3.4-Bijlage PVE Leerlingen vervoer

Programma van Eisen Leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau Kenmerk: SIW/ABG/TDN/2020/008202

Versie: definitief Datum: 15 september 2020 Gemeente Alphen Chaam Gemeente Baarle-Nassau Opgesteld door: Twan Wilmer, ABG-organisatie Tessy Daamen, Inkoopbureau West-Brabant

Inhoudsopgave 1.

Aanbestedingskader .....................................................................................................................................3

1.1

Algemeen .....................................................................................................................................3

1.2

Planning ........................................................................................................................................5

2.

Omschrijving van de opdracht ......................................................................................................................6

2.1

Aanleiding van de aanbesteding ....................................................................................................6

2.2

Doel van de opdracht ....................................................................................................................6

2.3

Uitwerking van de opdracht ..........................................................................................................6

2.4

Eisen en voorwaarden aan het personeel en de organisatie van de vervoerder ............................ 14

2.5

Vergoeding ................................................................................................................................. 17

2.6

Verwerkersovereenkomst ........................................................................................................... 18

3.

Contractuele voorwaarden opdracht .......................................................................................................... 19

3.1

Vorm en duur van de overeenkomst............................................................................................ 19

3.2

Van toepassing zijnde voorwaarden ............................................................................................ 20

3.3

Financiële bepalingen.................................................................................................................. 20

3.4

Boetebedingen............................................................................................................................ 22

4.

Aanbesteding ............................................................................................................................................. 24

4.1

Uitgangspunten aanbestedingsprocedure ................................................................................... 24

4.2

Verloop van de aanbestedingsprocedure..................................................................................... 25

4.3

Wijze van inschrijving .................................................................................................................. 26

4.4

Uitsluitingsgronden en het UEA ................................................................................................... 27

4.5

Geschiktheidseis ......................................................................................................................... 28

4.6

Bewijsstukken ............................................................................................................................. 31

4.7

Beoordeling ................................................................................................................................ 32

4.8

Gunningsbeslissing ...................................................................................................................... 40

Bijlage 1.

Inschrijvingsbiljet leerlingenvervoer gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau .......................... 41

Bijlage 2

Kansendossier ................................................................................................................................. 42

Bijlage 3

Risicodossier ................................................................................................................................... 44

Bijlage 4

Duurzaamheid invulformulier.......................................................................................................... 46

Bijlage 5

Model referentie............................................................................................................................. 47

Bijlage 6

Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) .......................................................................... 48

Bijlage 7

Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten ABG-organisatie, incl. addendum ........................ 49

Bijlage 8

Anonieme leerlingenlijst ................................................................................................................. 50

Bijlage 9

Gedragsregels ................................................................................................................................. 51

Bijlage 10

Concept verwerkersovereenkomst ................................................................................................. 52

Bijlage 11

Ritplanning indicatoren formulier .................................................................................................. 53

Bijlage 12

Formulier concept ritplanning ........................................................................................................ 54

Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, op welke wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van de aanbestedende dienst Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

2 van 54

1.

Aanbestedingskader

1.1 Algemeen In dit Programma van Eisen (hierna te noemen PvE) staat de aanbesteding beschreven voor het leerlingenvervoer van de gemeente Alphen-Chaam en de gemeente Baarle-Nassau. De gemeenten zijn voornemens het vervoer van de leerlingen, die in de gemeenten wonen en een speciale school voor basisonderwijs, speciaal onderwijs of voortgezet (speciaal) onderwijs bezoeken, te laten uitvoeren door één (1) vervoersbedrijf. De gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen werken samen in één ambtelijke organisatie: de ABG-organisatie. De aanbesteders voor deze aanbesteding zijn het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Alphen-Chaam alsmede het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarle-Nassau. Hierna te noemen “aanbestedende dienst” of “opdrachtgevers”. De aanbestedende dienst is voornemens om één (1) raamovereenkomst per individuele gemeente aan te gaan met één (1) vervoersbedrijf voor het leerlingenvervoer voor beide gemeenten. De opdracht wordt vastgelegd in een raamovereenkomst tussen de opdrachtgevers en de winnende inschrijver via een opdrachtbrief. Hierna te noemen “raamovereenkomst”. Vanwege recente jurisprudentie is de Aanbestedende dienst verplicht een maximumhoeveelheid op te nemen in de aanbestedingsstukken.

Voor deze raamovereenkomst wordt gewerkt met een maximumbedrag van EUR 3.012.000,- voor de gehele contractperiode inclusief verlengingen. De verstrekte indicatieve aantallen in dit PvE zijn gebaseerd op de werkelijke aantallen van afgelopen jaren en daarmee wel representatief, toch kunnen er hieraan op geen enkele wijze rechten worden ontleend. De eisen en wensen met betrekking tot de gevraagde diensten zijn omschreven in dit Programma van Eisen (PvE). Dit PvE is bedoeld om aanbieders de mogelijkheid te bieden op een goede wijze mee te dingen naar de gunning van de opdracht. Looptijd De raamovereenkomst wordt aangegaan voor een vaste periode van drie (3) jaar met een optie van een verlenging van drie (3) keer één (1) jaar. De ingangsdatum van de raamovereenkomst is 1 augustus 2021. De vaste looptijd van de raamovereenkomst zal daarmee van rechtswege eindigen op 31 juli 2024. Indien de maximale looptijd, inclusief beide verlengingsopties, benut wordt zal deze raamovereenkomst van rechtswege eindigen op 31 juli 2027. Motivatie looptijd De raamovereenkomst kent een looptijd van 6 jaar inclusief verlengingsoptie. Hierbij is rekening gehouden met de benodigde investeringen die de inschrijver mogelijk moet doen voor deze opdracht.

Procedure De aanbesteding vindt plaats volgens een Europese openbare procedure conform de Europese richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 17 april 2014, alsmede de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 (1 juli 2016). De aanbestedende dienst hanteert bij deze aanbestedingsprocedure strikt de grondbeginselen transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit.

Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

3 van 54

Op de aanbesteding zijn de inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de ABG-organisatie inclusief addendum van toepassing. Door in te schrijven conformeert de inschrijver zich aan alle bepalingen zoals opgenomen in de aanbestedingsdocumenten. LET OP! DE GEHELE INKOOPPROCEDURE ZAL DIGITAAL VERLOPEN VIA TENDERNED (WWW.TENDERNED.NL). Percelen en clustering Deze opdracht wordt als één opdracht aanbesteed en is dus niet onderverdeeld in percelen. De aanbestedende dienst is voornemens om met één inschrijver een overeenkomst af te sluiten per individuele gemeente. De intensieve ambtelijke samenwerking tussen de gemeenten maken het noodzakelijk dat de opdracht in één aanbesteding wordt samengevoegd en de opdracht wordt gegund aan één opdrachtnemer, zodat er geen verschillen in aanpak en eindresultaat ontstaan die de huidige en toekomstige samenwerking van de gemeenten bemoeilijkt. De aanbestedende dienst is van mening dat er sprake is van zodanige samenhang van de werkzaamheden dat de opdracht kan worden gezien als één logisch geheel. Gecombineerd vervoer met leerlingen uit Baarle-Nassau en Alphen-Chaam is erg goed mogelijk. Daarbij creëert deze samenhang geen onnodige beperkingen van de markt en behoudt het midden- en kleinbedrijf toegang tot deelname aan de aanbestedingsprocedure. Varianten Het indienen van varianten is niet toegestaan.

Aangeboden varianten/alternatieven worden niet beoordeeld. Inschrijving Het openen van de inschrijvingen is niet openbaar. Gunning De gunning geschiedt na volledige afweging en analyse door de aanbestedende dienst. De aanbestedende dienst hanteert als gunningscriterium de Economisch Meest Voordelige Inschrijving waarbinnen gekozen is voor de “beste prijs-kwaliteitverhouding”. De gunning vindt plaats onder voorbehoud van goedkeuring van de Colleges van burgemeester en wethouders van de gemeente Alphen-Chaam en de gemeente Baarle-Nassau. Communicatie De aanbestedende dienst wordt bij deze aanbesteding begeleid door de Stichting Inkoopbureau West-Brabant. De contactpersoon namens de aanbestedende dienst is: Meneer Mark van der Corput, inkoopadviseur. De communicatie tijdens de aanbestedingsprocedure dient uitsluitend digitaal, via TenderNed, te verlopen via bovengenoemde contactpersoon. Het benaderen van andere medewerkers van de aanbestedende dienst over deze aanbestedingsprocedure is niet toegestaan en leidt tot uitsluiting van deelname aan de aanbestedingsprocedure.

Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

4 van 54

Indien u vragen wilt stellen over het gebruik van TenderNed, dan kunt u de servicedesk van TenderNed bellen of mailen. Deze is bereikbaar op werkdagen van 08.30 tot 17.00 uur via  het gratis nummer 0800-8363376 (vanuit het buitenland +31 70 379 88 99) of  servicedesk@TenderNed.nl. 1.2

Planning

De planning voor de aanbestedingsprocedure is in onderstaande tabel weergegeven: Activiteit Datum / Tijd / Periode Toelichting Publiceren aanbesteding 15 september 2020 Aanbestedingsdocumenten digitaal beschikbaar via TenderNed Uiterlijke ontvangst van 6 oktober 2020, uiterlijk om Zie paragraaf 4.2.1 Nota van vragen voor de Nota van 11.00 uur Inlichtingen Inlichtingen Publiceren Nota van 15 oktober 2020 Streefdatum*. Wordt digitaal Inlichtingen beschikbaar gesteld via TenderNed Uiterlijke ontvangst van 27 oktober 2020, uiterlijk om Middels digitale kluis TenderNed. inschrijvingen 10.15 uur Dit betreft een fatale termijn. Bekend maken van de 10 november 2020 Streefdatum*. Wordt digitaal gunningsbeslissing beschikbaar gesteld via TenderNed Opschortende termijn 20 dagen Dit betreft een fatale termijn. Definitieve gunning 1 december 2020 Streefdatum* Aanvang van de opdracht 1 augustus 2021 *Genoemde data zijn streefdata. Er kunnen geen rechten aan ontleend worden. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht om wijzigingen door te voeren in de bovenstaande planning.

Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

5 van 54

2.

Omschrijving van de opdracht

Het doel van deze aanbesteding is om te komen tot één (1) raamovereenkomst per individuele gemeente met één (1) opdrachtnemer voor het leerlingenvervoer. 2.1 Aanleiding van de aanbesteding De huidige overeenkomsten voor het leerlingenvervoer van de gemeente Alphen-Chaam en BaarleNassau lopen af. Hierdoor besteden deze twee gemeenten het leerlingenvervoer opnieuw aan met ingangsdatum 1 augustus 2021. 2.2

Doel van de opdracht

Behoefte Voor de gemeenten Baarle-Nassau en Alphen-Chaam het realiseren van het vervoer van leerlingen op een goed kwalitatief niveau. Doel/ ambitie De naar voren gekomen behoefte splitst zich uit in een aantal concrete doelen:  Correct en veilig vervoer;  Efficiënte en tijdige vervoerstromen;  Goede communicatie met opdrachtgever, leerlingen en ouders. Evaluatiemomenten Om te monitoren of de concrete doelen worden behaald, wensen de gemeenten minimaal jaarlijks de overeenkomst te evalueren met de opdrachtnemer. Van deze evaluatie wordt een gespreksverslag gemaakt en in gezamenlijkheid vastgesteld. Tijdens de evaluatie komen de volgende, niet limitatieve, onderwerpen in elk geval aan bod: rittijden, wachttijden, aantal binnengekomen klachten, de wijze van afhandeling, het voldoen aan leveringscondities, situaties waarin niet voldaan is aan leveringscondities, de wijze van communiceren en eventuele verbeterpunten De opdrachtgever wenst ieder kwartaal de volgende rapportages te ontvangen van de opdrachtnemer:  Rapportage van de rittijden  Rapportage van de wachttijden  Rapportage van het aantal binnengekomen klachten en de wijze van afhandeling.  Rapportage over het nakomen van de leveringscondities. 2.3

Uitwerking van de opdracht

2.3.1 Definitie leerlingenvervoer Het leerlingenvervoer kan gedefinieerd worden als vervoer van leerlingen gedurende de reguliere schoolweken, elke schooldag éénmaal vanaf de overeengekomen instapplaats en eenmaal vanaf de betreffende school, stageadres of onderwijsinstelling terug naar de overeengekomen instapplaats. Alle leerlingen moeten op de overeengekomen instapplaats aan de deur worden opgehaald en voor de deur van de overeengekomen uitstapplaats afgezet, dan wel op het met de school overeengekomen afzetpunt, en vice versa. Er wordt geen gebruik gemaakt van centrale opstapplaatsen. Leerlingen die een gedeelte van de week intern verblijven worden alleen vervoerd op de dagen dat zij thuis de nacht doorbrengen. Incidenteel dienen leerlingen één of meerdere malen per week naar een door de school aangegeven stageadres te worden vervoerd.

Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

6 van 54

2.3.2 Doelgroep leerlingenvervoer De vervoersvoorziening wordt aangeboden aan leerlingen die door de opdrachtgever bepaald zijn op basis van de verordening leerlingenvervoer van de gemeenten. De verordening is indien gewenst op te vragen dan wel in te zien bij de opdrachtgever. De wet verdeelt de onderwijssoorten die vallen onder de verordening leerlingenvervoer als volgt. Een school valt onder de WPO (primair onderwijs) WVO (voorgezet onderwijs) of de WEC (speciale scholen voor onderwijs en voortgezet speciaal onderwijs). Onder de Wet op het Primair Onderwijs (WPO) vallen scholen voor basisonderwijs en speciale scholen voor basisonderwijs (Moeilijk Lerende Kinderen) (een school waar basisonderwijs wordt gegeven aan kinderen voor wie vaststaat dat overwegend een zodanige orthopedagogische en orthodidactische benadering aangewezen is, dat zij althans gedurende enige tijd op een speciale school voor basisonderwijs moeten worden opgevangen). Wet op de expertise centra (WEC): Het speciaal onderwijs en het voortgezet speciaal onderwijs is bestemd voor kinderen voor wie vaststaat dat overwegend een orthopedagogische en orthodidactische benadering aangewezen is.

De scholen voor speciaal en voortgezet speciaal onderwijs zijn verdeeld in vier clusters, waaronder de volgende categorieën vallen:  blinde of slechtziende kinderen;  kinderen met een communicatieve handicap (gehoor-, taal- en/of spraakproblemen): dove en slechthorende kinderen, kinderen met ernstige spraakmoeilijkheden;  kinderen met lichamelijke en/of verstandelijke handicap: lichamelijk gehandicapte kinderen, zeer moeilijk lerende kinderen, zeer moeilijk opvoedbare kinderen en meervoudig gehandicapte kinderen;  kinderen met een psychiatrische- of gedragsstoornis. De opdrachtgever kan bepalen dat de vervoerder voor extra begeleiding moet zorgen of dat persoonlijke begeleiders van individuele leerlingen meereizen, bijvoorbeeld op medische of psychosociale gronden. In deze gevallen dient de vervoerder de begeleiders op te nemen in het leerlingenvervoer door een zitplaats voor ze te reserveren. 2.3.3 Leerling gegevens Het aantal te vervoeren leerlingen, het aantal scholen en de schoollocaties (peildatum: startdatum schooljaar 2020/2021) waarop dit bestek van toepassing is zijn nader uitgewerkt in bijlage 8. In onderstaand schema een beknopte weergave. Gemeente

Aantal scholen

Alphen-Chaam Baarle-Nassau

23 13

Aantal schoollocaties 26 14

Aantal leerlingen 53 24

Aan de genoemde aantallen leerlingen en scholen zijn geen rechten te ontlenen in welke vorm dan ook. In genoemde bijlage 8 is een totaaloverzicht weergegeven van de leerlingen (peildatum 24 augustus 2020), waarin tevens de volgende gegevens zijn opgenomen:  Postcode en woonplaats leerling;  Naam, adres, postcode, plaats en telefoonnummer school;  Schooltijden; Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

7 van 54



Bijzondere kenmerken leerling ten behoeve van leerlingenvervoer (voorbeeld rolstoelvervoer, vervoersfrequentie wanneer minder dan 5 dagen betreft- 5 dagen is uitgangspunt).

De opdrachtgever is gerechtigd nieuwe bestemmingen (plaatsen) in te delen in het vervoer. De vervoerder neemt het desbetreffende leerlingenvervoer op in zijn dienstverlening conform alle van toepassing zijnde voorwaarden in de overeenkomst. Indien de vervoerder dan wel opdrachtgever ten aanzien van leerlingenvervoer naar nieuwe bestemmingen aan kan tonen dat er redelijkerwijs geen aansluiting bestaat bij bestaand vervoersplan, dan valt dit leerlingenvervoer buiten de overeenkomst. In dat geval is de opdrachtgever gerechtigd separaat opdracht te verstrekken aan een dan te bepalen vervoerder. 2.3.4. Het vervoersplan en de ritplanning Uitgangspunten vervoersplan Het vervoer is gebaseerd op een systematiek van een vooraf vastgesteld route- en tijdspatroon, het “vervoersplan”. De vervoerder is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het vervoer volgens het vervoersplan, binnen de uitgangspunten opgenomen in dit PvE. Indien gedurende de looptijd van de overeenkomst blijkt dat de vervoerder dan wel de opdrachtgever mogelijkheden heeft om kostenvoordelen te behalen, dan dient de vervoerder mee te werken aan de wens van de opdrachtgever deze besparingen te realiseren. Combinatiebeperkingen Het combineren van leerlingen uit andere gemeenten is toegestaan mits dit niet in strijd is met de eisen zoals beschreven in dit PvE en na uitdrukkelijk toestemming van de opdrachtgever.

Indien gedurende de looptijd van de overeenkomst blijkt dat de vervoerder dan wel de opdrachtgever mogelijkheden heeft om leerlingen van eenzelfde school maar vanuit een andere gemeente gecombineerd te vervoeren en dat hierdoor een kostenvoordeel kan ontstaan voor de opdrachtgever, dan dient de vervoerder mee te werken aan een eventuele wens van de opdrachtgever de besparing te realiseren. De opdrachtgever beslist na overleg met de vervoerder omtrent wijziging(en). Dit kan ook betekenen dat bepaalde leerlingen van de opdrachtgever via de opdrachtnemer van een andere gemeente reizen. Het leerlingenvervoer staat geheel los van andere vormen van particulier, collectief of openbaar vervoer. Combinatie van het leerlingenvervoer met ander doelgroepenvervoer of commercieel vervoer is niet toegestaan. Nieuwe bestemmingen Leerlingen die naar nieuwe bestemmingen moeten worden vervoerd, vallen binnen de overeenkomst die tussen opdrachtgever en opdrachtnemer wordt afgesloten. Indien de vervoerder dan wel opdrachtgever ten aanzien van leerlingenvervoer naar nieuwe bestemmingen aan kan tonen dat er redelijkerwijs geen aansluiting bestaat bij bestaand vervoersplan, dan valt dit leerlingenvervoer buiten de overeenkomst.

In dat geval is de opdrachtgever gerechtigd separaat opdracht te verstrekken aan een dan te bepalen vervoerder Ouders zijn verplicht doch uiterlijk vijf dagen voor wijziging de wijziging door te geven aan de betreffende gemeente. De gemeente zal dit uiterlijk vijf dagen voor de wijziging doorgeven aan de opdrachtnemer. De opdrachtnemer is verplicht deze leerlingen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk de vijfde schooldag na aanmelding te vervoeren.

Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

8 van 54

Maximale individuele reistijd Vanwege het feit dat de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau een uitgestrekt gebied betreffen en de scholen op redelijke afstand buiten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau liggen, wordt als uitgangspunt gehanteerd een maximale individuele reistijd van 75 minuten. De individuele reistijd is de tijd die een individuele leerling in het voertuig doorbrengt. De opdrachtgever heeft echter de wens in het algemeen te streven naar een zo kort mogelijke individuele reistijd. Bij het combineren van meerdere leerlingen in één rit mag de individuele reistijd van een leerling eveneens niet meer bedragen dan 75 minuten. De opdrachtgever behoudt zich echter het recht voor hiervan af te wijken en langere individuele reistijden toe te staan. Het vervoersplan moet op een verantwoorde wijze tot stand komen, waarbij rekening gehouden wordt met de eisen en wensen ten aanzien van de maximale individuele reistijd, het totale kostenniveau van het leerlingenvervoer en een efficiënte uitvoering van het leerlingenvervoer door het combineren van vervoer. Indien de maximale reistijd van 75 minuten vanwege de reisafstand of verkeerstechnische bijzonderheden niet of nauwelijks haalbaar is, kan hier in overleg met en na akkoord van de opdrachtgever van afgeweken worden. De maximale individuele reistijd geldt uiteraard alleen onder normale verkeersomstandigheden.

De vervoerder dient dus rekening te houden met normaal te verwachten congestie, drukte op de weg en files tijdens bijvoorbeeld ochtend- en avondspits. Bij extreme weersomstandigheden beslist de vervoerder of het vervoer al dan niet op een later tijdstip plaats moet vinden. De chauffeur dient snelheid en rijstijl aan te passen aan de weersomstandigheden. Ophaal- en afzettijden en marges De ophaal- en afzettijden in het vervoersplan moeten voldoende aansluiten bij de schooltijden van een leerling. Hiervoor worden de volgende marges aangehouden. Een leerling mag nooit eerder dan 15 minuten vóór de aanvang van de schooltijd bij de school afgezet worden, en nooit later dan 15 minuten na afloop van de schooltijd opgehaald worden. Voor de Mytylschool geldt, conform de beleidsregels van de gemeenten, een uitzondering op deze ophaal- en afzettijden en marges. Voor de Mytylschool geldt in verband met de tijd die leerlingen nodig hebben om na het uitstappen in het leslokaal te komen, dat leerlingen uiterlijk 10 minuten voor de formele aanvangstijd van de school gebracht moeten worden. Dat betekent dat de leerling gebracht wordt tussen 25 en 10 minuten voor de aanvang van de lessen. Opstapplaatsen Alle leerlingen worden op de overeengekomen instapplaats aan de deur opgehaald en afgezet. Daarbij wordt dus geen gebruik gemaakt van centrale opstapplaatsen.

Overstapplaatsen In het vervoersplan mag geen gebruik gemaakt worden van overstapplaatsen. Dit houdt in dat leerlingen direct van de overeengekomen instapplaatsen naar de overeengekomen uitstapplaatsen vervoerd dienen te worden. In te zetten voertuigtypen De uitvoering van het leerlingenvervoer dient plaats te vinden met de volgende voertuigtypen:  Een taxi (personenwagen);  Een taxibusje met maximaal 8 zitplaatsen exclusief chauffeur;  Een rolstoel taxibus (indien voorkomend).

Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

9 van 54

Inzet van andere voertuigen is niet toegestaan. De vervoerder garandeert dat gedurende de looptijd van het contract het leerlingenvervoer te allen tijde met een samenstelling van de bovenstaande voertuigen gereden kan worden. Ten behoeve hiervan dient de vervoerder ervoor te zorgen dat er voldoende voertuigtypen in reserve zijn, of op andere wijzen tot zijn beschikking kunnen staan, zodat een maximale efficiëntie gewaarborgd is en flexibel en adequaat met mutaties omgegaan kan worden. Inhoud en totstandkoming van het vervoersplan Het vervoer is gebaseerd op een systematiek van een vooraf vastgesteld route- en tijdspatroon, het “vervoersplan”. De vervoerder is verantwoordelijk voor het vaststellen en uitvoeren van het vervoer volgens het vervoersplan. Een rit is gedefinieerd als een unieke vervoersbeweging van de eerste overeengekomen instapplaats naar de laatste overeengekomen uitstapplaats die volgens een uniek vastgesteld tijdschema gereden wordt. Deze definitie betekent dat heen- en terugritten separate ritten zijn, en dat eveneens heendan wel terugritten die op bepaalde weekdagen op andere tijden gereden worden, separate ritten zijn.

Een vervoersplan bevat per rit de volgende informatie:  Naam leerlingen inclusief BSN-nummer;  Een volledige ritplanning met vermelding van alle instap- en uitstapplaatsen (omschrijving en adressen) en vermelding van de tijdstippen waarop de instap- en uitstapplaatsen worden aangedaan;  Vermelding van het in te zetten soort voertuig inclusief kenteken;  Vermelding van de naam van de verantwoordelijke chauffeur;  De dagen van de week waarop de rit uitgevoerd wordt;  Vermelding van (medische) bijzonderheden van de leerling;  Vermelding of bepaalde attributen aangebracht moeten worden zoals bijvoorbeeld een stoelverhoging of extra bevestigingen;  Overige gewenste relevante informatie, zoals bijvoorbeeld, maar niet uitputtend, bijzonderheden over de gezinssituatie;  Het totaal aantal (beladen) kilometers van de rit vanaf het eerste instappunt tot aan het laatste uitstappunt;  De totale (beladen) tijdsduur van de rit vanaf het eerste instappunt tot aan het laatste uitstappunt;  Berekende gemiddelde snelheid per rit;  Totale kosten per rit;  Visuele weergave van de rit (uitdraai van routeplanning). De verantwoordelijkheid voor niet juist uitgevoerd leerlingenvervoer en het creëren van oplossingen in geval van knelpunten ligt bij de vervoerder.

De vervoerder informeert de ouders én de opdrachtgever uiterlijk 7 kalenderdagen voorafgaande aan het begin van het schooljaar over de tijden zoals die in de nieuwe ritplanning staan. De vervoerder dient uit te gaan van een ritplanning waarbij voor iedere leerling gedurende het gehele schooljaar, dezelfde rit geldt (vaste tijdstippen, vaste chauffeur, voertuig, medepassagiers, vaste zitplaats e.d.), tenzij dit vervoerskundig niet haalbaar is. De vervoerder communiceert dit voorafgaand aan de wijziging met alle betrokken ouders, opdrachtgever en eventueel school. Bovendien dient deze planning uit te gaan van de laagst mogelijke kosten voor de opdrachtgever. De informatie benodigd voor het opstellen van de definitieve ritplanning wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst door de opdrachtgever aan de vervoerder verstrekt. Het betreft onder andere van toepassing zijnde adressen, vervoerskenmerken per leerling en type school. De begin- en eindtijdstippen van de scholen moeten door de vervoerder zelf up-to-date gehouden worden. Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

10 van 54

De vervoerder wijkt niet af van de gegevens vanuit het schoolplan. Bij twijfel (sportdagen, schoolreisjes, etc.) beslist de opdrachtgever over het uitvoeren van de rit. Opdrachtgever verstrekt aan de vervoerder 5 weken voor aanvang van een nieuw schooljaar een lijst van de te vervoeren leerlingen voor dat schooljaar, inclusief alle gegevens benodigd voor het opstellen van een vervoersplan:  De leerlingen, met vermelding van NAW-gegevens, telefoonnummer contactpersoon en bijzondere kenmerken die van belang zijn voor het vervoer;  Onderwijsinstellingen/stageadressen met vermelding van adresgegevens en de contactpersonen van de onderwijsinstelling / stageadressen;  Aanvangs- en eindtijden van de onderwijsinstellingen/stages;  Data van schoolvakanties en roostervrije dagen e.d. Tenminste 21 kalenderdagen voorafgaand aan de eerste schooldag ontvangt de opdrachtgever het voorlopige vervoersplan. Tenminste 14 kalenderdagen voor uiterste indieningsdatum van het voorlopige vervoersplan ontvangt de opdrachtnemer de eventuele mutaties op deze gegevens van de opdrachtgever. De vervoerder moet ieder schooljaar, tenminste 7 kalenderdagen voor de eerste schooldag (= uiterste indieningsdatum) het vervoersplan voor het komende schooljaar aan de opdrachtgever verstrekken.

De opdrachtgever heeft gedurende de opdracht te allen tijde het recht een vervoersplan te wijzigen, bijvoorbeeld doordat leerlingen niet (meer) gecombineerd mogen worden of omdat kostenbesparingen kunnen worden gerealiseerd. Ook de opdrachtnemer mag dit proactief doen als er efficiency behaald kan worden. Deze wijzigingen dienen door de vervoerder zonder nadere voorwaarden of aanpassing van de tarieven, binnen 3 (drie) werkdagen te worden uitgevoerd. Structurele en incidentele wijzigingen in het vervoersplan Binnen het leerlingenvervoer kunnen structurele en incidentele wijzigingen plaats vinden. Een structurele wijziging is een wijziging die ertoe leidt dat in het vervoersplan één of meerdere ritten permanent dan wel voor langere duur gewijzigd worden. Structurele mutaties kunnen onder andere omvatten:  Het aan- en afmelden van leerlingen;  Het wijzigen van huis- en/of schooladressen van leerlingen;  Het permanent wijzigen van schooltijden;  Het wijzigen van eerste overeengekomen instapplaatsen en laatste overeengekomen uitstapplaats. Structurele wijzigingen kunnen uitsluitend door de opdrachtgever, en uitsluitend schriftelijk aan de vervoerder opgedragen worden. De vervoerder moet structurele mutaties na goedkeuring opdrachtgever uiterlijk op de vijfde volgende schooldag na de melding hebben doorgevoerd in het vervoersplan, bij voorkeur eerder.

Bij elke structurele wijziging dient door de opdrachtnemer het volgende inzichtelijk gemaakt te worden:  Verschil in kosten oude situatie / nieuwe situatie;  Verschil in reisafstand oude situatie / nieuwe situatie;  Verschil in reisduur (totaal als voor individuele leerlingen) oude situatie / nieuwe situatie;  Toelichting hoe de opdrachtnemer de wijziging zo efficiënt en effectief mogelijk zal doorvoeren. Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

11 van 54

Na het doorvoeren van een structurele wijziging overlegt de vervoerder aan de opdrachtgever een actueel vervoersplan van de gewijzigde rit(ten). Incidentele wijzigingen leiden niet tot een wijziging van het vervoersplan, maar worden wel éénmalig of voor korte duur door de vervoerder operationeel doorgevoerd. Het betreft hier incidentele wijzigingen die zowel kunnen leiden tot meer- als minderwerk (meer of minder beladen reisafstand). Voor wat betreft de uitvoering van incidentele wijzigingen geldt dat indien de ritplanning er niet drastisch door wordt verstoord, de vervoerder al het redelijke in het werk zal stellen om ze conform uit te voeren. Indien de vervoerder echter substantieel extra kosten voor incidentele wijzigingen moet maken, kan de betreffende wijziging uitsluitend met goedkeuring van de opdrachtgever uitgevoerd worden. 2.3.5 Eisen aan de in te zetten voertuigen Technische eisen Aan de in te zetten voertuigen worden de volgende (technische) eisen gesteld: 1. De vervoerder dient bij aanvang van de werkzaamheden over een zodanige wagenparkomvang te beschikken dat te allen tijde het volledige vervoer waarvoor hij heeft ingeschreven adequaat kan worden uitgevoerd. Opdrachtgever accepteert geen beroep op overmacht voortkomend uit stilstand door schade, onderhoud, defect of andere onvoorziene omstandigheden, tenzij tijdens de rit ontstaan. 2.

Het materieel van de vervoerder voldoet aan alle gestelde wet- en regelgeving die betrekking hebben op cliëntenvervoer ten behoeve van de veiligheid, zoals toegankelijkheid, veiligheid, comfort en milieu, o.a. verwoord in de wegenverkeerswet 1994 artikel 5, reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990 artikel 59 (gordelplicht), regeling permanente eisen taxi’s (o.a. bevestigingsmiddelen rolstoelen) en voertuigreglement artikel 5.2.3. Al deze wetten en reglementen zijn te vinden op www.wetten.nl. 3. Het in te zetten materieel dient te voldoen aan de eisen van de Wegenverkeerswet en is ingericht op het vervoer van personen. Vervoerder zal uitsluitend vervoeren met vervoersmiddelen, die van overheidswege – in Nederland: door de Rijksdienst voor het Wegverkeer – zijn goedgekeurd. 4. Ten behoeve van de uitvoering van de opdracht in te zetten voertuigen voldoen tenminste aan Euronorm: Euro 5 of Euro V of EEV. De dieselvoertuigen die voor de opdracht ingezet worden dienen voorzien te zijn van een gecertificeerd roetfilter. 5.

De voor de uitvoering van de opdracht in te zetten taxibusjes met zes tot acht zitplaatsen, die van de bestuurder niet meegerekend, die gedurende de contractperiode vervangen worden of aanvullend op het reeds bestaande wagenpark worden ingezet, hebben op het moment van afleveren een CO2- emissie (g/km) niet hoger dan: in 2011 en 2012: 1,15 x [175 + 0,093 x (massa voertuig – 1706)] in 2013: 1,05 x [175 + 0,093 x (massa voertuig – 1706)] vanaf 2014 tot 2018: 1,00 x [175 + 0,093 x (massa voertuig – 1706)] waarbij de massa van het voertuig de massa rijklaar is. 6. De voor de uitvoering van de opdracht in te zetten voertuigen bestemd voor het vervoer van personen met meer dan acht zitplaatsen, die van de bestuurder niet meegerekend, die vervangen worden of die aanvullend op het reeds bestaande wagenpark worden ingezet beschikken over de onderstaande brandstofbesparende voorzieningen:  Brandstofverbruikindicator, via een boordcomputer of signaleringssysteem;  Bandenspanningsmeter. 7. De vervoerder verplicht zich voorts de in te zetten voertuigen tijdig voor de door de Rijksdienst voor het Wegverkeer – vastgestelde data voor (her)keuring aan te bieden.

Vervoerder verplicht zich niet meer cliënten in het vervoermiddel te vervoeren dan van overheidswege - in Nederland: door de Rijksdienst voor het Wegverkeer – is toegestaan, wat blijkt uit het in elk vervoersmiddel aanwezige keuringsbewijs. Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

12 van 54

8. Indien van toepassing moet het vervoer op verantwoorde wijze rolstoeltoegankelijk gemaakt

worden, minimaal voorzien van hellingbaan of lift en van voorzieningen om alle rolstoeltypen vast te zetten. 9. Tevens dienen de voertuigen te zijn voorzien van voldoende sta-, grip- en geleidestangen. De vervoerder dient te beschikken over voldoende voertuigen om zonodig rolstoelen te plaatsen en vast te zetten. Uitgangspunt hierbij is de Code Veilig Vervoer Rolstoelinzittenden. De Veilig Vervoer Rolstoelinzittenden Handleiding voor Vervoerders is terug te vinden op https://www.vilans.nl/docs/producten/Handleiding_voor_vervoerders_INT.pdf. De rolstoelplaats moet via de achterdeuren met een lift of verantwoorde oprijdplaat op een normale wijze bereikbaar zijn. De rolstoel met cliënt moet tijdens het vervoer op een juiste wijze gefixeerd zijn. 10. Alle zitplaatsen zijn voorzien van een goedgekeurde veiligheidsgordel met driepuntssluiting of ander gelijkwaardig veiligheidsmiddel. Per leerling is een veiligheidsgordel verplicht. De gordels dienen te allen tijde gebruikt te worden. De chauffeur is verantwoordelijk voor het gebruik hiervan. Alle voertuigen dienen voorzien te zijn van een kinderslot. 11. Alle voertuigen dienen voorzien te zijn van 4 seizoenen banden. 12. Alle voertuigen dienen te voldoen aan alle relevante bepalingen, zoals het voorzien zijn van een goedgekeurde verbandtrommel, noodhamer, fluorescerende vestjes en een goedgekeurde brandblusser.

Tevens dienen alle voertuigen te beschikken over communicatieapparatuur, waarmee direct contact kan worden onderhouden met de eigen centrale. 13. Het voertuig dient voldoende verwarmd te kunnen worden en over een werkende airco te beschikken. Dit om in ieder geval gedurende het vervoer van de leerlingen voor een gepaste en aangename temperatuur te zorgen die is afgestemd op de weersomstandigheden van dat moment. 14. De vervoerder draagt er zorg voor dat het in te zetten materieel minimaal jaarlijks APK (goed)gekeurd wordt en het benodigde onderhoud wordt uitgevoerd. Daarmee zorgt de vervoerder ervoor dat het materieel in goede staat van onderhoud verkeert en blijft verkeren zodat de tussen de partijen overeengekomen kwaliteit van het vervoer gewaarborgd blijft. 15. De vervoerder verleent de opdrachtgever toestemming op elk gewenst moment dat dit wenselijk wordt geacht, hetzij zelf, hetzij door haar aan te wijzen derden de staat van onderhoud van het materieel en de voorgeschreven voorzieningen aan een test te onderwerpen. De vervoerder verleent hieraan te allen tijde haar medewerking. 16. De vervoerder is verantwoordelijk voor de veilige wijze van het vervoer en treft alle noodzakelijke en ook redelijke maatregelen om de veiligheid van de leerlingen te waarborgen. 17.

Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om op ieder gewenst moment controle uit te oefenen op de wijze waarop de vervoerder het vervoer verzorgt en het materieel dat de vervoerder inzet. 18. De vervoerder zorgt voor voldoende beschikbaarheid van gecertificeerde zitverhogers die passend zijn bij de doelgroep die wordt vervoerd. In aanvulling hierop hebben ouders de mogelijkheid om een specifiek hulpmiddel beschikbaar te stellen en te doen laten gebruiken. 2.3.6 Zitplaatsgarantie Er is 100% zitplaatsgarantie. Dit houdt in dat alle leerlingen gedurende de gehele rit een eigen, volledige, zitplaats toegewezen krijgen. In geval dat de opdrachtgever bepaalt dat de vervoerder een extra begeleider moet inzetten, of dat persoonlijke begeleiders van individuele leerlingen mee kunnen reizen, bijvoorbeeld op medische of psychosociale gronden, dan dient de vervoerder deze begeleiders een eigen zitplaats in het betreffende voertuig te bieden. 2.3.7 Indeling leerlingen in het voertuig De chauffeur beslist over de indeling van de zitplaatsen in het voertuig, rekening houdend met eventuele aanwijzingen van de opdrachtgever en/of de contactpersoon van de betreffende school. Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

13 van 54

2.3.8 Leerlingenlijst Vervoerder zorgt ervoor dat er in elk voertuig een lijst aanwezig is waarop van de in dat voertuig te vervoeren leerlingen vermeld zijn:  Naam adres en geboortedatum;  Telefoonnummers en eventuele noodnummers waarop ouders/verzorgers bereikbaar zijn;  Schooladres en telefoonnummer school;  Eventuele specifieke (gezondheids-)problemen van de leerlingen, wanneer die van invloed zijn op de wijze van vervoer. 2.3.9 Logboek Tijdens iedere rit is er in het voertuig tevens een actueel logboek (op papier of digitaal) aanwezig, waarop wordt aangegeven of de betreffende leerling in het voertuig aanwezig is en vervoerd wordt. Eventuele van belang zijnde omstandigheden (ophaal-, afhaalproblemen, vechtpartijen, afwijkende instap- en uitstapplaatsen, extra telefonische contacten met ouders en/of verzorgers, etc.) worden ook daarin vermeld. 2.3.10 Rookverbod In de in te zetten voertuigen mag niet worden gerookt, ook niet voor aanvang en na afloop van de rit.

2.4

Eisen en voorwaarden aan het personeel en de organisatie van de vervoerder

2.4.1 Eisen aan chauffeurs en overig personeel Aan het personeel en de organisatie van de vervoerder worden de volgende eisen gesteld: 1. De vervoerder ziet erop toe dat het vervoer in alle opzichten veilig plaatsvindt. 2. De vervoerder is verplicht de ter zake geldende wettelijke voorschriften na te leven, neergelegd in o.a. de Wet personenvervoer 2000, het Besluit personenvervoer 2000, de Rijtijdenwet en het Rijtijdenbesluit. De routes dienen zoveel mogelijk met vaste chauffeurs te worden uitgevoerd. Vervanging van vaste chauffeurs geschiedt in eerste instantie door chauffeurs uit een vaste pool chauffeurs die het leerlingenvervoer voor de gemeenten uitvoeren. 3. De chauffeurs, die door de vervoerders worden ingezet ter uitvoering van het cliëntenvervoer, dienen in bezit te zijn van een geldige chauffeurspas afgegeven door Justis. 4. De vervoerder investeert in de kwaliteit van haar chauffeurs middels adequate scholing en training. Opdrachtgever verwacht dat iedere chauffeur die wordt ingezet door de vervoerder beschikt over de actuele informatie over de handicap of stoornis welke relevant is tijdens het vervoer van de leerlingen en hier ook daadwerkelijk kennis van heeft genomen en naar kan handelen. De opdrachtnemer draagt zo nodig zorg voor adequate (bij)scholing van inhuur medewerkers op kosten van opdrachtnemer. De door de vervoerder in te zetten chauffeur: 1.

handelt altijd conform het verplicht gestelde gedragsreglement (bijlage 9 gedragsregels); 2. is herkenbaar als chauffeur; 3. zorgt voor gebruik van de juiste veiligheidsmiddelen; 4. zorgt voor de persoonlijke overdracht van de leerling(en) aan ouder/verzorger of vertegenwoordiger van de school; 5. heeft een servicegerichte en klantvriendelijke instelling; 6. helpt indien nodig de bij het in- en uitstappen van het voertuig; 7. heeft informatie ontvangen over de handicap of stoornis welke relevant is tijdens het vervoer en heeft hier kennis van genomen; Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

14 van 54

8. heeft voldoende inzicht in de omgang met leerlingen met een handicap of stoornis en kan hiernaar handelen; 9. zal geen gebruik maken van geweld om cliënten tot een ander gedrag te bewegen; 10. bezit goede sociale vaardigheden; 11. houdt ritlijsten bij en meldt onaangekondigde afwezigheid van leerlingen aan centrale welke deze informatie onverwijld doorgeeft aan ouders/verzorgers, school en opdrachtgever; 12. is op de hoogte van het geldende vervoersplan c.q. rittenplan; 13. heeft goede kennis van wegen en straten binnen het vervoergebied; 14. beheerst de Nederlandse taal op niveau B1 en is in staat zich zowel mondeling als schriftelijk in de Nederlandse taal te uiten. 15. houdt toezicht op de orde en veiligheid in het voertuig. Indien leerlingen elkaar pesten of anderszins onjuist bejegenen heeft de chauffeur een signalerings- en meldingsplicht richting vervoerder. Vervoerder dient dit af te handelen volgens de klachtenprocedure en communiceren richting opdrachtgever. 16. parkeert zijn voertuig zodanig, dat leerlingen de straat niet hoeven over te steken. Indien dit niet mogelijk is dan begeleidt de chauffeur de leerling(en). Hierbij dient de chauffeur alert te zijn op de situatie waarin leerlingen achterblijven in het busje; 17. zet bij het verlaten van het voertuig de motor uit en draagt de sleutel bij zich. Daarnaast dient het voertuig op de handrem te staan; 18.

heeft een geldig EHBO-diploma met hartreanimatie (of vergelijkbare diploma´s); 19. heeft een training gevolgd van “Het Nieuwe rijden” of een daarmee gelijkwaardige training die op zuinig rijgedrag gericht is. (duurzaamheidscriterium). De verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de vervoerder vangt aan bij het instappen van de leerling en eindigt na het uitstappen van de leerling op de eindbestemming welke opdrachtgever en vervoerder zijn overeengekomen, respectievelijk de overdracht van leerlingen aan de school of ouders. Van de chauffeur wordt grote alertheid verwacht indien er sprake kan zijn van verkeerstechnisch gevaarlijke situaties bij in- en uitstappen. De leerlingen worden door de vervoerder zo dicht mogelijk bij de ingang van de betreffende school of uitstapplaats afgezet. Uiteraard dient de chauffeur behulpzaam te zijn bij het in- en uitstappen.

2.4.2 Centraal informatiepunt De vervoerder moet beschikken over een centraal informatiepunt dat aan de volgende minimumeisen voldoet:  Eén centraal telefoonnummer tegen lokaal tarief;  Bereikbaar van 30 minuten voor de aanvang van het leerlingenvervoer tot 30 minuten na afloop van het leerlingenvervoer;  Directe verbinding met de ingezette voertuigen is te allen tijde mogelijk;  Alle relevante gegevens met betrekking tot het leerlingenvervoer zijn direct voorhanden;  Het centrale informatiepunt communiceert en handelt proactief bij incidentele gebeurtenissen (zoals ziekte chauffeur) richting alle betrokken partijen (ouders, scholen en/of de gemeente). De centrale dient tijdens de operationele uren voortdurend in directe verbinding te kunnen staan met de in te zetten c.q. ingezette voertuigen. De centralist van de vervoerder heeft:  een servicegerichte en klantvriendelijke instelling;  goede sociale vaardigheden om zich te kunnen inleven in de klant specifieke situaties;  kennis van wegen, straten binnen het vervoersgebied;  Telefonisch duidelijke mondelinge en uitdrukkingsvaardigheid, minimaal niveau B1 in de Nederlandse taal; Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

15 van 54

 

Schriftelijke vaardigheid, minimaal taalniveau B1, om te kunnen rapporteren in de Nederlandse taal; is direct bereikbaar.

2.4.3 Operationele informatievoorziening door de vervoerder Uiteraard dient de vervoerder rekening te houden met de geldende normen betreffende privacygevoelige informatie. Structurele wijzigingen in het leerlingenvervoer worden direct teruggekoppeld naar de ouders. Incidentele wijzigingen worden uitsluitend mondeling teruggekoppeld aan de ouders en/of de scholen. In geval van calamiteiten dient de vervoerder de ouders/verzorgers en school direct telefonisch te informeren. In de communicatie naar de ouders moet vermeld worden hoe de vervoerder zich aan de ouders bekend wil maken voor de aanvang van het vervoer, of men gebruik wil maken van een voorlichtingsavond, folders e.d. Tevens moet aangegeven worden hoe de chauffeur die de rit gaat rijden, zich bij de betrokken ouders bekend gaat maken en hoe de vervoerder en chauffeur zich in de loop van de contractperiode aan de ouders van nieuwe leerlingen bekend zullen maken. 2.4.4 Gedragsreglement De vervoerder, chauffeur, leerlingen en ouders/verzorgers dienen zich te houden aan het door de opdrachtgever vastgestelde reglement, zoals bijgevoegd in bijlage 9. Tussentijdse wijzigingen van dit reglement kunnen alleen in overleg tussen opdrachtgever en vervoerder plaatsvinden.

Wanneer ouders/verzorgers, leerlingen of personeel gedragsregels in het vervoersreglement niet naleven, dient de vervoerder in eerste instantie deze daarop te wijzen. Indien de niet-naleving aanhoudt, of de niet-naleving is wat betreft aard te ernstig of ingrijpend in de uitvoering van het leerlingenvervoer, dan dient de vervoerder dit te melden aan de opdrachtgever. De vervoerder mag van de opdrachtgever binnen een redelijke termijn een adequate oplossing voor de niet-naleving verwachten. De opdrachtgever heeft het voornemen gebruik te maken van o.a. een kaartensysteem (uitdelen groen, gele of rode kaart richting ouders/verzorgers). 2.4.5 Klachtensysteem Een klacht wordt gedefinieerd als iedere uiting van ongenoegen over de uitvoering van het leerlingenvervoer door leerlingen, ouders/verzorgers, scholen of van ieder ander die direct of indirect met het leerlingenvervoer te maken heeft. De vervoerder is in het bezit van een adequaat klachtafhandelingssysteem en klachtenreglement. De vervoerder dient klachten af te handelen conform het bepaalde in het klachtenreglement dat aan de ouders/verzorgers, de scholen en de gemeenten wordt gestuurd en/of bekend is gemaakt. Bij klachten dienen de ouders of verzorgers hun klacht allereerst bij de vervoerder te melden. De vervoerder moet trachten de klacht in redelijkheid op te lossen.

Wanneer ouders vinden dat de vervoerder hun (herhaalde) klacht niet in redelijkheid oplost, kunnen zij dit melden bij de opdrachtgever, die na de ouders of verzorgers gehoord te hebben, met de vervoerder tot een oplossing probeert te komen. De vervoerder dient een deugdelijke administratie van de gemelde klachten bij te houden. Eenmaal per kwartaal dient aan de opdrachtgever een overzicht van gemelde klachten en de oplossing daarvan aan de opdrachtgever gezonden te worden met hierin de volgende gegevens:  De inhoud van de klacht; Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

16 van 54

     

De datum van melding van de klacht; De NAW-gegevens van de indiener van klacht; De oorzaak van de klacht; De oplossing/structurele maatregel ter oplossing van de klacht; De termijn van oplossen/verhelpen van de klacht; De terugkoppeling naar de indiener van de klacht.

De opdrachtgever bepaalt naar redelijkheid en billijkheid welke (ontvangen) klachten gegrond zijn. Per individuele klacht stelt de opdrachtgever naar redelijkheid en billijkheid een termijn vast waarin de klacht verholpen dient te worden door de vervoerder. Indien de vervoerder niet binnen deze termijn de klacht heeft afgehandeld, verbeurt hij een niet voor matiging vatbare boete van € 250,- per niet tijdig verholpen klacht. Voor verdere informatie omtrent boetebedingen wordt verwezen naar paragraaf 3.4. 2.5

Vergoeding

2.5.1 Uitgangspunten voor de vergoeding De vergoeding voor de uitvoering van het leerlingenvervoer vindt plaats op basis van de volgende uitgangspunten:  De vergoeding aan de vervoerder is gebaseerd op de beladen reisafstand, waarbij een vastgesteld tarief per beladen kilometer in euro’s exclusief BTW gehanteerd wordt.  De beladen reisafstand wordt per rit afzonderlijk vastgesteld volgens de route zoals vastgelegd in het vervoersplan, en is gedefinieerd als de afstand van het ophaalpunt van de eerste leerling, via eventuele tussenpunten van andere leerlingen, naar de eindbestemming, het uitstappunt van de laatste leerling.  Het voorgaande punt houdt in dat een ochtendrit (heenrit) en een middagrit (terugrit) als afzonderlijk ritten beschouwd worden.  Voor de bepaling van de reisafstand dient de vervoerder uit te gaan van een optimale combinatie van reistijd en afstand, waarbij met de berekening van de tarieven rekening gehouden dient te worden met de redelijkerwijs te verwachten congestie, drukte en filevorming.  De vervoerder is verantwoordelijk voor het opstellen van een zo efficiënt mogelijke planning van ritten en voertuigen in een vervoersplan binnen de uitgangspunten en eisen ten aanzien van het leerlingenvervoer, ofwel voor een zo laag mogelijk totaal aantal beladen kilometers.

 Inschrijvers dienen het Ritplanning indicatoren formulier in bijlage 11 in te vullen, en bij de inschrijving bij te voegen. De gegevens en kengetallen in dit formulier dienen reëel te zijn en dienen als referentiepunt voor de start van het nieuwe schooljaar 2021/2022. 2.5.2 Te hanteren tarieven Voor de vergoeding van de kosten van het leerlingenvervoer wordt, uitgegaan van een tarief per kilometer beladen reisafstand. Het kilometertarief beladen voor een taxi, taxibusje of rolstoel taxibus is voor al deze voertuigen gelijk. Er kan dus geen onderscheid in het tarief gemaakt worden tussen deze voertuigtypen. 2.5.3 Verrekening van incidentele en structurele wijzigingen Alle substantiële structurele en incidentele meer- en minderkosten worden verrekend op basis van het eenheidstarief per beladen kilometer reisafstand. Structurele mutaties die gedurende een maand plaatsvinden kunnen vanaf de dag dat de gewijzigde uitvoering van het vervoersplan plaats vindt, doorberekend worden.

Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

17 van 54

2.5.4 Verdeelsleutel tussen gemeenten kosten leerlingenvervoer De totale kosten voor het leerlingenvervoer dienen te worden verdeeld over de gemeenten op basis van de tussen de gemeenten overeengekomen verdeelsleutel. Voor de verdeelsleutel wordt de methodiek van 1221 gehanteerd (zie http://12-21.nl/wp-content/uploads/2012/10/Verdeelsleutelkosten-tussen-gemeenten.pdf). Dit betekent dat de verdeling tussen gemeenten uitgaat van de directe reisafstand van elke individuele leerling. De gemeenten behouden zich het recht voor gedurende de overeenkomst de verdeelsleutel te wijzigen. 2.6

Verwerkersovereenkomst

Opdrachtgever en opdrachtnemer zullen alle geregistreerde (persoons-)gegevens die voor en gedurende de opdracht kenbaar worden gemaakt, vertrouwelijk behandelen en meer in het bijzonder in overeenstemming met de AVG verwerken. In dat kader maakt de opdrachtgever met opdrachtnemer nadere afspraken over het verwerken van de persoonsgegevens. Opdrachtgever en opdrachtnemer sluiten daartoe een verwerkersovereenkomst. Een concept-verwerkersovereenkomst is bijgevoegd in bijlage 10.

Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

18 van 54

3.

Contractuele voorwaarden opdracht

3.1

Vorm en duur van de overeenkomst

3.1.1 Vorm van de overeenkomst De opdrachtgever is voornemens één (1) raamovereenkomst af te sluiten per individuele gemeente met één inschrijver. De opdracht wordt vastgelegd in een raamovereenkomst tussen de opdrachtgevers en de winnende inschrijver via een opdrachtbrief. Voor wat betreft de contractuele voorwaarden dient in dit hoofdstuk opdrachtgever te worden gelezen als de gemeente Alphen-Chaam en de gemeente Baarle-Nassau en inschrijver als de winnende inschrijver die de opdracht gegund heeft gekregen. Op deze opdracht zijn de volgende aanbestedingsdocumenten in volgorde van belangrijkheid van toepassing:  De opdrachtverstrekking/opdrachtbrief;  De verwerkersovereenkomst;  Eventuele verduidelijkingsvragen;  De nota(‘s) van inlichtingen;  Het Programma van Eisen met kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202, d.d. 15 september 2020 inclusief bijlagen;  De inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten ABG organisatie inclusief addendum;  De inschrijving van de winnende inschrijver. Alle hierboven genoemde documenten, inclusief bijlagen, maken onlosmakelijk onderdeel uit van de aanbestedingsdocumenten. Door in te schrijven conformeert de inschrijver zich aan deze aanbestedingsdocumenten. Wijzigingen in de overeenkomst, alsmede aanvullingen daarop, zijnde niet-wezenlijke wijzigingen, zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen.

Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk door opdrachtgever zijn bevestigd. Het is inschrijver in geen geval toegestaan om wijzigingen in de werkwijze door te voeren zonder toestemming daarvoor van de opdrachtgever. 3.1.2 Duur van de overeenkomst De overeenkomst wordt aangegaan voor een vaste periode van drie (3) jaar met een optie van een verlenging van drie (3) keer één (1) jaar. De ingangsdatum van de overeenkomst is 1 augustus 2021. De vaste looptijd van de overeenkomst zal daarmee van rechtswege eindigen op 31 juli 2024. Indien de maximale looptijd, inclusief beide verlengingsopties, benut wordt zal deze overeenkomst van rechtswege eindigen op 31 juli 2027. Er is geen sprake van stilzwijgende verlenging. Een eventuele verlenging dient schriftelijk te worden bevestigd. Partijen geven tenminste 12 maanden voor het aflopen van de overeenkomst schriftelijk aan of de overeenkomst wordt verlengd. De individuele opdrachtgevers hoeven dit niet in gezamenlijkheid te besluiten. Het is derhalve ook mogelijk dat bijvoorbeeld 1 van de individuele opdrachtgevers besluit om de individuele overeenkomst te verlengen en de andere niet. Eventuele verlenging geschiedt onder gelijkblijvende condities en voorwaarden.

Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202

19 van 54

3.1.3 Beëindiging van de overeenkomst In beginsel eindigen de raamovereenkomsten van rechtswege automatisch na afloop van de volledige termijn. De opdrachtgever kan de overeenkomst door een schriftelijke verklaring eenzijdig tussentijds beëindigen, indien:  de nakoming van een opeisbare verplichting uit hoofde van deze overeenkomst blijvend of tijdelijk onmogelijk is;  inschrijver in staat van faillissement wordt verklaard of aan hem, al dan niet voorlopig, surseance van betaling is verleend. Tevens is de opdrachtgever gerechtigd de overeenkomst tussentijds – zonder voorafgaande opzegging, ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst – direct te (laten) beëindigen, indien blijkt dat de inschrijver niet aan de overeenkomst(-en) voldoet of indien de inschrijver wordt overgenomen door een andere marktpartij. 3.2

Van toepassing zijnde voorwaarden

3.2.1 Inkoopvoorwaarden Op deze aanbesteding en de daaruit voortvloeiende overeenkomsten zijn de Inkoopvoorwaarden voor levering en diensten van de ABG-organisatie en het daarbij behorende addendum van toepassing. Deze Inkoopvoorwaarden en het addendum zijn bijgevoegd in bijlage 7. Met het inschrijven op deze aanbesteding conformeert de inschrijver zich aan deze Algemene Inkoopvoorwaarden. Eventuele verkoop- en/of leveringsvoorwaarden van de inschrijver of andersluidende voorwaarden worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, ongeacht het moment dat deze ter hand gesteld zijn. Gebruik van standaard briefpapier in de inschrijving waarin een standaardbepaling is opgenomen voor/over toepasselijkheid van de algemene voorwaarden, zal de gemeente opvatten als een kennelijke vergissing, en dit ook als zodanig bij inschrijver verifiëren. 3.2.2 Toepasselijk recht en geschillen Het Nederlands recht is van toepassing op de aanbesteding en de overeenkomsten. De uitvoering van de opdracht dient te geschieden conform alle van toepassing zijnde wettelijke richtlijnen en regelingen.

Alle geschillen (daaronder begrepen die welke slechts door één der partijen als zodanig worden beschouwd) die naar aanleiding van de overeenkomsten of daaruit voortvloeiende overeenkomsten tussen partijen mochten ontstaan, zullen aanhangig worden gemaakt bij de bevoegde rechter van de rechtbank Zeeland – West-Brabant te Breda, tenzij dwingende competentieregels zich daartegen verzetten. 3.2.3 Overdracht aan derden Het is de opdrachtnemer op geen enkele wijze toegestaan rechten en verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst aan derden over te dragen (waaronder begrepen het verpanden of over dragen van vorderingen) zonder voorafgaande toestemming van de opdrachtgever. 3.3

Financiële bepalingen

3.3.1 Prijzen Alle tarieven dienen te worden ingediend in euro’s exclusief BTW. De vergoeding van de geleverde dienstverlening geschiedt op basis van een vooraf overeengekomen tarief. Voor de vergoedingssystematiek wordt verder verwezen naar paragraaf 2.5. Programma van eisen “leerlingenvervoer gemeente Alphen-Chaam en gemeente Baarle-Nassau” Kenmerk SIW/ABG/TDN/2020/008202