3.1 - Bijlage 1 - Plan van aanpak Bestuurszetel Baarle-Nassau

Plan van aanpak Bestuurszetel Gemeente Baarle-Nassau

Opdrachtgever Opgesteld door Status Datum Projectfase

Peter Rutgers (gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever) Accent adviseurs concept 17 juni 2025 Definitiefase

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

1

Inhoud 1 INLEIDING

4

1.1 1.2 1.3

4 4 4

AANLEIDING DOELSTELLING EN RESULTAAT LEESWIJZER

2 PROJECTBESCHRIJVING

5

2.1 2.2 2.3

5 5 7

VISIE EN KADER HUISVESTING ABG HUIDIGE SITUATIE PROJECTAFBAKENING

3 PROJECTBEHEERSING

9

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

PROJECTMATIGE AANPAK TIJD/PLANNING GELD ORGANISATIE INFORMATIE & COMMUNICATIE KWALITEIT RISICO

9 9 10 13 14 14 15

4 RUIMTELIJKE VERKENNINGEN

16

4.1 4.2

16 18

SCENARIO’S MARKTANALYSES

5 RANDVOORWAARDEN EN UITGANGSPUNTEN

21

5.1 5.2 5.3 5.4

21 23 24 25

RANDVOORWAARDEN EN UITGANGSPUNTEN BESTUURSZETEL BAARLE-NASSAU JURIDISCHE ASPECTEN THEMA-AVOND GEMEENTERAAD

6 VERVOLGPROCES

26

6.1

AANBESTEDINGSPROCEDURE

26

7 CONCLUSIE EN AANBEVELINGEN

29

7.1 7.2

29 29

CONCLUSIE AANBEVELINGEN

BIJLAGEN

30

•

30

BIJLAGE 1 – SCENARIOSTUDIE GEMEENTEHUIS BAARLE-NASSAU, BBN, 17 MAART 2023 Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

2

• •

BIJLAGE 2 – NOTITIE EXTRA SCENARIOSTUDIE GEMEENTEHUIS BAARLE-NASSAU, BBN, 21 AUGUSTUS 2023 BIJLAGE 3 – TAXATIERAPPORT KIN MAKELAARS

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

30 30

3

1 Inleiding 1.1

Aanleiding

De gemeente Baarle-Nassau heeft samen met de gemeenten Alphen-Chaam en Gilze en Rijen besloten om het gezamenlijke ambtelijke apparaat (de ABG-organisatie) in 2026 centraal te huisvesten op een nieuwe locatie in Gilze en Rijen. Met het vertrek van de ambtenaren uit de huidige huisvesting, komt een groot deel van het gebouw in Baarle-Nassau leeg te staan. Het gebouw is te groot om alleen de bestuurszetel van Baarle-Nassau te huisvesten. De bestuurszetel betreft de Burgemeester en wethouders, de baliefunctie, de raadszaal en enkele flexibele werkplekken. De wens is om de bestuurszetel te handhaven op de bestaande locatie in Baarle-Nassau. Daarnaast heeft de gemeenteraad aangegeven een passende invulling te wensen voor de ruimten in het gemeentehuis die vanaf 2027 niet meer door de ABG-organisatie worden gebruikt. Bovenstaande is aanleiding om een plan van aanpak op te stellen om te komen tot een nieuwe invulling van het gemeentehuis in Baarle-Nassau waarbij de bestuurszetel gecombineerd wordt met nieuwe functies.

1.2

Doelstelling en resultaat

Het doel van dit plan van aanpak is inzicht geven in de totale stand van zaken rondom dit project en een concrete aanpak te schetsen voor het vervolg. Dit als afsluiting van de definitiefase en als start van de ontwerpfase. In de ontwerpfase willen we de markt benaderen met de vraag voor de toekomstige invulling van het gemeentehuis in Baarle-Nassau. In dit plan staat de aanpak voor het benaderen van de markt en een beschrijving van de volgende stappen in het proces. Het vervolg na vaststelling van dit plan van aanpak resulteert in een herontwikkeling van het bestaande gebouw inclusief bestuurszetel. De wens is om deze herontwikkeling zo spoedig mogelijk te starten na het vertrek van de ambtelijke organisatie in 2027 naar de centrale huisvesting.

1.3

Leeswijzer

Dit plan van aanpak gaat in hoofdstuk 2 verder met een beschrijving van het project aan de hand van beleidskaders en de huidige situatie. In hoofdstuk 3 omschrijven we de beheersaspecten voor het sturen van het proces en de huidige stand van zaken. Hoofdstuk 4 geeft inzicht in de ruimtelijke verkenningen die hebben plaatsgevonden vanuit BBN en verschillende marktpartijen. In hoofdstuk 5 komen randvoorwaarden en uitgangspunten aan de orde en tot slot in hoofdstuk 6 een beschrijving voor het vervolg.

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

4

2 Projectbeschrijving In 2021 is een visie vastgesteld op de centrale huisvesting van de ABG-organisatie. Deze visie geeft enkele kaders voor de afzonderlijke projecten met betrekking tot de bestuurszetels van de afzonderlijke gemeenten. In 2023 zijn door BBN verschillende scenario’s uitgewerkt voor de bestuurszetel Baarle-Nassau. Het gaat om scenario’s voor de nieuwe invulling van het gemeentehuis. In dit hoofdstuk blikken we terug op die documenten en de input voor het vervolg. Vervolgens kijken we naar de huidige situatie en tot slot beschrijven we de afbakening van het project.

2.1

Visie en kader huisvesting ABG

Visie op de centrale huisvesting van de ABG-organisatie Bij het vaststellen van de uitgangspunten voor de huisvestingsopgave op 29 september 2021 hebben de gemeenteraden ingestemd met het principe van een packagedeal. Deze packagedeal betekent dat in de periode van 2022-2025 de huisvesting van de ambtelijke organisatie wijzigt van drie naar twee kantoren. Dit is inmiddels gerealiseerd waarbij de gemeentekantoren van Gilze en Rijen en BaarleNassau momenteel in gebruik zijn door het ambtelijk apparaat van de ABG-organisatie. Het gemeentekantoor in Alphen is nauwelijks meer in gebruik voor de ambtelijke organisatie. Het is in gebruik voor de bestuurszetel en staat verder voor het grootste deel leeg. De visie op huisvesting gaat vooral over de nieuwe centrale huisvesting voor de ABG-organisatie. Ten aanzien van de bestuurszetels is aangegeven dat iedere gemeente recht heeft op een voor burgers herkenbare bestuurszetel in de eigen gemeente, die naar eigen inzicht en smaak vorm kan worden gegeven. Het uitgangspunt hierbij is dat de (mogelijke) opbrengsten van een herontwikkeling van de huidige locaties ten goede komen aan de gemeente die voor eigen rekening en risico die herontwikkeling realiseert. Een eventueel tekort daarop wordt niet ten laste van de gemeenschappelijkheid gebracht.

Het saldo bij de herontwikkeling van het gemeentehuis in BaarleNassau komt dus ten goede of ten laste van de gemeente Baarle-Nassau. De voorbereidingen voor het nieuwe ABG-kantoor zijn in een ver gevorderd stadium. De verwachting is dat op het einde van het vierde kwartaal in 2026 het gebouw gereed is voor de ambtelijke organisatie. De wens is zo spoedig mogelijk na de verhuizing van de ambtenaren naar het nieuwe kantoor de nieuwe invulling van het gemeentehuis te concretiseren. Dit plan van aanpak geeft daarvoor de richting en aanpak. Uitwerking scenario’s In 2023 zijn door BBN adviseurs in eerste instantie 4 scenario’s uitgewerkt voor de mogelijkheden van het gemeentehuis in Baarle-Nassau. De gemeenteraad heeft kennis genomen van deze vier scenario’s en heeft een vijfde scenario toegevoegd. Dit scenario is ook door BBN adviseurs uitgewerkt. In hoofdstuk 4 geven we een korte samenvatting van deze vijf scenario’s. Deze scenario’s geven een beeld van de mogelijkheden en de kosten. In de toekomstige marktbenadering zijn deze scenario’s richtinggevend en niet kaderstellend.

2.2

Huidige situatie

Het gemeentehuis in Baarle-Nassau is gebouwd in 1952 en is een gemeentelijk monument. Deze status brengt bepaalde randvoorwaarden met zich mee. Het is wenselijk om een cultuurhistorisch onderzoek te laten uitvoeren op het moment dat de plannen voor herontwikkeling concreter worden. Dit onderzoek resulteert in concrete randvoorwaarden voor de voorbereiding en uitvoering van werkzaamheden aan het monumentale gebouwdeel.

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

5

Archieffoto gemeentehuis Baarle-Nassau

In 2008 heeft een grondige verbouwing plaatsgevonden inclusief aanbouw. Het gebouw is 2.800 m2 bruto vloer oppervlak (bvo) en de gemeente is volledig eigenaar van het gebouw. Het gebouw is in gebruik als bestuurszetel van Baarle-Nassau. Daarnaast is het gebouw in gebruik als kantoor voor de ABG-organisatie. De ABG-organisatie huurt de kantoren van de gemeente Baarle-Nassau. Het gaat om kantoren zowel op de begane grond als de 1e en 2e verdieping. Het souterrain wordt door de ABG-organisatie weer onderverhuurd aan Toerisme Baarle. Toerisme Baarle gaat in 2027 verhuizen naar het nieuw te realiseren Cultuur Centrum Baarle. De vierkante meters zijn als volgt verdeeld over de verdiepingen: Kelder Begane grond 1e verdieping 2e verdieping Totaal

281 m2 1.276 m2 812 m2 431 m2 2.800 m2

Van die 2.800 m2 is circa 1.850 m2 in gebruik voor werkplekken inclusief sanitair, kantine en opslag. Op dit moment heeft de bestuurszetel circa 950 m2 in gebruik, bestaande uit: Balies, inclusief entree e.d. Spreekkamers Raad/trouwzaal Werkplekken bestuur en griffie Totaal

225 m2 41 m2 342 m2 342 m2 950 m2

Bij de verbouwing en aanbouw in 2008 zijn ook de installaties gerealiseerd voor het gehele gebouw. Het gebouw heeft zowel een warmtepomp als een CV-ketel. De installaties zijn zowel voor het monumentale oudbouw deel als de aanbouw van 2008. Dit maakt een “eenvoudige” knip van beide gebouwdelen lastig. Het is overigens de vraag of dit problematisch is aangezien de installaties op redelijk korte termijn groot onderhoud nodig hebben of zelfs vervangen moeten worden. Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

6

Het verplaatsen van de patchkast die in het nieuwe gedeelte staat, naar bijvoorbeeld de oudbouw is een forse operatie. Alle verbindingen van het gehele gemeentekantoor lopen naar deze patchkast. Bij het losknippen van oudbouw en nieuwbouw speelt ook de beschikbaarheid van voorzieningen zoals bijvoorbeeld een lift. Dergelijke zaken vormen een belangrijk aandachtspunt voor de toekomstige uitvraag en de te stellen kaders. In het MJOP is voor de periode 2025 tot en met 2030 een bedrag van in totaal ruime € 850.000 gereserveerd. Deze middelen zijn gereserveerd voor het onderhoud aan het gemeentehuis en zijn niet beschikbaar voor de verbouwing. Bovendien gelden voor een verbouwing andere financiële regels dan voor het plegen van onderhoud. De kosten van een verbouwing moeten geactiveerd worden en leiden tot jaarlijkse kapitaallasten. De onderhoudsbudgetten zijn opgenomen in de jaarlijkse exploitatiebegroting en overschotten/tekorten worden verrekend met de onderhoudsreserve. Zo lang nog niet exact duidelijk is wat er in de toekomst gaat gebeuren met het gebouw en wanneer blijft het onderhoud uitgevoerd worden. Als de plannen concreter worden, kan er wel gekeken worden of bepaalde zaken op het gebied van onderhoud nog noodzakelijk zijn op korte termijn. Zo niet geeft dit uiteindelijk een voordeel op de begroting.

2.3

Projectafbakening

Bij de afbakening van het project kijken we naar de fysieke afbakening van het project. Dat zijn de daadwerkelijke projectgrenzen buiten in het veld. Daarnaast kijken we naar de organisatorische afbakening. Dat geeft inzicht in de taken en verantwoordelijkheden binnen het project en de scope waarbinnen we het project uitvoeren.

Afbeelding 1 locatie gemeentehuis in centrum

2.3.1 Fysieke afbakening De fysieke afbakening van het project is het gemeentehuis van Baarle-Nassau aan de Singel 1 in Baarle-Nassau. Het plan van aanpak gaat uit van het bestaande gebouw en daarmee ook de grenzen van dit gebouw (rode kader in afbeelding 2). De buitengevels vormen als het ware de fysieke afbakening van het project. Het gebouw heeft een footprint van 1.440 m2 Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

7

Afbeelding 2 Afbakening plangebied, footprint gemeentehuis

2.3.2 Organisatorische afbakening De organisatorische afbakening is de afbakening van de omvang van de opdracht in taken en werkzaamheden. Dit geeft inzicht in wat wel en wat niet tot de opdracht behoort. Op dit moment is de opdracht het opstellen van een plan van aanpak dat inzicht geeft in alle beschikbare informatie, randvoorwaarden en uitgangspunten en dat richting geeft aan de volgende stap in het proces. Het plan van aanpak vormt de afronding van de definitiefase en de start van de ontwerpfase. Het daadwerkelijk uitvoeren van de ontwerpfase is (nog) geen onderdeel van dit project.

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

8

3 Projectbeheersing 3.1

Projectmatige aanpak

De wens vanuit zowel de ABG-organisatie (ambtelijk) als de gemeente Baarle-Nassau (bestuurlijk) is om het proces rondom de bestuurszetel en het (her)ontwikkelen van het huidige gebouw projectmatig op te pakken en verder te brengen. De projectbeheersing en -sturing is van groot belang om het project tijdig en binnen de kaders te realiseren. Hiervoor is het goed eerst die kaders vast te leggen en met elkaar vast te stellen. Gedurende het project doen er zich mogelijk wijzigingen voor die van invloed zijn op de kaders van het project. Belangrijk hierin is de zogenaamde “duivelsdriehoek” van tijd, geld en kwaliteit.

Als gedurende het proces één van de aspecten tijd, geld of kwaliteit wijzigt, heeft dit invloed op de andere aspecten. Het is goed dit tijdens het proces te beseffen, te benoemen en expliciet vast te stellen met elkaar wat de wijziging is en wat de consequenties zijn. Naast tijd, geld en kwaliteit is de projectbeheersing en -sturing gebaat bij een duidelijke organisatie en duidelijkheid over informatie en communicatie. Beide aspecten werken we in dit hoofdstuk uit. Tot slot maken we een risicoanalyse zodat we de belangrijkste risico’s in beeld hebben en hierop kunnen sturen.

3.2

Tijd/planning

Het uitgangspunt is zo spoedig mogelijk na het vertrek van de ambtelijke organisatie uit het gemeentehuis in Baarle-Nassau te starten met de verbouwing van het gemeentehuis. De verwachting is dat de ABG-organisatie haar nieuwe gebouw begin 2027 in gebruik neemt. Het streven is om geen leegstand te hebben in het gebouw. We bewandelen daarom 2 sporen. Het eerste spoor is het benaderen van de markt om te komen tot een herontwikkeling van het bestaande gebouw. Het tweede spoor is een alternatief waarbij het huidige gebouw tijdelijk in de verhuur gaat in zo veel mogelijk de huidige staat. Dit laatste spoor is vooral bedoeld om leegstand te voorkomen en in 2027 inkomsten te hebben als het eerste spoor nog niet ver genoeg gevorderd is. 2025 De eerste stap die nu gezet moet worden is de vaststelling van dit plan van aanpak met een akkoord op de volgende stap. Het plan van aanpak geeft de richting en stappen die gezet moet worden om te komen tot een nieuwe invulling van het gemeentehuis gecombineerd met de bestuurszetel. De verwachting is dat het plan van aanpak 1 juni 2025 is afgerond. Aansluitend kan voor de zomer een Nota van Uitgangspunten worden opgesteld voor een uitvraag naar de markt. Op basis van een goede uitvraag willen we komen tot de selectie van een marktpartij met de juiste aanbieding passend bij de gestelde kaders en verwachtingen vanuit de opdrachtgever.

Het streven is de uitvraag in 2025 te verzenden aan de marktpartijen. Gelijktijdig met de uitvraag naar een marktpartij onderzoeken we de optie van een tijdelijke verhuur.

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

9

2026 In de eerste helft van 2026 ronden we de selectie van een marktpartij af. Op dat moment kan alles in gang gezet worden ter voorbereiding van de uitvoering. Dat betekent onder andere het opstarten van een ruimtelijke procedure. Gezien de aard van de wijzigingen kan dit met een Buitenplanse OmgevingsPlan Afwijking (BOPA). Daarnaast start het uitvoeren van diverse onderzoeken en het verder uitwerken van de plannen voor de uitvoering. De verwachting is dat dit doorloopt tot 2027. De haalbaarheid is afhankelijk van diverse factoren die we in dit plan van aanpak benoemen en de uiteindelijke keuze voor de nieuwe invulling van het gebouw. Het laten zitten van de bestuurszetel op de huidige plek heeft bijvoorbeeld een kleinere impact en mogelijk een kortere doorlooptijd van de planvoorbereiding en uitvoering. Dit kan mogelijk ook zonder tijdelijke verplaatsing van de bestuurszetel. Dergelijke keuzes bepalen de doorlooptijd van het totale project. De optie van een tijdelijke verhuur moet begin 2026 concreet worden. Indien er op dat moment geen concrete belangstelling is, wordt het steeds lastiger om 2 sporen te bewandelen. Dit is mede afhankelijk van de stand van zaken met betrekking tot de selectie en keuze van een marktpartij. 2027 De planvoorbereiding kan eind 2027, begin 2028, gereed zijn en dat is het moment van start van de verbouwing.

De startdatum is erg afhankelijk van de planvoorbereiding en de te maken keuzes. Hoe complexer de uitvraag en verbouwing hoe meer tijd dit vraagt. Het doel is om eind 2028 de bouw op te leveren.

3.3

Geld

Ten aanzien van het beheeraspect geld brengen we verschillende zaken in beeld. In de eerste plaats is dat de huidige situatie. Hoe is het nu geregeld en welke geldstromen lopen er? Vervolgens kijken we naar de toekomstige situatie en brengen we in beeld welke budgetten beschikbaar zijn en waar deze bedragen op gebaseerd zijn. Tot slot brengen we de organisatorische kant in beeld van het onderdeel financiën. 3.3.1 Huidige situatie Het gebouw is volledig eigendom van de gemeente Baarle-Nassau. De kosten en opbrengsten zijn volledig voor de gemeente Baarle-Nassau. Het huidige gebouw heeft een boekwaarde van circa € 2,6 miljoen per 31 december 2024. Deze boekwaarde dient (deels) mogelijk te worden afgeboekt ten laste van de algemene reserve/verkoopopbrengst. Dit is mede afhankelijk van de toekomstige keuze voor de herontwikkeling van het gemeentehuis. Voor het gedeelte van het gebouw dat beschikbaar blijft voor de bestuurszetel blijft de boekwaarde staan en kan de afschrijving doorlopen. Voor het gedeelte dat verkocht wordt, is ineens afschrijven nodig. Bij (gedeeltelijke) verhuur van het pand verandert de functie van maatschappelijk in bedrijfseconomisch en dient duurzame waardevermindering toegepast te worden door middel van een onafhankelijke taxatie. Mocht deze lager uitkomen dan de boekwaarde dan dient afboeking plaats te vinden.

In de huidige situatie (2023) heeft de gemeente Baarle-Nassau € 371.000 aan werkelijke huisvestingskosten (zie tabel). Op basis van de verdeelsleutel zou de gemeente Baarle-Nassau 21,6% moeten bijdragen aan de huisvestingskosten. De totale huisvestingslasten voor de drie gemeenten bedragen gezamenlijk € 974.000. Op basis van 21,6%, draagt de gemeente Baarle-Nassau € 210.000 bij aan de gezamenlijke huisvestingslasten. De huurbijdrage die Baarle-Nassau momenteel ontvangt, is gelijk aan de kapitaallasten + de onderhoudslasten. Voor 2023 bedraagt de bijdrage € 255.000 (zie onderstaande tabel).

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

10

Belastingen Water Energie (gas + elektra) Verzekeringen Beveiligingskosten Wifi + glasvezel Kapitaallasten Onderhoudslasten Huuropbrengsten Subtotaal

Huisvestingslasten Baarle-Nassau € 17.000 € 1.000 € 62.000 € 11.000 € 15.000 € 17.000 € 118.000 € 137.000 -/- € 7.000 € 371.000

NB De bovenstaande cijfers moeten nog geactualiseerd worden. Sinds 2023 rekent Baarle-Nassau rentelasten toe aan de boekwaarde van het gemeentehuis en dat heeft invloed op de cijfers. De totale kosten voor de gemeente Baarle-Nassau bedragen € 371.000. Op basis van de verdeelsleutel betaald de gemeente Baarle-Nassau daadwerkelijk € 210.000 aan huisvestingskosten. De overige € 161.000 worden feitelijk door de andere gemeenten bijgedragen. Het volledige bedrag van € 371.000 komt terug naar Baarle-Nassau op het moment dat de ABG het pand niet meer huurt. Momenteel is de bijdrage van Baarle-Nassau (volgens de verdeelsleutel) een bedrag van € 210.000 aan de centrale huisvesting. Omdat de ABG-organisatie nu gebruikt maakt van het gemeentekantoor van Baarle-Nassau (in afwachting van de nieuwe centrale huisvesting) huurt de ABG-organisatie het gemeentehuis voor € 255.000 zoals hierboven beschreven.

3.3.2 Toekomstige situatie Vanaf het moment dat de ABG-organisatie vertrekt naar de centrale huisvesting in Rijen stopt de huurovereenkomst en vervallen de inkomsten voor de gemeente Baarle-Nassau. Vanaf dat moment heeft de gemeente Baarle-Nassau de lasten van het huidige gemeentehuis en de lasten van de toekomstige gezamenlijke huisvesting. Lasten huidige gemeentehuis Het volledige bedrag van € 371.000 komt terug naar Baarle-Nassau op het moment dat de ABG het pand niet meer huurt. Dit is vanaf 2027 als de centrale huisvesting gereed is. In de begroting is vanaf 2027 een structurele stelpost opgenomen voor 63% van € 371.000 = € 234.000. De overige kosten (37% van € 371.000 = € 137.000) betreft de kosten die worden toegerekend aan de bestuurszetel. Deze zijn ook gedekt in de begroting. De huuropbrengsten vanuit de verhuur aan Toerisme Baarle vervallen vanaf 2027 als Toerisme Baarle verhuist naar het nieuw te realiseren Cultuur Centrum Baarle. In de gemeentelijke begroting is vanaf 2027 een bedrag opgenomen aan inkomsten van € 100.000. Dit bedrag is een risicovolle aanname in dit project. Als er nog geen sprake is van verkoop moet dit bedrag worden opgehaald door verhuur van het gebouw. Lasten nieuwe gezamenlijke huisvesting Vanaf 2027 komt er een nieuwe kostenpost op “huisvesting” bij. Dat is een bijdrage aan de nieuwe huisvesting van de ABG.

Deze kosten zijn geraamd op € 321.000 (raadsvoorstel 13 mei 2024), exclusief raming bestuurszetel. Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

11

Nieuwbouw ABG Kapitaallasten BN Onderhoudslasten BN Overige exploitatielasten BN Opgenomen in begroting TOTAAL

Lasten € 226.000 € 38.000 € 57.000 € 321.000

De nieuwe huisvestingslasten inclusief de bestuurszetel bedragen voor Baarle Nassau € 458.000 (€ 321.000 + € 137.000 voor de bestuurszetel). De huidige huisvestingslasten bedragen € 210.000. De extra lasten zijn € 248.000. Met ingang van de begroting 2027 is deze stelpost van € 248.000 structureel opgenomen in de begroting. Naast deze stelpost is er ook een stelpost van € 234.000 voor de totale exploitatielasten van het overige deel van het gemeentehuis (het deel zonder de bestuurszetel) opgenomen (ook structureel met ingang van 2027).

3.3.3 Beschikbaar budget In de 1e turap 2024 is een bedrag van € 100.000 beschikbaar gesteld voor de voorbereiding van het proces om te komen tot herontwikkeling van het gemeentehuis van Baarle-Nassau. In de 1e turap staat dat het bedrag beschikbaar is voor vooronderzoek en het uitwerken van de opzet voor het voorlopig ontwerp. Van deze € 100.000 is € 21.000 uitgegeven voor vooronderzoek (scenario uitwerking door BBN) en uren. De kosten voor het opstellen van dit plan van aanpak komen ook ten laste van dit bedrag (tot op heden circa € 15.000). De gemeente Baarle-Nassau heeft op dit moment geen middelen gereserveerd voor een investering in het gebouw. De voorkeur van de gemeente gaat uit naar een investering alleen in de nieuwe bestuurszetel. Bij voorkeur maakt deze investering onderdeel uit van de totale investering door een marktpartij. Hierdoor is er geen investering voor de gemeente en daarmee wel een lagere opbrengst. Dit gebruikt de marktpartij om te investeren in de bestuurszetel.

3.3.4 Proces Op dit moment zijn er buiten de eerder genoemde € 100.000 geen kredieten beschikbaar. De ambtelijk opdrachtgever is momenteel budgethouder van dit krediet. Het krediet is ruim voldoende voor het opstellen van het plan van aanpak. Momenteel betreft het voornamelijk uren van Accent adviseurs voor het opstellen van dit plan van aanpak. Deze worden goedgekeurd door de gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever. Voor het proces is de vraag of en zo ja hoeveel budget er nodig is. Belangrijke afweging is welke rol de gemeente wil in het proces. Bij een sturende en organiserende rol is er extra budget nodig voor de inzet van projectleiding. Als het initiatief meer bij de marktpartij ligt, is er minder budget nodig en heeft de gemeente een rol als belanghebbende in het proces.

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

12

3.4

Organisatie

Het is van groot belang om de projectorganisatie goed inzichtelijk te hebben voor de voortgang van het proces. Naast de beschikbaarheid van mensen is het ook wenselijk om inzicht te hebben in wie waarvoor verantwoordelijk is en besluiten mag nemen. 3.4.1 Stuurgroep De interne organisatie kent een bestuurlijke opdrachtgever. In dit geval is dat Hans van Tilborg als wethouder van de gemeente Baarle-Nassau. Daarnaast is Thijs de Jongh als gemeentesecretaris ambtelijk opdrachtgever voor dit project. Het ambtelijk opdrachtgeverschap is gedelegeerd aan Peter Rutgers als coördinator van Team Projecten. De “opdrachtgevers” vormen samen met de projectleider van de ABG-organisatie een interne stuurgroep. Namens de ABG-organisatie is Job Dijkstra aangesteld als projectleider (ingehuurd via Accent adviseurs). Vanuit de stuurgroep informeert de bestuurlijke opdrachtgever aan het college. Eventuele formele besluiten worden volgens de reguliere lijnorganisatie ingebracht en ter besluitvorming voorgelegd aan het college. Stuurgroep Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever Projectleider ABG-organisatie

Hans van Tilborg Thijs de Jongh Peter Rutgers Job Dijkstra

3.4.2 Projectteam Er is een projectteam waarin de verschillende disciplines/afdelingen vanuit de ABG-organisatie zijn vertegenwoordigd. De projectleider van de projectgroep geeft elke 2 weken een terugkoppeling van de stand van zaken van het project aan zijn gedelegeerd ambtelijke opdrachtgever. De projectleider heeft samen met het projectteam de taak om sturing en inhoud te geven aan het project. De leden van het projectteam zijn met name verantwoordelijk voor de inhoud. De projectleider is met name verantwoordelijk voor de sturing op de aspecten tijd, geld, organisatie, informatie en communicatie, kwaliteit en risico’s. Projectteam Projectleider ABG-organisatie Projectsecretaris (Accent adviseurs) Communicatie Gebouwenbeheer Duurzaamheid ICT / dienstverlening (baliefunctie) Financiën Ruimtelijke Ordening Inclusie

Job Dijkstra Sanne Sastra Bert Jansen Jorrit Laurijssen Ntb Ntb Bas van Opstal Emilie van Hooijdonk ntb

3.4.3 Externe organisatie en overleggen De inzet en betrokkenheid van externe organisaties en partijen is afhankelijk van de te maken keuzes over het vervolgproces. Deze keuzes bepalen wie welke rol heeft in het proces en wie verantwoordelijk is voor het betrekken van externe partijen.

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

13

Voor het vervolgproces is het van belang om duidelijkheid te krijgen over de organisatie zodat de verantwoordelijke partij de juiste rol kan pakken. Het invullen van de externe organisatie en de betrokkenheid van de partijen is afhankelijk van de toekomstige invulling van het gebouw en de omvang van de wijzigingen. Dit bepalen we in een later stadium.

Externe stakeholders die nog in beeld gebracht worden: - Omgevingsdienst - Waterschap - Provincie - Omwonenden - Winkeliers - Horeca - ABG-organisatie - Marktpartijen (voor de uitvraag of openbaar)

3.5

Informatie & communicatie

Het is wenselijk de informatie en communicatie rondom een project op orde te hebben. In de eerste plaats voorkomt dit ruis. Daarnaast kan iedereen op elk moment makkelijk zaken terugvinden en de laatste stand van zaken delen als daar behoefte aan is. Dit vraagt om goede interne dossiervorming en een actieve en adequate communicatie over het project. 3.5.1 Interne dossiervorming Het interne dossier wordt opgeslagen in Teams/Sharepoint. De documenten zijn hier allemaal terug te vinden op een makkelijke en eenduidige wijze. Door het toekennen van een datum is direct duidelijk wat de laatste documenten en versies zijn. Iedereen die aan het project werkt heeft toegang tot de betreffende mappen en het is mogelijk om gezamenlijk aan documenten te werken. Dit voorkomt verschillende versies en dubbel werk. 3.5.2 Interne communicatie gemeente De interne communicatie verloopt via de projectleider. De afdeling communicatie zorgt samen met de projectleider voor adequate en tijdige informatievoorziening richting het college en de gemeenteraad. 3.5.3 Externe communicatie Voor de communicatie rondom dit project wordt door de afdeling communicatie een afzonderlijk plan opgesteld. Dit werken we verder uit als er meer duidelijkheid is over het vervolgproces en de te volgen route en aanpak.

Naar aanleiding van de vaststelling van dit plan van aanpak door het college informeren we de gemeenteraad via een RIB en sturen het plan van aanpak ter kennisname. Daarnaast informeren we via een persbericht alle belangstellenden over de stand van zaken rondom de Bestuurszetel Baarle-Nassau en de toekomstplannen met het gemeentehuis.

3.6

Kwaliteit

De kwaliteit van het project wordt voornamelijk bepaald door de inhoudelijke voorbereiding in het voortraject. De verschillende vakafdelingen en disciplines dienen goede input te leveren en mee te denken over de toekomstige invulling. De kwaliteit leggen we vast in de Nota van Uitgangspunten (NvU). Deze NvU is de basis voor de uitvraag van de marktbenadering. Hoe hoger de kwaliteit van de NvU, hoe beter de aanbiedingen aansluiten op de wensen, randvoorwaarden en uitgangspunten van de opdrachtgever. Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

14

3.7

Risico

In deze fase van het project is het benoemen van risico’s lastig. Het grootste risico is dat er geen overeenstemming is over het plan van aanpak en de te volgen koers voor het vervolgproces. Alvorens een uitvraag naar de markt te doen is het wenselijk om dit risico te beheersen door besluitvorming over het plan van aanpak en daarmee het vastleggen van het vervolg. In de volgende stap voeren we een risicoanalyse uit om deze risico’s in kaart te brengen en maatregelen om de risico’s te beheersen. Afhankelijk van de keuze van de rol van de gemeente is dit een taak van de gemeente of van een marktpartij. De huisvestingskosten van de gemeente Baarle-Nassau zijn gedekt in de begroting. Dit vormt dus niet direct een risico. Het is echter wel wenselijk dat de gemeente Baarle-Nassau de huisvestingskosten kan verlagen door een deel van het gebouw te verkopen of te verhuren. Voor de korte termijn en de volgende stap zien we drie risico’s: 1) Geen belangstelling vanuit de markt In de vervolgfase doen we een uitvraag bij de markt. Het risico bestaat dat er vanuit de markt geen of onvoldoende belangstelling is voor het herontwikkelen van het gemeentehuis inclusief bestuurszetel. Om de uitvraag zo aantrekkelijk mogelijk te maken voor de marktpartijen willen we zo weinig mogelijk randvoorwaarden vastleggen.

2) Geen capaciteit voor de uitvoering van het vervolg In de vervolgfase is capaciteit nodig voor het uitvoeren van dit project. Naast projectleiding (intern of extern) is er capaciteit nodig van de ABG-organisatie voor het opstellen van randvoorwaarden en uitgangspunten voor de uitvraag naar de markt. Als die capaciteit ontbreekt of pas later ingezet kan worden, heeft dit consequenties voor de planning. 3) Afstemming invulling bestuurszetels In het kader van de gezamenlijke huisvesting is er afstemming over de functies die daar landen en wat er vervolgens nog nodig is aan functies bij de afzonderlijke bestuurszetels. Hier is overleg over. Dit overleg kan “vertragend” zijn voor het proces van de afzonderlijke bestuurszetel als er onvoldoende duidelijkheid is en nog geen keuzes in de overkoepelende projecten en processen.

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

15

4 Ruimtelijke verkenningen Om een beeld te vormen van de mogelijkheden voor het vrijkomende deel van het gemeentehuis in Baarle-Nassau zijn 2 trajecten doorlopen. In 2023 is er een studie gedaan door adviesbureau BBN die een viertal scenario’s hebben voorgesteld als mogelijke uitwerking voor een nieuwe invulling van het gebouw. Eind april 2023 is door de gemeenteraad van Baarle-Nassau aan het college opdracht gegeven om een nieuw vijfde scenario (samengesteld uit de vier gepresenteerde) op te stellen. Hiermee is vast komen te staan dat de nieuwe huisvesting van de bestuurszetel binnen de bestaande locatie gaat komen, aangevuld met andere functies. In 2024 is door 4 marktpartijen een visie gegeven op de mogelijkheden van het gebouw. Dit is een visie vanuit makelaars, ontwikkelaars en bouwers. Beide trajecten hebben inzicht gegeven in de mogelijkheden en vormen een basis van de uitvraag die we na vaststelling van dit plan van aanpak willen opstarten. Hieronder is van beide trajecten een korte samenvatting opgenomen.

4.1

Scenario’s

De huidige locatie/situatie bestaat uit een ensemble van diverse gebouwdelen die naast de functie van bestuurszetel ook een passende invulling moeten krijgen. Het advies van BBN geeft antwoord op de ruimtebehoefte van de bestuurszetel en de scenario’s die denkbaar zijn in het bestaande pand en de overige gebouwdelen. Ook geeft het antwoord op de vraag welk scenario (financieel) het meest realistisch en kansrijk zou kunnen zijn en welk scenario het meeste kans biedt om leegstand te voorkomen. In het eerste rapport staan vier scenario’s omschreven die onderling variëren van conventionele tot “out of the box” concepten. Bij de scenario’s is een opgaaf gedaan over de te treffen maatregelen, de eigendomssituatie en de beschikbare ruimte voor de bestuurszetel. Aanvullend is op verzoek van de gemeenteraad een vijfde scenario toegevoegd. Dit scenario vormt een combinatie van de vier eerder geschetste scenario’s. 4.1.1 Scenario 1 – versterken van het (huidige) concept Scenario 1 gaat uit van invulling van de bestaande gebouwdelen met een kantoorfunctie of mixed functies. Dit scenario gaat uit van weinig wijzigingen aan het gebouw en verhuur van de leegkomende ruimten. De gemeente is dan verhuurder. De verhuurbare kantoorruimte bedraagt 1.503 m2 en de bestuurszetel heeft de beschikking over 918 m2. Tot slot is er nog 97 m2 winkelruimte beschikbaar voor verhuur.

De huidige archiefruimte in de kelder kan behouden blijven. Volgens BBN heeft dit scenario een aanzienlijk afzetrisico. 4.1.2 Scenario 2 – veranderen van het concept Scenario 2 gaat ook uit van invulling van de bestaande gebouwdelen met een kantoorfunctie of mixed functies. Dit scenario gaat uit van meer wijzigingen aan het gebouw dan bij scenario 1. De raadzaal blijft op dezelfde plek. De overige functies van de bestuurszetel worden verplaatst om op die manier een aantrekkelijker deel van het gebouw vrij te maken voor horeca, retail, kantoor/vergaderruimte. De gemeente is verhuurder en kan dit eventueel uitbesteden. De bestuurszetel wordt ingepast in het vrijkomende deel van de ABG-werkruimte. Volgens BBN heeft ook dit scenario een aanzienlijk afzetrisico. 4.1.3 Scenario 3 – transitie naar een next level Een derde scenario is een transitie van het gebouw bijvoorbeeld naar hotelfunctie. In dit scenario is het uitgangspunt de verkoop van het gebouw waarbij de gemeente ruimte mag blijven gebruiken voor de bestuurszetel. De bestuurszetel beperkt zich tot een servicepunt en de kantoren voor Burgmeester en wethouders. Deze worden ingepast in de vrijkomende ABG-werkruimte. De overige functies zoals raadzaal, vergaderruimte en flexplekken moet men huren bij een commerciële partij. Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

16

Voor de archiefruimte is in dit scenario geen ruimte meer. Naast financiële afwegingen zijn ook inhoudelijke afwegingen gedaan op onderwerpen als meerwaarde voor het centrum, duurzaamheid en toekomstbestendigheid. In haar conclusie heeft BBN aangegeven dat dit een interessant scenario is, maar dat het waarschijnlijk financieel niet haalbaar is. 4.1.4 Scenario 4 – complete reset Het vierde scenario gaat om een totale reset van het gebouw. De vrijgekomen gebouwdelen worden omgezet in woningen (13). Het middendeel van het gebouw wordt gesloopt en de bestuurszetel blijft op dezelfde plek als in de huidige situatie. De gemeente blijft eigenaar van haar eigen gebouwdeel met de bestuurszetel. Het overige deel van het gebouw wordt verkocht aan een projectontwikkelaar. Tot slot is er nog ruimte voor een klein deel horeca-/winkelfunctie. Bij dit scenario verwacht BBN een grotere afzetzekerheid en ziet dit scenario - ook financieel gezien - als zeer kansrijk. 4.1.5 Scenario 5 – mix tussen wonen, horeca, commercie en kantoren Het vijfde scenario is een mix van de eerder geschetste scenario’s. Het gaat dan om een mix van woningen op de 1e en 2e verdieping. Op de begane grond is ruimte voor een gemixt programma. In dit gemixt programma is ook ruimte voor maatschappelijke functies. Eerder waren die alleen voorzien in het nieuwe cultuurcentrum. De raadzaal en bestuurskamer blijven behouden.

De overige functies van de bestuurszetel worden verplaatst. De gemeente blijft eigenaar van haar eigen gebouwdeel met de bestuurszetel functies. Het resterende deel van het gebouw wordt verkocht aan een projectontwikkelaar. 4.1.6 Financieel Door BBN zijn de scenario’s nader financieel uitgewerkt. Dit is voornamelijk ter indicatie. Het betreft prijspeil 2023. Tevens zijn er zaken niet meegenomen zoals bijvoorbeeld een parkeeroplossing voor wonen en de hotelfunctie (scenario 3, 4 en 5). INVESTERING

Scenario 1

Scenario 2

Scenario 3

Scenario 4

Scenario 5

€0

€ 875.000

€ 870.000

€ 1.665.000

€ 1.280.000

Aandeel bestuurszetel

A

Aandeel ander programma

B

€ 1.400.000

€ 1.715.000

€ 7.195.000

€ 4.375.000

€ 3.285.000

Totaal stichtingskosten (A+B)

C

€ 1.400.000

€ 2.590.000

€ 8.065.000

€ 6.040.000

€ 4.565.000

Eenmalige opbrengsten

D

€0

€0

€ 3.000.000

€ 4.875.000

€ 3.555.000

Residuele grondwaarde (B-D)

E

n.v.t.

n.v.t.

-/- € 4.195.000

€ 500.000

€ 270.000

Investeringssaldo (C-D)

F

€ 1.400.000

€ 2.590.000

€ 5.065.000

€ 1.165.000

€ 1.010.000

Bij scenario 1 en 2 zijn geen eenmalige opbrengsten omdat de gemeente eigenaar blijft van het gebouw. Bij scenario 3 en 4 ontwikkelt een externe partij het andere programma. De opbrengsten van dit programma minus de kosten geven de residuele waarde van het gebouw. EXPLOITATIE

Scenario 1

Scenario 2

Scenario 3

Scenario 4

Scenario 5

Huidige kapitaallasten

€ 118.000

€ 118.000

€ 118.000

€ 118.000

€ 118.000

Effect op kapitaallasten

€ 60.000

€ 120.000

€ 230.000

€ 50.000

€ 70.300

Huidig onderhoud

€ 87.000

€ 87.000

€ 87.000

€ 87.000

€ 87.000

€0

€0

-/- € 70.000

-/- € 50.000

-/- € 55.000

Overige exploitatielasten

€ 50.000

€ 50.000

€ 50.000

€ 50.000

€ 50.000

Totaal jaarlijkse kosten

€ 315.000

€ 375.000

€ 415.000

€ 225.000

€ 270.300

Inkomsten uit verhuur

€ 173.000

€ 150.000

€0

€ 20.000

€0

Jaarlijks effect op de begroting

€ 142.000

€ 225.000

€ 415.000

€ 235.000

€ 270.300

Effect op onderhoud

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

17

Bovengenoemde exploitatielasten zijn niet helemaal actueel aangezien het een rapportage uit 2023 betreft. Het geeft echter wel een indicatie van de verschillen tussen de scenario’s. Bij de inkomsten uit verhuur is het uitgangspunt dat de gemeente het gebouw geschikt maakt voor verhuur. De investering komt dus voor rekening van de gemeente als eigenaar. Het jaarlijks effect op de begroting is bij scenario 1 en 2 het minste. Hierbij dient opgemerkt dat het risico voor de “inkomsten uit verhuur” ook volledig bij de gemeente ligt. 4.1.7 Conclusie en aanbevelingen De vijf geschetste scenario’s geven inzicht in de mogelijkheden en de financiële consequenties. Dit is echter niet leidend voor de uitvraag naar een commerciële partij. Het kan wel richting geven voor de Nota van uitgangspunten. Bij scenario 1 en 2 is vooral de vraag of de gemeente als verhuurder risico wil lopen. Scenario 3 met een mogelijke hotelfunctie is (financieel) niet realistisch. Scenario 4 en 5 hebben de voorkeur en worden als kansrijk gezien in de analyse van BBN.

4.2

Marktanalyses

In 2024 is aan een viertal organisaties gevraagd om via een marktanalyse mee te denken over toekomstige gebruiksmogelijkheden van het gemeentehuis in Baarle-Nassau. Het gaat om Q-RO Vastgoed (Baarle-Hertog), Maas-Jacobs Groep (Zundert), Kin Makelaars (Rijen) en bouwbedrijf van Gisbergen (blauwe) (Hoge Mierde). De uitkomst is vier korte analyses over het toekomstige gebruik van het gemeentehuis van Baarle-Nassau. Hieronder staat eerst een algemene analyse en vervolgens per partij een korte uitwerking. In onderstaande analyse is in sommige gevallen nog uitgegaan van maatschappelijke functies die een plek kunnen krijgen in het gemeentehuis. Deze optie is echter niet meer aan de orde omdat deze maatschappelijke functies allemaal een plek krijgen in het nieuw te realiseren Cultuur Centrum Baarle (CCB). 4.2.1 Algemeen Alle organisaties geven aan dat het gemeentehuis toegankelijk is en zich goed leent voor multifunctioneel gebruik. Dit vanwege de ligging, de omliggende voorzieningen en de gedeeltelijke monumentale status. Het multifunctionele gebruik kan meer levendigheid in de kern van BaarleNassau brengen. Het gebouw is in goede staat en vanwege de indeling goed transformeerbaar. Daarmee is transformatie financieel gunstiger dan nieuwbouw.

De vier organisaties hebben allen een woonfunctie benoemd, al dan niet voor specifieke doelgroepen (ouderen, zorgbehoevenden, starters en alleenstaanden). Hierbij is parkeren op eigen terrein een belangrijk aandachtspunt. In een verdere uitwerking moet gekeken worden naar de mogelijkheden en of “salderen” kan helpen om het parkeren mogelijk te maken. Verder komt in de scenario’s herhaaldelijk een horeca-/hotelfunctie naar voren. Hierbij worden kansen gezien voor de plaatselijke economie. Te denken valt aan kleinschalige horeca, omdat het volume te klein is voor een keten. Ook hier is voldoende parkeergelegenheid een belangrijk aandachtspunt. Door drie van de vier is aangegeven dat er tevens ruimte is voor maatschappelijke functies zoals een culturele organisatie (bibliotheek) of gezondheidszorg. De functionele indeling verschilt wel bij de partijen. De een vindt dat in het monumentale deel juist de horeca ondergebracht zou moeten worden en de ander adviseert om hier de bestuurlijke functie in onder te brengen. Aandachtspunten bij transformatie van het gebouw zijn de installaties die waarschijnlijk een grote kostenpost gaan vormen. Daarnaast wordt melding gemaakt van onvoorziene kosten die op dit moment nog niet in beeld zijn, zoals bijvoorbeeld de mogelijkheid van asbest. Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

18

Tot slot is er door twee partijen gesproken over een evenementenplein naast het gebouw en een binnentuin in de kern van het gebouw op de verdieping als mogelijke extra opties. 4.2.2 Q-RO Vastgoed Het advies is om de VVV te herhuisvesten in het elders nieuw te ontwikkelen CCB-gebouw. Men stelt een scenario voor welke bestaat uit een mix van horeca met woon- en bestuursfunctie. Voor de woonfunctie (aan Sint Annaplein met horizontale (appartementen) en verticale (stadswoningen) geleding) wordt met name aandacht gevraagd voor de buitenruimten. Daarnaast is er geen mogelijkheid om parkeren op eigen terrein mogelijk te maken. Men ziet een horecafunctie als een mogelijke economisch stimulator, zeker in combinatie met toerisme. Ze achten een grootschalige horeca met hotelfunctie niet haalbaar, omdat een hotelketen de locatie te kleinschalig zal vinden. Bovendien ontbreekt hiervoor een goede ontsluiting en voldoende parkeervoorzieningen. Voor een meer kleinschalige horecafunctie (met één of twee kamers) aan de Singel zal eerder naar een lokale partner gezocht moeten worden. Risico hierbij is dat mogelijk de financiële slagkracht ontbreekt. Het advies is om de horeca in het monumentale deel van het huidige gemeentehuis onder te brengen. Dit monumentale deel is van belang, omdat het gevoel vanwege het behoud van erfgoed voor de gemeenschap.

Een dergelijk plan kan sneller rekenen op positieve draagkracht vanuit de lokale samenleving. Het huidige pand is in goede bouwkundige staat. De verwachting is dat renovatie daarom goedkoper is dan nieuwbouw. Iedere ingreep in de bestaande bouw is kapitaalvernietiging gezien de leeftijd van de gerealiseerde bouwdelen. De hoge kosten zitten vooral in de installaties. Verder zijn er financiële onzekerheden over de aanwezigheid van asbest en dergelijke. Tot slot kan een toename van verkeer leiden tot parkeerproblemen wat de leefbaarheid van het centrum kan aantasten. 4.2.3 Maas-Jacobs Groep uit Zundert Maas-Jacobs geeft aan dat de bestemming van de locatie van het huidige gemeentehuis veel mogelijkheden biedt. Ze hebben drie afzonderlijke scenario’s benoemd: 1. Volledige kantoorfunctie, waarbij de eigenaar van het pand kleinere kantoorruimten kan verhuren. Het advies is om de raadzaal in het huidige (monumentale deel) te behouden, maar deze zaal wel multifunctioneel te gaan gebruiken. 2. Hotel of B&B-functie met terras, maar dan kleinschalig. Aanbevolen wordt om hiervoor een lokale partner te zoeken, omdat het volume te klein zal zijn voor een keten. Qua ligging, omliggende voorzieningen (horeca en parkeren) en de toeristische omgeving, heeft deze functie volgens de Maas-Jacobs Groep zeker potentie. De (financiële) haalbaarheid moet wel onderzocht worden. 3.

Een mix van wonen, commercieel (horeca) en bestuurlijke functie vraagt om een gedeeltelijke transformatie van het bestaande gebouw. Aanbevolen wordt om de bestuurlijke vleugel te behouden en overige gebouwdelen voor andere functies in te zetten. Ook hier is de aanbeveling om de raadzaal multifunctioneel in te zetten. Een extra toevoeging los van de drie scenario’s is het realiseren van een evenemententerrein voor het huidige gemeentehuis. 4.2.4 Kin makelaars Kin makelaars adviseert één scenario met een multifunctionele toepassing, waarbij het pand in vier onderdelen wordt opgedeeld voor: a. de gemeente; b. horeca; c. multifunctioneel maatschappelijk; d. wonen (al dan niet met een zorgcomponent). Ad. a. De ligging van het pand is goed bereikbaar en toegankelijk voor bewoners. De ruimten zouden beter benut kunnen worden (multifunctionele toepassing). Het idee wordt geopperd om de Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

19

bestuurlijke functie te verdelen over ruimten in de originele oudbouw en over het later gebouwde (nieuw)bouwdeel. Ad. b. De functie van de horeca wordt aanbevolen op de begane grond van de originele oudbouw (aan Singel), omdat deze dan omringd is door andere bestaande horeca. Het idee hiervan is dat dit het centrum nog levendiger zal maken. Ad. c. De functie multifunctioneel maatschappelijk verwijst naar de organisaties die nu in het cultureel centrum zijn ondergebracht, waaronder de bibliotheek. Deze zou bijvoorbeeld goed passen op de begane grond. Ad. d. Wonen: de in 2006 aangezette “stenen schil” is geschikt voor de woonfunctie, omdat de huidige indeling met trappenhuis deze transformatie goed realiseerbaar maakt. Er is vraag naar (huur)appartementen, maar dit geldt ook voor woningen met een zorgcomponent. Aan dit onderdeel is nog een extra punt toegevoegd om in kern van het pand -waar de maatschappelijk functies worden aanbevolen - een binnentuin op de verdieping aan te leggen. 4.2.5 Bouwbedrijf van Gisbergen Van Gisbergen vindt dat het huidige gemeentehuis zich uitstekend leent voor een multifunctioneel gebruik.

Naast de bestuurlijke functie kan hierbij gedacht worden aan: - Zorgappartementen of studio’s met gemeenschappelijke keuken en algemene ruimten voor dagbesteding; - Bouwen van seniorenwoningen met gemeenschappelijke ruimte(n); - Bouwen van studio’s van ieder 40 tot 55m2 voor starters en alleenstaanden; - Hotelfunctie met restaurant; - Ruimten in te zetten voor een maatschappelijke functie (bijv. bibliotheek, cultureel centrum of gezondheidszorg). Er is geen specifieke mix van functies genoemd, maar meer een opsomming van de verschillende mogelijkheden.

4.2.6 Optie verhuur Omdat een mogelijke verkoop en verbouwing nogal wat impact heeft en dit proces nog de nodige voorbereiding vraagt, kijken we ook naar de optie van verhuur. Dat zou betekenen dat voor een periode van 5 tot 10 jaar het vrijkomende deel van het gebouw voor verhuur in aanmerking komt en met relatief kleine aanpassingen geschikt gemaakt kan worden. Aan KIN makelaars is een taxatie gevraagd van het hele pand (huidige marktwaarde) en een advies over de optie van verhuur. Het taxatierapport is als bijlage toegevoegd aan dit plan van aanpak. De taxatiewaarde bedraagt € 2,7 miljoen K.K. Wat betreft verhuurbaarheid geeft KIN makelaars het advies redelijk. Hieronder de tekst zoals opgenomen in het rapport: “Het betreft hier een goede locatie op hoek met goede passantenstromen en een object dat een goede attentiewaarde en uitstraling heeft. De oppervlakte aan kantoorruimte is gezien de grootte van de vestigingsplaats fors, ook gezien de afwezigheid van een NS station en afstand naar de wat grotere steden. Het object is wel goed in te zetten voor deelverhuur. Kijkend naar de huidige bestemming zou hiervoor echter wel ruimte gemaakt moeten worden. De courantheid voor verhuur wordt derhalve als redelijk in geschat.”

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

20

5 Randvoorwaarden en uitgangspunten Op basis van alle beschikbare informatie komen we in dit hoofdstuk tot een overzicht van randvoorwaarden en uitgangspunten voor de benadering van de marktpartijen. Het doel is dit in een volgende stap te vertalen in een Nota van Uitgangspunten die als basis dient voor de uitvraag aan marktpartijen.

5.1

Randvoorwaarden en uitgangspunten

Om te komen tot een goed vervolgproces zijn diverse randvoorwaarden en uitgangspunten van belang. Een deel van die randvoorwaarden en uitgangspunten is van belang om op te nemen in de Nota van Uitgangspunten die de basis vormt voor de uitvraag naar de marktpartijen. Als inleiding starten we met de Omgevingsvisie als ruimtelijk kader. 5.1.1 Omgevingsvisie Hieronder staat een beknopte samenvatting uit paragraaf 3.3 van de omgevingsvisie. Deze paragraaf in de omgevingsvisie richt zich op het centrum. Het centrum van Baarle-Nassau maakt ontegenzeggelijk onderdeel uit van de kwaliteiten die het dorp rijk is. Het centrum van Baarle-Nassau heeft een gevarieerd winkelaanbod met verschillende soorten horeca. Het centrum van Baarle heeft een regionale betekenis en een streekverzorgende functie. Samen met het Belgische deel (Baarle-Hertog) is het centrumgebied een belangrijke toeristische trekpleister, wat bijdraagt aan een aantrekkelijk winkelbestand. Het centrumgebied kent een verscheidenheid aan functies die elkaar afwisselen in straten rondom de Singel, het Sint Annaplein, de Stationsstraat, de Desiree Geeraertstraat, de Kerkstraat, de Nieuwstraat en de Roosakkerstraat. Hier vinden we een mix van detailhandel, horeca, bedrijvigheid en wonen. Langs deze uitvalswegen, neemt naar de woongebieden en dorpsranden de functie wonen steeds meer toe.

Belangrijke openbare voorzieningen, zoals de kerk, het gemeentehuis, het cultureel centrum Baarle (inclusief bibliotheek) en de scholen liggen verspreid over het centrum. Aan de Boschovenseweg bevindt zich een brede school, de Uilenpoort. Hier zijn onder andere een basisschool, jeugdgezondheidszorg, kinderopvang, sporthal en andere maatschappelijke organisaties ondergebracht. De Nederlandse parochiekerk met begraafplaats ligt in dit gebied. Binnen het centrum van Baarle-Nassau zijn bedrijven (buiten horeca en detailhandel) in mindere mate aanwezig. We zetten in op het behoud en de ontwikkeling van bruisend centrum voor zowel bewoners als bezoekers. Het moet de uitstraling en aantrekkingskracht krijgen van weleer, zodat het aantrekkelijk en toegankelijk blijft voor iedereen. Dit houdt in dat we functies, zoals horeca, detailhandel, passende bedrijvigheid en multifunctioneel gebruik van andere maatschappelijke functies concentreren om het centrum te versterken. Functies die niet bijdragen aan deze versterking kunnen elders in de bebouwde kom gehuisvest worden. Om verrommeling en leegstand in het centrum te voorkomen, hanteren we een flexibele benadering die ontwikkelingsruimte biedt. Op die manier kan het centrum toekomstbestendig blijven.

We streven naar kwaliteitsverbetering en een grotere diversiteit in het aanbod met een compleet en kwalitatief goed aanbod van winkels, horeca en voorzieningen in een aantrekkelijke openbare ruimte. Tegelijkertijd willen we dat het centrum compact en goed beloopbaar blijft. Het gemeentehuis en een toekomstige invulling, kan mogelijk een functie vervullen in de verbinding van de centrumgebieden ten noorden en zuiden van het gemeentehuis. Een goed evenwicht tussen bereikbaarheid, parkeermogelijkheden en minder doorgaand verkeer is hierbij essentieel. Ook prettige ontmoetingsplekken met een goede verblijfskwaliteit zijn van belang. Verkeersveiligheid, aantrekkelijkheid en vitaliteit staan voorop bij nieuwe ontwikkelingen in het Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

21

centrum. We richten ons op hogere dichtheden voor woningbouw om zo de nabijheid van de voorzieningen optimaal te benutten en het karakter van een voorzieningenkern te versterken. Een goede ruimtelijke inpasbaarheid is hierbij voorwaardelijk. We hanteren de volgende uitgangspunten voor zowel bestaande functies als nieuwe functies in het centrum: - Een dorpse uitstraling met een stedelijk tintje. - Een compleet en kwalitatief goed aanbod van winkels, horeca en voorzieningen. - Een duurzame en klimaatbestendige openbare ruimte die niet alleen aantrekkelijk en leefbaar is voor bewoners en toeristen, maar ook het vestigingsklimaat voor ondernemers verbetert. - Een goed beloopbaar en dus compact winkelcentrum. - Ontwikkelingsruimte bieden zodat winkels en voorzieningen toekomstbestendig blijven. - Ontwikkelingen doen recht aan de enclavesituatie en cultuurhistorische waarde van de gebouwde en ongebouwde omgeving. - Concentratie van functies die het centrum versterken en bezien of functies die niet bijdragen aan deze versterking elders in de bebouwde kom gehuisvest kunnen worden. - Een prettige ontmoetingsplek met een goede verblijfskwaliteit die de enclavesituatie benut. - Een goede bereikbaarheid met parkeren op loopafstand. 5.1.2 -

-

-

5.1.3 -

-

-

Algemeen De streefdatum voor de start van de uitvoering van de herontwikkeling is zo spoedig mogelijk na de verhuizing van de ambtelijke organisatie naar de centrale huisvesting in Rijen. Het aspect duurzaamheid betrekken we in al zijn facetten bij de plannen bij de realisatie van de huisvesting van de bestuurszetel. Denk hierbij aan het type energievoorziening, de vorm van warmtevoorziening en het energielabel van het gebouw. De bereikbaarheid van de locatie wordt afgestemd op de gehele invulling van het complex. De verkeersbewegingen en parkeervoorziening worden afgestemd op de gehele invulling van het complex. In de plannen is een parkeeroplossing voor zowel auto als fiets opgenomen en indien nodig voor laden en lossen. De realisatie van de huisvesting van de bestuurszetel is een onderdeel van de invulling van de huidige totale locatie. De wegenstructuur en openbare ruimte worden afgestemd op de gehele invulling van het complex. Tevens is afstemming nodig met de kernenvisie, aanpalende gebiedsontwikkelingen en de overige ruimtelijke plannen die hiermee verband houden. De vastgestelde uitgangspunten in de memo “Vaststellen uitgangspunten voor het voor het ontwerpvoorstel voor de huisvesting van de ABG-organisatie” d.d. 13 juli 2021 geldt ook voor deze bestuurszetel.

Functioneel/programma De huisvesting biedt een toekomstbestendige ondersteuning voor gemeentebestuur (college, raad en griffie), de direct publieke dienstverlening, een trouwzaal/raadszaal en een beperkt aantal flex- en aanland werkplekken voor de ABG-medewerkers. Dit programma is apart uitgewerkt in paragraaf 5.2. Bij de keuze voor woningbouw is er dan een kader met betrekking tot de hoeveelheid en type woningbouw. In de scenariostudies van BBN en de marktverkenningen zijn diverse functies benoemd als optie voor een invulling naast de bestuurszetel. Het gaat dan om wonen, kantoren, horeca, maatschappelijk en een combinatie van deze functies. We laten deze keuze bij de marktpartijen liggen omdat die een beter beeld hebben van de vraag vanuit de markt. De wens is om de bestuurszetel te huisvesten in de oudbouw. De vraag aan de markt is echter om ook met een alternatief te komen en hierbij ook het verschil in kosten te duiden.

Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

22

5.1.4 -

-

5.2

Procesmatig Om het proces goed en snel te kunnen voortzetten is er voldoende capaciteit nodig. Enerzijds voor de begeleiding van het proces en anderzijds van de vak afdelingen voor de invulling van de inhoudelijke vraagstukken. Afhankelijk van de rol die de gemeente inneemt in het proces is er voldoende budget nodig om het proces voort te zetten. Er is consensus (inhoudelijk en financieel) over de te nemen besluiten door het college en de gemeenteraad van Baarle-Nassau.

Bestuurszetel Baarle-Nassau

5.2.1 Inleiding In 2019 heeft BBN adviseurs in een advies over de huisvesting opgenomen dat de omvang en invulling van de bestuurszetels afhankelijk is van de omvang van het college en de gemeenteraad. Tevens geeft BBN aan dat de bestuurszetel ten minste bestaat uit: • Werkplekken voor college, raad, secretaris en griffier • Werkplekken voor ondersteuning college en raad • Overlegruimte voor bestuurlijke en ambtelijke overleggen • Werkplekken voor ambtenaren • Raadszaal • Ruimte voor voltrekken van kosteloze huwelijken De publieksfunctie bestaat uit: • Balies voor dienstverlening inwoners • Wachtruimte 5.2.2 Ruimtestaat In 2023 zijn door BBN verschillende scenario’s uitgewerkt voor de bestuurszetel Baarle-Nassau. Het gaat om scenario’s voor de nieuwe invulling van het gemeentehuis.

In dit adviesrapport is ook de bestuurszetel uitgewerkt in functies en benodigde ruimte: • 7 werkruimten, 1 voor burgemeester, 3 voor wethouders, 1 voor de secretaris, 1 voor de griffie en 1 voor ondersteuning, volgens huidige situatie • 8 aanlandplekken, waarvan 4 ARBO conform (plekken waar men de hele dag kan werken) • 4 overlegruimtes (op momenten dat deze niet in gebruik zijn is hier dus ook ‘aanlanden’ mogelijk) • Raad- en trouwzaal conform de huidige opstelling (dubbel gebruik goed mogelijk) • Een servicepunt conform de huidige balies • Handhaving archief bij de bestuurszetel is wenselijk maar niet noodzakelijk Bovenstaande is concreet gemaakt in een ruimtestaat: Ruimte bestuurszetel Burgemeester Wethouder 1 Wethouder 2 Wethouder 3 Secretaris Griffie Ondersteuning Flexkantoor (4 pers.) Aanlandplek politie/BOA/handhaving Overleg (tevens aanlandplek) (4 pers) Overleg (tevens aanlandplek) (6 pers) Overleg (tevens aanlandplek) (8 pers) Plan van aanpak Bestuurszetel gemeente Baarle-Nassau

M2 40 m2 18 m2 18 m2 18 m2 30 m2 30 m2 30 m2 30 m2 12 m2 12 m2 16 m2 20 m2 23

Raadzaal Voorzieningen raadzaal Subtotaal bestuurszetel Ruimte baliefunctie Frontoffice met receptiefunctie Ruimte voor bodes Spreekkamers (2x12) Entree, wachtruimte Pantry (keukenfaciliteit) Archief Subtotaal baliefunctie + archief Totaal (fno) Tarra 30% Totaal BVO

160 m2 20 m2 454 m2 20 m2 12 m2 24 m2 100 m2 8 m2 40 m2 204 m2 658 m2 197 m2 855 m2

Zaken die nog spelen bij de realisatie van de Bestuurszetel: • Het is niet nodig om extra ruimte te voorzien voor fractie-overleggen. • Crisisruimte niet extra voorzien, kan in burgemeesterskamer of raadszaal. • Het dienstverleningsconcept moet nog nader worden uitgewerkt (balies/gastheer/-vrouw, etc.) mede in relatie tot de benodigde ruimte. • Wat is er wettelijk nodig aan kolf-/gebedsruimte/EHBO in een bestuurszetel? • Willen we rekening houden met ruimte voor het Dorpsteam? Van de huidige 2.800 m2 is op dit moment 950 m2 in gebruik als bestuurszetel en baliefunctie (het archief is hierin niet meegenomen): Balies, inclusief entree e.d. Spreekkamers Raad/trouwzaal Werkplekken bestuur en griffie Totaal

225 m2 41 m2 342 m2 342 m2 950 m2

De door BBN voorgestelde meters zijn iets minder dan de huidige situatie maar een aannemelijk uitgangspunt bij een nieuwe verdeling van ruimte. In een volgende stap maken we de invulling van de bestuurszetel nog een stap concreter in een programma van eisen of Nota van uitgangspunten bij de uitvraag naar de markt.

5.3

Juridische aspecten

5.3.1 Ruimtelijke en architectonische kaders In de eerste plaats is een ruimtelijke procedure nodig om andere functies mogelijk te maken binnen het bestaande gebouw. Zeker als het gaat om bijvoorbeeld wonen. In de doorlooptijd moet rekening gehouden worden met deze procedure en de noodzakelijke onderzoeken. Bij een uitvraag is het wenselijk ook architectonische kaders mee te geven die voornamelijk betrekking hebben op de omvang van de hoofdbebouwing, de mogelijkheden met betrekking tot balkons of loggia’s en het type daken (bijvoorbeeld groene bedekking). Omdat we met de oudbouw te maken hebben met een gemeentelijk monument is het uitvoeren van een cultuurhistorisch onderzoek wenselijk ten behoeve van de ruimtelijke en architectonische kaders. Het uitvoeren van de diverse onderzoeken ten behoeve van de ruimtelijke procedure liggen bij een toekomstige marktpartij.