SB24.06.07C Jaarverslag 2023 (met daarin de jaarrekening 2023)

Stevig fundament Interview voorzitter ondernemingsraad ''Het is onze taak om de stem van de medewerker te zijn'' ECGEo en ICT NML gaan samen verder ''Krachten bundelen, succes vergroten'' Projectmanager ICT NML ''Positieve geluiden van gebruikers word ik blij van''

Voorwoord 'Als ik op 2023 terugkijk kom ik tot de conclusie dat ik heb gevonden waar ik naar op zoek was: organisatiedynamiek. Begin 2023 stonden we meteen op scherp. Het jaar werd ingeluid met een heuse escalatie in het project nieuw werkplek concept, waarbij we een stevig beroep moesten doen op twee leveranciers én een aantal van onze eigen medewerkers. Nog net voor de overgang van hoop naar wanhoop werd het euvel – een ‘vinkje’ – getackeld en kon het project worden voortgezet. Inmiddels zijn Someren, Asten én Venlo voorzien van een managed werkplek en worden de nodige stappen gezet voor de volgende deelnemers. De gemeenten Asten en Someren kozen na uitgebreid onderzoek beiden voor ICT NML als partner voor een toekomstbestendige en veilige ICTomgeving. Zo makkelijk als dit nu hier geschreven staat, zo complex is het daadwerkelijk operationaliseren ervan gebleken. Met inzet van alle partijen (Asten, Someren en ICT NML) en door te leren van én met elkaar, hebben we belangrijke stappen gezet en is het project op dit moment van schrijven nagenoeg afgerond. De TGV waar ik november 2022 op ben gesprongen raasde door 2023. We zijn ambitieus, gedisciplineerd, vallen en staan weer op, leren en tonen doorzettingsvermogen. Vele werkzaamheden laten zich qua inzet van sociaal kapitaal goed plannen en de afgesproken resultaten zijn op moment x aardig tot goed voorspelbaar.

Wel merken we steeds meer dat we op sommige kennisgebieden formatief gezien krap zitten en kwetsbaar zijn. Op het gebied van projecten die reeds een lange historie kennen, blijft het vaak nog spannend en is de voorspelbaarheid qua inzet van sociaal kapitaal en de afgesproken resultaten mede afhankelijk van een beetje ‘geluk’. Daarom sta ik expliciet stil bij het doorzettingsvermogen van onze medewerkers en bij de goede relaties die we hebben opgebouwd met de deelnemende gemeenten en leveranciers. Dankzij deze drive en waardevolle relaties hebben we samen grootse technische uitdagingen overwonnen en mooie resultaten behaald.

2 4

Ook sta ik nog even kort stil bij de majeure verstoring van ons netwerk die zich in juni 2023 heeft voorgedaan. Een verstoring die ik in meer dan 30 jaar qua omvang en impact op eindgebruikers en dienstverlening richting burgers niet eerder heb meegemaakt. Na onderzoek en uitgebreid testen keerde de stabiliteit en beschikbaarheid van ons netwerk terug en zijn verdere verstoringen van deze omgang uitgebleven. Ik ervaar ICT NML als een organisatie met een sterke operationele focus, waarbij (soms met bovenmenselijke inspanningen) mooie technische resultaten worden behaald. Inmiddels is de fase aangebroken waarin we slimmer moeten gaan werken in plaats van harder. Het hebben van processen, toezien op de naleving en continue ontwikkeling ervan én een geoliede ondersteunende bedrijfsvoering zijn hierbij evident. Hier hebben we in 2023 flinke stappen gezet en het uitvoeren van processen staat binnen ICT NML symbool voor beweging. Belangrijke factoren vormen technologische ontwikkelingen en inzet van IT en mensen. We merken dat we qua bedrijfsvoering krap zitten qua formatie en kwetsbaar zijn. Bovendien zijn we nog te vaak bezig met ondersteuningsvraagstukken in plaats van tactische en strategische vraagstukken. Aandachtspunten dus voor de komende periode. Ik wens u veel leesplezier en spreek de wens uit dat we in 2024 samen weer mooie stappen gaan zetten.

Jürgen Tessers Directeur ICT NML

3 4

Inhoudsopgave 2

Voorwoord Jürgen Tessers

5

Gerealiseerd in 2023

7

ECGEo en ICT NML slaan handen ineen - Jurgen Tessers en Rob Claassen

9

Steentje bijdragen aan de organisatie - Interview Paul Hermans

11

Beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid: een essentiële drie eenheid - interview Joost Poulissen en Joop Beris

12

De stem van de klant KTO 2023 - Servicemanagement

14

Centrale organisatie Functioneel beheer M365: minder kwetsbaar, meer continuïtei - interview Jennifer Roesberry en Jeroen Kusters

16

Vooruit blijven denken om bij de tijd te blijven - interview Ronald van Lijf

19

Ongekende inflatie, geen onvoorziene verassingen: 2023 was een prima jaar - interview Rob Vernhout

20

Jaarrekening financieel verslag 2023

47

Slotwoord en vooruitblik 2024

Gerealiseerd in 2023 Transitie ECGeo naar ICT NML - HBO en MBO stagiaires - Implementatie SIEM-SOC - Jaarlijkse uitwijktest - Processen inzichtelijk - Proceseigenaren benoemd - 10 jaar ICT NML - Implementatie Planningstool (Gripp) - Start team Functioneel Beheer - Livegang Changeproces Eva - Komst van coördinatoren - Klanttevredenheidsonderzoek Project Bestelproces afgerond - Oplevering ICT NML projecthandboek Voorbereidingen nieuwe salarisadministratie - Implementatie storage M365 back-up - Afronding project Netwerk Redesign Toetreding gemeente Asten en Someren - Eerste editie Connected (medewerkersmagazine) Verbeteringen TOPdesk - Product ownership Migratie NSX-V - POP-plannen - Beheer op orde (team Infrastructuur) Implementatie Workplacemanagement (Asana) - Uitrol Managed werkplek (Asten, Someren en Venlo) -

Toetreding Asten en Someren “Een van de belangrijke projecten in 2023 was de toetreding van de gemeenten Asten en Someren. Het project dat in 2021 van start ging was ook in 2023 nog steeds een groot(s) project. Dit vanwege voortschrijdende inzichten die tijdens he project ontstonden. Voorbeelden hiervan zijn de implementatie van het managed laptop-concept en de keuze om alle servers en applicaties opnieuw te installeren in plaats van te migreren en wat te zeggen van Exchange Online. Hoewel deze inzichten en keuzes de doorlooptijd en resourcebehoefte beïnvloedde, plukken we nu de vruchten van deze keuzes, waardoor Asten en Someren deels voorlopen op andere deelnemers. In 2024 zetten we de puntjes op de i en vindt de evaluatie en afronding plaats.”

5

ECGeo en ICT NML slaan handen ineen

6

In 2020 is het uitvoeringsverband ECGeo geëvalueerd met als conclusie dat ECGeo sinds de start in 2017 was gegroeid tot een kansrijke en solide organisatie. Aanbeveling vanuit het onderzoek was wel om de samenwerking robuuster onder te brengen. Met als belangrijkste doel de organisatie toekomstbestendiger te maken én klaar te zijn voor de snelle ontwikkelingen binnen het geo-domein. Samen verder Na het onderzoeken van een aantal scenario’s kwam het samengaan van ECGeo en ICT NML als sterkste optie uit de bus. In 2021 is de business case uitgewerkt, in 2022 hebben de colleges van Leudal, Nederweert, Roermond en Weert een ontwerpbesluit genomen om de transitie te starten. In 2023 is hard gewerkt om op ambtelijk niveau alles voor te bereiden en om juridisch een en ander goed te regelen. Zo is er een nieuwe gemeenschappelijke regeling opgesteld en zijn de voorbereidingen voor de daadwerkelijke transitie gestart. Daarnaast is er een plan opgesteld en zijn de eerste acties ondernomen om te zorgen dat het team van ECGeo daadwerkelijk onderdeel wordt én ECGeo en ICT NML samen een toekomstbestendige organisatie vormen. Eind 2023 is de besluitvorming officieel afgerond, waarvoor we alle betrokkenen zeer dankbaar zijn. Uitdagingen Zoals bij alle veranderingen hebben we ook met het samengaan van ICT NML en ECGeo de nodige uitdagingen gekend.

Wijzigingen zoals het samengaan va ECGeo en ICT NML vragen een gedegen voorbereiding. Onderzoek van scenario’s, het uitwerken van een business case, juridisch zaken goed borgen en bestuurlijke besluitvorming vragen tijd en veroorzaken vaak onrust bij direct betrokkenen. De impact op de teams is fors en medewerkers voelden onrust of onzekerheid. Een flink deel van het team, wist de rust te bewaren en bleef aan bord. Helaas heeft een klein deel de keuze gemaakt om andere stappen te zetten. Maar ook praktisch waren er uitdagingen voldoende. De verbouwing van de 2e etage was op papier snel gepland. De praktijk bleek helaas weerbarstiger, onvoldoende beschikbaarheid van vakmensen, stijgende prijzen, het zorgde voor vertraging. Toch is de verbouwing een feit. Vanaf januari 2024 is ook het team van ECGeo gehuisvest op de Godsweerderstraat. Blik vooruit ICT NML en ECGeo gaan in 2024 samen aan de slag om maximaal te profiteren van elkaars kracht. Zowel MT als de medewerkers kijken uit naar de nieuwe samenwerking, naar een gezamenlijke ontwikkeling. En hoewel in het afgelopen jaren niet altijd eenvoudig was, is er nu rust en wordt er weer gelachen. Zijn er dan geen uitdagingen meer? Jazeker wel, qua formatie is ECGeo nog niet op volle kracht en de plannen die gemaakt zijn, vragen nu om realisatie.

Door er echter samen de schouders onder te zetten, aandacht te hebben voor verschillen, door minder goede keuzes durven toe te geven en te leren van gemaakte fouten, kunnen we de klus klaren en samen nog vele mooie stappen zetten.

716

Paul Hermans

-Voorzitter ondernemingsraad-

8

Interview

''Steentje bijdragen aan de organisatie'' Voor het jaarverslag gaan we dit keer in gesprek met Paul Hermans. Paul is coördinator werkplekbeheer bij ICT NML en sinds april 2023 is hij voorzitter van de OR. Paul faciliteert en ondersteunt team werkplekbeheer bij het effectief en veilig beheren van werkplekken. Naast deze vakinhoudelijke rol wilde hij ook zijn steentje bijdragen aan de organisatie en daarom stelde hij zich in 2023 kandidaat voor de ondernemingsraad. “Op 19 april 2023 ben ik gekozen en kort daarna hebben we binnen onze driekoppige OR de taken verdeeld. Vanaf dat moment aan mij de eer om voorzitter te zijn, Dennis Hinssen en Yannick Zelen maken de OR compleet. De eerste periode na de verkiezingen hebben vooral in het teken gestaan van overdracht en inwerken. En dat is bijzonder plezierig verlopen; dank aan onze voorgangers. Het belangrijkste vind ik dat we als OR een constructief kritische gesprekspartner zijn voor het MT. We kijken en denken mee over beleid en hoe we als ICT NML een aantrekkelijke werkgever zijn en blijven. Ook hebben we een controlerende rol richting onze werkgever, zodat we zeker zijn dat alles conform de geldende wet- en regelgeving verloopt. En hoewel we als OR nog kort actief zijn in deze samenstelling, is de conclusie gelukkig dat we vooral proactief aan de slag kunnen en vooral als klankbord en gesprekpartner met het management optrekken.

De samenwerking tussen OR en MT is heel prettig, constructief en opbouwend.“ In 2023 zijn we als OR onder andere actief betrokken geweest bij de volgende onderwerpen: De aansluiting van ECGeo bij ICT NML, hierbij hebben we als OR zowel gekeken naar de aspecten vanuit de werkgever, maar zeker ook gekeken vanuit het werknemersperspectief van zowel ICT NML als ECGeo. De onduidelijkheid rondom declaraties hebben we op de agenda gezet waardoor het proces en de communicatie over declaraties verbeterd is. Afgelopen jaar werd meer dan eens duidelijk dat de topkoeling niet naar behoren werkte, waardoor de temperatuur in de zomer niet prettig was. Het probleem was niet direct structureel op te lossen. Door echter in gesprek te gaan met de werkgever zijn er extra voorzieningen beschikbaar gesteld (koelkast, frisdrank) en worden gesprekken gevoerd over een structurele oplossing. Uitdagingen voor 2024 “Als eerste gaan we als OR kijken hoe we onze eigen communicatie kunnen verbeteren, zodat medewerkers een goed beeld hebben waar we als OR mee bezig zijn. Ook kijken we naar een manier om bij medewerkers input op te halen over onderwerpen waarvan zij vinden dat we die als OR bespreekbaar moeten maken. Uiteraard volgen we de integratie van ICT NML en ECGeo goed. En tot slot staat vitaliteit op de agenda.

Vier mooie onderwerpen waar we ons dit jaar onder meer op richten en die bijdragen aan de professionalisering die ICT NML doormaakt.

7 9

Interview ''Beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid: een essentiële drie eenheid'' Digitalisering en technologische ontwikkelingen maken dat de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie steeds noodzakelijker wordt. Data en informatie zijn onmisbaar en om die reden interessant voor kwaadwillende. Als organisatie wil je niet dat gegevens op straat komen te liggen en daarom kan geen enkele organisatie om informatiebeveiliging heen. ICT NML draagt naast de verantwoordelijkheid voor data en informatie van de eigen organisatie ook verantwoordelijkheid voor gegevens van de aangesloten gemeenten. Vanaf eind 2022 staat informatiebeveiliging hoog op de agenda van het MT en in 2023 zijn mooie stappen gemaakt. Joop Beris en Joost Poulissen vertellen graag over de stappen die gezet zijn en kijken vooruit.

Joop & Joost Beris Poulissen - CISO -

- Teamleider -

10

Joop Beris (CISO): “Informatiebeveiliging kan alleen werken als het voldoende aandacht en prioriteit krijgt. Alleen dan kun je stappen zetten.” “Het besef dat onze verantwoordelijkheid verder gaat dan de eigen systemen, zorgde ervoor dat we eind 2022 een actieplan Informatiebeveiliging hebben opgesteld”, aldus Joost Poulissen - MT lid en verantwoordelijk voor veel beheersprocessen waar ook informatiebeveiliging prominent aanwezig is. “Er is meer aandacht voor het planmatig patchen van alle producten, zodat het beheer op orde is, de omgeving stabiel is én er voldoende aandacht is voor kwetsbaarheden en eventuele bugs. Ook hebben we Product Ownership ingevoerd, waarmee er altijd iemand verantwoordelijk is voor de kwaliteit en beschikbaarheid van een product. Deze acties hebben er voor gezorgd dat er een stabiele en betrouwbare basis is.” Basis op orde en dan… Met de basis op orde hebben we ervoor gekozen om een CERT-proces uit te werken en een Security Incident & Even Management (SIEM) te implementeren. CERT staat voor Computer Emergency Response Team. Dit betekent dat er bij een grote storing of kwetsbaarheid het CERT-proces in werking treedt. Dit proces start met het samenstellen van een CERT-team dat vanaf dat moment één taak heeft: het oplossen van de calamiteit.

Afhankelijk van de aard van de calamiteit wordt gekeken welke kennis, expertise en bevoegdheden nodig zijn en dat bepaalt wie er deelnemen aan het team. Joost: “Dankzij deze werkwijze kunnen we gestructureerd reageren en actie ondernemen, er wordt capaciteit beschikbaar gesteld, de verwachtingen zijn voor iedereen helder en de oplossing is sneller voorhanden, omdat direct gewerkt kan worden aan het oplossen van de calamiteit.” “Security Incident & Even Management – kortweg SIEM - zorgt samen met SOC (Security Operations Center) voor 24/7 monitoring, detectie en melding van security incidenten binnen een IT-omgeving. Door deze monitoring te automatiseren en gebruik te maken van slimme technieken ontstaat inzicht en worden mogelijke calamiteiten en verdacht gedrag eerder zichtbaar. Met als belangrijkste voordeel dat het mogelijk wordt om proactief stappen te ondernemen en problemen te voorkomen of schade te beperken. Een prachtig hulpmiddel om de veiligheid van de IT omgeving op niveau te houden”, aldus Joop. Joost: “In 2024 gaan we informatiebeveiliging als proces doorontwikkelen. Dat wil zeggen dat informatiebeveiliging aanhaakt bij alle processen om zo maximaal aan te sluiten bij de bestaande regelgeving. Ook gaan we onze primaire processen onder de loep nemen en in kaart brengen wat er nodig is om ook in tijden van calamiteiten deze processen draaiend te houden.

En we nemen het autorisatiebeheersproces nog eens kritisch onder de loep, zodat we nog beter grip krijgen op de toegangsrechten én we ook eenvoudig kunnen aantonen hoe een en ander georganiseerd is. Tot zover de doelen voor onze eigen organisatie.” “Als we kijken naar projecten voor de aangesloten gemeenten dan gaan we in kaart brengen hoe we het informatiebeveiligingsincidentenproces voor hen kunnen inzetten. In samenwerking met elke deelnemende gemeente bekijken we wat de behoeften zijn en hoe opvolging van de meldingen het beste structureel georganiseerd en geborgd kan worden. En last but not least gaan we een uniform proces ontwikkelen voor leverancierstoegang, zodat ook op dit vlak de veiligheid beter gewaarborgd kan worden.”

10 11

KTO Eind 2023 is er vanuit ICTNML wederom een klanttevredenheidonderzoek gehouden onder de gebruikers bij alle deelnemende gemeenten. Gemeenten hebben hun gebruikers uitgenodigd om de enquête in te vullen. De input uit het tevredenheidsonderzoek geeft ons waardevolle informatie over hoe gebruikers onze dienstverlening ervaren en waarderen. En dat geeft biedt ons houvast bij het bepalen van ontwikkelingen.

Ruim 3.500 gebruikers bij 6 gemeenten 566 respondenten 38 informatie & advies medewerkers 35 leidinggevenden 454 eindgebruikers 39 applicatiebeheerders.

10 9

Speerpunten om in 2024 dit resultaat vast te houden en te verbeteren. Printers Het printen van grote(re) bestanden Wifi Dekkingsonderzoek Eva Vindbaarheid ''Eva'' verbeteren Handleidingen up-to-date brengen en houden Minder vaktaal gebruiken Zoektermen verbeteren Communicatie met gebruikers Klantgerichtheid verhogen (ken je klant) Aanwezigheid/ aanspreekpunt op locaties verhogen Vaker de klant telefonisch proberen te bereiken Algemeen ''Onboarding'' verbeteren op gebied van eerste gebruik apparatuur

8 Eindgebruikers

7,1 6,7

I&A medewerkers

7 6

Applicatiebeheerders

7,2 7,0

Leidinggevenden

5 4 3 2 1

127

Jeroen & Jennifer Kusters Roesberry - Senior Functioneel beheerder -

- Senior Functioneel beheerder Microsoft 365 -

13

Interview “Centrale organisatie Functioneel Beheer M365: minder kwetsbaar, meer continuïteit” Jeroen Kusters vormt sinds medio 2023 een team met Jennifer Roesberry. Zij vormen – nu nog samen, maar vanaf maart 2024 sluit ook Yannick Zelen bij hen aan – het team Functioneel Beheer. Zij staan aan de lat om te zorgen voor stabiliteit en gebruiksvriendelijkheid van beschikbare applicaties. Want na de aanschaf van een applicatie begint het eigenlijk pas, dan volgt de inrichting, zodat een applicatie qua processen, beveiliging, werkwijze zo beheersbaar, gebruiksvriendelijk en stabiel mogelijk ingericht wordt. Functioneel beheerders zorgen dat waar nodig processen worden aangepast, applicaties zo optimaal mogelijk ingericht worden en dat gebruikers op de hoogte zijn van het juiste gebruik van een applicatie. Centraliseren Tot voor kort verzorgde ICT NML het functionele beheer voor de eigen applicaties en gemeenten deden dit voor de applicaties die zij in gebruik hadden. Vaak is het een extra taak die belegd wordt bij een medewerker, zonder dat hier specifiek tijd voor beschikbaar is. Microsoft365 biedt vele mogelijkheden en daarmee vraagt dit ook aanzienlijk meer tijd, kennis en expertise vanuit functioneel beheer. Daarom is besloten om het functioneel beheer voor Microsoft 365 - van zowel de eigen organisatie als alle aangesloten gemeenten - bij ICT NML te beleggen.

En dat betekende het opnieuw organiseren van functioneel beheer. Teamwork Tot de komst van Jennifer was Jeroen functioneel beheerder bij ICT NML. Maar deze verandering vraagt om meer kennis, meer tijd en meer stabiliteit en daarmee werd het tijd voor het formeren van een team Functioneel Beheer. Jennifer was senior servicedeskmedewerker bij de Veiligheidsregio en had daar het functioneel beheer van Microsoft 365 binnen haar takenpakket. De ervaring die zij al heeft opgedaan is van onschatbare waarde en complementair aan de ervaring van Jeroen. Met de komst van Yannick in 2024 als junior functioneel beheerder, maar met een flinke dosis ervaring bij gebruikersondersteuning, is het team voor nu compleet en klaar om de nieuwe taak op zich te nemen. Scope afbakenen en werkafspraken vastleggen In 2023 hebben Jeroen en Jennifer zich voornamelijk bezig gehouden met het afbakenen van de scope en het opzetten van een baseline en security richtlijn en het bepalen van de werkafspraken met betrekking tot beheersbaarheid. Het uitgangspunt is hierbij dat 80% voor alle partijen gelijk is en een klein deel maatwerk mogelijk is. Ook is gekeken naar een goede verdeling van de applicaties binnen het team Functioneel Beheer en er is een eerste inventarisatie gestart om te zien wat de voor- en nadelen zijn van het eventueel centraal organiseren van het functioneel beheer van TOPdesk.

13 14

Ronald van Lijf

- Projectmanager ICT NML -

15

Interview

''Vooruit blijven denken om bij de tijd te blijven'' Toen begin 2020 de pandemie uitbrak werden ICT NML en haar deelnemers gedwongen tot een andere manier van werken. Medewerkers werkten massaal vanuit huis en Microsoft Teams werd versneld uitgerold als communicatiemiddel. Later vroegen we ons af of we ooit nog terug gaan naar werken op kantoor en wat het betekent wanneer er een nieuw normaal ontstaat. Deze verandering, de nieuwe mogelijkheden, de behoefte aan het verbeteren van de veiligheid en beheersbaarheid en de onzekerheid van de toekomst vereisen flexibiliteit en aanpassing van ons werkplekconcept. En met dat gegeven is Projectmanager Ronald van Lijf aan de slag gegaan. In dit artikel blikt Ronald terug op het project. Toekomstbestendige werkplek “Het bestaande werkplekconcept vormde een prima basis, echter het voldeed niet meer aan de behoeften van gemeenten en gebruikers. Bij het bestaande werkplekconcept was het uitgangspunt dat elk apparaat gebruikt kon worden om te werken. In de nieuwe situatie is dat beperkter mogelijk, het nieuwe werkplekconcept zet in op zogenaamde ‘managed devices’, ofwel er kan gewerkt worden op een “veilig” apparaat dat door de werkgever wordt aangeboden. Zo zijn we beter in staat om een veilige, toekomstbestendige werkomgeving te bieden én kunnen we betere ondersteuning bieden aan gebruikers.

Daarnaast is er de mogelijkheid om via het WorkspaceOne HUB portaal applicaties aan te bieden. Hierdoor heeft de gebruiker sneller toegang heeft tot applicaties en data doordat er niet meer ingelogd hoeft te worden in de VDI werkomgeving. Plan van aanpak “In 2022 zijn de voorbereidingen voor het nieuwe werkplekconcept van start gegaan. In 2023 stond de uitrol en implementatie centraal. We zijn “noodgedwongen" van start gegaan zonder een zogenaamde Proof of Concept (pilotfase) en dat is meteen een leerpunt naar volgende projecten. Sla in welke situatie dan ook nooit de pilotfase over, ook al loopt een project hierdoor vertraging op. Het jaar werd namelijk ingeluid met een heuse escalatie in het project ‘nieuw werkplek concept’, waarbij we een stevig beroep moesten doen op twee van onze leveranciers én een aantal van onze eigen medewerkers. Nog net voor de overgang van hoop naar wanhoop werd het euvel getackeld en kon het project worden voortgezet. En ondanks de moeizame start en de vele leerpunten is in 2023 de uitrol van het nieuwe werkplekconcept volledig gerealiseerd bij de gemeenten Asten, Someren en Venlo. Dit dankzij de goede en zeer prettige samenwerking tussen de gemeenten en het projectteam. Tevens zijn gelijktijdig alle beeldschermen vervangen. Een aanvulling aan het project dat echt een nauwe samenwerking tussen het ICT NML project en de gemeenten vereiste.

16 19

Wat anders met de kennis van nu? “Voor aanvang van het project hebben we de impact en grootte onvoldoende op waarde ingeschat. Hierdoor is in een latere fase te snel gekozen om direct op de werkvloer het nieuwe werkplekconcept te lanceren. Door vooraf de impact nauwkeuriger in kaart te brengen én door altijd een POC fase te volgen, krijg je een efficiëntere en minder risicovolle implementatie. Ook op gebied van communicatie hebben we een aantal verbeterpunten geconstateerd. Door vooraf de verwachtingen zo concreet en helder mogelijk te duiden, worden misverstanden en onnodig gevoel van vertraging voorkomen.” Blik vooruit “Waar ik het meest blij van word is dat gebruikers die vooraf sceptisch waren, nu zeer positief zijn. Men hoeft minder in te loggen, het inloggen verloopt sneller en de werkomgeving is stabieler. Daarnaast kijk ik uit naar de implementatie bij de gemeenten Nederweert, Roermond en Weert. Als alles volgens planning verloopt dan ronden we eind 2024 het project af en dragen we het over naar de reguliere ondersteuning.“

20 17

Rob Vernhout -Controller ICT NML-

Interview

''Ongekende inflatie, geen onvoorziene verassingen: 2023 was een prima jaar'' “Het eerste woord dat bij me op komt als je me vraagt wat voor jaar 2023 was, is het woord prima. Ondanks dat het een jaar was met ongekende inflatie. Gedurende het jaar hebben we daarom de cijfers bijgesteld, maar gelukkig bleek aan het einde van het jaar dat we een licht overschot konden noteren. Zwarte cijfers in lijn met de prognoses; geen verrassingen in de jaarcijfers. Het nieuwe financiële systeem dankzij de samenwerking met Crowe en de rapportages uit Power BI hebben hier ongetwijfeld aan bijgedragen.” Uitdagingen De uitdaging in 2023 lag dan ook meer bij het aanpassen van de financiële processen dan op het realiseren van een goed financieel resultaat. Het loskoppelen van de administratie van gemeente Venlo en het goed inrichten van de eigen administratie vergde meer tijd en inzet dan vooraf verwacht. Dit heeft er ook voor gezorgd dat de overgang naar een zelfstandig salarisadministratie in 2023 wel is voorbereid maar nog niet werkelijk in gang is gezet. In 2024 gaan we daadwerkelijk over. Ook het bouwen van de verschillende rapportages in Power BI om goed inzicht te krijgen en besluiten te kunnen nemen op basis van real-time informatie en tijdig te kunnen bijsturen indien nodig, heeft de nodige tijd gevraagd. En laten we de voorbereidingen om ICT NML en ECGeo samen te voegen niet vergeten.

Maar alle inspanningen zijn niet zonder resultaat gebleven en dus kijk ik terug op een prima 2023.” Doorpakken in 2024 Er is een mooi, stevig fundament en dat betekent dat we in 2024 kunnen door ontwikkelen. Zo richten we ons op het volledig integreren van ECGeo en het benutten van de inzichten vanuit PowerBI. De HR Processen en nieuwe salarisadministratie hebben onze volle aandacht. Aandacht voor het repareren van zaken die (nog) niet goed gaan, voor heldere communicatie en waar nodig extra uitleg om nieuwe processen goed te laten landen. En natuurlijk gaan we ook aan de slag met de informatie die beschikbaar komt met het gebruik van de nieuwe systemen. En tot slot starten we dit jaar met de zero-base opbouw van de begroting van 2025. Een wens die we al meerdere jaren hebben, maar die vanwege andere prioriteiten is doorgeschoven. Door de begroting vanaf de basis opnieuw op te bouwen, zetten we de doelstellingen centraal in plaats van het budget van voorgaande jaren, krijgen we meer inzicht in de kostenstructuur en worden kosten toegekend aan de juiste activiteiten.

22 19

Jaarrekening Financieel verslag 2023 Jaarverslag 2023: versie ten behoeve van bestuur maart 2024

20 23

Inhoud jaarrekening

22

Financiële samenvatting

22

Programmaplan

24

Programmaplan automatisering Programma bedrijfsvoering / overzicht overhead Overzicht heffing Vennootschapbelasting Overzicht algemene dekkingsmiddelen Overzicht onvoorzien Beleidsindicatoren

25

Paragrafen

22 23 23 23 23

31

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Paragraaf financiering

34

Jaarrekening

25

34 35 36 37 39 42 42 42 44 44 45

Balans per 31 december 2023 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2023 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Toelichting op de balans Toelichting op het overzicht baten en lasten Overzicht incidentele baten en lasten Structureel begrotingsevenwicht Informatie Wet Normering Topinkomens (WNT) Analyse begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid Taakvelden Rechtmatigheidsverantwoording

24 21

Financiële samenvatting De jaarrekening 2023 van ICT NML sluit met een voordelig financieel resultaat van afgerond € 141.000. Het voordelig resultaat van deze jaarrekening ontstaat enerzijds door lagere leasekosten en datacommunicatiekosten en anderzijds hogere licentiekosten en hogere personeels- en inhuurkosten. Dit alles past in de transitie van langdurige leasekosten naar meer reguliere operationele kosten zoals licentiekosten en personeelskosten. Eind 2023 is reeds € 320.000 terugbetaald aan de deelnemende gemeenten middels de 2e begrotingswijziging 2023. ICT NML stelt voor om het voordelig resultaat 2023 te reserveren voor het archiefwaardig worden van ICT NML en inhuur van noodzakelijk personeel in 2024 (secretariaat, control, projectleider etc).

Programmaplan Programma automatisering Vanuit de visie ICT NML is het volgende geformuleerd met betrekking tot dit programma: “ICT Noord- en Midden Limburg (ICT NML) is een gerenommeerde ICT-dienstverlener die zowel de lokale overheid als haar ketenpartners: helpt te excelleren door snel, goed en slim gebruik te maken van technische mogelijkheden; aanzet tot synergie-effecten; maximaal ontzorgt. ICT NML biedt in beginsel een gemeenschappelijk automatiseringsplatform waarop het goed samenwerken is. Dit is randvoorwaardelijk voor verdere digitale samenwerking. ICT NML heeft ondernemerschap hoog in het vaandel staan. Zij is een wendbare en weerbare organisatie die borg staat voor de kwaliteit van dienstverlening en voorbereid is op de toekomst. Niet alleen haar eigen toekomst, maar ook op de toekomst van haar deelnemers. De basis tot samenwerken is neergezet. De volgende kernwaarden geven daarbij richting aan ons handelen en gedrag: passie, vertrouwen, eenvoud en flexibiliteit.” De onderdelen ‘Wat hebben we bereikt?’ en ‘Wat hebben we daarvoor gedaan?’ zijn nader uitgewerkt in het inhoudelijke verslag dat u eerder heeft aangetroffen. Wat heeft het gekost?

Voor de verschillenanalyse wordt verwezen naar pagina 39 en verder.

25 22

Programma bedrijfsvoering / overzicht overhead Het programma Bedrijfsvoering bestaat uit de PIOFACH taken, zijnde personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting. De onderdelen ‘Wat hebben we bereikt?’ en ‘Wat hebben we daarvoor gedaan?’ zijn nader uitgewerkt in het inhoudelijke verslag dat u eerder heeft aangetroffen. Wat heeft het gekost?

Voor de verschillenanalyse wordt verwezen naar pagina 39 en verder.

Overzicht heffing vennootschapsbelasting Medio 2020 is bekrachtigd dat de Gemeenschappelijke Regeling ICT NML valt onder de vrijstelling van art. 8f, lid 1, onderdeel c Wet Vpb 1969. Hierdoor is de Gemeenschappelijke Regeling, voor zover de huidige activiteiten niet wijzigen, vrijgesteld tot het doen van aangiften vennootschapsbelasting.

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Voor ICT NML zijn de algemene dekkingsmiddelen niet van toepassing.

Overzicht onvoorzien ICT NML heeft een post onvoorzien opgenomen van € 50.000. Onvoorziene kosten worden integraal geboekt en toegelicht binnen de programma’s. Deze post is bij de 2e rapportage 2023 afgeraamd vanwege de financieel positieve prognose.

23 27

Beleidsindicatoren Vanuit de BBV (Besluit Begroten en Verantwoording) is het verplicht om over de volgende beleidsindicatoren te rapporteren:

28 24

Paragrafen Voor ICT NML zijn de paragrafen weerstandsvermogen en risicobeheersing en de treasuryparagraaf van toepassing. Voor de paragraaf bedrijfsvoering wordt verwezen naar het programma Bedrijfsvoering/overzicht overhead.

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Risicomanagementbeleid vastgesteld

In 2020 heeft ICT NML het risicomanagementbeleid vastgesteld. Met het toepassen van risicomanagement streeft ICT NML de volgende doelstelling na: het sturen op risico’s; het inzichtelijk maken van de risico’s die de organisatie loopt; zorgdragen dat risico’s zo weinig mogelijk effect hebben op de uitvoering van bestaand beleid en voorzieningen; zorgdragen voor de continuïteit van de dienstverlening; beheersen van processen in de organisatie; het maken van verantwoorde keuzes met betrekking tot het al dan niet nemen van risico’s; voldoen aan de wettelijke vereisten omtrent het weerstandsvermogen uit de Besluit begroting en verantwoording (BVV); risicobewustzijn van (medewerkers van) de organisatie stimuleren en vergroten; optimaliseren van de risicokosten (kosten van preventie, verzekeringspremies en eigen schades).

Risicomanagementbeleid vastgesteld Het risicomanagementproces is het continue proces van risico’s in beeld krijgen, kwantificeren en afwegen of en welke beheersmaatregelen er genomen moeten worden. Het doorlopen van het risicomanagementproces is dus het uitvoeren van een risicoanalyse. Het risicomanagementproces kan per organisatieonderdeel of project worden doorlopen en het kan zo vaak worden doorlopen als men wenst. Het risicomanagementproces bestaat uit de stappen context, identificatie, analyse en beoordeling, afwegen alternatieven, uitvoeren beheer strategie en evaluatie.

25 29

Identificatie risico's In deze fase worden alle potentiële risico’s geïdentificeerd. Hierbij valt te denken aan een breed scala aan soorten risico’s, zoals milieurisico’s, aansprakelijkheidsrisico’s, materiële risico’s, etc. ICT NML kiest ervoor om de risico’s van onderuit de organisatie naar boven te laten komen (bottom-up benadering). Deze benadering zorgt ervoor dat de risico’s op teamniveau worden benoemd. Dit is een praktische benadering omdat risico’s op deze manier worden benoemd door degenen die dagelijks het werk uitvoeren waarin de risico’s zich kunnen voordoen. Analyse en beoordeling risico's Na het in kaart brengen van de risico’s kunnen deze geanalyseerd worden. De analyse bestaat uit een inschatting van de kans dat een gebeurtenis optreedt, waarbij tevens wordt aangegeven wat de gevolgen van het optreden van het risico kunnen zijn. In de processtap analyse en beoordeling worden de risico’s dus gekwantificeerd. Deze kwantificering gebeurt op basis van de hierna genoemde klassen. Bij beoordeling wordt gekeken naar de kwaliteit, uniformiteit en volledigheid van het risicoprofiel. Kans Voor de beoordeling van de kans worden 5 klassen gebruikt. Het referentiebeeld dat erbij genoemd staat kan worden gebruikt als hulpmiddel bij het bepalen van de kans.

30 26

Gevolg Voor alle risico’s wordt nagegaan of deze financiële gevolgen met zich meebrengen. Daarnaast is het mogelijk dat een gebeurtenis gevolgen heeft voor het imago van de organisatie. Er zijn ook gebeurtenissen met enkel imagogevolgen mogelijk. Voor de beoordeling van de financiële gevolgen van een risico worden de volgende klassen met bijbehorende bandbreedtes gehanteerd.

Risicoscore Met behulp van de risicoscore kunnen risico’s worden geprioriteerd en wordt inzichtelijk welke risico’s de grootste invloed hebben op het realiseren van de doelstellingen. De risicoscore wordt bepaald door de klassen van kans en gevolg te vermenigvuldigen volgens onderstaande formule. Risicoscore = kans x gevolg Als hulpmiddel bij de uitvoering van risicomanagement maakt ICT NML gebruik van het risicomanagementinformatiesysteem NARIS. Alle risico’s die worden geïdentificeerd worden met bijbehorende kans en gevolgklassen opgenomen in NARIS. Het systeem wordt gebruikt bij het berekenen van de benodigde weerstandscapaciteit.

Inventarisatie risico's Binnen ICT NML zijn de risico’s in beeld gebracht. Conform het vastgestelde beleid is vervolgens aangegeven wat de kans is dat een risico zich voordoet en wat het mogelijk financieel effect is. Uiteindelijk zijn deze inschattingen binnen het MT getoetst en reëel bevonden.

31 27

Nadere toelichting per risico: 1) Diefstal en fraude € 50.000 1x per 5 – 10 jaar Diefstal en fraude kan altijd voorkomen. ICT NML zorgt in haar procedures en richtlijnen (waaronder functiescheiding) dat de kans hierop wordt geminimaliseerd. Toch blijft er op dit punt een restrisico dat elke organisatie loopt. 2) Langdurig ziekteverzuim € 100.000 1x per 2 – 5 jaar Vanuit het HRM beleid wordt zorgvuldig omgegaan met personeel. Desondanks is langdurig ziekteverzuim een risico dat elke organisatie loopt. Regulier ziekteverzuim is opgenomen in de begroting maar er is geen budget opgenomen voor langdurig ziekteverzuim. Derhalve wordt hier een risico gelopen. 3) Inbreuk op informatiebeveiliging € 100.000 1x per 1 – 2 jaar Het dreigingslandschap is de laatste jaren veranderd. Er wordt continu geprobeerd in systemen binnen te dringen. Aanvallen zijn vaak deskundiger van aard. ICT NML heeft een cybersecurity verzekering samen met de deelnemende gemeenten. Desondanks blijft er een restrisico waar rekening mee moet worden gehouden (zie ook 7 langdurige uitval ICT systemen). Ten opzichte van de vorige analyse is dit bedrag verhoogd van € 50.000 naar € 100.000 in verband met het dreigingsrisico. 4) Juridisch risico rondom contracten € 30.000 1x per 2 – 5 jaar ICT NML hanteert een aanbestedingsbeleid en zet inkoopadviseurs in bij het aangaan van contracten.

Desondanks kunnen er zowel tijdens de aanbesteding als tijdens de uitvoering van een contact verschillen in mening ontstaan. Indien dit zich voordoet is extra juridische ondersteuning noodzakelijk. 5) Afscheid nemen personeel € 150.000 1x per 5 – 10 jaar Ondanks dat er zorgvuldig met het personeel wordt omgegaan kan zich de situatie voordoen dat er (gedwongen) afscheid moet worden genomen van een medewerker. De hiervoor te nemen lasten zijn niet opgenomen in de begroting (transitievergoeding, juridische kosten etc.). 6) Langdurige uitval ICT systemen € 1.000.000 1x per 5 – 10 jaar Gezien het dreigingslandschap (zie ook punt 3) is er een kans van langdurige uitval van ICT systemen. Ondanks permanente investeringen in de beveiliging, optimalisering van procedures blijft er een restrisico waar rekening mee moet worden gehouden. Daarnaast kan een langdurige uitval ook ontstaan door een hardware storing of een incident in de omgeving. Gezien de zeer forse aanvallen die we zien in onze omgeving (VDL, Hof van Twente) is het risico aanzienlijk. Voor wat de cybersecurity verzekering zien we dat verzekeraars steeds hogere eisen stellen, lagere bedragen gaan vergoeden en de premie fors verhogen. Een cybersecurity verzekering is derhalve niet altijd meer de juiste keuze. Derhalve wordt extra geïnvesteerd in voorkomen zoals het opzetten van een SIEM/SOC.

Dit laat de volgende risicokaart zien:

32 28

Buiten bovenstaande financieel te vertalen risico’s is het van belang te melden dat er nog een risico wordt gelopen in het leasecontract van ICT NML. Er wordt actief gewerkt aan een rechtmatige oplossingsrichting waardoor dit risico op termijn gaat verdwijnen. Tot die tijd wordt er een risico gelopen over hoe de financiering van ICT NML in de toekomst vorm gegeven kan worden en welke lasten hier tegenover staan.

Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Dit verband is in onderstaande figuur schematisch weergegeven.

Het is van belang te weten of er sprake is van een toereikend weerstandsvermogen. Als het risicoprofiel bekend is kan een relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico’s en de daarbij benodigde weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit die uit de risicosimulatie voortvloeit, kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt het weerstandsvermogen.

Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen dient te worden vastgesteld welke ratio ICT NML nastreeft. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel.

ICT NML heeft in het verleden gekozen voor een ratio van 1,0. Een ratio van 1,0 wordt gezien als voldoende. In overleg met de gemeenten is ervoor gekozen om 50% van het weerstandsvermogen bij ICT NML op te bouwen. De gemeenten nemen het overige deel op in haar weerstandsvermogen.

33 29

Benodigde weerstandscapaciteit

Op basis van bovenstaande risico’s is volgens risicosimulatie (Monte-Carlo-methode) het noodzakelijke weerstandsvermogen bepaald bij een zekerheidspercentage van 90%. Het benodigde weerstandsvermogen van ICT NML bedraagt na deze risicosimulatie afgerond € 939.000. Dit hetzelfde als de vorige berekening. Zoals eerder aangegeven wordt in overleg met de deelnemende gemeenten ervoor gekozen om 50% van het weerstandsvermogen bij ICT NML op te bouwen. Dit bedraagt dus € 469.500 (50% van € 939.000). De gemeenten zullen het restant van het noodzakelijke bedrag opnemen in haar weerstandsvermogen.

Beschikbare weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit is op dit moment de volgende (afgerond): algemene reserve € 469.500 Totaal € 469.500 Bij een noodzakelijke weerstandscapaciteit binnen ICT NML van € 469.500 voldoet dit bedrag nu aan de norm. De ratio weerstandsvermogen bedraagt nu 0,50. ICT NML heeft nu een ratio van het bij ICT NML op te bouwen bedrag van 1,00. Voor de jaarrekening 2023 dient een bedrag van € 469.500 als achtervang binnen de weerstandscapaciteit van de gemeenten beschikbaar te zijn. Dit is als volgt te verdelen naar de deelnemende gemeenten op basis van bijdrage in de centrale lasten: Venlo € 190.250 Roermond € 115.057 Weert € 80.477 Nederweert € 22.874 Asten € 28.684 Someren € 32.157

Kengetallen Vanuit de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) is het verplicht om in de begroting over de volgende kengetallen te rapporteren:

34 30

Paragraaf financiering

Met de financieringsparagraaf wordt beoogd de transparantie van het treasurybeleid en treasurybeheer te vergroten en meer inzicht te geven in de (financierings)risico’s en de beheersing daarvan. Bij de inwerkingtreding van de Wet Financiering decentrale overheden (fido) is het opnemen van een financieringsparagraaf in de begroting en in de rekening voorgeschreven. Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft de onderwerpen binnen de financieringsparagraaf voor. De grondslag voor de treasuryfunctie van ICT NML wordt gevormd door het in het Algemeen Bestuur vastgestelde treasurystatuut. In het treasurystatuut zijn de kaders opgenomen waarbinnen het Algemeen Bestuur de financieringsfunctie mag uitoefenen. Het treasurybeleid is erop gericht binnen de financiële mogelijkheden van ICT NML een zo optimaal rendement te verkrijgen dan wel de lasten zo veel mogelijk te reduceren. Hierbij moeten de risico’s zo goed mogelijk worden beheerst. De belangrijkste algemene doelstellingen van het treasurybeleid zijn: A. Het verzekeren van een duurzame relatie met de financiële markten om tegen acceptabele condities te financieren; B. Het beschermen van vermogens- en (rente-) resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s; C.

Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; D. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de wet fido, de Ruddo, respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit treasurystatuut. Doordat ICT NML geen langlopende schulden is aangegaan, loopt zij geen renterisico.

Kasgeldlimiet Het kasgeldlimiet is een instrument uit de wet fido voor het beheersen van het risico van een rentewijziging bij herfinanciering. Het stelt een maximum aan het gebruik van korte termijn financieringen, de netto vlottende schuld. Als de gemiddelde liquiditeitspositie van drie achtereenvolgende kwartalen de kasgeldlimiet overschrijdt, dan dient ICT NML de drie kwartaalrapportages toe te zenden aan de toezichthouder, met daarbij een plan om weer te voldoen aan de kasgeldlimiet. De kasgeldlimiet is afgeleid van het begrotingstotaal en bedraagt 8,2% hiervan met een minimum van € 300.000. Het begrotingstotaal (na wijziging) van ICT NML bedroeg in 2023 € 11.136.872, waarmee de kasgeldlimiet uitkwam op een bedrag van € 913.223. Onderstaande tabel toont de berekening van de kasgeldlimiet en de beschikbare ruimte.

35 31

Renterisiconorm De renterisiconorm is een instrument uit wet fido voor het beheersen van het risico van een rentewijziging bij herfinanciering. De beheersing bestaat eruit dat de herfinanciering gelijkmatig gespreid moet worden. In enig jaar mag over niet meer dan 20% van het begrotingstotaal renteherziening plaats kunnen vinden. Voor de renterisiconorm geldt een minimumbedrag van € 2.500.000. De norm is bedoel om het budgettaire risico van rentestijgingen te maximeren. Treasury zorgt er bij het aantrekken van langlopende geldleningen voor dat de renterisiconorm niet overschreden wordt. In onderstaande tabel wordt de renterisiconorm en het renterisico getoond voor het jaar 2023 ten opzichte van de begroting 2023.

ICT NML blijft binnen de renterisiconorm.

Koersrisico Koersrisico is het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen. Bij ICT NML niet van toepassing.

Kredietrisico Uitzettingen worden uitsluitend gedaan in de schatkist van het Rijk via schatkistbankieren. Het kredietrisico is hierdoor zeer laag tot nihil.

Liquiditeitsrisico De liquiditeitsrisico’s worden beheerst door de treasury activiteiten te baseren op een liquiditeitsplanning.

Valutarisico Valutarisico’s worden in het openbaar lichaam uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de Nederlandse geldeenheid (de euro). ICT NML heeft géén posities in valuta anders dan de euro.

Doelmatigheid financiering ICT NML tracht de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities te minimaliseren.

Optimalisatie renteresultaten Rentevisie Wij volgen de ontwikkelingen op de geld- en kapitaalmarkt nauwgezet. Doordat ICT NML werkt met bijdragen op voorschotbasis en activa geheel via operational lease worden aangewend, is de liquiditeitsbehoefte gering. Financieringspositie en renteresultaat Doordat ICT NML werkt met bijdragen op voorschotbasis en activa geheel via operational lease worden aangewend, is de financieringspositie beperkt en het renteresultaat nihil.

36 32

Openbaarheidsparagraaf Wet Open Overheid (Woo) Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (hierna: Woo) gedeeltelijk in werking getreden. Artikel 3.5 van de Woo geeft aan dat een bestuursorgaan in de begroting aandacht besteed aan de beleidsvoornemens ten aanzien van de uitvoering van deze wet. Daarnaast dienen we in de jaarstukken verslag te doen van de uitvoering van de wet. De onderdelen van de Woo zijn als volgt: Actief openbaar maken van documenten; Passief openbaar maken van documenten; Het op orde brengen van de informatiehuishouding. Actief openbaar maken De Woo beoogt een transparante en actief openbaar makende overheid. ICT NML is in 2023 aan de slag gegaan om haar website te vernieuwen, waardoor wij beter kunnen voldoen aan het actief openbaar maken. Begin 2024 zal de nieuwe website online komen en wordt hier informatie op gepubliceerd. Uiteraard zijn de begroting en jaarstukken van ICT NML ook nu reeds actief openbaar door het verzenden naar de deelnemende gemeenteraden en publicatie op hun website. Passief openbaar maken Naast het actief delen van onze informatie, is het voor eenieder mogelijk om bij ICT NML publieke informatie op te vragen middels een zogenaamd Woo-verzoek. We streven ernaar om zo veel mogelijk openbaar te maken, tenzij er sprake is van een uitzonderingsgrond. In 2023 zijn geen verzoeken binnen gekomen.

Informatiehuishouding op orde Essentieel voor een goede uitvoering van de Woo is dat gevraagde informatie goed en snel te vinden is. Het helpt als medewerkers stukken op de juiste plek opslaan en dat er meta-informatie is toegevoegd die het terugvinden vergemakkelijkt. ICT NML is doorlopend bezig met het verbeteren van de informatiehuishouding. Na de archiefaudit is een stappenplan vastgesteld om archiefwaardig te worden. Dit is afgestemd met de provincie Limburg.

36 33

Jaarrekening Balans per 31 december 2023

37 34

Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2023

35 38

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) daarvoor geeft en de financiële verordening, waarin door het bestuur de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld.

Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. De bijdrage van de gemeenten is vastgesteld in de begroting. Deze wordt berekend op basis van het aantal gebruikers en storage gebruik. Daarnaast wordt de bijdrage gemeentespecifiek berekend op basis van de feitelijke kosten.

Uiteenzettingen met een rente-typische looptijd < 1 jaar en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde onder aftrek van oninbare vorderingen.

Liquide middelen De liquide middelen zijn tegen nominale waarde opgenomen. Deze staan ter vrije beschikking van de GR. In principe dienen alle overtollige middelen in de schatkist te worden aangehouden. Er is een aantal uitzonderingen. Één daarvan is het drempelbedrag. Dit is een minimumbedrag (afhankelijk van de omvang van de decentrale overheid) dat gemiddeld per kwartaal buiten de schatkist mag worden gehouden. Hierbij is de drempel nooit lager dan € 1.000.000. Dit bedrag geldt voor ICT NML. Vanaf dat schatkistbankieren voor ICT NML operationeel is wordt voor de zekerheid door onze administratie een drempel van circa € 500.000 aangehouden. Sinds de invoering van schatkistbankeren wordt er door onze administratie voor de zekerheid een drempel van circa € 500.000 aangehouden. Hierdoor is overschrijding van de drempel niet mogelijk.

Netto vlottende schuld met een looptijd <1 jaar De kortlopende schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Deze verplichtingen omvatten de binnen één jaar vervallende schulden.

36 39

Toelichting op de balans Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar Vorderingen op openbare lichamen Rijk (schatkistbankieren) € 1.015.128 Venlo € 128.083 Nederweert € 18.945 Asten € 16.381 Someren € 19.094 Leudal € 5.684 Omzetbelasting € 269.223 € 1.472.538 Debiteuren en overige vorderingen Overige vorderingen €

268.791

Bank- en girosaldi Dit betreft het saldo van de BNG-rekening en staat ter vrije beschikking.

Eigen vermogen

In 2023 is € 45.331 aan de algemene reserve toegevoegd vanuit het resultaat 2022. Tevens is een bedrag van € 161.918 aan de bestemmingsreserve werkplekconcept toegevoegd. Dit bedrag is in 2023 ook geheel aangewend. Daarnaast is uit het resultaat 2022 € 247.807 terugbetaald aan de deelnemende gemeenten.

40 37

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan een jaar Schulden aan openbare lichamen Dit betreffen schulden op de volgende openbare lichamen: Venlo € 150.523 Roermond € 152.254 Nederweert € 58.301 Weert € 56.788 Asten € 6.299 Someren € 12.120 Loonheffing € 294.814 € 731.099 Crediteuren en overige schulden Crediteuren € 570.412

Overlopende passiva Reservering vakantiedagen Overig

€ 178.498 € 123.176 € 301.674

Niet uit de balans blijkende verplichtingen ICTNML heeft per 31 december 2023 de volgende lopende contractuele verplichtingen:

De niet uit de balans blijkende verplichtingen bestaan voornamelijk uit de verplichtingen voortvloeiend uit het contract met de leasemaatschappij, contracten met softwareleveranciers en de huurovereenkomst van het kantoor.

41 38

Toelichting op het overzicht baten en lasten

Toelichting op afwijkingen op de baten en de lasten - centraal In onderstaand overzicht worden de afwijkingen samengevat binnen de centrale baten en lasten.

42 39

Toelichting op de afwijkingen op de lasten – centraal Personeelskosten (regulier € 332k nadeel) De personeelskosten laat een nadeel zien van afgerond € 332k. Dit bestaat enerzijds uit een voordeel binnen de personeelskosten van € 205k en een nadeel van € 537k op inhuurkosten. Dit laatste betreffen kosten voor regievoering, vervanging wegens ziekte, de inhuur van een projectleider, inhuur young professionals inzake security en control, communicatieadviseur, beheerder en diverse specialismen voor lopende projecten(werkplekconcept, exchange online etc.). Leasekosten (€ 352k voordeel) Er ontstaat een onder uitputting binnen de leasekosten van afgerond € 352k. Deels bestaat dit uiteen compensatie van € 70k van de leaseverstrekker wegens onduidelijkheden binnen het contract. Verder is er een transitie gaande van posten die in het verleden in de lease werden gefinancierd naar andersoortige contracten. Denk hierbij aan softwarecontracten. De verlenging van het leasecontract dat in 2022 is afgelopen is geen vanzelfsprekendheid meer. Daarom wordt in overleg met de deelnemende gemeenten gezocht naar een alternatief. Hierbij dient de overgang naar een nieuwe aanbieder fasegewijs plaats te vinden omdat dit anders te grote budgettaire consequenties heeft. Datacommunicatie (€ 133k voordeel) Al enige tijd is het effect van kostenreductie binnen datacommunicatie zichtbaar.

Daarnaast is er vertraging bij de inventarisatie en het opbouwen van het beheer van de glasvezelverbindingen. Hierdoor worden ook incidenteel minder kosten gemaakt. In het kader van het zero base opbouwen van de begroting van ICT NML zal hier een correctie op gaan plaatsvinden. Licenties (€ 65k nadeel) Licenties worden steeds meer als een abonnementsvorm afgenomen. Derhalve stijgen de lasten op deze post en dalen de lasten binnen de lease omdat in het verleden licenties voormeerdere jaren ineens werden afgenomen. Overige kosten (regulier € 36k voordeel) Diverse kleinere posten laten een voordeel zien van € 36k. Post onvoorzien (nihil) Door de vrijval van de post onvoorzien bij de 2e begrotingswijziging 2023 laat deze post geen saldo meer zien.

43 40

Toelichting op de afwijkingen op de baten – centraal Overige baten (regulier voordeel € 6k) De overige baten bestaan grotendeels uit het doorbelasten van de implementatiekosten Asten en Someren (€ 574k). Het overige voordeel van € 6k betreffen rentebaten van het Rijk voor de in de schatkist ondergebrachte middelen.

Toelichting op de afwijkingen op baten en de lasten – gemeente specifiek Overige baten (regulier voordeel € 18k) De overige baten bestaan grotendeels uit het doorbelasten van de implementatiekosten Asten en Someren (€ 51k). Het overige voordeel van € 18k betreffen rentebaten van de BNG bank en van het Rijk voor de in de schatkist ondergebrachte middelen. Toelichting op de afwijkingen op baten en de lasten – gemeentespecifiek Hieronder op hoofdlijn de analyse per gemeente. Roermond Voor de gemeente Roermond zijn afgerond € 114k minder lasten gemaakt dan geraamd. Dit bestaat enerzijds lagere lasten voor Microsoft licenties, lagere leasekosten en verder lagere overige kosten. Venlo Voor de gemeente Venlo zijn afgerond € 72k minder lasten gemaakt dan geraamd. Dit bestaat enerzijds lagere lasten voor Microsoft licenties, lagere leasekosten en verder lagere overige kosten. Weert Voor de gemeente Weert zijn afgerond € 57k minder lasten gemaakt dan geraamd. Dit bestaat enerzijds lagere lasten voor Microsoft licenties, licht hogere leasekosten en verder lagere overige kosten. Nederweert Voor de gemeente Nederweert zijn afgerond € 58k minder lasten gemaakt dan geraamd. Dit is voornamelijk ontstaan door lagere leasekosten. Asten Voor de gemeente Asten zijn afgerond € 6k minder lasten gemaakt dan geraamd.

Dit is ontstaan door hogere leasekosten enerzijds, lagere kosten voor Microsoftlicenties en lagere overige kosten. Someren Voor de gemeente Someren zijn afgerond € 12k minder lasten gemaakt dan geraamd. Dit heeft voornamelijk te maken met lagere incidentele leasekosten voor de werkplekken en lagere overige kosten.

41 44

Overzicht incidentele baten en lasten

De incidentele baten en lasten bestaan uit € 50.592 lasten inhuur transitie Asten en Someren, hiervoor zijn ook extra baten ontvangen. Daarnaast is conform besluit bij de jaarstukken 2022 € 161.918 besteed aan inhuur voor het project werkplekconcept. Dit bedrag is onttrokken uit de hiervoor gevormde reserve.

Structureel begrotingsevenwicht

Met de toezichthouder is afgesproken duidelijk aan te geven wat het structureel begrotingsevenwicht is. Alle in de begroting van ICT NML opgenomen lasten en baten zijn structureel. Het saldo van de in de jaarrekening incidentele baten en lasten is nihil. Afgezet tegen het jaarrekeningsaldo van € 141.000 is er sprake van een structureel begrotingsevenwicht.

Informatie Wet Normering Topinkomens (WNT)

Sinds 1 januari 2013 is de ‘Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector’ (WNT) van kracht. Deze wet regelt onder meer dat overheidsinstellingen jaarlijks de bezoldigingsgegevens en eventuele ontslagvergoeding van hun functionarissen dienen te publiceren. Voor topfunctionarissen en gewezen topfunctionarissen worden deze gegevens ongeacht de hoogte gepubliceerd. Overeenkomstig de WNT wordt de manager ICT NML en de leden van Bestuur aangemerkt als topfunctionarissen. De WNT is van toepassing op ICT NML. Het voor ICT NML toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 1 2 2023 € 223.000,00 (algemeen bezoldigingsmaximum) .

Bezoldiging topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling inclusief degenen die op 3 grond van hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt.

45 42

Naast de hierboven vernoemde topfunctionaris zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2023 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen. De bestuursleden zijn allen onbezoldigd en behoren tot de categorie topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.900 of minder:

46 43

Analyse begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid

De overschrijding van de lasten worden opgevangen door de extra inkomsten binnen de programma’s. Daarnaast zijn afwijkingen reeds gerapporteerd in de 2e financiële rapportage 2023.

Taakvelden ICT NML heeft te maken met slechts 2 taakvelden: overhead en treasury. Aangezien er geen sprake is van financieringslasten vallen alle baten en lasten in 2023 onder het taakveld Overhead.

47 44

Rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid bestuur GR ICT NML

De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het bestuur vastgestelde normenkaders/protocollen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening zijn de door het bestuur op d.d. 13 juli 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves (€ 10.744.561) en is daarmee vastgesteld op € 322.336.

Bevinding Het bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Hieronder is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het bestuur ook beschreven welke actie zij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Dit is enerzijds opgebouwd uit onze eigen interne controle over 2023 en een gesprek met onze accountant. Afbakening inhuur strippenkaarten ·Het bijhouden van strippenkaarten wordt procesmatig ingericht waardoor ten allen tijde het actuele saldo van deze strippenkaarten inzichtelijk is. Logging wijziging stamgegevens crediteuren Logging bij wijziging van deze gegevens was nog niet voor het hele jaar 2023 operationeel. Dit in relatie tot de inrichting van het nieuwe financiële systeem. Inmiddels is dit geïmplementeerd en operationeel. Ingangsdatum nieuwe contracten Bij het aangaan van een nieuw contract of aanbesteding wordt extra aandacht besteed aan de ingangsdatum van een contract. Inkoopbeleid ICT NML heeft momenteel geen geformaliseerd inkoopbeleid. Deze bestaat informeel wel en is ook gevolgd, maar staat (nog) niet op papier. Dit beleid wordt alsnog opgesteld.