3.11 - Bijlage 1 - KPI verslag Verantwoording Archieven2025

VERSLAG TEN BEHOEVE VAN DE HORIZONTALE VERANTWOORDING Archieven Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI’s KPI-verslag 2025 Gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en ABG-organisatie

Juni 2025

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

1

Inhoudsopgave 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

Inleiding Verantwoording van het college aan de Raad Verantwoording aan de provincie Noord-Brabant Beheer van de archiefbewaarplaatsen Informatiehuishouding moet op orde zijn Voortgang en effect van de maatregelen Samenvatting Archief KPI’s

Pagina 4 4 4 4 4 4-5 5

2.

Stand van zaken uitvoering verbeterplannen informatiehuishouding 2025

7-10

3.

Voortgang ontwikkelingen informatiehuishouding

11-

KPI-nr(s) Omschrijving 3.1 Archiefwet20xx, Wet open overheid, samenwerkingsverbanden, informatiebeleid en lokale regelingen 3.1.1 Archiefwet 20xx 3.1.2 Wet open overheid (Woo) 3.1.3 Verantwoordelijkheid archivering bij samenwerkingsverbanden 3.1.3.1 Gemeente Tilburg 3.1.3.2 Stichting Beheer en Uitvoering Taskforce RIEC Brabant 3.1.3.3 Publiek Ontwikkelbedrijf 3.1.3.4 Omgevingsdienst Midden – en West-Brabant (OMWB) 3.1.4 Informatiebeleid 3.4.1.1 I-visie 3.4.1.2 Artificiële Intelligentie en Informatiebeveiligingsbeleid 3.1.5 Lokale regelingen 3.2 Middelen en mensen 3.2.1 Middelen 3.2.1.1 Stichting Mommerskwartier en gemeente Tilburg 3.2.2 Mensen 3.2.1.1 Equalit 3.2.1.2 Vertrek van de gemeentearchivaris 3.3 Kernapplicaties, ongestructureerde informatie, e-Depot en archiefbewaarplaatsen 3.3.1.1 Kernapplicaties 3.3.1.2 Overige taak specifieke applicaties 3.3.1.3 BRP-straat 3.3.2 Ongestructureerde informatie: Capstone e-mailarchivering, netwerkschijven, tekstberichten 3.3.2.1 Capstone, e-mailarchivering 3.3.2.2 Netwerkschijven en M365 3.3.2.3 Tekstberichten 3.3.3 e-Depot en archiefbewaarplaatsen 3.3.3.1 e-Depot 3.3.3.2 Archiefbewaarplaats Goirkestraat 3.3.3.3 Archiefbewaarplaats Zaltbommel 3.3.3.4 Archiefruimten ABG-organisatie en ABG-gemeenten 3.3.3.5 Centrale huisvesting ABG-gemeenten 3.4 Interne kwaliteitszorg en toezicht 3.4.1 Kwaliteitssysteem 3.4.2 Toezicht op de Archiefwet

3.4.3 ABG-Rekenkamer 3.5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 3.5.1 Verwerkersregister 3.5.2 Voor het jaar 2016 papieren dossiers 3.5.3 Informatiebeheersplannen

11-14 11 11 12 12 12 13 13 13 13 13 14 14-17 14 15 16 17 17 17-22 18 19 19 19 19 20 21 21 21 21 21 22 22 22-23 22 23 23 23-25 23 23 23

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

2

3.5.4 3.5.5 3.5.6 3.6 3.6.1 3.6.2 3.6.2.1 3.6.2.2 3.6.3 3.6.3.1 3.6.3.2 3.6.3.3 3.6.3.4 3.6.3.5 3.6.3.6 3.6.4 3.7 3.8

Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO) Gegevensmanagement en data gedreven werken Regionaal Archief Tilburg- feitelijk beheer Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van documenten Vervanging Conversie/migratie Alfresco, Green Valley en Corsa naar Onegov, MyLex en e-Depot GISVG en Green Valley naar CLO en AFAS Vernietiging Semi statische analoge archieven tot 2016 Zaaksysteem Onegov Suites sociaal domein (SvHSD) Personeelssysteem AFAS Teamwork Doorlopende machtigingen GR Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten Vervreemding Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaatsen en e-Depot Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

Bijlagen Bijlage bij paragraaf 3.1.2: Resultaten nulmeting Wet open overheid 2024 Bijlage bij paragraaf 3.1.3: Overzicht Gemeenschappelijke Regelingen en recente wijzigingen Bijlage bij paragraaf 3.3.1: Overzicht van de kernapplicaties (Archiefregeling art. 18) Bijlage tot paragraaf 3.3.3.1: Overzicht e-depot trajecten periode 2020-2025 Bijlage bij paragraaf 3.4.2: Beoordelingscriteria van het Interbestuurlijk Noord-Brabant Bijlage bij paragraaf 3.6.3: Overzicht beoordeelde V-lijsten 2023 en 2024 Bijlage bij paragraaf 3.7.1: Aanwinstenlijst van de gemeentearchivaris ABG-gemeenten 2024-2025

Colofon

23 24 25 25-27 25 25 26 26 26 26 26 26 27 27 27 27 27 28 29-37 29-31 31-32 33-34 34 35 35-36 36-37 38

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

3

1. Inleiding 1.1 Verantwoording van het college aan de Raad Ons College kan zich met dit KPI verslag Verantwoording Archieven 2025 verantwoorden aan de Raad over de wijze waarop aan de zorg voor archieven is voldaan. Verbeteringen zijn in gang gezet naar aanleiding van eerdere verslagen. De indeling van deze rapportage is gebaseerd op een door de VNG ontwikkeld raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s).1 In dit verslag geeft de gemeentearchivaris een beeld op hoofdlijnen van haar bevindingen over de informatiehuishouding binnen de gemeentelijke organisatie. Het onderzoek en de samenstelling van deze rapportage heeft vanaf januari tot april 2025 plaatsgevonden. KPI-verslagen kennen een tweejaarlijkse cyclus, in 2026 volgt een voortgangsrapportage.

1.2 Verantwoording aan de provincie Noord-Brabant Het interbestuurlijk toezicht op het informatie- en archiefbeheer (IBT I&A) van de provincie Noord-Brabant richt zich op de beheersmaatregelen van risico’s ten aanzien van een goede, geordende en toegankelijke informatiehuishouding en het voorkomen van voortijdig verlies van overheidsinformatie. Jaarlijks ontvangt het college het uitvoeringsprogramma interbestuurlijk toezicht van de provincie Noord-Brabant. Dit beschrijft het toezicht van de provincie op diverse gebieden binnen de gemeente, waaronder het archief- en informatiebeheer. De ABG organisatie en haar gemeenten dienen jaarlijks verslag uit te brengen aan het interbestuurlijk toezicht van de provincie Noord-Brabant. Daar wordt beoordeeld of de stukken die zij ontvangen voldoen aan de criteria van het Jaarplan 2024 Interbestuurlijk Toezicht (IBT). Dit kan inhouden dat de gemeente voldoet, gedeeltelijk voldoet of niet voldoet aan bovengenoemde criteria. De provincie NoordBrabant zal hierover berichten. Afgelopen jaar werden we als voldoet beoordeeld.

1.3 Beheer van de archiefbewaarplaatsen Een archiefbewaarplaats is naast een ‘archiefruimte’ ook een begrip uit de Archiefwet. Gemeenten moeten archieven binnen 20 jaar overbrengen naar een archiefbewaarplaats. De gemeentearchivaris is de formele beheerder van deze archiefbewaarplaats, en de uitvoering gebeurt via een contract met Stichting Mommerskwartier en het Regionaal Archief Tilburg. Het contract is in 2024 met twee jaar verlengd tot 1 januari 2027.

1.4 Informatiehuishouding moet op orde zijn Door technologische ontwikkelingen en nieuwe wetten is continue aanpassing en verbetering nodig. Goede informatiehuishouding is essentieel voor het voldoen aan wetten zoals de Archiefwet, AVG, Woo, Wep, en Wmebv.2 Dit bevordert transparantie, samenwerking en vertrouwen in de overheid. Daarmee wordt bijgedragen aan de opgaven van onze gemeente. Goed kunnen archiveren vraagt om vóóraf goed ingericht informatiebeheer; archiveren is geen bijzaak. De informatiehuishouding op orde hebben is een kritische succesfactor voor de werking van de overheid en een belangrijke randvoorwaarde voor openheid en transparantie. De informatie die je niet kunt vinden, kun je ook niet openbaar maken. Onvindbare of onbetrouwbare informatie zorgt voor schade bij burgers, ondernemers en de gemeente zelf. Een goede informatiehuishouding voorkomt dat informatie verloren gaat en vormt een randvoorwaarde voor duurzame toegankelijkheid, privacybescherming en informatiebeveiliging.

1.5 Voortgang en effect van de maatregelen In dit verslag rapporteert de gemeentearchivaris over de voortgang en het effect van de maatregelen voor zover dat nu toetsbaar is. Wat in deze een topprestatie mag worden genoemd, is de vervroegde overbrenging

1 VNG Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Derde

geactualiseerde versie april 2020. 2 Woo = Wet open overheid (2022), Wep = Wet elektronische publicaties (2023), Wmebv = Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (2026), Archiefwet20xx (2027).

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

4

van de overheidsarchieven in de archiefbewaarplaatsen en de tijdige opname van de milieu- en omgevingsvergunningen in het e-Depot.

1.6

Samenvatting Archief KPI’s

Archief KPI

Vraag

2023/24

3.1. Lokale regelingen

Voldoen de regelingen aan de wettelijke eisen?

Ja

3.2. Middelen en mensen

Kunnen de gemeenten beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het Ja archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

3.3. Kernapplicaties, e-mails, netwerkschijven, e-Depot, archiefruimtes en archiefbewaarplaatsen

Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

3.4. Interne kwaliteitszorg en toezicht overgebrachte archieven

Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteits(verbetering) van de informatiehuishouding?

Ja

Voldoet het kwaliteitssysteem aan de wettelijke eisen en eisen (Archiefregeling art. 16)?

Deels

3.5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archieven

Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid?

Deels

3.6. Vervanging, conversie en migratie, vernietiging en vervreemding van archieven

Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van archieven niet meer van belang is voor bedrijfsvoering.

Deels

3.7. Overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaatsen of eDepot?

Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet árchieven na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' in de praktijk?

Ja

3.8. Ter beschikking stelling van Voldoet de gemeente in de praktijk aan naar de archiefbewaarplaatsen de eisen van de openbaarheid volgens van overgebrachte archieven de Archiefwet naar de archiefbewaarplaatsen

Ja

Voor toelichting zie §.3.1.5

§. 3.2.1 en 3.2.2

Hfd. 3. 3

Hfd. 3.4

§ 3.4.1

Hfd. 3.5

Hfd. 3.6

Hfd. 3.7

Hfd. 3.8

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

5

2.

Stand van zaken uitvoering verbeterplannen informatiehuishouding 2025

Verbeterpunten KPI-verslag 2023/2024 Samenwerkingsverbanden

Stand van zaken 2024/2025

3.1.3 In de overeenkomsten en convenanten binnen regio Hart van Brabant verband worden niet altijd afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden omtrent informatiebeheer.

Deels zijn in 2020 mandaten afgegeven aan de gemeente Tilburg voor zover het zaken betreft die in het Zaaksysteem Exxellence (gemeente Tilburg) zijn ingericht. In recente dienstverlenings-overeenkomsten zoals over de organisatie van Beschermd Wonen en Kermis zijn goede afspraken opgenomen over archivering en vernietiging. Dat is eerder niet gebeurd zoals met jeugdhulp. Tilburg is weliswaar vaak gastgemeente, doch het informatie- en archiefbeheer is formeel niet bij de gemeente Tilburg belegd. Er zijn meer processen waar een dergelijke governance nodig is.

Risico’s: - Liggen op het gebied van privacy, informatiebeveiliging en datamanagement. - Niet voldoen aan AVG en Archiefwet. - Niet terug kunnen vinden van informatie. - Geen duidelijke mandaten met betrekking tot selectie en vernietiging. Planning - Verder inrichten governance informatiebeheer regio Hart van Brabant - 2023: Besluit Kring van Gemeentesecretarissen - 2023-2025: Afspraken en mandaten Gereed: 2028

3.1.3 Met de gemeente Tilburg zijn nog geen afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden met betrekking tot de archivering van het proces handhaving fraudebestrijding. Medewerkers van de gemeente Tilburg voeren werkzaamheden uit voor de ABG organisatie. Hierbij wordt informatie van de ABG organisatie geregistreerd in de applicatie van de gemeente Tilburg. In de overeenkomst moeten ook archiveringsafspraken worden opgenomen Risico’s: Niet compliant aan AVG en Archiefwet. Colleges van B&W van de ABG-organisatie hebben besloten om handhavers van Team Fraudebestrijding van de gemeente Tilburg enkele bevoegdheden toe te kennen bij de handhaving in het kader van de Participatiewet. Archivering is nu geen onderdeel van de gesloten dienstverleningsovereenkomsten. Er blijven gegevens van ABG-organisatie achter in Tilburgse applicaties. Opslag en verwijdering van gegevens moeten nu dus achteraf geregeld worden.

Acties verbeterpunten: - 2023: Het vraagstuk over de governance is bespreekbaar gemaakt bij de Kring van Gemeentesecretarissen, doch alleen voor kennisgeving aangenomen. - 2023-2024: Verder inrichten governance informatiebeheer regio Hart van Brabant zoals het Inrichten van een aparte teams site M365 voor Regio Hart van Brabant. - 2023-2027: Afspraken en mandaten vastleggen; - 2025 Nieuwe DVO jeugdhulp met afspraken over archief- en informatiebeheer. - 2028 Gereed. Met betrekking tot dit specifieke onderwerp van het proces handhaving fraudebestrijding is er contact met de gemeente Tilburg om de informatiebeheer goed te borgen. Bij toekomstige uitbesteding van taken moeten afspraken gemaakt worden omtrent informatiebeheer. De vorderingen verlopen zeer langzaam. Deze afspraken zijn onderdeel van het updaten/aanvullen van bestaande dienstverleningsovereenkomsten van Tilburg met omliggende gemeenten. De huidige overeenkomsten, afgesloten in 2007, zouden in 2024 worden geactualiseerd, dat is niet gebeurd.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

6

Planning: Q2 2025: Voor een tweede keer aanhangig maken bij de FG van de gemeente Tilburg door de FG van ABGgemeenten

Mensen 3.2.2 Er is waarschijnlijk extra fte nodig voor de invoering van nieuwe wet- en regelgeving zoals de 13 nieuwe Europese digitale wetten. Daarnaast vraagt het vertrek van de gemeentearchivaris om nieuwe afspraken met de gemeente Tilburg.

‘Digital Decade’ beschrijft de Europese plannen voor de digitale transformatie van de EU in 2030. Daar komt veel wet- en regelgeving uit voort. Een impactanalyse van de VNG geeft op hoofdlijnen de impact op gemeenten weer. Tussen nu en 2026 krijgen gemeenten te maken met 13 nieuwe wetten die de digitale toekomst van Europa vormgegeven. De wetten hebben ook impact op de digitaliseringsopgave van gemeenten. Medio 2025 wordt duidelijk of structurele inzet nodig is.

Kernapplicaties, datagovernance, e-depot 3.3 De duurzame toegankelijkheid van audio- en videotulen blijft een aandachtspunt. Risico: - risico dat audio- en videotulen niet raadpleegbaar zijn als contract met leverancier eindigt. - Wanneer het budget niet wordt gehonoreerd, kan de aanschaf niet doorgaan.

Complexe bestanden, zoals audio- en videotulen lopen sneller de kans in de toekomst niet meer raadpleegbaar te zijn. Daarom is het noodzakelijk ze opgeslagen te hebben in een betrouwbaar en archiefwaardig systeem. Het besluit om de Record Management (RM) Module is genomen. Met dit systeem is het mogelijk videotulen te archiveren.

Planning: 2025

3.3 Versnipperd informatiebeheer belemmert de vindbaarheid van informatie Risico’s: 1. Niet kunnen voldoen aan informatieplicht tegenover burger; 2. Verslechterde/Langzame dienstverlening (door lange zoektijd); 3. Niet kunnen voldoen aan Woo-verzoeken; 4. Verminderde bedrijfsvoering.

Met de griffies is in Q2 de Record Management (RM) Module van NotuBiz ingericht. Overbrenging vanuit deze RM-module naar edepot zal met NotuBiz en RA Tilburg worden geregeld. Binnen ABG organisatie en haar gemeenten is de I-Navigator leidend voor procesmanagement. Er is gewerkt aan een actueel overzicht van werkprocessen met bijbehorende applicaties. Verschillende taak specifieke applicaties (TSA’s) zijn gekoppeld aan het Zaaksysteem (Suite voor Sociaal Domein, MensCentraal, Level en CLO). Dit jaar wordt ook iBurgerzaken met zaaksysteem gekoppeld. De nieuwste metadata standaard MDTO wordt ingevoerd in het Zaaksysteem OneGov. Met de Equalit gemeenten wordt het project “Werkplek van de Toekomst” uitgevoerd. Naast implementatie van nieuwe techniek wordt in dit project de adoptie van M 365 Teams en uitfasering van de netwerkschijven uitgevoerd. Voor e-mail archivering zijn ABG organisatie en haar gemeenten aangesloten bij VNG initiatief ‘Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2022’ volgens Capstone-methodiek en machtigde de VNG

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

7

deze Selectielijst te laten vaststellen door Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Implementatie hiervan in 2026. 3.3.4 MY-LEX Legacy biedt geen toekomstbestendige oplossing voor de nog te bewaren informatie. Risico: 1. Informatieverlies met migraties; 2. Geen digitaal duurzaam beheer; 3. Niet kunnen opnemen in c.q. overbrengen naar een edepot; 4. Gebrek aan transparantie en openbaarheid.

3.3. ABG organisatie en haar gemeenten hebben geen rechtstreekse escrow overeenkomst met de leverancier van het e-Depot.

Bij uitfaseren van DMS Corsa is gekozen om alle permanent te bewaren zaken en alle lopende zaken te migreren naar OneGov. De op termijn te vernietigen zaken zijn opgenomen in MyLex Legacy. MyLex bevat vernietigingsfunctionaliteit, zodat de dossiers/zaken te zijner tijd kunnen worden vernietigd. Green Valley zaken en documenten zijn geheel gemigreerd naar OneGov. Alleen de stichting Mommerskwartier heeft een escrow overeenkomst gesloten met de leverancier Vitec (voorheen Picturae). Stichting Mommerskwartier heeft toegezegd dit in nieuwe DVO te regelen.

Interne kwaliteitszorg 3.4 Kwaliteitssysteem is nog niet uitgerold over de gehele organisatie. Risico’s 1. Verslechterde dienstverlening door lange zoektijd naar informatie 2. Niet of te laat kunnen voldoen aan Woo-verzoeken 3. Verminderde bedrijfsvoering. Planning: Het kwaliteitshandboek is herzien afgelopen jaar en de controles zijn opgepakt. Praktijk leert dat controle op kwaliteit tijdens en na proces tijdrovend is. Komende tijd gaan we accent verleggen naar controle na registratie.

De kwaliteitscontroles van de document- en dossierregistraties in het zaaksysteem zijn een continu proces zoals gedocumenteerd in het kwaliteitshandboek. Het kwaliteitshandboek bevat instructies over te nemen acties bij ernstige of vaak voorkomende fouten. Op onderdelen zal het handboek worden geactualiseerd. - Ook leidend voor de kwaliteit van documenten dossierregistraties in het zaaksysteem is de I-Navigator van de SDU. Deze tool vermeldt welke soorten documenten in welke soorten zaakdossiers thuishoren. De i-Navigator is in eigen beheer genomen voor betere kwaliteitszorg. In 2026 wordt bekeken of robotisering (RPAtechnologie) kan bijdragen aan kwaliteitsverbetering. - Er worden externe audits gedaan op de naleving van de AVG en de informatiebeveiliging (BIO).

Ordening 3.5 De huidige metadataset is bestuurlijk nog niet vastgelegd mede in verband met de inrichting van het nieuwe Zaaksysteem.

MDTO is ingevoerd in het Zaaksysteem OneGov, doch wordt bestuurlijk nog niet vastgelegd omdat de landelijke vaststelling op zich laat wachten vanwege een aanpassing.

Risico: Zolang MDTO als standaard schema wordt geïmplementeerd en het vaststellen ervan in afwachting is van de landelijke vaststelling, is het risico beperkt.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

8

Planning: - 2023-2024: inventarisatie - 2025- 2027 Invoering metadataset in alle TSA’s 3.5 Data Governance moet worden ingericht voor het beheer van data. Planning 1. Werven van personeel voor het databeheer Gereed 2. Samen met Equalit en de andere gemeenten een nulmeting maken door een speciale Gemma Scorecard van de VNG in te vullen Gereed: Q4 2022 3. Implementatie data governance inclusief besluitvormende algoritmes. Planning: 2023-2027 4. Opstellen datastrategie

1. Het werven van een data-engineer is gelukt. Tot op heden heeft het data-team deze functie vervuld. 2. Een volwassenheidsscan op basis van de GEMMA-scorecard is destijds uitgevoerd voor datamanagement. Op basis hiervan is een SOLL-situatie en roadmap ontwikkeld. Deze worden momenteel herzien vanwege ontwikkelingen binnen de Share. 3. Data governance is binnen de ABGorganisatie geïmplementeerd. Echter, door de toenemende vraag en het daardoor ontstane capaciteitstekort binnen het data-team, wordt dit momenteel onvoldoende geborgd. 4. De datastrategie wordt eind dit jaar of begin volgend jaar opgesteld. Op dit moment werken we aan de visievorming op datamanagement en de overkoepelende samenwerking binnen de Share. De datastrategie vormt de vervolgstap.

Vervanging en vernietiging van documenten 3.6 Het handboek vervanging AW art. 7 is in 2024 geactualiseerd. Gereed 3.6 Er is sprake van een vernietigingsachterstand in Onegov en taak specifieke applicaties. Risico’s: 1. Niet voldoen aan AVG en daarmee risico op privacy schending. 2. Risico bij datalekken 3. Verslechterde bedrijfsvoering door onvindbaarheid van informatie in bulk aan data. 4. Hoge kosten voor opslag. Gereed Vernietigingsfunctionaliteit realiseren in OneGov Q4 2022- Q3 2025 Planning - Regie voeren over netwerkschijven en e-mailboxen en taak specifieke applicaties. 2025-2026 - Starten vernietiging Onegov Q3 2025 - Starten van vernietiging per TSA. 2025-2027 3.6 ABG organisatie en haar gemeenten hebben geen bewaartermijnen vastgesteld voor MS Office 365/ Teamwork. Gereed Teamwork is gekoppeld aan de gemeentelijke selectielijst

Handboek vervanging AW art. 7 is vernieuwd.

Door de ontwikkeling van M365 en de Capstone-methodiek zetten ABG- gemeenten zich in om de komende jaren in op het beter beheren en vernietigen van de informatie. En daarmee de informatie op de netwerkschijven beduidend te verminderen (informatie wordt opgenomen in M365). Eind 2023 is de functionaliteit vernietiging en overbrenging in Onegov opgeleverd. Om daadwerkelijk te kunnen vernietigen en overbrengen moeten eerst nog herstelacties op de metadata uitgevoerd worden. Het plan hiervoor is al opgesteld, maar deze is echter afhankelijk van het project voor de eigen I-navigator. Voor het einde van 2025 wordt verwacht dat dit opgelost is.

De landelijke gemeentelijke selectielijst voorziet niet in bewaartermijnen voor MS Office. Teamwork is nu gekoppeld aan de gemeentelijke selectielijst. ABG organisatie en haar gemeenten oriënteren zich of ze met een collegebesluit de vaste bewaartermijnen kunnen vaststellen in Teamwork.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

9

Overbrenging naar het e-depot en archiefbewaarplaats 3.6 3.7 Alle analoge archieven van ABG organisatie en haar gemeenten worden tot het jaar 2016 in de archiefbewaarplaats opgenomen Gereed: 2022: Baarle-Nassau Planning gereed: 2025: Alphen-Chaam en Gilze en Rijen 3.7 Alle digitale milieu- en omgevingsvergunningen tot 2016 van ABG organisatie en haar gemeenten zijn in eDepot opgenomen

Alle analoge te bewaren overheidsarchieven van ABG organisatie en haar gemeenten zijn in een goede en geordende staat gebracht en tot 2016 overgebracht naar de archiefbewaarplaatsen.

Gereed Alle digitale milieu- en omgevingsvergunningen tot 2018/2021 zijn in het e-Depot opgenomen conform planning.

Risico: Oudere overheidsinformatie is slecht toegankelijk en kan niet goed beschikbaar worden gesteld. Gereed: Bouwvergunningen Alphen-Chaam. Baarle-Nassau en Gilze en Rijen gereed evenals milieuvergunningen AlphenChaam Planning: 2024/2025, inclusief vervangingsbesluiten, uitsluitingenlijsten, verklaringen van overbrenging. 3.7 Overbrenging van de archieven van de vertrouwenscommissies burgemeesters. Planning: 2025: Overbrenging van analoge archieven archiefbewaarplaats. Gereed

Bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats is een tijdelijke restrictie op openbaarheid vastgelegd conform de landelijke richtlijnen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

10

3.

Voortgang ontwikkelingen informatiehuishouding

3.1

Archiefwet20xx, Wet open overheid, samenwerkingsverbanden, informatiebeleid en lokale regelingen

3.1.1

Nieuwe Archiefwet 20xx

ABG organisatie en haar gemeenten bereiden zich voor op de implementatie van de Archiefwet20xx, ondanks de vertragingen in de behandeling door de Tweede Kamer. De Archiefwet treedt waarschijnlijk op 1 januari 2027 in werking. De belangrijkste inspanning afgelopen jaren was het op orde brengen van de analoge statische archieven en deze vervroegd tot het jaar 2016 over te brengen naar de archiefbewaarplaats. (IV). De verantwoordelijkheid voor de Archiefwet is belegd bij de afdeling Informatie, Innovatie en ICT (I3). Nr. I.

Wijziging Risicobenadering en treffen van passende maatregelen in het kader van goede geordende en toegankelijke staat

II.

Nadere invulling van het instrument selectielijst

III.

Vereenvoudiging procedure voor vaststelling selectielijst

IV.

Het terugbrengen van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar

V.

Mogelijkheid tot ontheffing van de overbrengingsverplichting

VI.

Openbaarheidsbeperking bij en na overbrenging

VII. VIII.

Het motiveren van een besluit tot openbaarheidsbeperking door het verantwoordelijk overheidsorgaan De mogelijkheid om op een andere manier dan door inzage in het oorspronkelijke document toegang te verlenen

IX.

Uitbreiding van toezicht tot de overgebrachte documenten

Aanpassingen en veranderingen: Om aan de nieuwe wetgeving te voldoen, moeten gemeenten en daarmee ook ABG organisatie en haar gemeenten verschillende maatregelen nemen: ➢ Duurzame toegankelijkheid: Gemeenten moeten ervoor zorgen dat informatie duurzaam toegankelijk is en blijft. ➢ Metadatering: Het toepassen van metadatering is essentieel om documenten goed te kunnen beheren en terugvinden. ➢ Informatiebeveiliging: Documenten moeten beveiligd worden volgens de Baseline informatiebeveiliging overheidsorganisaties (BIO). ➢ Overzicht Informatiehuishouding: Gemeenten moeten een duidelijk overzicht hebben van hun informatiehuishouding en ordeningsstructuur, inclusief eventuele wijzigingen.

3.1.2

Wet open overheid (Woo)

Bijlage 3.1.2 bevat een samenvatting van de resultaten nulmeting Wet open overheid september 2024 De Wet open overheid (Woo) is van toepassing op alle overheidsorganisaties, waaronder gemeenten. Deze wet geeft burgers recht op informatie over wat de overheid doet, hoe ze dat doet en waarom. In de Wet open overheid is het op orde brengen van de informatiehuishouding een belangrijk aspect. Begin 2022 is gestart met het project Open Overheid: het verplicht implementeren van diverse wetgeving. Bij het uitvoeren van dit project worden diverse aspecten van de bedrijfsvoering en informatiehuishouding geraakt, zoals frontoffice (kanalen, formulieren), processen, backoffice (systemen), uitingen (brieven, sjablonen), organisatie, richtlijnen en cultuur. Voor de beeldvorming: meer dan de helft van de primaire processen wordt door deze wetgeving geraakt. De ABG organisatie en haar gemeenten zijn actief aan de slag met de Woo op het gebied van de informatiecategorieën. Ten aanzien van het actief openbaar maken zal overeenkomstig het stappenplan van de Rijksoverheid gehandeld worden. Equalit-gemeenten streven naar een gezamenlijk platform om Woodocumenten actief ter beschikking te stellen. Vooral bij de gemeente Baarle-Nassau komen relatief veel Woo-verzoeken binnen, in 2024 354 stuks. De beantwoording vraagt veel inzet van de ambtelijke organisatie.

Deze verzoeken houden onder andere verband

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

11

met vakantiepark Parc de Kievit in Baarle-Nassau. Een echtpaar diende daar al 911 verzoeken in. Op het onderwerp permanent wonen op recreatieparken is een hotspot gemaakt op het Woo platform. Cluster DIM coördineert vanaf 2024 de reguliere Woo-verzoeken, vooral omdat de expertise van zoeken en vinden bij dit cluster is belegd. Deze taak is van Algemeen Juridische Zaken naar cluster DIM gegaan. Vanuit cluster DIM is ook de Woo coördinator aangesteld. De implementatie van het actief publiceren van de verplichte informatie categorieën naar de organisatie zal in 2025 van start gaan. Gelijktijdig hieraan zal een plan worden opgesteld waarin de informatiehuishouding wordt beschreven en waar nodig verbeterd. Wat de archivering van de Woo betreft, zowel het authentieke exemplaar wordt gearchiveerd als hoofdzaak en het gepubliceerde en geanonimiseerde exemplaar als subzaak.

3.1.3

Verantwoordelijkheid archivering bij samenwerkingsverbanden

Bijlage 3.1.3 bevat een overzicht van de Gemeenschappelijke Regelingen en recente wijzigingen. De ABG organisatie en haar gemeenten vormen een verbond van de ambtelijke organisaties van Alphen-Chaam (AC), Baarle-Nassau (BN) en Gilze-Rijen (GR). Dat betekent dat alle drie de gemeenten zelfstandig zijn, maar hun ambtelijke organisaties zijn gekoppeld en worden uitgevoerd door de ‘ABG-organisatie’. Transparante overheid start met de vraag in welke systemen wordt die informatie vastgelegd. De Gemeenschappelijke Regelingen waar ABG organisatie en haar gemeenten bij zijn aangesloten, moeten een archiefparagraaf bevatten. Desondanks bestaan er bij ABG organisatie en haar gemeenten vraagstukken over het vastleggen van verantwoordelijkheden van archivering bij samenwerkingsverbanden en uitbesteding. Daarbij zouden medewerkers van het cluster DIM standaard betrokken moeten worden over de archiefparagraaf. Er is onvoldoende inzicht in de informatiehuishouding van de samenwerkingsverbanden. Die varieert van een zelfstandig orgaan tot geïntegreerd in die van de gemeenten. Bij overheidsinformatie speelt het dilemma dat er veel nieuwe partijen bijkomen. Welke rol heeft een partij en welke verantwoordelijkheden zijn belegd bij welke partij als het gaat om overheidsinformatie?

3.1.3.1 Gemeente Tilburg Er zijn nog steeds geen formele afspraken gemaakt tussen de gemeente Tilburg en de ABG organisatie en haar gemeenten over de tijdige vernietiging van cliëntendossiers fraudebestrijding en meldingen over de afvalverzameling. Dit kan leiden tot problemen met betrekking tot privacy, informatiebeveiliging en naleving van de Archiefwet. Het is cruciaal om formele overeenkomsten op te stellen waarin de verantwoordelijkheden en procedures voor de vernietiging van dossiers duidelijk worden vastgelegd. Het opstellen van formele overeenkomsten tussen de gemeente Tilburg en de ABG organisatie en haar gemeenten helpt om duidelijkheid te scheppen over de verantwoordelijkheden en procedures voor de vernietiging van dossiers. In Q2 2025 is voor een tweede keer de zaak aanhangig gemaakt bij de FG van de gemeente Tilburg met het doel archiefbeheer inclusief tijdige selectie en vernietiging te waarborgen. Vanuit Sociaal Domein zijn er nieuwe geactualiseerde DVO ’s in de maak waarin archiefparagrafen staan. Het mandaat van Gilze en Rijen aan de gemeente Tilburg voor het uitvoeren van de taken voor Beschermd Wonen te verlengen van 1 januari 2025 tot en met 31 december 2026.3 In recente dienstverleningsovereenkomsten zoals over Beschermd Wonen, WMO-begeleiding en Kermis zijn goede afspraken opgenomen over archivering en vernietiging.

3.1.3.2 Stichting Beheer en Uitvoering Taskforce RIEC Brabant Totdat er meer duidelijkheid is over de mogelijke toekomstige archiefverplichtingen van het RIEC, is de lijn dat convenantpartners zelf zorgdragen voor hun verplichtingen op grond van de Archiefwet. Vanuit het RIEC wordt er niet gearchiveerd. Wel wordt erop toegezien dat zodra er geen noodzaak meer is om gegevens in RIECverband te bewaren deze worden vernietigd of achter een digitaal schot worden geplaatst. De afspraken omtrent bewaren en vernietigen van gegevens zijn vastgelegd in artikel 17 van het Privacy Protocol . 4 Dit artikel is vooralsnog leidend. 3

Besluitenlijst Gilze en Rijen week 2: 7 januari 2025, 6. BBV (GR) Verlenging mandaat Beschermd Wonen.

4 Privacy Protocol behorende bij het RIEC-convenant is te vinden op www.riec.nl.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

12

3.1.3.3 Publiek Ontwikkelbedrijf 10 Gemeenten Dongen, Gilze en Rijen, Goirle, Heusden, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Oisterwijk en Tilburg en het Energiefonds Brabant gaan gezamenlijk wind- en zonneparken ontwikkelen om duurzame elektriciteit op te wekken. In juli 2023 hebben zij besloten om daarvoor het Publiek Ontwikkelbedrijf REKS B.V. (‘Publiek Ontwikkelbedrijf’) op te richten. Met dit ontwikkelbedrijf pakt en houdt de overheid regie op de energietransitie, garandeert zij lokaal eigendom en wordt ook geïnvesteerd in klimaatmaatregelen binnen de regio. De statuten van de B.V. bevatten geen afspraken over wie verantwoordelijk is voor archivering. Vanuit samenwerking Gilze en Rijen met Tilburg is Publiek Ontwikkelbedrijf REKS B.V opgericht; een B.V. die geen directe taken voor gemeente uitvoert. Hoe de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau de energietransitie vorm gaan geven, is niet nog bekend.

3.1.3.4 Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB) In september 2018 is een uniform mandaatbesluit van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB) vastgesteld, waarin het mandaat aan de directeur van de OMWB is geregeld. Archivering is tot op heden de verantwoordelijkheid van de gemeenten zelf. De OMWB heeft de archiveringsmodule van Rx.Mission in gebruik genomen. Werkprocessen omtrent gegevensuitwisseling en beschikbaarstelling zijn nog niet ingericht. ABG organisatie en haar gemeenten hebben geen intentie om meer taken op het gebied van archivering te gaan mandateren.

3.1.4 Informatiebeleid Zie ook toelichting bij paragraaf 3.2.1 Middelen.

Het Uitvoeringsprogramma van de I-visie 2030 van de ABG organisatie en haar gemeenten (Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, en Gilze en Rijen) is te vinden op de officiële website van de ABG organisatie en haar gemeenten of via specifieke documenten en rapporten die door de gemeenten zijn gepubliceerd. De I-visie ondersteunt de bedrijfsvoering en geeft richting aan de wijze waarop. Het uitvoeringsprogramma (UP) van de Ivisie bevat verschillende soorten projecten voor de (interne) bedrijfsvoering. Naar voren is gekomen dat een aantal aspecten binnen de bedrijfsvoering en informatiehuishouding onvoldoende is belegd, geborgd of geformaliseerd. De ABG-organisatie erkent dat de basis niet op orde is. Met het nieuwe interne beleidskader 2024-2026 wil de ABG-organisatie bereiken dat er meer grip komt op de bedrijfsvoering en informatiehuishouding. De directe aanleiding om dit actief op te pakken was om concreet invulling te geven aan hoofdstuk 6 van de Woo: ‘Het bestuursorgaan treft maatregelen ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van de digitale documenten, bedoeld in artikel 2.4, eerste lid.’

3.4.1.1 I-visie De i-Visie van ABG-organisatie en ABG-gemeenten sluit nauw aan bij de landelijke visie van Common Ground, een initiatief van de VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten). Common Ground beoogt de gemeenschappelijke informatiekundige visie op ICT-infrastructuur voor gegevensverkeer binnen en tussen gemeenten. Belangrijke punten uit de I-visie 2030 zijn: ➢ Digitale Transformatie: Het bevorderen van digitale processen en systemen om de efficiëntie en toegankelijkheid van gemeentelijke diensten te verbeteren. ➢ Innovatie en Samenwerking: Het stimuleren van innovatieve oplossingen en het versterken van de samenwerking tussen de gemeenten en andere partners. ➢ Data-gedreven Werken: Het gebruik van data en analyses om beter geïnformeerde beslissingen te nemen en de dienstverlening te optimaliseren. ➢ Cybersecurity: Het waarborgen van de veiligheid en privacy van gegevens door middel van robuuste informatiebeveiligingsmaatregelen. ➢ Duurzaamheid: Het integreren van duurzame technologieën en praktijken om bij te dragen aan milieudoelstellingen. Er is nog geen preserveringsbeleid vastgesteld noch wordt dat ontwikkeld.

3.4.1.2 Artificiële Intelligentie en Informatiebeveiligingsbeleid Alle drie de colleges hebben in 2025 besloten het artificiële intelligentie-beleid (AI-beleid) van de ABG organisatie en haar gemeenten vast te stellen en de gemeenteraad hierover met een raadsinformatiebrief te informeren.5 Er is nog geen beleid hoe data governance wordt ingericht.6

5 Besluitenlijst Baarle-Nassau week 7: 11 februari 2025; Gemeente Baarle-Nassau: Besluitenlijst week 7: 11 februari 2025 6 Voor nadere toelichting zie 3.5.5.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

13

Voorts is in december 2024 informatiebeveiligingsbeleid7 vastgesteld met de volgende doelstellingen: ➢ Het borgen van de naleving van wet- en regelgeving. ➢ Het verhogen van de continuïteit van bedrijfsactiviteiten. ➢ Effectiever risicobeheer en procesverbetering. ➢ Het verhogen van het vertrouwen van burgers en ketenpartners als het gaat om het waarborgen van de informatie. ➢ Het beschermen van de reputatie van de organisatie.

3.1.5

Lokale regelingen

Archief KPI 1. Lokale regelingen

2025 Voldoen de regelingen aan de wettelijke eisen?

Ja

De Archiefverordening, Beheerregeling informatiebeheer en aanwijzingsbesluiten zijn actueel.

3.2

Middelen en mensen

Archief KPI 2. Middelen en mensen

2025 Kunnen ABG organisatie en haar gemeenten beredeneerd aangeven, gelet op hun wettelijke taken voor de archiefzorg en het

Deels

archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

3.2.1

Middelen

De structurele bezuiniging van het Rijk op het gemeentefonds houdt gemeenten en gemeenschappelijke regelingen nadrukkelijk bezig. Besloten is om budgetten te verlagen, 1,1% in 2026 oplopend naar 3,4% in 2027, e.e.a. gerelateerd aan het overheadbudget. Elke gemeente stelt haar eigen begroting samen. Alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces worden gerekend tot de overhead, waaronder informatievoorziening en automatisering (ICT) en digitaal informatiemanagement (DIM). In de begroting 2025 is de term Archiefwet niet opgenomen en daarom zijn de kosten voor de uitvoering van de Archiefwet niet in beeld. Het IBT Noord-Brabant merkte over de begroting van de gemeente BaarleNassau op dat de structurele saldi van de begroting in alle jaren van de meerjarenraming een aanzienlijk tekort laten zien.8 De kosten van ICT (10% van de totale ABG-kosten) bestaan voor het grootste deel uit de bijdrage die aan Equalit betaald wordt voor licentiekosten, hardware op de werkplekken, Verbindend Fundament, informatiebeveiliging, e.d. Daarnaast zijn er kosten voor telefonie en internet, licenties voor/onderhoud van softwarepakketten en afschrijvingslasten van investeringen. De investeringen op het gebied van ICT zijn opgenomen in het Uitvoeringsprogramma van de I-visie 2030.

Er zijn geen specifieke posten te herleiden in relatie tot de Archiefwet. ABG organisatie en haar gemeenten hebben geconstateerd dat de inwerkingtreding van diverse informatiewetgevingen – zoals de Wet open overheid (Woo), de Wet digitale overheid (Wdo) en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) – aanleiding geeft tot de herziene beleidsvoornemens. In de begroting 2025 is derhalve de volgende passage opgenomen: De inwerkingtreding van diverse informatiewetgevingen heeft impact op onze bedrijfsvoering en wijze van (digitaal) communiceren met inwoners en bedrijven. Dit resulteert in de volgende beleidsvoornemens vanaf 2025. ➢ Verbetering van digitale toegankelijkheid Maatregelen worden genomen om alle digitale diensten en websites toegankelijk te maken volgens de WCAG-richtlijnen. ➢ Implementatie van de Wet open overheid (Woo) Investering in systemen en processen om actief informatie openbaar te maken, zoals besluiten, beleidsdocumenten en vergaderstukken. 7 Gemeente Gilze en Rijen: Besluitenlijst week 50: 10 december 2024. 8 . https://baarle-nassau.notubiz.nl/document/15045654/1#search=%22begroting%202025%22.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

14

➢ Versterking van veiligheid en privacy-by-design De ICT- en dataprocessen worden verder aangepast aan de Algemene wet gegevensverordening (AVG). Speerpunten hierbij zijn gegevensminimalisatie, veilige opslag en bewustwording bij medewerkers over het veilig omgaan met persoonsgegevens. ➢ Digitale weerbaarheid en cybersecurity Op basis van de NIS2-richtlijn wordt geïnvesteerd in versterkt cybersecuritybeleid, incidentresponsplannen en trainingen voor medewerkers, mede naar aanleiding van landelijke dreigingsbeelden. ➢ Authenticatie en autorisatie volgens de Wet digitale overheid (Wdo) Verdere ontwikkeling op erkende standaarden voor digitale identificatie en toegang, zoals DigiD en eHerkenning, om veilige en betrouwbare dienstverlening te garanderen. ➢ Digitale dienstverlening en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) Verbetering vanaf 2025 van de digitale dienstverlening met één toegankelijk loket voor inwoners en bedrijven. Daarbij de waarborg dat de digitale communicatie, conform de Wmebv, rechtsgeldig, veilig en betrouwbaar verloopt. Dit omvat onder andere het digitaal ontvangen en afhandelen van aanvragen en bezwaren, inclusief rechtsgeldige ontvangstbevestigingen. ➢ Archivering en informatiebeheer op orde In lijn met de Archiefwet wordt duurzame digitale archivering en zorgvuldig informatiebeheer gedurende de hele levenscyclus de richtlijn.

➢ Opleiding en bewustwording binnen de organisatie Medewerkers worden goed zijn voorbereid op de nieuwe wet- en regelgeving via trainingen, kennissessies en ondersteunende tools op het gebied van informatiebeheer, privacy en digitale communicatie.

3.2.1.1 Stichting Mommerskwartier en gemeente Tilburg ABG organisatie en haar gemeenten hebben in 2015 een contract met de stichting Mommerskwartier gesloten over de uitvoering van werkzaamheden op het gebied van archiefbeheer van statische archieven. Voor de uitvoering van het feitelijke beheer factureert de stichting Mommerskwartier (prijspeil 2025). Het contract met stichting Mommerskwartier is in december 2023 met twee jaar verlengd. De einddatum van het contract is nu 1 januari 2027. De fysieke meterprijs, die de stichting Mommerskwartier in rekening brengt, bedraagt € 199,35 per jaar, exclusief 21% btw per jaar (prijspeil 2025) en voor digitale documenten € 5,46 per gigabyte. Stichting Mommerskwartier heeft aanvullende facturering voor digitale opslag aangekondigd met ingang van 1 januari 2026. De bedragen zijn bekend, hiervoor zal dekking in 2e Turap worden opgenomen. Stichting Mommerskwartier/ Archief Tilburg

Factuur 2023

Factuur 2025

Alphen-Chaam

57.000

67.673

Baarle-Nassau

26.000

52.012

Gilze en Rijen

55.400

65.487

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

15

Mensen Afbeelding Organisatiestructuur ABG-organisatie

De afdeling Informatie, Innovatie en ICT (I3) bestaat uit ruim 40 collega’s en is verdeeld in drie clusters: Basisregistratie en Belastingen, Gegevensmanagement en Digitaal Informatiemanagement (DIM). Om de disciplines vanuit de rollen te verbinden, is er elke maand een Informatie, Privacy en AVG-overleg waarin allerlei disciplines zijn vertegenwoordigd (CISO, PO, IM, DIM, Gegevenscoördinator en Functionaris Gegevensbescherming). ABG-organisatie heeft een eigen CISO. Ondanks dat alle vacatures zijn ingevuld, is de werkdruk relatief hoog. Dit uit zich in achterstanden op het gebied van vernietiging, de begeleiding van eindgebruikers en de uitvoering van kwaliteitscontroles. Om de AI-geletterdheid en bewustwording onder medewerkers te verhogen, ontvangen alle medewerkers informatie en trainingen over het werken met AI. 9

Structuurwijziging 2025 In het tweede kwartaal van 2025 vindt een structuurwijziging plaats binnen afdeling I3. Het doel van deze aanpassing is om een aantrekkelijke werkgever te worden. Dit betekent dat er meer aandacht zal zijn voor alle medewerkers. Alle medewerkers zullen onder een teamleider werken, wat zorgt voor een passende en realistische span of control. Daarnaast zal er een heldere taakverdeling zijn tussen de afdelingsmanager en de teamleiders. Het huidige inrichtingsmodel bestaat uit een afdelingsmanager met drie clusters: basisregistraties en belastingen, gegevensmanagement, en digitaal informatiemanagement, elk met een coördinator.

9

ABG Organisatie, AI-beleid. Zaaknummer 1076549.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

16

Het nieuwe inrichtingsmodel zal bestaan uit een afdelingsmanager met twee clusters: informatiebeheer en innovatie en ICT, elk met een teamleider. Beide clusters starten met 22 medewerkers, inclusief de teamleider. De indeling van taken en rollen per cluster is als volgt: ➢ Cluster informatiebeheer Dit cluster zal zich bezighouden met basisregistraties, belastingen, archiveren en hergebruik, Wet open overheid, post-intake, en administratieve en secretariële ondersteuning. ➢ Cluster innovatie en ICT Dit cluster zal zich richten op advies en beleid, projectleiding, functioneel en gegevensbeheer, datagedreven werken en het servicepunt (uitgifte devices). Alle facetten van Informatiebeheer zullen in deze clusters worden ondergebracht en uitgevoerd.

3.2.2.1 Equalit Het technisch systeembeheer is uitbesteed aan het Shared Service Centrum ICT Equalit te Oosterhout. Het technisch beheer omvat: infrastructuur, platform, on-premise hosting van applicaties en databases, kantoorautomatisering en technische informatiebeveiliging. Het functioneel beheer behoort tot de teams informatiebeheer van de gemeenten. Vanaf 2023 is capaciteit beschikbaar voor het functioneel beheer in het zaaksysteem Onegov en de koppelingen van taak specifieke applicaties (TSA’s). Tot nu toe nam Equalit dat, vooral technisch, voor haar rekening. Maar functionele ondersteuning bleef ruim achter, mede door de grotere afstand tot de gebruikersorganisatie en onvoldoende kennis van de gemeentelijke diensten. Dit kwam de kwaliteit en dienstverlening niet ten goede. Op dit moment worden met Equalit nieuwe dienstbeschrijvingen gemaakt, omdat door verSaasing de samenwerking op het gebied van functioneel beheer Equalit en gemeenten anders wordt. De tendens is dat veel meer dat het functioneel beheer bij gemeenten komt te liggen. Dat vraagt om andere afspraken met Equalit.

3.2.2.2 Vertrek gemeentearchivaris Vanaf 2004 heeft de gemeente Tilburg haar gemeentearchivaris ter beschikking gesteld aan de ABG-organisatie en haar gemeenten. Vanaf 1 september 2025 gaat deze functionaris met vervroegd pensioen. Met de gemeente Tilburg zijn nog geen afspraken gemaakt over de mogelijke opvolging. De opvolger moet een duidelijk gedefinieerde rol en verantwoordelijkheden krijgen, overeenkomstig de Archiefwet 1995 en de interne regels van de gemeenten en de ABG-organisatie.

3.3 Kernapplicaties, ongestructureerde informatie, e-Depot en archiefbewaarplaatsen Archief KPI 3. Kernapplicaties, ongestructureerde informatie, archiefruimten, e-Depot

2024 Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

Deels

en archiefbewaarplaatsen

Bijlage 3.3.1 bevat een overzicht van de kernapplicaties zoals wordt voorgeschreven in artikel 18 van de Archiefregeling: ➢ De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. ➢ Indien de ordeningsstructuur tussentijds wordt aangepast, wordt de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie bewaard.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

17

3.3.3.1 Kernapplicaties Het goed kunnen beheren en terugvinden van informatie begint bij het weten wat er is. Daarom schrijft artikel 1810 van de Archiefregeling voor dat organisaties een actueel en volledig overzicht van hun archiefbescheiden moeten hebben. Bijlage 3.3.1 bevat een overzicht van de kernapplicaties zoals wordt voorgeschreven in artikel 18 van de Archiefregeling: ➢ De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. ➢ Indien de ordeningsstructuur tussentijds wordt aangepast, wordt de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie bewaard. Binnen Equalit gemeenten wordt gekozen voor dezelfde informatiearchitectuur. Harmoniseren betekent zo veel mogelijk samenwerken in uitvoering met één applicatie en één inrichting. De variant dat software steeds meer via de cloud of als Software als een Service (SaaS), wordt aangeboden, ontwikkelt zich snel. Voor gemeenten belangrijke leveranciers zoals Microsoft en Centric bieden hun softwareoplossingen (applicaties) steeds vaker op deze wijze aan. Leveranciers beheren in het geval van SaaS de applicatie dan zelf en garanderen de beschikbaarheid.

Gemeenten voeren zelf het beheer over de applicaties en daarnaast de SaaSleveranciers.

2023 èn 2024 stonden in het teken van afronding van de oplevering van Onegov zaaksysteem, koppelingen met diverse taak specifieke applicaties aan het zaaksysteem en de uitfasering van Corsa. De beleidskeuze voor wel of niet koppelen van de TSA’s wordt vastgelegd in enterprise architectuur. Gekozen is voor een generieke aanpak die domein overstijgend is, waarin het zaaksysteem Onegov een prominente rol speelt. De standaardkoppelvlakken Stuf/API zijn herbruikbaar en verlopen via de broker van Equalit. De Haal Centraal API worden uitgevraagd en door de leveranciers opgenomen in de roadmap. De TSA’s Suite4SD, CLO, NotuBiz, Level en Kodision zijn in 2023 gekoppeld met Onegov. De TSA IBurgerzaken (Q3 2025) staat op de planning, de koppeling met MensCentraal is on hold gezet. Voor de gemeenten zijn alle applicaties in beeld gebracht. Blijvend te bewaren digitale documenten bevinden zich in het Zaaksysteem Onegov 365, , Notubiz en iBurgerzaken (niet gekoppeld, Q3 2025) en netwerkschijven (bestemmingsplannen). Dit is een continu proces dat actualisering behoeft. 11 De DUTO-normen (Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie) vormen een raamwerk dat overheidsorganisaties helpt om informatie duurzaam toegankelijk te maken. Dit betekent dat overheidsinformatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig moet zijn.

Er is nog geen inventarisatie gemaakt welke applicaties voldoen aan de DUTO-normen en welke niet. Een aantal majeure projecten met een grote ICT-component voor 2025/2026 zijn: ➢ Uitrol M365 ➢ Werkplek van de toekomst (met hierin uitfasering netwerkschijven en werken zonder Citrix omgeving) ➢ Koppelen iBurgerzaken aan Zaaksysteem OneGov ➢ Implementatie RM Module NotuBiz (Politiek Portaal) ➢ Implementatie (actieve) Wet Open overheid o.a. Woo platform EData

10

De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Indien de ordeningsstructuur tussentijds wordt aangepast, wordt de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie bewaard. 11 Zie voorgaande KPI-verslagen en voortgangsrapportages: Er wordt gewerkt aan een actueel overzicht van alle applicaties (TSA’s). Daarna moet inzicht komen waarbij per applicatie is vermeld welke data deze bevatten. Verschillende TSA’s zijn gekoppeld aan het Zaaksysteem (Suite voor Sociaal Domein, CLO), of worden medio 2023 aan het zaaksysteem gekoppeld. Voor het Zaaksysteem volgen we de i-Navigator. Dat is ook voor de AVG en informatiebeveiliging van belang. De nieuwste metadata standaard is direct ingevoerd in het Zaaksysteem OneGov.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

18

3.3.1.2 Overige taak specifieke applicaties ➢ ➢

➢

➢

➢ ➢

Voor applicaties die niet gekoppeld zijn aan Onegov zijn separate afspraken over archivering, DIM houdt hier toezicht op. Het gaat dan onder andere om Fixi, AFAS, Key2betalen. Complexe bestanden, zoals audio- en videotulen lopen sneller de kans in de toekomst niet meer raadpleegbaar te zijn. Daarom is het noodzakelijk ze opgeslagen te hebben in een betrouwbaar en archiefwaardig systeem. In 2022 is er een marktverkenning gedaan en in 2023 zijn de financiële mogelijkheden van de aanschaf van Politiek Portaal nader onderzocht. Het contract met Notubiz is verlengd en de verwerkersovereenkomst met de leverancier is aangepast. Notubiz is gekoppeld aan Onegov. Inmiddels zijn ABG organisatie en haar gemeenten overgegaan tot de aanschaf van de RM module van Politiek Portaal, waardoor in vanaf Q3 2025 ook de videotulen kunnen worden gearchiveerd. Het personeelssysteem AFAS is een van de weinige TSA’s die niet gekoppeld zijn aan Onegov. Alle documenten worden beheerd in AFAS en niet in het Zaaksysteem, dit om dubbele registratie te voorkomen. Alle personeelsdossiers, ook van die burgemeesters en wethouders (APPA-polissen12), worden beheerd in AFAS. AFAS beschikt over vernietigingsfunctionaliteiten. iBurgerzaken wordt in Q3 2025 gekoppeld aan het zaaksysteem Onegov.

Bij de aansluiting van iBurgerzaken wordt geopteerd voor de extra de module Brondocumenten, die mogelijk in staat moet zijn brondocumenten duurzaam te bewaren. Contracten worden geregistreerd in de TSA Proactis. ABG organisatie en haar gemeenten hebben vanaf mei 2023 de applicatie Mens Centraal in gebruik, de toegang voor het sociaal domein.

3.3.1.3 BRP-straat Het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft aan de gemeenten Amsterdam en Gilze en Rijen gevraagd mee te helpen de grote achterstanden bij het toekennen van BSN‘s aan asielzoekers van AZC Prinsenbosch in de Basisregistratie Personen in te lopen. Voor deze inhaalslag huurt deze gemeente tot april 2025 een deel van het nu leegstaande toekomstige nieuwe ABG-kantoor. Na het behalen van het resultaat van 5.000 BSN’s toekennen is geslaagde project gestopt.

3.3.2 Ongestructureerde informatie: Capstone e-mailarchivering, netwerkschijven, tekstberichten 3.3.2.1 Capstone e-mailarchivering Sturing op de informatiehuishouding vindt onder meer plaats via vaststelling van beleid. Gemeenten zijn op grond van de Archiefwet 1995 verplicht een zogenoemde selectielijst op te stellen, die door de minister van OCW wordt vastgesteld. In een selectielijst wordt aangegeven welke categorieën archiefbescheiden er zijn en hoelang deze stukken bewaard moeten blijven dan wel wanneer zij kunnen worden vernietigd. Colleges van B. en W. van de drie gemeenten en het Dagelijks bestuur van ABG-organisatie hebben besloten tot aansluiting bij het VNG-initiatief ‘Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2022’ volgens Capstone-methodiek en machtigde de VNG deze Selectielijst te laten vaststellen door Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Deze methodiek biedt een praktische oplossing voor de archivering van e-mails. De huidige bewaartermijn is standaard drie jaar wanneer een medewerker de organisatie verlaat. De technische inrichting van de e-mailarchivering wordt binnen Equalit verband ingericht.

Bij het oriënteren naar de reikwijdte van de opdracht voor het opstellen van de businesscase werd duidelijk dat het uitwerken van de opdracht archivering e-mails volgens de Capstone methodiek moet aansluiten bij de M365 gerelateerde producten. Equalit voert de business case uit, die in Q3 2023 opnieuw is uitgezet, met als wens om ook andere ongestructureerde data mee te nemen. Nieuwe business case loopt, demonstraties van mogelijke technische oplossingen. Er is nu dus nog geen sprake van een definitieve keuze c.q. aanschaf, die wordt zijn vroegst in Q3 2025 verwacht.

12

Een gemeente fungeert zelf als Appa pensioenfonds voor de ouderdoms- en nabestaandenpensioen van (oud-) wethouders. Er is wetgeving in de maak om de Appa om te zetten naar de ABP. Wet aanpassing Appa en enkele andere wetten 2021 (35.548). Het is niet bekend wanneer de wetswijziging daadwerkelijk in werking treedt.

KPI-verslag horizontale verantwoording Archiefwet gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en ABG-organisatie

19

Met bewaarbeleid e-mails wordt een belangrijke stap gezet om grip te krijgen op ongestructureerde informatie. E-mailboxen worden nu drie jaar na vertrek van een medewerker verwijderd. Het uitgangspunt van het nieuwe beleid is dat een organisatie de e-mail van alle functionarissen veiligstelt (met uitzondering van privé e-mails) en deze in goede, geordende en toegankelijke staat brengt en beheert. De organisatie stelt daarnaast een lijst van sleutelfunctionarissen vast. De e-mail van sleutelfunctionarissen wordt permanent bewaard en uiteindelijk overgebracht naar de archiefdienst. E-mail van niet-sleutelfunctionarissen krijgt een bewaartermijn van zeven jaar. Dat beleid wordt vanaf 2025 gezamenlijk ingevoerd voor die gemeenten, die zich hebben geconfirmeerd aan de selectielijst e-mailarchivering. De stand van zaken is dat er een business case wordt samengesteld over het gebruik van M365. Deze business case is leidend voor de werkgroep van Equalit om een besluit te nemen. Tot die tijd wordt een algemene bewaartermijn van drie jaar gehanteerd.

3.3.2.2 Netwerkschijven en M365 De ABG organisatie en haar gemeenten beheert momenteel een aanzienlijke hoeveelheid data op netwerkschijven: ➢ 6,6 terabyte op algemene schijven; ➢ 4 terabyte op persoonlijke schijven. De uitfasering van deze netwerkschijven is in gang gezet, maar betreft een lopend traject. In 2023 is gestart met de uitrol van Teamwork, in combinatie met de adoptie van werken in Microsoft Teams. Deze implementatie wordt de komende jaren verder uitgerold binnen de organisatie, met ondersteuning van extern bureau 3Punt0. In samenwerking met de afdelingen werd het inrichtingsplan “Way of Working ABG” opgesteld, dat richting geeft aan het gebruik van Teamwork. De uiteindelijke inrichting is afgestemd met Equalit en de andere deelnemende gemeenten. In juli 2025 wordt een belangrijke update van Teams verwacht, waarmee het beheer van Teamwork bij de Equalit-gemeenten zelf wordt belegd. Daarnaast is OneDrive inmiddels opengesteld voor medewerkers. De verantwoordelijkheid voor het beheer van downloadmappen ligt bij de medewerkers zelf; deze worden niet automatisch geleegd. Speciale aandacht is er voor de digitale bestemmingsplannen, die – zoals bij veel gemeenten – nog op netwerkschijven worden beheerd. Deze plannen moeten worden ondergebracht in een duurzaam beheermodel.

M365-implementatie en de Werkplek van de Toekomst Zowel binnen de ABG-organisatie als bij de afzonderlijke gemeenten lopen projecten voor de implementatie van Microsoft 365. Binnen Equalit wordt dit vormgegeven onder het programma “Werkplek van de Toekomst”, met als speerpunten voor 2025: ➢ Migratie van persoonlijke schijven naar OneDrive; ➢ Migratie van netwerkschijven naar Teams/Teamwork; ➢ Vervanging van de Citrix-omgeving door Azure Virtual Desktop; ➢ Innovatie met het Power Platform; ➢ Integratie van Copilot voor slimme ondersteuning. 3.3.2.3 Tekstberichten Het beleid is om niet te Whatsappen voor zakelijk gebruik. Het KCC heeft de TSA Spotler Engage in gebruik om WhatsApp berichten van burgers en sociale media te beheren. Deze applicatie heette tot voor kort OBI4wan. Het beleid is om niet te Whatsappen voor zakelijk gebruik. KCC Whatsapp berichten worden door communicatiemedewerkers gearchiveerd in de applicatie Obi4wan. Een koppeling met Onegov in de toekomst is gewenst. Na een jaar worden deze berichten alsmede die op Facebook, Twitter en Instagrams verwijderd.