Bijlage E (6a) - CCB Technisch Bestek Meerjarig Onderhoud (1004256)

Nieuwbouw Cultuurcentrum Baarle Technisch Bestek Meerjarig Onderhoud

Sweco Belgium nv Antwerpen, 02 februari 2023

Pagina 1

Verantwoording

Titel

: Nieuwbouw Cultuurcentrum Baarle

Subtitel

: Technisch Bestek Meerjarig Onderhoud

Projectnummer

: 34250004

Referentienummer

:

Revisie

:A

Datum

: 02 februari 2023

Auteur(s)

: Frederik Maertens, Hans Verbessem

E-mail adres

: hans.verbessem@swecobelgium.be

Gecontroleerd door

: Hans Verbessem

Contact

:Sweco Belgium nv/sa Posthofbrug 2-4 2600 Antwerpen België T +32 (0) 3 808 10 96 www.swecobelgium.be

Pagina 2 van 39

Inhoudsopgave

1

Managementsamenvatting ............................................................................................ 5

2 2.1 2.2 2.3 2.4

Algemene organisatie ................................................................................................... 7 Uitgangspunten ............................................................................................................. 7 Verantwoordelijkheden van de Opdrachtnemer ........................................................... 7 Verantwoordelijkheden Opdrachtgever ........................................................................ 9 Duur en structurering van de Overeenkomst .............................................................. 10

3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.3 3.4

Actief technisch beheer ............................................................................................... 11 Algemeen .................................................................................................................... 11 Beheer van de installatie ............................................................................................. 11 Bewaking..................................................................................................................... 11 Regeling en bediening ................................................................................................ 11 Gebouwenbeheerssysteem (GBS) ............................................................................. 12 Registratiesysteem ..................................................................................................... 12 Aanpassing van werkingstijden en comfortcriteria...................................................... 14 Overleg........................................................................................................................ 14 Overdracht van de installaties bij het einde van het Meerjarig Onderhoud ................ 14

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

Algemene organisatie van het onderhoud .................................................................. 16 Wettelijke voorschriften ............................................................................................... 17 Algemene, plaatselijke voorschriften .......................................................................... 17 Attesten en documenten ............................................................................................. 17 Operationele front office .............................................................................................. 18 Veilig werken ............................................................................................................... 18 Proces behandeling van een melding ......................................................................... 19

5 5.1 5.2 5.3 5.4

Preventief onderhoud .................................................................................................. 22 Conditiescores ............................................................................................................ 22 Periodiek onderhoud ................................................................................................... 23 Predictief onderhoud ................................................................................................... 24 Wettelijke keuringen .................................................................................................... 24

6 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.2.1 6.1.2.2 6.1.2.3 6.1.2.4

Curatief onderhoud ..................................................................................................... 26 Curatief onderhoud buiten waarborg .......................................................................... 26 Werken en studies in de context van projecten .......................................................... 27 Prestaties in regie op afroep ....................................................................................... 28 Regie-uren door een vaste technieker (technische scholing)..................................... 28 Regie-uren door een vaste klusjesman ...................................................................... 29 Materiaalkosten ........................................................................................................... 29 Onderhoudskosten ...................................................................................................... 29

7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.2

Afwijkingen .................................................................................................................. 30 Algemeen .................................................................................................................... 30 Beschikbaarheidsafwijkingen ...................................................................................... 30 Prestatiegebreken ....................................................................................................... 31 Afwijkingen die aanleiding kunnen geven tot een sanctie .......................................... 31 Pagina 3 van 39

7.2.1 7.2.2

Afwijking ten gevolge van Prestatiegebreken ............................................................. 31 Afwijking ten gevolge van beschikbaarheidsgebreken ............................................... 32

8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7

kwaliteitsbewaking ...................................................................................................... 37 Sancties bij overschrijden van de toegestane Hersteltermijn ..................................... 37 Stop de klok ................................................................................................................ 37 Interne kwaliteitscontrole ............................................................................................ 38 Externe kwaliteitscontrole ........................................................................................... 38 Gevolgen van controles en van kennisneming van documenten ............................... 39 Herstelplicht ................................................................................................................ 39 Grond voor onmiddellijke beëindiging ......................................................................... 39

Pagina 4 van 39

1

Managementsamenvatting

Aanleiding De Opdrachtgever zet een DB(m)-opdracht in de markt voor een cultuurcentrum (het Werk) waarin verschillende gebruikers en activiteiten samen komen. De infrastructuur (of minstens delen ervan) zal 7 dagen op 7, 24 uur per dag operationeel zijn. Het onderhoud dat de Opdrachtnemer voorziet moet hierop zijn afgestemd. Contractduur van het Meerjarig Onderhoud De Overeenkomst betreffende de uitvoering van het onderhoud van het Werk, wordt aangegaan, nadat de Opdrachtgever een eerste Onderhoudsplan van Opdrachtnemer heeft goedgekeurd en Opdrachtgever heeft besloten om het onderhoud overeenkomstig dit bestek aan de uitvoerend aannemer op te dragen. De Overeenkomst voorziet voor het onderhoud van het Werk gedurende een looptijd van 23 jaar die ingaat na het aflopen van de Onderhoudstermijn, zoals bedoeld in par. 27 UAV-GC 2005. Onderhoudswerken tijdens de Onderhoudstermijn zijn inbegrepen in de bouwopdracht. Scope van het onderhoud Het onderhoud omvat de totale waarborg van het goed functioneren van alle technische installaties in het Werk zijn aangebracht.

Actief technisch beheer Een zeer groot belang wordt gehecht aan een actief technisch beheer waarbij de Opdrachtnemer actief en proactief te werk gaat om de installatie zo vlot en duurzaam mogelijk te laten werken met een minimum aan Afwijkingen en aan energiegebruik, waarbij het door de Opdrachtgever gewenste comfort gegarandeerd wordt. Het beheer van de installatie, monitoring, het GBS en het registratiesysteem voor de melding van Afwijkingen zijn aangepast aan de operationaliteit van het gebouw en de specificaties in dit bestek. Een koppeling tussen het FMIS systeem van de Opdrachtnemer en dat van de Opdrachtgever maakt deel uit van de opdracht. Organisatie van het preventief onderhoud De Opdrachtnemer legt in de offertefase (na de eerste offerte) een Voorlopig Onderhoudsplan voor dat de onderhoudsstrategie beschrijft en alle onderhoudshandelingen uitwerkt. Na gunning wordt dit gefinaliseerd in een jaarlijks te updaten Definitief Onderhoudsplan met minstens hetzelfde kwaliteitsniveau. Een onderhouds-frequentietabel geeft aan met welk tijdsinterval nazicht, keuringen en onderhoud plaatsvinden voor elk systeem en elk onderdeel van die systemen. Per Kwartaal wordt dit geconcretiseerd in een onderhoudsagenda, ter goedkeuring voorgelegd aan de Opdrachtgever. Organisatie van het curatief onderhoud Alle ruimtes in het cultuurcentrum zijn ingedeeld in één van de vier categorieën.

Elke categorie is gekoppeld aan SLA’s die variëren per soort Afwijking, afhankelijk van de impact op de werking. De meest strenge Hersteltermijn bedraagt 2 uur. Sancties Niet naleving van de Vraagspecificaties en de in het bestek opgenomen bepalingen leidt tot sancties die finaal de vorm kunnen aannemen van een korting op de maandelijkse onderhoudsvergoeding of uitvoering door derden op kosten van de Opdrachtnemer, alsook ontbinding van de Overeenkomst. Functionele aanpassingen en standaard variabele diensten buiten totale waarborg Het bestek voorziet de mogelijkheid om interventies buiten waarborg, kleine functionele aanpassingen of standaard variabele diensten te laten uitvoeren door de Opdrachtnemer. Pagina 5 van 39

Pagina 6 van 39

2

Algemene organisatie

2.1

Uitgangspunten

Goed beheer en onderhoud van de infrastructuur is een noodzaak. Daarnaast moet het beheer en onderhoud ook de veiligheid en kwaliteit van het gebouw en haar gebruikers borgen. De Opdrachtnemer gaat een resultaatsverbintenis aan. Hierbij dienen de volgende minimale ambities leidend zijn: het garanderen van de vooropgestelde Vraagspecificaties en de SLA’s zoals omschreven in hoofdstuk 7 van onderhavig document; maximaliseren van de beschikbaarheid van het gebouw en dus voorkomen van onbeschikbaarheid; voorkomen van hinder; borgen van de veiligheid van zowel het gebouw, de gebruikers ervan als het onderhoudspersoneel; garanderen dat op het einde van de gebruiksfase de infrastructuur nog voldoet aan de vooropgestelde eisen volgens de NEN 2767 norm en de opgelegde conditiescore. De Opdrachtgever verwacht van de Opdrachtnemer een gedetailleerde onderhoudsstrategie en alle nodige onderhoudshandelingen om dit te borgen. Door op de juiste momenten, vanaf het eerste ontwerp tot het einde van de Overeenkomst na te denken over al deze aspecten kunnen duurzame(re) keuzes worden gemaakt. Verder dient voor een duurzaam onderhoud volgende aspecten in overweging te worden genomen: innovatie (bv.

technisch, materiaalkeuze); rationeel energiebeheer; ontwikkeling en Wijziging van de gebruikersbehoeften in de loop der jaren (en afstemming van de installaties op deze behoeften); regeltechnische optimalisatie van de installaties; optimalisatie met betrekking tot de werkruimtes (al dan niet ingegeven door Wijziging in normering en/of gebruik); gewenste flexibiliteit van de installaties. een optimale levensduur van het gebouw en een minimale life cycle cost. 2.2

Verantwoordelijkheden van de Opdrachtnemer

De Opdrachtnemer en Opdrachtgever gaan een resultaatsverbintenis aan. Het doel van de Overeenkomst is een zorgenvrij gebruik van de infrastructuur door de Opdrachtgever. De Opdrachtnemer voert alle noodzakelijke onderhouds- en herstellingswerken uit om de infrastructuur hieraan te laten voldoen. De Vraagspecificaties, de beschikbaarheids- en prestatie-eisen in de Overeenkomst en de SLA’s concretiseren de minimale standaard waaraan het onderhoud minstens moet voldoen. Indien niet wordt voldaan aan de beschikbaarheids- en prestatie-eisen is er sprake van een Afwijking. Afwijkingen worden opgelost binnen de toegestane Hersteltermijn bepaald in deze Overeenkomst. Niet voldoen aan de toegestane Hersteltermijn kan finaal leiden tot een Korting op de Bruto Onderhoudsvergoeding. De infrastructuur dient op alle vlakken en op elk moment te beantwoorden aan de vooropgestelde eisen. Het onderhoud omhelst onder meer (niet-limitatief): technisch beheer van de installaties; onderhoud behorende bij waarborgverplichtingen interventies met betrekking tot het preventief onderhoud; interventies met betrekking tot het curatief onderhoud; aanpassingen aan technische installaties; Pagina 7 van 39

energiebeheer; toegewezen opdrachten in coördinatie bij de Opdrachtnemer Interventies moeten te allen tijde de ongemakken voor de gebruikers van de gebouwen vermijden dan wel beperken. Onderdeel van het Meerjarig Onderhoud zijn ook alle wettelijk voorgeschreven inspecties en keuringen conform geldende wetgevingen, voorschriften van leveranciers. Het afvoeren en (laten) verwerken van vrijkomende materialen en afvalstoffen is eveneens inbegrepen. De Opdrachtnemer is verplicht al zijn afval te doen vernietigen, behandelen of verwijderen door een bevoegde maatschappij, erkend door het Vlaams Gewest, volgens de vigerende wetgeving. De nodige bewijzen afgeleverd na de behandeling van het afval worden op eenvoudige vraag aan de Opdrachtgever bezorgd. De Opdrachtnemer dient aanwezig te zijn bij de bezoeken van wettelijke aard of veiligheidsbezoeken (DBDMH, controle I.D.P.B.W., controles door erkende organismes, …) of op eenvoudige vraag van de Opdrachtgever (opvolgingsbezoek van de staat van de installaties, rondleiding met educatief karakter, …). Dit gebeurt zonder meerprijs of rechtvaardiging door de Opdrachtgever. De Opdrachtnemer is verplicht om de lokalen waarbinnen de technische installaties zich bevinden, als voorzichtig en redelijk persoon te onderhouden. Het up-to-date houden van het as-built dossier, de signalisatiefiches, het up-to-date houden van het onderhoudsdagboek etc.

en eventuele herstellingen (al dan niet onder totale waarborg) behoren expliciet tot de opdracht. In geval van vaststelling van een Afwijking is de Opdrachtnemer verplicht de Opdrachtgever zo snel als mogelijk te informeren over eventuele bevindingen of specifieke aandachtspunten. De Opdrachtnemer staat in voor alle benodigde Vergunningen en/of ontheffingen nodig voor het uitvoeren van de onderhoudswerkzaamheden en aanverwante activiteiten. Ook het beschermen van de inrichting en van bouwdelen hoort tot het onderhoud, net als het opruimen en afvoeren van afval en het schoon achterlaten (stofzuigen) van de omgeving na uitgevoerde Werkzaamheden. De Opdrachtnemer moet een verzekering machinebreuk afsluiten die de vaste technische installaties dekt die deel uitmaken van het gebouw (onroerend door hun bestemming, inclusief airco, transformatoren, warmtepomp, warmteproductie,…). De normale aansprakelijkheid van de Opdrachtnemer blijft onverminderd behouden. De Opdrachtnemer moet alle nodige voorzorgsmaatregelen treffen om schade aan de installaties en lokalen te vermijden. Hij moet de Opdrachtgever adviseren de uitbating, volledig of gedeeltelijk, op te schorten bij een ernstig risico.

Hij waarschuwt dringend de Opdrachtgever en zal dat schriftelijk bevestigen met precisering van de prestaties en/of werken waarvoor hij van mening is dat het onontbeerlijk is om ze uit te voeren alvorens de uitbating te hervatten. De Opdrachtnemer zal tijdens de offertefase een Voorlopig Onderhoudsplan voorleggen dat de onderhoudsstrategie beschrijft en alle onderhoudshandelingen uitwerkt. In de ontwerpfase na gunning (12weken waarin het ontwerp herwerkt wordt), zal hij het Voorlopig Onderhoudsplan finaliseren tot een Definitief Onderhoudsplan met minstens hetzelfde kwaliteitsniveau als het Voorlopige Onderhoudsplan uit de Offerte. Het Definitief Onderhoudsplan wordt ter Acceptatie voorgelegd aan de Opdrachtgever. Dit Onderhoudsplan dient telkens duidelijk te maken hoe de verschillende vormen van onderhoud worden uitgewerkt. De Opdrachtnemer beschrijft in het Onderhoudsplan ook hoe dit plan verder wordt uitgewerkt, aangepast aan innovaties en de marktevoluties, en hoe het zal worden geïmplementeerd. Op basis hiervan zal de Opdrachtgever een goed inzicht krijgen in de Onderhoudswerkzaamheden.

Pagina 8 van 39

De Opdrachtnemer legt het Onderhoudsplan uiterlijk 6 maanden voor de het einde van de Onderhoudstermijn ter goedkeuring voor aan de Opdrachtgever. Elk jaar wordt een maand voor de verjaardag van de Oplevering een geactualiseerde versie ter goedkeuring voorgelegd aan de Opdrachtgever. De demarcatielijst in bijlage beschrijft in verder detail de scheiding tussen de verantwoordelijkheden van beide Partijen. Registratiesysteem - koppeling systemen: Het Registratiesysteem moet worden gekoppeld aan relevante systemen van de Opdrachtnemer en de Opdrachtgever. De koppeling met de systemen van de Opdrachtgever houdt in dat de Opdrachtgever vanaf elke willekeurige werkplek geautoriseerd toegang kan krijgen tot de geregistreerde gegevens en rapportages. Vanuit het eigen systeem van de Opdrachtgever moeten meldingen kunnen ingegeven worden in het Registratiesysteem. Feedback vanuit het Registratiesysteem van de Opdrachtnemer moet kunnen ingelezen worden in het systeem van de Opdrachtgever. Deze feedback betreft de actieve data: status van de melding, inhoud van de werken, uitvoerder van de werken, tijdstip van uitvoering, etc.. Bij aanpassing van de status dient deze ook te worden doorgegeven. De Opdrachtnemer mag hierbij geen toegang krijgen tot systemen van de Opdrachtgever. De Opdrachtgever is eigenaar van de data en het is niet mogelijk dat er hieraan manipulaties kunnen gebeuren.

De aanpassingen aan het systeem van de Opdrachtgever om de feedback vanuit het Registratiesysteem te ontvangen, behoren niet tot de verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer. 2.3

Verantwoordelijkheden Opdrachtgever

De Opdrachtgever wenst zelf geen activiteiten te ontplooien in het kader van het beschikbaar houden van de infrastructuur, uitgezonderd (niet Limitatief): Schoonmaak van alle ruimtes. De technische lokalen toegewezen aan de Opdrachtnemer voor opslag etc. zijn hier expliciet niet inbegrepen. Levering energie(n) Onderhoud groenaanleg Onderhoud actieve apparatuur in de dataracks in een serverlokaal, geplaatst door de Opdrachtgever: onder meer de servers en netwerkapparatuur t.b.v. de computers en internetverbinding. Onderhoud machines en toestellen geplaatst door de Opdrachtgever … De demarcatielijst in bijlage beschrijft in verder detail de scheiding tussen de verantwoordelijkheden van beide Partijen (dit is geen limitatieve lijst). De Opdrachtgever verbindt er zich toe volgende verplichtingen na te leven: Geen enkele bewerking uit te voeren aan de handbediende of automatische regelapparatuur, noch aan de elektrische uitrusting, noch aan de afsluiters, behalve in geval van gevaar of hoogdringendheid. Op elk ogenblik de Opdrachtnemer toegang te verlenen tot de technische lokalen waar zijn tussenkomst noodzakelijk wordt geacht en eventueel de nodige sleutels of toegangskaarten te zijner beschikking stellen. De nodige ruimte ter beschikking te stellen van het tijdelijk op de site verblijvend personeel van de Opdrachtnemer.

Deze ruimte dient door de Opdrachtnemer deels als atelier en deels als voorraadruimte voor de verbruiksstukken en reservestukken ingericht te worden. Oproepen van de gebruikers te centraliseren bij een afgevaardigde die aangesteld is als zijn vertegenwoordiger ten opzichte van de Opdrachtnemer en de gebruikers. Pagina 9 van 39

De nodige energie (water, brandstof, elektriciteit, …) in voldoende hoeveelheid en kwaliteit te leveren om de normale werking van de installatie mogelijk te maken. De stookplaats en overige technische lokalen in goede staat te houden (vloeren, vensters, metselwerk,…), gesloten en overdekt in overeenstemming met de politie- en verzekeringsreglementen alsook te vrijwaren van afval en verpakkingsmaterialen Per Kwartaal wordt de energiefactuur door de Opdrachtgever aan de Opdrachtnemer voorgelegd, wat de Opdrachtnemer in staat moet stellen het energieverbruik te evalueren en de nodige maatregelen te treffen inzake optimalisatie van het energieverbruik. De demarcatielijst in bijlage beschrijft in verder detail de scheiding tussen de verantwoordelijkheden van beide partijen. 2.4

Duur en structurering van de Overeenkomst

Het contract Meerjarig Onderhoud vangt aan na afloop van de Onderhoudstermijn. De door de Opdrachtnemer geplaatste delen en/of installaties zijn onderworpen aan een Onderhoudstermijn van 2 jaar , te starten bij Oplevering. Onderhoud en herstelwerken tijdens deze Onderhoudstermijn vallen onder de contractuele bepalingen van de bouwopdracht. Na het verstrijken van deze Onderhoudstermijn vangt het Meerjarig Onderhoud aan dat 23 jaar duurt. Tijdens deze periode zijn de bepalingen van toepassing van dit Technisch Bestek Meerjarig Onderhoud. Na het Meerjarig Onderhoud eindigt de Overeenkomst op de Einddatum, zijnde de 25e verjaardag na de Oplevering. De Garantie op alle toestellen, materialen, ed. wordt niet beëindigd door het einde van de Overeenkomst. Het contract kan bij aangetekend schrijven worden opgezegd door de Opdrachtgever, conform de bepalingen van de Overeenkomst.

Pagina 10 van 39

3

Actief technisch beheer

3.1

Algemeen

Een zeer groot belang wordt gehecht aan een actief technisch beheer waarbij de Opdrachtnemer actief en proactief te werk gaat om de installatie zo vlot en duurzaam mogelijk te laten werken met een minimum aan Afwijkingen en aan energiegebruik, waarbij het door de Opdrachtgever gewenste comfort gegarandeerd wordt. De Opdrachtnemer verbindt er zich toe om zonder beperking het beheer (bewaking, bediening en actief beheer) van de infrastructuur zo uit te voeren dat het geheel van de in de Vraagspecificaties vermelde eisen gehandhaafd wordt in de beste voorwaarden wat betreft comfort, veiligheid, doelmatigheid, duurzaamheid en energieverbruik. De Opdrachtnemer roept geen enkel recht van beroep tot schadevergoeding in bij een mogelijke onvolledige beschrijving van de installaties gezien dit diens eigen verantwoordelijkheid is. Hij aanvaardt de installaties zonder voorbehoud; hij kan zich niet aan zijn contractuele verbintenissen onttrekken met gebreken aan de installaties als voorwendsel. De Opdrachtnemer zal zich, als installateur van de technische installaties, niet en nooit kunnen beroepen op gebreken van de installaties ter verantwoording van enige Tekortkoming van de Opdrachtnemer onder zijn onderhoudsverplichtingen. De Opdrachtnemer dient de specificaties rond beheer aan te vullen en/of te detailleren waar nodig en ter goedkeuring voor te leggen aan de Opdrachtgever.

De beheerfuncties worden in de driemaandelijkse evaluatievergadering besproken. De Opdrachtgever vraagt hierbij specifieke aandacht voor ‘kritieke installaties’. 3.2

Beheer van de installatie

Het beheren van de installatie omvat: 3.2.1

Bewaking

De bewaking omvat het nagaan waar en in hoeverre wordt afgeweken van de eisen aan bedrijfszekerheid, vastgelegde normen, verwerken van alle op het GBS gesignaleerde alarmen (temperatuur, vochtigheid, druk, luchtsnelheid,…). In geval van vloeibare of vaste brandstof dient de Opdrachtnemer de Opdrachtgever tijdig te verwittigen dat een bestelling moet plaatsvinden. 3.2.2

Regeling en bediening

In algemene termen: betekent regeling het ingrijpen op de systemen (klimatisatie, verlichting, ventilatie, zonwering,…..); betekent bediening het bedienen van een schakelaar of regelaar die als rechtstreeks gevolg heeft dat een uitgangsvariabele van dit systeem wijzigt. Bedieningselementen zijn bvb. lichtschakelaars, lokale knoppen voor het instellen van de gewenste temperatuur. De bediening en regeling omvat alle initiatieven om door middel van een normale werking en een minimaal energieverbruik de vooropgestelde voorwaarden te respecteren. Alle regelingen en bediening door de Opdrachtnemer tijdens de volledige contractduur zijn begrepen in de offerte en brengen geen extra kosten met zich mee. Dit geldt voor alle systemen die effect hebben op de exploitatie van de gebouwen: de verlichting, de verwarming, het afsluiten van de gebouwen (of delen van de gebouwen), … Pagina 11 van 39

Inregeling gedurende de Onderhoudstermijn maakt deel uit van de bouwopdracht. De bediening en regeling moet rekening houden met: het bezettingsprogramma van de gebouwen en van bepaalde lokalen; de plotse wijzigingen in de atmosferische omstandigheden die soms een aanpassing van de parameters van de automatische regeling noodzakelijk maakt; het streven naar optimaal comfort voor de gebruiker; duurzaamheid en efficiënt energetisch verbruik; de verdeling van de werkingsduur van de machines. Voor meer complexe systemen krijgt de Opdrachtgever alle noodzakelijke toegang tot de systemen die operationele functies verzorgen. De Opdrachtnemer draagt de volledige verantwoordelijkheid voor het niet-ontregeld of buiten gebruik raken van de installaties, behalve bij aanwijsbare oneigenlijke interventies van de Opdrachtgever. De Opdrachtnemer beantwoordt alle vragen van de Opdrachtgever met betrekking tot de werking van de systemen duidelijk en binnen een redelijke termijn. Dit betreft zowel de normale instellingen als uitzonderlijke gevallen.

Bijvoorbeeld: de uitzonderlijke openstelling van de gebouwen tijdens de avonduren moet voorafgaandelijk instelbaar zijn door Opdrachtgever, zonder de interventie van de Opdrachtnemer; ingeval de openstelling langer duurt dan verwacht (en ingesteld in het systeem) moet het alsnog mogelijk zijn om op elk moment bijkomend een afwijking in te stellen door de Opdrachtgever. Afwijkingen van de gebruiksuren zullen kunnen gebeuren zonder interventie van of melding aan de Opdrachtnemer. De afwijkingen zullen voor onbepaalde tijd zijn en in geen geval te limiteren door de Opdrachtnemer. 3.2.3

Gebouwenbeheerssysteem (GBS)

Er wordt een GBS voorzien in de Overeenkomst voor de besturing van en het toezicht op de installaties. De opzet, besturing, de uitbating, de zorg voor systematiek, het upgraden, het up-todate houden en het onderhoud van het GBS worden binnen het kader van de opdracht toevertrouwd aan de Opdrachtnemer en maakt volledig deel uit van de onderhoudsopdracht. De Opdrachtnemer bezorgt de Opdrachtgever toegang in dit systeem via een eigen login en voorziet de nodige voorafgaandelijke opleiding voor de door de Opdrachtgever aangewezen personen die dit binnen haar organisatie zullen opvolgen. Een meer gedetailleerde beschrijving van de eisen die gesteld worden aan het GBS worden opgenomen als elementeisen in de Vraagspecifcaties. 3.2.4

Registratiesysteem

De opzet, besturing, de uitbating, de zorg voor systematiek, het upgraden, het up-to-date houden en het onderhoud van het Registratiesysteem wordt binnen het kader van de opdracht toevertrouwd aan de Opdrachtgever en maakt volledig deel uit van de onderhoudsopdracht. Dit systeem wordt door de Opdrachtnemer gebruikt voor aanmelding, registratie, bewaking, informatieverzameling en afmelding van meldingen, inclusief alle relevante rapportages. Per Kwartaal (en minstens een werkweek voor een overleg op managementniveau) bezorgt de Opdrachtgever een overzichtsrapport aan de Opdrachtgever waarin de beschikbaarheid van de installaties en gebouwdelen wordt weergegeven gedurende het voorbije jaar en ingedeeld per Kwartaal, en waarin de meldingen worden opgesplitst volgens systeem en criticiteit Het registratiesysteem voldoet minstens aan de volgende kenmerken:

Pagina 12 van 39

Informatie: Het registratiesysteem noteert onmiddellijk en volledig de actuele en relevante informatie met betrekking tot kwaliteitsborging, risicobeheersing, aan‐, afmelding en afhandeling van Afwijkingen en klachten, resultaten van periodieke metingen, analyses en keuringen, de afspraken gemaakt in periodieke overleggen met Opdrachtgever (inclusief de daarvoor afgesproken Hersteltermijn), alle doorgevoerde wijzigingen aan technische installaties, enzovoorts, conform de in het contract opgenomen bepalingen. Registratiesysteem verstrekt minimaal volgende inlichtingen: werkingsprogramma’s van de installaties ingestelde werkingspunten van de installaties meet- en controleresultaten het onderhoudsprogramma, de opvolging en hun noodzakelijke aanpassingen met een gedetailleerde planning van de uit te voeren werken de werkingsproblemen en de reden hiervan de uitgevoerde herstellingen de analyse van het verbruik van energie en water, de nodige voorstellen om deze verbruiken te minimaliseren de inventaris van verbruiksstukken en reservestukken in voorraad instructies voor werking, gebruik, onderhoud en inspectie cfr. het K.B. van 12/8/1993 betreffende arbeidsmiddelen Afwijkingshistoriek: Om de historiek van de Afwijkingen op een gestructureerde manier te kunnen opvolgen, wordt aan elke gemelde Afwijking een unieke identificatie van systeem, element-, elementgroep-nummer toegekend.

Hierdoor kan de Opdrachtgever continu beschikken over een duidelijk overzicht van de Afwijkingshistoriek per systeem, element- of elementgroep. De wijze van structurering en identificatie zal bij de Oplevering door de Opdrachtnemer ter goedkeuring aan de Opdrachtgever worden voorgelegd. Kwaliteit: De in het registratiesysteem opgeslagen informatie moet up-to-date, overzichtelijk, volledig, juist en eenduidig zijn. Navolgbaarheid: De in het registratiesysteem ingebrachte informatie moet navolgbaar zijn (van melding tot en met afhandeling). Beschikbaarheid: De Opdrachtgever dient te allen tijde en op eenvoudige vraag inzage te krijgen in alle geregistreerde gegevens en rapportages. Boekhouding verbruiken: De automatische energieboekhouding omvat het genereren van de nodige verbruikrapporten opdat efficiënt overleg kan plaatsvinden met de verantwoordelijken van de Opdrachtgever en het opstellen van een synthese van het jaarlijkse verbruik, rekening houdend met seizoenen en/of graaddagen. Rapportage: De informatie in het registratiesysteem wordt gebruikt voor rapportages en facturering. Afhankelijk van de informatie die de Opdrachtgever nodig heeft moet de informatie op verzoek van de Opdrachtgever kunnen worden gecategoriseerd op totaal en/of op onderwerp of een willekeurige andere doorsnede.

Eigenaarschap van de gegevens: De monitoring en het registratiesysteem zijn onderdeel van één en hetzelfde systeem (FMIS) waarbij de

Pagina 13 van 39

Opdrachtgever eigenaar is van de gegevens (asset register, historiek onderhoud en Afwijkingen, planningen, …). Overdracht van de gegevens Bij het beëindigen van de Overeenkomst worden alle documenten in hun meest actuele vorm overgedragen aan de Opdrachtgever, op een geordende manier en met een systematische ontsluiting goedgekeurd door de Opdrachtgever. Dit omvat onder meer ook alle wachtwoorden, inlogcodes, installateur codes ed. Eventuele kosten die hieraan verbonden zijn vallen ten laste van de Opdrachtnemer. 3.2.5

Aanpassing van werkingstijden en comfortcriteria

Het (eventueel dagelijks) aanpassen, (her)instellen en actualiseren van de werkingstijden van de installaties in functie van de bezetting (op aanduiding van de Opdrachtgever) van bepaalde delen of zones van het gebouw vormt een vol deel van het technisch beheer. Gedurende de opgegeven bezettingstijden dienen de vooropgestelde prestatie- en comforteisen gerealiseerd te worden. Deze bezettingstijden van de diensten en functies in het gebouw volgen niet steeds de normale kantooruren en omvatten ook weekends, verlof- en feestdagen. De Opdrachtgever zal deze bezettingstijden meedelen aan de Opdrachtnemer. Gebruikstijden worden steeds aangepast aan de noodzaak op dat moment. De Opdrachtnemer heeft bij zulke wijzigingen geen recht op bijkomende vergoedingen. 3.3

Overleg

Alle operationele afspraken rond het technisch beheer en Onderhoud worden op een maandelijks overleg tussen de gebouwbeheerder onderhoud van de Opdrachtgever en de door de Opdrachtnemer aangeduide verantwoordelijke aan zijn kant besproken. Alle aspecten van het technisch beheer en Onderhoud wordt geëvalueerd op een driemaandelijkse bespreking op management niveau van Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Deze vergadering heeft als doel (niet limitatief) het bespreken van: de stand van zaken de evaluatie van het beheer en onderhoud de interventies en het naleven van de SLA’s de korte- en langetermijnplanning de rapportering de ter kennisgeving voorgelegde Onderhoudsplanning geregistreerde Afwijkingen en evaluatie veiligheidsaspecten de actualisatie van dossiers (as-built, inventaris,…) het maandelijks voor te leggen energierapport en de synthese van het jaarverbruik de registratie van jaarverbruiken voor opmaak van een energieprestatiecertificaat rondvraag/varia Om een voorafgaande evaluatie door de Opdrachtgever mogelijk te maken, dienen al de nodige documenten (termijnplanning, energieverbruik, opmerkingen, diverse agendapunten,…) minstens 5 werkdagen voor de evaluatievergadering aan de Opdrachtgever bezorgd te worden. Indien de situatie dit vereist kan de frequentie van deze besprekingen door de Opdrachtgever aangepast worden.

Als toetssteen voor het niveau van het geleverde Onderhoud zullen de gehaalde comfortwaarden, het energieverbruik, de mate van proactief ingrijpen in de installaties, de snelheid van reactie bij het oplossen van problemen (binnen de toegestane Hersteltermijn) en de nauwgezetheid van opmaak van het logboek en van het bijhouden van de documenten, gebruikt worden. 3.4

Overdracht van de installaties bij het einde van het Meerjarig Onderhoud Pagina 14 van 39

Tenminste drie maanden vóór de normale of vervroegde afloop van het Meerjarig Onderhoud wordt een tegensprekelijke plaatsbeschrijving opgemaakt van de installaties, hun werking en staat van Onderhoud, en van de ter beschikking van de Opdrachtnemer gestelde lokalen. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de conditiemeting volgens NEN 2767-1 zoals beschreven in 5.1 conditiescores. De kosten voor herstelling of vervanging van defecten en gebreken zijn voor de Opdrachtnemer. Alle zaken die tot het normale onderhoud horen blijven de onverminderde verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer.

Pagina 15 van 39

4

Algemene organisatie van het onderhoud

Om alle discussies tijdens de uitvoering van het Meerjarig Onderhoud te vermijden legt de Opdrachtnemer op bij de Oplevering een tegensprekelijke inventaris voor met specifieke aandachtspunten, meting van gehaalde temperaturen, relatieve vochtigheden, luxwaarden, luchtsnelheden, geluidsmetingen,… Het gebouw en de technische installaties zijn 24/7 operationeel. Door in te schrijven op de Opdracht verklaart de inschrijver hiervan op de hoogte te zijn. Hersteltermijnen volgen de klokuren (24u is één etmaal). De Opdrachtgever legt minstens één werkweek voor aanvang van elk Kwartaal de onderhoudsagenda van dit Kwartaal ter goedkeuring aan de Opdrachtgever. De algemene onderhoudswerken en prestaties worden zoveel mogelijk uitgevoerd tijdens de gebruikstijden (Van 8u tot 22u tijdens weekdagen en van 9u tot 13u op zaterdag ) met minimale hinder voor de werking van de Opdrachtgever. Het al dan niet onderhouden van elementen van de infrastructuur binnen de kantooruren gebeurt in overleg met de Opdrachtgever en volgens de overhandigde en goedgekeurde Onderhoudsplanning. De Opdrachtgever heeft hierin steeds het laatste woord. Kritische installaties en installaties die door niet-werking een grote impact hebben op het gebruik van het gebouw (UPS, noodstroomaggregaat, uitschakelen ALSB, …) worden onderhouden op tijdstippen die de minste hinder geven.

De Opdrachtgever heeft hierin steeds het laatste woord. Indien bij het herstellen of vervangen van bepaalde installatiedelen de levering en plaatsing van identiek materiaal onmogelijk is, moet de aannemer het bewijs leveren dat het materiaal dat hij wenst te plaatsen minstens gelijkwaardig is. De Opdrachtgever mag de afhandeling van een Melding bijwonen als hij de uitvoering van de Werkzaamheden door de Opdrachtnemer niet belemmert. Het ingezette personeel is steeds ervaren, respectvol voor de werkomgeving en Nederlandstalig. Het personeel van de Opdrachtnemer en Onderaannemers is steeds als zodanig herkenbaar (kledij Opdrachtnemer en badge). De Opdrachtnemer streeft ernaar steeds dezelfde technici op dit project te laten interveniëren. Alle werken worden uitgevoerd volgens regels van het vak, alle herstel en afwerking gebeuren met smaak en met zorg voor een goed uitzicht. Bij verkeerde bediening, fouten bij interventies, hantering, onderhoud,… door de Opdrachtnemer worden de kosten voor herstelling of vervanging van hetgeen dat in deze omstandigheden beschadigd werd door de Opdrachtnemer alleen gedragen. Hierbij inbegrepen zijn de nodige arbeidsuren voor herstellings- en/of vervangingswerken.

De Opdrachtnemer moet schade aan de infrastructuur zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen de Toegestane Hersteltermijn, of wanneer er voor de desbetreffende schade geen Toegestane Hersteltermijn geldt binnen een redelijke termijn, herstellen. In het laatste geval moet de Opdrachtnemer een herstelplan, waaruit deze redelijke termijn blijkt, indienen bij de Opdrachtgever ter Acceptatie. Als de Opdrachtgever niet met het herstelplan kan instemmen, is hij bevoegd een externe deskundige op te dragen een herstelplan op te stellen, zodanig dat de Opdrachtnemer aan de hand hiervan zorg kan dragen voor deugdelijk herstel. Deze verplichting geldt niet voor zover het schade betreft die het gevolg is van een Geval van Overmacht. De Opdrachtgever kan bij schade als gevolg van een Geval van Overmacht de Opdrachtnemer opdragen de infrastructuur te herstellen. In dat geval zullen de partijen in overleg treden.

Pagina 16 van 39

De Opdrachtnemer neemt bij analyse, controle of herstel van technieken eveneens alle herstellingen van muren, vloeren, plafonds en daken, inclusief de opvullingen, herstelling van de bepleisteringen, schilderingen en waterdichting, en de akoestische en thermische isolatie ten laste wanneer deze gedemonteerd of beschadigd zijn bij de uitvoering van zijn Onderhoud. Deze elementen worden steeds hersteld in hun oorspronkelijke toestand. De Opdrachtnemer houdt zich eraan zich steeds aan- en af te melden bij de gebouwverantwoordelijke bij elk betreden of verlaten van het gebouw. Elk bezoek wordt genotuleerd in het onderhoudslogboek met datum, naam technieker, reden van bezoek, uitgevoerde werken en eventueel de volgnummer van de melding waar het bezoek het gevolg van is. Door de Opdrachtnemer dient een relevante voorraad van courante en infrastructuur-specifieke verbruiksstukken aangelegd te worden die mogelijk maakt om aan de SLA’s te voldoen. Ook voor het preventief en correctief onderhoud dient voldoende voorraad aanwezig te zijn. De OG stelt hiervoor op de site een ruimte ter beschikking. Er wordt binnen het kader van deze opdracht geen permanentie op de site gevraagd. Er wordt wel een 24/24 en 7/7 monitoring van alarmen en beschikbaarheid van een wachtdienst gevraagd. De gebruikstijden worden in de Vraagspecificaties opgegeven.

Let op: er zijn ruimtes waar de gebruikstijden 24/24u zijn. De Hersteltermijnen volgen de klokuren (24u is één etmaal). Indien de gebruikstijden of Vraagspecificaties wijzigen geeft de Opdrachtgever dit 2 weken op voorhand door zodat de Opdrachtnemer de nodige aanpassingen kan voorbereiden. Na deze weken moet alles terug correct werken. De Opdrachtnemer voorziet bij de bouw een (afsluitbaar) lokaal voor opslag van onderhoudsmaterialen en/of strategische voorraad reserveonderdelen dat tijdens het Meerjarig Onderhoud aan hem zal worden toegewezen. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor deze materialen en het afsluiten van de ruimte; de opdrachtgever kan in geen geval aansprakelijk zijn voor eventuele schade of diefstal van producten opgesteld in deze ruimte. De toegang tot de site zal altijd (binnen en buiten kantooruren) gebeuren via de gebouwverantwoordelijke. 4.1

Wettelijke voorschriften

De Werkzaamheden uitgevoerd door derden worden voorbereid en uitgevoerd in Overeenkomst met alle geldende wetten en reglementering ter zake. 4.2

Algemene, plaatselijke voorschriften

De Opdrachtnemer zorgt voor het voorafgaandelijk informeren van de uitvoerders betreffende de volgende voorschriften: roken en/of het bezit dan wel gebruik van alcoholische dranken binnen de vestiging is verboden hygiënemaatregelen bij het gebruik van eet- en dranklokalen worden nageleefd orde en netheid op de werkpost vergen continu aandacht en zijn zeer belangrijk naleving van alle pictogrammen en richtlijnen en instructies is bindend de Opdrachtnemer zorgt zelf voor machines (heftrucks, hoogtewerkers, kranen, enz…) afval zal selectief verzameld worden door de Opdrachtnemer afgevoerd de veiligheidsrichtlijnen van de Opdrachtgever worden nageleefd en geven geen aanleidingen tot meerprijzen Naleven van algemene plaatselijke voorschriften of een huishoudelijk reglement geven geen aanleiding tot meerprijzen. 4.3

Attesten en documenten

Pagina 17 van 39

De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor alle keuringen noodzakelijk om de beschikbaarheid te garanderen. De Opdrachtgever verleent hiertoe zijn medewerking wanneer dit vereist is. Keuringsplichtige machines en installaties die de Opdrachtnemer gebruikt moeten gekeurd en in orde zijn. Op eenvoudige vraag worden de nodige keuringsattesten, indienststellingsverslagen, veiligheidsinstructiekaarten-en informatiebladen alsook andere relevante documenten voorgelegd. Deze zijn steeds ter plaatse beschikbaar cfr K.B. “arbeidsmiddelen” van 4/5/1999. Personen die een veiligheidsfunctie uitoefenen (kraanman, heftruckchauffeur, ...) bezitten steeds een attest van gevolgde opleiding (met gunstig besluit) voor het desbetreffende voertuig en een correct medisch attest (met positief besluit). 4.4

Operationele front office

De operationele front office omvat alle diensten, activiteiten en middelen gericht op het aannemen, registreren, doormelden, bewaken, controleren en afmelden van Afwijkingsmeldingen van de gebouwgebruikers betreffende alle diensten van de Opdrachtnemer en overige leveranciers en Onderaannemers c.q. operationele dienstonderdelen van de Opdrachtgever en is volledig ten laste van de Opdrachtnemer. De operationele front office dient niet fysiek in het gebouw aanwezig te zijn. Afwijkingsmeldingen moeten telefonisch en digitaal te kunnen worden aangegeven door medewerkers van de Opdrachtgever via een efficiënt en eenvoudig te gebruiken meldsysteem. Korte lijnen, eenvoudige aanspreekbaarheid en korte reactietijden dienen voorop te staan in de operationele communicatie tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Hiervoor dient de Opdrachtgever bij de aanvang van de Onderhoudsfase een uniek mailadres en telefoonnummer ter beschikking te stellen alsook één en uniek aanspreekpunt. Zowel digitaal als telefonisch dient de front office 24/24 bereikbaar te zijn, 7 dagen per week, en dit zonder vertragingen of wachttijden. Alle personeelsleden van de Opdrachtgever die toegang hebben tot het systeem mogen melden. (Aantal te bepalen in samenspraak met de Opdrachtnemer).

De Operationele front office registreert alle Afwijkingsmeldingen, inclusief status, aard en tijdstip van afhandeling en relevante informatie op een heldere en navolgbare wijze in het registratiesysteem (registratie en afhandeling van meldingen). De Opdrachtnemer hanteert hierbij methodieken, werkwijzen en doorlooptijden die het primair proces niet onnodig vertragen en die zo min mogelijk administratieve handelingen en tijd vergen van een medewerker van de Opdrachtgever. Wanneer uitvoerende medewerkers van de Opdrachtnemer direct te maken krijgen met Afwijkingsmeldingen, verwijzen zij de gebouwgebruiker door naar de operationele front office. 4.5

Veilig werken

De Opdrachtnemer voorziet in: Uitleg voor eenieder die op de site komt: het opvragen van de plaatselijke risico’s en van de te treffen maatregelen m.b.t. eerste hulp, brandbestrijding en evacuatie,… het instrueren van werknemers over deze risico’s op basis van schriftelijke instructies. Bij aanvang Werkzaamheden: het ontvangen en tekenen van bijhorende vergunningen, zoals vuurvergunning (te vragen bij de Opdrachtgever).

Pagina 18 van 39

Tijdens de Werkzaamheden: de nodige communicatie met de uitvoerders. het opvolgen van de gemaakte afspraken via bv. toolboxmeetings en het naleven van deze en eigen opgelegde veiligheidsmaatregelen. noodsignalen en alarmen zijn gekend. Bij twijfel informeren de uitvoerders zich bij de operationele front office of bij een met de Opdrachtgever overeen te komen persoon. eventuele (schier)ongevallen, schadegevallen of incidenten worden onmiddellijk gemeld aan de Opdrachtgever en onderzocht naar oorzaak en preventiemaatregelen om herhaling te voorkomen. Al deze voorwaarden zijn ook van toepassing op eventuele Onderaannemers van de Opdrachtnemer. Bij Werkzaamheden met Onderaannemers treedt de Opdrachtnemer automatisch ook op als coordinator. 4.6

Proces behandeling van een melding

1. De Opdrachtnemer moet een registratiesysteem in stand houden voor de registratie van meldingen en de afhandeling daarvan. 2. De Opdrachtnemer moet in overleg met de Opdrachtgever een procesbeschrijving opstellen voor de registratie van meldingen en de afhandeling daarvan. Deze procesbeschrijving moet door de Opdrachtnemer worden opgenomen in het monitoringsplan. 3. De Opdrachtnemer moet een melding, onmiddellijk nadat deze heeft plaatsgevonden, in het Registratiesysteem registreren. 4. Bij de registratie van een melding in het registratiesysteem moet de Opdrachtnemer tenminste de volgende informatie opnemen: identificatie van degene die de melding heeft gedaan; een omschrijving van de melding; de datum en het tijdstip van de melding; eventuele bijzonderheden; een registratienummer; 5. Ingeval de melding een Afwijking betreft, moet de Opdrachtnemer aanvullend minstens volgende informatie opnemen: oorzaak van de Afwijking, indien mogelijk; datum van de Afwijking; vermelding van de Ruimte (voor zover de Afwijking betrekking heeft op een Ruimte); : vermelding van de Element(groep)-nummer (voor zover de Afwijking betrekking heeft op een element of elementgroep); Dergelijke werkwijze laat de Opdrachtgever toe de Afwijkingshistoriek op een gestructureerde manier te kunnen opvolgen per element- of elementgroep.

De wijze van structurering en toekenning van de nummers aan de Afwijkingen zal bij de Oplevering door de Opdrachtnemer ter goedkeuring aan de Opdrachtgever worden voorgelegd. 6. De Opdrachtnemer moet de afhandeling van een melding onmiddellijk nadat deze heeft plaatsgevonden in het registratiesysteem registreren. 7. Bij de registratie van de afhandeling van een melding in het registratiesysteem moet de Opdrachtnemer ten minste de volgende informatie opnemen: Pagina 19 van 39

de manier van afhandeling; voor zover van toepassing de oorzaak van een Afwijking met eventueel bij onderzoek gegenereerde rapportages; tijdstip van herstel; eventuele belemmeringen bij de afhandeling; eventuele bijzonderheden; 8. De Opdrachtgever kan een melding aan de Opdrachtnemer uitsluitend doen bij het in het monitoringsplan vermelde meldpunt. 9. Als het registratiesysteem niet functioneert, vindt registratie plaats zoals voor die situatie is vastgelegd in het monitoringsplan. 10. Zodra een melding is geregistreerd in het registratiesysteem, of in geval van Afwijking in het registratiesysteem op de in het monitoringsplan voor die situatie vermelde wijze is geregistreerd, wordt de Melding geacht bekend te zijn bij de Opdrachtnemer en start de toegestane Hersteltermijn. 11. De Opdrachtnemer moet ervoor zorgen dat de Opdrachtgever altijd volledig inzicht heeft in het registratiesysteem en de daarmee verbonden systemen. 12. De Opdrachtgever mag de afhandeling van een Melding bijwonen als hij de uitvoering van de Werkzaamheden door de Opdrachtnemer niet belemmert. 13. Op Werkdagen genereert de Opdrachtnemer een overzicht van alle ingediende meldingen, inclusief status en verstrekt deze aan de contactpersoon van de Opdrachtgever (in het overzicht dat op maandag wordt verstrekt zijn de meldingen van het weekend opgenomen).

Een melding is volledig afgehandeld op het tijdstip dat de Opdrachtnemer de status van de melding in het registratiesysteem heeft veranderd in afgehandeld. 14. Meldingen worden bij het operationeel front office van Opdrachtnemer ingediend door medewerkers van Opdrachtgever en medewerkers van Opdrachtnemer, of volgen uit de automatische Meldingen van installaties. Indien Melding door een medewerker van Opdrachtgever gedaan wordt, verstrekt Opdrachtnemer binnen de responstijd een bewijs van melding aan de betreffende medewerker. 15. Alle ingediende meldingen, alsmede uitgevoerde periodieke metingen en afspraken zoals gemaakt in de periodieke overleggen, dienen te worden geregistreerd in een registratiesysteem. Gegevens zoals opgenomen in de DBFM-Overeenkomst dienen in het registratiesysteem te worden opgenomen. 16. Alle resultaten van monitoring door Opdrachtnemer, Opdrachtgever of derden, dienen door de Opdrachtnemer te worden geregistreerd in het registratiesysteem, zodat de Opdrachtgever na een bepaalde periode inzicht kan worden gegeven in het verloop van de dienstverlening door de tijd met behulp van valide en betrouwbare gegevens. 17.

In het registratiesysteem moet direct alle actuele en relevante informatie, met betrekking tot kwaliteitsborging, aan‐, afmelding en afhandeling van Afwijkingen en klachten, resultaten van periodieke metingen, afspraken gemaakt in periodieke overleggen met Opdrachtgever (inclusief de daarvoor toegestane Hersteltermijn), wensen en informatieverzoeken, enzovoorts, conform de in de Overeenkomst opgenomen bepalingen worden geregistreerd. 18. De terugkoppeling gebeurt na maximaal 30 minuten (terugkoppeling naar betreffende contactpersoon/medewerker van de Opdrachtgever, met betrekking tot te nemen actie). Terugkoppeling door middel van een verifieerbare vastlegging met melding, tijdstip van melding, tijdstip van registratie in het registratiesysteem en toegestane Hersteltermijn. Pagina 20 van 39

Terugkoppeling aan de Opdrachtgever: gereedmelding van de Afwijking. De afmelding van een Afwijking gebeurd door de Opdrachtgever na nazicht.

Pagina 21 van 39

5

Preventief onderhoud

Het preventief onderhoud omvat alle elementen van de infrastructuur en veronderstelt onder meer (niet-limitatief): tijdig ingrijpen op het proces zodat de vastgelegde omstandigheden behouden blijven (onder andere: de energetische prestaties zoals opgegeven tijdens de offerte); de kwaliteit en levensduur van de technische installaties bevorderen; het voorkomen van gevaarlijke situaties; de installaties behoeden voor beschadiging; het voorkomen van Afwijkingen en defecten; garanderen van een optimaal energieverbruik, in functie van de gestelde eisen; zich ervan verzekeren dat er geen abnormaal energieverbruik is (gas, elektriciteit, water); het bewerkstelligen van een optimale en gebruiksvriendelijke bedrijfszekerheid; Dit wordt bereikt door: periodiek onderhoud: het onderhoud dat op regelmatige tijdstippen gedurende het jaar dient te gebeuren (bijvoorbeeld maandelijks, halfjaarlijks,…); predictief onderhoud: het onderhoud dat niet afhankelijk is van het verstrijken van een vaste periode, doch eerder afhankelijk is van het gebruik van de installatie (bijvoorbeeld aantal draaiuren, aantal branduren, graad van gebruik gebaseerd op een analyse of meting...); wettelijke keuringen uitgevoerd door erkende keuringsorganismes, aangewezen door de Opdrachtgever Het preventief onderhoud is opgenomen in de demarcatielijst ‘onderscheid gebruikers-en Eigenaarsonderhoud’ als verduidelijking

van de verantwoordelijkheden voor zowel Opdrachtnemer als Opdrachtgever binnen het preventieve onderhoud. In het Onderhoudsplan worden alle installaties opgenomen en alle gebreken vermeld die gekend zijn voor de installaties. Indien er tijdens het Meerjarig Onderhoud gebreken vastgesteld worden die niet in de lijst voorkomen, worden deze gebreken in samenspraak met de Opdrachtgever in de gebrekenlijst opgenomen, zodat er geen Afwijkingen, incidenten of gebreken blijvend aanwezig zijn in het gebouw. 5.1

Conditiescores

De eerste meting wordt uitgevoerd aan het einde van de Onderhoudstermijn. Bij deze nulmeting moeten alle installaties een conditiescore 1 behalen. Hierna volgen periodieke metingen elke 3 jaar en een laatste meting bij het beëindigen van de Overeenkomst.

Pagina 22 van 39

De overall score van de installaties en die van verschillende deelcomponenten mogen nooit slechter worden dan 3. De slechtst toegelaten conditiescore volgens ouderdom wordt vastgelegd op 2. De conditiescores dienen aangehouden te worden gedurende de Onderhoudsfase, alsook bij het einde van de Overeenkomst (eindsituatie/overdracht installaties en gebouw). Alle te onderhouden installaties dienen steeds de verouderingscurve te volgen zoals opgelegd in de NEN 2767-1. De conditie van de installaties mag op geen enkel moment slechter zijn dan de curve.

De Opdrachtnemer voorziet in zijn onderhoud al de nodige acties om de vereiste conditiescores te behalen. De vermelde conditiescores dienen aangehouden te worden op niveau van het systeem, element en onderdeel. Is dit voor een systeem, element of onderdeel niet het geval, zorgt de Opdrachtnemer binnen de vijf werkdagen voor het nodige zodat de score alsnog gehaald wordt. Alle kosten van een herkeuring zijn voor de Opdrachtnemer. Alle installaties worden opgenomen bij de periodieke rapporten. Het oorspronkelijke rapport wordt opgemaakt op basis van de meetstaat. Alle volgende rapporten worden aangevuld op het oorspronkelijke rapport. De Opdrachtnemer dient aan te geven wanneer een installatie volledig vervangen wordt zodat dit bij de conditiemeting kan opgenomen worden.

5.2

Periodiek onderhoud

De Opdrachtnemer staat in voor het gepland preventief onderhoud van alle elementen van de infrastructuur. De technische installaties worden onderhouden volgens: de regels van de kunst; de verplichtingen en richtlijnen van de constructeurs; de werkingsomstandigheden en werkingsuren; volgens een programma (planning) dat aan de Opdrachtgever wordt voorgelegd

Pagina 23 van 39

De Opdrachtnemer gaat steeds over tot het preventief vervangen van onderdelen die vervangen moeten worden en zorgt voor een voldoende voorraad van cruciale onderdelen in situ. De Opdrachtnemer levert alle producten, materieel en materialen die wettelijk en technisch nodig zijn voor het uitvoeren van het preventief onderhoud van alle elementen die van toepassing zijn. 5.3

Predictief onderhoud

Predictief onderhoud is niet onderworpen aan vaste periodieke termijnen en baseert zich op het uitvoeren van analyses, controles, metingen of inspecties. De Opdrachtnemer staat in voor deze analyses, controles, metingen en inspecties, inclusief de meetapparatuur, met uitzondering van bepaalde controles die door wetgeving zijn toegewezen een hiervoor bevoegde controleorganismen. Zie hiervoor 5.4 wettelijke keuringen Het predictief onderhoud wordt georganiseerd op basis van een nauwkeurig door de Opdrachtnemer opgesteld inspectieplan dat rekening houdt met de bezetting en de functies van de verschillende lokalen in het gebouw. Dit predictief onderhoud wordt uitgewerkt in het Onderhoudsplan, is zichtbaar in de frequentietabel van het onderhoud en wordt opgenomen in de onderhoudsagenda. Hierbij wordt duidelijk aangegeven welke installaties moeten worden gecontroleerd door een erkend controleorganisme. De Opdrachtnemer dient zich in elk geval te houden aan de minimale frequenties zoals opgegeven in zijn offerte. Bij noodzakelijke of gewenste analyses, controles, metingen en inspecties die niet werden gepland, verwittigt de Opdrachtnemer de Opdrachtgever tijdig wanneer deze zullen plaatsvinden. De Opdrachtnemer zorgt er steeds voor dat deze inspecties de normale activiteiten in de gebouwen niet verstoren.

Inspectierondes, controles, en metingen maken een wezenlijk deel uit van het preventieve onderhoudsprogramma. Alle herstellingen en reparaties die ogenblikkelijk binnen de bepalingen van de Overeenkomst kunnen plaatsvinden, worden zoveel als mogelijk tijdens deze inspectierondes uitgevoerd. Predictief onderhoud omvat onder andere de regelmatige veiligheidsproeven die bestaan uit (niet limitatief): nazicht van de goede werking van de veiligheden op elektrisch gebied en op gebied van temperatuur, druk, brandbeveiliging, vochtigheid,… Een programma moet het juiste tijdstip en de frequentie bepalen van elke proef; controle van de elektrische kringen, spanning, stroomsterkte, verlichtingssterkte, …; analyse en controle van het behandelde water voor ketels, koelgroepen, ... ; nazicht van het peil van de smeermiddelen van de koelgroepen en andere installatiedelen; proeven over de werking van ketels en branders. Een attest van de proeven op alle ketels en schouwen volgens de voorschriften van de Vlarem II Bis wordt overgemaakt aan de Opdrachtgever; proeven over de werking van de koelgroepen; opname van de temperaturen en de relatieve vochtigheidsgraad in de verwarmde en/of geklimatiseerde lokalen.. Op eenvoudige vraag wordt er steeds één meettoestel ter beschikking van de Opdrachtgever gesteld; controle van de verzegelingen aangebracht door de water- of gasmaatschappij. 5.4

Wettelijke keuringen

Alle wettelijk voorgeschreven inspecties en keuringen gebeuren conform geldende wetgevingen en maken deel uit van de opdracht. De Opdrachtnemer begeleidt het erkend controleorganisme zodat deze laatste zijn controletaak naar behoren kan uitvoeren. Pagina 24 van 39

De Opdrachtgever beslist welke bevoegde controleorganismen worden ingeschakeld. Alle directe en indirecte kosten van de keuringen vallen ten laste van de Opdrachtnemer, ook ingeval de keuring niet voldoet en dient herhaald te worden. Bij een niet-keuring door een fout van de Opdrachtgever of omwille van wijzigingen in de wetgeving laat de Opdrachtgever de installatie conform zetten en herkeuren. Alle resultaten van wettelijke keuringen worden na ontvangst per direct door de Opdrachtnemer bezorgd aan de Opdrachtgever.

Pagina 25 van 39

6

Curatief onderhoud

Het curatief onderhoud verhelpt alle Afwijkingen en defecten, binnen of buiten waarborg. Curatief onderhoud gebeurt binnen de toegestane Hersteltermijnen zoals neergeschreven in hoofdstuk 7. Hierbij wordt steeds de samenhang tussen de verschillende gebouwdelen en de gebouwinstallaties nagegaan om zwakke punten te detecteren. In het Onderhoud worden alle installaties opgenomen en alle gebreken vermeld die gekend zijn voor de installaties. Indien er tijdens de Onderhoudsperiode gebreken vastgesteld worden die niet in de lijst voorkomen, worden deze gebreken in samenspraak met de Opdrachtgever in de gebrekenlijst opgenomen, zodat er geen Afwijkingen, incidenten of gebreken blijvend aanwezig zijn in het gebouw. Het curatief onderhoud is uitgezonderd de activiteiten vermeld in verantwoordelijkheden Opdrachtgever en de aspecten die zijn opgenomen in de demarcatielijst ‘onderscheid gebruikers-en eigenaarsonderhoud’ als verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever. Net als bij het planmatig onderhoud worden interventies in de categorie curatief onderhoud steeds uitgevoerd in samenspraak met de Opdrachtgever, in functie van de dringendheid die door de Opdrachtgever wordt bepaald. Interventies kunnen mogelijks buiten de normale werkuren vallen indien de toegestane Hersteltermijn, afgestemd op de functies en operationaliteit van het gebouw en de systemen, dit noodzakelijk maken.

Dit zowel ‘s nachts, tijdens weekends als tijdens feestdagen. Alle Afwijkingen en/of defecten worden doorgegeven aan de operationele front office. Van elke curatieve interventie wordt een rapport gemaakt met bespreking van het incident dat er aanleiding tot gaf: oorzaak, risico, oplossing en de gebruikte materialen en met vermelding van de volgnummer van de Afwijking of melding die de aanleiding was. Dit rapport wordt telkens ten laatste twee Werkdagen na een interventie aan de Opdrachtgever bezorgd. Al deze voorwaarden zijn ook van toepassing op eventuele Onderaannemers van de Opdrachtnemer. 6.1