Agendabundel

T

8 maart 2019: Afstemming met de onderzoeksleider over opzet DCT-bijeenkomst 14 maart De strategisch adviseur P&O mailt de onderzoeksleider ter voorbereiding van de DCT bespreking: Met mijn collega's [hoofd P&O] en [secretaris van het DCT] heb ik nog vooroverleg gehad over de presentatie van jouw onderzoek in het Directie en Clusterteam. In totaal hebben wij (slechts 1 uur), inclusief discussie. […] Een vraag die wij nog hebben is: hoe doen wij het in vergelijking met de andere steden die mee hebben gedaan aan het onderzoek? Wij weten dat onze gemeentesecretaris daar altijd erg in geïnteresseerd is, dus zou fijn zijn als je daar heel kort iets over kunt zeggen. Iedereen krijgt het rapport toegestuurd en daarbij de tip om vooral de conclusies en de aanbevelingen te lezen. Ik ga er vanuit dat ze dat zeker gaan doen. Wij denken dat het dan ook niet nodig is om het hele onderzoek punt voor punt toe te lichten. Wij vermoeden dat er wel discussie/vragen gaan over de mate waarin de 'persoonlijkheidskenmerken' een rol spelen bij de werving en selectie en beoordeling. Ook de opmerkingen over Insights kunnen aanleiding zijn discussie. Bij een aantal P&O collega's, die doorgaans bij sollicitatiegesprekken aanwezig zijn, riep dat al grote verbazing op. "Dat doen we toch helemaal niet? In mijn aanwezigheid heb ik dat nooit gemerkt!".

Ons idee is dat wij deze bespreking vooral gebruiken voor de toelichting op het onderzoek en discussie, en dat wij tijdens een vervolgbijeenkomst (onderling) terugkomen op de vraag welke aanbevelingen wij overnemen en wat wij daar vanuit P&O op adviseren. Het lijkt ons niet goed om dat in 1 uur allemaal te willen doen.

A

T

14 maart 2019: DCT bespreking rapport UvT Via iBabs krijgen de DCT leden op voorhand het rapport en de agenda toegestuurd. Het onderzoek van de UvT staat als derde agendapunt: Als onderdeel van ons plan van aanpak Inclusie is in 2018 door [de onderzoeksleider] van de Tilburg University (universitair hoofddocent diversiteit) onderzoek verricht naar diversiteit in de personeelssamenstelling en personeelsstromen van onze gemeente. Het doel van het onderzoek was: 1. Het vaststellen van de verbeterruimte in de instroom en doorstroom van medewerkers met verschillende kenmerken in relatie tot te realiseren werkprocessen bij de gemeente. 2. Het vaststellen van de factoren die die verbeterruime bepalen bij de gemeente. 3. Het formuleren van doelgerichte en concrete aanbevelingen om die verbeterruimte daadwerkelijk te benutten bij de gemeente. Het bijgevoegde rapport doet verslag van het onderzoek en presenteert de resultaten ervan plus de erop gebaseerde aanbevelingen. De conclusies van het onderzoek staan op pagina 22. De aanbevelingen op pagina 27 en 28. Bespreking van het rapport vindt in twee delen plaats: 14 maart: toelichting door [de onderzoeksleider], gesprek DCT, [onderzoeksleider] over zijn conclusies en aanbevelingen

17

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport (nog te plannen): bespreking advies voor vervolg van de afdeling P&O, waarin de weerslag van het gesprek van 14 maart meegenomen wordt. 62 In de ochtend mailt de secretaris van het DCT aan het hoofd P&O en de strategisch adviseur P&O reeds het volgende over de reactie van de gemeentesecretaris uit de voorbespreking. Hij [de gemeentesecretaris] is niet erg te spreken over het rapport, gaat heel erg de cijfers in. Het is een stevig rapport met weinig nuances. [De gemeentesecretaris] vraagt zich af hoe de ambtelijke begeleiding en voorbereiding is geweest.63 De gemeentesecretaris heeft vervolgens vanwege een spoed afspraak 25 minuten na aanvang van de presentatie/toelichting door de onderzoeksleider de vergadering verlaten.64 Van de bespreking in het DCT is geen verslag gemaakt. Er is geen presentatie of ander document getoond, uitsluitend het rapport van de onderzoeksleider is besproken. Uit gehouden interviews blijken en verschillen in beleving: •

•

•

•

• • •

DCT leden dachten dat sprake was van bespreking van een conceptrapport waar zij nog input op konden leveren; de onderzoeksleider dacht vooral zijn eindresultaten te presenteren en toe te lichten, waarbij hij intrinsiek bereid was aanpassingen te doen als dat gevraagd werd. Deze coöperatieve houding wordt door geen enkel geïnterviewd DCT lid herkend Tijdens de presentatie van de onderzoeksleider zijn er veel vragen over de uitgangspunten, methodologie en conclusies. DCT leden plaatsen kanttekeningen onder meer het uitgangspunt van afspiegeling/representativiteit van het medewerkersbestand, de scope/vraagstelling van het onderzoek, het aantal respondenten en specifieke stellige conclusies uit het rapport. DCT leden voelden dat ze niet serieus genomen werden door de onderzoeksleider in hun intrinsieke behoefte aan toelichting op vragen en betere onderbouwing op onderdelen. De beleving van de geïnterviewde DCT leden is dat alle DCT leden het rapport in deze vorm onvoldragen vonden De onderzoeksleider ervaarde dat de DCT-leden een kritische houding innamen, kritische vragen stelden en aangaven dat er haken en ogen aan het onderzoek zitten, maar zonder dat ze dat concreet konden maken.

Hij kreeg zelf het beeld dat aanwezige DCT leden zich niet konden/wilden herkennen in de conclusies (onvoldoende probleembesef) en dat zij zich onvoldoende hadden voorbereid De sfeer werd als gespannen en door sommigen als vervelend voor de onderzoeksleider ervaren, die verschillende vragen kreeg van de groep DCT leden en ook in de rede werd gevallen. Daarbij leek de onderzoeksleider niet open te staan voor discussie en gaf aan dat inhoudelijke argumenten ‘gezocht’ zijn, omdat conclusies te pijnlijk waren Hoofd P&O had het beeld dat de DCT-leden zich niet wilden herkennen in de conclusies en dat zij zich onvoldoende voorbereid hadden Er consensus binnen DCT-leden was dat dit gesprek/traject een vervolg moest krijgen en dat het rapport niet in de huidige vorm werd omarmd door het DCT Er zijn vervolgens geen schriftelijke verzoeken voor aanpassing of wijziging van het rapport gedaan aan de onderzoeksleider

Op de besluitenlijst van 14 maart 2019 is geen duidelijk besluit terug te vinden ten aanzien van dit agendapunt. Er staat een herhaling van het agendapunt op de besluitenlijst. 65

62 63 64 65

Agenda DCT 14 maart 2019. Mail ‘i.v.m. dadelijk’ van secretaris DCT, 14 maart 2019. Interview gemeentesecretaris. Concept Besluitenlijst DCT 14 maart 2019. Een definitieve besluitenlijst door het DCT is niet aangetroffen; het ontbreken van een definitieve besluitenlijst is geen uitzondering en was ook voor andere dossiers gevonden.

18

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport De strategisch adviseur P&O (eveneens als gast aanwezig in DCT) meldt wel aan een betrokken collega P&O medewerker: Bespreking in DCT …is achter de rug. Discussie spitste zich toe op de vraag

A

of en zo ja hoe je kan/mag selecteren op gedragskenmerken en/of persoonlijkheidskenmerken (zonder dat Insights werd genoemd). Mijn indruk is dat het 'probleem' vooral wordt ontkend en dat de cijfers die [de onderzoeksleider] aanreikt niet goed passen in hun straatje. 66 A

T

17 maart 2019: Oplevering van een samenvatting door de onderzoeksleider De onderzoeksleider mailt de strategisch adviseur P&O een samenvatting en een nieuwe versie van het eindrapport, naar eigen zeggen ontdaan van foutjes. Heb naar aanleiding van ons nagesprek afgelopen donderdag nog een samenvatting van twee pagina's geschreven: zie bijlage. Stuur je ook het eindrapport, ontdaan van foutjes, op. Zoals voorzitter [de concerndirecteur] al aangaf, moeten we ervan uitgaan dat de aanwezigen tijdens de meeting het rapport niet gelezen hadden. Ze werden dus voor de eerste keer geconfronteerd met de bevindingen. Dus is het voorstelbaar dat de eerste reactie nogal afwijzend was en dat ze niet meteen overtuigd waren. Misschien kun je de samenvatting onder hun aandacht brengen via de voorzitter of anderszins zodat de conclusies de kans krijgen om te landen, zo gezegd. Neem aan dat ze inzien dat de aard van de conclusies zodanig is dat ze die niet naast zich neer kunnen leggen. Dan moet er wel een probleembesef gaan ontstaan. Dat is het begin van alles.

Stuur je de beide teksten in ieder geval ook door naar [het hoofd P&O]? Mocht je mij nog ergens kunnen inzetten, dan verneem ik dat graag.” De onderzoeksleider heeft de bevindingen in de samenvatting wat scherper en stelliger geformuleerd zonder het willen aantasten van de inhoud van resultaten teneinde de urgentie en het probleembesef bij de gemeente te vergroten.67 De strategisch adviseur P&O reageert op dezelfde dag: Hartelijk dank voor de samenvatting en de definitieve versie van het rapport. Ik stuur door naar [het hoofd P&O] en de anderen. Ik heb de samenvatting gelezen; duidelijk verhaal, denk dat dat gaat helpen voor de discussie. Ik neem nog contact met je op over het vervolgtraject e.d.68

B

R

18 maart en later in mei 2019: Bespreking jaarstukken in de staf Bedrijfsvoering en later publicatie van de jaarstukken: onderzoeksconclusies- en verbeterpunten UvT worden in 2019 uitgewerkt In de jaarstukken van de gemeente Arnhem over 2018 is een verwijzing bij de passage Financiën en bedrijfsvoering naar het onderzoek van de UvT opgenomen. De stukken stonden op 18 maart op de agenda van de Staf Bedrijfsvoering en de jaarstukken zijn in mei 2019 gepubliceerd: “De gemeente heeft daarnaast meegewerkt aan een onderzoek van de UvT. De conclusies en verbeterpunten die voortvloeien uit dit onderzoek worden in 2019 uitgewerkt.”69

66 67 68 69

Mail Onderzoek Tilburg van strategisch adviseur P&O, 14 maart 2019. Interview onderzoeksleider. Mailwisseling ‘Re: bijeenkomst 14 maart Arnhem’ van strategisch adviseur P&O, 17 maart 2019. Jaarverslag over 2018 gemeente Arnhem. Onderliggende stukken Staf Bedrijfsvoering 18 maart 2019.

19

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport A

19 maart 2019: strategisch adviseur P&O stuurt rapport en samenvatting naar de secretaris van het DCT Op 19 maart 2019 stuurt de strategisch adviseur P&O de laatste versie van het rapport en de samenvatting door naar het hoofd P&O, de secretaris van het DCT en een collega adviseur P&O: Zie de samenvatting en de mail [van de onderzoeksleider van 17 maart 2019].70 De samenvatting is niet formeel geagendeerd in het DCT en tot september 2020 ook niet met (enkele) DCT leden gedeeld.

A

19 maart 2019: Rapport en samenvatting wordt gedeeld met de Programmamanager Inclusie Strategisch adviseur P&O mailt onder andere: Mijn excuses voor het feit dat ik je dit niet eerder heb toegestuurd. Je bent natuurlijk in het begin nauw betrokken geweest bij dit onderzoek en de opzet hiervan en daarna hebben wij het er feitelijk niet meer over gehad. Verzoek is om het rapport vertrouwelijk te behandelen, want in het DCT (afgelopen donderdag) is er nog al wat discussie over ontstaan. [De gemeentesecretaris] is ook niet erg blij met het rapport. Volgens ons hoeft het niet naar het college en is het vooral aan ons om aan te geven wat wij met de aanbevelingen gaan doen. Natuurlijk is dit onderzoek een onderdeel van onze hele aanpak Inclusie, dus geen los staand 'ding'.71 Later in maart 2020 stuurt de strategisch adviseur P&O het rapport en de samenvatting door naar een collega met bijgevoegde eigen mening van de gebeurtenissen in 2019: Ik stuur het je 'vertrouwelijk' door, dat wil zeg[g]en dat je het document niet mag delen met andere collega's of externe partners. In mijn ogen komt het in het kort komt het hier op neer: ons directieteam was vorig jaar onaangenaam verrast door dit onderzoek en deelde de conclusies niet. Er is toen 'op de man' ([onderzoeksleider]) gespeeld en op de vraag of zijn onderzoeksmethode wel klopte.

Wat toen nog erg speelde was de discussie of wij nu wel/niet een afspiegeling van de samenleving wilde of zouden moeten zijn. Natuurlijk was 'de afspiegeling van' altijd 'in verhouding' bedoeld, maar een aantal mensen legde dat nog al zwart wit uit, dus alsof wij van alle niveaus en alle leeftijden en alle afkomsten precies een afspiegeling zouden moeten zijn. Dus ook zoveel zwervers, daklozen, analfabeten etc. Uitspraken als, 'dan zou ik mijn werk met mijn cluster niet kunnen doen' typeerde deze interpretatie. Een ander discussiepunt was/is het feit dat wij veel waarde hechten aan soft skills en wel/niet in het team passen e.d. [de onderzoeksleider] concludeerde dat wij daar in door waren geschoten en meer op kwaliteiten en kennis van mensen zouden moeten letten. In mijn ogen waren de aanbevelingen van [de onderzoeksleider] prima, alleen de toonzetting en de framing van het onderzoek waren niet zo diplomatiek geformuleerd. 72

A

Vanaf april 2019: Rapport en samenvatting worden vertrouwelijk gedeeld met andere collega’s De strategisch adviseur P&O deelt het rapport en de samenvatting met andere collega’s met verzoek dit vertrouwelijk te behandelen. In april 2019 stelt deze: Hierbij het onderzoeksrapport van de UvT over diversiteit en in- en doorstroom. ... het dringende verzoek [is] om dit vertrouwelijk te behandelen. Het moet nog een keer in het DCT besproken worden en het is nog niet duidelijk wat wij met de

70 71 72

Mail ‘FW: bijeenkomst 14 maart Arnhem’ van strategisch adviseur P&O, 19 maart 2019. Mail ‘FW: bijeenkomst 14 maart Arnhem’ van strategisch adviseur P&O, 19 maart 2019. Mail ‘2019-03-01 Eindrapport Arnhem Universiteit Tilburg.docx’ van strategisch adviseur P&O, 16 maart 2020.

20

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport aanbevelingen gaan doen. De samenvatting (door [de onderzoeksleider] geschreven) is 'hard' geformuleerd. Kun je van alles van vinden.73 A

T

11 april 2019: Vragen rond publicatie, uitstel vervolgbespreking in DCT en uitwerking plan van aanpak Inclusie De strategisch adviseur P&O meldt de onderzoeksleider dat de vervolgbespreking is uitgesteld en gewerkt wordt aan een plan van aanpak Inclusie: N.a.v. een intern (P&O) bespreking over het vervolg van het onderzoek ontstond de vraag wat er verder met de uitkomsten van ons onderzoek en die van de andere gemeenten gebeurt. Wordt daar nog een publicatie van gemaakt? Zo mogelijk met, niet per gemeente herkenbare cijfers? Achtergrond van deze vraag is dat een aantal mensen denken dat dat gaat gebeuren zonder dat wij dat weten. Ben ook benieuwd hoe de onderzoeken bij de andere gemeenten zijn gevallen. Ondertussen is de vervolgbespreking in het Directie en Cluster Team uitgesteld. Ik ben nu een plan van aanpak Inclusie aan het afronden waarbij wij aangeven wat wij met de aanbevelingen gaan doen. De meeste aanbevelingen nemen wij over (als het aan mij ligt). De nadruk ligt vooral op het herzien en verbeteren van de manier van het voeren van selectiegesprekken (met alle aandachtspunten die uit het onderzoek voortkomen). Dus ook het punt van selecteren/controleren op de meer persoonlijkheidskenmerken.

Daar ligt nog wel een verschil van inzicht over de mate waarin je deze punten wel wilt weten (of iemand in het team past etc.) en zo ja, hoe je dat dat op een professionele manier kunt doen. Daarnaast op het verbeteren van de arbeidsmarktcommunicatie. Daar zijn wij al druk mee bezig, dus de aanbevelingen sluiten daar goed op aan. Over de aanbevelingen m.b.t. de doorstroom (voortgangs/beoordelingsgesprekken) zijn de meningen wat verdeeld: wij hebben ook die werkwijze al 'op de schop' en zijn bezig met de implementatie van een nieuwe gesprekscyclus en wijze waarop medewerkers het (goede) gesprek met de leidinggevende en anders om aan gaan. De tendens is juist om minder in procedures te vatten en tegelijkertijd wel transparant te zijn. Ik hou je op de hoogte van de voortgang …74

A

T

11 april 2019: Reactie van de onderzoeksleider op vragen rond publicatie De onderzoeksleider reageert per mail als volgt: Goed om te lezen dat in ieder geval sommige punten uit het rapport worden overgenomen en toegepast. Ik ga zeker publiceren met de resultaten in wetenschappelijke tijdschriften. Ga o.a. een artikel schrijven met een vergelijking tussen Arnhem en [andere grote gemeente] waarin ik de verschillen in aanpak van werving en selectie en van beoordeling en bevordering relateer aan verschillen in uitkomsten wat betreft discriminatie naar afkomst. … De aanbevelingen die ik aan Arnhem heb gedaan, zijn grotendeels praktijk in [andere grote gemeente]. Wil wel benadrukken dat ik in publicaties nooit de namen van gemeentes zal noemen noch enige indicatie zal geven van welke de gemeentes zijn. Aan de andere kant vroeg ik me af wanneer het rapport naar buiten kan worden gebracht. Mij lijkt dat er een moment komt waarop het rapport publiek gaat worden. Misschien dat we overleg kunnen voeren

73 74

Mail ‘Rapport [onderzoeksleider] UvT’ van strategisch adviseur P&O, 15 april 2019. Mail ‘onderzoek Arnhem’ van strategisch adviseur P&O, 11 april 2019.

21

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport hoe we dat het beste kunnen doen? Als ik verder nog een rol kan spelen, bijvoorbeeld bij de vervolgbespreking van het Directie en Cluster Team, laat even weten.75 12 april 2019: Doorsturen plan van aanpak en voorstel voor B&W nota

A

De strategisch adviseur P&O stuurt de reactie en het interne plan van aanpak door aan het hoofd P&O: Hierbij de reactie van [de onderzoeksleider] n.a.v. mijn vragen over de publicatie n.a.v. de onderzoeken. Hierbij ook een concept versie van ons plan van aanpak. [Collega P&O medewerker] en ik hebben er vanochtend al over gesproken. Wij gaan de verschillende onderdelen nog proberen in te korten. Dus bijvoorbeeld bij de argumenten of de beoogde effecten kijken of een paar punten samenvallen, of nog iets korter en krachtiger geformuleerd kunnen worden. Dit moet je dit dus zien als de basistekst; deze is opgesteld a.d.h.v. de 'kopjes' van een B&W nota. Mijn idee is dat dit ook een B&W nota (met bijlagen) moet worden.76 A

17 april 2019: Hoofd P&O: geen voorstander van B&W nota van het rapport Het hoofd P&O reageert per mail geen voorstander er een B&W nota te maken: … ik ben overigens geen voorstander om hier een B&W-nota van te maken, ik zie ook niet in waarom dat per se zou moeten, alleen omdat we het Charter ondertekend hebben. Heel belangrijk is mijns inziens hoe we richting UvT c.q. DCT gaan opereren. In de huidige vorm gaat het DCT dwarsliggen als het gaat om publicatie, maar aanpassing zal UvT weinig voor voelen. En hij wil wel publiceren. Dat wordt een dilemma.77 Voor het schrijven van een B&W nota stelt het hoofd P&O een akkoord nodig te hebben van het DCT. Dat was er niet en hoofd P&O voorzag dat het heel ingewikkeld zou zijn dat te krijgen.78

A

T

24 april 2019: Update over interne discussie en vervolgstappen naar de onderzoeksleider De strategisch adviseur P&O mailt de onderzoeksleider voor het maken van een afspraak: Na de bespreking op 14 maart is intern enige discussie gevoerd over de vervolgstappen. Door andere prioriteiten is er helaas weer wat tijd over heen gegaan voordat we de volgende stappen gaan nemen. Voordat wij dat doen wil [het hoofd P&O] graag nog een keer met jou en mij, praten over de 'framing' van het onderzoek. De tekst van jouw samenvatting roept vragen op en ook het feit dat er over het onderzoek gepubliceerd gaat worden. Het gaat dan over politieke gevoeligheid en het effect dat bekendmaking van dit onderzoek kan hebben op de binnen en buiten wereld. Hoe dan ook, het lijkt mij goed om hier over van gedachten te wisselen.79 Het hoofd P&O vreesde voor schade in de zin dat bijvoorbeeld de doelgroep die je wilt binnenhalen niet meer solliciteert als de gemeente te boek staat als een discriminerende organisatie.80

A

25 april 2019: Mail van hoofd P&O naar concerndirecteur met zorgen rond het onderzoek Het hoofd P&O mailt de concerndirecteur met zorgen rond publicatie van het onderzoek en de samenvatting: Het rapport van [de onderzoeksleider] over diversiteit is een paar weken geleden in het

75 76 77 78 79 80

Mail ‘RE: onderzoek Arnhem’ van onderzoeksleider, 11 april 2019. Mail ‘Inclusie en onderzoek’ van strategisch adviseur P&O, 12 april 2019. Mail ‘RE: Inclusie en onderzoek’ van hoofd P&O 17 april 2019. Interview hoofd P&O. Mail ‘Vervolg afspraak rapportage Arnhem’ van strategisch adviseur P&O, 24 april 2019. Interview hoofd P&O.

22

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport DCT geweest. Over een vervolg hebben we het niet meer gehad. Ik maak me wat zorgen over [de onderzoeksleider] die dit rapport wil publiceren. Daarover plan ik nu een afspraak met hem om nog eens goed naar de teksten te kijken omdat ik vind dat verwijzingen naar discriminatie door de gemeente Arnhem echt niet kunnen en ons heel veel schade kunnen berokkenen. Vraag aan jou: wat zou een vervolgkoers moeten zijn richting DCT? Handig om hier even over door te praten. 81 A

1 - 9 mei 2019: Mail met juridische vraag naar juridisch concerncontroller over rapport De strategisch adviseur P&O stelt een aantal juridische vragen per mail aan de juridisch concerncontroller over publicatie van het rapport en het wel/niet kunnen tegenhouden hiervan: Een tijd terug zijn wij met de UvT in zee gegaan voor een onderzoek naar Diversiteit en Inclusie. Het onderzoek bestond op hoofdlijnen uit een aantal interviews met sleutelfiguren (collega's, o.a. van sollicitatiecommissies), sollicitanten en een vragenlijst die breed in de organisatie is uitgezet en waar een goede respons op is gekomen. Het onderzoek zou concrete aanbevelingen opleveren voor het verbeteren van de in- en doorstroom. Die aanbevelingen zijn inderdaad geformuleerd en zijn op zich prima. Na enige vertraging is er een onderzoeksrapport verschenen en zijn de uitkomsten in het DCT van 14 maart door [de onderzoeksleider] gepresenteerd. Dat is daar niet lekker gevallen. ([de gemeentesecretaris] was daar trouwens niet bij.) Ondertussen is op de achtergrond enige discussie gevoerd over het onderzoek en worden de uitkomsten door sommige in twijfel getrokken. Het 'schuurt' vooral op het punt van de uitkomsten/conclusies (Arnhem doet een en ander niet goed) en niet zo zeer op de aanbevelingen. Ter info voor jou heb ik de (later gemaakte) samenvatting bijgevoegd (deze is niet verder verstuurd, dus s.v.p.

vertrouwelijk mee omgaan, evenals met het rapport, dat is ook een iets verbeterde versie van het exemplaar dat de DCT leden hebben ontvangen, maar dat zit in details). … Bijkomend punt is dat de universiteit (uiteraard) wil publiceren over het onderzoek. In de afspraken die wij met de universiteit hebben gemaakt … staat daar een en ander over. … Klopt het dat: - dat de universiteit mag publiceren, zolang ze de naam van de gemeente Arnhem niet noemt? - m.a.w. dat wij niet kunnen tegenhouden dat zij publiceren? - en dat wij wel kunnen eisen dat ze pas na 6 maanden publiceren, nog steeds zonder vermelding van onze naam?82 De juridisch concerncontroller heeft een collega jurist laten kijken naar de vragen. Deze antwoordt op 9 mei aan de strategisch adviseur P&O: Uit het contract blijkt dat is afgesproken dat: •

UvT mag publiceren. Als hierover geen overeenstemming met de opdrachtgever wordt bereikt, dan mag UvT 6 maanden na afloop van het contract in elk geval publiceren. Indien Arnhem dit wenst, kan worden afgezien van het noemen van de naam van de gemeente.

• 81 82

De eigendomsrechten van het eindrapport liggen bij [de UvT].

Mail ‘interimmer en rapport [onderzoeksleider]’ van hoofd P&O, 25 april 2019. Mail ‘FW: E-mailen - 2018-02-26 Onderzoek Tilburg.pdf’ van strategisch adviseur P&O, 1 mei 2019.

23

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport •

De KNAW verklaring van wetenschappelijke onafhankelijkheid wordt omarmd. Hierin staat onder meer dat onderzoeksresultaten worden gepubliceerd ongeacht of ze gunstig of ongunstig zijn voor de opdrachtgever, dat de wetenschapper de vrijheid heeft de bevindingen te publiceren, en dat de wijze van publiceren in een contract wordt vastgelegd, waarbij in elk geval vast staat dat de onderzoeksleider het laatste woord heeft over inhoud, vorm en plaats van de publicatie.

Resumerend lijkt het mij haalbaar om naamsvermelding te voorkomen, maar niet de publicatie op zichzelf.83 A

T

15 mei 2019: gesprek tussen onderzoeksleider, hoofd P&O en strategisch P&O-adviseur Op 15 mei 2019 vindt een gesprek plaats tussen de onderzoeksleider, het hoofd P&O en de strategisch adviseur P&O naar aanleiding van de mail van 24 april over de framing en publicaties met verwijzing naar Arnhem.84 Er is geen verslag van dit gesprek.

A

15 mei 2019: Inplannen vervolgafspraak DCT met twee clustermanagers Op 15 mei mailt de strategisch adviseur P&O de managementondersteuning voor het inplannen van een vervolggesprek met de onderzoeksleider en twee clustermanagers. Dit was op voorstel van de concerndirecteur: Onderwerp: vervolgbespreking onderzoeksrapport "Naar een diverse organisatie van de gemeente Arnhem, verbeterruimte in gelijke kansen en inclusie van diverse medewerkers". (UvT). Aanleiding: bespreking van het onderzoek in DCT op 14 maart. Deze bespreking behoeft een vervolg en het voorstel van [de Concerndirecteur], is om dit samen met 2 clustermanagers voort te zetten. Vraag aan clustermanagers is: welke vragen heb je over of n.a.v. het rapport? Welke 'plussen en minnen' zie je in het rapport? Heb je bezwaren? Zo ja, welke? Uitnodigen: 2 clustermanagers [Werk en Inkomen] en [Wijken en Dienstverlening] en liefst ook [programmamanager Inclusie]. En natuurlijk [onderzoeksleider], [hoofd P&O] en [strategisch beleidsadviseur P&O].85

A

T

12 juni 2019: Vervolggesprek tussen de onderzoeksleider, 1 lid DCT, hoofd P&O en strategisch adviseur P&O Op 12 juni 2019 vindt het vervolggesprek tussen de onderzoeksleider, het hoofd P&O, de strategisch adviseur P&O en uiteindelijk 1 lid van het DCT (clustermanager Werk en Inkomen). De andere uitgenodigde clustermanager was op het laatste moment verhinderd. Van deze bijeenkomst is geen verslag of besluitenlijst gemaakt. Uit gehouden interviews en mailwisselingen blijkt er een verschil in beleving te zijn: •

83 84 85

Het DCT lid vond dat de sfeer beter was dan in het gesprek met het voltallige DCT van 14 maart 2019. Het DCT lid gaf opnieuw een toelichting op de inhoudelijke kanttekeningen en bezwaren (met name representativiteit, de wijze waarop de organisatie wordt afgespiegeld aan

Mail: ‘RE: E-mailen - 2018-02-26 Onderzoek Tilburg.pdf van jurist Arnhem, 9 mei 2019. Mail: ‘RE: Vervolg afspraak rapportage Arnhem’ van onderzoeksleider, 25 april 2019. Mail ‘afspraak met clustermanagers en [onderzoeksleider]’ van strategisch adviseur P&O, 15 mei 2019.

24

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport

•

•

•

de bevolking van de stad en de zachte onderbouwing voor indirecte discriminatie). Volgens het DCT-lid was de onderzoeksleider niet bereid tot inhoudelijke reflectie en discussie. Het DCT lid concludeerde dat er geen bereidheid van de onderzoeksleider was om op basis van het gesprek het rapport en de conclusies en aanbevelingen aan te passen De onderzoeksleider ervaarde het gesprek als herhaling dat het DCT niet bereid was het rapport te omarmen; er is geen kritiek of bezwaar op het onderzoek of het rapport geuit op deze bijeenkomst. Het DCT-lid maakte duidelijk dat ze de conclusies niet wilden omarmen. Van enig verzoek om aanpassingen van de bewoordingen van het rapport of van aanvullend onderzoek was geen sprake. De medewerkers van P&O vonden dit gesprek eveneens een herhaling van zetten. Voor hen was het belangrijkste dat de aanbevelingen werden geïmplementeerd. Het hoofd P&O had de indruk dat het DCT-lid zich niet voorbereid had. Daarnaast zou het hoofd P&O aangegeven hebben dat als er geen aanpassingen worden gedaan, de naam van Arnhem niet in publicaties genoemd mag worden. De onderzoeksleider had naar eigen zeggen al in het eerdere gesprek in mei aangegeven af te zien van vermelding van de naam Arnhem, omdat dat niet nodig was.

Het DCT lid zou in het DCT van 13 juni 2019 in de rondvraag melding gemaakt hebben van het gesprek van 12 juni en dat deze er niet uitkwam met de onderzoeksleider. Er is geen verwijzing hiervan opgenomen in de besluitenlijst noch actieve herinnering bij de concerndirecteur of gemeentesecretaris van de terugkoppeling.86 In de besluitenlijst en agenda staat het desbetreffende lid voorts als afwezig. A

T

12 juni 2019: Concept plan van aanpak Inclusie: verzoek vanuit P&O om input van onderzoeksleider op plan van aanpak De strategisch adviseur P&O mailt een plan van aanpak dat de adviseur wil voorleggen aan het DCT. Deze vraagt de onderzoeksleider om input.87 In het plan van aanpak staat per aanbeveling hoe de gemeente Arnhem hierop kan inspelen en meenemen in haar beleid.

A

T

13 juni 2019: Reactie onderzoeksleider: geen input op plan van aanpak en voorstel voor afspraken voor afronding De onderzoeksleider reageert de volgende dag per mail aan de strategisch adviseur P&O en het hoofd P&O: Je bent meteen voortvarend aan de slag gegaan, zie ik. Moet zeggen dat je poging tot een plan van aanplak heel verdienstelijk is. Zie ook belangrijke onderdelen van ons rapport erin terug. Ik ga er echter verder geen input aan leveren, zoals we gisteren bedacht hadden. … We hebben nu twee gesprekken met het DCT achter de rug en in beide gevallen mis ik een probleembesef. Dat uit zich in het afwezig zijn van mensen die erbij zouden moeten zijn. Dat uit zich in het aangeven dat er haken en ogen in het onderzoek zitten zonder dan concreet aan te kunnen geven wat er dan niet goed aan is. Dat uit zich in het zoeken naar bestuurlijke uitvluchten om de aandacht van het probleem af te leiden. Voorbeeld, gisteren werd terecht de vraag opgeroepen wat het referentiekader is voor de bevindingen: de stedelijke bevolking of de regionale arbeidsmarkt of andere gemeentes. Opmerkelijk is dat het belangrijkste referentiekader niet is genoemd en dat is de wet. De bevindingen laten zien dat er dingen gebeuren die het daglicht van artikel één van onze grondwet en concreet de algemene wet gelijke behandeling niet kunnen verdragen. Ik begrijp niet dat de leiding van

86 87

Interviews clustermanager Werk & inkomen, concerndirecteur en gemeentesecretaris. Mail: 2019-06-12 Verschillen maken ons beter plan van aanpak inclusie [...].docx van strategisch adviseur P&O, 12 juni 2019.

25

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport een overheidsorganisatie dan besluit om de andere kant op te kijken. Het is kennelijk niet de bedoeling dat er een probleembesef gaat ontstaan in de organisatie. Dus is er geen basis voor bewustwording. Nogmaals, ik zie zeer waardevolle punten in je planvoorstel, maar bij gebrek aan probleembesef is de kans op succes gering … Ik stel nu het volgende voor: 1. Het eindrapport blijft het eindrapport en daarmee is mijn bijdrage geleverd. 2. Je tekst gaat over de implementatie van de aanbevelingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente. 3. Als derden mij benaderen voor het rapport zal ik ze doorverwijzen naar jullie. 4. Als jullie benaderd worden door derden met vragen over onze samenwerking is de boodschap dat de samenwerking goed en in goede sfeer is verlopen en tot de afgesproken resultaten heeft geleid. De vraagstelling is beantwoord en de input voor beleid is geleverd. 5. Ik ga met de data publiceren, maar zal ervan afzien om de naam van de gemeente te noemen. Is dit akkoord wat jullie betreft?88

A

14 juni 2019: Hoofd P&O wil eerst ruggespraak houden Het hoofd P&O reageert: … je voorstel klinkt logisch, maar ik wil toch nog even ruggespraak houden 89

A

14 juni 2019: Hoofd P&O ziet discussie met DCT en onderzoeksleider niet meer zitten90 Ik proef hier toch enige ontevredenheid bij de onderzoeksleider en dat snap ik ook wel. Lijkt me eigenlijk wel handig om niet de discussie over het rapport te blijven voeren, want daar komen we met het DCT/[naam onderzoeksleider] niet uit. Ik wil daarom de volgende e-mail aan de concerndirecteur sturen, ben jij het hiermee eens. De strategisch adviseur P&O geeft vervolgens aan het hier mee eens te zijn, want “want verdere discussie over het rapport is niet zinvol.” Vervolgens wordt onderstaande mail verstuurd.

A

17 juni 2019: Mail hoofd P&O naar Concerndirecteur met voorstel voor afspraken van onderzoeksleider Het hoofd P&O houdt ruggespraak met de concerndirecteur. Het hoofd P&O legt het voorstel van de onderzoeksleider voor. Tevens stelt het hoofd P&O voor om het rapport niet de politiek aan te bieden: Woensdag hebben we met een delegatie van het DCT (uiteindelijk alleen Clustermanager Werk en Inkomen want Clustermanager Wijken en Dienstverlening was op het laatste moment verhinderd) gesproken met [de onderzoeksleider] van de UvT. Conclusie van het gesprek op dat moment, was dat het niet opportuun was om het rapport nog een keer in het DCT te brengen omdat de verwachting is dat dit opnieuw nodeloze discussie gaat opleveren zonder resultaat. In plaats daarvan is afgesproken dat [de strategisch adviseur P&O] het plan van aanpak diversiteit dat [de adviseur] al in concept heeft,

88 89 90

Mail ‘RE: 2019-06-12 Verschillen maken ons beter plan van aanpak inclusie [...].docx’ van onderzoeksleider, 13 juni 2019. Mail ‘RE: 2019-06-12 Verschillen maken ons beter plan van aanpak inclusie [...].docx’ van hoofd P&O, 14 juni 2019. Mail van hoofd P&O, 14 juni 2019.

26

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport aanvult met aanbevelingen uit het rapport, voor zover we die willen overnemen. En dat [de onderzoeksleider] daar nog verdere input op gaat aanleveren. Een dag later mailt [de onderzoeksleider] echter dat hij afziet van het aanleveren van nieuwe input. Het is sowieso uitzonderlijk dat hij nog adviezen geeft nadat een rapport afgerond is, maar hij vindt ook dat er te weinig probleembesef is bij de gemeente rond dit thema. Hij denkt dat daarmee zijn verder inzet tot te weinig resultaat gaat leiden, dus hij ziet daar vanaf. Hij stelt verder voor om het eindrapport te laten voor wat het is, de samenwerking te beëindigen in goede verstandhouding en de implementatie van de aanbevelingen te laten vallen onder de verantwoordelijkheid van de gemeente. Verder zal hij derden die naar het rapport vragen verwijzen naar de gemeente en als wij benaderd worden door derden melden wij dat de samenwerking goed was, de vraagstelling is beantwoord en de input voor implementatie is geleverd. Tot slot gaat hij publiceren, maar gaat de naam van de gemeente niet noemen. Wordt dus een anonieme publicatie. Ik denk dat het zo goed is, we komen terug naar het DCT met aanbevelingen die deels gebaseerd zijn op het rapport, deels al in het plan van aanpak van [de strategisch adviseur P&O] zaten.

Het rapport wordt niet aan de politiek aangeboden en wordt verder ook niet actief verspreid. Hoor graag of jij het er ook mee eens bent, dan ga ik bovenstaande afspraken maken met [de onderzoeksleider].91

A

18 juni 2019: Akkoord concerndirecteur aan hoofd P&O op afspraken zoals voorgesteld door hoofd P&O De concerndirecteur reageert: Dat lijkt mij het beste, zo lang maar niet herleidbaar is dat het Arnhem betreft.92

A

T

20 juni 2019: Bevestiging afspraken aan de onderzoeksleider door hoofd P&O Het hoofd P&O meldt aan de onderzoeksleider: Zoals afgesproken kom ik even terug op je mail. Je voorstel is wat ons betreft akkoord en als het om publicatie is het inderdaad goed om de afspraak te maken dat de naam Arnhem niet genoemd wordt en dat het rapport ook niet herleidbaar is naar Arnhem. … Verder wil ik je bedanken voor je de samenwerking in de afgelopen anderhalf jaar. Het heeft een rapport opgeleverd waar waardevolle aanbevelingen in staan, waarvan nog niet helemaal duidelijk gaat zijn wat we wel en wat we niet gaan overnemen. Maar zoals je zegt, dat is aan de gemeente. Ik denk dat de hele discussie wellicht (maar misschien in is het wishful thinking) iets bijgedragen heeft aan het probleembesef. Maar dat er nog veel moet gebeuren staat als een paal boven water. Werk aan de winkel dus. Tot zover, nogmaals dank.93

91 92

93

Mail: Onderzoek diversiteit van hoofd P&O, 17 juni 2019. Mail RE: Onderzoek diversiteit van hoofd P&O, 18 juni 2019. Deze mail met bevestiging van de afspraken door de concerndirecteur bleek tijdens ons onderzoek pas begin december (na het interpellatiedebat van 25 november 2020) weer bij het doorzoeken van de mails voor relevante informatie terug in herinnering te zijn van de concerndirecteur. Hij heeft deze mail met bevestiging daarna ook met de gemeentesecretaris en wethouder Van Dellen gedeeld. Mail ‘RE: 2019-06-12 Verschillen maken ons beter plan van aanpak inclusie DV.docx’ van hoofd P&O, 20 juni 2019.

27

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport Vanaf 20 juni 2019 tot 12 oktober 2020 heeft de onderzoeksleider geen verder contact met de gemeente Arnhem. De onderzoeksleider was niet op de hoogte dat het rapport niet met het college of de raad is gedeeld.

A

2 en 9 juli 2019: Melding van andere gemeente dat het traject bij hen zeer moeizaam verloopt Een hoofd P&O van een andere 100.000+ gemeente, die ook een onderzoek door de UvT liet uitvoeren, vraagt naar de ervaringen van de gemeente Arnhem met de onderzoeksleider en het onderzoek. Deze gemeente heeft op dat moment grote verschillen van inzicht met de onderzoeksleider zo blijkt uit de volgende geparafraseerde mail: …Een medewerker van Onderzoek en Statistiek heeft een aantal vragen over de methodologie en de over de causale verbanden die het onderzoek legt, gesteld. Deze kreeg hierop een zeer afwijzende mail. …Onze medewerker vond het onderzoek methodologisch niet sterk en deze vond ook dat de causale verbanden die gelegd worden, niet als zodanig konden worden beschouwd. Wij spraken vervolgens de professor (wij hadden nog geen mondelingen toelichting gekregen). Onze medewerker O+S was bij dit overleg, waarbij zij opnieuw kort een aantal zaken aanstipte. Dit leidde tot grote agitatie bij de professor die in het gesprek stelde dat onze medewerker er duidelijk geen enkel verstand van had (letterlijk). Verder nog een redelijk gesprek gevoerd. Na afloop van het gesprek heeft de professor in een e-mail de grenzen van het betamelijke overschreden. Heel eigenaardig.

[…] Het hoofd P&O van de gemeente Arnhem reageert op 9 juli 2020: Ik moet zeggen dat hier in Arnhem ook het een en ander is voorgevallen en we inmiddels met [de onderzoeksleider] afspraken hebben gemaakt om samen niet verder mee te gaan. Dat is niet per se vanwege [de onderzoeksleider], we hebben goed samengewerkt. Maar wel omdat het hoger management (directie en clustermanagers) zich slecht konden vinden in de conclusies van de rapporten. Dat was niet gebaseerd op verschil van mening in de wetenschappelijke methode, maar veel meer een soort aangebrande reactie op dit onderwerp. […] Om de zaak af te sluiten is besloten het onderzoek niet verder te brengen naar college/raad, omdat het hoger management zich niet in de conclusies kan vinden. We gaan wel kijken wat we met de aanbevelingen kunnen doen.94 Het onderzoek van de UvT in deze andere gemeente is uiteindelijk afgerond met een finaal rapport, waarin de opmerkingen vanuit de medewerker O+S niet zijn verwerkt.95

B

12 augustus 2019: Brainstorm Inclusie met wethouder Louwers: mondelinge melding aan wethouder dat er een onderzoek bestaat waar Arnhem niet goed uit komt. Tevens ontvangt wethouder concept plan van aanpak met aanbevelingen uit desbetreffend onderzoek en vertaling naar acties voor Arnhem. Daarnaast ontvangt ze een app bericht van een ambtenaar met (subjectieve) informatie over het verloop van het traject Op 12 augustus 2019 spreekt wethouder Louwers met een aantal ambtenaren over het onderwerp ‘inclusie’. Op dat moment zijn er geen programmamanager en beleidsadviseur Inclusie meer en moet het programma opnieuw vormgegeven worden. In het overdrachtsdossier van de programmamanager

94 95

Mailwisseling ‘RE: ruzie met de professor’ van hoofd P&O, 9 juli 2019. Interview onderzoeksleider.

28

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport en beleidsadviseur is geen verwijzing opgenomen naar het onderzoek van de UvT. Het onderzoek was toen afgerond en verdere acties lagen bij de directie en P&O (niet het programma Inclusie). 96 Bij het gesprek op 12 augustus is onder meer de strategisch adviseur P&O aanwezig. Tijdens het gesprek komt naar voren dat ‘er een onderzoek is waar de gemeente niet goed uit komt’. Later die dag stuurt de strategisch adviseur P&O het concept plan van aanpak Inclusie ‘Verschillen maken ons beter’ aan de wethouder Inclusie. Hierin wordt het onderzoek van de UvT expliciet genoemd en komen bevindingen uit het onderzoek aan de orde. In dit stuk staat twee keer een verwijzing naar het onderzoek van de UvT. Pagina 4 van het document gaat uitgebreid in op de bevindingen en actiepunten. Pagina 10 vermeldt in beperkte zin het onderzoek van UvT en een daaruit voortvloeiende actie.97 De strategisch adviseur P&O stuurt de volgende begeleidende tekst mee: Omdat wij - na de bijeenkomst met de leidinggevenden (eind juni 2019) - hebben besloten om eerst (weer) in gesprek te gaan, is deze notitie [met het plan van aanpak] nog niet afgerond of ergens geagendeerd. Dit concept is ook nog niet voorgelegd aan de gemeentesecretaris en ook nog niet aan Jan van Dellen. Ik wil het plan op korte termijn wel met Jan van Dellen gaan delen.

Ik vind dat ik je dit concept al wel kan sturen om je te informeren en je een beeld te geven waar ik vanuit P&O (overigens ook met een collega) mee bezig ben. Er staan (in mijn ogen) ook geen rare vertrouwelijke dingen in. Wat betreft het onderzoek heb ik - tot nu toe - met het hoofd P&O afgesproken dat we wel de (afgeslankte) aanbevelingen noemen en niet de (harde, cijfermatige) resultaten.98 ’s Avonds ontvangt de wethouder Inclusie een bericht per telefoon van een andere ambtenaar (beleidsadviseur integratiebeleid, seksuele diversiteit en discriminatie) die diens lezing op de gang van zaken geeft. Helaas kon ik niet bij het overleg vanmiddag zijn, ik hoorde dat het een goed overleg was. In aanvulling op wat jullie hebben besproken wil ik je in volle vertrouwen vertellen dat het eerste onderzoeksrapport herschreven moest worden, dit op wens van [gemeentesecretaris], het eerste concept was extreem kritisch. Dus houd er rekening mee dat wanneer jij naar het rapport gaat vragen, je het tweede exemplaar gaat krijgen. Ik heb het eerste exemplaar, ik kan deze naar je privé mail sturen.99 De wethouder Inclusie reageert dat zij een lijstje gaat maken met afspraken/toezeggingen vanuit Inclusie en daar zit het onderzoek bij. Dus dan krijg ik het wel op die manier. Ik wil niet dat jij of iemand anders er problemen mee krijgt door het met mij te delen.

Wel vreemd hoe dit gaat.100 Gevraagd naar de acties zoals de wethouder die vervolgens heeft ingezet naar aanleiding van haar lijstje, kan zij zich wel herinneren mondeling navraag gedaan te hebben bij de gemeentesecretaris naar

96

Interview programmamanager Inclusie. ‘Overdrachtsdocument en stand van zaken vanuit het programma Inclusief Arnhem’, 8 augustus 2019. 97 Concept Plan van aanpak ‘verschillen maken ons beter Arnhem als inclusieve organisatie, versie 12 augustus 2019. 98 Mail ‘2019-08-12 Verschillen maken ons beter, plan van aanpak Inclusie.docx’ van strategisch adviseur P&O, 12 augustus 2018. Wethouder Louwers heeft deze mail en herinnering aan het gesprek van 12 augustus 2019 zelf gevonden bij het doorzoeken van haar mailbox (na het interpellatiedebat van 25 november 2020) op relevante mails. De mail heeft zij vervolgens aan ons aangeleverd. 99 App bericht Beleidsadviseur integratiebeleid, seksuele diversiteit en discriminatie aan wethouder Inclusie, 12 augustus 2019, 18.30. Dit bericht heeft wethouder Louwers zelf gevonden bij het doorzoeken van haar communicatie (na het interpellatiedebat van 25 november 2020). Dit bericht heeft zij vervolgens aan ons aangeleverd. 100 App bericht van wethouder Inclusie aan Beleidsadviseur integratiebeleid, seksuele diversiteit en discriminatie, 12 augustus 2019, 21.03. Dit bericht heeft wethouder Louwers zelf gevonden bij het doorzoeken van haar communicatie (na het interpellatiedebat van 25 november 2020). Dit bericht heeft zij vervolgens aan ons aangeleverd.

29

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport het rapport, maar kan zij zich de reactie van de gemeentesecretaris niet herinneren.101 De gemeentesecretaris kan zich het verzoek niet herinneren.102 De wethouder heeft in ieder geval toen niet het rapport gekregen.

B

26 augustus 2019: Staf Bedrijfsvoering met ‘inclusie en diversiteit’ op de agenda: document bevat geen verwijzing naar onderzoek UvT In de staf van 26 augustus 2019 van de wethouder P&O komt het onderwerp Inclusie en diversiteit aan bod. Bij de stukken zit een samenvatting van het concept plan van aanpak Inclusie van de strategisch adviseur P&O en collega’s (zie 12 augustus). In de notulen noch in dit document is een verwijzing naar het rapport van de UvT opgenomen.103 Er is toen geen melding gedaan over het rapport van de UvT.104 Na augustus 2019 is de strategisch adviseur P&O verder blijven werken aan een plan van aanpak Inclusie. Deze is ook op verschillende momenten met collega’s gedeeld tot het eind van onze onderzoeksperiode.105

2.4. 27 AUGUSTUS 2019 – 28 NOVEMBER 2020: POLITIEK-BESTUURLIJKE NASLEEP Uit deze periode voortkomende vaststellingen 1. 2.

3. 4. 5.

6. 7.

8. 9.

In juli 2020 stelt de ChristenUnie aanvullende vragen met een expliciet verzoek om het rapport van de UvT te ontvangen In september 2020 adviseren de senior bestuursadviseur Inclusie, de strategisch adviseur P&O en de kwartiermaker Inclusie aan de concerndirecteur om het rapport met de raad te delen en de portefeuillehouders volledig in te lichten over gang van zaken Later maken de senior bestuursadviseur Inclusie en de strategisch adviseur P&O onderling melding dat ze niet achter de gang van zaken van beantwoording van de raadsvragen staan De juridisch concerncontroller geeft het advies aan de concerndirecteur om het college volledig te informeren over de achtergrond van het traject In de staven van de wethouders komt de beantwoording van de raadsvragen meerdere malen aan bod. Het rapport wordt niet met de portefeuillehouders gedeeld. De wethouder Inclusie vraagt de concerndirecteur om alle onderliggende stukken te ontvangen, maar ontvangt het rapport niet. De portefeuillehouder Inclusie rappelleert niet Eind september ‘20 wordt besloten dat portefeuillehouder P&O leidend is bij de beantwoording van de aanvullende vragen Er is een discrepantie in de beleving van enerzijds de concerndirecteur en anderzijds wethouders Inclusie en P&O in hoeverre de laatsten voldoende c.q.

volledig zijn geïnformeerd over de achtergrond van het traject (conform advies juridisch concerncontroller, zie 4.) in aanloop naar 6 oktober Vast staat dat de samenvatting en de goedkeuring van de concerndirecteur (juni 2019) toen niet is gemeld. De ambtelijke directie legt uiteindelijk het college een advies voor om het rapport niet vrij te geven. Het rapport ligt op 6 oktober niet op de collegetafel. Na 6 oktober vraagt de ChristenUnie alsnog het rapport op

101 Interview wethouder Louwers. Zie eerste voetnoot van deze pagina: de wethouder herinnerde dit pas naar aanleiding van

het terugvinden van desbetreffende mail. 102 Wederhoor gemeentesecretaris. 103 Mail ‘Agendapunten staf bedrijfsvoering (P&O) 26-8-2019’. Document 21 augustus 2019, Verschillen maken ons beter:

inclusieve organisatie, samenvatting concept plan van aanpak. 104 Interview wethouder Van Dellen. 105 O.a. mail 2020-01-08 ‘Verschillen maken ons beter, plan van aanpak Inclusie.docx’ van strategisch adviseur P&O, 8 januari

2020 en mail ‘2020-11-30 Concept Rapport over stappen Diversiteit & Inclusie.docx’ van strategisch adviseur P&O, 30 november 2020.

30

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport 10. Op 15 oktober ‘20 levert de afdeling O&S op verzoek van de directie een notitie met hun oordeel over het rapport. Deze notitie is niet afgestemd met de onderzoeksleider noch de afdeling P&O 11. Op 28 oktober ’20 benadert de ChristenUnie de burgemeester in het kader van een integriteitskwestie over een mogelijk rapport. De burgemeester geeft aan onmiddellijk de zaak uit te zoeken 12. Portefeuillehouder P&O ontvangt op 29 oktober 2020 voor het eerst het volledige rapport. Het college en daarmee ook de Portefeuillehouder Inclusie ontvangt in aanloop van de collegevergadering van 10 november ‘20 het volledige rapport 13. De wijze van beantwoording van de raadsvraag door het college op 10 november 2020 wijkt af van het ambtelijk advies. Een advies dat mede gestoeld was op een moreel beraad van de ambtelijke directie 14. De samenvatting van het rapport is in onze gehele onderzoeksperiode niet op tafel van de gemeentesecretaris, het college en/of individuele portefeuillehouders gekomen 15. Het rapport is op 17 november 2020 met de raad gedeeld; één raadslid had op 2 november 2020 via de onderzoeksleider van de UvT reeds het rapport gekregen 16. Na het interpellatiedebat hebben wethouder Van Dellen en de onderzoeksleider direct contact met elkaar gehad, zonder ambtelijke inmenging R

Juli 2020: Aanvullende vragen CU met expliciete vraag naar rapport van de UvT Op 14 juli 2020 stelt de ChristenUnie via de mail aanvullende vragen naar aanleiding van de beantwoording van eerdere vragen in juni 2020 rond het onderwerp etnisch profileren. De vragen worden doorgeleid naar een senior bestuursadviseur Inclusie (die betrokken was bij de beantwoording van de eerdere raadsvragen). Deze stuurt de vragen door aan onder andere de strategisch adviseur P&O die het onderzoek van de UvT begeleidde. De strategisch adviseur P&O gaat met de vragen aan de slag.106Eén van de zes aanvullende vragen gaat expliciet in op het rapport van de UvT: In de raadsbrief “Op weg naar een Programma Inclusie” d.d. 6 februari 2018 laat u de gemeenteraad weten te participeren in een onderzoek van de UvT. Gezien de tijd die is verstreken gaan wij ervan uit dat de uitkomsten van dit onderzoek inmiddels in uw bezit zijn. Wij zijn benieuwd hoe onze ambtelijke organisatie scoort ten opzichte van andere organisaties of aan eventueel bestaande benchmarks in de mate van inclusie en diversiteit.

Heeft u een rapportage waarin de conclusies van dit onderzoek zijn neergelegd? Zo ja, kunt u de integrale tekst van dit onderzoek per omgaande aan de gemeenteraad toezenden? Zo ja, zijn in de uitkomsten van dit onderzoek specifieke conclusies getrokken over de mate van inclusiviteit en diversiteit van de ambtelijke organisatie van de gemeente Arnhem? 107

A

De vragen worden doorgeleid naar een senior bestuursadviseur Inclusie (die betrokken was bij de beantwoording van eerdere raadsvragen rond het onderwerp). Deze stuurt de vragen door aan onder andere de strategisch adviseur P&O die het onderzoek van de UvT begeleidde. De strategisch adviseur P&O gaat met de vragen aan de slag.108

A

17 juli 2020: Mail strategisch adviseur P&O t.b.v. concept beantwoording van de vragen: rapport kwam destijds niet verder dan DCT In juli 2020 deelt de strategisch adviseur P&O een eerste conceptbeantwoording met collega’s. Deze deelt ook het rapport en de samenvatting met collega’s en verzoekt dit vertrouwelijk te behandelen.109

106 Mailwisseling ‘FW: Ga jij deze vragen beantwoorden? Vervolgvragen - Etnisch profileren’ van strategisch adviseur, 15 juli

2020. Formeel is de brief met vragen op 17 juli 2020 binnengekomen. 107 Art. 44 vragen juli 2020 van de ChristenUnie. 108 Mailwisseling ‘FW: Ga jij deze vragen beantwoorden? Vervolgvragen - Etnisch profileren’ van strategisch adviseur, 15 juli

2020. Formeel is de brief met vragen op 17 juli 2020 binnengekomen. 109 Mail ‘2020-07-17 [...] Vervolgvragen - Etnisch profileren.docx’, 17 juli 2020.

31

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport Ik vind het best lastig om de goede formuleringen te vinden. Punt is ook dat het rapport [niet] ([en] ook niet de samenvatting) bij de collegeleden bekend is gemaakt. Het is dus niet verder gekomen dan het toenmalige DCT. En vervolgens is, na heel veel overleg en 'gedoe', er zo ongeveer alles aan gedaan om het er niet meer over te hebben. A

21 augustus 2020: Concept beantwoording van de vragen door o.a. strategisch adviseur P&O voor de gemeentesecretaris en concerndirecteur. Advies: deel rapport/samenvatting Na de zomervakantie op 21 augustus stuurt de senior bestuursadviseur Inclusie een conceptbeantwoording van de vragen naar de gemeentesecretaris en concerndirecteur: In de bijlage vinden jullie onze concept-beantwoording. Hierin [hebben] we twee vragen aan jullie: 1. Kunnen jullie je vinden in deze lijn? 2. Het raadslid vraagt om het rapport n.a.v. het onderzoek door de UvT. Dit is tot op heden niet besproken met collegeleden en het is dus ook niet openbaar. Om te voorkomen dat dit een eigen leven gaat leiden, adviseren wij om het rapport (of minimaal de samenvatting) beschikbaar te stellen, maar wel met een degelijk begeleidend schrijven (zie ook opmerking in brief). Wat vinden jullie hiervan? Mochten we het niet beschikbaar willen stellen, dan moeten we van goeden huize komen om te motiveren waarom niet. In augustus en september wordt verder overlegd en gewerkt aan de conceptbeantwoording van de raadsvragen.

A

26 augustus 2020: Kwartiermaker Inclusie stemt beantwoording af met de concerndirecteur en voorstel beantwoording via P&O te laten lopen De (nieuwe) kwartiermaker Inclusie reageert op de mail van 21 augustus. De programmamanager heeft met de concerndirecteur afgestemd: Heb net met [de concerndirecteur] gesproken en hij vertelde precies de zorg die jullie gisteren benoemde. Een rapport met onderwerp dat ze steeds belangrijker vinden, maar waar ze zich in stijl en inhoud niet helemaal in herkennen. Qua procesgang denk ik samenvattend: - Vanuit P&O, directie en [wethouder Jan van Dellen] laten beantwoorden - naast met [Jan van Dellen] ook nog even met [wethouder Martien [Louwers] bespreken - dan via directie naar college met rapport en niet tweetrapsraket - als we uit termijn lopen even bellen met raadslid om even te bespreken dat we in 1 keer goed willen doen en gezien vakantie dat nog even wat vraagt maar komende maand volgt en vragen of ze dat goed vindt…110

B

3 september 2020: Staf Inclusie van wethouder Louwers: ambtelijk wordt gesteld dat bestuurders niet eerder op de hoogte zijn van [de resultaten van] het onderzoek De besluitenlijst van de staf Inclusie bevat het volgende: Vervolgvragen van de ChristenUnie. Onderzoek dat is uitgevoerd door een professor van UvT, daar zijn nog vragen over gekomen. In een raadsbrief van 6 februari 2018 (op weg naar een programma met inclusie) is reeds over dit onderzoek gesproken. Inhoudelijk raakt het inclusie, maar inhoudelijk valt het onder P&O (en daarmee portefeuille Jan van Dellen). De bestuurders zijn niet op de hoogte van dit onderzoek.

110 Mail ‘Re: Beantwoording art.44 vervolgvragen etnisch profileren, V0.2.docx’ van programmamanager Inclusie, 26 augustus

2020.

32

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport Er is voorgesteld bij directie om een reflectie op dit onderzoek te geven, dit te delen met Martien Louwers en Jan van Dellen en dan de artikel 44 vragen afronden en het onderzoek op te sturen inclusief oplegnotitie met nuancering, zodat duidelijk is wat er met dit onderzoek gebeurd is de afgelopen jaren. De beleidsadviseur is momenteel bezig met het maken van een oplegger. Daarna komt er een vervolgafspraak hierover met Jan en Martien samen als dit in de agenda’s past.111 Deze gezamenlijke afspraak met wethouders Van Dellen en Louwers heeft niet plaatsgevonden.112 Wel is op 21 september een afzonderlijke bespreking geweest tussen wethouder Louwers en de concerndirecteur over het onderzoek van de UvT. A

9 september 2020: Mail strategisch adviseur P&O aan concerndirecteur en (interim) hoofd P&O met onder meer samenvatting van het rapport De strategisch adviseur P&O mailt de concerndirecteur: Ik begrijp dat wij voor morgen 12.00 uur stukken moeten aanleveren en daarom heb ik een voorblad gemaakt en de concept beantwoording en ‘oplegger’ bij het onderzoek (+ samenvatting van het onderzoek) staan klaar om aan te leveren. Mijn vraag is of jullie akkoord zijn met de toezending van deze stukken (lijkt veel, maar zijn enkele A-4tjes), of is een voorblad/agendering alleen voldoende? 113 De mail bevat een aantal documenten, waaronder de samenvatting van het rapport en een concept oplegger.114 In de concept oplegger staat: advies van onze kant [senior bestuursadviseur Inclusie en strategisch adviseur P&O] is om dit rapport/samenvatting beschikbaar te stellen. Wel met begeleidend schrijven, waarin we nuancering aanbrengen en vermelden welke stappen we hebben gezet. Rapport enz. daarvoor goed bespreken met portefeuillehouders P&O en Inclusie.

B

17 september 2020: Staf Inclusie van wethouder Louwers: wethouder vraagt stukken mondeling op bij concerndirecteur, maar ontvangt ze niet De besluitenlijst van de staf Inclusie bevat het volgende: naar aanleiding van Besluitenlijst 3 september: - Art 44 vragen -> wederom een uitstelbrief verstuurd. Aanstaande maandag wordt dit in de staf W&I besproken.115 De [senior bestuursadviseur Inclusie] en [kwartiermaker Inclusie] hebben [de concerndirecteur] op het hart gedrukt om hiermee naar buiten te komen en aan te geven wat er ligt. Er is een terughoudendheid vanuit de directie om het onderzoek naar buiten te brengen, het heeft de suggestie dat het een uitgebreid onderzoek is, maar in feite is het een tussenstap geweest. [De concerndirecteur] praat met Martien [Louwers] en Jan van Dellen over dit aspect. Martien zal de concerndirecteur vragen om alle onderliggende stukken te mailen, ter voorbereiding op de staf. 116 Wethouder Louwers heeft mondeling aan de concerndirecteur om alle onderliggende stukken gevraagd. De concerndirecteur is dit vergeten te doen. De wethouder heeft niet gerappelleerd op dit verzoek.117

111 Besluitenlijst staf Inclusie 3 september 2020. 112 Interview wethouder Louwers en wethouder Van Dellen. 113 Mail 9 september 2020 ‘Stukken voor bespreking in de staf met Jan van Dellen’. 114 20200909 bijlage stukken voor bespreking in de staf met Jan van Dellen. 115 Het rapport van de UvT en beantwoording van de vragen daaromtrent is niet in de staf W&I besproken geweest. Interview

wethouder Louwers. 116 Besluitenlijst staf Inclusie 17 september 2020. 117 Interviews wethouder Louwers en concerndirecteur.

33

Onafhankelijk onderzoek inclusiviteitsrapport

A

17 september 2020: Input concerndirecteur en gemeentesecretaris op de beantwoording van de vragen: niet spreken over een ‘rapport’ De concerndirecteur en de gemeentesecretaris hebben meegekeken naar de beantwoording van de vragen over het onderzoek: Ik [concerndirecteur] heb me zojuist met [de gemeentesecretaris] nog gebogen over beantwoording van de vragen en toch de afweging gemaakt om het woord 'rapport' nu te vermijden. Mochten er aanvullende vragen komen dan hebben we met de teksten zoals nu geformuleerd (interviews / verzamelen p-data) ons nog wat ruimte gegund. …118

B

21 september 2020: Staf Bedrijfsvoering van wethouder Van Dellen De besluitenlijst van de staf Bedrijfsvoering bevat het volgende: Beantwoording art. 44 (betreft inclusie/diversiteit). Jan van Dellen geeft aan inhoudelijk akkoord te zijn met de geschreven notitie. Wel vragen hij en [de concerndirecteur] om de vragen uitgebreider te beantwoorden en te voorzien van context. De aanwezige [senior bestuursadviseur Inclusie] en [strategisch adviseur P&O] zeggen dit toe. Daarnaast wordt afgesproken dat Jan van Dellen verantwoordelijk zal worden voor de betreffende portefeuille. Tenslotte wordt besloten om het onderwerp inclusie/diversiteit opnieuw te agenderen tijdens de staf van 28 september. In de concept beantwoording staat over het onderzoek van de UvT dat … Na de nodige investeringen die zijn gedaan willen wij zelf ook graag weten waar we als gemeente staan in relatie tot andere, vergelijkbare gemeenten. Overigens wel met een bredere scope dan de benadering van Tilburg [University], waar we uiteindelijk niet aan hebben deelgenomen. …119

A

23 september 2020: Reactie van juridisch concerncontroller en kwartiermaker Inclusie: er is een eindrapport van de UvT Op 23 september wordt de juridisch concerncontroller van de gemeente Arnhem benaderd en betrokken door de kwartiermaker Inclusie. De kwartiermaker Inclusie mailt de concerndirecteur en juridisch concerncontroller de laatste versie van de beantwoording van de vragen: … Er is een hele mooie verbeterslag gemaakt, maar ik blijf worstelen met de beantwoording van vraag 3, waar mijns inziens niet geantwoord wordt op de vraag of er een rapportage is. Die rapportage is er namelijk wel (zie bijlage)…. Op 23 september ziet de kwartiermaker Inclusie voor het eerst ook het rapport en de samenvatting,120 deze stuurt de kwartiermaker als bijlage mee naar de concerndirecteur en juridisch concerncontroller.121 De juridisch concerncontroller reageert naar de concerndirecteur en kwartiermaker Inclusie: Mij was dit verhaal (UvT) nog niet bekend. Ik zie nu dat het rapport over Arnhem van Tilburg University (februari 2019) geheel is afgerond, met bevindingen en aanbevelingen. Je kunt dus feitelijk m.i. niet zeggen dat we ons uit het onderzoek hebben teruggetrokken, c.q. niet volledig hebben deelgenomen.