Eindrapportage Onafhankelijk feitenonderzoek 'inclusiviteitsrapport' Strated Consulting

Onafhankelijk Onderzoek onderliggende feitenonderzoek oorzaken inclusiviteitsrapport integriteitscasus Onderzoek onderliggende Onafhankelijk oorzaken integriteitscasus feitenonderzoek cluster Stadsbeheer cluster Stadsbeheer ‘inclusiviteitsrapport’

Bestuurlijk opdrachtgever: dhr. A. van Gils, wethouder financiën, organisatie, haven en grote projecten Gedelegeerd ambtelijk Opdrachtgever: Collegeopdrachtgever: van B&W Arnhem dhr. E. Hadziavdic, directeur Openbare Werken, cluster Stadsbeheer

november 29 januari 2020 2021

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport

Inhoudsopgave 1.

INLEIDING .......................................................................................................................... 2 1.1. AANLEIDING VOOR HET ONDERZOEK ................................................................................ 2 1.2. DE ONDERZOEKSVRAGEN EN SCOPE VAN HET ONDERZOEK ............................................... 2 1.3. ONDERZOEKSAANPAK EN VERANTWOORDING .................................................................. 2

2.

FEITENRELAAS ................................................................................................................. 4 2.1. FEBRUARI 2017 – 23 JANUARI 2018: AANLOOP NAAR START UVT-ONDERZOEK................. 4 2.2. 23 JANUARI 2018 - 20 DECEMBER 2018: UITVOERING VAN HET ONDERZOEK ..................... 8 2.3. 20 DECEMBER 2018 – 27 AUGUSTUS 2019: BESPREKINGEN EN AFRONDING ONDERZOEKSTRAJECT .................................................................................................. 13 2.4. 27 AUGUSTUS 2019 – 28 NOVEMBER 2020: POLITIEK-BESTUURLIJKE NASLEEP ............... 30

3.

BESCHOUWING EN CONCLUSIES ................................................................................ 50 3.1. BESCHOUWING OP DE GEBEURTENISSEN ....................................................................... 50 3.2. CONCLUSIES M.B.T. TRAJECT GEMEENTE ARNHEM EN UVT............................................. 52 3.3. CONCLUSIES M.B.T. INTERN TRAJECT GEMEENTE ARNHEM ............................................. 54

4.

AANBEVELINGEN ........................................................................................................... 58 4.1. AANBEVELINGEN VOOR OMGANG MET HET RAPPORT VAN DE UVT ................................... 58 4.2. AANBEVELINGEN VOOR DE GEMEENTELIJKE ORGANISATIE .............................................. 59

BIJLAGE 1: (FUNCTIES VAN) GESPROKEN PERSONEN ................................................... 61 BIJLAGE 2: OPGEVRAAGDE INFORMATIE ......................................................................... 62

1

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport

1.

INLEIDING

1.1. AANLEIDING VOOR HET ONDERZOEK In de periode 2017 t/m medio 2019 heeft onder andere binnen de gemeente Arnhem een onderzoek van de Universiteit van Tilburg (‘UvT’) plaatsgevonden, op het gebied van diversiteit/inclusiviteit. De Arnhemse gemeenteraad verzocht in oktober 2020 om dit rapport te ontvangen. Vervolgens hebben zich diverse politieke discussies afgespeeld. Op 29 november 2020 heeft het college van B&W Arnhem besloten tot het laten uitvoeren van een onafhankelijk extern onderzoek naar de gang van zaken betreffende het onderzoek van de UvT (hierna: ‘diversiteits/inclusiviteitsonderzoek’ of ‘onderzoek’). Op woensdag 9 december 2020 is formeel opdracht verleend aan Strated Consulting om een onafhankelijk feitenonderzoek uit te voeren. Opdrachtgever is het college van B&W Arnhem, gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever is de concerncontroller.

1.2. DE ONDERZOEKSVRAGEN EN SCOPE VAN HET ONDERZOEK De te beantwoorden onderzoeksvragen luiden: 1. Hoe is de onderlinge communicatie en de samenwerking tussen de gemeente Arnhem en de UvT rondom het onderzoekstraject omtrent diversiteit (‘diversiteitsonderzoek’) verlopen? 2. Hoe is binnen de gemeente de onderlinge informatieverstrekking ten aanzien van het diversiteitonderzoek verlopen, tussen (1) de ambtelijke organisatie onderling, (2) de ambtelijke organisatie en het college, en (3) het college en de gemeenteraad? 3. Geeft het feitenrelaas, voortvloeiende uit beantwoording van onderzoeksvraag 1 en onderzoeksvraag 2, aanleiding om te stellen dat procedures/voorschriften/contractuele afspraken-/verordeningen/wettelijke verplichtingen niet zijn nageleefd of dat anderszins zaken zijn misgegaan? 4. Welke aanbevelingen kunnen gedaan worden naar aanleiding van de bevindingen met betrekking tot de voorgaande vragen? Het inhoudelijk beoordelen van het UvT rapport op validiteit en betrouwbaarheid vormt geen onderdeel van het onderzoek. De te onderzoeken periode betreft het moment van totstandkoming van eerste contacten tussen de gemeente en de universiteit (begin 2017) tot en met 28 november 2020 (nasleep interpellatiedebat).

1.3. ONDERZOEKSAANPAK EN VERANTWOORDING Op 9 december 2020 is Strated Consulting gestart met het onderzoek, dat bestaat uit dossieronderzoek en 16 besloten interviews met direct betrokkenen. Na een fase van feitelijke wederhoor op het feitenrelaas, bij alle geïnterviewden1, is op 26 januari 2021 het eindrapport opgeleverd en gepresenteerd aan de opdrachtgever, het college van B&W, (inclusief ambtelijk opdrachtgever). Na afloop van deze bespreking is nog nieuwe informatie op tafel gekomen. Op 29 januari 2021 is vervolgens het definitieve eindrapport opgeleverd.

1

Alle geïnterviewden zijn in de gelegenheid gesteld om wederhoor te plegen op het feitenrelaas, de meesten hebben hiervan gebruik gemaakt, enkele ambtelijke functionarissen hebben aangegeven hier geen gebruik van hoeven te maken.

2

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport Dossieronderzoek Via informatieverzoeken aan het college is relevante informatie verkregen, bekeken en geanalyseerd. Daarnaast is informatie bij de UvT opgevraagd. Voorts is aanvullende informatie rechtstreeks bij geïnterviewden opgevraagd naar aanleiding van de eerste analyses en gevoerde gesprekken. De informatieaanlevering verliep soepel, gestructureerd en tijdig, hiervoor willen wij bij dezen onze waardering richting de ambtelijke organisatie en de UvT uitspreken. Strated Consulting heeft niet zelf in de interne systemen van de gemeente en/of de UvT gezocht naar informatie. App en sms verkeer is niet afzonderlijk opgevraagd, wel is gevraagd alle relevante informatie aan te leveren. Zie Bijlage 2 voor de gedane uitvragen. Gesprekken met ambtenaren, collegeleden en de onderzoeksleider van de UvT 16 personen zijn uitgenodigd voor een vrijwillig gesprek. Het betreft ambtenaren, collegeleden en de opsteller van het bewuste rapport, een universitair hoofddocent van de UvT (‘onderzoeksleider’). De 16 gesprekken zijn ingezet als middel om de bevindingen uit het dossieronderzoek te toetsen, aanvullende vragen te stellen en extra (nieuwe) informatie te verkrijgen. Alle uitgenodigde personen zijn ingegaan op ons verzoek voor een gesprek. Deze interviews hebben plaatsgevonden in december 2020 en januari 2021.

Van alle gesprekken zijn vertrouwelijke verslagen op hoofdlijnen gemaakt, deze behoren tot ons onderzoeksdossier. Het verslag is ter wederhoor voor een check op feitelijke onjuistheden voorgelegd aan de gesproken personen. Alle personen zijn akkoord gegaan met de verslaglegging. Bijlage 1 bevat de functies van gesproken personen.

3

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport

FEITENRELAAS

2.

Dit hoofdstuk bevat een feitenrelaas met een beschrijving van relevante gebeurtenissen over tijd met betrekking tot het onderzoeksproces en het inclusiviteitsrapport.2 Op basis van de stukken onderscheiden wij de volgende perioden: • • • •

Februari 2017 – 23 januari 2018: Aanloop naar start UvT-onderzoek 23 januari 2018 – 20 december 2018: Uitvoering van het onderzoek 20 december 2018 – 27 augustus 2019: Besprekingen en afronding onderzoekstraject 27 augustus 2019 – 28 november 2020: Politiek-bestuurlijke nasleep

De weergegeven gebeurtenissen vormen de basis voor de conclusies (hoofdstuk 3) en aanbevelingen (hoofdstuk 4). De belangrijkste feiten/vaststellingen die de basis vormen van conclusies/aanbevelingen staan in een tekstbox aan het begin van iedere periode vermeld.

de

Legenda Per moment is aangegeven op welk niveau stukken zijn gedeeld of momenten hebben plaatsgevonden: Ambtelijk, Bestuurlijk (met individuele bestuurders of het college als geheel betrokken) en/of de Raad. Indien de UvT is betrokken, is dit eveneens aangegeven. R = raad

B = bestuurlijk

A

= ambtelijk

T

= UvT betrokken

2.1. FEBRUARI 2017 – 23 JANUARI 2018: AANLOOP NAAR START UVT-ONDERZOEK Uit deze periode voortkomende vaststellingen 1. 2.

3.

4.

5. 6.

2

Het initiatief voor het laten uitvoeren van een onderzoek door de UvT is vanuit een ambtelijk netwerk van functionarissen P&O voortgekomen Het voorstel is op ambtelijk niveau binnen de afdeling P&O van gemeente Arnhem besproken. Een senior adviseur Onderzoek & Statistiek (O&S) is betrokken geweest bij de eerste verkennende gesprekken en heeft meegekeken met de voorstellen die vanuit de UvT werden gedaan Het Hoofd P&O was de ambtelijk opdrachtgever voor het onderzoek; het project werd gefinancierd uit een budget dat beheerd werd door de programmamanager Inclusie. De ambtelijke directie heeft geen actieve zichtbare betrokkenheid noch actieve herinnering aan bespreking en goedkeuring van het UvT onderzoeksvoorstel De gemeente Arnhem is akkoord gegaan met de contractvoorwaarden van de UvT en heeft daarmee haar eigen algemene voorwaarden terzijde geschoven. De volledige opdrachtsom is op verzoek van de gemeente in één keer bij de start van het onderzoek voldaan Instructies met betrekking tot centrale opslag/archivering van contracten zijn niet opgevolgd Het onderzoek van de UvT is verbonden aan het Charter Diversiteit. Het Charter Diversiteit is in het Directie en Clusterteam van 7 december 2017 en in het college van 9 januari 2018 besproken

Hierbij houden wij rekening met de onderzoeksscope en -vragen. In het kader van leesbaarheid zijn in sommige gevallen feitelijke gebeurtenissen samengevat/geparafraseerd weergegeven; voorts is het uitdrukkelijke doel de meest relevante momenten c.q. zaken weer te geven. Het is dan ook geen uitputtend totaaloverzicht met alle individuele communicatie (bijv. e-mails) gedurende de onderzoeksperiode.

4

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport A

T

Tussen februari 2017 en september 2017: Uitnodiging voor deelname aan onderzoek van de UvT In een netwerk van betrokken hoofden P&O van verschillende gemeenten wordt gesproken over deelname aan een onderzoek van de UvT op het gebied van onderzoek naar diversiteit van de gemeentelijke organisatie. Het (toenmalig) hoofd P&O van de gemeente Arnhem gaf interesse aan, naast ook hoofden P&O van Zaanstad, Tilburg en Haarlemmermeer. Er worden enkele bijeenkomsten georganiseerd waarbij de onderzoeksleider van de UvT aanwezig is voor een toelichting. Vanuit Arnhem is bij deze bijeenkomsten een senior adviseur Onderzoek & Statistiek (O&S) aanwezig. De senior adviseur O&S was onder meer eerder betrokken bij het monitoren van 'anoniem solliciteren' en de evaluatie van het 'bureau loopbaan en mobiliteit’ van de gemeente Arnhem. De senior adviseur O&S is op verzoek van het hoofd P&O afgereisd naar deze bijeenkomsten. Vanwege agendaproblemen lukte het de afdeling P&O niet om bij de eerste bijeenkomsten aanwezig te zijn.3

A

T

22 september en 23 oktober 2017: Voorstel van varianten voor onderzoek De UvT heeft drie onderzoeksvarianten uitgewerkt voor een onderzoek ‘Naar een inclusieve gemeentelijke organisatie: Verbeterruimte in de instroom en doorstroom van diverse medewerkers’. De onderzoeksvarianten verschillen qua intensiteit, doorlooptijd en kosten. Deze worden verstuurd aan de gemeente Arnhem.4

A

T

24 - 27 oktober 2017: Reactie op voorstel van de UvT De senior adviseur O&S geeft in een reactie op de onderzoeksvoorstellen aan dat hij donderdag een gesprek met P&O heeft.5 De senior adviseur O&S meldt in een vervolgmail dat er vooroverleg is geweest met P&O en dat besloten is variant B voor te leggen als optie [aan het hoofd P&O]. Er worden nog wat vragen gesteld over de kosten en in hoeverre deelname van andere gemeenten definitief is. 6 Op 27 oktober stuurt de onderzoeksleider de laatste versie van het voorstel toe. 7 Het voorstel gaat uit van een afzonderlijk onderzoek en rapport voor iedere deelnemende gemeente. In dit voortraject heeft de senior adviseur O&S geen inhoudelijke bedenkingen gehad dan wel meegegeven aan P&O over de onderzoeksaanpak en kwaliteit ervan of over het kennisniveau van de onderzoeksleider. Wel had hij twijfels of de voorgestelde uitvoeringsplanning van circa 7 maanden realistisch was.8

A

T

17 november 2017: Inhoudelijk akkoord P&O voor het onderzoek Een strategisch adviseur P&O mailt de onderzoeksleider van de UvT dat er akkoord is over deelname van Arnhem aan het onderzoek: Een paar dagen terug heeft het hoofd van mijn (P&O) afdeling, samen met de programmamanager Inclusie, besloten om deel te willen nemen aan het onderzoek. Het lijkt ons goed en interessant om elkaar binnenkort te spreken en stil te staan bij de opzet zoals die er nu ligt en het kader van waaruit wij in Arnhem met diversiteit en Inclusie aan de slag zijn.9

3

4 5 6 7 8 9

Interviews hoofd P&O, senior adviseur O&S en mailwisselingen periode februari - september 2017. O.a. mail ‘Betr.: Uitnodiging bijeenkomst onderzoek diversiteit’ van senior adviseur O&S, 6 maart 2017. Mail ‘Onderzoeksvoorstellen diversiteit’ van P&O medewerker gemeente Tilburg, 22 oktober 2017; mail ‘[geen onderwerp]’ van onderzoeksleider UvT, 23 oktober 2017. Mail ‘Betr.: Betr.:’ van senior adviseur O&S, 24 oktober 2017. Mail ‘RE: Betr.: Betr.:’ van senior adviseur O&S, 26 oktober 2017. Mail ‘RE: Betr.: Betr.:’ van onderzoeksleider, 27 oktober 2017. Interview senior adviseur O&S. Mail ‘RE: Betr.: Betr.:’ van strategisch adviseur P&O, 17 november 2017.

5

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport De strategisch adviseur P&O vormt vanaf dat moment het eerste aanspreekpunt voor de onderzoeksleider van de UvT. A

T

20 november 2017: Contract en voorwaarden van de onderzoeksleider De onderzoeksleider stuurt het definitieve voorstel met contract toe. Dit gaat onder meer gepaard met de volgende begeleidende tekst: Ik moet er alleen wel even op wijzen dat het voor ons belangrijk is om te kunnen publiceren met de vergaarde gegevens in wetenschappelijke tijdschriften. Mocht de gemeente er prijs op stellen dat we de naam van de gemeente daarin niet noemen, dan is dat geen enkel probleem.10

A

T

23 november 2017: inhoudelijke afspraak tussen UvT en gemeente Arnhem Er is een afspraak tussen de onderzoeksleider en de strategisch adviseur P&O. Na dit gesprek zijn eerste inhoudelijke zaken met de onderzoeksleider gedeeld en worden gesprekken voor de onderzoeksleider ingepland met het hoofd P&O, de programmamanager Inclusie, een medewerker P&O en een communicatieadviseur.11

A

T

6 december 2017: Facturatie vindt in zijn totaliteit plaats vanuit programma Inclusie De vraag over de facturering van de kosten was nog blijven liggen. Ik heb het nagevraagd en voor onze organisatie is het wel prettig als er deze maand een rekening/factuur komt. De programmamanager Inclusie stelt voor om de totale kosten te factureren.12

A

7 december 2017: Bespreking diversiteit en inclusie in het Directie en Cluster Team (DCT)13 Er wordt in het bijzijn van de programmamanager Inclusie en de strategisch adviseur P&O in het DCT mondeling gesproken over diversiteit / inclusie, o.a. het Charter Diversiteit komt aan de orde.14 Of het onderzoek van Tilburg eveneens wordt besproken, valt niet te herleiden uit de notulen.15

A

21 december 2017: Ondertekening contract door hoofd P&O, ambtelijk opdrachtgever Het contract wordt ondertekend door het hoofd P&O, hij is ambtelijk opdrachtgever van het onderzoek.16 Het budget voor het onderzoek komt van de programmamanager Inclusie. Een contractbijlage is het plan van aanpak met beschreven uitgangspunten, vraagstelling, aanpak, methode van dataverzameling en -analyse, welke in eerdere versies ook reeds met de senior adviseur O&S is gedeeld en besproken. De planning van het onderzoek gaat uit van een onderzoek met een start in december 2017, interviews in januari tot maart 2018, enquêtes in april en mei en een eerste rapportage in juni 2018. In september 2018 zou dan het eindrapport worden gepresenteerd. Het contract gaat uit van de voorwaarden van de UvT. In het contract zijn onder meer de volgende voorwaarden opgenomen: 10 11 12 13

14 15 16

Mail ‘RE: Betr.: Betr.:; van onderzoeksleider, 20 november 2017. Mail ‘Onderzoek Arnhem’, van strategisch adviseur P&O, 23 november 2017. Mail ‘Kosten onderzoek’ van strategisch adviseur P&O, 6 december 2017. In het DCT zit de tweehoofdige directie (gemeentesecretaris en concerndirecteur), de concerncontroller en clustermanagers van de gemeente Arnhem. In 2020 is het DCT overgegaan in het Management Team Arnhem (MTA), met daarbij een iets andere samenstelling (o.a. toevoeging functie hoofd P&O). Mail 18 december 2017 ‘Charter Diversiteit 11 januari, van strategisch adviseur P&O. Besluitenlijst en agenda DCT 7 december 2017. Getekend contract ‘Naar een inclusieve organisatie van de gemeente Arnhem: Verbeterruimte in de instroom en doorstroom van diverse medewerkers’, 21 december 2017.

6

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport • •

Het onderzoek wordt uitgevoerd onder de voorwaarden van de KNAW ‘Verklaring van wetenschappelijke onafhankelijkheid’ Tilburg University is gerechtigd tot publicatie aangaande werkzaamheden, tenzij hieromtrent geen overeenstemming met de opdrachtgever wordt bereikt. In laatstbedoeld geval is Tilburg University in elke geval tot publicatie gerechtigd uiterlijk zes maanden na afloop van dit contract. … Indien gewenst door de opdrachtgever, kan worden afgezien van het noemen van de naam van de gemeente in publicaties.

Er zijn geen mails of andere schriftelijke stukken gevonden waar het hoofd P&O het contract of voorstel met de directie en/of wethouder heeft gedeeld. Het hoofd P&O en de concerndirecteur stellen dat het waarschijnlijk is dat het in hun bilateraal overleg tussen hen wel genoemd en besproken is; er is geen actieve herinnering aan specifieke aandachtspunten die zijn besproken of meegegeven. 17 A

T

Begin januari 2018: Ontvangst en betaling factuur met gehele opdrachtsom De factuur met het volledige budget wordt op 2 januari 2018 verstuurd en eveneens begin januari ’18 betaalbaar gesteld.18 Het in 1x volledig factureren (en betalen) van het totaalbedrag is op nadrukkelijk verzoek van de gemeente.19 Naleving van inkoopregels De kosten voor het onderzoek lagen tussen de € 10.000 en € 50.000. 20 Een budgethouder binnen de gemeente Arnhem heeft een zelfstandige bevoegdheid tot € 50.000, conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het hoofd P&O kan in die zin als budgethouder worden aangemerkt. Het beleid stelt voorts dat in geval van inkopen boven € 10.000 melding moet worden gedaan bij Inkoop & Aanbesteding en het contract aldaar centraal moet worden gearchiveerd. Navraag heeft opgeleverd dat een dergelijke melding niet kan worden gevonden; daarnaast is het contract niet in de centrale administratie aangetroffen. Hierbij is door Inkoop & Aanbesteding opgemerkt dat de melding waarschijnlijk niet is gedaan, hetgeen in de praktijk vaker voorkomt.

A

T

4 januari 2018: Bespreking onderzoeksstappen De inhoudelijke onderzoeksstappen worden besproken tussen enkele P&O-medewerkers en de onderzoeksleider.21

B

9 januari 2018: collegevergadering met besluitvorming ondertekening Charter Diversiteit waarin een koppeling is gemaakt naar het onderzoek van de UvT Het college stemt in met het voorstel om de wethouder Personeelszaken te mandateren om het Charter Diversiteit te ondertekenen op 11 januari 2018. Het onderzoek van de UvT is gekoppeld aan één van de actiepunten in de Charter Diversiteit. Op de collegepost wordt verwezen naar het onderzoek: Met het ondertekenen van het Charter laten wij zien dat wij ons inspannen om in alle geledingen de principes van gelijke kansen te bevorderen. Dit wordt - binnen een half jaar - uitgewerkt in een plan van aanpak.

17 18 19 20 21

Interviews hoofd P&O en concerndirecteur. Factuur Tilburg University, d.d. 2 januari 2018. O.a. mail ‘Kosten onderzoek’ van strategisch adviseur P&O, 6 december 2017. Exact bedrag is bij Strated Consulting bekend. Mail ‘RE: Betr.: RE:’ van onderzoeksleider, 4 januari 2018.

7

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport De concrete uitdaging – het vinden en benutten van verbeterruimte bij instroom en doorstroom van 'diverse' medewerkers - is gekoppeld aan een onderzoek van de UvT dat eind 2017 is gestart.22

2.2. 23 JANUARI 2018 - 20 DECEMBER 2018: UITVOERING VAN HET ONDERZOEK Uit deze periode voortkomende vaststellingen 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7. 8.

9.

A

Bij aanvang van het onderzoek vermoedt de afdeling communicatie dat het laten uitvoeren van dit onderzoek politieke druk kan geven De raad is op 6 februari 2018 geïnformeerd over het Charter Diversiteit en het onderzoek van de UvT De begeleiding en aansturing van het UvT onderzoek lag bij de afdeling P&O. O&S was faciliterend en ondersteunde in het uitzetten van de enquêtes. De inhoud van de enquêtes en de analyse van de uitkomsten kwamen voor rekening van UvT. Het onderzoek liep in 2018 (forse) vertraging op Er is in deze periode geen herleidbare zichtbare betrokkenheid van de directie, portefeuillehouder(s) noch college. Ook in de herinnering van personen is er geen actieve betrokkenheid Via diverse nieuwsbrieven, berichten op het intranet en de uitgezette medewerkersenquête zijn leidinggevenden en alle andere Arnhemse medewerkers geïnformeerd over het onderzoek van de UvT In het jaarverslag 2017 is een verwijzing opgenomen naar het lopende onderzoek van de UvT Er was geen overdracht(sdossier) voor de nieuwe wethouders, een verwijzing naar het onderzoek kwam bij de overdracht dan ook niet voor De wethouder P&O is in augustus 2018 in een agendapost geïnformeerd dat het UvT onderzoek loopt.

Datzelfde geldt voor een bespreking in november 2018, waar er een verwijzing staat naar het onderzoek in een voor de staf meegestuurd stuk De wethouder Inclusie is in haar staf in november 2018 door een verwijzing in een onderliggend stuk bij de stafvergadering geïnformeerd dat het onderzoek loopt

24 januari 2018: Mail van communicatieafdeling: onderzoek kan politieke druk geven23 P&O gaat m.b.v. UvT in- en extern een onderzoek doen naar diversiteit op de werkvloer (jonge instroom en mensen met een migratie-achtergrond) van de gemeente Arnhem. Dit traject moet communicatief begeleid worden. Deze opdracht zou wat politieke druk kunnen geven rond de verkiezingen. Kun jij de beleidsadviseur koppelen aan een communicatie-adviseur? Tijdsplanning van dit traject is trouwens van maart t/m september 2018. Ik schat zo in dat communicatie gemiddeld een uurtje p/w nodig is. Misschien iets meer aan het begin en aan het eind van het traject.

R

6 februari 2018: Raadsbrief ‘Op weg naar een Programma Inclusie’: onderzoek UvT genoemd In deze raadsbrief wordt gewezen op de ondertekening van de Charter Diversiteit en het onderzoek van de UvT. De gemeentelijke overheid streeft naar een diverse organisatie, een betere afspiegeling van de Arnhemse samenleving op basis van culturele achtergrond, seksuele voorkeur en fysieke en/of psychische beperkingen. Naar aanleiding van de ondertekening van het Charter Diversiteit in bedrijf op 11 januari 2018 wordt ingezet op het vinden en benutten van verbeterruimte bij instroom en doorstroom van 'diverse' medewerkers. In dit kader participeert Arnhem in een onderzoek van de UvT … Het geheel

22 23

Besluitenlijst en vergaderbundel collegevergadering 9 januari 2018. Communicatie-advies p&o onderzoek diversiteit 24 januari 2018.

8

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport leidt tot een pakket van maatregelen waardoor de gemeente in toenemende mate een meer inclusieve organisatie wordt.24 12 februari 2018: Melding op intranet van ondertekening Charter Diversiteit en onderzoek van

A

UvT De strategisch adviseur P&O heeft met een collega een intranetbericht rond het charter diversiteit en de inclusieve organisatie opgesteld. Hierin staat: Donderdag 12 januari heeft wethouder Geert Ritsema, in Amersfoort, het Charter Diversiteit ondertekend… Een van de concrete uitdaging voor ons is het vinden en benutten van verbeterruimte bij instroom en doorstroom van 'diverse' medewerkers. Dit is gekoppeld aan een onderzoek van de UvT dat onlangs is gestart. Het doel van het onderzoek is o.a. het formuleren van doelgerichte en concrete aanbevelingen om die verbeterruimte daadwerkelijk te benutten bij. Hiervoor worden in de komende maanden diverse interviews afgenomen bij medewerkers, leden van sollicitatiecommissies en sollicitanten. 25 Mei 2018: Installatie van een nieuw college In mei wordt een nieuw college geïnstalleerd. Wethouder Van Dellen krijgt de portefeuille

B

Bedrijfsvoering en wethouder Louwers krijgt de portefeuille Inclusie. Er is geen overdrachtsdossier voor de wethouders; noch een verwijzing of melding naar het onderzoek van de UvT.26 Daarnaast is er een informatiedossier opgesteld voor alle raadsleden én ten behoeve van de coalitieonderhandelingen. Er is in het informatiedossier geen informatie opgenomen over het UvT onderzoek.27 A

T

Begin tot medio 2018: vertraging in uitvoering van het onderzoek Het onderzoek loopt uit de planning: •

•

•

Het vinden van deelnemers (sollicitanten en selecteurs) voor interviews door de gemeente (door een senior medewerker P&O) kost meer tijd dan verwacht. De onderzoeksleider en de strategisch adviseur P&O onderhielden hier contact over.28 In juni 2018 werd ook rekening gehouden met de impact van de Algemene Verordening Gegevensbescherming op het onderzoek met te houden enquêtes (o.a. verzameling van emailadressen van sollicitanten).29 De uit te zetten enquêtes onder medewerkers en sollicitanten is verplaatst naar na de zomer 2018 (augustus en september). Voor het intern uitzetten van de enquêtes is in juli de senior onderzoeker O&S benaderd door de strategisch adviseur P&O om te helpen. In een opgesteld draaiboek was voorzien dat de senior adviseur O&S het uitzetten van de enquêtes zou oppakken.30 De senior adviseur O&S kon niet ondersteunen, maar heeft een andere onderzoeker O&S met ervaring met programmeren en uitzetten van enquêtes betrokken. Deze onderzoeker O&S heeft op 4 juli 2018 ook met de onderzoeksleider gesproken en is daarna meegenomen in het traject bij het uitzetten van de enquêtes.31

Er werd gewerkt met een draaiboek door de onderzoeksleider met overzicht van diverse acties voor de onderzoeksleider en de gemeente; het draaiboek werd tussentijds gedeeld en bijgewerkt.32

24 25 26 27 28 29 30 31 32

Raadsbrief ‘Op weg naar een Programma Inclusie’, 6 februari 2018. Intranetbericht Charter Diversiteit, 12 januari 2018. Interviews wethouder Van Dellen en wethouder Louwers. Beantwoording informatieverzoek Strated Consulting. Aanvullende informatie van gemeentesecretaris. O.a. mails ‘Onderzoek Tilburg’ van strategisch adviseur P&O en onderzoeksleider, 19 maart 2018. O.a. mail ‘RE: Onderzoek Tilburg’, van onderzoeksleider, 14 juni 2018. Mail. ‘FW: Onderzoek Tilburg van strategisch adviseur P&O, 3 juli 2018. Mail ‘RE: Onderzoek Tilburg’ van onderzoeksleider, 5 juli 2018. Mail ‘RE: Onderzoek Tilburg’ van onderzoeksleider, 15 juli 2018.

9

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport In de communicatie tussen onderzoeksleider en gemeente (met name strategisch adviseur P&O) is de samenwerking gedurende de uitvoering van het onderzoek goed verlopen.33 Wel zijn er momenten dat de strategisch adviseur P&O intern melding maakt dat het onderzoek wel veel werk kostte aan de kant van de gemeente: • •

R

4 juli 2018: [de onderzoeksleider] overvalt ons ook met allerlei extra vragen en werk. Heb ook al contact gehad met een collega uit [andere deelnemende gemeente], die is er ook niet zo blij mee.34 23 juli 2018: Een andere gemeente heeft bij de gemeente Arnhem gevraagd naar hun ervaringen met deelname aan het onderzoek en onder meer of de investering de moeite waard is. De strategisch adviseur P&O antwoordt: Eerlijk gezegd twijfel ik nu wel eens aan de investering. Niet alleen het bedrag, maar ook de tijd die wij er zelf in moeten stoppen voor overleg, bijstellen van de plannen, regelen van de interviews en de enquêtes. Vooralsnog heb ik de verwachting dat het onderzoek nuttige informatie en concrete verbeterpunten gaat opleveren.35

Mei 2018: UvT traject vermelding in het jaarverslag 2017 In het jaarverslag over 2017 is de volgende verwijzing naar het onderzoek van de UvT opgenomen: Tevens wil de gemeente Arnhem een organisatie zijn waar iedereen zich welkom voelt, met of zonder arbeidsbeperking en ongeacht de migratieachtergrond. Een onderdeel van dit programma is een onderzoek van de UvT naar de verbeterruimte bij in- en doorstroom van medewerkers. Dit onderzoek is eind 2017 gestart.36

A

T

19 juli 2018: Mail dat DCT over onderzoek zal worden geïnformeerd De strategisch P&O-adviseur meldt aan de onderzoeksleider dat zij er voor zal zorgen dat de (aandacht voor de) medewerkersenquête in het kader van dit onderzoek op 23 augustus 2018 in het Directie en Clustermanagement team (DCT) aan de orde komt. Naschrift: Dit staat niet op de agenda van het DCT 23 augustus 2018. Voorts is er geen besluitenlijst van dit DCT aanwezig. 37

A

Juli 2018: Nieuwsbrief leidinggevenden met info onderzoek In de nieuwsbrief wordt melding gemaakt van het onderzoek van de UvT naar diversiteit op de werkvloer.38

B

6 augustus 2018: Staf Bedrijfsvoering van wethouder Van Dellen: onderzoek UvT genoemd Op 6 augustus 2018 neemt wethouder Van Dellen kennis van het Charter Diversiteit en het plan van aanpak. Als onderliggend stuk wordt o.a. ook het charter diversiteit meegestuurd. In de agendapost van dit bespreekpunt is het volgende gemeld: ‘Een van de concrete uitdaging voor ons is het vinden en benutten van verbeterruimte bij instroom en doorstroom van 'diverse' medewerkers. Dit is gekoppeld aan een onderzoek van de UvT dat in 2018 is gestart. Het doel van het onderzoek is het formuleren van doelgerichte en concrete aanbevelingen om die verbeterruimte daadwerkelijk te benutten. Het thema "inclusieve organisatie" maakt onderdeel uit van het gemeente brede veranderprogramma

33 34 35 36 37 38

Interviews strategisch adviseur P&O, hoofd P&O, onderzoeker O&S en onderzoeksleider. Mail ‘RE: Onderzoek Tilburg’ van strategisch adviseur P&O aan senior onderzoeker O&S, 4 juli 2018. Mail ‘Onderzoek UvT’ van strategisch adviseur P&O, 23 juli 2018. Jaarverslag 2017 van de gemeente Arnhem. Mail beleidsadviseur aan onderzoeksleider, 19 juli 2018. Nieuwsbrief leidinggevenden, juli 2018.

10

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport inclusie. Inclusie is een integraal onderdeel van ons personeelsbeleid en van de andere stadsprogramma's.39 A

T

Augustus en september 2018: Voorbereiding en uitzetten enquêtes onder sollicitanten en medewerkers Na de zomer deelt de onderzoeksleider de concept vragenlijsten en uitnodigingsmails met de betrokken P&O medewerkers en onderzoeker O&S met verzoek voor aanvullingen en reacties.40 De onderzoeksleider stemt via de mail met de onderzoeker O&S af over het digitaliseren van de vragenlijsten voor sollicitanten en medewerkers, het testen en het uiteindelijk uitzetten van de finale digitale enquêtes met uitnodigingsmails onder medewerkers en sollicitanten. Daarnaast vindt opvolging ook plaats met herinneringsmails voor het invullen van de enquêtes. De onderzoeksleider vraagt onder meer aan de gemeentelijke begeleidingsgroep in augustus 2018: Namens wie kan de uitnodiging voor het invullen van de enquête uitgaan? Namens [het hoofd P&O] of de gemeentesecretaris? De strategisch adviseur P&O stelt: Ik zou het namens Hoofd P&O], doen omdat de gemeentesecretaris op dit moment wat verder af staat van het onderzoek. Ik overleg dat ook nog met [de senior P&O medewerker en het hoofd P&O] 41 De uiteindelijke uitnodigingsmails zijn in naam van het hoofd P&O verstuurd.

A

T

28 augustus 2018: Uitnodiging aanschuiven onderzoeksleider bij Directie en Cluster Team (DCT) in oktober 2018 gaat niet door De strategisch adviseur P&O reageert richting de onderzoeksleider dat: het directie- en clustermanagers overleg van 4 oktober [2018], waar ik je voor had uitgenodigd, niet door gaat. Ik denk dat wij samen moeten bekijken wanneer het een goed moment is om voor ons management een presentatie te verzorgen. Op 4-10 was dat ook niet echt een geweldig moment, gezien de fase van het onderzoek, dus ik denk dat dat niet zo heel erg is dat het niet doorgaat. 42 Op 29 augustus reageert de onderzoeksleider met: Houd zelf ook liever een presentatie als ik geanalyseerde gegevens heb, dus mij komt het ook goed uit om de presentatie later te doen.43

A

September 2018: Nieuwsbrief leidinggevenden waarin onderzoek UvT wordt genoemd Binnenkort wordt extra aandacht besteed aan het thema inclusiviteit. Ook nemen we deel aan een onderzoek van de UvT. Het onderzoek gaat vooral over de verbetermogelijkheden voor de in- en doorstroom van medewerkers. We willen de ervaringen van iedereen die bij ons heeft gesolliciteerd en iedereen die bij en voor de gemeente werkt bij het onderzoek betrekken. Alle medewerkers ontvingen inmiddels een enquête. Verzoek: spoor je medewerkers aan de vragenlijst in te vullen. Het kost ongeveer 15 minuten.44

39 40 41 42

43 44

Besluitenlijst Staf Bedrijfsvoering, 6 augustus 2018. Onderliggende stukken bij de besluitenlijst waaronder agendapunt staf Bedrijfsvoering: Charter diversiteit, 6 augustus 2018. Mail ‘RE: onderzoek Tilburg.. s.v.p. aanvullen!!’ van onderzoeksleider, 27 augustus 2018. Mails ‘RE: onderzoek Tilburg.. s.v.p. aanvullen!!’ van onderzoeksleider, 27 augustus 2018 en reactie strategisch adviseur P&O op 28 augustus 2018. Mail ‘RE: onderzoek Tilburg.. s.v.p. aanvullen!!’ van strategisch adviseur P&O, 28 augustus 2018. Op 4 oktober 2018 was er wel een DCT. Op de agenda stond de stand van zaken van de organisatieontwikkeling en stand van zaken rond een nieuwe gesprekscyclus met medewerkers. Mail ‘RE: onderzoek Tilburg.. s.v.p. aanvullen!!’ van onderzoeksleider, 29 augustus 2018. Nieuwsbrief leidinggevenden, september 2018.

11

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport 21 september 2018: Bericht op intranet met vermelding uitvoering onderzoek UvT Op de gemeentelijke intranetsite meldt het hoofd P&O dat de gemeente deelneemt aan een onderzoek

A

van de UvT. Ook is melding gemaakt van de enquête die onder medewerkers wordt uitgezet.45 A

T

September en oktober 2018: Start data-analyse medewerkersenquête In september is ook de medewerkersenquête uitgezet en in oktober wordt deze afgesloten; de data wordt met de onderzoeksleider gedeeld.46 Voor de enquête sollicitanten zijn in oktober en november nog nieuwe sollicitanten benaderd die in de loop van de afgelopen maanden hebben gesolliciteerd bij de gemeente Arnhem.47 Eén reactie van een medewerker van de gemeente Arnhem over de enquête voor medewerkers is: Hij is naar mijn mening behoorlijk 'talig'. Ook zitten er ingewikkelde vraagconstructies in. De onderzoeksleider reageert en stelt: Uiteraard is de begrijpelijkheid van enquêtevragen altijd een punt van zorg. …. Ik denk echter dat het probleem wel meevalt. Enkele onvermijdelijke uitzonderingen daargelaten, zijn de vragen over het algemeen kort en bondig. Bovendien zijn ze uitvoerig getest en wat sommige vragen betreft zelfs meerdere keren. Verder is taligheid van vragen onvermijdelijk en is taligheid niet voorbehouden aan hoogopgeleiden.48

B

5 november 2018: Staf Bedrijfsvoering van wethouder Van Dellen: onderzoek vermeld in onderliggend stuk, resultaten eind 2018 verwacht Het onderwerp Inclusie staat op de agenda van de staf Bedrijfsvoering. Er wordt een bijlage meegestuurd, deze bevat onder meer de volgende verwijzing naar het lopende onderzoek49

2

Vervolg All-Inclusive aanpak

Toelichting en perspectief:

04-10-2018 P&O [initialen ambtenaar]

waarom pakken interventie op?

Aan

de

slag

met

de

we

Tijdpad

deze

resultaten

Uitkomsten worden eind dit

Vanaf

onderzoek UvT: verbeterpunten in- en doorstroom van personeel, zodat we

jaar verwacht en in de organisatie gepresenteerd.

verder

gerichter werken aan een meer diverse organisatie.

Perspectief: meer diversiteit, legitimiteit.

2019

en

In de notulen van de vergadering noch in de agenda wordt het onderzoek/document vermeld.50 A

T

23 november 2018: Strategisch adviseur P&O informeert naar de stand van zaken van het onderzoek, mede in het kader van het meenemen van de rest van de organisatie De strategisch adviseur P&O vraagt aan de onderzoeksleider naar de stand van zaken en stelt: Destijds hebben wij plannen gemaakt voor een presentatie bij P&O, in ons managementteam en wellicht ook voor raadsleden? Is dat iets wat wij nu al kunnen inplannen voor ergens in het voorjaar?

45 46 47 48 49 50

Intranetbericht ‘Onderzoek inclusiviteit universiteit Tilburg naar een inclusieve gemeente’, 21 september 2018. Mail ‘RE: bestand medewerkers’ van onderzoeksleider, 11 oktober 2018. Zie vorige voetnoot en mail ‘RE: bestand medewerkers’ van onderzoeksleider, 15 november 2018. Mailwisseling ‘E: Opmerkingen over enquête i.v.m. onderzoek naar diversiteit’ van onderzoeksleider, 1 oktober 2018. Informatieverzoek 1, sub 12e, 5b. bijlage stafvergadering bedrijfsvoering P&O 20181105. Besluitenlijst staf bedrijfsvoering P&O 5 november 2018.

12

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport Maandagochtend zit ik bij het staf overleg met wethouder Martien Louwers en het zou fijn zijn als ik op hoofdlijnen - kan vertellen hoe het staat met het onderzoek en wanneer de resultaten ongeveer te verwachten zijn.51 26 november 2018: Staf inclusie. Onderwerp: vervolg op all-inclusive week. Er wordt een bijlage

B

meegestuurd met verwijzing naar onderzoek UvT De bijlage52 bevat onder meer de volgende verwijzing naar het lopende onderzoek Vervolg All-Inclusive aanpak

Toelichting en perspectief:

19-11-2018 P&O DV

waarom

pakken

we

Tijdpad

deze

interventie op? 2

Aan

de

slag

met

de

resultaten

Uitkomsten worden eind dit

Vanaf

onderzoek UvT: verbeterpunten in- en

jaar

verder

doorstroom van personeel, zodat we gerichter werken aan een meer diverse

organisatie gepresenteerd. Perspectief: meer diversiteit,

organisatie.

legitimiteit.

verwacht

en

in

de

2019

en

In de notulen van de vergadering wordt het onderzoek niet vermeld. 53 A

T

29 november 2018: Vergadering ambtelijk opdrachtgeversteam en onderzoeksleider voor 20 december 2018 belegd De onderzoeksleider en de strategisch adviseur P&O hebben een meeting belegd voor 20 december 2018 met onder meer de strategisch adviseur en het hoofd P&O. Daarnaast had de onderzoeksleider het verzoek voor het houden van extra interviews met sollicitanten. 54 Dit laatste is in december 2018 ook uitgevoerd.

2.3. 20

DECEMBER 2018 ONDERZOEKSTRAJECT

– 27

AUGUSTUS

2019: BESPREKINGEN

EN AFRONDING

Uit deze periode voortkomende vaststellingen 1. 2.

3. 4.

51 52 53 54

Op 20 december 2018 deelt de onderzoeksleider de eerste bevindingen met de begeleidingsgroep van de afdeling P&O en de betrokken O&S medewerker Op 31 januari 2019 vraagt de betrokken O&S medewerker naar de stand van zaken. Op 15 februari 2019 levert de onderzoeksleider een rapport op. Hij is benieuwd naar de reacties en vraagt wanneer hij het kan presenteren De meest betrokken medewerker (van P&O) was van mening dat de resultaten in het eindrapport iets harder werden gepresenteerd dan tijdens een eerdere bespreking Voorafgaand aan de bespreking in het DCT heeft intern (P&O als ambtelijk opdrachtgever) geen afstemming plaatsgevonden om de inhoud van het opgeleverde onderzoeksrapport door te spreken

Mail ‘Stand van zaken onderzoek’ van strategisch adviseur P&O, 23 november 2018. Vervolg all inclusive aanpak 19 november 2018. Besluitenlijst staf Inclusie 26 november 2018. Mail ‘RE: interviews met sollicitanten i.v.m. onderzoek Tilburg’ van onderzoeksleider, 29 november 2018.

13

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport 5.

Op 14 maart 2019 presenteert in het Directie en Cluster Team (DCT) de onderzoeksleider het rapport. DCT leden zijn kritisch, stellen vragen en leveren kritiek. Het DCT concludeert na afloop mondeling dat een vervolggesprek/traject noodzakelijk is, omdat in deze vorm het rapport onvoldragen is 6. De onderzoeksleider ervaart dat dat er kritische vragen worden gesteld en dat er wordt aangegeven dat er haken en ogen in het onderzoek zitten, maar zonder dat men concreet aan kan geven wat er dan niet goed aan is. De onderzoeksleider stelt dat sprake is van onvoldoende probleembesef 7. Er zijn geen herleidbare besluiten over het rapport genomen noch zijn schriftelijke verzoeken gedaan aan de onderzoeksleider voor wijziging van het rapport. Ook is geen verslaglegging van de vergadering opgetekend 8. Op 17 maart 2019 levert de onderzoeksleider op verzoek van P&O een samenvatting van het rapport. Deze samenvatting is vervolgens nooit geagendeerd geweest in het DCT. De toonzetting van de samenvatting is wat scherper en stelliger dan het onderliggende stuk, dit heeft de onderzoeksleider bewust gedaan 9. In april 2019 stelt het hoofd P&O dat er geen B&W nota gemaakt hoeft te worden 10. In mei 2019 bespreekt een ambtelijke vertegenwoordiging vanuit P&O met de onderzoeksleider hoe om te gaan met de ‘framing’ van het onderzoek en de naam van de gemeente Arnhem hierbij 11.

Op 12 juni 2019 vindt een nieuw gesprek plaats met 1 DCT lid, de onderzoeksleider en vertegenwoordiging vanuit P&O voor een toelichting op de bezwaren van het DCT. De onderzoeksleider wordt gevraagd in hoeverre hij tegemoet kan komen aan de bezwaren van het DCT en aanvullend onderzoek wil doen/nuanceringen/onderbouwingen wil aanbrengen in zijn bewoordingen. De onderzoeksleider beweegt niet en stelt dat dit zijn rapport is. Er is geen verslag van dit gesprek noch zijn er schriftelijke verzoeken gedaan aan de onderzoeksleider voor wijziging van het rapport. Beide partijen ervaren dit gesprek achteraf als een herhaling van zetten, omdat de uitkomst van 14 maart niet verandert 12. Op 20 juni 2019 heeft het hoofd P&O, na ruggespraak en akkoord van de concerndirecteur, ingestemd met de voorgestelde afspraken door de onderzoeksleider. Namelijk: dat het traject is afgerond, er sprake was van een goede samenwerking, dat bij wetenschappelijke publicaties geen verwijzing komt naar de gemeente Arnhem en dat bij vragen over het rapport de onderzoeksleider verwijst naar de gemeente 13. Het hoofd P&O heeft met instemming van de concerndirecteur besloten dat het rapport niet aan de politiek wordt aangeboden en niet verder actief verspreid wordt. De focus lag op de implementatie van de aanbevelingen 14.

Het rapport, de discussie en de uiteindelijke afronding van het traject komen niet op de bestuurlijke tafel bij individuele portefeuillehouders of overige collegeleden. De wethouder Inclusie verneemt op 12 augustus 2019 wel mondeling dat er een onderzoek ligt waar de gemeente niet goed uitkomt. Zij neemt vervolgens schriftelijk kennis van de aanbevelingen uit een plan van aanpak inclusie met expliciete verwijzing naar het onderzoek van de UvT. Een soortgelijk samenvattend document wordt meegestuurd ter voorbereiding van de staf Bedrijfsvoering van de wethouder P&O. In dit document is echter geen expliciete verwijzing opgenomen naar het onderzoek 15. De wethouder Inclusie ontvangt eveneens op 12 augustus 2019 per telefoon een bericht dat het eerste onderzoeksrapport extreem kritisch was en dit op verzoek van de gemeentesecretaris herschreven moest worden. De wethouder geeft aan een aantal acties genoteerd te hebben, waaronder het opvragen van het onderzoeksrapport. Zij doet mondeling navraag bij de gemeentesecretaris om het rapport te ontvangen, maar ontvangt dit niet. De gemeentesecretaris heeft geen herinnering aan deze vraag. De wethouder rappelleert niet 16. Na 20 juni 2019 gaat de strategisch adviseur P&O met collega’s verder met het uitwerken van een Plan van Aanpak Inclusie waarin ook grotendeels de aanbevelingen uit het rapport van de UvT worden meegenomen.

Ook deelt de strategisch adviseur het rapport én de samenvatting vertrouwelijk met directe collega’s 17. Het jaarverslag over 2018 bevat een verwijzing naar het onderzoek van de UvT

14

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport A

T

20 december 2018: Eerste bespreking waarin de resultaten van het onderzoek aan de orde komen Bespreking met de eerste bevindingen van de onderzoeksleider met het hoofd P&O, de strategisch adviseur P&O, twee medewerkers P&O en de onderzoeker O&S. Er wordt mondeling verslag gedaan van de bevindingen en vragen beantwoord. Er is geen presentatie of ander document gebruikt tijdens deze bespreking. Er is ook geen verslag van deze bijeenkomst gemaakt. De afdeling P&O was tevreden over de bespreking van bevindingen; er waren geen kritiekpunten of andere onoverkomelijke bezwaren vanuit de aanwezigen op het onderzoek. 55

A

T

31 januari 2019: Navraag naar de stand van zaken afronding onderzoek en voorstel bespreking in het DCT 14 maart 2019 De strategisch adviseur P&O vraagt aan de onderzoeksleider de laatste stand van zaken: Ben heel benieuwd hoe het gaat met het uitwerken en afronden van het onderzoek. Een optie is om dit op 14 maart 2019 in de ochtend te agenderen voor ons directie en clustermanagers overleg. In welke vorm en hoeveel tijd wij daarvoor hebben moeten wij nog nader bespreken. Kan je aangeven wanneer wij de resultaten kunnen verwachten om een en ander voor te bereiden? 56. Op dezelfde dag reageert de onderzoeksleider dat hij op 14 maart 2019 beschikbaar is. 6 februari 2019: Gemeenschappelijk overleg Diversiteit en Inclusie waar het onderzoek van de

A

UvT aan de orde komt Tijdens dit ambtelijk overleg wordt een presentatie getoond. Hier komt het onderzoek van de UvT op twee plaatsen terug57: Pagina 10: Interventies diversiteit en inclusie eigen organisatie in 2018: Deelname aan onderzoek van UvT. Verbeterruimte in- en doorstroom Pagina 13: Interventies 2019: Implementeren resultaten onderzoek Tilburg A

T

15 februari 2019: Oplevering rapport door de onderzoeksleider Het rapport wordt door de onderzoeksleider opgeleverd aan de strategisch adviseur P&O: Heb het rapport klaar! Kun jij het versturen naar de anderen zoals [het hoofd P&O] en [de onderzoeker O&S]? Ben erg benieuwd naar de reacties. Is al bekend wanneer ik het kan presenteren? De strategisch adviseur P&O deelt het rapport dezelfde dag met hoofd P&O, collega’s P&O en de betrokken onderzoeker O&S met: Hierbij het rapport van [de onderzoeksleider]. Staat in principe geagendeerd voor DCT 14 maart. [De onderzoeksleider] kan dan ook…58 O&S heeft na oplevering van deze versie geen inhoudelijke kanttekeningen meegegeven aan P&O; zij zijn destijds niet om een inhoudelijk oordeel gevraagd. Het rapport stond al gepland voor bespreking in het DCT59, zie ook hieronder bij ‘6 maart 2019’.

55 56 57 58

59

Interviews met onderzoeksleider, hoofd P&O en strategisch adviseur P&O. Mail ‘Stand van zaken onderzoek Arnhem’ van strategisch adviseur P&O, 31 januari 2019. 20190130 Presentatie Inclusie GO. Mailwisseling ‘Fwd: Stand van zaken onderzoek Arnhem’ van strategisch adviseur P&O, 15 februari 2019. Later is op de site van de onderzoeksleider gemeld dat het rapport op 5 februari 2019 gepubliceerd zou zijn. Hier wordt waarschijnlijk op 15 februari 2019 gedoeld. Interviews senior onderzoeker O&S en onderzoeker O&S.

15

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport A

T

22 februari 2019: Eerste P&O reactie op rapport: heel blij De strategisch adviseur P&O mailt de onderzoeksleider dat zij heel blij is met het rapport en dat de datum van 14 maart 2019 nog steeds staat. Ook verzoekt zij de onderzoeksleider om een samenvatting, die gestuurd kan worden aan de deelnemers van het DCT. Want de ervaring is dat niet iedereen het hele rapport zal lezen.” De onderzoeksleider reageert dezelfde dag: Ben blij dat jij blij bent met het rapport. Dat is altijd goed om te lezen als je een dergelijk rapport hebt geschreven waarin veel werk bij elkaar komt. […] Mij lijkt dat het niet nodig is een aparte samenvatting te schrijven. Kan me voorstellen dat niet iedereen het hele rapport wil doornemen, maar de conclusies (p. 22) en aanbevelingen (pp. 27 en 28) heb ik zo geprobeerd te schrijven dat ze als zodanig leesbaar zijn. Dus, wellicht kun je aangeven aan anderen dat deze pagina's te lezen zijn als een soort samenvatting.60

A

6 maart 2019: Voorbereiding voor agenda DCT De strategisch adviseur P&O mailt de secretaris van het DCT de laatste versie en voorstel voor de agenda van het DCT: Hierbij de laatste versie van het rapport van [de onderzoeksleider]. …Ik stel voor dat je de volgende zinnen in i-babs toevoegt. Als het te lang is, dan mag je dat uiteraard in korten: Als onderdeel van ons plan van aanpak Inclusie is in 2018 door [de onderzoeksleider] e.a. van de Tilburg University onderzoek verricht naar diversiteit in de personeelssamenstelling en personeelsstromen van onze gemeente. Het bijgevoegde rapport doet verslag van het onderzoek en presenteert de resultaten ervan plus de erop gebaseerde aanbevelingen. Het doel van het onderzoek was: 1. Het vaststellen van de verbeterruimte in de instroom en doorstroom van medewerkers met verschillende kenmerken in relatie tot te realiseren werkprocessen bij de gemeente. 2. Het vaststellen van de factoren die die verbeterruime bepalen bij de gemeente. 3. Het formuleren van doelgerichte en concrete aanbevelingen om die verbeterruimte daadwerkelijk te benutten bij de gemeente. De conclusies van het onderzoek staan op pagina 22. De aanbevelingen op pagina 27 en 28. [De onderzoeksleider] komt tijdens het DCT van 14 maart een toelichting geven.

Daarnaast meldt de strategisch adviseur P&O in hetzelfde bericht over de conclusies: Een ander punt is dat wij (het clubje dat bij de bespreking eind december heeft gezeten toen [de onderzoeksleider] de resultaten presenteerde) nog geen tijd hebben gemaakt om de resultaten van het onderzoek door te spreken. Ik ga zo meteen kijken of we daar nog ergens een mogelijkheid voor vinden. De conclusies, op papier, zijn in mijn ogen wel iets harder dan in het gesprek van eind december. … Het lijkt mij logisch dat wij vanuit P&O ook een advies geven i.r.t. de aanbevelingen. Mijn idee is om alle aanbevelingen, met hier en daar een kanttekening, over te nemen.61 Uit mails en uit interviews blijkt niet dat deze interne bespreking met het doorspreken van de resultaten heeft plaatsgevonden.

60 61

Mailwisseling ‘RE: Stand van zaken onderzoek Arnhem’ van onderzoeksleider, 22 februari 2019. Mail ‘FW: Stand van zaken onderzoek Arnhem van strategisch adviseur P&O, 6 maart 2019.

16

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport A

T

8 maart 2019: Afstemming met de onderzoeksleider over opzet DCT-bijeenkomst 14 maart De strategisch adviseur P&O mailt de onderzoeksleider ter voorbereiding van de DCT bespreking: Met mijn collega's [hoofd P&O] en [secretaris van het DCT] heb ik nog vooroverleg gehad over de presentatie van jouw onderzoek in het Directie en Clusterteam. In totaal hebben wij (slechts 1 uur), inclusief discussie. […] Een vraag die wij nog hebben is: hoe doen wij het in vergelijking met de andere steden die mee hebben gedaan aan het onderzoek? Wij weten dat onze gemeentesecretaris daar altijd erg in geïnteresseerd is, dus zou fijn zijn als je daar heel kort iets over kunt zeggen. Iedereen krijgt het rapport toegestuurd en daarbij de tip om vooral de conclusies en de aanbevelingen te lezen. Ik ga er vanuit dat ze dat zeker gaan doen. Wij denken dat het dan ook niet nodig is om het hele onderzoek punt voor punt toe te lichten. Wij vermoeden dat er wel discussie/vragen gaan over de mate waarin de 'persoonlijkheidskenmerken' een rol spelen bij de werving en selectie en beoordeling. Ook de opmerkingen over Insights kunnen aanleiding zijn discussie. Bij een aantal P&O collega's, die doorgaans bij sollicitatiegesprekken aanwezig zijn, riep dat al grote verbazing op. "Dat doen we toch helemaal niet? In mijn aanwezigheid heb ik dat nooit gemerkt!".

Ons idee is dat wij deze bespreking vooral gebruiken voor de toelichting op het onderzoek en discussie, en dat wij tijdens een vervolgbijeenkomst (onderling) terugkomen op de vraag welke aanbevelingen wij overnemen en wat wij daar vanuit P&O op adviseren. Het lijkt ons niet goed om dat in 1 uur allemaal te willen doen.

A

T

14 maart 2019: DCT bespreking rapport UvT Via iBabs krijgen de DCT leden op voorhand het rapport en de agenda toegestuurd. Het onderzoek van de UvT staat als derde agendapunt: Als onderdeel van ons plan van aanpak Inclusie is in 2018 door [de onderzoeksleider] van de Tilburg University (universitair hoofddocent diversiteit) onderzoek verricht naar diversiteit in de personeelssamenstelling en personeelsstromen van onze gemeente. Het doel van het onderzoek was: 1. Het vaststellen van de verbeterruimte in de instroom en doorstroom van medewerkers met verschillende kenmerken in relatie tot te realiseren werkprocessen bij de gemeente. 2. Het vaststellen van de factoren die die verbeterruime bepalen bij de gemeente. 3. Het formuleren van doelgerichte en concrete aanbevelingen om die verbeterruimte daadwerkelijk te benutten bij de gemeente. Het bijgevoegde rapport doet verslag van het onderzoek en presenteert de resultaten ervan plus de erop gebaseerde aanbevelingen. De conclusies van het onderzoek staan op pagina 22. De aanbevelingen op pagina 27 en 28. Bespreking van het rapport vindt in twee delen plaats: 14 maart: toelichting door [de onderzoeksleider], gesprek DCT, [onderzoeksleider] over zijn conclusies en aanbevelingen

17

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport (nog te plannen): bespreking advies voor vervolg van de afdeling P&O, waarin de weerslag van het gesprek van 14 maart meegenomen wordt. 62 In de ochtend mailt de secretaris van het DCT aan het hoofd P&O en de strategisch adviseur P&O reeds het volgende over de reactie van de gemeentesecretaris uit de voorbespreking. Hij [de gemeentesecretaris] is niet erg te spreken over het rapport, gaat heel erg de cijfers in. Het is een stevig rapport met weinig nuances. [De gemeentesecretaris] vraagt zich af hoe de ambtelijke begeleiding en voorbereiding is geweest.63 De gemeentesecretaris heeft vervolgens vanwege een spoed afspraak 25 minuten na aanvang van de presentatie/toelichting door de onderzoeksleider de vergadering verlaten.64 Van de bespreking in het DCT is geen verslag gemaakt. Er is geen presentatie of ander document getoond, uitsluitend het rapport van de onderzoeksleider is besproken. Uit gehouden interviews blijken en verschillen in beleving: •

•

•

•

• • •

DCT leden dachten dat sprake was van bespreking van een conceptrapport waar zij nog input op konden leveren; de onderzoeksleider dacht vooral zijn eindresultaten te presenteren en toe te lichten, waarbij hij intrinsiek bereid was aanpassingen te doen als dat gevraagd werd. Deze coöperatieve houding wordt door geen enkel geïnterviewd DCT lid herkend Tijdens de presentatie van de onderzoeksleider zijn er veel vragen over de uitgangspunten, methodologie en conclusies. DCT leden plaatsen kanttekeningen onder meer het uitgangspunt van afspiegeling/representativiteit van het medewerkersbestand, de scope/vraagstelling van het onderzoek, het aantal respondenten en specifieke stellige conclusies uit het rapport. DCT leden voelden dat ze niet serieus genomen werden door de onderzoeksleider in hun intrinsieke behoefte aan toelichting op vragen en betere onderbouwing op onderdelen. De beleving van de geïnterviewde DCT leden is dat alle DCT leden het rapport in deze vorm onvoldragen vonden De onderzoeksleider ervaarde dat de DCT-leden een kritische houding innamen, kritische vragen stelden en aangaven dat er haken en ogen aan het onderzoek zitten, maar zonder dat ze dat concreet konden maken.

Hij kreeg zelf het beeld dat aanwezige DCT leden zich niet konden/wilden herkennen in de conclusies (onvoldoende probleembesef) en dat zij zich onvoldoende hadden voorbereid De sfeer werd als gespannen en door sommigen als vervelend voor de onderzoeksleider ervaren, die verschillende vragen kreeg van de groep DCT leden en ook in de rede werd gevallen. Daarbij leek de onderzoeksleider niet open te staan voor discussie en gaf aan dat inhoudelijke argumenten ‘gezocht’ zijn, omdat conclusies te pijnlijk waren Hoofd P&O had het beeld dat de DCT-leden zich niet wilden herkennen in de conclusies en dat zij zich onvoldoende voorbereid hadden Er consensus binnen DCT-leden was dat dit gesprek/traject een vervolg moest krijgen en dat het rapport niet in de huidige vorm werd omarmd door het DCT Er zijn vervolgens geen schriftelijke verzoeken voor aanpassing of wijziging van het rapport gedaan aan de onderzoeksleider

Op de besluitenlijst van 14 maart 2019 is geen duidelijk besluit terug te vinden ten aanzien van dit agendapunt. Er staat een herhaling van het agendapunt op de besluitenlijst. 65

62 63 64 65

Agenda DCT 14 maart 2019. Mail ‘i.v.m. dadelijk’ van secretaris DCT, 14 maart 2019. Interview gemeentesecretaris. Concept Besluitenlijst DCT 14 maart 2019. Een definitieve besluitenlijst door het DCT is niet aangetroffen; het ontbreken van een definitieve besluitenlijst is geen uitzondering en was ook voor andere dossiers gevonden.

18

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport De strategisch adviseur P&O (eveneens als gast aanwezig in DCT) meldt wel aan een betrokken collega P&O medewerker: Bespreking in DCT …is achter de rug. Discussie spitste zich toe op de vraag

A

of en zo ja hoe je kan/mag selecteren op gedragskenmerken en/of persoonlijkheidskenmerken (zonder dat Insights werd genoemd). Mijn indruk is dat het 'probleem' vooral wordt ontkend en dat de cijfers die [de onderzoeksleider] aanreikt niet goed passen in hun straatje. 66 A

T

17 maart 2019: Oplevering van een samenvatting door de onderzoeksleider De onderzoeksleider mailt de strategisch adviseur P&O een samenvatting en een nieuwe versie van het eindrapport, naar eigen zeggen ontdaan van foutjes. Heb naar aanleiding van ons nagesprek afgelopen donderdag nog een samenvatting van twee pagina's geschreven: zie bijlage. Stuur je ook het eindrapport, ontdaan van foutjes, op. Zoals voorzitter [de concerndirecteur] al aangaf, moeten we ervan uitgaan dat de aanwezigen tijdens de meeting het rapport niet gelezen hadden. Ze werden dus voor de eerste keer geconfronteerd met de bevindingen. Dus is het voorstelbaar dat de eerste reactie nogal afwijzend was en dat ze niet meteen overtuigd waren. Misschien kun je de samenvatting onder hun aandacht brengen via de voorzitter of anderszins zodat de conclusies de kans krijgen om te landen, zo gezegd. Neem aan dat ze inzien dat de aard van de conclusies zodanig is dat ze die niet naast zich neer kunnen leggen. Dan moet er wel een probleembesef gaan ontstaan. Dat is het begin van alles.

Stuur je de beide teksten in ieder geval ook door naar [het hoofd P&O]? Mocht je mij nog ergens kunnen inzetten, dan verneem ik dat graag.” De onderzoeksleider heeft de bevindingen in de samenvatting wat scherper en stelliger geformuleerd zonder het willen aantasten van de inhoud van resultaten teneinde de urgentie en het probleembesef bij de gemeente te vergroten.67 De strategisch adviseur P&O reageert op dezelfde dag: Hartelijk dank voor de samenvatting en de definitieve versie van het rapport. Ik stuur door naar [het hoofd P&O] en de anderen. Ik heb de samenvatting gelezen; duidelijk verhaal, denk dat dat gaat helpen voor de discussie. Ik neem nog contact met je op over het vervolgtraject e.d.68

B

R

18 maart en later in mei 2019: Bespreking jaarstukken in de staf Bedrijfsvoering en later publicatie van de jaarstukken: onderzoeksconclusies- en verbeterpunten UvT worden in 2019 uitgewerkt In de jaarstukken van de gemeente Arnhem over 2018 is een verwijzing bij de passage Financiën en bedrijfsvoering naar het onderzoek van de UvT opgenomen. De stukken stonden op 18 maart op de agenda van de Staf Bedrijfsvoering en de jaarstukken zijn in mei 2019 gepubliceerd: “De gemeente heeft daarnaast meegewerkt aan een onderzoek van de UvT. De conclusies en verbeterpunten die voortvloeien uit dit onderzoek worden in 2019 uitgewerkt.”69