3.11 - Bijlage 1 - KPI verslag Verantwoording Archieven2025

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

20

3.3.3

e-Depot en archiefbewaarplaatsen

3.3.3.1 e-Depot Bijlage 3.3.3.1 bevat een overzicht van de gerealiseerde e-Depot trajecten periode 2020-2025. Het e-Depot is een cloudapplicatie die het Regionaal Archief Tilburg afneemt van de Vitec Software Groep. Dit e-Depot wordt na de overbrenging aangemerkt als archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet. Een specifieke escrow-overeenkomst is voor het e-Depot (nog) niet afgesloten. Er is wel een escrow-overeenkomst tussen Stichting Mommerskwartier en de leverancier. In de dienstverleningsovereenkomst met de Stichting Mommerskwartier, die doorloopt tot december 2026, is een bepaling opgenomen dat na beëindiging van de overeenkomst de aan de wederpartij ter beschikking gestelde informatie op verzoek wordt geretourneerd. 1.

2.

3. 4.

Escrow-overeenkomst: Het is belangrijk om een specifieke escrow-overeenkomst voor het e-Depot af te sluiten. Dit zorgt ervoor dat de continuïteit van de dienstverlening gewaarborgd blijft, zelfs als de leverancier niet meer in staat is om de dienst te leveren. Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO): Zorg ervoor dat de beheeromgeving van het e-Depot voldoet aan de BIO. De BIO is het basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidslagen en is gebaseerd op internationale standaarden zoals ISO 27001 en ISO 27002. Archiefwet 20xx: Vanaf de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet 20xx is het verplicht om te voldoen aan de BIO Dienstverleningsovereenkomst: Zorg ervoor dat de bepalingen in de dienstverleningsovereenkomst duidelijk zijn en dat er afspraken zijn over de teruggave van informatie na beëindiging van de overeenkomst. Dit helpt bij het waarborgen van de integriteit en beschikbaarheid van de archieven.

3.3.3.2 Archiefbewaarplaats Goirkestraat Het Regionaal Archief Tilburg huurt de archiefbewaarplaats aan de Goirkestraat van de gemeente Tilburg. Op 17 en 23 januari 2024 zijn er lekkages geconstateerd in deze archiefbewaarplaats. Er kwam water uit het plafond door gaten die in de betonnen plafondplaten zitten. Verschillende archieven hebben waterschade opgelopen. Op 18 januari 2024 heeft Polygon Group beschadigde dozen meegenomen om te herstellen, waarbij de archiefdozen extern zijn opgeslagen in de archiefbewaarplaats in Zaltbommel. Op 25 en 26 januari is nogmaals 230 tot 400 meter archief ondergebracht in dezelfde archiefbewaarplaats in Zaltbommel. De oorzaak van de lekkage was dat de dakgoten en regenpijpen verstopt waren, waardoor het regenwater de archiefbewaarplaats kon binnendringen. Om herhaling te voorkomen, worden de dakgoten en regenpijpen maandelijks door een externe partij gecontroleerd. Desondanks is geconstateerd dat er af en toe een waterdruppel aan het plafond hangt. De oorzaak hiervan is niet precies bekend. Wekelijks controleren medewerkers van het archief of er ergens lekkages zijn ontstaan. Pas vanaf 2027 is de gemeente Tilburg voornemens om het dak van de archiefbewaarplaats te vervangen, dak beveiliging aan te brengen en het aantal geplaatste zonnepanelen te beperken.

3.3.3.3 Archiefbewaarplaats Zaltbommel Deze archiefbewaarplaats is, in tegenstelling tot de archiefbewaarplaatsen Kazernehof en Goirkestraat, geen eigendom van de gemeente Tilburg. Ook in deze archiefbewaarplaats werd wateroverlast geconstateerd in juni 2024. De aanpak door de eigenaar, de gemeente Zaltbommel, in samenwerking met de huurder, Streekarchief Langstraat Heusden Altena, verliep snel en efficiënt. Het bedrijf Polygon Group plaatste onmiddellijk ontvochtigers en het dak van de archiefbewaarplaats werd snel gerepareerd, waardoor de lekkages zijn gestopt. De archiefbewaarplaats zal in 2026 worden gesloopt en een nieuwe archiefbewaarplaats zal in opdracht van het Streekarchief Langstraat Heusden Altena worden gebouwd in Heesbeen.

3.3.3.4 Archiefruimten ABG-organisatie en ABG-gemeenten Op dit moment beschikken de ABG-organisatie en de ABG-gemeenten over drie archiefruimtes, verspreid over de drie gemeentehuizen. Met de geplande centrale huisvesting aan het Anne Frankplein in Rijen vanaf 2026, wordt verwacht dat het aantal archiefruimtes zal afnemen.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

21

Tijdens deze rapportageperiode vond de verhuizing plaats van alle te bewaren archieven van Alphen-Chaam en Gilze en Rijen tot het jaar 2016. Alleen de dossiers die nog vernietigd moeten worden, worden momenteel beheerd in de archiefruimtes. Na de vervangingsbesluiten van bouw- en milieuvergunningen, waarvan de digitale exemplaren worden beheerd in het e-depot, zal het aantal te beheren meters verder afnemen. Deze meters hebben vrijwel allemaal betrekking op te vernietigen documenten. Om deze reden is in deze rapportage geen uitgebreide aandacht besteed aan de archiefruimtes. Vanaf 2016 wordt immers alleen nog digitaal gearchiveerd. In de plannen voor de nieuwe huisvesting ABG organisatie (2026) is een aktekluis en een kluis voor de waarde documenten opgenomen.13

3.3.3.5 Centrale huisvesting in Gilze en Rijen14 De medewerkers van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen werken samen in één ABG-organisatie. Op dit moment gebeurt dit nog vanuit de twee gemeentehuizen in Gilze en Rijen en BaarleNassau. De (her)huisvesting van de ABG-organisatie is een fysieke vertaalslag van de gewenste organisatie en samenwerking. De ABG organisatie en haar gemeenten hebben ambitieuze plannen op het gebied van huisvesting. Er is een nieuwe locatie gevonden voor de centrale huisvesting van de medewerkers van de ABGorganisatie. Deze locatie bevindt zich aan het Anne Frankplein 12 in Rijen, nabij het NS-station. Het uitgangspunt is tijd- en plaats onafhankelijk werken. In de praktijk komt dat neer op 50% thuiswerken en 50% op kantoor werken ook wel het ‘nieuwe werken’ genoemd. Door de medewerkers van de drie gemeenten (Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, en Gilze en Rijen) op één locatie te huisvesten, wordt de samenwerking en efficiëntie verbeterd. De planning is dat in de loop van het jaar 2026 zal worden verhuisd.

3.4 3.4.1

Interne kwaliteitszorg en toezicht Kwaliteitssysteem

Om als gemeente te controleren of je de wet volgt, kun je de kwaliteit meten. Daarbij gaat het niet om de inhoud, maar of geregeld is of documenten/ data worden gevonden, vernietigd of bewaard. Om dat goed bij te houden gebruiken gemeenten een kwaliteitssysteem. Een aantal Equalit-gemeenten heeft samen een kwaliteitshandboek ontwikkeld ten behoeve van de verbetering van de kwaliteit in het vorige zaaksysteem Green Valley. Het betreft een samenwerking tussen de ABG-gemeenten, Goirle, Hilvarenbeek en Oisterwijk. Afgehandelde/gearchiveerde zaken worden tweewekelijks gecontroleerd in het Zaaksysteem. Met de wijziging van zaaksysteem heeft ABG het kwaliteitsplan herschreven en gericht op OneGov. De steekproefsgewijze controles worden schriftelijk gelogd door medewerkers informatiemanagement en zijn ingericht op grond van de bewaartermijnen. Hiermee voldoen gemeenten deels aan de wettelijke verplichting vanuit de Archiefregeling, artikel 16: 'De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.’ Het woord ‘deels’ is toegevoegd omdat het cluster niet over alle applicaties, netwerkschijven en e-mailboxen het informatiebeheer voert. Kwaliteitscontroles zijn op dit moment ingericht voor het Zaaksysteem.

Daarbij zijn met de overgang naar Onegov, de processen rondom het goed borgen van het kwaliteitssysteem en het archief veranderd. Deze processen zijn nog niet volledig uitgewerkt. Zo vinden in het personeelssysteem AFAS nog geen kwaliteitscontroles plaats. Alle personeelsdossiers, inclusief die van de burgemeesters en wethouders, worden hierin beheerd. Op dit moment vinden geen externe audits plaats op het informatiebeheer, alleen op informatiebeveiliging.

13

De registers van de burgerlijke stand worden in het gemeentehuis bewaard totdat zij naar een gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet 1995 worden overgebracht (art. 1:17a lid 1 B.W.). Archivering registers burgerlijke stand. De overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de in het gemeentehuis berustende registers van geboorten vindt plaats na honderd jaar na de afsluiting van deze registers. Voor de registers van huwelijken en geregistreerde partnerschappen geldt een termijn van vijfenzeventig jaar. De overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de registers van overlijden vindt plaats na vijftig jaar na de afsluiting van deze registers (art. 1:17a lid 2 B.W.). 14 Bijlage 6 - RV Extra krediet huisvesting ABG.docx

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

22

3.4.2

Toezicht op de Archiefwet

De KPI-verslagen van beide gemeenten zijn bestuurlijk vastgesteld met bijbehorende verbeterplannen. KPIverslagen kennen een tweejaarlijkse cyclus, mede bepaald in de Archiefverordening. In alle rapportages komt het informatie- en archiefbeheer zowel bij de gemeente als die bij de archiefinstelling uitgebreid aan bod. De verbeterpunten en aanbevelingen uit de KPI verslagen worden uitgezet in acties en waar nodig opgenomen in beheersplannen. De gemeenteraden zijn hierover geïnformeerd.15 Het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) Noord-Brabant beoordeelt ABG organisatie en haar gemeenten als voldoet. De criteria van het IBT Noord-Brabant zijn opgenomen in bijlage 3.4.2. Het IBT is positief gestemd over de integrale en planmatige manier waarop ABG organisatie en haar gemeenten de informatiehuishouding structureel optimaliseren.16

3.4.3 ABG-Rekenkamer De onafhankelijke ABG Rekenkamer is in 2024 gestart. Er zijn nog geen afgeronde onderzoeken.

3.5 3.5.1

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Verwerkersregister, i-Navigator en metadata

Het verwerkersregister bevat informatie over de persoonsgegevens die worden verwerkt. Aan persoonsgegevens hangen bewaartermijnen, beveiligingsvoorschriften, toegangseisen, processen, procesgegevens en systemen.17 Tot op zekere hoogte is er zicht op de archiefwaardige informatie die integraal is opgeslagen, in Zaaksysteem, BackOffice applicaties en op netwerkschijven. De privacy officer beheert het verwerkersregister. Op dit moment word het register van verwerkingen bijgehouden in Excel. Het is nog niet actueel. Het betreft een standaard versie van de IBD uit oktober 2022. De Privacy Officer is wel een inhaalslag aan het maken, in samenwerking met de proceseigenaren. De I-navigator wordt niet als verwerkersregister ingezet.

3.5.2

Voor het jaar 2016 papieren dossiers

De ordening van de archieven voor het jaar 2016 is grotendeels analoog. Alle te bewaren analoge archieven tot 2016 zijn in beheer overgedragen aan de gemeentearchivaris.

3.5.3

Informatiebeheersplannen

Een informatiebeheerplan geeft een organisatie overzicht welke documenten/ data je in welke software vindt. Ook kunnen organisaties met een informatiebeheerplan een plan maken voor onderhoud op software. De organisatie kan ook keuzes maken over welke informatie in welke software hoort. Met een informatiebeheerplan kan een organisatie beter sturen. De I-navigator is de basis voor de beheersplannen.

3.5.4

Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO)

Metadata zijn te vergelijken met labels. Ze helpen om documenten en data sneller te vinden. Als iedereen in Nederland dezelfde labels gebruikt, wordt alles overal gelijk en herkenbaar. Een metagegevensschema is een overzicht van deze labels. In 2019 is gestart met de ontwikkeling van ‘Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO) als opvolger van het ‘Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden’ (TMLO) en (beoogd) het Toepassingsprofiel Metadata Rijk (TMR). Het doel is dat alle overheidsorganisaties dezelfde metadateringsstandaard gebruiken om de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie te waarborgen. 15

Besluitenlijst week 25 Gil: 18 juni 2024, O2. BBV Verantwoording Archieven 2024, Zaaknummer 1080494. 16 Gemeenteraad Alphen-Chaam, 24-051 Verantwoording Archieven 2024 Alphen-Chaam; Gemeenteraad Baarle-Nassau, Raadsinformatiebrief Verantwoording Archieven 2024 en Gemeenteraad Gilze en Rijen, 24-037 Verantwoording Archieven 2024. 17 De VNG positioneert het verwerkersregister als een van onderdelen van het Bedrijfsregister. Deze heeft als doel een overzicht van verschillende interne en externe registers en informatiebronnen die gevuld zijn met datasets en de informatiehuishouding in kaart te brengen. Andere onderdelen zijn governance (roltoewijzing, mandaatregister), Business Intelligence (BI)-doeleinden, toegangsbeveiliging, satéprikker functie ‘door processen heen’ (de organisatie, de organisatieonderdelen, de medewerkers, de werkprocessen, de zaaktypen, de werkinstructies, de mandaten, de gebruikte software, verwerkingen van persoonsinformatie en met name de relaties tussen de informatiebronnen) bron "Handreiking Informatiebeheerplan" op VNG realisatie.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

23

Met de invoering van het zaaksysteem OneGov en de landelijke vaststelling is het MDTO vanaf december 2022 in gebruik genomen. Hoewel de adoptie van het MDTO bij veel gemeenten achterblijft, is dat bij Equalitgemeenten zeker niet het geval. MDTO wordt ingevoerd in OneGov. Gekoppelde TSA's, die verbonden zijn met OneGov, hebben een mapping document waarin zaak- en documentgegevens worden bepaald. Voor de ingest van de scans van de bouw- en milieuvergunningen in het e-Depot wordt de TMLO-standaard direct doorgevoerd in de metadatering. Met het Regionaal Archief Tilburg is een overleg gestart om middels MDTO-mapping tussen Zaaksysteem en e-Depot een automatische koppeling te maken.

3.5.5 Gegevensmanagement en data gedreven werken Het lijkt misschien een open deur dat administraties op orde moeten zijn. Maar in de drukke praktijk van alledag lukt het soms niet het belang van goede registraties bij alle medewerkers op het netvlies te houden. Wie en waar worden de datasets beheerd en worden ze wel beheerd? Er is aandacht voor het invoeren van data gedreven werken en samenwerken op het gebied van gegevensmanagement. Het nader inrichten van Data Governance is een aandachtspunt. Met Data Governance wordt bedoeld dat de verantwoordelijkheden rond datagebruik helder worden belegd en beschreven. Betrouwbare, actuele administraties zijn de basis van Data Governance. Daarnaast is de kwaliteit van de data en analyses van belang. De data moeten vindbaar en toegankelijk zijn, mede door het gebruik van dezelfde datamodellen, metadatering en een gemeentelijke datacatalogus. Gemeenten moeten grip en controle houden op de eigen data. De data moeten betrouwbaar, volledig en juist zijn, zodat data helpen bij het maken van de juiste beleidskeuzes. Als Data Governance niet is ingericht, bestaat het risico op basis van de verkeerde aannames keuzes te maken.

Algoritmes De inzet van algoritmen biedt kansen en mogelijkheden bij de aanpak van maatschappelijke opgaven en de uitvoering van publieke taken. Maar wanneer de overheid een algoritme in een verkeerde context, op een verkeerde manier, of met een verkeerd doel inzet, dan kan de negatieve impact voor burgers groot zijn. Publieke waarden en fundamentele rechten zoals privacy, non-discriminatie, autonomie en menselijke waardigheid kunnen – soms ten opzichte van elkaar - onder druk komen te staan waardoor burgers, maar ook bedrijven, in de knel kunnen komen. Inzet van algoritmen moet daarom verantwoord zijn. Dat wil zeggen dat de inzet wettig, ethisch en robuust is. Innovaties zoals intelligente chatbots en gebrekkig inzicht in bestaande algoritmes zijn op dit moment de belangrijkste algoritmerisico’s. Informatie over bij besluitvorming gebruikte algoritmes valt onder de Archiefwet 1995. Daarom zijn gemeenten verplicht om de besluitvormende algoritmes te archiveren. Algoritmes die een organisatie gebruikt, dienen bewaard te worden, omdat daarin is vastgelegd waar de geautomatiseerde besluitvorming van de organisatie op gebaseerd is. Van belang is dat algoritmes worden gedocumenteerd en bij de aanbesteding aanvullende voorwaarden worden gesteld om het beheer te kunnen uitvoeren.

Daarmee kan transparantie worden gegeven aan burgers en bestuur.18 ABG-organisatie en ABG-gemeenten beschikken nu niet over een algoritmeregister, maar heeft tot op heden ook geen algoritmes gemeld op het Algoritmeregister van de Nederlandse overheid. Voor zover bekend zijn er geen besluitvormende algoritmes in gebruik. De governance met betrekking tot het landelijke algoritmeregister wordt dit jaar ingericht. De eerste algoritmes worden vóór het einde van het tweede kwartaal gepubliceerd. Eind dit jaar of begin volgend jaar wordt een inventarisatie uitgevoerd van alle in gebruik genomen algoritmes. Op basis daarvan wordt het landelijke algoritmeregister geüpdatet. Het beleid van de ABG-organisatie schrijft voor dat ten minste alle hoog risico-algoritmes worden geregistreerd in het landelijke register.

18 Zie ook Richtlijnen voor het toepassen van algoritmes door overheden (bewustzijn risico’s, uitlegbaarheid,

gegevensherkenning, auditeerbaarheid, verantwoording, validatie, toets baarheid).

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

24

3.5.6 Regionaal Archief Tilburg- feitelijk beheer Het Regionaal Archief Tilburg is geen rechtspersoon, maar onderdeel van de stichting Mommerskwartier. Alle drie de gemeenten hebben in 2015 een contract met deze stichting gesloten over de uitvoer van bepaalde archiefwerkzaamheden zoals het toegankelijk maken, materiële zorg, het fysiek en digitaal beschikbaar stellen. Het contract is verlengd tot januari 2027. Sinds 1999 hostte het Regionaal Archief haar digitale bestanden grotendeels bij Picturae. In oktober 2023 is dit bedrijf overgenomen door de Zweedse softwareleverancier Vitec Software Groep. Na de overname is Picturae ICT omgedoopt tot Vitec Memorix (Memorix). De bibliotheekcatalogus is in 2024 vernieuwd. 2023 en 2024 stond in het teken van de digitalisering van de weekbladen Baarl’s Nieuws en Advertentieblad 1906-1951 en haar opvolger Ons Weekblad 1952-2021, die dankzij afspraken met uitgeverij De Jong in 2024 online beschikbaar zijn gekomen.19 In 2024 is een vervolgtraject gestart met de huis-aan-huisbladen van Gilze en Rijen.20 De 18e-eeuwse notariële archieven van Baarle-Nassau zijn getranscribeerd met hulp van software Transkribus. Daarnaast zijn de onderstaande archieven en collecties materieel verzorgd: Archiefnr. naam archief

Soort materiële zorg

Metrage

2802

Collectie doop-, trouw- en begraafboeken Gilze en Rijen

Nieuwe archiefdozen en omslagen

1,9 meter

2832

Collectie A. Verster te Gilze

Nieuwe archiefdozen en omslagen

0,4 meter

2835

Collectie dag- en weekbladen Gilze en Rijen

Nieuwe archiefdozen en omslagen

7 meter

2823

Archief tafeltennisclub De Batswingers te Gilze

Geheel materieel verzorgd

1,1 meter

2838

Huwelijks bijlagen Burgerlijke Stand Gilze

Geheel materieel verzorgd

1,25 meter

2883

Persoonlijk archief Marijnus Mol

Geheel materieel verzorgd

0,1 meter

Totaal meters

11,75

3.6 3.6.1

Vervanging, conversie/migratie, vernietiging van documenten en vervreemding Vervanging

Vervanging betekent dat documenten worden vervangen door een andere vorm en het origineel wordt vernietigd. Digitaliseren, waarbij papier wordt vervangen of gesubstitueerd door een digitaal informatieobject, is een voorbeeld van vervanging. De ABG organisatie en haar gemeenten werken sinds het vervangingsbesluit uit december 2015 grotendeels digitaal. Zowel de Burgerlijke Stand als persoonskaarten zijn uitgezonderd in het vervangingsbesluit 2015.Het handboek is in 2024 geactualiseerd. ABG-organisatie heeft afgelopen jaren grote stappen gezet in het digitaliseren en beschikbaar stellen van bouw- en milieuvergunningen in samenwerking met medewerkers van het Regionaal Archief Tilburg. Deze vergunningen zijn gemetadateerd met het TMLO alvorens die zijn opgenomen in het e-Depot. Hiervoor zijn aparte handboeken vervanging opgesteld. Ten tijde van deze rapportage is er nog een collegebesluit vervanging genomen en het wel door Alphen-Chaam inzake de milieuvergunningen Alphen-Chaam 1997-2011. 21 In 2025 volgen de overige collegebesluiten vervanging, te weten voor: ➢ 10020. Omgevings- en sloopvergunningen Baarle-Nassau 2010-2020; ➢ 10021. Omgevings- en sloopvergunningen Gilze en Rijen 2010-2020. ➢ 10022. Hinderwet- en milieuvergunningen Gilze en Rijen 1982-2015;22 ➢ 10030. Omgevingsvergunningen gemeente Alphen-Chaam 2010-2017; 23 ➢ 10023.

Hinderwet- en milieuvergunningen Baarle-Nassau 1982-2015. 24

19

Baarl’s Nieuws en Ons Weekblad 1906-2021 gedigitaliseerd.

20 Weekbladen Gilze en Rijen gedigitaliseerd 21 Vervangingsbesluit bouwvergunningen gemeente Alphen-Chaam periode 1996 t/m 2011 | Lokale wet- en regelgeving

22

De digitale milieuvergunningen na 2016 worden in de applicatie OneGov beheerd.

23 De jaren 2018 en verder zijn gemigreerd naar OneGov.

24

Besluitenlijst Baarle-Nassau d.d. 9 juli 2024: Vervangingsbesluit Hinderwet- en milieuvergunningen periode 1981-2015.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

25

Tegen dit vervangingsbesluit is bezwaar tegen aangetekend, maar het college van B. en W. heeft besloten het bezwaar niet ontvankelijk te verklaren.25 In tegenstelling tot eerdere vervangingsbesluiten zijn de vergunningen voor monumenten vanaf oktober 2010 tot 2016 niet uitgezonderd van de vervangingsbesluiten. De gemeentearchivaris had hiertoe wel geadviseerd.

3.6.2 Conversie/migratie 3.6.2.1 Alfresco, Green Valley en Corsa naar Onegov, MyLex en e-Depot Het bedrijf Xillio heeft ABG organisatie en haar gemeenten begeleid bij de migraties, Van alle migraties zijn verklaringen opgesteld. Hierbij een overzicht van de laatste stand van zaken: ➢ De content van Green Valley is geheel gemigreerd naar Zaaksysteem OneGov. Gelijktijdig vond de migratie dan plaats van Alfresco Share naar OneGov/Teamwork. ➢ ABG-organisatie werkt sinds 2016 digitaal en een groot deel van deze bestanden werden beheerd in Corsa. Daarom zijn de permanent te bewaren documenten uit het oude systeem Corsa eveneens gemigreerd naar OneGov en de te vernietigen documenten naar My Lex Legacy (Q4 2024). Laatstgenoemd systeem beheert dus alleen de op te termijn te vernietigen documenten. MyLex Legacy beschikt over een vernietingsfunctionaliteit. ➢ Dossiers over bouw-, Hinderwet- en milieuvergunningen zijn opgenomen in het e-Depot van het Regionaal Archief Tilburg: o

10020. Omgevings- en sloopvergunningen Baarle-Nassau 2010-2020;

o o o o

10021. Omgevings- en sloopvergunningen Gilze en Rijen 2010-2020. 10022. Hinderwet- en milieuvergunningen Gilze en Rijen 1982-2015; 10030. Omgevingsvergunningen gemeente Alphen-Chaam 2010-2017; 10023. Hinderwet- en milieuvergunningen Baarle-Nassau 1982-2015.

3.6.2.2 GISVG en Green Valley naar CLO en AFAS Omdat de Omgevingswet vraagt om andere werkprocessen en de applicatie Key2vergunningen niet meer ondersteund werd, is gekozen voor een nieuw VTH-systeem Centric Leefomgeving (CLO). Het nieuwe Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) koppelt met het CLO, die door meerdere afdelingen worden gebruikt. De TSA Centric Leefomgeving (CLO) is gestart met nieuwe zaken. Met aanschaf van het personeel systeem AFAS is besloten om hier alle zaken m.b.t. personeel onder te brengen. De digitale personeelsdossiers zijn wel gemigreerd vanuit Green Valley naar AFAS, maar de kwaliteitscontroles door de personeelsfunctionarissen hebben nog niet plaats gevonden.

3.6.3

Vernietiging

Bijlage 3.6.3. bevat een overzicht van de beoordeelde V-lijsten over de jaren 2023 en 2024.

3.6.3.1 Semi statische analoge archieven tot 2016 De archiefbewerkingstrajecten van de semi statische archieven Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen bevatten ook te vernietigen dossiers. Hier zijn ook V-lijsten van samengesteld. MyLex Pro is een enterprise search engine die zoekt op verschillende bronnen: OneGov, Bouwdossier Archief (BDA) tool en Corsa Legacy (op termijn vernietigbare dossiers Corsa). Corsa Legacy beschikt over vernietigingsfaciliteiten. Er wordt vernietigd uit OneGov en Corsa Legacy.

3.6.3.2 Zaaksysteem Onegov De vernietigingsfunctionaliteit in OneGov was in eerste instantie te laat opgeleverd door de leverancier Ilionx. Dat is de reden dat de V-lijsten later dan normaal zijn vastgesteld.

3.6.3.3 Suites sociaal domein (SvHSD) In de Centric-applicatie Suites Sociaal Domein kan niet vernietigd worden en mede daardoor is er sprake van een achterstand in de vernietiging van de digitale klantendossiers. Er is een project gestart om het archiefbeheer in deze TSA technisch in te richten en de vernietigingsachterstand in te lopen. Vanaf 2024

25 Besluitenlijst Baarle-Nassau week 7: 11 februari 2025. Gemeente Baarle-Nassau: Besluitenlijst week 7: 11 februari 2025

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

26

participeren ABG organisatie en haar gemeenten actief in een pilot bij leverancier Centric om de vernietigingsfunctionaliteit ontwikkeld te krijgen. In Q2 2025 is de nieuwe vernietigingsfunctionaliteit nog steeds niet opgeleverd. Werkprocessen Suite4SociaalDomein worden nu vernietigd op basis van lijstwerk met werkprocesnummers uit Zaaksysteem. Vooralsnog blijft deze applicatie in gebruik.

3.6.3.4 Personeelssysteem AFAS Personeelssysteem AFAS beschikt over een vernietigingsfunctionaliteit. Daarom is besloten om geen koppeling met zaaksysteem te realiseren. Personeelsdossiers uit GreenValley zijn gemigreerd naar AFAS; maar omdat de kwaliteit van de migratie nog moet worden gecontroleerd, is er nog niet vernietigd.

3.6.3.5 Teamwork Teamwork is ingericht op grond van de selectielijst, maar werkt in de praktijk niet goed. Met de komende update van teamwork zijn meer functionaliteiten beschikbaar.

3.6.3.6 Doorlopende machtigingen GR Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten Gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau nemen deel aan de Gemeenschappelijke regeling Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten met als centrumgemeente Breda. In oktober 2024 zijn er door beide gemeenten een machtiging voor doorlopende machtiging voor de vernietiging van documenten afgegeven.

3.6.4. Vervreemding Na invoering van de Omgevingswet is, behoudens uitzonderingen, het college van burgemeester en wethouders het bevoegd gezag voor de aanvragen omgevingsvergunning en meldingen, alsmede het toezicht met betrekking tot de BRIKS-onderdelen bij de aangewezen Defensieobjecten (BRIKS: bouwen, reclame, inrit, kap, sloop). De minister van Infrastructuur en Waterstaat (I&W) blijft het bevoegd gezag voor de aanvragen en het toezicht op omgevingsvergunningen voor milieubelastende activiteiten en meldingen bij de aangewezen Defensieobjecten. De minister van I&W heeft in december 2023 schriftelijk kenbaar gemaakt dat zij de afgegeven beschikkingen en toezichtdossiers op grond van de Archiefwet in de eerste helft van 2024 wilde overdragen aan de gemeente Gilze en Rijen. Echter, omdat er geen rechtsgrond was voor deze overdracht, is door bemiddeling van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) de overdracht niet doorgegaan. 26 In 29 januari 2024 zijn de dubbele registers van de Burgerlijke Stand van alle drie ABG-gemeentes van het jaar 2023 overgedragen aan de Centrale Bewaarplaats te Zutphen.

3.7

Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaatsen en e-Depot

Bijlage 3.7.1 bevat de aanwinstenlijst van de gemeentearchivaris over het jaar 2024-2025. De overbrenging van analoge èn digitale overheidsarchieven naar de archiefbewaarplaatsen en het e-Depot vindt vervroegd plaats. In 2025 zijn alle te bewaren papieren overheidsarchieven tot en met jaar 2015 overgebracht naar de archiefbewaarplaatsen27. ABG organisatie en haar gemeenten hebben de laatste jaren geïnvesteerd om die archieven in goede en toegankelijke staat te brengen. Daarnaast zijn alle digitale bouwvergunningen van Alphen-Chaam (1997-2022), Baarle-Nassau (1981-2010) en Gilze en Rijen (1905-2010) zijn in het e-Depot opgenomen. De digitale milieuvergunningen gemeente AlphenChaam (1995) 1997-2014 en Baarle-Nassau 1981-2015 zijn in 2024 al opgenomen. Persoonskaarten zijn gedigitaliseerd in 2023 en raadpleegbaar in MyLex. De analoge kaarten zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats gelijktijdig met de archieven van de gemeentebesturen en aanvullingen registers Burgerlijke Stand. Maar omdat op grond van de basisregistratie personen (BRP) dienstverlening door de archiefdienst niet is toegestaan, is gekozen voor een opslagcontract in plaats van een verklaring van overbrenging.

26

ITIL, Aankondiging wijziging bevoegd gezag bij Defensie objecten na invoering Omgevingswet d.d. 7 december 2023, kenmerk 678796. 27 Het traject Baarle-Nassau is in 2022 afgerond.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

27

In de verordeningen van de vertrouwenscommissies bij de (her) benoemingen van de burgemeesters AlphenChaam28 en Gilze en Rijen is bepaald dat de commissie de bijbehorende documenten verzegeld overbrengt naar de archiefbewaarplaatsen.29 Deze archieven zijn recent ook opgenomen in de archiefbewaarplaats.

Gemeentearchivaris Bijlage 3.7.1 bevat de aanwinstenlijst van de gemeentearchivaris over het jaar 2024-2025. De gemeentearchivaris is door de colleges van B&W gemandateerd om archieven van particulieren op te nemen. In 2022 is de samenwerking gestart met Uitgeverij Em. de Jong om de ontbrekende krantenleggers op te nemen en de digitaliseren.

3.8

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

Archief KPI

2024

8. Ter beschikking stelling van

Voldoet de gemeente in de praktijk aan de eisen openbaarheid

naar de archiefbewaarplaats

volgens de Archiefwet?

Ja

overgebrachte archieven

Jaar 2021 2022 2023 2024

Bezoek studiezaal 226 220 503 528

Bezoek website 361.000 335.747 431.000 445.160

Individuele bezoekers website 159.061 152.487 200.000 239.723

De huidige openingsdagen vormen een onderdeel van de lopende contractuele afspraken met de twaalf gemeenten waarmee het Regionaal Archief Tilburg een contract heeft afgesloten. Vanaf januari 2024 is het Archief gestopt met de zaterdagdiensten. Het Archief werkt samen met het Brabants Historisch Informatie Centrum om de chatdiensten te verrichten. Het scannen van archiefstukken, mits openbaar en vrij van auteursrechten, is vooralsnog gratis voor ambtenaren en burgers. Voor de raadpleging van niet-openbare documenten is een procedure ingericht. In de meeste gevallen kan de gemeentearchivaris ontheffing verlenen.

28 Gemeenteraad Alphen-Chaam d.d. 4 november 2021. 29 Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot de (her)benoeming van de burgemeester voorbereidt

april 2019, artikel 9 lid 2.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

28

Bijlage 3.1.2: Resultaten nulmeting Wet open overheid 2024 Bron: Website Waar staat je gemeente VNG-realisatie september 2024

Gemeente Alphen-Chaam 1. 1.1.

1.2 1.3 1.4. 1.5

Actieve en passieve openbaarmaking De gemeente heeft een Woo contactpersoon. In artikel 4.7 van de Woo staat dat elk bestuursorgaan een contactpersoon aangesteld moet hebben. Dit geldt sinds de ingangsdatum van de wet, 1 mei 2022.30 De gemeente heeft alleen de actieve openbaarmaking binnen de organisatie belegd. De gemeente beschikt niet een projectplan om de Woo te implementeren. In 2024 zijn er 20 Woo verzoeken binnengekomen. Onderstaande categorieën zijn actief openbaar:

Onderwerp Wet- en regelgeving Organisatie- en contactgegevens Vergaderstukken decentrale overheden Bestuur stukken Jaarplannen en -verslagen Woo-verzoeken Beschikkingen Convenanten Adviezen van adviescolleges Klachten Onderzoeken 2. 2.1 2.2. 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Ja Ja Ja Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee

Informatiehuishouding De gemeente is sinds 2020 aangesloten op een e-Depotvoorziening. Niet in elke applicatie is de selectielijst ingevoerd, maar hier wordt wel aan gewerkt om dat te realiseren. De gemeente heeft het beheer van e-mailarchivering nog niet geregeld. Het beheer van tekstberichten is niet geregeld, maar hier wordt wel aan gewerkt om dat te realiseren. De gemeente beschikt over een vastgesteld informatiebeheersplan. De gemeente is bezig het kwaliteitssysteem in te voeren. Kwaliteitssysteem is alleen ingevoerd in het Zaaksysteem, in de overige applicaties niet. Alphen-Chaam maakt beperkt gebruik van het MDTO, een gestandaardiseerd metadataschema, te weten in het zaaksysteem. Alphen-Chaam heeft het werkproces om data te vernietigen niet ingericht.

Gemeente Baarle-Nassau 1. 1.1.

1.2 1.3 1.4. 1.5

Actieve en passieve openbaarmaking De gemeente Baarle-Nassau heeft geen Woo contactpersoon. In artikel 4.7 van de Woo staat dat elk bestuursorgaan een contactpersoon aangesteld moet hebben. Dit geldt sinds de ingangsdatum van de wet, 1 mei 2022. De gemeente heeft alleen de actieve openbaarmaking binnen de organisatie belegd. De gemeente beschikt niet een projectplan om de Woo te implementeren. In 2024 zijn er 354 Woo verzoeken binnengekomen. Onderstaande categorieën zijn actief openbaar:

Onderwerp Wet- en regelgeving Organisatie- en contactgegevens Vergaderstukken decentrale overheden 30

Ja Ja Ja

Zie deze link.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

29

Bestuur stukken Jaarplannen en -verslagen Woo-verzoeken Beschikkingen Convenanten Adviezen van adviescolleges Klachten Onderzoeken 2. 2.1 2.2. 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee

Informatiehuishouding De gemeente is sinds 2020 aangesloten op een e-Depotvoorziening. Niet in elke applicatie is de selectielijst ingevoerd, maar hier wordt wel aan gewerkt om dat te realiseren. De gemeente heeft het beheer van e-mailarchivering nog niet geregeld. Het beheer van tekstberichten is niet geregeld, maar hier wordt wel aan gewerkt om dat te realiseren. De gemeente beschikt over een vastgesteld informatiebeheersplan. De gemeente is bezig het kwaliteitssysteem in te voeren. Kwaliteitssysteem is alleen ingevoerd in het Zaaksysteem, in de overige applicaties niet. Baarle-Nassau maakt beperkt gebruik van het MDTO, een gestandaardiseerd metadataschema, te weten in het zaaksysteem. Baarle-Nassau heeft het werkproces om data te vernietigen niet ingericht.

Gemeente Gilze en Rijen 1. 1.1.

Actieve en passieve openbaarmaking De gemeente Gilze en Rijen heeft geen Woo contactpersoon. In artikel 4.7 van de Woo staat dat elk bestuursorgaan een contactpersoon aangesteld moet hebben. Dit geldt sinds de ingangsdatum van de wet, 1 mei 2022. 1.2 De gemeente heeft alleen de actieve openbaarmaking binnen de organisatie belegd. 1.3 De gemeente beschikt niet een projectplan om de Woo te implementeren. 1.4. In 2024 zijn er 30 Woo verzoeken binnengekomen. 1.5 Onderstaande categorieën zijn actief openbaar: Onderwerp Wet- en regelgeving Ja Organisatie- en contactgegevens Ja Vergaderstukken decentrale overheden Ja Bestuur stukken Nee Jaarplannen en -verslagen Nee Woo-verzoeken Nee Beschikkingen Nee Convenanten Nee Adviezen van adviescolleges Nee Klachten Nee Onderzoeken Nee 2. 2.1 2.2. 2.3 2.4 2.5 2.6

Informatiehuishouding De gemeente Gilze en Rijen is sinds 2020 aangesloten op een e-Depotvoorziening. Niet in elke applicatie is de selectielijst ingevoerd, maar hier wordt wel aan gewerkt om dat te realiseren. De gemeente Gilze en Rijen heeft het beheer van e-mailarchivering nog niet geregeld. Het beheer van tekstberichten is niet geregeld, maar hier wordt wel aan gewerkt om dat te realiseren. De gemeente Gilze en Rijen beschikt over een vastgesteld informatiebeheersplan. De gemeente Gilze en Rijen is bezig het kwaliteitssysteem in te voeren. Kwaliteitssysteem is alleen ingevoerd in het Zaaksysteem, in de overige applicaties niet.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

30

2.7 2.8

Gilze en Rijen maakt beperkt gebruik van het MDTO, een gestandaardiseerd metadataschema, te weten in het zaaksysteem. Gilze en Rijen heeft het werkproces om data te vernietigen niet ingericht.

Bijlage 3.1.3: Overzicht van de Gemeenschappelijke Regelingen en recente wijzigingen Onderdeel

Verbonden partij

Toezicht AW

ABG-organisatie

Stichting Inkoopbureau West-Brabant

Niet van toepassing

Service Centrum Equalit

Geen

GR ABG-Organisatie

Archivaris ABG

GR Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB)

Archivaris VRMWB

GR Diamantgroep

Archivaris Diamant

GR Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB)

Provinciale archivaris Archivaris 'sHertogenbosch

Alphen-Chaam

GR Regionale Ambulancevoorziening Midden West-Noord (RAV)

Baarle-Nassau

GR GGD West-Brabant

Archivaris Breda

GR Programma Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten (RBL West-Brabant)

Archivaris Breda

GR Nazorg Gesloten Afvalplaatsen Bavel-Dorst en Zevenbergen

Archivaris Breda

GR Regio West-Brabant GR Regionaal bureau leren West-Brabant (RBL)

Archivaris WBA Archivaris Breda

GR voor Veilig Thuis West-Brabant

Archivaris Breda

Nieuw vanaf 2022: GR Regio Hart voor Brabant alleen voor het sociale domein 31

Archivaris HvB

GR ABG-organisatie

Archivaris ABG

GR Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB)

Archivaris VRMWB

GR Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB)

Provinciale archivaris Archivaris 'sHertogenbosch

GR Regionale Ambulancevoorziening Midden West-Noord

Gilze en Rijen

GR GGD West-Brabant

Archivaris Breda

GR Programma Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten (RBL West-Brabant)

Archivaris Breda

Gr Nazorg Gesloten Afvalplaatsen Bavel-Dorst en Zevenbergen

Archivaris Breda

GR Regio West-Brabant GR voor Veilig Thuis West-Brabant

Archivaris WBA Archivaris Breda

GR Regionaal bureau leren West-Brabant (RBL)

Archivaris Breda

Nieuw vanaf 2022: Regio Hart voor Brabant alleen voor het sociale domein

Archivaris HvB

GR ABG-organisatie

Archivaris ABG

GR Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB)

Archivaris VRMWB

GR Diamantgroep

Archivaris Diamant

GR Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB)

Provinciale archivaris Archivaris 'sHertogenbosch Archivaris ‘sHertogenbosch

GR Regionale Ambulancevoorziening Midden West-Noord (RAV) GR GGD Hart voor Brabant GR Regio Hart voor Brabant (breder dan voor Alphen-Chaam en Baarle-Nassau)

Archivaris HvB

31 Gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau zijn eind december 2022 uitgetreden uit de GR voor GIA en MCZ West-

Brabant. Voorstel+tot+besluit+toetreding+GR+Regio+Hart+van+Brabant+en+uittreden+GR+voor+GIA+en+MCZ+WestBrabant

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

31

➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

ABG-organisatie: Samenwerking met Baarle-Nassau en Gilze en Rijen voor administratieve en ondersteunende diensten. Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB): Voor crisisbeheersing en brandweerzorg. Diamantgroep: Voor sociale werkvoorziening en arbeidsintegratie. Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB): Voor milieutaken en vergunningverlening. Regionale Ambulancevoorziening Midden West-Noord (RAV): Voor ambulancezorg GGD Hart voor Brabant: Voor publieke gezondheidszorg. GGD West-Brabant: Voor publieke gezondheidszorg. Programma Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten (RBL West-Brabant): Voor het verminderen van schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten. Nazorg Gesloten Afvalplaatsen Bavel-Dorst en Zevenbergen: Voor het beheer van gesloten afvalplaatsen. Regio West-Brabant: Voor economische structuurversterking en regionale samenwerking. Regionaal Bureau Leren (RBL) West-Brabant: Voor het aanpakken van schoolverzuim. Veilig Thuis West-Brabant: Voor advies en ondersteuning bij huiselijk geweld en kindermishandeling. Regio Hart van Brabant: Voor samenwerking op het sociale, fysiek en economisch domein. AlphenChaam en Baarle-Nassau doen momenteel alleen mee in het sociaal domein. Samenwerkende gemeenten jeugdzorg zijn: Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Dongen, Gilze en Rijen, Goirle, Heusden, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Oisterwijk, Tilburg en Waalwijk. 32

32

Document Ingekomen stukken gemeenteraad Indeling en aankomende vereisten Jeugdregio's Regio Hart van Brabant- Regio-Indeling en aankomende vereisten jeugdregios

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

32

Bijlage 3.3.1: Overzicht van de kernapplicaties TSA = Afkorting voor taak specifieke applicaties Naam applicatie

Functionaliteit

Vernietiging

Metadata

Koppelingen

Corsa 2017 van BCT

Archiefbeheer-, documentregistratie, archiefregistratie Is Q4 2024 uit gefaseerd, zie toelichting bij migratie.

ja

ja

n.v.t.

Tot 2023

Documentbeheer- en contractbeheer 1 juli 2016-2022

My Lex Pro

In 2024 zal de Corsa database gemigreerd naar MyLex Legacy en wordt informatiebeheer (selectie en vernietiging, overbrenging en informatieverstrekking) vanuit MyLex Legacy gedaan. Zoekmachine voor documenten Corsa, BDA-tool en OneGov. In december 2024 in gebruik genomen

MY-LEX Legacy

Te vernietigen documenten Corsa 2016-2022

Ja

Green Valley/

Zaaksysteem 1 juli 2015-2022/ Vervanger van Corsa 2016-2021 Postregistratie/ Documentenbeheer en Zaaksysteem. Zowel schriftelijke als digitale post:gemeente@ABG-gemeenten.nl en persoonlijke e-mail Content is in 2023 gemigreerd naar Onegov.

ja

ja

ja met Suite sociaal,

?

Ja, in principe met Suite Sociaal CLO, Mens Centraal, IBurgerzaken, etc.

Onegov Suite Ilionx Teamwork

Documentregistratie- en documentbeheer vanaf december 2022

i-Navigator

Zaaktypecatalogus sinds 2019

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Kodision

Software voor digitale formulieren

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Ilionx/MS Office 365

Nieuw Zaaksysteem vanaf 2023

ja

Vervanger van Green Valley/Alfresco, nog niet in gebruik Notubiz

TSA voor Raadsinformatie.

EMC SourceOne

Digitale agenda’s bestuurders Niet meer in gebruik

GISVG

TSA voor VTH-vergunningen tot 2023. Is deels vervangen door Centric Leefomgeving 2023.

Centric Leefomgeving (CLO) januari 2023-

TSA voor VTH-vergunningen vanaf 2023. Opvolger van GISVG

Tercera-GO!

TSA voor bestemmingsplannen voor website Ruimtelijke Plannen IMRO-bestanden op netwerkschijf bewaard; PDF bestemmingsplan in Zaaksysteem

Ja met Onegov vanaf 2023 ja

nee n.v.t. voorheen gekoppeld met Corsa

nee

n.v.t.

Ja met Onegov vanaf 2023

Software voor ruimtelijke plannen, opvolger van Crotec. Obsurv

Integraal beheerpakket Beheer openbare ruimte Geen documentenopslag

Level vanaf 2023

TSA voor belastingen vanaf 2023 Vastgoed en belastingen. Bevat de applicatie procesinformatie of/en ook documentregistraties. (dubbel) Opvolger van GISVG

nee

nee

Ja met Onegov vanaf 2023

Suite4SociaalDomein

TSA klantprocessen Sociale Zaken Opvolger vanaf september 2021 van GWS4-all

nee

nee

Ja met Onegov vanaf 2023

Mens Centraal

TSA Sociaal Domein Jeugd Vanaf mei 2023 in gebruik genomen.

Ja

nee

Ja met Onegov vanaf 2023

AFAS

TSA Personeelssysteem (personeelsdossier, IKB, verlof, verzuim, declaraties salaris) sinds januari 2022. Opvolger van PIMS

Nee

Ja

Nee, niet gekoppeld met Onegov

Software as a Service (SAAS). Key2Burgerzaken Centric

GBA-administratie, burgerzaken en verkiezingen tot december 2021

nee

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

33

Is vervangen door iBurgerzaken 2022, content is gemigreerd. iBurgerzaken Pink Roccade 2022-

TSA voor Burgerzaken vanaf 2022. Wordt t.z.t. gekoppeld aan nieuw Zaaksysteem.

Key2Financiën

TSA financiële administratie vanaf eind 2019

Proactis

TSA voor Contract Management Vanaf Q4 2024

e-Depot

TSA van Picturae voor de duurzame bewaring van digitale bestanden Software as a Service (SAAS).

Staat op de planning vanaf 2025 ja

ja

nee Staat op de planning vanaf 2024

n.v.t.

ja

n.v.t.

Bijlage tot paragraaf 3.3.3.1: Overzicht e-depot trajecten periode 2020-2025 Gemeente

Archief

Periode

Alphen-Chaam

10016. Bouw- en omgevingsvergunningen

1997-2022

2022

Alphen-Chaam

10019. Hinderwet- en milieuvergunningen

1997-2010

2024

Alphen-Chaam

10030. Omgevingsvergunningen

2010-2020

2025 x

Baarle-Nassau

10012. Bouwvergunningen

1981-2010

2022 en 2025 x

Baarle-Nassau

10023. Hinderwet- en milieuvergunningen

1981-2017

2024 en 2025 x

Baarle-Nassau

10020. Sloopvergunningen

2012-201633

2025 x

Baarle-Nassau

10020. Omgevingsvergunningen

2010-2020

2025 x

Baarle-Nassau

10020. Milieuvergunningen uitval

Gilze en Rijen

10009. Bouwvergunningen

Gilze en Rijen

10009. Bouwvergunningen uitval

Gilze en Rijen

10009. Sloopvergunningen

Voor 2010

2025 x

Gilze en Rijen

10021. Sloopvergunningen

2011-2016

2025 x

Gilze en Rijen

10021 Omgevingsvergunningen

2010-2020

2025

Gilze en Rijen

10022. Hinderwet- en milieuvergunningen

1991-2010

2025

Gilze en Rijen

10009. Bouwvergunningen herindeling Tilburg

1923-2013

2025 x

33

Jaar opname e-Depot

Corsa

2025 1901-1990

2020 2025

De digitale sloopvergunningen van Baarle-Nassau na 2016 worden in OneGov beheerd.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

34

Bijlage bij paragraaf 3.4.2: Beoordelingscriteria van het Interbestuurlijk Toezicht Noord-Brabant Beoordeling IBT 2023

Criteria

Voldoet

Het college brengt voor 15 juli een jaarverslag of voortgangsrapportage uit aan de raad. Gedeputeerde Staten heeft deze stukken uiterlijk op 15 juli ontvangen. Het verslag gaat met een SMART uitgewerkt op basis van de aanbevelingen van de archivaris en eventuele aanvullende risicovolle knelpunten. De kwalitatieve staat van de informatiehuishouding voldoet overwegend aan de uitgangspunten van de goede, geordende en toegankelijke staat.

Voldoet gedeeltelijk

Het college heeft bijtijds voldaan aan de criteria van verslaglegging aan de raad. De uitwerking in het verbeterplan is echter niet zodanig SMART beschreven dat er het vertrouwen is dat er op afzienbare termijn voldaan wordt aan de bepalingen die de Archiefwet stelt aan een gemeentelijke informatiehuishouding en/of de kwalitatieve staat van de informatiehuishouding voldoet op onderdelen niet aan de uitgangspunten van een goede, geordende en toegankelijke staat.

Voldoet niet

Indien voor 15 juli: Geen verslag met verbeterplan is uitgebracht aan de raad; en/of Gedeputeerde Staten de stukken, behorende bij het informatie-arrangement, niet heeft ontvangen. en/of De kwalitatieve staat van de informatiehuishouding benadert niet de goede,

geordende en toegankelijke staat.

Bijlage bij paragraaf 3.6.3: Overzicht beoordeelde V-lijsten 2023 en 2024 Naam

Dossiers Meters Periode

Zaaknr.

Uitvoeringsdatum

Applicatie Green Valley ABG-organisatie

159

2021-2022

1831626

8-8-2023

Applicatie Corsa ABG-organisatie

77

2022-2023

1811626

8-8-2023

568

2021-2022

1933925

8-8-2023

1.915

2022-2023

1933925

8-8-2023

Applicatie Green Valley Alphen-Chaam Applicatie Corsa Alphen-Chaam Analoog archief Alphen-Chaam

62

1933925

8-8-2023

Semi statisch archief gemeente Alphen-Chaam

26 1997-2025

2121828

27-5-2024

562

2021-2022

1933944

8-8-2023

1.175

2022-2023

1933944

8-8-2023

Applicatie Green Valley Baarle-Nassau Applicatie Corsa Baarle-Nassau Analoog archief Baarle-Nassau Semi statisch archief gemeente Baarle-Nassau

145 2021-2023 1933944 ? 1981-2015 ? ?

8-8-2023

Applicatie Green Valley Gilze en Rijen

1.520

2021-2022

4-8-2023

Applicatie Corsa Gilze en Rijen

4.209

2022-2023

4-8-2023

Analoog archief Gilze en Rijen Semi statisch archief gemeente Gilze en Rijen

72

4-8-2023

22

11-12-2024

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

35

Bijlage bij paragraaf 3.7.1: Aanwinstenlijst van de gemeentearchivaris ABG-organisatie en haar gemeenten2024-2025 Alphen-Chaam Overheidsarchieven van (2153, 2155, 2158-2160, 10019, 10030): ➢ 2153.1-2431 Gemeentebestuur Alphen-Chaam 1997-2015, 84,6 meter; ➢ 2155.1-88 Bouwvergunningen monumenten van de gemeenten Alphen en Riel en Chaam, vanaf 1997 gemeente Alphen-Chaam, 1980-2010, 2 meter; ➢ 2158. Vertrouwenscommissie burgemeestersbenoeming Peter (P.I.A.M.) Campenhout, 1997-2004; ➢ 2159. Vertrouwenscommissie burgemeestersbenoeming Harrie (H.W.S.M.) Nuijten, 2004-2014; ➢ 2160. Vertrouwenscommissie burgemeestersbenoeming Joerie (J.W.M.S.) Minses; ➢ 10019. Hinderwet- en milieuvergunningen van de gemeente Alphen-Chaam, (1995) 1997-2014. 27,6 Gb. ➢ 10030. Omgevingsvergunningen gemeente Alphen-Chaam, 2010-2017, 36,1 Gb. Aanvullingen op de volgende al overgebrachte overheidsarchieven (2116, 2121, 2126-2127, 2903, 2916-2917) ➢ 2116. Registers Burgerlijke Stand van de gemeente Alphen en Riel, 0,375 meter; Geboorteregisters 1911-1930; Huwelijksregisters 1941-1960; Overlijdensregisters 1961-1994. ➢ 2121.1489-1558, Gemeentebestuur Alphen en Riel 1939-1996 1,75 meter; ➢ 2126.817-856. Hinderwetvergunningen van de gemeente Alphen en Riel 1947-1996, 0,5 meter; ➢ 2127.340-396. Hinderwetvergunningen van de gemeente Chaam 1938-1996, 0,775 meter; ➢ 2903.

Registers Burgerlijke Stand van de gemeente Chaam, 0,5 meter; Geboorteregisters 1913-1932; Huwelijksregisters 1933-1960; Overlijdensregisters 1961-1994. ➢ 2916.923-941. Gemeentebestuur Chaam 1939-1996, 0,5 meter; ➢ 2917.3458-3496. Bouwvergunningen van de gemeente Chaam 1941-1996, 0,5 meter. Niet-overheidsarchieven Aanvulling op bestaande collecties (2114), 0 meter 2114.42A. Bouwtekeningen van de kerk van Riel, 1895, 0 meter.

Baarle-Nassau Overheidsarchieven (10020, 10023) ➢ 10020. Omgevings- en sloopvergunningen Baarle-Nassau 2010-2020, 38,5 Gb; ➢ 10023. Hinderwet- en milieuvergunningen van de gemeente Baarle-Nassau, 1981-2015, 54 Gb. Aanvullingen op de volgende al overgebrachte overheidsarchieven (2236. 2252, 2255, 2838, 2255, 10012, 10023); ➢ 2236.1119. Gemeentebestuur Baarle-Nassau, 1939-1980, 0,1 meter; ➢ 2252.1515. Gemeentebestuur Baarle-Nassau 1981-2000, 0,125 meter; ➢ 2255.1522. Gemeentebestuur Baarle-Nassau 2001-2015, 0,1 meter; ➢ 10012. Bouwvergunningen Baarle-Nassau, 1986-2010, 0,38 Gb; ➢ 10023. Milieuvergunningen Baarle-Nassau, 1992-2017, 1,2 Gb.

Gilze en Rijen Overheidsarchieven 2858, 2870-2875, 10021, 10022) van: ➢ 2858. Gemeentebestuur Gilze en Rijen, 2001-2015, 65,25 meter; ➢ 2870. Distributiekring Gilze en Rijen 1939-1946; ➢ 2871. Grondtransacties van de gemeente Gilze en Rijen 1991-2016, 6,5 meter; ➢ 2872. Vertrouwenscommissie burgemeestersbenoeming René (R.H.) Roep, 2001-2010, 0,125 meter; ➢ 2873. Vertrouwenscommissie burgemeestersbenoeming Jan (A.J. W. ) Boelhouwer, 2010-2011; ➢ 2874. Vertrouwenscommissie burgemeestersbenoeming Marja (M.P.) Heerkens, 2011-2012; ➢ 2875. Vertrouwenscommissie burgemeestersbenoeming André (A.F.W. ) Osterloh, 2012;

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

36

➢ ➢

10021. Omgevingsvergunningen en sloopvergunningen, 2010-2020, 60,7 Gb. 10022. Hinderwet- en milieuvergunningen Gilze en Rijen 1982-2015, 26,9 Gb.

Aanvullingen op de volgende al overgebrachte overheidsarchieven(2808, 2810, 2830, 2838, 2865, 10009); ➢ 2808. 27-29. Gemeentelijk Kadaster Gilze en Rijen, 0,125 meter; ➢ 2810.728-803. Gemeentebestuur Gilze en Rijen, 1,625 meter; ➢ 2830.1191-1480. Gemeentebestuur Gilze en Rijen, 7,25 meter; ➢ 2838. 26-37. Registers Burgerlijke Stand van de gemeente Gilze en Rijen, 1,1 meter; Geboorteregisters 1903-1932; Huwelijksregisters 1933-1950; Overlijdensregisters 1956-1975. ➢ 2865. 1791-1850. Gemeentebestuur Gilze en Rijen 1926-1980, 1,25 meter; ➢ 10009. Bouw- en sloopvergunningen Gilze en Rijen en Hulten, 1905-2010 (2013), 47,6 Gb. Niet-overheidsarchieven (2853) Aanvulling op bestaande collecties (2853), 5 meter 2835.49-50. Nieuwsblad Gilze en Rijen, 1979-1981. 2835.51, 54-87. Weekblad Gilze-Rijen, 1935-1949, 2001-2022; 2835.52. Gilze-Rijen Vooruit!, 1929-1934; 2835.53. Gilze-Rijensche Courant, 1930.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

37

COLOFON Versiebeheer Versie 0.1 0.2

Datum 14-04-2025 09-06-2025

Wijzigingen Eerste concept voortgangsrapportage Tweede concept opzet

1.0

19-06-2025

Definitieve versie ter aanbieding aan de college en de Raad

Auteur(s) Yvonne Welings Patrick Dekkers, Mark Verhoeven, Rianne Timmermans, Abbasin Wardak, Yvonne Welings Yvonne Welings

Colofon Opdrachtgever: Gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en ABG-organisatie Informatie: gemeentearchivaris@tilburg.nl, telefoon 013-5429474 Datum: 19 juni 2025 Status: 0.2 Versienummer 2025.1.0 KPI-verslag Archiefwet 2025 gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en ABG-organisatie

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

38