale en andere specifieke diensten' (SAS-dienst) worden limitatief benoemd in Bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU waarop de wijziging van 1 juli 2016 van de Aanbestedingswet 2012 is gebaseerd. Deze diensten hoeven pas aanbesteed te worden boven de drempel. Voorbeelden hiervan zijn maatschappelijke dienstverlening (denk aan hulp bij huishouden), cateringdiensten en beveiligingsdiensten. Van deze diensten wordt algemeen aangenomen dat zij geen invloed uitoefenen op de interne markt. Bepalend hiervoor is of de dienstverlening een grensoverschrijdend belang heeft. Voorafgaande aan de inkoop van deze diensten die buiten de volledige toepassing van de Europese aanbestedingsplicht vallen, vindt een objectieve toets plaats of er sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Opdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn opdrachten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit een marktanalyse of marktoriëntatie.
Of een opdracht een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht, de omvang en structuur van de markt en de plaats (geografische ligging) waar de opdracht moet worden uitgevoerd. De gemeente beoordeelt zelf of de concrete opdracht relevant is voor de Europese interne markt. Afhankelijk van dit grensoverschrijdend belang kan een aanbestedende dienst verplicht zijn om - ook al valt de opdrachtwaarde onder de Europese drempel transparantieverplichtingen in acht te nemen om ervoor te zorgen dat het non-discriminatiebeginsel wordt nageleefd. In dat geval moet de gemeente een aankondiging van de te verstrekken opdracht op TenderNed plaatsen.
Als de in te kopen dienst genoemd wordt in Bijlage XIV van de richtlijn, geen grensoverschrijdend belang heeft en onder de Europese drempel voor SAS-diensten blijft (maar wel boven de grens voor enkelvoudig aanbesteden, zie hiervoor 3.10) dan kiest de ABG-organisatie of gemeente ervoor een meervoudig onderhandse procedure te volgen. Voor deze diensten gelden echter slechts een paar afdelingen van de wet, waardoor voor deze aanbestedingen een zogenaamd lichter regime gevolgd moet worden, tenzij de aanbestedende dienst anders beslist. De opdracht moet wel openbaar aangekondigd worden, maar de procedure daarna hoeft aan minder (minimum)eisen te voldoen dan een reguliere aanbesteding van een dienst. De EU-verdragsbeginselen en de aanbestedingsbeginselen blijven altijd van toepassing.
3.11
Concessies
Voor de waardebepaling van concessies dient niet alleen met de kosten maar eveneens rekening te worden gehouden met de inkomsten van de concessiehouder uit hoofde van de concessie. Voor de mate van transparantie en openbaarheid kan voor concessies aangesloten worden bij de drempelbedragen voor Werken. Tenzij de concessie een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft. In dat geval zal de gemeente de concessie Europees openbaar moeten aankondigen, ongeacht de waarde ervan.
Pagina 19 van 38
3.12
Uitsluitingsgronden
De ABG-organisatie en de ABG-gemeenten zijn bij het stellen van voorwaarden gehouden aan weten regelgeving. Dat betekent dat zij in ieder geval niet direct of indirect discriminerend mogen zijn en moeten voldoen aan proportionaliteitseisen. Door toepassing van uitsluitingsgronden kan de ondernemer die aan deze uitsluitingsgronden voldoet worden uitgesloten van deelneming aan de aanbestedingsprocedure. Uitsluitingsgronden zijn bedoeld om niet integere bedrijven uit te sluiten. Bij aanbestedingen wordt onderscheid gemaakt tussen verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden. Per opdracht dient te worden gekeken welke toegepast kunnen worden. De uitsluitingsgronden worden limitatief opgesomd in de aanbestedingswet (verplichte art. 2.86 AW, facultatieve art. 2.87 AW). Ze zijn tevens opgenomen op het UEA (zie 3.13.2). De aanbestedende dienst dient hierop aan te geven welke uitsluitingsgronden er van toepassing zijn op de betreffende opdracht. De ondernemer dient op het UEA aan te geven of er uitsluitingsgronden op de inschrijver van toepassing zijn. 3.12.1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument Om het proportionaliteitsbeginsel te borgen mogen de ABG-organisatie en de gemeenten echter alleen facultatieve uitsluitingsgronden stellen die relevant zijn voor de betreffende opdracht. Per opdracht moet daarom vooraf bekeken worden welke uitsluitingsgronden van toepassing zijn.
De wet schrijft voor dat inschrijvers en gegadigden de gelegenheid krijgen om middels een vaste format (het Uniform Europees Aanbestedingsdocument) te verklaren dat de uitsluitingsgronden op hen niet van toepassing zijn. 3.12.2 Integriteitstoets (Wet BIBOB) en uitsluitingsgronden De Wet BIBOB (Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur) geeft de ABGorganisatie en de gemeenten een extra instrument in handen om de integriteit te controleren van partners met wie zij, bijvoorbeeld via aanbesteding, direct of via onderaanneming zaken doet. De kaders voor toetsing zijn in de Bibob-beleiden van de ABG-gemeenten vastgelegd. Per opdracht moet worden bekeken of dit wel of niet van toepassing kan worden verklaard.
3.13
Geschiktheidseisen
Nadat is vastgesteld dat de uitsluitingsgronden niet op de betreffende ondernemer van toepassing zijn, wordt zijn geschiktheid om als opdrachtnemer te fungeren gecontroleerd. In het aanbestedingsdocument zijn daartoe de minimale eisen beschreven waaraan de onderneming moet voldoen ten aanzien van: • de financiële en economische draagkracht: • de technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid; • kwaliteitsbewaking en certificering.
De Gids Proportionaliteit schrijft (dwingend) voor dat alleen geschiktheidseisen gesteld mogen worden die verband houden met daadwerkelijke risico's die de opdracht meebrengt, of terug te voeren zijn op de gewenste competentie(s). Bovendien moeten de eisen die gesteld worden met het doel om risico's af te dekken in redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht.
Pagina 20 van 38
3.14
Selectiecriteria
Selectiecriteria zijn criteria op basis waarvan een aanbestedende dienst de omvang van het aantal tot inschrijving uit te nodigen gegadigden kan beperken. Deze mogelijkheid bestaat uitsluitend in de niet-openbare procedure, de concurrentiegerichte dialoog, de procedure van het innovatiepartnerschap, de mededingingsprocedure met Onderhandeling en het dynamisch aankoopsysteem. Deze procedures bestaan dus in feite uit twee fasen: de selectiefase en de gunningsfase. In de eerste fase kunnen in beginsel alle belangstellenden zich aanmelden als gegadigde. Deze gegadigden worden in de eerste fase getoetst op de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Middels selectiecriteria kan vervolgens het aantal geschikt gebleken gegadigden dat ook daadwerkelijk wordt uitgenodigd om in te schrijven worden beperkt. Het is daarom van groot belang dat deze criteria objectief en niet-discriminatoir worden gesteld.
Indien de ABG-organisatie of gemeente aanbesteedt via een niet-openbare procedure, de concurrentiegerichte dialoog of de procedure van gunning via onderhandelingen vermeldt de ABG-organisatie of gemeente in de aankondiging het aantal gegadigden dat hij voornemens is uit te nodigen. Dit zijn er bij de niet-openbare procedure ten minste vijf en bij de concurrentiegerichte dialoog en de onderhandelingsprocedure met aankondiging ten minste drie, mits deze voldoen aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen.
3.15
Gunningscriteria
Er zijn drie gunningscriteria: 1) de Beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) 2) laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit, zoals de levenscycluskosten, zoals bedoeld in de aanbestedingswet artikel 2.115a 3) de laagste prijs. Het gunningcriterium van de laagste prijs spreekt voor zich. Bij het criterium van laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit betrek je alle kosten voor de totale levenscyclus. Dit kan weer een impuls voor duurzaamheid zijn. In plaats van alleen te kijken naar de kostprijs, kijk je bijvoorbeeld ook naar alle kosten die veroorzaakt zijn in de keten zoals bijvoorbeeld transport en opslagkosten en/of naar de kosten die in de interne organisatie gemaakt moeten worden en dus bijkomende kosten zijn. Denk bijvoorbeeld aan training, verzekering, faalkosten etc. Het criterium van de beste prijs-kwaliteitverhouding kan verschillende subcriteria bevatten, zoals bijvoorbeeld de kwaliteit, de prijs, functionele eisen, technische waarde, milieukenmerken, klantenservice, onderhoud, maar ook de mate waarin de gemeente zelf werkzaamheden moet verrichten, bijvoorbeeld bij de begeleiding van de opdrachtnemer. Alle subcriteria moeten uiteraard gerelateerd zijn aan het doel van de opdracht en aan de beginselen van transparantie, objectiviteit en niet discriminerend handelen. De subcriteria krijgen een bepaalde weging.
In de aankondiging moet een objectieve en eenduidige specificatie worden opgenomen van het relatieve gewicht van elk subcriterium. Zo is het de inschrijver vooraf bekend wat de subcriteria zijn en hoe deze worden gewogen. Zo kan hij weten wat bepalend is om te komen tot de beste prijskwaliteitsverhouding (BPKV).
Pagina 21 van 38
De wettelijke hoofdregel is gunnen op BPKV: wanneer de gemeente in afwijking hiervan wenst te gunnen op basis van de laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit of de laagste prijs dan dient dit gemotiveerd in de aanbestedingsdocumenten te worden aangegeven.
De ABG-organisatie en ABG-gemeenten conformeren zich aan het uitgangspunt van gunnen op basis van BPKV boven gunnen op basis van de laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit of de laagste prijs. Van dit uitgangspunt kan slechts gemotiveerd in de aanbestedingsdocumenten worden afgeweken. Bij gestandaardiseerde werken en bij niet complexe werken zal voornamelijk op laagste prijs worden gegund.
Pagina 22 van 38
4.
Ethische, ideële en sociaaleconomische doelstellingen
De ABG-organisatie en ABG-gemeenten zetten jaarlijks voor vele miljoenen euro's aan opdrachten in de markt. Daarmee zijn de ABG-organisatie en ABG-gemeenten voor veel ondernemers een aantrekkelijke partij om zaken mee te doen. Deze gemeentelijke inkoopkracht kan ook worden ingezet om een bijdrage te leveren aan andere bestuurlijke doelen dan waar de opdracht direct betrekking op heeft. In dat kader spreken we over ethische, ideële en sociaaleconomische doelstellingen die een rol spelen in het aanbestedingsbeleid.
4.1
Integriteit
Zoals beschreven in hoofdstuk 3 stellen de ABG-organisatie en ABG-gemeenten eisen aan de integriteit van opdrachtnemers. De ABG-organisatie en ABG-gemeenten wensen uitsluitend zaken te doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. De ABG-organisatie en ABG-gemeenten hechten minstens evenveel waarde aan bestuurlijke en ambtelijke integriteit. Dat betekent dat bestuurders en ambtenaren zich houden aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen altijd zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Bij aanbesteden wordt functiescheiding en het zogenaamde 'vier ogen principe' gehanteerd.
Bij aanbestedingen met een geraamde contractwaarde vanaf het bedrag waarbij met een motivatie de meervoudig onderhandse procedure gevolgd kan worden, wordt altijd een inkoopadviseur betrokken. Voor de leesbaarheid van deze nota noemen we deze grens hierna: de MVO-grens. Bij de opening van de aanbiedingen kijkt altijd een (inkoop)collega mee. Dit is het 4-ogen principe binnen het aanbestedingsproces.
4.2
Maatschappelijk verantwoord Inkopen
In de woorden van MVO Nederland onderneemt een onderneming maatschappelijk verantwoord indien zij haar activiteiten bewust richt op het toevoegen van waarde aan zowel people, planet als profit, daarin steeds opnieuw een zorgvuldige balans zoekt, daarover op een actieve en transparante manier verantwoording aflegt en daarover met haar stakeholders een open dialoog voert. Hoewel de termen duurzaamheid en duurzaam ondernemen vaak vooral uitgelegd worden in relatie tot milieudoelstellingen en maatschappelijk verantwoord ondernemen met name op sociale doelstellingen zijn beide termen blijkens de definitie van MVO Nederland inwisselbaar. Om consistent te blijven met eerdere besluitvorming op dit thema maken we binnen het aanbestedingsbeleid gebruik van de termen ‘duurzaam ondernemen’ en ‘duurzaam inkopen’. De ABG-organisatie en ABG-gemeenten kopen zoveel als mogelijk duurzaam in. De ambities ten aanzien van duurzaamheid krijgen in het proces van inkoop en aanbesteding een plaats door het toepassen van duurzaamheidseisen en duurzaamheidswensen. In ieder geval gaat het daarbij om: • Fairtrade • Sociale voorwaarden • Milieuaspecten • Social Return on Investment Hierdoor leveren de ABG-organisatie en ABG-gemeenten een directe bijdrage (inzet inkoopkracht) aan een betere wereld. Maar ook indirect door het vervullen van een voorbeeldfunctie van de gemeente in het maatschappelijk verkeer.
Ook marktpartijen pleiten in toenemende mate voor ambitieus duurzaam inkoopbeleid dat bijdraagt aan een versnelling en verdieping van de verduurzaming en innovatie. Pagina 23 van 38
Voorbeelden van duurzame inkoop: de gemeentelijke energie is 100% groen, het gemeentelijk wagenpark bestaat deels uit voertuigen die rijden op elektriciteit of aardgas, de koffie en thee zijn Fairtrade en de gemeentelijke kantoren worden schoongehouden door professionals met een arbeidsbeperking. Manifest Professioneel Duurzaam Inkopen De colleges hebben de Deelnameverklaring Duurzaam Inkopen ondertekend. Het Manifest roept de Gemeente op de inkoopfunctie strategisch in te zetten met het oog op het nastreven van ambitieuze duurzaamheiddoelstellingen.
4.3
Fairtrade
Binnen de ABG-gemeenten vinden we het belangrijk dat inschrijvers zoveel als mogelijk voldoen aan de voorwaarden van Eerlijke Handel. Dit is de brede insteek. Hiermee wordt bedoeld erkenning van labels/keurmerken die zich zowel richten op kleine boeren en producenten (richten zich op prijsafspraken) als op labels/keurmerken die zich richten op de grotere producenten (richten zich op werknemers van deze producenten). Criteria daarbij zijn onder andere: • Een vooraf bepaalde gegarandeerde prijs voor de producten. Deze ligt mogelijk boven de reguliere marktprijs; • Vermindering van het gebruik van gewasbeschermingsmiddelen. Een kostendekkende minimumprijs; • Scholing; • Basisrechten van de International Labour Organisation (ILO) waaronder: recht om te organiseren, geen kinderarbeid, geen gedwongen arbeid, geen discriminatie. • Voorfinanciering: boeren kunnen - indien gewenst - van de Inschrijver een percentage van de verkoopprijs van hun product al ontvangen voor de verscheping, zodat zij noodzakelijke investeringen kunnen doen. • Langdurige samenwerkingsrelaties. Aan inschrijvers wordt in dit kader gevraagd om te bewijzen dat zij aan bovengenoemde uitgangspunten voldoen. Een relatief eenvoudige manier om dit bewijs te leveren is door het overleggen van een keurmerk.
Hoewel de aanbestedingswet voorschrijft dat het eisen van een bepaald keurmerk in beginsel niet mag (men moet dan uitwijken naar de onderliggende criteria van het keurkerk) is in de nieuwe wet opgenomen dat het eisen van keurmerken wel mag als het gaat om duurzaamheid en/of sociale voorwaarden. Hieraan zijn wel een aantal voorwaarden verbonden: alle keurmerkeisen moeten verband houden met het voorwerp van de opdracht. • ze moeten gebaseerd zijn op objectief controleerbare en niet-discriminerende criteria • tot stand gekomen zijn door middel van een open en transparante procedure. • waarbij de ondernemer die het keurmerk aanvraagt geen beslissende invloed kan uitoefenen op de inhoud van het keurmerk.
Bij relevante aanbestedingen met een geraamde contractwaarde vanaf de MVO-grens stelt de ABG-organisatie of gemeente voorwaarden aan inschrijvers op het gebied van Fairtrade. De criteria zoals gesteld voor het dragen van de titel Fairtrade Gemeenten zijn hierbij het uitgangspunt.
Pagina 24 van 38
4.4
Sociale voorwaarden
Door het stellen van sociale voorwaarden weren de ABG-organisatie en de ABG-gemeenten Leveringen die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden, waaronder kinderarbeid, hongerlonen en schending van mensenrechten tot stand komen of zijn gekomen. Weinig bedrijven kunnen garanderen dat hun productieketen aan de internationale sociale normen voldoet. Uit onderzoek van de VN en anderen blijkt dat in alle sectoren incidenten plaatsvinden. De sociale voorwaarden voor inkoop zijn daarom contractvoorwaarden en geen selectie-eis. De sociale voorwaarden zijn bedoeld voor inkopen boven de Europese aanbestedingsdrempels. De mogelijke inspanning die een leverancier moet leveren, kan dermate groot zijn dat het risico bestaat dat het niet reëel is deze te verlangen bij kleinere opdrachten (proportionaliteit). Via de MVO Risicochecker op www.mvonederland.nl kan worden nagegaan of er sprake is van verhoogd risico op schending van sociale voorwaarden.
De ABG-organisatie en ABG-gemeenten stellen in relevante aanbestedingen vanaf de Europese drempelbedragen sociale contractvoorwaarden. De gemeente maakt daarbij gebruik van de standaard-teksten ‘Sociale Voorwaarden’ die beschikbaar worden gesteld door het Ministerie van Infrastructuur en Milieu: Voor generieke Sociale voorwaarden: https://www.pianoo.nl/nl/themas/maatschappelijk-verantwoord-inkopen-mvi-duurzaaminkopen/handreikingen-mvi-0/handreikingen-internationale-sociale Voor koffie, thee, cacao, textiel en bloemen gelden aanvullende internationale sociale voorwaarden (gebaseerd op ILO-normen): https://www.pianoo.nl/nl/themas/maatschappelijk-verantwoord-inkopen-duurzaam-inkopen/mvithemas/internationale-sociale-0