AZC21.04.03A 21 Bijlage 2 Definitieve gewaarmerkte jaarrekening 2020 ICT NML.pdf

Topdesk is service management software en wordt ingezet om de dienstverlening van ICT NML naar onze gebruikers te verbeteren. Voor ICT NML is dít daarmee een hele belangrijke applicatie. Terugkijkend op afgelopen jaar geeft Jeroen aan dat er veel is gebeurd met de inrichting van Topdesk. Bii de start van het jaar was de omgeving van ICT NML nog onderdeel van de omgeving van de gemeente Venlo. Met de vísie vanuit ICT NML om de dienstverlening door te ontwikkelen ontstonden er steeds meer beperkíngen. ICT NML bleek andere vragen te hebben dan de facilitaire afdeling van de gemeente Venlo. Uiteindelíjk is daarom gekozen om een aparte omgeving voor ICT NML in te richten. Parallel aan dat traject is gewerkt aan het inrichten van een service portaal. Op I februari zozo is deze versie beschikbaar gesteld en zijn we los van de omgeving van Venlo gaan werken. Dit waren al met al twee grote opgaven, díe tegelijkertijd liepen. Achteraf gezien was dit te veel tegelijkertíjd geweest op dat moment. Beide trajecten hadden een behoorlijke impact en hadden achteraf gezien beter achter elkaar gepland moeten worden. Februari en maart was voor Jeroen dan ook een hele drukke periode om vooral ook nog recht te zetten wat nog níet helemaal goed was ingericht.

NadeÍ met

versie van het servíce portaal is een evaluatie giehouden en is gestart van het service portaal. Als eerste is een enquête.uitgezet met als doel om alen. Vervolgens zíjn de verbeterpunten uítgewerkt in een plan voor de

doo ingeric

ereen

nquête kwam naar voren dat een aàntal zaken kersvrÍ ker punten zijn opgepakt en verwerkt in een de gemeenten uitge s een klankbord daarin een afvaardiging van ronder de accountmanagers communicatíeadviseur toegevoegd om de teksten níet te technisch en voor bordgroep heeft vooral nagedacht over hoe het service p de Bebruíkersy''

goede voorbereí ding is het ha lve werk" *!:-

*p Í*,Ë;:i

.:

\

Na een goedervoorbereíding ís

ct

t).

Het vernieuwde service portaal gevenuádh dat Eva een stu

t

sa mengewerkt met alle

en liep erg soepe een belangrijke s

ït

de een

e*

volle uitvoering.

{

#: '_,r::,:,,.! ,Ii

29

Terugkiikend op het afgelopen jaar geeft Jeroen aan dat hij het meest trots is op het neerzetten van het service portaal. Hoewel de eerste versie nog niet op alle punten goed werkte, werd er alwel een grote stap gezet Ín de dienstverleníng en het effíciênter maken van de werkprocessen van ICT NML. Voor het komende iaar lígt de grootste uÍtdagíng in het verder verbeteren van Eva. De volgende stap díe we willen maken is om betere rapportages te maken van onze diensten en dienstverlening in de vorm van dashboards. Met de inzet van "Business lntellÍgence" worden de vele gegevens in Topdesk omgezet in stuurinformatie om de dienstverlening en werkprocessen verder te kunnen verbeteren. Als dan bijvoorbeeld een medewerker uit díenst gaat, dan weten we precies wat we allemaal kunnen afsluiten in één proces. Nu zijn dit nog allemaal losse onderdelen.

30

ALLEEN BEN JE SNELLER, SAMEN KOM JE VERDER lnterview met Lex Smit occountmdnager van de gemeente Nederweert

Nederweert Jamen gíoots, tamen dc

Lex is sinds januarÍ zot5 teamleider ínformatíevoorzieníng bíi de gemeente Nederweert. Hij is al 3z jaar gelukkig getrouwd en heeft z kínderen (dochter 3t jaar en zoon zg iaar) die al een aantal jaren de deur uit zijn. Je kunt wel zeggen dat Lex een trots familiemens is en zijn gezin een enorm promínente plek heeft in zíjn leven. ThuÍs is het belangrÍjk dat het gezellig is en daar hoort familie en lekker eten bij. Vanuit zijn

lndonesië-roots ís dat er met de paplepel in gegoten. Maar ook met het gezin een mooie reis maken hoort daar bij. Beíde kinderen van Lex zijn behoorlijk reislustig en hebben hem met het reisvirus besmet. Zo hebben ze in september zotg met het hele gezin een reis door Ameríka gemaakt. 3 weken lang met de auto de Westkust afgestruínd en 4 staten doorkruist. Lex is daarnaast sportief. Hij ís in hart en nieren een volbloed Ajacied. Naast veld- en zaalvoetbal heeft hij zelf ruim 3o jaar badminton gespeeld. Lex kíikt terug op een loopbaan waarín hij vooral (ongeveer 3o jaar) leidíng heeft gegeven aan l&A afdelingen of aan financiële afdelingen. Bij dat leidínggeven is het zijn grootste passie om mensen te ontwíkkelen in hun persoonlijkheÍd maar ook ín hun professionaliteít. Dit in een werksfeer waarin ruímte is voor ontspanning en humor. Lex is breed geschoold en heeft t5 jaar van zíjn werkzame leven besteed aan HBO- en WO-deeltíjdstudies naast zíjn full-time job. Dat waren voor Lex en zÍjn gezín best píttige tijden, waardoor hij ook meer is gaan beseffen dat werk niet altijd het belangrijkste is. Lex heeft zowel een scholing op het gebied van financiële control, maar is ook geschoold op het gebied van ínformatíevoorzíeníng. Hij heeft als manager ook een aantal keren gewisseld tussen informatievoorzieníng en financíën en heeft zelfs een aantal malen een combi-functíe vervuld.

Lex geeft aan dat híj vanaf het begin Ís betrokken bíj de aansluiting van de gemeente Nederweert bij ICT

NML. ln december zot5 heeft de raad van Nederweert besloten om aan te sluiten bij de GR van ICT NML en in januari zot6 is het traject gestart voor de implementatie. Lex had daarbij meerdere rollen vervult. Aan de ene kant de regíerol om de aansluiting met ICT NML zo goed mogelijk te regelen, aan de andere kant om het

personeel van Nederweert zo goed mogelijk over te dragen aan ICT NML. Terugkijkend op de afgelopen periode voor de aansluíting bíj ICT NML, had Nederweert (afgerond) twee fte in díenst om de automatisering te regelen. ln die tijd had Nederweert het goed voor elkaar, maar het zou een grote uitdaging zíjn geweest om dat vast te houden. Denk bijvoorbeeld maar eens aan de toegenomen wettelíjke vereisten op het gebied van informatíeveíligheid en privacy en de steeds complexere systemen en netwerken. Op deze en andere gebieden zou uiteindelíjk te weÍníg kennis in huis zíjn en daarmee zou Nederweert sterk afhankelijk worden van dure externe consultants en leveranciers. Met de aansluiting bij ICT NML hoefde Lex zich over de techniek minder zorgen meer te maken en kon de afgelopen jaren de focus verlegd worden naar het versterken van ínformatiemanagement (lM). De gemeente Nederweert is daardoor een stuk minder kwetsbaar geworden op gebíed van de informatievoorziening. Ook ligt de focus nu veel meer op de verdere professionalisering en faciliteríng van de lM-dienstverleníng richting de business.

Terugkijkend op de samenwerking met ICT NML, is met hen een groeipad ingegaan. ln het begin líep de samenwerking niet heel soepel. Er lÍep toen binnen ICT NML veel te veeltegelijkertijd en waren er aan het leidínggevende ICT NML-front veel wisselingen van de wacht. Dit had als gevolg dat er onvoldoende aandacht uitging naar Nederweert en er een t8 maanden durend migratietraject ontstond. ln die periode van vallen en opstaan was het wel zo dat de insteek vanuit ICT NML positief bleef. Zij probeerden steeds om er het beste van te maken binnen de mogelíikheden die er waren. Men was bereid om te luisteren en zaken op te pakken en te verbeteren. Hierdoor ontstond uiteindelíjk een waardevolle samenwerking.

31

-

De grootste veranderíng van het afgelopen iaar was toch wel het thuiswerken. zo:o was in meerdere opzíchten best een moeílijk jaar. De overgang naar het thuiswerken gíng vrij soepel en dat was voor Nederweert erg belangrijk. ln zozo ís ook een verandering ingezet en wel dat de medewerkers van ICT NML ons klantgerichter benaderen. Er ís meer ingezet op persoonlijke contact en dat ziet Lex als een positieve ontwikkeling. Hoewel dat nog niet bíj íedereen terug te zien is, zíjn de eerste stappen daarin hoopvol. Vrij recent is het opzetten van het nieuwe selfserviceportaal (EVA) op een erg prettige en constructieve manier gedaan. De betrokkenheid van diverse medewerkers van de deelnemende gemeenten was goed georganiseerd inclusief de bijbehorende communícatie. Een schoolvoorbeeld van hoe het eígenlijk altijd zou moeten. Het kost tíjd en energie, maar hier geldt vooral: "alleen ben je sneller, samen kom je verder".

Aan de andere kant heeft corona ook gezorgd voor juist minder persoonlijk contact. MeetÍngs gingen vía Teams en ook de aanwezÍgheid op locatie, waar Nedenrveert veelwaarde aan hecht, kwam daardoor

minder van de grond. Het meest fijne ís als ICT NML-ers weer volop op locatíe aanwezíg kunnen zijn, zodat ook het relatíonele aspect weer naar boven kan komen. De medewerkers van ICT NML hebben daardoor ook meer/beter beeld en - geluid biiwat er speelt in Nederweert. Ook is het afgelopen jaar hard gewerkt aan het verbeteren van de governance structuur; het

Opdrachtnemersoverleg (OlttO) is daar een mooí voorbeeld van. Op dat vlak zijn er weer positieve stappen gezet. Lex heeft daarin keuzes moeten maken. Waar neemt hii aan deel en wat laat hif over aan zijn medewerkers? Zo is Lex onlangs uít het ONO gestapt en hebben z van zijn medewerkers die rol overgenomen. Kiikend naar 2o21 ziet Lex dat er nog belangriike stappen te zetten ziin in het samenwerken binnen projecten. Voor ICT NML is het daarbij van belang om niet alleen te focussen op de techniek, maar vooral ook mee te denken ín de benodigde functíonaliteít van de klant, Daarin meedenken en meevoelen en mee facíliteren is van meerwaarde. Een projectleider moet daarbÍjgoed kunnen meebewegen. We moeten met elkaar een nieuwe manier van werken gaan organíseren. Nedenrveert moet daar ook mee leren omgaan. Samen een nieuwe manier van werken ontdekken en uítwerken. Samenwerken wordt dan echt samenwerkÍng in plaats van een puur technÍsche uitrol die dan in de praktijk onvoldoende werkt. Lex voorzíet Ín 2oz1 een grote impact in de aansluiting van de gemeenten Asten en Someren. Voor Nederweert is het daarbii belangrijk dat deze aansluiting niet ten koste gaat van de dienstverlening aan de huidige deelnemers. Ook voorziet Lex dat er in zozt een nieuw normaal zal ontstaan. De balans van thuis- en op kantoor werken wordt daarin anders. We gaan niet meer terug naar de oude situatie.

Dat betekent ook dat de werkplekken daarop blíjvend aangepast moeten worden. Lex geeft daarbij aan dat zijn wens voor zozt dan ook ligt op het vlak van het verder verbeteren van de nieuwe werkplekfto#lEuq,tnelheid en stabiliteit kunnen er nog stappen gezet worden, zodat er uiteindelijk geen versihil mqerrisltqrísqyhet werken op kantoor of vanuit huis. En nog belangrijker: dat de Nederweertse collega'Sldóór't.deiïeÏrNïVlrtrl 1-'1. "r:, i ii)' "1.'-' :." l'i '11 dienstverleníng, goed en ongestoord hun werk kunnen doen. V,íïi Vs'. Ll '- ,r'L , ,. .- -

, .- .

i

WE HEBBEN GEWOON EEN HEEL LEUK TEAM De veranderingen bii het team C'ebruikersondersteuning, een ínterview met lgor SchLiller

Een enthousiast verhaal komt er vanaf het scherm de zolder op. Over hoe het gaat met zíjn team en over zijn eÍgen persoonlijke ontwikkelíng. "lk vind het ook echt heel leuk,

oprecht!" lgor SchËller ís sinds eerste uur werkzaam bíjteam Gebruikersondersteuning. Vanaf zomer voríg jaar ín de nieuwe rol van coórdinator van het team. Dit was geen stap in een uítgestippelde carrièreplanning van lgor, maar ontstond heel klein ín een gesprek met zijn teamleider Joost Poulissen. Op de vraag wat hij graag zou willen, antwoordde híj "iets van coórdínalor ofzo". Dít ídee heeft lgor verder vorm kunnen geven door onder andere assessments en coaching te volgen, met als resultaat dat lgor nu daadwerkelijk

coórdinator ís van zijn team. Een rol die híj zich langzaam maar zeker eigen heeft gemaakt en in is gegroeíd. lgor is nu bijna fulltime bezig met zijn coórdinerende werkzaamheden, daarbij gaat het vooral om de plannÍngen van het team maken, begeleiden van nieuwe col coachen van en vra k n voor col bruik van 's. En daar wordt gemaakt; lgor merkt lachend op dat hij "bijna continue bestookt wordt met berichtjes en telefoontjes", teken dat zijn collega's hem goed weten te vinden in zijn níeuwe rol. Celukkig ook door iedereen binnen het team geaccepteerd, iets waaraan de teamleider ook zorg heeft besteed door het met íedereen in de bila's te bespreken.

Het coórdinatorschap is niet de enige vernieuwing binnen het team

Cebruikersondersteuning. Het team heeft vorig jaar een paar maanden hard gewerkt om tot een nieuwe efficiënte werkwijze te komen. lgor vertelt dat ze een aantal brainstormsessies hebben gehouden met geïnteresseerden uit het team. Laagdrempelig en informeel; iedereen die graag mee wilde denken kon aansluiten. Tijdens de sessies werden ideeën met elkaar uitgewisseld over wat het werk nou efficiënter zou kunnen maken én hoe íedereen meer plezier en voldoening uit het werk zou kunnen halen. Vervolgens een flinke klus om deze ideeën te vertalen naar een nieuwe werkwíjze. "We hebben een soort van bijbel gemaakt, daar staat precies tot in detail beschreven welke diensten we draaíen en wat dat behelst". Ook erg handig voor níeuwe medewerkers.

Sinds januarí werkt het team volgens de nieuwe werkwijze. "8n", zegt lgor, "ik moet

zeggen, het gaat uitstekend n.J".Zo werkt het team met een SLA dienst: "als je SLA dienst hebt, moet jc sclectcrcn Ín Topdcsl< wcll<c mclding als ccrstc gaat vcrlopcn (o.b.v. de SLA afspraken). Die zet je op je naam en ga je proberen op te lossen". ledereen binnen het team draait deze dienst waarbij het uitgangspunt is dat iedereen in staat moet zijn om hetzelfde te kunnen en over gelijk kennisniveau beschikt. En als dat nog níet zo is: vragen bij collega's die je verder helpen. Het gevolg van deze SLA dienst is al concreet zichtbaar: stonden voorheen de helft van de meldingen op 'rood', zijn dat er nu nog maar enkele. Ook is het prettiger werken aangezien er geen meldingen meer op voorhand op naam worden gezet. Naast dat dit een tijdrovende klus was, geeft dit meer rllst, "mensen

33

voelen de druk níet meer om die melding voor die tíjd af te moeten hebben want die staat op míjn naam". Als het níet lukt een meldíng binnen je werktiid op te lossen, gaat de eerstvolgende er - uiteraard goed bíjgewerkt - mee verder.

Met een andere dienst die erbij ís gekomen, ga je "in de intakebak,,: meldingen uit het SSP (Self Servíce Portal) oppakken. Als het niet mogelijk Ís de meldíng meteen op te lossen, schuíft deze naar de SLA dienst waar íemand zijn of haar tanden erín kan zetten, Deze extra dienst geeft de nodíge en welkome afwísseling met de intensieve telefoondienst. De besteldienst gaat ook flink op de schop, daar ís het team op dit moment nog hard mee

bezig. lgor legt uit dat ICT NML de ICT apparatuur op eigen locatie gaat houden, in plaats van bii de gemeenten. 2 x per week gaat een medewerker van het team tijdens de besteldienst de gemeenten af om de benodígde apparatuur af te levere n. "7o hebben we meer zicht op wat we ín beheer en op voorraad hebben en kunnen we sneller werken als iemand met spoed bijvoorbeeld een telefoon nodig heeft". Omdat de níeuwe werkwíize vanuit het team zelf is ontstaan en opgezet, wordt het ook goed opgepakt en werkt het goed. 'rHet is echt een teameffort geweest, dít is ook echt wat iedereen wil" geeft lgor aan. En ja, het vraagt ook wat. Je moet zelf actief op zoek gaan naar antwoorden en oplossingen, niet altíjd en voor iedereen even makkelijk. En

daar komt de coachende rolvan lgor om de hoek kíjken.

lgor durft welte stellen dat zijn enthousiasme gedeeld wordt door iedereen binnen het team. "lk denk als ie een ander lid van ons team had gevraagd, dan was diegene net zo enthousiast geweest. We hebben gewoon een heel leuk team".

[,.ry11,;1;ii-i9

lJ

i:-:'1 , l.-l, l: !'{tíi}lLr1{l

ï:i--i i''ii-:) :'. ';'1': iiai\i 34

POTENTIELE TOETREDERS Met diverse gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in de regío zijn verkennende gesprekken gevoerd. Met de gemeenten Asten en Someren heeft dit geleid tot een concreet verzoek tot toetreding. De gemeenten Asten en Someren zijn in het voorjaar van 2o2o gestart met een onderzoek met als doel om een partner te vinden voor de lCï-voorzieningen van beide gemeenten. Eindconclusie van het gedane onderzoek is dat de visie van lCï NML Ín lijn ligt met de vísíe van beíde gemeenten. Het ICT Platform dat ICT NML biedt is hoogwaardig en toekomstgerÍcht. Met dit fundament kunnen díverse informatiesystemen ondersteund worden. Het college van Asten heeft ingestemd met het treffen van de regeling voor toetreding tot ICT NML en de raad heeft op 8 december jl. unaniem ingestemd. Ook het college van Someren heeft íngestemd met het treffen van de regeling voor toetreding tot ICT NML en de raad heeft op ro december jl. unaniem ingestemd. Met het aansluiten van Asten en Someren als deelnemer aan ICT NML wordt de regionale samenwerkíng verder versterkt, dit sluit aan bij de vastgestelde vÍsie van lCï NML waarin ICT NML als vanzelfsprekende regiopaftner wordt gepositioneerd. ln het eerste kwartaal van 2021 vind de besluitvorming voor toetredíng van beide gemeenten bij de deelnemers van ICT NML plaats.

CTMÊÊNTË

s omeren

firmeeiltr

I

sten

NIEUWE PRODUCTEN EN DIENSTEN ln zozo heeft ICT NML het functíoneel beheer overgenomen van deelnemers voor het platform van veilige communicatÍe. Deze oplossing biedt een omgeving waarbínnen op een veilige manier e-mail en bestanden uitgewisseld kunnen worden (Ziwer).

Vanuit ICT NML zijn dÍverse CISO diensten geleverd aan de gemeenten Venlo, Weert en Nederweert.

1

35

IK ZIE POTENTIE IN ICT NML -

Níeuwe dienst Ziwer, een interview met Mauríce Bish Hoe Ís het om in tijden van corona met dríngend advíes om thuis te werken aan een nieuwe baan te beginnen? Mauríce Bish kan erover meepraten: híj begon 1 september vorig jaar bij ICT NML als senior

werkplekbeheerder en functioneel beheerder bijteam lnfra. Maurice vertelt over zijn ervaringen en werkzaamheden, waaronder de nieuwe dienst van ICT NML: functioneel beheer van Zívver. Het was voor Maurice niet lastig om de werkzaamheden van zijn nieuwe baan op te pakken; hij is het ICT werk gewend door zíjn jarenlange ervaring. Wat hij wel lastig vond - en vindt - is het níet zien van zijn collega's. '?ls je ergens nieuw begint wil je toch een soort band gaan creëren met je nieuwe collega's", Maurice vindt het prettig om snel te kunnen schakelen, snel naar mensen toe te lopen. Ook de groepsdynamiek, de energie die je voelt als je met een groep collega's bij elkaar bent, mist hij. Kortom, Maurice is veel meer van het analoge communiceren dan van het digitale communiceren en een echt "mensenmens".

Maurice is heel wat jaren in de ICT en gemeenteland werkzaam, waarvan de laatste 18 jaar voor de gemeente Beesel als allround ICT beheerder, Het samenwerkingsverband en later ICT NML kende hij al een tijd, zowel vanuit het werk - lCf NML en de gemeente Beesel zijn een aantal keer bij elkaar op bezoek geweest om bij elkaar 'in de keuken'te kijken - als vanuit informele gesprekken met onder andere een collega van ICT NML op het schoolplein van hun kinderen. Toen een functie vrijkwam is Maurice er serieus over gaan nadenken om bij ICT NML te solliciteren. Na gesprekken met de teamleiders en de senior infrabeheerder ís het in een stroomversnelling gekomen "en heb ik ICT NML ervan kunnen overtuigen dat ik een prima persoon voor ICT NML ben", zegt Maurice lachend. En hij zit op een goeie plek: "ikzie potentie in ICT NML, er zitten veel kundige mensen en er heerst een goede sfeer en prettige energie". Daarmee verwoordt Maurice ook de ontwikkeling die ICT NML de laatste jaren heeft doorgemaakt en die hij ook heeft gezien. Dat hij deze behoorlijke stap heeft gezet - van een vastê, goede carrière naar iets nieuws en vooralsnog tijdelijks - laat in dÍe zin zien dat ICT NML op zijn beurt Maurice ervan heeft kunnen overtuigen een prima werkgever te zijn,

Maurice weet dat er evengoed nog veel werk te doen is. Er is hem van tevoren ook gezegd dat hij niet in een gespreíd bedje terecht zou komen. Maar dat wil hij ook niet: "il< wil iets waaraan ik l<an bouwen".Zijn persoonlijke drijfveer wordt duidelijl<: "il< ben iemand die graag meehelpt en zich inzet en met mijn kennis en kunde kan laten zien dat ik van toegevoegde waarde ben voor de organisatie".

-t,-.,'.,

a

.i l

36

De werkzaamheden van seníor werkplekbeheerder bestaan uit het zorgen voor alles wat met de werkplek

te maken heeft, samen met de andere collega's werkplekbeheer; het meehelpen aan het verbeteren van concrete zaken die de gebruikers direct raken (denk bijvoorbeeld aan het verkorten van de inlogtijd); en het meedenken over het vergemakkelijken van processen en welke tools daarbij kunnen helpen. Het feit dat Mauríce ook softwareontwíkkelaar is, komt híerbíj erg goed van pas. Zo ontwíkkelde Maurice een tool waarmee een aantal standaardwijzigingen eenvoudíger en sneller op te pakken zíjn door het team Gebruíkersondersteuning. "Mij gaat het om het oplossen van een vraagstuk en het makkelÍjker maken. AutomatíserÍng moet je dienen, moet je helpen het probleem op te lossen dat er ligt en moet altijd gebruíksvríendelijk bliiven". Maurice doet ook het functioneel beheer van Zivver, een nieuwe díenst van ICT NML. Zívver ís een platform om veilig met elkaar te mailen, vooral relevant sinds de gemeenten steeds meer zorgtaken uítvoeren en te maken hebben met het uitwisselen van privacygevoelige informatie binnen de keten van het sociaaldomein.

zautteÍ

BÍjkomend voordeel van Zivver is dat je grote bestanden uit kunt wisselen. Het functioneel beheer deden de gemeenten voorheen zelf. Omdat het technisch component van het beheer steeds meer aan de orde was en het alle werkplekken direct raakt, is besloten het functíoneel beheer centraal uit te laten voeren door ICT NML. "Op een 'Zivverdag'ga ik bijvoorbeeld kijken of alles nog goed gesynchroniseerd is met de cloud, of er geen foutmeldingen zijn, opruimen en feedback geven aan Zívver". Met zijn constructieve maar niet aflatende feedback heeft Mauríce een concrete bijdrage kunnen leveren aan het verbeteren van het Zivver communícatieprotocol bij updates. Verder maakt Maurice de gebruiksrapportages die onder andere afgezet kunnen worden tegen de kosten van het platform. De posítíeve energie van Maurice klinkt door in zíjn verhaal. "Natuurlijk zijn er ook minder leuke momenten, zijn er attijd niet leuke dingen die ook gedaan moeten worden. Maar je moet wel je enthousiasme voor het werk blíjven houden en ik hoop dat mijn energie ook een beetje aanstekelijk werkt". Het lijkt erop dat Maurice in een paar maanden tíjd een mooi plekje bínnen het team lnfra heeft weten te veroveren en op waarde geschat wordt. Lachend: "ja ík word echt gezíen als collega, dat vind ik leuk". Ook als sparríngpartner: "over hoe dingen anders zouden kunnen en wat mijn visie op bepaalde díngen is.

En dat vind ik fijn, dat ik míjn ervaring en kennis in kan zetten".

37

RESULTAAT PROGRAMMA ICT NML 2.o ICT NML z.o ís een ambitieus programma gericht op het

waarmaken van de vísie van ICT NML. Waarmaken van ambities begint met het op orde hebben van de basis. Voor ICT NML is dat zorgen dat de automatisering van haar deelnemers, goed, veilíg, effíciënt, klantvriendelijk, flexibel en goed beheersbaar ter beschikking is voor díe deelnemers. En dat ICT NML er klaar voor ís om nieuwe deelnemers te verwelkomen en níeuwe ambities te realiseren.

Met het programma ICT NML z.o ís de infrastructuur van de deelnemers geharmoniseerd en tegelijkertíid is de infrastructuur ingericht met de laatste stand van de techniek. ln het programma is het niveau van ínformatiebeveiliging verhoogd en tevens zijn diverse innovaties doorgevoerd. Het programma omvat negen projecten die op hun beurt weer bestaan uit z7 deelprojecten. Het programma is in oktober zozo opgeleverd.

lïr,rrrilrr

I tcT -', -

-c'

X

.J !?i

/4'

:É1Í-t

t-

WAT IS ER IN zozo GERALISEERD? ProjectTestomgevíng Dit proiect is gestart om te komen tot een centrale, uniforme test- en acceptatieomgeving, Een omgeving die fysiek gescheiden ís van het productie netwerk en beschíkbaar ís voor alle deelnemende gemeenten. Er is een oplossing gecreêerd waarbij op een efficiënte manier een (gedeeltelijke) kopÍe van de productieomgeving wordt gemaakt en waarbiitussentijds van individuele onderdelen een verse kopie vanuit de productíeomgeving kan worden gemaakt. NÍeuw werkplek concept ICT NML heeft er voor gekozen om een nieuw werkplek concept in te voeren. Met het nieuwe werkplekconcept is ICT NML in staat om medewerkers van deelnemende gemeenten maximaalte facÍliteren om op een veílige maníer plaats en tijd onafhankelíjk te kunnen werken. De gebruiker kan zijn gegevens hierbijvia verschillende omgevingen en apparatuur raadplegen. Het nieuwe werkplek concept is opgebouwd uít de onderdelen: Fysieke werkplek, Virtuele werkplek en Mobile Device Management.

ln zozo zijn de virtuele werkplekken van de gemeenten Roermond en Venlo overgezet, waarmee het deelproject rondom de virtuele werkplek is afgerond. ln de zomer is gestart met het inrichten van het mobile devíce management. Als eerste ís in september de mobiele virtuele werkplek bij de gemeente Nederweert in gebruík genomen. Het deelproject Mobiel Device Management ís nog niet volledig afgerond in zozo. Het resterende deel is overgedragen aan de operatie om in het eerste kwartaal van 2o2'r af te ronden. Mí cr osegm entotí e & n etw erk

Bínnen dit project is aandacht besteed aan het beveiligen van het netwerk om zo de algehele beveiliging te verhogen. Het netwerk is gevirtualíseerd om servers of groepen servers af te schermen voor andere servers. ln maart is het volledige project afgerond en opgeleverd.

S, 38

ldentity mdndgement Dít project ís opgebouwd uit vier deelprojecten die als belangrijkste doel hebben het kunnen aanbieden van een toekomstbestendig, veilig en effícíënt ldentity Management proces. ln zozo ís gestart met het laatste deelproject het ldentity & Access Management (lAM). Met ldentity & Access Management (lAM) wordt het mogelijk gemaakt om geautomatiseerd accounts aan te maken en te verwíjderen. Het IAM systeem zorgt ervoor dat de gehele levenscyclus van identíteiten en accounts onder controle komt en blijft op een geautomatiseerde manier. Het IAM-systeem Ís gekoppeld aan de HRM-systemen van de deelnemers. ln zotg ís gestart met dít deelproject. lnmíddels zÍjn twee gemeenten, Nederweert en Roermond aangesloten op lAM. Dit deelproject is nog níet volledíg afgerond in zozo. Het resterende deel is overgedragen aan de operatie om ín het eerste kwartaal van 2oz1 af te ronden. Mail Het project maíl is gericht op het creëren van een toekomstbestendige maílomgeving waarbij security en samenwerking gerelateerde functionaliteíten benut worden. Ook ís in dít project aandacht voor het beheer door de inríchting van een hybríde omgeving, waarbíj het beheer minder bewerkelÍjk wordt. Dit project heeft nagenoeg geen ímpact gehad voor de gebruíkers en ICT NML. De aanpassingen vonden grotendeels plaats aan de backoffice zijde, ofwel aan de kant van ICT NML.

Dit project ís in het voorjaar van 2o2o afgerond. ln zozo is decharge gegeven op het programma ICT NML, waarbij het stokje is overgedragen aan de beheersorganisatÍe van ICT NML. Met het programma ís er niet alleen heel veel werk verricht binnen de projecten, ook de organisatie heeft zich goed ontwikkeld. Er ligt een stevig fundament met een toekomstbestendige organisatíe en het team is compleet en getraind om alle gebruikers te kunnen ondersteunen en om met de partners te kÍjken naar toekomstige ontwikkelingen en het aansluiten van mogelijke nieuwe partners. Er zijn twee deelprojecten díe door het programmateam voor uítvoering zíjn overgedragen aan de

operatie. Het gaat hÍerbíj om ldentity & Access Management en Mobíle Devíce Management. Beide projecten worden vanuít de beheersorganísatie van ICT NML uítgevoerd en in het eerste kwartaal van 2021 afgerond. iali.il,4r 2 c íàhtnutli:n lco: uïssi íliKibll::!i:, !/ner,qra eí{iatrní-y en !eiligtêid

I irfiijj,:,,r:, ., ic

GSEI

-

llàarqn ftNill.?

.f,{q{ l{tj riln Je rïruclílprakerdê ndoft'a ll jBr{ïrp arrnÉr in de .eqr0 I lldrt! ooh nat}?r,l'.,7íh r. liáir r!o.,1

EEN STERK TEAM, DAT GEEFT EEN KRACHTIGE

SAMENWERKING Programma ICT NML 2.o een Ínterview met Michael Grefkens en Dirk Gielen Míchael Crefkens geeft aan de eer gehad te hebben om een grootschalig programma te mogen leiden als programma manager. Met het programma ICT NML z.o is een volledig

greenfield (nieuwe) infrastructuur en platform ontwíkkeld en geimplementeerd voor alle deelnemers. Dít programma had een grote impact op de 4 deelnemers en de ICT NML organisatie. Met het programma werden de 4 verschillende infrastructuren van de gemeenten samengevoegd. Het programma heeft hiervoor een nieuw platform ontwikkeld, waarop alle deelnemers zijn overgezet. Dat gaat over twee belangrijke onderdelen. Aan de ene kant een nÍeuw platform voor de infrastructuur en aan de andere kant een platform voor de werkplekínríchting. Het programma bestond uit ín totaal 9 hoofdprojecten, welke weer zijn onderverdeeld Ín een 27-taldeelprojecten. Een van de projectleíders binnen het programma was Dirk

Cielen. Hijheeft een aantalvan de hoofdprojecten begeleid. De twee grootste hoofdprojecten van Dirk waren de níeuwe werkplek inrichtíng en de ontwikkelÍng van een nieuwe testomgevíng. Deelprojecten van deze projecten waren onder andere de inrichtíng van Windows 1o, ínríchten van een mobiele omgeving (MDM), implementatie van een nieuw opslagsysteem en back-up. ln de aanpakgeeft Dirk aan dat ín eerste instantie is begonnen met het in kaart brengen van wat er allemaàl nodig is, hierbij ontstonden allemaal modules. Het in kaart brengen gebeurde met hulp uit de gemeente. Uit deze inventarisatie kwamen diverse projecten naarvoren en die zijn allemaal omgezet naar geschreven projectplannen. Hier hebben de adviseurs van ICT NML aan meegewerkt, maar ook de gemeenten. Zo was voordat gestart kon worden met het inrichten duidelijk welke middelen we nod.jg hadden. Bij het starten van de proiecten en vervolgens 3 maandelijks zijn er roadshows'gehodáen bij de gemeenten. Dit om gei'nteresseerden te informeren over wat we allemaal gaan doen. Ook zijn er mèt alle betrokkenen van de (deel)projecten Q&A sessies gehouden. Bij Q&A sessíes werd er informatie gedeeld en konden er vragen gesteld worden over

(deel)proiect"

'

":

deze het

-:t .'.'t:'"'::''''1-:'i

.,-

..' rl

t''

'

. i.. f'

'1'l

Michaelgeeft aan dat hijeen al lopend programma heeft overgenomen. Alle projecten waren destijds al ge{.qfiníeerd, maar vooral nog onsamenhangend en sterk technisch van aard. "lk heb toen vooral de focus gelegd op de communicatie en het verwachtingsmanagement". Alles is toen opnieuw gepland, waarbij de verbanden en afhankelijkheden zíjn aangegeven. Parallel hieraan is een communÍcatiestrategie en plan cntwíkkeld. Zo ontstond een goed beeld en bij iedereen ook een gelijk beeld over wat te doen. De gemaakte comrnunicatiestrategie werd niet alleen op papier gezet maar ook uitgebeeld in praatplaten yoor het projectteam en een puzzel met alle projecten voor de deelnemers om:alles ook visueel te maken.

'-t

:

j :

; :

Michael geeft aan dat de grootste uitdaging van het programma de verbinding tussen programma en de operatíe was. Dat punt bleef als een rode draad door het programma lopen en heeft veel aandacht en energie gekost. Vooral om de medewerkers van ICT NML : daarin steeds goed mee te nemen. Een persoonlijke uitdaging heeft Michael ervaren in

I

4CI

ziin werkwíize. Michael werkt graag vanuít het geven van verantwoordelíjkheid en ruimte aan zíjn medewerkers. Hoeveel ruimte kun je daarin aan een projectleíder geven? Dat was wel uítdagend. De ervaring van Míchael ís met de aanpak van ruimte geven dat dit de medewerkers stimuleert in hun eigen ontwikkeling en daarnaast ervaart Michael dit als een prettige maníer van werken. De strakke sturing van het programma in combinatÍe met het coachen van zijn medewerkers staat dan soms op gespannen voet met elkaar. Dirk geeft aan dat zijn grootste uitdagíng vooral zat in de ontwíkkelíng van ziin eígen rol als projectleider. Dirk was nog niet zo lang projectleider toen het programma werd opgestart. Door het programma heeft hiiveel kunnen leren en is hij goed in zijn rol als proiectleíder gegroeid. Ook voor Dirk was de uitdaging extra bij overdracht van project naar beheer. Je moet dan toch anders schakelen met je collega's. Was je eerst een van hen, moet je ze nu vertellen wat ze moeten gaan doen. Dat was ín het begín best wennen. Vooralom collega's hierín goed mee te kríjgen. Kiikend naar de sleutel van het succes geeft Dírk aan dat het vormen van een vast programmateam heel erg goed heeft gewerkt. Dit kernteam zat wekelijks om de tafel, waarbii alle zaken díe speelden werden besproken.

Zo kon er snel geschakeld worden en kwamen telkens ook alle meníngen aanbod, waardoor ook de goede keuzes gemaakt konden worden.

í'Een sterk team, dat geeft een krachtige samenwerking"

Michael haakt daarop aan en geeft aan dat een goed team om je heen verzamelen een belangrijke randvoorwaarde ís. Tijdens het programma is het dan belangrijk dat het team gefocust blijft. Binnen het team zorgen voor een open cultuur, waar iedereen zijn zegje mag doen maakt het team steeds sterker. Dit uiteraard naast een goede structuur neerleggen voor de uitvoering van het programma en de kennís op laten bouwen binnen de eigen organisatie ICT NML. Als we dít waren blijven aanvliegen als technísche projecten waren we niet zover gekomen. "Mijn rol was dan ook vooral om breder te kijken en programma breder neerzetten". Dirk geeft aan dat als je dan naar het eíndresultaat kijkt wat je met elkaar hebt neergezet, dan is dat echt heel goed, Het ís gaaf dat je verantwoordelíjk mag zijn voor het implementeren van nieuwe producten voor klanten. "Dat er nu 3ooo gebruikers werken op een Windows to werkplek, die ik met míjn team heb neergezet is echt super. " Michael geeft aan dat hijtrots is op het resultaat dat de operatíe van ICT NML de nieuwe producten en diensten heeft geadopteerd. Daarmee is ICT NML als organisatie gegroeid. De operatie heeft daarbij een belangrijke verandering door gemaakt.

T E/,II

k

!.2,

!

'':

'.r'

4t

EVALUATIE BVO Bij het opríchten van de gemeenschappelíjke regeling ICT NML is door het bestuur vastgelegd om de organisatieontwikkeling met enige regelmaat te evalueren. Als eerste heeft in 20í9 een evaluatie plaatsgevonden over de opríchtíng van de GR, ln zozo heeft een eerste evaluatie plaatsgevonden over de werking van ICT NML als bedríjfsvoering organisatie (BVO). ln januari heeft het management van lCï NML met de OR een evaluatie uitgevoerd en in iuní is met de opdrachtgevers een evaluatie gehouden.

Evaluatíe BYO OR Bij de evaluatíe zíjn de zorgpunten die er bíj opríchtíng van de BVO waren als belangrijkst evaluatiepunten gebruikt. ln het algemeen kan geconcludeerd worden dat de aandachtspunten díe er vanuit de medewerkers en OR bíj oprichtíng van de BVO waren allemaal de goede aandacht hebben gekregen en ziin opgelost. Het huidige functieboek wordt ervaren als een goede basis om op door te ontwikkelen. Het huídige management wordt ervaren als slagvaardig, kritisch en constructief. De huidige arbeidsvoorwaarden worden als positíef ervaren, waarbíj de behoefte van de medewerkers is om de

belastíng van de beschikbaarheidsdíenst nog nader te onderzoeken. De werksfeer binnen de organisatíe wordt als posÍtief ervaren net als de samenwerkÍng tussen OR en het management. Kanttekening vanuít de OR is dat er nog geen goed en duidelijk beeld gevormd is of de diensten, formatie en functie-invullíng overeenkomen met de huidige taken van ICT NML. Door de uitvoering van het programma en de doorontwikkeling van ICT NML zijn taken en functies aangepast aan de níeuwe praktijk. Geconcludeerd is om een brede herijking van het functieboek uít te voeren in het voorjaar van 2021. Ev alu atíe op dr achtgev ers

Vanuít de evaluatie met de opdrachtgevers is de belangríjkste conclusie dat de opdrachtgevers een belangrijke rol heeft gespeeld als smeerolíe tussen management en medewerkers van ICT NML. Ook hebben de opdrachtgevers een aantal Ínterventies moeten plegen om de organisatie van tCT NML richting te geven en succesvol te maken. Terugkijkend over de rol van de opdrachtgevers de afgelopen jaren, dan is de kracht geweest dat vanuÍt de samenwerking steeds is gezocht naar het gemeenschappelÍjke belang. Dit zorgde voor een constructíeve houdíng bij de opdrachtgevers en heeft mede bijgedragen tot het behalen van de synergie voordelen. De werkwijze is door de opdrachtgevers als constructief en prettíg ervaren.

42

MEDEWERKERS TEVREDENH EI D ON DERZOEK (MTO) -

ln líjn met de organisatie ontwikkeling is afgesproken om een uitgebreid Medewerkers Tevredenheíd Onderzoek (MTO) uit te voeren ín 2ozo. Dit MTO vormt meteen een eerste nulmeting. De opzet van het MTO is vertaald naar een uitgebreide vragenlijst, waarin alle mogelíjke aspecten die van belang zijn voor het bepalen van de medewerkerstevredenheíd worden geraakt. De MTO is in afstemming met de OR opgesteld, uitgevoerd en geëvalueerd. ln juni ís het MTO beschíkbaar gesteld aan de medewerkers in dienst van ICT NML. ln totaaÍ heeÍt75% van de medewerkers de MTO íngevuld. De resultaten zijn met de medewerkers van ICT NML besproken in de team overleggen om de resultaten goed te kunnen duiden. De aanbevelingen uit het MTO zijn verwerkt in het iaarplan zozr.

aa A

Deresultaten De resultaten van het MTO komen overeen met de conclusíes van de uitgevoerde evaluatie van de BVO

met de OR. Bii het overgrote deel van de medewerkers is er vertrouwen in het management en de eigen leídÍnggevende. De manager van ICT NML krijgt van haar medewerkers een 7,7 als cijÍer. De missie en vísie van ICT NML zijn een belangríjke basis voor de richting waarin ICT NML zich ontwikkeld. De medewerkers ervaren de missie en visie als duÍdelíjk. Unaniem scharen de medewerkers zich achter de

doelstelling. De medewerkers geven aan dat goed passen bíi de organisatie en trots zijn om voor ICT NML te mogen werken. Met de medewerkers als belangrijkste kapitaal van ICT NML is dít een mooíe basis om ICT NML door te ontwíkkelen. Met de oprichting van de huidige GR-regeling is gestart met het uitwerken en inrichten van een eígen ICT NML cultuur, passend bijde manier hoe we met elkaar ínvulling willen geven aan onze kernwaarden. lnmíddels is twee derde van de medewerkers tevreden over deze cultuur. Dat is al een mooi tussenresultaat waarbíj ín een korte tíjd al een mooí resultaat ís bereíkt. De ínterne en externe communícatie was als een belangríjk verbeterpunt opgenomen in het jaarplan zozo

van ICT NML. De resultaten van het MTO bevestigen dat we op het gebied van intern communiceren nog een aantal stappen moeten zetten. Hoewel de communicatie en samenwerkíng tussen de teams al een stuk beter verloopt, geven de medewerkers aan dat er nog stappen gezet moeten worden. Afstemming tussen de teams kan nog een stuk beter en ook houden we ons nog te vaalírnog niet aan gemaakte I

i

.1 43

afspraken. Door de medewerkers wordt een open sfeer ervaren waar medewerkers zich vrijvoelen om problemen bespreekbaar te maken. Het aanspreken op elkaars gedrag ís nog niet voor Íedereen vanzelfsprekend, daarin mogen nog stappen gezet worden. Binnen de teams wordt ervaren dat er op een prettige manier wordt samengewerkt. Medewerkers voelen zich thuis binnen hun team en ervaren over het algemeen een prettíge weksfeer.

Werkomstandffieden Het grootste deel van de medewerkers geeft aan tevreden te zijn over de werkomstandigheden. Er wordt ervaren dat er ruimte Ís om initiatíef te nemen. De medewerkers zíjn tevreden over het werk dat ze uitvoeren en geven aan dat ze grotendeels met plezier naar hun werk gaan. Medewerkers geven aan dat ze zinvol werk doen en een groot deel van de medewerkers geeft aan met de huidige functie op de juiste plek te zitten. Ook zetten medewerkers graag een stapje extra om een bijdrage te leveren aan het succes van ICT NML. Een aandachtspunten is de ervaren werkdruk en ook de ervaren waardering voor het werk door met name medewerkers uit het infrastructuur team. ln dit team geeft meer dan de helft van de medewerkers aan ontevreden te zijn over de (geldelijke)waarderíng voor het werk. P ersoonlíike ontwíkkelíng

Over de mogelíjkheden voor persoonlijke ontwikkelíng van medewerkers is het grootste deel van de medewerkers tevreden. De doorgroei mogelijkheden naar een zwaardere functie worden hierbij als beperkt ervaren. Over de mogelijkheden om door te ontwikkelen binnen het eigen vakgebied zijn de medewerkers tevreden.

' /i,i

't

.ï '""'. " ,1 ''. i \, . ,.. t - ..-'

{:,' I ,i I ,., , .; . :.:.il,..: i.l l.l i r. !.?

. i,

.t,tÁ

.-l I

44

n

KENGETALLEN MeldÍngen, wijzÍgen en ziekteverzuÍm

Overzicht van het aantal afgehandelde meldingen over 2ozo:

Het aantal meldíngen per soort over zazo

8z

I

208

l,,lr'

r Advíesverzoek r Beveilígíngsíncident

r lnformatíeverzoek

* Ondersteuningwerzoek r Verstoríng

Adviesverzoek BeveÍligin,gsin cld ent ffi

lnforrnatieveraoek Ondersteuningsverzoek

ln Totaal zíjn er 24644 meldingen afgehandeld in zozo.

,L

l-,

í',. '\ ".,'t

' '' :

45

Overzicht van de afgehandelde wijzigingen: Afgeha ndelde wijzigi ng

r Standaard wijzigingen r Niet standaard wijzigingen r Bestellingen

ln totaal ziin7685 wijzigingen en bestellingen ín zozo afgehandeld.

Ziekteverzuim ICT NML is een gezonde organisatie. Het ziekteverzuim bii lCï NML over zozo isz,96%, dit Ís vergelijkbaar met 2o19, Het gemiddelde percentage bíj de overheid in zozo was 5,17". Het verzuim is binnen de overheid het afgelopen jaar gedaald ten opzichte van

2019. ICT NML kent een beduídend lagerverzuimpercentage.

(t

46

IK VERDIEN MEER MET SPORTEN DAN MET WERKEN... Een íntervíew metTheo Meulen, opdrachtgever van de gemeente Nederweert

Theo ís manager bedrijfsvoeríng bij de gemeente Nederweert. Híi is getrouwd en heeft z kinderen die inmiddels volgens Theo al "aardig op leeftíjd ziin" 3o en 35 jaar oud. lnmiddels heeft Theo z jongens als kleinkinderen en ís de derde, een meisje, op komst. Theo heeft veel plezier aan zijn kleinkinderen.Ziin grootste hobby is reízen, dit is tevens een van zijn ambitÍes. Werken is leuk, maar daar wil híj graag Ín de toekomst een andere wending aan geven. Met ziin vrouw Joke zijn zij hun leven aan het voorbereiden om veel te kunnen gaan reizen. Zijn camper heeft hij daarvoor al klaar staan. Een andere ambitie van Theo ís om zo weinig mogelíjk bezit te hebben. Dat betekent voorTheo met weínig spullen leven en vooral ook veel buiten leven, op pad zijn en díngen ondernemen waar je handen vies van

worden. Theo heeft twee keer Lyme gehad en dat zette zijn hele lichaam op de kop. "Als je lichaam niet goed werkt is dat heel frustrerend". Je verlíest ie concentratie en je wordt even helemaal stil gezet. Deze periodes heeft Theo doen beseffen dat investeren in een gezond líchaam heel belangrijk is. Theo is bezíg om gezond te leven. Hij sport iedere dag. Theo: "lk verdien meer met sporten dan met werken, waardoor ik denk to jaar langer te kunnen leven". Om te weten hoe je gezond kunt leven heeft Theo een opleidÍng gevolgd over hoe zorg ie dat je gezond blijft en niet ziek wordt. De lessen uít deze opleiding past hij iedere dag toe.

Theo is namens de gemeente Nederweert opdrachtgever en is voorzitter van het opdrachtgeversoverleg. Voor de gemeente Nederweert heeft ïheo vanaf het ontstaan van ICT NML gepleit om aan te sluíten. Nederweert ís te klein om de ontwikkelingen op ICT gebied zelfstandíg bijte kunnen houden. ICT NML heeft een flinke ontwikkelkracht. Door aan te sluíten bii lCï NML is Nederweert een stuk minder kwetsbaar geworden en zÍjn de diensten veel robuuster en van betere

kwaliteit. Terugkíjkend gíng de overgang naar ICT NML in het begin met horten en stoten. Het was daarmee regelmatig een onderwerp op de MT tafel, dit is langzaam naar de acfrtergJbf{v.erplaqtst. Er is meer

,i 47

-

vertrouwen ontstaan en er zí,n een stuk minder storíngen en interventies. Afgelopen jaar verliep het facíliteren van het thuíswerken heel soepel. Binnen Nederweert zíjn we steeds meer tot besef gekomen, dat de afspraken die we maken met ICT NML ook betekenen dat er geihvesteerd moet worden ín de verbinding tussen Nederweert en ICT NML. We zijn elkaar beter gaan begrÍjpen. Het is een samenspel waar we vanuit Nederweert ook een verantwoordelijkheid in hebben. Dit betekent bijvoorbeeld dat we nu ook meer initÍatief nemen richting onze eigen leveranciers. Afgelopen jaar is er het een en ander veranderd in het opdrachtgeversoverleg. Aan tafel hebben we nu twee nieuwe gezíchten, dat geeft een andere dynamiek. Dienstverlening en goed kunnen werken heeft daardoor meer aandacht aan de opdrachtgeverstafel gekregen. Als opdrachtgevers zijn we ook meer afstand aan het nemen. Het gaat goed met ICT NML en daardoor ontstaat er ook een tijdperk waarÍn meer de regie gepakt kan worden op nieuwe producten en de doorontwikkeling. Het komende jaar zal er nieuwe dynamiek ontstaan door de komst van de gemeenten Asten en Someren. Ook met de mogelijke komst van ECGEO ontstàat er een hele nieuwe dynamiek. Dat moet zijn aandacht krijgen. Dat betekent verder investeren ín de relatie en de samenwerkíng. Belangrijk voor de deelnemers is dat ICT NML zích verder doorontwikkelt.

Nieuwe dynamiek betekent ook voor de opdrachtgevers ínvesteren in de relatie met elkaar. Op de vraag íWat is jou wens voor 2021?" antwoordt Theo: "lk ben wel Íemand van de dag is vandaag.

lk ben niet van wensenlijstjes, maar zie wel wat op miin pad gaat komen. lk wens dat er maar veel op mijn pad mag komen."

J,,'i. 'l:

't, I "l . r il i

48

JAARREKENING FINANCIEEL VERSLAG 2o2o

ourcompany 1

I,l I I I t :

nrsa a *i

a 6k.

i' ,.'r'

I

.:

Burlneee ltemc

:!-: :l"l

:ll 49

rt::rl;ii*,'. iii

INHOUDSOPGAVE

samenvatting Programmaplan Programma Automatiseríng Fínanciële

j1 Sz

52

overhead 53 Vennootschapsbelasting 5j dekkingsmiddelen ,j onvoorzien 53 BeleÍdsindicatoren 54 Paragrafen 55 Paragraaf weerstandsvermogen en risícobeheersing j5 Paragraaf financiering 6t Jaarrekening 65 Balans per 31 december 2020 65 Programma Bedrijfsvoering / overzicht Overzicht heffing Overzicht algemene Overzicht

Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening2l2} 66 Grondslagen voor waardering en 67 Toelichting op de 67 Toelichting op het overzicht baten en 70 Overzicht incidentele baten en 72 lnformatie Wet Normering Topinkomens 74 Analyse begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid 76

balans

resultaatbepaling

lasten lasten (WNT)

Taakvelden

Controleverklaring van de onafhankelijke

76

accountant

i ;,..

\ .

78

.'':i\ .! \L,":,..,t"

I r'--

'iv .,t,ll:rl

',':t .. :'i 50

FI NANCI ELE SAMENVATTI NG De jaarrekening zozo van ICT NML sluít met een voordelig financieel resultaat van

afgerond Ê.114.ooo. Dit is hoger dan eerder ín de z" rapportage 2o2o gerapporteerd. Het voordeel ontstaat voornamelijk doordat de leasekosten incidenteel meevallen, hogere incidentele personeelskosten en verkoop van overtollige licenties. ICT NML stelt voor om het voordelig resultaat te storten in de algemene reserve als

verdere stap voor het opbouwen van weerstandsvermogen.

51

PROGRAMMA PLAN Programma Automatisering Vanuit de visíe ICT NML ís het volgende geformuleerd met betrekking tot dit programma: "lCT Noord- en Midden Límburg (lCT NML) is een gerenommeerde lCT-dienstverlener die zowel de lokale overheid als haar ketenpartners:

' . .

helpt te excelleren door snel, goed en slím gebruík te maken van technische mogelíjkheden; aanzet tot synergie-effecten;

maximaalontzorgt.

ICT NML bíedt ín beginsel een gemeenschappelÍik automatiseringsplatform waarop het goed samenwerken ís. Dít ís randvoorwaardelijk voor verdere digítale samenwerking. ICT NML heeft ondernemerschap hoog ín het vaandel.

Zíj is een wendbare en weerbare organisatÍe die borg staat voor de kwaliteÍt van

díenstverlening en voorbereíd is op de toekomst. Níet alleen haar eigen toekomst, maar ook op de toekomst van haar deelnemers. De basÍs tot samenwerken is neergezet. De volgende kernwaarden geven daarbij ríchting aan ons handelen en gedrag: passie, vertrouwen, eenvoud en flexibilíteit." De onderdelen 'Wat hebben we bereikt?'en 'Wat hebben we daarvoor gedaan?' zijn

nader uitgewerkt in het inhoudelijke verslag dat u eerder heeft aangetroffen.

Wat heeft het gekost? Programma Automatisering

Rekening Begroting Begroting Rekening Verschil 20L9

2020 voor

2O2O na

wijziging

wijziging

2020

Totaal lasten

6.276.732 , 6.239.342 6.239.342 6.627.726 -388.384

iotaal baten

6.552.073 6.239.342 6.239.342

ri

275.34L,

Saldo van baten en lasten

Mutatie reserves , Resultaat

1

275.34L

t

6.643.924,

404.582

0

0

16.198

16.198

o

0

0

0

:

0

/".'

.!

52

Programma BedrÍjfsvoering / overzícht overhead Het programma Bedrijfsvoeríng bestaat uit de PIOFACH taken, zíjnde personeel, informatíevoorziening, organisatie, financíën, automatiseríng, communícatie en huisvesting. De onderdelen 'Wat hebben we bereikt?' en 'Wat hebben we daarvoor gedaan?' zijn

nader uítgewerkt in het ínhoudelíjke verslag dat u eerder heeft aangetroffen.

Wat heeft het gekost? Programma Bedrijfsvoering / overzicht overhead

Begroting r Begroting Rekening

Rekening

2020voor ZOZ0 na wuzrgrng wuztgtng

20L9

Verschil

2O2O

Totaal lasten

8 74 .361

815.014

815.0L4 74L.984

73.030

Totaal baten

743 .762

815.014

81s.014 839,504

24.490

Saldo van baten en lasten

-130.599

0

0

97.520

0

0

0

0

-130.599

0

Mutatie reserves Resultaat

97 520

97 .520

1

97 .520

I

Overzicht heffing Vennootschapsbelasting Medio zozo is bekrachtigd dat de Gemeenschappelijke Regeling ICT NML valt onder de vrijstelling van art. 8f, lid t, onderdeel c Wet Vpb t969. Hierdoor is de Gemeenschappelijke Regeling, voor zover de huidíge activiteiten niet wíjzigen, vrijgesteld tot het doen van aangíften vennootschapsbelasting.

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Voor ICT NML zijn de algemene dekkingsmiddelen niet van toepassing.

Overzicht onvoorzien ICT NML heeft een post onvoorzÍen opgenomen van € 1.ooo. Deze is te laag om de

onvoorzíene kosten integraalte boeken. Derhalve ís ervoor gekozen onvoorziene uítgaven integraal te boeken en toe te lichten bínnen het programma's.

53

Beleidsindicatoren Vanuit de BBV (Besluit Begroten en Verantwoordíng) is het verplicht om over de volgende beleÍdsindicatoren te rapporteren 3

tcr NMt

lndicator

Een heid

Per

Formatie

FTE per 1.000

2 020

0,15

tcT N M L

De toegestane formatie in fte van het ambt.apparaat op peildatum 1 januari.

20 20

0,15

tcT N M L

De werkelijke formatie in fte van het

Bron

inwoners Bezetti ng

FTE per 1.000

ambt.apparaat op peildatum 1- januari

inwoners Apparaatskosten

Kosten per inwoner

, Beschrijving

2 020

3 2,52

CT N M L

De personele en materiële kosten die

verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie. Hier worden alle kosten van ICT NML in meegenomen aangezien de kosten van ICT NML voor de deelnemende gemeenten binnen de apparaatskosten vallen.

Externe

Kosten als % van de

inhuur

totale loonsom + totale kosten inhuur externen

Overhead

lo van totale lasten

2020

1 3%

CT NML

De inhuur voor tijdelijke vervanging of voor de inhuur van specialisten met

vakkennis die ontbreekt in de organisatie.

2020

to%

CT N M L

De kosten die samenhangen met de

sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces

,,;:

54

PARAGRAFEN Voor ICT NML zifn de paragrafen weerstandsvermogen en risicobeheersíng en de treasuryparagraaÍ van toepassing. Voor de paragraaf bedrÍjfsvoering wordt verwezen naar het programma Bedríjfsvoering / overzicht overhead.

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Rísicomanagementbeleid vastgesteld ln 2o2o heeft ICT NML het risicomanagementbeleíd vastgesteld. Met het toepassen van risicomanagement streeft ICT NML de volgende doelstelling na:

bestaand beleid en voorzieníngen;

van risico's; Besluit begroting en verantwoording (BW);

eígen schades).

Risicomanagementproces Het rísicomanagementproces is het contínue proces van risico's in beeld krijgen, kwantificeren en afwegen of en welke beheersmaatregelen er genomen moeten worden. Het doorlopen van het risicomanagementproces is dus het uítvoeren van een rísícoanalyse. Het rísícomanagementproces kan per organisatíeonderdeel of project worden doorlopen en het kan zo vaak worden doorlopen als men wenst. Het risicomanagementproces bestaat uit de stappen context, identificatie, analyse en beoordeling, afwegen alternatieven, uitvoeren beheersstrategíe en evaluatie.

Context Evaluatle

ldentiftcatle Communlcatie

:

Ultvoeren beheersstrategle

Analyse en beoordellng Afiruegen

alternatieven

r55

ldentif icatie risico's ln deze fase worden alle potentíële risíco's geidentifíceerd. Hierbijvalt te denken aan een breed scala aan soorten risico's, zoals mÍlieurisico's, aansprakelíjkheidsrisico's, materiële risico's, etc. ICT NML kiest ervoor om de rísíco's van onderuit de organÍsatie naar boven te laten komen (bottom-

up benaderÍng). Deze benadering zorgt ervoor dat de risico's op teamniveau worden benoemd. Dít ís een praktische benadering omdat risico's op deze manier worden benoemd door degenen die dagelijks het werk uitvoeren waarin de risíco's zich kunnen voordoen.

Analyse en beoordeling risicots Na het in kaart brengen van de risico's kunnen deze geanalyseerd worden. De analyse bestaat uit een ínschattíng van de kans dat een gebeurtenis optreedt, waarbiitevens wordt aangegeven wat de gevolgen van het optreden van het rísico kunnen zijn. ln de processtap analyse en beoordeling worden de risico's dus gekwantificeerd. Deze kwantíficering gebeurt op basís van de hierna genoemde klassen. Bíj beoordeling wordt gekeken naar de kwaliteit, uniformíteít en volledígheid van het rísicoprofiel. Kans Voor de beoordeling van de kans worden 5 klassen gebruikt. Het referentiebeeld dat erbijgenoemd staat kan worden gebruikt als hulpmiddel bÍj het bepalen van de kans.

I

Klasse

Referentiebeeld

Percentage

L

< of Lx per 10 jaar

rc%

2

1x per 5 - 10 jaar

30%

3

1x per 2- 5 jaar

50%

4

1x per

t-2 jaar

70%

5

1-x per jaar of >

90%

Gevolg Voor alle risico's wordt nagegaan of deze fínanciële gevolgen met zich meebrengen. Daarnaast is het mogelijk dat een gebeurtenis gevolgen heeft voor het imago van de organisatie. Er zijn ook gebeurtenissen met enkel imagogevolgen mogeliik. Voor de beoordeling van de financiële gevolgen van een rísico worden de volgende klassen met bijbehorende bandbreedtes gehanteerd.

Klasse

Financieel gevolg

x < € 25.000

€25.000<x<€100.000 €100.000<x<€250.000 €250.000<X<€5oO.OOO € 500.000 < x

..': , ":,', li

.t ,i 56

Risícoscore Met behulp van de risicoscore kunnen risíco's worden gepríoriteerd en wordt lnzichtelijk welke risico's de grootste invloed hebben op het realiseren van de doelstellíngen. De risicoscore wordt bepaald door de klassen van kans en gevolg te vermenígvuldigen volgens onderstaande formule. Risicoscore = kans x gevolg Als hulpmiddel bíj de uitvoering van risicomanagement maakt ICT NML gebruík van het

risicomanagementinformatiesysteem NARl5. Alle rísico's die worden geidentificeerd worden met bijbehorende kans en gevolgklassen opgenomen in NARIS. Het systeem wordt gebruikt bíj het berekenen van de benodigde weerstandscapaciteÍt.

lnventarisatie risicots Bínnen ICT NML zijn de risico's in beeld gebracht. Conform het vastgestelde beleÍd is vervolgens aangegeven wat de kans is dat een risíco zich voordoet en wat het mogelijk financieel effect is. UiteÍndelíjk zijn deze inschattingen binnen het MT en met de opdrachtgevers getoetst en reëel bevonden. De volgende rísico's zijn geidentificeerd:

1

Diefstal en fraude

1x per 5 - 10 jaar

€ 50.000

2

Langdurig ziekteverzuÍm

1"xper2-Sjaar

€ 100.000

3

lnbreuk op informatiebeveiliging Lx per t-2 jaar

€ 50.000

4

Opleidingsniveau en verandervermogen medewerkers

1x per L-2 jaar

€ 10.000

5

Juridisch risico rondom contracten 1x per

I-2 jaar

€ 30.000

6

Afscheid nemen personeel

1x per 5 - 10 jaar

€ 150.000

7

Langdurige uitval ICT systemen 1x per 5 - 10 jaar

€ 200.000

Nadere toelÍchting per risÍco:

t) Diefstal en fraude

€

5o.ooo

1x per 5 - ro jaar

Diefstal en fraude kan altijd voorkomen. lCï NML zorgt in haar procedures en richtlíjnen (waaronder functiescheiding) dat de kans híerop wordt geminimaliseerd. Toch blijft er op dít punt een restrisíco dat elke organisatie loopt.

À

i ' . .,),',.{,

t,,'ffi'

''. ;\, ,i,1 . ,. .J ' -t

57

2) Langdurig zíekteverzuim

loo.ooo

€ 1x per 2 - S iaar Vanuít het HRM beleíd wordt zorgvuldig omgegaan met personeel. Desondanks is langdurÍg ziekteverzuim een rÍsíco dat elke organisatie loopt. Regulier ziekteverzuím is opgenomen ín de begroting maar er ís geen budget opgenomen voor langdurig ziekteverzuim. Derhalve wordt hier een risíco gelopen.

3) lnbreuk op informatiebeveÍligíng

€

5o.ooo

1x per t - z jaar

Het dreigingslandschap ís de laatste jaren veranderd. Er wordt continu geprobeerd in

systemen bínnen te dringen. Aanvallen zíjn vaak deskundiger van aard. ICT NML heeft een cybersecuríty verzekerÍng samen met de deelnemende gemeenten. Desondanks blíjft er een restrisíco waar rekening mee moet worden gehouden (zíe ook 7 langdurige uitval ICT systemen).

4) Opleidingsniveau en verandervermogen medewerkers € 1o.ooo

1x per t - ziaar Permanente opleiding en flexíbiliteit van medewerkers is noodzakelijk bínnen de lCT. Medewerkers kríigen alle kansen om hier ín bíj te blijven en hiervoor is opleÍdingsbudget beschikbaar. Toch blijven risico's aanwezig dat er incidenten gebeuren waarvoor meer expertise noodzakelijk is.

5) Juridisch risico rondom contracten

€

io.ooo

'tx per r - z jaar

ICT NML hanteert een aanbestedingsbeleíd en zet inkoopadviseurs in bij het aangaan van

contracten. Desondanks kunnen er zowel tijdens de aanbestedíng als tijdens de uitvoering van een contact verschillen in mening ontstaan. lndien dit zich voordoet is extra jurídÍsche ondersteuning noodzakelijk.

6) Afscheíd nemen personeel

€

t5o.ooo 1x per 5 - ro jaar

Ondanks dat er zorgvuldig met het personeel wordt omgegaan kan zich de sítuatie voordoen dat er (gedwongen) afscheid moet worden genomen van een medewerker. De hÍervoor te nemen lasten zijn niet opgenomen in de begrotíng (transitievergoeding, juridische kosten etc).

7) Langdurige uítval ICT systemen

€

2oo.ooo 1x per 5 - io jaar

Cezien het dreigingslandschap (zie ook punt 3) is er een kans van langduríge uitval van ICT systemen. Ondanks permanente ínvesteringen in de beveiliging, optimalisering van

procedures en een cybersecurity verzekeríng blijft er een restrisico waar rekeníng mee

moet worden gehouden. Daarnaast kan een langdurige uitval ook ontstaan door een hardware storing of een incident in de omgeving.

Dit laat de volgende risicokaart zien: FÍnancieel € 5OO.OOO < x

€25O.OOO<x<€5OO.OOO

Netto

II]I 58

II II II II IT II

€1OO.OOO<X<€25O.OOO

€25.OOO<X<€1OO,O0O

x < € 25.OOO

10,á 3o7E So% lo%

Kans

9a%

Weerstandrvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapacÍteit en alle rÍsico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen

zijn in relatie tot de financiële positie. Dit verband is in onderstaande figuur schematisch

weergegeven.

Risico's i.tf

Weerstandscapaciteit

mffi!ilffiIÊ

@ret

\ lr.ll

*

@,

Weerstandsvermogen

Het is van belang te weten of er sprake is van een toereikend weerstandsvermogen. Als het risicoprofiel bekend is kan een relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risíco's en de daarbÍj benodigde weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit die uit de risícosimulatie voortvloeit, kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt het weerstandsvermogen. KatÍo weerstandsvermon"n =

Benod gde weerstandscapaciteit i

Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen dient te worden vastgesteld welke ratio ICT NML nastreeft. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van onderstaande

waarderingstabel.

,

'. .'J

,:1

59

Ratio

WaarderingscijÍer

Betekenis

weerstandsvermogen A

2ro<x

B

114<x<2rO

Ruim voldoende

c

1rO <x<114

Voldoende

D

o,8<x<lro

Matig

E

0,6<x<0,8

Onvoldoende

F

x<016

Uitstekend

Ruim onvoldoende

ICT NML kiest ervoor om op te groeien naar een ratío van 1,o. Een ratio van t,o wordt gezien als voldoende. Niet meer en niet minder. Met andere woorden het weerstandsvermogen wordt voor 1oo%bii ICT NML opgebouwd.

Hierbij zijn de volgende argumenten van belang:

r . . .

een gezamenlijke buffer om risico's bii ICT NML af te vangen zonder hiervoor

direct de exploitatie van de deelnemende gemeenten te raken; minder knelpunten in de bedrijfsvoerÍng indien zich een risíco voordoet; mínder bestuurlijke druk indien zÍch een risico voordoet en er naar de gemeenteraden moet worden gegaan voor extra middelen; het verhogen van de solvabiliteit van ICT NML.

Benodigde weerstandscapacíteít Op basis van bovenstaande risico's is volgens risicosimulatie (Monte-Carlo-methode) het