Document · PDF

AZC21.06.03A 15 Bijlage 1 Werkprogramma RhCe 2021-2022.pdf

Commissie Algemene Zaken en Control 24 juni 2021, gemeente AstenBij agendapunt: Ingekomen stukken, gericht aan de raad: Voor kennisgeving aannemen24.891 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

RHCE BRENGT INFORMATIE NAAR DE TOEKOMST

PROGRAMMA 2021-2022 PR 2022 RHCE PROGRAMMA 20

VOORWOORD In de afgelopen jaren heeft RHCe volgens het RHCe Programma Werk en Uitvoering 2019/2020 gewerkt. Voor de komende jaren is het RHCe Programma 2021/2022 opgesteld, een vervolg daarop. Aanpak en inhoud komen voort uit de zienswijzen die de gemeenten, vanwege de besluitvorming van het Algemeen Bestuur over de toekomst van RHCe in december 2020, over RHCe hebben opgesteld. De aanbevelingen van de gemeenten heeft RHCe ter harte genomen en vertaald in concrete voornemens. RHCe werkt er aan dat een gemeente ontzorgd wordt, dat de dienstverlening adequaat is en dat de kwaliteit van de diensten van RHCe vanzelf spreekt. Het nieuwe programma straalt de vernieuwing uit, die RHCe in alle facetten van de organisatie gaat toepassen. Daarbij is het e-depot het kernthema. Al sinds 2018 stelt RHCe zijn e-depot ter beschikking van gemeenten; dit e-depot wordt gaandeweg verder ontwikkeld. Dit programma is in het bijzonder bedoeld voor de gemeenten: de eigenaren van RHCe. Voor hen is dit programma ook een dienstencatalogus. Tevens is dit programma bestemd voor de erfgoedpartners van RHCe, deze groep gebruikers heeft een voorname plaats in dit programma. Nu gemeenten en RHCe weten waar we met elkaar aan toe zijn de komende jaren, is het doel dat de relaties tussen RHCe en gemeenten en overige intergemeentelijke samenwerkingsverbanden worden geïntensiveerd.

Dit gaan we onder andere doen door de processen van bijvoorbeeld digitale overbrenging te optimaliseren, de onderlinge informatisering te harmoniseren en de advieskracht te versterken. Een gezamenlijk doel vergt gezamenlijke inspanning en een gecombineerd commitment. De omvang van de tekst van het RHCe Programma 2021/2022 is beperkt gehouden. De in het eerdere programma ondergebrachte informatie is onverminderd van toepassing, het nieuwe programma bevat enkele aanpassingen en vooral veel aanvullingen daarop: wat RHCe doet aan adequate dienstverlening voor gemeenten en voor publiek. Belangrijk is wat RHCe hierin betekent. Dit geldt voor u als college- of raadslid, lid van een van de erfgoedpartners, ambtenaar bij cultuur of bij informatievoorziening. Of natuurlijk voor u als geïnteresseerde burger. Wij wensen u veel leesplezier. Eindhoven, 5 mei 2021 Frank L.J. van der Meijden Bestuurscommissie

Hendrik C. Noppen Directie

Welkom in ons vernieuwde en interactieve programma.

4. ERFGOEDPARTNERS

⊲ Innovatie toezichtmethodiek ⊲ Extra functionaliteiten e-depot ⊲ Specifieke advisering erfgoedpartners ⊲ Uitbreiding advisering gemeenten ⊲ Specificatie e-depot

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

external-link

link naar externe informatie

EXTERNAL-LINK-SQUARE-ALT

link naar informatie in dit document

Arrow-To-Bottom

volgend hoofdstuk

Arrow-to-top

vorig hoofdstuk

5. RHCE

LEGENDA HOE LEES IK DIT PROGRAMMA? RHCe maakt gebruik van de digitale technieken die ter beschikking staan; en dus ook van verwijzingen naar andere documenten of sites. Dat sluit aan bij het wenselijke lezerscomfort, het gebruiksgemak en de noodzakelijke beknoptheid van dit programma. Hieronder ziet u hoe het werkt.

1. E-DEPOT

INHOUDSOPGAVE

RHCe biedt in de jaren 2021 en 2022 dezelfde diensten aan als in eerdere jaren. Bovendien zijn diverse aspecten toegevoegd, waaronder:

2. DIENSTEN

UITBREIDING DIENSTEN

Gebruik deze interactieve zijkant om naar het betreffende hoofdstuk te gaan.

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022



P. 3

Bekijk hier Werkplan 2019/2020

Dit RHCe Programma 2021/2022 borduurt voort op het eerdere RHCe Programma Werk en Uitvoering 2019/2020. Het beschrijft recente inzichten, levert gegevens en bevat voornemens voor de komende periode. Het is daarmee een supplement op de versie 2019/2020, waarvan de inhoud onverkort van toepassing is; daarmee is dat eerdere programma een naslagwerk om informatie op te halen. Dit nieuwe programma verwijst met klikbare hyperlinks onder meer naar dat eerdere programma.

3. OVERHEDEN

INLEIDING



Vermenigvuldigingsfactor van bytes Naam

Symbool

kilobyte

008,241 807

megabyte

008,048 64

gigabyte

786

terabyte

000,767 578 125

petabyte

000,000 749 588 012 695 31

INHOUDSOPGAVE 1. E-DEPOT 2. DIENSTEN 3. OVERHEDEN 4. ERFGOEDPARTNERS

Bron: www.eenheden-omrekenen.info

De volgende begrippen worden gebruikt: ⊲ Depots: de systemen en de ruimten van RHCe die bestemd of aangewezen zijn voor de bewaring van informatie. De analoge depots omvatten in hoofdzaak de als archiefbewaarplaats aangewezen ruimten voor de blijvende bewaring van analoge informatie (papier). ⊲ E-depot: duurzame digitale opslagvoorziening waar digitale informatie is ondergebracht. Het e-depot is de archiefbewaarplaats voor de blijvende bewaring van digitale informatie. Het e-depot is ingedeeld in de volgende categorieën: • E-depot-A: Bevat informatie die (vervroegd) overgebracht is in de zin van de Archiefwet (archiefbewaarplaats) • E-depot-O: Bevat vooral informatie die in afwachting van herstel, correcties, besluitvorming, capaciteit later naar het e-depot-A wordt overgebracht • E-depot-U: Bevat informatie die door gemeenten is uitgeplaatst • E-depot-P: Bevat informatie van particuliere herkomst ⊲ Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden: de overheidsorganisaties (openbaar lichamen, bedrijfsvoeringsorganisaties, gemeenschappelijke organen) op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen die in hun gemeenschappelijke regeling de verantwoording voor toezicht en bewaring bij een in RHCe participerende gemeente hebben belegd of die, in geval geen voorziening is getroffen, gevestigd zijn in een in RHCe participerende gemeente.

⊲ Erfgoedpartners: organisaties als kerkelijke verbanden, musea, heemkundekringen, oudheidkundige verenigingen, cultuurhistorische stichtingen, heemkamers, erfgoed-coöperaties, enzovoort, met wie RHCe graag samenwerkt, binnen de mogelijkheden. ⊲ Informatie: in dit programma wordt daarmee bedoeld (tenzij anders aangegeven): archieven, archiefbescheiden, documenten, teksten, collecties, films, foto’s en geluidsdragers en alle overige dragers van enigerlei vorm van informatie. ⊲ Eenheden van benutting e-depot: aanduidingen in gigabyte (GB), in terabyte (TB), petabyte (PB), enzovoort. In dit Programma wordt gerekend met TB’s. Eenvoudigheidshalve wordt gerekend in het decimale (tientallig) stelsel; dan is 1 PB = 1.000 TB en is 1 TB = 1.000 GB, enzovoort. (Omdat de digitale wereld werkt met het binaire (tweetallig) stelsel leidt dit bij oplopende aantallen tot oplopende afwijkingen, immers dan zijn de ‘stappen’ niet een kwadraat van 10 (103), maar een kwadraat van 2 (210 = 1024). In dat geval is omrekenen van 786 GB naar TB: 786/1024 = 0,768 TB, in plaats van 768/1.000 = 0,786).

5. RHCE

BEGRIPPEN

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

P. 4

In dit Programma zijn talrijke getallen, bedragen en scores opgenomen. Die zijn op verschillende wijzen gerangschikt en bij elkaar geplaatst, ten behoeve van het overzicht. Voor de duidelijkheid: van benchmarking is geen sprake, ook zijn gemeenten niet met elkaar vergelijkbaar vanwege vooral het verschil in bevolkingsomvang. Mogelijk komt benchmarking aan de orde zodra het ministerie, de VNG, of bijvoorbeeld de branchevereniging Brain daartoe normen en criteria aanreiken.

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

⊲ Open data: openbare gegevens, vrij van rechten, die voldoen aan open technische standaarden waardoor ze download- en uitwisselbaar zijn. Om informatie via open data te delen investeert RHCe in standaardisatie, organisatie van metadata, onderzoek naar auteursrechten en het regelen van technische randvoorwaarden. ⊲ Archiefwet: daar waar Archiefwet is aangegeven wordt bedoeld Archiefwet 1995.

INHOUD PROGRAMMA 2021/2022 Voorwoord Inleiding

1. DE DIENST E-DEPOT: MISSIE NU EN IN DE TOEKOMST Voorziening e-depot

2. RHCE DIENSTEN: PASSIE VOOR HISTORIE

Overbrenging digitale informatie Voorziening analoog depot Overbrenging analoge informatie Advisering aan gemeenten Uitleningen aan gemeenten Scannen voor gemeenten Toezicht op gemeentelijk informatiebeheer Toetsing vernietigingslijsten Verzoektaken gemeenten

3. OVERHEDEN

Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden Diensten per gemeente Asten – Waalre

4. PARTNERS EN PUBLIEK IN CULTUREEL ERFGOED

De Brainportregio in historische context Overige RHCe-doepgroepen w.o. erfgoedpartners en publiek

5. RHCE

Algemeen Informatiebijeenkomsten en webinars Financiën Wet- en regelgeving Bestuurscommissie

⊲ Door het bieden van (specifieke) diensten aan overheidspartijen, aan erfgoedpartners en aan het publiek.

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

INHOUDSOPGAVE 1. E-DEPOT 2. DIENSTEN P. 6

⊲ Door gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden te toetsen op uitvoering van informatiebeheer naar de daarvoor ingerichte normen volgens wet- en regelgeving, en gelegenheid te bieden digitale en analoge informatie duurzaam over te brengen naar, en te bewaren bij RHCe (e-depot en archiefbewaarplaats).

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

5. RHCE

4. ERFGOEDPARTNERS

3. OVERHEDEN

ONZE MISSIE AUTHENTIEKE INFORMATIE RAADPLEEGBAAR STELLEN; GEORDEND, TOEGANKELIJK EN DUURZAAM

COMMUNICATIE

BESTUURLIJKE INFORMATIEVOORZIENING

UITLENINGEN AAN GEMEENTEN

1. De duur van reactietermijnen, doorlooptijden en werkprocessen is afhankelijk van variabelen zoals de omvang van: ⊲ vraag/werkaanbod; ⊲ complexiteit; ⊲ archiefblok aantallen; ⊲ werkzaamheden gemeente; ⊲ controles en hercontroles; ⊲ aard van het materiaal; ⊲ aantal te scannen pagina’s; ⊲ tijdpad gemeente; enzovoort. De afhankelijkheid van dit soort variabelen geldt voor alle diensten. 2. Bovenstaande diensten kunnen door RHCe worden aangeboden, mits: de inspanningen die RHCe verricht om de kwantitatieve en kwalitatieve capaciteit door middel van werving en selectie te optimaliseren aanslaan in de markt, gegeven de omvang van de daarvoor toepasselijke salariëring vanwege de beschikbare middelen. 3. Aanvragen die op donderdagen inkomen worden doorgaans op de daarop volgende maandag in behandeling genomen.

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

INHOUDSOPGAVE 3. OVERHEDEN

TOETSING VERNIETIGINGSLIJSTEN

4. ERFGOEDPARTNERS

OVERBRENGING DIGITALE INFORMATIE

TOEZICHT OP GEMEENTEN

5. RHCE

OVERBRENGING ANALOGE INFORMATIE

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

ADVISERING AAN GEMEENTEN

TER BESCHIKKINGSTELLING ANALOOG DEPOT

SCANS VOOR GEMEENTEN

VERZOEKTAKEN GEMEENTEN

P. 7

BESCHIKBAARSTELLING

RELATIE MET ERFGOEDPARTNERS

1. E-DEPOT

De – vooral in de toekomst – voornaamste functie van RHCe als digitaal centrum voor de 20 gemeenten is sterk in ontwikkeling. Dat geldt ook voor de overige diensten van RHCe. Wij werken aan vergroting van de efficiency en aan verhoging van de doorloopsnelheden. Ondervermeld de diverse diensten en de aspecten die daarmee samenhangen.

2. DIENSTEN

DIENSTEN OVERZICHT

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

Zodra analoge informatie voldoet aan criteria die in overleg tussen gemeenten en RHCe is vastgelegd kan de gemeente beginnen met overbrengen. De gemiddelde doorlooptijd is drie weken.

Toezicht op gemeentelijk informatiebeheer

Toezicht op informatiebeheer bij gemeenten vindt plaats in een tweejaarlijkse cyclus. Om het jaar vindt bij elke gemeente een uitgebreide inspectie plaats; het andere jaar vindt een follow up plaats.

Advisering

Aan gemeenten Advisering door RHCe heeft veel vormen. Het kan gaan om een organisatieadvies, om een compleet handboek, of een nieuwe methodiek, maar ook om een webinar over toezicht door RHCe, een symposium over beperkingen van de raadpleegbaarheid, en archivistieke normen dan wel facetten van digitaal informatiebeheer. Ook allerlei kleinere en grotere vragen van gemeenten aan de balie in de bezoekersruimte, per post, telefoon, MS Teams of e-mailbericht worden onder dit begrip gebracht. Aan erfgoedpartners In dit programma is aangegeven hoe RHCe erfgoedpartners kan adviseren voor zover daar de mogelijkheden toe zijn. Aan publiek Ook publiek dat afspreekt bij RHCe, dan wel inloopt in het gebouw dan wel contact zoekt per e-mail of telefoon, voorziet RHCe op verzoek van advies, zoals bijvoorbeeld op het gebied van zoektechnieken en indelingsmethoden.

Uitleningen aan gemeenten

Gemeenten kunnen hun eigen informatie inlenen. Doorgaans kan de eerstvolgende kantoordag het verzochte materiaal worden opgehaald.

Scannen voor gemeenten

Afhankelijk van omvang enzovoort, kan een scan van een document op de eerstvolgende kantoordag per e-mailbericht worden toegezonden.

INHOUDSOPGAVE

Overbrenging analoge informatie

1. E-DEPOT

Het analoog depot is een archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet voor analoge informatie ten behoeve van in RHCe participerende gemeenten. Daarmee is dit dus ook de 'dienst': raadpleegbaar stellen voor gemeenten en publiek.

2. DIENSTEN

Voorziening analoog depot

3. OVERHEDEN

Zodra digitale informatie voldoet aan criteria die in overleg tussen gemeenten en RHCe (art. 9 lid 2, Archiefbesluit 1995) zijn vastgelegd, kan de gemeente beginnen met het proces van overbrengen; de gemiddelde doorlooptijd is drie weken.

4. ERFGOEDPARTNERS

Overbrenging digitale informatie

5. RHCE

Het e-depot is een archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet voor digitale informatie ten behoeve van in RHCe participerende gemeenten. Het betreft een duurzame digitale opslagvoorziening, inclusief de daarbij behorende diensten en infrastructuur. Daarmee is dit dus ook de 'dienst': raadpleegbaar stellen voor gemeenten en publiek.

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

Voorziening e-depot

P. 8

EXTERN GERICHTE DIENSTEN

INTERN GERICHTE DIENSTEN Het RHCe Programma 2021/2022 levert de details van de begroting 2022 RHCe. Bedragen in de begroting en in dit programma corresponderen met elkaar. Begroting en jaarrekening zijn onderdeel van de MRE-begroting en -jaarrekening.

Bestuurlijke informatievoorziening

De besluitenlijsten van bestuursvergaderingen worden geplaatst op de website van RHCe. Bij onderwerpen die gaan over archivistiek of informatiebeheer adviseert een ambtelijke Adviescommissie steeds voorafgaande aan bestuursvergaderingen aan RHCe. De AC wordt gevormd door gemeenteambtenaren die binnen hun gemeente het hen betreffende lid van de Bestuurscommissie RHCe adviseren over o.m. de vergaderstukken die in de Bestuurscommissie worden behandeld.

Communicatie

Communicatie vindt plaats door middel van nieuwsbrieven, mededelingen op de website, webinars, informatiebijeenkomsten, contact-momenten op basis van accountmanagement, enzovoort.

Dienstencatalogus

Gemeenten wordt vanaf 2020 jaarlijks verzocht aan te geven van welke RHCe-diensten men gebruik wenst te maken, en in welke mate, opdat de bedrijfsprocessen daarop voldoende kunnen worden ingericht. De diensten die RHCe aanbiedt worden vermeld in het RHCe Programma 2021/2022. De ramingen in dit programma zijn wat betreft de gemeenten gebaseerd op de opgaven van gemeenten dan wel op ervaringsgegevens.

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

INHOUDSOPGAVE 1. E-DEPOT P. 9

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

Voorzien in begroting / jaarrekening

2. DIENSTEN

Binnen vier weken ontvangt de gemeente bericht of RHCe kan voldoen aan een verzoek om een dienst die niet behoort tot de wettelijke taken, en indien bevestigend, wat de kosten daarvan zijn, en welke tijdsduur er mee gemoeid is.

3. OVERHEDEN

Verzoektaken gemeenten

4. ERFGOEDPARTNERS

Jaarlijks worden desgevraagd vernietigingslijst(en) getoetst.

5. RHCE

Toetsing vernietigingslijsten

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

5. RHCE

4. ERFGOEDPARTNERS

3. OVERHEDEN

2. DIENSTEN

1. E-DEPOT

P. 10

DE DIENST E-DEPOT: MISSIE NU EN IN DE TOEKOMST

INHOUDSOPGAVE

RECORDS MANAGEMENT APPLICATION (RMA) external-link Voor kortstondige bewaring van informatie.

DASHBOARD external-link

Dit wordt voorzien van een uitgebreidere set van basis rapportages en statistieken.

FUNCTIONALITEIT VOOR VERNIETIGING external-link

INHOUDSOPGAVE 1. E-DEPOT 2. DIENSTEN

Sinds 2018 kunnen gemeenten gebruik maken van het e-depot bij RHCe. Wij zijn voorlopers op dit gebied. Hiermee spelen wij in op de digitale transformatie die gaande is.

3. OVERHEDEN

E-DEPOT NEXT LEVEL

ZOEKMACHINE external-link

Zoekmogelijkheden worden uitgebreid met volledig tekst zoeken.

4. ERFGOEDPARTNERS

FRAMEWORK PRESERVERING external-link

Preservering van informatie voor de duur waarin deze raadpleegbaar moet blijven.

Tijdelijke toegang tot stukken met beperkingen in openbaarheid.

5. RHCE

AUTORISATIESTRUCTUUR external-link

EXPORTFUNCTIE external-link

Mogelijkheid om zelfstandig een export uit te voeren.

VAN TMLO NAAR MDTO external-link

Mogelijkheid om actief conversie toe te passen.

Wilt u meer weten over ons e-depot? Klik HIER voor meer informatie. Of neem contact met ons op.

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

P. 11

SAMENWERKEN AAN STANDAARDEN external-link

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

UITBREIDING ONDERSTEUNDE BESTANDSTYPEN external-link

INHOUDSOPGAVE 1. E-DEPOT 2. DIENSTEN Van de grote archiefinstellingen is RHCe één van de organisaties die over een volledig operationeel e-depot beschikt, zonder de afhankelijkheidspositie van het Nationaal Archief (Rijk). Binnen het e-depot zijn de documenten en hun digitale objecten georganiseerd binnen een Adaptive Internet Protocol (AIP). Een AIP kan ook allerlei andere informatie bevatten.

VOORDELEN VAN HET RHCE E-DEPOT

3. OVERHEDEN

Veel overheidsinformatie moet bewaard blijven, deels zelfs voor de eeuwigheid. Dat moet op een duurzame wijze, naar archivistieke normen, en de informatie dient maximaal raadpleegbaar te zijn. Bij RHCe is vanaf oktober 2018 een e-depot volledig operationeel; dat is de tweede RHCevoorziening voor gemeenten, naast de voorziening analoog depot (archiefbewaarplaats). Allerlei digitale informatie, bijvoorbeeld documenten zoals milieuvergunningen of bouwvergunningen, videotulen, digitale bestemmingsplannen (IMRO-bestanden) en veel meer, kan naar het e-depot worden overgebracht en daarin duurzaam (en goedkoop) bewaard worden. Daarnaast kan gedacht worden aan mogelijkheden voor uitplaatsing en migratie naar derden. Ook particuliere digitale informatie kan in het e-depot opgeslagen worden.

4. ERFGOEDPARTNERS

INTRODUCTIE

5. RHCE

RHCe e-depot

⊲ Digitale opslag is sneller en goedkoper dan analoge opslag ⊲ Maximale raadpleegbaarheid en duurzaamheid is gewaarborgd ⊲ Door centralisatie hoeven participerende gemeenten niet elk voor zich zaken te regelen en kosten te maken, bijvoorbeeld vanwege efficiëntere werkwijze en beperking benodigde ruimte ⊲ Aan de hand van normdocumenten zijn er uitstekende mogelijkheden voor vlotte overbrenging van digitale informatie naar RHCe ⊲ Digitale informatie is waar ook, wanneer ook, via internet raadpleegbaar voor ieder die dat wenst, voorzover de raadpleegbaarheid geen beperkingen kent ⊲ Mogelijkheid het dynamisch en (semi-)statisch informatiebeheer van gemeenten samen te voegen.

Verdere overbrenging en/of uitplaatsing van digitale informatie Vanaf 2021 gaan wij de inname en de raadpleging van digitale documenten verdergaand automatiseren, ook om daarmee het e-depot een plek te geven in het informatielandschap van gemeenten.

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

P. 12

Inventarisatie van documenten voor opslag Er vindt inventarisatie door RHCe plaats bij gemeenten welke ruimtelijke informatie (zoals bestemmingsplannen, CAD-informatie, e.d.) en welke overige niet-afdrukbare informatie (zoals videoen audio-opnamen/-tulen) op termijn voor opslag in het e-depot in aanmerking komen. Op basis van deze inventarisatie definieert RHCe projecten om diverse formaten in de raadpleegomgeving van het e-depot te ondersteunen. Of het tot realisatie daarvan komt, wordt mede door de participerende gemeenten bepaald: zowel voor het beschikbaar stellen van middelen als om samen met RHCe dit soort ontwikkelingen in gang te zetten.

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

WAAR WERKEN WE AAN?

Onder uitplaatsing wordt verstaan de opslag van digitale informatie, waarbij het mogelijk is rechtstreeks in het e-depot te uploaden, aan te vullen en te bewerken, en waarbij niet sprake is van overbrenging in de zin van de Archiefwet. Bij uitplaatsing in het e-depot doelt men doorgaans op opslag van gedigitaliseerde en te digitaliseren informatie in het e-depot die op later moment voor overbrenging in aanmerking komt. Uitgeplaatste informatie wordt gescheiden opgeslagen van overgebrachte informatie. Uitgeplaatste informatie is slechts opvraagbaar/zichtbaar in de zoek- en beheeromgeving(en) voor personeel van de gemeente, alsmede voor personen die daartoe door de gemeente gerechtigd zijn. Indien de uitgeplaatste informatie later ook overgebracht moet worden, zal dat overeenkomstig de geldende procedures en normdocumenten plaatsvinden.

INHOUDSOPGAVE 5. RHCE

UITPLAATSING

4. ERFGOEDPARTNERS

3. OVERHEDEN

2. DIENSTEN

1. E-DEPOT

Door gebruik te maken van emulatietechnieken gaat RHCe het mogelijk maken de in het e-depot opgenomen systeemomgevingen integraal te bewaren. Daarmee hoeven gemeenten geen conversie/migratie meer toe te passen en zal er geen (gedeeltelijke) informatie verloren gaan. Overheden, burgers, instellingen kunnen de informatie altijd raadplegen zoals die oorspronkelijk was opgesteld.

Inmiddels is het e-depot voorzien van een vernietigingsfaciliteit waardoor ook uitplaatsing van op termijn te vernietigen informatie wordt gefaciliteerd.

Ontwikkeling naar RMA De functionaliteit van het e-depot wordt ingeregeld op de vorderingen van gemeenten betreffende de modernisering van het eigen digitaal informatiebeheer. In de variant dat RHCe de brede digitale opslagfunctie, digitale archiefruimte en digitale archiefbewaarplaats is, kan RHCe invulling geven aan een rol als hét centrale Document Management Systeem/Record Management Applicatie (DMS/ RMA-centrum) van de regio.

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

P. 13

Het is mogelijk om het raadpleegportaal van het e-depot in de huisstijl van de gemeente op te stellen en op een gemeentelijke internetdomeinnaam beschikbaar te stellen. Op termijn wil RHCe de mogelijkheid bieden om informatie direct vanuit de website van de gemeente te kunnen raadplegen.

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

Raadpleegportaal Opzoeken via de website van RHCe is een standaardmanier hoe informatie kan worden geraadpleegd door overheden, burgers, instellingen. RHCe zorgt dat de informatie via de website kan worden benaderd en controleert na inname van de informatie of de toegang werkt. Functionarissen van gemeenten krijgen in een afgeschermde web-omgeving, met een eigen account, toegang tot de informatie van hun organisatie. Daarmee is ook informatie die raadpleegbeperkingen kent, voor gemeenten volledig beschikbaar.

statische fase

procesondersteunende systemen* documentenbeheersysteem lokaal archiefsysteem

Figuur 1 Bron: www.gemmaonline.nl

met e-depot variant 3



externe digitale archiefruimte

e-depot

procesondersteunende systemen*

lokaal archiefsysteem procesondersteunende systemen* documentenbeheersysteem lokaal archiefsysteem

2. DIENSTEN

documentenbeheersysteem

e-depot

procesondersteunende systemen* Opslag voor zover het e-depot de formaten aankan e-depot * incl. zaaksysteem

Werkgroep informatisering Het voornemen is te komen tot een regionale ambtelijke Commissie Informatisering die tot doel heeft om bijvoorbeeld na te gaan hoe de koppeling tussen gemeenten en het e-depot versterkt kan worden, hoe archiving by design kan worden toegepast, welke functionele behoeften aangaande het e-depot er zijn bij gemeenten, en hoe een functie van RHCe als DMS/RMA-centrum ontwikkeld kan worden. Met het opstellen van de werkgroep informatisering willen we ook verdere doorontwikkelingen in samenspraak met gemeenten tot stand laten komen. Aanzet naar koppelvlak tussen informatiearchitectuur gemeenten en RHCe Het voornemen is dat de bovengenoemde regionale ambtelijke Commissie Informatisering vanaf 2021 adviseert over standaardkoppelvlakken, op basis van behoeften van gemeenten. Denk hierbij aan het koppelen van Zaak/DMS-systemen op het e-depot. RHCe definieert op basis van deze behoeften vervolgens hoe de benodigde technische inrichting en hoe de koppelvlakken worden gerealiseerd.

3. OVERHEDEN

met e-depot variant 2

externe digitale archiefbewaarplaats

4. ERFGOEDPARTNERS

met e-depot variant 1

externe digitale archiefruimte

5. RHCE

zonder e-depot

INHOUDSOPGAVE

afgehandelde zaakfase

1. E-DEPOT

overbrenging

uitplaatsing

einde zaak

start zaak

proces- of lopende zaakfase

Gebruik maken van artificiële intelligentie (AI) RHCe gaat onderzoeken hoe machine learning kan helpen om inname, ordening van informatie en het zoeken naar documenten in een raadpleegportaal verder verbeterd en efficiënter kan verlopen.

PRESERVERING

ADVISERING DIGITALE INFORMATIEVOORZIENING

Een gemeente moet zich voorbereiden op de aanlevering van informatie uit een bronapplicatie, zodat deze in het e-depot ingenomen kan worden. Dit is nodig zowel bij het aanleveren van de digitale informatie voor overbrenging, als voor uitplaatsing. Zodra een gemeente het voornemen tot overbrenging of uitplaatsing kenbaar maakt, wordt op basis van een stappenplan een aansluitplan

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

P. 14

Preservering zorgt ervoor dat nu en in de toekomst informatie raadpleegbaar blijft. Van elke preservering-activiteit wordt een verklaring van conversie opgesteld, waarin de uitgevoerde handelingen en de uitgevoerde controles met hun resultaten worden beschreven. Voor uitgeplaatste informatie kan RHCe op basis van een verzoektaak een offerte opstellen voor de uitwerking en uitvoering van een preservering-projectplan.

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

RHCe voert het beheer over overgebrachte informatie en de bijbehorende metadata. Hierbij past RHCe preserveringbeleid toe: onder andere worden de metadata, de data-integriteit, de bestandsformaten en de raadpleegbaarheid gecontroleerd, beheerd en geconverteerd zodra noodzakelijk. Metadata beogen de toegankelijkheid van informatie door authenticiteit, integriteit, bruikbaarheid en betrouwbaarheid te waarborgen.

INHOUDSOPGAVE

opgesteld. Hierin wordt een impactanalyse uitgevoerd op het informatiebeheer van de gemeente. Op basis van het aansluitplan wordt de informatie opgenomen in het e-depot.

Ter wille van de beschikbaarstelling van de voorziening e-depot wordt een deel van de RHCebegroting aangewend. Andere bijdragen daaruit worden benut ten behoeve van gemeenten vanwege het gebruik dat zij maken van het e-depot naar rato van het aantal opgeslagen TB’s (zoals dat bij gemeentelijke analoge informatie gebeurt op grond van het gebruik in m1). In geval van uitplaatsing wordt een overeenkomst opgesteld (vergelijkbaar met huur van analoge ruimte; eveneens geen wettelijke taak).

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

P. 15

Classificatie van de opslag in het e-depot De in het e-depot opgeslagen informatie is op diverse wijzen geclassificeerd, waaronder: 1. Informatie van individuele gemeenten onderling 2. Informatie over gemeentelijke en particuliere archieven 3. Informatie die behoort tot de regionale collectie 4. Informatie die is overgebracht in de zin van de Archiefwet 5. Informatie die vervroegd is overgebracht 6. Informatie die is opgeslagen maar niet overgebracht in afwachting van bijv. controles 7. Informatie die is opgeslagen op grond van uitplaatsing

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

5. RHCE

4. ERFGOEDPARTNERS

3. OVERHEDEN

2. DIENSTEN

RHCe kan bij een gemeente een analyse van het applicatielandschap doen om vast te stellen uit welke applicaties men digitale informatie gaat overbrengen of uitplaatsen. Tijdens een QuickScan wordt besproken uit welke applicaties een gemeente informatieobjecten gaat aanleveren aan het e-depot, ten behoeve van overbrenging of uitplaatsing. Uitkomst is een adviesrapport, dat een gemeente kan gebruiken bij de voorbereiding om aan te sluiten op het e-depot. Een QuickScan Informatiebeheer is een verzoektaak, waarvoor een offerte wordt opgesteld.

1. E-DEPOT

QUICKSCAN INFORMATIEBEHEER

INHOUDSOPGAVE

BENUTTING E-DEPOT IN TB RAMING E-depot-A

Raming toename in 2021/2022

Raming op 31-12-2022

Asten

0,164

Bergeijk

1,141

1,140

2,281

Best

1,000

Bladel

0,900

Cranendonck

1,002

0,786

1,788

0,250

2,038

Deurne

1,848

0,254

2,102

5,500

7,602

Eersel

2,876

2,700

5,576

Eindhoven

0,021

0,003

0,024

0,003

0,028

Geldrop-Mierlo

0,893

3,000

3,893

Heeze-Leende

1,500

Helmond

2,180

1,000

3,180

Laarbeek

0,455

1,200

1,655

Nuenen

0,863

3,363

4,226

Oirschot

1,253

4,290

5,543

Reusel-de Mierden

2,037

1,000

3,037

Someren

1,470

2,940

Son en Breugel

0,750

0,375

1,125

2,750

3,875

Valkenswaard

Veldhoven

Waalre

TOTAAL

14,773

3,598

18,371

31,066

49,438

Eersel

Eindhoven

5. RHCE

1. E-DEPOT

E-depot-U

2. DIENSTEN

In e-depot per 01-04-2021

3. OVERHEDEN

E-depot-A

4. ERFGOEDPARTNERS

REALISATIE E-depot-O

9 8 7 6 5 4 3 2 1 Bergeijk

Raming Realistatie

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

Best

Bladel

Cranendonck

Deurne

Geldrop-Mierlo

Heeze-Leende

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

Asten

P. 16

INHOUDSOPGAVE

10 9

1. E-DEPOT

8 7 6 5

2. DIENSTEN

4 3 2

Helmond

Laarbeek

Nuenen

Oirschot

Reusel-De Mierden

Someren

Son en Breugel

Valkenswaard

Veldhoven

Waalre

E-depot-A: Bevat informatie die (vervroegd) is overgebracht in de zin van de Archiefwet (archiefbewaarplaats) E-depot-O: Bevat vooral informatie die in afwachting van herstel, correcties, besluitvorming, capaciteit later naar een ander deel van het e-depot wordt overgebracht c.q. opgeslagen. E-depot-U: Bevat informatie die door gemeenten is uitgeplaatst E-depot-P: Bevat informatie van particuliere herkomst.

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

P. 17

Net zoals RHCe de postbezorging door marktpartij Post.nl laat doen, laten wij het technisch beheer doen door marktpartij DiVault. De geadresseerde beschikt over een RHCe-brief; en zo beschikt de gemeente dan over een RHCe e-depot. Niet onbelangrijk is dat wij met een Nederlandse onderneming zaken doen; RHCe acht het wenselijk dat geen risico wordt gelopen dat overheidsinformatie door middel van Nederlandse dochters van buitenlandse ondernemingen in handen komt van of gebruikt wordt door buitenlandse regeringen in bijvoorbeeld niet-EU-landen.

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

5. RHCE

Hier is (nog) geen rekening gehouden met de mogelijkheid dat ramingen 2021/2022 van toename van benutting e-depot-A soms wel al opgenomen kunnen zijn in het e-depot-O.

4. ERFGOEDPARTNERS

3. OVERHEDEN

INHOUDSOPGAVE 1. E-DEPOT 2. DIENSTEN 5. RHCE

Het RHCe E-depot levert die functie: bij de bron, maar in een daartoe geschikte omgeving, zodra er samenwerking is tussen de betrokken gemeenten en de leveranciers van bronsystemen. Het RHCe staat er dan ook voor open om, in overleg met gemeenten en leveranciers van bron(zaak)systemen, informatiebeheer-taken in lijn met de Common Ground-beginselen in te vullen. Gemeenten kunnen hiervoor het RHCe e-depot gebruiken, immers, dit RHCe e-depot is bij uitstek geschikt om informatie enkelvoudig, geconditioneerd, gecontroleerd en duurzaam te bewaren, en de organisatorische omgeving van RHCe is daar op ingericht (zie meer technische informatie external-link ).

3. OVERHEDEN

Het begrip Common Ground is in de ICT-wereld nog in een ontwikkelfase; de werking bij informatiebeheer-processen moet nog uitkristalliseren. Hoe ook, van belang zijn de uitgangspunten: a. separatie informatie en applicatielaag, en b. opslag op één locatie, bij de bron. ⊲ Ad a.: Bij nagenoeg alle applicaties zijn de informatie- en applicatielaag verbonden, met gevolg dat bij een wisseling van applicatie de informatie gemigreerd moet worden. Elke applicatie heeft ook zijn eigen datamodel. In het RHCe e-depot zijn deze lagen gescheiden. Bij opslag in het e-depot wordt informatie volgens een duurzaam standaard-datamodel (TMLO/MDTO/PRONOM) aangeleverd. Het beheer vindt plaats op basis van dat datamodel; ook kan eenvoudig naar een ander e-depot worden gemigreerd, mits dat e-depot hetzelfde standaard-datamodel ondersteunt. ⊲ Ad b.: De informatie moet op één locatie worden opgeslagen Bepaalde publicaties beschrijven dat archiveren bij de bron door de bronapplicatie moet gebeuren. Informatie blijft dan in de bronapplicatie. Dat strookt echter niet met wat onder 1 is opgenomen; bronapplicaties kennen immers nu nog een eigen datamodel, en zijn niet ingericht voor duurzame opslag. Daar komt bij dat gemeenten meer onafhankelijkheid willen van (specifieke) bronsysteemleveranciers (een van de doelstellingen van Common Ground).

Het uitgangsbeginsel van Common Ground is dat informatiebeheer op 1 locatie moet gebeuren, maar niet dat de opslag binnen de bronapplicatie moet worden geregeld. Virtueel wordt informatie dan bij de bron bewaard op een locatie, conform de eisen van gemeenten aangaande duurzaam te bewaren informatie.

4. ERFGOEDPARTNERS

E-DEPOT: STAP VOORWAARTS NAAR DE COMMON GROUND-GEDACHTE

De mate van publicatie, dus tot waar informatie publiek raadpleegbaar mag worden gesteld heeft onder meer begrenzingen vanwege wet- en regelgeving omtrent privacy, auteursrechten, veiligheidseisen, enzovoort. Publicatie van informatie is vanwege privacy- en auteursrechten in veel gevallen niet toegestaan. Daarom zal in de toekomst RHCe het e-depot worden voorzien van een innovatieve digitale bezoekersruimte: daar kan men inloggen met DigiD en/of e-Herkenning en kunnen burgers en bedrijven ook informatie raadplegen die niet publiek raadpleegbaar gesteld mag worden. Immers, met zo’n procedure is er geen sprake van publicatie.

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

P. 18

Alle in het e-depot van RHCe opgenomen informatie kan via internet raadpleegbaar worden gesteld, en daarna dus door wie ook, waar ook, wanneer ook, worden geraadpleegd of gedeeld. Hierbij is sprake van publicatie. Dit is een van de belangrijke functionaliteiten van het e-depot.

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

BEPERKINGEN RAADPLEEGBAARHEID

Indien een gemeente zijn naar de archiefbewaarplaats overgebrachte en in het e-depot aldaar opgeslagen informatie niet via internet publiek raadpleegbaar wil stellen, dient de gemeente aan te geven welke bezwaren er tegen openbaarheid zijn en op welke grondslagen de bezwaren zijn gebaseerd. Indien de gemeente vooraf beperkingen van openbaarheid heeft vastgesteld, wordt de informatie in het e-depot niet openbaar gemaakt.

INHOUDSOPGAVE 1. E-DEPOT 5. RHCE

Indien een gemeente zijn in het e-depot overgebrachte informatie publiek (via internet) raadpleegbaar wil stellen, dient de gemeente als overbrengende partij de informatie te voorzien van een kenmerk dat daar geen bezwaren tegen zijn uit oogpunt van wet- en regelgeving. Pas als dat kenmerk er is, en als dat kenmerk luidt dat er geen bezwaar is tegen publicatie, maakt RHCe de informatie in het e-depot publiek raadpleegbaar. Het aanbrengen van dat kenmerk is onderdeel van het proces van overbrenging door de gemeente; ontbreken van dat kenmerk leidt er toe dat de informatie niet publiek raadpleegbaar wordt gesteld. De gemeente is verantwoordelijk dat publieke raadpleegbaarstelling geen strijd met wet- en regelgeving oplevert.

4. ERFGOEDPARTNERS

3. OVERHEDEN

2. DIENSTEN

De aanwezigheid van persoonsgegevens in informatie levert de meest voorkomende beperking van publieke raadpleegbaarheid op, als gevolg met name van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het doel van de AVG is om de privacy van burgers te beschermen. De AVG vergt dat gemeenten een grondslag hebben om persoonsgegevens te verwerken. Zonder die grondslag, een van de door de wet bij gemeenten neergelegde vereisten, is verwerking van persoonsgegevens niet toegestaan.

Waar de Archiefwet 1995 uitgaat van het wel of niet inzien van integrale documenten, wordt door de wOB uitgegaan van gegevens in documenten. Indien gemeenten dit wensen, kan voor het beschikbaar stellen van gedeelten uit uitgeplaatste documenten de functionaliteit worden uitgebreid met anonimiseren/pseudonimiseren; hieraan kunnen kosten zijn verbonden.

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

P. 19

Van een aanvraag is sprake indien men door middel van een inlogprocedure zoals hiervoor beschreven, dan wel in de bezoekersruimte informatie ’aanvraagt’. Dan geldt een ander regime en is het vorige niet van toepassing, immers, dan is er geen sprake van publieke raadpleging (publicatie). Indien de aangevraagde informatie beperkingen aan de openbaarheid kent, wordt de aanvraag aangehouden ter beoordeling door RHCe; die kan een ontheffing aan aanvrager verlenen. Overigens kunnen er ook dan beperkingen zijn als het gaat om ‘bijzondere’ persoonsgegevens, dan ziet RHCe er op toe dat die niet zonder meer raadpleegbaar zijn in geval van aanvraag van informatie. Informatie wordt raadpleegbaar gesteld tenzij de gemeente heeft aangegeven dat de informatie bijzondere persoonsgegevens bevat, de informatie auteursrechtelijke beperkingen kent of krachtens artikel 15 van de Archiefwet 1995 beperkingen aan de openbaarheid heeft gesteld. Datalekken en claims door onjuiste classificering komen voor risico van de gemeente.

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

Publieke raadpleging (publicatie) via internet vergt geen aanvraag; men kan eenvoudig een website bezoeken, of met een URL een query aangeven.

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

5. RHCE

4. ERFGOEDPARTNERS

3. OVERHEDEN

2. DIENSTEN

1. E-DEPOT

P. 20 RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

RHCE DIENSTEN: PASSIE VOOR HISTORIE

INHOUDSOPGAVE

Overbrenging moet periodiek worden uitgevoerd, minimaal eenmaal per tien jaar. Indien daaraan behoefte bestaat en de middelen beschikbaar zijn, wordt de export-/importprocedure geautomatiseerd met datakoppelingen. Datakoppelingen bieden de gemeente de mogelijkheid om informatie vanuit de bronapplicatie te raadplegen. Beperkingen vloeien voort uit wet- en regelgeving en uit door het college van B&W voorafgaande aan de overbrenging genomen besluiten. Het overbrengen van informatie: analoog, digitaal en hybride, gebeurt altijd in overleg met RHCe. Overleg daarover is wettelijk verplicht en wordt tijdig en voorafgaande aan de voorgenomen overbrenging gestart. Ook is het wettelijk verplicht RHCe te laten adviseren over voorgenomen beperkingen van de raadpleegbaarheid. Overleg inzake overbrenging dient door een gemeente tijdig voorafgaand aan de werkzaamheden ten behoeve van de voorgenomen overbrenging te zijn geschied. Om te waarborgen dat door gemeenten geleverde digitale informatie in goede en geordende staat is alsmede duurzaam toegankelijk en raadpleegbaar is, worden controles uitgevoerd. 1. Ontvangstcontrole 2. Integriteitscontrole 3. Steekproefcontrole 4. Geautomatiseerde controle

INHOUDSOPGAVE 1. E-DEPOT 2. DIENSTEN

Overbrenging is een fase waarop dus meer aan de hand is dan louter opslag van informatie in de depots. Op grond van de gemeenschappelijke regeling verschuift de bestuurlijke verantwoordelijkheid van een college van B&W naar de Bestuurscommissie RHCe. De ambtelijke verantwoordelijkheid gaat over van een door een college van B&W aangewezen beheerder naar een door de Bestuurscommissie RHCe aangewezen functionaris.

3. OVERHEDEN

De term overbrenging omvat wettelijk verplichte handelingen van een gemeente waardoor blijvend te bewaren informatie in de archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet wordt geplaatst, te weten in het e-depot of in analoge depots van RHCe. Die overbrenging is een wettelijke plicht van een gemeente zodra informatie twintig jaar oud is, en de overbrenging dient een feit te zijn voordat de informatie dertig jaar oud is.

4. ERFGOEDPARTNERS

OVERBRENGEN NAAR HET E-DEPOT

5. RHCE

OVERBRENGING DIGITALE INFORMATIE

VERVROEGD OVERBRENGEN

Naast reguliere overbrenging van digitale informatie is het mogelijk om vervroegd over te brengen, dus eerder dan dat de leeftijd van twintig jaar is bereikt. Het vervroegd overbrengen gebeurt altijd in overleg. Een gemeente moet daartoe een gemotiveerd verzoek indienen.

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

P. 21

Stap 1: De gemeente stelt met behulp van het register van verwerkingen vast welke informatie na overbrenging niet of beperkt openbaar moet blijven. Stap 2: De gemeente neemt, waar nodig, een Besluit beperking openbaarheid. Het is wettelijk verplicht om het advies van de streekarchivaris te betrekken bij dit besluit. Stap 3: De gemeente brengt de originele informatie over naar RHCe. Stap 4: De gemeente kan ervoor kiezen om naast originele informatie ook raadpleegkopieën daarvan over te brengen; dat biedt de gelegenheid eventueel aanwezige persoonsgegevens te pseudonimiseren of anonimiseren, als gevolg waarvan publieke raadpleegbaarheid is toegestaan.

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

Bij overbrenging van informatie door een gemeente dienen vanwege privacy wet- en regelgeving de volgende stappen in acht te worden genomen:

Controle 3

Controle 4

Afronding

Status

Son en Breugel

0,767

check

hourglass-end

Bestanden opgenomen in e-depot-O. Verklaring van overbrenging dient nog te worden ondertekend.

Deurne

Batch 9, 10, 12, 13 en 14 Batch 15, 16 en 17 1,848

check

hourglass-end

check Times

hourglass-end Times

Bestanden opgenomen in e-depot-O. Verklaring van overbrenging dient nog te worden ondertekend. Controle 3 is uitgevoerd. Gemeente voert n.a.v. de controle aanpassingen door.

Oirschot

1,255

check

hourglass-end

Times

Controle 4 is uitgevoerd. Gemeente voert n.a.v. de controle aanpassingen door.

Bergeijk

1,141

check

hourglass-end

Times

Controle 3 is uitgevoerd. Gemeente voert n.a.v. de controle aanpassingen door.

Eindhoven

3,500

check

hourglass-end

Times

Controle 4 is uitgevoerd. Gemeente voert n.a.v. de controle aanpassingen door.

Eersel

Batch 1-5 Batch 6 2,876

check

hourglass-end

Times

check

hourglass-end

Times Times

Controle 2 is uitgevoerd. Gemeente voert n.a.v. de controle aanpassingen door.

Someren

1,470

check

hourglass-end

Times

Controle 3 is uitgevoerd. Gemeente voert n.a.v. de controle aanpassingen door.

ReuselDe Mierden

Batch 1 Batch 2 2,037

check

hourglass-end

Times

check

hourglass-end

Times Times

Controle 2 is uitgevoerd. Gemeente voert n.a.v. de controle aanpassingen door.

Laarbeek

0,466

check

hourglass-end

Times

INHOUDSOPGAVE 1. E-DEPOT 2. DIENSTEN

Controle 2

3. OVERHEDEN

Controle 1

4. ERFGOEDPARTNERS

Aantal in TB

5. RHCE

Stap 5: In de Verklaring van overbrenging wordt opgenomen of er al dan niet beperkende bepalingen zijn, en het Besluit beperking openbaarheid wordt daarin opgenomen indien daar sprake van is. In de Verklaring van overbrenging wordt expliciet opgenomen welke informatie de gemeente niet openbaar wil stellen. Met de ondertekening door de gemeente van de Verklaring van overbrenging is de overbrenging formeel afgerond. Stap 6: Informatie is raadpleegbaar in de bezoekersruimte van RHCe. Er is publieke raadpleegbaarheid (informatie wordt via internet raadpleegbaar gesteld) van informatie waarvan de gemeente dat expliciet aangaf.

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

P. 22 RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

Overzicht van de stand van zaken in april 2021 van overbrenging van gedigitaliseerde bouwvergunningsdossiers.

INHOUDSOPGAVE 1. E-DEPOT 5. RHCE

4. ERFGOEDPARTNERS

Een analoog depot is in ruime zin het geheel van mensen, methoden, procedures, gegevensverzamelingen, opslag-, verwerkings- en communicatieapparatuur en andere middelen, bestemd tot het beheer van analoge informatie. Een dergelijk depot wordt gevuld door het vastleggen van informatie met bijbehorende context. De informatie bevindt zich in een tijdens de uitvoering van een proces, project of andere activiteit voor gebruik en hergebruik in bruikbare, vindbare en betrouwbare vorm. Die informatie is opgenomen en gefixeerd op een manier dat het gebruik, beheer en voortbestaan daarvan aantoonbaar is verzekerd gedurende de bewaartermijn die recht doet aan de bewaarbelangen.

2. DIENSTEN

(ARCHIEFBEWAARPLAATS)

3. OVERHEDEN

VOORZIENING ANALOOG DEPOT

In het collectiebeheer-systeem is geregistreerd wat gemeenten aan informatie hebben overgebracht dan wel opgeslagen. Particuliere archieven die bij gemeenten horen zijn net als de gemeentearchieven door middel van rapportages te presenteren. In het collectiebeheersysteem is ook beschreven wat de inhoud is van de particuliere archieven, en wat de regionale collectie bevat. De regionale collectie is in de aan het collectief der gemeenten beschikbaar gestelde depotruimte opgeslagen; albums, mappen, foto’s, kaarten, boeken, kranten, cassettes, films, enzovoort. Alles is in categorieën ingedeeld; van elke categorie is bekend hoeveel items RHCe in depot heeft. Dat is vermeld in lijsten met aantallen: bijv. 10.000 boeken, 300 kranten, 350.000 foto’s, 60 films, enzovoort. Ieder die wil weten wat de regionale collectie bevat kan de RHCe-website of archieven.nl doorzoeken. Dan is sprake van aparte boek- (10.000) of fotobeschrijvingen (30.000).

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

P. 23 RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

Analoge informatie is geregistreerd in het collectiebeheersysteem, en is opgeslagen op (doorgaans) planken in het depot in toepasselijke verpakkingen De omslagen in de verpakkingen zijn eveneens beschreven in het collectie-beheersysteem. De informatie wordt beheerd, het depot wordt geklimatiseerd en er wordt passieve en actieve conservering toegepast.

De gegevens omtrent de benutting strekkende meters is gebaseerd op de feitelijke situatie in het depot op peildatum 31 december 2020.

ANALOGE INFORMATIE IS OPGESLAGEN ONDER DE VOLGENDE CATEGORIEËN

Raming toename overgebracht gemeentearchief tot 31-12-2022

6.357 680

Opgeslagen gemeentearchief per 31-12-2020

174

Opgeslagen particulier archief per 31-12-2020

2.335

Subtotaal gemeenten 384

Bibliotheek - tijdschriften

119

Bibliotheek - documentatie

155

Algemene historie

238 1.922

Subtotaal regionale collectie

2.818

Verhuurde ruimte

2.919

Quarantaineruimte

Toekomstig te benutten ruimte

963

Subtotaal Totaal

INHOUDSOPGAVE

9.546

Bibliotheek - boeken

Kranten

TOTAAL

3. OVERHEDEN

Overgebracht gemeentearchief per 31-12-2020

SUBTOTAAL

2. DIENSTEN

BENUTTING ANALOOG DEPOT IN M1 PER 31-12-2022

1. E-DEPOT

Aanwas of krimp kan verschillende oorzaken hebben: acquisitie, vernietiging, toegankelijk maken, langdurige uitleen, enzovoort.

3.895 16.259

Toelichting op de categorieën ⊲ Opgeslagen archieven: door gemeenten opgeslagen, bijvoorbeeld vanwege ruimtegebrek. ⊲ Particuliere archieven: archieven van een particulier/particuliere instelling wiens geacquireerde archief relateert aan / thuishoort bij / verwijst naar het grondgebied van een gemeente dan wel diens rechtsvoorgangers. ⊲ Regionale collectie: bibliotheek, (dragers van) film & fotomateriaal (dragers van) geluidmateriaal, perspublicaties / kranten en voorwerpen. ⊲ Quarantaine-ruimte: ruimte waarin informatie is opgeslagen vanwege controle op ongedierte. ⊲ Verhuurde ruimte: huur ruimte op basis van een huurovereenkomst inclusief huurprijs (vergelijkbaar met uitplaatsing van digitale informatie in het e-depot; geen wettelijke taak; de opbrengsten uit verhuur worden opgeteld bij de beschikbare middelen, daarmee is geen sprake van een dubbeltelling).

4. ERFGOEDPARTNERS



5. RHCE

Acquisitiebeleid particuliere archieven

Toelichting op de getallen A. De grotere verschillen bij de regionale collectie worden veroorzaakt door plaatsing van historische perspublicaties/kranten die aanvankelijk waren opgeslagen in een bewaarplaats in Turnhout, België. Van deze faciliteit, die voorheen niet in beeld is gebracht, wordt vanwege financiële aanleiding geen gebruik meer gemaakt. B. Een historische perspublicatie/krant in de collectie is het Eindhovens Dagblad, een regionale krant met veel informatie. Alle andere historische perspublicaties/kranten die aan gemeenten kunnen worden toebedeeld (zoals Veldhovens Weekblad of Rond de Linde / Nuenen) zijn overgenomen door Tilburg University. C. In 2020 is de regionale collectie vanwege de Covid-19 pandemie (nagenoeg) niet gemuteerd.

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

P. 24 RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

De categorieën vrije ruimte en quarantaine hebben natuurlijk ook een kostencomponent waarvoor een bijdrage uit de RHCe-begroting moet worden ingezet).

Asten

163

161

Bergeijk

242

Best

163

Bladel

INHOUDSOPGAVE

Aanwas/ Krimp

2020 3

251

155

-8

253

245

-8

Cranendonck

230

Deurne

370

369

-1

105

0 0

245

240

-5

1.685

1.729

1.013

1.017

Geldrop-Mierlo

327

319

-8

-1

Heeze-Leende

178

176

-2

Helmond

655

608

656

Laarbeek

322

313

-9

159

174

Nuenen

188

181

-7

Oirschot

329

359

Reusel-De Mierden

143

137

-6

Someren

201

Son en Breugel

105

103

-2

Valkenswaard

225

217

-8

Veldhoven

149

Eindhoven

Staafdiagram: bovenstaand in grafische weergave betreft standen 2018-2020

2018

-2

Eersel

Toelichting Tabel: betreft mutaties analoge informatie per gemeente: gelijkblijvend, aanwas of krimp betreft standen 2018-2020

2020

Waalre

172

167

-5

Totaal

6.345

6.357

2.261

2.335

BENUTTING ANALOOG DEPOT PER CATAGORIE PER GEMEENTE PER 31 DECEMBER 2022 IN M1 3000

1. E-DEPOT

2018

2. DIENSTEN

Gemeente

PARTICULIER Aanwas/ Krimp

3. OVERHEDEN

GEMEENTE

4. ERFGOEDPARTNERS

MUTATIES ANALOOG DEPOT 2018-2020

Raming toename gemeentearchief Opgeslagen particulier archief

2400

5. RHCE

2700

Opgeslagen gemeentearchief

2100

Overgebracht gemeentearchief

1800

1500

900

600

300

0 Asten

Bergeijk

Best

Bladel

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

Cranendonck Deurne

Eersel

Eindhoven

GeldropMierlo

HeezeLeende

Helmond

Laarbeek

Nuenen

Oirschot

ReuselSomeren De Mierden

Son en Breugel

Valkenswaard

Veldhoven

Waalre

P. 25 RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

1200

INHOUDSOPGAVE

50 Gemeente

Particulier

1. E-DEPOT

30 20

2. DIENSTEN

10 0

Asten

Bergeijk

Best

Bladel

Cranendonck

Deurne

Eersel

Eindhoven

Geldrop-Mierlo

Heeze-Leende

Staafdiagram: Asten - Heeze-Leende: krimp-aanwas. Benutting analoog depot.

Gemeente Particulier

3. OVERHEDEN

-10

4. ERFGOEDPARTNERS

40 30 20 10

-10

Helmond

Laarbeek

Nuenen

Oirschot

Reusel-De Mierden

Someren

Son en Breugel

Valkenswaard

Veldhoven

Waalre

5. RHCE

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

P. 26 RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

Staafdiagram: Helmond - Waalre: krimp-aanwas. Benutting analoog depot.

Analoge depotruimte De voorgenomen nieuwe Archiefwet heeft onder meer als gevolg een verkorting van de verplichte overbrengingstermijn van informatie naar de archiefbewaarplaats van 20 jaar naar 10 jaar. De verkorting van de overbrengingstermijn dient volgens het ministerie van OCW onder meer als katalysator voor een betere gemeentelijke informatiehuishouding en zou tevens de digitalisering moeten bevorderen.

INHOUDSOPGAVE

RHCe zal voor het eerst met de consequentie van de verkorting van de overbrengingstermijn worden geconfronteerd in 2040. Dit komt omdat overbrengingen plaatsvinden in zogeheten 10-jarenblokken. De archiefblokken 2020-2029* zijn voor gemeenten de eerste archiefblokken die zij overbrengen onder het regime van de nieuwe Archiefwet. De overbrengingen van deze blokken zullen dan 10 jaar na 2029 plaatsvinden en dus in 2040 hun beslag krijgen. RHCe voorziet tussen 2030 en 2050 een toename van de omvang van de gemeentelijke informatie van 670 tot 960 m1 analoog gemeentearchief, zie tabel 1 EXTERNAL-LINK-SQUARE-ALT. Er is nog vrije ruimte voor de opslag van gemeentearchief. Als de verkorting van de overbrengingstermijn de digitalisering door gemeenten van informatie bevordert, zoals het ministerie van OCW verwacht, zal er niet of nauwelijks een ruimtetekort ontstaan, mits het e-depot van RHCe navenant benut wordt door gemeenten. In 2040 is er een piek in de omvang van de overbrenging omdat dan gelijktijdig overbrenging van de archiefblokken 2010-2019 onder het regime van de Archiefwet plaatsvindt alsook de overbrenging van de archiefblokken 2020-2029 onder het regime van de voorgenomen nieuwe Archiefwet.

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

P. 27 RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

*In essentie vallen de archiefstukken 2020 onder het regime van de oude wet. Omdat 9 jaren van dit blok onder de nieuwe wet vallen, wordt het gehele blok hiertoe gerekend. Gemeenten worden hierover geïnformeerd.

5. RHCE

4. ERFGOEDPARTNERS

3. OVERHEDEN

RHCe raadt aan om informatie zoveel mogelijk in gedigitaliseerde vorm over te brengen.

1. E-DEPOT

Vanaf 2019 verzoekt RHCe jaarlijks aan de gemeenten om aan te geven van welke diensten in welke mate men gebruik wil maken. Tot dusver (april 2021) heeft het merendeel der gemeenten aangegeven hoeveel en welke analoge informatie (archieven of aanvullingen daarop) men gaat overbrengen. Het meeste zou bestaan uit bouw- en hinderwetvergunningen. Daarnaast is er informatie waarvan men eerder aangaf die in 2020 over te brengen, maar waarvan gemeenten nu voornemens zijn die in 2021 over te brengen.

2. DIENSTEN

OVERBRENGING ANALOGE INFORMATIE

OMVANG IN M1

2030

Regime Archiefwet (20 jr)

18 archiefblokken

210 - 300

2040

Regime Archiefwet (20 jr)

20 archiefblokken

230 - 330

2040

Regime nieuwe Archiefwet (10 jr)

20 archiefblokken

115 - 165

2050

Regime nieuwe Archiefwet (10 jr)

20 archiefblokken

115 - 165

RAMING 2021/2022 ONDERDEEL

AANTAL

GEREED ZODRA

Beoordelen van en adviseren

De Verklaring van overbrenging is ondertekend

De inventarissen van de informatie via archieven.nl raadpleegbaar zijn

Borgen van de kwaliteit van eerder

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

P. 28 RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

5. RHCE

4. ERFGOEDPARTNERS

3. OVERHEDEN

overgebrachte code-archieven

INHOUDSOPGAVE

AANTAL VERWACHTE ARCHIEFBLOKKEN

1. E-DEPOT

REGIME ARCHIEFWET

2. DIENSTEN

Tabel 1: Schatting gevolgen van de verkorting van de overbrengingstermijn (in m1)

JAAR

Ondervermeld in twee tabellen hoe de meer recent geïnspecteerde gemeenten scoorden.

~ Voldoet gedeeltelijk Times

Voldoet niet

Zie ook: Geactualiseerde KPI's, mei 2020 external-link

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

KPI 2: Mensen en middelen

check

KPI 3: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

KPI 4: Interne kwaliteitszorg en toezicht

Times

KPI 5: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid informatie.

Times

KPI 6: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van informatie

KPI 7: Overbrenging van informatie

check

KPI 8: Terbeschikkingstelling van overgebrachte informatie

check

La a

5. RHCE

rb ee k me re n Ve ldh ov en W aa lre

P. 29 RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

Voldoet

check

eij

Legenda

KPI 1: Lokale regelingen

SCORES GEMEENTEN BIJ INSPECTIE NA MEI 2020 DOOR RHCE AAN DE HAND VAN 8 KPI’S

1. E-DEPOT

INHOUDSOPGAVE

Inspecties verlopen via de normen en Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) van de VNG. Ondervermeld zijn de scores van de inspecties van gemeenten aan de hand van de door de VNG aangeraden methodiek: die aan de hand van acht KPI’s. Eerdere methoden werden langer geleden toegepast en zijn in dit programma niet opgenomen, omdat inspecties van de in die periode geïnspecteerde gemeenten verminderd actueel zijn.

2. DIENSTEN

RHCe zal de adviesfunctie verstevigen; dat doen wij door aan de hand van de inspecties na te gaan op welke aspecten van het informatiebeheer een gemeente nog kan winnen. Dat zijn de thema’s waar RHCe, desgevraagd door een gemeente, zal kunnen adviseren over verbeteringen. Hiermee wordt zichtbaar wat wij voor gemeenten gaan doen, waarover wij gaan adviseren en hoe wij gaan toetsen in 2021/2022.

3. OVERHEDEN

Bij een verzoek om advies ontvangt een gemeente binnen één week bericht welke tijdsduur gemoeid zal zijn met het uitbrengen van het verzochte advies. Vragen worden binnen drie dagen beantwoord. In geval van complexe vragen wordt de gemeente op de hoogte gesteld van de verwachte responstijd.

4. ERFGOEDPARTNERS

ADVISERING AAN GEMEENTEN

PROTOCOLLEN EN HANDLEIDINGEN

RHCe heeft verschillende protocollen en handleidingen om gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden te ondersteunen. De grondslag van deze protocollen en handleidingen is een van de taken van RHCe: advisering van gemeenten. RHCe brengt de gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden steeds op de hoogte van nieuwe protocollen en handleidingen.

virus

Folder-open Normdocument analoge overbrenging (mei 2019)

Handreiking hotspot COVID-19 (juli 2020)

external-link

CLOUD

File

BOOK Invulhandboek (september 2020) external-link

Format jaarverslag (november 2020) external-link

Normdocument overbrenging digitale documenten (dec 2020) external-link

INHOUDSOPGAVE 1. E-DEPOT

23.12.2020 29.10.2020 17.12.2020 09.03.2021 14.01.2021 01.02.2021 31.03.2021 30.03.2021 10.03.2021

2. DIENSTEN

Asten Bergeijk Best Cranendonck Deurne Laarbeek Someren Veldhoven Waalre

3. OVERHEDEN

05.09.2019 25.03.2020 18.02.2020 12.11.2019 10.10.2019 08.06.2018 12.11.2019 23.04.2020 05.09.2019 12.11.2019 23.01.2020

4. ERFGOEDPARTNERS

Bladel Eersel Eindhoven Geldrop Heeze-Leende Helmond Nuenen Oirschot Reusel-De Mierden Son Valkenswaard

DATUM INSPECTIE NA MEI 2020

5. RHCE

DATUM INSPECTIE VOOR MEI 2020

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

ONDERDEEL

AANTAL

GEREED ZODRA

Vervangingshandboeken

Formeel advies wordt uitgebracht

Organiseren bijeenkomsten

Verslag is verzonden

Ontwikkelen formats

Format in gebruik is genomen

Ontwikkelen beleidsnotities

Notitie door directie is vastgesteld

Proces-optimalisatie

Nieuw proces in gebruik is genomen

Ontwikkelen methodieken/thema-onderzoeken

Nieuwe methodiek in gebruik genomen

P. 30 RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

RAMING 2021/2022

INHOUDSOPGAVE

ADVISERING VASTGESTELDE EN VOORGENOMEN PROTOCOLLEN ONDERWERP

STATUS

Uitleningen aan de gemeenten

Procesoptimalisatie

check

Procesoptimalisatie

hourglass-end

Procesoptimalisatie

Glasses-alt

Normdocument

check

Beleidstuk

hourglass-end

Normdocument

Glasses-alt

Format Batchrapportage

check

Werkprotocol

hourglass-end

Werkprotocol

Glasses-alt

Werkinstructie steekproefcontrole

check

Scanning on demand

Format verklaring van overbrenging

check

Procesoptimalisatie

Glasses-alt

Procesoptimalisatie

check

Format besluit beperking openbaarheid

check

Normdocument

Glasses-alt

Beleidstuk

check

Format controlerapport gemeenten

check

Werkprotocol

Glasses-alt

Werkprotocol

check

Procedure aanvullingen

check

Bezoek studiezaal op afspraak

Procesoptimalisatie

check

Glasses-alt

het archievenoverzicht

Normdocument

Glasses-alt

Procesoptimalisatie

Glasses-alt

Beleidstuk

Glasses-alt

Werkprotocol

Glasses-alt

check

Werkprotocol

Format document advies

check

Registratie bezoekers

Procesoptimalisatie

check

Normdocument

hourglass-end

Format doorlopende machtiging

check

Werkwijze aanleggen en actualiseren van

Procesoptimalisatie

Geactualiseerd invulhandboek

Beoordeling vernietigingslijsten

Acquisitie

Procesoptimalisatie

Glasses-alt

Registreren in Mais-Flexis

Beleidstuk

Glasses-alt

Procesoptimalisatie

Glasses-alt

Beleidstuk

Glasses-alt

Werkprotocol

Glasses-alt

Werkprotocol Aanvragen door burger Procesoptimalisatie

Glasses-alt

Proces in en uitdienst treding personeel

Procesoptimalisatie

hourglass-end

Normdocument

Glasses-alt

Procesoptimalisatie

Glasses-alt

Normdocument

Glasses-alt

Werkprotocol

Glasses-alt

Beleidstuk

Glasses-alt

Werkprotocol

Glasses-alt

Analoge overbrenging

Procedure Access

Glasses-alt

Foto bestellingen

Werkinstructie eindcontrole

Glasses-alt

Procesoptimalisatie

Glasses-alt

Wijzigingenbeheer

Procedure aanvullingen

Glasses-alt

Normdocument

Glasses-alt

Procesoptimalisatie

Glasses-alt

Werkprotocol

Glasses-alt

Beleidstuk

Glasses-alt

Werkprotocol

Glasses-alt

Toezicht Procesoptimalisatie

check

Inzage niet raadpleegbare stukken

Ontwikkeling nieuwe methodiek

check

Procesoptimalisatie

Glasses-alt

Uitwerken ITiL Raamwerk

Ontwikkeling standaard normering

check

Normdocument

Glasses-alt

Procesoptimalisatie

Glasses-alt

Beleidstuk

Glasses-alt

Werkprotocol

Glasses-alt

Format SIO verslag Format beoordelingsverslag Automatiseren

check check hourglass-end

Jaarverslag Format jaarverslag, jaar 1 Format jaarverslag, jaar 2

check Glasses-alt

Werkprotocol Vrijwilligers Procesoptimalisatie

Glasses-alt

Uitwerken BiSL Raamwerk

Beleidstuk

check

Procesoptimalisatie

Glasses-alt

Beleidstuk

Glasses-alt

Werkprotocol

Glasses-alt

Werkprotocol

2. DIENSTEN

Adviezen vervangingshandboek

1. E-DEPOT

STATUS

Scanstraat

3. OVERHEDEN

ONDERWERP

4. ERFGOEDPARTNERS

STATUS

Digitale overbrenging

5. RHCE

ONDERWERP

Themabijeenkomsten Ontwikkelen protocol

check

Verzoektaken

verzoektaak Schrijven normdocument/procedure

Glasses-alt Glasses-alt Glasses-alt

(Eventueel) contactbezoeken Procesoptimalisatie

Glasses-alt

Normdocument

Glasses-alt

Werkprotocol

Glasses-alt

DEZE PAGINA IS OP 06.05.2021 GEACTUALISEERD

Legenda operationeel in procedure Glasses-alt gereed 2022 check hourglass-end

RHCE-PROGRAMMA 2021-2022

Ontwikkelen format aanvraag

P. 31

Procesoptimalisatie

Tabel: uitleningen per gemeente, 2020

INHOUDSOPGAVE 1. E-DEPOT 5. RHCE

4. ERFGOEDPARTNERS

3. OVERHEDEN

Gemeenten kunnen de eigen informatie lenen van RHCe. Het is niet toegestaan dat een gemeente informatie (dossiers) van een andere gemeente of derde leent; RHCe leent verder nooit iets uit. Een gemeente kan rechtstreeks via www.rhc-eindhoven.nl een uitlening aanvragen door middel van het toegekende pashouder-nummer. Uitleningen worden geboekt in de uitleenadministratie, de uitleentermijn is dertig dagen, een niet te lange periode om te voorkomen dat de informatie niet raadpleegbaar is (wettelijke eis). Bij terugkomst van de dossiers wordt alles weer ingeboekt en is de informatie weer raadpleegbaar (zolang er COVID-19 maat-regelen van toepassing zijn wordt een verzoek om uitleen gedaan via e-mail).

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Asten&id=da1e009e-674b-4637-b491-04cd37376a5e