3.1 - Bijlage 1 - Plan van aanpak Bestuurszetel Baarle-Nassau

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

24

5.3.2 Eigendomssituatie Voor de toekomstige situatie is het van belang om een keuze te maken ten aanzien van de gewenste toekomstige eigendomssituatie. Vanuit het vastgoedbeleid moet een nadere invulling worden gegeven aan de visievorming van het complex over het gebruik en de exploitatie. De gemeente wil eigenaar blijven van de toekomstige bestuurszetel. Als dit in een gebouw blijft in combinatie met de overige functies is een Vereniging van Eigenaren nodig. Vraag is of het dan voordeliger is, mede vanuit exploitatie oogpunt, om de bestuurszetel te gaan huren. Andere optie is om de bestuurszetel helemaal los te knippen van het andere gebouw. Dit vraagt mogelijk wel een hogere investering. Beide opties laten we open in de uitvraag naar de marktpartij.

5.4

Thema-avond gemeenteraad

Op woensdag 30 april is er een thema-avond geweest met de gemeenteraad. Het doel van deze avond was om vanuit de gemeenteraad kaders op te halen voor het plan van aanpak ten aanzien van de bestuurszetel Baarle-Nassau. De thema-avond start met een presentatie van de stand van zaken en een toelichting op de vraag van de avond over het geven van kaders voor het plan van aanpak. Het ging met name over de kaders omtrent eigendom, investeren en betrokkenheid in het proces. Eigendom Ten aanzien van het eigendom is de vraag welke eigendomspositie de gemeente wil hebben in de nieuwe situatie. Het eigendom splitst zich toe op de bestuurszetel. Het overige deel van het gebouw mag van eigendom wisselen naar een marktpartij. Voor de bestuurszetel wisselen de standpunten van volledig eigendom tot het openhouden van de optie voor huur. Investeren Op dit moment is er geen budget gereserveerd voor investeringen in het gebouw. Een eventuele aanpassing van het gebouw en investering in de bestuurszetel moet komen uit verkoop (van een deel van het gebouw) aan een marktpartij. Betrokkenheid De betrokkenheid gaat over de rol in het proces. Men wil kaders meegeven voor in elk geval de bestuurszetel en mogelijk ook voor het totale gebouw. Anderzijds kijkt me ook naar de markt voor een goede en haalbare invulling en dus zonder te veel restricties vooraf.

Men wil in elk geval direct betrokken zijn bij de invulling van de bestuurszetel en het totale proces volgen. Na een levendige discussie en het uitwisselen van standpunten en gedachten is er door de leden van de gemeenteraad richting gegeven aan de kaders eigendom, investeren en betrokkenheid in het proces. Uit de opgehaalde reacties blijkt eensgezindheid ten aanzien van de bestuurszetel. De wens is om de bestuurszetel in eigendom te houden en bij voorkeur te handhaven in het monumentale deel van het gebouw. Indien noodzakelijk wil men ook investeren in de bestuurszetel om deze hier te behouden. Vanzelfsprekend is de betrokkenheid en invloed in het proces hierbij groot. Voor het overige resterende deel van het gebouw wil men vooral het initiatief bij marktpartijen laten. Uiteraard is dit nog niet in beton gegoten en hangt deze voorkeur mede af van de kosten en consequenties die daarmee samenhangen. Deze komen bij een verdere uitwerking aan de orde.

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

25

6 Vervolgproces Om te komen tot een goede vervolgstap is het wenselijk inzicht te hebben in de verschillende mogelijkheden en de wensen vanuit de gemeente. Een belangrijke keuze die de gemeente moet maken is of ze het pand (deels) wil verkopen of gaan verhuren. Het advies is om verhuur alleen toe te passen in een tijdelijke situatie. Voor de definitieve situatie is (gedeeltelijke) verkoop van het pand de meest logische stap.

6.1

Aanbestedingsprocedure

Dit plan van aanpak is de basis voor het opstellen van een programma van eisen of nota van uitgangspunten. Vanuit dit plan van aanpak destilleren we de kaders die we daar in opnemen. Voor de markt uitvraag gebruiken we nu verder de term Nota van Uitgangspunten (NvU). 6.1.1

Nota van Uitgangspunten

Het is gebruikelijk om de NvU te starten met een situatieschets. Hierin is de context van het huidige gemeentehuis geschetst en zijn bepaalde waardes meegegeven die geen harde eisen zijn. Vervolgens is het van belang alle kaders (eisen) te verzamelen die de gemeente bij verkoop wil stellen aan het pand en de toekomstige invulling van het pand. De Nota van Uitgangspunten bespreken we met de diverse vakdisciplines. In deze bespreking gaat het met name om het bespreken van de knelpunten op basis van tegenstrijdige belangen en kaders. De NvU is het kader op basis waarvan de markt benaderd gaat worden via een aanbestedingsprocedure. Voor wat betreft toe te passen aanbestedingsprocedures hebben we gekeken naar de concurrentiegerichte dialoog en de prijsvraagprocedure. Beide procedures kunnen worden toegepast. Waarbij de prijsvraagprocedure op het eerste zicht meer ruimte lijkt te bieden voor creatieve oplossingen. Eerst bespreken we de optie van “gewoon” verkoop van het gebouw. 6.1.2

Verkoop van het gebouw

Als het gebouw volledig of gedeeltelijk wordt verkocht, dient er een verkoopprocedure of mogelijkerwijs een aanbestedingsprocedure gevolgd te worden. Een verkoop mag niet meer 1 op 1 plaatsvinden door het Didam arrest. Bij verkoop dient een passende mate van openbaarheid te worden toegepast. De verkoop is in eerst instantie geen aanbestedingsplichtige opdracht. Echter hoe meer voorwaarden je gaat stellen aan de verkoop, kan het wel een aanbestedingsplichtige opdracht worden. De gemeente ziet verschillende mogelijkheden/functies die kunnen plaatsvinden in het gebouw en dat is ook wat uit de scenariostudie en marktverkenning is gekomen. De gemeente heeft de voorkeur uitgesproken om ideeën vanuit de markt te ontvangen. De gemeente wil wel kaders stellen, zeker ten aanzien van de bestuurszetel. We gaan daarom uit van een aanbestedingsplichtige opdracht. Op basis daarvan kijken we naar de concurrentiegerichte dialoog en de prijsvraagprocedure gevolgd door een onderhandelingsprocedure. 6.1.3

Concurrentiegerichte dialoog

Bij de concurrentie gerichte dialoog vraag je een oplossing uit voor je probleemstelling. Je gaat in dialoog (gesprek) met de geselecteerde marktpartijen over de mogelijke oplossing. Aan het eind van de dialooggesprekken stel je een uiteindelijke uitvraag op (programma van eisen). Dit programma van eisen kan functioneel worden omgeschreven. Na deze uitvraag van de concurrentiegerichte dialoog start de procedure van aanbesteding. Op basis van dit programma van eisen ontvang je Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

26

inschrijvingen die je gaat beoordelen. De concurrentie gerichte dialoog procedure bestaat uit twee fases, de selectiefase en inschrijvingsfase met daarin de dialoogfase. De prijsvraagprocedure is een procedure waarbij je de doelstelling omschrijft die je wil bereiken. Je vraagt de markt om ideeën/oplossingen in de dienen. De ideeën/oplossingen worden beoordeeld door een onafhankelijke jury. De jury maakt een rangorde van de ideeën. De prijsvraagprocedure eindigt na de bepaling van de rangorde en het toekennen van de prijs. De prijs kan zijn: • • •

het idee tot uitvoering brengen; een vergoeding in de vorm van geld; deelname aan de onderhandelingsprocedure.

De onderhandelingsprocedure (zonder voorafgaande aankondiging) ) is een vervolg op de prijsvraag procedure waarin het idee wordt omgezet naar een inschrijving waarin ook de uitvoering is meegenomen. De onderhandelingsprocedure is een redelijk vrij in te richten procedure. Je kunt de dialoogronde van de concurrentie gerichte dialoog toevoegen. Je kan het ook vormgeven als een meervoudige onderhandse aanbesteding op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding. Vooraf dient in het aanbestedingsdocument te worden opgenomen op welke wijze de onderhandelingsprocedure plaatsvindt en met hoeveel partijen (voorkeur 3). De prijsvraagprocedure volgt door de onderhandelingsprocedure is een aanbesteding die ook bestaat uit twee fase. 6.1.4

Keuze procedure

Uit een eerdere gehouden marktoriëntatie is gebleken dat de ideeën over de nieuwe invulling erg uiteenlopen en breed georiënteerd zijn. Om de creativiteit van de markt optimaal te benutten, lijkt de prijsvraagprocedure het meest passend. Voordelen van een prijsvraagprocedure: • • • • • •

Je vraag in eerste instantie een idee uit. Het idee beoordeel je in jury, waarbij je de ideeën onderling mag vergelijken. Op basis van deze procedure ontvang je meerdere mogelijkheden/functies die kunnen plaats vinden in het gebouw. Je benut de kennis en de ideeën van de markt optimaal. Je kiest de beste partijen uit die mogen deelnemen aan de onderhandelingsprocedure. Het aantal partijen is vrij, voorkeur voor 3 partijen. Je mag randvoorwaarden stellen (het wordt een aanbestedingsplichtig opdracht).

Voordelen onderhandelingsprocedure • • •

De procedure is vergelijkbaar met een meervoudig onderhandse procedure. Je gaat met elke partij individueel in gesprek over hun idee. Er komt een uiteindelijke bieding met uitvoeringsplan.

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

27

6.1.5 Planning vervolgstap Op basis van bovenstaande kan de procedure na vaststelling van het plan van aanpak er als volgt uit zien: •

•

•

•

•

Stap 1 - Nota van Uitgangspunten opstellen Na vaststelling van het plan van aanpak gaat het projectteam aan de slag met het formuleren van een Nota van Uitgangspunten (programma van eisen). Hier is voldoende capaciteit en beschikbaarheid nodig van betrokken medewerkers. Daarnaast ligt hier nog een afstemming met het overkoepelende proces voor de centrale huisvesting (zie risico’s). We nemen als uitgangspunt dat eind oktober de Nota van uitgangspunten gereed kan zijn. Dit past in de laatste cyclus voor besluitvorming in de gemeenteraad. Aanleveren voor het college en vervolgens op 17 december in de gemeenteraad. Daarmee ronden we stap 1 in 2025 af. Stap 2 - Prijsvraagprocedure starten (NvU dient als basis voor de uitvraag) Op basis van de Nota van uitgangspunten starten we de uitvraag. We publiceren de Nota en vragen marktpartijen om in te schrijven. Voor deze inschrijving moeten ze ruim de tijd krijgen. Ze moeten zaken uitzoeken en een ontwerp maken. Samen met stap 3 duurt dit 3 maanden. Stap 3 – Beoordelen ingediende voorstellen en selectie top 3 De vooraf bepaalde beoordelingscommissie gaat de inschrijvingen/ontwerpen beoordelen en komt op basis van die beoordeling tot een selectie van 3 partijen. Samen met stap 2 duurt deze stap 3 maanden. Dat is inclusief een bezwaartermijn van 21 dagen.

Stap 4 – Start onderhandelingsprocedure met 3 partijen In deze stap gaan we met de 3 geselecteerde partijen “onderhandelen”. Dit met als doel het ontwerp en de inschrijving te verfijnen. We nemen als uitgangspunt 2 gesprekken per partij. Dan duurt deze stap iets korter dan 3 maanden inclusief het indienen van de inschrijvingen. Stap 5 – Beoordelen uiteindelijke bieding met uitvoeringsplan De laatste stap in de uitvraag is het beoordelen van de aanbiedingen met een uitvoeringsplan. Deze stap duurt 21 dagen inclusief opstellen van brieven.

In onderstaand overzicht is globaal de planning weergegeven voor 2025 en 2026. Het streven is er op gericht om de marktuitvraag voor de zomer van 2026 af te ronden met de selectie van een marktpartij en daarmee een concreet uitvoeringsplan. 2025 Stap 1

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

2026 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5

Jan

Feb

Mrt

Apr

Mei

Jun

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

28

7 Conclusie en aanbevelingen 7.1

Conclusie

Met het vertrek van de ambtenaren uit de huidige huisvesting, zoekt de gemeente naast de bestuurszetel een passende invulling voor de ruimten in het gemeentehuis die vanaf 2027 niet meer door de ABG-organisatie worden gebruikt. Het uitgangspunt is dat de herontwikkeling voor eigen rekening en risico is van de gemeente Baarle-Nassau, dus los van de ABG-organisatie. Het gebouw is 2.800 m2 bruto vloer oppervlak en deels een gemeentelijk monument. De buitengevels vormen als het ware de fysieke afbakening van het project. Het gebouw heeft een footprint van 1.440 m2. Van de huidige 2.800 m2 is op dit moment 950 m2 in gebruik als bestuurszetel en baliefunctie (het archief is hierin niet meegenomen). De gemeente wil graag invloed uitoefenen op de invulling van de bestuurszetel in het gebouw. De overige invulling laat men graag aan een marktpartij.

7.2

Aanbevelingen

Het vervolg na vaststelling van dit plan van aanpak resulteert in een herontwikkeling van het bestaande gebouw inclusief bestuurszetel. De wens is om deze herontwikkeling zo spoedig mogelijk te starten na het vertrek van de ambtelijke organisatie in 2027 naar de centrale huisvesting. Op basis van dit plan van aanpak en de beschikbare informatie doen we een aantal aanbevelingen voor de volgende fase: • Als gemeente Baarle-Nassau alleen investeren in de bestuurszetel. De overige investeringen bij een toekomstige marktpartij leggen. • Het starten van een officiële procedure zodat de plannen ook status krijgen en op haalbaarheid getoetst worden. • Het opstellen van een Nota van Uitgangspunten op basis van dit plan van aanpak. • In de Nota van Uitgangspunten een minimaal programma opnemen met vierkante meters voor de bestuurszetel. • Huisvesting van de bestuurszetel als wens mee te geven in de Nota van Uitgangspunten. • In de Nota van Uitgangspunten iets op te nemen over de ruimtelijke procedure en de toekomstige eigendomssituatie. • De optie van tijdelijke verhuur blijft als optie open voor de korte termijn. In de volgende fase bekijken we of we hier actief op gaan inzetten. • Het vervolgproces op te pakken met een prijsvraagprocedure om de creativiteit van de markt optimaal te benutten.

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

29

BIJLAGEN •

Bijlage 1 – Scenariostudie gemeentehuis Baarle-Nassau, BBN, 17 maart 2023

• Bijlage 2 – Notitie extra scenariostudie gemeentehuis Baarle-Nassau, BBN, 21 augustus 2023 • Bijlage 3 – Taxatierapport KIN makelaars

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

30